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Introducción a la Tecnología de la Información Curso 2009/10

DISIT – FByD – UEx Práctica 1 – Página 1

PRÁCTICA 3

PROCESADOR DE TEXTO

1. Introducción.......................................................................................................................................3 1.1. Objetivos...............................................................................................................................3 1.2. Material necesario .................................................................................................................3 1.3. Desarrollo..............................................................................................................................4

2. Contenidos .........................................................................................................................................4 2.1. Conceptos relacionados con la edición de texto....................................................................4 2.2. Introducción a Microsoft Word.............................................................................................6 2.3. Entorno de trabajo y herramientas de Microsoft Word.........................................................7

2.3.1. El portapapeles en Word.......................................................................................10 2.3.2. Temas....................................................................................................................10

2.4. Formato del texto ................................................................................................................10 2.4.1. Formato de carácter ..............................................................................................11 2.4.2. Formato de párrafo ...............................................................................................14

Formato básico de párrafo ................................................................................14 Numeración y viñetas .......................................................................................17 Tabulaciones.....................................................................................................19

2.4.3. Formato de sección ...............................................................................................21 Columnas..........................................................................................................21 Formato de página ............................................................................................22 Encabezados y pies de página...........................................................................24

2.5. Estilos..................................................................................................................................25 2.5.1. Tipos de estilos .....................................................................................................26 2.5.2. Jerarquía de estilos................................................................................................28 2.5.3. Estilos rápidos.......................................................................................................28 2.5.4. Uso de estilos........................................................................................................28 2.5.5. Edición y creación de los estilos...........................................................................29 2.5.6. Generación de tablas de contenido .......................................................................31 2.5.7. Numeración de títulos...........................................................................................33

2.6. Tablas..................................................................................................................................35 2.7. Inserción de figuras.............................................................................................................37

2.7.1. Numeración automática de figuras .......................................................................41 Numeración de figuras......................................................................................41 Referencia a figuras ..........................................................................................41 Índice de figuras ...............................................................................................42

2.8. Notas al pie .........................................................................................................................43



2.9. Corrector ortográfico y gramatical......................................................................................43 2.9.1. División con guiones ............................................................................................45

2.10. Impresión y exportación del documento ...........................................................................46 3. Resumen de contenidos...................................................................................................................48

4. Ejercicios a realizar.........................................................................................................................50

5. Bibliografía ......................................................................................................................................50



1. Introducción El texto escrito ha sido y sigue siendo el más importante medio de transmisión del conocimiento de la era

moderna. La invención de la imprenta permitió la divulgación en serie de documentos escritos. A menor escala, la máquina de escribir ha sido una herramienta fundamental en el hogar y la oficina para la producción de documentos escritos con rapidez, claridad y limpieza.

En la era de los ordenadores, la edición de texto adquiere una nueva dimensión, por un lado, al abrirse un nuevo mundo de formas de difusión del texto escrito, aparte del papel: libros electrónicos, páginas web, etc.; y por otro, al disponer de una herramienta capaz de editar documentos escritos a una velocidad y con una calidad nunca vista.

El ordenador es una herramienta que viene a sustituir a las anteriores herramientas, con el propósito de mejorarlas. Así, el ordenador no es una máquina de escribir, sino algo mucho mejor, y que, como tal, debe facilitarnos la tarea de escribir en la medida de lo posible.

En este tema vamos abarcar estas dos vertientes de la edición de texto por ordenador. En primer lugar aprenderemos los principios de la edición de documentos utilizando un procesador de textos, y finalmente experimentaremos con la generación de documentos de texto para distribución digital. Dejaremos para más adelante la generación de documentos para la publicación de páginas web.

Debemos tener presente que el tipo de software que vamos a utilizar en esta práctica, el procesador de texto, está destinado a editar documentos a pequeña y mediana escala: informes, libros simples, etc., y no para la maquetación de documentos más complejos como revistas o periódicos, aunque los principios de trabajo son bastante parecidos.

1.1. Objetivos El objetivo de esta práctica es el aprendizaje de los conceptos relacionados con la edición digital de texto,

y de las principales características de las aplicaciones de procesamiento de texto en entorno de oficina y doméstico, incluyendo formato de texto, estilos, tablas e inserción de imágenes. Se utilizará Microsoft Word (versión 2007) como herramienta de referencia.

Objetivos generales

• Aprender las técnicas de trabajo en software de procesamiento de texto.

Objetivos específicos

• Comprender la terminología relacionada con la edición de texto. • Aprender y practicar los conceptos y técnicas relacionados con el formateo de documentos de texto. • Aprender y practicar el uso de estilos en documentos de texto. • Aprender y practicar el uso de herramientas de corrección en procesadores de texto. • Aprender y practicar la generación de documentos de texto digital en formatos estandarizados.

Tabla 1. Objetivos generales y específicos

1.2. Material necesario El alumno deberá disponer de todo el material y recursos utilizados durante las prácticas anteriores, en

particular los textos escritos.



1.3. Desarrollo En esta práctica se presentarán los conceptos relacionados con el manejo de las principales funciones del

procesador de texto Microsoft Word. Probablemente algunos de de estos conceptos ya son conocidos por el alumno; no obstante se recomienda repasar minuciosamente todos los conceptos para asentar correctamente los conocimientos y familiarizarse con la terminología utilizada a lo largo del resto del curso.

Es muy recomendable repasar los distintos contenidos delante del ordenador, utilizando las aplicaciones correspondientes, y poniendo en práctica cada herramienta hasta haber comprendido su funcionamiento y opciones. El presente material se centra en la descripción de conceptos más que en los procedimientos, por lo que las explicaciones relacionadas con el uso de herramientas son difícilmente comprensibles si no se realiza un seguimiento paralelo con la aplicación real que favorezca el objetivo de fomentar una iniciativa de búsqueda e investigación.

Al final de la práctica se propondrán algunos ejercicios que el alumno deberá desarrollar obligatoriamente y conservar adecuadamente, ya que algunos de ellos podrán formar parte del trabajo final que servirá para la evaluación de la parte práctica de la asignatura. Téngase en cuenta que el trabajo será inexcusablemente individual.

Finalmente se presentará una relación de los conceptos que el alumno debe haber adquirido al finalizar la práctica. El alumno deberá revisar la relación y asegurarse de conocer el significado de todos ellos.

La bibliografía recomendada para este tema puede servir como referencia tanto para aclarar conceptos que no aparezcan suficientemente detallados en el material proporcionado, como para profundizar en su aprendizaje. El alumno debe tener en cuenta que el material proporcionado para esta práctica está orientado a un usuario que tiene conocimientos muy básicos en el manejo de una aplicación de edición de texto.

Los alumnos que deseen utilizar los laboratorios de informática de la Facultad de Biblioteconomía y Documentación deberán disponer de una cuenta de acceso personal a los ordenadores, para lo cual deberán ponerse en contacto con los responsables del sistema informático de la Facultad. Dichos ordenadores cuentan con el software necesario para esta práctica.

2. Contenidos

2.1. Conceptos relacionados con la edición de texto En temas anteriores hemos aprendido a editar un archivo de texto con el Bloc de notas. Un archivo de

estas características sólo contiene texto, todo igual: no hay letras de diferentes tamaños ni colores. Es lo que llamamos texto plano. Frente al texto plano, podemos tener texto con formato (también llamado texto enriquecido) en el que distinguimos, por un lado el texto (las letras, el texto plano) y por otro el formato (colores, tamaños, etc.). Es muy importante saber distinguir el texto de su formato.

Ya hemos aprendido que no debemos preocuparnos por los límites de la ventana o el papel. Las aplicaciones para edición de texto se ocuparán de ello. A diferencia de lo que ocurre en una máquina de escribir, con el ordenador podemos retroceder en lo que hemos escrito y modificarlo. Si nos preocupáramos de cortar a mano las líneas cuando llegamos al margen derecho, al cambiar el texto anteriormente escrito, los márgenes también cambiarían y habría que ajustarlo todo de nuevo. Debemos cambiar esa mentalidad y dejar que el ordenador se ocupe de todo lo relacionado con el formato; nosotros nos preocuparemos solamente del texto. Esto no resulta tan sencillo como parece, y en este tema nos vamos a tener que esforzar por adquirir estos nuevos hábitos.

A la hora de escribir documentos, tenemos una serie de costumbres:



• Dejar un espacio a la izquierda de la primera línea de cada párrafo. • Dejar una separación mayor entre las líneas de un párrafo y del siguiente párrafo (separar los párrafos). • Poner guiones o bolitas a la izquierda de cada párrafo cuando hacemos una lista (como ocurre en esta

misma lista). • Comenzar un título importante en una página nueva. • Al hacer un índice, rellenar con puntos la separación entre el título del capítulo y el número de la

página. • Algunos títulos los centramos en el papel. • Etc.

Todas estas cuestiones las solucionamos en el Bloc de notas con trucos como rellenar con espacios para centrar, o poner líneas en blanco para separar párrafos, etc. Pero el Bloc de notas es un editor de texto plano. Ahora vamos a trabajar con un procesador de texto, y todas estas cuestiones son puramente formato. Bajo ningún concepto deberemos escribir letra o símbolo alguno para lograr estas cuestiones, pues no son texto, sino formato: tendremos que buscar las opciones adecuadas en la aplicación para que ésta automáticamente se ocupe de todo. Utilizar texto para lograr una cuestión de formato es un mal hábito y debemos evitarlo; en esta asignatura estará terminantemente prohibido hacerlo. No olvides esta norma y tenla siempre presente, pues es fundamental en esta asignatura.

Vamos a repasar ahora algunas definiciones de conceptos utilizados en edición de texto:

• Carácter: es una letra, número o símbolo, visible o invisible (por ejemplo un espacio o un retorno de carro). Una letra acentuada es un único carácter, aunque se componga con dos pulsaciones de teclas.

• Palabra: es un grupo de caracteres separados de otra palabra por algún carácter de separación. Los caracteres de separación pueden variar de unas aplicaciones a otras, pero suelen incluir: espacios, signos de puntuación, retornos de carro, guiones, etc.

• Línea: es el conjunto de caracteres que están, en un momento dado, en el mismo renglón. • Párrafo: el fragmento de texto entre dos retornos de carro (supuestamente entre dos puntos y aparte).

El retorno de carro que finaliza un párrafo pertenece al párrafo. • Columna: cada uno de los flujos verticales de texto que rellenan el espacio de escritura. Podemos tener

documentos escritos a una columna, o como ocurre habitualmente en un periódico, a varias columnas. • Márgenes: es el espacio vacío que dejamos en los bordes del papel alrededor del texto. • Sangrado: es un margen adicional que dejamos por la izquierda o por la derecha de un párrafo o línea

para indicar que es jerárquicamente de menor rango que el resto. • Encabezado: es un fragmento de texto que se repite en la parte superior de cada página de un

documento. • Pie de página: es un fragmento de texto que se repite en la parte inferior de cada página de un

documento. • Nota al pie: es una marca que ponemos en un punto de un documento, indicando que en la parte

inferior del papel hay una explicación adicional sobre lo que se está contando. Suelen estar numeradas o identificadas de alguna manera por si coinciden varias en la misma página.

• Pie de foto: es el título que ponemos a una imagen, fotografía, ilustración, esquema, etc. en su parte inferior.

