pro.4 poŠtna knjigahelp.pro4erp.com/sl_si/navodila_postnaknjiga.pdf · s klikom na ikono prilagodi...

PRO.4 – POŠTNA KNJIGA

2

Kazalo vsebine 1 NADZORNA PLOŠČA .................................................................................................. 4

2 POŠTNA KNJIGA ......................................................................................................... 6

3 POŠTNI DOKUMENTI – HITRI POGLED ...................................................................... 9

4 FILTRIRANJE DOKUMENTOV .................................................................................. 10

5 POŠTNI DOKUMENTI ................................................................................................ 15

6 DODAJANJE NOVEGA POŠTNEGA DOKUMENTA ................................................... 19

6.1 Osnovni podatki ................................................................................................... 19

6.1.1 Skrivanje polj v tabeli Urejanje pošte .................................................................... 22

6.2 Podatki o računu (če gre za delovno področje likvidature) ................................... 25

6.3 *Davki (možnost dokupa dodatne funkcionalnosti) .............................................. 27

6.4 Povezani dokumenti ............................................................................................. 28

6.5 Postopek – trenutno stanje .................................................................................. 28

6.6 Vezani dokumenti ................................................................................................ 29

6.7 Dodatni podatki .................................................................................................... 32

6.8 Zgodovina postopka ............................................................................................. 33

6.9 Pošiljanje priponke po mailu ................................................................................ 37

6.10 Posredovanje poštnega dokumenta ................................................................. 38

6.10.1 Osnovni podatki ............................................................................................. 38

6.10.2 Vrednosti ....................................................................................................... 39

6.10.3 Pozicijsko potrjevanje .................................................................................... 40

6.10.4 Komentarji ..................................................................................................... 43

6.10.5 Zgodovina postopka ...................................................................................... 44

6.10.6 Povezan element ........................................................................................... 44

6.11 Posredovanje na podlagi STM .......................................................................... 44

6.12 Posredovanje na podlagi delavca pogodbe ...................................................... 45

6.13 Posredovanje več prejemnikom ........................................................................ 45

6.14 Zaklep dokumenta ............................................................................................ 47

7 OBDELOVANJE POŠTNIH DOKUMENTOV SKOZI NADZORNO PLOŠČO ............... 48

8 MASOVNO POSREDOVANJE DOKUMENTOV .......................................................... 50

9 UVOZ IZ E-SLOGA .................................................................................................... 51

9.1 ROČNI UVOZ E-RAČUNOV ................................................................................. 51

9.2 UVOZ E-RAČUNOV Z B2B POVEZAVO .............................................................. 53

9.2.1 UVOZ E-RAČUNOV Z B2B PREKO UJP-a ......................................................... 54

9.2.2 UVOZ E-RAČUNOV Z B2B PREKO MailBox-a .................................................. 55

9.3 UVOZ OSTALE POŠTE IZ ŽELENEGA MAILA ALI VEČ MAILOV ...................... 56

3

9.3.1 Uvoz maila iz tabele Pregled ePošte v tabelo Poštni dokumenti (v poštno knjigo) ...... 59

9.3.2 Vizualno razporejanje dokumentov ....................................................................... 63

10 ZGODOVINA MOJIH DOKUMENTOV ....................................................................... 68

11 IZPIS .......................................................................................................................... 68

12 PREGLED MATERIALNIH DOKUMENTOV .............................................................. 72

13 VZOREC ZA PROTIKNJIŽBE ..................................................................................... 73

14 ŠIFRANTI ................................................................................................................... 77

14.1 NAČIN POŠILJANJA ............................................................................................ 77

14.2 PREDLOGE DOKUMENTOV ................................................................................ 78

14.2.1 Podpisovanje mailov ........................................................................................... 80

14.3 PODPISI ............................................................................................................... 84

14.4 SKONTNI POGOJI ................................................................................................ 87

14.5 KUVERTE ............................................................................................................ 88

15 PRENOS POTRJENIH RAČUNOV IZ POŠTNE KNJIGE V DDV .................................. 90

15.1 Prenos v PRO.4 DDV ....................................................................................... 90

15.2 Prenos v PRO.3 DDV ....................................................................................... 91

16 DODAJANJE DOKUMENTA V PROGRAMU VPRO ALI FINANCAH ......................... 92

4

1 NADZORNA PLOŠČA

Ob prijavi v program se nam odpre uvodna stran Nadzorna plošča, na kateri si lahko sami določimo, kaj želimo videti. S klikom na črno puščico v desnem kotu se nam odpre meni, v katerem si izberemo želeno dejavnost na nadzorni plošči.

V zgornjem desnem kotu lahko s klikom na zastavo izberemo jezik programa.

Če kliknemo na svoje uporabniško ime, se nam odpre tabela, kjer se s klikom na Odjava, odjavimo iz programa.

S klikom na Posodobi uporabnikove podatke se nam odpre tabela Uporabniške nastavitve, kjer lahko določimo privzeto podjetje, privzeti jezik, spremenimo e-mail naslov ali spremenimo geslo.

5

S klikom na Podpora se nam odpre tabela Podpora, s pomočjo katere lahko pošljemo vprašanje ali napako na Pro-bitovo podporo.

6

Kadar imamo v prijavljenih več podjetij, lahko s klikom na ikono za Izbiro podjetja, izberemo podjetje, v katerem želimo delati.

Kadar kliknemo na ikono Info/pomoč, nam program ponudi informacije in pomoč za delo s programom.

V levem zgornjem kotu se nahaja ikona Skrij, pokaži menu, s katero skrijemo meni na levi strani.

S klikom na ikono Odpri v novem zavihku nam program omogoča, da ga odpremo v novem zavihku, kar nam je v veliko pomoč, če želimo delati v dveh modulih hkrati.

2 POŠTNA KNJIGA

Modul Poštna knjiga izberemo s klikom na nadzorna plošča.

Na levi strani se odprejo moduli, s klikom nanj, izberemo želeni modul.

7

Odpre se nadzorna plošča poštne knjige. Poštna knjiga je namenjena vnosu tako prejete kot izdane pošte v program. To pomeni, da tukaj vnašamo prejete račune, reklamacije in ostalo pošto. Nadgrajena je s tako imenovanimi delovnimi postopki, ki omogočajo natančno spremljanje, kje se prispela pošta nahaja in komu je dodeljena za pregled. Namenjena je tudi elektronskemu vodenju pisarne – t.i. EVP*, ki omogoča vodenje dokumentacije po zadevah (*dodatna funkcionalnost, povprašajte na Pro-Bit-u).

Ob vstopu v program Pro.4 najprej izberemo modul Poštna knjiga. Potem kliknemo na ikono

(zgoraj v desnem kotu). Odprejo se nastavitve nadzorne plošče.

S klikom v okence si izberemo število oken, ki jih želimo videti na nadzorni plošči (npr. 1). Potem kliknemo na puščico ob oknu.

Odpre se meni, kjer lahko izberemo želeno dejavnost, ki jo želimo videti na nadzorni plošči.

8

V primeru hitrejšega potrjevanja pošte izberemo Nezaključeni dokumenti. Potem kliknemo

na ikono osveži in potem še shrani. Ta nastavitev bo sedaj ostala vedno ob vstopu v modul Poštna knjiga. Vsak prijavljen uporabnik bo na nadzorni pošti takoj videl dokumente, ki ga čakajo za potrditev (podrobno opisano v točki 7).

Kadar kliknemo kamor koli v vrstice poštnega dokumenta, bomo odprli tabelo urejanje poštnega dokumenta. Kadar pa izberemo eno izmed ikon, bo program naredil naslednje:

S klikom na ikono Posreduj se odpre tabela za posredovanje, kjer izberemo korak in osebo, ki ji želimo dokument posredovati. Kadar imamo to že prednastavljeno, nam ni potrebno izbirati koraka in osebe posredovano do.

S klikom na ikono prenesi odpremo zadnji naložen dokument.

S klikom na ikono Zaključi dokument se odpre tabela za posredovanje, kjer lahko izberemo korak in dokument zaključimo.

S klikom na ikono Prikaži vse dokumente se odpre tabela z vsemi priloženimi dokumenti

in s klikom na izberemo želeni dokument.

9

Dokumenti, ki jih bomo pregledali in posredovali naprej bodo iz nazorne plošče izginili. Ko bo nadzorna plošča prazna, pomeni da nimamo več dokumentov, ki bi čakali na našo potrditev. 3 POŠTNI DOKUMENTI – HITRI POGLED

S klikom na Pošta – hitri pogled v levem meniju se odpre hitri pregled Poštnih dokumentov, kjer si lahko lažje, hitreje in enostavneje izpišemo dokumente. Polja so omejena na število 10. Lahko si nastavljamo različne filtre in naredimo izpise.

S klikom na rdečo puščico Izhod se vrnemo na prejšnjo stran, kjer smo delali.

V desnem zgornjem kotu si lahko nastavimo število zapisov na strani. To naredimo s klikom na črno puščico in izbiro številke.

10

S klikom na ikono Prikaži tudi neaktivne nam program pokaže tudi zapise, ki smo jih označili za neaktivne.

Zgoraj desno lahko listamo po straneh.

4 FILTRIRANJE DOKUMENTOV

Dokumente lahko iščete oziroma filtrirate po vseh želenih kategorijah: identifikacijska številka, delovno področje, vrsta dokumenta, partner, pošta, opis, vrednost, datum prejema, datum izdaje, datum zapadlosti, dobaviteljeva številka računa, stanje v delovnem procesu, odgovorna oseba in končni korak delovnega procesa … To naredimo tako, da kliknemo v

prazno polje, vpišemo želelni filter in kliknemo ikono . Kadar želimo dokumente filtrirati po katerem koli datumu, imamo več možnosti. V prazno polje pod datumom vpišemo točno določen želeni datum (npr. 07.11.2014) ali uporabimo znaka manjše, večje in filtriramo do določenega datuma ali od določenega datuma (npr.: >07.11.2014; <07.11.2014). Datum lahko omejimo od–do tako, da v prazno polje vpišemo datum, naredimo tri pike in znova datum (npr.: 01.11.2014…30.11.2014).

Prav tako lahko filtriramo s pomočjo znakov && (AND) ali || (or – za || kliknemo altGr+w). Npr.: iščemo tri različne idente poštnega dokumenta, v filter zapišemo 1500035||1500048 – filter nam poišče samo te dokumente. Kadar uporabimo znaka &&, pa nam filter poišče tiste dokumente, ki imajo vključeno želeno število. Npr.: v filter vpišemo 15&&69. Filter nam poišče dokument, ki vsebuje ta dva števila.

