procedimiento código control de la disponibilidad fecha de...
TRANSCRIPT
Procedimiento Código GOB-017-PR-019/07
Control de la Disponibilidad Presupuestaria – Financiera de los Fondos en
Avances
Fecha de Vigencia 11/01/2017
Actualización 04
Página Nº 1
Elaborado por:
Coordinación de Rendición de Cuentas Nombre y Apellido: Lcda. Mirna Salazar Firma:
Fecha:
Autorizado por:
Dirección de Finanzas y Tesorería Nombre y Apellido: Lcda. Evanelly Bello Firma:
Fecha:
Revisado por:
Dirección de Sistema de Gestión Nombre y Apellido: Ing Juan Nacul Firma:
Fecha:
Aprobado por:
Secretaría de Administración y Finanzas Nombre y Apellido :Lcdo Magdiel Medina Firma:
Fecha:
Procedimiento Código GOB-017-PR-019/07
Control de la Disponibilidad Presupuestaria – Financiera de los Fondos en
Avances
Fecha de Vigencia 11/01/2017
Actualización 04
Página Nº 2
CONTENIDO
Objetivo………………………………………………………….……….. 3 Alcance……………………………………………………………….…... 3 . Documentos Relacionados……………………………………………... 3 Normas…………………………………………………………………...... 4 Descripción de Actividades……………………………………………... 8 Formularios de Obligatorio Cumplimiento……………………………...12 Glosario…………………….………………………………………….….. 13 Anexos…………………………………………………………………….. 14
Procedimiento Código GOB-017-PR-019/07
Control de la Disponibilidad Presupuestaria – Financiera de los Fondos en
Avances
Fecha de Vigencia 11/01/2017
Actualización 04
Página Nº 3
1.- OBJETIVO
Establecer normativas para el Control de la Disponibilidad Presupuestaria-
Financiera de los Fondos en Avance asignados a la Secretaría del Despacho del
Gobernador y la Secretaría General de Gobierno
2.- ALCANCE
Esta dirigido a la Coordinación de Rendición de Cuentas, adscrita a la Dirección
de Finanzas y Tesorería.
3.- DOCUMENTOS RELACIONADOS
3.1 Constitución de la República Bolivariana de Venezuela
3.2 Ley Orgánica de Contraloría General del estado Bolívar
3.3 Ley de Presupuesto (vigente)
3.4 Ley Orgánica de Administración Financiera del Sector Público
3.5 Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema
Nacional de Control Fiscal.
3.6 Ley Orgánica de Régimen Presupuestario del estado Bolívar
3.7 Ley de Hacienda Pública del estado Bolívar
3.8 Ley de Contrataciones Públicas
3.9 Ley Orgánica de Administración Financiera del Sector Público del estado
Bolívar y su Reglamento
3.10 Clasificador Presupuestario de Recursos y Egresos
3.11 Procedimiento tramite de viáticos nacionales
3.12 Procedimiento tramite de viáticos internacionales
3.13 Procedimiento de Elaboración y Control de Documentos(vigente)
3.14 Todo Ordenamiento Jurídico vigente aplicable a este procedimiento.
Procedimiento Código GOB-017-PR-019/07
Control de la Disponibilidad Presupuestaria – Financiera de los Fondos en
Avances
Fecha de Vigencia 11/01/2017
Actualización 04
Página Nº 4
4.- NORMAS
4.1. Garantizar el cumplimiento de este procedimiento sin menoscabo del
ordenamiento jurídico vigente y velar que todos los registros derivados y
resultantes de la aplicación de este procedimiento se conserven en lo
establecido en el Procedimiento de Elaboración y Control de Documentos
GOB-900-PR-001/05 y el Procedimiento de Control de Registros GOB-900-
PR-002/05.
4.2. Garantizar la disponibilidad presupuestaria y financiera para la tramitación de
Pagos.
4.3. Codificar de acuerdo al Clasificador Presupuestario de Recursos y Egresos.
4.4. Presentar la disponibilidad presupuestaria- financiera de las partidas
controladas por Fondos en Avance.
