CZ.02.3.68/0.0/0.0/15_001/0000283

Projektové řízení

Podklad pro webinář

Lektor Dana Diváková

Obsah webináře

CZ.02.3.68/0.0/0.0/15_001/0000283

Základní pojmy projektového řízení

Realizační tým

Kroky projektového řízení

Webinář je zaměřen nejen na řízení MAPII, ale na všechny další projekty, které v

rámci MAP budou realizovány.

Proč projektové řízení

CZ.02.3.68/0.0/0.0/15_001/0000283

Pro zjednodušení práce

Pro kvalitní realizaci projektu

Pro eliminaci rizik

„…a projekty pro všechny…!“

Co je projektové řízení

CZ.02.3.68/0.0/0.0/15_001/0000283

Projektové řízení je nezbytné pro kvalitní realizaci všech projektů, financovaných z jakýchkoli zdrojů.

Řízení projektů je přímo úměrné výši poskytnuté finanční podpory

Jakmile začneme přemýšlet o zpracování jakéhokoli projektu, již v tuto chvíli je naprosto nezbytné uvažovat v systémech projektového řízení.

Základní pojmy

CZ.02.3.68/0.0/0.0/15_001/0000283

Řízení projektu je řídící proces, který zahrnuje plánování, organizování, vedení akontrolování úloh a dostupných zdrojů k naplnění definovaných cílů jednotlivých projektů. Projektové řízení je soubor znalostí, metod a technik a nástrojů zaměřených na řízení projektu nebo skupiny projektů.

Základní přínos projektového řízení (PŘ): Důsledným uplatňováním metod, technik a nástrojů PŘ lze úspěšně dosáhnout dodržení času, rozpočtu, kvality, výstupů projektu.

Řízení realizace

CZ.02.3.68/0.0/0.0/15_001/0000283

Řízení realizace projektu je proces, kterým chceme dosáhnout toho, aby se plánované události skutečně staly, k neplánovaným aby

nedocházelo.

Výchozí podmínky pro řízení projektu

CZ.02.3.68/0.0/0.0/15_001/0000283

klíčové úkoly a cíle

potřebné znalosti a dovednosti pracovníků

priority (úkolů, zdrojů, atd.)

základní termíny

rozpočet

Výchozí podmínky pro řízení projektu

CZ.02.3.68/0.0/0.0/15_001/0000283

informační a komunikační požadavky

struktura a termíny předkládání zpráv o realizaci

předpokládané důsledky a problémy realizace

Klíčové úkoly a cíle

CZ.02.3.68/0.0/0.0/15_001/0000283

Klíčové aktivity jsou hlavní náplní projektu. Klíčové aktivity jsou prostředkem k dosažení cíle projektu.

Všichni jsou s nimi seznámeniJsou stanoveny jasné priority realizace klíčových aktivitJe zpracován harmonogram realizaceJsou postupně vyhodnocovány a upravovány dle momentálního vývoje projektu

Realizační tým

CZ.02.3.68/0.0/0.0/15_001/0000283

Realizační tým

CZ.02.3.68/0.0/0.0/15_001/0000283

Každý z pracovníků má v realizačním týmu jiné úkoly, každý z nich

by ale měl splňovat základní předpoklady

Především se jedná o:Komunikativnost a kooperativnost, která tvoří až 37,4%Samostatnost a výkonnost s 25,1%Schopnost řešit problémy a tvořivost pak s 15,5%Odpovědnost činí 11,4%Schopnost uvažovat a učit se 8,7%Schopnost zdůvodňovat a hodnotit 4,6%.

Realizační tým

CZ.02.3.68/0.0/0.0/15_001/0000283

Komunikativnost přitom chápeme jako připravenost a schopnost jedince vypovídat o sobě ostatním co nejjasněji a nejsrozumitelněji, naslouchat ostatním, dokázat rozlišit podstatné od nepodstatného a sledovat nonverbální projevy. Kooperativnost je pak chápána jako připravenost a schopnost každého pracovníka podílet se aktivně a zodpovědně na skupinových pracovních procesech.

Realizační tým

CZ.02.3.68/0.0/0.0/15_001/0000283

Samostatnost a výkonnost je definována jakoumění a schopnost jedince vyvíjet vlastní iniciativu, pracovat soustředěně, vědomě a vytrvale na nějakém úkolu, dokázat se vypořádat s kritikou, umět zastávat vlastní názory a být schopen převzít odpovědnost.

Realizační tým

CZ.02.3.68/0.0/0.0/15_001/0000283

Schopnost řešit problémy znamená připravenost zpracovávat samostatně informace, plánovat výsledky, optimalizovat průběh prací. být otevřený k poznání nových a originálních postupů a řešení vyskytujících se problémůbýt přístupný neobvyklým, málo používaným řešením.

Odpovědnost představuje připravenost a ochotu jednotlivce převzít odpovědnost, umět odhadnout důsledky vlastního způsobu jednánívůli člověka identifikovat se s úlohou, před kterou je postaven.

