primer informe cuatrimestral de seguimiento y … 1er... · 2015. 6. 6. · enero 2014, sin embargo...

SECRETARÍA NACIONAL DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES EN EXTINCIÓN DE DOMINIO

-SENABED-

PRIMER INFORME CUATRIMESTRAL DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DEL PLAN OPERATIVO ANUAL 2014

ENERO – ABRIL

Administración Licenciado Miguel Enrique Catalán Orellana

Guatemala, Centro América

PRESENTACIÓN

La Dirección de Informática y Estadística de la Secretaría de Administración de Bienes en Extinción de Dominio, con el apoyo de la Sección de Planificación y Estadística, tiene la responsabilidad de dar seguimiento permanente a cada una de las actividades contempladas en el Plan Operativo Anual 2014, con el propósito de establecer el avance de las metas previstas por parte de las diferentes Direcciones, Departamentos, Unidades y Secciones que conforman la SENABEB, así como evaluar los resultados de éstas con el fin de hacer las recomendaciones que considere pertinentes en cada uno de los casos. Para su cumplimiento, la Sección de Planificación y Estadística solicito a todas las dependencias la información cuantitativa y cualitativa inherente a cada una de ellas, con el propósito de comparar sus resultados con lo previsto en el Plan Operativo Anual, debiendo cada responsable justificar aquellas que no se hayan alcanzado, y reportar las que se estén realizando sin estar contempladas en dicho Plan. Es responsabilidad de cada Director y Jefes de Departamentos, Unidades y Secciones, el cumplir con las metas que cada uno en su momento estimo, al haber participado en la discusión y elaboración del Plan, previo a que éste fuese sometido a consideración de la Mesa Técnica y la CONABED para su aprobación. Sin otro particular, y esperando que el presente Informe de Seguimiento y Evaluación le proporcione un panorama general sobre el quehacer de la Secretaría que dignamente dirige, nos suscribimos de usted. Atentamente,

INTRODUCCIÓN

Para el ejercicio presupuestal del año 2014, la Secretaria Nacional de Administración de Bienes en Extinción de Dominio, acorde con las políticas institucionales y lineamientos del Gobierno de la República, diseño los instrumentos que permitirán orientar a los titulares de las Unidades responsables que la conforman, a realizar una adecuada programación presupuestaria que les permita alcanzar resultados óptimos con los recursos disponibles, a efecto de satisfacer con calidad, eficiencia y eficacia, las demandas de la sociedad, con relación a los delitos que atentan contra el patrimonio del Estado; y por ende, ocasionan grave daño a la vida, la integridad, la libertad y la salud de los diferentes sectores que la conforman. Es importante destacar que en la medida en que como servidores públicos, nos involucremos en el desarrollo de un diagnóstico situacional de cada una de las áreas que dirigimos con responsabilidad y compromiso, dará como resultado una serie de prioridades inherentes a la gestión que nos compete, las cuales se integrarán el Plan Operativo Anual, mediante la definición de metas y actividades reales que impacten en el ámbito de competencia de la Secretaría y por ende favorablemente en las políticas de Estado. El Plan Operativo Anual 2014 de la SENABED, constituye el instrumento de gestión para cada una de las dependencias que la integran, enmarcándolas dentro de determinadas estrategias que buscan mejorar las áreas de Administración y Finanzas; Control y Registro de Bienes; Administración de Bienes; Asuntos Jurídicos; Informática y Estadística; Auditoria Interna; Control Interno; Registro de Contratistas; e Inversiones. Para alcanzar lo señalado es necesario dar seguimiento permanente al cumplimiento de las metas previstas en las matrices de planificación establecidas en el Plan Operativo Anual 2014; razón por la cual, a continuación se presentan los resultados de cada una de las dependencias descritas, con su respectiva evaluación y recomendación según sea el caso.

1

I. DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FINANCIERA

La Dirección Administrativa Financiera, es la responsable de planificar, organizar, ejecutar, dirigir y controlar los sistemas administrativos, financieros y de recursos humanos del CONABEB, que permitan la operatividad, seguimiento y evaluación de las funciones inherentes a su naturaleza. Conforman esta Dirección, los Departamentos de Recursos Humanos, Financiero y Administrativo, quienes por intermedio de sus respectivas Jefaturas presentan el avance de sus actividades, mismas que a continuación se describen. Departamento de Recursos Humanos: Responsable: Lic. Walter Omar Molina Castellanos

PROGRAMADO POA 2014 EJECUTADO PRIMER CUATRIMESTRE 2014

Actividad y Meta Anual

Meta 1er Cuatrim

Valor Absoluto

Valor Relativo

Observaciones

Nominas de Pago (14)

4 32 800% RRHH genera mensualmente 32 nóminas y/o planillas de pago por diferentes conceptos, lo cual dá un total de 96 planillas al año.

