prince2® - foundation eksamenspreppedag · pdf filebetter projects –the knowledge to...

BETTER PROJECTS – THE KNOWLEDGE TO GET YOU THERE

PRINCE2® - Foundation

Eksamenspreppedag


Målsetting med denne dagen

Gi deltakerne en innledende oversikt og bedre forståelse for prosjektledelsesmetoden PRINCE2®

Gi deltakerne en oversikt over pensum for sertifisering til Foundation

Gi deltakerne mulighet til å øve på eksamensspørsmål for Foundation

Side 2

PRINCE2® is a registered trade mark of AXELOS Limited. Copyright © Metier AS and AXELOS Limited 2009. All rights reserved. Material in this document has been sourced from Managing Successful Projects with PRINCE2 2009 Edition. No part of this document may be reproduced in any form without the written permission of both Metier as and AXELOS limited. Permission can be requested at www.metier.no and [email protected].

http://www.metier.no/

mailto:[email protected]


Agenda

Velkommen, målsetning og forventninger

Innledning

PRINCE2® – generell overordnet gjennomgang

- Introduksjon

- Prinsipper

- Prosesser

- Temaene

- Felles oppgaveløsning – eksempler på eksamensoppgaver

Tips til videre forberedelser

Side 3


Instruktør: Morten Omvik


Innledning

Side 5


PRINCE2®

Hva er PRINCE2®?

PRINCE2® er en internasjonalt anerkjent metode for gjennomføring av prosjekter, og er blant de mest utbredte sertifiseringsordningene på prosjektledelse i verden.

PRINCE2® beskriver hvordan man gjennomfører prosjekter fra start til slutt.

Metoden har utspring i IT-prosjekter og har siden blitt utviklet til å være en generisk metode som kan benyttes for alle typer prosjekter uavhengig av størrelse, bransje, organisasjonsform, geografi og kultur.

Side 6





PRINCE2®

Metoden brukes av 20 000 organisasjoner og har mer enn en million sertifiserte prosjektledere. PRINCE® kommer opprinnelig fra England, hvor rammeverket har stor forankring i både offentlig og privat sektor.

I Norge har DIFI basert sin anbefalte prosjektveiviser på PRINCE2® metodikken.

Side 7





PRINCE2®

PRINCE2® er den sertifiseringen som vokser raskest på verdensbasis.

Antall sertifiserte i PRINCE2® (januar 2014)

På verdensbasis:PRINCE2® Foundation: 776 500PRINCE2® Practitioner: 429 000

I Norge:PRINCE2® Foundation: 3 444PRINCE2® Practitioner: 1 224

Side 8





PRINCE2®

PRINCE2® er den sertifiseringen som vokser raskest på verdensbasis.

Forskjell på geografisk utbredelse av PMP og PRINCE2®

PMP er mest utbredt i USA, Canada og Midtøsten, mens

PRINCE2® er mest utbredt i Storbritannia, Europa og Australia.

Side 9





PRINCE2®

Fordeler for prosjektmedarbeidere, -ledere og -eiere :

● Føl trygghet og styrke i prosjektrollen - både som prosjektleder og prosjektmedarbeider.

● Formaliser din prosjektkompetanse gjennom en internasjonalt anerkjent sertifisering.

● Gjør deg mer attraktiv for eksisterende og fremtidige arbeids-/oppdragsgivere i både inn-og utland!

https://www.axelos.com/best-practice-solutions/prince2

Fordeler for virksomheter og organisasjoner :

● PRINCE2® viser etablert og utprøvd beste praksis og eierstyring (governance) for ledelse og styring av prosjekter.

● PRINCE2® er bredt anerkjent og forstått, og gir et felles språk for alle prosjektdeltakerne.

● PRINCE2® gir klarhet i prosjektdeltakeres roller, ansvar og myndighet.

● Metodens produktfokus sørger for at prosjektet leverer resultater og klargjør hva prosjektet vil levere, hvorfor, når, fra hvem og for hvem.

● PRINCE2® underbygger innføring av virksomhetens egen metode/prosjektmodell.

● Sikrer at alle interessenter er riktig representert i planlegging og beslutninger.

● Bruk av PRINCE2® fremmer læring og kontinuerlig forbedring i organisasjonen.