Realizační tým

CZ.02.3.68/0.0/0.0/15_001/0000283

Schopnost uvažovat a učit se jednotlivec je připraven a má sílu dále rozvíjet svou připravenost k učení, myslet v souvislostech a systémově, může spojovat nové vědomosti s tím, co už zná a bude je také schopen smysluplně aplikovat na nové věcné obsahyZdůvodňovat a hodnotit připravenost a způsobilost jednotlivce zdůvodnit a hodnotit výsledky vlastní práce, používat při tom přiměřená kritéria a měřítka hodnot.

Realizační tým

CZ.02.3.68/0.0/0.0/15_001/0000283

Týmová spolupráceAnglický název pro tým je v podstatě složen z několika slov:TEAM:Together - společněEverybody - všichniAchieves - dosahujeMore – více

Zjednodušeně řečeno tedy všichni společně dosáhneme více.

Realizační tým

CZ.02.3.68/0.0/0.0/15_001/0000283

Tým má společný účel, společný cílTým má společné standardyTým se vyznačuje soudržností, pocitem sounáležitostiTým se vyznačuje disciplínouTým mívá svůj styl komunikaceTým spojuje společná minulost

Realizační tým

CZ.02.3.68/0.0/0.0/15_001/0000283

Je důležité, aby členové týmu:

jednoznačně chápali a interpretovali požadované projektové cíleměli možnost tvůrčím způsobem řešit dílčí problémycítili spoluzodpovědnost za dosahované výsledky.

Realizační tým

CZ.02.3.68/0.0/0.0/15_001/0000283

Tým

Potenciál týmu

Výkonnost

Sdílení vizí

motivace

Vedení týmu

Organizování

Řešení konfliktních situací

Taktická doporučení

Postupy

Koordinace

Realizační tým

CZ.02.3.68/0.0/0.0/15_001/0000283

U – stanovení úkolu. Co se bude řešit? Jasná definice problému.K – koordinace lidí – rozdělení rolí v týmu. Kdo bude poradu řídit /vedoucí/, kdo provede zápis /zapisovatel/, kdo sleduje čas /časoměřič/, kdo bude sledovat dodržování pravidel /rozhodčí/, kdo pomáhá vedoucímu /asistent/, kdo je účastník.P – nastavení procesu. Jakým způsobem bude porada vedena?R – řešení problémů. Jak budeme řešit problém? Konkrétní informace.

Realizační tým

CZ.02.3.68/0.0/0.0/15_001/0000283

Manažer projektu zodpovídá za:řízení realizace implementačních plánů (čas, zdroje, náklady, zodpovědnosti)identifikaci odchylek od plánů, včetně návrhu a realizaci nápravných opatřeniposkytování informací o průběhuformulování a předkládání požadavků, které jsou nad rámec jeho pravomocípředvídání vzniku problémů a hledání vhodných způsobů jejich řešenívyřizování pracovních nároků a pracovních problémů členů týmuvytváření potřebných pracovních kontaktů na všech úrovních řízení

Realizační tým

CZ.02.3.68/0.0/0.0/15_001/0000283

Vedoucí je diplomat, který umí pracovat:s vlastní projektovou skupinous mnoha jinými osobami a funkcemi

Vedoucí projektu je dále zodpovědný za:komunikaci s poskytovatelemzpracovávání průběžných zprávzpracovávání a navrhování změn projektudozor nad realizací obsahové části projektudozor nad účetnictvísledování realizace projektu ze všech hledisek

Z uvedeného vyplývá, že pozice vedoucího projektu je v týmové spolupráci klíčová.

Realizační tým

CZ.02.3.68/0.0/0.0/15_001/0000283

Klíčové vlastnosti vedoucího projektu:KomunikativnostDiplomacieOdborné znalosti v řízení projektuZákladní znalosti v oblasti účetnictvíSchopnost jasné formulaceSchopnost prezentaceKomunikační dovednosti.

CZ.02.3.68/0.0/0.0/15_001/0000283

.

Projektové řízení

CZ.02.3.68/0.0/0.0/15_001/0000283

Projektové řízení

CZ.02.3.68/0.0/0.0/15_001/0000283

Proč cíleCo výsledekPro koho cílové skupinyKdo lidé a organizaceKdy časový harmonogramJak metodikaKde místoZa kolik rozpočetKdo to zaplatí zdrojKdy to zaplatí platební podmínky

Projektové řízení

CZ.02.3.68/0.0/0.0/15_001/0000283

Proč Proč je třeba aktivity realizovat? Abychom naplnili to, k čemu jsme se zavázali. Abychom nevraceli získané finanční prostředky. Abychom zajistili hlavní i specifické cíle projektu. Co Víme, jaké aktivity musíme realizovat. Co je náplní projektu. Při samotné realizaci již jen upřesňujeme rozsah a posloupnost jednotlivých aktivit. Pro kohoKdo je naše cílová skupina a jak s ní musíme komunikovat, abychom dosáhli plánovaného výsledku.