Manales de Funciones y/o

Procedimientos (8)

8 1 12.5% Denominado de Puestos y Funciones, el cual se encuentra en la Jefatura de RRHH, el organigrama del mismo esta aprobado por la mesa técnica, encontrándose pendiente la revisión y aprobación de la descripción de todos los puestos con sus respectivas funciones.

Informes a la CGC por altas y bajas del

personal (12)

4 1 25% Unicamente lo reporta para el mes de enero 2014, sin embargo en febrero se contrató a 2 personas bajo en renglón 011 y aparentemente no se hizó e informe a la CGC.

Capacitaciones al Personal

(3)

1 12 1,200% Según reporte de RRHH 5 se realizaron en febrero y 7 en abril, de donde la estimación anual 2014 quedo corta.

Recomendación: Agilizar el proceso de revisión y aprobación del Manual de Puestos y Funciones en lo concerniente a la descripción de puestos, así como cualquier otro Instructivos y/o Reglamentos que estén elaborados, ante las instancias que correspondan; así mismo, establecer al amparo de las normativas de control interno aplicables a la Secretaría, las que tienen incidencia en la administración del Recurso Humano y programar su elaboración para evitar hallazgos de parte de los entes fiscalizadores.

2

Departamento Financiero: Responsable: Lic. Erick Jacobo Meléndez Guillén



Meta 1er Cuatrim

Valor Absoluto

Valor Relativo

Observaciones

Apertura del Presupuesto 2014

(1)

1 0 0% No reporta ejecución.

Registro del Presupuesto en el

SIAF y SICOIN-WEB (1)


Ampliaciones Presupuesarias

(4)

2 1 50% Muestra una contención del gasto, dado que se tenían previstas 2 ampliaciones presupuestarias para este cuatrimestre.

Modificaciones Presupuestarias

(24)

8 6 75% Se realizaron por debajo de lo estimado, lo cual permite deducir que mejoro el uso de los recursos de acuerdo a lo asignado a cada renglon.

Impactos Fianncieros

(21)

7 4 57%

Reposición del Fondo Rotativo

(26)

8 14 175% Tan sólo en este cuatrimestre alcanzó el 54% de la meta anual, en promedio en un mes el fondo a requerido 3.5 veces su reposición, cifra que se considera alta.

Comprobantes Unicos de Registro

de Ingreso (84)

28 21 75% Aceptable

Comprobantes Unicos de Registro

de Gasto (1,413)

471 177 37.58% La ejecución estuvo muy por debajo de lo esperado, se desconoce si algunos expedientes no fueron finiquitados en tiempo, razón por la cual quedaron pendientes en el proceso.

Revisión, clasificación y

archivo de los CUR (1,413)

471 177 37.58% Idem anterior.

Reportes de la Ejecución

Presupuestaria (12)

4 4 100% Sin comentarios.

Conciliación de Cuentas Bancarias

(15)

5 20 400% Sólo en este cuatrimestre se sobre paso la meta de 15 conciliaciones al año, situación que evidencia una inapropiada estimación; toda vez, que el dato puede establcerse con base al número de cuentas bancarias que se tengan aperturadas.

3


Meta 1er Cuatrim

Valor Absoluto

Valor Relativo

Observaciones

Informe de Gestión Presupuestaria

(3)

1 0 0% De acuerdo al artículo 25 del Decreto No.30-2012 Ley del Presupuesto, este informe debió haberse remitido a la DPT vía internet o medio magnético dentro de los 10 días del mes siguiente.

Liquidación del Presupuesto Anual

2013 (1)

1 0 0% El plazo para su presentación fue al 31 de marzo, el Departamento NO indicó si el mismo se cumplió.

