printec / proyecto final de la materia de administración de proyectos 2012-08
DESCRIPTION
Proyecto Final de la materia de Administración de Proyectos del periodo 2012-08. Tema de Empresa: PRINTEC Alumno(s):Mendoza Mata Fernando Catedrático: Ing. Sebastián Pinto Sepúlveda. Nota: Este documento fue desarrollado para fines educativos y se entiende que va dirigido y para uso exclusivo de fines académicos, por lo que no podrá distribuirse y/o difundirse por ningún medio sin la previa autorización de los alumnos propietarios y el Docente a cargo.TRANSCRIPT
1
INSTITUTO TECNOLOGICO DE CIUDAD JUAREZ
PRINTEC
Alumno: Mendoza Mata Fernando
Numero de control: 08111226
Ing. Mecatronica
2
INDICE
1. Planeación……………..……………………………………………………………....4
1.1. Naturaleza del Proyecto……………………………………………………………..4
1.2. Planeación Estratégica……………………………………………………………...4
1.3. Misión & Visión…….…………………………………………………………………4
1.4. Objetivos del Proyecto……………………………………………………………....5
1.4.1 Objetivos a Corto y Mediano plazo…………………………………………….....5
1.4. 2 Puntos de control, actividades, las relaciones y las
Estimaciones de tiempo………………………………………………………………....6
1.5 Análisis de las fortalezas y limitaciones de la empresa…………………………..8
2. Mercadotecnia………..………………………………………………………………..9
2.1 Mercadotecnia del Proyecto…………………………………………………………9
2.2 Investigación del Mercado…………………………………………………………...9
2.3 Planes de introducción al mercado………………………………………………..13
2.4 Planes de Introducción al Mercado………………………………………………..13
2.5 Sistemas de venta (Planeación y Administración)……………………………….13
3. Aspecto Técnico…………………………………………………………………..13
3.1 Diseño de Productos y/o Servicios………………………………………………..13
3.2 Proceso de Producción……………………………………………………………..14
3.2.1 Diagrama de Bloque………………………………………………………………15
3.2.2 Diagrama de Flujo…………………………………………………………………17
3.3 Planeación y Administración de Recursos de Producción……………………...19
3.3.1 Localización de la Planta………………………………………………………....19
3.2.2 Distribución Física del Lugar de Trabajo (lay out)……………………………..20
3.3.3 Maquinaria y Equipo………………………………………………………………20
3.5 Programación de la Producción……………………………………………………21
4. Finanzas……………………………………………………………………………21
3
5. Organización………………………………………………………………………….22
5.1 Administración de Recursos humanos…………………………………………...22
5.1.1 Análisis y diseño de Puestos…………………………………………………….22
5.1.2 Diagrama de la Organización……………………………………………………23
5.2 Marco Legal de la Empresa………………………………………………………..23
5.3 Requisitos Gubernamentales……………………………………………………...23
4
1. Planeación
1.1 Naturaleza del Proyecto.
Este proyecto surge por la necesidad de un servicio básico que debe brindar cada
institución pública educativa de nivel superior, esta necesidad es la de contar con
un departamento de impresión y equipo para alumnos y docentes obteniendo de
esta instancia confiabilidad, rapidez y eficacia. Esto lo podemos llevar a cabo a
través de prestadores de servicio social pues estaríamos brindando una
oportunidad de desarrollo y crecimiento del alumnado además de que el servicio
social es condición impuesta por el sistema educativo del país.
1.2 Planeación Estratégica
El correcto manejo del control de costos y del manejo de un servicio de calidad,
serán la columna vertebral para que nuestro proyecto funcione, así mismo se
necesita conseguir una eficiencia excepcional para que nuestro servicios sean
mucho mas superiores a los de la competencia y de esta forma posicionarnos en
la primera opción en la que piensen los alumnos, una vez reconocida nuestra área
de desarrollo nos planteamos nuestras metas y objetivos en forma periódica, esta
será la forma de alcanzar un desarrollo progresivo y sostenido.
