primavera p6 1 presencial

8/10/2019 Primavera P6 1 Presencial

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Curso de Primavera P6

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MANUAL DE PRIMAVERA P6


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Introduccin a Primavera P6. Principales novedades. ..........................................................................6Novedades en mens y nueva terminologa..........................................................................................8

Estructura de Proyectos de la Empresa (EPS) ..................................................................................8Estructura de la Organizacin del Proyecto (OBS)............................................................................8

Configuracin Cliente - Servidor ........................................................................................................9Preferencias de Administrador...........................................................................................................9

Asistente de configuracin, ..............................................................................................................10Monedas...........................................................................................................................................11 Project Architect ...............................................................................................................................13

Descripcin y uso del interfaz de Primavera P6 ..................................................................................14Nueva Configuracin Multi-ventana .................................................................................................14La barra Directory.............................................................................................................................15Preferencias de Usuario...................................................................................................................16Eleccin de una pantalla de inicio por defecto.................................................................................17La ventana Home.............................................................................................................................17Funcin Undo (deshacer).................................................................................................................18

Asignacin de roles..........................................................................................................................18Gestin de permisos y Seguridad........................................................................................................19

Usuarios (Users) ..............................................................................................................................19Perfiles de Seguridad (Security Profiles)..........................................................................................20Seguridad sobre acceso a Proyectos...............................................................................................21Asignacion de Seguridad sobre Proyectos a usuarios.....................................................................21Seguridad sobre acceso a Recursos ...............................................................................................22Asignacion de Seguridad sobre Recursos a usuarios......................................................................22

Generacin de Proyectos en P6..........................................................................................................23Limpieza de datos de partida ...........................................................................................................23

Ficheros de Ejemplo (Proyectos y EPS).......................................................................................23Jerarquas de Responsabilidad (OBS) .........................................................................................23

Recursos.......................................................................................................................................23

Resto de ficheros..........................................................................................................................23Creacin de una EPS.......................................................................................................................24Creacin de jerarquas de responsabilidades (OBS).......................................................................25

Creacin de nuevos proyectos ............................................................................................................27Creacin de Jerarquas de Organizacin de Captulos y Subcaptulos (WBS). ..............................30

Creacin de cdigos de actividades dentro de cada captulo..............................................................31Fechas en Primavera P6 .....................................................................................................................32Definicin de un calendario base.........................................................................................................32

Asignacin de un Calendario Base a un Proyecto...........................................................................36Definicin de un Calendario Especfico............................................................................................37

Definicin y asignacin de calendarios especficos a actividades.......................................................39Calendarios de recursos......................................................................................................................42

Definicin de un Calendario de Recursos........................................................................................42Asignacin de un Calendario de Recursos a un Recurso................................................................43

Definicin de turnos de recursos (Resource Shifts).............................................................................44Actividades. Creacin de actividades y establecimiento de lneas de relacin ...................................46

Definicin de Preestablecidos (Defaults) .........................................................................................46Creacin de Actividades dentro de cada captulo............................................................................47Registro de duraciones estimadas de Tareas..................................................................................48Establecimiento de Lneas de Relacin entre tareas.......................................................................49Tipos de actividad. Actividades dependientes de tarea o de recurso. .............................................50

Organizacin de datos del diagrama ...................................................................................................51

Filtros................................................................................................................................................51Creacin de filtros nuevos................................................................................................................52

Modificacin de filtros.......................................................................................................................55Agrupaciones ...................................................................................................................................57


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Totales y subtotales de agrupaciones..............................................................................................60Intervalos de agrupacin (Group Intervals)......................................................................................61Ordenacin de agrupaciones ...........................................................................................................62Vistas................................................................................................................................................63

Roles....................................................................................................................................................64

Definicin de roles............................................................................................................................64Asignacin de roles a recursos ........................................................................................................66

Asignacin de habilidades a roles....................................................................................................67Asignacin de diferentes roles a recursos .......................................................................................67Eleccin de un rol primario para el recurso......................................................................................68

Asignacin de roles a actividades........................................................................................................69Asignacin de roles a recursos ya asignados a actividades............................................................70

Borrado o sustitucin de roles .............................................................................................................72Definicin y Asignacin de recursos. Costes.......................................................................................73

Creacin Bsica de Recursos..........................................................................................................73Asignacin de Recursos a Actividades ............................................................................................75

Anlisis de recursos.............................................................................................................................76

Importacin y exportacin a Project, Excel y otras aplicaciones .........................................................76Importacin de proyectos de MS Project .........................................................................................76

Exportacin de proyectos a MS Project ...........................................................................................84Importacin de proyectos generados en MS Excel..........................................................................87Exportacin de proyectos a MS Excel..............................................................................................92

Cambio de modo Cliente-Servidor a modo Standalone y viceversa, a traves de ficheros XER..........97Tipos de Duracin................................................................................................................................98

Eleccin del tipo de duracin de la tarea .........................................................................................98Fixed Duration & Units..................................................................................................................98Fixed Duration and Units/Time .....................................................................................................98Fixed Units....................................................................................................................................98Fixed Units/Time...........................................................................................................................98

Estimacin del porcentaje completado de cada actividad ...................................................................99

Los tres tipos de porcentaje completado. Seleccin............................................................................99Introduccin......................................................................................................................................99 Tipos de porcentaje de avance de la ejecucin ...............................................................................99

% Physical (% Fsico) ..................................................................................................................99% Duration (% Duracin) .............................................................................................................99% Units (% Unidades).................................................................................................................99

Eleccin de tipos de porcentaje de avance de la ejecucin...........................................................100Activacin de columnas de porcentajes para la ventana actividades ............................................102

Control de horas de trabajo por periodo ............................................................................................103Cambios de calendario en actividades...........................................................................................103Cambios de horas por perodo de Tiempo en Preferencias de Admin y usuario...........................105Definicin de un fondo de recursos................................................................................................106

Definicin de un nico recurso por tarea........................................................................................107Asignacin detallada de recursos......................................................................................................109

Analizar el uso y coste de los recursos. Aadir gastos a las tareas seleccionadas.......................109Definir gastos de Proyecto (Expenses)..........................................................................................109Detalles de gastos de Proyecto......................................................................................................110Aadir gastos a las tareas seleccionadas......................................................................................111

Uso de Layouts de Asignacin de horas por perodo........................................................................112Analizar el uso y coste de los recursos..........................................................................................112Comprobar las asignaciones de recursos en general....................................................................112Solucionar conflictos de recursos...................................................................................................114

Resolucin de Sobreasignaciones de recursos .............................................................................114Deteccin de Sobreasignaciones. Grfico de uso de recursos......................................................115

Resolucin Manual de Sobreasignaciones de recursos ................................................................116Resolucin Automtica de Sobreasignaciones de recursos ..........................................................117


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Actualizacin de Proyectos................................................................................................................118Activacin del reclculo automtico de tiempos en el diagrama....................................................118Introduccin. Recoleccin de datos reales.....................................................................................118Anlisis del seguimiento del plan original.......................................................................................118Notificar el avance de la ejecucin directamente en el diagrama. .................................................119

Notificar el avance de la ejecucin en el formulario de estado (Status).........................................120Actualizacin del diagrama ............................................................................................................121

El mtodo del Valor Ganado (Earned Value).................................................................................123Definir opciones de aplicacin por defecto del Mtodo del Valor Ganado.....................................124Definir opciones de clculo del Mtodo del Valor Ganado por nodos WBS ..................................124Introducir y ver parmetros del Mtodo del Valor Ganado en Actividades ....................................125

Control del seguimiento de actividades .............................................................................................126Creacin de un plan de referencia (Lnea de Base).......................................................................126Generacin de Lneas de Base en Primavera ...............................................................................126Actualizacion de lineas de base.....................................................................................................128Creacion de diversos tipos de linea de base..................................................................................129Seleccion del tipo de linea de base a utilizar .................................................................................129

Mostrar Lneas de Base en la ventana Actividades .......................................................................130Registro y anlisis del desarrollo y avance de las tareas. Introduccin.........................................132

