prince2 les 7 themes

93
Management de projets Approche Prince2 Les 7 thèmes Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 1 PRINCE2™ est une marque déposée de l‘OGC (Office of Government Commerce) Pour une formation ou toute autre information, merci de m’envoyer un email : [email protected]

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Leadership & Management


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Page 1: Prince2 Les 7 themes

Management de projets

Approche Prince2

Les 7 thèmes

Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 1

PRINCE2™ est une marque déposée de l‘OGC (Office of Government Commerce)

Pour une formation ou toute autre information, merci

de m’envoyer un email : [email protected]

Page 2: Prince2 Les 7 themes

Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 2

Pour une formation ou toute autre

information, merci de m’envoyer un

email :

[email protected]

Page 3: Prince2 Les 7 themes

Qu’est-ce

que Prince2 ?

PR ojects

IN

C ontrolled

E nvironments

Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 5

Page 4: Prince2 Les 7 themes

Historique

• PRINCE2 (PRojects IN Controlled Environments) est une méthode de gestion et de certification de projet structurée qui se focalise sur trois points : l'organisation, la gestion et le contrôle du projet.

• L'OGC (Office of Government Commerce) est propriétaire de la méthode PRINCE2 mais également dépositaire et à l'origine de ITIL, recueil des meilleures pratiques de gestion des services informatiques.

• PRINCE2 est du domaine public.

• 1989 : PRINCE est utilisé dans les projets du gouvernement britannique.

• 1996 : La version de la méthode (PRINCE2) est étendue pour pouvoir gérer des projets de tous types et de toutes envergures.

• 2009 : L'OGC, publie le 16 juin 2009, PRINCE2:2009, fruit d'un travail de révision en profondeur pour rendre PRINCE2 moins ambigüe et plus compatible avec les autres démarches de l' OGC (ITIL, P3O, P3M3, MSP, M_o_R etc.).

• Source : Wikipedia

Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph

SZCZYGIEL 6

Intr

od

uct

ion

Page 5: Prince2 Les 7 themes

PRINCE2 se focalise sur

Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 7

Contrôle

Gestion

du

projet

Organisati

on

Intr

od

uct

ion

Page 6: Prince2 Les 7 themes

Différence entre un projet et un

processus d’entreprise

Processus habituel

d’entreprise Projet

Changement

Le processus en lui-même

n’est pas destiné à

apporter du changement

Apporte un changement

dans la manière de faire

habituelle

Aspect durable Destiné à durer Temporaire

Hiérarchie, implication

des personnes Hiérarchie constituée

Transversal la plupart du

temps

Pas de lien avec hiérarchie

Unicité Processus répétitifs Unique

Incertitude Faible : les process sont

rodés Forte

Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph

SZCZYGIEL 8

Intr

od

uct

ion

Page 7: Prince2 Les 7 themes

La gestion d’un projet, c’est un cycle

Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 9

Plan

Do /

Delegate Check

Improve

Planifier

(taches,

couts)

Déléguer

(action,

début, fin,

budget, …)

Vérifier,

contrôler,

surveiller

Améliorer

Intr

od

uct

ion

Page 8: Prince2 Les 7 themes

Les domaines de complexité d’un projet

Nb de produits,

d’items à réaliser

Nb de taches &

activités

Performances à

atteindre

Nb d’acteurs

intervenants, de

sociétés, de

départements

Délais serrés Couts serrés

Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 10

Risques liés aux

couts

Risques liés aux

délais

Risques liés à la

qualité des

produits / services

Intr

od

uct

ion

Page 9: Prince2 Les 7 themes

Les motifs d’échecs habituels des projets

• Pas de spécifications claires, pas de business case

• Pas de soutien de la part du management de l’entreprise

• Pas de définition claire des livrables

• Confusion des rôles

• Pas de critères d’acceptation ou partagés avec les utilisateurs

• Manque de suivi régulier du projet

• Manque d’implication des utilisateurs

• Pas de gestion des changements de périmètre

• Pas de gestion suivi du planning

• Manque de suivi des décisions

Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 11

Intr

od

uct

ion

Page 10: Prince2 Les 7 themes

Les aspects pour résoudre cette

complexité dans PRINCE2

Périmètre

Coûts

Délais

Risques

Qualité

Produits

Bénéfices

Pour résoudre cette complexité

Travail sur plusieurs aspects

Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 12

Critères de

performance

Intr

od

uct

ion

Page 11: Prince2 Les 7 themes

Prince2 : Une approche processus

Un projet peut être décomposé

en un ensemble de processus.

Chaque processus comprend

• Des pré-requis

• Des activités

• Des résultats

Chaque sous-partie du projet est

gérée comme un processus

Pré-

requis Activités

Résultats

Livrables

Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 13

Intr

od

uct

ion

Page 12: Prince2 Les 7 themes

Les principes sur lesquels repose Prince2

1. Justification continuelle par rapport au business

2. Apprendre des expériences

3. Définir rôles et responsabilités

4. Découper en étapes gérables

5. Gérer par exception

6. Se focaliser sur les produits finaux

7. Adapter la méthode à l’environnement

Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 14

Intr

od

uct

ion

Page 13: Prince2 Les 7 themes

Synthèse de la méthode Prince2

Environnement du projet

Principes

Thèmes

Processus

1. Elaborer un projet

2. Diriger un projet

3. Initialiser un projet

4. Contrôler une étape

5. Gérer les livraisons des produits

6. Gérer une limite de phase

7. Clôturer un projet

1. Business Case

2. Organisation

3. Qualité

4. Planification

5. Gestion des risques

6. Gestion des changements

7. Progression/Avancement

Techniques

1. Revue Qualité.

2. Planification basée

sur le produit.

3. Contrôle des

changements.

Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 15

1. Justification continuelle % business

2. Apprendre des expériences

3. Définir rôles et responsabilités

4. Découper en étapes gérables

5. Gérer par exception

6. Se focaliser sur les produits finaux

7. Adapter la méthode à l’environnement

Intr

od

uct

ion

Page 14: Prince2 Les 7 themes

Processus Prince2

Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 16

Pré-Projet Etape

d’initialisation

Etape(s)

suivante(s) de

livraison

Etape finale

de livraison

Dir

iger

Gére

r Liv

rer

Elaborer

un

projet

Diriger un projet

Initialiser un

projet

Gérer une

limite de

phase

Gérer une

limite de

phase

Contrôler une

étape

Gérer la

livraison des

produits

Gérer la

livraison des

produits

Clôturer

un projet

Contrôler une

étape

Man

dat

Page 15: Prince2 Les 7 themes

Questions / Pistes de réflexion

Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 17

? Questions

1 Qu'est-ce qui n'est PAS un thème

Prince2 ?

1. Planification

2. Organisation

3. Progression

4. Justification continue en terme de business

2 Lequel des énoncés suivants concerne

le principe de PRINCE2 de la gestion

par exception ?

1. Délégation de l'autorité

2. Créer le diagramme des flux produits

3. Maintenir le Business Case

4. Faire de demande de changement

3 Lequel est un principe Prince2 ?

1. Justification continue en terme de business

2. Application de techniques spécialisées

3. Focus sur le management des risques

4. Mise en parallèle des phases techniques

4 Quel principe PRINCE2 utilise-t-il des

tolérances pour les limites des pouvoirs

délégués ?

1. Le management par phase

2. Adaptation en fonction de l'environnement du projet

3. Focalisation sur les produits

4. Le management par exception

Intr

od

uct

ion

Page 16: Prince2 Les 7 themes

Questions / Pistes de réflexion

Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 18

? Questions

1 Qu'est-ce qui n'est PAS un thème

Prince2 ?

Justification continue en terme de business

La justification continue en terme de business est un des

principes de Prince2.

2 Lequel des énoncés suivants concerne

le principe de PRINCE2 de la gestion

par exception ?

