présentation de lutilisation de dt ulysse saisie des frais de déplacement pour les personnels...
TRANSCRIPT
Présentation de l’utilisationde Dt Ulysse
Saisie des frais de déplacement pour les personnels itinérants du département de l’Hérault
Circonscription de Gignac – Mai 2010 -
Se connecter à l’application Dt Ulysse
À partir du site du Rectorat de MontpellierÀ partir du site du Rectorat de Montpellier
Ouvrir un moteur de recherche. Exemple:
Googlehttp://www.google.fr
Dans la zone de saisie, écrire « Rectorat de
Montpellier »
… puis valider votre requête
2
Cliquer sur: « personnels EN »
3
Cliquer sur: « Déplacements et
indemnités »
4
Cliquer sur: « DT Ulysse »
5
Cliquer sur: poursuivre avec ce site web
(non recommandé )
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Exemple: Bernard Chapuis aura comme identifiant (si celui-ci n’a pas
été modifié)bchapuis
Où « b » est l’initiale du prénom suivi du nom de famille [sans majuscules]
bchapuis
*************
1. Authentification:
2. Mot de passe:
Numen si celui-ci n’a pas été modifié.(13 caractères, lettres et chiffres)
… puis valider votre requête
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Votre nom
Bernard Chapuis 12/05/10 10:36
Informations concernant la dernière connexion
Actuellement vide car aucun OM n’a encore été créé
Etape 1: création de l’OM: saisie des renseignements de gestion
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1. Ouvrir, « dérouler » le menu [ordre de mission]
2. Cliquer sur « créer un OM »(Ordre de mission)
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Bernard Chapuis
Bernard Chapuis
Bernard Chapuis
Bernard Chapuis
Valider la 4ème option:Initialisation d’un OM à partir d’un
OM permanent
Votre OM permanent apparait au bas du document précédent.
Cliquer sur le code de l’OM permanent pour ouvrir la feuille de
saisie de l’OM mensuel.6WQOR
Votre nom apparait en face de la 4ème option (OM permanent)
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Bernard ChapuisCode attribué à l’OM créé
Nom du demandeur
Statut du documentMontant des
frais de déplacement
Le 15/05/2010 11:12 - Bernard ChapuisLe 19/05/2010 15:04 - Bernard Chapuis
Pour enregistrer le
document
Pour demander la validation
hiérarchique. Lorsque l’ordre de mission mensuel a
été renseignécomplètement
Infos création et modifications
du document
6WQOR
Votre OM permanent
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Lieu de départ:Cliquer sur la loupe pour sélectionner « Résidence
administrative »: ADM
Bernard Chapuis
6WQOR
12
Cliquer sur « Résidence Administrative »
13
Lieu de retour: Procéder de même: Cliquer sur la loupe pour sélectionner
« Résidence administrative »: ADM
Bernard Chapuis
6WQOR
Sauvegarder, enregistrer vos
saisies
Sauvegarder, enregistrer vos
saisies
14
Bernard Chapuis
6WQOR
Destination principale:Saisissez
« Département 34 »Département 34
15
Bernard Chapuis
6WQOR
Saisissez les deux
premières lettres de France, un
menu déroulant s’ouvre,
cliquer sur le pays
« France »
Personnel itinérant
Saisissez personnel itinérant
Sauvegarder, enregistrer vos
saisies
Sauvegarder, enregistrer vos
saisies
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Bernard Chapuis
6WQOR
Personnel itinérantRenseigner la date de
début et la date de fin, ainsi que les heures de
début et de fin, soit directement ,soit en utilisant le calendrier
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Bernard Chapuis
Personnel itinérant
6WQOR
Date de début
Heure de début
Date de fin Heure de fin
Nombre de jours
Sauvegarder, enregistrer vos
saisies
Sauvegarder, enregistrer vos
saisies
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Saisissez l’objet de la mission.
Ex: membre RASED
Membre RASED
Bernard Chapuis
Personnel itinérant
6WQOR
19
Membre RASED
Cliquer sur la loupe pour
sélectionner l’enveloppe budgétaire
Bernard Chapuis
Personnel itinérant
6WQOR
20
Dans le menu déroulant qui
apparait, sélectionner l’enveloppe budgétaire
RASED de la circonscription
de Gignac
21
Bernard Chapuis
Personnel itinérant
6WQOR
Membre RASED
0140IA34-Gignac circonscription de Gignac –RASED-
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Bernard Chapuis
Personnel itinérant
6WQOR
Membre RASED
0140IA34-Gignac circonscription de Gignac –RASED-Cliquer sur la loupe pour
ouvrir le menu déroulant et
sélectionner le centre de coût
Chorus de l’IA34
IACFINA034 Div Aff Financières et Log IA34
Sauvegarder, enregistrer vos
saisies
Sauvegarder, enregistrer vos
saisies
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Etape 2: création de l’OM: saisie des indemnités kilométriques
Doit figurer ici le véhicule
que vous avez déclaré sur le formulaire OM
permanent qui a été
adressé à l’IA.
Attention: par défaut apparait
la mention Barème Sncf 2ème classe.
Il faut la modifier
Vérification véhicule inscrit et barème de remboursement de frais
Ouvrir le menu déroulant et sélectionner « barème IK standard »
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1. Saisir la date du premier
déplacement, soit directement au clavier soit en
utilisant le calendrier
Saisie des informations trajets
Cliquer sur créer pour renseigner les
dates, les lieux et les distances des divers
déplacements effectués.
