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PROCEDIMIENTOS EN LAS CUENTAS POR COBRAR Y LAS CUENTAS POR PAGAR (Consideraciones Generales)

PROCEDIMIENTOS EN LAS CUENTAS POR COBRAR Y LAS CUENTAS POR PAGAR

CONTENIDO Introduccin Cuentas por cobrar

Concepto Origen Clasificacin Presentacin en estados financieros Modelo de la cuenta por cobrar Tramites Registros Factura tramitada como cuenta por cobrar Cuentas incobrables

Cuentas por pagar Concepto Modelo Cuenta en el mayor Tramites Registros Relacin de cuentas por pagar Eliminacin de las cuentas personales Pagos y cobros con descuento Cuentas liquidadas en partidas Errores y contrapartidas Comprobantes originales como cuenta por pagar Procedimientos de auditoria Procedimientos de auditoria-cuentas por cobrar Procedimientos de auditoria-cuentas por pagar

Conclusiones Preguntas de Auto evaluacin INTRODUCCIN. Las Normas y Procedimientos de Auditora, tienen tal importancia que conjuntamente con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, rigen la Contabilidad en General. En esta obra vamos a observar como se aplican los procedimientos de Auditora especficamente en las Cuentas por Pagar y las Cuentas por Cobrar. Las normas contables son dinmicas. Se van adaptando a los cambios experimentados en el entorno, bajo el cual desarrollan su actividad las empresas, por lo que la siguiente obra perder al paso del tiempo la vigencia con la que debe contar.

Los empresarios y contadores o tenedores de libros, estn obligados moral y legalmente a llevar la contabilidad estrictamente con la verdad, como un medio mas de engrandecer al pas. Mi mejor deseo es que esta memoria pueda servir a algunas personas para aumentar sus conocimientos y los ayude a ganarse la vida honradamente. 1. CUENTAS POR COBRAR. 1.1 CONCEPTO. Las Cuentas por Cobrar representan derechos exigibles originados por ventas, servicios prestados, otorgamiento de prestamos o cualquier otro concepto anlogo. 1.2 ORIGEN. Atendiendo a su origen, se pueden formar dos grupos de Cuentas por Cobrar:

A cargo de clientes. A cargo de otros deudores.

Dentro del primer grupo se deben presentar los documentos y cuentas a cargo de clientes de la entidad, derivados de la venta de mercancas o prestacin de servicios, que representen la actividad normal de la misma. En el caso de servicios, los derechos devengados deben presentarse como Cuentas por Cobrar aun cuando no estuvieren facturados a la fecha de cierre de operacin de la entidad. En el segundo grupo, debern mostrarse las cuentas y documentos por cobrar a cargo de otros deudores, agrupndolas por concepto y de acuerdo con su importancia. Estas cuentas se originan por transacciones distintas a aquellas para las cuales fue constituida la entidad tales como prestamos a accionistas y a funcionarios y empleados, reclamaciones, ventas de activo fijo, impuestos pagados en exceso, etc. si los montos involucrados no son de importancia pueden mostrarse como otras Cuentas por Cobrar. Las cuentas a cargo de compaas tenedoras, subsidiarias, afiliadas y asociadas deben presentarse en rengln por separado dentro del grupo Cuentas por Cobrar, debido a que frecuentemente tienen caractersticas especiales en cuanto a su exigibilidad. Si de considera que estas cuentas no son exigibles de inmediato y que sus saldos mas bien tienen el carcter de inversiones por parte de la entidad, debern clasificarse en capitulo especial del activo no circulante. 1.3 CLASIFICACION. Los saldos acreedores en las Cuentas por Cobrar deben reclasificarse como Cuentas por Pagar si su importancia relativa lo amerita.

Los intereses por cobrar no devengados que hayan sido incluidos formando parte de las Cuentas por Cobrar, deben presentarse deducindose del saldo de la cuenta en la que fueron cargados. Cuando el saldo en Cuentas por Cobrar de una entidad incluya partidas importantes a cargo de una sola persona fsica o moral, su importe deber mostrarse por separado dentro del rubro genrico Cuentas por Cobrar o en su defecto, revelarse a travs de una nota a los estados financieros. Cuando existan Cuentas por Cobrar y por pagar a la misma persona fsica o moral, debern cuando sea aplicable compensarse para efecto de presentacin en el balance general, mostrando el saldo resultante como activo o pasivo segn corresponda. 1.4 PRESENTACION EN ESTADOS FINANCIEROS. Las estimaciones para cuentas incobrables, descuentos, bonificaciones, etc. deben ser mostradas en el balance general como deducciones a las Cuentas por Cobrar. En caso de que se presente el saldo neto, debe mencionarse en nota a los estados financieros el importe de la estimacin efectuada. Debe quedar claramente establecido en el Balance General, o en las notas a los estados financieros, la situacin de las Cuentas por Cobrar con respecto a gravmenes de cualquier tipo que recaigan sobre ella, restricciones que tengan por estar condicionada su recuperabilidad a terminacin de obras, prestacin de servicios, etc. Cuando existan cuentas y documentos por cobrar en moneda extranjera deber revelarse este hecho en el cuerpo del balance general o en una nota a los estados financieros. Ventajas de registrar en Cuentas por Cobrar. Por la ndole de sus operaciones, algunas empresas tienen necesidad de expedir recibos para el cobro de determinados renglones de ingreso.

