PRISTUP RAZVOJU ERP-A(PREDIMPLEMENTACIJSKI CIKLUS)

ERP

PRISTUP RAZVOJU ERP-a

Nemoguće je izgraditi učinkoviti programski sustav za korisnika koji ne zna što treba; sve što mu napravite nije ono što on “očekuje” (Majdanžić)

Ako imate računalo pete generacije, softver četvrte, organizaciju treće a kadrove druge generacije sustav će raditi u drugoj generaciji (Srića)

Ako napravite sustav koji i budala može koristiti, samo budala će ga i koristiti (Shaw)

PRISTUP RAZVOJU ERP-a

• Uvođenje ERP-a JE PROJEKT• Postoje neke standardizirane faze - procedure

u relizaciji takvih projekata• Projektne aktivnosti prilagođavat će se

poslovnoj arhitekturi ali će i mijenjati poslovni sustav prilagođavajući ga novim tehnološkim rješenjima

Modusi razvoja i implementacije

• ERP – faze• ERP – Uvođenje na temeljima najbolje prakse

(Proven path)• ERP – implementacijski ciklus

Proven path – dokazani put uvođenja ERP-a (walace, Impl. Cahllenge poglavlje) Slice cut

Proven path – dokazani put uvođenja ERP-a

Zašto ERP

• Načelni razlozi i aspekti:• Niska produktivnost u izvođenju (na operativnoj razini)

poslovnih procesa (aspekt: korisnički)• Nepovezane poslovne aplikacije (aspekt: korisničko

upravljački – srednji management• Organizacijska struktura u sukobu s tehnološkim

mogućnostima (razvojni aspekt)• Nepovezani poslovni procesi (upravljački aspekt)

Zašto ERP• Strateška opredjeljenja; u kojem pravcu ide poslovni sustav, kako će i

kada stići prema strateškim odrednicama;– uz korištenje tehnoloških rješenja (softvera, hardvera) koji će

omogućiti brzu prilagodbu novim uvjetima– uz vještine i znanja kojima se u sustavu na inovativan način koriste

nova tehnološka rješenja i ostvaruje posredan utjecaj na kupce i dobavljače

• Prepoznavanje prilika za kvalitetnije izvođenje tekućih poslovnih procesa – (ako je naglasak na zamijeni postojećeg sustava novim to nije

prepoznavanje prilike već kontinuirano poboljšanje)– tko je (na kojoj razini odlučivanja prepoznao priliku) i koliko će utjecaja

i organizacijsko-tehnoloških sposobnosti imati za realizaciju

Zašto ERP• Postojeći sustav ima mnoštvo aktivnosti koje se obavljaju ručno ili postojeće

aplikacije zahtijievaju puno ljudskog rada.– Aplikacije su nepovezane i ne mogu se dobiti sumarni podatci bez dodatnih

manipulacija nad postojećim podatcima,– Komunikacija s poslovnim partnerima se odvija na tradicionalni način (telefon,

fax) – Komunikacija s kucima se odvija na tradicionalni način

• Operacije se odvijaju presporo i potrebno je puno ljudske kontrole• Jedan te isti podatak unosi se na više različitih mjesta• Nemogućnost korištenja novih tehnološih rješenja u označavanju proizvoda i

njihovom inventuriranju• Management se u odlučivanju oslanja pretežno na podatke i informacije koje ima

u glavi odnosno na intiuciju u donošenju poslovnih odluka– Povijesne analize su nemoguće bez postavljanja bivših cjelovitih aplikacija i

baza, vrlo često neusporedive s postojećim podatcima i zahtjevima– Preobilna i neiskorištena dokumentacija, necjeloviti izvještaji

Ciljevi i zadatci projekta uvođenja ERP-a

• Opći ciljevi:• Rješavanje problema

identificiranih u fazi analize sustava i SWOT analizi

• Realizacija vizije sustava po načelu najbolje prakse

• Rješavanje općih i posebnih zahtjeva koji su definirani u analizi zahtjeva

• Posebni ciljevi:• Učinkovit nadzor pojedinih

poslovnih funkcija, procesa i zadataka u poslovnom sustavu

• Puna kontrola i praćenje svih troškova koji se u (pod)sustavu pojavljuju

• Učinkovito planiranje • Eliminacija redundancija poslova i

podataka• Efektivna razmjena podataka

među pojedinim poslovnim procesima i funkcijama i kontrolirani pristup pojedinim grupama podataka

