priroČnik za uporabnike · ter želijo osvežiti in poglobiti svoje znanje s posameznega...

PRIROČNIK ZA UPORABNIKE

Hotelinco PRIROČNIK

MAiS-Hotelinco-UP-V3.0, 7-2015 2

Hotelinco - Priročnik za Uporabnike

MAiS Informacijski sistemi d. d. Leskoškova cesta 10 • SI-1000

Ljubljana, Slovenija Tel 01 5002100 • Fax 01 5002130

www.hotelinco.net www.hotelinco.eu

E-mail: [email protected]

MAiS-Hotelinco-UP-V3.0, 7-2015

http://www.hotelinco.net/

http://www.hotelinco.eu/

mailto:[email protected]



VSEBINA

1 UVOD ............................................................................................................. 5

1.1. HOTELINCO PRIROČNIK ........................................................................................................................... 5 1. 2. HOTELINCO PRIJAVA .............................................................................................................................. 6 1. 3. GLAVNI MENI ........................................................................................................................................ 6

2 DOMOV ......................................................................................................... 7

2.1. PODATKI O NAROČNIKU .......................................................................................................................... 7 2.2. STATUS HOTELA ....................................................................................................................................... 7 2.3. UPRAVLJANJE UPORABNIKOV .................................................................................................................. 8

3 SOBE .............................................................................................................. 9

3. 1. NAVIGACIJA ......................................................................................................................................... 9 3. 2. NOVA REZERVACIJA ............................................................................................................................ 10 3. 3. LASTNOSTI SOBE ................................................................................................................................... 10

4 REZERVACIJA ................................................................................................. 11

4.1. REZERVACIJSKI PODATKI ........................................................................................................................ 11 4.2. PODATKI O GOSTU ................................................................................................................................ 12 4.3. SOSTANOVALCI .................................................................................................................................... 13 4.4. STATUS REZERVACIJE ............................................................................................................................. 13 4.5. POTRDILNA IN ODPOVEDNA PISMA ........................................................................................................ 14 4.6. DEPOZITI ZA REZERVACIJO ..................................................................................................................... 15

5 OBRAČUN GOSTA ........................................................................................... 17

5.1. IZBIRA STORITEV IN ARTIKLOV .................................................................................................................. 17 5.2. DELITEV RAČUNA .................................................................................................................................. 18 5.3. PRENOS DEPOZITOV MED RAČUNI REZERVACIJE ...................................................................................... 18 5.4. IZDAJA RAČUNA ................................................................................................................................... 19

6 SEZNAM ........................................................................................................ 20

6.1. VRSTE SEZNAMOV ................................................................................................................................. 20

7 POS ............................................................................................................. 21

7.1. IZBIRA ARTIKLOV .................................................................................................................................... 21 7.2. NAROČILO ........................................................................................................................................... 22 7.3. IZDAJA RAČUNA ................................................................................................................................... 23 7.4. PRENOS NA SOBO ................................................................................................................................. 24 7.5. PRENOS NA MIZO .................................................................................................................................. 24

8 KARTOTEKA ................................................................................................... 25

8.1. ISKANJE KARTOTEKE ............................................................................................................................... 25 8.2. NOVA KARTOTEKA ................................................................................................................................ 26

9 BLAGAJNA .................................................................................................... 27

9.1. IZDANI RAČUNI ..................................................................................................................................... 27 9.2. STATUS BLAGAJNE ................................................................................................................................. 28 9.3. MENJALNI TEČAJ .................................................................................................................................. 29

10 POROČILA ................................................................................................... 30

10.1. ZAGON POROČILA ............................................................................................................................. 30



10.2. TISKANJE POROČILA ............................................................................................................................ 31

11 WEB ........................................................................................................... 32

11.1. PREVERI PONUDBO ............................................................................................................................. 32 11.2. AŽURIRAJ RAZPOLOŽLJIVOST ................................................................................................................ 33

12 NASTAVITVE ................................................................................................. 35

12.1. HOTEL ................................................................................................................................................ 35 12.2. SOBE ................................................................................................................................................. 35 12.3. CENIKI ............................................................................................................................................... 37 12.4. ARTIKLI ............................................................................................................................................... 39 12.5. DOKUMENTI ....................................................................................................................................... 40 12.5. SPLOŠNO ........................................................................................................................................... 42



1 Uvod

1.1. Hotelinco priročnik

Hotelinco je programska hotelsko – informacijska storitev, ki bazira na internetni

tehnologiji, in je tako vedno in povsod dosegljiva. Koncept je poznan kot SaaS

(Software as a Service) zato rešitev Hotelinco, razen osebnega računalnika in dostopa

do interneta, ne potrebuje posebne infrastrukture. Rešitev je neodvisna od

operacijskega sistema, ter ne potrebuje drage strojne opreme, niti lokalne inštalacije,

nadgradenj in vzdrževanja.

Hotelinco je uporabniku prijazna rešitev, enostavna za samoučenje in uporabo.

Namenjena je manjšim ter srednje velikim namestitvenim enotam (hotelom, motelom,

penzionom,...). Storitev omogoča učinkovito vodenje namestitvene enote, ter na drugi

strani nudi komfortne storitve hotelskim gostom.

Rešitev temelji na dolgoletnih bogatih izkušnjah hotelskega poslovanja in strokovnega

znanja s področja IT rešitev. Storitev Hotelinco vsebuje nabor funkcij, ki je za uspešno

vodenje nastanitvenih enot v današnjem času težko pogrešljiv. Pri razvoju rešitve je

uporabljena najsodobnejša tehnologija, ki izpolnjuje najvišje standarde učinkovitosti,

zanesljivosti in varnosti storitve.

Priročnik je namenjen kot pomoč uporabnikom pri samoučenju. Prav tako je priročnik

namenjen uporabnikom, ki storitev Hotelinco uporabljajo pri svojem vsakdanjem delu

ter želijo osvežiti in poglobiti svoje znanje s posameznega področja. Glede na vse to,

je namen tega priročnika, prikazati čim več fleksibilnosti in programskih zmožnosti, ki

jih rešitev ponuja. Delovanje storitve Hotelinco je namreč mogoče prilagoditi

poljubnim potrebam posamezne nastavitvene enote, tako da je nenazadnje vsakemu

končnemu uporabniku prepuščena odločitev o tem, kateri nabor funkcij bo uporabljal

in kako.

Slika 1: Hotelinco logo



1. 2. Hotelinco prijava

Za uporabo storitve Hotelinco se je treba najprej prijaviti v sistem.

1. Na vstopni strani storitve Hotelinco https://www.hotelinco.net/login.aspx se

prijavite z veljavnim uporabniškim imenom in geslom.

Slika 2: Hotelinco prijava

2. V polje »Uporabnik« vnesite uporabniško ime.

3. V polje »Geslo« vnesite tajno geslo.

4. Kliknite gumb »Prijava« in prikazal se bo glavni meni storitve Hotelinco. Vstopili

boste v storitev Hotelinco.