Entre ellos se encuentran: El cobro de rentas a los usurarios de bienes inmuebles o muebles.

El cobro de servicios prestados, como por ejemplo: reparacin en talleres, de auto transportes y otras mquinas; suministro de energa elctrica; suministro de servicio telefnico; cobro de fletes y pasajes a grandes embarcadores; anuncios en la prensa; prestacin de servicios profesionales, etctera. Cobro peridico de intereses sobre inversin de capitales a largo plazo. De esta necesidad ha nacido la Cuenta por Cobrar, que es una documento mas completo que el simple recibo y cuyas caractersticas y ventajas son:

A travs de ella se contabiliza el ingreso devengado, con oportunidad, crendose paralelamente el activo correspondiente.

Se controla la entrada de fondos previamente, pues el documento es una orden de cobro al cajero.

En la mayora de los casos se evita el llevar cuenta personal a los deudores.

La Cuenta por Cobrar es necesariamente personal El sistema de Cuentas por Cobrar se emplea con ventaja absoluta y

elimina las cuentas personales especialmente en aquellos casos en que se prestan servicios a clientes no regulares.

1.5 MODELO DE LA CUENTA POR COBRAR. Las Cuentas por Cobrar son plizas que pueden adoptar varias formas, pero fundamentalmente se expiden por duplicado, sirviendo el original de recibo para el cliente y el duplicado al carbn como documento contabilizado, razn por la cual la copia contiene espacio para aplicacin solamente a cuentas de crdito (pues representa sistemticamente un cargo a la cuenta de mayor Cuentas por Cobrar, razn por la que en ella no se indica cuenta de cargo). Algunas empresas, especialmente de servicios pblicos, expiden las Cuentas por Cobrar por triplicado, sirviendo el original como recibo al usuario; el duplicado como aviso de cobro a Contadura, y el triplicado debidamente archivado, como cargo al cliente, evitndose con ello llevarle cuenta personal por debe y haber. 1.6 TRAMITES DE LA CUENTA POR COBRAR. Los tramites de la Cuenta por Cobrar son los siguientes, suponindola por duplicado:

Se expide tomando los datos de cualquiera de estos antecedentes. Calendario de vencimientos. Presupuesto aprobado por el cliente previamente, en caso de servicio de

reparaciones. La orden del cliente para la prestacin del servicio, de acuerdo con

tarifas establecidas. Reporte de consumo mensual, calculado tambin de acuerdo con tarifas,

como en el caso de suministro de energa elctrica Convenios celebrados con el cliente. La tira de la caja registradora para dar entrada a las ventas al contado

en tienda. Se anexan los documentos comprobatorios, si los hubiere. Se le asigna numeracin consecutiva y se pasa a revisin y aprobacin. El original se enva al cajero como orden de cobro, quin lo guarda en el archivo cronolgico alfabtico. El duplicado se anota en el registro que viene a ser un diario, as como en los auxiliares y en el ndice de Cuentas por Cobrar. Se enva el duplicado al cajero, quien lo archiva por numeracin consecutiva.

Al efectuarse el cobro de la Cuenta por Cobrar, el cajero anota su libro de caja, estampando el sello fechador de cobrado al duplicado y lo devuelve a la Contadura, despus de haberle anotado el numero de entrada a caja. La Contadura anota en el rengln respectivo del registro de Cuentas por Cobrar, la fecha de cobro, anotacin que tambin hace en el ndice respectivo. Se archiva el duplicado en gabinete, por el mtodo alfabtico, juntando con un broche todas las cuentas de un mismo cliente, mediante lo cual se conoce el volumen de sus operaciones con la empresa. 1.7 EL REGISTRO DE CUENTA POR COBRAR. Debemos advertir que las Cuentas por Cobrar estn controladas por una cuenta de mayor, de activo circulante, que se carga del importe de las cuentas expedidas, se abona del valor de las cuentas cobradas, y su saldo representa el monto de las cuentas pendientes de cobro. El registro de Cuentas por Cobrar, es un diario que sirve para anotar las expedidas y de las que se toman datos para cargar la cuenta del libro mayor. tiene las siguientes columnas: Fecha, a cargo de, numero consecutivo, numero de caja, Cuentas por Cobrar Debe, fecha de cobro. Varias columnas de haber, para acreditar las cuentas de mayor, por las que se origine la Cuenta por Cobrar. Observaciones: Cada mes se suman las columnas del registro y el total de cada una pasa al libro mayor. Puede correrse en el diario general un asiento, tomando estos totales de cargo a Cuenta por Cobrar y abonos a varias cuentas, para de ah pasar este asiento al libro mayor, tal asiento es solamente el de cargo, pues el de abono se toma del libro de caja. 1.8 LA FACTURA TRAMITADA COMO CUENTA POR COBRAR. El objeto de la Cuenta por Cobrar es controlar y contabilizar los ingresos procedentes de la prestacin de servicios y no los que originen las ventas a crdito. Sin embargo, en algunos casos resulta prctico que para evitar se lleven cuentas personales a los clientes, las facturas a su cargo, se tramiten como Cuentas por Cobrar. En tales casos las facturas que se expidan a cargo de clientes se harn cuando menos en dos copias: el original para el cliente y el duplicado como documento contabilizado, ambos ejemplares tendrn el mismo trmite que ya se ha expuesto para el original y duplicado de la Cuenta por Cobrar, con la variante de que en el registro debe adicionarse una columna de haber para acreditar la cuenta de costo y ventas. 1.9 CUENTAS INCOBRABLES. La Ley del Impuesto Sobre la Renta contempla a las cuentas incobrables, en sus artculos 22-VI y 24-XVII. En los cuales considera a estas cuentas, como una deduccin autorizada, cuando se trate de perdidas por crditos incobrables, considerndose realizadas cuando se consuma el plazo de prescripcin que corresponda, o antes, si fuera notoria la imposibilidad practica