4.5. Garantizar que los expedientes cumplan con los requisitos exigidos por las
leyes para la tramitación de pago y formación de rendiciones de cuenta:
REQUISITOS PARA EL PAGO A PROVEEDORES Los expedientes deberán contener la siguiente documentación:
1. Formulario de Certificación Financiera GOB-800-FM-039/10
2. Formulario de Requisición de Bienes y Materiales GOB-900-FM-075/07
3. Tres (03) Constancias de Invitación de la Oferta
4. Tres (03) Presupuestos o Un (01) Presupuesto (si aplica)
5. Informe de Recomendación
6. Análisis Comparativo de Ofertas
7. Formulario de Orden de Servicio/Orden de Compra GOB-900-FM-137/08
8. Factura
Procedimiento Código GOB-017-PR-019/07
Control de la Disponibilidad Presupuestaria – Financiera de los Fondos en
Avances
Fecha de Vigencia 11/01/2017
Actualización 04
Página Nº 5
9. Comprobante de Pago GOB-900-FM-026/16
10. Fotocopia legible de la Cédula de Identidad del Beneficiario
11. Fotocopia de Declaración del Impuesto al Valor Agregado (Forma IVA
99030)
12. Fotocopia de Declaración Definitiva de I.S.L.R Persona Natural (Forma
99025) y Persona Jurídica (Forma 99026)
13. Fotocopia actualizada del Registro Único de Información Fiscal (RIF)
14. Nota de Entrega
15. Acta de Control Perceptivo y/o Acta de Inspección (Partida 4.04)
16. Acta de Conformidad del Servicio GOB-900-FM-031/16
17. Formulario de Verificación de las Compras GOB-900-FM-012/14
18. Formulario de Evaluación/ Re-evaluación del Proveedor GOB-900-FM-
038/16
19. Requisición de Servicio para el Mantenimiento y/o Reparación del
Vehiculo GOB-900-FM-030/16
20. Inscripción y/o Actualización ante el Registro Nacional de Contratistas
(RNC)
21. Memoria Fotográfica en caso de conservación, ampliación y mejoras (si
aplica)
22. Presupuesto Base (Aplica en Adquisición de Bienes Muebles y Equipos
Electrónicos)
Procedimiento Código GOB-017-PR-019/07
Control de la Disponibilidad Presupuestaria – Financiera de los Fondos en
Avances
Fecha de Vigencia 11/01/2017
Actualización 04
Página Nº 6
REQUISITOS PARA EL PAGO DE DONACIONES
Requisitos
Tipos de Donaciones
Medicinas- Material Medico
Quirúrgico otorgadas al solicitante
Medicinas- Material Medico
Quirúrgico otorgadas a
través de Proveedores
Materiales de Construcción y otros tipos de Donaciones otorgadas al Solicitante
Materiales de
Construcción y otros tipos
de Donaciones otorgadas a
través de Proveedores
Servicios Funerarios
Carta de solicitud
X X X X X
Copia de la cédula de identidad
X X X X X
Certificación Financiera
X X X X X
Punto de Cuenta X X X X X
Presupuesto
X X X X X
Solicitud de Requisición de Bienes y Materiales
X X
Orden de Servicio/ Orden de Compra
X X X
Informe médico
X X
Rècipe médico
X X
Hoja de requerimiento
X X X X X
Factura
X X X
Comprobante de Pago
X X X
Comprobante de IVA e ISLR
X X X
Recibo tipo A
X X
Acta de Defunción
X
Acta de Entrega
X X X
Procedimiento Código GOB-017-PR-019/07
Control de la Disponibilidad Presupuestaria – Financiera de los Fondos en
Avances
Fecha de Vigencia 11/01/2017
Actualización 04
Página Nº 7
REQUISITOS PARA PAGO DE VIATICOS NACIONALES
1. Formulario de Solicitud y Certificación de Viáticos Nacionales GOB-900-
FM-005/06
2. Fotocopia legible de la cédula de identidad del beneficiario
3. Instrucción o Solicitud de Viáticos GOB-900-FM-055-14
Nota: Ver Procedimiento GOB-900-PR-019/06 Tramite de Viáticos
Nacionales
REQUISITOS PARA PAGO DE VIATICOS INTERNACIONALES
1. Punto de cuenta de autorización del ciudadano Gobernador del estado
Bolívar
2. Formulario de Solicitud y Certificación de Viáticos Internacionales GOB-
900-FM-006/06
3. Fotocopia legible de cédula de identidad del beneficiario
4. Motivo del requerimiento del viaje ( invitación, convenio, comitiva,
compromisos adquiridos en el exterior )
Nota: Ver procedimiento GOB-900-PR-018/06 Tramite de Viáticos
Internacionales
REQUISITOS PARA PAGO DE REINTEGROS
1. Copia legible de la cédula de identidad del beneficiario
2. Certificación Financiera GOB-800-FM-039/10
3. Recibo tipo “A” GOB-900-FM-035/10
4. Factura
Procedimiento Código GOB-017-PR-019/07