• Tabla: esquema organizado en filas y columnas regularmente repartidas. • Celda: cada uno de los cuadros resultantes de dividir una tabla en filas y columnas. • Sección: división en partes a lo largo de un documento. • Salto: carácter con el que se termina un elemento (línea, párrafo, página, etc.), continuando con el

siguiente. • Salto de línea: cuando llegamos al final del renglón, automáticamente se pasará a la línea siguiente.

Podemos adelantar manualmente el avance a una nueva línea introduciendo un carácter de salto de línea (pulsando Mayús+Intro, también llamado Salto de ajuste de texto), haciendo que la escritura



continúe por la línea siguiente sin comenzar un nuevo párrafo. Si pulsamos Intro, introducimos un carácter de retorno de carro, que constituye un salto de párrafo: la escritura continúa en una nueva línea que pertenece ya al párrafo siguiente.

• Salto de página: cuando llegamos al final de la página, automáticamente se comenzará con una nueva. Podemos adelantar el avance a una nueva página manualmente introduciendo un carácter de salto de página (Ctrl+Intro).

• Salto de columna: al escribir en varias columnas, cuando llegamos al final de una columna, automáticamente se comenzará con la siguiente. Podemos adelantar el avance a una nueva columna manualmente introduciendo un carácter de salto de columna (Ctrl+Mayús+Intro).

• Caracteres invisibles: son aquéllos caracteres, que, como los saltos, espacios y tabulaciones, fuerzan determinados comportamientos del flujo de texto, pero no se ven.

• Espacio de no-separación: es un espacio entre dos palabras que hace que las dos palabras no se puedan separar entre dos renglones. Por ejemplo al escribir números con una unidad de medida (por ejemplo “26 Km.”), es posible que el final de línea caiga entre el número y la unidad, repartiéndolos en dos renglones. Separando con un espacio de no-separación, irán siempre juntos, pasando, si es necesario, las dos palabras al siguiente renglón. Para escribir un espacio de no-separación pulsamos Ctrl+Maýus+Espacio.

• Guión de no-separación: al igual que ocurre con un espacio, un guión (-) sirve como separador de palabras. Pero en ocasiones preferimos que no actúe así, y que no separe las palabras aunque queden entre dos renglones. Para escribir un guión de no-separación pulsamos Ctrl+Maýus+-.

• Texto automático: es un fragmento de texto cuyo contenido es modificado automáticamente por el procesador de texto. Por ejemplo, un texto automático que contenga la fecha puede actualizarse automáticamente con la fecha de cada día. Los textos automáticos no deben modificarse a mano, ya que las modificaciones se perderán cuando el procesador de texto actualice automáticamente el contenido.

Todos los documentos presentan una organización esquemática: se dividen de alguna manera en capítulos, que a su vez se dividen en sub-capítulos, que a su vez de vuelven a subdividir, y así sucesivamente, dando lugar a un esquema jerárquico. Llamaremos títulos de primer nivel a los títulos de los capítulos; títulos de segundo nivel a los de los sub-capítulos, etc. Muchos documentos sencillos puede ser que sólo tengan un capítulo.

Ya hemos visto la importancia de diferenciar texto y formato. Ahora vamos a diferenciar entre 3 clases de formatos: formato de texto, formato de párrafo y formato de sección:

• El formato de texto es aquél que se puede aplicar de forma diferenciada a un carácter respecto al anterior o el siguiente. Por ejemplo el texto en negrita o cursiva, o el color. Una letra puede ser de un color y la siguiente de otro.

• El formato de párrafo es aquél que se puede aplicar de forma diferenciada a un párrafo respecto al anterior o el siguiente, pero no a dos caracteres que pertenezcan al mismo párrafo. Por ejemplo, todo un párrafo puede ir centrado, y el siguiente alienado a la derecha, pero no es posible que la primera letra de un párrafo lleve una alineación y la siguiente otra.

• El formato de sección es aquél que se puede aplicar de forma diferenciada a una sección respecto a la anterior o la siguiente, pero no a párrafos que pertenezcan a la misma sección. Por ejemplo el número de columnas o los márgenes del papel.

2.2. Introducción a Microsoft Word En esta práctica vamos a trabajar con Microsoft Word (versión 2007), simplemente Word a partir de

ahora. Como todos los procesadores de texto modernos, es de tipo WYSIWYG, que significa What You See Is What You Get (lo que ves es lo que obtienes). Esto quiere decir que a medida que vamos escribiendo vemos el



resultado de nuestro trabajo tal y como va a quedar cuando imprimamos el documento: tamaños de letra, colores, etc. En los programas más antiguos, para ordenadores que no tenían la capacidad de mostrar gráficos, el texto escrito se mostraba como si fuera texto plano, mezclado con marcas de formato, palabras clave que indicaban el formato que debía llevar el texto. Observa la diferencia entre los siguientes ejemplos, el primero de ellos representaría la edición en WYSIWYG y el segundo no:

1. Coge el libro titulado Manual avanzado y tráemelo. 2. Coge el libro titulado <negrita>Manual avanzado<fin negrita>y tráemelo.

Las marcas de formato existen en ambos sistemas; la diferencia es que en los editores WYSIWYG, en lugar de ver la marca de formato, se aplica el formato real.

Cada procesador de texto puede utilizar diferentes palabras clave o códigos para las marcas de formato, y para representar los caracteres, lo cual da lugar a diferentes formatos de archivo. Word utiliza su propio formato; además, diferentes versiones de Word utilizan variantes de este formato. Al formato propio de un programa lo llamaremos formato nativo del programa.

Los archivos de Word se caracterizan porque utilizan la extensión .docx. De esta manera, Windows sabe que los archivos .docx se son documentos de Word y se editan con Word. Pero no es el único formato admitido; Word, por ejemplo, puede leer y guardar archivos de texto plano (eso sí, al guardar un archivo de texto plano se le elimina todo su formato). También puede manejar archivos en otros formatos que utilizan habitualmente otros procesadores de texto, como el formato RTF o el formato HTML de las páginas web. También maneja los archivos con extensión .doc de versiones anteriores de Word.

Así, al guardar por primera vez un documento, debemos asegurarnos del tipo de formato que vamos a utilizar. En el cuadro de diálogo de guardar, un cuadro desplegable Guardar como tipo nos permite seleccionar el formato de archivo. Siempre es recomendable utilizar el formato nativo de un programa, excepto cuando se quiera intercambiar el archivo con otro programa que no reconozca ese formato.

Cuando comenzamos un nuevo documento de Word, éste no es un documento vacío, sino que ya posee un cierto contenido. Aunque no tenga nada escrito, empezamos, por ejemplo, escribiendo con un determinado tipo de letra, tamaño, color, etc. Por lo tanto el documento ya posee algunas marcas de formato.

El contenido inicial de un documento nuevo viene determinado por una plantilla, un documento base que se utiliza como punto de partida. Si no se especifica lo contrario se utiliza la plantilla normal, aunque podemos elegir una plantilla de entre la colección que proporciona Word o las que creemos nosotros mismos. Podemos tener, por ejemplo, una plantilla consistente en una carta en la que sólo falte por rellenar el destinatario, la fecha y el contenido de un pedido, mientras que el cuerpo de la carta es siempre el mismo. Para fabricar esta plantilla, escribiríamos la carta vacía y la guardaríamos, especificando en el cuadro de diálogo de guardar, que el tipo de archivo deseado es una plantilla.

Una plantilla de Word es exactamente igual que un documento de Word, excepto por la extensión del archivo, que es .dotx en vez de .docx. Al abrir un archivo .dotx, Word lo trata como plantilla, de manera que la primera vez que intentemos guardar el documento, nos pedirá el nombre del archivo, al contrario de lo que haría después de abrir un documento normal.

En los siguientes apartados veremos cómo algunos cuadros de diálogo de configuración de los distintos formatos tienen un botón Predeterminar. Este botón sirve para hacer que cuando comencemos un nuevo documento, el formato inicial sea el que acabamos de predeterminar. En realidad lo que se hace es poner este formato en la plantilla normal.

2.3. Entorno de trabajo y herramientas de Microsoft Word Word es una aplicación bastante personalizable, lo que significa que podemos cambiar a nuestro antojo el

aspecto de la misma. Esto, que es una ventaja porque podemos adaptarla a nuestro gusto, tiene el inconveniente



de que es imposible asegurar dónde está una determinada opción, cómo se llama o qué icono tiene, puesto que puede cambiar de un ordenador a otro.

La versión 2007 de Word (y de Office en general) introduce grandes diferencias en el modo de trabajar y organizar la aplicación respecto a versiones anteriores y respecto a otros procesadores de texto, incluso frente a las aplicaciones más típicas de Windows. Por ejemplo, Word 2007 no presenta un menú en la ventana principal.

Por esta razón debemos comenzar a desarrollar nuestra intuición informática y aprender a localizar las opciones por nosotros mismos. Recuerda los consejos prácticos del documento de presentación de la asignatura y comienza a ponerlos en práctica. En Word, como en muchos otros programas, al dejar inmóvil el ratón sobre un icono aparecerá una pista indicando su nombre o utilidad.

El espacio de trabajo de Word (Figura 1) está formado por una cinta de opciones con múltiples pestañas, donde cada pestaña agrupa opciones relacionadas entre sí. Todas estas opciones pueden aplicarse mediante el uso del ratón, pero también mediante atajos de teclado. Pulsando y liberando la tecla Alt observamos cómo junto a cada pestaña aparece un cuado con una letra. Si a continuación pulsamos una de esas letras, es como si hiciéramos clic en la pestaña correspondiente, y a continuación aparecen nuevos cuadros con letras, ahora para las opciones pertenecientes a la pestaña recién seleccionada. Pulsando de nuevo una letra aplicamos la opción. Pulsando Escape o Alt de nuevo se cancelan los atajos. Si conocemos los atajos, podemos pulsar directamente Alt+Letra, sin esperar a que aparezcan los cuadros con las letras.

Figura 1. Espacio de trabajo de Word 2007

Dentro de cada pestaña, las opciones más relacionadas entre sí forman grupos encerrados en cajas, donde cada caja aparece subtitulada. En algunas de ellas, a la derecha del título se muestra un incono con una flecha, indicando que al hacer clic en él se despliegan más opciones del mismo grupo o se abre algún cuadro de diálogo con opciones avanzadas.



Como editor WYSIWYG, Word muestra el documento en edición con el mismo aspecto con el que aparecerá en el papel una vez impreso, dibujando también el papel y sus márgenes sobre un fondo azul. Sin embargo esto no es todo lo ideal que parece. No siempre resulta práctico que la simulación del documento sea tan perfecta como la futura impresión:

• Si tenemos un ordenador con poca potencia, es posible que realizar una simulación perfecta lleve demasiada carga de computación y el resultado será que el programa tiene una respuesta demasiado lenta, lo que impide trabajar con comodidad.

• Sabemos que hay caracteres invisibles. A lo mejor nos interesa saber dónde están o qué caracteres en concreto hay en un punto determinado, o por dónde están los límites de los márgenes. Quizá en un momento dado nos interesa ocultar parte de un documento con la que no estamos trabajando.

• No todos los trabajos son para imprimir. A lo mejor estamos editando una página web o un documento para distribución digital, o quizá sólo queremos teclear el texto aprovechando las ventajas de edición de Word para luego importarlo en otro programa.