de cobro, amplindonos el concepto de cuentas incobrables, el Reglamento de esta ley nos dice los siguiente: Art. 25 RISR Las perdidas por crditos incobrables sealadas en la fraccin XVII DEL artculo 24 de la Ley, se deducirn en el ejercicio en que se consuma la prescripcin en los trminos de las leyes aplicables o se de la notoria imposibilidad practica de cobro. Se considera que existe notoria imposibilidad practica de cobro de un crdito, entre otros, en los siguientes casos:

Cuando el deudor no tenga bienes embargables. Cuando el deudor haya fallecido o desaparecido sin dejar bienes a su

nombre. Cuando se trate de crdito cuya suerte principal al da de su vencimiento

no exceda del equivalente de 60 veces el salario mnimo general del rea geogrfica correspondiente al Distrito Federal y no se hubiera logrado el cobro dentro de los dos aos siguientes a su vencimiento.

Cuando se compruebe que el deudor ha sido declarado en quiebra, concurso o en suspensin de pagos. En el primer supuesto, debe existir sentencia que declare concluida la quiebra por pago concursal o por falta de activo.

En el caso sealado en la fraccin III, la deduccin, proceder en el ejercicio en el que se cumpla el plazo a que la misma se refiere. El crdito incobrable se contabilizara en un peso. En todos los caso, el saldo de Cada Cuenta considerada como crdito incobrable deber quedar registrado en contabilidad con importe de un peso, por un plazo mnimo de cinco aos y conservar la documentacin que demuestre el origen del crdito. A veces, las empresas en su esfuerzo por aumentar las ventas conceden crdito con demasiada liberalidad o no se muestran muy diligentes en el cobro de las deudas de los clientes. Tales prcticas pueden generar costos innecesarios que, en perodos de recesin, tal vez representen la lnea divisoria entre la supervivencia y la quiebra. Por lo es recomendable, el cambio de polticas para conceder los crditos, as mismo hacer una estimacin Contable para Cuentas Incobrables. Estimacin Contable para Cuentas Incobrables La Comisin de Principios de Contabilidad, hace mencin de las estimaciones Contables, cuando comenta que formando parte de las operaciones normales de una entidad, existen eventos cuyos efectos, a la fecha de presentacin de los estados financieros, no son susceptibles de cuantificarse con exactitud, estando es este caso las cuentas por pagar. Frecuentemente, esta estimacin se hace en condiciones de incertidumbre en cuanto al resultado de los eventos que han ocurrido o con probabilidad de que ocurran y que, por lo tanto, involucran el uso del juicio.

Para la Estimacin contable se debe tomar en cuenta lo siguiente.

Verdadera necesidad de registrar la estimacin contable y establecimiento de polticas adecuadas al respecto.

Compilacin de informacin relevante, suficiente y confiable para respaldar la estimacin contable.

Participacin de personal capacitado en la preparacin de la estimacin contable.

Evaluacin de la estimacin a travs de comparaciones con resultados reales posteriores o de la congruencia con los planes de operacin de la entidad.

2. LA CUENTA POR PAGAR. 2.1 CONCEPTO. Las cuentas por pagar representan las obligaciones a cargo del ente econmico originadas en bienes o en servicios requeridos. Esta cuenta registrar los saldos no documentados, a cargo de los almacenes, pendientes de pago. Subcuentas: Retenciones En esta subcuenta debern registrarse las retenciones de impuesto sobre la renta, seguridad social, formacin profesional, embargos judiciales, cuotas alimenticias y otras retenciones al personal. Dividendos En esta subcuenta se registrarn los dividendos declarados, pendientes de pago. Proveedores Registrar los compromisos a favor de proveedores por adquisiciones de bienes o servicios. Otros Se registrar el importe de otras Cuentas por Pagar, cuyos conceptos no encajen dentro de las subcuentas anteriores. La Cuenta por Pagar se representa por una pliza de forma especial que tiene como finalidades:

Servir de orden de pago al cajero en todos los casos de erogacin de fondos.

Contabilizar los pagos por efectuar, con indicacin de las cuentas que deban ser cargadas por esta causa.

Registrar oportunamente el pasivo circulante a cargo de la empresa, el cual debe ser liquidado en breve plazo.

