Procedura Audit intern

1 SCOP Scopul prezentei proceduri este de a stabilii principiile de bază pentru: investigarea şi identificarea aspectelor pozitive, localizarea punctelor de nerespectare a ceea ce a fost definit, verificarea şi confirmarea experienţelor pozitive, îmbunătăţirea continuă a SMC implementat pentru ca acesta să fie apt de a atinge, menţine şi îmbunătăţii obiectivele şi politicile calităţii definite şi pentru a permite evaluarea SMC în raport cu referenţialul care a stat la baza proiectării sale (SR EN ISO 9001:2001). 2 DOMENIUL DE APLICARE Prezenta procedură se aplică în compartimentele din CRTTC pentru activitatea de audit intern. 3 DEFINIŢII ŞI PRESCURTĂRI 3.1 Definiţii Definirea termenilor cuprinşi în această procedură sunt în conformitate cu SR EN ISO 9000:2006. Se consideră necesar să se definească următorii termeni specifici: 3.1.1 Audit – examen metodic şi independent în scopul de a determina dacă activităţile şi rezultatele relative la calitate satisfac dispoziţiile prestabilite, dacă aceste dispoziţii sunt puse în practică în mod eficace şi dacă ele sunt apte să atingă obiectivele; Auditul calităţii poate fi efectuat pentru scopuri interne sau externe. 3.1.2 Auditor – persoană care are pregătirea pentru a executa audituri ale calităţii. 3.1.3 Responsabil de audit (auditor şef) – un auditor desemnat pentru a conduce auditul calităţii. 3.1.4 Client - persoană sau organism care cere auditul. 3.1.5 Auditat – organism care este supus auditării 3.5.6 Observaţie – constatarea faptelor efectuată în cadrul procesului de audit şi sprijinită de probe tangibile. 3.2 Prescurtări 3.2.1 INCDMF - Institutul Naţional de Cercetare Dezvoltare pentru Mecanică Fină 3.2.2 CRTTC - Centrul Releu de Transfer Tehnologic şi Consultanţă 3.2.3 RMC - Reprezentantul Managementului Calităţii 3.2.4 NA – Notificarea auditului 3.2.5 RAI – Raport de Audit Intern 3.2.6 LV – Lista de verificări 3.2.7 RN – Raport de Neconformitate 3.2.8 PAAI – Programarea Anuală a Auditurilor Interne 3.2.9 PAC/P – Program de Acţiuni Corective/Preventive 3.2.10 LAI – Lista Auditorilor Interni 4 DOCUMENTE DE REFERINŢĂ 4.1 SR EN ISO 9000:2006, Sisteme de management al calităţii. Principii fundamentale şi vocabular; 4.2 SR EN ISO 9001:2001, Sisteme de management al calităţii. Cerinţe; 4.3 Manualul calităţii, cod: MC - CRTTC – 01; 4.4 Procedura: Elaborarea procedurilor SMC, cod: AC - PO – 4.2.3/1; 4.5 SR ISO 19011:2003, GHID PENTRU AUDITAREA SISTEMELOR DE MANAGEMETUL CALITĂŢII ŞI/SAU MEDIU.

5 DESCRIEREA PROCEDURII 5.1 Persoanele care desfăşoară activitatea de audit intern trebuie să fie competente, în scopul efectuării şi conducerii auditurilor. Aceste persoane trebuie să urmeze cursuri de instruire pentru cunoaşterea prevederilor SR EN ISO 9001 şi SR ISO 19011, a metodelor şi tehnicilor de audit. 5.1.1 Instruirea auditorilor se referă la:

- cunoaşterea şi înţelegerea standardelor referitoare la activitatea de auditare şi a referenţialelor care au stat la baza proiectării sistemului de management al calităţii auditat.