Control de la Disponibilidad Presupuestaria – Financiera de los Fondos en
Avances
Fecha de Vigencia 11/01/2017
Actualización 04
Página Nº 8
REQUISITOS PARA PAGO DE CAJA CHICA (APERTURA)
1. Punto de Cuenta GOB-900-FM-027/09
2. Certificación Financiera GOB-800-FM-039/10
3. Copia legible de la cédula de identidad del funcionario responsable del
manejo de Caja Chica
4. Recibo tipo “A” GOB-900-FM-035/10
Nota: Ver Ley Orgánica de Administración Financiera del Sector
Público del estado Bolívar y su Reglamento
REQUISITOS PARA PAGO DE REPOSICIONES DE CAJA CHICA
1. Copia legible de la cédula del funcionario responsable del manejo de
caja chica
2. Recibo tipo “A” GOB-900-FM-035/10
3. Certificación Financiera GOB-800-FM-039/10
4. Relación de gastos realizados
5. Comprobantes de los pagos efectuados
Nota: Ver Ley Orgánica de Administración Financiera del Sector
Público del estado Bolívar y su Reglamento
Procedimiento Código GOB-017-PR-019/07
Control de la Disponibilidad Presupuestaria – Financiera de los Fondos en
Avances
Fecha de Vigencia 11/01/2017
Actualización 04
Página Nº 9
5.- DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
5.1.- Nombre de la Actividad: CONTROL DE LA DISPONIBILIDAD
PRESUPUESTARIA – FINANCIERA
Responsable Acción
División de Control
Bancario
1. Envía copia de la Autorización de Pago emitida por
la Dirección de Administración de tipo Permanente
de Avance y Especial de Avance a nombre de la
Tesorería General del Estado aprobada mediante
decreto del ciudadano Gobernador, sobre el
manejo de los Fondos en Avance.
Coordinación de
Rendición de
Cuentas
2. Recibe copia de la Autorización de Pago aprobada
con la distribución presupuestaria.
3. Carga al sistema SIGRE en el Módulo de Fondos en
Avance, los montos asignados a cada partida
indicando el número de la Autorización de Pago y
código presupuestario.
4. Consulta la disponibilidad presupuestaria por
partidas, para la tramitación de pagos.
Procedimiento Código GOB-017-PR-019/07
Control de la Disponibilidad Presupuestaria – Financiera de los Fondos en
Avances
Fecha de Vigencia 11/01/2017
Actualización 04
Página Nº 10
5.2.- Nombre de la Actividad: REVISIÓN DE LOS DOCUMENTOS PARA
TRAMITAR PAGOS.
Responsable Acción
Secretaria del
Despacho y
Secretaria General
de Gobierno
1. Envía expedientes con los requisitos exigidos de
acuerdo a la norma 4.4 para revisión y
conformación a la Coordinación de Rendición de
Cuentas.
Coordinación de
Rendición de
Cuentas
2. Recibe expedientes para revisión, los cuales deben
estar debidamente conformados con las firmas
autorizadas, a fin de iniciar el proceso de pago.
3. Revisa que la Factura se emita a nombre del
Ejecutivo del estado Bolívar, con la descripción,
fecha, montos y cálculos que corresponda y
cumplan con los requisitos exigidos por el SENIAT.
4. Revisa que el Presupuesto se emita a nombre del
Ejecutivo del estado Bolívar con la descripción del
gasto que corresponda y con la orden de Compra
y/o servicios y con fecha igual o posterior a la
Requisición de Bienes y/o Servicios.
5. Revisa que la Orden de Compra y/o Servicios tenga
una numeración correlativa, con tres presupuestos
con su correspondiente Análisis Comparativo de
Ofertas.
6. Revisa que el Comprobante de Pago indique el
nombre del beneficiario del Bien y/o Servicio,
Procedimiento Código GOB-017-PR-019/07
Control de la Disponibilidad Presupuestaria – Financiera de los Fondos en
Avances
Fecha de Vigencia 11/01/2017
Actualización 04
Página Nº 11
Registro Único de Información Fiscal (R.I.F),
Número de Factura, desglose de cantidades
facturadas y retenciones, firma autorizada y sello de
la Unidad de origen.
7. Revisa que la Certificación Financiera indique el
código presupuestario, la descripción del gasto,
nombre del Proveedor del bien y/o servicio, el
monto, firmas autorizadas por Proyecto y Acción
Centralizada y sello de la Unidad Ejecutora.
8. Revisa que el Acta de Control Perceptivo y/o
Inspección sea parte del trámite de pago cuando se
trate de adquisición de Bienes y/o Servicios
cargados a la Partida 4.04 Activos Reales,
debidamente firmada y sellada por la Unidad de
origen.