Če želite, da si vaš spletni brskalnik shrani geslo storitve Hotelinco, izberite opcijo

»Zapomni si me«. Če ste pozabili geslo, kliknite »Ste pozabili gestlo?«, kjer vam

sistem preko vašega elektronskega naslova posreduje novo geslo.

1. 3. Glavni meni

Glavni meni nudi dostop do vseh sestavnih modulov storitve Hotelinco. Meni je vedno

dostopen, ne glede na to v katerem delu aplikacije se trenutno nahajamo.

Slika 3: Hotelinco glavni menu

Sestavni moduli storitve Hotelinco so:

Domov

Sobe

Seznam

Pos

Kartoteke

Blagajna

Poročila

Web

Nastavitve

Pomoč

Product/Service

Information

https://www.hotelinco.net/login.aspx



2 Domov

Modul »Domov« vsebuje naslednje vsebinske sklope podatkov in funkcij:

1. Podatki o naročniku

2. Status hotela

3. Upravljanje uporabnikov

4. Prijava na policijo

2.1. Podatki o naročniku

Sklop podatkov o naročniku vsebuje osnovne informacije o naročniku storitve

Hotelinco. Prikazano je ime pravne osebe in njen naslov.

Slika 4: Podatki o naročniku

2.2. Status hotela

Status hotela je pregled vseh gibanj tekočega dne. Prikazuje število prihodov,

odhodov, razpoložljivih sob in pričakovane zasedenosti za to noč.

Slika 5: Status hotela

Razpoložljivo nocoj: Število razpoložljivih sob to noč.

Zasedeno nocoj: Število vseh prijavljenih sob/oseb plus vse sobe/osebe, za katere

prihod še pričakujemo.

Pričakovani odhodi: Število sob/oseb, za katere pričakujemo odhod, vendar še niso

odjavljeni.

Dejanski odhodi: Število odjavljenih sob/oseb.



Pričakovani prihodi: Število sob/oseb, za katere pričakujemo prihod, vendar še niso

prijavljeni.

Dejanski prihodi: Število prijavljenih sob/oseb.

Datum sistema: Sistemski datum storitve Hotelinco.

2.3. Upravljanje uporabnikov

Vsakega uporabnika, ki mu želimo dodeliti dostop do storitve Hotelinco, moramo

najprej dodati v seznam uporabnikov. Do upravljanja uporabnikov dostopamo preko

povezave »Upravljanje hotelskih uporabnikov«.

Slika 6: Povezava »Upravljanje hotelskih uporabnikov«

Ob vstopu v »Upravljanje uporabnikov« se nam prikaže seznam obstoječih

uporabnikov. Na voljo nam je dodajanje novih uporabnikov, spreminjanje nastavitev

obstoječim uporabnikom in brisanje obstoječih uporabnikov.

Slika 7: Seznam hotelskih uporabnikov



3 Sobe

Modul »Sobe« grafično ponazarja zasedenost posameznih sob v časovnem obdobju. V

vertikalni ravnini so prikazane vse obstoječe številke hotelskih sob, v horizontalni

ravnini je predstavljeno časovno obdobje razčlenjeno po dnevih.

Slika 8: Razpored sob

3. 1. Navigacija

Navigacija »Sobnega razporeda« omogoča pozicioniranje v poljubno časovno obdobje

s sledečimi možnostmi:

Prejšnji mesec

Prejšnji teden

Prejšnji dan

Danes

Naslednji dan

Naslednji teden

Naslednji mesec

Poljuben dan

Sobota in nedelja se pojavljata v rumeno – rdeči barvi in se barvno ločita od delovnih

dni v tednu, ki so ponazorjeni z belo – zeleno barvo.

Številka sobe je lahko izpisana v zeleni oz. rdeči barvi. Barva izpisa številke sobe

ponazarja status vzdrževanja sobe:

Zelena: Soba je čista

Rdeča: Soba je umazana

Razpored nudi še sledeče grafične opcije prikaza sob:

Pokaži vse

Pokaži postelje: Vsaka soba se razširi za toliko vrstic, kolikor ima postelj



3. 2. Nova rezervacija

Če je določena soba rezervirana, se rezervacija na sobnem razporedu terminsko

ustrezno grafično tudi ponazori. Poleg grafične ponazoritve rezervacije je prikazano

tudi ime gosta in število oseb.

Slika 9: Ponazoritev rezervacije na sobnem razporedu

Sobni razpored, poleg grafičnega vpogleda v rezervacije, omogoča tudi urejanje

podatkov o rezervaciji, kot tudi kreiranje nove rezervacije. Dvojni klik na rezervaciji

nam tako omogoča urejanje podatkov obstoječe rezervacije. Dvojni klik v območju,

kjer soba še ni zasedena, nam omogoče kreiranje nove rezervacije.

3. 3. Lastnosti sobe

Sobni razpored omogoča tudi vodenje vzdrževalnega statusa sobe in nastavitve

bujenja. Do nastavitev dostopamo z dvojnim klikom na številko sobe na sobnem

razporedu.

Slika 10: Lastnosti sobe



4 Rezervacija

Modul »Rezervacija« je namenjen kreiranju novih rezervacij, kakor tudi urejanju

podatkov o že obstoječih rezervacijah in kreiranju potrdilnih in odpovednih pisem.

Poleg tega v modulu izvajamo funkcije Prijava gosta (Check-In), obračun gosta in

Odjava gosta (Check-Out). Dostop do rezervacijskega modula omogočata modula, ki

se ukvarjata z vodenjem rezervacij: modul »Sobe« in modul »Seznam«.

Slika 11: Nova rezervacija

4.1. Rezervacijski podatki

Kreiranje nove rezervacije zahteva vnos sledečih podatkov o bivanju:

Prihod: Datum prihoda rezervacije.

Nočitev: Število dni bivanja za rezervacijo.

Tip sobe: Tip sobe npr. enoposteljna, dvoposteljna, itd.

Številka sobe: Številka sobe.

Odrasli: Število odraslih oseb.

Otrok: Število otrok po starostnih kategorijah. Glede na konfiguracijo sistem

dovoljuje različne starostne kategorije otrok, ki vplivajo na obračun bivanja in

popuste.

Tip: Tip rezervacije. Na primer: dokončna, nedokončna, itd.

Opomba: Opomba za rezervacijo. Vnos opombe ni obvezen.

Kreditna kartica: Za potrebe zavarovanja rezervacije je na voljo vnos

podatkov o kreditni kartici. Vnos ni obvezen.



Polja v sklopu »Podatki o rezervaciji« so zatemnjena v sivi barvi in namenjena zgolj

branju podatkov. Za vsebino teh polj sistem skrbi avtomatično, pomen polj pa je

naslednji:

Uporabnik: Ime uporabnika, ki je vnesel rezervacijo.

Kreirana: Datum vnosa rezervacije.

Spremenjeno: Datum zadnje spremembe rezervacije.

Odpovedana: V primeru odpovedi rezervacije, se v polje vpiše datum

odpovedi rezervacije.

