procedura operaŢionalĂ ediţia: 1 cen privind acordarea...
TRANSCRIPT
Centrul Național
de Cultură a
Romilor –
Romano Kher
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND ACORDAREA AVANSURILOR ÎN
NUMERAR ŞI DECONTAREA
CHELTUIELILOR EXTERNE ÎN CADRUL
CENTRULUI NAȚIONAL DE CULTURĂ A
ROMILOR - ROMANO-KHER
Ediţia: 1
Nr. ex.: 1
Revizia: -
Nr.de ex. :-
Cod: P.O. 11
Pagina 1 din 18
Exemplar nr.: 1
Ediția 1
Revizia 0
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND ACORDAREA AVANSURILOR ÎN NUMERAR ŞI DECONTAREA
CHELTUIELILOR EXTERNE ÎN CADRUL CENTRULUI NAȚIONAL DE
CULTURĂ A ROMILOR - ROMANO-KHER
CUPRINS
Nr.
crt.
Denumirea componentei din cadrul procedurii operaționale Pag.
. Cuprins 1
1 Scopul procedurii operaționale 2
2 Domeniul de aplicare a procedurii operaționale 2
3 Documentele de referință și asociate 2
4 Definiții și abrevieri ale termenilor utilizați în procedura operațională 3
5 Responsabilități 6
6 Descrierea procedurii operaționale 6
7 Înregistrări 8
8 Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea și aprobarea sau, după caz, a reviziei în
cadrul procedurii operaționale
11
9 Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediția sau, după caz, revizia din cadrul
procedurii operaționale
11
10 Situația edițiilor și a reviziilor în cadrul procedurii operaționale 12
11 Anexe 13-18
Centrul Național
de Cultură a
Romilor –
Romano Kher
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND ACORDAREA AVANSURILOR ÎN
NUMERAR ŞI DECONTAREA
CHELTUIELILOR EXTERNE ÎN CADRUL
CENTRULUI NAȚIONAL DE CULTURĂ A
ROMILOR - ROMANO-KHER
Ediţia: 1
Nr. ex.: 1
Revizia: -
Nr.de ex. :-
Cod: P.O. 11
Pagina 2 din 18
Exemplar nr.: 1
Ediția 1
Revizia 0
1. SCOPUL PROCEDURII
Prezenta procedura reglementeaza activitatile, responsabilitatile si formularele utilizate pentru decontarea drepturilor personalului pe perioada delegarii in strainatate, astfel incat sa fie respectate prevederile legale in domeniu, iar procesul sa se desfasoare cu operativitate.
2. DOMENIUL DE APLICARE
Procedura se aplică în cadrul Centrului Național de Cultură a Romilor- Romano Kher.
3. DOCUMENTE DE REFERINŢĂ
Legea nr. 500/2002 privind finanţele publice;
Decretul 209/1976 pentru aprobarea Regulamentului operațiunilor de casă;
Hotărârea Guvernului nr. 264/2003 privind stabilirea acţiunilor şi categoriilor de cheltuieli,
criteriilor, procedurilor şi limitelor pentru efectuarea de plăţi în avans din fonduri publice,
republicată, cu modificările şi completările ulterioare;
O.M.F.P. nr. 522/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la
exercitarea controlului financiar preventiv, cu modificările şi completările ulterioare;
Legea contabilităţii nr. 82/1991 aprobată, cu modificările şi completările ulterioare;
Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind auditul public intern şi controlul financiar
preventiv, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 301/2002, cu modificările şi
completările ulterioare;
Hotarare Nr. 518 / 1995 privind drepturile si obligatiile personalului român trimis in strainatate
pentru indeplinirea unor misiuni cu caracter temporar, cu modificarile și completările
ulterioare;
Hotarare nr. 189/2001 privind unele masuri referitoare la efectuarea deplasarilor in strainatate,
in interes de serviciu, de catre demnitarii si asimilații acestora din administrația publică,
actualizată;
Hotarare nr 1630/2009 privind unele masuri de reducere a cheltuielilor cu deplasarile in
strainatate pentru anul 2010;
OMFP nr. 1792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea,
ordonantarea si plata cheltuielilor institutiilor publice, precum si organizarea, evidenta si
raportarea angajamentelor bugetare si legale, cu rnodificarile si completarile ulterioare;
OMFP nr.3512/2008 privind documentele financiar-contabile
Legea 248/2005 privind regimul liberei circulatii a cetatenilor romani in strainatate, cu
modificările și completările ulterioare
Centrul Național
de Cultură a
Romilor –
Romano Kher
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND ACORDAREA AVANSURILOR ÎN
NUMERAR ŞI DECONTAREA
CHELTUIELILOR EXTERNE ÎN CADRUL
CENTRULUI NAȚIONAL DE CULTURĂ A
ROMILOR - ROMANO-KHER
Ediţia: 1
Nr. ex.: 1
Revizia: -
Nr.de ex. :-
Cod: P.O. 11
Pagina 3 din 18
Exemplar nr.: 1
Ediția 1
Revizia 0
4. DEFINIŢII ŞI ABREVIERI
Definitii
4.1. Nota de fundamentare - este documentul prin care se expun motivele pentru care se va efectua
deplasarea in strainatate in conformitate cu activitatea CNCR, precum și estimarea resurselor
financiare necesare. Se aproba de catre ordonatorul de credite/seful de serviciu/compartiment / care
solicita cheltuiala.