Polazne pretpostavke• ERP bi trebao biti projektiran u skladu s postojećim organizacijskim sustavom

tj. bez većih promjena u organizacijskoj strukturi• Troškovi ERP-a moraju biti usklađeni s objektivnim mogućnostima poslovnog

sustava• ERP svojom arhitekturom i strukturom baze podataka mora predvidjeti budući

razvitak poslovnog sustava i tehnoloških rješenja• ERP mora biti maksimalno orijentiran korisniku• Mora omogućiti brzi unos i kontrolu ispravnosti na mjestu unosa• Da ima mogućnosti brzog pretraživanja zahtjevanog podatka (informacije)• Pokrivenost svih ključnih poslovnih funkcija i procesa i modularni pristup • Mogućnost razmjene podataka s programima opće namjene (uredskog

poslovanja, CAD sustava, planera, • Ugrađenost i prilagodljivost za opća i zakonska načela u kojima poslovni sustav

sudjeluje

ERP SWOT analiza

PRILIKE - interne• poboljšana točnost i pouzdanost

podataka, povećanje brzine obrade, kontrole i transparentnosti poslovanja te povećanje učinkovitost poslovnih procesa

• bolja komunikacija među odjelima i podsustavima

• planiranje na temelju podataka• planska nabava i optimalno

korištenje informatičke opreme• upravljanje IT troškovima i

investicijama• upravljivost odnosa s potrošačima• upravljivost odnosa s dobavljačima

PRILIKE - vanjske• Povećanje konkurentnih

prednosti temeljem ERP-a• Stvaranje osnova za e-

poslovanje– Na dobavnoj strani– Na strani kupaca

• Stvaranje i održavanje veza s poslovnim sustavima iz okruženja (banke, institucije, osiguranja....)

ERP SWOT analiza - prilike• Odnosi s kupcima:

– Bolje planiranje i realizacija narudžbi kupaca• Planiranje proizvodnje:

– mogućnost vrednovanja efekata promjena u zahtjevima potrošača i optimizacija proizvodnog plana – Mogućnost proizvodnje za narudžbe a ne za skladište (smanjenje zaliha i isključivanje zastarjevanja

proizvoda– Lakša kontrola proizvodnih tokova i povećana sposobnost praćenja izvršenja planiranih aktivnosti i narudžbi

• Planiranje zahtjeva za materijalima:– bolji uvid u zahtjeve i potencijalne probleme i smanjenje vjerojatnosti za pogreške – Upravljanje tokovima materijala i preciznim planiranjem isporuka– Uvid u raspoloživost materijala u realnom vremenu

• Upravljanje dobavom: – povećana sposobnost za vezane narudžbe i planiranje i raspoređivanje dobave a time i smanjenje troškova

nabave kao i troškova skladištenja i vezivanja sredstava za skladište sirovina i materijala.• Isporuka gotovih proizvoda

– Poboljšanja dokumentiranost proizvoda i proizvodnih procesa i udovoljavanje zahtjevima međunarodnog prometa

• Povećanje kvalitete proizvoda zbog praćenja proizvodnog procesa i evidencije izvora pogrešaka• Računovodstveni i financijski tokovi integriraju se s procesima u nabavi, proizvodnji i prodaji i

povećanje operativnih performansi poslovnog sustava u cjelosti

ERP SWOT analiza kroz procese – prilike za poboljšanje

ERP SWOT analizaPRIJETNJE UNUTRAŠNJE• značajan opseg poslova za provođenje

inicijativa za poboljšanje• troškovi uvođenja ERP sustava i provođenja

razvojnih projekata• nedostatak internog znanja, iskustva i

resursa za upravljanje projektima razvoja• informatički tim nema iskustvo i znanje

potrebno za uvođenje i održavanje novih aplikacijskih sustava i tehnologija

• promijene u poslovnoj strukturi• potrebna prilagodba poslovnih procesa i

modela poslovanja za uspješno uvođenje ERP sustava

• gotova rješenja nemaju funkcionalnost “ po mjeri poslovnih procesa tvrtke, već se tvrtka mora prilagoditi”

PRIJETNJE VANJSKE• Veća produktivnost konkurenata i

niži troškovi• Bolja komunikacija konkurenata s

okruženjem• Brži odzivi konkurenata na

zahtjeve potrošača

ERP SWOT analiza - prijetnje

PRIJETNJE - TROŠKOVI• INDIREKTNI TROŠKOVI• Vrijeme i troškovi zaposlenih

uključenih u projekt • Troškovi privremeno zaposlenih na

mjestima onih koji su uključeni u projekt

• Troškovi koji se javljaju zato što nisu izvedene aktivnosti koje su zbog ERP-a odgođene