- tehnici de examinare, tehnici de formulare a întrebărilor care stau la baza chestionarelor utilizate, tehnici de evaluare şi de rapoarte a rezultatelor activităţii de auditare

- tehnici specifice necesare pentru conducerea unui audit, cum ar fi planificarea, organizarea, comunicarea cu cel auditat şi îndrumarea acestuia.

5.2 Competenţa echipelor de audit 5.2.1 Echipele de audit formate din specialişti, independenţi faţă de activitatea auditată 5.3 Desemnarea responsabilului echipei de audit (a auditorului şef) 5.3.1 Responsabilul echipei de audit trebuie să aibă capacitate şi experienţă de conducere şi să dispună de autoritate pentru a lua decizii finale referitoare la conducerea auditului şi la orice observaţii provenite din audit. 5.4 Întocmirea programelor de audit 5.4.1 Anual se întocmeşte înregistrarea PROGRAMAREA ANUALĂ A AUDITURILOR INTERNE, pe formularul având codul F. PS 8.2.2 prezentat în anexa 7.1, la prezenta procedură, stabilindu-se:

• perioada în care se desfăşoară auditul; • funcţia de sistem (activitatea) auditată; • auditorul şef.

5.4.2 Pentru verificarea implementării acţiunilor corective/preventive iniţiate prin PAC/P, rezultate în urma: • analizelor efectuate de management asupra SMC; • informaţiilor provenite de la clienţi; • a reclamaţiilor primite; • a modificărilor survenite în SMC,

se vor realiza audituri suplimentare - audituri de supraveghere (neprogramate). 5.5 Desfăşurarea auditului 5.5.1 Formarea echipei de audit 5.5.1.1 Responsabilul echipei de audit îşi formează echipa de audit conform prevederilor de la pct. 5.2 5.5.2 Notificarea auditului 5.5.2.1 Cu minim 5 zile (lucrătoare) înainte de data programată pentru audit, responsabilul activităţii ce urmează să fie auditată este înştiinţat, printr-o notă scrisă denumită NOTIFICAREA AUDITULUI, înregistrare întocmită pe formularului F.PO - 8.2.2 - 2 prezentat în Anexa 7.2, în care se specifică următoarele:

• data şi ora începerii auditului • locul desfăşurării auditului • scopul auditului • perioada de desfăşurare a auditului • responsabilul echipei de audit • facilităţi necesare echipei de audit.

5.5.3 Elaborarea listei de verificări 5.5.3.1 LISTA DE VERIFICĂRI utilizată în desfăşurarea auditului este elaborată de către membrii echipei de audit şi aprobată de auditorul şef. Formularul utilizat pentru întocmirea înregistrării LISTĂ DE VERIFICĂRI este prezentat în Anexa 7.3 (F:PO.8.2.2-3). 5.5.4 Realizarea auditului 5.5.4.1 Această etapă a auditului cuprinde 4 activităţi distincte:

a) întâlnirea iniţială, în cadrul căreia: - se prezintă echipa de audit reprezentanţilor părţii auditate; - se confirmă, pe scurt, scopul şi obiectivele auditului; - se furnizează pe scurt rezumat al metodelor şi procedurilor ce vor fi folosite în realizarea auditului;

- se clarifică orice ambiguităţi ale procesului de audit; - se stabileşte, de comun acord cu auditatul, un timp pentru realizarea auditului. b) acţiunea de audit propriu-zisă

Auditul propriu-zis are la bază o LV care are coloanele 0 şi 1 deja completate, celelalte coloane urmând a fi completate în această etapă. Pentru completarea LV în coloana CONFORMITATEA ACTIVITĂŢII auditorul şef are la dispoziţie următoarele patru opţiuni:

„acceptabil”, „inacceptabil”, „inaplicabil” şi „vezi comentarii”. Coloana „COMENTARII / RECOMANDĂRI” este utilizată pentru a da mai multe detalii despre o activitate , sau pentru a face referiri la neconformităţi.