● Tilgang til et sett med praktiske tips, sjekklister, logger og maler for styring og ledelse av prosjekter.

Side 10


https://www.axelos.com/best-practice-solutions/prince2




Nivå Foundation

“Hensikten med nivå Foundation er å verifisere at kandidaten har tilstrekkelig kunnskap og forståelse av PRINCE2® til å kunne arbeide med eller i et prosjekt ledelsesteam der PRINCE2® benyttes”.

Nivå Foundation er også en forutsetning for å nå nivå Practitioner.

Kandidaten skal forstå metodens struktur og terminologi. Mer spesifisert innebærer dette forståelse av:

- Kontekst og karakteristiske trekk ved prosjekt som arbeidsform og de fordeler bruk av PRINCE2® tilfører

- Hensikten med PRINCE2® roller, ledelsesprodukter og tema

- PRINCE2® prinsipper

- Hensikt og målsettinger med PRINCE2® prosesser

Side 11




BETTER PROJECTS – THE KNOWLEDGE TO GET YOU THERESide 12

Hva er PRINCE2®?

PRINCE2® (Projects in a Controlled Environment)

PRINCE2® er en strukturert prosjektledelsesmetode som beskriver hvordan man skal gjennomføre prosjekter på en kontrollert og forretningsorientert måte fra start til slutt

Metoden er ikke-proprietær og kan benyttes i alle typer prosjekteruansett prosjektets størrelse, type, organisering, geografi og kultur. PRINCE2® oppnår dette ved å isolerer styringsdelen av prosjektarbeid fra spesialistbidraget som konstruksjon, bygging o.s.v.

PRINCE2® kan enkelt benyttes sammen med spesielle og/eller industrispesifikke utviklingsmetoder og –modeller





13

PRINCE2® gir deg ikke:

Spesialistforhold; Alle industri- og/eller typespesifikke aktiviteter er utelatt

Detaljerte teknikker; Prosjektplanlegging, analyse av kritisk sti, analyse av inntjent verdi o.s.v. er godt dokumentert andre steder. Kun teknikker som er PRINCE2 spesifikke er beskrevet i metoden

Lederevner; Lederegenskaper, motiveringsevner og andre sosiale evner er svært viktig i prosjektledelse, men umulig å kodifisere i en metode





PRINCE2® - Introduksjon

Side 14


Definitions

Side 15

“Prosjektledelse er planlegging, delegering, overvåkning og styring av alle aspekter av prosjektet. Dette inkluderer å motivere alle involverte til å bidra til å oppnå prosjektets mål innenfor definerte krav og forventinger knyttet til tid, kostnad, kvalitet, omfang, gevinster og usikkerhet “.

5 karaktertrekk ved et prosjekt: “Et prosjekt er en midlertidig organisasjon etablert med den hensikt å levere ett eller flere produkter som bidrar til å realisere en avtalt Business Case “.

• Endring

• Midlertidig

• Tverrfaglig

• Unik

• Usikkerhet Planlegge

Delegere

OvervåkeStyre





PRINCE2® de 4 elementer





De fire integrerte elementene i PRINCE2

PROSJEKTOMGIVELSER

PRINCE2 PROSESSER

PRINCE2 PRINSIPPER

PRINCE2 TEMA





PRINCE2 på én slide





PRINCE2 viser etablert og utprøvd beste praksis og eierstyring for prosjektledelse

PRINCE2 kan benyttes for alle typer prosjekter – og kan enkelt benyttes sammen med spesielle og/eller industrispesifikke utviklingsmetoder og –modeller

PRINCE2 er bredt anerkjent og forstått, og gir et felles språk for alle prosjektdeltakerne

PRINCE2 gir klarhet mht de ulike prosjektdeltakernes roller, ansvar og myndighet

Metodens produktfokus klargjør hva prosjektet vil levere, hvorfor, når, fra hvem og for hvem

PRINCE2s planer er utformet for å besvare behovene til ulike ledelsesnivåer, inklusive virksomhetsledelsen. Dette bidrar til å forbedre kommunikasjon og styring

PRINCE2 er basert på “avviksledelse”. Dette gir effektiv bruk av ledelsestid både på virksomhetsnivå, programnivå, eiernivå og prosjektledernivå

PRINCE2 gir en kontinuerlig fokus på forretningsmessig nytte/effekt av prosjektet -heller enn å se fullføring av prosjektet som et mål i seg selv

Bruk av PRINCE2 fremmer læring og kontinuerlig forbedring i organisasjoner

Sikrer at alle interessenter er riktig representert i planlegging og beslutninger

Se PRINCE2 manual – 1.7 for flere detaljer.