4.2. Mandatul deplasarii – reprezinta documentul initiat de catre institutie si luat la cunostinta de
persoana delegata, in care este prezentata misiunea pe care o are de indeplinit in timpul deplasarii in
strainatate, in conformitate cu specificul activitatii CNCR.
4.3. Durata delegarii - numarul zilelor calendaristice de la data si ora plecarii pana la data si ora inapoierii mijlocului de transport in/din strainatate, unde delegatul se deplaseaza. 4.5. Diurna - o indemnizaţie zilnică în valută, denumită în continuare diurnă, în vederea acoperirii
cheltuielilor de hrană, a celor mărunte uzuale, precum şi a costului transportului în interiorul localităţii
în care îşi desfăşoară activitatea; 4.6. Cheltuieli de transport - costul transportului în trafic internaţional, cel între localităţile din ţara în
care personalul îşi desfăşoară activitatea, precum şi pe distanţa dus-întors dintre aeroport sau gară şi
locul de cazare; costul transportului documentaţiilor, mostrelor şi al altor materiale sau obiecte
necesare îndeplinirii misiunii; 4.7. Cheltuieli de cazare - o sumă zilnică în valută, denumită în continuare plafon de cazare, în limita
căreia personalul trebuie să-şi acopere cheltuielile de cazare. Plafonul de cazare se acorda conform
Anexei 1 – HG 518/1995. 4.8. Documente justificative - facturi, chitante, chitante POS, bonuri emise de casele de marcat,
legitimatii de calatorie, comisioanele şi taxele bancare, cheltuielile pentru obţinerea vizelor de intrare
în ţările respective, de rezervare a locurilor în mijloacele de transport, taxele de aeroport, comisioanele
de rezervare a camerelor de hotel şi altele asemenea.
4.9. Delegat – persoana desemnata sa reprezinte institutia in misiunile oficiale din strainatate si sa
actioneze, conform mandatului incredintat, in conformitate cu strategia si obiectivele institutiei si ale
statului roman, precum si cu angajamentele asumate de acestea, avand atat drepturi cat si obligatii.
4.10. Misiunea – este actiunea pe care o are de indeplinit personalul trimis in strainatate in interes de
serviciu si poate intra intr-una din urmatoarele categorii:
vizite oficiale, tratative/negocieri, consultari, incheieri de conventii, acorduri si alte asemenea
intelegeri;
participari la reuniunile ordinare / extraordinare ale unor organisme din care Romania / CNCR
face parte;
Centrul Național
de Cultură a
Romilor –
Romano Kher
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND ACORDAREA AVANSURILOR ÎN
NUMERAR ŞI DECONTAREA
CHELTUIELILOR EXTERNE ÎN CADRUL
CENTRULUI NAȚIONAL DE CULTURĂ A
ROMILOR - ROMANO-KHER
Ediţia: 1
Nr. ex.: 1
Revizia: -
Nr.de ex. :-
Cod: P.O. 11
Pagina 4 din 18
Exemplar nr.: 1
Ediția 1
Revizia 0
participari la targuri/ expozitii, actiuni de cooperare economica, juridica si de alta natura care
sunt in concordanta cu strategia si planul de actiuni al CNCR;
documentare, schimb de experienta, acordarea de consultanta de specialitate;
cursuri si stagii de practica si specializare sau perfectionare;
participari la congrese, conferinte, simpozioane, seminarii, colocvii sau alte reuniuni care
prezinta interes pentru activitatea specifica a institutiei;
primiri de titluri, premii sau distinctii conferite pentru realizari din domeniul specific activitatii
institutiei.
4.11. Ordonantare de plata - este documentul intern prin care ordonatorul de credite da dispozitie
conducatorului Compartimentului financiar-contabilitate sa intocmeasca instrumentele de plata a
cheltuielilor;
4.12. Decont de deplasare externa :
document tipizat pentru decontarea de catre titularul de avans a cheltuielilor efectuate;
document pentru stabilirea diferentelor de primit sau de restituit de titularul de avans;
document justificativ de inregistrare in contabilitate.
Se intocmeste intr-un exemplar, pentru fiecare deplasare de persoana care urmeaza a efectua
deplasarea, precum si pentru justificarea avansurilor acordate.
Circulă:
la persoana imputernicita sa dispuna deplasarea, pentru semnare;
la persoana care efectueaza deplasarea;
la compartimentul financiar-contabilitate pentru verificarea decontului, pe baza actelor
justificative anexate la acesta de catre titular la intoarcerea din deplasare, stabilind diferenta de
primit sau de restituit, avandu-se in vedere eventualele penalizari si semnand pentru verificare.
la persoana autorizata sa exercite controlul financiar preventiv, pentru viza;
la conducatorul institutiei pentru aprobarea cheltuielilor efectuate.
