présentation primascan 30/03/2010
DESCRIPTION
Petit-déjeuner du 30/03/2010 sur le thème "Comment dématérialiser l'ensemble des documents RH des dossiers du personnel ?" co-organisé par ACT-ON et PrimaScan. ACT-ON est un cabinet de conseil en organisation des fonctions ressources humaines et en prestations de services de choix, de mise en œuvre ou de transformation de SIRH (Systèmes d’Informations en Ressources Humaines) : * créé en 2001, totalement indépendant, * qui prévoit de réaliser un CA de 9.4 M€ (exercice 2009-2010), * qui emploie aujourd’hui 85 consultants, * spécialisé dans l’organisation de la fonction RH ainsi que dans le choix, l’implémentation et la transformation du SIRH. * dont l’activité est dédiée, à part équivalente, à l’AMOA (Assistance à la Maîtrise d’OuvrAge) et à l’AMOE (Assistance à la Maîtrise d’Œuvre), * qui intervient sur l’ensemble du périmètre de la gestion des ressources humaines : paie, gestion administrative du personnel, gestion des temps & activités, gestion de la formation, GPEC (carrières, emplois & mobilité, compétences), gestion de la masse salariale, * qui compte plus de 140 références clients (de 500 à 200.000 salariés) avec une représentativité de ses clients dans le secteur public et dans le secteur privé. * qui met sa double expertise au service des métiers des ressources humaines et du déploiement des principales solutions du marché : HR Access, ADP-GSI, Meta4, Cegedim, Sopra, SAP, Cegid, Horoquartz, GFI… ACT-ON 19 rue d’Orléans 92200 Neuilly sur seine http://www.actongroup.com/ [email protected] Tél : 01.47.78.02.89TRANSCRIPT
Comment dématérialiser les dossiers du personnel ?Petit déjeunerMardi 30 Mars 2010
Programme
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8h00 – 8h45 : Accueil et petit déjeuner 8h45 – 9h00 : Introduction
Patrick MIDY, Directeur commercial – ACT-ON
9h00 – 9h45 : Comment dématérialiser les dossiers du personnel avec DoPeEPatrice MÉDA, Directeur général - PrimaScanYves BARBIER, Directeur associé - PrimaScan
9h45 – 10h00 : Pause 10h00 – 10h30 : Étude de cas dans le secteur bancaire
Témoignage de Sandre CASSE, Directrice de la gestion administrative et du SIRH – BPCE (Banque Populaire Caisse d’Epargne)
10h30 – 10h45 : Questions/Réponses
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Plan de l’intervention
1. Les objectifs de DoPeE
2. L’approche de PrimaScan
3. Le schéma global de l’architecture
a) Le projet et sa modélisation
b) L’insertion de documents
c) La recherche et la consultation des documents
4. Les options
1. La reprise d’historique
2. Les passerelles avec le SIRH
3. L’archivage sécurisé
4. L’approche économique
DoPeE
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1. Les objectifs de DoPeE
1. L’accès au dossiera) Différencié selon les acteurs
b) Différencié selon les natures de documents
c) Anytime - Anywhere
2. La sécurisation et l’enrichissement du dossiera) Dossier électronique sur un serveur sécurisé
b) Indice de confidentialité du document
c) Alimentation multi-sources
3. Les optionsa) Reprise d’historique
b) Passerelles avec le SIRH
c) Coffre-fort
DoPeE
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2. L’approche de PrimaScan
A. Le « sur mesures » au prix du progiciela) Bibliothèque de briques logicielles
b) Les logiciels du monde libre: PHP, JavaScript, …
c) Les standards: SQL, APACHE, ROC (Abby…)
B. L’expertise organisationnelle et techniquea) Les organisations et les processus
b) L’imagerie et les bases de données
c) Les interfaces web
C. Les choixa) Le mode SaaS (serveur externe ou interne)
b) Une mobilisation minimum des équipes du client
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3. Le schéma global de l’architecture
a) Le projet et sa
modélisation
b) L’insertion de
documents
c) La recherche et la
consultation des
documents
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3. a) Le projet et sa modélisation
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3. b) L’insertion de documents
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3. c) Recherche et consultation
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4. Les options
a) La reprise d’historique
b) Les passerelles avec le SIRH
c) L’archivage sécurisé
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4. a) La reprise d’historique
PrimaScan recommande d’initialiser le système avec les dossiers des
collaborateurs actifs, incluant les évènements historiques sur au
moins trois ans.
PrimaScan est capable de traiter (numérisation, indexation) des
volumétries importantes dans des délais raccourcis :
par exemple 500 000 pages en un mois.
PrimaScan propose de réaliser la partie numérisation (scan) dans ses
ateliers (Pantin) ou de monter un atelier avec ses personnels et ses
équipements chez le client.
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4. b) Les passerelles avec le SIRH Les entreprises équipées d’un SIRH opèrent des workflows sur la
gestion du temps, la formation, … Ces workflows s’appuient souvent sur l’intranet de l’entreprise ; leur déclenchement et leur conclusion est matérialisé par des documents échangés entre l’entreprise et le collaborateur.
