procedura operațională autoevaluare Și plan ÎmbunĂtĂȚiri ... · procedura operatională se...
TRANSCRIPT
www.poca.ro
UAT VULCAN Bd. Mihai Viteazul nr 31, Jud Hunedoara tel: 0254570340 fax: 0254571910 email: [email protected]
Procedură Operațională AUTOEVALUARE ȘI PLAN
ÎMBUNĂTĂȚIRI CAF VULCAN
Cod document: CAFV – PO-01
Referențial: CAF 2013
Data: 30 iulie 2018
Procedura Operațională
AUTOEVALUARE ȘI PLAN ÎMBUNĂTĂȚIRI
CAF VULCAN
Cod: CAFV-PO-01
REFERENȚIALE:
CAF 2013
Ediția 1
Data elaborării: 30.07.2018
www.poca.ro
Cuprins
Numărul componentei
în cadrul procedurii
Denumirea componentei din cadrul procedurii
operaționale
Pagina
Coperta
1
Cuprins
2
1 Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea și aprobarea ediției sau după caz, a reviziei în cadrul ediției procedurii
3
2 Situația edițiilor și a reviziilor în cadrul edițiilor procedurii operaționale
4
3 Lista persoanelor la care se difuzează ediția/revizia procedurii
5
4 Scopul procedurii operaționale
6
5 Domeniul de aplicare a procedurii operaționale
6
6 Documentele de referință/reglementările aplicabile activității procedurate
6
7 Terminologie și abrevieri ai termenilor utilizați în procedură
7
8 Descrierea procedurii operaționale
8
9 Responsabilități și răspunderi în derularea activității
10
10 Anexe, înregistrări, arhivări
12
www.poca.ro
1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea și aprobarea ediției sau, după caz, a reviziei în cadrul ediției procedurii
Nr.
crt
Acțiune
Nume și prenume / Nume
entitate
Funcția
Departament
Data
Semnătura
1 Elaborat
S.C. Rom Quality Cert S.R.L. - - 30.07.2018
2 Verificat
3 Avizat
4 Avizat
5 Avizat
6 Aprobat
www.poca.ro
2. Situația edițiilor și a reviziilor în cadrul edițiilor procedurii operaționale
Nr.
crt
Ediția/revizia în cadrul
ediției
Componenta
revizuită
Modalitatea
reviziei
Data de
aplicare
ediție/revizie
2.1
Ediția I X X
2.2
Revizia I - -
www.poca.ro
3. Lista persoanelor la care se difuzează ediția/revizia procedurii
Nr.
ex
Scopul
difuzării
Departament
Funcția/funcția în
cadrul proiectului
Nume și prenume Data
primirii
Data intrării
în vigoare
ediția/revizia
Semnătura
1 Aplicare
1 ...
1
1 Informare
1 Evidență
1 Arhivare
www.poca.ro
4. Scopul procedurii operaționale
Prezenta procedură operațională are drept scop stabilirea modului de implementare și utilizare a
instrumentului de autoevaluare de tip CAF (Cadrul comun de autoevaluare a modului de funcționare a
instituțiilor publice) la nivelul UAT Municipiul Vulcan pentru creșterea performanței în administrația
publică locală și îmbunătățirea serviciilor publice pentru comunitate.
Această procedură operațională este elaborată în cadrul proiectului “Management performant în
administrația publică din Municipiul Vulcan”, proiect ce vizează consolidarea capacității administrative a
Unității administrativ teritoriale (UAT) Municipiul Vulcan, județul Hunedoara pentru susținerea unui
management performant prin implementarea și utilizarea sistemelor ISO și a instrumentului CAF aplicabile
administraței locale.
Această procedură operațională vizează atât procesul efectiv de autoevaluare de tip CAF, cât și procesul
de elaborare a Planului de măsuri de îmbunatățire a UAT Vulcan.
5. Domeniul de aplicare a procedurii operaționale
5.1. Prezenta procedură operațională se aplică angajaților UAT Vulcan implicați direct, sau indirect în
procesul de autoevaluare CAF, inclusiv în elaborarea, implementarea și monitorizarea planului de
imbunătățire.