Nytte ved bruk av PRINCE2


PRINCE2® - prinsipper

Side 20


De 7 PRINCE2® prinsippeneKontinuerlig

forretnings-

messig forankring

• En god begrunnelse er en forutsetning for å starte et prosjekt

• Begrunnelsen må være gyldig gjennom hele prosjektets levetid

• Begrunnelsen er dokumentert i et Business Case og godkjent

Lære fra erfaring

• Prosjekter lærer fra tidligere erfaringer

• Lærdom søkes, dokumenteres og benyttes gjennom hele

prosjektets levertid

Definerte roller

og ansvar

• Prosjekter har definerte og avtalte roller og ansvar innenfor en

organisasjonsstruktur som engasjerer forretnings-, bruker- og

leverandørinteresser.

Styre i faser

• Prosjektet planlegges, overvåkes og kontrolleres på en fase-

for-fase basis. Ved avslutning av hver fase må prosjektets status

vurderes og Business Case og planer gjennomgås for å ta en

avgjørelse om prosjektet fremdeles har livets rett og skal

fortsette

Avviksledelse• Et prosjekt har definerte toleranser for hvert prosjektmål som

reflekterer grenser for delegert autoritet.

Fokus på prosjektets

produkter

• Prosjektet fokuserer på definisjon og leveranse av produkter, og

da med spesiell fokus på produktenes kvalitetskrav

Tilpasses til

prosjektomgivelsene

• Prince2® tilpasses prosjektets omgivelser, størrelse,

kompleksitet, viktighet og usikkerhet.




- part of RPS Group- BEDRE PROSJEKTER

PRINCE2® is a registered trade mark of AXELOS Limited. Copyright © Metier as and AXELOS Limited2009.All rights reserved. Material in this document has been sourced from Managing Successful Projects with PRINCE2 2009 Edition.

No part of this document may be reproduced in any form without the written permission of both Metier as and AXELOS Limited.Permission can be requested at www.metier.no and [email protected].

Kontinuerlig forretningsmessig

forankring

Lære fra erfaring

Definerte roller og ansvar

Styre i faserAvviksledelse

Fokus på prosjektets produkter

Tilpasses til prosjekt-

omgivelsene

7 Prinsipper




Kontinuerlig forretningsmessig forankring

• Det finnes en forsvarlig begrunnelse for å starte prosjektet

• Begrunnelsen må være gyldig gjennom hele prosjektets levetid

• Begrunnelsen er dokumentert i et Business Case og godkjent

Prosjekter uten begrunnelse bør stoppes




Lære av erfaring

Lærdom søkes, nedtegnes og benyttes

gjennom hele prosjektets levetid.

• Når et prosjekt startes: Erfaringer fra

tidligere prosjekter kartlegges

• Etter hvert som prosjektet går fremover:

Under planlegging og gjennomføring,

erfaringer fra dette og andre prosjekter

brukes kontinuerlig for å forbedre

prosjektytelse

• Når prosjektet avsluttes: Erfaringer

registreres til bruk for senere prosjekter

Alle roller i et prosjekt innebærer et

ansvar for løpende identifikasjon og bruk

av erfaring.





Et PRINCE2 prosjekt har definerte roller

og ansvar innenfor en

organisasjonsstruktur. Alle prosjekter har

tre primære grupper av interessenter:

• Forretning: Ansvar for Business Case

• Bruker: Skal ta i bruk prosjektets produkter

for å oppnå forventede gevinster

• Leverandør: Leverer de ressurser som

prosjektet trenger




Styre i faser

Ledelsesfaser gir den overordnede ledelse

kontrollpunkter gjennom hele prosjektet.

Myndighet delegeres til prosjektleder for

en fase av gangen.

Basert på Faseplanen og resultater fra

forrige fase, kan prosjektstyre beslutte

oppstart av neste fase.

Krever minst to ledelsesfaser:

initieringsfase og en eller flere

leveransefaser




Avviksledelse

PRINCE2 tilrettelegger ledelse av

prosjekter gjennom å delegere ansvar for

eierstyring, prosjektledelse og leveranse

til definerte ledelsesnivå.