1.3 Misión & Visión
MISIÓN: Pretendemos que cada estudiante del ITCJ tenga un medio viable y
cómodo para la impresión, realización de trabajos y documentos que puedan
necesitar sin tener que abandonar las instalaciones del instituto.
Además de un centro de distribución y préstamo de equipo para exposiciones y/o
presentaciones en clases y eventos en nuestra institución con el uso de
computadoras LAPTOPS y cañones de proyección, canalizando prestadores de
servicio social y becas laborales para el apoyo y beneficio de nuestros
estudiantes.
5
VISIÓN: Se mejorara el sistema o dependencias en el ITCJ de préstamo de
equipo para exposiciones y así mismo el centro de impresión teniendo como meta
el establecer varios de estos (2 por lo menos) en diferentes puntos de la
institución, para así lograr un servicio eficaz para el beneficio de los alumnos y
docentes del instituto tecnológico de ciudad Juárez.
1.4 Objetivos del Proyecto
Establecer un departamento fuerte y sólido sin fines de lucro, que delegue
actividades a estudiantes prestadores de servicio social el cual podrá ser becado
(por analizar). Las actividades principales serán las de servicio de impresión y
escaneo así como préstamos de equipo para exposiciones, tales como
computadoras laptops, cañones de proyección, extensiones eléctricas, etc.
Se propone como encargado de proyecto a un catedrático o empleado de la
institución, ya que alumnos no pueden realizar un proyecto sin un asesor.
1.4.1 Objetivos a Corto y Mediano plazo
El objetivo principal es el mejoramiento del servicio de impresión en el instituto
tecnológico de ciudad Juárez, proponiendo a las autoridades correspondientes un
plan de trabajo incluyente para los trabajadores y encargados actuales con el fin
de mantener sus puestos intactos, además de la creación de una nueva
dependencia donde los estudiantes que requieran de un lugar para desarrollar su
servicio social o incluso residencias profesionales que den atención a
compañeros y docentes que requieran de una computadora o cañón de
proyección para sus exposiciones, todo esto conjuntando los equipos con los que
se cuenta en los diferentes departamentos en nuestra institución, mejorando el
control y mantenimiento de los aparatos en cuestión estableciendo un local u
oficina donde a través de un proceso de control podamos dar fluidez al proceso.
6
Una vez esto logrado será fundamental para el mediano plazo el establecimiento
de un segundo local con ubicación estratégica para acortar los traslados tanto
para quien requiera el servicio de copiado o préstamo de equipo como para los
“repartidores”.
1.4.2 Puntos de control, actividades, las relaciones y las estimaciones de
tiempo.
Es fundamental para la realización de este proyecto una exposición que explique
el contenido a las personas correspondientes (Director, subdirectores, mesa
directiva, etc.) y lograr la aprobación de realización, ya que este es para beneficio
del instituto, pero esencialmente para el alumnado.
Una vez teniendo el consentimiento de las autoridades se precisara establecer a
uno o varios empleados del tecnológico como responsables del proyecto, quienes
serán los encargados tanto de funciones administrativas, mantenimiento del
equipo y análisis, desarrollo de puestos para los prestadores de servicio social en
cada una de las áreas requeridas.
Tener en cuenta la distribución actual de todas las áreas del instituto, para así
saber en que áreas es factible situar el aula base donde se encontrara el equipo.
Debido a que nuestros usuarios son los alumnos se aplicaran encuestas para
saber su opinión en cuanto a en que lugar creen que seria mejor ubicar este
servicio ya que siendo estos los usuarios y beneficiarios su opinión es primordial.
Así mismo se precisara canalizar al personal de servicio social debido a que tanto
el equipo como las actividades serán desconocidos para la mayoría de ellos.
Una vez que sea aprobado el proyecto se podrán aplicar las encuestas a los
alumnos al mismo tiempo que se analizan los espacios que se tienen disponibles
para ubicar el aula, para que así una vez que tengamos los resultados de las
encuestas y localizados los espacios disponibles consigamos determinar un
acuerdo en la localización del lugar.
7
Puntos de control actividades las
relaciones
las
estimaciones
de tiempo
Aprobación de proyecto
(por dirección).