Utilizacin de la ventana Tracking (Seguimiento) ..........................................................................132Utilizacin de filtros de seguimiento...............................................................................................134Utilizacin de informes de seguimiento..........................................................................................136

Uso del Foco de Progresos (Progress Spotlight)...............................................................................137Personalizacin de tablas..................................................................................................................138Impresin de informes y esquemas de vistas (Layouts)....................................................................141

Definicin de informe......................................................................................................................141Novedades en informes en P6...........................................................................................................142Uso y modificacin de reportes predefinidos.....................................................................................143

Uso de informes predefinidos.........................................................................................................143

Asistente para informes. El editor de informes ..................................................................................146

Creacin de nuevos informes.........................................................................................................146Modificacin de informes predefinidos...........................................................................................153El editor de informes ......................................................................................................................155

Adicin de logotipos, encabezados, pies e imgenes de fondo ........................................................159Cambios globales ..............................................................................................................................162

Datos globales y especficos de proyecto......................................................................................162Cambios Globales..........................................................................................................................163Modificacin de Cambios Globales................................................................................................165Adicin de Cambios Globales ........................................................................................................166

ANEXO I PRACTICAS DE PRIMAVERA P6 ..................................................................................167PRACTICA I - COMENZAR A TRAZAR UN PROYECTO.................................................................168

PASO 0 LIMPIEZA DE DATOS DE PARTIDA............................................................................168

PASO 1 CREACION DE UNA EPS.............................................................................................169PASO 2 CREACION DE JERARQUIAS DE RESPONSABILIDADES (OBS).............................170PASO 3 - CREACIN DE UN NUEVO PROYECTO.....................................................................171PASO 4 CREACION DE JERARQUIAS DE ORGANIZACIN DE CAPTULOS YSUBCAPTULOS (WBS)................................................................................................................175PASO 5 CREACION DE CODIGOS DE ACTIVIDADES DENTRO DE CADA CAPTULO. .......176PASO 6 CREACION DE ACTIVIDADES DENTRO DE CADA CAPTULO. ...............................177PASO 7 REGISTRO DE DURACIONES ESTIMADAS DE TAREAS .........................................178PASO 8 ESTABLECIMIENTO DE LNEAS DE RELACIN ENTRE TAREAS...........................179

PRACTICA II PREESTABLECIDOS, CALENDARIOS, DEFINICION Y ASIGNACION DE

RECURSOS.......................................................................................................................................180DEFINICION DE PREESTABLECIDOS (defaults).........................................................................180

DEFINICION DE UN CALENDARIO BASE ...................................................................................181ASIGNACION DE UN CALENDARIO BASE A UN PROYECTO...................................................185


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DEFINICION DE UN CALENDARIO ESPECIFICO .......................................................................186ASIGNACION DE CALENDARIOS ESPECIFICOS A ACTIVIDADES ..........................................188CREACION BASICA DE RECURSOS...........................................................................................191DEFINICION DE UN CALENDARIO DE RECURSOS...................................................................193ASIGNACION DE UN CALENDARIO DE RECURSOS A UN RECURSO ....................................194

DEFINICION DE TURNOS DE RECURSOS.................................................................................195ASIGNACION DE RECURSOS A ACTIVIDADES.........................................................................197

PRACTICA III CONTROL DE HORAS DE TRABAJO POR PERIODO. ASIGNACION DETALLADADE RECURSOS.................................................................................................................................198

CAMBIOS DE CALENDARIO EN ACTIVIDADES .........................................................................198CAMBIAR HORAS POR PERIODO DE TIEMPO EN PREFERENCIAS DE ADMIN Y USUARIO200DEFINICION DE UN FONDO DE RECURSOS.............................................................................201DEFINICION DE UN UNICO RECURSO POR TAREA.................................................................203ACTIVACION DEL RECALCULO AUTOMTICO DE TIEMPOS EN EL DIAGRAMA...................205TIPOS DE ACTIVIDAD. ACTIVIDADES DEPENDIENTES DE TAREA O DE RECURSO............206 ELECCION DEL TIPO DE DURACION DE LA TAREA.................................................................207

Duracin y Unidades/Tiempo Fijas.............................................................................................207

Unidades/Tiempo Fijos...............................................................................................................207Duracin y Unidades Fijas..........................................................................................................207

PRACTICA IV ASIGNACION DE ROLES A RECURSOS Y ACTIVIDADES .................................208DEFINICION DE ROLES ...............................................................................................................208ASIGNACION DE ROLES A RECURSOS.....................................................................................211

ASIGNACION DE HABILIDADES A ROLES..............................................................................212ASIGNACION DE DIFERENTES ROLES A RECURSOS .........................................................212ELECCION DE UN ROL PRIMARIO PARA EL RECURSO.......................................................212

ASIGNACION DE ROLES A ACTIVIDADES .................................................................................214ASIGNACION DE ROLES A RECURSOS ASIGNADOS A ACTIVIDADES..................................215BORRADO O SUSTITUCION DE ROLES.....................................................................................217

PRACTICA V FILTROS, AGRUPACIONES Y VISTAS..................................................................218

FILTROS ........................................................................................................................................218

CREACION DE FILTROS NUEVOS..............................................................................................220MODIFICACIN DE FILTROS.......................................................................................................223AGRUPACIONES ..........................................................................................................................225TOTALES Y SUBTOTALES DE AGRUPACIONES.......................................................................228INTERVALOS DE AGRUPACIN .................................................................................................229ORDENACIN DE AGRUPACIONES...........................................................................................230VISTAS...........................................................................................................................................231

PRACTICA VI PERSONALIZACION DE TABLAS. INFORMES (REPORTS)................................232PERSONALIZACION DE TABLAS ................................................................................................232DEFINICION DE INFORME...........................................................................................................236USO DE INFORMES PREDEFINIDOS..........................................................................................237CREACIN DE NUEVOS INFORMES ..........................................................................................240

MODIFICACIN DE INFORMES PREDEFINIDOS.......................................................................247EL EDITOR DE INFORMES ..........................................................................................................249ADICIN DE LOGOTIPOS, ENCABEZADOS, PIES E IMGENES DE FONDO..........................253

PRACTICA VII IMPORTACION Y EXPORTACION A PROJECT Y EXCEL..................................257IMPORTACION DE PROYECTOS DE MS PROJECT ..................................................................257EXPORTACIN DE PROYECTOS A MS PROJECT ....................................................................265IMPORTACIN DE PROYECTOS GENERADOS EN EXCEL......................................................269EXPORTACION DE PROYECTOS A EXCEL ...............................................................................275


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Introduccin a Primavera P6. Principales novedades.

Primavera P6 es una aplicacin sobre una plataforma JAVA, basada en estndares, que aportaescalabilidad, disponibilidad, seguridad, recuperabilidad, aplicabilidad, e interoperabilidad. Estaarquitectura simplifica la integracin con otras aplicaciones externas (ERP, CRM, SFA, etc.) y susprocesos especficos de produccin. Algunas de sus caractersticas incluyen:

Un diseo basado en objetos que permite la incorporacin de nuevas caractersticas y funcionalidades.

Portabilidad basada en JAVA que ofrece flexibilidad para soportar mltiples entornos operativos

Un capa de presentacin basada en Web.

Application Server Clustering, que provee la escalabilidad necesariapara servir a grandes compaas.


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Primavera P6 corre sobre formatos de base de datos tipo Oracle, Microsoft SQL Servero Interbase.Podemos salvar en cualquiera de estos formatos, pero slo operaremos en el formato escogido en lainstalacin.

Si queremos exportar a un fichero, podemos utilizar File -> Export y usar un Asis tente que nos

permitir escoger entre estos formatos:XER. Formato propiedad de Primavera, diseado para intercambiar proyectos entre usuarios deprimavera, independientemente del formato de base de datos utilizado.

PLF. Otro formato, tambin propiedad de Primavera, diseado para intercambiar informes entreusuarios de primavera, independientemente del formato de base de datos utilizado.

P3, formato de la versiones anteriores de Primavera: Project Planner, y SureTrak.

MPX (*.mpx). Formato antiguo de MS Project, compatible con gran nmero de aplicaciones degestin de proyectos existentes en el mercado.

