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PROCEDIMENTOS DE PROTOCOLO IF
Enza Enrica Matteis (Presidente SAUSP/IF)Antonio Terassi NetoEdnéia Alves RezendeKátia Cilene Beltran Souza NobreMárcia Ferreira de AndradeZilda Pereira dos Santos
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INTRODUÇÃO
• Em julho/2008, aconteceu no Campus de Pirassununga, o 1º Encontro de Gestão Documental da USP, onde foram apresentados aos participantes, os procedimentos corretos a serem adotados pelos servidores, principalmente com o manuseio dos processos e protocolados.
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• O documento oficial, produzido ou recebido pela USP, registra a história institucional e obedece a uma série de procedimentos para fornecer um efetivo apoio à administração como também para garantir a autenticidade dos documentos que tramitam entre os diferentes órgãos/unidades da USP. Diante disso, podemos dizer que de nada adianta produzir ou receber documentos oficiais se não for possível encontrá-los ou saber se a eles foram incorporados outros documentos ou se algumas folhas foram retiradas.
A IMPORTÂNCIA DOS DOCUMENTOS
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• A seguir apresentaremos algumas telas e regras básicas sobre o Sistema Proteos, que com certeza, se as seguirmos, estaremos não só colaborando com todos os nossos colegas de trabalho, mais também cuidando com responsabilidade dos documentos da USP.
APRESENTAÇÃO
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SISTEMA PROTEOS
- Os deslocamentos de processos/protocolados de um setor para outro, serão feitos diretamente pelos setores envolvidos, mediante despacho na última folha, onde fique explícito a quem se destina e as providências a serem tomadas.
- A tramitação de processos/protocolados entre unidades da USP será feita sempre através dos setores de protocolos, com exceção da Reitoria, cuja tramitação se faz através do serviço de expedição.
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- Não é permitida a tramitação de processos/protocolados sem registro de saída no PROTEOS.
- O extravio de documentos poderá acarretar apuração de responsabilidade administrativa tanto para o setor remetente como o setor de destino.
SISTEMA PROTEOS
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TELA INICIAL DO PROTEOS
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TELA: CADASTRO
Cadastro
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TELA: ENTRADAAo receber um processo/protocolado, a primeira providência é registrar sua entrada no setor através do PROTEOS.
97.5.112.43.1
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TELA: ANEXAÇÃO Usada para juntada de protocolado a processos
07.5.15.43.2
89.1.154.43.1
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JUNTADA DE DOCUMENTOS• Quando um processo atingir em média 300
folhas, solicitar ao Protocolo a abertura de um novo volume.
• Não juntar nenhum documento a um processo em que conste o termo de encerramento.
• O novo volume terá sua numeração de folhas em seqüência à numeração finalizada no volume anterior.
• Todas as folhas juntadas devem ser obrigatoriamente numeradas e rubricadas.
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• É proibido o uso de repetição de números seguidos de letras, por exemplo: 113 A, 35 B (este procedimento só é permitido ao DRH em caso de apostila de alteração do nome).
• Ao juntar um documento deve-se fazer o despacho de juntada:
JUNTADA DE DOCUMENTOS
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(rodapé do verso da folha anterior à juntada)
“Segue juntada das folhas de nº...... a......, ofício nº...........”
(Setor, data, assinatura/carimbo)
Despacho de juntada/entranhamento de documentos
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EXEMPLO:
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TELA: JUNTADA DOC
OF.SP/118/08/IF
07.1.112.43.1
Juntou-se documento de fls. 12 a ...
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TELA: DESPACHOPermite informar o despacho dado no processo.
