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PROCEDIMIENTO ADMINISTRAR Y FINANCIAR CÓDIGO: PRO-007 FECHA EFECTIVA: 06 JUNIO 2018 VERSIÓN: 6 Página 1 de 22 CARGO FIRMA FECHA Preparó: Lic. Nalda Magaña Gerente de finanzas Revisó: TQA. Cinthia Morales Coordinador de sistema de gestión de calidad e inocuidad Autorizó: Lic. Mónica Orozco Gerente de administración 1. OBJETIVO 1.1 Definir la metodología para los procesos de controlar y revisar cuentas por cobrar, revisar y autorizar contabilidad, controlar y revisar cuentas por pagar y otorgar créditos. 2. ALCANCE 2.1 Personal del departamento de administración, ventas, contabilidad, tesorería, crédito y cobranza. 3. DEFINICIONES SAP Es un software empresarial (ERP) enfocado a optimizar el ciclo de operaciones, procesos y flujos de información operativa, administrativa y contable para las pequeñas y medianas empresas (PYMEs). 4. POLÍTICAS Y RESPONSABILIDADES 4.1 Del jefe de crédito y cobranza y del gerente de administración y finanzas. 4.1.1 Asegurarse que se cumpla la política: 4.1.1.1 POL-008 Crédito y cobranza 5. METODOLOGÍA 5.1 Consta de cuatro procesos que son: I. Controlar y revisar cuentas por cobrar. II. Revisar y autorizar contabilidad. III. Controlar y revisar cuentas por pagar. IV. Otorgar créditos.

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CÓDIGO: PRO-007

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CARGO FIRMA FECHA

Preparó: Lic. Nalda Magaña Gerente de finanzas

Revisó: TQA. Cinthia Morales Coordinador de sistema de gestión

de calidad e inocuidad

Autorizó: Lic. Mónica Orozco Gerente de administración

1. OBJETIVO

1.1 Definir la metodología para los procesos de controlar y revisar cuentas por cobrar, revisar y autorizar contabilidad, controlar y revisar cuentas por pagar y otorgar créditos.

2. ALCANCE

2.1 Personal del departamento de administración, ventas, contabilidad, tesorería, crédito y cobranza. 3. DEFINICIONES

SAP

Es un software empresarial (ERP) enfocado a optimizar el ciclo de operaciones, procesos y flujos de información operativa, administrativa y contable para las pequeñas y medianas empresas (PYMEs).

4. POLÍTICAS Y RESPONSABILIDADES

4.1 Del jefe de crédito y cobranza y del gerente de administración y finanzas.

4.1.1 Asegurarse que se cumpla la política:

4.1.1.1 POL-008 Crédito y cobranza 5. METODOLOGÍA

5.1 Consta de cuatro procesos que son:

I. Controlar y revisar cuentas por cobrar.

II. Revisar y autorizar contabilidad.

III. Controlar y revisar cuentas por pagar.

IV. Otorgar créditos.

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I CONTROLAR Y REVISAR CUENTAS POR COBRAR

1. Revisar documentos de entrega

1.1 Revisar documentos que recibe de facturación. El ejecutivo de cuentas por cobrar debe revisar el reporte que

le entrega el responsable de facturación y asegurarse que estén todas las facturas que marca dicho reporte, así como el soporte de cada una de ellas como es:

1.1.1 Copia de factura con firma y/o sello original de recibo, o en su caso vale de salida de mercancía firmado por el cliente y/o sellado y orden de compra.

1.1.2 Contra recibo: revisar que esté a favor de la empresa que corresponda. Esté correcto el número de factura e importes y tenga firma de quién lo proporciona.

1.1.3 Cheque: revisar que esté a favor de la empresa que corresponda, importe en número y cantidad correctos y esté firmado, no debe ser al portador y deberá ser proporcionado por la persona o empresa a la cual le facturamos, no se debe aceptar si proviene de terceras personas. 1.1.4 Recibo de pago en efectivo: verificar depósito en movimientos bancarios.