Myndigheten på hvert nivå defineres som

toleransegrenser innenfor

styringsaspektene Tid, Kost, Kvalitet,

Omfang, Usikkerhet, Gevinst.

Hvis prognoser viser at toleransegrenser

er i ferd med å overskrides, skal

situasjonen eskaleres til neste

ledelsesnivået.

Avviksledelse gir effektiv bruk av

ledelsens tid





PRINCE2 fokuserer på leveranser av produkter.

Et definert sett med produkter utgjør prosjektomfanget og representerer basis for planlegging og styring av prosjektet.

PRINCE2 bruker Produktbeskrivelser for å beskrive produktene, deres hensikt, sammensetning, format, kvalitetskriterier, kvalitetsmetoder




Tilpasses til prosjektomgivelsene

PRINCE2 er et rammeverk som må

tilpasses prosjektets omgivelser, størrelse,

kompleksitet, viktighet og usikkerhet.

Tilpassing fordrer at Prosjektleder og

Prosjektstyre tar aktive beslutninger om

hvordan PRINCE2 skal brukes for

prosjektet, herunder vurderer bruk av

prosesser, ledelsesnivå, organisasjon etc.




Kontinuerlig forretningsmessig

forankring

Lære fra erfaring


Styre i faserAvviksledelse


Tilpasses til prosjekt-

omgivelsene

7 Prinsipper


PRINCE2® - prosesser

Side 31


De 7 PRINCE2® prosessene

EIERSTYRING

LEDELSE

LEVERANSE

For-prosjekt

Initierings-fase

Påfølgende

leveransefaser

Endelig leveransefase

Lede enFase-

overgang

Initiere etprosjekt

Lede enFase-

overgang

Kontrollere en fase

Avslutte prosjektet

Kontrollere en fase

Styre produkt-leveranser

Styre produkt-leveranser

Oppstart av prosjektet

Eierstyring av prosjektet


Mandat






Prosessene i et faseinndelt prosjekt

EIERSTYRING

LEDELSE

LEVERANSE

Eierstyring av prosjektet

Mandat

Oppstart av prosjekt

Initiere prosjekt

Lede fase-overgang

Avslutte prosjekt

Kontrollere en fase

Styre produktleveranser

Eierstyring av prosjekt

Styre produktleveranser

Kontrollere en fase

Lede fase-overgang

Forprosjekt InitieringsfasePåfølgende

leveransefaserEndelig

leveransefase




Hvorfor prosessen Oppstart av prosjektet (OP)?

• Trigger: Prosjektmandatet gis typisk organisasjonen rundt ledelsen for virksomheten eller programmet

• Hensikten: Er å sikre at forutsetningene for prosjektinitiering er på plass gjennom å besvare spørsmålet: Har vi et levedyktig og lønnsomt prosjekt?

• OP prosessen skal være kort sammenlignet med resten av prosjektet.

• Oppstart av prosjektet prosessen er en forprosjekt prosess som gir Prosjektstyret nødvendig informasjon til å beslutte om prosjektet skal fortsette til Initieringsfasen.




1-19 Hva er en hensikt med prosessen Oppstart av prosjektet?

a) Bekrefte at det ikke er noen kjente restriksjoner som hindrer prosjektet i å gjennomføresb) Sikre at alle Teamledere forstår deres ansvarc) Få godkjennelse for Prosjektplanen fra virksomhets- eller programledelsend) Forberede Initieringsdokumentasjon som et underlag for oppstart av initieringsfasen

1-23 Hva er en hensikt med et Prosjektforslag?

a) Beskrive et omforent utgangspunkt for oppstart av prosjektetb) Beskrive informasjonsbehovene til prosjektets interessenterc) Beskrive konfigurasjonsstyringsprosedyren som skal benyttes av prosjektetd) Beskrive rapporteringskravene fastsatt av Prosjektstyret

1-42 Hva er en hensikt med prosessen Oppstart av prosjektet?

a) Sikre at forutsetningene for å initiere prosjektet er til stedeb) Sikre at Prosjektplanen kan innfri tidsfristerc) Å opprette prosjektets Initieringsdokumentasjon slik at prosjektet kan initieresd) Bekrefte til virksomhetsledelsen eller programledelsen at kvalitetsforventningene vil bli

møtt

Oppgaveeksempler: Oppstart av prosjektet




• Trigger: utløses av forespørselen om å initiere prosjektet og starter når

Oppstart av prosjektet er ferdig.