Informe de la Evaluación Financiera

(3)


Informes de Ejecución Física y

Financiera (12)


Informes por Aportes del Sector Privado

y/o Externo (12)


Informes en cumplimiento de la Ley de Acceso a la

Información (12)


Recomendación: Mantener una permanente supervisión sobre los responsables de Tesorería, Contabilidad y Presupuesto, con el fin de que todos los procesos estén debidamente documentados y se realicen en el tiempo previsto, velando en todo momento por la calidad del gasto y una eficiente ejecución del presupuesto.

4

Departamento Administrativo: Responsable: Licda. María José Calderón Aguilar.



Meta 1er Cuatrim

Valor Absoluto

Valor Relativo

Observaciones

Procesos de Compra: Directas, Contrato Abierto y

Excepción (600)

107 203 189.7% Los procesos corresponden a compras directas y ascienden a la suma de Q.292,072.55

Eventos de Cotización

(6)

0 0 0% Sin comentarios

Ejecución de los Servicios de

Mantenimiento del Edificio y Limpieza

Diaria

100% 100% Se desconoce si el Departamento cuenta con un Programa de Mantenimiento Preventivo de los servicios básicos de las instalaciones; así como, de una calendarización de tareas del personal de limpieza que permita la rotación de éstos.

Conciliaciones Bancarias

(15)

5 4 80% La meta anual para esta actividad debe ser de 12 conciliaciones, con el objeto de cuadrar mensualmente el saldo.

Reposición de Recursos para el

FRI (26)

8 9 112.5% Sin comentarios.

Recomendación: La Jefatura del Departamento, debe tener presente para la formulación del próximo Plan Operativo Anual, la inclusión de otras metas que permitan evaluar la operatividad de ciertas actividades, tales como: el Plan Anual de Adquisición y Compras (PAAC), el servicio preventivo de los vehículos en uso de la SENABEB, la renovación de las pólizas de seguro, la compra del combustible, lubricantes y suministros para la flotilla de vehículos, la depuración de los expedientes del archivo general, el servicio de mantenimiento de las fotocopiadoras, el programa de fumigación, y los inventarios a la Unidad de Almacén.

Actualmente, se encuentra vacante la plaza del Director Administrativo Financiero, situación que pone en evidencia ante los entes fiscalizadores, la debilidad en la gestión y control interno; toda vez, que las funciones de éste y el Jefe del Departamento Financiero están siendo desempeñadas por una solo persona, lo cual en su momento puede ser objeto de un hallazgo y sanción administrativa y económica.

5

II. DIRECCIÓN DE CONTROL Y REGISTRO DE BIENES

Es la encargada de planificar, organizar, ejecutar, dirigir y controlar todos los procesos relativos a la recepción, así como registrar, inventariar, almacenar y preservar los bienes sujetos a la acción de extinción de dominio, que permita su administración y custodia, así como proponer la contratación de los expertos para realizar la tasación de los mismos. Responsable: Lic. Arkady Borobiev Rodas Recinos



Meta 1er Cuatrim

Valor Absoluto

Valor Relativo

Observaciones

5 Recepción de Vehículos Terrestres y Náuticos

(33) Esta meta NO está contemplada en el POA 2014.

6 Recepción de Fincas (20)

Esta meta NO está contemplada en el POA 2014.

0 Control de Evidencia de Armas de Fuego (10)

Esta meta NO está contemplada en el POA 2014.

$2,880,603.43 millones

Recepción de Dinero Incautado y Extinguido en Dólares

($5.0 millones) Esta meta NO está contemplada en el POA 2014.

Q.38,619.74 Recepción de Dinero Incautado y Extinguido en Quetzales

(Q2.0 millones) Esta meta NO está contemplada en el POA 2014.

Recomendación: Las metas reportadas por la Dirección de Control y Registro de Bienes para el presente cuatrimestre, así como todas aquellas que por su relevancia deban considerarse, habrá que contemplarlas dentro del Plan Operativo Anual con el objeto de darles seguimiento y evaluar sus resultados; tomando en consideración, que la función de dicha Dirección está incluida como un sub programa dentro del SICOIN Web.

6

III. DIRECCION DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES

La Dirección de Administración de Bienes, es la responsable de la ejecución de la política de administración de los bienes, ya sea por sí misma o por cuenta de terceros, a fin de garantizar la productividad de los mismos, así como proponer las mejores opciones de inversión de los fondos dinerarios conforme los lineamientos establecidos en la política de inversiones. Responsable: Lic. Carlos Roberto Pérez Lemus



Meta 1er Cuatrim

Valor Absoluto

Valor Relativo

Observaciones

Fideicomisos de Administración

(2)

1 0 0% A la fecha NO se ha llevado a cabo ninguna gestión.