1.2 Las copias de facturas con sello original deben ser archivadas por el ejecutivo de crédito y cobranza en el expediente de cada cliente asignado para este fin en espera del día indicado para envió a contra recibo.

1.3 El contra recibo, debe ser archivado por el ejecutivo de crédito y cobranza en expediente del cliente en espera de su vencimiento para envío a cobro.

1.4 El cheque; si es para depósito inmediato el ejecutivo de crédito y cobranza debe prepararlo para su depósito, si es posfechado lo archiva en expediente de cheques en espera del día que debe ser depositado.

1.5 El recibo de pago en efectivo; el ejecutivo de crédito y cobranza debe capturar pago y engrapar a póliza de ingreso.

1.6 Esto debe elaborarse todos los días antes de retirarse.

1.7 Identificar depósitos:

1.7.1 Revisar cartera para identificar documentos de cobro. El ejecutivo de cuentas por cobrar debe exportar cartera a Excel del sistema SAP para ordenarla por vencimientos, es decir en primer lugar deben aparecer los documentos más vencidos y/o los de mayor importe, se puede imprimir o dejarla en electrónico. Esto se debe hacer diariamente.

1.7.2 Llamar a clientes para cobro de documentos vencidos. Una vez identificados los clientes y documentos vencidos el ejecutivo de crédito y cobranza procede a llamar a cada uno de los clientes, para que nos proporcionen

fecha de pago, o en su caso nos indiquen cuando volvemos a llamar, se debe llevar agenda de cada solicitud del cliente. Esta actividad es diaria.

1.7.3 Exportar movimientos del portal bancario a Excel. El ejecutivo o jefe de cuentas por cobrar debe exportar de internet los movimientos bancarios de cada cuenta a un archivo en Excel, con el fin de tener conocimientos de los

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pagos que se reciben durante el día, los cuales son necesarios para la toma de decisiones en la autorización de los pedidos. Esta actividad debe hacerse cada dos horas durante la jornada diaria.

1.7.4 Identificar depósitos del día. El ejecutivo de cuentas por cobrar debe estar ingresando a su archivo de bancos en Excel, para revisar los nuevos depósitos guardados en cada exportación de internet, para identificar cada pago; la identificación se elabora con la ayuda de sus anotaciones de las promesas de pago obtenidas al momento de la llamada de cobro con el cliente, o con las fichas recibidas vía fax, o por los correos electrónicos de aviso de pago. Esta actividad debe ser realizada a la par de la exportación de datos de portales bancarios.

1.8 Capturar pagos en SAP.

1.8.1 Verificar depósito vs importe de factura pagada. El ejecutivo de cuentas por cobrar debe de identificar las facturas que paga el cliente con cada uno de los depósitos que recibe y que estas sean pagadas al 100%. En caso de diferencia, debe comunicarse con el cliente de inmediato para solicitar información. Una vez que tiene conocimiento del motivo debe:

1.8.1.1 Si es diferencia en precios: Confirmar con coordinación de ventas que proceda, solicitar formato para nota de crédito. 1.8.1.2 Si es por sacos rotos o faltantes de mercancía; confirmar con coordinación de ventas, solicitar la nota por devolución de material correspondiente. 1.8.1.3 Si es por apoyo adicional; Confirmar con coordinación de ventas y/o gerente de ventas, solicitar formato para elaboración de nota financiera. Esto se debe hacer diariamente.

1.8.2 Aplicar pago a facturas. La forma de captura SAP se hace acorde a los siguientes slide:

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TRANSACCIÓN F-28 ENTRADA DE PAGOS

1.Ingresar en la barra el número de transacción F-28

2.Enter

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3. Ingresar fecha de documento (día que se realizó el depósito).

4. Ingresar fecha contab (día que se realizó el depósito).

5. Ingresar sociedad.

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6. Ingresar moneda.

7. Ingresar Txt.cab.doc. (forma de pago) 01.Efectivo 02.Cheque 03.Transferencia 04.Tarjeta de crédito 99.credito no definido.

8. Ingresar cuenta bancaria (en la que aparece el depósito).

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9. Ingresar importe (monto exacto que aparece en el banco).