Slika 12: Rezervacija – Sistemski podatki

4.2. Podatki o gostu

Za uspešnen vnos rezervacije je treba vnesti tudi podatke o gostu. Minimalna zahteva

ob novi rezervaciji je vnos priimka gosta. Če nimamo popolnih podatkov o gostu, jih

lahko dopolnjujemo kadarkoli pozneje, na primer ob prihodu gosta v hotel.

Če je gost že bival v hotelu in podatki o gostu obstajajo v seznamu kartotek, nam ni

treba vsakič znova vnašati njegovih podatkov, pač pa podatke o gostu poiščemo v

seznamu kartotek s klikom na gumb »Zamenjaj kartoteko«.

Slika 13: Rezervacija – Podatki o gostu

Če želimo pregledovati oz. dopolnevati kartotečne podatke o gostu, lahko to storimo s

klikom na gumb »Uredi kartoteko«.



4.3. Sostanovalci

Opcijo »Sostanovalci« uporabljamo v primeru, ko rezervacija vključuje več kot eno

osebo. V tem primeru osebe, ki spremljajo nosilca rezervacije, lahko navedemo pod

»Sostanovalci«. Sostanovalce dodajamo s klikom na gumb »Dodaj sostanovalca«.

Slika 14: Rezervacija – Sostanovalci

Za vsakega sostanovalca nastavimo podatek ali gre za odraslo osebo oz. otroka.

Kartoteko sostanovalca lahko dodolnujemo s klikom na gumb »Uredi«.

Odstranitev sostanovalca z rezervacije izvedemo s klikom na gumb »Briši«.

4.4. Status rezervacije

Za neprijavljeno rezervacijo lahko izvajamo enega od sledečih statusov:

Prijava: Ob prihoda gosta izvedemo funkcijo »Prijava«(Check-in).

Odpoved rezervacije: Funkcija odpovedi rezervacije, ki sprosti rezervirano

sobo.

Reaktivacija: Preklic odpovedi rezervacije. Odpovedana rezervacija zopet

postane aktivna.

Izbris rezervacije: V primeru napačnega vnosa ali drugega razloga

nepovratno brišemo rezervacijo iz sistema.

Slika 15: Rezervacija – Menu

Ko je gost prijavljen v hotelu lahko izvajamo sledeče akcije:

Preklic prijave: Če pomotoma izvedemo funkcijo »Prijava« (Check-in), imamo

možnost izvedbe preklica funkcije.

Odjava: Ob odhodu gosta izvedemo funkcijo »Odjava« (Check-out). Funkcijo

lahko izvedemo samo, če je gost poplačal koriščene storitve.

Slika 16: Prijava (Check In) – Menu



4.5. Potrdilna in odpovedna pisma

Za vsako rezervacijo lahko kadarkoli naredite potrdilno ali odpovedno pismo. To

naredimo tako, da v meniju »Rezervacija« izberemo možnost »Potrdilna pisma«.

Slika 17: Izbira menija »Potrdilna pisma«

Odpre se novo okno s potrdilnimi pismi. Število predlog potrdilnih pisem ni omejeno.

Nad črto (zgornja tabela) se nahaja seznam že generiranih potrdilnih pisem, pod črto

pa se nahajajo možnosti izdelave novega potrdilnega pisma.

Slika 18: Maska potrdilnih pisem

Že narejena potrdilna pisma pogledate tako, da pritisnete številko pred potrdilnim

pismom. Podatki v glavi tabele ponujajo osnovne informacije o dokumentu.

Številka: Zaporedna številka potrdilnega pisma in njegov predogled.

Tip: Sistem pozna dva tipa dokumentov, pdf in rpt.

Kreiran: Datum izdelave dokumenta.

Uporabnik: Ime uporabnika, ki je generiral dokument.

Akcija: Potrdilno pismo je lahko Poslano (poslano po elektronski pošti),

Predogledano (na zaslon) ali Naloženo (kot pdf ali rtf tip datoteke).

Za: Če je akcija Poslano, potem se tu izpiše elektronski naslov, na katerega je

bil dokument poslan.



Če želite narediti novo potrdilno pismo, morate uporabiti možnosti pod črto:

Potrdilno pismo: Izberite predlogo za novo potrdilno pismo. Skladno s

statusom rezervacije (navadna rezervacija, odpovedana rezervacija) sistem

ponudi ustrezne predloge.

Pošlji po e-mailu: Ko sistem pripravi potrdilno pismo, ga lahko avtomatično

pošlje po elektronski pošti. Prav tako ga pošlje v vednost tudi vam.

Poglej kot PDF: Sistem generira potrdilno pismo in vam ga pokaže na zaslon

kot pdf datoteko.

Naloži kot PDF: Sistem generira potrdilno pismo, pripravljeno datoteko pa

vam naloži na vaš računalnik.

Naloži kot RTF: Enako kot v prejšnjem primeru, le da vam pripravi rtf tip

datoteke.

Nato s pritiskom na gumb Naredi sprožite izdelavo potrdilnega pisma.

4.6. Depoziti za rezervacijo

Depozit lahko dodamo vsaki rezervaciji, ki ni odpovedana ali odjavljena. Rezervacijo z

vplačanim depozitom ne moremo izbrisati, lahko pa jo odpovemo, vendar mora biti

saldo vseh računov enak 0. To pomeni, da moramo vsak vnesen depozit najprej

stornirati.

Do možnosti Depoziti dostopamo na rezervacijski maski z izbiro menija »Depoziti«:

Slika 19: Izbira menija »Depoziti«

Odpre se novo okno, na katerem izvajamo vnose, preglede in stornacije depozitov.

Slika 20: Okno depozitov



Depozit za rezervacijo dodamo tako, da izberemo plačilno sredstvo iz ponujenega

seznama in znesek depozita. Ti podatki zadostujejo za vnos novega depozita.

Spremenimo lahko še Referenčni datum, ki pomeni datum prejema depozita. Vnesemo

lahko tudi dodaten Opis (npr. številka ponudbe) in pa Opombo.

S klikom na »Dodaj depozit« bo sistem pripravil dokument Depozitni račun, ki služi kot

dokazilo o prejemu depozita. V primeru nezadostnih ali napačnih podatkov vam

sistem izpiše obvestilo o napaki.

Prejete depozite za rezervacijo vidite v zgornji tabeli (glej sliko 20). V tabeli je

podatek o datumu vnosa depozita, vrsti depozita (prejem ali storno), ime gosta,

opombi in znesek.

Za prejete depozite lahko izvedete naslednje akcije: pregled depozita, regeneracijo

depozita in pa stornacijo depozita. Pregled depozita na zaslonu izvedemo s klikom na

številko depozita. Druga možnost za pregled depozita je, da najprej označimo želeni

depozit s klikom na polje . Ko je depozit označen, si s klikom na »Predogled«

ogledamo vsebino Depozitnega računa na zaslonu.

Za uspešen ogled depozita na zaslonu mora vaš brskalnik podpirati prikazovanje

»Adobe Acrobat Reader PDF« dokumentov.