Se arhiveaza la Compartimentul financiar-contabilitate.
In cazul in care la decontarea avansului suma cheltuielilor efectuate este mai mare decat avansul
primit, pentru diferenta de primit de titularul de avans se intocmeste Dispozitie de plata de catre
casierie.
In cazul in care, la decontare, sumele privind cheltuielile efective sunt mai mici decat avansul
primit, diferenta de restituit de catre titularul de avans se depune la casierie, pentru care se emite
Chitanta;
4.13. Decontul de deplasare externa
document pentru decontarea de catre titularul de avans a cheltuielilor efectuate, cu ocazia
deplasarii in strainatate;
document pentru stabilirea diferentelor de primit sau de restituit de titularul de avans;
document justificativ de inregistrare in registrul de casa (valuta) si in contabilitate.
Centrul Național
de Cultură a
Romilor –
Romano Kher
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND ACORDAREA AVANSURILOR ÎN
NUMERAR ŞI DECONTAREA
CHELTUIELILOR EXTERNE ÎN CADRUL
CENTRULUI NAȚIONAL DE CULTURĂ A
ROMILOR - ROMANO-KHER
Ediţia: 1
Nr. ex.: 1
Revizia: -
Nr.de ex. :-
Cod: P.O. 11
Pagina 5 din 18
Exemplar nr.: 1
Ediția 1
Revizia 0
Se intocmeste intr-un exemplar de titularul de avans pentru cheltuielile efectuate pe intreaga durata
a deplasarii.
Se arhiveaza la Compartimentul financiar-contabilitate.
Circula:
la persoanele autorizate sa verifice legalitatea actelor justificative de cheltuieli, exactitatea
calculelor privind sumele decontate la intoarcerea din deplasare si calculul eventualelor
penalizari de intarziere, care semneaza de verificare;
la persoanele autorizate sa exercite controlul financiar preventiv si sa aprobe plata diferentei in
cazul cand, la decontarea sumelor primite pentru efectuarea deplasarii, suma cheltuielilor
efective depaseste avansul primit;
la casieria institutieii pentru plata diferentei, in care caz titularul de avans semneaza pentru
primirea diferentei respective, fara a se mai intocmi document distinct.
In cazul cand, la decontare, sumele privind cheltuielile efective sunt mai mici decat avansul
primit, diferenta de restituit de catre titularul de avans se depune la casierie, pentru care se
emite Chitanta.
4.14. Ordonator de credite - conducătorul instituţiei publice – Directorul, care este autorizat să
angajeze, să lichideze şi să ordonanţeze cheltuielile în limita creditelor bugetare aprobate prin bugetul
de venituri şi cheltuieli la propunerea compartimentelor de specialitate.
4.15. Persoană împuternicită/delegat- înlocuitorul de drept al ordonatorului de credite - este acea
persoană, desemnată să semneze pentru şi în numele Directorului documentele de angajare, lichidare şi
ordonanţare a cheltuielilor.
4.16. Dispoziție de plată / încasare catre casierie - formular tipizat fara regim special.
Servește ca:
dispozitie pentru casierie, in vederea achitarii in numerar a unor sume, potrivit dispozitiilor
legale, inclusiv a avansurilor aprobate pentru cheltuieli de deplasare, precum si a diferentei de
incasat de catre titularul de avans in cazul justificarii unor sume mai mari decat avansul primit,;
dispozitie pentru casierie, in vederea incasarii in numerar a unor sume, potrivit dispozitiilor
legale;
document justificativ de inregistrare in registrul de casa si in contabilitate, in cazul platilor in
numerar efectuate fara alt document justificativ.
Se intocmeste intr-un exemplar de serviciul economic:
in cazul utilizarii ca dispozitie de plata - cand nu exista alte documente prin care se dispune
plata ;
in cazul utilizarii ca dispozitie de plata a avansurilor pentru cheltuielile de deplasare;
in cazul utilizarii ca dispozitie de incasare, cand nu exista alte documente prin care se dispune
incasarea (avize de plata, somatii de plata etc.).
Se semneaza de intocmire la compartimentul financiar-contabilitate.
Circulă:
Centrul Național
de Cultură a
Romilor –
Romano Kher
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND ACORDAREA AVANSURILOR ÎN
NUMERAR ŞI DECONTAREA
CHELTUIELILOR EXTERNE ÎN CADRUL
CENTRULUI NAȚIONAL DE CULTURĂ A
ROMILOR - ROMANO-KHER
Ediţia: 1
Nr. ex.: 1
Revizia: -
Nr.de ex. :-
Cod: P.O. 11
Pagina 6 din 18
Exemplar nr.: 1
Ediția 1
Revizia 0
la persoana autorizata sa exercite controlul financiar preventiv, pentru viza in cazurile
prevazute de lege;
la persoanele autorizate sa aprobe plata sumelor respective (in cazul platilor);
la casierie, pentru efectuarea operatiei de incasare sau plata, dupa caz, si se semneaza de casier;
in cazul platilor se semneaza si de persoana care a primit suma. Cand este utilizata ca dispozitie
de incasare, pentru sumele incasate, casierul trebuie sa emita "Chitanta".
la compartimentul financiar-contabilitate, anexa la registrul de casa, pentru efectuarea
inregistrarilor in contabilitatea sintetica si analitica.
Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabilitate, anexa la registrul de casa.
Abrevieri:
Centrul Național de Cultură a Romilor – Romano Kher (C.N.C.R.)
Compartimentul financiar-contabilitate (C.F.C.)
Control Financiar Preventiv Propriu (C.F.P.P.)
Dispozitie de incasare/plata (D.I./D.P.)
Ordin de deplasare/delegare (O.D.)
Factura fiscala (F.F.)
Decont de deplasare externa (D.D.E.)
Ordin al Ministrului Finantelor Publice (O.M.F.P.)
5. RESPONSABILITATI
Execută: Economist, Casier
Verifică: Director adjunct economic
Avizeaza: Viza CFP
Aproba: Directorul
6. PROCEDURA OPERATIONALA PENTRU ACORDAREA DE AVANSURI IN
NUMERAR SI DECONTAREA LOR AFERENTE DEPLASARILOR EXTERNE
Prezenta procedură reglementează modalitatatea şi etapele care trebuie parcurse de către
angajatii C.N.C.R., care primesc avans in numerar si decontarea acestuia dupa terminarea actiunii
pentru care s-a eliberat avansul.
6.1. Acordarea de avansuri pentru deplasari externe
Se pot acorda avansuri in numerar persoanelor delegate sa efectueze deplasarea in strainatate,
in baza documentelor justificative:
a) Invitatie / formular de inscriere sau orice alt document (invitatii venite in format electronic sau
material, invitatii generale postate pe paginile de internet ale evenimentelor) prin care se
justifica necesitatea deplasarii in strainatate – se inregistreaza la Registratura;
Centrul Național
de Cultură a
Romilor –
Romano Kher
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND ACORDAREA AVANSURILOR ÎN
NUMERAR ŞI DECONTAREA
CHELTUIELILOR EXTERNE ÎN CADRUL
CENTRULUI NAȚIONAL DE CULTURĂ A
ROMILOR - ROMANO-KHER
Ediţia: 1
Nr. ex.: 1
Revizia: -
Nr.de ex. :-
Cod: P.O. 11
Pagina 7 din 18
Exemplar nr.: 1
Ediția 1
Revizia 0
b) nota de fundamentare prin care se justifica necesitatea efectuarii deplasarii in strainatate, in
care se mentioneaza si devizul estimativ de cheltuieli – pentru diurna, cazare, transport, in
limitele aprobate de legislatia in vigoare, avizata de directorul adjunct/sef
serviciu/compartiment si aprobata de Directorul institutiei;
c) Se intocmeste Mandatul deplasarii externe.
d) Se emite Decizia de catre Directorul institutiei prin care se mentioneaza detaliile deplasarii –
scopul, perioada, persoana delegata.
e) se intocmeste propunerea de angajare a unei cheltuieli, angajamentul bugetar si ordonantare de
plata in cazul in care se acorda avans.
Aceste documente, semnate, avizate si aprobate se transmit la Casierie in situatia in care se acorda
avans, in limita plafoanelor pe categorii de cheltuieli respectand reglementarile legale in vigoare.
Compartimentele de specialitate care solicita un avans de cheltuieli necesar efectuarii deplasarii
externe, au obligatia de a inainta Compartimentului financiar-contabilitate documentele justificative
cu cel putin 4 zile lucratoare inainte de ridicarea avansului.
In baza documentelor justificative, Compartimentului financiar-contabilitate programeaza sumele
ce urmeaza a fi transferate din contul de disponibilitati deschis la Trezoreria Sector 5, in contul bancii
comerciale la care institutia are cont deschis in vederea acordarii sumei in valuta corespunzatoare
cheltuielilor estimate a fi efectuate.
Este interzisa acordarea unui nou avans persoanelor care nu au justificat integral avansul primit
anterior.
Sumele necheltuite din avansurile acordate se depun la casierie cel mai tarziu in cursul zilei
lucratoare inapoierii din delegatie.
Avansul se acorda personalului CNCR.
6.2. Decontarea cheltuielilor efectuate cu ocazia deplasarii externe
Pentru decontarea cheltuielilor pentru avansul deplasarilor externe se prezinta toate
documentele justificative – decont de deplasare externa insotit de chitante/facturi aferente cheltuielilor
– cazare, transport. In baza acestor documente se face decontul. In cazul in care valoarea este mai mare
decat avansul acordat, institutia restituie diferenta delegatului si va emite documentele specifice –
ordonantare de plata, dipozitie de plata. In caz contrar, delegatul va restitui suma acordata in plus si se
vor intocmi documentele specifice – ordonantare in rosu, dispozitie de incasare.