10. Ingresar el número de cuenta (código del cliente).

11. Enter.

12. Cuando se tiene el PAGO TOTAL de la factura se elegirá una o varias a pagar dando doble click sobre el monto de la misma dejando en 0.00 SIN ASIGNAR.

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13. Cuando se tiene un PAGO PARCIAL de la factura; selecciona la pestaña PAGO PARCIAL de la factura se elegirá

una o varias a pagar dando doble click sobre las mismas, en automático el sistema ajustara la parcialidad a la factura seleccionada dejando en 0.00 SIN ASIGNAR.

14. Guardar.

1. Cuando NO se cuenta se cuenta con una factura a la cual aplicar el pago, se ingresa el depósito a la cuenta del

cliente como ANTICIPO con la función F-29

2. Enter.

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3. Se abre ventana para ingresar información del anticipo.

4. Ingresar fecha de documento (día que se realizó el depósito).

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5. Ingresar fecha contab (día que se realizó el depósito).

6. Ingresar sociedad.

7. Ingresar moneda.

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8. Ingresar Txt.cab.doc. (forma de pago)01.Efectivo 02.Cheque 03.Transferencia 04.Tarjeta de crédito 99.crédito no

definido.

9. Ingresar el número de cuenta (código del cliente).

10. Ingresar Indicador CME (registrar la letra A=anticipo).

11. Ingresar cuenta bancaria (en la que aparece el depósito).

12. Ingresar importe (monto exacto que aparece en el banco).

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13. Enter.

14. Ingresar el monto a depositar

15. Ingresar el Ind.Impto.(para anticipos A4)

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16. Seleccionar Cal. Impuestos

17. Ingresar la fecha de vencimiento (fecha que se realizó el depósito)

18. Guardar.

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II REVISAR Y AUTORIZAR CONTABILIDAD

2.1 Existen tres tipos de egresos por revisar y autorizar:

A. Materia prima y gastos generales.

B. Gastos de viajes.

C. Comprobación de gastos

A. MATERIA PRIMA Y GASTOS GENERALES 2.2 Recibir y revisar factura y su soporte.

2.2.1 El auxiliar contable debe recibir facturas de los proveedores todos los jueves, excepto proveedores

foráneos y entregar contra recibos. Debe recibir facturas y sellarlas de recibido y dar contra recibo.

2.2.2 El auxiliar contable debe revisar el soporte completo y correcto por cada factura, para obtener la prueba del servicio o mercancía recibidos, los cuales se encuentran anexos en la OC en digital al sistema.

2.3 Registro de cuenta por pagar de gastos o compras de materias primas en SAP.

2.3.1 El auxiliar contable debe entregar junto a la orden de compra la documentación que ampara la factura al área de tesorería, para su proceso de pago.

2.3.2 El auxiliar contable debe capturar los gastos o compras de materias primas en SAP debe registrar los datos de facturas originales de acuerdo al proveedor. Se podrá apoyar con almacén, compras o contador general.

Nota: Todas las facturas recibidas los jueves deben contar con sello de auditoría interna y deben estar listas y registradas.

2.4 Entregar documentos de cuentas por pagar registrados en SAP a tesorería.

2.4.1 El auxiliar contable debe relacionar los registros contables que ampara la transacción de SAP esto es la póliza de registro contable creada en SAP. 2.4.2 El auxiliar contable debe cotejar los importes capturados con los datos de factura original para asegurarse que no existan errores y entregar completa la póliza a tesorería para generar pago.

Nota: Se entregan al día todas las pólizas con su soporte en tesorería.

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B. GASTOS DE VIAJES

2.5 Se realiza solicitud de gastos de viaje que se puede obtener de intranet REG-130 Solicitud de gastos.

2.6 Llenar solicitud de gastos de viaje.

2.6.1 El solicitante de gastos de viaje debe llenar y firmar el REG-130 Solicitud de gastos (el registro debe ser llenado en computadora).

Nota: En la solicitud se debe detallar las cantidades requeridas para gastos de hospedaje, combustible y alimentación y cualquier gasto previsto diferente a los anteriores el cual será entregado en cheque o depósito.