• Hensikten: er å gjøre Prosjektstyret i stand til å ta ansvar for prosjektets suksess gjennom å ta de viktige avgjørelsene og utøve overordnet kontroll samtidig som den daglige ledelsen av prosjektet delegeres til Prosjektleder.

• Sikre at: det er myndighet til å initiere prosjektet, levere prosjektets produkter

og til å avslutte prosjektet

• Prosjektstyret opererer i henhold til prinsippet om avviksledelse. Det overvåker

via rapporter og kontrollerer gjennom et lite antall beslutningspunkter.

Hvorfor prosessen eierstyring av prosjektet (EP)?




1-3 Hvilken prosess blir utløst ved Prosjektlederens anmodning om å initiere et prosjekt?

a) Oppstart av prosjektetb) Initiere et prosjektc) Eierstyring av prosjektetd) Lede en faseovergang

1-20 Hvilken prosess brukes til å kommunisere med virksomhets- eller programledelsen?

a) Styre produktleveranserb) Eierstyring av prosjektetc) Kontrollere en fased) Lede en faseovergang

1-31 Hvilken prosess gir Prosjektstyret kontroll over prosjektet?

a) Eierstyring av prosjektetb) Kontrollere en fasec) Oppstart av prosjektetd) Initiere et prosjekt

Oppgaveeksempler: Eierstyring av prosjektet




Hvorfor prosessen Initiere et prosjekt (IP)

• Trigger: Autorisering av Initiering (OP)

• Formålet med prosessen Initiere et prosjekt er å etablere et robust grunnlag for prosjektet, slik at organisasjonen kan forstå arbeidet som må gjøres for å levere prosjektets produkter før den forplikter seg til en betydelig investering.

• Initieringsfasen skal alltid være den første fasen i et PRINCE2 prosjekt etter forprosjekt prosessen Oppstart av prosjektet.




1-10 Hvilke ord mangler i følgende setning.

Hensikten med [?] prosessen er å etablere et solid fundament for prosjektet som gir organisasjonen mulighet til å forstå arbeidet som må utføres for å kunne levere prosjektets produkter.

a) Initiere et prosjektb) Oppstart av prosjektetc) Eierstyring av prosjektetd) Lede en faseovergang

1-15 Hvilket produkt danner ”kontrakten” mellom Prosjektleder og Prosjektstyret for prosjektet?

a) Prosjektplanenb) Prosjektproduktbeskrivelsenc) Initieringsdokumentasjonend) Prosjektforslag

1-59 Hva etableres i løpet av prosessen Initiere et prosjekt?

a) Prosjekttilnærmingenb) Hvordan den nødvendige kvaliteten vil bli oppnåddc) All informasjon som behøves for å utvikle Prosjektforslagetd) At enhver begrensning som kan påvirke prosjektet har blitt fjernet

Oppgaveeksempler: Initiering av prosjektet




Hvorfor prosessen Kontrollere en fase (KF)?

• Trigger: Prosessen Kontrollere en fase brukes normalt først etter at Prosjektstyret har gitt tillatelse til prosjektet, men det kan brukes i initieringsfasen for store eller komplekse prosjekter med en lang initieringsfase.

• Hensikt: tildele arbeid som skal gjøres, overvåke dette arbeidet, håndtere emner, rapportere fremdrift til Prosjektstyret, og gjøre korrigerende tiltak slik at fasen forblir innenfor toleransene.

• Prosessen Kontrollere en fase beskriver det arbeidet Prosjektlederen gjør og brukes for alle leveransefasene i prosjektet.