Projektové řízení

CZ.02.3.68/0.0/0.0/15_001/0000283

Kdo Kdo bude jednotlivé aktivity realizovat. Kdo bude zodpovědný za realizaci.Kdy V jakém časovém horizontu budeme jednotlivé aktivity realizovat. K tomuto plánování nám pomáhá harmonogram, který je součástí žádosti. Tohoto harmonogramu bychom se měli držet, jakékoli odchylky od schváleného harmonogramu je zapotřebí souhlasu vyhlašovatele.Jak Jak budeme jednotlivé aktivity realizovat. Jaké metody použijeme. Jak budeme komunikovat s cílovými skupinami.

Priority

CZ.02.3.68/0.0/0.0/15_001/0000283

Prioritami ve smyslu řízení projektu je stanovený časový harmonogram a klíčové aktivity projektu.

Příklad: Komunikační plán, tedy propagaci projektu, tisk propagačních materiálů, tiskové

besedy apod., musíme naplánovat a realizovat na úvod projektu. Bez dostatečné propagace se může stát, že nebudeme schopni zajistit plánovaný počet cílové skupiny. Projekt – byť sebelepší a sebepotřebnější –nebude realizován v plné kvalitě a nesplní tzv. indikátory.

Rozpočet

CZ.02.3.68/0.0/0.0/15_001/0000283

Rozpočet je základem pro kvalitní realizaci projektu a řízení finančních toků projektu je jednou z nejnáročnějších rolí v řízení.

Rozpočet je dán a je závazný. Změny rozpočtu se řídí Pravidly pro příjemce, ve kterých je uvedeno, jaké jsou podstatné a nepodstatné změny rozpočtu.

Kvalitní finanční manažer je doslova k nezaplacení. Projekty podporované EU mají tolik specifik kladených na účetnictví, že jen zkušený účetní zvládne všechny požadované úkoly.

Komunikační plán

CZ.02.3.68/0.0/0.0/15_001/0000283

Jaké informace jsou důležité pro realizaci projektu? Jak budeme komunikovat s cílovými skupinami? Jak budeme komunikovat s médii? Jak budeme komunikovat s poskytovatelem?

Všechny tyto otázky zodpovídáme v přípravě komunikačního plánu a konzultačního procesu.

Zprávy

CZ.02.3.68/0.0/0.0/15_001/0000283

Strukturu a termíny předkládání ZoR nesmíme podceňovat.

Čím více chyb v ZoR – často jen díky malým zkušenostem nebo nedostatečnému prostudování Pravidel pro žadatele a příjemce -obecná nebo specifická část – uděláme, tím se prodlužuje lhůta obdržení další části finančních prostředků.

Systém řízení

CZ.02.3.68/0.0/0.0/15_001/0000283

plánovánísledování výsledkůřízení změnyřešení problémůsledování realizace projektuzprávy

Plánování

CZ.02.3.68/0.0/0.0/15_001/0000283

V rámci řízení projektu je rovněž nezbytné nadále plánovat a to s ohledem na časový harmonogram projektu.

Je nezbytné plánovat s dostatečným předstihem jednotlivé činnosti v rámci aktivit.

PříkladV rámci realizace projektu je na měsíc červen naplánována tisková

beseda. K tomu, aby se mohla uskutečnit, je zapotřebí oslovit jednotlivá média, připravit a rozeslat pozvánky, připravit tiskovou zprávu, zajistit prostory pro konání tiskové besedy, připravit podklady. Proto je nezbytné počítat s cca 14 dny příprav. Při plánování této aktivity tedy využijeme Ganttův diagram, který nám napomůže naplánovat jednotlivé aktivity včetně posloupnosti a návaznosti.

Sledování výsledků

CZ.02.3.68/0.0/0.0/15_001/0000283

Pro řízení projektu je sledování výsledků jednou z nejdůležitějších aktivit. Sledování výsledků probíhá jak tzv. monitoringem, tak sledováním čerpání rozpočtu, což často bývá jeden z nejčastějších problémů při řízení projektů.

Výsledky se sledují průběžně, převážně kontrolou realizace jednotlivých aktivit. Nesmí se zapomínat na uchovávání monitoringu – veškerá dokumentace slouží k vyhodnocení úspěšnosti aktivit.

Sledování výsledků

CZ.02.3.68/0.0/0.0/15_001/0000283

Rozpočet

Sledování čerpání rozpočtu je velmi důležité. Vyhnete se tak následným problémům s nedočerpáním či přečerpáním jednotlivých položek.

Doporučení Pro sledování čerpání rozpočtu zpracujte excelovskou tabulku.

Přehled čerpání projektu

CZ.02.3.68/0.0/0.0/15_001/0000283

PŘEHLED ČERPÁNÍ UZNATELNÝCH VÝDAJŮ PROJEKTUNáklady na celý projekt

Druh výdajů rozpočtuJednotková

cenaPočet

jednotekPlatný rozpočet v

Kčleden únor březen celkem

Součet prokázaného

a prokazované

ho v % 1. Osobní náklady 0,00 0,00

1.1 Náklady na pracovníky

1.1.1 Odborný personál

0,00

1.1.1.1. vedoucí projektu1.1.1.2. koordinátor za vzdělávání1.1.1.3. lektor1.1.1.4. lektor1.1.1.5. lektor1.1.1.6. koordinátor

Rizika realizace projektu

CZ.02.3.68/0.0/0.0/15_001/0000283

Kategorizace rizikztráta osobností projektového týmu - některé projekty závisí na klíčových osobách. Protože je dobře známe, můžeme připravit plán zastoupení.spoléhání na „dobré jméno“ - projekty často spoléhají na „dobré jméno“ realizátora projektu.vnitřní ”politické” změny - přestože změny mohou v průběhu projektu nastat, je velice složité připravit předem plán jejich ošetření.změny vnějších podmínek nebo změny na trhu - mohou podstatně změnit průběh projektu.