2.6.2 Los gastos deberán ser autorizado por su jefe inmediato mínimo a nivel gerencial.

2.6.3 Se debe firmar de aprobado o rechazar la solicitud si no está de acuerdo a las políticas de gastos de viaje. El área de cuentas por pagar deberá recibir la comprobación de gastos de viaje y la vez rechazar si no cumple con la política de gastos de viaje.

2.6.4 El solicitante de gastos de viaje debe llevar la solicitud a contabilidad para revisar que no existan saldos por comprobar y obtener firma.

2.6.5 Contabilidad debe firmar la solicitud y pasar a tesorería para el registro en el SAP.

2.6.6 Con el depósito o pago el área de cuentas por pagar registra la comprobación en sistema SAP cancela anticipo de gastos de viaje en caso de que aplique y/o se realiza pago de saldo a favor.

Nota: La solicitud debe ser entregada a cuentas por pagar el lunes antes de la semana de viaje, para ser

depositado el viernes.

2.6.7 Tesorería debe ingresar los fondos autorizados anticipo o rembolso de gastos de viaje y debe entregar el cheque o hacer depósito en la cuenta del solicitante.

2.6.8 Al regresar del viaje el solicitante de gastos debe solicitar a contabilidad el estado de cuenta.

2.6.9 Si no gastó todo el dinero y realizó gastos adicionales por su cuenta el solicitante debe hacer la comprobación como se indica en el punto C. Comprobación de gastos.

2.6.10 Si gastó todo el dinero autorizado y además hizo gastos adicionales por su cuenta el solicitante debe hacer la comprobación como se indica en el punto C. Comprobación de gastos.

C COMPROBACIÓN DE GASTOS

2.7 Llenar solicitud de gastos por comprobar.

2.7.1 El solicitante de gastos por comprobar debe llenar y firmar los dos tantos del REG-132 Comprobación de

gastos (el registro debe ser llenado en computadora).

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2.7.2 El solicitante de gastos por comprobar debe llevar el REG-132 Comprobación de gastos al jefe inmediato mínimo gerente para su autorización de la factura cada uno de los comprobantes, estos comprobantes deberán contener al reverso los siguientes datos en el caso de gasolina el kilometraje del vehículo y la unidad, para alimentos el concepto de si fue desayuno comida o cena además nombre completo del o las personas que realizaron el gasto de igual forma para el resto de los comprobantes, con los comprobantes fiscales de los gastos a comprobar a contabilidad.

2.7.3 Contabilidad debe revisar que los comprobantes cumplan con los requisitos fiscales. Los documentos anexos deben ser razonables y acordes a las fechas de la solicitud, si todo es correcto debe firmar los dos tantos del REG-132 Comprobación de gastos. 2.7.4 Contabilidad debe imprimir el registro contable que ampara la transacción de SAP, que es la póliza contable.

Nota: El día viernes debe tener todas las pólizas contables impresas de lo recibido.

III. CONTROLAR Y REVISAR CUENTAS POR PAGAR

3.1 Existen dos tipos de cuentas por pagar:

A. Pasivos y gastos.

B. Anticipo en moneda extranjera.

A. PASIVOS Y GASTOS.

3.2 Revisar pasivos y gastos capturados en SAP.

3.2.1 El auxiliar contable debe recibir los pasivos y gastos. Facturas originales recibidas del personal de almacén o ejecutivo de compras.

3.2.2 Contabilidad debe revisar la impresión del registro contable en el SAP y la asignación correcta de la cuenta contable, para tener registradas las facturas correctamente en SAP, se puede auxiliar con el gerente de administración y finanzas o auxiliar contable.

3.3 Revisar documentos de soporte.

3.3.1 La tesorera debe revisar que la compra o gasto contenga la firma de autorización según la política se puede apoyar con el auxiliar contable.

3.3.2 El auxiliar contable debe revisar que el gasto o compra tenga la factura original con firma o sello de recibido en almacén y además de verificar el XML.