Evitar en la mayora de los casos la apertura de cuentas personales a los proveedores y acreedores diversos.

2.2 MODELO DE LA CUENTA POR PAGAR. Las Cuentas por Pagar son de carcter individual, pues se expide una para cada proveedor por cada factura que presente, o a cada persona a quien deba hacerse un pago. Los datos que debe contener son: Denominacin de la empresa, la mencin de ser Cuenta por Pagar, fecha de su expedicin, numero de orden. Numero de asiento en caja, a favor de quien se expide. Su domicilio. La cuenta y subcuenta que deba ser cargada (indicndola generalmente por su smbolo numrico de identificacin. El concepto del pago. Importe del mismo espacio para asentar las firmas de quien la formule, revise, apruebe, registre en diario y registre en auxiliares. Espacio para asentar la cantidad recibida y firma de quien cobre. En el documento no se indica la cuenta de abono, pues queda sobreentendido que es Cuenta por Pagar, algunas empresas imprimen al reverso de este documento una lista de las cuentas que se carguen, con columna para cantidad. La Cuenta por Pagar puede expedirse por duplicado, envindose el original al cajero, anexos los comprobantes, y sirviendo el duplicado para correr los asientos en libros principales, auxiliares e ndice de Cuentas por Pagar. 2.3 CUENTA EN EL MAYOR CUENTAS POR PAGAR. En el libro mayor debe abrirse una cuenta de pasivo circulante, con este titulo que recibe como: abonos, el importe de las Cuentas por Pagar expedidas; cargos, el valor de las Cuentas por Pagar pagadas; su saldo representa el valor de las cuentas expedidas pendientes de pago, y ser siempre acreedor. El asiento de crdito de esta cuenta proviene del registro de Cuentas por Pagar y el de cargo del libro de caja. 2.4 TRAMITES DE LA CUENTA POR PAGAR. Los tramites de las Cuentas por Pagar son los siguientes, suponindolas por duplicado: Para formularla se toman los datos de cualquiera de estos antecedentes:

Las notas de remisin o facturas que presenten los proveedores por ventas que hagan al contado comercial (plazo mximo de 30 das).

Los recibos que presenten todas aquellas personas a quienes por cualquier causa debe efectuarse un pago.

La relacin de pagos hecha por el cajero menor, quien anexando los comprobantes, recibe nueva dotacin de fondos por su importe.

Notas de proveedores que vendieron a crdito, para hacerles pagos parciales o totales.

En caso de remesas a proveedores forneos por cuenta de mayor cantidad, las notas de compra de giros.

Se expide por duplicado, con indicacin de cuentas de cargo, anexando los documentos comprobatorios al original.

Se le asigna numeracin consecutiva y se pasa a revisin y aprobacin. El original se enva al cajero como orden de pago, quien lo guarda en

archivo cronolgico alfabtico. Con el duplicado se anota el registro de Cuentas por Pagar (que viene a

ser un diario), as como los auxiliares de las cuentas de cargo y el ndice de plizas.

Se archiva el duplicado por numeracin consecutiva, en carpeta separada del original.

Al efectuarse el pago, el cajero estampa el sello fechador de pagado, tanto en la cuenta como en los comprobantes anexos, y anota la salida de fondos en el libro de caja. Si el pago no se hace en efectivo, sino mediante cheque (que siempre deber ser nominativo), el cajero expide adems el cheque anotando su numero, tanto en la Cuenta por Pagar como en el libro de caja, y enva la cuenta y el cheque a la Contadura, quien anota en el registro la fecha de pago, gestiona las firmas del cheque y enva este al departamento de correspondencia. Anexando la carta remesa que formule. Se registra el pago en el ndice de Cuentas por Pagar, archivando el original de la pliza en gabinete o carpeta, por numeracin consecutiva, pasando la carta al expediente de la persona interesada. Como una nota sobre este tramite, debemos manifestar que cuando las cuentas se archivan en gabinete, su guarda, aun cuando en orden consecutivo, es independiente: por lo cual si bien hay mayor flexibilidad en el archivo para caso de consulta, hay tambin mayores posibilidades de extravo de alguna. Debido a esto, algunos contadores prefieren archivarlas en carpetas sujetas con broches, en juegos de 50 o 100. la posibilidad de extravo de algunas plizas es otra razn que justifica su expedicin por duplicado, adems de la divisin del trabajo 2.5 EL REGISTRO DE CUENTAS POR PAGAR. Este libro es un diario que sirve para registrar las Cuentas por Pagar expedidas y contiene como columnas: Fecha, a favor de, numero de la cuenta, numero del cheque, fecha de pago, numero de caja, Cuentas por Pagar haber. Varias columnas de debe para las cuentas que deben cargarse con motivo de su expedicin abriendo columna solo a las de mas movimiento. Una columna para titulo y otra para importe en los casos de cargo a cuentas de poco movimientos. Mensualmente este registro produce un asiento de concentracin, de cargo a varias cuentas con abono a Cuentas por Pagar, por el importe de las expedidas en el mes. Este asiento puede hacerse directamente en el libro mayor o bien pasando por el diario general previamente. El asiento por el pago se toma