Contratos de Arrendamiento

(3)

1 2 200% a) Gasolinera en el Puerto de Iztapa, Escuintla.

b) Terreno en Masagua, Escuintla.

Contratos de Administración y

Fiduciarios (3)

1 0 0% No se ha concretado ninguno.

Bienes Remitidos Por Donación

11 armas y 14,061 galones

de gasolina

Las armas fueron donadas al Organismo Judicial; mientras que, 7,066 galones de gasolina regular al Ministerio de la Defensa y 6,995 al Ministerio de Gobernación.

Fideicomisos de Administración

(3)

1 Esta meta esta DUPLICADA para esta Dirección dentro del POA.

Bienes Arrendados Esta meta esta DUPLICADA para esta Dirección dentro del POA

Recomendación: La Dirección de Administración de Bienes, debe contemplar la inclusión de aquellas metas al Plan Operativo Anual, que por su naturaleza le correspondan y que puedan ser objeto de ser medibles, a manera de evaluar el desempeño de su gestión dentro de la SENABED. Para el caso de la constitución de Fideicomisos de Administración, debe atenderse lo que para el efecto está estipulado en el último párrafo del Artículo 27 del Reglamento de la Ley de Extinción de Dominio, que literalmente dice: “deberá además contar con el personal especializado en materia de fideicomisos públicos con el objeto de fiscalizar todos los aspectos relacionados con los mismos”.

7

IV. DIRECCIÓN DE ASUNTOS JURÍDICOS

Esta Dirección es la responsable de coordinar y ejecutar los procesos de asesoría y procuración en materia legal, emitiendo en forma escrita o verbal opiniones o dictámenes sobre aquellos asuntos que le sean requeridos, extremo que también podrá hacerlo por iniciativo propia.

Dentro del Plan Operativo Anual 2014, no figura ninguna meta prevista para esta Dirección, toda vez que su función es eminentemente en materia legal, apoyando en la elaboración de contratos de índole administrativo, así como emitiendo dictámenes y/o opiniones en respuesta a las diferentes instancias que se las solicitan. Por lo anterior, la Dirección de Asuntos Jurídicos presenta en su defecto un listado de lo actuado durante el primer cuatrimestre, el cual se muestra para su conocimiento. Responsable: Luis Gilberto Coronado Tobar

8

INDICADOR

1

Elaboración de Contrato Administrativo de

Arrendamiento Número 04-2013, relacionado con

el arrendamiento de Bodega de SENABED de la

zona 1

1 Documento Documento Elaborado 1Documento presentado al Secretario General

de la SENABED.

2

Elaboración de Contrato Administrativo Número 5-

2013, relacionado con el arrendamiento de

Bodega de SENABED de la zona 18

1 Documento Contrato Elaborado 1Documento presentado al Secretario General

de la SENABED.

3

Elaboración de Contrato Administrativo Número

01-2014, relacionado con el arrendamiento de

las instalciones de la SENABED zona 2, Ciudad

Nueva.

1 Documento Contrato Elaborado 1

Documento presentado al Secretario General

de la SENABED.

4

Elaboración de Contrato Administrativo Número 2-

2014, relacionado con el arrendamiento del

apartamento D-44 de la zona 18, util izado por la

comitiva de seguridad del Secretario General de

la SENABED

1 Documento Contrato Elaborado 1Documento presentado al Secretario General

de la SENABED.

5

Elaboración de Dictamen Juridico

SENABED/DAJ/29-2013/LGCT, en relación en

cuanto si es procedente la Donación de los

vehiculos solicitados por el Señor Ministro de

Gobernación, Hector Mauricio López Bonilla.

1 DocumentoDocumento Elaborado y

Presentado 1


de la SENABED.

6

Elaboración de Dictamen Jurídico,

SENABED/DAJ/01-2014/LGCT, en relación a la

solicitud del uso provisional del vehículos tipo

cabezal por el señor Ministro de Gobernación.


de la SENABED.

7Elaboración de Dictamen Jurídico,

SENABED/DAJ/02-2014/LGCT, en relación al uso

provisional de vehículos a favor de la SENABED.


de la SENABED.