3.4 Revisar saldo en cuenta vs conciliación de contabilidad.

3.4.1 La tesorera debe obtener saldo de SAP de cuenta bancaria, verificando que el último cheque o transferencia emitidos por el SAP sea el mismo que se emitió en la chequera física.

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3.5 Generar cheque en SAP.

3.5.1 La tesorera debe ingresar a SAP y obtener de acuerdo al número impreso en póliza el registro contable. 3.5.2 La tesorera debe revisar en chequera física, numero de cheque consecutivo y registrar en Excel. El registro debe incluir número de cheque, fecha, proveedor e importe.

3.6 Recabar firmas en cheque.

3.6.1 La tesorera debe anexar diariamente el cheque impreso de SAP al soporte de póliza.

3.6.2 La tesorera debe verificar la información en SAP, los datos fiscales y factura original para poder procesar el pago.

3.7 Entregar pagos.

3.7.1 La tesorera debe revisar el estado de cuenta bancario vs el cheque emitido y debe revisar el cobro de

dicho cheque en máximo un mes, caso contrario se procede a la cancelación del cheque y/o transferencia (conciliación mensual).

B. ANTICIPO EN MONEDA EXTRANJERA.

3.8 Revisar anticipo en moneda extranjera en SAP.

3.8.1 La tesorera debe revisar la impresión del registro contable en el SAP y la asignación correcta de la cuenta contable. Se puede apoyar con el auxiliar contable o el gerente de administración y finanzas.

3.9 Revisar documentos soporte de anticipo.

3.9.1 La tesorera debe revisar que la compra o gasto contengan la firma de autorización según la política. Se

puede apoyar con el auxiliar contable.

3.9.2 La tesorera debe revisar que el gasto o compra tenga la factura original con firma o sello de recibido en almacén. Se puede apoyar con sistema SAP donde se anexan todos los documentos.

3.10 Revisar saldo en cuenta vs conciliación de contabilidad.

3.10.1 La tesorera debe revisar y conciliar estados de cuenta bancarios vs saldo en SAP.

3.11 Pactar vía telefónica.

3.11.1 La tesorera debe hablar vía telefónica con la casa de bolsa para verificar el costo del USD al momento y

pactar la compra de los mismos.

3.11.2 La tesorera debe recibir y tramitar la factura de compra en USD, y debe autorizar contraloría.

3.12 Generar cheque en SAP.

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3.12.1 La tesorera debe ingresar a SAP y obtener de acuerdo al número impreso en la póliza el registro contable. 3.12.2 La tesorera puede revisar en SAP el consecutivo de cheque y transferencia registrados en SAP. 3.12.3 La tesorera debe verificar en SAP que el número de cheque sea igual al número de chequera física. 3.12.4 La tesorera debe generar pago en SAP de póliza contable e imprimir, debe incluir, fecha, importe, proveedor, o beneficiario y cantidad con letra.

3.13 Recabar firmas en cheque.

3.13.1 El área de costos se apoya con auditoria en la revisión del soporte póliza, como cotizaciones y requisiciones y verificar que la requisición fue correctamente autorizada.

3.13.2 Auditoria se apoya con tesorería para la entrega de documentos previamente revisados para el pago correspondiente. 3.13.3 La tesorera debe de entregar a contraloría la documentación recibida para la ejecución del pago.

3.14 Pagar con cheque generado a casa de bolsa.

3.14.1 La tesorera debe realizar la transferencia o pago de cheque mediante depósito a cuenta bancaria de la casa de cambio y debe de escanear el depósito a la misma. 3.14.2 La tesorera debe revisar el estado de cuenta bancario vs el cheque emitido y revisar el cobro de dicho cheque en máximo 1 mes. Se puede apoyar con el auxiliar contable, de no estar cobrado se procede a la cancelación del cheque

IV. OTORGAR CREDITOS

4.1 Llenar formatos de crédito.

4.1.1 Solicitar al prospecto llenado de formatos de crédito. El ejecutivo de ventas debe entregar al prospecto el REG-017 Check list para otorgar créditos y REG-016 Solicitud de crédito, así como los documentos REG-021 Autorización de investigación (Moral) o REG-022 Autorización de investigación (Física), para su llenado según sea el caso. Una vez que el prospecto llenó y entregó formatos de crédito y documentación enlistada en REG-017 Check list para otorgar créditos, el ejecutivo de ventas entrega dicha documentación a ejecutivo de crédito y cobranza.

