procedimiento de control de gastos · 2016-07-25 · interna el original y copia de dicho formato...

Procedimiento de Control de Gastos

Procedimiento Control de Gastos

Versión: 01

Vigente a partir de: 14/12/2015

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ÍNDICE

1 INTRODUCCIÓN ................................................................................................................. 4

2 OBJETIVO........................................................................................................................... 4

3 ALCANCE ........................................................................................................................... 4

4 POLÍTICAS .......................................................................................................................... 5

4.1 POLÍTICAS GENERALES ................................................................................................................ 5 4.2 DE LOS ANTICIPOS DE GASTOS ...................................................................................................... 7 4.3 DE LA COMPROBACIÓN DE GASTOS ............................................................................................... 7 4.4 DE LA ASIGNACIÓN Y USO DE TARJETA DE CRÉDITO CORPORATIVA ...................................................... 9 4.5 DE LA COMPROBACIÓN DE LA TARJETA DE CRÉDITO CORPORATIVA ................................................... 10 4.6 DE LA SOLICITUD DE VIAJE ......................................................................................................... 10 4.7 DE LOS GASTOS DE VIAJE ........................................................................................................... 11 4.8 DE LA COMPROBACIÓN DE GASTOS DE VIAJE ................................................................................. 11 4.9 DE TRANSPORTE POR GASTOS DE VIAJE ........................................................................................ 12 4.10 DE LOS VIÁTICOS PARA ALIMENTOS Y HOSPEDAJE ....................................................................... 12 4.11 DEL MANEJO DEL FONDO FIJO ................................................................................................ 13

5 MAPA DE PROCESO (NIVEL 2) ........................................................................................... 14

6 PROCEDIMIENTOS ............................................................................................................ 15

6.1 COMPROBAR GASTOS ............................................................................................................... 15

7 INDICADORES. ................................................................................................................. 16

8 GLOSARIO ........................................................................................................................ 16

9 DOCUMENTOS DE REFERENCIA ........................................................................................ 16

10 CONTROL DE VERSIONES............................................................................................... 16

11 ANEXOS........................................................................................................................ 16


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1 Introducción

El presente documento da a conocer las políticas y los procedimientos a los cuales se deben apegar los Colaboradores al momento de efectuar gastos derivados de las diferentes actividades que realiza la empresa, buscando el cumplimiento al presupuesto autorizado por Dirección. Dichos lineamientos fueron establecidos para garantizar un control adecuado de las erogaciones hechas por la empresa, garantizando con esto la eficiencia en la administración de la empresa y el manejo del efectivo de la misma.

2 Objetivo

Dar a conocer los lineamientos para la operación de los gastos generados por las

diferentes necesidades de la empresa; a través de la explicación detallada de cada uno

de los procesos que los Colaboradores deben seguir para los mismos, con la finalidad de

garantizar un adecuado y eficiente control de los egresos.

3 Alcance

Este manual es de aplicación general para todas las áreas de Grupo Financiero Aserta y sus empresas filiales.


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4 Políticas

4.1 Políticas Generales

1. No se proporcionará dotación de efectivo si existen partidas pendientes de comprobar con anterioridad.

2. No se proporcionará dotación de efectivo a través del fondo fijo de caja chica. 3. La papelería debe solicitarse a través del sistema de compras debiendo reunir las

autorizaciones correspondientes. 4. Para la autorización de cualquier tipo de gasto, todos los colaboradores deben

apegarse al siguiente cuadro de facultades:

Rango de Importes Jerarquía

de $1.00 hasta Sin Límite Director General

de $1.00 hasta $1,000,000.00 Director de área

de $1.00 hasta $500,000.00 Subdirector de área

5. Las autorizaciones por jerarquía especificadas en el presente apartado, deben asegurar que se cumplan con las presentes políticas.

6. Todo gasto deberá ser autorizado por un tercero, de acuerdo al cuadro de facultades del punto anterior. Por lo que por ningún motivo los funcionarios autorizados podrán autorizar sus propios gastos.

7. Los gastos considerados como personales que no estén justificados para los fines originales de la solicitud deberán ser cubiertos por el colaborador.