11

Uporabljamo lahko več filtrov hkrati, pri čemer se ti upoštevajo zaporedoma od leve proti desni.

Postavljene filtre si lahko shranite v vseh preglednicah, kjer je naziv Filtri označen modro. Postavljen filter shranite s klikom na Filtri, kjer poimenujete filter in ga ob potrebi s klikom na Filtri uporabite. Najprej si nastavimo filtre v tabeli. Na primer: izberemo področje likvidatura in izberemo samo moji dokumenti. S klikom na filtri se odpre tabela uporabniške nastavitve.

12

V polje nov vnos vpišemo ime filtra, na primer: Samo moji računi.

S klikom na prekliči se vrnemo nazaj v tabelo poštnih dokumentov. Potem si postavimo nov filter. Na primer: izberemo delovno področje Postopek EVP in samo moji. Kliknemo na ikono filtri.

13

V tabeli uporabniške nastavitve znova vnesemo ime želenega filtra.

Tako imamo določene filtre shranjene. Kadar želimo izbrati določen filter, kliknemo na ikono filter, izberemo želenega in v tabeli bo upoštevalo izbrani filter. Pri upravljanju s poštnimi dokumenti vam pomagata tudi gumba Osveži podatke ter Počisti vse filtre in sortiranje ter osveži podatke.

14

Enostavno lahko izberete tudi prikaz samo tistih dokumentov, ki jih je vnesel trenutno prijavljeni uporabnik (gumb Samo moji) ali samo nezaključenih dokumentov (gumb Samo nezaključeni). S klikom na polje <Vsi> iskanje filtriramo na delovno področje.

S klikom na ikono Prilagodi prikaz podatkov določimo, katero polje želimo imeti aktivno in katerega ne rabimo (ukaz skrij).

Ko kliknemo na ikono Prilagodi prikaz podatkov, se nam odpre tabela, pod katero se

nahajata ikoni , s pomočjo katerih spremenimo vrstni red polj. Če npr. želimo imeti za poljem Delovno področje polje Partner (namesto stanja), se postavimo na polje Partner in tolikokrat kliknemo gumb Up, da spravimo polje Partner za polje Delovno področje (v našem primeru trikrat). S klikom na Izpis podatkov lahko natisnemo želene podatke iz tabele.

15

Za lažjo preglednost dokumentov si lahko v modulu Delovni tok – Postopek – zavihek Koraki nastavimo barve za določen korak, v katerem se dokument nahaja.

Kadar se v tabeli pomaknemo z drsnikom desno in ne vidimo več ikon za urejanje ali več

akcij , lahko kjer koli v tabeli z desnim klikom odpremo enake funkcije.

5 POŠTNI DOKUMENTI

S klikom na ikono Pošta v levem meniju se odpre pregled Poštnih dokumentov, kjer je shranjena vsa pošta, ki ste jo vnesli v program.

16

S klikom na uredi, lahko odpremo že shranjen poštni dokument in ga uredimo.

S klikom na črno puščico Več akcij lahko:

Natisni PDF Odpre se nov zavihek, kjer lahko natisnemo izbrani dokument.

Poročilo o poštnem dokumentu

Odpre se nov zavihek, v katerem natisnemo poročilo o poštnem dokument (zgodovino dogajanja, posredovanje, pripenjanje drugih dokumentov, komentarji). V poročilo lahko poleg zgodovine

17

dokumenta dodamo tudi vizualizacijo računa oziroma prilog, to storimo tako, da izberemo ustrezno pripeto datoteko.

Brisanje dokumenta

Kadar želimo določen poštni dokument izbrisati, izberemo brisanje dokumenta. Če gre za e-račun, ga moramo potem ponovno prenesti s pomočjo e-sloga. Brisanje dokumenta je mogoče le v primeru, kadar gre za zadnji vnesen dokument. Vmesnih dokumentov ne smemo brisati.

E-mail Kadar želimo izbrani poštni dokument poslati na mail, izberemo to možnost. Odpre se nam vnosna forma, kjer v polje prejemnik pošte vpišemo e-mail naslov, v polje spremno besedilo vpišemo besedilo, ki ga želimo posredovati zraven poštnega dokumenta (kadar imamo med predlogami shranjen podpis s sliko, ga lahko tukaj dodamo. Podroben opis dodajanja podpisa je zapisan v točki 14.2.1.), določimo tip dokumenta, delovno področje, postopek in način pošiljanja.) S klikom na potrdi nastavitve mail pošljemo.

Izpis kuverte S klikom na izpis kuverte se odpre šifrant nastavljenih kuvert, kjer

izberemo želeno kuverto in lahko natisnemo naslov pošiljatelja.

18

Šifrant kuvert si nastavimo v modulu Poštna knjiga->Šifranti->Kuverte.

Pri akciji natisni PDF ali poročilo o poštnem dokumentu se lahko prvič zgodi, da nam brskalnik ne odpre vizualizacije računa ali kateri drug generiran izpis. Zgoraj desno v brskalni vrstici se pojavi ikona z rdečim križcem, kar pomeni da nam je brskalnik blokiral pojavno okno.

S klikom na ikono se odpre tabela, v kateri izberemo Vedno dovoli pojavna mesta … in kliknemo končano. Tako se nam bo v vseh naslednjih primerih vizualizacija normalno odpirala.

19

6 DODAJANJE NOVEGA POŠTNEGA DOKUMENTA

Preden začnemo z vnašanjem računa ali ostale pošte si moramo narediti sken dokumenta in ga shraniti v pdf obliki na svoj računalnik. Predlagamo, da si naredite posebno mapo, kamor boste skenirali vse prejete račune in mapo kamor boste odlagali ostalo pošto. Imena pdf-jev naj bodo smiselna, priporočeno je, da je v imenu ime partnerja, ki je izstavil račun ali poslal ostalo pošto. Če so dokumenti smiselno shranjeni in poimenovani, bo delo lažje in hitrejše, ko jih boste vezali v poštni knjigi. Ko želimo dodati nov poštni dokument izberemo gumb Dodaj nov zapis.

Odpre se vnosna maska za vnos pošte, ki je razdeljena na: 6.1 Osnovni podatki

20

Delovno področje Delovno področje lahko izberemo s pomočjo šifranta ali s klikom v polje zapišemo nekaj črk. V tem primeru se samodejno izpiše celoten zapis. To polje je lahko prednastavljeno in nam ga program samodejno ponudi. Privzeto delovno področje si nastavimo v modulu Delovni tok -> delovno področje -> urejanje delovnega področja -> obkljukamo potrditveno polje Privzeto za področje PK. Na levi strani tabele izberemo še privzeti postopek.

Tip dokumenta Tip dokumenta lahko izberemo s pomočjo šifranta ali s klikom v polje zapišemo nekaj črk ali šifro tipa dokumenta. V tem primeru se samodejno izpiše celoten zapis. To polje je prednastavljeno in povezano z delovnim področjem. Če želimo prednastaviti Tip dokumenta izberemo modul Delovni tok -> Postopek -> urejanje postopka -> polje privzeti tip dokumenta.

Zraven polja Tip dokumenta lahko s klikom

na ikono Menjaj tip dokumenta pri shranjenem dokumentu spremenimo tip dokumenta na drugi tip dokumenta, znotraj iste skupine številčenja (v primeru, če je več ustreznih tipov, se nam ponudi izbirnik).

Klasifikacija Klasifikacija je vezana na tip dokumenta in

se samodejno napolni, če klasifikacijo

uporabljamo.

Oznaka Polje oznaka je namenjeno številčenju

poštnih dokumentov. Številčenje je odvisno

od izbranega tipa dokumenta.

Prejete/izdana V tem polju označimo ali gre za prejeto ali

izdano pošto.

Pošiljateljeva oznaka Prosti vnos podatka o pošiljateljevi oznaki

(omogočen je tudi šifrant).

Način pošiljanja Zapišemo način pošiljanja poštne pošiljke

(navadno, priporočeno, elektronsko …).

Vklopimo si lahko privzeti način pošiljanja:

poštna knjiga -> šifrant -> način pošiljanja

-> uredi način pošiljanja -> obkljukamo

potrditveno polje privzeto.

Številka priporočene pošiljke Vpišemo številko, ki jo dodelimo priporočeni

pošiljki.

Poštnina Vpišemo znesek plačane poštnine.

21

Datum prejema Samodejno se vpiše tekoči datum, lahko pa

datum popravimo in spremenimo.

Opis Polje opis uporabljamo za podrobnejši opis

prejete/izdane pošte.

Ustvaril Polje se samodejno napolni z imenom in

priimkom prijavljenega uporabnika.

Partner Partnerja lahko vnesemo na več načinov: - v prazno polje začnemo pisati ime

partnerja, program nam ponudi možne zadetke,

- v prazno polje začnemo pisati šifro partnerja, program nam ponudi možne zadetke,

- partnerja izberemo iz šifranta

partnerjev, s klikom na ikono . Kadar partnerja nimamo v šifrantu,

kliknemo na ikono . Odpre se tabela urejanje partnerja, kjer poiščemo želenega partnerja (to naredimo tako, da vpišemo kratko ime partnerja ali njegovo davčno

številko, kliknemo na ikono . S portala se nam prenesejo še ostali podatki o partnerju. S klikom na ikono shrani partnerja shranimo in se vrnemo nazaj v tabelo urejanje poštnega dokumenta.

Naslov Polje se polni samodejno iz šifranta

parterja.

Pošta Polje se polni samodejno iz šifranta

parterja.

Kraj Polje se polni samodejno iz šifranta

parterja.

Država Polje se polni samodejno iz šifranta

parterja.

Davčna številka Polje se polni samodejno iz šifranta

parterja.

ID za DDV Polje se polni samodejno iz šifranta

parterja.

e-mail Polje se polni samodejno iz šifranta

parterja.

Postopek Polje je vezano na izbrano delovno

področje.

22

6.1.1 Skrivanje polj v tabeli Urejanje pošte

V tabeli urejanje pošte je ikona «Skrivanje polj«. Skrivanje polj je narejeno na določenega uporabnika in je vezano na delovno področje. Torej si lahko vsak uporabnik po svoje npr. za likvidaturo skrije ena polja, za ostalo pošto pa druga polja.