Délégation de l'autorité

La délégation se produit tout au long d'un projet PRINCE2. De la

part de la direction d'entreprise ou de programme pour l comité

de pilotage projet, qui délègue au Chef de Projet, qui délègue à

son tour au responsable de l'équipe. Chaque niveau a des

tolérances définies par le niveau supérieur pour déterminer

quand ils doivent faire appel en cas de problèmes.

3 Lequel est un principe Prince2 ?

Justification continue en terme de business

La justification continue en terme de business est un des 7

principes de Prince2

4 Quel principe PRINCE2 utilise-t-il des

tolérances pour les limites des pouvoirs

délégués ?

Le management par exception

Dans un projet PRINCE2, sont définies les tolérances de chaque

objectif pour préciser les limites de délégation de pouvoirs.

Intr

od

uct

ion

Page 17: Prince2 Les 7 themes

Les 7

thèmes de

Prince2

Business Case : Pourquoi ?

Organisation : Qui ?

Qualité : Quoi ?

Planification : Comment, Combien, Quand ?

Risques : Quelles conséquences ?

Changements : Quels impacts ?

Avancement : Où en sommes-nous ?

Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 19

Page 18: Prince2 Les 7 themes

Préambule

• PRINCE2 comporte 7 thèmes utilisés par les différents processus.

• Ils décrivent les aspects de la gestion de projet qui doivent être abordés continuellement pour que le projet puisse être mené à bien

1. Cas d'affaire / Business Case Pourquoi (justification du point de vue business) ?

2. Organisation Qui ? Quels rôles et responsabilités ?

3. Qualité Quoi ? Quelles caractéristiques des produits/services ?

4. Plan Quoi ? Comment ? Quand ? Combien ?

5. Risques Que se passe-t-il si ? Que fait-on si ?

6. Changement Quel est l'impact ?

7. Progression Où sommes nous actuellement ? Où allons nous ? Devons-nous continuer ?

Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph

SZCZYGIEL 20

7 t

hèm

es

Page 19: Prince2 Les 7 themes

Thème

Business

Case

Pourquoi ?

Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 21

Page 20: Prince2 Les 7 themes

Business Case : Pourquoi ?

Le Business Case permet

d’aligner le projet sur les

objectifs de l’entreprise.

Le Business Case définit les

mécanismes permettant

d’évaluer un projet et de savoir

s’il reste viable et utile pour

l’entreprise.

Le Business Case précise les liens

entre bénéfices attendus,

résultats et produits réalisés

Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 22

Alignem

ent

• Stratégie

d’entreprise

• Programme

Evaluat

ion

• Viable ?

• Utile ?

Liens

• Bénéfices

• Résultats

• Produits

Business

Case

Bu

sin

ess

Case

Page 21: Prince2 Les 7 themes

Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 23

Produits Résultats Bénéfices

Produits livrés par le

projet (livrables)

Produit de spécialistes

Produits utilisateurs

Produit de management

Business Case, Plan

projet, etc…

Changement issue de la

mise en œuvre

Ex : nouveau service web

Amélioration

mesurables

Ex : gains de temps,

diminution des

couts, etc..

Bu

sin

ess

Case

Page 22: Prince2 Les 7 themes

Le Business Case est utilisé et vérifié tout

au long du projet

Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 24

Avant-Projet Phase

Initialisation

Phase

Réalisation

Phase finale Apres le projet

Développer le

Business Case

Maintenir le

Business Case

Vérifier

l’ébauche

Vérifier le

business

Case

Vérifier le

business Case

actualisé

Vérifier les

bénéfices Vérifier les

bénéfices

Vérifier les

bénéfices Vérifier les

bénéfices

Bu

sin

ess

Case

Page 23: Prince2 Les 7 themes

Structure d’un document Business Case

1 Executive Summary Résumé

2 Reasons Raisons Pour lesquelles le projet est lancé

3 Business Options Options possibles Permettant une décision d comité de

pilotage (sur couts, délai, bénéfices,

risques)

4 Expected Benefits Bénéfices attendus Financier et non-financiers.

Avec les moyens de les mesurer

5 Expected Dis-benefits Inconvénients attendus

6 Timescale Durée Avec les hypothèses associées

7 Costs Couts Avec les hypothèses associées

8 Investment Investissements Incluant les couts complets :

développement, réalisation,

maintenance, financement, retrait de

service

9 Appraisal Approbation

10 Major Risks Risques majeurs Résumé de tous les risques identifiés

Détail des risques majeurs Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 25

Bu

sin

ess

Case

Page 24: Prince2 Les 7 themes

Vérifications & mises à jour

Réalisées par l’exécutif

Objectif : Vérifier que le projet est

viable et en phase avec les objectifs

de l’entreprise

Réalisé aux moments clé du projet

Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 26

Processus

Elaborer le projet

Comité

pilotag

e

Autorisation de

passer à l’étape

« Initialiser le projet » Vérifier le

business Case

Etape « Initialiser

le projet »

Comité

pilotag

e

Autoriser le projet

Vérifier le

business Case

Plan d’exception

Comité

pilotag

e

Vérifier le

business Case

Autoriser le

lancement d’ une

étape spéciale

Bu

sin

ess

Case

Page 25: Prince2 Les 7 themes

Confirmer les bénéfices attendus

L’utilisateur senior décrit les bénéfices

attendus dans les spécifications

Il en est responsable auprès de la

direction de l’entreprise (ou direction de

programme)

Le plan de revue des bénéfices sert à

mesurer les bénéfices du projet.

Créé par le chef de projet à l’étape

d’initialisation du projet, maj à chaque

fin d »tapes et en clôture projet

Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 27

Revue des bénéfices

• Périmètre

• Bénéfices mesurés

• Références pour les mesures

• Qui en a la responsabilité ?

• Comment mesurer les bénéfices ?

• Quand les mesurer ?

• Avec quelles ressources ?

• Comment vérifier les performances du

projet ?

Bu

sin

ess

Case

Page 26: Prince2 Les 7 themes

Exigence (Project Product Description)

Prioriser avec la technique MoSCoW

• Toutes les exigences, les fonctions, les spécifications sont à classer selon le degré de nécessité dans la release concernée

Atelier : Fonctions et exigences du produit Procédure

• Le chef de projet rappelle les objectifs du projet

• Le CP demande aux participants de noter sur des posit-it 10 exigences et/ou fonctions du produit

• Le CP positionne sur une matrice au mur les post-it avec l’aide des participants

• Le CP enregistre le résultat final

Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph

SZCZYGIEL 28

M Must have Fonction critique, obligatoire

S Should have Fonction importante

C Could have Fonction secondaire

Serait bien de l’avoir

W Won't have Fonction qui ne sera pas présente

dans cette release (ou jamais)

Must have Should have

Could have Won’t have

Bu

sin

ess

Case

Page 27: Prince2 Les 7 themes

Questions / Pistes de réflexion

Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 29

Questions Choix possibles

1 Que pourrait-il se passer sans Business Case ?

2 Lequel de ces points n'est pas une responsabilité

de l'assurance de projet dans le cadre de l'analyse

de rentabilisation?

1. Surveiller le financement de projets pour le compte de

clients

2. Vérifier et contrôler les bénéfices par rapport à

l'alignement avec de la gestion de l'entreprise ou d'un

programme

3. Évaluer et mettre à jour l'analyse de rentabilisation à

l'issue des étapes de gestion

4. Aider à l'élaboration de l'analyse de rentabilité

3 Quel rôle est responsable de la définition des

normes /contraintes dans lesquels le Business

Case doit être développé?

1. Executif

2. Entreprise ou Management de programme

3. Fournisseur Senior

4. Support projet

4 Quelles sont les trois options spécifiées dans un

cas d'affaires (1) Ne rien faire (2) Faites quelque

chose (3) Faites le minimum (4) Suivre les

recommandations de management du

programme ?