c) evaluarea rezultatelor După desfăşurarea auditului, echipa de audit evaluează rezultatele apărute în timpul auditului, analizând

orice neconformitate apărută. Pe baza acestor rezultate se întocmeşte înregistrarea RAPORT DE AUDIT INTERN, pe formularul F.PO.8.2.2 - 4 (conform Anexei 7.4), şi înregistrarea Raport de acţiuni corective şi preventive (conform Anexei 7.4).

d) întâlnirea finală La finalizarea auditului, responsabilul echipei de audit prezintă rezultatele auditului, asigurându-se că

acestea sunt înţelese de auditaţi şi întocmeşte RAI; RAI este semnat de auditorul şef şi de partea auditată, cu menţiunea că semnătura auditatului nu indică un acord, ci numai o recunoaştere a constatărilor făcute. Un exemplar din RAI se înmânează responsabilului activităţii auditate. La această întâlnire finală participă şi reprezentanţii conducerii, dacă este cazul. 5.6 Rezultatele auditurilor interne reprezintă date de intrare pentru analizele efectuate de management. 6 RESPONSABILITĂŢI 6.1 Directorul General al SC ENVICONS CONSULTING SRL

• aprobă PROGRAMAREA ANUALĂ A AUDITURILOR INTERNE şi LISTA AUDITORILOR INTERNI. 6.2 Coordonatorul (Managerul) ENVICONS CIT

• determină ce elemente ale SMC, ce documente: proceduri sau instrucţiuni se supun auditării în cadrul unei perioade de timp determinate (1an) şi elaborează PAAI;

• participă la analizarea rezultatelor auditurilor interne şi prezintă concluziile sale în vederea prezentării acestora în şedinţele de evaluare a SMC făcute de management;

• avizează acţiunile corective şi preventive propuse de RC; • numeşte Auditorul şef.

6.3 Auditorul şef • îşi formează echipa de audit pentru auditul intern pe care îl conduce ca auditor şef; • elaborează şi transmite auditatului NA; • conduce acţiunea de audit intern care i-a fost încredinţată; • elaborează documentele de lucru şi dă instrucţiuni echipei de audit; • raportează auditatului neconformităţile critice; • urmăreşte realizarea acţiunilor corective, la termenul propus de auditat, rezultate în urma auditului pe

care l-a condus. 6.4 Responsabilul calităţii din ENVICONS CIT

• informează personalul implicat asupra obiectivelor şi domeniului auditului; • însoţeşte membrii echipei de audit; • pun la dispoziţie echipei de audit resursele necesare, în scopul asigurării eficienţei auditului; • asigură accesul la facilităţi şi la materialele doveditoare, după cum solicită auditorii. • iniţiază acţiunile corective, care decurg din RAPORTUL DE AUDIT INTERN

6.6 Echipa de audit • asigură conformitatea cu condiţiile aplicabile auditului;

• cooperează cu responsabilul echipei de audit; • planifică şi realizează în mod eficient responsabilităţilor atribuite; • consemnează observaţiile; • participă şa raportarea rezultatelor auditului; • păstrează şi protejează în condiţiile de securitate documentele referitoare la audit;

7 ANEXE 7.1 Anexa 7.1 - Programarea anuală a auditurilor interne 7.2 Anexa 7.2 - Notificarea auditului 7.3 Anexa 7.3 - Lista de verificări 7.4 Anexa 7.4 - Raport de audit intern 7.5 Anexa 7.5 - Raport de neconformitate.

Anexa 7.1

PROGRAMAREA ANUALĂ A AUDITURILOR INTERNE

Nr. crt.