Exposición de
proyecto
Asignación de
encargado
Localización en mapa del
tec.
Análisis de
instalaciones
Desarrollo de
propuestas
Aplicación de
encuestas
Canalización de
prestadores de servicio
social
Acercamiento a
departamento
correspondiente
Propuesta de plaza de
servicio social
Evaluación de equipo
actual de trabajo para
exposiciones(lap tops y
proyectores)
Recaudar información
de todos los equipos
en todos los
departamentos
Especificar cuantos
equipos están 100% a
disposición
Recaudación de
equipo funcional y
8
dañado
Evaluación de equipo
actual de trabajo para
impresiones y
fotocopias(computadoras,
impresoras,
fotocopiadoras)
Recaudar información
de todos los equipos
en uso
Especificar cuantos
equipos están 100% a
disposición
Recaudación de
equipo funcional y
dañado
Reunión estratégica con
dirección
Exponer resultado de
evaluación de equipos
Exponer necesidades
y posibles soluciones
1.5 Análisis de las fortalezas y limitaciones de la empresa
FODA
EXTERNAS
FORTALEZAS OPORTUNIDADES
*ES UN PROYECTO DEL INSTITUTO
PARA SUS ALUMNOS
*REMUNERACION PARA
PRESTADORES DE SERVICIOS
*NO ES UNA EMPRESA CON FIN DE
LUCRO
*RAPIDEZ EN EL SERVICIO
*INCONFORMIDAD CON LOS
SERVICIOS ACTUALES
*PRECIOS DE COMPETENCIA
9
2 Mercadotecnia
2.1 Mercadotecnia del Proyecto
Mercado real.- Determinamos a todo el alumnado que actualmente realiza sus
impresiones en el local dentro de la institución, ya que ellos mismos consideran
este servicio como adecuado.
Mercado potencial.-Todos los alumnos que hoy necesitan salir de las
instalaciones del instituto para poder imprimir sus trabajos como los que
actualmente realizan sus impresiones dentro del tecnológico. Los catedráticos que
también requieran de algún documento impreso son clientes potenciales de este
servicio.
2.2 Investigación del Mercado
En cuanto al mercado:
Localización.- Esta se nos dará según los directivos del instituto
sugerimos una ubicación céntrica dentro del ITCJ.
Características.- Se requiere de un espacio amplio, ya que se tendrá tanto
impresoras, copiadoras, y los equipos de exposición que se prestaran a los
alumnos.
INTERNAS
DEBILIDADES AMENAZAS
*INEXPERIOENCIA EN EL RUBRO
*APOYO DE DIRECTIVOS
*FALTA DE EQUIPO
*NEGOCIOS AL EXTERIOR DEL ITCJ
*INCONFORMIDAD DE DIRECTIVOS
*PRECIOS DE COMPETENCIA
10
En cuanto al consumidor:
Comportamiento.- El estudiante utiliza este servicio durante todo el
semestre escolar, si él no encuentra un servicio adecuado dentro del
tecnológico busca otras opciones en los alrededores.
Si el estudiante se encuentra en edificios muy alejados del local actual debe
hacer un largo recorrido que toma asta 2 minutos aproximadamente.
Preferencias.- Un lugar donde encuentre computadoras con fácil acceso y
con tiempo corto de espera, computadoras rápidas y con protección
antivirus, impresiones de calidad para sus tareas y trabajos y un buen
precio.
En cuanto a publicidad y promoción:
Selección de medios.- Se implementaran volantes para dar a conocer este
nuevo servicio, dentro de las redes sociales la divulgación del proyecto será
factible, así como también se notificara por medio de la página oficial del
instituto.
Comportamiento del consumidor
¿POR QUE COMPRA?
Por la necesidad de entregar tareas y
trabajos impresos.
Es por eso que se tendrá que tener
computadoras, impresoras y copiadoras
al servicio de los alumnos.
¿DÓNDE COMPRA?
En el establecimiento que mejor servicio
ofrezca dentro o fuera de las
instalaciones.
Es importante otorgar por lo menos de 2
locales para el mejor servicio del
alumno y para acortar los recorridos.
¿CUÁNDO COMPRA?