8. Los gastos relacionados con los colaboradores de San José deberán ser cubiertos bajo la razón social de Corporación de Servicios San José S.A. de C.V. Grupo Financiero Aserta.

9. Los gastos relacionados con los colaboradores de la aseguradora del ramo de vida deberán ser cubiertos bajo la Razón Social de Aserta Seguros Vida S.A. de C.V. Grupo Financiero Aserta.

10. Es responsabilidad de la Gerencia Fiscal, actualizar y dar a conocer al área de cuentas por pagar los requisitos fiscales referidos en la presente política de acuerdo a los cambios en la LISR.

11. Todo gasto erogado con tarjeta corporativa o del cual se haya otorgado anticipo por el monto total o parcial para su pago y que se hubiese registrado como gasto por comprobar, deberá ser comprobado en un plazo no mayor a 7 días naturales posteriores a la fecha en que se otorgó el anticipo o a partir de la fecha en que se efectuó el pago con la tarjeta corporativa; en el caso de gastos de viaje el plazo iniciará a partir del regreso del viaje del colaborador o funcionario. En caso de no ser comprobado dentro del plazo antes referido, el monto no comprobado será descontado vía nómina en la quincena inmediata siguiente.

12. Los gastos por sesiones de trabajo que no excedan de un monto de $1,000.00 M/N (Un Mil Pesos Moneda Nacional) podrán ser reembolsados por la caja chica de cada sucursal.


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13. Toda autorización de gastos (Anticipo o Reembolso) deberá contar con la siguiente combinación de firmas de autorización: Director, Subdirector o dos gerentes de forma mancomunada, de no ser así no procederá el trámite.

14. Los gastos de Taxi, sólo podrán ser reembolsables cuando estén debidamente autorizados y se presenten con las facturas correspondientes (archivos .PDF y .XML).

15. Para que un gasto sea deducible deberá ser estrictamente indispensable para los fines de la actividad de la empresa y deberá estar amparada con un comprobante fiscal. Los pagos cuyo monto exceda los $2,000.00 M.N se deben efectuar mediante transferencia electrónica, cheque, y tarjeta de crédito o débito, de conformidad con el artículo 27 fracción III de la Ley de ISR.

16. Toda solicitud de pago debe enviarse conforme a la siguiente tabla:

Concentrador: Sucursal:

Cuentas por Pagar en Torre Jade Sucursales del D.F.

Satélite

Querétaro

Pachuca

Toluca

Guadalajara (Administración Occidente)

Monterrey (Administración Centro)

Puebla (Administración Sureste)

Sucursal Guadalajara

(Administración Occidente) Morelia

Obregón

Hermosillo

Culiacán

León

Tijuana

Sucursal Monterrey

(Administración Centro) Tampico

Cd Juárez

Chihuahua

Torreón

Sucursal Puebla

(Administración Sureste) Villahermosa

Veracruz

Mérida


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4.2 De los anticipos de gastos

1. Toda solicitud de anticipo de gastos, deberá ser solicitada por medio del “Formato de Solicitud de Anticipo de Gastos de Viaje” (Ver anexo 7.1), debidamente requisitado, firmado y autorizado de acuerdo al cuadro de facultades generales y ser presentado en original y copia

2. Es facultad del Responsable de la Administración Divisional en sucursales foráneas verificar que el “Formato de Solicitud de Anticipo de Gastos de Viaje”, se encuentre debidamente requisitado y autorizado, así como agilizar el trámite, enviando de forma electrónica dicho formato al área de Cuentas por Pagar, así como los originales por mensajería interna.

3. No se otorgarán anticipos a los colaboradores que tengan gastos pendientes por comprobar, debiendo notificar al colaborador el motivo del rechazo.