1. Ne rien faire. Faites quelque chose. Faites le minimum

2. Faites quelque chose. Faites le minimum . Suivre les

recommandations de management du programme

3. Ne rien faire. Faites le minimum . Suivre les

recommandations de management du programme

4. Ne rien faire. Faites quelque chose. Suivre les

recommandations de management du programme

5 Avec lequel des énoncés suivants devraient être

alignés les bénéfices attendus?

1. Les non-bénéfices et désavantages attendus

2. Objectifs et stratégie d'entreprise

3. La fin des étapes du projet

4. Les tolérances du projet

Bu

sin

ess

Case

?

Page 28: Prince2 Les 7 themes

Questions / Pistes de réflexion

Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 30

Questions Choix possibles

1 Que pourrait-il se passer sans Business Case ?

2 Lequel de ces points n'est pas une responsabilité

de l'assurance de projet dans le cadre de l'analyse

de rentabilisation?

Évaluer et mettre à jour l'analyse de rentabilisation à l'issue des

étapes de gestion

Évaluer et mettre à jour l'analyse de rentabilité à la fin de

chaque étape de la gestion est de la responsabilité du chef de

projet.

3 Quel rôle est responsable de la définition des

normes /contraintes dans lesquels le Business

Case doit être développé?

Executif

La Direction de l'entreprise ou du programme est responsable

de fournir le mandat du projet et la définition des

normes/contraintes auxquelles doit répondre le Business Case

4 Quelles sont les trois options spécifiées dans un

cas d'affaires ?

Ne rien faire. Faites quelque chose. Faites le minimum

Ne rien faire doit toujours être le point de départ pour

l'évaluation d'autres options. Les avantages du projet sont

définis par la différence entre l'option «ne rien faire» et les

options «faire quelque chose» / «faire le minimum».

5 Avec lequel des énoncés suivants devraient être

alignés les bénéfices attendus?

Objectifs et stratégie d'entreprise

Les bénéfices attendus devraient également être mis en

correspondance avec les sorties et résultats fournis par le

projet, qualifié, mesurables et affectés.

Bu

sin

ess

Case

?

Page 29: Prince2 Les 7 themes

Thème

Organisation

Qui ?

Quels rôles ?

Quelles responsabilités ?

Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 31

Page 30: Prince2 Les 7 themes

Les parties prenantes

Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 32

BUSINESS Ceux qui voient le projet sous

l’intérêt qu’il peut apporter aux

affaires et à sa rentabilité

FOURNISSEUR ceux qui réalisent et fournissent

les produits issus du projet

UTILISATEUR Ceux qui vont utiliser les

produits issus du projet

• A l’origine du besoin

• Justifie les investissements

• Décide en dernier ressort

• Les personnes qui

apportent les

compétences spécialisée

• Département interne ou

société externe

• Vont utiliser les produits

• Vont en assurer la

maintenance

Org

an

isati

on

Page 31: Prince2 Les 7 themes

Une approche client-fournisseur

Un PRODUIT/SERVICE est

commandé par le CLIENT au

FOURNISSEUR qui lui livre le

PRODUIT/SERVICE.

Le CLIENT

- passe commande

- finance le projet

- fournit des spécifications et des

exigences

Le FOURNISSEUR

- apporte les ressources

- apporte les compétences

Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 33

CLIENT FOURNI

SSEUR

commande

Exigences

Spécifications

finance

compétences

Produit /

Service

Org

an

isati

on

Page 32: Prince2 Les 7 themes

4 niveaux d’organisation

Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 34

Management de l’entreprise

Management du programme

Direction du projet Comité de pilotage

Gestion du projet Chef de projet

Gestion des livraisons Chef d’équipe

Management du projet

Dans certains projets de

faible ampleur, le chef de

projet assure le rôle de

chef d’équipe Pro

jet

Org

an

isati

on

Page 33: Prince2 Les 7 themes

Management de programme

Responsabilités

• Stratégie des projets de l’entreprise ou du programme

• Décider de lancer le projet

• Réaliser les bénéfices prévus

Activités

• Créer le mandat du projet

• Nomme l’Exécutif (responsable du projet)

• Détermine les responsabilités de l’Exécutif du projet (couts, délais, niveau de décision, …)

Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 35

Org

an

isati

on

Page 34: Prince2 Les 7 themes

Direction de projet

Responsabilités

• Direction du projet dans les limites et contraintes données par la direction générale ou la direction de programme

Comprend 3 rôles

• L’exécutif

• L’utilisateur senior

• Le fournisseur senior

Activités

• Prend les décisions clés

- Démarrer le projet

- Lancer une étape

- Clôturer le projet

• Délègue la gestion quotidienne du projet au chef de projet, dans les limites de couts, délais et qualité

Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 36

Org

an

isati

on

Page 35: Prince2 Les 7 themes

Gestion du projet

Responsabilités

• Gestion quotidienne du projet dans le respect des exigences données par le comité de pilotage : cout, délais, qualité, périmètre

Activités

• Planifie

• Délègue

• Contrôle

• Assure le reporting d’avancement auprès de la direction de projet

Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 37

Org

an

isati

on

Page 36: Prince2 Les 7 themes

Gestion des livraisons

Responsabilités

• Responsable des livraison des produits et des lots prévus par le chef de projet.

• Chef d’équipe des spécialistes

• Dans le cas de projets de faible ampleur, ce rôle et cette responsabilité est assurée par le chef de projet

Activités

• Gestion quotidienne de l’équipe qui crée les produits.

Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 38

Org

an

isati

on

Page 37: Prince2 Les 7 themes

Structure de l’équipe projet

Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 39

Comite de pilotage Utilisateur

senior Exécutif

Fournisseur

senior

Chef de

projet

Chef

d’équipe Support

projet

Autorité de

changement

Assurance

projet

Contributeurs

Groupes

utilisateurs

Fournisseurs

internes

Fournisseurs

externes

Org

an

isati

on

Page 38: Prince2 Les 7 themes

Rôles et responsabilités

Comité de pilotage

• Niveau : Management du projet

• 3 rôles - Exécutif - Utilisateur senior - Fournisseur senior

• Direction du projet

• Reporting auprès - direction de programme (si elle existe) - direction générale de l’entreprise

Caractéristiques importantes

Il doit être

• Crédible - après des autres directions notamment

• Avoir autorité - être capable et en mesure de prendre les décisions nécessaires au projet

• Etre capable de déléguer

• Avoir une disponibilité suffisante

Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 40

Org

an

isati

on

Page 39: Prince2 Les 7 themes

Exécutif

• Décideur du projet

• Représente les intérêts du Business

• Finance le projet

• Doit s’assurer régulièrement du bon avancement du projet

Utilisateur senior

• Sa responsabilité est de représenter les intérêts des utilisateurs

• Il est responsable de - la fourniture des spécifications ainsi que de leur qualité - la qualification des produits - la disponibilités suffisante des utilisateurs - des critères de mesure des bénéfices attendus

Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 41

Org

an

isati

on

Page 40: Prince2 Les 7 themes

Fournisseur senior

• Sa responsabilité est de représenter les intérêts des fournisseurs internes ou externes à l’entreprise

• Il est responsable de - fournir les compétences nécessaires - la qualité de réalisation des produits livrés - la faisabilité des solutions envisagées

Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 42

Org

an

isati

on

Page 41: Prince2 Les 7 themes

L’autorité de changements

• Sous l’autorité du comite de pilotage

• Elle est responsable d’accepter ou non les demande de changements ou les demandes hors-périmètre

L’assurance projet

• Sous l’autorité du comite de pilotage

• Elle surveille le projet pour le compte du comite de pilotage : - couts, délais - risques - périmètre - bénéfices - qualité des produits

• Elle intervient sous forme - audits / revue - observation de réunions projet

• Assurance business : vérifie que le projet est bien rentable et capable de fournir les bénéfices attendus

• Assurance Utilisateurs : vérifie la bonne transcription des besoins

• Assurance fournisseur : vérifie la faisabilité technique et la bonne adéquation des équipes techniques

Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 43

Org

an

isati

on

Page 42: Prince2 Les 7 themes

Le chef de projet

• Responsable - de la vie quotidienne du projet auprès du comité de pilotage, dans les limites fixées (couts, délai, qualité, périmètre) - de la demande au comité de pilotage de passer à l’étape suivante - de la planification des couts et délais - de l’attribution des unités d’œuvre - faire produire les livrables dans les couts, délai et qualité spécifiés - assurer le suivi d’avancement - mettre en place les actions correctives - Met à jour les documents principaux : risques, communication, gestion de la configuration, qualité

Le chef d’équipe

• Est responsable de - la réalisation des produits qui lui sont alloués par le chef de projet - du respect des délais, des couts et de la qualité des produits/services

• Dans le cas de projets de faible ampleur, rôle tenu par le chef de projet

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Org

an

isati

on

Page 43: Prince2 Les 7 themes

Le support projet

• Dépend du chef de projet

• A pour rôle d’assister le chef de projet dans - l’estimation et suivi des couts - l’estimation et suivi des délais - le suivi de la qualité - les comptes-rendus

• Il tient à jour - les registres d’incidences - le registre des risques - le registre qualité

Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 45

Org

an

isati

on

Page 44: Prince2 Les 7 themes

Stratégie de communication

Description

• Document sous la responsabilité du chef de projet

• Objectif : Décrire de façon précise - comment sera gérée la communication, - auprès de qui, - à quelle fréquence, - sous quelle forme

• Nom : Communication Management Strategy

Structure , Critères Structure

• Communications Procedure

• Tools and Techniques

• Records

• Reporting

• Timing of Communication Activities

• Roles and Responsibilities

• Stakeholder Analysis

• Information Needs

Critères :

• Tous les intervenants et parties prenantes devraient avoir été consultées pour établir leur besoins en informations

• Les parties prenantes donneront leur validation sur le contenu, la forme, la fréquence, les destinataires

• Une communication standard a été prévue

• Le temps et les moyens pour effectuer ces communications ont été identifié et approuvé dans le Stage Plans

• Le niveau formel et la fréquence est adaptée à l’importance du projet et à sa complexité

• Si le projet fait partie d’un programme, les exigences et formes de communication demandées par le programme sont indiquées dans le document

• Il sera réalisé par le département communication Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 46

Org

an

isati

on

Page 45: Prince2 Les 7 themes

Questions / Pistes de réflexion

Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 47

Questions Conséquences possibles

1 Lequel des deux rôles suivants siègent au Comité

de pilotage du projet ?

A : exécutif , utilisateur principal

B : Chef de projet , l'assurance du projet

C : Chef de projet , utilisateur principal

D : exécutif , l'assurance du projet

2 Et si l’utilisateur senior n’est pas suffisamment

disponible ?

3 Une équipe projet qui réussit doit avoir une

représentation de quels acteurs?

A : business, utilisateur et fournisseur

B : support, manager et busines

C : support, gestionnaire et business

D : entreprise, fournisseur et gestionnaire

4 Selon la gravité de la modification, à qui le

comité de pilotage pourrait-il déléguer la

gestion des demandes de changement ?

A : Autorité des changements

B : Chef d'équipe

C : Exécutif

D : Assurance projet

5 Il existe quatre niveaux de la structure de

l'équipe de gestion de projet. Lequel de ces

niveaux se trouve en dehors du projet?

A : Direction

B : Direction d'entreprise / direction de programme

C : Gestion

D : Livraison

Org

an

isati

on

?

Page 46: Prince2 Les 7 themes

Questions / Pistes de réflexion

Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 48

Questions Conséquences possibles

1 Lequel des deux rôles suivants siègent au Comité

de pilotage du projet ?

A : exécutif , utilisateur principal Comme le Comité de pilotage est responsable de la prise de

décisions au niveau des projets, il est important de veiller à ce

que tous les intérêts sont représentés. L'exécutif représente

l'entreprise, l'utilisateur principal les intérêt de l'utilisateur et le

fournisseur principal les intérêt des fournisseurs.

2 Et si l’utilisateur senior n’est pas suffisamment

disponible ?

3 Une équipe projet qui réussit doit avoir une

représentation de quels acteurs?

A : business, utilisateur et fournisseur Une équipe de gestion de projet qui réussit devrait avoir des

représentants du business, utilisateur et fournisseur

4 Selon la gravité de la modification, à qui le

comité de pilotage pourrait-il déléguer la

gestion des demandes de changement ?

A : Autorité des changements Selon la gravité de la modification, la demande de changement

pourrait être traitée par la direction d'entreprise ou du

programme; Le comité de pilotage du projet; Déléguer à une

autorité de changement; Déléguer au gestionnaire du projet.

5 Il existe quatre niveaux de la structure de

l'équipe de gestion de projet. Lequel de ces

niveaux se trouve en dehors du projet?

B : Direction d'entreprise / direction de programme La Direction de l'entreprise ou du programme se trouve en

dehors de l'équipe de gestion de projet. Les autres niveaux sont

Direction, Gestion; Livraison.

Org

an

isati

on

?

Page 47: Prince2 Les 7 themes

Thème

Qualité Quoi ?

Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 49

Page 48: Prince2 Les 7 themes

Synthèse

Objectif

• Objectif :

• Approche pour garantir - les produits sont conformes aux exigences de Business. - les bénéfices attendus seront atteint

• Décrit dans le document Stratégie de management de la qualité (Quality Management Strategy)

Document de référence Contenu :

• Rôles et responsabilités

• Procédure de management de la qualité

• Enregistrement

• Reporting

• Calendrier, planning

• Méthodes et outils

Critères

• La stratégie décrit en quoi les exigence de qualité des utilisateurs sera atteinte

• Les moyens définis sont adéquats

• La responsabilité de la qualité est un niveau plus haut que le chef de projet afin d’être indépendante

• Elle est conforme aux processus qualité de l’entreprise

• Elle est conforme aux processus qualité des fournisseurs

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Qu

alité

Page 49: Prince2 Les 7 themes

Les niveaux

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Management de la qualité Rôles, responsabilités, procédures

Contrôle qualité Mesure de qualité sur les produits

Planification de la qualité Spécification des produits, méthode de

vérification de la conformité

Assurance de la qualité Evalue de manière indépendante le

projet dans l’optique de respect.

Qu

alité

Contrôle qualité

Management

Assurance qualité

Planification

Page 50: Prince2 Les 7 themes

Assurance qualité

• Les auditeurs peuvent faire partie de l’assurance qualité de l’entreprise

• Indépendante du chef de projet

• Le reporting se fait auprès du comité de pilotage

• Comprend les points suivants

1. Planification qualité

2. Description projet

3. Description des produits

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SZCZYGIEL 52

Planification

qualité

Description

projet

Description

des produits

Qu

alité

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Page 51: Prince2 Les 7 themes

Planification de la qualité

La revue qualité a pour but de

• Définir les spécifications des produits

• Spécifier comment ces produits seront vérifiés pour déterminer leur conformité aux spécifications

• Déterminer le responsable

Descriptions des produits

La description des produits comprend

• La description du projet

• Les description des produits individuellement

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Page 52: Prince2 Les 7 themes

Planification de la qualité

Description du projet

Description projet

• Réalisée par le chef de projet (processus Elaborer le projet)

• Permet au comité de pilotage de décider de lancer ou non le projet

• Est précisée lors de l’étape « Initialiser le projet »

Contenu

Contenu

• Objet du projet

• Périmètre

• Pré-requis du projet

• Compétences requises

• Exigences qualité (vue utilisateurs, pas nécessairement mesurables)

• Critères d’acceptation (mesurables)

• Tolérances qualité

• Méthode d’acceptation (procédure suivie par les clients)

• Responsable de l’acceptation (et signature)

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Page 53: Prince2 Les 7 themes