• Troškovi obuke koji se izvode van poslovnog sustava

• Troškovi internih resursa (IT odjela)• Troškovi administriranja i

održavanja sustava i interne tehničke podrške

PRIJETNJE - TROŠKOVIDIREKTNI TROŠKOVI • hardware• operacijski sustav• licenca za DBMS • troškovi softwarskih licenci• troškovi dodatnih modula • troškovi lienci trećih strana • integracija troškova sofwtare-a trećih strana • prilagodba (software customization)• konverzija podataka • Upravljanje projektom • Konzultantske usluge• Obuka• troškovi putovanja i boravka ugovornih

strana• upgrades

ERP SWOT analiza - SNAGA• aplikacije razvijene “po mjeri” poslovnih procesa• kvaliteta tima za razvoj i održavanje sustava, izrazito

zadovoljstvo korisnika kvalitetom informatičke podrške• prikupljanje informacija na izvoru• uvođenje inovativnih rješenja• pozitivan odnos menadžmenta i razumijevanje potrebe

ulaganja u inovacije i razvoj informacijskog sustava• pozitivno raspoloženje korisnika prema uvođenju novih

rješenja radi bolje podrške poslovanju • entuzijazam i spremnost informatičara na edukaciju i

usavršavanje radi uvođenja i održavanja novih rješenja

ERP SWOT analiza - SLABOSTI

• ERP nije sastavni dio dugoročne strategije razvoja• nema formalne metodologije za razvoj aplikacija i upravljanje projektima• slaba koordinacija i kontrola rada informatičkih odjela• neadekvatno upravljanje ljudskim resursima• ovisnost o ključnim radnicima• neadekvatna raspodjela opsega poslova• nedokumentiranost informacijskog sustava• neadekvatno upravljanje IT troškovima i investicijama• neintegrirani aplikacijski sustav koji ne omogućuje brzo dobivanje kritičnih

poslovnih informacija• nestandardna tehnološka opremljenost• nelicencirani software• nema ugovorenih očekivanih razina usluga za dobavljače• nema plana edukacije korisnika i informatičara• investicije u razvoj informacijskog sustava znatno niže od industrijskog prosjeka

ERP SWOT analiza

• Neka vam SWOT analizu napravi konzultantska kuća jer sami ćete:

• Potcijeniti probleme• Precijeniti sposobnosti• Podilaziti voditeljima• Previdjeti nedostatke • Biti skloni pojednostavljivati• Povlađivati najupornijima koji izbjegavaju

promjene

Analiza zahtjeva• Načelni zahtjev: što je to što u stvari želimo uraditi i kako; • Načelni odgovor; na način “najbolje prakse” u području u kojem poslovni sustav

djeluje• PROBLEM: može li se to i ostvariti i što je u suglasju s poslom u kojem smo i

procesima koji se u njemu dešavaju• Definiranje zahtjeva uključuje brojne sudionike i vremenski je zahtjevno; rezultat su

brojni dokumenti• Analiza postojećih zahtjeva i analiza novih zahtjeva

– Ovisno o promjenama koje će se pojaviti, osobama koje će ga iznijeti, poboljšanjima koje će se zahtjevati

– Pitanje: što se stvarno zahtjevom želi postići a što je relevantno za posao i izvođenje procesa

• Obujam zahtjeva – da li je zahtjev lokalni ili utiče i na druge zahtjeve u sustavu i kako.

Analiza troškovi-koristiTROŠKOVI• Kategorije troškova: ABC kategorizacija A = Ljudi, B = Podatci, C = ICT-oprema C – ICT-OPREMA (hardver i softver)• Novi hardver nužan za ERP (računala, periferije, aktivna i pasivna mrežna oprema) • Softver • Operacijski sustavi (na serverima i radnim stanicama), • Programi opće namjene (za uredsko poslovanje), CAD• DBMS – licenca• Zaštita• Aplikacije za pojedine module• Sučelja za povezivanje aplikacija i programa opće namjene • Uvjetno SCM i/ili CRM • Troškovi instalacije, konfiguriranja, testiranja i debagiranja• Dokumentacija• Održavanje

Analiza troškovi-koristiTROŠKOVIB = Podatci• Obuhvaćaju troškve prikupIjanja i održavanja podataka • Oprema za označavanje proizvoda/materijala/dijelova i oprema za

smještaj i kretanje u skladištu • Oprema za čitanje i unos podataka o proizvodu (skeneri, RF-čitači)• Redizajn pogona i skladišta zbog nove opreme za smještaj

podataka/proizvoda• Ciklični troškovi (u toku godine) za unos i održavanje podataka• Novi kadrovi potrebni za unos i održavanje podataka (u pojedinim

transakcijskim bazama, u skladištima i pogonima)• Troškovi podatkovnih centara (npr. call centar ili arhiva)

Analiza troškovi-koristi

TROŠKOVIA = Ljudi• Projektni tim i ostali posredno i/ili neposredno uključeni u

implementaciju ERP-a• Obuka (uključuje putovanja i smještaj) vlastitih kadrova• Troškovi obučavatelja• Profesionalno usmjeravanje (specifična znanja) o poslovnim

područjima i ERP-om koji ih podržava• Indirektno povećanje plaća za privremene poslove i poslove

koji će doći nakon implementacije ERP-a

Analiza troškovi-koristiKORISTI • Povećana prodaja, kao direktan rezultat poboljšanih usluga prema kupcima.