4.1.2 Revisar el correcto llenado de los formatos de crédito. El ejecutivo de crédito y cobranza al momento de recibir los documentos por parte del ejecutivo de ventas anota fecha de recibo en REG-017 Check list para otorgar créditos, (para el conteo de tiempo de respuesta), debe asegurarse que se anexa la documentación completa así como el llenado correcto de los documentos:

4.1.2.1 REG-016 Solicitud de crédito: Además de los datos de cliente, es importante estén los datos de sus proveedores (nombre de empresa y teléfonos).

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- Importe y días de crédito, que se desean obtener.

- Firma del cliente y ejecutivo de ventas.

- Lista de precios.

4.1.2.2 El documento REG-021 Autorización de investigación (Moral) o REG-022 Autorización de investigación (Física): Debe firmarse por duplicado, no debe presentar tachaduras y debe ser a una sola tinta. 4.1.2.3 Pagaré: Debe ser llenado a una sola tinta, sin abreviaturas, sin borrones ni tachaduras.

4.2 Revisar referencias del cliente.

4.2.1 Verificar sus principales proveedores y solicitar referencias. El ejecutivo de crédito y cobranza debe revisar el monto de crédito que solicita el ejecutivo de ventas para su prospecto; y canalizar de la siguiente forma:

4.2.1.1 Si el importe es mayor a $ 100,000.00 se entrega a jefe de crédito y cobranza para su envío a investigación con agencia. 4.2.1.2 Si el importe es menor a $100,000.00 se queda con la documentación para solicitar referencias de clientes, el ejecutivo de crédito y cobranza llama a cada uno de los proveedores que el prospecto proporcionó y solicita la siguiente información:

4.2.1.2.1 Tiempo de ser cliente. 4.2.1.2.2 Productos que le vende.

4.2.1.2.3 Importe de límite de crédito otorgado.

4.2.1.2.4 Estimado de compras mensuales.

4.2.1.2.5 Días de crédito otorgado.

4.2.1.2.6 Forma de pago (cheque, transferencia, efectivo).

4.2.1.2.7 Cómo tiene considerado al cliente (Excelente, Bueno, Regular, Malo).

4.2.1.2.8 Nombre y puesto de persona que proporciona referencias.

4.2.1.3 Debe de tenerse como mínimo tres referencias, una vez obtenidas se entrega el expediente completo a jefe de crédito y cobranza.

4.3 Analizar información y garantías 4.3.1 Verificar pagaré para otorgar crédito con documentación y garantías completas.

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FECHA EFECTIVA: 06 JUNIO 2018

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4.3.2 El jefe de crédito y cobranza debe analizar la documentación que recibe (cuando la documentación y garantías están completas) junto con el gerente de administración y finanzas poniendo atención en datos como:

4.3.2.1 El inmueble en donde se encuentra el prospecto es rentado o propio. 4.3.2.2 De que monto son sus ventas mensuales; así como sus compras y adeudos.

4.3.2.3 El resultado de sus referencias comerciales.

4.3.2.4 El pagaré esté correcto, en caso que el cliente no llene el pagaré, deberá firmar el REG-146 Contrato

de apertura de crédito.

4.3.3 Si el análisis es favorable se otorga el crédito; y el jefe de crédito y cobranza entrega expediente a ejecutivo de crédito y cobranza para su alta en SAP.

4.3.4 Esta investigación debe estar finalizada en un plazo de 03 días si el prospecto es local y 12 días si es de otra ciudad.

4.3.5 Verificar crédito sin garantía menores a $ 100,000.00 pesos. En este caso, el prospecto debe firmar el REG-146 Contrato de apertura de crédito.