4. Toda solicitud de anticipo se llevará a cabo 24 horas después de la recepción completa de la misma

5. Todo anticipo deberá ser respaldado con la siguiente documentación: a. Formato de Solicitud de Anticipo de Gastos de Viaje (original y copia) b. Póliza Contable (original) c. Transferencia del anticipo (copia)

4.3 De la comprobación de gastos

1. Toda comprobación de gastos deberá ser respaldada con la siguiente documentación:

a. Formato de Comprobación de Gastos de Viaje, Representación o Sesiones de Trabajo (Ver anexo 7.2) (original y copia) debidamente requisitado y autorizado, especificando claramente todos los gastos, evitando términos como “varios”, “extras”, “otros”, aun cuando no exista comprobante del gasto efectuado.

b. Comprobantes o facturas requisitadas correctamente con los datos de la empresa que cumplan con los requisitos fiscales de ley. En caso de que los comprobantes no cuenten con los datos fiscales correctos, el gasto correrá por cuenta del colaborador. (Ver anexo Requisitos de los Comprobantes Fiscales)

c. Las facturas electrónicas .PDF y .XML se deberán enviar al área de Cuentas por Pagar, donde serán validados en la página del SAT

d. Comprobante de depósito bancario (Cuando exista saldo a favor de la empresa)

2. Los gastos de representación para los Directores serán autorizados por el Director Ejecutivo al que reportan y los gastos de estos últimos deberán ser autorizados por la Dirección General, ambos independientemente del monto del mismo.

3. Todo gasto deberá ser comprobado en el plazo establecido en la política 4.1 numeral 11).


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4. Todo saldo a favor de la Institución derivado de un anticipo, deberá ser depositado a la cuenta bancaría que el área de Cuentas por Pagar le indique, debiendo adjuntar el comprobante de depósito a su comprobación de gastos.

5. Es responsabilidad de la Administración Divisional en sucursales foráneas verificar que el “Formato de Comprobación de Gastos de Viaje, Representación o Sesiones de Trabajo”, se encuentre debidamente requisitado, autorizado, que cuente con los comprobantes de gastos y que los montos de los gastos se encuentren de conformidad con los límites autorizados, así como enviarlos por correo electrónico al área de Cuentas por Pagar para su registro, enviando posteriormente por mensajería interna el original y copia de dicho formato con los originales de los comprobantes de gastos.

6. Los gastos por conceptos de pasaje sin comprobantes son reembolsables hasta la cantidad de $200 pesos diarios, debiendo especificar el origen y destino de cada viaje en el formato “Comprobación de Gastos de Transporte”.

7. Los gastos de gasolina de autos propiedad del Colaborador, serán reembolsables de conformidad con lo que establece el Artículo 50 del reglamento del ISR, cuyo límite es de 93 centavos por kilómetro recorrido, sin que el kilometraje exceda de 25,000 km. dentro del ejercicio fiscal. Estos gastos deben contar con autorización del Jefe Inmediato.

8. Los comprobantes con cifras y/o datos sobrepuestos, alterados, con borraduras, enmendaduras o anomalías no serán válidos para la comprobación, en estos casos el gasto correrá por cuenta del Colaborador aun cuando se cuente con la firma de autorización. Estos casos serán notificados al solicitante

9. Todo saldo a favor del colaborador le será reembolsado al día siguiente de la recepción de la comprobación de gastos.

10. Es responsabilidad del área de Cuentas por Pagar enviar a archivo, la siguiente documentación para su resguardo y control:

a. Formato de Comprobación de Gastos de Viaje, Representación o Sesiones de Trabajo (original)

b. Comprobantes de gastos (original) c. Facturas correspondientes por gastos de representación (original) d. Ficha de Depósito o transferencia (original), en caso de que exista un saldo

a favor de la empresa por un anticipo recibido. e. Recibo de Caja (copia), en su caso.


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4.4 De la asignación y uso de tarjeta de crédito corporativa

1. Las tarjetas de crédito corporativas serán asignadas exclusivamente para gastos por concepto de viajes y representación, de acuerdo a la siguiente tabla:

Funcionario: Límite de Crédito:

Director General $200,000.00

Director de área $75,000.00

Subdirectores autorizados $35,000.00

Cualquier asignación adicional de tarjeta de crédito corporativa a algún funcionario con un nivel diferente al establecido en la presente política deberá contar con autorización de Dirección General. El funcionario será responsable del uso y manejo de la tarjeta asignada y se comprometerá a devolverla en el momento en que termine la relación laboral o le sea solicitada por algún otro motivo.

