PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

PROCEDIMIENTO COMPRAS DE BIENES O SERVICIOS

Versin XXXX18.02.13

COMPRAS DE BIENES O SERVICIOS1. OBJETIVO.Asegurar la confiabilidad y oportunidad de los servicios o bienes requeridos en la empresa.2. ALCANCE / POLTICAS.Este procedimiento aplica a todas las compras de bienes o servicios adquiridos de acuerdo a las necesidades propias de cada empresa del grupo MLG.Las polticas a tener en cuenta son:

2.1. Toda compra de un bien o servicio debe ser soportada por una Orden de compra de Bien o servicio.2.2. Todas las compras de bienes o servicios que se realicen requieren un mnimo de (2) cotizaciones, a excepcin de la contratacin de conductores y/o contratistas.2.3. Todas las compras que sean por daos de infraestructura, mantenimientos o que se consideren de prioridad Alta sern aprobadas por la Gerencia financiera, Subgerencia Financiera o Jefe Financiera.2.4. No se pueden aprobar compras a proveedores que no se encuentren creados en el sistema contable de la empresa.2.5. La Matriz de Compras puede ser actualizada y revisada por los lderes de cada proceso de Gestin Operativa, Jefe Financiero y responsable del proceso de Medicin y Control. La aprobacin est a cargo del Gerente General.2.6. La evaluacin de proveedores ser realizada por los cargos establecidos en la Matriz de Compras.2.7. Las compras relacionadas con papelera operativa del proceso Gestin Operativa Agenciamiento Aduanero debern ser desarrolladas segn el Procedimiento de Administracin y Control de Papelera Operativa.2.8. Para ampliar detalles relacionados con las compras operativas de Agencia de Aduanas Merco S.A. Nivel 1 debe consultarse el Procedimiento de Solicitud de Servicios.2.9. Para ampliar detalles relacionados con las compras operativas de Servitransa S.A. debe consultarse el Instructivo Planificacin del despacho y contratacin del vehculo.2.10. Para ampliar detalles relacionados con las compras operativas de Merco Cargo S.A. puede tomarse como referencia la Gua para compras operativas Embarcador Internacional.2.11. Para Opermerc Andinos S.A.S, las compras operativas mayores a $150.000.oo pesos sern autorizadas por el Gerente Operativo. En caso de presentarse algn imprevisto que impacte gravemente la prestacin del servicio, la Gerencia Financiera podr autorizar compras por montos mayores desembolsadas de la caja menor.3. DEFINICIONES

Solicitud de Compra: Documento en el que los usuarios o reas solicitantes, especifican los artculos o servicios que requieren, indicando su justificacin de compra y prioridad. Orden de Compra: Es el documento formal mediante el cual se le comunica al Proveedor la intencin de compra de un bien contratacin de un servicio. Prioridad de Compra ALTA: corresponden a todas aquellas compras de bienes o servicios requieren de 1 a 3 das para su adquisicin o ejecucin. Prioridad de Compra MEDIA: corresponden a todas aquellas compras que tengan un rango de espera de 4 a 10 das para su adquisicin o ejecucin. Prioridad de Compra BAJA: corresponden a todas aquellas compras que tengan un rango de espera de 11 a 20 das para su adquisicin o ejecucin.4. PROCEDIMIENTO

ETAPADESCRIPCINRESPONSABLEREGISTRO

1Seleccionar ProveedorSe selecciona el proveedor, segn los criterios establecidos en la matriz de compras. Cargos Responsables Matriz de ComprasRegistro de proveedorVerificacin Datos conductores

2Creacin de Proveedor en SistemaSi el proveedor no se encuentra en el listado de Proveedores se debe crear en el sistema.Asistente ContableListado de Proveedores Fomplus

Sistema SYSCOM

3Generar Solicitud de CompraUna vez confirmada la no existencia de un bien, se diligencia la Solicitud de Compra en el cual se describen las diferentes cotizaciones de cada proveedor.

En ella se determina el nivel de prioridad de la compra para el proceso solicitante.

Las prioridades se determinan as: ALTA, MEDIA y BAJA. (Ver Definiciones).La Solicitud debe estar revisada por el lder del proceso, quien ha recibido respuesta de la no existencia del bien en inventario por parte de la Gerencia Administrativa.

Compras Generales

(Puede aplicar a las 4 empresas)

Cargo SolicitanteSolicitud de CompraSolicitud de Servicios

Agencia de Aduanas Merco S.A. Nivel 1

Gerente o Jefe Operativo de SucursalSolicitud de servicio, Correo electrnico o comprobante de entrega de mercancas al transporte

Merco Cargo S.A.

Gerente Comercial o Auxiliar OperativoInstrucciones de Embarque/ Reserva

Servitransa S.A.

Jefe Operativo / Jefe de SeguridadMUC, Orden de Carga (cuando sea aplicable)

Solicitud de Compra

Opermerc Andinos S.A.S

Asistente Administrativo Solicitud de Compra / Servicio

4 Aprobacin de CompraLas compras sern aprobadas dependiendo del tipo de compra y de su urgencia (Ver polticas).Si existen acuerdos previos formales obtenidos con los proveedores, este paso puede ser obviado, realizando directamente la orden.Gerente Financiera

Subgerente FinancieraJefe Financiero

Gerente Operativo (Opermerc)Solicitud de Compra con Visto bueno

5Orden de CompraUna vez autorizada la Compra por el Cargo Responsable se genera la Orden de Compra de Bien o Servicio, se enva al proveedor especificando las instrucciones. Compras Generales

(Puede aplicar a las 4 empresas)

Asistente AdministrativaOrden de Compra Bien y/o Servicio, o Solicitud de Servicios, Contrato

Agencia de Aduanas Merco S.A. Nivel 1

Gerente o Jefe de sucursal

Solicitud de servicio, o Correo electrnico o comprobante de entrega de mercancas al transporte

Merco Cargo S.A.