Rizika realizace projektu

CZ.02.3.68/0.0/0.0/15_001/0000283

Odchod členů týmuPřirozený odchod členů týmu se dá předpokládat – věkové složení týmu (mladé ženy, starší osoby apod.)Odchod členů týmu v době realizace projektu, který nebyl předpokládaný, je velkým rizikem realizace. Je tedy naprosto nezbytné mít k dispozici náhradu za odcházející členy týmu. Změny vnějších podmínekZměny vnějších podmínek nastávají nejčastěji se změnou daňových či účetních zákonů či politických změn. V prvním případě se mohou zásadně změnit náklady projektu – zdražování, změna DPH apod. Ve druhém případě mohou být změněny podmínky realizace projektů – nové příručky pro příjemce apod.

Analýza rizik

CZ.02.3.68/0.0/0.0/15_001/0000283

Analýza rizik je proces, v němž rizika identifikujeme a kvantifikujeme v termínech důsledků a pravděpodobnosti. Je úkolem manažerského rozhodnutí určit, jaké činnosti budou vykonány v důsledku analýzy.

Identifikovaná rizika se člení podle jednotlivých oblastí realizace (např. právní, technická, legislativní apod.) a jsou vyhodnocena z pohledu pravděpodobnosti výskytu příslušného rizika a z hlediska závažnosti jeho negativního dopadu na realizaci a dosahování cílů. Byly použity bodovací stupnice:Škála Pravděpodobnosti a Dopadu je 1 – 5, kdy 1 je nejnižší a 5 je nejvyšší pravděpodobnost / dopad.Pravděpodobnost:

1 – velmi nízká pravděpodobnost – nastane pouze výjimečně2 – nízká pravděpodobnost3 – může se vyskytnout4 – pravděpodobně nastane5 – nastane téměř jistě

Analýza rizik

CZ.02.3.68/0.0/0.0/15_001/0000283

Dopad:1 – Neovlivní znatelně chod projektu či organizace, řeší se na operativní úrovni2 – Ovlivní pouze vnitřní chod projektového týmu nebo oddělení, řeší se na úrovni projektového manažera, vedoucího oddělení nebo na nižší úrovni3 – nezanedbatelný negativní vliv na dosažení cílů projektu, řeší se na úrovni řídicího týmu projektu4 – Negativní dopad na stanovené cíle projektu či organizace, není zanedbatelný, vyžaduje řešení na úrovni řídicího výboru či ředitelů odborů5 – významná ztráta pověsti, krize ve vedení, ztráta klíčové kompetence, zastavení projektu nebo jeho výrazné prodražení, vyžaduje řešení od vrcholového vedení organizace

Rizika

CZ.02.3.68/0.0/0.0/15_001/0000283

Význam rizika = Pravděpodobnost * DopadOpatření – navrhované opatření pro snížení dopadu rizika, případně jeho eliminaci

Ošetření rizikJe potřebné připravit plán nepředvídaných událostí? Existují čtyři možné způsoby ošetření rizik.Vyhýbání seMůže být možné, že úkoly, které generují riziko, lze vyloučit z projektu. Alternativou je méně riskantní způsob řešení úkolu.

CZ.02.3.68/0.0/0.0/15_001/0000283

KontrolaPokud nelze úkol vyloučit, je možné zavést důslednou kontrolu průběhu kritického kroku.Převedení nebo pojištěníNěkdy je možné přenést riziko na třetí stranu formou subkontraktu na daný úkol, nebo pojištěním. Obě metody vyžadují další finanční zdroje, které je třeba započítat do nákladů projektu. „Redukce“snižuje pravděpodobnost vzniku nebo snížení závažnosti dopadu, riziko je drženo v rámci přijatelných limitů (snížení dopadu – např. pojištěním; snížení pravděpodobnosti – např. kontrolou rizikových procesů, spoluprací s odborníky s know-how atp.)

Časové plánování

CZ.02.3.68/0.0/0.0/15_001/0000283

Hierarchická struktura činností dává celkový přehled o úkolech projektu na jedné stránce, neukazuje však rozdělení zdrojů ve fázích a krocích, časový rozvrh a vzájemné souvislosti mezi úkoly v projektu.

K tomu nám slouží síťové diagramy. Ty pomáhají:analyzovat vztahy a závislosti mezi zdroji, úkoly a časemlogicky uspořádat pořadí a tok práceidentifikovat kritickou cestuvypočítat dny nejdříve/nejpozději možného začátku každého úkolu.