Najprej moramo izbrati delovno področje (npr. likvidatura), kjer želimo urediti skrivanje polj. S klikom na ikono se odpre tabela, kjer najprej izberemo vklopi/izklopi skrivanje polj.

Kadar vklopimo skrivaje polj, se od poljih pojavi rdeč križec. S klikom na križec želeno polje skrijemo.

Če ponovno kliknemo na ikono Skrivanje polj in izberemo prvo možnost vklopi/izklopi skrivanje polj, bodo križci izginili.

23

Kadar izberemo možnost Vpogled v nastavljeno skrivanje, program pokaže tabelo, katera polja imamo skrita.

Program pokaže polja, ki jih imamo skrita na izbranem delovnem področju.

24

Kadar želimo določeno polje vrniti, kliknemo na ikono Skrivanje polj, izberemo vpogled v nastavljeno skrivanje in pred želenim poljem obkljukamo potrditveno polje. Tako bomo določeno polje znova videli na formi.

S klikom na ikono Skrivanje polj imamo tudi možnost, da Prevzamemo nastavitve od drugega uporabnika.

S klikom na izberi se odpre tabela vseh uporabnikov, ki imajo nastavljeno skrivanje, prav tako se zraven napiše, kakšno skrivanje ima nastavljeno določen uporabnik. S klikom na izberi si nastavimo nastavitve drugega uporabnika.

25

V program smo vključili tudi predlagane nastavitve. To so nastavitve, kjer so skrita predlagana polja, ki jih lahko prav tako prevzamete kot uporabnik. Predlagane nastavitve imajo skrita naslednja polja: Likvidatura: zadev, klasifikacija, e-mail partnerja, št. priporočene pošiljke, pošiljateljeva oznaka, poštnina, stanovalec. Ostala pošta: stanovalec. Postopek EVP: št. priporočene pošiljke, pošiljateljeva oznaka, poštnina. Kadar želimo skrivanje polj izklopiti, kliknemo na ikono Skrivanje polj in izberemo prvo možnost Vklopi/izklopi skrivanje polj. Takrat bodo rdeči križci ob poljih izginili.

6.2 Podatki o računu (če gre za delovno področje likvidature)

Naša številka računa To polje vedno puščamo prazno. Naša

številka računa se v to polje zapiše ob

prenosu računa v DDV Pro.3 ali DDV Pro.4.

Dobaviteljeva številka dokumenta Dobaviteljevo številko prepišemo iz računa

ali se samodejno prenese iz e-računa, če je

le-ta podatek zaveden v xml datoteki e-

računa.

Datum računa Datum računa prepišemo iz računa ali se

samodejno prenese iz e-računa, če je le-ta

podatek zaveden v xml datoteki e-računa.

26

Datum opravljene storitve/dobave blaga Datum opravljene storitve/dobave blaga

prepišemo iz računa ali se samodejno

prenese iz e-računa, če je le-ta podatek

zaveden v xml datoteki e-računa.

Rok plačila Vnesemo število dni do zapadlosti računa.

Datum zapadlosti Datum zapadlosti plačila se samodejno

izračuna glede na vnesen rok plačila, lahko

ga tudi popravimo in rok plačila se bo

samodejno popravil. Če imamo v šifrantu

Partnerji za posameznega partnerja

vpisano, kakšen je rok plačila, bo program

avtomatično predlagal datum valute

(Šifranti-> Partnerji -> Komerciala ->

Dobavitelj -> Rok plačila).

Vrednost V polje vrednost vpišemo znesek računa ali

se samodejno prenese iz e-računa, če je le-

ta podatek zaveden v xml datoteki e-

računa.

Neto vrednost V polje neto vrednost vpišemo znesek brez

davka. Ta znesek se potem prenese na

pozicijsko potrjevanje in ga program

upošteva za razdelitev.

Id e-računa V primeru, da uvažamo tudi e-račune, se v

to polje zapiše id številka od e-računa

(podatek iz UJP neta).

Valuta Valuto izberemo tako, da kliknemo na gumb

in želeno valuto izberemo iz šifranta.

Valutna vrednost Vpišemo znesek v izbrani valuti.

Kadar želimo, da se za račun kreira tudi

plačilni nalog, imamo obkljukano

potrditveno polje Plačilni nalog. Če pa tega

ne želimo, kliknemo v potrditveno polje in se

kljukic izbriše.

TRR Polje TRR se zapiše že ob izboru partnerja, seveda le, če je vnesen v osnovnih podatkih o partnerju. Če ima partner vnesenih več transakcijskih računov, lahko tukaj določimo, na katerega bomo plačilo nakazali. V primeru, da nam izbran dobaviteljev TRR ne ustreza, ga pobrišemo

tako, da kliknemo na in zapis se pobriše iz polja. Drug dobaviteljev TRR

27

izberemo tako, da kliknemo na in ga izberemo iz šifranta.

Model reference V polje vnesemo referenco, ki jo prepišemo iz prejetega računa. Najprej zapišemo model (SI00), v polje referenca pa ostali del. Omenjen podatek je pomemben za plačilni promet, saj se glede na referenco kasneje pokrivajo računi na temeljnici banke. V plačilni promet se model in referenca preneseta v eno polje.

Referenca V polje vnesemo referenco, ki jo prepišemo

iz prejetega računa. Omenjen podatek je

pomemben za plačilni promet, saj se glede

na referenco kasneje pokrivajo računi na

temeljnici banke.

Dobaviteljeva banka V polje se zapiše dobaviteljeva banka. Izpiše se samodejno, glede na izbran TRR. V primeru, da nam izbrana dobaviteljeva

banka ne ustreza, jo pobrišemo tako, da

kliknemo na in zapis se pobriše iz

polja. Drugo dobaviteljevo banko izberemo

tako, da kliknemo na in jo izberemo iz

šifranta.

Swift V polje se samodejno zapiše SWIFT koda,

glede na izbrani TRR. Podatka tukaj ne

moremo spremeniti.

6.3 *Davki (možnost dokupa dodatne funkcionalnosti)

Vrsta dokumenta Vnesemo vrsto dokumenta, ki se prenese v

DDV, v polje tip dokumenta. Primer: 001,

002, 005. Vrsta dokumenta se lahko

prenese tudi iz xml računa.

Stopnja DDV Izberemo želeno davčno stopnjo ali se le-ta

prenese iz xml računa.

28

Osnova Vpišemo znesek osnove ali se le-ta prenese

iz xml računa.

Znesek DDV Vpišemo znesek DDV-ja ali se le-ta prenese

iz xml računa.

6.4 Povezani dokumenti

Povezani dokumenti se prenesejo iz xml e-računa.

6.5 Postopek – trenutno stanje

Vsa polja so osivena in jih ni mogoče izpolniti. Izpolnijo se samodejno, od posredovanju

dokumenta, s podatki, ki so nastavljeni v delovnem toku.

Status To polje je neuporabljeno.

Stanje V polju je zapisano trenutno stanje

dokumenta.

Posredovano od V polju je zapisan uporabnik, ki je dokument

posredoval.

Datum posredovanja V polju je zapisan datum, kdaj je uporabnik

dokument posredoval.

Posredovano do V polju je zapisan uporabnik, do katerega je

bil dokument posredovan.

Datum zaključka Polje se napolni, ko dokument zaključimo.

29

Kreiral Polje se samodejno napolni z uporabnikom,

ki je kreiral dokument.

Predhodni korak V polju je zapisan predhodni korak, kjer je

dokument bil.

6.6 Vezani dokumenti

Vsakemu vnosu v poštno knjigo lahko pripnemo poljubno število vezanih dokumentov, kot so skenirani računi, pogodbe in druga dokumentacija. Tako lahko v program sproti shranjujete vso fizično ali elektronsko prejeto pošto in do nje enostavno dostopate. Za dodajanje novega vezanega dokumenta izberemo ikono Dodaj nov zapis. Program kreira nov vezani dokument in odpre se nam vnosna forma.

Dodaj nov zapis S klikom na dodaj nov zapis dodamo nov dokument.

Odstrani zapis Že vezane dokumente odstranimo tako, da kliknemo na ikono Odstrani zapis. Tak zapis se obarva rdeče in ob ponovnem urejanju dokumenta ni več viden. Ta funkcija deluje samo v času vnosa, ko je dokument enkrat shranjen, ga ne moremo več odstraniti. Za odstranjevanje že shranjenih dokumentov obstaja možnost nastavitve super uporabnika, ki ima to pravico.

Tip dokumenta S klikom na dodaj nov zapis se nam napolni tip dokumenta, ki ga trenutno vnašamo, (primer 02 Prejeti račun). Ob ponovnem dodajanju zapisa se napolni v tip dokumenta Privzeti povezani tip dokumenta. To nastavimo v dokumentnem sistemu -> šifrant -> tip dokumenta -> polje privzeti povezani tip dokumenta. Tip dokumenta lahko

izbrišemo s klikom na , drugi tip pa izberemo tako, da

kliknemo na in ga izberemo iz šifranta. Lahko pa v polje začnemo pisati šifro ali ime tipa in se bo v polje samodejno zapisan tip dokumenta.

Datum dodajanja Zapiše se tekoči datum.

Uporabnik Polje je osiveno in ga ne moremo spreminjati. Vpisan je prijavljen uporabnik.

Dokument To polje se napolni, ko naložimo datoteko vezanega dokumenta.

Ident dokumenta Zaporedna številka naloženega dokumenta.

S klikom na ikono Naloži naložimo dokument, ki ga imamo shranjenega na računalniku. Najbolje je, da je dokument v pdf obliki.

30

Ikona Prenesi nam prikaže že naložene dokumente. Če je teh dokumentov več, jih izbiramo v tabeli vezanih dokumentov. V kolikor ima dokument več verzij, je to zapisano v Opombe in ob kliku na Prenesi izberemo ustrezno verzijo dokumenta.

S klikom na ikono Poveži z obstoječim dokumentom izbrani dokument povežemo z že obstoječim dokumentom (iz dokumentacijskega sistema). Pozorni moramo biti, da imamo izbrani pravilen tip dokumenta in partnerja. Če je bil želeni dokument že povezan, moramo obkljukati tudi potrditveno polje Tudi prej povezani. V izbor nam ponudi samo zapise za izbranega partnerja, ki imajo enak tip dokumenta, kot je na trenutno izbrani poziciji.