8

Elaboración de Dictamen Jurídico

SENABED/DAJ/03-2014/LGCT, relacionado en

cuanto si es procedente el uso provisional de

vehiculos, solicitados por el Minsiterio de

Gobernación.


de la SENABED.

9


SENABED/DAJ/04-2014/LGCT, relacionado al Uso

Provisional de vehiculos solicitado por la Señora

Fiscal del Ministerio Público.


de la SENABED.

10


SENABED/DAJ/06-2014/LGCT, relacionado al Uso

provisional del Bien Inmueble denomina "El

Tirunfo" solicitada por el Ministerio de

Gobernación.


de la SENABED.

11

Elaboración de Dictamen Juridico SENABED/DAJ/

07-2014/LGCT, en cuanto si procede el Uso

Provisional de los bienes que serviran par

ensamblar el sistema de operaciones de

destrucción de precursores.

1

Documento

Documento Elaborado 1


de la SENABED.

12


08-2014/LGCT, relacionado al Uso Provisional de

Vehículos solicitado por el Ministerio de

Finanzas Públicas.


de la SENABED.

13


09-2014/LGCT, relacionado al Uso Provisional de

Vehículos solicitado por la Presidencia del

Organismo Judicial.


de la SENABED.

14


010-2014/LGCT, relacionado a la solicitud de

Donación de Vehículos de parte del Ministerio de

Gobernación


de la SENABED.

PR IM ER O SEGU N D O TER C ER O

PROGRAMACIÓN Y CRONOGRAMA DE RESULTADOS (ANUALES Y CUATRIMESTRALES)

DIRECCIÓN DE ASUNTOS JURÍDICOS

No. USUARIOS, TAREAS Y TAREAS PROGRAMADAS META ANUAL UNIDAD DE MEDIDA

METAS CUATRIMESTRALES

S E G U I M I E N T O

9

INDICADOR

15


01-2014/baeg, relacionado a la solicitud de

Donación de Vehículos de parte del Ministerio de

Gobernación


de la SENABED.

16


02-2014/baeg, relacionado a la contratación de

servicios por avalúos de inmuebles que se

encuentran bajo administración de la SENABED.

1 Documento Documento Elaborado 1Documento presentado al Departamento

Administrativo de la SENABED.

17


03-2014/baeg, relacionado a la solicitud de

Asociación de Amigos de los Animales AMA par

donación de los gallos de pelaea y jaulas.


de la SENABED.

18

Elaboración de Opinión Legal SENABED/DAJ/01-

2014/BAEG, correspondiente a las remisiones que

sean emitidas por la Policia Nacional Civil de

Tránsito, a los vehiculos que util iza la SENABED

en uso provisional.

1 Documento Documento Elaborado 1


de la SENABED.

19

Elaboración de Opinión Legal SENABED/DAJ/02-

2014/CEMA, correspondiente al articulo 26 en

cual se adiciona un segundo parrafo al articulo

42 del decreto 101-97 del Congreso de la

República de la Ley Orgánica del Presupuesto.


de la SENABED.

20

Elaboración de Acta Administrativa de

Arrendamiento Número 44-2014,correspondiente

al equipo de fotocopiado util izado por el

personal de la SENABED.

1 Acta Acta Elaborada 1Documento presentado al Departamento


21


Arrendamiento sin número de servicio de higiene

para los sanitarios instlados en las oficinas

centrales de la SENABED y servicio de

guardapolvos.



22


Arrendamiento sin número por compra e

instalciones de cámaras de seguridad, ubicadas

en las oficinas centrales de la SENABED.



23


Arrendamiento sin número por trabajos de

adecuación de las instalaciones de bodega para

oficinas en la sede central de la SENABED.


Administrativo de la SENABED

24

Elaboración de Proyecto de Memorial,

relacionado a la venta Directa de gallos de

peleas.

1 DocumentoMemorial Elaborado y

Presentado1

Documento presentado al Juzgado de Primera

Instancia de Extinción de Dominio.

25


relacionado a la venta anticipada en subasta

pública de Maquinaria.


Presentado1



26


relacionado a la venta directa de caballos y una

burra.


Presentado1



27Elaboración de Proyecto de Memorial,

relacionado a la venta Directa de gallos.1 Documento

Memorial Elaborado y

Presentado1



28

Elaboración de Informe del Plan Acción de tercer

Cuatrimestre del año 2013 de las actividades

realizadas por la Dirección de Asuntos Jurídicos.

