presentatie seminar toc 4 november 2009
DESCRIPTION
Presentatie die op het seminar over de Theory of Constraints (ToC) is gegeven.TRANSCRIPT
10 november 2009
Seminar sturen op doorstroom met
ToC
4 november 2009
&
TOC in een ziekenhuis
Ervaringen uit de praktijk
Simulatie doorstroom patiënten
Inleiding
Even voorstellen…
Linked in
• Nieuwe groep gestart: patiëntenlogistiek
• Doel: delen van kennis patiëntenlogistiek
Partnering
• Coppa en InnoQare hebben hun krachten gebundeld bij de implementatie van TOC.
• Implementatieteam bestaat uit adviseurs van beide organisaties;
• InnoQare is leverancier van ICT oplossing Qarina.
TOC in een ziekenhuis
Ervaringen uit de praktijk
Simulatie doorstroom patiënten
Inleiding
Even voorstellen…
Theory of Constraints (ToC)• Theory of Constraints (Theorie van de belemmeringen);
• Managementfilosofie ontwikkeld in de jaren tachtig door Eli Goldratt; andere manier van aansturen van organisaties;
• Sinds jaren tachtig veel toegepast in industrie;
• In Engeland al ruime tijd toegepast in de zorg;
• Sinds enige jaren ook in Nederland:Antonius Ziekenhuis Nieuwegein;Sint Fransiscus Gasthuis;Maasstad Ziekenhuis;Groene Hart Ziekenhuis Gouda;Ziekenhuis Amstelland.
TOC toegepast in de zorg
Doel van TOC in de zorg:
“De juiste zorg op het juiste moment”
Met als effect:• Verhoging van de doorstroming;• Verkorting van de ligduur;• Verhoging kwaliteit van de zorg.
Door extra (veilige) capaciteit:• Extra opnames/omzet;• Minder logees;• Minder geweigerde patiënten.
Wat doet ToC?
• ToC richt zich op het verbeteren van doorstroom van (patiënt)processen;
• ToC is erop gericht een doorbraak te realiseren op korte termijn, zonder inzet van extra middelen;
• ToC is gericht op het borgen van continue verbetering;
• Binnen Nederland hebben al enkele ziekenhuizen snel grote resultaten geboekt in termen van kwaliteit van zorg en ligduurverkorting.
Nederlands ziekenhuis past als eerste de Theory of Constraints (ToC) toe. St. Antonius ziekenhuis verkort verpleegduur met percentages tot 34%.
Bron: www.procesverbeteren.nl
Uitgangspunten ToC
• Er is in elk systeem, per definitie, één zwakste schakel;
• De zwakste schakel bepaalt de capaciteit van het hele systeem.
Polikliniek
125
OK
75
Kliniek
100
50
75
Patiënten die wachten in het systeem
Output is gelijk aan capaciteit
van de zwakste schakel
Doorlopen van een standaard proces
PoliPoli KliniekKliniekOKOKDiagDiag
MinutenMinuten DagenDagen MinutenMinuten
DagenDagen DagenDagen DagenDagen DagenDagen
HuisHuis VVTVVT
VerwijzerVerwijzer
TouchtimeTouchtime
LeadtimeLeadtime
SEHSEH
Welk (hulp)middel of beleid
veroorzaakt in DE MEESTE
gevallen DE MEESTE vertraging
bij DE MEESTE patiënten binnen
het SYSTEEM ALS GEHEEL?
Waar wachten jullie op?
Wachten…
• Huidige ligduur vaak langer dan medisch en verpleegkundig nodig;
• Onduidelijk wie en wat de gemiddelde ligduur bepaalt;
• Wachtlijst/opnames verkeerde afdeling;
• Hoeveel vertraagde ligdagen?
TOC in een ziekenhuis
Ervaringen uit de praktijk
Simulatie doorstroom patiënten
Inleiding
Even voorstellen…
Dobbelen voor de doorstroming
Doel: ervaren van de complexiteit en inzicht krijgen in logistiek en de doorstroom van cliënten.
Aandacht voor:KettingreactiesVariatie in aanbodHuidige management(stijlen)BottleneckTOC principes
5 Focus stappen
1. Vind de bottleneck;2. Benut de bottleneck maximaal;3. Stel alles in dienst van de bottleneck;4. Indien nodig: voeg capaciteit toe;5. Als de bottleneck is opgeheven: ga terug naar stap 1.