Planification de la qualité

Description des produits

Contenu

• Titre

• Objet

• Composition

• Compétences en développement nécessaires

• Attente client en terme de qualité

• Critère d’acceptation

• Tolérance qualité

• Méthode d’acceptation

• Responsabilité de l’acceptation

Critères

• L’objet du produit est clairement exprimé

• Les critères d’acceptation balayent les critères clés des parties prenantes

• Est défini le nb d’utilisateurs, les systèmes opérationnels et la maintenance

• Tous les critères sont mesurables

• Les critères sont réalistes dans leur ensemble

• (ex : très haute qualité, délai très brefs, faible prix sont sans doute incompatible)

• Les attentes qualité ont pris en compte le système qualité de l’entreprise, des fournisseurs, les caractéristiques techniques des composants utilisés

• A mesure du niveau de satisfaction des utilisateurs

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Page 54: Prince2 Les 7 themes

Contrôle qualité

3 niveaux successifs

• Vérification qualité du produit - sur chaque produit - enregistré par le support projet

• Approbation du produit par le responsable qualité - enregistré par le support projet

• Acceptation par le client lorsque les livrables sont transférés au client qui réceptionne selon ne procédure d’acceptation définie. A noter que cette procédure de réception/approbation fait souvent l’objet d’un description dans un contrat

Registre qualité

Créé par le chef de projet pendant le processus « Initialiser un projet »

Comprend les informations suivantes :

• Ref qualité

• Ref produit

• Nom produit

• Méthode qualité utilisée

• Roles and Responsabilités (nom, rôle)

• Activité qualité (date planifiée, date prévue, date réelle)

• Cloture de l'activité qualité (date planifiée, date prévue, date réelle)

• Résultats

• Renvoi vers enregistrement qualité

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Qu

alité

Page 55: Prince2 Les 7 themes

Stratégie de management de la qualité

Objectif

Objectif

• Décrire comment sera gérée l’approche qualité

Contenu :

• Rôles et responsabilités

• Procédure de management de la

qualité

• Enregistrement

• Reporting

• Calendrier, planning

• Méthodes et outils

Critères

Critères

• La stratégie décrit en quoi les

exigence de qualité des utilisateurs

sera atteinte

• Les moyens définis sont adéquats

• La responsabilité de la qualité est un

niveau plus haut que le chef de projet

afin d’être indépendante

• Elle est conforme aux processus

qualité de l’entreprise

• Elle est conforme aux processus

qualité des fournisseurs

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Qu

alité

Page 56: Prince2 Les 7 themes

Enchainement des activités

Cli

en

t Exigence

qualité

clients

Critères

d’acceptatio

n

Description

projet

Enregistrem

ent

acceptation

Pro

jet Stratégie de

managemen

t qualité

Description

des produits

Registre

qualité Produits

Enregistrem

ent qualité

et

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Critères de

tolérance

Méthodes

qualité

Responsabil

ité qualité

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Page 57: Prince2 Les 7 themes

Questions / Pistes de réflexion

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Questions

1 Qu'est-ce qui n'est pas de la responsabilité

du fournisseur principal en ce qui concerne

le thème de la qualité?

1. Approuver la description du projet produit

2. Approuver la stratégie de gestion de la qualité

3. Approuver les descriptions de produits pour les

produits clés.

4. Monter des dossiers de qualité

2 Quel rôle tient le registre de la qualité? 1. Fournisseur senior

2. Exécutif

3. Support projet

4. Assurance projet

3 Quels sont les deux rôles qui doivent être

indépendants les uns des autres?

1. Chef de projet et Support projet

2. Chef de projet et chef d'équipe

3. Assurance projet et chef de projet

4. Support projet et assurance projet

4 Quelle responsable qualité,

personne/groupe, peut être identifié comme

qualifié et autorisé à approuver un produit

complèt et adapté à l'objectif ?

1. Producteur

2. Relecteur

3. Approbateur

4. Editeur

Qu

alité

?

Page 58: Prince2 Les 7 themes

Questions / Pistes de réflexion

Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 60

Questions

1 Qu'est-ce qui n'est pas de la responsabilité

du fournisseur principal en ce qui concerne

le thème de la qualité?

Monter des dossiers de qualité

Le montage des dossiers de qualité est une responsabilité

du chef d'équipe.

2 Quel rôle tient le registre de la qualité? Support projet

Bien que le rôle de soutien du projet peut être effectué

par le chef de projet, les rôles sont cependant distinct

pour PRINCE2. Le support projet est responsable du

soutien administratif au jour le jour du projet, y compris

pour les tâches telles que la gestion de la configuration et

la tenue du registre de la qualité.

3 Quels sont les deux rôles qui doivent être

indépendants les uns des autres?

Assurance projet et chef de projet

L'assurance projet est rattachée au comité de pilotage

4 Quelle responsable qualité,

personne/groupe, peut être identifié comme

qualifié et autorisé à approuver un produit

comme complet et adapté à l'objectif ?

Approbateur

Un approbateur est une personne/un groupe (par exemple

un comité directeur du projet) identifié comme qualifié et

autorisé à approuver un produit comme étant complet et

adapté à l'usage.

Qu

alité

?

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Page 59: Prince2 Les 7 themes

Thème

Planification

Comment ?

Combien ?

Quand ?

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Page 60: Prince2 Les 7 themes

Objectifs

• Le macro-planning est élaboré sur la base de la liste des livrables produit

• Gérer les coûts, les délais, les affectations de ressources

• Communiquer l’état du projet auprès des parties prenantes

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Pla

nif

icati

on

Page 61: Prince2 Les 7 themes

Niveaux de planification

3 niveaux de planification

• Planning projet

• Planning de phase

• Planning d’équipe

• En parallèle : planning d’exception en cas de dépassement des tolérances accordées

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Plan Programme

Plan Projet Plan Phase

1

Plan

d’équipe

Plan

d’exception

Pla

nif

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Page 62: Prince2 Les 7 themes

Tolérances

• Des contraintes sont fournies par un niveau plus haut à un niveau en dessous.

• Ces contraintes sont fournies avec une marge de tolérance.

• Exemple en terme de planning : Le comite de pilotage au chef de projet un date d’achèvement du projet dans 12 mois, avec une tolérance de 3 mois avant et 1 mois après.

• Ces tolérances peuvent être de nature diverses : par exemple

- Délai

- Couts

- Niveau de qualité

-Périmètre

Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph

SZCZYGIEL 64

DG ou Programme

Comité de pilotage

Chef de projet

Chef d’équipe

Date d’achèvement du projet : 31/12/2014

Tolérance : avance 3 mois Retard = 1 mois

Date d’achèvement du projet : 31/11/2014

Tolérance : avance 3 mois Retard = 1 mois

Date d’achèvement des produits / lots : en

adéquation avec 31/10/2014

Tolérance : avance 3 mois Retard = 1 mois

Pla

nif

icati

on

Page 63: Prince2 Les 7 themes

Plan projet

• Créé par le chef de projet dans la phase « Initier le projet »

• Actualisé par le chef de projet lors du process « Gérer une limite de phase »

Plan de phase

Objectif

• Le plan de la phase « Initialiser le projet » détaille les actions à effecteur pour créer les livrables de cette phase

• A chaque fin de phase, dans le process « Gérer une limite de phase », préciser le plan de la phase suivante

• Ces plans sont mis à jour par le chef de projet dans le process « Contrôler une phase »

• Le comite de pilotage examine le plan de chaque phase pour donner son accord pour continuer

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Pla

nif

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Page 64: Prince2 Les 7 themes

Plan d’équipe

• Mis à jour par le chef d’équipe dans le processus « Gérer les livraisons ».

• Objectif : Détailler la planification fine des équipes.