Los siguientes formatos requieren tener instalada una versin reciente de MS Project:

Project (*.mpp)Formato por defecto de MS Project 2000, 2002 2003 y 2007.

Project (*.mpp)Versin 98. MS Project 98 no es capaz de abrir ficheros *.mpp de versiones 2000 yposteriores.

MPD(*.mpd) MS Project database,

MDB MS Access database

MPT MS Project template.


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Novedades en mens y nueva terminologa

Estructura de Proyectos de la Empresa (EPS)

La Estructura de Proyectos de la Empresa (EPS) organiza y clasifica todos los proyectos de laempresa jerrquicamente para la totalizacin de presupuestos, anlisis de costes y recursos y elcontrol global de los datos. La estructura de empresa permite gestionar mltiples proyectos desde losniveles ms altos de la organizacin hasta los individuos que desempean tareas especficas.

Primavera P6 necesita integrar los proyectos en una EPS. Al dar de alta un nuevo proyecto, con File-> New, aparece un asistente que solicita, al comienzo, la EPSde la compaa donde integrar elproyecto.

Para disear una EPS, utilizaremos Enterprise -> Enterprise Project Structure (EPS).Con el botn

Add, podemos crear nodos EPS, similares a departamentos, y crear una jerarqua de niveles conlas flechas de desplazamiento que aparecen a la derecha. As mismo, podemos nombrarresponsables de departamentosen la parte inferior.

Estructura de la Organizacin del Proyecto (OBS)

La OBS (Organization Breakdown Strucuture) es una estructura jerrquica empresarial quemuestra la jerarqua de personal asignado a un proyecto en particular.

Funciona como enlaceentre la Estructura de Proyectos de la Empresa (EPS),el nivel ms alto, yla Estructura de la Descomposic in del Trabajo(WBS)de proyectos determinados.

La OBS trata nombres propios de trabajadores o cargos concretos, a los que se les asigna

responsabilidadessobre diferentes reas (captulos) de un proyecto, o sobre proyectos enteros.

Las personas en la OBS pueden ser asignadas a proyectoso nodos EPSdefinidos anteriormente.


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Configuracin Cliente - Servidor

Al ser Primavera P6 una aplicacin de tipo Cliente-Servidor, veremos que se hace necesaria la

implantacin de una jerarqua de acceso a las diferentes reas de la aplicacin.

Todo comienza por nombrar uno o varios administradores, que se encargaran de instalar laaplicacin en el servidor, y stos nombrarn, a continuacin, diferentes usuarios y contraseas deacceso. Tras ello, irn configurando diferentes Perfiles de Seguridad para cada usuario final (enduser), en funcin de su responsabilidad sobre proyectos o reas de proyecto.

La existencia de Administradores implica la aparicin de un nuevo men, Admin, al que solamentepodrn acceder aquellos administradores que se hayan identificado como tales al iniciar el programa,y la distincin entre Admin Preferences (preferencias de administrador), y User Preferences(preferencias de usuario), a las que accederemos a travs del men Edit.

Preferencias de Administrador

A travs de Admin -> Preferencias de admin. (Nombre adminis trador), accedemos a laconfiguracin de Administrador. Slo un administrador, registrado como tal, ver el men Admin ypodr realizar cambios a travs de la siguiente pantalla:


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Asistente de configuracin,

Podemos utilizar un asistente de configuracin, que facilita las labores de configuracin., con el

botn inferior :

Slo un administrador pueden cambiar estas opciones de configuracin, que afectan a:

General Separador de cdigos, Comienzo Escalas de tiempo yduracin actividad por defecto.

Timesheets (Hojas de Tiempo) Opciones de configuracin para la creacin automtica deHojas de Tiempo (Timesheets), que podremos ver a travs deTools -> Time Approval

Timesheets Privileges Opciones de configuracin para acceso y visualizacin de Hojas

(Privilegios de Hojas de Tiempo) de Tiempo (Timesheets)

Data Limits (Limites de Datos) Nmero mximo de niveles de actividades, de recursos,cdigos de actividad y lneas de base.

ID Lengths(Largos de ID) Anchura mxima de campos de cdigos en tablas.

Time Periods (Perodos de Tiempo) N mx. de horas de trabajo por perodo y abreviaturas deunidades de tiempo.

Earned Value (Valor Ganado) Opciones de configuracin para la estimacin de costes por elmtodo del Valor Ganado (o acumulado, Earned Value)

Reports (Informes) Opciones de configuracin para Reportes o Informes, comoencabezados, pis y etiquetas.

Options Opciones varias, como intervalos para hojas de recursos.

Rate Types (Tipos de Tarifa) Configuracin de Tarifas para los Recursos.


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Monedas

Slo los administradores pueden dar de alta nuevos tipos de moneda. Hay que tener en cuenta que

Primavera, dado su origen estadounidense, maneja por defecto un solo tipo de moneda, el dlar(USD), y slo el administradorpuede aadir monedas nuevas, como el Euro (EUR), a travs deeste cuadro:

donde debemos acordarnos de cambiar, en el caso del Euro, por ejemplo, el separador decimaly elseparador de miles en la pestaaAppearancede la parte inferior.

Tras ello, los usuarios podrn seleccionar, travs de Edit -> User Preferences, el tipo de monedadada de alta por el Administrador en el cuadro anterior, moneda que ser utilizada por defecto parala valoracin de los diferentes recursos a utilizar:


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Si necesitase diferentes tipos de moneda para ciertos recursos, podr hacerlo a travs deResources -> Selecciono un recurso de la lista -> General -> Currency:


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Project Architect

Otra gran novedad es el nuevo asistente denominado Arquitecto de Proyecto (Project Arch itect)

nos ayuda a seleccionar, adaptar e importar metodologas, como planes de proyectopredefinidos , procedentes del mdulo de P6 denominado Methodology Management.

Podemos usar esta herramienta para crear un nuevo plan de proyecto, o aadir actividades, oinformacin asociada a las mismas a un proyecto existente. Dado que Project Architect copiametodologas desde la base de datos del mdulo Methodology Management, cuando las adaptamos,la informacin que cambiamos, al adaptarlas, no afecta al original. Cuando escogemos unametodologa y la adaptamos a nuestro proyecto por medio de esta herramienta, podemos guardar unhistorial de decisiones o cambiosal que podemos referirnos ms adelante.

Adems, Project Architect contiene una utilidad de estimacin de abajo-arriba (bottom-upestimation)que nos permite estimar unidades de recurso y costes para nuestras selecciones de

metodologas. Project Architect basa su estimacin en factores de tamao y complejidad deproyectos, que especificamos a lo largo del asistente. Esto permite hacer estimaciones de trabajoa asignar y costes, antes de crear o aadir un proyecto a nuestra EPS.

Tras seleccionar y adaptar las metodologas que queramos importar, Project Architect mostrarresmenes detallados del plan desarrollado, incluyendo la informacin que hemos eliminado.Podemos adems volver a ventanas previas, para realizar los cambios adicionales que queramosantes de importar el proyecto.


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La barra Directory

Esta nueva barra, denominada Directory (directorio), que aparece en el lado izquierdo de laventana, nos permite el acceso a las diferentes ventanas de la aplicacin. Para mostrarla o no en

pantalla, debo ir a View -> Toolbars:

Tiene dos maneras de presentarse, si arrastramos un poco a la izquierda la barra que la separa de

la ventana principal, veremos que cambia de aspecto (modo compacto), pasando a ser los botonesde un tamao bastante menor. No obstante, el aspecto por defecto parece ms claro:

Barra directory por defecto Barra directory en modo compacto.


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Preferencias de Usuario

A travs de Edit -> User Preferences (Preferencias de Usuario), accedemos a la configuracin deusuario

Time Units (Unidades de Tiempo) Formato de tiempo para unidades, duraciones yUnidades/Tiempo. Podemos usar en este ltimo caso elformato% de capacidad mximade MS Project.

Dates (Fechas) Formato de fechas para los proyectos.

Currency (Moneda) Desde aqu escogemos una de las monedas creadas en

Admin -> Currency para nuestro proyecto.E-Mail Protocolos, servidores y direcciones de correo electrnico.

