proc-sga-espoch. 4.3.1. control de la documentacion

7/24/2019 PROC-SGA-ESPOCH. 4.3.1. Control de La Documentacion.

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- "a im4resin de documentos del Sistema de Gestin Ambiental de la ESPOC se

lle5ar+ a cabo= 4re5io a una autori/acin otor(ada 4or el Presidente del Comit-

Ambiental 9GEA:.- "a documentacin solicitada 4or el 4ersonal docente de las &acultades de Ciencias=

Ciencias Pecuarias y ec+nica ser+ entre(ada 4or el controlador de la documentacin=7nicamente en fsico= con la marca de a(ua *ue contem4le la frase 9#O COP'A2:.

- El controlador de la documentacin notificar+ a los res4onsables de los 4rocesos

>$ecanos= $irectores de Escuelas y T-cnicos docentes?= los cambios reali/ados en ellos

4ara su actuali/acin 4ertinente.- Es res4onsabilidad del controlador de documentos sociabili/ar al nue5o 4ersonal el

4rocedimiento de control de documentos y su lista maestra de documentos [email protected] "os documentos en formatos de ord y E@cel editables ser+n conser5ados 7nicamente

4or el 2ectora= el re4resentante del 2ectora y el controlador de la documentacin.

- Se blo*uear+ el acceso a memorias e@ternas 4ara e5itar la filtracin de la informacin.- "os 7nicos documentos del Sistema de Gestin Ambiental de la ESPOC *ue 4odr+n

aadirse al 4ortal Deb institucional ser+n% la 4resentacin de la or(ani/acin= la re5isin

ambiental inicial actuali/ada= los t-rminos de referencia y los re*uisitos del Sistema de

Gestin Ambiental de la ESPOC.- "os 4rocedimientos y 4ro(ramas en 5ersiones 5i(entes ser+n distribuidos de forma

fsica estrictamente en las +reas donde sean necesarios= se(7n el criterio del Comit-

Ambiental 9GEA:.- "os re(istros *ue son un documento es4ecial del Sistema de Gestin Ambiental de la

ESPOC dis4ondr+n de un 4rocedimiento es4ecfico establecido en el tem .F. de la

#orma *ue establece el control de re(istros.- El Comit- Ambiental 9GEA: es res4onsable de% $ecidir el formato de las co4ias de cada documento *ue se elabore >4a4el yo

electrnico?. $ecidir si un documento es de libre acceso a la comunidad uni5ersitaria o es de

consulta restrin(ida al 4ersonal *ue le com4ete. 2etirar los documentos no 5alidos u obsoletos en el menor tiem4o 4osible y

ase(urarse *ue no se a(an uso de ellos.

- )uien recibe un documento es res4onsable de% El arci5o y conser5acin de la co4ia recibida. 2eali/ar las acti5idades de acuerdo a lo indicado en la documentacin a 4artir de su

entrada en 5i(or. Comunicar al Comit- Ambiental 9GEA: cual*uier e@tra5o o deterioro de las co4ias

controladas de la documentacin.- Si se o4ta 4or un libre acceso a la comunidad uni5ersitaria de al(una documentacin= se

ar+ mediante el a4artado Deb del Sistema de Gestin Ambiental H ESPOC. "os

documentos del Sistema de Gestin Ambiental H ESPOC de libre acceso mediante la

Deb deben estar codificados de forma *ue no 4ermitan reali/ar cambios.


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- Para el caso de co4ias en formato 4a4el= de cada ori(inal a distribuir= se acen tantas

co4ias como destinarios aya. "os destinarios de un documento del Sistema de Gestin

Ambiental H ESPOC son identificados 4or 4ersonal del Comit- Ambiental 9GEA: y se

determinara en funcin de las acti5idades= as4ectos o res4onsabilidades a las *ue se

a(a alusin en el documento en cuestin.- El Comit- Ambiental 9GEA: conser5ar+ la documentacin ori(inal de la documentacin

interna del Sistema de Gestin Ambiental H ESPOC >manual= 4rocedimientos e

instrucciones t-cnicas?.- Para (aranti/ar la se(uridad de la documentacin interna >manual= 4rocedimientos e

instrucciones t-cnicas? se ar+ una co4ia de se(uridad di(ital autom+tica diaria en un

e*ui4o o dis4ositi5o de almacenamiento diferente al *ue se utili/a abitualmente 4ara el

tratamiento de esta informacin= a fin de 4re5enir 4erdidas de su informacin debido a

4roblemas inform+ticos. $ica base de almacenamiento de datos se encuentra en el5icerrectorado del cam4us y sostenibilidad y a ella acceden los miembros del Comit-