* Ikono Povezava s točno določeno verzijo dokumenta uporabimo takrat, kadar želimo na predogledu videti točno določeno verzijo dokumenta. Kadar ima poštni dokument narejenih več verzij (npr. pogodbe z več aneksi) in želimo na predogledu vedno videti določeno verzijo pogodbe, kliknemo

na ikono . Program ponudi vse verzije dokumenta, s

klikom na izberemo določeno verzijo, ki jo bo vedno prikazovalo na predogledu na levi strani. *To ikono lahko z dodatno nastavitvijo tudi izklopimo.

S klikom na ikono Vizualizacija XML, se v novem zavihku prikaže vizualizacija e-računa iz prejete xml datoteke. Ta opcija je v pomoč strankam, katerim izdajatelji zraven xml ne pošljejo pdf vizualizacije računa. Kadar kliknemo ikono vizualizacija, program vpraša, ali želimo vizualizacijo shraniti. S klikom na »da«, se vizualizacija shrani kot vezani dokument. Ob vsakem ponovnem odpiranju dokumenta se vizualizacija pokaže kot predogled na levi strani ekrana.

S klikom na ikono dodaj dokument iz predloge lahko vežemo dokument, ki ga imamo v kreiranega v predlogi. Predlogo dokumenta kreiramo v meniju poštna knjiga -> šifranti -> predloge dokumentov.

31

*

Ikona podpis je vidna samo v primeru, da imamo v meniju poštna knjiga -> šifranti -> podpis shranjen in naložen podpis. S klikom na ikono se na vezanem dokumentu kreira podpis.

Potrditveno polje tudi prej povezani moramo imeti obkljukano v primeru, če povezujemo že obstoječi dokument v dokumentnem sistemu. Pozorni moramo biti, da imamo izbrani pravilen tip dokumenta in partnerja.

Rok hrambe V polje rok hrambe lahko vpišemo datum do kdaj moramo dokument hraniti.

Vsi vezani dokumenti so vidni spodaj v preglednici.

Za hitro dodajanje dokumenta lahko v prazno polje vpišemo natančno številko dokumenta (tisto številko, pod katero je dokument shranjen v dokumentnem sistemu) in kliknemo na ikono Poišči in dodaj dokument. Samodejno se nam izdela pozicija s povezavo do dokumenta.

Akcije Naloži, Prenesi, Poveži z obstoječim dokumentom in Dodaj dokument iz

predloge lahko izvedemo tudi s klikom na ikono pred želenim dokumentom.

32

Pri vezavi dokumentov smo omejili velikost dokumentov na 4MB. V kolikor želite vezati večji dokument, vas program opozori. Omejitev vam lahko poveča Pro-bit.

Dokler vnosa poštnega dokumenta ne shranimo, lahko vezane dokumente brišemo s klikom

na ikono odstrani zapis . Ko pa je poštni dokument enkrat shranjen, vezanega dokumenta ne moremo več brisati. To lahko naredi samo super uporabnik, ki ga določimo v nastavitvah (to vam uredi Pro-bit). 6.7 Dodatni podatki

Dodatni podatki so vsi podatki, ki bi jih želeli vezati na določen tip dokumenta. Ti podatki so

lahko obvezni/zahtevani ali pa prosto vneseni.

Dodatne podatke na določenem tipu dokumenta nastavimo v dokumentnem sistemu ->

šifranti -> tip dokumenta -> urejanje tipa dokumenta -> tabela vezani atributi. Če želimo, da

bo dodatni podatek zahtevan, obkljukamo potrditveno polje zahtevan .

33

Atributi so vezani na šifrant, zato moramo pred samim vnosom napolniti šifrant atributov. To

naredimo v modulu dokumentni sistem -> šifranti -> atributi. Kliknemo na dodaj nov zapis in

vnesemo atribut.

6.8 Zgodovina postopka V tabeli zgodovina postopka so zapisane vse spremembe, ki se dogajajo z dokumentom. Na primer: vnos poštnega dokumenta, dodan nov dokument, dodan komentar, posredovanje …

Zgoraj desno imamo še več akcij za obvladovanje poštnega dokumenta.

34

S klikom na ikono Skrivanje polj lahko uredimo polja v tabeli Urejanje pošte. Podrobni opis akcije je zapisan v točki 6.1.1.

V tabeli urejanje poštnih dokumentov se samodejno skrivajo polja

glede na izbrano delovno področje. Polja se skrijejo, če jih niste

uporabili pri zadnjih treh vnosih. S klikom na to ikono se bodo

prikazala tudi neuporabljena polja.

Na prvi strani tabele urejanje pošte se na levi strani izpiše dokument, ki je v PDF obliki. Dokumentov ostalih formatov tukaj ne moremo videti (npr. .jpg, .doc). Lahko jih dodamo med vezane dokumente in pogledamo s prenosom na zeleno tipko Prenesi

. Predogled si lahko povečamo ali pomanjšamo, odvisno od širine našega monitorja. Nastavitev širine se shrani in je ob vsakem naslednjem odpiranju dokumenta privzeto določena.

Predogled dokumenta lahko tudi ostranimo, s odstranitvijo kljukice

Prikaži predogled .

S klikom na ikono dodaj dokument iz predloge lahko vežemo dokument, ki ga imamo kreiranega v predlogi. Predlogo dokumenta kreiramo v meniju poštna knjiga -> šifranti -> predloge dokumentov. S klikom na ikono se odpre tabela predlog, kjer izberemo želeno.

35

Predloga se najprej pokaže kot predogled, ki ga lahko še popravimo, s klikom na ikono Ok, pa se predloga shrani med vezane dokumente.

* (možnost dokupa dodatne funkcionalnosti)

Ikona Povezava z naročilnicami je dodatna možnost, ki jo ponuja poštna knjiga. Gre za povezovanje naročilnic, ki nastajajo v programu VPRO. Te naročilnice se shranjujejo v dokumentni sistem, ko v poštno knjigo vnesemo račun, se naročilnica na podlagi partnerja lahko poveže z računom. S klikom na ikono se pojavi tabela še ne povezanih naročilnic določenega partnerja.

Pred želeno naročilnico obkljukamo potrditveno polje in s tem naročilnico vežemo na račun. Naročilnica je vidna v tabeli vezanih dokumentov.

* (možnost dokupa dodatne funkcionalnosti)

Ikona povezava z materialnimi računi je dodatna možnost, ki jo ponuja poštna knjiga. Gre za zneskovno povezavo s prevzemnicami iz materialnega poslovanja. Kadar imamo vklopljeno to možnost, program ponudi kalkulacije določenega partnerja, ki jih lahko potem povežemo s prejetim računom.

S klikom na ikono Poročilo o poštnem dokumentu se odpre nov zavihek, v katerem natisnemo poročilo o poštnem dokument

36

(zgodovino dogajanja, posredovanje, pripenjanje drugih dokumentov, komentarji). V poročilo lahko poleg zgodovine dokumenta dodamo tudi vizualizacijo računa oziroma prilog, to storimo tako, da izberemo ustrezno pripeto datoteko.

S klikom na ikono natisni pripreti dokument natisnemo dokument. Odpre se nov zavihek in s klikom na ikono natisni, dokument natisnemo.

S klikom na ikono zaključi dokument preskočimo korake posredovanja in dokument zaključimo.

Komentar lahko zapišemo na dva načina: - s klikom na ikono Vnos komentarja, odpre se vnosna

forma za vnos komentarja, ki ga vpišemo v okence Komentar;

- lahko pa ga vnesemo s klikom na ikono Posreduj, odpre se tabela posredovanje, v razdelku Komentarji kliknemo na Dodaj nov zapis in v polje komentar zapišemo želeno vsebino.

Shranjene komentarje lahko vidimo pri urejanju poštnega dokumenta v Zgodovini postopka in na levi strani dokumenta.

Komentarjev lahko vnesemo poljubno število.

Vsak poštni dokument je v okviru delovnega postopka mogoče posredovati v pregled izbrani osebi. To storimo s klikom na ikono Posreduj. Odpre se tabela Posredovanje. Najprej izberemo

korak postopka. S klikom na ikono se odpre tabela, iz

katere izberemo želen korak s klikom na ikono . Na enak način izberemo tudi osebo, ki ji bomo dokument posredovali (Posredovano do).

37

Posredovanje lahko imamo prednastavljeno. To naredimo v modulu Delovni tok->Postopek (izberemo, za kateri postopek želimo imeti prednastavljene korake in osebe)->zavihek Samodejno posredovanje. V tabeli nastavimo korake in osebe, ki jih bo program upošteval ob posredovanju. Več o posredovanju dokumentov je zapisano v točki 6.9, 6.10, 6.11 in 6.12.

S klikom na ikono zavrni dokumentu določimo status, da je zavrnjen oz. vrnjen korak nazaj. Odpre se tabela Posredovanje, v kateri lahko izberemo želeni korak (kam želimo zavrniti dokument) in h komu ga vračamo. Če imamo nastavljeno samodejno posredovanje, bomo dokument vrnili en korak nazaj. Kadar dokumentu določimo status zavrnjen, se moramo z dobaviteljem dogovoriti, da nam pošlje nov dokument (račun). Zavrnjenemu dokumentu lahko dodamo komentar, zakaj smo ga zavrnili. Kadar zavrnemo e-račun, moramo status zavrnjen dodati tudi na portalu UJP-a.

S klikom na ikono shrani shranimo poštni dokument ali spremembe, ki smo jih vnesli.

S klikom na ikono prekliči dokument prekličemo.

6.9 Pošiljanje priponke po mailu V tabeli urejanje pošte smo dodali možnost pošiljanja priponke neposredno po mailu. S

klikom na ikono email, ki se nahaja nad predogledom, se odpre tabela, kamor vpišemo

prejemnika pošte in s klikom na Potrdi nastavitve pošljemo priponko.

38

6.10 Posredovanje poštnega dokumenta

Ko kliknemo ikono se odpre tabela posredovanje.

6.10.1 Osnovni podatki

39

Korak V polje korak vpišemo želeni korak, kamor želimo posredovati izbrani dokument. Kadar imamo posredovanje prednastavljeno, bo program samodejno izbran naslednji korak. To imamo nastavljeno v modulu delovni tok->definicija postopka->izberemo želeni postopek->uredi->zavihek samodejno posredovanje->določimo korake in osebe.