2. Los conceptos autorizados para el uso de la tarjeta corporativa son los siguientes: a. Gastos de viaje autorizados de conformidad con la política en vigor b. Reservaciones y cargos autorizados en hoteles c. Gastos generados por cancelación de avión y reprogramación de vuelos d. Compra de boletos de avión e. Gastos de representación f. Otros conceptos específicos que se autoricen a funcionarios, por motivo del

cumplimiento de la función que desempeñan Cualquier gasto que no esté relacionado con los puntos antes mencionados o sea considerado para fines personales tendrá como consecuencia la cancelación automática de la tarjeta de crédito.

3. La empresa absorberá el costo de la anualidad de la tarjeta corporativa, 4. En los casos de la terminación de la relación laboral con alguno de los funcionarios

mencionados en la presente política, será responsabilidad de la Dirección Ejecutiva de Personal y Compromiso Social recoger la tarjeta de crédito corporativa, antes de efectuar el finiquito correspondiente, entregando la misma al área de Cuentas por Pagar para su destrucción y baja correspondiente ante el Banco emisor.

5. Todo funcionario facultado, de acuerdo a la política No. 1 del presente apartado, que requiera el uso de una tarjeta de crédito corporativa, debe solicitarlo por correo electrónico al Subdirector de Administración, justificando los motivos por los cuales lo requiere.

6. Todo trámite de apertura, recepción y asignación de tarjetas corporativas, deberá ser únicamente por medio del área de Cuentas por Pagar, con autorización de la Subdirección de Administración.

7. Toda tarjeta de crédito deberá contar con un expediente, con la siguiente documentación:

a. Contrato de tarjeta individual (copia) b. Formato de entrega de tarjeta de crédito (copia)


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c. Correo de solicitud de autorización para la asignación de la tarjeta de crédito corporativa (copia)

4.5 De la comprobación de la tarjeta de crédito corporativa

1. El funcionario deberá presentar el formato de “Comprobación de gastos de viaje, representación o sesiones de trabajo” debidamente requisitado y autorizado por su Jefe Inmediato, así como, los comprobantes de los gastos (PDF y XML), al área de Cuentas por Pagar dentro de plazo establecido en la política 4.1 numeral 11) del presente manual.

2. Cuando un funcionario no realice la comprobación de sus gastos, el área de Cuentas por Pagar debe reportarlo a la Gerencia de Nómina y Prestaciones para su descuento vía nómina en la quincena siguiente.

3. Es responsabilidad del funcionario comprobar o aclarar todos los cargos que aparezcan en su estado de cuenta mensual de la tarjeta de crédito corporativa, para lo cual debe apegarse a las políticas y procedimientos de comprobación de gastos vigentes.

4. En caso de pérdida, clonación o robo de la tarjeta de crédito corporativa, el funcionario debe reportarlo por escrito tanto a la institución financiera emisora de la tarjeta de crédito corporativa como a la Subdirección de Administración y área de Cuentas por Pagar, en un plazo no mayor a 48 horas, después de haber ocurrido el incidente.

4.6 De la solicitud de viaje

1. Todo viaje de negocios nacional debe ser tramitado a través del Área de Servicios. 2. Todo colaborador (área metropolitana o foráneo, mediante el área de administración

divisional) que requiera un anticipo para viaje, deberá requisitar el formato de “solicitud de anticipo de gastos de viaje”, debidamente requisitado, firmado y autorizado de acuerdo con el cuadro de facultades del apartado No. 5, de las Políticas Generales, y entregarlo físicamente o por correo electrónico al área de Servicios con 5 días hábiles de anticipación al viaje, solicitando la reservación de la aerolínea y del hospedaje. En caso de existir algún inconveniente se deberán indicar por escrito los motivos del rechazo.

3. Todo gasto relacionado con el trámite de boletos de avión y reservaciones del hotel deberá ser por medio de la tarjeta de crédito corporativa destinada para el pago de viajes.

4. Las reservaciones sólo podrán ser en hoteles donde la empresa tenga convenio, apegándose a los montos establecidos, buscando la cercanía al lugar de trabajo durante el viaje.


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5. El área de Servicios deberá enviar por correo electrónico al colaborador; la clave de la confirmación de la reservación del vuelo y la confirmación de la reservación del hospedaje, por lo menos un día antes del viaje.