Ambiental 9GEA: con 4ri5ile(ios de acceso= car(a= lectura de toda la documentacin

interna.- Paralelamente= de dica documentacin interna se ar+ una co4ia de se(uridad di(ital

mensual de forma manual a un ser5idor del ser5icio de la ESPOC.- Cada 5e/ *ue un documento se modifica= debe cambiarse su n7mero de re5isin y

sustituir las co4ias de ese documento *ue se ayan distribuido 4or las co4ias

actuali/adas del mismo. Todas las co4ias obsoletas retiradas ser+n destruidas= e@ce4to

el documento ori(inal *ue *uedar+ arci5ado 4or el Comit- Ambiental 9GEA: durante al

menos 0 aos= identific+ndose como 9COP'A OBSO"ETA:.- El Comit- Ambiental 9GEA: mantendr+ un re(istro de las 5ersiones actuali/adas de

cada documento mediante un 9"istado de documentos en 5i(or:= a4licable a la 4oltica=

4rocedimientos= instrucciones t-cnicas y al manual de Gestin Ambiental.

. P2OCE$''E#TO O ETO$O"OGA

.1. $'AG2AA $E P2OCE$''E#TO% >S' AP"'CA O #O AP"'CA? 9GE#E2A2 E"

$'AG2AA $E "A ETO$O"OGA.


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.!.$ESC2'PC'3# $E" P2OCE$''E#TO

OrdenSecuencia de

actividades

Actividades a desarrollar Responsables

1 Elaboracin del $ocumento. "a elaboracin de documentos ser+ reali/ado en el formatoestablecido en el 4rocedimiento 4ara la identificacin y

Controlador o4eracional4ertinente.


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actuali/acin de documentos."a elaboracin de documentos ser+ necesaria cuando elComit- Ambiental 9GEA: detecte la necesidad 4ara controlar unnue5o as4ecto ambiental *ue (enere al(7n im4acto."a asi(nacin del cdi(o de un nue5o documento lo reali/ar+ elComit- Ambiental 9GEA: con8untamente con la colaboracin delcontrolador de la documentacin.

2 2e5isin de $ocumentos.

"a re5isin del contenido de los documentos ser+ reali/ada 4or

un miembro de la or(ani/acin >4ersonal com4etente conconocimientos es4ecficos?= el mismo *ue ser+ solicitado 4or elComit- Ambiental 9GEA: a la Junta $irecti5a del Sistema deGestin Ambiental de la ESPOC."a re5isin del formato de los documentos ser+ reali/ada 4or elcontrolador de la documentacin y contem4lar+ sucum4limiento en base al 4rocedimiento de control de ladocumentacin.

Personal Com4etente.

Controlador de ladocumentacin.

3 odificacin de $ocumentos.

Se reali/ar+ la modificacin de documentos cuando e@ista la4resencia de no conformidades= acciones correcti5as= acciones4re5enti5as= emer(encias e identificacin de obser5aciones(eneradas en una auditora."a modificacin de documentos se lle5ara a cabo cuando elt-cnico docente 5erifi*ue y notifi*ue anomalas 4resentes en los4rocesos.

Controlador o4eracional4ertinente.

4 &irma de 2e5isin.

"a firma de re5isin lo reali/ar+ el 4ersonal com4etente

dele(ado 4or la Junta $irecti5a del Sistema de GestinAmbiental de la ESPOC= en la seccin 92e5isado y A4robado4or: del documento corres4ondiente.Su firma se reali/ar+ 7nicamente cuando cum4la con losre*uisitos t-cnicos >contenido y formato?.

Personal Com4etente.

5 A4robacin de $ocumentos.

"a a4robacin de documentos lo reali/ar+ el Presidente delComit- Ambiental 9GEA:= 7nicamente cuando 4resente la firmade re5isin.El Presidente del Comit- Ambiental 9GEA: autori/ara lainclusin del documento a4robado al re(istro @@@ el cualconstituye la lista maestra de documentos controlados= o la listamaestra de documentos e@ternos o 47blicos se(7ncorres4onda.

Presidente del Comit-Ambiental 9GEA:

6 Sociabili/acin de documentos.

El Presidente del Comit- Ambiental 9GEA: ser+ el encar(ado deautori/ar la 4ublicacin o entre(a de documentos al$e4artamento 4ertinente= 4ara su 4osterior utili/acin= misma

*ue se controlar+ mediante un re(istro de distribucin y entre(ade documentos.$e ser necesario el Presidente del Comit- Ambiental 9GEA:con5ocar+ a un miembro de la or(ani/acin al 4roceso dedifusin= mediante un re(istro de difusin de documentos.

Presidente del Comit-Ambiental 9GEA:

F. $OC


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K. A#ELOS

COLABORADORES:

Baquero Carlos

Buay Mauro

Prez Jean Pierre

Zumbana Damin


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SISTEMA DE GESTIN

AMBIENTAL

PROCED!M!E"#O "o$: %$&$%

ELABORADO POR:

'EC(A:

RE)!SADO * APROBADO :

'EC(A:PROCEDIMIENTO DEL SISTEMA DE GESTIN

AMBIENTAL PARA EL CONTROL DE LADOCUMENTACIN.

P+ina ,e P+ina 7,e 7

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Documents