5.2. Activitatea vizată de această primă ediție a procedurii operaționale realizată în cadrul
proiectului “Management performant în administrația publică din municipiul Vulcan” este
Activitatea 2 - Introducerea CAF ca instrument de management al calității și
performaței:
Subactivitatea 2.1 – Realizarea analizei organizaționale și evaluarea sistemului de
control la nivelul autorității locale și elaborarea documentației necesare pentru
implementare;
Subactiviatea 2.2 – Selectarea și instruirea personalului din cadrul primăriei care vor
fi evaluatori CAF;
Subactivitatea 2.3 – Derulare aprocesului de autoevaluare;
Subactivitatea 2.4 – Elaborarea unor concluzii privind autoevaluare, dezvoltarea și
implementarea unui plan de îmbunătățiri. 5.3. Procedura urmărește Modelul CAF 2013 de autoevaluare.
6. Documentele de referință/reglementările aplicabile activității procedurate
• Planul de acțiuni pentru implementarea etapizată a managementului calității în autorități și instituții
publice 2016-2020;
• ORDIN nr. 600/2018 al Secretarului General al Guvernului privind aprobarea Codului controlului
intern managerial al entităţilor publice;
• CAF (Cadrul comun de autoevaluare a modului de funcționare a instituțiilor publice) inițiat de
Rețeaua Administrației Publice Europene ca instrument de management al calității dezvoltat de
către sectorul public pentru sectorul public, ediția 2013;
www.poca.ro
• Chestionar CAF conform Modelului CAF 2013, ultima versiune rezultată a colaborării intensive
dintre Corespondenții CAF Naționali din statele membre sprijiniți de Centrul European de Resurse
CAF din cadrul Institutului European de Administrație publică din Maastricht.
• Cerere de finanțare proiect “Management performant în administrația publică din Municipiul
Vulcan” co‐finanțat din Fondul Social European prin Programul Operațional Capacitate
Administrativă Cod SIPOCA 79 și care are ca beneficiar UAT Municipiul Vulcan.
• Hotărârea Consiliului Local Vulcan nr. 137/2016 privind aprobarea Strategiei de Dezvoltare a
municipiului Vulcan 2014 – 2020;
• Hotărârea Consiliului Local Vulcan nr. 107/2016 privind aprobarea Regulamentului de organizare
şi funcţionare a aparatului de specialitate al primarului municipiului Vulcan.
• Organigrama Primăriei Municipiului Vulcan, Anexa nr. 1 la Hotărârea Consiliului Local nr.
63/2016.
7. Terminologie și Abrevieri ale termenilor utilizați în procedură
Procedură - Prezentare în scris a paşilor ce trebuie urmaţi, a metodelor de lucru stabilite şi a regulilor de
aplicat necesare îndeplinirii atribuţiilor şi sarcinilor, având în vedere asumarea responsabilităţilor;
Procedură operațională - Prezentarea formalizată, în scris, a tuturor paşilor ce trebuie urmaţi, a metodelor
de lucru stabilite şi a regulilor de aplicat în vederea realizării activităţii, cu privire la aspectul procesual;
Ediţie a unei proceduri operaţionale - Forma iniţială sau actualizată, după caz, a unei proceduri operaţionale,
aprobată şi difuzată
Revizia în cadrul unei ediţii - Acţiunile de modificare, adăugare, suprimare sau altele asemenea, după caz,
a uneia sau a mai multor componente ale unei ediţii a procedurii operaţionale, acţiuni care au fost aprobate
şi difuzate;
Risc - Posibilitatea de a se produce un eveniment susceptibil, de a avea un impact asupra realizării
obiectivelor. Riscul se măsoară în termeni de consecințe și de probabilitate;
Documente - Acte cu caracter public sau intern prin care sunt reglementate anumite activități ale
personalului UAT Vulcan, precum și actele elaborate în cadrul serviciilor, birourilor, compartimentelor ca
urmare a efectuării anumitor acțiuni.
Nr. crt Abrevierea Termenul abreviat
1. PO Procedură operațională
2. E Elaborare
3. V Verificare
4. A Aprobare
5. Ap Aplicare
6. Ah Arhivare
7. I Informare
8. CAF Cadrul comun de autoevaluare a modului de funcționare a instituțiilor
publice
9. GP Ghid de procedură
10. PSP Procedură specifică
www.poca.ro
11. RA Responsabil de activitate
12. RCAF Responsabil CAF
13. SMC Sistemul de management al calității
14. UAT Unitate Administrativ teritorială
8. Descrierea procedurii operaționale/activităților
Punctele 1 – 7 din prezenta procedură reprezintă cadrul de elaborare a unei proceduri, cu referire la
procedura operațională cadru.