Abono de Permanência
99.1.121.43.2 SCEXPED-43
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TELA : ALTERA DESPACHOPermite alterar um despacho dado incorretamente
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• DESARQUIVAMENTO – Desarquivar logicamente o processo permitindo tramitação, com a finalidade de atender pedidos de consulta ou para efetuar juntada de documentos;
• ARQUIVA PROCESSO – Registrar o arquivamento de processos;
OUTRAS TELAS
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• CANCELA JUNTADA – Cancelar a juntada ou anexação de processo a processo ou protocolado a processo ocorrida de forma indevida;
• MOVIMENTAÇÃO DE PROCESSO – permite cadastrar usuário que será comunicado por e-mail, sobre processos retidos ou extraviados no setor;
• SAÍDA - permite dar saída de processos e protocolados de um Setor;
OUTRAS TELAS
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TELAS DE CONSULTA
Consulta
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TELAS DE CONSULTA
• ACOMPANHA PROCESSO – Acompanhar o trâmite de processos ou protocolado sem a necessidade de consultar repetidamente o andamento dos mesmos.
O sistema automaticamente envia um mail para o usuário cada vez que o processo ou protocolado marcado para acompanhamento sofre uma ação (entra ou sai de um setor, recebe um despacho, etc.)
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• ANDAMENTO – Mostrar os dados de um processo ou protocolado quando seu número é conhecido;
• BUSCA – Localizar um processo ou protocolado do qual não se conhece o número, mas sabe-se informações a respeito do interessado ou assunto;
• LISTA ASSUNTO – usado pela Seção de Expediente, para abertura de processos/protocolados, de acordo com o assunto informado pela seção responsável;
TELAS DE CONSULTA
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• LISTA SETOR – apresenta as siglas dos setores e organograma do Instituto;
• LISTA USUÁRIOS – apresenta a lista com o nome e setores dos usuários cadastrados no PROTEOS;
• LISTA VOLUMES – permite verificar o número de volumes de um determinado processo;
• NEWS – Ler notícias do sistema;
• QUEM SÃO – Localizar informação sobre servidores (busca por nome)
TELAS DE CONSULTA
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RELATÓRIO
Relatório
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• ABERTOS – Emitir relatório de processos e protocolados abertos no período especificado, (uso do protocolo)
• ENTRADAS – Emitir relatório de processos e protocolados que deram entrada em um setor em um período especificado;
• ENVIADOS – Emitir relatório de processos e protocolados que foram enviados a um setor e não tiveram sua entrada registrada (não deram entrada).
TELAS DE RELATÓRIO•Através das telas de relatórios, podemos verificar:
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• EXTRAVIADOS – todos os processos que estão extraviados (processos com saída de seu setor e que não deram entrada no setor de destino);
• LISTA ARQUIVADOS – Emitir relatório de processos arquivados em um setor;
• RETIDOS – Emitir relatório de processos e protocolados que estão parados (sem tramitação) nos setores de Unidade;
• SAÍDAS DO SETOR - Emitir relatório de processos e protocolados que deram saída de um setor em um período especificado
TELAS DE RELATÓRIO
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LINK: AJUDA
• Através do link ajuda, poderá ser acessado o “Manual de Rotinas para Gestão de Documentos”, onde estão descritos todos os procedimentos de telas.
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ORIENTAÇÕES GERAIS
• Não grampear nada nas capas dos processos.
• Não prender processos com elásticos ou barbantes.
• Retirar os grampos dos documentos que forem anexados aos processos.
• Não há mais a necessidade de envio de processos, protocolados em caderninhos. O acompanhamento deverá ser exclusivamente através do Sistema Proteos.
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• Os processos/protocolados com necessidade de serem encaminhados a outras Unidades/Órgãos e entregues em mãos, a saída no sistema Proteos, deve ser dada pelo próprio setor interessado, não havendo necessidade de passar pela Seção de Expediente do IF.
• Os processos/protocolados que chegarem a Seção de Expediente do IF, sem o cumprimento das normas estabelecidas, serão devolvidos para correção.
ORIENTAÇÕES GERAIS
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• Havendo dúvidas por parte dos servidores, esta Comissão se coloca a disposição para as devidas orientações.
• Esperamos contar com a colaboração de todos.
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F I M