6. Todo cambio o cancelación de viaje deberá ser reportado al área de Servicios y al área de Cuentas por Pagar por lo menos con 2 días de anticipación antes de realizar el viaje.

7. Toda renta de automóvil deberá estar justificada y autorizada previo al evento, debiendo recabar la firma de autorización o correo electrónico de Dirección General a través del “formato de solicitud de anticipo de gastos de viaje”.

8. Todo viaje deberá contar con el siguiente respaldo documental: a. Reporte de los gastos a comprobar por la reservación de las aerolíneas

y de los hospedajes b. Facturas electrónicas de las aerolíneas c. Facturas electrónicas de los hospedajes d. Formato de solicitud de gastos de viaje o correos electrónicos.

4.7 De los gastos de viaje

1. Se entenderán como gastos de viaje; aquellas erogaciones destinadas a hospedaje, alimentación, transporte aéreo o terrestre y como Gastos de Representación; aquellos gastos incurridos para la atención de agentes, brokers, promotores, clientes, intermediarios de reaseguro, o aquellos gastos con posibilidades de una relación comercial.

2. Los viajes autorizados son exclusivamente para actividades de representación de la empresa, para asuntos profesionales y de trabajo.

3. Los gastos originados por los acompañantes no estarán cubiertos, a menos que se refiera a un evento especial y que se cuente con la autorización de Dirección General.

4. Las llamadas telefónicas de larga distancia que se efectúen por asuntos de oficina, son reembolsables de acuerdo a su comprobación (estados de cuenta).

5. Los gastos por concepto de lavandería dentro del hotel solo serán autorizados cuando el viaje sea mayor a 5 días.

4.8 De la comprobación de gastos de viaje

1. Toda comprobación de gastos de viaje deberá contar con todos los comprobantes, incluyendo original del boleto de avión (boleto electrónico), facturas electrónicas (PDF y XML), alimentos, peajes, gasolina, transporte terrestre, etc., estos comprobantes deben ordenarse cronológicamente de acuerdo a la fecha en que se efectuó el gasto.

2. Toda comprobación de gastos de viaje por concepto de kilometraje requerirá el detalle por día de los lugares visitados, así como el motivo de cada viaje.

3. Cualquier ajuste por cambio de escalas, boletos no autorizados o cancelaciones, deberá indicarse en el formato de “comprobación de gastos de viaje, representación o


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sesiones de trabajo”, debiendo notificar a quien hizo la reservación del boleto, para realizar la recuperación respectiva.

4. Para los casos donde el periodo del viaje sea mayor a un mes, se deberá enviar de forma semanal el formato “Comprobación de gastos de viaje, representación o sesiones de trabajo” al área de Cuentas por Pagar a través de la sucursal más cercana o por mensajería interna.

5. Los consumos en restaurantes como gastos de representación serán aceptados para su reembolso, quedando exceptuados: las cantinas y los bares. En cada factura deberá anotarse al reverso el nombre de los comensales así como el motivo de la reunión.

4.9 De transporte por gastos de viaje

1. Los únicos medios autorizados de transporte son el aéreo y el terrestre. 2. Es responsabilidad del colaborador resguardar la documentación para su posterior

comprobación de gastos, pudiendo ser: a. Boletos. b. Casetas de cobro de autopistas. c. Facturas por concepto de gasolina d. Facturas de tarifa de taxi

Los gastos generados por concepto de Gasolina sólo podrán ser pagados con tarjeta de crédito o débito.

3. La empresa sólo autorizará los viajes en clase turista, ya sean en autobús y/o avión. 4. En los viajes nacionales queda prohibido rentar automóvil, por lo que se debe utilizar

el transporte que autoriza la Empresa. 5. En viajes Internacionales, se podrá rentar un automóvil de clase económica, siempre

y cuando cuente con la autorización de la Dirección General.

4.10 De los viáticos para alimentos y hospedaje

1. Todo gasto por concepto de alimentos deberá estar acompañada de la factura de consumo de cada establecimiento, a nombre de la empresa, debiendo solicitar los archivos PDF y XML. Preferentemente los consumos deberán ser en el hotel de alojamiento, facilitando así su registro en la cuenta del mismo.