Posredovano od Polje je osiveno, ker ga ne spreminjamo. Zapisana je oseba, od katere bomo posredovali.

Datum posredovanja Polje je osiveno, zapisan je tekoči datum.

Posredovano do V polje vpišemo osebo, ki ji želimo posredovati dokument. Kadar imamo posredovanje prednastavljeno, bo program samodejno izbran naslednji korak. To imamo nastavljeno v modulu delovni tok->definicija postopka->izberemo želeni postopek->uredi->zavihek samodejno posredovanje->določimo korake in osebe.

Datum zaključka V polje se samodejno vpiše datum, ko dokument zaključimo.

Kreiral V polju je vpisan uporabnik, ki je kreiral dokument (vnesel v potno knjigo).

S klikom na ikono več prejemnikov lahko dokument posredujemo več osebam hkrati. Več o tem je zapisano v točki 6.12.

Predhodni korak V tem polju je vpisan korak, kjer se je dokument nahajal.

6.10.2 Vrednosti

V tabeli vrednosti vidimo zneske iz računa. Na tem mestu lahko vpišemo Izločeno vrednost iz potrjevanja (znesek DDV).

40

6.10.3 Pozicijsko potrjevanje

Pri posredovanju pošte lahko imamo vklopljeno pozicijsko potrjevanje. Pomeni, da je na tem koraku potrebno vrednostno uskladiti potrjen del računa z zneskom na računu. Pošto posredujemo odgovorni osebi za potrditev zneska. Ta oseba odpre račun in potrdi znesek, za katerega ima pristojnosti in posreduje naslednji osebi. S klikom na Dodaj nov zapis dodajamo pozicije do potrjene vrednosti računa.

Konto V polju konto s pomočjo šifranta vnesemo želeni konto.

Stroškovno mesto V polju stroškovno mesto s pomočjo šifranta vnesemo želeno stroškovno mesto.

Stroškovni nosilec V polju stroškovni nosilec s pomočjo šifranta vnesemo želeni stroškovni nosilec.

Skupaj V polje skupaj vnesemo znesek, ki ga potrjujemo.

Opis Vpišemo poljuben opis potrjevanja.

V preglednici vidimo vse pozicije, ki smo jih potrdili. Primer: Znesek 1000€ se razdeli na različna stroškovna mesta: Izločena vrednost iz potrjevanja: 50€ STM1 – nabava materiala, vrednost 500€ STM2 – amortizacija, vrednost 100€ STM3 – stroški dela, vrednost 150€ STM4 – stroški storitev, vrednost 200€ Dokler niso vse pozicije ustrezno potrjene, nam program ne dovoli posredovanja v naslednji korak, lahko pa dokument posredujemo drugi osebi. Ko so pozicije ustrezno potrjene, nam program dovoli dokument posredovati v naslednji korak.

41

V tabeli posredovanje -> Pozicijsko potrjevanje imamo možnost račun potrditi s pomočjo vzorca za protiknjižbe. To naredimo tako, da kliknemo na ikono Razdelitev po vzorcu

.

Odpre se šifrant vseh nastavljenih vzorcev, kjer s klikom na izberi izberemo želenega (kako si nastavimo šifrant vzorcev, je opisano v poglavju 13.

42

V tabeli pozicijsko potrjevanje imamo sedaj pozicije po izbranem vzorcu.

Te pozicije se od prenosu v knjigo prejetih računov, prenesejo zraven. Številka pogodbe se prenese v pozicijsko potrjevanje iz atributa Številka pogodbe izbrane pogodbe v Dokumentnem sistemu. Pogoj je, da je na pogodbi v dokumentnem sistemu zaveden atribut Številka pogodbe in vnesena številka pogodbe.

43

Pozicijsko potrjevanje ni možno za pošto, vneseno kot OSTALA POŠTA.

6.10.4 Komentarji

Komentar dodamo s kliknemo na dodaj nov zapis in v polje komentar zapišemo želeno vsebino. Shranjene komentarje lahko vidimo v preglednici, pri urejanju poštnega dokumenta v Zgodovini postopka in na levi strani dokumenta.

44

Komentarjev lahko vnesemo poljubno število.

6.10.5 Zgodovina postopka

V tabeli zgodovina postopka so zapisane vse spremembe, ki se dogajajo z dokumentom. Na primer: vnos poštnega dokumenta, dodan nov dokument, dodan komentar, posredovanje …

6.10.6 Povezan element

V tabeli povezan element vidimo, kateri poštni dokument posredujemo.

6.11 Posredovanje na podlagi STM V delovnem toku določimo na katerem koraku želimo posredovati račun na podlagi vnesenega STM. To storimo tako, da se postavimo na ustrezen korak in obkljukamo Naslednji korak glede na STM.

Na STM (Šifranti→ Stroškovno mesto) določiš kateri delavci imajo pravico do računov izbranega STM (lahko je eden delavec, lahko več). Izbrani delavec STM mora biti tudi zaveden v ustrezni skupini likvidature oziroma v skupini izbranega koraka, kjer se upošteva posredovanje na podlagi STM.

45

6.12 Posredovanje na podlagi delavca pogodbe Če želimo da pri posredovanju računa upošteva delavca iz določenega pogodbe ali drugega tipa dokumenta, potem na ustreznem koraku likvidature vnesemo šifro tipa dokumenta, ki ga vežemo na račun in z katerega prebere delavca. Primer: Če na korak 003 vnesemo pod Uporabnik iz vezanega dokumenta 06, to pomeni, da bo pri posredovanju iz koraka 002 v 003 ob vezavi pogodbe na račun upošteval delavca izbrane pogodbe in na maski Posredovanje predlagal odgovorno osebo delavca iz pogodbe.

6.13 Posredovanje več prejemnikom Pri posredovanju pošte imamo možnost posredovanja več uporabnikom. Kadar kliknemo na

ikono posreduj se odpre tabela za posredovanje. S klikom na ikono se odpre tabela, v kateri so našteti uporabniki, ki jim v izbranem koraku še lahko posredujemo.

46

S klikom na izberi izberemo še dodatne uporabnike, ki jim bo dokument posredovan. Ikona za več prejemnikov se bo obarvala rdeče in zraven nje se bodo izpisali vsi prejemniki.

47

Na nadzorni plošči se bo videlo, kdo je glavni prejemnik dokumenta. Glede na nastavitev morajo dokumente potrditi vsi prejemniki (*možnost dokupa dodatne funkcionalnosti) ali pa samo eden.

6.14 Zaklep dokumenta Kadar določen vezani dokument v modulu Dokumentnem sistemu zaklenemo, potem nam je onemogočena vezava nove verzije dokumenta. Program nam ob vezavi dokumenta javi, da je dokument zaklenjen.

Dokument zaklenemo tako, da gremo v modul dokumenti sistem, kliknemo na črno puščico pred izbranim dokumentom in izberemo akcijo zakleni. Dokument se bo obarval zeleno in program ne bo več dovoli narediti nove verzije dokumenta.

48

Primer 1: ročni vnos prejetega računa Primer 2: vnos ostale prejete/izdane pošte Primer 3: posredovanje poštnega dokumenta 7 OBDELOVANJE POŠTNIH DOKUMENTOV SKOZI NADZORNO PLOŠČO

Poštne dokumente lahko obdelujemo tudi preko nadzorne plošče. Ob vstopu v program

Pro.4 najprej izberemo modul Poštna knjiga. Potem kliknemo na ikono (zgoraj v desnem kotu). Odprejo se nastavitve nadzorne plošče.

S klikom v okence si izberemo število oken, ki jih želimo videti na nadzorni plošči (v naše primeru 1). Potem kliknemo na puščico ob oknu.

Odpre se meni, kjer lahko izberemo želeno dejavnost, ki jo želimo videti na nadzorni plošči.

49

V primeru hitrejšega potrjevanja pošte izberemo Nezaključeni dokumenti. Potem kliknemo

na ikono osveži in potem še shrani. Ta nastavitev bo sedaj ostala vedno ob vstopu v modul Poštna knjiga. Vsak prijavljen uporabnik bo na nadzorni pošti takoj videl dokumente, ki ga čakajo za potrditev.

Kadar kliknemo kamor koli v vrstice poštnega dokumenta, bomo odprli tabelo urejanje poštnega dokumenta. Od tukaj je potem delo enako, kot je opisano v točki 6.

S klikom na ikono Posreduj se odpre tabela za posredovanje, kjer izberemo korak in osebo, ki ji želimo dokument posredovati. Kadar imamo to že prednastavljeno, nam ni potrebno izbirati koraka in osebe posredovano do.

S klikom na ikono prenesi odpremo zadnji naložen dokument.

S klikom na ikono Zaključi dokument se odpre tabela za posredovanje, kjer lahko izberemo korak in dokument zaključimo.

S klikom na ikono Prikaži vse dokumente se odpre tabela z vsemi priloženimi dokumenti

in s klikom na izberemo želeni dokument.

50

Dokumenti, ki jih bomo pregledali in posredovali naprej bodo iz nazorne plošče izginili. Ko bo nadzorna plošča prazna, pomeni da nimamo več dokumentov, ki bi čakali na našo potrditev. 8 MASOVNO POSREDOVANJE DOKUMENTOV

Kadar želimo posredovati več dokumentov hkrati, lahko to storimo tako, da na levi strani v meniju izberemo Masovno posredovanje dokumentov. Odpre se forma, v katero vpišemo mejni znesek dokumentov, ki jih želimo posredovati. (Npr.: Masovno želimo posredovati v naslednji korak v delovnem postopku dokumente, ki imajo znesek manj kot 500 eur.)

S klikom na Ok se odpre tabela vseh dokumentov, ki ustrezajo mejnemu znesku. S pomočjo potrditvenih polij izberemo posamezne dokumente, ki jih želimo posredovati, ali pa s klikom

na ikono izberemo vse predlagane dokumente. Svoj izbor lahko počistimo s klikom na

ikono . Aplikacija bo na podlagi Samodejnega posredovanja določenega v delovnem toku posredovala v naslednji korak, k osebo določeni na tem koraku v Samodejnem posredovanju.

Svoj izbor potrdimo s klikom na ikono Ok. Program nas obvesti, da so bili dokumenti posredovani in so pripravljeni v naslednjem koraku pri naslednjem uporabniku. Prav tako

51

nas program samodejno prestavi v tabelo Poštnih dokumentov, kjer lahko nadaljujemo z delom.