Titularul de avans este obligat ca, in termenele stabilite pentru justificarea avansului, sa
intocmeasca si sa depuna la Compartimentului financiar-contabilitate, decontul de cheltuieli extern in
care inscrie toate documentele justificative care le anexeaza. Decontul primeste numar de inregistrare
din registrul de documente cu regim special existent in cadrul serviciului economic din ziua depunerii.
In cazul in care titularii de avansuri intocmesc si prezinta deconturi incomplete sau anexeaza la
acestea documente nevalabile, avansurile se considera justificate numai cu valoarea documentelor
valabile.
Daca valoarea decontului de cheltuieli depaseste avansul primit, decontul verificat de serviciul
economic, se preda la casierie pentru intocmirea documentelor de plata diferentei.
Titularii de avans care nu depun in termen deconturile pentru justificarea avansurilor, impreuna
cu documentele justificative, sau nu restituie in termen sumele ramase necheltuite, vor plati o
Centrul Național
de Cultură a
Romilor –
Romano Kher
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND ACORDAREA AVANSURILOR ÎN
NUMERAR ŞI DECONTAREA
CHELTUIELILOR EXTERNE ÎN CADRUL
CENTRULUI NAȚIONAL DE CULTURĂ A
ROMILOR - ROMANO-KHER
Ediţia: 1
Nr. ex.: 1
Revizia: -
Nr.de ex. :-
Cod: P.O. 11
Pagina 8 din 18
Exemplar nr.: 1
Ediția 1
Revizia 0
penalizare calculata asupra avansului primit sau asupra sumelor nerestituite in termen, dupa caz, pentru
fiecare zi de intarziere, conform legii.
Daca titularul de avans nu a justificat avansul primit sau nu a depus sumele ramase necheltuite
la termenele stabilite ori pana la data intocmirii statului de salarii, acestea, inclusiv penalizarea
aferenta, se pot retine din drepturile banesti cuvenite titularului de avans, in conditiile stabilite de lege,
pe baza dispozitiei conducatorului serviciului economic si cu instiintarea prealabila a titularului de
avans.
7. ÎNREGISTRĂRI
A. Intrări:
Pentru acordarea avansului si decontarea cheltuielilor efectuate cu ocazia deplasarii externe,
Compartimentului financiar-contabilitate preia si verifica documentele in functie de natura
cheltuielilor:
7.1. AVANS PENTRU DEPLASARE EXTERNA:
invitatie
nota de fundamentare care cuprinde si devizul estimativ de cheltuieli
mandat privind deplasarea externa
ordin emis si aprobat de presedintele institutiei
Ordonantare de plata;
7.2. DECONTAREA CHELTUIELILOR DE DEPLASARE EXTERNA
decont de deplasare externa inregistrat la intoarcerea din delegatie cu număr din registrul
pentru documente cu regim special;
Documente justificative - Factura fiscala in original, chitanta (daca este cazul);
Ordonantare de plata;
Raport de deplasare externa, aprobat de Presedintele institutiei.
Se decontează următoarele cheltuieli:
INDEMNIZATIA DE DELEGARE (DIURNA):
Indemnizatia de delegare se acorda prin respectarea prevederilor Cap.II - HG 518/1995, cu
modificarile si completarile ulterioare.
Numarul zilelor calendaristice in care persoana se afla in delegare se socoteste de la data si ora
plecarii pana la data si ora inapoierii mijlocului de transport din si in localitatea unde isi are
locul permanent de rnunca, considerandu-se fiecare 24 de ore cate o zi (1) de delegare.
Pentru delegarea cu durata de o (1) singura zi, precum si pentru ultima zi, in cazul delegarii de
mai multe zile, indemnizatia se acorda numai daca durata delegarii este de cel putin 12 ore.
Centrul Național
de Cultură a
Romilor –
Romano Kher
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND ACORDAREA AVANSURILOR ÎN
NUMERAR ŞI DECONTAREA
CHELTUIELILOR EXTERNE ÎN CADRUL
CENTRULUI NAȚIONAL DE CULTURĂ A
ROMILOR - ROMANO-KHER
Ediţia: 1
Nr. ex.: 1
Revizia: -
Nr.de ex. :-
Cod: P.O. 11
Pagina 9 din 18
Exemplar nr.: 1
Ediția 1
Revizia 0
Valoarea indemnizatiei zilnice de delegare se acorda respectand plafoanele din Anexa 1 – HG
518/1995.
In situatia in care organizatorul instructajelor sau altor activitati in legatura cu sarcinile de
serviciu asigura masa participantilor partial (pranz / cina), acestia primesc 50 % din diurna
numai in conditiile si pentru zilele in care organizatorii le suporta, in restul zilelor fiind
decontata diurna integral.
Indemnizatia de delegare se acorda personalului CNCR.
CHELTUIELI DE TRANSPORT:
Personalul trimis în străinătate în condiţiile HG 518/1995 are dreptul să călătorească cu avionul
sau cu trenul.
De asemenea, personalul poate să călătorească şi cu mijloace auto, situaţie în care cheltuielile
totale ce trebuie suportate de către ministere şi celelalte unităţi trimiţătoare sunt inferioare
tarifelor practicate în cazul călătoriei cu avionul.