În procedura operațională propriu-zisă sunt cuprinse instrucțiunile și conținutul descris în procedură;
această procedură este în același timp un model de autoevaluare și o metodologie de lucru.
8.1. Generalități
Procedura operațională de autoevaluare și plan de îmbunătățiri CAF Vulcan, poate fi parte componentă a
Manualului calității la nivelul UAT Vulcan.
Această procedură este în concordanță cu politica UAT Vulcan, cu privire la sistemul instituțional de
management al calității și cu instrumentul de autoevaluare de tip CAF în varianta actualizată la nivelul
anului 2013, instrument dezvoltat la nivelul statelor membre.
Procedura operațională de autoevaluare și plan de îmbunătățiri CAF, urmărește Metodologia privind
implementarea CAF în scopul îmbunătățirii activității instituției din Ghidul CAF 2013 și cuprinde
următoarele faze principale ale procesului de implementare CAF:
a) Pregătirea și organizarea autoevaluării;
b) Procesul de autoevaluare;
c) Planul de acțiuni corective și prioritizarea acestora.
8.2. Activități principale
Principalele activități de care depinde și/sau care depind de activitatea procedurală sunt:
a) realizarea unei analize organizaționale și a unei evaluări a sistemului de control de la nivelul
UAT Vulcan
b) realizarea unui set de documente și proceduri privind derularea autoevaluării;
c) realizarea unei metodologii de evaluare a tuturor membrilor grupului de evaluatori;
d) realizarea unui set de documente elaborate, necesare procesului de autoevaluare;
e) crearea și instruirea unui grup de autoevaluare format din angajați de la diferite
departamente/servicii din cadrul UAT Vulcan;
f) realizarea autoevaluării;
g) stabilirea punctajului în urma reuniunii/reuniunilor de consens;
h) identificarea de acțiuni de îmbunătățire propuse de grupul de autoevaluare la nivelul UAT
Vulcan;
i) elaborarea Raportului de autoevaluare;
j) prioritizarea acțiunilor de îmbunătățire identificate în cadrul procesului de autoevaluare;
k) elaborarea planului de îmbunătățire a activității UAT Vulcan;
l) implementarea planului de îmbunătățire a activității UAT Vulcan;
m) monitorizarea planului de îmbunătățire a activității UAT Vulcan;
n) revizuirea planului de îmbunătățire a activității UAT Vulcan.
www.poca.ro
8.2. Documente utilizate
Documentele aferente procedurii operaționale de autoevaluare și plan îmbunătățiri CAF Vulcan, cuprind
categorii de documente necesare atât pentru elaborarea procedurii, cât și pentru activitatea procedurală.
Pentru elaborarea procedurii sunt necesare, fără a se limita la, următoarele:
- Declarația de angajament CAF a conducătorului UAT Vulcan (ANEXA 1PO);
- Procedură operațională în forma prezentă;
- Chestionar CAF Vulcan (ANEXA 3PO);
Principalele instrucțiuni specifice de elaborare aprobate la nivel de UAT Vulcan, cuprinse în Ghid de
procedură autoevaluare și plan îmbunătățiri CAF Vulcan (ANEXA 2PO)
Documentele aferente activităților specifice sunt cuprinse în Ghidul de procedură autoevaluare și plan
îmbunătățiri CAF Vulcan, cu anexele aferente.
Procedura operatională se actualizează și este adusă la cunoștința personalului implicat direct, precum și a
părților interesate.
Se recomandă ca procedura operațională de autoevaluare și plan îmbunătățiri CAF Vulcan să poată utiliza
o aplicație dedicată de completare online a chestionarului CAF Vulcan.
8.3. Resurse utilizate
8.3.1. Resurse materiale
Resursele materiale constau în elemente de logistică: birouri, mobilier, consumabile (hârtie, toner), linii
telefonice, computere, acces la baza de date, rețea, copiator și articole de papetărie.