Assistance (Asistencia) Uso de asistentes en la creacin de actividades y recursos.

Appl ication (Aplicacin) Opciones de Inicio de la aplicacin. Agrupacion y ordenacin.

Password (Contrasea) Permite cambiar la contrasea de acceso a la aplicacin.

Resource Analysis Configuracin para la opcin Todos los Proyectos y opciones(Anlisis de Recurso) de clculo para recursos.

Calculations (Clculos) Opciones de clculo para recursos aadidos a posteriori.

Startup Filters (Filtros de Inicio) Configuracin de filtros preestablecidos al iniciar la aplicacin.


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Eleccin de una pantalla de inic io por defecto

La aparicin de esta ventana u otra por defecto, al abrir el programa, puede controlarse desde UserPreferences -> Application -> Startup Window -> Application Startup Window, desde donde

podremos escoger cualquiera de las ventanas principales:

La ventana Home

Tenemos una nueva ventana de bienvenida, denominada Home, desde donde podemos acceder alas diferentes reas del programa:


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Funcin Undo (deshacer)

La funcin Undo (Edit -> Undo) es una novedad respecto de P3, y permite deshacer paso a pasocada accin realizada, memorizada en Undo History.

Pero no siempre podr deshacer acciones, ya que la memoria Undo History es muy voltil, y seborra automticamente al realizar alguno de estos procesos:

Refundir Datos (Summarizing data)

Actualizar el progreso de tareas (Updating Progress)

Aplicar reales (Applying actuals)

Refrescar Datos

Crear nuevos proyectos

Abrir y cerrar proyectos

Importar

Cambiar de Portfolios

Abrir Preferencias de Administrador o Usuario, o cuadros de dilogo de Aprobacin de tiempo

Abrir la OBS, Campos definidos por usuario, Cdigos de Recursos y de Actividad, y Cdigos

de Proyecto o Cuadros de dilogo.

Salir de la aplicacin

Asignacin de roles

En Primavera P6, a diferencia de otras aplicaciones, podemos asignar diferentes roles o papeles adesempear por un mismo recurso, asignado a diferentes tareas. Es decir, un mismo recurso puede

realizar diferentes tareas, segn las circunstancias, lo que permite definir an mejor la tarea arealizar.


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Gestin de permisos y Seguridad

A travs del men Admin (Nombre adminis trador) , accedemos a la configuracin de

Administrador. Slo un administrador, registrado como tal, ver el menAdmin (Nombre

administrador)y podr realizar cambios a travs del mismo:

Usuarios (Users)

Podemos autorizar usuarios y permisos a travs de la opcin Users del anterior men, quemuestra el siguiente cuadro de dilogo:

El botn Add permite aadir nuevos usuarios. En la parte inferior otorgamos el acceso a losdiferentes mdulos del programa.


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Seguridad sobre acceso a Proyectos

Podemos activar la Seguridad sobre Proyectos, donde un administrador asigna cada usuario a un

nodo de nuestra jerarquia OBS. Una vez asignado el usuario a ese nodo, tiene posibilidad de asignarun determinado Perfil de Seguridada cada nodo OBS:

Asignacion de Seguridad sobre Proyectos a usuarios

A traves de Users -> Project Access-> Assign podemos asignar a cada usuario un nodo de OBSdeterminado, de manera que solamente podra tener acceso a ese nodo y a todos sus subordinados:


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Creacin de jerarquas de responsabilidades (OBS)

Podemos, de forma opcional, ir creando una jerarqua de responsabilidades, que puede referir a

departamentos, cargos especficos de la compaa, o nombres propios de personas a los queasignaremos ms adelante la responsabilidad sobre proyectos o reas de proyecto determinadas.

Esto se logra a travs de Enterprise -> OBS (Organizational Breakdown Structure):

Podramos utilizar este sencillo ejemplo.

Bien, el sistema para la creacin de nodos OBS es prcticamente igual que para la creacin denodos EPS, con los botones Add y botones de desplazamiento para cambiar de nivel si fuese

necesario.

En la parte inferior vemos las responsabilidades(proyectos enteros o nodos WBS, equivalentes acaptulos o subcaptulos de un proyecto), asignadas a cada nodo OBS, pero en modo slo lectura, yveremos a continuacin cmo se asignan esas responsabilidades.


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Podemos ahora definir fechas de comienzo y terminacin, si queremos disponerlas de antemano:

Incluso podemos definir ahora un responsable, sobre la marcha, aunque podemos cambiarlo comoya sabemos.


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Bien, podemos cancelar en cualquier instante el asistente, pulsando el botn Terminacin, con elque se tomarn las opciones por defecto, que son buenas. Tras una pantalla de terminacin,veremos nuestro nuevo proyecto integrado en la EPS:


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Creacin de Jerarquas de Organizacin de Captulos y Subcaptulos(WBS).Ahora queda definir la jerarqua interna de captulos y subcaptulos de nuestro proyecto. Para ello,acudiremos a la barra Directorioy vamos al botn WBS (work breakdown structure):

Vamos insertando los nodos WBS con el botn New, o con la tecla ins, que es ms cmoda, ydefinimos estos captulos.

Vemos que cada nuevo captulo se coloca al principio, si seleccionamos el nodo principal, ypodemos moverlo al lugar deseado por medio de los botones de flecha hacia arriba/abajo situados ala derecha.

Tambin, si nos situamos en un determinado nodo o captulo, al aadir un nuevo nodo, veremos que

se sita justo debajo del anterior, en un nivel inferior. Podemos restituirlo a su nivel original con losbotones izquierda/derecha correspondientes.


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Creacin de cdigos de actividades dentro de cada captulo

Pero conviene antes definir un sistema de cdigos de actividad. Para ello iremos a Enterprise ->

Activi ty Codes -> Add:

Podemos aadir cdigos de manera Global, y dentro de esta opcin, a travs del desplegablesituado justo debajo, en funcin de departamentos, responsabilidades, nivel de prioridad, fases delproyecto, etc. :

o bien en funcin de la EPS, o de un proyecto determinado.

Conviene utilizar un sistema de cdigos estructurado, ya que las actividades de nuestro proyectovan a coexistir con actividades de otros proyectos, y conviene no confundirlas. De todos modos, siesas a actividades van a compartirse entre diferentes proyectos, conviene utilizar entonces unsistema de cdigo nico.


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Fechas en Primavera P6

Definicin de un calendario base

La definicin de calendarios, en Primavera P6, se realiza a travs de Enterprise -> Calendars:

De modo que aparece este cuadro:

Donde, por medio del botn Add, que muestra una nueva pantalla, Select Calendar To CopyFrom, donde se nos permite basarnos en uno de los existentes, o crear uno totalmente nuevo,con el botn con el signo+ ,hemos creado un calendario base, llamado OHL.


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Si queremos es simplemente modificar un calendario de los disponibles, pulsamos el botn Modify,que mostrar el siguiente cuadro:

Bien, a la hora de modificar un calendario, notaremos que el primer da de la semana, comocorresponde a una aplicacin, anglosajona, es eldomingo. Para cambiar esta situacin, vamos almenAdmin -> Admin Preferences -> General -> Starting Day of Week, y lo cambiamos por el

lunes:

A la hora de crear un nuevo calendario, podemos basarnos en cualquiera de la coleccin. Siqueremos un calendario capaz de admitir cualquier excepcin, podemos tomar un calendario queabarque todos los das de la semana, incluso festivos, y todas las horas del da. Ese calendario se


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denomina 24/7 workweek schedule (non-labor). Podemos tomarlo como modelo de nuestro nuevocalendario personalizado OHL, marcndolo a continuacin como preestablecido:

Si pulsamos el botn modificar, veremos el siguiente cuadro:


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Asignacin de un Calendario Base a un Proyecto

La asignacin de calendario base, como preestablecido para todas las actividades se realiza a

travs de Projects -> Detalles de Proyecto (Zona Inferior) -> Defaults, como hemos vistoanteriormente:

Si queremos cambiar un calendario para una actividad especfica, lo haremos a travs de Activi ties-> Detalles de Actividad (Zona Inferior) -> General -> Activity Calendar, o a travs de la columnaCalendar, que podemos colocar en la tabla de la ventanaActivi ties.