9. Revisa que el Comprobante de Retención del IVA e
ISLR, este anexo al expediente.
10. Remite a la Coordinación de Impuestos el
expediente para la verificación de la Factura.
Coordinación de
Impuestos
11. Recibe y revisa el expediente de Pago a fin que
cumpla con los requisitos de ley.
12. Envía a la Coordinación Rendición de Cuentas el
expediente aprobado. ( si presenta observaciones
se devuelve a la unidad de origen, a fin de
subsanarlas).
Procedimiento Código GOB-017-PR-019/07
Control de la Disponibilidad Presupuestaria – Financiera de los Fondos en
Avances
Fecha de Vigencia 11/01/2017
Actualización 04
Página Nº 12
Coordinación de
Rendición de
Cuentas
13. Recibe expediente aprobado
14. Consulta la disponibilidad presupuestaria en el
Sistema SIGRE, de acuerdo a la estructura
presupuestaria que indica la Certificación
Financiera.
15. Emite Autorización de Pago (SIGRE Fondos en
Avance) indicando la Partida, el Número de la
Autorización de pago (emitida por Dirección de
Administración) y el monto.
16. Codifica el expediente.
17. Remite a la División de Control Bancario el
expediente con la Autorización de Pago (SIGRE
Fondos en Avance), para la emisión de cheques.
División de Control
Bancario
18. Recibe expedientes y elabora cheque.
19. Remite cheque al Departamento de Caja, con las
firmas autorizadas.
20. Resguarda hasta ser retirado por el beneficiario
5.3.-Nombre de la Actividad: RENDICION DE CUENTAS
Responsable Acción
1. Recibe del Departamento de Caja relación de Cheques
cancelados con sus soportes correspondientes
2. Revisa que los expedientes cumplan con los requisitos
exigidos por la ley, para realizar la rendición.
Procedimiento Código GOB-017-PR-019/07
Control de la Disponibilidad Presupuestaria – Financiera de los Fondos en
Avances
Fecha de Vigencia 11/01/2017
Actualización 04
Página Nº 13
Coordinación de
Rendición de
Cuentas
3. Remite Oficio con expedientes de rendición a la
Dirección de Administración firmado por el Director (a)
de Finanzas y Tesorería, año, proyecto, acción
centralizada, acción especifica, unidad, partida
genérica, especifica, sub-especifica, numeral, número
de Autorización de Pago (emitida por Dirección de
Administración), número de cheque, monto rendido y
beneficiario.
Dirección de
Administración
4. Recibe Oficio con expediente de rendición para su
revisión.
5. Remite a la Coordinación de Rendición de Cuentas el
informe de revisión.
Coordinación de
Rendición de
Cuentas
6. Recibe de la Dirección de Administración el resultado
de la revisión.
7. Subsana las observaciones en caso de que las
hubiera.
8. Guarda en custodia los documentos revisados hasta
tanto la Contraloría del estado Bolívar los solicite para
su revisión.
6. FORMULARIOS DE OBLIGATORIO CUMPLIMIENTO
6.1 Certificación Financiera GOB-800-FM-039/10
6.2 Orden de Servicio/ Orden de Compra GOB-900-FM-137/08
6.3 Requisición de Bienes y Materiales GOB-900-FM-075/07
6.4 Solicitud y Certificación de Viáticos Nacionales GOB-900-FM-005/06
6.5 Solicitud y Certificación de Viáticos Internacionales GOB-900-FM-006/06
Procedimiento Código GOB-017-PR-019/07
Control de la Disponibilidad Presupuestaria – Financiera de los Fondos en
Avances
Fecha de Vigencia 11/01/2017
Actualización 04
Página Nº 14
6.6 Punto de Cuenta GOB-900-FM-027/09
6.7 Recibo tipo “A” GOB-900-FM-035/10
6.8 Autorización de Pago GOB-016-FM-076/13
6.9 Comprobante de Pago GOB-900-FM-026/16
7. GLOSARIO
Autorización de Pago (SIGRE Fondos en Avance): Es un documento que indica
la imputación presupuestaria para la emisión de cheques.
Autorización de Pago (emitida por la Dirección de Administración): Es un
documento elaborado por la Dirección de Administración a través del cual se
honran compromisos con los acreedores de la Gobernación del estado Bolívar.
Codificar: Consiste en asignar un código presupuestario a cada gasto.
Comprobante de Pago: Es un documento necesario para procesar el pago que
contiene datos del proveedor, cantidades facturadas y retenciones.