Časové plánování

CZ.02.3.68/0.0/0.0/15_001/0000283

Důležité pojmyMilník je časový okamžik, ve kterém se začíná nebo končí činnost nebo skupina činností.Činnost je část práce, která probíhá mezi dvěma událostmi.Je-li více cest, pak ta z nich, která potřebuje nejvíce času, je kritická cesta (doba potřebná k dokončení činností na kritické cestě je tedy ve skutečnosti nejkratší možnou dobou k ukončení celého projektu).

Časové plánování

CZ.02.3.68/0.0/0.0/15_001/0000283

Začneme-li s činnostmi, které neleží na kritické cestě, jak nejdříve můžeme, nazývá se to nejdříve možný začátek / nejdříve možný konec.

Začneme-li s činnostmi, které neleží na kritické cestě, jak nejpozději můžeme (a stále ještě dosáhneme následujícího milníku), nazývá se to nejpozději možný začátek / nejpozději možný konec.

Časová rezerva je rozdíl mezi nejdříve možným koncem a nejpozději možným koncem celé cesty (nikoliv tedy pouze pro každý jednotlivý úkol na cestě).

Časové plánování

CZ.02.3.68/0.0/0.0/15_001/0000283

Síťové diagramy

Ganttův diagramMetoda CPMMetoda MPM

Časové plánování

CZ.02.3.68/0.0/0.0/15_001/0000283

Ganttovy diagramyDiagram ukazuje:hlavní činnosti nebo fáze projektuhierarchii činností projektujak činnosti následují za seboutrvání každé činnostipředpokládaný konec každé činnostitrvání celého projektupředpokládaný konec celého projektu

Časové plánování

CZ.02.3.68/0.0/0.0/15_001/0000283

Časové plánování

• Metoda CPM

• Metoda kritické cesty CPM patří mezi základní deterministické metody síťové analýzy. Jejím cílem je stanovení doby trvání projektu na základě délky tzv. kritické cesty. CPM umožňuje usnadnit efektivní časovou koordinaci dílčích, vzájemně na sebe navazujících činností v rámci projektu.

• Pro potřeby MAP, kdy je jasně určen termín zahájení a ukončení projektu, není relevantní.

CZ.02.3.68/0.0/0.0/15_001/0000283

Časové plánování

• Metoda MPM je využívána pro znázornění po sobě jdoucích činností, přičemž její výhodou je, že činnosti mohou probíhat kontinuálně, aniž by předchozí činnost skončila.

• Využívá se právě při plánování, ale i realizaci projektů.

• Činnost 1 a 2 začínají souběžně, činnost 6 může začít dříve, než činnost 3, činnost 7 je mezi 6 a 8 apod.

• Jako pomůcku doporučujeme nejdříve vytvořit pomocnou tabulku, která rozepíše jednotlivé činnosti, které následně vkládáme do grafů.

CZ.02.3.68/0.0/0.0/15_001/0000283

Časové plánování

CZ.02.3.68/0.0/0.0/15_001/0000283

Organizovat

Plán realizace projektu je zapotřebí následně převést na fungující postup, který určí:

• dílčí etapy

• jednotlivé pracovní kroky

• jejich pořadí

• a tyto kroky se přidělí členům realizačního týmu

CZ.02.3.68/0.0/0.0/15_001/0000283

Řídit realizaci

• vést k dosahování výsledků

• porovnávat výsledky s plánem

• zasahovat tam, kde jsou význačné rozdíly.

• Řízení realizace projektu je proces, kterým chceme dosáhnout toho, aby se plánované události skutečně staly, k neplánovaným aby nedocházelo.

CZ.02.3.68/0.0/0.0/15_001/0000283

Řídit realizaci

CZ.02.3.68/0.0/0.0/15_001/0000283

Proces

řízení

realizace

cíle a strategie

časové plány

matice zodpovědnosti

plán zdrojů

analýza rizik

plán kontroly projektu

aktualizace, změny,

verifikace plánů

podklady pro

hodnocení

závěrečné zprávy

a vyhodnocení

aktuální plány

implementace

organizace, řízení,

kontrola

analýza, korekce

průběhu realizace

technická a administr .

podpora projektu

identifikace

a analýza dat

řešení konfliktů

a nestandardních situací

vyhodnocení

implementace

Proces plánování projektu

Proces zpětné vazby

Proces uzavření

Proces iniciace

Monitorování a vyhodnocování

Monitorování stavu realizace a vyhodnocování plnění cílů priorit je důležité pro:

• rozhodování Řídicího výboru a realizačního týmu o dalším postupu při řízení realizace MAP,

• získání informací pro veřejnost o tom, jak se MAP postupně realizuje a co je jeho přínosem.

CZ.02.3.68/0.0/0.0/15_001/0000283

Monitorování a vyhodnocování

• zda a jak se daří realizovat plán aktivit - zda se naplňují monitorovací indikátory aktivit,

• TIP: V rámci monitorování můžete sledovat například i realizaci šablon ve školách.