En las horas que se encuentre en el
instituto.
Se dará servicio durante el horario
estudiantil completo.
¿COMO COMPRA?
Varía según el consumo
Se venderá por hojas impresas, color de
la impresión, y tamaño de las hojas,
11
Función de la investigación de mercados
Desde luego que el beneficio que se obtendrá de este servicio es reciproco, es
decir será de doble beneficio tanto de la escuela para los alumnos y de los
alumnos para la escuela.
Siendo alumnos de este instituto se nos ha ofrecido en varias ocasiones un
servicio como el que proponemos, es por eso que sabemos que será de gran
ayuda para futuras generaciones y no solo a la nuestra.
Proceso de investigación de merados
¿Cuáles son mis clientes?
El segmento de mercado al que estamos dirigiéndonos serían personas entre 18 a
60 años de edad sin distinción de sexo, etnias y estrato social. Los jóvenes de
servicio social se capacitarían en nuestro centro, porque utilizaremos técnicas de
capacitación de fácil aprendizaje para reforzar sus conocimientos.
De esta manera nos estaríamos vinculando con la colectividad con calidad y
calidez, fortaleciendo el sector productivo del centro de impresión y copiado.
Pasos del proceso de investigación de mercados
Reconocimiento del problema
El estado actual en que se encuentra este servicio en el instituto
Investigación y planeación preliminar
Los insumos básicos serán una o dos máquinas de copiado con la ventaja de
existe una gran variedad de modelos y precios. Las variantes en las copiadoras
formato y propiedades del documento.
¿QUIEN COMPRA?
Estudiantes
Siempre un servicio adecuado y
amable, rápido y eficaz, así el
estudiante aprovechara siempre de todo
su tiempo.
12
residen en la velocidad de reproducción y dependiendo de la tecnología que
utilicen. Una copiadora mediana debería estar alrededor de unos $1000 dólares en
promedio. El tipo de equipos, hardware o software que se requiere para montar un
centro de copiado, dependerá de la zona y el tipo de clientes que se pretenda
atraer. Este resultado se puede obtener mediante un estudio de mercado, el
mismo público será el medidor para saber qué tipo de equipos y servicios ofrecer.
Recopilación de información objetiva
El servicio al cliente debe de sobresalir por su amabilidad y por brindar respuestas
eficientes a cualquier inquietud de los usuarios de la misma, como lo dice john f.
Lytle “los peores departamentos de un servicio al cliente son aquellos que se ven
obligados a simular computadores.
Despojados de su habilidad para ser espontáneos, ser flexible y tomar decisiones,
los representantes del servicio simplemente procesan datos.
Interpretación de la información
Si no se logra una satisfacción total de los alumnos o bien los clientes, ellos
volverán a acudir a los centros de impresión y copiado externos, es por eso que
se deberá tomar en cuenta su opinión.
La medición del cliente debe ser un sistema permanente de información y mejora.
Puede realizarse por medio de:
1. Entrevista por encuestados.
2. Entrevista por personal interno.
3. Encuesta por correo o en el lugar.
4. Tiempo en el mostrador.
5. Consejo de cliente.
13
Guiándonos por las opiniones de los clientes y tomando en cuenta los consejos
que estos nos proporcionen, se podrá realizar un servicio de mayor calidad,
dándonos así la ventaja misma que nos ofrece el estar dentro del instituto.
2.3 Planes de introducción al mercado
Es lo más recomendable que el centro de impresiones, copiado y prestamos de
equipo se encuentre en una zona donde haya oficinas o escuelas que es nuestro
caso.
Para iniciar lo básico es contar con dos impresoras de blanco y negro, una de
color y un plotter.
2.4 Sistemas de venta (Planeación y Administración)
3. Aspecto Técnico.
3.1 Diseño de Productos y/o Servicios
El servicio deberá ser de manera a mable y efectiva. Para esto es necesario
mantener al personal capacitado y dentro de un buen ambiente de trabajo. En
cuanto al equipo deberá estar actualizado y optimizado, programas nuevos y
variados, protección contra spam y virus al 100% por seguridad de USB’s de
todos los clientes y trabajadores del ITCJ.