1 Documento Documento Presentado 1Documento presentado a la Dirección de

Informática y Estadisticas

29Elaboración de informe de los procesos

ingresados de esta Dirección de cada mes. 1 Documento Documento Presentado 1

Documento presentado a la Dirección de

Informática y Estadisticas

30Elaboración de informe de los procesos

ingresados de esta Dirección de cada mes. 1 Documento Documento Presentado 1


de la SENABED.

31

Elaboración de informe de las consultas

electronicas del Registro de la Propiedad de los

bienes inmuebles que se encuentran en guardia y

custodia de la SENABED.

1 Documento. Documento Presentado 1Documento presentado a la Dirección de

Control y Registro de Bienes.

32

Elaboración de Informe relacionado con la

Coordinación de Diferentes Procesos para

Recepcionar a la Dirección de Control y Registro

de Bienes.

1 Documento. Documento Presentado 1Documento presentado a la Dirección de

Control y Registro de Bienes.

33

Elaboración de Informe detallado del periodo

01/01/2013 al 31/12/2013, solicitado por la

Comisión de la Contraloria General de Cuentas.

1 DocumentoDocumento Elaborado y

Presentado1

Documento presentado a la Contraloria

General de Cuentas.

34Elaboración de Informe sobre la Finca

Denominada Las Quebradas.1 Documento Documento Presentado 1


de la SENABED.

35 Seguimiento de procesos. 1Procuración

constante

Segumiento y

coordinación1 Actividad al 100%

DIRECCIÓN DE ASUNTOS JURÍDICOS

No. USUARIOS, TAREAS Y TAREAS PROGRAMADAS META ANUAL UNIDAD DE MEDIDA

METAS CUATRIMESTRALES

S E G U I M I E N T OPR IM ER O SEGU N D O TER C ER O

PROGRAMACIÓN Y CRONOGRAMA DE RESULTADOS (ANUALES Y CUATRIMESTRALES)

10

V. DIRECCIÓN DE INFORMÁTICA Y ESTADÍSTICA

Responsable de coordinar y desarrollar los sistemas de informática y comunicación, mediante la integración de todas las iniciativas y requerimiento de las distintas unidades administrativas y técnicas que integran la institución; así como de organizar, concentrar, validar la información estadística que sea requerida debidamente analizada. De acuerdo con el organigrama de la institución, esta Dirección tiene bajo su supervisión una Jefatura de Departamento, quien a su vez, supervisa a dos (2) Jefaturas de Sección; siendo éstas: la Jefatura de Planificación y Estadística y la de Organización y Métodos. A partir del presente mes, se contrató al profesional que tendrá a su cargo atender las funciones inherentes a la Jefatura de Planificación y Estadística; así como, todas aquellas que por su naturaleza le requiera la Dirección. Responsable: Ing. Alfredo E. Ochoa Reyes



Meta 1er Cuatrim

Valor Absoluto

Valor Relativo

Observaciones

Programa de Redes y Comunicaciones

(1)

1 1 100% Vínculado al númeral No.4 del informe de esta Dirección.

Programa de Análisis y Desarrollo

Informático (1)

1 1, 1 y 0 100%, 100%,

0%

Vínculado a los numerales Nos.1,5 y 13 del informe de la Dirección. La elaboración del sistema estadístico de información, para los módulos de registro de entregas, recepción e inversión están en la fase de análisis y diseño.

Programa de Sopote Técnico

(1)

1 1 100% Vínculado al númeral No.4 del informe de esta Dirección.

Mantenimientos y Ampliación de

Enlaces Informáticos (12)

4 1, 0 y 1 50% Vínculado a los numerales Nos.9,10 y 12 del informe de la Dirección. La actividad de la implementación del sistema de restauración de información de la Secretaría, se encuentra en proceso de resguardo.

Actualización de la Página WEB y de

Acceso a la Información Pública

(12)

4 4 y 1 33% 100%

Vinculados a los numerales Nos.2 y 15 del informe de actividades

Elaboración de Mapa de Red

No está incluida en el POA, corresponde numeral 3 del informe de la Dirección.