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Donde los das festivos (0h de trabajo), son tratados ahora como excepciones, que aparecen encolor azul.

En este calendario introduciremos ahora las festividades, o festivos no habituales, pinchndolos(puedo pinchar varios, usando simultneamente la tecla CTRL), y pinchando a continuacin el botn

Nonwork. Esto se hace mes a mes:


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Buscamos la columna calendarios, y la agregamos a nuestro listado de columnas seleccionadas,que son las que veremos en nuestra tabla, haciendo doble clic sobre ella, o pulsando la flecha queapunta hacia la derecha. Una vez situado en el listado de la derecha, podemos subir o bajar lahueva columna, cambiando su orden de presentacin en pantalla. La colocamos a continuacin deNombre de actividad:

De modo que la tabla ahora tendr este aspecto:


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Desde esta nueva columna podemos cambiar el calendario de cada actividad. Al hacer doble clic enla celda correspondiente, de la columna calendario, vemos que se nos permite escoger uncalendario determinado para esa actividad:

Los calendarios de las actividades deben ser todos compatibles con el calendario base. De locontrario, Primavera fallar en sus clculos de tiempos. Una buena medida es tomar comocalendario base para nuestro proyecto un calendario de 24 horas y 7 dias laborables, para poderabsorber cualquier excepcin de calendario que pueda darse.

La asignacin de un calendario especfico a cada actividad implica que podemos prescindir de los

recursos que intervienen en ella, evitando entrar en mayor detalle.


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Calendarios de recursos

Definicin de un Calendario de Recursos

En Primavera, existe la posibilidad de crear calendarios especficos para recursos, dondepodemos introducir las excepciones que necesitemos.

Podemos crear calendarios especficos de recurso, a travs de Enterprise -> Calendars -> pinchandola opcin Resource -> Add -> Seleccionamos calendario del cual copiar -> Introducimos festivos nohabituales y excepciones:


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Asignacin de un Calendario de Recursos a un Recurso

A la hora de asignar un calendario de recursos a un recurso determinado, debo mostrar la opcin

Resource Calendars. De lo contrario tan slo aparecern los calendarios globales:

Conviene, no obstante, indicar las unidades/tiempo preestablecidas para ese calendario, paraevitar que Primavera incurra en errores:

Adems, podemos mostrar la columna calendario en la ventana de Recursos, de modo que, alhacer doble clic sobre ella, podamos escoger un calendario determinado.


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Definicin de turnos de recursos (Resource Shifts)

La definicin de turnos de recursos implica la utilizacin de diferentes turnos para abarcar el

calendario de 24 horas definido anteriormente. Si vamos a Enterprise -> Resource Shifts,podemos definir con precisin la hora de entrada y salida de cada turno, para luego aplicar msadelante el recurso a la actividad:

Si escogemos la opcin de 3 turnos (3-shift), y pulsamos Modify, veremos la definicin horaria de lostres turnos:


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Si escogemos la opcin de 4 turnos (4-shift), y pulsamos modificar, veremos la definicin horaria delos cuatro turnos:

Podemos aadirnuestro propio turno de recursos, llamado OHL 3 TURNOS, de este modo:

Para asignarle a nuestro Oficial Primera 1 el primero de los turnos, vamos a la pestaa inferiorUnits & Prices, escogemos el turno OHL 3 TURNOS, y usamos el turno 1. S i queremos unOficial Primera que use el turno 2, pues crearemos un nuevo recurso, Oficial Primera 2, y leasignaremos el turno2, y as sucesivamente


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Actividades. Creacin de actividades y establecimiento de lneasde relacin

Definicin de Preestablecidos (Defaults)

Si acudimos a Projects -> Detalles de Proyecto (Zona Inferior) -> Defaults podemos definirparmetros preestablecidos , que sern tenidos en cuenta a la hora de registrar actividades. Todaslas nuevas actividades que registre de aqu en adelante, para ese proyecto, llevarn asignados losdatos que aqu preestablezca:

Podemos definir un sistema de codificacin preestablecido en la parte inferior, que aparecerautomticamente al registrar nuevas actividades. As mismo, podemos escoger un calendariocomo

preestablecido para todas las actividades, pudiendo cambiarlo ms adelante, en casos concretos.


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Creacin de Actividades dentro de cada captulo

Bien, las actividadesson las partidasque componen cada captulo, y se insertan a partir del botn

Actividades, de la barra Directorio.:Al insertar una nueva actividad, aparece un asistente, donde se nos pide confirmacin de los datosde cada actividad, pero podemos saltrnoslo pulsando la tecla ins, que es mucho ms cmoda.

En P3 insertbamos nuevas actividades haciendo clic con el ratn, debajo de la ltima actividadregistrada. Ahora, esa accin se realiza con la tecla ins.

Este ejemplo puede servir como guinpara nuestro proyecto:


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Registro de duraciones estimadas de Tareas

Podemos, si as lo queremos, insertar una duracin original para cada tarea, duracin que ms

adelante se ver modificada por las circunstancias (recursos limitados, retrasos, estimaciones derendimiento errneas, etc.).

Esto se hace en el campo Original Duration que aparece en la pantalla. Si no apareciese, iremos aBotn derecho -> Columns.

La longitud de la barra viene determinada por esa duracin original introducida de antemano.


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Establecimiento de Lneas de Relacin entre tareas

Las lneas de relacin(Relationship lines), sirven para establecer vnculos o dependencias entre

tareas, de modo que la ejecucin de una tarea estar sometida al inicio o terminacin de otra,ala que denominamos predecesora.

Para enlazar dos actividades, hay que pulsar primero el botn lneas de relacin, que muestraestas relaciones pormedio def lechas.

Una vez pulsado este botn, arrastramos el extremo de una de las barras sobre el extremo de otra, yveremos que queda dibujada una flecha entre ambos extremos.

Si pulsamos la tecla F9 (Schedule), para recalcular el diagrama, y el botn Programa, veremos elefecto que tiene sobre el mismo:


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Tipos de actividad. Actividades dependientes de tarea o de recurso.

Una actividad es Task dependent (dependiente de tarea), cuando el clculo de su barra dependedel calendario de actividad que trae consigo.

Una actividad es Resource dependent (Dependiente de recurso), cuando el clculo de su barradepende del calendario del recurso o recursos que lleve asignado.

Una actividad es de tipo Level of Effort(Nivel de Esfuerzo), cuando el clculo de su barra dependede su predecesora o sucesora.

Una es de tipo Milestone (hito)de Inicio(Start Milestone), cuando deseamos que marque el iniciode un captulo o etapa del proyecto, o del proyecto entero.

Una actividad es de tipo Milestone (hito)de terminacin(Finish Milestone), cuando deseamos quemarque el final de un captulo o etapa del proyecto, o del proyecto entero.

Una actividad es de tipo WBS Summary, cuando el clculo de su barra depende del resto deactividades de su misma WBS..


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Creacin de filtros nuevos

Si quiero aadir un filtro nuevo a esta lista, que solamente muestre aquellas tareas cuya duracin

sea igual o mayor de 10 das, pulsar el botn Nuevo, y en el cuadro queaparece, introduciremos elnombre de filtro de nombre TAREAS > 5 DIASy los datos Where / Original Duration / is greaterthan / 5:

Podramos Aadir, con el botn del mismo nombre, si quisiramos, mas condiciones. SI ya hemosterminado, pulsamos el botn OK, y vemos que el nuevo filtro pasa a engrosar la lista de filtros

disponibles, en la categora User Defined:


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Si marcamos la casilla de la columna Select,y volvemos a pulsar el botn OK oApply, veremos elfiltro funcionando, comprobndose que todas las duraciones de tareas (Original Duration) sonmayores de 5:

Si, por el contrario, queremos marcar simplemente sobre el diagrama los datos que cumplen lacondicin o condiciones del filtro, sin llegar a filtrar los datos, entonces activaremos la opcinHighlight activities in current layout which match criteria,:


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de modo que el diagrama tendr este aspecto:

Vemos que Primavera marca con el color de seleccin (azul), aquellas tareas que cumplen el criteriomarcado por el filtro, a pesar de que arriba pone, como vemos, Filter: All Activities.