• Optionnel si le plan de phase contient suffisamment d’informations

Plan d’exception

• Un plan d’exception est destiné à remettre à flot un projet lorsque celui-ci dépasse des tolérances fournies

• Ces tolérances peuvent être

Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 66

Pla

nif

icati

on

Page 65: Prince2 Les 7 themes

Contenu d’un plan projet

Contenu • Description

• Type de plan concerné : plan projet / plan de phase / plan d’équipe / plan d’exception

• Périmètre concerné

• Pré-requis

• Dépendances externes

• Hypothèses prises • Disponibilité de ressources, etc…

• Retour d’expérience (leçons apprises)

• Avancement et contrôle

• Budgets • Financier + charge de travail

• Tolérances • Cout, délai, périmètre

• Description produits • Base de la planification

• Planning • Checklist des produits

• Gantt, …

Critères • Le plan est réalisable

• Les estimations ont été faite en consultant les ressources concernées et les données de retour d’expérience

• Les chefs d’équipes valident la faisabilité du plan pour leur équipe

• Le niveau de détail est approprié (pas trop global, pas trop détaillé)

• Le plan est conforme au plan programme ou au plan de l’entreprise

• Le plan prend en compte les contraintes légales et réglementaires

• Le plan intègre les activités nécessaire à la réalisation du produit mais aussi et éléments de management (contrôle qualité, etc…)

• Le plan intègre les éléments de la stratégie de management de la qualité, le management de la configuration, la stratégie de gestion des risques et l’approche projet

• Le plan intègre les éléments de contrôle du projet (Document d'initialisation projet)

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Pla

nif

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Page 66: Prince2 Les 7 themes

Questions / Pistes de réflexion

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Questions

1 Pour lequel de ces niveaux de régime,

un Plan d'Exception peut être produit ?

A. Plan d'équipe

B. Plan de revue de bénéfices

C. Plan projet

D. Plan programme

2 Parmi les plans suivants, lequel est

optionnel ?

A. Plan de phase (ou d'étape)

B. Plan d'équipe

C. Plan-projet

D. Plan d'exception

3 PRINCE2 recommande trois niveaux de

plan pour couvrir les différents niveaux

de gestion. Lequel de ces ne

correspond pas à l'un de ces niveaux ?

A. Plan projet

B. Plan d'étape (ou phase)

C. Plan d'équipe

D. Plan qualité

4 Quel document peut être décrit comme

une liste des principaux produits d'un

plan, avec les dates clés de livraison ?

A. Description produit

B. Enregistrement d'un item de configuration

C. Checklist produit

D. Plan projet

5 Lequel des énoncés suivants est un

avantage de la planification basée sur le

produit ?

A. Minimise les besoins en ressources en réduisant les temps

perdus.

B. Supprime la nécessité d'une planification basée sur les

activités/taches.

C. Supprime toute ambiguïté sur les attentes des clients

D. Les produits seront livrés à temps et pour le budget prévu.

Pla

nif

icati

on

?

Page 67: Prince2 Les 7 themes

Questions / Pistes de réflexion

Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 69

Questions

1 Pour lequel de ces niveaux de régime,

un Plan d'Exception peut être produit ?

Plan de revue de bénéfices

Les plans d'exception sont uniquement créés pour remplacer un

plan-projet ou un plan de phase.

2 Parmi les plans suivants, lequel est

optionnel ?

Plan d'équipe

Un plan de l'équipe est produit par un chef d'équipe pour

faciliter l'exécution d'un ou plusieurs lots de travaux. Plans de

l'équipe sont en option; leur besoin et le nombre sera déterminé

par la taille et la complexité du projet et le nombre de

ressources nécessaires.

3 PRINCE2 recommande trois niveaux de

plan pour couvrir les différents niveaux

de gestion. Lequel de ces ne

correspond pas à l'un de ces niveaux ?

Plan qualité

Bien que la qualité est une activité au sein de PRINCE2, il n'y a

pas de document formel de plan de la qualité.

4 Quel document peut être décrit comme

une liste des principaux produits d'un

plan, avec les dates clés de livraison ?

Checklist produit

Une liste de produits est une liste des principaux produits d'un

plan, avec les dates clés de leur livraison.

5 Lequel des énoncés suivants est un

avantage de la planification basée sur le

produit ?

Elle supprime toute ambiguïté sur les attentes des clients

En impliquant les utilisateurs dans la spécification de leurs exigences

et de leurs attentes, la possibilité d'ambiguïté devrait être largement

éliminé.

Pla

nif

icati

on

?

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Page 68: Prince2 Les 7 themes

Thème

Gestion des

risques

Quelles conséquences ?

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Page 69: Prince2 Les 7 themes

Préambule

La gestion des risques est une

élément essentiel qui distingue un

processus routinier d’un projet.

Savoir gérer un projet, c’est savoir

en gérer les risques

Les risques désignent des

évènements non envisagés.

Ils peuvent être

- négatif (cas habituel)

- positif : on parle alors

d’opportunité

Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 71

Ris

qu

es

Page 70: Prince2 Les 7 themes

Stratégie de management des risques

Contenu • Procédure de management des risques

• Outils et techniques • Brainstorming, retour d’expériences,

checklist de risques

• Enregistrement • Un registre central des risque est tenu à jour

par le chef de projet

• Reporting • Définit la communication à effectuer :

auprès de qui, quand, quoi

• Planning des activités de management des risques

• Rôles et responsabilités • Le comité de pilotage prend les décisions

sur les risques dont il est informé par le chef de projet

• Le chef de projet a la responsabilité de mettre e œuvre les actions en maitrise de risques décidées

• Proximité • Imminent / durant cette étape / en cours de

projet / après projet

• Echelles • Quels choix d’échelle à prendre :

faible/moyen/fort % 0-1-2-3-4-5 (extrême)

• Catégories de risques • Classification à définir pour le projet

• Par exemple : couts, délais, technologique, social, légal/réglementaire, …

• Catégorie de réponse aux risques • Comment le projet va réagir à ce risque. Par

exemple

• pour les risques : éviter/réduire/transférer/ accepter / partager

• pour les opportunités : exploiter / rejeter / partager

• Indicateurs d’alertes • Retard, surcout, décision en attente, …

• Tolérances • Au-delà desquelles, il faut remonter le risque

à un niveau supérieur

• Budget associé aux risques • Budget sur lequel vont s’imputer les actions

en maitrise de risques

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Ris

qu

es

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Page 71: Prince2 Les 7 themes

Registre de risques • Identifiant

• Auteur (Personne qui a identifié le risque)

• Date d'enregistrement

• Catégorie de risques

• par exemple: délai, cout, légal, …

• Description du risque

• Cause du risque

• Effet du risque

• Impact & cout estimé

• Probabilité de survenance

• Valeur de risque

• Cout estimé * probabilité

• Proximité

• Imminent / dans cette étape / durant le projet

• Type de réponse

• pour les risques : éviter/réduire/transférer/ accepter / partager

• pour les opportunités : exploiter / rejeter / partager

• Réponse (Actions décidées)

• Statut (actif / clos)

• Responsable de la gestion du risque

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Ris

qu

es

Page 72: Prince2 Les 7 themes

Procédure de management des risques

Identification des risques

• Identification des risques de contexte

• Caractéristiques de l’environnement • Milieu difficile

• Caractéristiques du projet • Nb d’intervenants, nb de produits, nb de

taches, performances …

• Equilibre du triangle cout/délai/qualité

• Identification des risques individuels

• Positif (opportunité)

• Négatif sur le projet

Evaluation du risque

• Evaluer tous les risques listés

• Evaluer l’impact sur : couts, délais, qualité, périmètre, bénéfices

• Cette évaluation est faite régulièrement lors du process « Gérer une limite de phase »

Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph

SZCZYGIEL 74

Identification du

risque

Evaluation du

risque

Planification des

actions en maitrise

de risques

Mise en œuvre des

actions en maitrise

de risques

décidées

Co

mm

un

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er

Ris

qu

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Page 73: Prince2 Les 7 themes

Planification des actions en maitrise de risques

• Les actions types pour les risques négatifs pour le projet sont

• Eviter

• Réduire • La probabilité et/ou l’impact

• Transférer le risque • La sous-traitance en est un exemple

• Accepter

• Partager • Par exemple au travers d’un GIE

• Mettre en œuvre une solution de repli ou de contournement

• Les actions types pour les risques positifs (opportunités) pour le projet sont

• Rejeter

• Exploiter

• Partager

• Augmenter (l’impact ou le nb d’occurrence)

Mise en œuvre des actions en maitrise de risques

• Le chef de projet est responsable de la mise en œuvre des solutions décidées

• Chaque risque a un responsable chargé de surveiller et mettre en œuvre

Communication

• Le chef de projet est responsable de la communication

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SZCZYGIEL 75

Ris

qu

es

Page 74: Prince2 Les 7 themes

Questions / Pistes de réflexion

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Ris

qu

es

? Questions

1 A quoi servira le budget de risque ?

1. A administrer le registre des risques

2. A des réponses spécifiques pour traiter les risques et

opportunités

3. L'évaluation des risques du projet et la planification

4. Déficit de l'estimation des coûts de développement des

produits du projet

2 Laquelle de ces actions en maitrise de

risque conduit à ce qu'un tiers prenne

la responsabilité du risque ?