• zda se plán aktivit daří realizovat podle časového harmonogramu, • zda potřebuje někdo pomoci nebo podpořit,• zda vznikly nějaké problémy,• zda je nutné poskytnout dodatečnou motivaci,• zda se realizují aktivity zaměřené na informování a zapojení veřejnosti,• zda se realizuje MAP podle pravidel výzvy a Postupů MAP, zda probíhá

financování práce MAP bez problémů.

CZ.02.3.68/0.0/0.0/15_001/0000283

Monitorování a vyhodnocování

• V případě, že bude nezbytná aktualizace (např. aktivity, nerealizaceaktivit z objektivních důvodů apod.), svolá realizační tým setkání pracovních skupin.

• Vzhledem k tomu, že do tvorby MAP jsou zapojeni jednotliví aktéři v rámci partnerství (tam, kde je to relevantní, také pracovní skupiny), je nezbytné zjišťovat důvody případné nerealizace aktivit i u nich.

CZ.02.3.68/0.0/0.0/15_001/0000283

Monitorování a vyhodnocování

• Monitorování je rutinní sběr informací a jejich průběžná evidence, využití ukazatelů výstupů a výsledků. Realizační tým archivuje doklady z monitoringu a výstupy z realizované komunikační strategie.

• Realizační tým informuje o zjištěných skutečnostech Řídicí výbor, který na základě těchto informací rozhoduje o dalším postupu.

CZ.02.3.68/0.0/0.0/15_001/0000283

Monitorování a vyhodnocování

• Procesy „sledování“ plnění bývají označovány jako MONITORING

• jedná se o vytváření systému sběru informací, provádění sběru, shromažďování tříděním a agregováním informací.

• Monitoring zjednodušeně představuje pravidelné sledování aktivit s využitím kvantitativních a kvalitativních indikátorů.

• Pro nastavení monitoringu je nezbytná vazba na cíle a měřitelné indikátory a vytvoření odpovídajícího systému sledování a průběžného záznamu sledovaných dat a informací.

• Monitoring na rozdíl od evaluace nenabízí žádné vyhodnocení a řešení identifikovaných problémů.

CZ.02.3.68/0.0/0.0/15_001/0000283

Monitorování a vyhodnocování

• Monitoring se zaměřuje na:

• finanční plnění (finanční monitoring)

• plnění indikátorů (věcný monitoring)

CZ.02.3.68/0.0/0.0/15_001/0000283

Evaluace

• Pro proces „hodnocení“ se často používá označení EVALUACE

• zpracování informací získaných v rámci monitoringu, které jsou následně interpretovány a formulovány k doporučení pro zlepšení efektivnosti procesu naplňování jednotlivých opatření strategií k rozvoji území v oblasti vzdělávání.

• Hodnocení přispívá k hospodárnosti při nakládání s veřejnými prostředky.

CZ.02.3.68/0.0/0.0/15_001/0000283

Řízení projektu od A do Z

CZ.02.3.68/0.0/0.0/15_001/0000283

A

• Analýza

• Při přípravě projektu jsme uskutečnili dostatečnou analýzu vnitřních i vnějších zdrojů, které nám pomohou projekt připravit.

• Mezi přípravou projektu a zahájením jeho realizace je dlouhá doba. Je tedy nezbytné aktualizovat provedenou analýzu (zdrojů, partnerství, médií…)

CZ.02.3.68/0.0/0.0/15_001/0000283

A

• Analýza

• Při přípravě projektu jsme uskutečnili dostatečnou analýzu vnitřních i vnějších zdrojů, které nám pomohou projekt připravit.

• Mezi přípravou projektu a zahájením jeho realizace je dlouhá doba. Je tedy nezbytné aktualizovat provedenou analýzu (zdrojů, partnerství, médií…)

• Revize situace v regionu, revize cílové skupiny.

CZ.02.3.68/0.0/0.0/15_001/0000283

B

• Bombardování donátora

• Stálá komunikace s poskytovatelem dotace vám velmi zjednoduší odstranění prvotního rizika při řízení projektu – že jste na něco zapomněli či něco udělali jinak.

• Některé příručky pro příjemce nedávají jednoznačný výklad. Nejste-li si jisti, kontaktujte poskytovatele. Je tam od toho, aby s vámi komunikoval.

CZ.02.3.68/0.0/0.0/15_001/0000283

C a D

• Cílové skupiny• Cílové skupiny se vám nezmění, z hlediska řízení projektu je zapotřebí

udělat znovu A, abyste zjistili, zda bez problémů naplníte indikátory, které jste si stanovili v projektu ve vztahu k cílové skupině.

• Dopady• Nezapomínejte, že svůj projekt musíte neustále kontrolovat, zda jednak

dodržujete plánované aktivity, harmonogram, rozpočet a také indikátory, ke kterým jste se zavázali ve smlouvě.

• Mezi dopady patří také stálý monitoring vašich aktivit, monitoring médií, jejich ukládání do příslušného „šanonu“, aby jste kdykoli v průběhu realizace i po jejím skončení mohli bez problémů prokázat, co jste v rámci projektu uskutečnili a jaké byly výstupy.

