ROSSMERY STEPHANY GARAY GONZALES

PROCEDIMIENTO DE COMPRASPara las compaas el proceso de compras se compone de ocho pasos claros.

1. Identificar una necesidadIdentifica la necesidad para la compra de un producto. Por ejemplo, una compaa de csped quiere ofrecer servicios de podado a sus clientes. Para hacer esto necesita comprar una podadora. Entonces, se identifica la necesidad de realizar la compra de un producto, una podadora.2. Seleccionar el producto especficoSelecciona un producto especfico para cubrir la necesidad. Por ejemplo, la compaa de csped debe seleccionar qu tipo de podadora de entre las mltiples variedades del mercado de empujar y montar cubre la necesidad de la compaa de una podadora de mejor manera.3. Asignar a un equipo de compraRene a un equipo para administrar el proceso de compra, incluyendo finalizar la lista de especificaciones tcnicas requeridas para el producto y el proceso de solicitud de cotizacin y realizacin del contrato.4. Especificaciones tcnicasHaz una lista de especificaciones tcnicas requeridas para asegurar que el producto cumpla las necesidades de la compaa.5. Presupuesto para la compraEstablece un presupuesto para la compra dependiendo del rango de precios identificado en la investigacin hecha en el paso 3.6. Investiga a proveedores potencialesInvestiga los diversos tipos de productos que cubren la necesidad junto con sus proveedores para identificar el modelo ms durable al mejor precio. Si la compaa de csped decide comprar una podadora de montaje, se realiza una investigacin sobre qu marca y fabricante proporciona el producto ms duradero por el precio solicitado.7. Solicitar cotizacinSolicita cotizaciones de los fabricantes y proveedores del producto identificado que cubra todas las especificaciones tcnicas requeridas.8. Adjudicacin del contratoSelecciona a un proveedor de entre las cotizaciones enviadas y realiza el contrato de compra.El proceso puede variar de unaempresaa otra debido a la actividad principal. Laempresa industrial centra sus compras en los materiales que utiliza para elaborar el producto. La empresacomercial, por su parte, busca conseguir el producto a un precio competitivo. Y por ltimo, para laempresade servicios la variable principal es satisfacer las necesidades del cliente.Algunas veces el proceso de compras es largo y complejo debido a que para tomar una decisin final se necesita informacin o respuesta de otras empresas.En el primer paso la compaa identifica una necesidad, para la cual la respuesta es la compra de un producto. El paso final es la ejecucin de un contrato de compra. Los pasos intermedios construyen un proceso organizado e informado que tiene como resultado que la compaa compre el producto correcto para cubrir su necesidad de un proveedor calificado cuyo producto es el ms duradero por el precio.LAS 5 FASES DEL PROCESO DE DECISIN DE COMPRA

TIPOS DE COMPRASLas compras tienen su origen en las necesidades y stas pueden ser: Compras especiales.Las compras especiales tienen lugar cuando hay que adquirir bienes de uso (ordenador, mquina, mobiliario, vehculo); es decir, no compramos materiales para transformar o artculos para la venta.La caractersticageneralde estas compras es que la inversin es grande y la decisin de compra es consultada con los usuarios del bien. Compras anticipadas.Estas compras se realizan antes de que surja la necesidad, que tendr lugar a medio o largo plazo. La compra anticipada es una estrategia que se puede aplicar en artculos bsicos o con algunos tipos de mercanca. Tambin podemos anticipar la compra cuando se anuncia la subida del precio de un producto. Compras estacionales.Son compras que se hacen paraproductosde temporada; su finalidad es atender la demanda estacional de ciertos artculos. La previsin de estas compras se hace partiendo de las ventas realizadas en el mismo periodo del ao anterior. Compras rutinarias.Son las compras que se hacen en pequeas cantidades, con entrega diaria de mercanca. Su caracterstica es atender las necesidades del da a da con una inversin de bajo riesgo. Compras oportunidad.La compra oportunidad tiene lugar cuando encontramos la ocasin de comprar a precios de ganga; la inversin supone un riesgo, que si el resultado es positivo dar un beneficio extra. Compras de urgencia.Estas compras no suelen ser de gran volumen y generalmente se realizan para cubrir necesidades urgentes. Otras veces, la compra de urgencia es una solucin estratgica para satisfacer la demanda de los clientes, cuando la empresa tiene que mantenerse al ritmo de los cambios rpidos en la moda.Generalmente, el proceso de estas compras se hace de forma rpida, no se dispone de tiempo para comparar presupuestos.