Para desactivar el filtro, volvemos a entrar en Filtros y desmarcamos la casilla de la columnaSelect. Vemos que se marca la casilla All Ac tivities, situada arriba a la izquierda:

Con ello volvemos a restituir el diagrama como estaba anteriormente.


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Modificacin de filtros

Podemos modificar los filtros de la coleccin, escogiendo uno de la lista y pulsando Modify:

Vemos como est creado este filtro, al entrar en la pantalla de modificacin. Responde a lascondiciones Where / Activi ty Status / is not equal to / completed


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Se pueden aadir ms condiciones para el filtro, utilizando el botn Add.

Podemos aadir la nueva condicin utilzando un operador OR,con la opcin Parameter -> Anyof the following (cualquiera de los siguientes), o utilizando un operador AND , con la opcinParameter -> All of the following (todo lo siguiente):

Sin utilizamos un operador AND, y aadimos la condicin de que su duracin real sea mayor a5 das, de este modoAnd / Or iginal Durat ion / is greater than / 5

Podremos ver, por ejemplo, las tareas no completadas del proyecto de duracin real mayor de 5das.


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Agrupaciones

Tambin podemos agrupar esos datos, con bandas de colores, para que su visualizacin sea ms

ordenada. La WBSes de por s un criterio de agrupacin vlido.

Al agrupar las actividades de un proyecto, el diagrama puede verse totalmente distorsionadoen lamayora de los casos (salvo en el criterio citado antes), dado que los filtros y agrupaciones sirvensobre todo a la tabla de datos, no al diagrama.

La agrupacin por defecto es la agrupacin por niveles de WBS, que destaca en la pantalla lajerarqua de captulos, subcaptulos y actividades de todo proyecto:


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Pero podemos utilizar la agrupacin que nos convenga, por ejemplo, esta, que clasifica las tareaspor responsabilidad. Si vamos a Enterprise -> Activity Codes -> Apartado Responsibility(responsabilidad):

A continuacin aadimos a la tabla la columna Responsibility , asignando una responsabilidaddistinta a cada tarea, pinchando en la celda correspondiente de la columna y pulsando el botnpuntos suspensivos:


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Totales y subtotales de agrupaciones

La opcin de arriba, Show Grand Totals, aade un nivel superior a los dems, llamado totals, quepermite ver los totales generalesen la parte superior de la tabla, de este modo:

Los subtotales por elemento agrupadoaparecern en la banda de agrupacin correspondiente.

Las duracionesy costosse suman directamenteen cada grupo., mientras que los porcentajesreflejan un prorrateocon respecto al total.

En cuanto a fechas de comienzo, se tomar la ms tempranacomo representantedel grupo, y lams tarda, si agrupamos fechas de terminacin.


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Intervalos de agrupacin (Group Intervals)

Podemos agrupar por un campo determinado, indicando intervalos de agrupacin para ese

campo, a travs de la opcin Intervalo de grupo. Si queremos agrupar las tareas por Activi ty %Complete, (% de Avance de actividad), podemos definir, en Group Interval,un intervalo del 10%para esa agrupacin, de este modo:

La agrupacin tendr este aspecto en la pantalla:


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Ordenacin de agrupaciones

Podemos aplicar incluso un criterio de ordenacinpara cada nivel de agrupacin, por medio del

botn Sort. El botn Sort funcionara, an sin existir agrupacin, para ordenar alfabtica onumricamente, de forma ascendente o descendente, los datos de campos determinados. Pero siagrupamos los datos, entonces, quedar subordinado a las opciones de agrupacin escogidas,ordenando los datos intervaloaintervalo.

Escogemos, por medio del botnAdd,el campo o campos que llevarn la ordenacin de datos y elcriterio (Sort Order), que ser ascendente o descendente:


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Vistas

Por vista se entiende una combinacin de columnas determinada, almacenada con un nombre

determinado, con filtrosy agrupacionesaplicados, para poder ser restituida de una sola vez, en unmomento determinado.

SI queremos guardar la clasificacin anterior, que muestra una agrupacin de actividades porresponsabilidad, y que remos mostrar el coste total de las tareas asociadas a cadaresponsable, por la columna correspondiente, podemos guardar esa vista con el nombreCOSTETAREAS POR RESPONSABLE:

Vemos que aparece ahora el nuevo ttulo de vista en la parte superior:


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Roles

Definicin de roles

En Primavera, a diferencia de otras aplicaciones, podemos asignar diferentes roles o papeles adesempear por un mismo recurso, asignado a diferentes tareas. Es decir, un mismo recurso puederealizar diferentes tareas, segn las circunstancias, lo que permite definir an mejor la tarea arealizar.

Para defin ir roles, iremos a Enterpr ise -> Roles:

Podemos definir responsabilidades o clusulas concretas para cada rol, si las tuviese, a travs de lapestaa General -> Responsabilidades:


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Podemos, asimismo, definir diferentes tarifas (hasta 5, en principio), para un mismo rol, segncircunstancias, convenios, etc.:

Podemos tambin, desde aqu, asignar roles a diferentes recursos, a travs de la pestaa Recursos-> Botn Asignar:


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Asignacin de roles a recursos

Como hemos visto antes, podemos asignar directamente los roles a recursos determinados a travsde la pantalla anterior. Eso significa que esos recursos llevarn asignado un rol primario.

Tambin podemos asignar un rol primario al recurso a travs de Resources -> Roles -> Assign. Deeste modo, el recurso llevar de antemano asignado ese rol:


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Asignacin de habilidades a roles

Una vez asignado el rol a un recurso, podemos asignar su nivel de habilidad (Proficency) en el

desempeo de ese rol:

Asignacin de diferentes roles a recursos

Podemos aadir ms roles al recurso, de modo que podamos elegir cul de ellos desempear enuna actividad determinada:


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Eleccin de un rol primario para el recurso

Al aadir diferentes roles a un recurso, podemos establecer un rol determinado como rol primario(Primary Role) o rol por defecto:

Al cambiarel rol primario de un recurso, nos encontraremos con la siguiente advertencia:

Al asignar el recurso Supervisora una actividad, en la ventana Activi ties, a travs de la pestaaResources -> Assign, veremos, si activamos la columna Role en la ventana inferior, que el recursolleva asignado, por defecto, el rol primario que hemos establecido antes, que es el de Colocacin deMaterial:


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Asignacin de roles a act ividades

Si asigno un rol directamente a una actividad, por que necesito definir que DESBROCE Y LIMPIEZA

es una tarea que lleva el rol LIMPIEZA, a travs de botn derecho -> Asignar -> Roles:

podr asignar recursos en funcin del rol asignado a cada actividad, a travs del botn Asignar porRol:


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Asignacin de roles a recursos ya asignados a actividades

As mismo, podemos escoger un rol determinado para el recurso durante la asignacin, en

Actividades -> Recursos -> Aadir Rol:

Vemos que al asignar el rol, este se muestra debajo del recurso asignado, ya que est asignado almismo. Si queremos ver el nombre del rol asignado, sobre los ttulos de columna de la parte inferior,pulsamos botn derecho -> Personalizar columnas de recursos -> Ordenamos alfabticamentepor lista -> Insertamos la columna Rol:


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Vemos ahora la columna Rol en la parte inferior:


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Definicin y Asignacin de recursos. Costes

Creacin Bsica de Recursos

Para crear rpidamente un recurso que asignar a una actividad determinada, iremos, a travs de labarra directorio, a la ventana Resources, y acudiremos al botn Add, que mostrar unasistente, que podremos cancelar en cualquier instante. Podemos asignar un cdigo, OF1, y unnombre, Oficial Primera 1, al nuevo recurso creado:

Podemos cancelar el asistente una vez insertado el cdigo y nombre tomndose las opciones pordefecto. En los detalles del recurso, pestaa Details, veremos que el recurso ha tomado elcalendario preestablecido para el proyecto, que era ESTANDAR OHL 5D-8H:


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Los recursos pueden ser de tipo Laboral, que refiere a recursos de tipo Mano de Obra oMaquinaria, que deben ceirse a un calendario y horario determinado, y su coste se evala enhoras de trabajo realizadas.