Gumb »Regeneriraj« osveži PDF dokument s trenutno predlogo depozitnega računa.

Funkcija »Storniraj« je namenjena potrebam vračila prejetega depozita. Izberemo

želeni depozit s klikom na polje in kliknemo na gumb »Storniraj«. Okno depozitov

se spremeni, kot kaže slika 21.

Slika 21: Okno stornacije depozita

Popravki: Možen je popravek referenčnega datuma vračila depozita in plačilnega

sredstva depozita. Privzeto plačilno sredstvo vračila je enako plačilnemu sredstvu

prejema depozita. Zneska ne moremo popraviti in je enak znesku, ki smo ga prejeli.

Vnesemo lahko še dodaten opis in pa Razlog stornacije.

Po kliku na gumb »Storno depozita« bo sistem izvedel stornacijo izbranega depozita in

pripravil dokument Storno. Če pritisnete na gumb »Prekini«, boste prekinili postopek

stornacije in se vrnili na masko vnosa novega depozita.



5 Obračun gosta

Modul »Obračun gosta« je namenjen recepcijskemu obračunu hotelskih storitev.

Račun gosta postane aktiven, ko se izvede akcija »Prijava gosta« (Check-In). Račun

ostaja aktiven dokler gost biva v hotelu. Na odprt račun lahko po potrebi knjižimo

storitve in izdajamo račune kadarkoli v času bivanja gosta. Za uspešno »Odjavo

gosta« (Check-Out) morajo biti predhodno poplačane vse storitve na gostovem

računu. Po odjavi gosta račun postane neaktiven in nanj ne moremo knjižiti novih

storitev.

Slika 22: Obračun gosta

5.1. Izbira storitev in artiklov

Hotelske storitve in artikli so razvrščeni v sledeče kategorije:

Hotelske storitve

Hrana

Pijača

Alkohol

Ostalo

Slika 23: Obračun gosta – Izbira storitev

Do hotelskih storitev dostopamo s klikom na ikono »Hotelske storitve«. Artikli so

dostopni s klikom na ikono željene kategorije artiklov. Ob kliku na

ikono se prikažejo ustrezne storitve oz. artikli, ki jih lahko poljubno dodajamo na

račun. Storitev dodamo na račun s klikom na ikono ob storitvi.

Slika 24: Obračun gosta – Urejanje storitev



Hotelske storitve, kot so nočitve, se na računu knjižijo v obliki »število oseb« in

»število dni«. Ostali artikli se knjižijo klasično z vnosom polja »količina«. Vse storitve

in artikle na računu lahko po potrebi dodatno urejamo. Spreminjamo lahko ime

storitve, datum storitve, število oseb, število dni, količino, ceno in odstotek popusta.

Če želimo odstraniti storitev z računa, lahko to storimo s klikom na ikono »Briši«.

Ko zaključimo z urejanjem oz. dodajanjem storitev, shranimo novo stanje blagajne s

klikom na gumb »Shrani račun«.

5.2. Delitev računa

Storitve gosta lahko delimo na poljubno število ločenih računov. Za ta namen moramo

gostu odpreti željeno število ločenih računov, na katere se potem temu primerno

dodajajo storitve. Nov račun lahko odpremo s klikom na izbiro »Nov račun«.

Slika 25: Obračun gosta – Delitev računa

Na novi odprti račun lahko poljubno dodajamo storitve. Ko zaključimo z vnosom, se s

klikom na gumb »Shrani račun« novemu računa dodeli prva naslednja prosta številka

odprtega računa. Prikaz storitev željenega odprtega računa na zaslon izvedemo z

izbiro številke odprtega računa v seznamu odprtih računov.

Za vsak račun lahko izvedemo spremembo imena na računu. S klikom na gumb

»Zamenjaj ime« imamo možnost izbrati poljubno kartoteko, ki jo uporabimo na

računu.

5.3. Prenos depozitov med računi rezervacije

Vnesen depozit gre privzeto na račun 1. Če zaženemo vnos depozitov iz blagajne

rezervacije in imamo hkrati odprt drug račun, se vnesen depozit vnese na trenutno

odprt račun.

Že vnesen depozit lahko enostavno prenašamo med odprtimi računi. Na blagajni ima

vsak aktiven depozit izbirni meni, v katerem je seznam vseh odprtih računov in

dodatna opcija Nov račun (slika 26).

Slika 26: Prenos depozita med odprtimi računi rezervacije

Prenos na drug račun izvedemo z izbiro drugega odprtega računa. Če izberemo

možnost »Nov račun«, se depozit prenese na račun, ki je enak največjemu odprtemu

računu, kateremu prištejemo 1.



5.4. Izdaja računa

Funkcijo izdaje računa izvedemo s klikom na gumb »Izdaj račun«. Prikaže se okno za

poplačilo računa, kjer navedemo plačilno sredstvo in znesek plačila. Račun lahko

poplačamo z različnimi plačilnimi sredstvi. V tem primeru je treba za vsako plačilno

sredstvo navesti ustrezen znesek plačila.

Slika 27: Obračun gosta – Izdaja računa

Za tiskanje izdanega računa imamo na voljo sledeči obliki računa, ki ju lahko poljubno

izbiramo: »Hotelski račun« in »POS račun«.

Slika 28: Hotelski račun

Izdani račun se prikaže v »Acrobat Reader PDF« obliki. Za uspešen prikaz računa na

zaslonu je potrebna namestitev pregledovalnika PDF datotek. Račun natisnemo s

klikom na gumb »Tiskaj«.Že izdane gostove računa lahko ponovno pregledujemo

ali tiskamo. Željeni izdani račun izberemo v seznamu izdanih računov in kliknemo

gumb »Poglej«. Izdani račun se prikaže na zaslonu, kjer ga lahko ponovno natisnemo.

Slika 29: Ponovno tiskanje računa

Obliko računa je možno prilagoditi posameznim potrebam in željam uporabnikov. Na

račune se lahko dodaja grafične elemente, kot je npr. logotip. Za pripravo oblike

računa se obrnite na upravitelja sistema.



6 Seznam

Modul »Seznam« je namenjen prikazu poimenskega seznama rezervacij. Seznam

rezervacij omogoča tudi urejanje podatkov prikazanih rezervacij. Do urejanja

podatkov o rezervaciji dostopamo s klikom na povezavo »Uredi«.

Slika 30: Seznam rezervacij

6.1. Vrste seznamov

Glede na status rezervacije »Seznam« razvršča rezervacije v sledeče poimenske

sezname:

V hotelu: Seznam gostov v hotelu

Prihodi: Seznam danes predvidenih prihodov

Odhodi: Seznam danes predvidenih odhodov

Odjavljene: Seznam danes odjavljenih gostov

Odpovedane: Seznam odpovedanih rezervacij

Neprihodi: Seznam neprihodov

Vse: Seznam vseh rezervacij



7 POS

Modul »POS« je v splošnem namenjen prodaji artiklov. Uporablja se lahko pri prodaji

gostinskih artiklov (Bar) ali na katerikoli drugi poljubni prodajni točki. V sistemu imate

lahko določeno poljubno število POS točk. Za odprtje ustreznega števila POS točk se

obrnite na upravitelja sistema.