PARTICIPANTES DELPROCEDIMIENTODE COMPRASLos iniciadores: Son aquellos que perciben una oportunidad o un problema que podra requerir que se compre un producto o servicio nuevo y, por ello, inicia el proceso de la compra. Casi cualquierpersona, de cualquier nivel de la empresa, puede ser iniciadora. Por ejemplo: si los obreros de produccin se quejan porque el equipo es anticuado e ineficiente, activarn la adquisicin de maquinaria nueva.a. Los usuarios:Son los miembros de laorganizacinque tienen que usar o trabajar con el producto o servicio, y con frecuencia, influyen en la decisin de compra. Por ejemplo: los operadores de una perforadora pueden solicitar algerentede compras que adquiera las brocas con determinado proveedor, porque stas duran afiladas mstiempoy disminuyen los lapsos deparoen la planta.b. Los influyentes:Proporcionaninformacinpara evaluar productos y proveedores alternativos y, con frecuencia, desempean un rol central cuando establecen las especificaciones y los criterios que servirn para tomar la decisin de compra. Por ejemplo: son los tcnicos expertos de diversos departamentos, en ocasiones, incluyen a los usuarios.c. Los porteros:Controlan el flujo de informacin a otras personas participantes en el proceso de compra. Incluyen al agente de compras de la organizacin y a los vendedores de los proveedores. Los porteros influyen en la compra porque controlan el tipo y la cantidad de informacin que llega a las dems personas que deciden. Han dos tipos de porteros: Los escudos:por ejemplo las secretarias que deciden cuando pasar una llamada a los ejecutivos. Los filtros:como el gerente de compras que rene propuestas de tres compaas distintas y decide qu le dir a los dems elementos del centro de compras respecto de cada una de ellas El gerente de compras filtra la informacin y opta por pasar nicamente la informacin ms valiosa y til para la empresa.d. Los compradores:Son lo que de hecho, se ponen en contacto con la organizacin de ventas y hace un pedido. En casi todas las empresas, los compradores tienen facultades para negociar las compras. En algunos casos, tambin tienen amplia discrecionalidad. En otros casos, estn bastante limitados por las especificaciones tcnicas y otros requisitos contractuales establecidos por los tcnicos expertos y por ladireccinde la compaa.e. Los decisores:Es la persona que en ltima instancia, est facultada para tomar la decisin de comprar. En ocasiones los compradores tienen esta facultad, pero con frecuencia sta queda en manos de los ejecutivos de ms alto nivel jerrquico. Como por ejemplo: cuando se adquiere algn tipo de equipo de cmputo o maquinaria, cuyainversines considerable, y las especificaciones de las mismas son muy importantes, lo msseguro, es que la decisin sea tomada por un alto ejecutivo.f. Los que controlan:Es la persona que determina elpresupuestopara la compra. En ocasiones hay un presupuesto establecido independientemente de la compra; por ejemplo, unaoficinaregional que esclientede Xerox puede tener un presupuesto para equipo de oficina, establecido por la empresa al inicio del ejerciciofiscal. As, cuando es preciso cambiar una copiadora, elcostodeber ajustarse al presupuesto. En otras ocasiones, el que controla puede ser el diseador de un producto, que est tratando de que su costo se ajuste a un presupuesto determinado.CICLO DE COMPRASA continuacin podrs identificar las cinco etapas principales de un ciclo de compras:1. ANLISIS DE LA SOLICITUD DE COMPRACorresponde a la primera etapa del ciclo de compras y comienza cuando el organismo encargado de adquisiciones recibe la solicitud de compras, emitida por el rea de punto o seccin que requiera un determinado producto.El organismo de compra efecta el anlisis del pedido, para conocer los antecedentes del material requerido tales como: Especificaciones, cantidades requeridas, poca adecuada para su recepcin entre otros.Debes tener muy en claro que en muchas empresas, las solicitudes de compras, se hacen llegar al organismo encargado a travs de un listado que adems de contener los antecedentes del material requerido, tambin lleva otros datos como son: Ficha de ltima compra, Nombre del proveedor, Cantidad comprada y Precio de venta.2. INVESTIGACIN Y SELECCIN DE PROVEEDORES:sta es la segunda etapa del ciclo de compras la que podemos dividir en dos partes: La Investigacin: Consiste en investigar y estudiar los posibles proveedores de los materiales requeridos. Esta investigacin la realiza el organismo encargado de compras y parte con la verificacin de los proveedores ya registrados. Debes tener claro que muchos proveedores buscan las empresas a travs de sus ejecutivos de ventas correspondientes y en la actualidad, va Internet (e-mail, correo electrnico); estos para ser calificados para posibles consultas, envan