1. Réduire

2. Eviter/rejeter

3. Partager

4. Transférer

3 Quelle réponse en terme de gestion du

risque est définie comme« S'assurer

que l'occasion va se passer et que

l'impact sera réalisé" ?

1. Transférer

2. Partager

3. Solution de repli

4. Exploiter

4 Quel terme de PRINCE2 est utilisé pour

désigner la personne responsable de la

gestion, du suivi et du contrôle des

risques ?

1. Manager des risques

2. Moniteur de risques

3. Propriétaire du risque

4. Dépositaire des risques

Page 75: Prince2 Les 7 themes

Questions / Pistes de réflexion

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Ris

qu

es

? Questions

1 A quoi servira le budget de risque ?

A des réponses spécifiques pour traiter les risques et

opportunités

Un budget de risque, s'il est utilisé, est une somme d'argent

incluse dans le budget du projet et mis de côté pour financer les

mesures de gestion spécifiques aux menaces et opportunités du

projet.

2 Laquelle de ces actions en maitrise de

risque conduit à ce qu'un tiers prenne

la responsabilité du risque ?

Transférer

On transfert à un tiers tout ou partie du risque.

3 Quelle réponse en terme de gestion du

risque est définie comme« S'assurer

que l'occasion va se passer et que

l'impact sera réalisé" ?

Exploiter

Par exemple, si une meilleure version du logiciel utilisé par le

projet est prévue, le Conseil du projet peut retarder le projet

pour en profiter.

4 Quel terme de PRINCE2 est utilisé pour

désigner la personne responsable de la

gestion, du suivi et du contrôle des

risques ?

Propriétaire du risque

Un propriétaire de risques est la personne nommée qui est

responsable de la gestion, du suivi et du contrôle de tous les

aspects d'un risque particulier qui lui est assigné. Ce n'est pas

nécessairement la personne qui est responsable de l'origine du

risque.

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Page 76: Prince2 Les 7 themes

Thème

Changements Quels impacts ?

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Page 77: Prince2 Les 7 themes

Introduction

Des changements peuvent intervenir tout au long du projet

et sont de nature variés : - Changement de périmètre

- Changement de technologies

- Changement de réglementations

- etc..

Les changements doivent être maitrisés - Le projet doit être informé de la nécessité d’un changement ou doit l’avoir détecté

(ex : changement de réglementation impactant une partie du projet)

- Les impacts doivent être évalués

- Le changement doit être décidé

- il doit être mis en œuvre.

Un outil essentiel : La gestion de configuration est un des outils permettant de maitriser les changements à apporter dans tos les aspects du projet :

- documentation

- code de programme

- version des tests / des scénarios de test

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Ch

an

gem

en

ts

Page 78: Prince2 Les 7 themes

Gestion de configurations

Description

Objectif

• Avoir un ensemble d’éléments cohérents entre eux

Référence

• Désigne un cliché figé d’une configuration que l’on souhaite protéger contre les modifications

• Seules des modifications autorisées peuvent être faites

Release

• Ensemble complet et cohérent des produits livrés et testés auprès des utilisateurs

Eléments de configuration

• Tout composant, produit entrant dans le cadre d’une release

Eléments entrants dans le cadre de la gestion de configuration

• Tout ou presque entre dans le cadre de la gestion de configuration

• Les données liées aux produits

• Les dossiers de spécification

• Les codes de programmation

• Les jeux de tests

• Etc..

• Les données de management

• Le business Case

• Le brief projet

• La description projet

• Etc…

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Ch

an

gem

en

ts

Pour une formation ou toute autre

information, merci de m’envoyer un

email :

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Page 79: Prince2 Les 7 themes

Types de changements

Demandes de changement

• Pour une demande de changement sur un produit référencé (et figé)

• Autorisation de changement

• Modification du produit et de sa documentation

Hors-spécification

• Désigne

• Produit manquant

• Produit non conforme aux spécifications

Autres incidences

• Toutes les autres demandes de changement

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SZCZYGIEL 81

Demandes de

changement

Autres

incidences Hors

spécification

3 types

Enregistrement de la

demande

Demande

formelle Demande

informelle

Registre des

incidences

(« issue »)

Relevé

quotidien

(« daily

log»)

Ch

an

gem

en

ts

Page 80: Prince2 Les 7 themes

Autorité des changements

• L’autorité des changements est une personne ou un

groupe à qui le comité de pilotage a délégué une

partie de sa fonction de décision à l’égard des

changements.

• Cette délégation est peut être limitée

- en terme de couts

- en terme de délais

- en terme de périmètre

- en terme de changements engendrés dans

l’organisation future de l’entreprise

• L’autorité de gestion des changements peut être

définie à plusieurs niveaux dans la « stratégie de

gestion de configuration » :

- comité de pilotage

- autorité des changement

- chef de projet

• Composition possible

- business, utilisateurs, fournisseurs

Niveau d’autorisation Coût Délais …

Comité de pilotage 50 k€ 2 mois

Autorité des changements 15 k€ 4 sm

Chef de projet 5 k€ 2 sm

Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph

SZCZYGIEL 82

Direction générale

Management de

programme

Comité de pilotage

Autorités des

changements

Chef de projet

Niveau d’autorité

Ch

an

gem

en

ts

Page 81: Prince2 Les 7 themes

Budget des changements

• Le projet peut comprendre un budget changement pour tout le projet

• Le comité de pilotage peut décider d’allouer un budget changement à l’autorité des changements

• Avantage : éviter de demander la validation du comité de pilotage pour chaque demande, même faible

• Avec des contraintes et des limites

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SZCZYGIEL 83

Ch

an

gem

en

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Page 82: Prince2 Les 7 themes

Procédure de contrôle des

changements

Qui Quoi Où

• Demande informelle

Relevé quotidien

• Demande formelle

Registre des incidences

Chef

de

projet

• Impact sur la performance ? (bénéfice, cout, délai, qualité, risques,

périmètre)

• Impact sur l’environnement ?

• Impact sur les parties prenantes (business, utilisateurs,

fournisseurs)

Chef

de

projet

• Au minimum 2 options

• Impact sur la performance

• Avantages / effets sur performance

• Si une option dépasse la tolérance rapport

d’exception

Chef

de

projet

• Choix d’une option

• Si l’option est dans son budget et ses limites

mise en œuvre

sinon : rapport d’exception à l’autorité de changement

ou comité de pilotage

• Relevé quotidien

• Registre des incidences

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SZCZYGIEL 84

Relever la

demande

Examiner les

impacts

Proposer

des options

Décider

d’une option

Mettre en

oeuvre

Ch

an

gem

en

ts

Page 83: Prince2 Les 7 themes

Procédure de gestion des configurations

Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 85

Activités Qui Quoi Où

Chef de

projet

• Décider du niveau de détail du suivi

• Quels moyens de protection contre les modifications

non autorisées ?