PrimaScan propose d’automatiser le dépôt de ces documents dans le dossier du collaborateur.
Périodiquement, l’entreprise adresse des courriers à ses collaborateurs : valeur d’un indice, promotion, augmentation, sanction, … PrimaScan peut automatiser le dépôt d’une copie de ces documents dans le dossier du collaborateur.
Selon le contexte, PrimaScan peut également établir une passerelle avec les données de paie.
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4. c) L’archivage sécurisé
Archivage sécurisé ≠ Valeur probante
PrimaScan propose d’intégrer une solution « coffre-fort » virtuel au choix du client. Cette option prend tout son sens lorsque l’entreprise décide d’ouvrir au collaborateur un accès partiel à son dossier.
PrimaScan numérise les documents en respectant, à la demande du client, la norme Z42-013 sur la conservation des copies numériques.
Le stockage distant des documents papier à valeur légale (contrat, avenants, courriers, …) reste souvent indispensable (mais moins coûteux par la faible volumétrie et les rares consultations ).
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5. Approche économiqueUn projet de gestion dématérialisée des dossiers du personnel a des impacts qualitatifs sur
le plan du fonctionnement de l’organisation et financiers sur le plan des coûts / gains
Les fonctionnalités et la qualité de service vis-à-vis des clients de la solution: > RH central, > RH de proximité, > Responsables opérationnels, > (Collaborateur)Le confort d’utilisation « anywhere, anytime »La réactivitéLa sécurité de l’archivageL’empreinte écologiqueComment les valoriser ?
Les impacts
qualitatifs1. Les gains• La productivité:> Manipulation des dossiers> Photocopies / fax• Réallocation du temps• Coûts négatifs de ne rien
faire• Économies de m2
2. Les coûts• Mise en œuvre• Adaptation des
processus• Reprise d’historique• TMA et hébergement
Les impacts
financiers
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5. Approche économiqueROI (Return On Investment) = actualisation de la chaîne de cash flows différentiels
Mise en œuvre > Paramétrage, adaptation > Formation > Initialisation Hébergement TMA
Mode full web SaaS
Licence source limitée Mise en œuvre > Paramétrage, adaptation > Formation > Configuration du serveur, > Transfert TMA
Mode full web internalisé
Les options:Accès collaborateurReprise d’historique (papier, microfiches, microfilms)Connexion avec une dématérialisation des bulletins de paieTableau de bordInterfaces avec des modules du SIRH
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Démonstration de DoPeE
Les utilisateurs: les acteurs et le collaborateurGestion des acteurs (des droits d’accès et d’actions)
– Trois niveaux d’acteurs RH– Deux niveaux d’acteurs opérationnels
DoPeE
Terrains
Niveau hiérarchique du dossier
ActeurRH ou
OpN / S-N
Accès au Document
Optionnellement, le collaborateur a accès à son dossier (les natures de documents autorisées par l’entreprise)
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Démonstration de DoPeE
Les documents Les sources:
– Numérisation par scanner (piloté pas DoPeE) – Fichiers électroniques (.docx, .xlsx, .pdf, .html, .zip, …)– Flux à reconstituer (éditique, xml, …) venant du SIRH
L’indexation (en plus des métadonnées automatiques):
– Obligatoire: Collaborateur, Nature, Sous-nature– Facultative: Date, Objet, Montant, Mots-clés
Le collaborateur– Un identifiant– Une entité– Un niveau hiérarchique
DoPeE
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5. Annexes
a) PKI: Private Key Infrastructure
b) Coffre-fort et Tiers archiveur
c) DoPeE et le tiers archiveur
d) Technologies
e) Quelques acronymes
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PKI: Private Key Infrastructure
Confidentialité Authentification Non-répudiation Intégrité Chiffrement à clé publique (asymétrique)
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Coffre-fort et Tiers archiveur
Tiers archiveur : label COREF
– Les aspects techniques de la plateforme de stockage
– Les aspects techniques de la plateforme logicielle
– Les aspects organisationnels
Coffre-fort Electronique : label COREF
– Les aspects techniques de la plateforme logicielle
Tiers archiveur de confiance
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DoPeE et le tiers archiveur
Entreprise
DoPeE Tiersarchiveur
Paieinterne ou externe
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Technologies
Cloud Computing : SaaS, MSP, PaaS, Web services, Utility computing…
Open source : PHP, MySQL, JavaScript, Apache …
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Quelques acronymes
SaaS : Software As A ServiceSQL : Structured Query Language (BDD)OCR : Optical Character Recognition (ROC)LAD : Lecture Automatique de DocumentsRAD : Reconnaissance Automatique de DocumentsBPO : Business Process OutsourcingBPM : Business Process ManagementECM : Entreprise Content ManagementILM : Information Lifecycle ManagementSIRH : Système d’Information RH (HRIS)PKI : Public Key InfrastructureSSL : Secure Socket Layer (HTTPS)TWAIN : Technology Without An Interesting Name
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ACT-ON19 rue d’Orléans
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Patrick MIDYDirecteur commercial
Tel : (+33) 1 47 78 84 21Mob : (+33) 6 78 87 12 93Fax : (+33) 1 47 78 89 86