Por estas y otras razones, Word dispone de varios modos de presentación y opciones de visualización, que podemos seleccionar con un conjunto de botones situados en la parte inferior derecha de la ventana principal:

• Diseño de Impresión. Simula el aspecto de impresión con bastante calidad, y es el utilizado habitualmente. Puede ser demasiado lento en el caso de un documento muy complejo.

• Lectura a pantalla completa. Es la simulación más perfecta posible, aunque sólo permite ver el resultado, no admite edición, por lo que oculta las barras de herramientas. Para seguir editando hay que regresar a alguno de las otras visualizaciones (por ejemplo pulsando Escape) o activar la opción Permitir escritura del menú Opciones de vista.

• Diseño Web. Es el adecuado cuando se edita texto destinado a una página web, ya que no simula el papel sino la pantalla del ordenador (el navegador web).

• Vista Esquema. Muestra la jerarquía de los títulos de distinto nivel del documento en forma esquematizada, en lugar de con su aspecto de impresión.

• Borrador. Muestra un diseño simplificado, en el que no se simula el papel, encabezados, pies de página ni notas al pie, sino sólo el texto principal.

En los modos de edición, además disponemos de opciones interesantes de visualización:

• Durante la edición en cualquiera de los modos disponemos de opciones para mostrar u ocultar guías y otros elementos invisibles; aunque se estén mostrando en un momento dado, no se imprimirán. Una de las opciones más útiles es Mostrar todo (botón con el icono ¶), que hace visibles los espacios, saltos y otros caracteres invisibles.

• Herramienta zoom: permite ver el documento en edición en distintos tamaños, dependiendo del nivel de detalle que necesitemos. Al aumentar el zoom, veremos el texto más grande, pero el documento no se modifica, sino que la simulación en pantalla se hace «más de cerca» (como si nos acercáramos al papel). Un control deslizante en la esquina inferior-derecha ajusta el nivel de zoom.

Existen muchas otras herramientas que nos facilitan la tarea de edición:

• Existen multitud de combinaciones de teclas para realizar movimientos precisos del cursor. • Se pueden seleccionar varios fragmentos de texto de forma simultánea, • Se pueden deshacer tantas operaciones como se desee, desde la última apertura del archivo. • Word hace sugerencias durante la escritura para ayudarnos a escribir palabras habituales. Podemos

probar, por ejemplo a escribir la fecha del día. Por ejemplo (suponiendo que es la fecha de hoy), “5 de marzo de 2005”: mientras escribimos, Word nos muestra una pista, prediciendo lo que quedemos escribir. Si pulsamos Intro, se completará el texto predicho. Esta característica se llama autocompletar.



• Word corrige sobre la marca erratas habituales durante la escritura. Por ejemplo, si empezamos a escribir una palabra con las dos primeras letras en mayúsculas y el resto en minúsculas. Esta característica se llama corrección automática.

Todas estas herramientas se pueden configurar, personalizar y desactivar.

2.3.1. El portapapeles en Word

Word puede incluir entre el texto objetos propios de otras aplicaciones y elementos tales como imágenes, gráficos, ecuaciones, organigramas, títulos, etc. Word también puede utilizarse como compositor de mensajes de correo electrónico, accediendo a la agenda de Outlook Express. Etc. Una forma de insertar en Word fragmentos de documentos de otras aplicaciones es mediante el uso del portapapeles: copiar un fragmento de documento de una aplicación e intentar pegarlo en Word. Esto no siempre es posible, o, al menos, no siempre produce el resultado esperado. Para ayudar a Word a interpretar la forma en que debe pegar la información, existe una opción de pegado llamada pegado especial, que también tienen muchas otras aplicaciones. Consiste en que, antes de pegar, Word nos muestra una lista de las interpretaciones posibles del contenido del portapapeles, para que elijamos la que más nos conviene.

Un uso muy habitual del pegado especial es el siguiente: copiamos un fragmento de texto con formato (de Word o de otra aplicación): negritas, cursivas, colores, tamaños, etc., pero de dicho fragmento nos interesa sólo el texto, no el formato. Si pegamos normalmente, se pegará el texto y el formato, y a continuación tendremos que modificar el formato. Es mejor hacer un pegado especial seleccionando Texto sin formato, de manera que el texto se pegará obviando su formato anterior.

La opción de Pegado especial suele encontrarse junto a la de pegado normal. En Word 2007 se sitúa en la parte inferior del botón de pegado (pestaña Inicio), que despliega un menú con varias opciones. No obstante, al pegar de forma normal aparecerá junto al fragmento pegado un icono que nos permite rectificar la forma de realizar el pegado previo.

2.3.2. Temas

La versión 2007 de Word (y de Office en general) introduce el concepto de Tema. Un tema consiste en una definición de un conjunto de opciones de formato que podemos utilizar en nuestro documento, de manera que podemos cambiar el aspecto de un documento de forma rápida simplemente cambiado el tema. Un tema consta, entre otras cosas, de:

• Una fuente para los títulos (que llamaremos +Titulos).

• Una fuente para el cuerpo del documento (que llamaremos +Cuerpo). • Una paleta de 10 colores, cada uno en 5 intensidades diferentes (desde más claro a más oscuro): Fondo 1, Texto 1, Fondo 2, Texto 2, Énfasis 1, Énfasis 2, Énfasis 3, Énfasis 4, Énfasis 5, Énfasis 6.

Así, a la hora de formatear nuestro texto podemos utiliza una fuente en concreto (por ejemplo Arial), o bien +Cuerpo. Si ahora cambiamos de tema, el texto que estaba en +Cuerpo se mostrará con la fuente que corresponda al nuevo tema, mientras que la que estuviera en Arial seguirá en Arial. Igualmente podemos escribir texto en color rojo, o bien en Texto 1; al cambiar de tema, el texto rojo seguirá siendo rojo y de Texto 1 será como indique el nuevo tema.

2.4. Formato del texto Vamos a tratar ahora sobre las opciones de formato que proporciona Word. Ante todo debemos tener en

cuenta que el formato puede aplicarse de dos formas, a priori y a posteriori, cualquiera de las dos igualmente válida:



• A priori, situamos el cursor en el punto en que deseamos introducir nuevo texto, seleccionamos las opciones de formato y, sin mover el cursor, comenzamos a escribir. El nuevo texto tendrá el formato elegido.

• A posteriori, una vez escrito un texto con un formato que no es el deseado, podemos seleccionarlo y aplicarle las opciones de formato deseadas.

Para aplicar las opciones de formato disponemos de múltiples controles en la existen diversas opciones en el menú que abren cuadros de diálogo, pero, además, encontraremos muchos botones en las barras de herramientas con las opciones más comunes.

2.4.1. Formato de carácter

El formato de carácter se configura mediante las opciones del grupo Fuente de la pestaña Inicio de la cinta de opciones. Además de las principales opciones de formato que se presentan en la cinta de opciones, podemos acceder al cuadro de diálogo con todas las opciones (pulsar el icono de la flecha o Ctrl+M), el cual describimos a continuación (Figura 2).

Figura 2. Cuadro de diálogo Fuente

En la pestaña Fuente:

• Fuente: selecciona la caligrafía. Al inicio de la lista aparecen las fuentes +Cuerpo y +Títulos, cuya caligrafía depende del tema actual.

• Estilo de fuente: permite seleccionar entre texto normal, negrita (o negrilla), cursiva (o itálica) y negrita cursiva.

• Tamaño: indica el tamaño de los caracteres, medido en puntos. • Color de fuente: color de los caracteres. Se pueden elegir entre los colores de tema actual, o bien

colores concretos y fijos. • Estilo de subrayado: permite elegir diversas formas de subrayar: sin subrayado, sólo palabras (y

no espacios) y subrayado completo con líneas de diverso tipo. • Color de subrayado: color de la línea de subrayado. • Efectos: aplicar diversos efectos, algunos de ellos incompatibles entre sí:



− Tachado o Doble tachado. − Superíndice: texto ligeramente elevado sobre la línea base y un poco más pequeño. − Subíndice: texto ligeramente rebajado sobre la línea base y un poco más pequeño. − Sombra, Contorno, Relieve, Grabado: efectos que simulan tres dimensiones. − Mayúsculas: todas las letras en mayúsculas, aunque sean minúsculas. No es lo mismo que

escribirlo todo en mayúsculas desde el principio, ya que si quitamos este formato se recuperan las minúsculas originales.

− Versales (versalitas): igual que mayúsculas, pero las mayúsculas originales salen un poco más grandes que las minúsculas.

− Oculto: el texto es invisible. Sólo tiene utilidad para la generación de documentos para distribución digital.

En la pestaña Espacio entre caracteres:

• Escala: permite deformar las letras para que sean más estrechas (escala < 100%) o más anchas (escala > 100%)

• Espacio: permite modificar la separación de cada carácter con el siguiente y el anterior. El cuadro De indica la cantidad expandida o comprimida.

• Posición: permite modificar la posición vertical de cada carácter respecto a la línea base (como ocurre en los formatos de superíndice y subíndice). El cuadro De indica la cantidad elevada o rebajada.

Veamos ahora algunas consideraciones sobre los formatos de fuente.

La opción Fuente permite elegir la caligrafía, es decir el aspecto de los caracteres, lo que se denomina una fuente, consistente en una colección de gráficos que representan las letras, números y símbolos con un aspecto determinado. Las fuentes son archivos que se instalan en el sistema operativo y que permiten a las aplicaciones utilizar los distintos tipos de letras. Muchas aplicaciones (Word entre ellas) instalan un conjunto de fuentes junto con el programa.

Existen varios tipos de fuente:

• En función de cómo se describe la forma de cada letra, existen diversos tipos. Las más habituales son las True-Type, que se caracterizan porque pueden imprimirse a cualquier tamaño sin perder calidad, pero existen fuentes que sólo son adecuadas para pantalla, otras que dependen de la impresora, etc. Debajo de la vista previa del cuadro de diálogo Fuente se indica el tipo de fuente elegida.

• En función del aspecto, existen fuentes serif (adornadas) y sans-serif (sin adornos). Las fuentes serif tiene adornos o remates ubicados generalmente en los extremos de las astas de los caracteres, mientras las sans-serif son más sencillas, con extremos planos o redondeados. Ejemplos: Serif / Sans-serif

• En función de la separación entre caracteres, existen fuentes de paso fijo, en las que todos los caracteres ocupan el mismo tamaño, y fuentes de paso proporcional, en que algunas letras son más anchas que otras (por ejemplo “w” frente a “l”). Las fuentes de paso proporcional suelen dar un resultado más estético, y son las más comunes, mientras que las de paso fijo se utilizan cuando es necesario que los caracteres de distintas líneas queden verticalmente alineados. En la Tabla 2 se observa cómo en el ejemplo de la fuente Courier las tres líneas de caracteres tienen el mismo ancho, mientras que en el resto de ejemplos no es así.

• En función del tipo de caracteres que contiene, hay fuentes normales y fuentes de símbolos, que no contienen letras, sino símbolos, iconos, figuras, etc.