Personalul poate să călătorească cu avionul, astfel:
o business class, personalul care se încadrează la categoria a II-a de diurnă, cu excepţia
membrilor Guvernului şi a cel mult trei colaboratori ai acestora, care pot să călătorească
şi cu clasa I;
o la clasa economică, restul personalului
Personalul poate să călătorească cu trenul, astfel:
o miniştrii şi personalul încadrat în funcţii similare sau superioare, la clasa I cu vagon de
dormit, cuşetă single;
o restul personalului, la clasa I cu vagon de dormit, un loc în cuşetă de 2 - 4 locuri.
Transportul dus-întors, pe distanţa dintre aeroport sau gară şi locul de cazare, se face cu
mijloacele de transport în comun sau cu taxiul.
În cazul personalului care se deplasează cu mijloace auto, inclusiv cu cele proprietate
personală, unităţile trimiţătoare vor avansa sumele necesare pentru plata carburanţilor şi a
lubrifianţilor, ţinând seama de consumul specific al acestora, precum şi pentru plata taxelor
rutiere, de transbordare sau a altor asemenea cheltuieli, inclusiv asigurarea pentru răspunderea
civilă, respectiv cartea verde. De asemenea, unităţile trimiţătoare vor avansa sumele necesare
acoperirii cheltuielilor de cazare, în condiţiile HG 518/1995, după parcurgerea unei distanţe
zilnice de minimum 500 km. Sumele necesare pentru destinaţiile menţionate la acest alineat se
vor acorda în lei sau în valută, în funcţie de ţara în care se efectuează cheltuielile respective.
Se decontează drept cheltuieli de transport:
Cheltuielile de transport pe distanta dintre locul de cazare si locul delegării/detasării daca se
efectueaza cu mijloacele de transport in comun;
Cheltuielile de transport efectuate în localitatea unde se execută detasarea/delegarea, pe
distanta dintre gară, aerogară, autogară sau port si locul delegării/detasării ori locul de cazare;
Centrul Național
de Cultură a
Romilor –
Romano Kher
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND ACORDAREA AVANSURILOR ÎN
NUMERAR ŞI DECONTAREA
CHELTUIELILOR EXTERNE ÎN CADRUL
CENTRULUI NAȚIONAL DE CULTURĂ A
ROMILOR - ROMANO-KHER
Ediţia: 1
Nr. ex.: 1
Revizia: -
Nr.de ex. :-
Cod: P.O. 11
Pagina 10 din 18
Exemplar nr.: 1
Ediția 1
Revizia 0
Cheltuielile pentru transportul efectuat la / de la aeroport, gară, autogară, port, în cazul în care
acestea sunt situate în altă localitate;
Taxele pentru trecerea porturilor;
Taxele de traversare cu bacul;
Taxele de aeroport, gară, autogară sau port;
Alte taxe privind circulatia pe drumurile publice, prevăzute de dispozitiile legale în vigoare.
Nu se admit la decontare:
Taxele percepute suplimentar pentru bagaje personale;
Cheltuieli de transport la înapoiere, în cazul în care persoana, după terminarea delegării, a
rămas în strainatate din motive personale.
CHELTUIELI DE CAZARE
Plafonul de cazare se acordă în raport cu categoria de diurnă în care se încadrează personalul, la
nivelul prevăzut pentru fiecare ţară în care are loc deplasarea, potrivit Anexei 1 – HG
518/1995.
Plafoanele de cazare la care are dreptul personalul participant la diferite manifestări cu caracter
internaţional sau la alte acţiuni se acordă la nivelul corespunzător tarifelor practicate de către
hotelurile în care au loc manifestările respective, pe baza comunicării primite din partea
organizatorilor sau a reprezentanţelor României din ţările respective.
În situaţia în care cazarea nu poate fi asigurată la unităţi hoteliere sau altele asemenea,
personalul poate să închirieze şi locuinţe, însă cu plata unei sume în limita a 75% din plafonul
de cazare.
Eventualele plăţi pentru cazare, care depăşesc plafoanele stabilite în condiţiile prezentei
hotărâri, se aprobă, în cazuri temeinic justificate, de către conducerile unităţilor trimiţătoare, pe
baza documentelor de plată.
Prin cheltuieli de cazare se înţelege, pe lângă tarifele sau chiria plătite, şi eventualele taxe
obligatorii pe plan local, precum şi costul micului dejun, atunci când acesta este inclus în tarif.