1-12 Hvilken rolle er ansvarlig for godkjenning og overvåking av arbeidet som skal fullføres og for å utføre korrigerende tiltak innenfor en fase?

a) Prosjektlederb) Prosjektstøttec) Prosjektsikringd) Teamleder

1-54 Hva er IKKE formålet med prosessen Kontrollere en fase?

a) Gjøre korrigerende handlinger ved avvik fra Faseplanb) Anbefale tids- og kostnadstoleranser for fasenc) Rapportere fremdrift til Prosjektstyretd) Delegere arbeidet som skal gjøres

1-65 Hva er IKKE en hensikt med prosessen Kontrollere en fase?

a) Lage en Faseplan for neste faseb) Fokusere på leveranse av fasens produkterc) Eskalere trusler mot toleransened) Håndtere emner og usikkerheter

Oppgaveeksempler: Kontrollere en fase




Hvorfor prosessen Styre produktleveranse (SP)?

• Trigger: en arbeidspakke som følger fra Autorisere arbeidspakke (Kontrollere en fase prosessen).

• Hensikt: å kontrollere linken mellom Prosjektlederen og Teamlederen, ved å sette formelle krav om aksept, utførelse og leveranse av prosjektarbeid.

• Teamlederens rolle er å levere ett eller flere av prosjektets produkter. De kan være både interne og eksterne til kundens organisasjon. De rapporterer til prosjektleder.




Hvorfor prosessen Lede en faseovergang (LF)?

• Trigger: Før slutten av hver fase –utenom den siste– blir neste fase planlagt

• Hensikt: å la Prosjektstyret få tilstrekkelig informasjon fra Prosjektlederen slik at de kan

• evaluere suksessen av den aktuelle fasen,

• godkjenne den neste Faseplanen,

• evaluere den oppdaterte Prosjektplanen

• bekrefte kontinuerlig forretningsmessig forankring og akseptanse av usikkerhet

• Derfor bør prosessen gjennomføres på, eller svært nær, slutten av hver ledelsesfase.




Hvorfor prosessen Avslutte prosjektet(AP)?

• Trigger:

• At slutten på prosjektets siste fase nærmer seg , eller

• Det er i ferd med å bli tydelig at prosjektet ikke lenger er levedyktig.

• Hensikt: å gi et fast punkt der akseptanse av prosjektets produkter bekreftes, og der man anerkjenner at målene som ble satt opp i den opprinnelige Initieringsdokumentasjonen har blitt oppnådd (eller at godkjente endringer til målene har blitt oppnådd), eller at prosjektet ikke har mer å bidra med

- Better Projects

PRINCE2® Prosesser – Oversikt aktiviteter

Side 45

OP EP

IP LF KF

SP

AP

6 5

8 5 8

3

5

Utnevne PE og PL

Fange opp

erfaring

Utforme og

utnevne

prosjektledelsen

Utforme grovt

Business Case

Velge

prosjekttilnærming

og utarbeide

Prosjektforslag

Planlegge

initieringsfasen

Usikkerh. strategi

Kvalitets strategi

Konfig. strategi

Komm. strategi

Sette opp

prosjektkontroll

Opprette

Prosjektplan

Forfine BC

Sette sammen

PID

Samle og undersøke

emner og usikkerh

Gå gjennom fasestatus

Korrektive tiltak

Rapportere høydepunkt

Eskalere emner og

usikkerheter

Autorisere arbeidspakker

Motta fullførte

arbeidspakker

Gjennomgå

arbeidspakker

Akseptere en

arbeidspakke

Utføre en arbeidspakke

Levere en arbeidspakke

Forb. planlagt

avslutning

Forb. før-plan

avslutning

Overlevere

produkter

Evaluere

prosjektet

Anbefale

prosjektavslutning

Autorisere Initiering Autorisere prosjektet

Godkjenne en Fase- eller Unntaksplan Gi ad hoc styring Avslutte prosjektet

Rapportere

faseavslutning

Planlegge

neste fase

Oppdatere

prosjektplan

Oppdatere BC

Produsere

Unntaksplan





PRINCE2® - tema

Side 46




7 Tema

• HvorforBusiness Case

• HvemOrganisasjon

• HvaKvalitet

• Hvordan/nårPlan

• Hva kan skjeUsikkerhet

• Hva er annerledes enn forventet?

Endring

• Hva er status?Fremdrift

- Better Projects

7 PRINCE2® Tema

Tema Beskrivelse

Business CaseHvorfor bør prosjektet gjennomføres? Hvilken nytte vil

kunde og leverandør oppnå fra prosjektet?

Organisasjon Hvem vil styre, lede og få jobben gjort ?

KvalitetHvilke kvalitetskriterier må produktene tilfredsstille for å

være egnet for sitt formål?