tambin mensualmente del libro de caja, bien sea para el mayor o pasando por el diario general previamente. el asiento por el pago se toma tambin mensualmente del libro de caja, bien sea para el mayor o pasando por el diario general 2.6 ELIMINACIN DE LAS CUENTAS PERSONALES. En las empresas se lleva tanto a los clientes y deudores como a los proveedores y acreedores, una subcuenta personal en donde se registran las transacciones con cada uno. Este procedimiento es conveniente, pues con ello se conserva una historia de las operaciones efectuadas, que en algunos casos sirve para solicitar o conceder descuentos, si el volumen de las transacciones lo justifica. Sin embargo, mantener el mayor auxiliar significa trabajo que puede evitarse expidiendo en cada caso de cobro o pago una cuenta con lo cual la contabilidad se simplifica, pues se eliminan tales mayores auxiliares. Contra esta evidente ventaja que disminuye el trabajo, existe el inconveniente de perderse la historia de las operaciones y, adems, cuando se tienen frecuentes transacciones a crdito con una persona, la determinacin de su saldo solo puede hacerse sumando las cuentas que estn pendientes de liquidacin, lo que a veces es laborioso, tanto mas si son numerosas. Por esta causa algunos contadores emplean las Cuentas por Cobrar y por Pagar dadas las innegables ventajas que ofrecen para control de cobros y pagos y registro oportuno de activo y pasivo; pero llevando al mismo tiempo dos libros auxiliares de las respectivas cuentas de mayor: Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar, abriendo una tarjeta o subcuenta a cada persona, donde se registren tanto las cuentas expedidas como las liquidadas, con lo que se conoce en todo tiempo el saldo a su favor o cargo. En todo caso, cuando las transacciones con personas son a crdito y con liquidaciones parciales, aun cuando se emplee el sistema de Cuentas por Cobrar y por pagar, debe abrirse cuentas personales a los deudores y acreedores. 2.7 COBROS Y PAGOS CON DESCUENTO. Las Cuentas por Cobrar y por pagar se expiden para ser liquidadas ntegramente por su valor nominal, por lo que al hacerse efectivas con descuento habr necesidad de hacer ajustes. Algunos autores opinan que cuando se paga una Cuenta por Pagar con descuento debe darse salida en caja por su valor integro, expidindose una Cuenta por Cobrar por el descuento, la que a su vez servir para dar la entrada a caja. en mi opinin tambin puede seguirse otro procedimiento que consiste en: Anotar sobre el original y duplicado de la Cuenta por Pagar el descuento obtenindose el importe neto, y rubricando ambos ejemplares el funcionario que lo apruebe. Registrar estos descuentos con nmeros rojos en el registro de Cuentas por Pagar, en el primer rengln disponible, dndole a la partida el nmero de

referencia del rengln anterior (bis) que tambin como referencia se indicar tanto en la pliza como en el rengln de la cuenta descontada. Anotar tambin en rojo esta operacin en los auxiliares e ndices de plizas. La cuenta de abono en el registro ser la original de cargo o la de gastos y productos financieros si el descuento fue por pronto pago. Tratndose de descuentos en Cuentas por Cobrar puede seguirse el mismo procedimiento, con asientos inversos. 2.8 CUENTAS LIQUIDADAS EN PARTIDAS. Al expedirse las cuentas se tiene el propsito de que sean liquidadas en una sola partida de modo que cuan la liquidacin se hace e varias, la operacin contable se complica. Algunos autores recomiendan asentar en caja el pago parcial, entrerrenglonando el registro en la columna de fecha de cobro pago, la cantidad liquidada, pero dado que la ley prohbe entrerrenglonaduras, el procedimiento no es debido. Otros autores solucionan la dificultad en la siguiente forma: En el registro, rengln de la cuenta original y columna de fecha de liquidacin, anotan la palabra cancelada. Expiden tantas cuentas nuevas como vayan a ser los pagos parciales anotndolas en el registro respectivo. Cada cuenta produce un asiento de Cuentas por Pagar a Cuentas por Pagar o Cuentas por Cobrar a Cuentas por Cobrar, toda vez que la aplicacin a las cuentas debidas ya se hizo al expedir la cuenta sustituida y los nuevos asientos solamente se registran para mayor facilidad en los tramites posteriores de cancelacin. En mi opinin puede seguirse un tercer procedimiento. Se expide al deudor una nota de crdito por su pago parcial, en caso de Cuentas por Cobrar. Se expide al acreedor una nota de dbito por su cobro parcial (o se le pide un recibo) en caso de Cuentas por Pagar. El duplicado de las notas de dbito o crdito servirn de documentos contabilizadores para correr asientos en el libro de caja, anotando como referencia tanto l nmero de la nota expedida como el de la cuenta que parcial ente se liquida. En las Cuentas por Cobrar o por pagar se anota el reverso la liquidacin parcial con indicacin de su fecha, numero de la nota y saldo insoluto. En los registros respectivos, en la columna de observaciones del registro se indica pagos parciales

Los duplicados de las notas se anexan a las Cuentas por Cobrar o por pagar. El inconveniente inevitable de este procedimiento consiste en que para comprobar el saldo de las Cuentas por Cobrar o por pagar, al sumar los renglones por las cuentas vivas en los registros, deben examinarse las que se estn liquidando parcialmente, para considerarlas solamente por su saldo. 2.9 ERRORES Y CONTRAPARTIDAS. Puede presentarse los siguientes casos:

Cometer error en la cuenta y advertirlo antes de registrarla. Se corrige destruyendo la cuenta y formulando una correcta.