CZ.02.3.68/0.0/0.0/15_001/0000283

C a D

• Ekonomika

• Ekonomika v případě řízení projektů je zaměřena především na samotnou organizaci a jen revidujeme to, co jsme analyzovali při přípravě projektu.

• Tedy – má organizace dostatek vlastních zdrojů pro předfinancování projektů, případně odkud je bude čerpat, z jakých zdrojů.

CZ.02.3.68/0.0/0.0/15_001/0000283

F, G, H

• Fundraising

• Fundraisingu jsme se věnovali v minulém období.

• Ganttův diagram a Harmonogram

• Ganttův diagram jsme rozebrali v předchozím oddílu. Celý harmonogram postupně rozpracováváte prostřednictvím tohoto nástroje, případně použijete jiný (je možno využít i on-line harmonogramy).

CZ.02.3.68/0.0/0.0/15_001/0000283

Ch

• Chleba

• V případě realizace projektů platí: koho chleba jíš, toho píseň zpívej.

• Věřte, že úředník, poskytovatel dotace, také jen vykonává svou práci, pravidla určil někdo jiný.

• Dobré vztahy a vazby s poskytovatelem dotace jsou zárukou eliminace chyb, které by mohly nastat a ovlivnit tak realizaci projektu.

CZ.02.3.68/0.0/0.0/15_001/0000283

I

• Iniciace, inovace

• Je velmi důležité iniciovat členy týmu k přemýšlení nad inovacemi. Ty se mohou týkat nejen práce v pracovních skupinách (obohacení pracovního jednání), ale také přemýšlení nad novými prvky komunikačního plánu a konzultačního procesu.

CZ.02.3.68/0.0/0.0/15_001/0000283

J

• Jednání

• Jednání úzce souvisí s komunikačními a prezentačními dovednostmi. Prezentujete-li váš projekt, ti, kdož vám naslouchají nejen, že musí rozumět tomu, co říkáte, ale také musí být přesvědčeni o tom, že svému projektu věříte.

CZ.02.3.68/0.0/0.0/15_001/0000283

K

• Kvalita

• Kvalita vašeho projektu není jen otázkou dobře realizovaných aktivit, dobře zpracovaného projektu, ale celé atmosféry, ve které je projekt realizován.

• Buďte vždy co nejvíce profesionální.

• Vzhled vašich materiálů vydávaných v rámci projektu, komunikace s cílovou skupinou, prezenční listiny, komunikace s donátorem – to vše tvoří celkový obraz vaší organizace a může být jedním z předpokladů pro další podporu ze stejného zdroje.

CZ.02.3.68/0.0/0.0/15_001/0000283

L

• Lidé

• Lidé, kteří projekt realizují i ti, kdož produkty projektu přijímají, jsou jen lidé. I donátoři, poskytovatelé dotací, jsou lidé.

• Mají své dobré i špatné dny, své silné i slabé stránky.

• A všichni bez výjimky děláme chyby. Uvědomme si to alespoň ve chvíli, kdy se budeme rozčilovat na své spolupracovníky, poskytovatele či sami na sebe, mějme na paměti, že Nikdo není dokonalý. Uleví se vám.

CZ.02.3.68/0.0/0.0/15_001/0000283

M, N

• Marketing• Marketing vašeho projektu je nedílnou součástí jeho kvalitního řízení.

Dodržujte minimálně jednotnou „štábní kulturu“, tedy stejná umístění log, stejné písmo, stejný papír, stejná podoba ppt prezentací.

• Projekt prodáváme – je to náš nehmotný produkt z hlediska marketingu. Nos

• Každý realizátor projektu byl měl mít dobře vyvinutý nos. Ani ne tak na vůně, jako na další příležitosti pro financování svého projektu.

• Proto je dobré být součástí „dění“, je-li prostor, účastnit se oborových setkání, konferencí a „čichat“ potenciální partnery i projekty.

• Jen díky dobrému nosu se často daří udržet realizaci projektů po dlouhé období.

CZ.02.3.68/0.0/0.0/15_001/0000283

O

• Odpovědnost

• Jste zodpovědní za kvalitní realizaci projektu

• Jsou-li dobře rozděleny týmové role, každý člen týmu odpovídá za svou část

• Každý člen týmu vkládá svou část do mozaiky projektu, je nezastupitelný

• Věnujte maximální pozornost všem podmínkám rozhodnutí, smlouvy

CZ.02.3.68/0.0/0.0/15_001/0000283

P

• Příručky• Každý poskytovatel dotace má více či méně podrobné a kvalitní příručky

pro úspěšné realizátory.• Příručka pro žadatele je alfa a omega kvalitní realizace projektu ve vztahu

k poskytovateli. Seznámit by se s ní měl nejen vedoucí projektu, ale všichni členové týmu, kterých se realizace projektu týká.

• Velmi častým problémem je, že realizátoři nejen že nepracují se smlouvou, ale ani s příručkou. Pak se prodlužují neúměrně termíny vyplácení dalších částí finančních prostředků, zprávy – ať průběžné či závěrečné – jsou vraceny příjemci k opravám a zároveň se zhoršuje pohled na realizátora jako na profesionální organizaci.