• Qui sera en charge de mettre à jour et communiquer

sur le statut des produits ?

• Stratégie de gestion de

configuration

Chef de

projet

• Répertorier les éléments qui seront suivis

• Créer un enregistrement de configuration pour

chaque

Support

projet

• Une autorisation préalable est nécessaire pour toute

modification du produit

Support

projet

• Résumé de toutes les informations sur le statut des

produits

Assurance

projet

• Vérification de la validité des informations

enregistrées

Planification

Identification

Contrôle

Suivi du

statut

Audit et

vérifications

Ch

an

gem

en

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Page 84: Prince2 Les 7 themes

Enregistrement de configuration

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Identifiant projet

Identifiant item

Version actuelle

Titre de l’item

Détail

Date de dernière maj du statut

Propriétaire

Location

Détenteur de copies

Type d’item • Composant / produit / release

Utilisateurs

Statut • En attente de développement / en cours de développement / en revue / approuvé /

Responsable • De la fourniture de l’item

Relations avec les autres items • Items qui seraient affectés par le changement de cet item

• Items qui affecteraient cet items s’ils étaient modifiés

Cross références • Risques

• Documentations (design, build, production, …)

Ch

an

gem

en

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Page 85: Prince2 Les 7 themes

Questions / Pistes de réflexion

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Ch

an

gem

en

ts

? Questions

1 Lequel de ces n'est pas un type de

question ?

1. Hors-spécification

2. Menace

3. Problème / préoccupation

4. Demande de changement

2 Quel terme est utilisé pour désigner

une entité soumise à la gestion de la

configuration, qu'elle soit un

composant de produit, un produit ou

un ensemble de produits ?

1. Procédure de changement

2. Autorité de changement

3. Elément de configuration

4. Budget de changement

3 Qu'est ce qui peut être défini comme

l'activité technique et administrative

traitant de la création, de l'entretien et

du contrôle des changements de

configuration tout au long de la vie

d'un produit ?

1. Procédure de changement

2. Gestion de configuration

3. Autorité de changement

4. Budget de changement

Page 86: Prince2 Les 7 themes

Questions / Pistes de réflexion

Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 88

Ch

an

gem

en

ts

? Questions

1 Lequel de ces n'est pas un type de

question ?

Menace

Une menace est un type de risque. Des questions ont déjà eu

lieu. Les risques ont une probabilité de se produire à l'avenir.

2 Quel terme est utilisé pour désigner

une entité soumise à la gestion de la

configuration, qu'elle soit un

composant de produit, un produit ou

un ensemble de produits ?

Elément de configuration

Un élément de configuration est une entité soumise à la gestion

de configuration. Une release est un ensemble complet et

cohérent de produits.

3 Qu'est ce qui peut être défini comme

l'activité technique et administrative

traitant de la création, de l'entretien et

du contrôle des changements de

configuration tout au long de la vie

d'un produit ?

Gestion de configuration

La gestion de configuration est l'activité technique et

administrative traitant de la création, de l'entretien et du

changement de configuration tout au long de la vie d'un

produit.

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Page 87: Prince2 Les 7 themes

Thème

Progression

Où en sommes-nous ?

Quel est l’avancement ?

Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 89

Page 88: Prince2 Les 7 themes

Le contrôle est un des 3

éléments essentiel de Prince2.

Ce contrôle permet de s’assurer

en permanence que le projet

progresse vers les objectifs fixés.

Prince2 - Les 7 thèmes - Copyright Joseph SZCZYGIEL 90

• Objectifs de couts, délais,

périmètre, qualité, risques,

bénéfices attendus

Plan projet

Business Case

Description projet

Utiliser

• Rapports de progression pour

comité de pilotage

• Rapport de fin de phase

• Rapport de fin de projet

Fixer les objectifs

Rendre compte

Prendre des

décisions

efficace et

opportunes

• Des décisions prises au bon niveau

• Management par exception

• Management par phase

Pro

gre

ssio

n

Page 89: Prince2 Les 7 themes

Les phases

Avantages du travail par phases

• Le comité de pilotage peu contrôler le projet sans y passer trop de temps

• La planification est détaillée uniquement pour la phase suivante

• Il permet le travail par exception ; le comité de pilotage ne s’implique dans le projet que si les tolérances sont dépassées et que la phase est en exception

2 types de phases

• Phase de management

• Portion de projet pour laquelle le chef de projet a reçu délégation du comité de pilotage

• Phase technique

• Ex : spécification, développement, qualification, intégration, …

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SZCZYGIEL 91

Phase 1 Phase 2 Phase 3 Phase 4

Exigences

SFG SFD

Spec

Qualif

Dév

Qualif

Phase de management

Ph

ase

tech

niq

ues

Pro

gre

ssio

n

Page 90: Prince2 Les 7 themes

Les contrôles

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Comité de pilotage

Chef de projet

Autoriser

l’initialisati

on

Autoriser

le projet

Rapport de

progression

Exception

Approbatio

n de la

progression

Autoriser

une phase

Autoriser

un plan

d’exceptio

n

Autoriser

la clôture

du projet

Pro

cess

us

« D

irig

er

le p

roje

t »

Rapport de

fin de

phase

Pro

gre

ssio

n

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Page 91: Prince2 Les 7 themes

Questions / Pistes de réflexion

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? P

rog

ress

ion

Questions

1 Après quel projet le comité de pilotage

va-t-il examiner un plan de de phase ou

un plan d'exception, et peut-il soit

approuver le plan ou déclencher la

fermeture prématurée du projet ?

1. Initialiser un projet

2. Diriger un projet

3. Gérer une limite de phase

4. Clôturer un projet

2 Si le comité de pilotage demande que

le rapport de progression soit envoyé à

des personnes en dehors du projet, où

cela sera-t-il documenté ?

1. Registre des risques

2. Stratégie de management de la configuration

3. Stratégie de management de la communication

4. Business Case

3 Dans lequel de ces moyens, le thème

Progression soutient-il le principe du

management par exception ?

1. Prévoir des étapes techniques qui peuvent se chevaucher.

2. S'assurer que des points de décision sont prévues tout au

long du projet pour garantir la viabilité du projet.

3. Recommander des mesures susceptibles d'améliorer les

résultats futurs du projet.

4. Délégation de compétence au chef de projet sur une base

"étape par étape"

Page 92: Prince2 Les 7 themes

Questions / Pistes de réflexion

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? P

rog

ress

ion

Questions

1 Après quel projet le comité de pilotage

va-t-il examiner un plan de de phase ou

un plan d'exception, et peut-il soit

approuver le plan ou déclencher la

fermeture prématurée du projet ?

Gérer une limite de phase

Après le processus Gérer une limite de phase, le comité de

pilotage examine un plan de phase ou un plan d'exception, et

peut soit approuver le plan ou déclencher la fermeture

prématurée du projet.

2 Si le comité de pilotage demande que

le rapport de progression soit envoyé à

des personnes en dehors du projet, où

cela sera-t-il documenté ?

Stratégie de management de la communication

Dans le document de Stratégie de management de la

Communication, le comité de pilotage peut demander que des

exemplaires du rapport de progression soit envoyé à d'autres

parties externes au projet.

3 Dans lequel de ces moyens, le thème

Progression soutient-il le principe du

management par exception ?

Délégation de compétence au chef de projet sur une base

"étape par étape"

En règle générale, le principe de la gestion par exception utilise

six types de tolérance contre laquelle un projet peut être

contrôlée. La répartition des tolérances suit les quatre niveaux

de la forme de l'équipe de gestion de l'entreprise ou d'un

programme de gestion de projet à l'équipe de gestion.

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Page 93: Prince2 Les 7 themes

Fin des 7

thèmes

N’hésitez pas à me contacter

et à me faire part de vos

commentaires et suggestions :

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