2. Todos los comprobantes de gastos deberán contar con la información legible y correcta de la empresa, de lo contrario no serán reembolsados o comprobados y el gasto correrá por cuenta del colaborador.

3. Se prohíben los reembolsos por gastos en establecimientos como; bares, discotecas, serví-bares y/o variedades de estos.

4. Los gastos por consumo de alimentos se podrán realizar en efectivo o tarjeta de crédito corporativa o tarjeta de crédito o débito personal en su caso, debiendo registrar el pago de propinas (sin exceder el 15% del total del consumo individual) en


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la factura de consumo y anexando el “voucher”. El presente tabulador ampara el total por desayuno, comida y cena por día, con los siguientes límites:

Alimentación Importe Territorio Nacional Importe en el Extranjero

Consumo Diario $750.00 $1,500.00

5. Todo gasto en exceso de este tabulador correrá por cuenta del colaborador. 6. Los gastos por alojamiento debe ser realizado en hoteles con los que la empresa

tenga convenio de acuerdo a lo establecido por el Área de Servicios, con apego a los siguientes límites:

Hospedaje Importe Territorio Nacional Importe en el Extranjero

Hospedaje Diario $2,000.00 $3,850.00

4.11 Del manejo del fondo fijo

1. Toda asignación de fondo fijo se respaldará con una carta custodia, misma que será emitida y resguardada en original por el área de cuentas por pagar. La renovación de esta carta será anual.

2. Es responsabilidad del Subdirector de Administración, determinar anualmente el monto del fondo fijo de cada sucursal. Esto será de acuerdo al histórico de eventos que se haya presentado en cada una.

3. Todo reembolso/ reintegro de fondo fijo para Sucursales, se debe realizar a través de una orden de pago a favor del encargado del fondo fijo en cada una de las Sucursales.

4. Los comprobantes que se presenten para el reembolso del fondo fijo, deben apegarse a las políticas de comprobación de gastos especificadas en el presente manual.

5. Queda prohibido hacer uso de caja chica / fondo fijo, para los siguientes conceptos: a. Comisiones a los agentes b. Pago a Proveedores c. Cualquier tipo de anticipo d. Fines personales e. Reclamaciones f. Intereses de reclamaciones g. Honorarios a médicos h. Honorarios por servicios profesionales independientes i. Gastos de viaje j. Encuadernación de tomos de diarios oficiales u otros k. Servicio de limpieza, mensajería o cualquiera otro asimilable a sueldos l. Préstamos a colaboradores o agentes m. Reparaciones de automóviles. n. Cuotas de inscripciones a revistas, asociaciones, becas etc.


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o. Conservación y/o reparación de inmuebles por montos superiores a $1,000.00 M/N.

6. El encargado de fondo fijo no debe aceptar el formato “Comprobante de gastos de viaje, representación o sesiones de trabajo”, si no se encuentra debidamente requisitado y autorizado; de lo contrario el encargado deberá absorber el gasto correspondiente. (Ver Políticas Generales)

7. Está estrictamente prohibido el uso del fondo fijo para fines personales, este hecho implicará una sanción administrativa.

8. El manejo del fondo fijo podrá ser auditable en cualquier momento, motivo por el cual se deberá realizar cuando menos un arqueo sorpresivo mensualmente.

9. El monto máximo autorizado para el pago de un gasto con el fondo fijo es de $1,000.00. M/N.

5 Mapa de proceso (Nivel 2)


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6 Procedimientos

6.1 Comprobar gastos


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7 Indicadores.

1. Por definir 2. Por definir

8 Glosario

1. Por definir

9 Documentos de referencia

Reglamento de la Ley del Impuesto Sobre la Renta

10 Control de versiones

Versión Descripción del cambio Vigente a partir de:

1.0 Versión inicial 14/12/2015

11 Anexos

Formato de solicitud de anticipo de gastos de viaje

Formato de comprobación de gastos de viaje, representación o sesiones de

trabajo.

Formato de Recibo de Caja.

Formato de comprobación de gastos de transporte.

Requisitos de los Comprobantes Fiscales 2015

procedimiento de control de gastos · 2016-07-25 · interna el original y copia de dicho formato...

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