Slika 31: POS

7.1. Izbira artiklov

Ob pričetku uporabe »POS« modula je treba najprej izbrati ustrezno POS točko, na

kateri želimo delati. POS artikli so razvrščeni v sledeče kategorije artiklov:

Hrana

Pijača

Alkohol

Ostalo

Slika 32: POS – Izbira artiklov

Do artiklov v posamezni kategoriji dostopamo s klikom na ikono

željene kategorije artiklov. Ob kliku na kategorijo artiklov se prikažejo pripadajoči

artikli, ki jih lahko poljubno dodajamo na račun. Posamezni artikel postavimo na račun

s klikom na ikono ob artiklu. Če na račun dodajamo artikel, ki na računu že

obstaja, se že obstoječemu artiklu ustrezno spremeni količina.

Slika 33: POS – Urejanje artiklov

Artikle na računu lahko po potrebi tudi urejamo. Spreminjamo lahko ime artikla, ki se

izpisuje na računu, datum prodaje artikla, količino, ceno in odstotek popusta. Če

želimo odstraniti artikel z računa, lahko to storimo s klikom na ikono »Briši«.



7.2. Naročilo

Nov račun odpremo s klikom na gumb »Naročilo«. Odpre se nov račun, na

katerega lahko dodajamo prodajne artikle. Hkrati imamo lahko odprtih več računov.

Seznam odprtih računov je prikazan v seznamu odprtih miz.

Slika 34: POS – Odprte mize

Obračunske funkcije lahko izvajamo samo na trenutno izbranem računu. Trenutno

izbrani račun je v seznamu odprtih miz obarvan rdeče barve. Če želimo, da poljuben

odprti račun postane trenutno izbrani račun, lahko to storimo s klikom na enega od

računov v seznamu odprtih miz.

Trenutno izbrani odprti račun ima na voljo sledeče obračunske možnosti:

Izdaja računa

Prenos na sobo

Prenos na mizo

Slika 35: POS – Obračunske funkcije



7.3. Izdaja računa

V primeru plačila trenutno izbranega odprtega računa izberemo funkcijo »Izdaja

računa«. Prikaže se okno za vnos plačila računa. Iz seznama ponujenih plačil izberemo

ustrezno plačilno sredstvo. S klikom na »Dodaj plačilo« poplačamo odprti račun.

Slika 36: POS – Izdaja računa

Po potrebi lahko račun poplačamo z različnimi plačilnimi sredstvi. V tem primeru za

vsako plačilno sredstvo vnesemo ustrezen znesek plačila. Ko je skupni znesek plačil

enak znesku računa, pride avtomatično do izdaje računa.

Slika 37: POS račun

Izdani račun se prikaže v novem oknu v »Acrobat Reader PDF« obliki. Za uspešen

prikaz računa na zaslonu je potrebna namestitev pregledovalnika PDF datotek. Oblika

POS računa je prilagojena izpisu na POS tiskalnik. Račun natisnemo s klikom na gumb

»Tiskaj«.

Obliko računa je možno prilagoditi posameznim potrebam in željam uporabnikov. Na

račune se lahko dodaja grafične elemente, kot je npr. logotip. Za pripravo oblike

računa se obrnite na upravitelja sistema.



7.4. Prenos na sobo

Funkcija »Prenos na sobo« je namenjena prenosu POS računa na hotelsko sobo. Ob

izbiri funkcije se prikaže okno za prenos na sobo.

Slika 38: POS – Prenos na sobo

V polje vnesemo željeno številko sobe. S pritiskom na »Išči sobo« se nam prikažejo

vse aktivne rezervacije za vnešeno sobo. Izberemo ustrezno rezervacijo in s pritiskom

na povezavo »Prenos« izvedemo prenos POS računa na račun hotelske sobe.

Za uspešen prenos na sobo mora v izbrani sobi obstajati »Check-in« rezervacija.

Prenos na sobo lahko izvedemo samo v tisti hotel, kateremu pripada izbrana POS

točka.

7.5. Prenos na mizo

Funkcija »Prenos na mizo« je namenjena predvsem za potrebe gostinskih POS točk.

Ob izbiri funkcije se prikaže okno za prenos odprtega računa na mizo.

Slika 39: POS – Prenos na mizo

Prenašamo lahko samo vsebino celotne mize. Številka mize mora biti celoštevilčnega

numeričnega tipa. Število miz je neomejeno.



8 Kartoteka

Kartoteka je zapis podatkov o gostu, podjetju oz. agenciji, ki je kadarkoli bivala v

hotelu oz. ima odprto rezervacijo. Kartoteka vsebuje osnovne nespremenljive podatke

kot so: ime gosta (ali podjetja, ali agencije), naslov, kot tudi statistične podatke o

nočitvah v tekočem in prejšnjih letih.

Modul »Kartoteka« omogoča dostop do vseh kartotek, ki so trenutno v sistemu, kakor

tudi dodajanje novih.

8.1. Iskanje kartoteke

Kartoteko lahko iščemo po različnih iskalnih kriterijih, kot so: priimek, ime, naslov, itd.

Pri iskanju si lahko pomagamo z nadomestnim znakom »*«, ki omogoča iskanje po

korenu bedese. Na primer »A*« nam poišče vse kartoteke, katerih priimek se prične s

črko »A«.

Slika 40: Iskanje kartoteke

Iskanje izvedemo s klikom na gumb »Išči«. Rezultat iskanja je seznam karatotek, ki

ustrezajo iskalnim kriterijem. Seznam kartotek omogoča urejanje podatkov o kartoteki

s klikom na povezavo »Uredi« ali brisanje kartoteke s klikom na »Briši«.

Slika 41: Rezultat iskanja kartotek



8.2. Nova kartoteka

Če želimo dodati novo kartoteko, vpišemo znane kartotečne podatke v iskalne kriterije

in kliknemo gumb »Dodaj«. Odpre se ekranska maska za vnos kartotečnih podatkov.

Vnos je dovoljen v vsa polja razen tista, ki so zatemnjena v sivi barvi. Za vsebino

zatemnenih polj skrbi sistem avtomatično in so namenjena zgolj branju podatkov.

Slika 42: Kartoteka

Vnešene podatke o kartoteki shranimo s klikom na gumb »Shrani«.



9 Blagajna

Modul »Blagajna« je namenjen pregledu blagajniškega poslovanja. Vsebuje naslednje

vsebinske sklope:

Izdani računi

Status blagajne

Menjalni tečaj

Slika 43: Blagajna

9.1. Izdani računi

Pod opcijo »Izdani računi« se nahaja arhivski seznam računov. Seznam vsebuje vse

račune, ki so bili izdani v sistemu, ne glede na termin izdaje. Izdane račune lahko

iščemo po sledečih kriterijih:

Datum: datum izdaje računa

Ime: ime računa

Račun: številka računa

Slika 44: Blagajna - Iskanje računa

Pri iskanju računa po imenu si lahko pomagamo z uporabo znaka »*« ali »%«, ki

omogočata iskanje po korenu besede. Na primer »A*« nam poišče vse izdane račune,

katerih ime se prične s črko »A«. Iskanje po imenu ni občutljivo na velike in male

črke.