TOC in een ziekenhuis
Ervaringen uit de praktijk
Simulatie doorstroom patiënten
Inleiding
Even voorstellen…
De patiënt anders benaderd
• Er is een begin en een verwachte eindtijd;
• Elke patiënt heeft een unieke zorgbehoefte (zorgproject);
• Er is een variërende mate van onzekerheid;
• Er is een noodzaak om op tijd te werken, binnen een budget en binnen zorg- of productieafspraken;
• Elke patiënt maakt gebruik van een verschillend aantal resources (mensen en middelen).
Dagelijks sturen: patiënt als proces• Bij begin opname: wat is de verwachte ontslagdatum?• Waarom is de patiënt nú in het ziekenhuis?• Hoe lang heeft de patiënt daar nog voor nodig? (resterende duur
gebaseerd op wenselijkheid)
Diagnose Medicatie instellen
Consult
Controle
Verpleeghuis regelen
Mobiliseren
Opname Ontslag
Sturing op 2 niveausDagelijks sturing op de patiënt:• Iedere patiënt wordt als individueel project beschouwd;• Alles is erop gericht dat deze patiënt de juiste zorg op het juiste
moment krijgt en niet vertraagt;• Als patiënt toch vertraagt; reden van vertraging registreren.
Structureel oplossen van grootste vertragende factor in deorganisatie:• Redenen van vertraging van alle patiënten bij elkaar opgeteld
identificeert de grootste reden van vertraging;• Focus op het oplossen van de grootste reden van
vertraging.
Overzicht patiënten
Taken definiëren
Reden van vertraging
Rapportage Reden van Vertraging
Informatie achter Reden van Vertraging
Informatie achter Reden van Vertraging• Met de informatie wordt een praktische oplossing gezocht voor het
probleem, die op korte termijn resultaat kan hebben
• In het geval van het voorbeeld op de vorige sheet kunnen er bijvoorbeeld andere afspraken gemaakt worden met ziekenhuizen over het de termijn van het uitvoeren van de CABG behandeling
Sturingsmodel; borging
• Het sturingsmodel is bedoeld om op alle lagen in de organisatie te sturen op doorstroom:
Dagelijks op patiëntniveau;Op structurele basis oplossen van de grootste reden van vertraging.
• Implementatie van het sturingsmodel zorgt voor borging bij alle lagen van de organisatie
• Uitgangspunten bij escalatie:Eerst: wat kan ik zelf doen? Pas dan: kun jij mij helpen?Zowel haal- als brengplicht;Gezamenlijk naar win-win situaties zoeken.
2
11
3
Dagelijks overleg bij overdrachtDagelijks overleg bij overdracht
Dagelijkse visiteDagelijkse visite
buffermanagement meeting(minimaal 1x per 2 wkn)buffermanagement meeting(minimaal 1x per 2 wkn)
Iedere 4 weken Cross Buffer MeetingIedere 4 weken Cross Buffer Meeting
Verpleegkundig teamVerpleegkundig team
Manager, mentor, verpleegkundige,arts assistenten, specialist en anderevoor de afd. relevante disciplines
Manager, mentor, verpleegkundige,arts assistenten, specialist en anderevoor de afd. relevante disciplines
verpleegkundigen, artsassistenten, specialist per afdeling tebepalen paramedische disciplines
verpleegkundigen, artsassistenten, specialist per afdeling tebepalen paramedische disciplines
Directie / hoofden van dienstspecialist snijdend en beschouwendop afroep
Directie / hoofden van dienstspecialist snijdend en beschouwendop afroep
Directors lijst20 meest vertraagde CliëntenDirectors lijst20 meest vertraagde Cliënten
VerpleegkundigeArts assistantEvt specialist
VerpleegkundigeArts assistantEvt specialist
Grote visite/multidisciplinairoverleg (freg per afd bepaald)Grote visite/multidisciplinairoverleg (freg per afd bepaald)
Directeur zorgDirecteur zorg
Prioriteer in zorglogistiek van Cliënten en in ontslagbepalende taken om de VOD tehalen