9 UVOZ IZ E-SLOGA

S klikom na Uvoz iz E-sloga na levi strani menija se nam odpre tabela Uvoz iz e-sloga. S klikom na Dodaj nov zapis prvič dodamo nastavitev za uvoz E-računov, ob uvozu e-računov pa s klikom na Uredi odpiramo že obstoječo nastavitev za uvoz E-računa.

Vnosna forma za urejanje uvoza iz e-sloga se razlikuje glede na to ali uporabljamo B2B povezavo ali ročni uvoz e-računov.

9.1 ROČNI UVOZ E-RAČUNOV

Tabelo urejanje uvoza iz e-sloga napolnimo samo enkrat, potem vsak ponovni uvoz

naredimo s klikom na ikono urejanje .

Naziv V to polje vpišemo naziv, ki ga bomo uporabljali pri uvozu. Predlagamo, da je to eRačuni.

52

Delovno področje Delovno področje izberemo iz šifranta. Pri uvozu e-računov gre vedno za delovno področje likvidatura.

Tip dokumenta Tip dokumenta izberemo iz šifranta. Pri uvozu e-računov gre za tip prejeti računi.

Postopek V tem polju izberemo postopek, po katerem bomo uvožene e-račune posredovali naprej v potrditev drugim uporabnikom. Navadno je postopek likvidatura.

Način pošiljanja Če želimo, lahko imamo izpolnjeno tudi polje način pošiljanja, kjer iz šifranta izberemo elektronski način pošiljanja ali pošiljanje po mailu.

S klikom na ikono v desnem zgornjem kotu uvozimo E-račun. Odpre se forma Odpiranje, kjer poiščemo datoteko e-računov (zip ali xml datoteka). Izberemo želeno datoteko in kliknemo gumb Odpri.

Po uspešnem uvozu e-računov v poštno knjigo, dobimo nazaj obvestilo Dokumenti so pripravljeni. S klikom na ok nas program samodejno postavi v tabelo poštnih dokumentov. Uvoženi dokument najlažje poiščemo tako, da imamo nastavljeno filtriranje na stolpec Ident od Ž-A (padajoče) ali po datumu nastanka.

53

Kadar so e-računi že uvoženi ali je zaznana nepravilnost e-računa, nam program javi napako. Te nepravilnosti se zapišejo tudi v zgodovino poštnega dokumenta. Predlagamo da si naredite printscreen izpisa napak, da jih preverite v meniju Pošta.

Primer 4: ročni uvoz e-računa

9.2 UVOZ E-RAČUNOV Z B2B POVEZAVO

Kadar želimo imeti uvoz e-računov s pomočjo B2B povezave, moramo na nastavitvah vklopiti to možnost (to vam naredi Pro-Bit).





54


Vrsta B2B povezave V to polje vpišemo UJP, kadar imamo B2B uvoz iz UJP-a (točka 8.2.1). ali MailBox, kadar želimo uvoz iz maila (točka 8.2.2).

Geslo za B2B V to polje vpišemo geslo certifikata, ki ga uporabljamo za dostop do UJP-a ali geslo mail-a. V kolikor ne želimo vedno vpisovati gesla, kliknemo v potrditveno polje Zapomni

si me .

9.2.1 UVOZ E-RAČUNOV Z B2B PREKO UJP-a






Vrsta B2B povezave V to polje vpišemo UJP.

IBAN prejemnika V polje vpišemo TRR prejemnika e-računov.

ID številka za DDV prejemnika V polje vpišemo ID številko prejemnika.

Datum od Vpišemo želeni datum od (od katerega datuma želimo uvoz).

55

Datum do Vpišemo želeni datum do (do katerega datuma želimo uvoz).

Geslo za B2B Vpišemo geslo certifikata, s katerim dostopate do UJP-a. V kolikor ne želimo vedno vpisovati gesla, kliknemo v potrditveno polje Zapomni si me

.

S klikom na ikono se izvede uvoz. Ob uspešnem uvozu e-računov, dobimo obvestilo, da so dokumenti pripravljeni oziroma seznam napak, enako kot pri ročnem uvozu.

9.2.2 UVOZ E-RAČUNOV Z B2B PREKO MailBox-a






Vrsta B2B povezave

V to polje vpišemo MailBox.

POP3 strežnik To polje se nastavi glede na nastavitve mail accounta.

Uporabniško ime To polje se nastavi glede na nastavitve mail accounta (torej uporabniško ime, s katerim dostopate do maila, na katerem so e-računi).

Geslo To polje se nastavi glede na nastavitve mail accounta (torej geslo, s katerim dostopate do maila, na katerem imate e-račune). V

56

kolikor ne želimo vedno vpisovati gesla, kliknemo v potrditveno

polje Zapomni si me .

S klikom na gumb Pravila za MailBox se določijo dovoljeni e-naslovi pošiljateljev. Odpre se tabela Pošiljatelji v MailBox. Ob prvem uvozu novega pošiljatelja se mail samodejno doda na seznam. S klikom na uredi odpremo pošiljatelja in v polju

dovolimo (alowed) ali ne dovolimo (NotAllowed) prejemanje e-računov od določenega pošiljatelja.

S klikom na ikono se izvede uvoz. Na koncu se prikaže poročilo uvoza.

S klikom na ikono Pregled mailov dobimo pregled vseh prejetih mailov. Maili so različno obarvani, glede na status:

- e-račun od pošiljatelja, ki smo mu dovolili uvoz, je ZELENE barve,

- e-račun od pošiljatelja, ki nima priponke po eSlogu je RUMENE barve,

- e-račun od pošiljatelja, ki mu nismo dovolili uvoza, je RDEČE barve (te maile bo program vedno znova poskusil uvoziti, ker lahko pošiljatelja vmes uvrstimo na listo dovoljenih in ponovimo uvoz).

Tabela uvoženih mailov:

9.3 UVOZ OSTALE POŠTE IZ ŽELENEGA MAILA ALI VEČ MAILOV

V poštno knjigo lahko uvažamo iz različnih mailov različno vsebino. En mail lahko imamo samo za e-račune, enega pa za ostalo pošto (npr. info mail). Za vklop možnosti uvoza ostale pošte poskrbimo na Pro-bitu.

57

Najprej moramo uredite nastavitve. V meniju izberemo uvoz iz e-sloga in kliknemo na ikono dodaj nov zapis.

Odpremo urejanje e-sloga in izpolnimo polja.

Naziv V to polje vpišemo naziv, da bomo vedeli, kateri uvoz izvajamo. Npr. Ostala pošta.

Delovno področje Delovno področje izberemo iz šifranta. Pri uvozu ostale pošte gre za delovno področje ostala pošta.

Tip dokumenta Tip dokumenta izberemo iz šifranta. Pri uvozu ostale pošte gre za tip ostali dokumenti, seveda pa lahko nastavimo tudi poljubni tip dokumenta.

Postopek V tem polju izberemo postopek, po katerem bomo uvožene maile (dokumente) posredovali naprej v potrditev drugim uporabnikom. Navadno je postopek ostala prejeta pošta.


Vrsta B2B povezave V to polje vpišemo MailBox.

58

POP3 strežnik To polje se nastavi glede na nastavitve mail accounta. Zraven naziva strežnika lahko dopišemo in s tem nastavimo tudi časovno brisanje mailov iz strežnika. To naredimo tako, da nazivu strežnika dopišemo #DEL30 ali #DEL60 …, kar pomeni, da se bodo iz strežnika brisali maili stari več kot 30 dni ali več kot 60 dni. Navzgor ni omejitev, navzdol pa manj kot 30 ne morete nastaviti, to pa zaradi tega, da se ne bi po pomoti izbrisali novi maili.

Uporabniško ime To polje se nastavi glede na nastavitve mail accounta (torej uporabniško ime, s katerim dostopate do maila, na katerem so maili).

Geslo za B2B To polje se nastavi glede na nastavitve mail accounta (torej geslo, s katerim dostopate do maila, na katerem imate e-maile). V kolikor ne želimo vedno vpisovati gesla, kliknemo v potrditveno polje

Zapomni si me .

S klikom na ikono Uvoz ostale pošte se bo izvedel uvoz mailov. POMEMBNO: S tem uvozom še nismo mailov uvozili v Poštno knjigo, ampak jih uvozimo v vmesno tabelo Pregled ePošte. Že uvoženi maili se ne bodo več uvozili, tudi če jih iz tabele izbrišemo.

S klikom na shrani te nastavitve shranimo. Te nastavitve nastavimo samo enkrat. Potem od vsakem ponovnem uvažanju pošte izberemo enak uvoz.

59

Ko bo uvoz izveden, bo program zapisal obvestilo, da so dokumenti pripravljeni. Pomeni, da so se maili uvozili v vmesno tabelo Pregled ePošte. Na tem mestu maile pregledamo in določimo, kateri mail želimo uvoziti v Poštno knjigo in katerega ne.

V tabeli pregled ePošte lahko nastavimo filter in vidimo vso pošto, nepreneseno pošto in preneseno pošto.

9.3.1 Uvoz maila iz tabele Pregled ePošte v tabelo Poštni dokumenti (v poštno knjigo)

S klikom na urejanje odpremo želeni mail.

60

Delovno področje Delovno področje izberemo iz šifranta. To določimo glede na vsebino maila.

Tip dokumenta Tip dokumenta izberemo iz šifranta. To določimo glede na vsebino maila.

Postopek V tem polju izberemo postopek, po katerem bomo uvožene maile (dokumente) posredovali naprej v potrditev drugim uporabnikom. To določimo glede na vsebino maila.


Partner Kadar nam je mail poslal partner, ki ga imamo v našem šifrantu, lahko že na tem mestu določimo in izberemo partnerja iz šifranta.

Program si prva štiri polja zapomni in jih ob naslednjem vnosu ponudi, uporabnik pa lahko vnos kadar koli zamenja.

Maili lahko imajo tudi določeno število priponk.

61

Te priponke lahko:

- vse izbrišemo (ikona zgoraj desno)

- vsako posebej pogledamo (ikona Poglej priponko),

- vsaki priponki določimo ali jo želimo imeti posebej v dokumentnem sistemu ali jo

želimo izbrisati (potrditveno polje Posebej shrani – kljukica Da, brez kljukice NE)

- vsaki posebej določimo svoj tip dokumenta (če tega ne storimo, bo program prevzel

tip dokumenta določen na samem mailu).