11


Meta 1er Cuatrim

Valor Absoluto

Valor Relativo

Observaciones

Mantenimiento y Administración de la Infraestructura de la Red de la Secretaría

No está incluida en el POA, corresponde al numeral 6 del informe de la Dirección

Mantenimiento y Administración del

Equipo de Hardware

No está incluida en el POA, corresponde al numeral 7 del informe de la Dirección

Instalación del Equipo de Hardware

No está incluida en el POA, corresponde al numeral 8 del informe de la Dirección.

Sistema de Seguridad y Protección de los

Equipos de Cómputo

No esta incluida en el POA, corresponde al numeral 12 del informe de la Dirección.

Recomendación: Darle la debida continuidad a las metas que aún se encuentran en proceso y mantener socializadas las políticas de seguridad para el uso del sistema y redes sociales; así como, calendarizar inspecciones sorpresivas al equipo de los usuarios para determinar el uso adecuado o no de éstos, con el propósito de evitar que los mismos sean infectados y se corra el riesgo de la pérdida y/o daños de datos.

12

Sección de Planificación y Estadística: Esta Sección depende jerárquicamente de la Dirección de Informática y Estadística, y de conformidad con el Artículo 4. Unidades de Planificación (UP) del Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto, Acuerdo Gubernativo No.540-2013, las competencias y funciones de ésta entre otras son las siguientes: Coordinar la elaboración de los Planes Operativo Anuales, Multianuales y los Estratégicos Institucionales; coordinar la elaboración del Plan de Inversiones de acuerdo con el Plan Estratégico Institucional; participar conjuntamente con la Unidad de Administración Financiera, en la formulación del anteproyecto de presupuesto institucional anual; monitorear la ejecución de los programas y proyectos institucionales; evaluar el impacto del Plan Estratégico Institucional; ser corresponsables, junto a la máxima autoridad institucional, de velar por el cumplimiento de las políticas, normas y lineamientos que emitan los órganos rectores de acuerdo a su competencia. Responsable: Lic. Edgar E. González Castillo



Meta 1er Cuatrim

Valor Absoluto

Valor Relativo

Observaciones

Diagnóstico Institucional FODA

2014 (1)

1 0 0% Pendiente de elaborarse, se llevará a cabo en el mes de junio 2014, por parte de la Sección de Planificación y Estadística.

Plan Operativo Anual 2015

(1)

1 1 100% Aprobado por Mesa Técnica y en revisión en SEGEPLAN.

Informe sobre el Seguimiento y

Evaluación del POA 2014 (3)

1 0 0% Presentado a finales de mayo 2014 a Secretaria General.

Informe de logros de la Institución

(3)

1 0 0% Pendiente de elaborarse, se llevará a cabo durante el mes de junio 2014, por parte de la Sección de Planificación y Estadística.

Boletín Estadístico (4)

1 0 0% Idem

Informes Estadísticos

(3)

1 0 0% Idem

Recomendación: Atender con el apoyo de las diferentes dependencias de la SENABED, el seguimiento de las metas previstas pendientes de realizar.

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VI. UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA

Esta Unidad es la encargada de evaluar permanentemente todas las operaciones contables, financieras y administrativas del CONABED y la SENABED, así como la estructura de control interno y la calidad del gasto de la institución. Responsable: Lic. Ruvelio Gómez Herrera



Meta 1er Cuatrim

Valor Absoluto

Valor Relativo

Observaciones

2 Examenes Espeicales de Auditoría (4)

Actividad NO programada en el POA, la descripción y los valores fueron obtenidos del Informe de la Unidad.

0 Auditoría Financiera (1)


0 Evaluación de Procedimientos (1)


0 Plan Anual de Auditoría (1)


Recomendación: Las metas de la Auditoría Interna descritas en la tabla anterior, así como las que el responsable de la Unidad considere oportunas, deben estar incluidas en el Plan Operativo Anual, a manera que evidencie la evaluación permanente que debe hacerse de todas las operaciones contables, financieras y administrativas.