– Isporuka na vrijeme svo vrijeme – Isporuka u kraćem vremenu od konkurencije – Vrijeme utrošeno na povećanje prodaje a ne na ispravke krivih isporuka

• Povećanje produktivnosti rada – Kroz bolje usklađivanje svih potrebnih komponenata u proizvodnji i smanjenje

odgoda i čekanja za pojedinu komponentu– Kroz smanjenje necjelovitih isporuka, iznenadnih zamjena i skraćenog vremena za

isporuku– Kroz smanjenje bespotrebnih prekovremenih sati.

• Smanjeni troškovi nabave – ERP omogućava ispravno planiranje i raspoređivanje poslova i bolju vidljivost

procesa a time i dobavljačima jednostavnije planiranje po nižim troškovima

Analiza troškovi-koristiKORISTI • Smanjenje zaliha

Efektivno upravljanje zahtjevima za proizvodima, i planiranje rezultira u vezivanju manjih sredstava na zalihama kako sirovina, materijala, tehnologije, poluproizvoda tako i gotovih prozvoda

• Smanjenje zastarijevanja proizvoda u mnogim industrijama proizvodi brzo zastarijevaju (prehrambena, tekstilna, tehnološi brzo promjenjiva...) i izuzetno je važno proizvode isporučiti na tržište u pravo vrijeme; loše isplanirana isporuka rezultirat će značajnim padom prodaje, velikim sniženjima i neplanirano nižim prihodima (to su tzv. skriveni troškovi prodaje koji će zahtjevati nove marketinške akcije i/ili povećane troškove zaliha)

• Smanjenje troškova kvalitete Ispravno planiranje, terminiranje i raspoređivanje proizvodnje rezultira u stabilnom proizvodnom okruženju što znači manje škarta i manje nagomilanih isporuka za kraj razdoblja (mjeseca, kvartala...) kao i manje troškove reklamacija i popravka neispravnih proizvoda

• Smanjeni troškovi prijevoza Kako unutrašnjeg tako i vanjskog zbog bolje popunjenosti prijevoznih sredstava

Analiza troškovi-koristiKORISTI • Eliminiranje potreba za (fizičkim) godišnjim inventurama

Podatci u ERP-u bi trebali biti dovoljno točni za prihvaćanje inventurnih stanja bez potrebe prekida radnih procesa i višednevnog zatvaranja poduzeća.

• Smanjene potreba za prostorom Bolje gospodarenje zalihama sirovina, materijala, nedovršene proizvodnje i gotovih proizvoda rezultira smanjenjem veličine skladišnog i pogonskog prostora i troškova s tim u vezi (gradnje, održavanja)

• Smanjenje troškova penala u isporuci• Poboljšani tokovi gotovine (cash flow ) Niže zalihe znače bržu konverziju materijala i

rada u gotovinu kojom se u pravilu stiču znantne prednosti na tržištu• Povećanje produktivnosti indirektne radne snage

ERP-om vođena kompanija omogućit će npr. vanjskim prijevoznicima i špediterima povećanu produktivnost

Analiza troškovi-koristi

POSREDNO MJERLJIVE KORISTI• Raspoloživost informacija i mogućnost brzih priprema

varijanti za analizu kod donošenja poslovnih odluka• Prenošenje rutinskih i zamornih poslova s čovjeka na

računalni sustav• Brža izrada i analiza izvještaja• Bolje korištenje proizvodnih kapaciteta• Poboljšanje tokova sirovina i materijala u proizvodnom

procesu

Analiza troškovi-koristiNEMJERLJIVE KORISTI• Bolji imidž poduzeća i veće

zadovoljstvo kupaca• Pobošanje ukupne organiziranosti

poslovnog sustava• Poboljšanje kvalitete rada

pojedinih funkcija• Jasnija podjela odgovornosti i

preciznije praćenje izvršenja zadataka

• Standardizacija radnih postupakaWallace, 87-99, Majdandžić, 125-128

Utvrđivanje zahtjeva

• Formalni alati za utvrđivanje zahtjeva • Proizlaze iz analize procesa i tokova podataka i

analize ciljeva projekta• Idef0, DFD, ERD dijagrami