Kadar maila ne želimo uvoziti v poštno knjigo in bi ga radi izbrisali, kliknemo na potrditveno polje aktiven in izbrišemo kljukico. Pomeni, da smo pošto dali na neaktivno in je ne bomo več videli v tabeli. Program je tudi ne bo ponovno uvozil iz maila.

S klikom na shrani bomo poštni dokument iz te vmesne tabele prenesli v poštno knjigo.

V tabelo poštnih dokumentov se je prenesen mail zapisal pod takšnimi pogoji, kot smo jih izbrali na urejanju pošte (npr.: ostala pošta, tip dokumenta ostali dokumenti, partner …).

62

V tabelo pregled ePošte se lahko prestavite tudi tabele Poštni dokumenti. To naredite tako, da kliknete ikono Pregled mailov. Tabela se vam odpre v novem zavihku.

63

9.3.2 Vizualno razporejanje dokumentov

V tabeli poštni dokumenti imamo ikono Vizualno razporejanje dokumentov.

S klikom na ikono se odpre tabela mailov.

Najprej je potrebno narediti vzorec za razporejanje. Vzorec je namenjen razporejanju

različnih dokumentov, zato si nastavimo toliko vzorcev, kolikor jih potrebujemo.

S klikom na ikono dodaj vzorec izpolnimo polja:

- Delovno področje

- Postopek

- Tip dokumenta

64

- Način pošiljanja

Primer:

Na mail dobivamo ostale dokumente, zato si določimo:

- Postopek EVP

- EVP

- Ostali dokumenti

- Elektronska pošta

Na mail dobivamo prejete vloge, zato določimo:

- Postopek EVP

- EVP – prejete vloge

- PV Prejeta vloga


Na mail dobivamo račune, zato določimo:

- Likvidatura

- E-likvidatura

- Prejeti račun


65

Potem iz leve strani ekrana primemo mail in ga potegnemo na želeni vzorec. Mail se bo

samodejno shranil v poštno knjigo pod izbranimi pogoji.

Kadar želimo v poštni knjigi dopolniti podatke iz maila, obkljukamo potrditveno polje »po

razporejanju odpri vnos poštnega dokumenta«. Odpre se tabela urejanje pošte, kjer lahko

izpolnimo partnerja in ostale želene podatke.

Po prenesenih mailih listamo s klikom na ikone:

66

Na posameznem mailu imamo ikone:

S klikom na to ikono prenesemo celoten mail in ga lahko preberemo.

S klikom na to ikono izbrišemo priponke v mailu.

S klikom na to ikono izbrisane priponke izberemo nazaj.

67

S klikom na to ikono odpremo urejanje maila.

S klikom na to ikono izbrišemo mail.

Priponke lahko brišemo vsako posebej, s klikom v potrditveno polje ob priponkah.

68

S klikom na zeleno lupo lahko vsako priponko tudi pogledamo.

10 ZGODOVINA MOJIH DOKUMENTOV

Kadar imamo za modul Poštna knjiga standard verzijo, se v meniju na levi strani pojavi akcija Zgodovina mojih dokumentov. V tabeli so shranjeni vsi dokumenti, v katerih smo sodelovali kot likvidatorji. Tabela je enaka tabeli poštnih dokumentov. V njej lahko postavljamo različne filtre in iščemo dokumente, v katerih smo bili prisotni kot podpisniki. S klikom na Uredi lahko dokument odpremo in ga pregledamo.

11 IZPIS

69

Tip izpisa Tukaj običajno izberemo PDF kot tip izpisa, kadar želimo izpisati samo na ekran. Obstajajo pa tudi druge možnosti, ki jih izberemo s klikom na črno puščico.

Orientacija Običajno je izbran portret (pokončno) kot orientacija izpisa, obstaja pa tudi možnost izpisa landscape (ležeče).

e-mail Vklopljena opcija omogoča pošiljanje izbranega izpisa po e-mailu. Ko opcijo vklopimo, se nam odpre dodatno polje, kamor lahko vnesemo želene e-mail naslove ali jih izberemo iz šifranta.

Vrsta analize Tukaj izberemo Vrsto analize. Na voljo imamo tri možnosti: poštni dokument, poštni dokument – račun, Popis oddanih pošiljk.

Partner Kadar želimo izpisati pošto določenega partnerja,

izberemo partnerja iz šifranta in tako nastavilo filter na tega partnerja.

Obkljukamo potrditvena polja, katero pošto želimo videti na izpisu (prejeto, izdano, domači ali tuji dokument).

Od datuma V polje vnesemo obdobje od za izbrano obdobje.

Do datuma V polje vnesemo obdobje do za izbrano obdobje.

Od datuma DUR To polje zajema datuma DUR-a od (datum opravljene storitve na poštnem dokumentu – račun).

70

Do datuma DUR To polje zajema datum DUR-a do (datum opravljene storitve na poštnem dokumentu – račun).

Delovno področje Določimo filter, za katero delovno področje želimo izpis.

Tip dokumenta Določimo filter, za kateri tip dokumenta želimo izpis.

Stanje Določimo filter, za dokumente, ki so v določenem koraku.

Posredovano do Določimo filter na določeno osebo.

S klikom na potrdi nastavitve se odpre novo okno in se kreira izpis s filtri, ki smo jih predhodno nastavili.

Na izpisu Poštnih dokumentov dobimo seznam poštnih dokumentov glede na nastavljene filtre.

Na izpisu Poštni dokumenti – računi dobimo seznam računov (dobaviteljeva številka računa, vrednost, datum DUR) glede na nastavljene filtre.

Na izpisu poštnih dokumentov je tudi možnost izpisa Popis oddanih pošiljk. Gre za seznam izhodne pošte, ki ga morate predložiti, ko izhodne pošiljke oddate na pošto.

71

Na izpisu poštnih dokumentov smo dodali možnost shranjevanja nastavitev, ki jih želimo na izpisu. Izberemo Poštna knjiga->Izpis in si določimo filter, ki bi ga radi uporabljali več krat. Npr. izpis pošte za določenega partnerja. V polju partner nastavimo želenega partnerja. Obkljukamo potrditveno polje Prejeta in izdana pošta. Datum nastanka si nastavim za želeno obdobje. Ko imamo vse želene filtre nastavljene, kliknemo na ikono Shrani to formo. Odpre se tabela, kjer zapišemo naziv nastavitev, da bomo lahko naslednjič izbrali enako formo. Kliknemo ok. Program potrdi, da so nastavitve shranjene.

72

Tako si lahko nastavimo več form, ki jih pri svojem delu uporabljamo. S klikom na ikono Naloži nastavitve, program ponudi tabelo vseh nastavitev, kjer lahko izberemo različne nastavitve in hitreje naredimo želene izpise.

Kadar ponovno kliknemo na ikono Shrani to formo, program pokaže vse že shranjene

nastavitve, ki jih lahko s klikom na ikono izbrišemo. S klikom na ikono pa lahko že shranjeno formo dopolnimo in ponovno shranimo. Torej najprej si nastavimo in dodamo

določen filter, potem kliknemo ikono Shrani to formo, pred želenim nazivov kliknemo in ponovno shranimo želeno formo. Shranjene nastavitve vidijo tudi drugi uporabniki.

12 PREGLED MATERIALNIH DOKUMENTOV

S klikom na pregled materialnih dokumentov lahko naredimo izpis kalkulacij, ki smo jih vezali na račune. Pogoj za to je, da so kalkulacije shranjene v našem dokumentnem sistemu. Postavimo lahko različne filtre in s klikom na Potrdi nastavitve naredimo izpis.

73

13 VZOREC ZA PROTIKNJIŽBE

S klikom na Vzorec za protiknjižbe se odpre tabela, kjer imamo šifrant vzorcev. Šifrant je identičen šifrantu vzorcev v modulu DDV. Najprej si moramo vzorece nastaviti (to lahko naredimo v modulu Poštna knjiga->Vzorec za protiknjižbe ali pa v modulu DDV-> Uporabniške nastavitve-> Vzorec za protiknjižbe. Vzorec za protiknjižbe je namenjen vnosu ponavljajočih se vzorcev, kadar moramo strošek ali prihodek računa razdeliti v okviru istega konta na več različnih STM-jih po ponavljajočem se ključu, ali pa kadar moramo strošek ali prihodek računa razdeliti v okviru več različnih kontov in različnih STM-jih. To lahko sedaj naredimo že v modulu Poštna knjiga s pomočjo pozicijskega potrjevanja. S klikom na dodaj nov zapis dodamo vzorec.

74

Odpre se tabela Urejanje vzorca za protiknjižbe.

Osnovni podatki:

Naziv V polje naziv vpišemo ime vzorca.

Tip V polju tip izberemo želeno opcijo Preplačilo – cel znesek ali Preplačilo – razlika.

75

Pozicije:

Dodaj nov zapis S klikom na ikono dodaj nov zapis dodamo pozicije protiknjižbe.

Tip Izberemo ali gre za debetno stran (stroški) ali kreditno stran (prihodki).

Delež v % Vnesemo delež razdelitve. Delež se vedno vnaša v odstotkih, na dve decimalni mesti.

Konto Vnesemo konto, za katerega želimo vnesti vzorec.

Stroškovno mesto Vnesemo stroškovno mesto, na katero želimo razdeliti trenutno pozicijo po izbranem ključu.

Stroškovni nosilec Vnesemo stroškovni nosilec, na katerega želimo razdeliti trenutno pozicijo po izbranem ključu.

Vklopimo ali izklopimo opcijo evidenčna knjižba. Nastavitev uporabljajo tisti, ki spremljajo knjiženje tudi po denarnem toku. Običajno so to proračunski uporabniki.

Odstrani zapis S klikom na ikono Odstrani zapis izbrišemo želeno pozicijo.

Ko imamo pozicije shranjene, odpremo urejanje poštnega dokumenta. S klikom na posreduj se odpre tabela posredovanje.

V tabeli posredovanje -> Pozicijsko potrjevanje kliknemo na ikono Razdelitev po vzorcu

.

76

Odpre se šifrant vseh nastavljenih vzorcev, kjer s klikom na izberi izberemo želenega.

V tabeli pozicijsko potrjevanje imamo sedaj pozicije po izbranem vzorcu.