Izdani računi, ki ustrezjo iskalnim kriterijem, se po kliku na gumb »Išči« prikažejo v

seznamu. Seznam računov nudi sledeče akcije: pregled računa, regeneracijo računa in

stornacijo računa.

Slika 45: Blagajna – Izdani računi



Pregled računa na zaslon lahko izvedemo s klikom na številko računa. Druga možnost

za pregled računa je ta, da najprej označimo željeni račun s klikom v polje . Ko je

račun označen, si s klikom na gumb »Pregled računa« ogledamo vsebino računa na

zaslonu. Za uspešen ogled računa na zaslonu mora vaš brskalnik podpirati

prikazovanje »Adobe Acrobat Reader PDF« dokumentov.

Sistem v osnovi nudi dve različni oblikovni varianti računa: hotelski račun in POS

račun. Če želite zamenjati obliko obstoječega računa, račun označite s klikom na polje

in izvedete funkcijo »Regeneriraj«. Pojavi se okno, kjer lahko izberete novo obliko

za izbrani račun.

Slika 46: Blagajna – Regeneriraj račun

Mogoča je tudi sprememba imena obstoječega računa s klikom na gumb »Zamenjaj

ime«. V tem primeru poiščemo ustrezno novo kartoteko in izvedemo spremembo

imena na računu.

Funkcija »Storniraj« je namenjena potrebam popravka obstoječega računa. Izberemo

željeni račun s klikom na polje in kliknemo gumb »Storniraj«.

Slika 47: Blagajna – Storno račun

Kreira se storno račun z negativnim predznakom, ki finančno izniči znesek

originalnega računa. V primeru stornacije hotelskega računa se postavke storniranega

računa nato prikažejo na zaslonu, kjer ponovno dobimo možnost urejanja postavk

računa in izdaje novega računa.

V primeru stornacije POS računa se postavke računa prenesejo na prvo prosto mizo,

kjer potem prav tako dobimo možnost novega urejanja postavk in izdajo novega

računa.

9.2. Status blagajne

Opcija »Status blagajne« je namenjena pregledu nad blagajniškimi plačili. Za tekoči

dan nam prikaže stanje prejetih plačil po plačilnih sredstvih.

Slika 48: Status blagajne

Če želimo za določeno plačilno sredstvo podroben prikaz vseh transakcij, kliknemo na

povezavo »Podrobnosti« ob ustreznem plačilnem sredstvu.



Slika 49: Status blagajne - Podrobnosti

9.3. Menjalni tečaj

Pod opcijo »Menjalni tečaj« se vnaša menjalni tečaj tujih valut. Prikaže se seznam

tujih valut, kjer s klikom na povezavo »Uredi« ob izbrani tuji valuti lahko vnesemo nov

menjalni tečaj.

Slika 50: Menjalni tečaj

Menjalni tečaj se lahko vnaša do 6 decimalnih mest natančno.

Slika 51: Menjalni tečaj - Vnos

Če želite uporabljati tujo valuto, ki je še ni v seznamu tujih valut, obvestite o tem

svojega ponudnika storitve Hotelinco.



10 Poročila

Modul »Poročila« je namenjen pregledovanju in tiskanju poročil. Poročila se po vsebini

razvrščajo v naslednje skupine poročil:

Gosti v hotelu

Rezervacije

Blagajna

Zgodovina blagajne

Statistika

Zgodovina rezervacij

Slika 52: Poročila

10.1. Zagon poročila

Vsebino poročila si lahko ogledamo s klikom na ime posameznega poročila. Pred

zagonom poročila imamo na voljo dodatne izbire, s katerimi lahko natančneje

specificiramo kriterije, na podlagi katerih se generira poročilo. Zagon poročila nudi tudi

izbor jezikovne različice, v kateri naj bo poročilo na ogled.

Slika 53: Poročila - Zagon

Generiranje poročila se prične s klikom na gumb »Zaslon«.



10.2. Tiskanje poročila

Vsebina poročila se po uspešno zaključenem generiranju poročila najprej prikaže na

zaslonu.

Slika 54: Tiskanje poročila

Posamezno poročilo lahko vsebuje več strani. V primeru več strani se lahko po

posameznih straneh poročila pomikamo z uporabo smernih ikon v

glavi poročila.

Velikost poročila na zaslonu se lahko nastavlja z opcijo za izbiro velikosti

poročila.

Poročilo lahko natisnemo z uporabo ikone »Tiskalnik«.

Besedila na poročilu lahko iščemo z uporabo polja namenjenega iskanju

besedil.

S klikom na ikono »Izvozi« lahko vsebino poročila izvozimo v poljubne datotečne

formate, kot so npr.: »Crystal Reports (RPT)«, »Adobe Acrobat (PDF)«, »Microsoft

Excel (XLS)«, »Microsoft Word (RTF)«, itd.



11 Web

Modul »Web« je namenjen spletni prodaji hotelskih kapacitet. V modulu se ureja

število sob, ki je na voljo za prodajo na spletu. Poleg tega omogoča tudi spremljanje

stanja obstoječe ponudbe na spletu.

11.1. Preveri ponudbo

Pod »Preveri ponudbo« lahko preverite status spletne ponudbe po mesecih. Na voljo je

izbira prikaza za izbran hotel in izbrani tip sobe. S klikom na gumb »Preveri« se

prikaže stanje spletne ponudbe.

Slika 55: Preveri ponudbo - Iskanje

Stanje spletne ponudbe je prikazano v tabelarični obliki. Tabela za vsak dan izbranega

meseca prikazuje naslednje podatke:

število sob namenjenih spletni prodaji

število na spletu prodanih sob

odstotek prodanih sob glede na spletno ponudbo

spletna prodajna cena sobe

Slika 56: Preveri ponudbo



Legenda simbolov:

rdeč klicaj v krogu poleg dneva pomeni, da je ena ali več sob na voljo za

spletno prodajo, cena sobe pa ni definirana

vprašaj v trikotiku poleg dneva pomeni, da za ta dan ni na voljo sob za spletno

prodajo

rumen klicaj v trikotniku poleg dneva pomeni, da so sobe na spletu razprodane

trikotnik z vprašajemu na mestu namenjenemu izpisu števila sob namenjenih

spletni prodaji označuje, da za ta dan ni na voljo sob za spletno prodajo

trikotnik s klicajem poleg števila sob in rdeča številka pomenita, da so vse

sobe namenjene spletni prodaji razprodane

trikotnik s klicajem poleg števila sob in rumena enica pomenita, da je za

spletno prodajo na voljo samo še ena soba

trikotnik za vprašajem v polju namenjeno izpisu cene pomeni, da cene sobe ni

definirana

Za uspešno ponudbo sob na spletu morajo biti izpolnjeni naslednji pogoji:

vsaj en cenik mora imeti označeno, da je namenjen spletni prodaji (»Prodaja

na spletu«)

vsak dan v obdobju spletne prodaje mora imeti določeno ceno

za spletno prodajo mora biti na voljo najmanj ena prosta soba

11.2. Ažuriraj razpoložljivost

Opcija »Ažuriraj razpoložljivost« je namenjena določanju števila hotelskih sob, ki so na

voljo za spletno prodajo. Za vnos spletne sobne razpoložljivosti je treba najprej izbrati

hotel, tip sobe in željeni mesec v letu.