Como las fuentes son archivos que se instalan, es posible que un ordenador tenga unas fuentes que otro no tenga. Las fuentes no se incorporan en el archivo Word, por lo tanto, si utilizamos esas fuentes en un documento editado en el primer ordenador, no será posible mostrar correctamente el documento en el segundo ordenador. Las aplicaciones hacen un esfuerzo por encontrar una fuente parecida a la que falta, pero el resultado nunca será



igual. Word y muchos otros procesadores de texto y aplicaciones tienen opciones que permiten incrustar los archivos de fuentes en sus documentos para evitar este problema, aunque suelen estar desactivadas.

Por esta razón debemos evitar el uso de determinadas fuentes cuando preveamos que un documento va a ser utilizado en otros ordenadores. Una forma de evitar el problema de no tener las fuentes adecuadas es utilizar las más comunes, aquéllas que están siempre en cualquier ordenador. En la Tabla 2 se muestran las 4 fuentes más habituales utilizadas en Windows, una de cada tipo principal, con los nombres que las fuentes equivalentes pueden tener en otros sistemas operativos, y un ejemplo del aspecto.

Tipo de fuente Fuente (Windows) Nombres alternativos Ejemplo

Serif (y paso proporcional) Times New Roman Times; Roman; Serif

ABCabc123 WWWWWWWWW lllllllll

Sans serif (y paso proporcional) Arial Helvética; Sans


Paso fijo (y serif) Courier New Courier


Símbolos (y serif, paso proporcional)

Symbol ΑΒΧαβχ123 ΩΩΩΩΩΩΩΩΩ λλλλλλλλλ

Tabla 2. Fuentes habituales de cada tipo

El tamaño de las fuentes se mide en puntos. El tamaño del texto normal suele se de 12 o 10 puntos. Por ejemplo este texto está en tamaño 10 puntos. La equivalencia entre puntos y centímetros es la siguiente: 72 puntos equivalen a 1 pulgada de altura, o sea, a 25,4 milímetros. Eso quiere decir que el carácter más alto de una fuente de tamaño 72 (una letra que ocupe toda la altura del renglón) mediría 25,4 milímetros del alto; por lo tanto, la misma letra de tamaño 12 puntos mediría 4,23 milímetros de altura.

A pesar de la gran variedad de formatos que pueden aplicarse con todas las opciones vistas, hay que usarlas con moderación y sentido común: el objetivo de un texto es que sea leído; cualquier formato que desfavorezca la lectura será inadecuado:

• Hay que buscar siempre el máximo contraste entre el texto y el fondo: usar colores parecidos dificulta la lectura.

• El uso de los diferentes formatos debe ser una herramienta para aportar mayor claridad al texto, no para adornar: un texto en negrita debe usarse para resaltar algo importante; una fuente de mayor tamaño debe indicar un título más importante; un texto en otro color debe estar en otro color por alguna razón, no porque nos guste ese color; etc.

• Es buena idea utilizar formatos diferentes para resaltar los distintos elementos del documento: títulos, subtítulos, texto normal, texto resaltado, etc. Esto ayuda a situar al lector en la estructura del documento.

• Los formatos deben utilizase de forma homogénea. Por ejemplo, si decidimos poner un título de primer nivel en azul, lo lógico es que todos los títulos de primer nivel vayan en el mismo color, y no uno de cada color. Si no mantenemos la homogeneidad a lo largo del documento, el lector se perderá en la estructura del mismo.

• No abusar de colores llamativos, colores brillantes, etc. que causan cansancio en la vista. No escribir todo el texto en mayúsculas, pues dificulta la lectura. No usar letras demasiado grandes ni demasiado pequeñas para el texto normal.



• Dejar las fuentes artísticas para los títulos o portadas del documento, no usarlas nunca en el texto normal. Para el texto normal es más adecuado utilizar fuentes de tipo Times o Arial, mucho más fáciles de leer.

2.4.2. Formato de párrafo

Entre las principales opciones de párrafo consideramos: el formato básico de párrafo, las opciones de numeración y viñetas y las tabulaciones. En el grupo Párrafo de la pestaña Inicio de la cinta de opciones encontramos las herramientas más importantes, pero es necesario recurrir al cuadro de diálogo que despliega la flecha para acceder a todas las opciones.

Formato básico de párrafo

En el cuadro de diálogo Párrafo () encontramos las principalmente las siguientes opciones, repartidas en dos pestañas.

Figura 3. Cuadro de diálogo Párrafo

En la pestaña Sangría y Espacio tenemos:

• Alineación: selecciona la forma en que el texto se coloca horizontalmente en cada renglón respecto a los márgenes (véase el ejemplo de la Figura 4):

− Izquierda: el texto se ajusta al margen izquierdo. − Derecha: el texto se ajusta al margen derecho. − Centrada: el texto se centra respecto de los márgenes izquierdo y derecho. − Justificada: el texto se ajusta al margen izquierdo, y también al derecho en las líneas

completamente llenas (todas menos la última). También se llama justificación completa. Para poder ajustar el texto a ambos márgenes, las palabras se separan ligeramente más hasta ajustar el ancho de la línea a los márgenes.



Párrafo alineado a la izquierda

Párrafo alineado a la derecha

Párrafo alineado al centro

Párrafo con justificación completa

Figura 4. Ejemplos de distintos tipos de justificación

• Sangría: selecciona un margen adicional para el párrafo:

− Izquierda: margen adicional por la izquierda. − Derecha: margen adicional por la derecha. − Especial: margen adicional por la izquierda sólo para la primera línea del párrafo. Puede ser

De primera línea, en cuyo caso se acumula a la sangría izquierda, o Francesa, en cuyo caso se resta de la sangría izquierda.

• Espaciado: selecciona la separación entre línea y línea (dentro del mismo párrafo), denominado interlineado, y entre párrafo y párrafo (líneas de párrafos diferentes). En cuanto a la separación entre párrafos, se puede especificar la distancia, medida en puntos, entre el párrafo actual y el anterior, y entre el párrafo actual y el siguiente. Para hacernos una idea, si utilizamos letra de tamaño 12 puntos, dejando un espacio anterior de 6 puntos (la mitad) y un espacio posterior de 6 puntos, cada par de párrafos se separará entre sí 6+6=12 puntos, o sea, el equivalente a una línea, que es lo habitual. Para un párrafo de título suele hacerse una separación mayor con el párrafo anterior. En un pie de foto la separación con el párrafo anterior (la foto) suele ser menor y mayor con el siguiente. Etc.

La opción No agregar espacio entre párrafos del mismo estilo omite esta separación entre párrafos cuando los dos párrafos consecutivos son del mismo estilo. Más adelante hablaremos de los estilos.

En cuanto a las opciones de interlineado, la Tabla 3 aclara la diferencia entre el comportamiento de los distintos tipos:

− Sencillo: la separación entre líneas equivale al tamaño de fuente: cada línea se separa de la siguiente el espacio suficiente para que quepa el carácter más alto posible. Así, si una fuente tiene 12 puntos de tamaño, la separación entre líneas es de 12 puntos (4,23 milímetros).

− Doble: la separación entre líneas es el doble del tamaño de fuente. − 1,5 líneas: la separación entre líneas es 1,5 veces el tamaño de fuente. − Múltiple: la separación entre líneas es X veces el tamaño de fuente, donde X se selecciona en

el cuadro En y puede tomar cualquier valor. Si X=1 equivale a Sencilla, X=2 equivale a Doble, X=1,5 equivale a 1,5 líneas.

− Exacto: la separación entre líneas se especifica en el cuadro En medida en puntos. En los métodos anteriores, si en una línea hay caracteres de distintos tamaños, para esa línea se toma como interlineado la separación correspondiente a los caracteres de mayor tamaño. De esta manera, dentro de un mismo párrafo unas líneas pueden ir más separadas que otras. Con el interlineado exacto, se toma la medida indicada, y si hubiera caracteres de mayor tamaño, éstos no cabrían en la línea



− Mínimo: la separación entre líneas se especifica en el cuadro En media en puntos. En caso de caracteres de mayor tamaño, la separación entre líneas sólo crece en el caso de que los caracteres sean suficientemente grandes como para que no quepan.

Múltiple Exacto Mínimo

El interlineado siempre crece cuando hay caracteres mayores:

El interlineado nunca crece aunque haya caracteres mayores:

El interlineado sólo crece cuando hay caracteres mayores que no caben:

Este fragmento de texto permite comprobar las

diferencias entre los tres métodos de interlineado

cuando hay caracteres (1) de mayor tamaño entre

el texto. Observamos el comportamiento cuando

hay algún carácter grande, como es el 1, o muy

grande, como ocurre con el 2. Se ha puesto en

letra muy pequeña (2) para que parezca un

párrafo muy grande en una hoja de papel.

















Tabla 3. Diferencia entre interlineado múltiple, exacto y mínimo

• Control de líneas viudas y huérfanas: cuando se activa esta opción en un párrafo que quede partido entre el final de una página y el principio de la siguiente, Word no permite que quede una única línea en la página anterior (lo soluciona pasándolo todo a la siguiente página, aunque cupiera esa línea en la anterior), ni una única línea en la página siguiente (lo soluciona pasando a la siguiente otra línea más, aunque cupiera en la anterior). Esta opción suele estar activada siempre por costumbre.

• Conservar líneas juntas: hace que un párrafo no pueda dividirse entre dos páginas, pasándolo por completo a la página siguiente si es necesario.

• Conservar con el siguiente: hace que un párrafo siempre vaya unido al siguiente y no se separe de él entre dos páginas. Es lo que, por ejemplo, hacemos con los títulos, para que un título no sea la última línea de una página, sino que vaya siempre pegado a, como mínimo, la primera línea del texto que le sigue.

• Salto de página anterior: hace que un párrafo siempre empiece en una página nueva. • No dividir con guiones: hace que en un párrafo se desactive la división automática con guiones.

Cuando llegamos al final de una línea y no cabe la siguiente palabra, normalmente Word la pasa por completo a la línea siguiente, pero podemos hacer que la palabra se parta mediante la división con un guión. Esta es una herramienta que estudiaremos más adelante. En el caso de que la división esté activada, la opción No dividir con guiones la desactiva en un párrafo individual.

Algunas de las opciones de este cuadro de diálogo pueden configurarse mediante la regla. La regla es un elemento que se muestra justo encima del área de edición de texto en las vistas Borrador y Diseño de impresión, y simula una regla de medición en centímetros (puede estar oculta debido a la configuración de Word). Por un lado nos sirve como referencia visual del tamaño real de lo que estamos editando, ya que la medición en centímetros (u otra unidad de medida, dependiendo de la configuración) que representa está a escala real, pero, además, incorpora una serie de controles que nos permiten configurar las sangrías, los márgenes y las tabulaciones (algunos de estos conceptos los estudiaremos más adelante).



La regla aparece coloreada en dos tonos, blanco, indicando la zona de escritura, y un tono más oscuro, que indica los márgenes izquierdo y derecho. En la vista Diseño de Impresión, aparece una segunda regla, esta en vertical, con la misma división en zona de escritura (blanca) y márgenes superior e inferior (oscuro). En ambas reglas, la medición en centímetros comienza con el 0 situado al principio de la zona de escritura por la izquierda y por arriba.

Flotando sobre la regla horizontal encontramos 3 marcas triangulares, dos a la izquierda y una a la derecha, más una cuadrada pegada a una de las triangulares de la izquierda. Estas marcas permiten ver las sangrías de los párrafos, y modificarlas (arrastrando y soltando las marcas) de la siguiente forma:

• La marca triangular de la parte inferior, a la izquierda (triangulo apuntado hacia arriba) ajusta la sangría izquierda.