B. Iesiri:
1. Dispozitia de incasare/plata:
2. Chitanta
Centrul Național
de Cultură a
Romilor –
Romano Kher
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND ACORDAREA AVANSURILOR ÎN
NUMERAR ŞI DECONTAREA
CHELTUIELILOR EXTERNE ÎN CADRUL
CENTRULUI NAȚIONAL DE CULTURĂ A
ROMILOR - ROMANO-KHER
Ediţia: 1
Nr. ex.: 1
Revizia: -
Nr.de ex. :-
Cod: P.O. 11
Pagina 11 din 18
Exemplar nr.: 1
Ediția 1
Revizia 0
8. LISTA RESPONSABILILOR CU ELABORAREA , VERIFICAREA ȘI APROBAREA
EDITIEI SAU DUPA CAZ, A REVIZIEI IN CADRUL EDITIEI PROCEDURII
OPERATIONALE
Elemente privind
responsabilii/
operațiunea
Numele si
prenumele
Funcția
Data
Semnătura
1 2 3 4 5
Elaborat Nicolae Dima
Gabriela Murgescu
Expert
Consilier
Verificat Aurelia Stroe Director adjunct
economic
Aprobat
Mihai Neacșu Director
9. LISTA CUPRIZAND PERSOANELE LA CARE SE DIFUZEAZA EDITIA
SAU, DUPA CAZ, REVIZIA DIN CADRUL PROCEDURII
OPERATIONALE
Scopul
difuzării
Exem
plar
nr.
Compartiment Funcția Nume si prenume Data
primirii Semnătura
1 2 3 4 5 6 7
Aplicare 1 Compartiment
financiar -
contabilitate
Expert
Expert - CFP
Director adjunct
economic
Vily Bercuș
Nicolae Dima
Aurelia Stroe
Aplicare 1 Compartiment
managementul
resurselor
umane
Expert Matei Adrian
Aplicare 1 Direcția
Programe și
Director adjunct
Florin Nasture
Centrul Național
de Cultură a
Romilor –
Romano Kher
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND ACORDAREA AVANSURILOR ÎN
NUMERAR ŞI DECONTAREA
CHELTUIELILOR EXTERNE ÎN CADRUL
CENTRULUI NAȚIONAL DE CULTURĂ A
ROMILOR - ROMANO-KHER
Ediţia: 1
Nr. ex.: 1
Revizia: -
Nr.de ex. :-
Cod: P.O. 11
Pagina 12 din 18
Exemplar nr.: 1
Ediția 1
Revizia 0
proiecte
Aplicare 1 Compartiment
programe și
proiecte
Consilier
Consilier
Consilier
George Gogan
Florina Ivan
Petrică Badea
Aplicare 1 Compartiment
documentare-
cercetare
Consilier
Consilier
Adrian Nicolae
Furtună
Norica Costache
Aplicare 1 Compartiment
relații publice
și mass-media
Consilier Mădălin Voicu
Aplicare 1 Secretariat Secretar Adriana
Constantinescu
Informare 1 Control intern Preşedinte
comisie CIM
Gabriela Murgescu
Arhivare 1 Compartiment
financiar -
contabilitate
Expert Vily Bercuș
10. SITUATIA EDITIILOR SI A REVIZIILOR IN CADRUL PROCEDURII
OPERATIONALE
Ediția/ revizia în
cadrul ediției
Componenta revizuită Modalitatea reviziei
Data de la care se aplică
prevederile ediției /
reviziei
1 2 3 4
Ediția 1 08.05.2015
Revizia 1
Revizia 2
11. ANEXE
Anexa 1 – Notă de justificare pentru deplasări externe
Anexa 2 - Mandat privind deplasarea externă
Anexa 3 – Dispoziție de plată/încasare către casierie
Anexa 4 – Registrul ordinelor de deplasare
Anexa 5 – Decont de cheltuieli (pentru deplasări externe)
Anexa 1 – PO – DEPL. EXT.
Centrul Național
de Cultură a
Romilor –
Romano Kher
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND ACORDAREA AVANSURILOR ÎN
NUMERAR ŞI DECONTAREA
CHELTUIELILOR EXTERNE ÎN CADRUL
CENTRULUI NAȚIONAL DE CULTURĂ A
ROMILOR - ROMANO-KHER
Ediţia: 1
Nr. ex.: 1
Revizia: -
Nr.de ex. :-
Cod: P.O. 11
Pagina 13 din 18
Exemplar nr.: 1
Ediția 1
Revizia 0
NOTA DE JUSTIFICARE PENTRU DEPLASĂRI EXTERNE
În perioada ....................................................va avea loc deplasarea doamnei/domnului
..............................................., functia……………………………………., în cadrul Direcției / Compartimentului ........................................, la ........................, localitatea / tara .................................pentru ………………………………………………...
Deplasarea se efectuază cu avion / tren / autovehicul.
Cheltuielile ocazionate pentru deplasare se justifică după cum urmează:
Cazare 0 lei
Transport 0 lei
Diurnă 0 lei
Taxe diverse 0 lei
Alte cheltuieli 0 lei
Total Aproximativ 0 lei
Pentru deplasare (nu) solicit avans de deplasare.
[Alte menţiuni. Se şterge dacă nu este cazul] ****
Delegat
[Prenume NUME] [funcţia]
Certificat in vederea realităţii şi legalităţii: Director adjunct economic ....................................... Vizat pentru controlul financiar propriu..................... Compartiment juridic................................................ Compartiment managementul resurselor umane..........................