14
3.2 Proceso de Producción
Servicio 1: Impresión.
Asignación de computadora: El estudiante tiene acceso a internet, puerto USB
desde una computadora para imprimir lo que requiera. El personal brinda apoyo
para impresión o modificación de documentos si el cliente lo requiere.
Impresión: El estudiante cuenta con conexión a impresoras a blanco y negro e
impresoras a color, opción de documentar en CDs y en distintos formatos,
opciones de imprimir documentos de programas complejos tales como solid works,
AutoCAD, etc.
Cobro: conteo de hojas de impresión y suma de costos por engargolado, copias,
documentación en cd etc. precios accesibles para el estudiante y menores a los de
la competencia o servicio actual.
Servicio 2: Préstamo de equipo.
Registro: Estudiante registra con nombre, número de control, carrera y presenta
credencial como aval, se registra el salón y profesor de clase en donde solicita el
equipo.
Asignación de equipo: El estudiante especifica el equipo requerido (lap top,
proyector, extensión eléctrica, cable VGA, etc. y si requiere de instalación del
mismo y hora que requiere el préstamo.
Entrega de equipo: Personal del departamento entrega e instala equipo (si
requerido) en aula y hora especificada.
Devolución de credencial: 50 minutos después personal revisa que el
funcionamiento del equipo sea correcto y recauda el material en ese instante se
regresa la credencial a estudiante o profesor.
15
3.2.1 Diagrama de Bloque
Servicio 1: Impresión, fotocopiado, engargolado.
asignacion de computadora
•El estudiante tiene acceso a internet, puerto USB desde una computadora para imprimir lo que requiera
•El personal brinda apoyo para impresión o modificación de documentos si el cliente lo requiere.
impresion
•El estudiante cuenta con conexión a impresoras a blanco y negro e impresoras a color
•opcion de domumentar en CDs y en distintos formatos
•opciones de imprimir documentos de programas complejos como solid works, autocad, etc.
cobro
•conteo de hojas de impresion y suma de costos por engargolado, copias, documentacion en CD etc.
•precios accesibles para el estudiante y menores a los de la competencia o servicio actual
16
Servicio 2: Préstamo de equipo.
registro
• estudiante registra con nombre, numero de control, carrera y presenta credencial como aval
• se registra el salon y profesor de clase en donde solicita el equipo
asignacion de equipo
• el estudiante especifica el equipo requerido (lap top, proyector, extencion electrica, cable VGA, etc y si requiere de instalacion del mismo
• hora que requiere el prestamo
entrega de equipo
• personal del departamento entrega e instala equipo(si requerido) en aula y hora especificada
debolucion de credencial
• 50 minutos despues personal revisa que el funcionamiento del equipo sea el correcto y recauda el material en ese instante se regresa la credencial a estudiante o profesor
17
3.2.2 Diagrama de Flujo
Servicio de impression.
Asignar computadora a
estudiante.
Estudiante realiza impression.
Trabajador entrega
impresiones a estudiante.
¿Require de
copias? Cobrar
¿Requiere de
engargolado o
folder?
Cobrar
Trabajador hace
engargolado o entrega
folder
FIN
Cobrar
18
3.2.2 Diagrama de Flujo
Servicio de exposición.
Registrar datos de solicitante 2
horas antes por lo menos
Estudiante o profesor deja
credencial de la escuela
Repartidor lleva e instala
equipo requerido
Repartidor recoge y checa
equipo
Regresar credencial a
solicitante de equipo
FIN
19
3.3 Planeación y Administración de Recursos de Producción
El equipo que necesitara este servicio deberá ser asignado por el ITCJ, equipo de
impresión y fotocopiado así como equipo de cómputo para el uso de personal y de
alumnado es de indispensable necesidad para el desarrollo de este proyecto de la
misma forma de un espacio “PLANTA” para el mismo y además de las
instalaciones eléctricas, voz y datos, red y servicio de seguridad.
3.3.1 Localización de la Planta
UBICACIÓN SUGERIDA.