PlanerHvordan vil arbeidet bli gjennomført, hvor mye vil det

koste og når vil prosjektet være ferdig?

UsikkerhetHva vil skje hvis leveranser ankommer for sent eller hvis

ventilen ikke virker?

EndringHvilke konsekvenser innebærer en endringer av

produkter?

FremdriftHvordan ligger vi an nå? Hvordan er sammenhengen

mellom faktisk utført arbeid og planlagt framdrift ?







Gevinstevalueringsplan

Gevinstevalueringsplanen brukes for å definere hvordan og når en måling av oppnåelse av prosjektets gevinster som seniorbruker forventer, skal gjøres.

Planen må dekke aktivitetene for å finne ut om de forventede fordelene av produktene er realisert og hvordan produktene har tedd seg i vanlig drift.

Etter prosjektet, vedlikeholdes og gjennomføres gevinstevalueringsplanen av virksomhets- eller programledelsen

Tema: Business Case

Hensikten med Business Case temaet er å etablere mekanismer for å vurdere om prosjektet er (og forblir) ønskelig, levedyktig og oppnåelig som et middel til å støtte beslutninger angående

(fortsatt) investering i prosjektet. Skal holdes kontinuerlig oppdatert gjennom hele prosjektet

Business caseEn business case brukes for å

dokumentere grunnlaget for å sette i gang prosjektet, basert på kostnader opp mot

gevinster som skal oppnås.




Tema: Business case




Tema: Organisasjon

En prosjekt organisasjonsstruktur bør ha representasjon fra forretnings-, bruker- og leverandørinteressenter

Interessent: enhver person, gruppe eller organisasjon som kan påvirke, bli påvirket eller oppfatte å bli påvirket av et initiativ

Hensikt med Organisasjonstema er å definere og etablere prosjektets struktur av ansvar og forpliktelser (hvem?).

Andre interne og eksterne interessenterForretning

Bruker Leverandør

Prosjekt




Fra kunden

Fra leverandøren

Autoritetslinjer

Ansvar for prosjektsikring

Linjer for støtte/råd

Innenfor prosjektledelsen

Virksomhets- eller programledelse

Prosjektstyret

Seniorbruker(e) Seniorleverandør(er)

Medlemmer i teamet

Endringsansvarlig

Prosjektstøtte

Prosjektleder

Teamleder(e)

Forretnings-, Bruker og Leverandør Prosjektsikring

Prosjekteier

Tema: Organisasjon




Tema: Kvalitet

Formålet med Kvalitetstemaet er å definere og implementere midler som prosjektet vil bruke for å opprette produkter og verifisere at produkter er egnet.

Å vurdere om et produkt som leveres holder mål mot satte kriterier.

Å involvere nøkkelinteressenter i kontroll av produktets kvalitet og

fremme bredere aksept av produktet

Bekrefte at produktet er komplett og klart for godkjenning.

Ansvarlig for den helhetlige utførelse av gjennomgangen. Rollen innebærer tilretteleggelse mer enn ledelse.Leder

Introduserer produktet for gjennomgang og representerer produsenten av produktet. Ansvarlig for å evt. endringer etter

gjennomgangen,.

Innstiller

Evaluerer produktet, stiller spørsmål og bekrefter korrigeringer og/eller forbedringer

Kontrollør

Gir administrativ støtte for lederrollen og registrerer oppfølgingshandlinger

Administrator

Kvalitetsgjennomgangsteknikk




PROSJEKT

Kvalitetsregister

AkseptanseprotokollKvalitets-

revisjonsteknikk

Kvalitets-

kontroll

Kvalitets- og

godkjenningsprotokoller

Prosjektsikring

Produkt-

beskrivelse

…..

…..

Kvalitetskriterier og

-toleranser

Kvalitetsmetode

Kvalitetsferdigheter

Kvalitetsansvar

Kvalitets-

planlegging

Produktbasert

Planleggings-

teknikk

Prosjektprodukt-

beskrivelse

…..

…..