• La marca triangular de la parte inferior, a la derecha (triangulo apuntado hacia arriba) ajusta la sangría derecha.

• La marca triangular de la parte superior, a la izquierda (triangulo apuntado hacia abajo) ajusta la sangría especial (primera línea o francesa).

• La marca cuadrangular va siempre unida a la marca de sangría izquierda, y por lo tanto ambas marcas indican la misma sangría. La diferencia entre ambas radica en su utilización para modificar la sangría, ya que si arrastramos y soltamos la marca triangular, arrastramos únicamente la sangría izquierda, modificándose el valor tanto de la sangría izquierda como la especial, mientras que si usamos la marca cuadrangular arrastramos a la vez la sangría izquierda y la especial, modificándose así sólo el valor de la izquierda.

En la zona más baja de la regla, tocando ya con la simulación del papel, encontramos una serie de marcas periódicas que representan las tabulaciones predeterminadas. Además, flotando sobre la regla, junto con las marcas de control de las sangrías, pueden aparecer otras marcas, relacionadas con las tabulaciones, que veremos más adelante.

En lo referente al formato de párrafo, debemos recordar siempre las siguientes normas de escritura, cuya observación es estrictamente obligatoria en esta asignatura:

• La separación entre párrafos, habitual en casi todos los textos escritos, no puede realizarse mediante la introducción de líneas en blanco entre párrafo y párrafo (poniendo dos saltos de párrafo consecutivos), sino mediante las opciones de separación entre párrafos, con el anterior y con el siguiente.

• Es habitual utilizar sangría de primera línea en los párrafos de texto normal. Bajo ningún concepto se permite realizar esta función escribiendo varios espacios o tabulaciones al principio del párrafo.

• Es habitual utilizar las opciones de ajuste de párrafos: Control de líneas viudas y huérfanas en párrafos normales, Mantener con el siguiente en títulos y figuras, Salto de página anterior en títulos importantes, etc. Bajo ningún concepto se permite la introducción manual de líneas en blanco para reemplazar estas funciones y ajustar el texto a las páginas. El texto debe fluir y ajustarse automáticamente a las páginas, y si no es así es porque no se están utilizando correctamente las opciones de formato.

Obsérvese que todas estas normas provienen de la no confusión entre texto y formato. Los caracteres que escribamos deben tener un significado por sí mismos. La presentación de los mismos debe depender sólo de las opciones de formato.

Numeración y viñetas

Numeración y viñetas es una opción de formato de párrafo que estudiamos en un apartado propio debido a su complejidad. Permite la introducción automática de párrafos que contienen listas con viñetas, en las que cada párrafo tiene un símbolo al comienzo de la primera línea, y listas numeradas, semejantes a las viñetas, pero en lugar de mostrar un símbolo, cada párrafo se numera automáticamente de forma consecutiva, y, si insertamos nuevos párrafos en mitad de una lista, los números se reorganizan automáticamente.



Los controles que aparecen en el grupo Párrafo de la pestaña Inicio de la cinta de opciones permiten aplicar un formato de forma rápida, pero nos vamos a fijar, como hasta ahora, en el cuadro de diálogo correspondiente que contiene todas las opciones configurables.

Dependiendo de la configuración de Word, es posible que éste detecte automáticamente que queremos escribir una lista con viñetas, por ejemplo, al terminar un párrafo que comienza con un guión, automáticamente Word cambia el formato del párrafo a un párrafo con viñetas, y comienza a escribir el siguiente con el mismo formato, que mantiene hasta que dejamos un párrafo en blanco. Pero es más adecuado manejar los formatos manualmente. Un párrafo puede ser sin numeración ni viñetas (normal), con numeración, o con viñetas:

• Para formatear un párrafo con viñetas, desplegamos el control Viñetas y, bien seleccionamos un formato predefinido, o bien seleccionamos la opción Definir nueva viñeta. Si hacemos clic en el control sin desplegarlo aplicamos el último formato elegido.

• Para formatear un párrafo con numeración, desplegamos el control Numeración y, bien seleccionamos un formato predefinido, o bien seleccionamos la opción Definir nuevo formato de número. Si hacemos clic en el control sin desplegarlo aplicamos el último formato elegido.

• Para formatear un párrafo quitándole las viñetas o la numeración, utilizamos el control Borrar formato de grupo Fuente de la pestaña Inicio, o bien pulsamos repetidas veces el control Viñetas o Numeración hasta que desaparezcan las viñetas o la numeración.

El cuadro de diálogo de personalización de viñetas (Figura 5) permite seleccionar el símbolo de la viñeta y su colocación respecto a la sangría de primera línea (francesa normalmente). El símbolo de la viñeta puede ser:

• Un carácter cualquiera de cualquier fuente, en un determinado color, tamaño, efecto, etc. (que pueden ser diferentes que en el texto del párrafo).

• Una imagen cualquiera, seleccionada de un archivo de disco.

Figura 5. Cuadro de diálogo Definir nueva viñeta

El cuadro de diálogo de personalización de listas numeradas (Figura 6) es parecido, pero en lugar de elegir un símbolo, permite configurar la forma de numerar:

• Formato de número permite elegir los símbolos o adornos que acompañan al número. En el cuadro de texto aparece un número o letra sombreado en gris, que indica la colocación del número automático. Junto a éste, que no debemos borrar, podemos colocar otros caracteres que se añadirán automáticamente al número en cada párrafo, por ejemplo un punto, un punto y un guión, un paréntesis, etc. El botón Fuente permite elegir la fuente, tamaño, color, etc. del número y sus adornos, que puede ser diferentes de los del resto del párrafo.



• Estilo del número permite elegir entre diferentes estilos de numeración: números decimales, números romanos, letras mayúsculas, letras minúsculas, etc.

• Alineación especifica la justificación horizontal del número respecto a la sangría de primera línea.

Figura 6. Cuadro de diálogo Definir nuevo formato de número

Las listas numeradas comienzan por el número 1 (o su equivalente en letras o números romanos), pero cuando empezamos una segunda lista en un documento, ésta continúa la numeración a partir de la anterior. Podemos cambiar ambos comportamientos para que una lista comience de la manera adecuada. Haciendo clic derecho sobre el número que deseamos cambiar, seleccionamos la opción Numeración→Establecer valor de numeración. Con esta opción podemos empezar por 1, continuar desde una lista anterior, o bien establecer manualmente el siguiente número.

Las listas de viñetas y numeradas pueden estar organizadas en múltiples niveles. Para cambiar el nivel de esquema tenemos los controles Aumentar sangría y Disminuir sangría.

Tabulaciones

Las tabulaciones son opciones de formato de párrafo que también estudiamos en un apartado propio debido a su complejidad y porque se configuran en un cuadro de diálogo independiente, al que accedemos desde el cuadro Formato de párrafo (que estudiamos anteriormente para las opciones de formato básico de párrafo, Figura 6) pulsando el botón Tabulaciones.

Una tabulación es un salto horizontal de la posición de escritura a un a posición fija. Las tabulaciones permiten formatear el texto de forma parecida a como se hace en una tabla (de ahí su nombre), formando un conjunto de columnas en posiciones fijas que se repite a lo largo de las líneas.

Para trabajar con tabulaciones, primero se establecen las posiciones de las mismas a lo ancho del papel. Luego, mientras se escribe, al insertar un carácter de tabulación (tabulador), el flujo de escritura salta hasta la siguiente tabulación situada inmediatamente a la derecha de la posición del cursor. Cada vez que se inserta un tabulador, se salta a la siguiente tabulación, hasta llegar al margen derecho. En el caso de que no existan más tabulaciones definidas a la derecha del cursor, se considera que hay unas tabulaciones predeterminadas que se repiten de forma periódica a partir de la última tabulación manual.

El cuadro de diálogo Tabulaciones (Figura 7) permite especificar las tabulaciones del párrafo. Escribiendo una medida en centímetros (medidos desde el margen izquierdo, al principio del párrafo) en el cuadro Posición, podemos editar la tabulación de ese punto:



Figura 7. Cuadro de diálogo Tabulaciones

• Fijar establece la tabulación y sus propiedades. • Eliminar borra la tabulación previamente establecida en ese punto. • Eliminar todas quita todas las tabulaciones manuales, quedando sólo las preestablecidas.

Las propiedades de una tabulación, aparte de su posición son:

• Alineación: cuando el flujo de texto salta a la posición de la tabulación, la escritura continúa fluyendo según la alineación de la tabulación, tal y como ocurre con la justificación de un párrafo:

− Izquierda: el texto se rellena dejando la tabulación a la izquierda. − Derecha: el texto se rellena dejando la tabulación a la derecha (hasta llegar al punto de

inserción del carácter de tabulación). − Centrada: el texto se centra respecto a la tabulación (hasta invadir el punto de inserción del

carácter de tabulación). − Decimal: igual que Centrada, pero el centro se fija al escribir una coma (carácter de

separación de los números con parte decimal); si no se escribe ninguna coma, se comporta como una tabulación Derecha.

− Barra: igual que Decimal, pero el carácter de centrado es una barra vertical (|, tubería, pipe).

• Relleno: cuando el flujo de texto salta a la posición de la tabulación, el espacio hasta el texto que sigue se rellena con algún carácter de los indicados, o con espacios (Ninguno).

Las tabulaciones también se pueden configurar mediante el uso de la regla. Al hacer clic sobre la regla en una posición en la que no haya ningún elemento se añade una nueva tabulación, identificada mediante una línea vertical con un símbolo en su base que indica la alineación:

• Una línea horizontal que parte hacia la derecha (formando una L) es una tabulación izquierda. • Una línea horizontal que parte hacia la izquierda es una tabulación derecha. • Una línea horizontal centrada es una tabulación centrada. • Una línea horizontal centrada con un punto es una tabulación decimal. • La línea vertical suelta es una tabulación de barra.

Una vez establecida una tabulación, se puede arrastrar y soltar para cambiarla de posición. Si se arrastra y suelta sobre otra tabulación, la anterior desaparece, ya que no puede haber dos tabulaciones en el mismo punto. Si se arrastra fuera de la regla, se elimina. Recordemos que son un formato de párrafo, y que si queremos que los cambios hechos en la regla afecten a varios párrafos, primero tendremos que seleccionarlos.

A la izquierda de la regla un símbolo representa el tipo de tabulación que se añade al hacer clic sobre la regla. Al hacer clic repetidamente sobre este símbolo cambia el tipo de tabulación. Además de las tabulaciones,



en este símbolo también se representan las marcas de sangrías, para evitar editar una tabulación cuando se pretende editar las sangrías, o, al contrario, cuando coinciden en el mismo punto sangrías y tabulaciones.

Para hacer un uso correcto de las tabulaciones, éstas deben colocarse de manera que no sea necesario teclear dos o más caracteres de tabulación para saltar a la posición correcta.

Un uso habitual de las tabulaciones es su utilización para generar las tablas de índices, de manera que entre el nombre del capítulo y el número de página se rellene automáticamente con puntos. La tabulación, de tipo derecha y rellena con puntos, se coloca en el margen derecho.

2.4.3. Formato de sección

Los formatos de sección se aplican a fragmentos del documento llamados secciones. Un documento se puede dividir en secciones de dos maneras:

• Automáticamente, al aplicar diferentes formatos de sección a fragmentos de texto. • Manualmente, para separar partes de un documento, aunque no se vaya a cambiar de formato.