• Pozor – příručky se mění, musíte sledovat jejich aktuální stav.

CZ.02.3.68/0.0/0.0/15_001/0000283

R

• Rozpočet

• O rozpočtu jsme se zmiňovali v předchozí části

• Jak pracovat s rozpočtem je vždy podrobně uvedeno v příručkách

• Radost

• I když je řízení projektu někdy těžké, radujte se z toho, že díky vám se děje něco nového, zajímavého, prospěšného.

CZ.02.3.68/0.0/0.0/15_001/0000283

S

Rozhodnutí, smlouva o poskytnutí dotace

• Smlouvu dostanete vždy ke konzultaci či k podpisu. Pořádně si ji prostudujte, i když má hodně stran. Častým problémem je, že příjemce dotace smlouvu nečte, nebo ji jen proletí a následně se dostává do problému.

• Nač se při čtení smlouvy zaměřit:

• Je termín zahájení a ukončení realizace projektu tak, jak jste jej měli naplánován?

• Souhlasí částka, uvedená ve smlouvě, shodná s částkou, která vám byla přiznána?

• Jaké termíny průběžných a závěrečných zpráv jsou ve smlouvě uvedeny?

• Jaké další podmínky – samostatný účet, publicita apod. – jsou ve smlouvě uvedeny?

• Doporučení

• Smlouvu zkopírujte všem, kteří budou projekt realizovat, zvýrazněte důležité body, které se jednotlivých členů týmu týkají.

CZ.02.3.68/0.0/0.0/15_001/0000283

T

Termíny

Sledujte termíny, které máte ve smlouvě, rozhodnutí

Jestliže vás někdo požádá o prezentaci vašeho projektu, připravte ji dříve, než den předem, nebo hodinu před akcí

Dodržujte termíny naplánovaných schůzek

Neprodlužujte zbytečně dobu porad realizačního týmu

Zpracujte si tabulku, kde budete mít uvedeny předběžné termíny pro podávání žádostí o dotace

CZ.02.3.68/0.0/0.0/15_001/0000283

U

• Úsilí, úspěch, uspokojení, únava

• Každý z nás, kdož realizují projekty, je nerealizuje jen pro danou cílovou skupinu, ale také pro své vlastní uspokojení.

• Je-li naše cílová skupina spokojená, jsme velmi rádi a máme další důvod k tomu, abychom realizovali další projekty.

• Uspokojení přichází však až v okamžiku, kdy jsme vynaložili značné úsilí k tomu, aby vše dopadlo na jedničku.

CZ.02.3.68/0.0/0.0/15_001/0000283

V

• Vyhodnocení

• Vyhodnocení jednotlivých aktivit je velmi důležité nejen pro donátora, ale i pro vás.

• Vyhodnoťte každou akci. Řekněte si v týmu, co se podařilo a co se nepodařilo.

• Vyhodnocení uvnitř týmu slouží k tomu, abyste se vystříhali dalších případných chyb, abyste se z nich poučili a příště je neopakovali. Abyste byli schopni příště realizovat danou aktivitu lépe.

CZ.02.3.68/0.0/0.0/15_001/0000283

Z

• Závěrečná zpráva

• Závěrečná zpráva je shrnutí všeho, co jste v rámci realizace projektu udělali. Pokud podáváte průběžné zprávy, zpracujete je do jednoho souhrnu s doplněním posledního období.

• Věnujte závěrečné zprávě dostatečnou pozornost. Dokud nebude schválena, nedostanete zbývající část dotace.

• Podmínky pro dodání závěrečné zprávy jsou v příručkách pro příjemce, postupujte striktně podle nich. Není-li vám cokoli jasné, vraťte se k B.

CZ.02.3.68/0.0/0.0/15_001/0000283

Z

• Závěr…..?

• Dosáhli jme – dosahujeme – cílů, které jsme si vytýčili?

• Splnilo dosažení cíle naše očekávání?

• Dopad na cílovou skupinu je takový, jaký jsme očekávali?

• Pracovali jednotliví členové týmu na úkolech, na kterých měli?

• Dávám jako vedoucí dobré a konkrétní informace a úkoly?

• Postupujeme efektivně?

CZ.02.3.68/0.0/0.0/15_001/0000283

Z

• Byl finanční rozpočet a časový plán dostatečný?

• Co pro nás bylo při realizaci důležitější, peníze nebo čas?

• Udělali jsme vše, co jsme měli?

• Dodrželi jsme časový harmonogram?

• Dodrželi jsme rozpočet?

• Jak probíhaly jednotlivé aktivity?

• Jaké máme hmatatelné výstupy?

• Čím můžeme výstupy prezentovat?

• Umíme prezentovat výstupy projektu?

CZ.02.3.68/0.0/0.0/15_001/0000283

Z

• Nikdy nic jenom předpokládat, vše si dodatečně ověřit.

• Mít neustále na mysli účel projektu.

• Neustále informovat ty, jichž se projekt týká.

• Schvalovat jednotlivé fáze projektu.

CZ.02.3.68/0.0/0.0/15_001/0000283