8.3.2. Resurse umane
Resurse umane asigurate de UAT Vulcan – departamente și/sau persoane care sunt implicate prin atribuțiile,
sarcinile de serviciu la realizarea activității procedurale (ex: departament pentru asigurarea calității,
responsabil CAF, coordonatori CAF).
Procesul de autoevaluare și elaborare plan de îmbunătățiri CAF poate fi externalizat.
8.3.3. Resurse financiare
Resurse interne (prin prevederea în buget a sumelor necesare cheltuielilor de funcționare, achiziții, etc) sau
atrase prin proiecte.
8.3.4 Resurse nemateriale
Tehnologii necesare procesului, pregătirea personaliului propriu, sau achiziționarea de servicii de
specialitate.
8.4. Modul de lucru
Modul de lucru pentru activități poate fi formalizat (transpus în proceduri), cu sprijinul personalului direct
implicat în aceste activități.
8.4.1. Planificarea operațiunilor
Operațiunile identificate se analizează (din perspectiva resurselor, a termenelor, a riscurilor identificate și a
măsurilor de prevenire a acestora, a condițiilor de eficacitate, eficiență și legalitate) și se corelează în
succesiune logică și cronologică.
Se evită suprapunerea de atribuții între structuri ale UAT Vulcan, se delimitează procedurile de alte activități
neprocedurate și se intercorelează cu alte proceduri ale managementului calității totale în instituție.
8.4.2. Derularea operațiunilor
www.poca.ro
Procedurile operaționale, instrucțiunile de lucru, formularele/fișele și anexele se codifică. Modificările (de
reglementare, organizatorice, sau de altă natură) determină revizia , sau, după caz, elaborarea unei noi ediții
pentru procedura formalizată respectivă.
8.4.3. Valorificarea rezultatelor operațiunilor
Se are în vedere, de exemplu:
- Analiza gradului de realizare a indicatorilor de performanță privind autoevaluarea și implementarea
planului de îmbunătățiri CAF;
- Furnizarea de date relevante cu privire la rezultatele operațiunilor către beneficiarii acestora.
9. Responsabilități și răspunderi în derularea activității
Se urmărește identificarea tuturor acţiunilor (paşilor de lucru) care au loc în legătură cu activitatea
procedurată, precum şi fixarea acestora pe compartimentele (posturile) cărora le revin responsabilităţile
şi/sau, după caz, răspunderile faţă de acestea.
www.poca.ro
Nr.
crt
Sructură/post
Operațiune
Elaborator Departament
CAF
Departament
juridic
Responsabil
CAF
Conducere
UAT Vulcan
Compartimentele UAT
Vulcan
1 Identificare, codificare X
2 Documentare X
3 Elaborare X
4 Verificare conținut X
5 Verificare formă X
6 Verificare temei legal X
7 Avizare X
8 Aprobare X
9 Aplicare X
10 Arhivare X
www.poca.ro
9.1. Responsabilități specifice
Responsabilitățile specifice vizează în principal:
a) Responsabilul CAF;
b) Grupul de evaluatori;
c) Angajații UAT Vulcan implicați direct;
d) Consultantul extern CAF .
Atribuțiile și responsabilitățile specifice sunt dezvoltate în Ghidul de proceduri – autoevaluare și plan
îmbunătățiri CAF (ANEXA 2PO la Procedura operațională).
10. Anexe, înregistrări, arhivări
Sunt cuprinse în anexele la procedura operațională toate instrumentele relevante și care sunt aplicabile în
realizarea activității procedurate.
www.poca.ro
Nr.
ANEXĂ
Cod/Denumire ANEXĂ Emitent Nr.
exemplare
Difuzare Arhivare
Loc/perioadă
Observații
1. ANEXA 1PO - Declarație angajament CAF
conducere UAT Vulcan
CAFV – PO-01-PSP-01
2. ANEXA 2PO – Ghid de procedură autoevaluare și
plan de îmbunătățiri CAF Vulcan
CAFV - PO-01 –GP-01
3. ANEXA 3PO – Chestionar CAF Vulcan
CAFV – PO-01-PSP-02
4. ANEXA 4PO – Cadrul Comun de Autoevaluare a
modului de funcţionare a Instituţiilor publice (CAF)
– traducere, ediția CAF 2013