Para introducir un cambio de sección manualmente hay que introducir un salto de sección, que encontramos entre las opciones del control Saltos del grupo Configurar página de la pestaña Diseño de página de la cinta de opciones.

Al empezar una nueva sección se puede:

a) continuar con el flujo de texto normal (Continuo), b) saltar automáticamente a la página siguiente, c) saltar automáticamente a la siguiente página par, o, d) saltar automáticamente a la siguiente página impar.

Las secciones se numeran automáticamente, comenzando por 1. Para saber en qué sección se encuentra el cursor, tenemos que mostrar dicha información en la barra de estado de Word: haciendo clic derecho sobre la barra de estado aparece una lista de las informaciones que queremos que se muestran o no en la barra.

De entre los formatos de sección, vamos a estudiar los siguientes: columnas, formato de página y encabezados y pies de página.

Los cuadros de diálogo que permiten aplicar formatos de sección presentan un cuadro desplegable titulado Aplicar a que selecciona entre 3 opciones de aplicación:

• Esta sección: aplica el formato sólo a la sección en la que se encuentra el cursor. • De aquí en adelante: aplica el formato a la sección donde se encuentra el cursor y a todas las

siguientes. • Todo el documento: aplica el formato a todas las secciones del documento.

Es importante fijarnos en este cuadro, de lo contrario obtendremos resultados inesperados.

Columnas

Cada sección puede escribirse en distinto número de columnas. Encontramos el control correspondiente en el grupo Configurar página de la ficha Diseño de página de la cinta de opciones. La opción Más columnas del desplegable abre un cuadro de diálogo (Figura 8) con todas las opciones de columnas: número de columnas, ancho de cada columna, espacio de separación con la siguiente, si se dibuja o no una línea vertical entre columna y columna, etc.



Figura 8. Cuadro de diálogo Columnas

Formato de página

El formato de página se configura con varios controles del grupo Configurar página de la ficha Diseño de página de la cinta de opciones: Márgenes, Orientación y Tamaño. Márgenes despliega un menú en el que aparece Márgenes personalizados, y Tamaño despliega un menú en el que aparece Más tamaños de papel. Ambas opciones conducen al cuadro de diálogo Configurar página (Figura 9), que contiene todas las opciones relacionadas con el formato de página, organizadas en tres pestañas: Márgenes, Papel y Diseño.

Figura 9 Cuadro de diálogo Configurar página

En la pestaña Márgenes tenemos las opciones para establecer los márgenes del papel, por los cuatro bordes. Además, Encuadernación es un margen adicional que podemos añadir por la izquierda o por la parte



superior. Orientación permite definir la orientación del papel, vertical o apaisado. El cuadro desplegable Varias páginas permite seleccionar entre varias opciones:

• Normal: no hace nada especial con el papel. • Márgenes simétricos: prepara los márgenes y la encuadernación para impresión a doble cara. Si se

va a imprimir a doble cara, la encuadernación se coloca por la izquierda en las páginas impares, y por la derecha en las pares. Así, cuando se selecciona esta opción, los márgenes y encuadernación se definen como Interior y Exterior, en lugar de Izquierdo y Derecho, siendo el lado interior el que recibe la encuadernación.

• Dos páginas por hoja: Considera cada hoja dividida por la mitad e imprime dos páginas apaisadas en cada hoja de papel vertical, o dos páginas verticales en cada hoja de papel apaisada.

• Libro plegado: Como Dos páginas por hoja, pero reparte las páginas entre las mitades del papel de manera que se pueda construir un libro con todos los papeles doblados por la mitad.

La pestaña Papel permite definir el tamaño del papel, bien mediante un tamaño estándar (por ejemplo DIN A4), o mediante unas dimensiones en centímetros. Dependiendo de la impresora configurada, podremos elegir la bandeja o alimentador de donde tomar el papel para la sección, pudiendo hacerse una distinción entre la bandeja con el papel de la primera página y del resto de páginas.

La pestaña Diseño contiene otras opciones de construcción de las páginas:

• Empezar sección: permite modificar el tipo de salto de sección con el que empieza la sección actual (o las secciones seleccionadas).

• Encabezados y pies de página: contiene opciones para los encabezados y pies de página de la sección actual (o las secciones seleccionadas)

− Pares e impares diferentes: hace que los encabezados y pies puedan ser distintos en las páginas pares e impares, que es lo habitual cuando se imprime a doble cara. Por ejemplo, en este documento, pensado para impresión a una única cara, el número de página está en la esquina inferior derecha. Si se fuera a diseñar para impresión a doble cara habría que hacerlo en el borde exterior, y para conseguirlo, en las páginas pares se podría en el lado izquierdo, y en las impares en el derecho.

− Primera página diferente: permite que el encabezado y pie de página de la primera página de la sección sea diferente.

− Desde el borde: permite especificar la posición de la parte superior del encabezado respecto al límite superior del papel, y de la parte inferior del pie de página respecto al límite inferior del papel, con independencia de los márgenes establecidos. El encabezado crece hacia abajo, y el pie hacia arriba, desplazando el comienzo o final de texto respectivamente si es necesario.

• Alineación vertical: indica cómo fluye el texto en la página a medida que se van escribiendo líneas:

− Superior: el texto se alinea al margen superior y se va rellenando hacia abajo. − Inferior: el texto se alinea al margen inferior y se va desplazando hacia arriba a media que se

escriben las líneas. − Centrada: las líneas de texto quedan centradas verticalmente en la página. − Justificada: las líneas de texto quedan uniformemente distribuidas, ocupando todo el espacio

entre los márgenes superior e inferior.

Antes de pulsar Aceptar en el cuadro de diálogo, no olvidemos comprobar el contenido del cuadro combinado Aplicar a, disponible en todas las pestañas.



Encabezados y pies de página

Ya hemos visto algunas opciones que afectan al comportamiento de los encabezados y pies de página. Ahora veremos la forma de editarlos. Los encabezados y pies existen siempre, aunque es posible que estén vacíos. Durante la edición normal del documento son inaccesibles para evitar que entorpezcan el trabajo.

Los controles para manejar encabezados y pies de página se encuentran en el grupo Encabezado y pie de página de la ficha Insertar de la cinta de opciones. Aparte de las opciones para insertar varios formatos preestablecidos y típicos de encabezados o pies, tenemos la opción de Editar encabezado y Editar pie de página. Ambas opciones hacer que la edición salte al encabezado o pie, no permitiendo editar mientras tanto el resto del documento. Durante la edición del encabezado o pie se abre una nueva ficha Diseño en la cinta de opciones, con controles específicos para el encabezado y pie. Para volver a la edición normal del documento, pulsamos Cerrar encabezado y pie de página. También podemos cambiar la edición normal a encabezado/pie y viceversa haciendo doble clic en la zona del documento correspondiente.

En los espacios reservados a los encabezados y pie de página se puede escribir texto con total libertad, igual que se hace en el resto del documento, con la excepción del uso de los formatos de sección (por ejemplo, no se puede escribir a dos columnas).

Entre los controles de la pestaña Diseño de la cinta de opciones hay varios botones que permiten introducir texto automático, como el número de página, el número total de páginas del documento, la fecha, la hora, etc. Los fragmentos de texto automático se identifican porque al poner el cursor en ellos, se resalta el fondo en gris. Word actualiza el contenido del texto automático sólo cuando es necesario, no de forma continuada. Por ejemplo, si introducimos la hora, cuando pase un minuto no cambiará el texto, sino que lo hará cuando vayamos a imprimir, o cuando abramos el documento la próxima vez. El número de página es un texto automático cuyo contenido es siempre el número de página en el que se encuentra. No debemos modificar los textos automáticos porque cualquier modificación que hagamos se perderá la próxima vez que Word actualice automáticamente su contenido.

Para insertar el número de página existen múltiples opciones en el control Número de página (grupo Encabezado y pie de página de la ficha Diseño) que lo colocan de forma automática en lugares típicos. De entre todas ellas vamos a destacar Posición actual→Número sin formato, que coloca el número de página entre el texto escrito sin ningún añadido más, lo que nos permite formatear el texto de forma fácil.

El mismo control Número de página despliega también la opción Formato del número de página permite especificar la forma en que se cuentan las páginas. Se abre un cuadro de diálogo con opciones para:

• Elegir el tipo de número: decimal, romano, letras, etc. • Elegir si al comenzar la sección se reinicia la cuenta (y por qué número se comienza) o se continúa por

donde terminó la anterior. • Elegir si en la numeración se añade el número de capítulo. Esta opción está relacionada con el uso de

estilos, que estudiaremos en el siguiente apartado.

De esta manera observamos cómo la numeración de páginas no es consecutiva, sino que puede hacerse de forma totalmente libre. Por ejemplo es posible que existan varias páginas con el mismo número. En la barra de estado de Word se muestra un contador de páginas de la forma Página: X de Y, donde X es la página actual e Y es el total de páginas. Esta numeración es consecutiva y no tiene en cuenta los estilos de numeración de páginas, por lo que no se corresponde con el número de página que muestra el campo automático de número de página en el texto. Para que Word muestre el número de página en el mismo formato en que aparecerá en el documento, activamos la opción Número de página con formato del menú de configuración de la barra de estado que se obtiene al hacer clic derecho sobre ésta.



Otros botones de la barra de herramientas Encabezado y pie de página (los situados a la derecha) permiten navegar por los diferentes encabezados y pies de página disponibles:

• Los botones Ir al encabezado e Ir al pie de página hacen que la edición salte del encabezado al pie de la página actual y viceversa.

• El botón Sección anterior salta al primer encabezado o pie situado anteriormente en el documento que pueda ser diferente: el de la sección anterior, el de otro tipo de página par/impar, el de primera página de sección, etc., dependiendo de las secciones y opciones de sección configuradas, así como de las páginas disponibles.

• El botón Sección siguiente salta al primer encabezado o pie situado posteriormente en el documento que pueda ser diferente: el de la sección siguiente, el de otro tipo de página par/impar, etc., dependiendo de las secciones y opciones de sección configuradas, así como de las páginas disponibles.

Estos desplazamientos pueden realizarse también moviendo la barra de desplazamiento vertical del documento o utilizando las formas habituales de desplazamiento del cursor.

• El botón Vincular al anterior permite vincular o desvincular el contenido de un encabezado o pie con el de la sección anterior.

Los encabezados y pies son un formato de sección, por lo tanto cada sección puede tener un encabezado y pie diferentes de los de la anterior. Si pulsamos el botón Vincular al anterior, el encabezado o pie actual se destruye y en su lugar se replica el encabezado o pie de la anterior sección (quedan vinculados: se convierten en el mismo, pudiéndose editar en cualquiera de las dos secciones con el mismo resultado). Si volvemos a pulsar Vincular al anterior, entonces el botón se libera, y el encabezado o pie se desvincula, y a partir de ese momento se editan de forma independiente.

En el cuadro resaltado que aparece junto el encabezado o pie durante su edición obtenemos información sobre el elemento que estamos editando:

• Si es encabezado o pie. • El número de sección (si hay más de una). • Si es de página par o impar (cuando se activa la opción Pares e impares diferentes del formato

de página). • Si es la primera página de una sección (cuando se activa la opción Primera página diferente del

formato de página). • Si está vinculado o no con el elemento equivalente de la sección anterior (Se muestra Igual que el

anterior en la parte derecha del recuadro, o no se muestra nada).