Clasificador Presupuestario de Recursos y Egresos: Consta de las cuentas de
recursos y las cuentas de egresos. Los niveles de desagregación de las cuentas
de recursos permitirán identificar los ramos y subramos genéricos, específicos y
subespecificos y los referidos al grupo de cuentas de egresos permitirán identificar
partidas, genéricas y subespecificas y ambos grupos constituyen el clasificador de
ingresos y de gastos respectivamente.
Disponibilidad presupuestaria: Es el monto presupuestado asignado a una
partida especifica, no comprometido ni causado.
Procedimiento Código GOB-017-PR-019/07
Control de la Disponibilidad Presupuestaria – Financiera de los Fondos en
Avances
Fecha de Vigencia 11/01/2017
Actualización 04
Página Nº 15
Disponibilidad Financiera: Es el monto disponible por partida especifica
establecida en la Orden de Pago aprobada.
Ejecución Presupuestaria: Consiste básicamente en la correcta imputación
presupuestaria de acuerdo al Clasificador Presupuestario de Recursos y Egresos
del gasto originado de la Unidad Ejecutora y un constante análisis de las partidas
presupuestarias.
Factura: Documento que soporta y especifica la venta de bienes o prestaciones
de servicios y demás operaciones gravadas.
Rendición de Cuentas: Consiste en rendir los gastos efectuados a través de los
Fondos en Avance
Unidad Ejecutora: Dependencia que ejecuta el presupuesto por Fondos en
Avance.
8. Anexos:
8.1 Certificación Financiera GOB-800-FM-039/10
8.2 Orden de Servicio/ Orden de Compra GOB-900-FM-137/08
8.3 Solicitud de Requisición de Bienes y Materiales GOB-900-FM-075/07
8.4 Solicitud y Certificación de Viáticos Nacionales GOB-900-FM-005/06
8.5 Solicitud y Certificación de Viáticos Internacionales GOB-900-FM-006/06
8.6 Punto de Cuenta GOB-900-FM-027/09
8.7 Recibo tipo “A” GOB-900-FM-035/10
8.8 Autorización de Pago GOB-016-FM-076/13
8.9 Comprobante de Pago GOB-900-FM-026/16
Procedimiento Código GOB-017-PR-019/07
Control de la Disponibilidad Presupuestaria – Financiera de los Fondos en
Avances
Fecha de Vigencia 11/01/2017
Actualización 04
Página Nº 16
Procedimiento Código GOB-017-PR-019/07
Control de la Disponibilidad Presupuestaria – Financiera de los Fondos en
Avances
Fecha de Vigencia 11/01/2017
Actualización 04
Página Nº 17
Procedimiento Código GOB-017-PR-019/07
Control de la Disponibilidad Presupuestaria – Financiera de los Fondos en
Avances
Fecha de Vigencia 11/01/2017
Actualización 04
Página Nº 18
Procedimiento Código GOB-017-PR-019/07
Control de la Disponibilidad Presupuestaria – Financiera de los Fondos en
Avances
Fecha de Vigencia 11/01/2017
Actualización 04
Página Nº 19
Procedimiento Código GOB-017-PR-019/07
Control de la Disponibilidad Presupuestaria – Financiera de los Fondos en
Avances
Fecha de Vigencia 11/01/2017
Actualización 04
Página Nº 20
Procedimiento Código GOB-017-PR-019/07
Control de la Disponibilidad Presupuestaria – Financiera de los Fondos en
Avances
Fecha de Vigencia 11/01/2017
Actualización 04
Página Nº 21
Procedimiento Código GOB-017-PR-019/07
Control de la Disponibilidad Presupuestaria – Financiera de los Fondos en
Avances
Fecha de Vigencia 11/01/2017
Actualización 04
Página Nº 22
Procedimiento Código GOB-017-PR-019/07
Control de la Disponibilidad Presupuestaria – Financiera de los Fondos en
Avances
Fecha de Vigencia 11/01/2017
Actualización 04
Página Nº 23
Procedimiento Código GOB-017-PR-019/07
Control de la Disponibilidad Presupuestaria – Financiera de los Fondos en
Avances
Fecha de Vigencia 11/01/2017
Actualización 04
Página Nº 24
Procedimiento Código GOB-017-PR-019/07
Control de la Disponibilidad Presupuestaria – Financiera de los Fondos en
Avances
Fecha de Vigencia 11/01/2017
Actualización 04
Página Nº 25
Procedimiento Código GOB-017-PR-019/07
Control de la Disponibilidad Presupuestaria – Financiera de los Fondos en
Avances
Fecha de Vigencia 11/01/2017
Actualización 04
Página Nº 26