Proces /activtate auditată

Funcţia de sistem/ document

Obiectivul auditului

Data programată

pentru audit

Auditor şef

Observaţii

0 1 2 3 4 5 6

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

Anexa 7.2

NOTIFICAREA AUDITULUI

CĂTRE: _______________________________________________________

În conformitate cu prevederile SMC implementat, vă comunicăm că activitatea dvs. urmează să fie auditată:

- în conformitate cu PAI pentru anul: ___________ ; - prin iniţierea unui audit de supraveghere (neplanificat). Data / ora auditului: _______________ / ______________; Durata auditului: ____________ore / zile; Scopul şi obiectivele auditului sunt de a verifica implementarea SMC şi eficienţa următoarelor

documente: • Activitatea: ______________________________________________________

___________________________________________________________________ • Documentele SMC: ________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Echipa de audit va fi constituită din: ________________________________ auditor şef şi

auditorii : _____________________________________________________________ Facilităţi necesare: ___________________________________________________

______________________________________________________________________________________________________________________________________

Vă rugăm contactaţi-ne în timp util, dacă acest program prezintă inconveniente pentru dumneavoastră.

Cu stimă,

_____________ (auditor şef) De acord auditat, ____________________ (nume, prenume, semnătură)

Anexa 7.3 Entitatea auditată: ________________ Data: _______________ Raport de audit nr. ____ din: ____________

LISTA DE VERIFICĂRI

Nr. crt.

Cerinţa din standardul de referinţă

(SR EN ISO 9001 : 2001)

CONFORMITATEA ACTIVITĂŢII 1)

COMENTARII / RECOMANDĂRI

Semnătura auditatului

acce

ptab

il

inac

cept

abil

inap

licab

il

vezi

com

enta

rii

1) Se optează pentru una dintre variante şi se marchează cu X Auditor şef,

_____________ (nume, prenume, semnătură)

Anexa 7.4

RAPORT DE AUDIT INTERN Nr. ...... din ........ / .................. / ..............

1 Proces/activitate/funcţie: 2 Echipa de audit: Auditor şef: ______________________

Echipa de audit: _________________; __________________________

3 Obiectul auditului (detalii privind: activităţi, documente, metode, proceduri, înregistrări, dovezi examinate în timpul auditului):

4 Documente de referinţă: 5 Concluzii: 6 Neconformităţi semnalate:

7 Anexe la RAI: ÎNTOCMIT, Auditat, Data: Auditor şef ____________________ ____________________ ___________ (nume, prenume, semnătura) (nume, prenume, semnătura)

Anexa 7.5

RAPORT DE NECONFORMITATE 1)

Nr. ...... din ........ / .................. / .............. 1 LOCALIZAREA NECONFORMITĂŢII: 1.1 Zona: ________________________________________________________________ 1.2 Activitatea: _____________________________________________________________ __________________________________________________________________________

1.3 Referenţial: ____________________________________________________________

__________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

1.4 RAI prin care a fost identificată neconformitatea: ______________________________

2 DESCRIEREA NECONFORMITĂŢII / SURSE DE INFORMAŢII PENTRU ACŢIUNI PREVENTIVE:

Avizat CRTTC: ____________________ _____________ (nume, prenume) (semnătura)

3 CAUZELE POSIBILE ALE NECONFORMITĂŢILOR SEMNALATE: __________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

4 RESPONSABILUL ACTIVITĂŢII AFECTATĂ DE NECONFORMITATE: ___________________________________________________________________

5 ACŢIUNEA CORECTIVĂ / PREVENTIVĂ PROPUSĂ:

6 TERMEN până la care se realizează: ______________________________________________

7 RESPONSABIL pentru realizarea acţiunii: __________________________________________

8 VERIFICAREA REALIZĂRII ŞI EFICIENŢEI ACŢIUNILOR CORECTIVE / PREVENTIVE INIŢIALE:

Auditor şef 2) , ___________________ ______________ ___________ (nume, prenume) (semnătura) (data)

1) Pentru fiecare neconformitate semnalată se întocmeşte câte un RAPORT DE NECONFORMITATE; 2) Dacă neconformitatea nu a fost identificată printr-un audit intern, se înlocuieşte „Auditor şef” cu funcţia persoanei care a identificat neconformitatea.