Hay que tener en cuenta que para editar un encabezado o pie de una sección, página par/impar o primera página, es necesario que dicha página exista. Por ejemplo si la sección 2 comienza en página par, y sólo tiene una página, no es posible editar el encabezado o pie de las páginas impares de la sección 2, ya que no hay ninguna.

En la cinta de opciones también encontramos controles que permiten configurar opciones de formato de página relacionadas con el comportamiento de los encabezados y pies de página, que, en este caso, se aplican únicamente a la sección actual.

2.5. Estilos Hasta ahora hemos visto la forma de aplicar diferentes formatos a los fragmentos de texto. En realidad es

una operación repetitiva, ya que los formatos se repiten a lo largo del documento. Por ejemplo:

• El texto normal siempre tiene el mismo formato. • Los títulos de primer nivel tienen un determinado formato. • Los títulos de segundo nivel tienen un determinado formato.



• Los pies de foto tienen su propio formato. • Etc.

Por esta razón existen los estilos. Cada fragmento de texto tiene un estilo, no un formato, y el estilo determina el formato. Por ejemplo:

• El texto normal está en estilo Normal.

• Los títulos de primer nivel están en estilo Título 1.

• Los títulos de segundo nivel están en estilo Título 2.

• Los pies de foto están en estilo Pie. • Etc.

Una vez indicado el estilo de cada párrafo, podemos indicar el formato que corresponde a cada estilo:

• El estilo Normal consiste en “fuente Times New Roman de tamaño 12,…”.

• El estilo Título 1 consiste en “color azul, negrita, tamaño 24,…”.

• El estilo Título 2 consiste en “negrita, tamaño 16,…”.

• El estilo Pie consiste en “cursiva, tamaño 10,…”. • Etc.

Hacerlo así tiene varias ventajas:

• Word puede saber qué párrafos son títulos, pies de foto, texto normal etc. Por ejemplo podría generar automáticamente un índice con los títulos.

• Para darle el formato adecuado a un párrafo o fragmento basta con indicar a qué estilo pertenece y todo el formato se establecerá de una sola vez. Por ejemplo, si vamos a escribir un nuevo título de primer nivel, indicaremos que es un párrafo de estilo Título 1, en lugar de tener que indicar que el formato es color azul, negrita, 24 puntos,…

• Si cambiamos de opinión sobre el formato que corresponde a un estilo, basta con definir el nuevo formato del estilo y todos los fragmentos que pertenezcan al estilo se actualizarán automáticamente. Por ejemplo si decidimos que los títulos de primer nivel deben ir en tamaño 32 en lugar de tamaño 24, bastará con indicar que Título 1 consiste en “color azul, negrita, tamaño 32,…”.

No hay que confundir los estilos con los temas. Los temas únicamente definen la fuente de los títulos y del cuerpo, una paleta de colores y poco más. Los estilos permiten definir todas las opciones de formato del texto. Los estilos son compatibles con los temas: un estilo puede definir que la fuente y color que se utiliza son la que indique el tema (por ejemplo, fuente +Cuerpo y color Texto 1), pero, además, especificar un determinado tamaño de fuente, alineación, sangrías, etc.

A partir de ahora, cada fragmento de un documento deberá tener un estilo.

2.5.1. Tipos de estilos

Al igual que existen formatos de carácter, párrafo y sección, existen varios tipos de estilos:

• Estilos de carácter: pueden aplicarse igual de los formatos de carácter, es decir, a cada carácter individual, con independencia del estilo del carácter anterior o siguiente. En la definición del formato que corresponde al estilo sólo pueden usarse formatos de carácter.

• Estilos de párrafo: pueden aplicarse igual de los formatos de párrafo, es decir, a cada párrafo completo, con independencia del estilo del párrafo anterior o siguiente. En la definición del formato que corresponde al estilo pueden usarse formatos tanto de párrafo como de carácter.

• Estilos de tabla: definen el autoformato de tablas que veremos más adelante. • Estilos de lista. Cuando escribimos párrafos con numeración o con viñetas, formamos una lista de

párrafos en la que cada párrafo puede tener un distinto nivel de esquema, al igual que ocurre con los



capítulos y sub-capítulos de un documento. Los estilos de lista permiten indicar el formato de numeración y viñetas que se emplea en cada nivel de esquema, de manera que una determinada lista se ajusta a un estilo de lista.

Decimos que un párrafo o fragmento tiene un estilo, o que le asignamos o aplicamos un estilo.

Todo párrafo tiene algún estilo de párrafo, y por lo tanto tiene un formato determinado por la definición de ese estilo, que, como acabamos de ver, contiene opciones tanto de formato de párrafo como de carácter. Además, algunos o todos los caracteres del párrafo pueden tener un estilo de carácter, con opciones de formato de carácter, que prevalecen sobre las del estilo de párrafo. Si los caracteres del párrafo no tienen un estilo de carácter, decimos que tienen la fuente de párrafo predeterminada.

Por último, sobre el párrafo o sus caracteres podemos aplicar otras opciones de formato, las cuales prevalecen sobre las definiciones de los estilos de párrafo y de carácter.

Resumiendo, el formato de un fragmento de texto será el que especifiquemos con las opciones de formato; si no se especifican opciones de formato, serán las definidas por el estilo de carácter que tenga asignado, y si tampoco tiene ningún estilo de carácter (es decir, tiene la fuente de párrafo predeterminada), serán las definidas por el estilo de párrafo.

También podemos entender que el formato de un fragmento de texto es la suma del estilo de párrafo, más el estilo de carácter, más el formato aplicado. Por ejemplo, si a un fragmento de estilo Título 1, le ponemos una fuente Arial, podemos indicar que su formato es Título 1 + fuente Arial.

Siempre hay que intentar que los estilos del texto de un documento sean puros, es decir, no tengan formatos modificados sobre la definición del estilo. Por ejemplo, si queremos que el título de primer nivel tenga fuente Arial, modificaremos la definición de Título 1 para que tenga fuente Arial, y no cambiaremos el formato de cada párrafo Título 1, para que, además de ser de estilo Título 1, tenga fuente Arial, o sea, Título 1 + fuente Arial. Otro ejemplo: supongamos que vamos a escribir un artículo en el que vamos a utilizar tecnicismos, y queremos que los tecnicismos aparezcan en cursiva; en vez de poner en cursiva cada tecnicismo, crearemos un estilo de carácter que llamaremos Tecnicismo, consistente en Fuente de párrafo predeterminada + Cursiva, y cada tecnicismo irá en estilo Tecnicismo.

Existen una serie de estilos predeterminados que podemos y debemos utilizar; además, podemos crearnos cuantos estilos deseemos. Entre los estilos predeterminados destacamos los siguientes (son estilos de párrafo):

• Normal: es el estilo de la mayor parte de un documento, del texto base.

• Título 1: es el estilo que corresponde a los títulos de primer nivel (capítulos principales).

• Título 2: es el estilo que corresponde a los títulos de segundo nivel (sub-capítulos).

• Título 3: es el estilo que corresponde a los títulos de tercer nivel (sub-sub-capítulos).

• Título 4, Título 5,… Título 9…

• Título: es el estilo que corresponde al título del documento (título único).

• Subtítulo: es el estilo que corresponde a un posible anexo al título del documento.

• TDC1: es el estilo que corresponde a las entradas de un índice automático que se corresponden con un título de primer nivel.

• TDC2: es el estilo que corresponde a las entradas de un índice automático que se corresponden con un título de segundo nivel.

• TDC3: es el estilo que corresponde a las entradas de un índice automático que se corresponden con un título de tercer nivel.

• TDC4, TDC5,… TDC9…

• Epígrafe: utilizado en el pie de una ilustración, imagen fotografía, etc.

A excepción de Normal, todos estos estilos pueden utilizarse para propósitos diferentes de los que se han creado. Igualmente pueden definirse otros estilos para estos mismos propósitos. Pero no es lo más recomendable.



2.5.2. Jerarquía de estilos

Los estilos de un miso tipo (carácter o párrafo) forman una jerarquía, de manera que el formato que corresponde a un estilo se define como una modificación de otro estilo. Es decir, unos estilos se basan en otros. Por ejemplo, puede ser que el estilo Título 1 sea “Estilo Normal + Fuente Arial + Negrita + Tamaño 24”. Esto implicaría que si se modifica el estilo Normal (por ejemplo se establece que el color de fuente es Verde), entonces Título 1 heredaría esta modificación y pasaría también a ser verde. Igualmente heredarían esta modificación todos aquellos estilos que estén basados en el estilo Normal. Obsérvese que si se cambia el estilo Normal para que utilice una fuente Courier, Título 1 no se vería afectado porque en su definición está establecido que la fuente es Arial.

2.5.3. Estilos rápidos

En la versión 2007 de Word se introduce el concepto de estilo rápido. Los estilos rápidos son un subconjunto de los estilos que el usuario ha definido como tales porque son los que más utiliza, y Word los pone en el grupo Estilos de la pestaña Inicio de la cinta de opciones, de manera que haciendo clic sobre ellos se aplica el estilo al texto seleccionado. Si hay demasiados estilos rápidos, no cabrán todos a la vez en la cinta de opciones.

2.5.4. Uso de estilos

Para aplicar estilos al texto, bien utilizamos los estilos rápidos que aparecen en el grupo Estilos de la pestaña Inicio de la cinta de opciones, o bien podemos mostrar la barra Estilos (pulsando el icono de la flecha en el mismo grupo), donde pueden aparecer todos los estilos definidos. Se trata de una barra flotante que se sitúa por encima de la ventana de Word, aunque arrastrándola de la manera adecuada podemos acoplarla en un lateral de la ventana principal.

En la parte inferior de esta barra aparecen controles importantes:

• La casilla de verificación Mostrar vista previa cambia la visualización de la lista de estilos entre una mera lista de nombres o una simulación del aspecto del estilo.

• El botón Nuevo estilo permite crear un nuevo estilo. • El botón Inspector de estilo abre o cierra otra barra flotante de herramientas (que puede acoplarse

en un lateral, ) que muestra el estilo que tiene el texto donde se sitúa el cursor, distinguiendo:

− El estilo de párrafo actual, y un botón para aplicar el estilo Normal.

− El estilo de carácter actual, si es distinto de Fuente de párrafo predeterminado, y un botón para quitarlo (es decir, para forzar Fuente de párrafo predeterminado).

− El formato de párrafo aplicado por encima del estilo de párrafo actual, si lo hay, y un botón para eliminarlo y obtener de nuevo el estilo de párrafo puro.

− El formato de fuente aplicado por encima del estilo de carácter actual, si lo hay, y un botón para eliminarlo y obtener de nuevo el estilo de carácter puro.



Figura 10 Barra de herramientas Inspector de estilo

• El botón Administrador de estilos abre un cuadro de diálogo que permite modificar la definición de los estilos. También permite recomendar o no los estilos asignándoles una valoración numérica para luego poder ordenarlos por nivel de recomendación.

• El botón Opciones abre un cuadro de diálogo que permite modificar los estilos que aparecen en la barra Estilos y el orden en que se muestran.