Cometer error en la cuenta y registrarla con dicho error. Se corrige cancelando la cuenta mediante asiento en el registro en nmeros rojos y expidiendo una nueva cuenta con el mismo numero. En el asiento errado se indicara con correccin, y en la contrapartida se indicara anulacin, anotando en el rengln inmediato siguiente el nuevo asiento que produce la pliza correcta.

Expedir correctamente una pliza pero registrarla errneamente. Se corrige corriendo el mismo asiento errneo con cantidades en rojo, como cancelacin corriendo el asiento correcto en el rengln siguiente en negro, pero cuidando de hacer las referencias cruzadas en el asiento errado y su correccin. 2.10 LOS COMPROBANTES ORIGINALES MANEJADOS COMO CUENTAS POR PAGAR. Las ventajas de la expedicin de las Cuentas por Pagar, son servir de orden de pago controlando la salida de fondos y registrando obligacin o pasivo previamente a su pago, con eliminacin de cuentas personales. estos fines pueden lograrse sin necesidad de expedir materialmente la Cuenta por Pagar, para lo cual se procede como sigue: A los documentos originales se les anotan las cuentas de cargo con su importe, dndoles numeracin consecutiva. Se anotan en el registro como si fueran las plizas. Se siguen los dems tramites ya descritos para la Cuenta por Pagar. En el caso de pagos de caja menor, se tomara como comprobante la relacin que para reembolso presenta el cajero menor, anexas las constancias de pago. El nico inconveniente del procedimiento ser que los documentos contabilizadores. No este tipificados como lo esta la Cuenta por Pagar, sino que adoptan formas distintas, con diversas dimensiones.

COMPAA LA COSTEA S.A. DE C. V. BALANCE GENERAL AL 31 DE DICIEMBRE DE 2010

ACTIVO PASIVO Circulante prestamos a corto plazo $ 3,333.00 efectivo $ 88,388.00 proveedores 10,000.00 inversiones temporales 20,000.00 prestamos a largo plazo 25,000.00 cuentas por cobrar 6,000.00 total pasivo $ 38,333.00 inventarios 5,000.00 total activo circulante $119,388.00 capital contable Fijo capital social $150,000.00 terreno $ 33,633.00 actualizacin de capital y util idades retenidas 13,260.00 equipo de transporte 56,055.00 resultado del ejercicio 3,933.00 depreciacin - 934.00 retanm 2,732.00 total activo fijo 88,754.00 total capital contable 169,809.00 total activo $208,142.00 total pasivo y capital $208,142.00

3. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA OBJETIVOS DE AUDITORIA. Los objetivos de los procedimientos de Auditora relativos a Cuentas por Cobrar, son los siguientes:

Comprobar la autenticidad de las Cuentas por Cobrar. Comprobar la valuacin de las Cuentas por Cobrar, incluyendo el

registro de las estimaciones necesarias para cuentas de dudosa recuperacin.

Determinar los gravmenes y contingencias, que pudieran existir, considerando que las empresas realicen operaciones financieras en las que se involucren las Cuentas por Cobrar, de las que se deriven obligaciones contingentes para la propia empresa y/o que limitan la disposicin de las mismas, como es el caso del descuento de documentos. La cesin de adeudos, la obtencin de prestamos con garanta de las Cuentas por Cobrar, etc.

Verificar que las Cuentas por Cobrar estn registrados en la contabilidad, comprobando que estos correspondan a transacciones y eventos efectivamente realizados durante el periodo, y que se hayan determinado en forma razonable y consistente.

Comprobar la adecuada presentacin y revelacin en los estados financieros.

3.1 PROCEDIMIENTOS DE AUDITORA DE CUENTAS POR COBRAR. PLANEACION. El auditor deber efectuar una planeacin del trabajo para llevar a cabo una estrategia que conduzca a decisiones apropiadas acerca de la naturaleza, oportunidad y alcance del trabajo de Auditora en las reas de Cuentas por Cobrar, considerando siempre los aspectos de importancia relativa y riesgo de Auditora. En la planeacin, el auditor debe obtener informacin sobre las principales caracterstica de las Cuentas por Cobrar, tales como poltica para la determinacin de la estimacin para cuentas de dudosa recuperacin, etc.