77

Te pozicije se od prenosu v knjigo prejetih računov, prenesejo zraven. 14 ŠIFRANTI

14.1 NAČIN POŠILJANJA

S klikom na Način pošiljanja se odpre tabela Načini pošiljanja. S klikom na Dodaj nov zapis lahko dodamo nov način pošiljanja, s klikom na Uredi pa odpremo že obstoječ način pošiljanja, ki ga lahko uredimo.

Šifra V polje vpišemo zaporedno številko načina pošiljana ali kakšno drugo oznako, da bomo prepoznali način pošiljanja (poljubno).

Naziv V polje vpišemo poljuben naziv načina pošiljanja oz. naziv, ki ga uporablja pošta.

Opis Opišemo način pošiljanja, da vemo za kateri način gre.

Kadar želimo, da je v tabeli poštnih dokumentov polje način pošiljanja

78

samodejno napolnjeno, naredimo kljukico v potreditveno polje privzeto.

Šifrant Način pošiljanja se uporablja v modulu Poštne knjige v tabeli Urejanje poštnega dokumenta in na formi Urejanje uvoza iz E-slog.

14.2 PREDLOGE DOKUMENTOV

S klikom na Predloge dokumentov se odpre tabela Predloge dokumentov. S klikom na Dodaj nov zapis lahko dodamo novo predlogo, s klikom na Uredi pa odpremo že obstoječo predlogo in jo uredimo. Predloge dokumentov se uporabljajo takrat, kadar narava našega dela zahteva, da kreiramo poštni dokument z vedno enakim besedilom. Takrat so nam predloge v pomoč, saj lahko z njimi kreiramo dokument za večkratno uporabo.

S klikom na dodaj nov zapis se odpre tabela Urejanje predloge.

79

Področje V polje področje zapišemo, za katero področje dela želimo ustvariti predlogo (sociala, kadrovska …).

Naziv V polje vpišemo kratko vsebino, o čem bomo kreirali predlogo (npr. obvestilo neizbranemu kandidatu).

Vezani tip dokumenta V polju s pomočjo šifranta določimo, na kateri tip dokumenta se naj kreirana predloga veže (npr. vloge, obvestila, ostali dokumenti …).

Dodaj polje S pomočjo dodanih polj lahko določimo, katera polja iz poštnega dokumenta želimo, da so vidna tudi na kreirani predlogi (npr. želimo ime in priimek partnerja na predlogi, kliknemo črno puščico, izberemo Poštni dokument: ime partnerja in Poštni dokument: priimek partnerja). Ob izdelavi dokumenta iz predloge bo ta polja program samodejno napolnil iz teh polj.

S pomočjo orodij, ki so podobna wordovim, potem pišemo in ustvarimo želeno predlogo.

80

Primer: želimo več osebam poslati odgovor o neizbranem kandidatu za novo delovno mesto (kadrovska služba). V šifrantu predloge dokumentov oblikujemo obvestilo. S pomočjo dodajana polij izberemo, da bo na vsakem dokumentu svoje ime in priimek, naslov (ta podatek dobimo, če v poštno knjigo vnašamo vso prejeto pošto (prošnje za delovno mesto). Ko imamo obvestilo oblikovano, gremo v tabelo poštni dokumenti.

S klikom na dodaj nov zapis odpremo urejanje poštnega dokumenta. V tabeli urejanje poštnega dokumenta izpolnimo osnovne podatke, se pomaknemo v tabelo vezani

dokumenti, kliknemo dodaj nov zapis in izberemo ikono dodaj dokument iz predloge. Odpre se tabela predlog (če je le-teh več), s klikom izberemo pravo. Program samodejno oblikuje dokument. S klikom na ok se dokument pokaže na levi strani tabele. Tako lahko hitro in enostavno naredimo več dokumentov z enako vsebino.

14.2.1 Podpisovanje mailov

Pod šifrant predloge si lahko shranimo tudi podpise oz. predloge za podpisovanje mailov, kadar iz poštne knjige pošiljamo maile. To naredimo tako, da kliknemo na ikono dodaj nov zapis.

81

Odpre se tabela Urejanje predloge.

Področje Vpišemo ime področja. Predlagamo npr. Podpisi.

Naziv V naziv zapišemo npr. podpisi poslanih mailov.

Kadar želimo dodati sliko, kliknemo na ikono dodaj sliko in v raziskovalcu shranjeno sliko dodamo.

V polju Predloga pa zapišemo še tekst, ki ga lahko poljubno oblikujemo. S klikom na Shrani predlogo shranimo. Kadar želimo ta podpis uporabiti, gremo v tabelo poštnih dokumentov, izberemo ikono več akcij in E-mail.

82

Odpre se vnosna tabela za pošiljanje mailov. Kliknemo na ikono dodaj podpis in s klikom na izberi iz šifranta izberemo želeni podpis.

83

V spremnem besedilu maila bo sedaj viden tudi podpis.

84

14.3 PODPISI

S klikom na Podpisi v šifrantu se odpre tabela Podpisi. V to tabelo shranjujemo želene podpise, kadar želimo poštne dokumente podpisovat. Najprej moramo kreirati podpis. To naredimo tako, da se podpišemo na bel list papirja. Papir skeniramo in izrežemo podpis. Tak podpis shranimo v pdf obliki.

85

S klikom na dodaj nov zapis se odpre tabela Urejanje podpisa. Vsak dodan podpis je vezan na prijavljenega uporabnika, zato moramo samo izpolniti naziv (npr. podpis spodaj

desno). S klikom na ikono se odpre raziskovalec, kjer poiščemo shranjen pdf podpisa. S klikom na odpri podpis naložimo. Da je podpis uspešno naložen vidimo v

potrditvenem polju . S klikom na ikono shrani podpis shranimo.

Ko imamo podpis naložen, lahko z njim podpisujemo dokumente v tabeli poštnih dokumentov. S klikom na uredi odpremo urejanje poštnega dokumenta.

86

V tabeli urejanje poštnega dokumenta se pomaknemo navzdol do tabele vezani dokumenti. S klikom na ikono podpiši se odpre tabela podpisov (če imamo shranjenih več) in izberemo pravega. Na predogledu dokumenta se bo sedaj videl vaš podpis. S klikom na shrani poštni dokument shranimo.

87

14.4 SKONTNI POGOJI

S klikom na Skontni pogoji si lahko nastavimo šifrant pogojev pri plačilu računov. V tabeli Skontni pogoji kliknemo dodaj nov zapis in odpremo tabelo Urejanje skontnega pogoja. Sistem se uporablja za zmanjševanje zneska plačil v primeru predčasnega plačila računa (v dogovoru z dobaviteljem). Možna sta dva načina delovanja: plačilo vezano na dni pred zapadlostjo in plačilo vezano na dni po prejemu. Prejetemu računu se lahko določi tudi status blokade, kar pomeni, da se plačilo ne bo izvršilo (do sprostitve).

Ident Vpišemo zaporedni ident šifranta.

Naziv Vpišemo ime skontnega pogoja.

Vrsta Izberemo iz šifranta.

Pravila – dodaj nov zapis S klikom na dodaj nov zapis dodamo pozicije pravil.

Dni Zapišemo število dni.

Sconto Zapišemo sconto v odstotkih.

Odstrani zapis Zapisano pozicijo izbrišemo.

Da lahko uporabljamo Skontne pogoje, vam mora Pro-bit vklopiti dodatno nastavitev. Ko je nastavitev vklopljena, gremo na urejanje pošte. V tabeli podatki o računu vidimo nova polja.

88

Status računa Polje napolnimo s pomočjo šifranta.

Vrednost Polje se aktivira, kadar je status računa delno blokiran. V

polje vpišemo znesek.

Skontni pogoji Polje napolnimo s pomočjo šifranta. Kako nastavimo šifrant, je opisano zgoraj.

Ko izberemo skontni pogoj iz šifranta, se odprejo še tri polja. Polja so osivena, saj jih ne moremo spreminjati, ampak se izpolnijo tako, kot je nastavljeno v skontnem pogoju.

14.5 KUVERTE

S klikom na Kuverte se odpre tabela Kuvert. Tukaj nastavimo šifrant kuvert, ki jih želimo tiskati. Šifrant je prednastavljen z najbolj pogostimi kuvertami, lahko pa si uporabnik doda tudi nove.

89

S klikom na urejanje pred določeno kuverto odpremo urejanje kuverte, kjer si lahko nastavljamo širino in višino zapisa naslova. To je odvisno tudi od tiskalnika, zato so te mere samo okvirne in ni nujno, da bodo ustrezale vašemu tiskalniku.

Ko imamo šifrant kuvert pripravljen, se pomaknemo v tabelo poštnih dokumentov, kliknemo na ikono več akcij in izberemo Izpis kuverte.

Odpre se tabela vseh shranjenih kuvert v šifrantu, kjer s klikom izberemo želeno kuverto.

90

Na novem zavihku se naredi predogled kuverte, ki jo lahko potem natisnemo.

15 PRENOS POTRJENIH RAČUNOV IZ POŠTNE KNJIGE V DDV

15.1 Prenos v PRO.4 DDV

Prejeti račun se ob posredovanju v korak Prenos v DDV prenese v modul DDV, kjer račun pridobi DDV številko računa. Ta številka se zapiše nazaj v Poštno knjigo v polje Naša številka dokumenta in račun se samodejno prestavi iz koraka Prenos v DDV v korak Zaključek. Račun je ob prenosu v DDV zaklenjen in se ga ne da več popravljati.

91

15.2 Prenos v PRO.3 DDV

Prenos računov iz poštne knjige v finance se proži v programu Finance. Pogoj za prenos je, da je dokument v poštni knjigi v koraku “Prenos v DDV”. Ko zaženemo program Finance, nam program samodejno javi, da so na voljo novi računi za DDV. Kliknemo OK in ikono Uvoz iz Pro4. Za začetek prenosa kliknemo še ikono Izvedba.

92

16 DODAJANJE DOKUMENTA V PROGRAMU VPRO ALI FINANCAH

V dokumentu, kjer želimo dodati priponko kliknemo ikono Dok. Sistem in iz menija izberemo Dodaj datoteko. Odpre se brskalnik, kjer izberemo želeno datoteko in jo priložimo.

93

V programu Finance lahko uvoženemu računu iz Poštne knjige dodamo dokument tako, da odpremo želeni račun, kliknemo na zavihek vezani dokumenti in ikono Dodaj.

pro.4 poŠtna knjigahelp.pro4erp.com/sl_si/navodila_postnaknjiga.pdf · s klikom na ikono prilagodi...

Documents