Slika 57: Ažuriraj razpoložljivost - Iskanje



Mesečna razpoložljivost sob namenjenih spletni prodaji je prikazana v koledarski

obliki. Nad koledarjem je naveden izbrani tip sobe. Za vsak dan v mesecu je na voljo

polje, v katerega se vpiše število sob namenjeno prodaji.

Slika 58: Ažuriranje razpoložljivosti

Preglednica ažuriranja razpoložljivosti sob nudi naslednje vnosne možnosti:

Počisti koledar: pobriše vse predhodno nastavljene razpoložljivosti sob.

Hitro izpolnjevanje po tednih: hiter vnos sob po tednih s klikom na puščico

na levi strani preglednice.

Hitro izpolnjevanje po dnevih v tednu: hiter vnos sob po dnevih v tednu s

klikom na puščico nad preglednico.

Polja v rdeči podlagi so datumsko že potekla, zato niso pomembna pri ažuriranju

razpoložljivosti.

Koledarska preglednica za vsak dan v mesecu prikazuje sledeče podakte:

1 – Datum: dan, na katerega se nanaša vnos

2 – Razpoložljivih sob: število sob namenjenih spletni prodaji

3 – Zasedeno v %: izkoriščenost sob spletne prodaje

4 – Alociranih sob: novo število alociranih sob

Slika 59: Ažuriranje razpoložljivosti – Dnevni vnos



12 Nastavitve

Modul »Nastavitve« je namenjen konfiguraciji sistema Hotelinco. Pri konfiguracijo oz.

spreminjanju nastavitev je potrebna dodatna natančnost in previdnost, saj vsaka

sprememba posledično vpliva na delovanje sistema. V nastavitvah se konfigurira

sledeče nastavitve:

Hotel

Sobe

Ceniki

Artikli

Dokumenti

Splošno

12.1. Hotel

Opcija »Hotel« je namenjena nastavitvi osnovnih podatkov o hotelu, kot so: ime

hotela, naslov in kontaktni podatki.

Slika 60: Nastavitve - Hotel

V primeru več hotelov lahko ustrezen hotel izbereti iz ponujenega seznama. Za

shranitev vnešenih podatkov kliknite gumb »Shrani«. Na vsakem izdanem hotelskem

računu se pojavijo tukaj navedeni podatki o hotelu.

12.2. Sobe

Opcija »Sobe« je namenjena konfiguraciji hotelskih sob. Seznam vseh sob lahko

dodatno omejimo samo na določen tip sobe oz. v primeru več hotelov samo na en

hotel.

Slika 61: Nastavitve – Seznam sob



V seznam lahko dodajamo nove sobe s klikom na gumb »Dodaj«, urejamo podatke o

obstoječih sobah s klikom na povezavo »Uredi« ali brišemo sobe s klikom na »Briši«.

Če za sobo že obstaja rezervacija, potem brisanje take sobe ne bo uspešno.

Slika 62: Nastavitve – Dodaj sobo

Konfiguracija posamezne sobe vsebuje sledeče nastavitve:

Številka sobe: vpišite številko sobe. V vsakem hotelu ima vsaka soba svojo

unikatno številko sobe.

Koda tipa sobe: vsaka soba pripada določenemu tipu sobe. Predlagamo

uporabo kratke kode za oznako tipa sobe (npr. AP za apartma, DP za

dvoposteljno sobo, EP za enoposteljno sobo)

Opis tipa sobe: opis tipa sobe se nanaša na opis kode tipa sobe.

Internetni opis tipa sobe: Za primere internetne prodaje sob se nastavlja

standardiziran internetni tip sobe.

Postelje: Vpišite število postelj v sobi. Če število oseb na rezervaciji presega

število postelj v sobi, sistem izpiše opozorilo. V primeru spletne prodaje je

maksimalno število oseb v sobi omejeno s številom postelj.

Zaporedje: namenjeno nastavitvi vrstnega reda sob na sobnem razporedu. Če

je polje prazno, je privzet vrstni red sob urejen po številki sobe od najnižje

proti najvišji.

Status: Trenutni vzdrževalni status sobe. Stanji sta lahko: »Čisto« ali

»Umazano«.

Lastnosti tipa sobe: Lastnosti se nanašajo na tip sobe. Nastavitve se

uporabljajo samo za namen spletne prodaje sob.



12.3. Ceniki

Opcija »Ceniki« je namenjena urejanju cene za posamezne storitve in tipe sob. Cenik

je sestavljen iz dveh delov. Do glave cenika dostopamo s klikom na povezavo »Uredi

cenik« in vsebuje podatke o vsebini storitev. Do podrobnega dela, kjer je navedena

cena za posamezen tip sobe v določenem obdobju, pa dostopamo s klikom na

povezavo »Uredi cene«.

Slika 63: Nastavitve – Seznam cenikov

Glava cenika vsebuje naslednje nastavitve:

Koda cenika: vpišite kodo cenika. Predlagamo uporabo kratkih kod, npr. »NZ«

za nočitev z zajtrkom, »PP« za polpenzion, itd.

Tip cene: cena velja za osebo ali cena velja za sobo. Glede na pravilo »Tip

cene« sistem ustrezno izračuna končno ceno storitev.

Opis: opis cenika.

Internetni opis: za primere spletne prodaje se nastavlja standardiziran

internetni tip cenika.

Internetno potrdilo: za primere prodaje na spletu se nastavi potrdilno pismo,

ki se pošlje stranki.

Oddelek: oddelčna koda, na katero se knjiži promet obračunan po tem ceniku.

Turistična taksa vključena: če je ta opcija izbrana, se pri obračunu sobe

avtomatično obračuna tudi ustrezno število turističnih taks.

Prodaja na internetu: če je ta opcija izbrana, se storitev prodaja na spletu.

Slika 64: Nastavitve – Glava cenika



Za urejanje cene posameznega cenika je treba najprej izbrati željeni tip sobe in

koledarski mesec. S klikom na gumb »Pokaži« dobimo pregled cene sobe v izbranem

obdobju.