El tipo Nonwork suele utilizarse para equipamiento y herramientas

Los recursos de tipo Material corresponden a los materiales puestos en obra, y para evaluar sucoste debo indicar la unidad de medidadel mismo, ya que stos no dependen del tiempo de uso.Para ello ir a Unidad de Medida, y ah escoger una de las disponibles,

o crear una nueva, si fuese necesario, a travs de Admin -> Admin Categories -> Units of Measure-> Add:


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Asignacin de Recursos a Actividades

La asignacin de recursos a las diferentes actividades se hace a travs de la ventana Actividades ->

Detalles de Actividad -> Recursos -> Aadir Recurso -> Escojo un recurso:

Podemos seguir aadiendo recursos a las actividades. Si quisiramos que una actividad sedesarrolle a tres turnos, aadiremos el resto de oficiales que hemos creado, uno para cada turno. Deese modo conseguiremos que la actividad se desarrolle durante 24 horas diarias.


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Aqu escogeremos, a travs del botn Select, los archivos a importar.

En Import Action, escogemos ahora la accin a realizar. Podemos usar la que nos convenga:Create New Project (crear nuevo proyecto), Add into existing project (aadir a proyecto existente),o Replaceexisting project (reemplazarlo con los datos a importar). Escogemos la primera de lastres opciones y pulsamos Next:


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La siguiente pantalla me pide que escoja unaPlantilla de Importacin, o , su defecto, utilizar unanueva, sobre la marcha:

Conviene crear una plantilla con parmetros personalizados de importacin, ya que slo aspodremos controlar el resultado de la importacin, evitando sorpresas. Para ello podemos utilizar elbotnAdd o el botnModify si queremos modificar la plantilla por defecto.

Si quiero modificar la plantilla de importacin, utilizar el botn correspondiente, Modify.Apareceesta pantalla, Modify Template, que permite escoger Parmetros de importacin de la plantilla,

divididos en cinco categoras:


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La primera categora, General, permite escoger la moneda a utilizar en el proyecto importado,adems de permitirnos decidir si queremos actualizar el proyecto (schedule project) despus deimportar, y decidir a qu nivel de nuestra WBS queremos anclar el proyecto importado.

La siguiente categora, Activi ty, permite escoger cmo importamos las Actividades, y cmotransferimos el cdigo (ID) de tarea de MS Project a cdigo (ID) de activ idadde Primavera.

El siguiente cuadro, Resource, permite controlar la importacin de recursos, escogiendo siqueremos importar el cdigo (ID) del recurso y a donde queremos importarlo, y decidir siconservamos o sustituimos recursos existentes en caso de conflicto al importar.


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La pestaa Notebooks (Libretas de Notas), permite incluso elegir el destino en Primavera de lasnotasasociadas a las tareas, en la Informacin de la Tareade MS Project.

La ltima pestaa, Custom field mappings (mapeos personalizados de campos), permite disear

las equivalencias entre campos de Primavera, en primer lugar, y MS Project, en segundo lugar.


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Una vez realizados todos los cambios en la plantilla, podemos guardarla con el nombre PLANTILLAOHL, con lo que quedar lista para ser utilizada:

Al pulsar el botn Siguiente, aparecer la ltima pantalla del asistente, que muestra un informe dedatos a importar:

Si pulso en esta pantalla el botn Finalizar, importar finalmente los datos:


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Si retornamos a la pantalla Proyectos con el botn correspondiente de la barra Directorio,veremosel nuevo proyecto en nuestra EPS

De modo que podremos abrirlo situndonos sobre l, a travs de botn derecho -> Abrir

Proyecto, y acto seguido pulsar el botnActividades, para ver las actividades del nuevo proyecto:


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Exportacin de proyectos a MS Project

Podemos exportar todo el proyecto actual a MS Project, con la opcinArchivo -> Exportar

de modo que aparecer la ventana Home, de forma que ver este cuadro superpuesto sobre ella:

Aqu seleccionar el formato habitualde MS Project, que es de extensin MPP:

Si pulsamos el botn Next, podremos elegir entre exportar el proyecto, con o sin recursos , osolamente los recursos:


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Tras pulsar Next, aparecer la ltima pantalla, de confirmacin. Si pulsamos Finish, ejecutaremos elproceso de exportacin:

De modo que aparecer esta barra de progreso:

Si la importacin llega a buen puerto, sin errores, encontrar un mensaje como ste, que indica quetodo ha transcurrido correctamente:

En caso de que haya sucedido algn error durante la importacin de datos, veremos otro mensaje,que indica que la importacin no se termin de realizar debido a errores encontrados en lainformacin a importar.


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Importacin de proyectos generados en MS Excel

Si tenemos un proyecto generado en Excel, podemos importarlo tambin a Primavera, con la opcin

XLS (Spreadsheet) que apareca en la pantalla anterior de importacin:Supongamos el proyecto anterior, denominado EJEMPLO.xls,generado en Excel de esta manera.

Realmente, este proyecto se cie a la estructura de datos marcada por la plantilla de exportacinque se usa para exportar datos de Primavera a Excel. Es la nica forma de asegurar una importacincorrecta.

Para importarlo en Primavera, vamos al men File -> Import,

Si queremos importar un proyecto generado en Microsoft Excel, escogemos en este cuadro lacuarta opcin Spread Sheet (XLS)


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Escogemos el siguiente fichero:

Y comprobamos que est correctamente seleccionado en este cuadro. Pulsamos a continuacin elbotn Siguiente:

Si el formato de datos procedente de Excel no es compatible con Primavera, nos encontraremos conun mensaje, en ingls, que nos advierte de ello, como es ste:


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En caso contrario, veremos esta pantalla, que habla de importacin posible, al ser compatible la hojacon Primavera. Marcamos la nica opcin disponible en este caso, ya que se trata de un listado deActividades:

Vemos, en el cuadro que aparece a continuacin, la accin por defecto Update Existing Project,que habla sobre actualizar el proyecto con los datos a importar:


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Pulsamos a continuacin el botn de puntos suspensivos, que aparece bajo Importar A, paraelegir el proyecto destino para la importacin de datos. Por defecto, se abre un cuadro con elproyecto abierto en este momento, para que lo seleccionemos haciendo doble clic sobre l.

Al pulsar, tras escoger el fichero destino, el botn siguiente, aparece la ltima pantalla de esteasistente, que permite revisar la ruta del fichero a importar:

Si pulsamos el botn Terminacin, el fichero acabar importndose, mostrndose al final de todoeste mensaje de confirmacin:


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Exportacin de proyectos a MS Excel

Una vez creados los campos en la vista anterior, podemos volver a exportar la tabla creada a Excel,

para pegar los datos en esta tabla y realizar las operaciones necesarias, y finalmente retornar aPrimavera. Para ello, utilizamos File -> Export:

Si queremos exportar un proyecto a Microsoft Excel, escogemos en estecuadro la cuarta opcin Spread Sheet (XLS), y pulsamos el botn Next:

Aqu decidir que tipo de datos deseo exportar. Puedo seleccionar varias reas de informacin , otodas a la vez, pulsando a continuacin el botn Next:


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Vemos las diferentes reas de informacin, que coinciden con las anteriormente escogidas.

Puedo configurar cada rea por separado.

Si vamos a la pestaa Columnas, podremos escoger las columnas a exportaren cada una de lascategoras:

As mismo, podremos escoger uno o varios filtros de seleccinentre los existentes:


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Incluso podemos ordenar la informacin a listar por uno o varios campos, escogiendo el campo deordenacin en Nombre de campo y el tipo de ordenacin, ascendente o descendente, a travs deSecuencia de Orden:

Una vez perfilada la plantilla de exportacion, pulsamos Siguiente, y decidimos cual sera el nombre yubicacion del fichero a exportar


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Aparece esta pantalla de confirmacion

Y esta otra

El aspecto del fichero exportado en Excel sera este


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Cambio de modo Cliente-Servidor a modo Standalone yviceversa, a traves de ficheros XERHemos comenzado hablando, al comienzo del curso, sobre el formato de ficheros XER, que es un

formato propiedad de Primavera, diseado para intercambiar proyectos entre usuarios de primavera,independientemente del formato de base de datos utilizado.