Dichas caractersticas incluyen la forma en que opera la empresa, condiciones jurdicas, sistemas de informacin (Manual o PED), estructura y calidad de la organizacin, segregacin de funciones, definicin de lneas de autoridad y responsabilidad, etc. As mismo, la planeacin debe incluir la determinacin en su caso, de posibles limitaciones que puedan afectar el alcance de su trabajo y opinin. REVISION ANALTICA. Para conocer la importancia de la relacin de las Cuentas por Cobrar dentro de la estructura financiera, identificar cambios significativos o transacciones no usuales, etc., el auditor puede aplicar, entre otras, las siguientes tcnicas: Comparacin de cifras con las de ejercicios anteriores, tomando como referencia los ndices de inflacin generales y/o especficos, fluctuaciones en precios, cambiarias, etc., para juzgar si las variaciones (o su ausencia) y las tendencias son lgicas. Anlisis de razones financieras tales como rotacin de Cuentas por Cobrar, etc., para identificar variaciones y tendencias, as como para juzgar la razonabilidad de estas con base en el conocimiento general del negocio y de su entorno. Obtener explicaciones de variaciones importantes e investigar cualquier relacin no usual o inesperada entre el ao actual y anterior, contra presupuestos, etc., en cuanto a:

Rotacin de Cuentas por Cobrar Antigedad de las cuentas por cobrar Clculos globales de los ingresos por Cuentas por Cobrar.

De ser posible, comparacin de cifras con la informacin disponible de empresas del ramo. ESTUDIO Y EVALUACION PRELIMINAR DEL CONTROL INTERNO. Llevar a cabo el estudio y evaluacin preliminar del control interno contable existente y la localizacin de controles clave para el manejo de las Cuentas por Cobrar, incluyendo la evaluacin de los controles internos en ambientes de PED, particularmente en aplicaciones importantes donde la informacin se procesa sin dejar huellas visibles. En su caso, deber determinarse y documentarse la justificacin del enfoque de la revisin, ya sea alrededor o a travs del computador. Habindose determinado, en forma preliminar, la confianza que se puede depositar en el sistema de control contable a travs del seguimiento y observacin de las transacciones y de la existencia de los controles clave, y considerando la importancia relativa y el riesgo de Auditora en las reas de ingresos y Cuentas por Cobrar, el auditor estar en posicin de definir la naturaleza de los procedimientos de Auditora, tanto de cumplimiento como sustantivos, con el alcance y oportunidad que consideren necesarios en las circunstancias.

PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO. Desarrollar pruebas de cumplimiento que proporcionen el grado de seguridad razonable de que los procedimientos de control interno existen y se aplican eficazmente. Dichas pruebas son necesarias ya que se relacionan con procedimientos clave de control que han sido considerados en la determinacin de la naturaleza, oportunidad y alcance de las pruebas sustantivas. En trminos generales las pruebas de cumplimiento se enfocan a corroborar el funcionamiento de los controles internos claves, por lo tanto, como cualquier procedimiento de Auditora deben disearse en funcin a las circunstancias particulares de cada entidad. Algunas de las pruebas de cumplimiento aplicables al rea de Cuentas por Cobrar, cuya ejecucin se realiza mediante la aplicacin de las tcnicas de Auditora ya conocidas, son las siguientes:

Comprobacin de la autorizacin apropiada y documentada respecto de los sistemas, mtodos y procedimientos usados.

Verificacin de que la funcin de recepcin de efectivo se mantenga independiente de cualquier otra funcin de registro.

Revisin de la existencia de procedimientos de control adecuados que clasifique peridicamente y por fecha de vencimiento las Cuentas por Cobrar.

Verificacin de que existan conciliaciones entre el libro mayor con sus auxiliares correspondientes.

Verificacin de los procedimientos para determinar las estimaciones relativas a Cuentas por Cobrar y juzgar si estas son adecuadas en las circunstancias

PRUEBAS SUSTANTIVAS. Tomando en consideracin la planeacin de la Auditora, el estudio y evaluacin del control interno y los factores de importancia relativa y riesgo de Auditora, el auditor deber establecer la naturaleza de las pruebas sustantivas con el alcance y oportunidad que considere necesarios en las circunstancias. Las pruebas sustantivas proporcionan evidencia respecto a la valuacin, integridad, existencia y exactitud sobre los ingresos y las Cuentas por Cobrar. Es recomendable que los procedimientos de Auditora se coordinen con aquellos relacionados con efectivo, inventarios y costo de ventas, ya que esto le dar al auditor una mayor eficiencia en el desarrollo de su trabajo. Inspeccin de la documentacin que ampara las cuentas por cobrar con objeto de verificar su propiedad, o bien revisin de cobros posteriores. Confirmacin de Cuentas por Cobrar. La confirmacin directa al auditor de los adeudos se considera el procedimiento ms efectivo para comprobar la autenticidad de las Cuentas por Cobrar. Por ello, es un procedimiento de Auditora que, salvo casos justificados de excepcin, invariablemente debe de aplicarse. Verificacin de cobros posteriores.

