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PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS
Tiger Ingeniería y Servicios
Código: PRO-002.IN Fecha Autorización: 28Junio 2013.- Versión N°: 01.
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Tabla de Contenidos
1. Objetivos
2. Responsabilidades
3. Definiciones
4. Recursos Necesarios
5. Descripción de la Actividad
6. Anexos
7. Hoja Control de Modificaciones
Elaborado Por:
Romina Maggiolo H.-
Jefe Dpto. SGI.
Firma:
Revisado Por:
Fernando Reyes A.-
Gerente General.
Firma:
Aprobado Por:
Fernando Reyes A.-
Gerente General.
Firma:
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Tiger Ingeniería y Servicios
Código: PRO-002.IN Fecha Autorización: 28Junio 2013.- Versión N°: 01.
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1.- OBJETIVOS
Establecer un sistema para identificar, recoger, codificar, acceder, archivar, guardar, mantener,
actualizar, respaldar y dar un destino final a los registros que formen parte del Sistema de Gestión
Integrado.
2.- RESPONSABILIDADES
El Jefe Dpto. SGI es responsable de:
o Identificar, recoger, codificar, archivar, respaldar, mantener actualizado y dar un destino
final a los registros del Sistema de Gestión Integrado.
Todo el personal es responsable de:
o Mantener, archivar y actualizar los registros del SGI asignados.
3.- DEFINICIONES
No Contiene.
4.- RECURSOS NECESARIOS
No Contiene.
5.- DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
5.1.- CARACTERISTICAS GENERALES
Los registros que formen parte del Sistema de Gestión Integrado deberán contar con ciertas
características mínimas a cumplir, entre las que se encuentran:
o Ser legibles e Identificables.
o Almacenados en lugares físicos con condiciones ambientales adecuadas a fin de evitar
daños y deterioros (prevención de perdidas).
o Archivados y mantenidos al día de manera que sean fácilmente recuperables.
o Repuestos de manera inmediata cuando sean motivo de consulta.
Nota: el llenado de los registros deberá realizarse en todos los campos incluidos en el formato, por
lo que en caso de que el llenado de algún campo no proceda se deberá completar con la anotación
“No Aplica”, “No Contiene” o simplemente rayándola a fin de demostrar su invalidez.
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5.2.- CODIFICACION DE LOS REGISTROS DE CALIDAD
Con el propósito de contar con una fácil identificación y localización de los registros del Sistema de
Gestión Integrado, se ha establecido el siguiente sistema de codificación:
CODIGO: R-NCC-XXXXX
Donde:
R : Registro.
NCC : Numero Correlativo, asignado por el Representante de la Gerencia.
XXXXX : Nombre del registro.
5.3.- CONTROL DE LOS REGISTROS
El Control de los registros del Sistema de Gestión Integrado es realizado, mantenido y actualizado
por el Jefe Dpto. SGI a través de Listado Control de Registros (R-027.IN), el cual especifica
procedencia, código de identificación, nombre, Tipo de almacenamiento (físico o digital), tiempo de
almacenamiento (mínimo), versión, responsable y disposición final.
El tiempo de almacenamiento es definido por el Jefe Dpto. SGI de acuerdo al uso para el cual fue
diseñado.
5.4.- ALMACENAMIENTO Y RESPALDO
La responsabilidad de almacenar los registros conlleva la del mantenimiento y cuidado de los
registros. Los archivos, tanto en soporte papel como informático, deben reunir condiciones tales que
se minimice la posibilidad de pérdida o deterioro por accidente o condiciones ambientales, puesto
que representan evidencias objetivas de la aplicación del Sistema de Gestión Integrado.
En el caso de los registros informáticos, se deberán realizar copias de seguridad de cada uno de
ellos indicados en Listado Control de Registros (R-027.IN) para lo cual se utilizara disco duro
externo, CD u otro medio de soporte.
5.5.- ORIGEN DE LOS REGISTROS
Entre los registros del Sistema de Gestión Integrado específicamente los requeridos por las
normas ISO 9001, ISO 14.001 y OHSAS 18.001 aplicables se encuentran:
o Revisiones efectuadas por la Gerencia.
o Educación, formación, habilidades y experiencia.
o Evidencia de que los procesos de realización y el servicio resultante cumplen los
requisitos.
o Resultados de la revisión de los requisitos relativos al servicio y acciones originadas por la
misma.
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o Resultado de las evaluaciones de los suministradores y las subsiguientes acciones
necesarias que se deriven de las mismas.
o Los requeridos por la organización para demostrar la validación de los procesos en los
cuales la salida resultante no pueda ser verificada mediante seguimiento y medición.
o Resultados de las Auditorías Internas y acciones de seguimiento.
o Naturaleza de las no conformidades del producto y de cualquier acción tomadas
posteriormente, incluyendo las concesiones que se hayan obtenido.
o Resultados de las acciones correctivas.
o Resultados de las acciones preventivas.
6.- ANEXOS
6.1.- LISTADO CONTROL DE DOCUMENTOS R-027.IN
7.- HOJA CONTROL DE MODIFICACIONES
Versión Fecha Modificación Ítem Alterado Motivo
00
01
18-03-2010
28-06-2013
N.A.
Procedimiento
en General.
Emisión del Documento
Se integra el Procedimiento en Materias de S&SO,
M. Ambiente y Calidad.
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ANEXO 6.1
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