4.3.6 El jefe de crédito y cobranza debe analizar junto con el gerente de administración y finanzas la documentación del prospecto, con los mismos puntos mencionados anteriormente, y la información que proporciona el ejecutivo de ventas y gerente de ventas como:

4.3.6.1 Si es una empresa o persona con antigüedad en el ramo. 4.3.6.2 Sea reconocido como persona confiable y honesta.

4.3.7 Si el crédito es otorgado, jefe de crédito y cobranza entrega expediente a ejecutivo de crédito y cobranza para su alta en SAP.

4.3.8 Esta investigación debe estar finalizada en un plazo de 03 días si el prospecto es local y 12 días si es de otra ciudad.

4.3.9 Verificar crédito solicitado mayor a $ 100,000.00 y menos de $ 500,000.00 sin garantía.

4.3.9.1 En este caso, el prospecto deberá firmar el REG-146 Contrato de apertura de crédito.

4.3.10 El jefe de crédito y cobranza debe analizar junto con el gerente de administración y finanzas el reporte de la investigación de agencia necesario para la otorgación de este rango de crédito; Se determina la otorgación o negación.

4.3.11 Si el crédito es otorgado el jefe de crédito y cobranza entrega expediente a ejecutivo de crédito y cobranza para su alta en SAP.

4.3.12 Esta investigación debe estar finalizada en un plazo de 03 días si el prospecto es local y 12 días si es de otra ciudad.

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PROCEDIMIENTO

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4.3.13 Verificar solicitud de crédito mayor a $ 500,000.00 sin garantía. El jefe de crédito y cobranza debe analizar junto con el gerente de finanzas, y dirección general el resultado de la investigación de la agencia necesaria para la otorgación de crédito de este rango. Se determina la otorgación o negación.

4.3.14 Si el crédito es aceptado el jefe de crédito y cobranza debe entregar el expediente del cliente a ejecutivo de crédito y cobranza para su alta al SAP.

4.3.15 Esta investigación debe estar finalizada en un plazo de 03 días si el prospecto es local y 12 días si es de otra ciudad.

4.4 Asignar créditos

4.4.1 Informar el monto del crédito asignado o negado a ejecutivo de ventas, el jefe de crédito y cobranza debe enviar un correo electrónico a ejecutivo de ventas con copia a gerente de ventas y ejecutivo de crédito y cobranza informando la otorgación de crédito al prospecto ahora cliente, mencionando; días de crédito y monto del mismo.

4.4.2 El jefe de crédito y cobranza debe enviar correo electrónico a ejecutivo de ventas con copia a gerente de ventas, si el crédito fue negado, mencionando los motivos.

4.4.3 Este correo debe ser enviado antes de la finalización del tiempo que es 03 días si es local o 12 días si se encuentra en otra ciudad. 4.4.4 Capturar en SAP créditos y días asignados, el jefe de crédito y cobranza debe capturar en SAP en el módulo de socio de negocios las condiciones crediticias del cliente como son: días y monto del crédito, y en observaciones debe capturar fecha de inicio de crédito.

4.4.5 El jefe de crédito y cobranza debe elaborar carta de bienvenida para el nuevo cliente; informando si su crédito fue aceptado, las condiciones del mismo y los nombres, teléfonos y correo electrónico de las personas que le atenderán tanto en el área de ventas como de crédito.

4.4.6 Se archiva expediente.

VERSIÓN # FECHA DE

ELABORACION DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO SOLICITÓ CAMBIO

6 06 JUNIO 2018

SE ACTUALIZA EL DOCUMENTO DE ACUERDO

A LA NUEVA VERSIÓN DE LA NORMA ISO 9001:2015

NALDA MAGAÑA

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22 JULIO 2017

SE ACTUALIZA EL ENCABEZADO DEL

DOCUMENTO, SE REVISA DE ACUERDO AL PRO-001

CONTROL DE DOCUMENTOS Y

REGISTROS

LEONORA SIORDIA

4 22 SEPTIEMBRE 2015

SE INCORPORA EL REG-146 CONTRATO DE CREDITO Y

SE ACTUALIZA POR OPORTUNIDAD DE MEJORA

DE AUDITORIA ISO 9001:2008 AGOSTO 2015

OLIVIA HERNANDEZ