Comprobacin de los anlisis de antigedad de saldo con la documentacin de respaldo. Evaluacin, mediante examen documenta, de los resultados de la confirmacin de saldos, discusin con los funcionarios responsables de la cartera, informacin de abogados, agencias de cobranzas, etc., de la recuperacin de las Cuentas por Cobrar y evaluacin de la estimacin creada para cuentas de dudosa recuperacin. Verificacin de impuestos causados. Como parte de la revisin de ingresos y Cuentas por Cobrar, el auditor debe verificar simultneamente, la correccin de los impuestos que se determinan tomando como base dichos ingresos Revisin analtica. Tambin es factible comprobar la razonabilidad de las cifras de Cuentas por Cobrar a travs de la aplicacin de tcnicas de revisin analtica. Verificar el calculo de los ingresos por intereses, comisiones etc. Revisar que los efectos de la inflacin sobre la informacin financiera requeridos por el boletn B-10 y sus adecuaciones inherentes a Cuentas por Cobrar, se hayan determinado conforme lo establece el principio contable. DECLACIONES DE LA ADMINISTRACIN. Obtencin de declaraciones de la administracin. Cerciorarse que en la carta de declaraciones de la Administracin se indique los aspectos relevantes Cuentas por Cobrar. PRESENTACION Y REVELACION EN LOS ESTADOS FINANCIEROS. Cerciorarse de que exista revelacin y presentacin adecuada en los estados financieros. El auditor debe cerciorarse que en los estados financieros y sus notas, los ingresos y Cuentas por Cobrar se presenten de conformidad con principios de contabilidad y se efecten las revelaciones que sealan los mismos. Las principales relaciones en los estados financieros respecto de los ingresos y las Cuentas por Cobrar, son las siguientes:

Clasificacin apropiada Gravmenes en caso de existir Operaciones y saldos con partes relacionadas. Clientes principales Compromisos de ventas futuras. Importe de las Cuentas por Cobrar en moneda extranjera Presentacin de cifras actualizadas en los estados financieros, en

funcin de las disposiciones normativas vigentes de principios de contabilidad.

3.2 PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA EN LAS CUENTAS POR PAGAR.

1. Revise la seccin relativa del cuestionario de control interno y a base de pruebas selectivas. Asegrese que los procedimientos indicados han sido observados.

2. Obtenga o prepare relacin de Cuentas por Pagar y haga el siguiente trabajo. a) a) Verifique la suma y comprela con el saldo del mayor b) b) Coteje la relacin con los auxiliares de Cuentas por Pagar

3. Investigue los saldos individuales importantes revisando facturas, estados de cuentas y otros comprobantes para cerciorarnos de que el pasivo exista en la fecha del balance.

4. Solicite confirmacin, con la amplitud que el supervisor juzgue necesario, de los saldos importantes. Si hubiramos recibido contestaciones inconformes se debern investigarse y proporcionar los ajustes que procedan.

5. Examine los registros y las notas de entrada al almacn por un periodo anterior a la fecha del balance para asegurarnos que se hayan registrado los pasivos correspondientes.

6. Revise y extracte los contratos o compromisos de compra importantes, en casos de que existan.

7. Compruebe que el pasivo por prestaciones al personal, por conceptos de participacin de utilidades, gratificaciones por pagar, etc. Se hayan calculado de acuerdo con lo que establezca la ley, el contrato de trabajo o las decisiones del consejo de administracin.

8. Revise los pagos posteriores de Cuentas por Pagar y determine si se han liquidado pasivo no registrado, o por cantidades diferentes a las que muestran los libros.

9. Reclasifique los saldos que no sean a favor de proveedores, as como los saldos deudores, para efectos de presentacin de estados financieros.

CONCLUSIONES. El Contador Pblico, debe conocer muy bien el giro de la empresa en la que labore, as como sus polticas que esta tenga, ya que en esto se debe basar para llevar la contabilidad adecuada, y as mismo tiene que implementar procedimientos para un trabajo eficiente y fcil, para el departamento de contabilidad, as como a quienes se sirvan de este. En cuanto a las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar, cada empresa lleva sus polticas internas, las cuales varan de una de otra, pero en lo general se llega a un mismo fin. BIBLIOGRAFA. Contabilidad General Anzures Impresos Nacionales S. A. DE C. V. Mxico, D. F. 1997 Principios de Contabilidad Generalmente aceptados Instituto Mexicano de Contadores Pblicos, A. C. Dcima Edicin Mxico, D. F.

Normas y Procedimientos de Auditoria Instituto Mexicano de Contadores Pblicos, A. C. Dcima Octava Edicin Mxico, D. F. Ley del Impuesto Sobre la Renta Ediciones Fiscales Isef Mxico, D. F. Reglamento de la Ley del Impuesto Sobre la Renta Ediciones Fiscales Isef Mxico, D. F. Auto evaluacin 1.- Cmo se originan las Cuentas por Cobrar? 2.- Cmo se registran los intereses devengados de Cuentas por Cobrar? 3.- Cmo se presenta en los Estados Financieros las cuentas incobrables,

descuentos y bonificaciones? 4.- Cmo se registran las Cuentas por Cobrar? 5.- Que procede cuando existen Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar a

una misma persona fsica o moral? 6.- Que ventajas tiene el manejo de Cuentas por Cobrar? 7.- Qu finalidad tiene la pliza de Cuentas por Pagar? 8.- Qu procedimiento se lleva a cabo cuando se hacen cobro o pagos con

descuento? 9.- Qu procedimiento se sigue cuando las cuentas por pagar o por cobrar

son liquidadas es partidas? 10.- Cmo se registran las Cuentas por Pagar en el libro mayor? 11.- Qu ventaja existe al tener subcuentas personales de clientes y

deudores, as como de proveedores y acreedores? 12.- Qu se considera una cuenta incobrable?