Para exportar un proyecto a formato XER, por medio de File => Export:

podemos llevar nuestro proyecto a un ordenador funcionando en modo Standalone, donde

indicaremos, a traves de Import Project Options,a que proyecto importaremos los datos:


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Tipos de Duracin

Eleccin del tipo de duracin de la tarea

Existen cuatro tipos de duraciones que podemos utilizar, y en funcin de ellos, Primavera prorratearde un modo u otro las horas a realizar por da.

Estos tipos de duracin son:

Cada uno de estos tipos de duracin influye a la hora de modificar una tarea que lleve asignadosrecursos. Vamos con cada caso:

Fixed Duration & UnitsEste tipo se usa cuando la actividad debe completarse en un perodo determinado, y con unacantidad de trabajo total fija de antemano. Deberamos usar este tipo solamente para actividadesde tipo dependiente de tarea (Task Dependent).

Fixed Duration and Units/TimeEste tipo se usa cuando la actividad debe completarse en un perodo determinado,independientemente de los recursos asignados, dejando libres las unidades restantes. Deberamosusar este tipo solamente para actividades de tipo dependiente de tarea (Task Dependent).

Fixed UnitsSi queremos que las unidades totales de la actividad permanezcan constantes al cambiar la duracino las unidades/tiempo. Deberamos usar este tipo solamente para actividades de tipo dependientedel recurso (Resource Dependent).

Fixed Units/TimeSi queremos que las unidades/tiempo de la actividad permanezcan constantes al cambiar la duracino las unidades. Deberamos usar este tipo solamente para actividades de tipo dependiente delrecurso (Resource Dependent).


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Estimacin del porcentaje completado de cada actividad

Los tres tipos de porcentaje completado. Seleccin

Introduccin

Para trazar el seguimiento de la ejecucin, necesito escoger el tipo de %completadoa utilizar, yaplicarlo sobre las barras del Gantt trazado en la planificacin.

Existen tres formas de certificar el progreso o avance de las tareas:

% Fsico % Duracin

% Unidades

Tipos de porcentaje de avance de la ejecucin

% Physical (% Fsico)

Si independizo el % completado de las duraciones de tareas y me centro en el % de tareaejecutada, ignorando el factor tiempo, entonces utilizar la opcin Physical,que se centra en lo que

queda por hacer, independientemente de lo que tardemos en realizarlo. Es la mejor de las tresopciones.

% Duration (% Duracin)

Si asocio el porcentaje completado de la tarea a la proporcin entre la duracin original y la restante,entonces utilizar la opcin Durationen el %completado. Esto significa que trabajamos a un ritmoregular y es el factor tiempo el que determina el % completado.

% Units (% Unidades)

Si calculo el porcentaje a partir de las unidades de recurso asignadas hasta la fecha, frente a lasprevistas, me estoy centrando en los recursos a utilizar, y no en la tarea en s. En ese caso,calcular el porcentaje con la opcin Units. .


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Eleccin de tipos de porcentaje de avance de la ejecucin

El campo Percent Complete Type permite escoger in situ (en la tabla) uno de los tres mtodospara cada barra, y el campo Activi ty % Complete (% Avance actividad) muestra el % completado,

sea cual sea el tipo escogido en cada tarea.

El seguimiento de la ejecucin de la tarea se hace activando la barra % de Avance a travs deBotn dcho - > Barras. La barra debe activarse a la izquierda, para que funcione.

El clculo del seguimiento se hace teniendo en cuenta las opciones de clculo de Projects ->Detalles de proyecto -> Calculations:


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Activacin de columnas de porcentajes para la ventana actividades

La ventana actividades dispone de una tabla con numerosos tipos de porcentajespara realizar elseguimiento del proyecto bajo diferentes pticas:

El avance fsico de las actividades El uso de recursos El costo

Podemos combinar esas columnas, en al apartado Percent Completes, para realizar undeterminado tipo de seguimiento.


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CASO I BARRA DE 32 HORAS CON CALENDARIO DE 8HORAS TRABAJO /DIA:

CASO II BARRA DE 32 HORAS CON CALENDARIO DE 24HORAS TRABAJO /DIA:


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Cambios de horas por perodo de Tiempo en Preferencias de Admin yusuario

Existe la posibilidad de establecer a priori un nmero de horas de trabajo/da por defecto, paratodos los miembros de la compaa, a travs deAdmin -> Admin Preferences -> Hours per TimePeriod.

Si queremos tener la posibilidad de utilizar un calendario distinto para cada actividad y quePrimavera interprete correctamente los datos, conviene marcar la casilla de verificacin Allowusers to specify the number of work hours for each time period .

De este modo, cada usuario puede cambiar las horas de trabajo diarias mximas por da, a travs deEdit -> User Preferences -> Hours per Time Period, que ahora es editable, gracias a haber

marcado la casilla anterior, de modo que el diagrama que ver estar adaptado a su disponibilidadhoraria.

Esto es til desde el punto de vista de que cada usuario pueda adaptar a sus circunstancias eldiagrama:

User Preferences -> unidades de tiempo = da

Admin Preferences -> horas por perodo de tiempo = 8h / d

Activity Calendar = 10h / d

Introducida por el usuario: duracin actividad = 30h

Duracin en diagrama = 3d6h (30h duracin/8h por da, basado en el factor de conversin)

Si esto no es una cuestin relevante, y trabajamos en modo administrador o monousuario (Stand-alone), entonces ser el calendario de cada actividad el que marque la longitud de cada barraen el diagrama.


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Definicin de un fondo de recursos

Podemos definir un fondo de recursos para este proyecto o sucesivos proyectos. Si vamos a

Recursos, en la barra Directorio, veremos los recursos utilizados o asignados a las actividades denuestro proyecto. Si no hemos asignado recurso alguno, esta pantalla aparecer vaca. Para crearun recurso nuevo, tenemos el botn nuevo, situado arriba a la derecha, y al pulsarlo aparecer unasistente, que podremos cancelar en cualquier instante:

Podemos indicar en el asistente el ID (identificador) del recurso, que podra ser OF1, y debajo elNombre del Recurso, que puede ser OFICIAL1.

Bien, todo nuevo recurso debe ceirse a un calendario, que debera ser compatible con elcalendario de la actividad. Esto puede decidirse en Detalles del recurso -> Details -> Profile ->Calendar:

Si asignamos un calendario especfico al recurso, estamos indicando la disponibilidad del mismo,sobre el calendario escogido para la actividad.


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Esto quiere decir que si el calendario del recurso excediese en nmero de horas al de la actividad ala que asignamos el recurso, tan slo voy a utilizar las horas de trabajo diarias que establezca olimite el calendario de la actividad.

Es decir, supongamos que creamos un calendario de 24 horas, llamado ESTANDAR FCC 5D 24H, y

lo asignamos a nuestro recurso OFICIAL1,

Definicin de un nico recurso por tarea

Si no queremos detallar los recursos que intervienen en cada tarea, podemos pensar que podramosomitir la creacin de recursos, pero sta brinda la posibilidad de utilizar nuevas pantallas, muytiles, como pueden ser Activi ty Usage Spreadsheet -Activi ty Usage Profi le (Tabla y Perfil de

Uso de Actividades), y Resource Usage Spreadsheet -Resource Usage Profile (Tabla y Perfil deUso de Recursos).

Existe la posibilidad de usar recursos sin complicar demasiado la asignacin de los mismos, y estose consigue creando un solo recurso para cada tarea, que puede llevar el nombre de la propiatarea, de modo que al asignar cada recurso a la tarea homnima, podremos utilizar estas nuevaspantallas:


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Asignacin detallada de recursos.

Analizar el uso y coste de los recursos. Aadir gastos a las tareas

seleccionadas

Definir gastos de Proyecto (Expenses)

Podemos aadir gastos de proyecto no generados a travs de recursos, sino costes indirectos oauxiliares, como pueden ser gastos de gestin, administrativos, dietas, etc. en el botn

que mues

primavera p6 1 presencial

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