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Sur la ligne « trajet » indiquer la destination finale de votre trajet.
Saint Jean de Védas 2
Indiquer « 2 » pour un aller et
retour
Indiquer la distance aller de chaque déplacement
La calculer avec le calcul d’itinéraire « Mappy »
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Sélectionner l’onglet « itinéraire »
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Indiquer le lieu de départ
Indiquer le lieu d’arrivée
Lancer le calcul
Vous obtenez la distance
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Reporter la distance indiquée par « Mappy » dans la case « km
remboursé »
Sauvegarder, enregistrer vos
saisies
Sauvegarder, enregistrer vos
saisies
Après avoir sauvegardé, la distance totale apparait: ici pour un aller et retour de Gignac à St
Jean de Védas, 2 x 31 km = 62 km
… et le montant du remboursement correspondant au/aux déplacement(s) saisi(s)
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Après la sauvegarde du 3ème trajet, d’autres lignes sont créées et ainsi de suite …
N’oubliez pas de sauvegarder,
d’enregistrer vos saisies
régulièrement
N’oubliez pas de sauvegarder,
d’enregistrer vos saisies
régulièrement
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Etape 3: changement de statut du document: demande de validation hiérarchique
Cliquer sur la flèche verte
pour demander la
validation hiérarchique
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Cliquer sur « passer au statut: 2 en attente de validation
hiérarchique
Cliquer sur la loupe « afin
de faire apparaitre le nom de votre
IEN »
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Le nom de votre Ien apparait
… et confirmer le changement de statut,
en cliquant.
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• Lorsque votre OM a été validé par l’Ien, vous recevez une notification dans votre boite à lettre professionnelle
https://webmail.ac-montpellier.fr
Identifiez-vous!
chapuis*************
Indiquez votre mot de passe!
Etape 4: Transformer l’OM (Ordre de Mission) validé par l’IEN en EF (Etat de Frais)
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Dans votre boite mail, vous avez un message qui vous informe que l’OM ZW66T a été validé par l’IEN (validation hiérarchique)
ZW66T (Dupond Marc)
Cliquer sur l’objet du message pour l’ouvrir
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ZW66T (Dupond Marc)
ZW66T
Cliquer sur le lien « cliquer ici » comme demandé.
La page suivante s’ouvre:
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Cliquer sur le nom de l’académie de Montpellier
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Saisissez votre identifiant
bchapuis
bchapuis
*************
1. Authentification:
2. Mot de passe:
Votre Numen si celui-ci n’a pas été modifié.(13 caractères, lettres et chiffres)… puis valider votre
requête
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La page d’accueil de l’application DT-Ulysse s’ouvre.
Dans la partie supérieure du
tableau apparaissent
vos OM.
Dans la partie inférieure du
tableau apparaissent
vos EF.
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Ouvrez le menu, et cliquer sur le sous-menu « Créer un EF »
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Dans cette partie du tableau, apparait alors le code de votre OM qui doit
être transformé en EF.Ce code est un lien actif,
cliquez dessus. Une nouvelle page va s’ouvrir.
ZW66T
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ZW66T
1. Votre EF a été crée: il a le même code que votre OM, mais cette fois, il est précédé des lettres EF. Il reprend les mêmes informations que celles de l’ordre de mission à partir duquel il a
été généré.
2. Vous avez la possibilité de corriger votre état de frais afin qu’il
corresponde aux déplacements réellement effectués.
3. Dans la colonne Trajet, faites apparaître une ville de départ et une
ville de destination, ce qui n’était pas le cas dans l’OM.
4. N’oubliez pas d’enregistrer votre EF en cliquant sur « Enregistrer ».
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Maintenant que votre EF a été crée et enregistré, il doit être validé par votre IEN
Cliquer sur la flèche verte afin de demander la validation
hiérarchique de votre supérieur hiérarchique (Ien)
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Cliquer sur la 1ère proposition:
Passer au statut : 2 – Attente de validation hiérarchique
Cliquer sur destinataire afin de faire apparaitre le nom de votre supérieur hiérarchique, votre IEN.
44
Une fenêtre « Destinataire » s’ouvre: sélectionne dans la liste des destinataires, le nom de votre Ien.
Sélectionner le nom de votre
Ien.
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Cannccioni Christine
Dans cette nouvelle fenêtre, le nom de votre Ien apparait au regard de la rubrique « Destinataire »
Il ne vous reste plus qu’à confirmer le changement de statut
en cliquant sur le lien
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Une fois terminé, vous pouvez consulter la liste de vos EF et suivre les changements de statut. Le dernier étant « Payé par Chorus »
Ouvrez le menu: « Etat de Frais »
… et cliquer sur la 1ère option: sélectionner un EF
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Aucun document ne s’affiche car le statut sélectionné est « en cours de création » et que je n’ai aucun document
correspondant à ce statut.
Je vais donc changer le statut des documents à afficher:
Je vais sélectionner le statut « tous ».
Ouvrez le menu déroulant et sélectionner « Tous »
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S’affiche alors la liste de tous vos documents …
Les codes
de tous vos EF
Les intitulés des EF
Les statuts de vos EF au jour de
la connexion
Les montants en euros
En cliquant sur le code d’un EF, celui s’ouvre tel que vous l’avez
créé. 49
FIN
Daniel Galtier – CPCAIEN – Circo de Gignac – Mai/Juin 2010maj: Octobre 2010
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