Kvalitets-

forventinger

Akseptansekriterier

KvalitetsstrategiKvalitetssikring

Prosjektleder

Produkt

1.1

Produkt

1.2

Produkt

1.3

Produkt 1 Produkt 2

Prosjekt-

produkt

Prosjektstyret

Virksomhets- eller programledelse

Kvalitet

s

system

Kvalitetsledels

e




• Et vellykket prosjekt er leveranseorientert – ikke aktivitetsorientert

Tema: Planer

Skrive Prosjektproduktbeskrivelse

Opprette produktnedbrytingsstrukturen

Skrive Produktbeskrivelser

Opprette produktflytdiagrammet

Prosjektprodukt-beskrivelse

Produkt-beskrivels

e

Produkt-beskrivels

e

Produkt-beskrivels

e

Produkt-beskrivels

e

Produkt-beskrivels

e




Hensikten med Usikkerhetstemaet er å identifisere, vurdere og styre usikkerhet og, som et resultat av det, forbedre prosjektets sjanser til suksess

• Risiko brukes for å beskrive en usikker hendelse som kan ha en negativ konsekvens for målene

• Mulighet brukes for å beskrive en usikker hendelse som kan ha en positiv konsekvens for målene.

• Usikkerhetseier: En person som er ansvarlig for styring og overvåkning av en definert usikkerhet, samt iverksetting av planlagte tiltak. Den som er best skikket til å håndtere usikkerheten

• Aksjonseier: En person som har fått oppdraget med å utføre et usikkerhetstiltak eller tiltak for å besvare en spesifikk usikkerhet eller usikkerhetsområde. De støtter og blir styrt av Usikkerhetseier

Tema: Usikkerhet

56




1. Identifisere

• Sammenheng

• Usikkerhet

2. Vurdere

• Estimere

• Evaluere

3. Planlegge

• Aksjoner

4. Iverksette

• Implementere korrigerende tiltak

5. Kommunisere

• Oppfølgning og tilsyn

Tema: Usikkerhet




Tema: Endring

Hensikten med Endringstemaet er å identifisere, vurdere og kontrollere alle potensielle og godkjente endringer

EMNER

Typer Definisjon Eksempel

Endrings-anmodning Et forslag om endring av en baselineSeniorbrukeren ønsker å øke kapasiteten på et produkt fra 100 til 150 Brukere

Avvik fra spesifikasjon

Noe som skulle vært levert av prosjektet, men som i øyeblikket ikke er med eller som avviker fra spesifikasjonen

Henvendelse fra en leverandør om at de ikke lenger kan levere et av produktene som kunden har spesifisert.

Problem/bekymring

Andre forhold som prosjektlederen må håndtere eller eskalere

Henvendelse fra en Teamleder om at en medarbeider har blitt sykVarsel om at en av leverandørene har gått konkurs




Hensikten med Fremdriftstemaet er å etablere mekanismer for å overvåke og sammenligne det faktisk oppnådde mot det som ble planlagt; gi en prognose for prosjektets målsettinger og prosjektets fortsatte levedyktighet; og å holde kontroll over alle uakseptable avvik.

• Hendelsesdrevet kontroll

• finner sted når en spesifikk hendelse skjer.

• Dette er, for eksempel ved slutten av en fase, ved ferdigstillelse av Initieringsdokumentasjonen eller ved etablering av en Unntaksrapport.

• Tidsdrevet kontroll

• finner sted ved forhåndsdefinerte intervaller.

• Høydepunktsrapporter fra prosjektleder til prosjektstyret

• Kontrollpunktsrapporter fra teamleder til prosjektleder.

Tema: Fremdrift




PRINCE2 – Prinsipp: Avviksledelse

60

Prosjektleder15 uker

17 uker

10 uker

FASETOLERANSER

Teamleder

ARBEIDSPAKKETOLERANSER ESKALERING PROGN. AVVIK

Prosjektstyret

FASETOLERANSER ESKALERING PROGN. AVVIK

Virksomhetsledelse

PROSJEKTTOLERANSER ESKALERING PROGN. AVVIK




PRINCE2 – Foundation




Foundation eksamen

• Multiple choice format

• 60 minutters varighet

• 75 spørsmål pr. eksamen

• 5 spørsmål for undersøkelsesformål – ikke inkludert i resultatmåling

• 35 av 70 mulige må være riktig for å bestå –50%

• Bestått nivå Foundation er en forutsetning for å kunne nå nivå Practitioner

prince2® - foundation eksamenspreppedag · pdf filebetter projects –the knowledge to...

Documents