Gerente OperativoInstrucciones de Embarque/ Reserva

Servitransa S.A.

Jefe OperativoMUC, Orden de Carga (cuando sea aplicable)

Orden de Compra de Bien o servicio

Opermerc Andinos S.A.S

Asistente AdministrativoOrden de Compra Bien o Servicio, Contratos.

6Verificar el Bien o Servicio compradoLos artculos servicios son verificados de acuerdo a lo solicitado mediante el documento que soporta la compra del bien o servicio.Compras Generales

(Puede aplicar a las 4 empresas)

Responsable del Proceso o el Solicitante Remisin o factura Firma de recibido y sello

Merco Cargo S.A. y Agencia de Aduanas Merco S.A.

Ejecutivo de CuentaOrden de compra y servicio o documento soporte valido

Servitransa S.A./ Multitransa

Jefes Operativos

ContabilidadControl de Rutas, Remisin

Opermerc Andinos S.A.S

Asistente Administrativo

Jefe de MantenimientoRemisin, Contratos, Facturas

Firma de recibido y sello

Tratamiento al Producto no conforme cuando aplique.

7Evaluacin del ProveedorSegn los criterios de evaluacin, al hacer entrega del bien o del servicio se evaluar el desempeo de proveedor en las rdenes de Compra siempre y cuando estos incumplan con alguno de dichos criterios y se registrara como Producto/Servicio No Conforme con su respectivo tratamiento.Trimestralmente se analizaran los resultados y se ponderar de acuerdo a lo establecido en la poltica de Evaluacin de Proveedores.Gerencia GeneralGerente Financiero

Subgerente FinancieraJefe Financiero

Gerente Operativo

Asistente AdministrativaEvaluacin de ProveedoresEvaluacin de Proveedores-Conductores

Cuando sea solicitud del cliente se realizaran auditoras anuales a los proveedores crticos, para verificar el cumplimiento de las normas, aspectos legales, laborales, de control y Seguridad, HSE y dems requisitos solicitados por nuestros clientes.Jefe de Sistemas de Gestin Programa de Ejecucin de AuditoriasPlan de Ejecucin de Auditoria

Informe de Auditoria

8Notificacin de EvaluacinDe acuerdo a los resultados obtenidos en la evaluacin se le notificar al proveedor su desempeo y si amerita tomar acciones de mejora.

Si el caso corresponde a toma de acciones el proveedor ser reevaluado.Gerente General

Subgerente FinancieroJefe financieroCorreo de Felicitacin o Acta de Reevaluacin

9Programacin de pagoSegn listado de cuentas por pagar se efecta la programacin de los proveedores, de acuerdo a vencimiento. Se enviar a las agencias la autorizacin por fax o mail.Gerente Financiero

Subgerente FinancieroTesoreraProgramacin firmada

10Ejecucin del pagoUna vez elaborada la programacin de pago se proceder a pagar las facturas autorizadas por Gerencia Financiera, por los diferentes medios de pago asignados (cheques, electrnicos).Asistente Financiero/

TesoreraEgresos/ Relacin del pago electrnico

11Entrega de los medios de pagoLos cheques para entrega personal sern entregados a la Auxiliar Administrativa y Financiera con su respectiva relacin los cuales debern ser reclamados por las personas autorizadas por el proveedor.

Al final del da de pago los cheques no entregados se devolvern a la Subgerente Financiera debidamente relacionados.

Los cheques para consignar sern seleccionados por la Tesorera para ser entregados al mensajero con la consignacin debidamente diligenciada y con relacin de entrega firmada por l para su seguimiento contra consignaciones.

Tesorera/

Asistente

Financiera/

Auxiliar Administrativa y Financiera

Egresos firmados / transferencia

12Confirmacin de pagos a proveedoresInformacin al proveedor y/o Sucursal del pago realizado por los diferentes medios de pago.

TesoreraConsignacin o transferencias

13ArchivoLos egresos debern contener el respectivo soporte del pago

(Firma de quien recibe el pago o volante de consignacin) antes de ser enviado al departamento de archivo.TesoreraRelacin de Egresos

5. DOCUMENTOS ASOCIADOS

Solicitud de Compra

Orden de Compra de Bien o Servicio Instructivo Planificacin del despacho y Contratacin de vehculos Gua para compras operativas Embarcador Internacional Procedimiento de Solicitud de Servicios. Listado de Proveedores Aprobados. Instrucciones de Embarque Manifiesto nico de Carga (MUC) Remesa de Transporte (RMT) Orden de Carga Contratos Solicitud de Servicio (Especifica por ciudad y para Agencia de Aduanas Merco S.A. Nivel 1) Barranquilla: Formato de Solicitud de servicio

Cartagena: Formato de SPRC, TERMINAL MARITIMO MEB, CONTECAR

Bogot: Carta solicitud de Servicio al depsito

Ipiales: Carta solicitud de Servicio al depsitoPgina 7 de 7