20
Es de suma importancia en este proyecto contar con una ubicación céntrica esto
debido a que los prestadores de servicio deberán entregar los equipos de
exposición en el aula que sea necesario y así lograremos reducir los recorridos
dentro del ITCJ, además ya que en la parte del edificio Ramón Rivera Lara-
Aulas 100’s y 200’s ya se cuenta con un local de impresión el cual será
aprovechado por la parte norte de las instalaciones y el local sugerido será
aprovechado por los estudiantes en la zona sur sin tener que recorrer tanto
camino hasta las aulas 100’s o incluso fuera del ITCJ.
3.2.2 Distribución Física del Lugar de Trabajo (lay out)
El espacio deberá ser de mayor dimensión en la parte donde estarán los
estudiantes para un mayor aforo y comodidad.
3.3.3 Maquinaria y Equipo
A continuación se enlistan los equipos primordiales para el proyecto, estas son
estimadas y pueden variar según espacio, existencia y recurso financiero
1 local de PLANTA
10 computadoras
2 maquinas de fotocopiado
2 impresoras
5 proyectores y equipo de transporte del mismo (maleta, estuche)
21
5 laptops y equipo de transporte del mismo (maleta, estuche)
5 extensiones eléctricas
Además de como ya se menciono las instalaciones adecuadas y optimas para
mejor funcionamiento logrando esto podremos mantener al cliente totalmente
conforme y de esta forma garantizaremos su regreso.
Gran parte de este equipo se encuentra actualmente en los departamentos por lo
cual no se debiera de hacer una inversión en la compra de todo el equipo
3.5 Programación de la Producción
El horario de atención esta estimado durante todo el horario de clases en un día,
esto para si el estudiante requiere de impresiones, préstamo de equipo de
exposición desde las 7 de la mañana y hasta las 9 de la noche pueda contar con
el servicio.
Si el alumno necesita de equipo de exposición a las 7 de la mañana, deberá
realizar la solicitud un día antes.
HORARIO: LUNES A VIERNES DE 6: 40 AM A 9 20 PM.
4. Finanzas
4.1 Estudio Económico
4.1.1 Inversión Total Inicial
4.2 Determinación de Costos
4.3 Punto de Equilibrio
4.4 Estados Financieros
4.5 Proyecciones Financieras
4.6 Esquemas viables de financiamiento para el proyecto.
22
5. Organización
5.1 Administración de Recursos humanos
El recurso humano será canalizado como un préstamo de servicio social por lo
que un salario o sueldo queda descartado de los puestos de trabajadores.
En el arranque del proyecto se prevé dar oportunidad de residencias profesionales
para estudiantes de sistemas ya que ellos pueden desarrollar el sistema de
cableado de comunicación entre las computadoras las impresoras y las
copiadoras. Tendrán un salario en tiempo de servicio social y en residencias
profesionales.
5.1.1 Análisis y diseño de Puestos
Catedrático encargado.
El desempeño de este puesto es muy importante pues él tendrá la responsabilidad
de guiar a los estudiantes desarrolladores del proyecto se podría decir que su
puesto es el de gerente de planta y supervisor general, será el mando mas alto en
la escala de responsabilidades y deberá ser quien exponga a dirección
necesidades y resultados.
Estudiante principal. (s)
Tendrá como responsabilidad diseñar procesos, medir tiempos de operación
organizar al personal prestador de servicio social y exponer necesidades de
mejoras a personal residente y a catedrático encargado, en cuanto al inicio del
proyecto deberá estar presente para desarrollar los procesos adecuados y
óptimos.
Residente (s) profesional
En el arranque del proyecto serán los encargados d construir y diseñar las redes
de comunicación aplicando los conocimientos adquiridos durante se carrera,
Una vez arrancado el proyecto su deber será dar servicio de mantenimiento al
equipo de cómputo.
23
Prestador(s) de servicio social
Su deber será atender al estudiante que requiere de un servicio, ya sea de
impresión o de préstamo de equipo de forma amable y eficiente, al final de cada
jornada deberá monitorear el equipo de computo.
5.1.2 Diagrama de la Organización
5.2 Marco Legal de la Empresa
5.3 Requisitos Gubernamentales