14

VII. UNIDAD DE CONTROL INTERNO

Unidad responsable de establecer, socializar y verificar que los principios y valores de la SENABED se practiquen en el desempeño de las actividades de sus funcionarios y empleados, además le corresponde desarrollar los mecanismos para el cumplimiento de la Ley de Acceso a la Información Pública. Actualmente, dicha Unidad solo cuenta con la señora Jacqueline de Orellana se desempeña como Secretaria Ejecutiva de la misma, quien tiene a su cargo el cumplir con cargar mensualmente la información al sistema, proporcionada ésta por cada una de las dependencias de la Secretaría. Responsable: Puesto vacante



Meta 1er Cuatrim

Valor Absoluto

Valor Relativo

Observaciones

4 Actualización de la Página Web sobre Información Pública.

(10)

4 Control y Validación de Información Pública.

(10)

2 Solicitudes de Información a las distintas Dependencias.

(8)

1 Informes Anuales. (2)

2 Respuesta a Solicitudes. (8)

Recomendación: Se hace necesario considerar en el menor tiempo posible la contratación del profesional idóneo que se haga cargo y responsable de atender y coordinar lo inherente a las funciones propias de la Unidad; caso contrario, se está expuesto a que dicha falta sea calificada como un hallazgo por parte de la Contraloría General de Cuentas.

15

VIII. UNIDAD DE REGISTRO DE CONTRATISTAS Responsable de elaborar los listados en donde consten las personas individuales o jurídicas, nacionales, extranjeras y entidades de cualquier naturaleza que pudieren ser contratistas, beneficiarias o que tengan interés en participar en todas las operaciones contractuales. Para el efecto, el Jefe de la Unidad deberá efectuar dentro de su competencia los análisis y estudios de la capacidad técnica, financiera, experiencia y organización de los solicitantes, así como requerir toda la información que conste en los registros públicos con el fin de contar con el perfil de cada una de las personas. Responsable: Lic. Marvin Leonel Duarte Ortiz



Meta 1er Cuatrim

Valor Absoluto

Valor Relativo

Observaciones

Contratistas

Seleccionados (20)

20 14 70% De los 14 únicamente 6 fueron inscritos por haber llenado todos los

requisitos de ley.

1 Elaboración del Manual de Contratistas.

(2) Un manual está aprobado a nivel de

la Mesa Técnica. Esta meta NO está contemplada en el

POA 2014

5 Participación en subastas, donaciones y venta directa.

(10) Esta meta NO está contemplada en el

POA 2014

Recomendación: La Unidad debe considerar dentro de sus metas y como parte del Plan Operativo Anual, la publicación que en el mes de noviembre de cada año debe efectuarse en el Diario Oficial y otro de mayor circulación, con el fin de que los contratistas inscritos actualicen su información para su continuidad. Además, de mantener actualizadas las páginas Web de la CONABED y SENABED referente a los listados e información pública de los contratistas; así como, en lo que corresponda en la página web de Guatecompras.

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IX. UNIDAD DE INVERSIONES La Unidad de Inversiones elaborará los lineamientos en la política de inversiones, la cual deberá formular anualmente, misma que será sometida a la CONABED para su aprobación; así también, desarrollará la función de asesor en materia de inversiones con el objeto de que éstas se lleven a cabo bajo las mejores condiciones de seguridad, rendimiento y liquidez. En el caso de los bienes sujetos a medidas cautelares, constituyendo fideicomisos de administración en entidades financieras sujetas a la supervisión de la Superintendencia de Bancos, o en su defecto, arrendar o celebrar otros contratos a precio justo. Responsable: Licda. Sonia Lizbeth Alegría Méndez



Meta 1er Cuatrim

Valor Absoluto

Valor Relativo

Observaciones

Inversiones en Títulos y/o Valores

----- 2 --- 1. CDP No.19622 de fecha 21/3/14 en el CHN, por Q.9,546,435.01

2. CDP No.19671 de fecha 22/4/14 en el CHN, por Q.6,022,301.67

1 Plan Anual de Inversiones aprobado por la Mesa Técnica, pendiente de firma por parte de la CONABED

Recomendación: Actualmente, los originales de los Certificados de Depósito a Plazo Fijo (CDP) que respaldan las inversiones realizadas durante el 1er cuatrimestre con El Crédito Hipotecario Nacional de Guatemala, obran en poder y resguardo de la Jefatura de la Unidad, en condiciones que no representa mayor garantía para su custodia. Por lo anterior, se hace necesario dotar a dicha Unidad de una caja de seguridad para la guarda de los certificados y otros documentos de valor; caso contrario, debe considerarse el arrendamiento de una cajilla de seguridad con El Crédito a efecto de remitir para su custodia los mismos.

primer informe cuatrimestral de seguimiento y … 1er... · 2015. 6. 6. · enero 2014, sin embargo...

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