**** În cazul deplasărilor pentru cursuri de formare profesională, controale, conferinţe etc. vor fi anexate documentele prin care este aprobată participarea (de exemplu, Referatul formare profesională, invitatie etc).
Aprob
DIRECTOR
Centrul Național
de Cultură a
Romilor –
Romano Kher
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND ACORDAREA AVANSURILOR ÎN
NUMERAR ŞI DECONTAREA
CHELTUIELILOR EXTERNE ÎN CADRUL
CENTRULUI NAȚIONAL DE CULTURĂ A
ROMILOR - ROMANO-KHER
Ediţia: 1
Nr. ex.: 1
Revizia: -
Nr.de ex. :-
Cod: P.O. 11
Pagina 14 din 18
Exemplar nr.: 1
Ediția 1
Revizia 0
ANEXA 2 – PO – DEPL.EXT.
APROB, DIRECTOR
MANDAT PRIVIND DEPLASAREA EXTERNA 1.Numele , prenumele si functia persoanelor care se deplaseaza: 2.Destinatia deplasarii: 3.Obiectul actiunii: 4. Durata deplasarii: 5. Cheltuielile aferente deplasarii ,cazarea si diurna se vor suporta de catre ........... Deviz de cheltuieli
Transport dus intors (cu avionul / auto, tren, altele mijloace de transport)
Cazare ............ nopti
Diurna pentru .....zile
Alte cheltuieli ___________________________________ TOTAL ___________________________________ Director adjunct economic,
Compartiment juridic
Comp. Managementul resurselor umane
Centrul Național
de Cultură a
Romilor –
Romano Kher
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND ACORDAREA AVANSURILOR ÎN
NUMERAR ŞI DECONTAREA
CHELTUIELILOR EXTERNE ÎN CADRUL
CENTRULUI NAȚIONAL DE CULTURĂ A
ROMILOR - ROMANO-KHER
Ediţia: 1
Nr. ex.: 1
Revizia: -
Nr.de ex. :-
Cod: P.O. 11
Pagina 15 din 18
Exemplar nr.: 1
Ediția 1
Revizia 0
Anexa 3
UNITATEA:
DISPOZIŢIE DE *) CĂTRE CASIERIE
NR DATA
Numele şi Prenumele
Suma lei
(în cifre) (în litere)
Scopul încasării-plăţii
Conducătorul Unităţii, Control financiar preventiv, Serviciul Financiar,
Se
completează
numai pentru
plăţi
DATE SUPLIMENTARE PRIVIND BENEFICIARUL SUMEI
Actul de identitate..............Seria...............................Nr............................................
Am primit suma de.....................................................................................
(în cifre)
Data......................................
Semnătura............................
CASIER,
Plătit/Încasat suma de.......................................................................
(în cifre)
Data......................................
Semnătura.............................
Centrul Național
de Cultură a
Romilor –
Romano Kher
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND ACORDAREA AVANSURILOR ÎN
NUMERAR ŞI DECONTAREA
CHELTUIELILOR EXTERNE ÎN CADRUL
CENTRULUI NAȚIONAL DE CULTURĂ A
ROMILOR - ROMANO-KHER
Ediţia: 1
Nr. ex.: 1
Revizia: -
Nr.de ex. :-
Cod: P.O. 11
Pagina 16 din 18
Exemplar nr.: 1
Ediția 1
Revizia 0
ANEXA 4 – PO –DEPL.EXT.
COMPARTIMENT FINANCIAR-CONTABILITATE
REGISTRUL ORDINELOR DE DEPLASARE
Nr.DDE/ Nr.DP
Data Perioada deplasării
Titular Avans Oras / Tara
Nr./Data
Decont de
cheltuieli
Nr.DP/DÎ Sumă
decontată Diferenţe de primit
Diferenţe
de
restituit
DDE- Decont Deplasare Externa
DP-Dispoziţie de plată
DÎ-Dispoziţie de încasare
Centrul Național
de Cultură a
Romilor –
Romano Kher
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND ACORDAREA AVANSURILOR ÎN
NUMERAR ŞI DECONTAREA
CHELTUIELILOR EXTERNE ÎN CADRUL
CENTRULUI NAȚIONAL DE CULTURĂ A
ROMILOR - ROMANO-KHER
Ediţia: 1
Nr. ex.: 1
Revizia: -
Nr.de ex. :-
Cod: P.O. 11
Pagina 17 din 18
Exemplar nr.: 1
Ediția 1
Revizia 0
Centrul Național
de Cultură a
Romilor –
Romano Kher
PROCEDURA OPERAŢIONALĂ
PRIVIND ACORDAREA AVANSURILOR ÎN
NUMERAR ŞI DECONTAREA
CHELTUIELILOR EXTERNE ÎN CADRUL
CENTRULUI NAȚIONAL DE CULTURĂ A
ROMILOR - ROMANO-KHER
Ediţia: 1
Nr. ex.: 1
Revizia: -
Nr.de ex. :-
Cod: P.O. 11
Pagina 18 din 18
Exemplar nr.: 1
Ediția 1
Revizia 0