Slika 65: Nastavitve – Obdobje cen

Cene urejamo v izbrani mesečni preglednici za vsak dan posebej. Nad koledarjem je

naveden izbrani tip sobe in ali velja cena za osebo ali sobo. Če velja cena »na sobo«,

potem vnašajte prodajno ceno sobe. Če je cena »na osebo«, vnašajte prodajno ceno

za eno osebo. Kako se v primeru cene »na osebo« določijo popusti za otroke, je

opisano v poglavju »Nastavitve – Splošno«. Vse vnešene cene so bruto cene.

Slika 66: Nastavitve – Urejanje cen

Preglednica cen z namenom poenostavitve vnosa cen nudi naslednje vnosne možnosti:

Počisti koledar: pobriše vse predhodno nastavljene cene.

Hitro izpolnjevanje po tednih: hiter vnos enakih cen po tednih s klikom na

puščico na levi strani preglednice.

Hitro izpolnjevanje po dnevih v tednu: hiter vnos enakih cen po dnevih v

tednu s klikom na puščico nad preglednico.

Opozorilo: Če sta v istem tednu vnešeni dve ali več različnih cen, se bo s klikom na

»Hitro izpolnjevanje po tednih« za celoten teden nastavila prva vnešena cena v

tem tednu.



12.4. Artikli

Opcija »Artikli« je namenjena konfiguraciji prodajnih artiklov. Seznam artiklov

omogoča urejanje obstoječih artiklov, dodajanje novih artiklov in brisanje artiklov.

Slika 67: Nastavitve – Seznam artiklov

Artikel vsebuje sledeče nastavitve:

Skupina: označuje skupino artikla. Artikel lahko razvrstimo v eno od

naslednjih skupin: Hrana, Pijača, Alkohol, Ostalo.

Koda: identifikacijska koda artikla.

Opis: opis artikla.

Cena: prodajna cena artikla.

Oddelek: oddelčna koda, na katero se knjiži promet artikla.



12.5. Dokumenti

Opcija »Dokumenti« je namenjena nastavitvam številčenja računov, depozitov in

urejanju predlog potrdilnih pisem.

Slika 68: Nastavitve – dokumenti

Če želite ponastaviti številčenje računov, vnesite v polje »Številka računa« novo

začetno številko -1 in pritisnite Shrani. Če želite, da bo imel naslednji izdani račun

številko 1, morate kot Številka računa vnesti 0.

Če uporabljate multi-hotel hotel različico, potem ima lahko vsak hotel svoje

številčenje. V tem primeru kliknite na polje »Vsak hotel uporablja svoje številčenje.«

Sedaj lahko vnesete začetno številko za vsak hotel posebej, po enakem pravilu kot že

opisano.

Enako kot velja za račune, velja tudi za depozite.

V spodnji razpredelnici (na maski Nastavitve - dokumenti) lahko urejate predloge

Potrdilnih pisem.

Potrdilno pismo je sestavljeno iz rtf datoteke, ki deluje kot oblikovna predloga, ter iz

drugih podatkov. Vsebina in zgradba rtf predloge je opisana v ločenem dokumentu

(Potrdilna pisma – tehnična specifikacija).

Da shranite Potrdilno pismo, morate najprej naložiti rtf predlogo. To storite tako, da

kliknete na gumb »Brskaj« in na vašem računalniku poiščete že pripravljeno rtf

predlogo. Sistem vam sporoči uspešnost prenosa. Če je prenos datoteke večkrat

neuspešen, poizkusite še z minimalnimi popravki rtf datoteke. Če se na strežniku že



nahaja rtf predloga z istim imenom, kot je ime datoteke, ki jo nalagate, se bo

datoteka na strežniku prepisala z novo.

Več Potrdilnih pisem lahko uporablja isto rtf predlogo. Če je rtf predloga vezana le na

eno Potrdilno pismo, se bo ta, v primeru izbrisa Potrdilnega pisma, prav tako izbrisala.

Koda: Vsako potrdilno pismo mora imeti unikatno kodo. Koda je omejena na

10 znakov.

Ukaz Naloži: Ta ukaz vam naloži rtf datoteko na vaš računalnik.

Datoteka: Rtf datoteka, ki se uporabi kot oblikovna predloga.

Opis: Opis potrdilnega pisma.

Jezik: Jezik potrdilnega pisma.

Tip: Tip je lahko Potrditev ali Odpoved.

Zap: Nastavitev vrstnega reda potrdilnih pisem.

Ukaz Briši: Brisanje potrdilnega pisma.



12.5. Splošno

Opcija »Splošno« je namenjena splošnim nastavitvam sistema.

Sistem Hotelinco ima vgrajen avtomatičen zaključek dneva, ki se izvede vsak dan

upoštevajoč nastavitve. Konfiguracija avtomatičnega dnevnega zaključka vsebuje

sledeče nastavitve:

Časovni pas: nastavitev hotelskega časovnega pasu.

Začetek zaključka: ura avtomatičnega dnevnega zaključka.

Slika 69: Nastavitve – Dnevni zaključek

V primeru uporabe hotelskih cenikov »na osebo« je na voljo dodatna konfiguracija za

otroške popuste in obračun otroške turistične takse. Za vsako starostno kategorijo

otrok je tako mogoče nastaviti:

odstotek popusta na polno ceno nočitve

način obračuna turistične takse: Polna, Polovična, Oproščen plačila.

Slika 70: Nastavitve – Popusti



Spoštovani uporabniki!

Upamo, da ste se kar najbolje spoznali s storitvijo Hotelinco. Trudili smo se pripraviti

dovolj izčrpen priročnik, ki bi vam bil pri tem v pomoč.

Priročnik je namenjen kot pripomoček pri delu s sistemom in tudi vsem tistim, ki še ne

uporabljajo sistema in želijo bolj podrobno spoznati lastnosti rešitve Hotelinco.

Če v priročniku niste našli vseh informacij, ki jih potrebujete, ali če imate kakršnokoli

pripombo, nam sporočite. Veseli bomo vsakega vašega komentarja, ki bi lahko

prispeval k izboljšanju tega priročnika.

Srečno!

Vaš Hotelinco team

MAiS Informacijski sistemi d. d. Leskoškova cesta 10 • SI-1000 Ljubljana, Slovenija Tel 01 5002100 • Fax 01 5002130 E-mail: [email protected] www.hotelinco.net, www.hotelinco.eu

Zaradi novih verzij, izboljšav ali zakonskih sprememb si MAiS d.d. pridržuje pravico do sprememb v

programski storitvi Hotelinco. Kljub temu da se Hotelinco priročnik za uporabnike posodablja v skladu

z novostmi in spremembami v programski storitvi Hotelinco PMS Service, se lahko priročnik in

programska storitev razlikujeta. Zaradi morebitnih napak v priročniku MAiS d.d. ne odgovarja.

Hotelinco PMS Service™ je tržna znamka podjetja MAiS Informacijski sistemi d.d., Ljubljana

Priročnika ni dovoljeno kopirati ali posredovati brez dovoljenja podjetja MAiS d.d

priroČnik za uporabnike · ter želijo osvežiti in poglobiti svoje znanje s posameznega...

Documents