Prioriteer in zorglogistiek van Cliënten en in ontslagbepalende taken om de VOD tehalen
Vaststellen van acties voor alle Cliëntenvoor het oplossen van de vertragingVaststellen van acties voor alle Cliëntenvoor het oplossen van de vertraging
Vaststellen redenen van vertraging vooroplossing op afdelingsniveau met toewijzing aan taakmanagers
Vaststellen redenen van vertraging vooroplossing op afdelingsniveau met toewijzing aan taakmanagers
Acties uitzetten die vertragingen oplossendie over het gehele ziekenhuis gaanActies uitzetten die vertragingen oplossendie over het gehele ziekenhuis gaan
Toets en bepaal ontslagbepalende taken incl doorlooptijd en VOD. Zet acties uit omvertragingen op te lossen bij rode en blauwe Cliënten
Toets en bepaal ontslagbepalende taken incl doorlooptijd en VOD. Zet acties uit omvertragingen op te lossen bij rode en blauwe Cliënten
Ondernemen van acties voor top 20 meest vertraagde Cliënten voor het direct oplossen van de vertraging
Ondernemen van acties voor top 20 meest vertraagde Cliënten voor het direct oplossen van de vertraging
4 Iedere… weken Executive Cross Buffer MeetingIedere… weken Executive Cross Buffer Meeting
RvB/ Directie samen met andereinstellingen en organisatiesRvB/ Directie samen met andereinstellingen en organisaties Acties uitzetten die vertragingen oplossen
die buiten het ziekenhuis liggenActies uitzetten die vertragingen oplossendie buiten het ziekenhuis liggen
27
Effecten
• Door andere benadering zorg krijgt verpleegkundige de regierol
• Management krijgt grip op besturing; alles komt boven tafel en zicht op waar bijsturing nodig is
• Afdeling en ziekenhuis krijgen focus op de verandering die het meeste oplevert in termen van doorstroom
TOC in een ziekenhuis
Ervaringen uit de praktijk
Simulatie doorstroom patiënten
Inleiding
Even voorstellen…
Mario Baltes,
manager Klinische Zorg Ziekenhuis Amstelland.
Arnhem, 4 november 2009
255 erkende bedden
Alle basis specialisme vertegenwoordigd
+/- 700 medewerkers
9000 opnames per jaar
Ziekenhuis met Joodse identiteit
Tussen AMC en VUmc in
Openen van een SEH per 1 april 2010
Blijft groeien en patiënten aantrekken
Ziekenhuis Amstelland en TOC Theory of Constraints (bottleneck theorie)
•Contact via netwerk voorjaar 2008
•Voorstel en kennismaken
•Medio 2008 presentatie in MT
•Eind 2008 contract en start per januari 2009
Aanleiding voor TOC:
•Creëren extra beddencapaciteit
•20% ligduur verkorting!
•Proces optimalisatie
•Praktische aanpak, past bij zorg
En dan…………………….?
•Zoeken goede projectleider
•Opstellen projectplan
•Organiseren (in korte tijd)
•Scholen medewerkers
•Hardware, etc.
•Start op afdelingen
•Gewoon beginnen dus!
Wat kom je tegen?
•Enthousiasme
•Weerstand
•Agenda problemen
•Geen tijd of geen prioriteit
•Verborgen agenda’s
Resultaten:
•Aandacht geeft al resultaat
•Inzicht in bottleneck, soms anders dan verwacht
•Inzicht in vertragende factoren
•Vaststellen probleem en komen tot actie en oplossing
•Actieve aanpak geeft effect
•Succes benoemen
Resultaat na enkele maanden:
•10% meer opnames
•Ligduur van gemiddeld 6.2 naar 5.5
Belangrijk:• Komen tot gedragsverandering
• Borging opleiden
• Voorkom schizofrenie, breed implementeren
• TOC, every day a better day!
Let OP!!
• Spreek goed de uitgangspunten en doelstelling af
• Maak goed projectplan
• Vooraf (extra) kosten inzicht
• Zorg voor enthousiaste trekker(s)
En…………………………………..
• Geloof er in, het werkt echt!
Ook toepasbaar op:je relatie, kinderen, huiswerk, verenigingen,
persoonlijke effectiviteit, etc.!
Dank voor uw aandacht!