datos para su registro, como nombre, direccin, capital social, productos o servicios ofrecidos, referencias de los clientes, etc. Es necesario recordar que Proveedores son las empresas que producen las materias primas e insumos necesarios y que los venden.En el Banco de Datos, podemos clasificar a los proveedores como: Proveedor Real, que es aquel que ya efectu ventas de materiales o insumos a la Empresa. Proveedor Potencial aquel que puede ser candidato para futuros abastecimientos. La Seleccin: Consiste en comparar las propuestas o cotizaciones recibidas de los proveedores y elegir cual es el que mejor atiende las conveniencias de la empresa. Para una buena seleccin del proveedor se deben considerar diversos criterios tales como: precio, calidad del material, condiciones de pago, descuentos, plazos de entrega, confiabilidad en el cumplimiento de plazos, etc.Debes tener presente que a pesar de los diversos criterios, generalmente el "precio" es la referencia ms importante en la seleccin de los proveedores.La investigacin de los proveedores bsicamente es una estadstica del mercado que permite verificar cuales son las posibles fuentes de suministro de un material requerido. La tarea de seleccin y eleccin de proveedores la hace el organismo de compras y tiene como base la comparacin entre los posibles proveedores.De acuerdo a lo anterior podemos concluir que la investigacin permite una comparacin de los diversos proveedores calificados, mientras que la seleccin es una decisin sobre cul ser el escogido para proveer el material requerido.3. NEGOCIACIN CON EL PROVEEDOR:Una vez que se ha escogido el proveedor ms adecuado, el organismo de compras empieza a negociar con l la adquisicin del material requerido, dentro de las condiciones ms adecuadas de precios y pago. La atencin y cumplimiento de las especificaciones exigidas de material y el establecimiento de plazos de entrega, deben ser asegurados en la negociacin. La negociacin es la tercera etapa del proceso y sirve para definir cmo se har la emisin de la orden de compra al proveedor.La Orden de Compra es un contrato formal entre la Empresa y el Proveedor, en ella se detallan las condiciones en que se realiz la negociacin, ya que tiene la fuerza de un contrato. Su aceptacin implica cumplir con todas las condiciones estipuladas. El comprador por una parte es el responsable de las condiciones y especificaciones contenida en la orden de compra, mientras que el proveedor debe estar plenamente informado de todas las clusulas, pre-requisitos y criterios exigidos por la Empresa, los procedimientos de recepcin del material, los controles y especificaciones de calidad, etc., para que el pedido de la compra sea legalmente valido.Qu es la Negociacin?, Se le da este nombre a los contactos entre el organismo de compra y el proveedor para reducir las diferencias y llegar a un trmino medio; cada parte cede un poco para que ambos se beneficien.4. ACOMPAAMIENTO DEL PEDIDO (FOLLOW-UP):Hecha la orden de compra, el organismo de compras necesita asegurarse que la entrega del material se har de acuerdo a los plazos establecidos, calidad y cantidad negociada y por lo tanto debe haber un seguimiento del pedido, a travs de constantes contactos personales o telefnicos con el proveedor. Esto significa que el organismo de compras no abandona al proveedor despus de haber emitido la orden de compra.El seguimiento o acompaamiento representa una constante supervisin del pedido y una cobranza permanente de resultados. Cuando la compra es de gran volumen, algunas Empresas realizan el seguimiento en fechas y plazos preestablecidos. De aqu la denominacin Follow-Up, trmino en ingles que significa seguir, acompaar, fechar. La etapa de Follow-Up permite localizar en forma anticipada los problemas y xitos, sorpresas desagradables; a travs de l, el organismo de compras puede apurar el pedido, exigir la entrega en los plazos establecidos y/o intentar complementar el atraso con otros proveedores.5. CONTROL DE LA RECEPCIN DEL MATERIAL COMPRADO:Es la quinta etapa del ciclo de compras y se da cuando el organismo de compras recibe del proveedor el material solicitado en la orden de compra. En la recepcin del material, el organismo de compras verifica si las cantidades estn correctas y, junto con el organismo de control de calidad, realiza la inspeccin para comparar el material con las especificaciones determinadas en la orden de compra, esta operacin es la que se llama Inspeccin de calidad en la recepcin del material. Confirmada la cantidad y calidad del material, el Organismo de Compras autoriza a la bodega o almacn, recibir el material y encomienda al Organismo de Tesorera o Cuentas por Pagar, la autorizacin para el pago de la factura al proveedor, dentro de las condiciones de precio y plazo de pago estipulado.