Recordemos que no debe haber fragmentos de texto con opciones de formato sobre los estilos, sino que, quizá, debemos redefinir los estilos para que coincidan con el formato deseado. Así, una vez que apliquemos un estilo a un fragmento de texto, no debemos modificar el formato sobre él. Para observar esta norma, la barra Inspector de estilos resulta especialmente útil: junto a los estilos de párrafo y carácter debe mostrarse Mas: <ninguno>. De no ser así, es que algún formato ha sido aplicado por encima del estilo, y debe corregirse.

En la barra Estilos observamos que cada estilo aparece con su nombre o como simulación de su formato, y, a la derecha de cada estilo, una marca que indica si es estilo contiene definiciones de formato de carácter (a) o de párrafo (¶) o ambos.

Al hacer clic sobre uno de los estilos de la lista, o de los estilos rápidos, se aplica el estilo en la posición del cursor o sobre la selección que esté marcada:

• Si es un estilo de carácter, se aplica a los caracteres seleccionados, a la palabra en la que se encuentre el cursor, o se comienza a escribir con ese estilo.

• Si es un estilo de párrafo, el comportamiento depende de la selección:

− Si hay algún fragmento seleccionado que abarca varios párrafos o un párrafo completo, se aplica por completo a todos los párrafos que tengan alguna parte seleccionada.

− Si hay algún fragmento seleccionado que abarca sólo una parte de un párrafo, se aplica al fragmento seleccionado sólo las opciones de formato de carácter definidas en el estilo.

− Si no hay ningún fragmento seleccionado se aplica a todo el párrafo actual, o se comienza el nuevo párrafo con ese estilo.

Al hacer clic derecho sobre un estilo, obtendremos opciones para modificar su definición y para añadir o quitar ese estilo del subconjunto de estilos rápidos.

2.5.5. Edición y creación de los estilos

Para modificar la definición de un estilo, bien hacemos clic derecho sobre un determinado estilo en la barra Estilos o en cuadro de estilos rápidos, o bien accedemos al administrador de estilos. Al seleccionar la opción Modificar. Se abre un cuadro de diálogo con las propiedades del estilo (Figura 11):



• Nombre es el identificador con el que nos referimos al estilo. No puede haber dos estilos con el mismo nombre.

• Tipo de estilo indica si es de párrafo, carácter, tabla o lista. No se puede cambiar. • Estilo basado en indica el nombre del estilo del que hereda las propiedades. • Estilo del párrafo siguiente (sólo disponible en estilos de párrafo) indica el estilo que

probablemente tendrá en el siguiente párrafo, después de un párrafo del estilo que estamos definiendo ahora. Por ejemplo, detrás de un párrafo de título probablemente va un párrafo normal; detrás de uno normal, irá otro normal; detrás de un párrafo de foto irá un párrafo de epígrafe; detrás de un epígrafe irá uno normal; etc. Al definir estas secuencias, Word nos ayuda a escribir, de manera que, al terminar un párrafo de un determinado estilo, escribiendo un retorno de carro, el siguiente párrafo que comienza, automáticamente tendrá el estilo definido en esta opción.

• Formato consiste en un conjunto de botones y cuadros semejantes a los que aparecen en las barras de herramientas, que permiten definir el formato del estilo. Bajo estos botones se muestra una vista previa del aspecto del estilo y la definición del mismo como el estilo base más las modificaciones. El botón Formato despliega un menú con más opciones de formato.

• Agregar a la plantilla hace que las modificaciones que establecemos en el formato se guarden también en la plantilla en que se basa el documento, de manera que quedarán predeterminadas para los nuevos documentos.

• Actualizar automáticamente hace que, cuando se apliquen opciones de formato sobre un fragmento con el estilo que estamos editando, esas modificaciones pasen automáticamente a la definición del estilo, de manera que todos los fragmentos con ese estilo adquieren las modificaciones.

• Añadir a la lista de estilos rápidos hace que se incluya o no entre los estilos rápidos. • Sólo en este documento o Documentos nuevos basados en esta plantilla hace que los

cambios en la definición del estilo se guarden en el documento o en la plantilla en la que se basa el documento.

Figura 11. Cuadro de diálogo Modificar estilo



Para crear un nuevo estilo, hacemos clic en el botón Nuevo estilo de barra Estilos. Se abre un cuadro de diálogo con las propiedades del estilo, el mismo que para la edición de un estilo.

Comenzamos por asignarle un nombre identificativo y decidiendo si es un estilo de párrafo o de carácter. Es importante esta última elección, ya que no puede cambiarse más adelante. A continuación seleccionaremos el estilo del que hereda las propiedades. Si no queremos heredar propiedades de ningún otro estilo, podemos elegir (sin estilo) (para estilos de párrafo) o Fuente de párrafo predeterminado o (propiedades) (para estilos de carácter). Finalmente seleccionamos el estilo del párrafo siguiente y las opciones de formato que definen el estilo.

Debido a la jerarquía de estilos, cuando nos dispongamos a modificar los estilos de un documento para adaptarlos a nuestros gustos o necesidades, deberemos comenzar siempre por los que se encuentren más altos en la jerarquía. Por ejemplo, supongamos que Título 1 hereda propiedades de Normal, o lo que es lo mismo, que Título 1 está basado en Normal. En tal caso conviene comenzar por editar las propiedades de Normal, y luego las de Título 1, porque si lo hacemos al revés, y primero adaptamos Título 1, al modificar Normal es posible que las modificaciones se trasladen a Título 1, con lo cual tendríamos que volver a corregir Título 1.

Hay que tener en cuenta que en Word casi todos los estilos originales (Título 1, Título 2, Título 3, Título, Subtítulo, Epígrafe, etc. están basados en Normal.

2.5.6. Generación de tablas de contenido

Hemos visto que una de las ventajas del uso de estilos es que Word puede saber qué párrafos son títulos, pies de foto, texto normal etc., y de esta manera, se podría generar automáticamente un índice con los títulos. Una tabla de contenido es una forma genérica de denominar a un índice que podemos crear automáticamente a partir de un conjunto de párrafos o fragmentos que están en un determinado formato. Por ejemplo, podemos crear un índice de capítulos en el que aparezcan todos los párrafos en Título 1, Título 2 y Título 3. O bien podemos crear un índice de figuras en el que aparezcan todos los párrafos en estilo Epígrafe. Etc. Para insertar una tabla de contenido usamos la opción Tabla de contenido del grupo Tabla de contenido de la pestaña Referencias de la cinta de opciones, que despliega un menú con varios tipos de índices preestablecidos. Seleccionamos Insertar tabla de contenido al final de ese menú para llegar al cuadro de diálogo Tabla de contenido (Figura 12) en el que podemos personalizar el aspecto del índice generado.



Figura 12. Cuadro de diálogo Tabla de contenido

Para cambiar el contenido del índice (qué títulos aparecen o no en el índice) pulsamos el botón Opciones, que abre otro cuadro de diálogo titulado Opciones de tabla de contenido (Figura 13).

Figura 13. Cuadro de diálogo Opciones de tabla de contenido

En este cuadro de diálogo se muestra una lista de los estilos disponibles, al lado de cada cual aparece un cuadro de texto titulado Nivel de TDC. En esta lista rellenamos los cuadros de texto de aquéllos estilos que corresponden a los títulos que queremos que aparezcan en el índice, indicando en cada cuadro un número del 1 al 9, que identifica el estilo TCD con el que aparecerá la entrada del índice. Por ejemplo, si ponemos que Título 1 aparece con el nivel 1, Título 2 aparece con el nivel 2 y Título 3 con el nivel 3, todos los párrafos de estilo Título 1, Título 2 o Título 3 aparecerán listados en el índice, y con estilo TCD1, TDC2 y TDC3 respectivamente. O si ponemos que Epígrafe aparece con el nivel 1, todos los párrafos de estilo Epígrafe aparecerán listados en el índice, y con estilo TCD1.

Al hacer clic en el botón Aceptar del cuadro de diálogo Índice y tablas se genera el índice automático en la posición del cursor. El índice automático es un texto automático, y como tal, no debe modificarse a mano. Si queremos cambiar el aspecto del mismo podemos volver a generarlo con otras opciones, o modificar las definiciones de los estilos TDC1, TDC2, TDC3, DTC4, etc.



El índice, así como otros textos automáticos, se regenera automáticamente en algunas ocasiones, por ejemplo antes de imprimir, pero normalmente sólo se actualizan los números de página. Es posible que desde que se generó el índice se hayan añadido nuevos títulos, pero al actualizarse el índice, sólo se actualizan los números de página de los títulos que había antes, y no se añaden los nuevos títulos.

Podemos forzar manualmente la actualización de los textos automáticos haciendo clic con el botón derecho sobre un texto automático y seleccionado la opción Actualizar campos. En el caso de las tablas de contenido se mostrará un cuadro de diálogo confirmando si queremos actualizar sólo los números de página de las entradas que ya hay en el índice o queremos regenerar el índice por completo.

Para cambiar otras opciones del índice automático tendremos que crear uno nuevo.

2.5.7. Numeración de títulos

Hemos visto que los estilos Título 1, Título 2, Título 3, etc. pueden utilizarse para los párrafos de los títulos de capítulos y sub-capítulos. Es habitual que establezcamos algún criterio de numeración para los capítulos. Por ejemplo, en este documento cada capítulo y sub-capítulo se numera de forma consecutiva, separando cada nivel con un punto (a partir del cuatro nivel ya no se numera más), de manera que si este apartado es el 2.2.6, es porque está en el sexto sub-sub-capítulo del segundo sub-capítulo del segundo capítulo.

Esta numeración debe manejarse automáticamente, para lo cual debemos configurar dos opciones:

• Indicar el criterio de numeración: establecer si se ponen números o letras, qué caracteres se ponen entre los números o letras de cada nivel, etc.

• Establecer los estilos que marcan cada nivel de capítulos.

En el grupo Párrafo de la pestaña Inicio de la cinta de opciones encontramos el control Lista multinivel, que despliega un menú para elegir el tipo de numeración del documento. Podemos elegir el tipo de numeración de nuestro documento de entre una biblioteca de tipos preestablecidos, o bien de un estilo de lista, que consiste en una definición de los formatos de número para cada nivel de título, y la vinculación de cada nivel de capítulo a un estilo (de párrafo).

La opción Definir nueva lista multinivel del menú desplegable Lista multinivel abre el cuadro de diálogo Definir nueva lista con varios niveles. En primer lugar pulsamos el botón Más » para mostrar todas las opciones disponibles.



Figura 14. Cuadro de diálogo Definir nueva lista con varios niveles

En la parte superior izquierda del cuadro de diálogo encontramos una lista de todos los niveles (desde 1 hasta 9) que podemos configurar. Tendremos que hacer clic en cada uno de los números para ir configurando cada nivel. Comenzaremos por el nivel 1 haciendo clic en 1; una vez configurado el nivel 1, hacemos clic en 2 y configuramos el nivel 2; y así sucesivamente hasta configurar todos los niveles necesarios para nuestro documento.

Formato de número permite editar los caracteres que acompañarán a los números automáticos. Los números automáticos se distinguen porque aparecen resaltados con un fondo gris. Para insertar el texto automático correspondiente al número del nivel actual, seleccionamos una opción de la lista Estilo de número para este nivel, que elige entre números, letras, números romanos, etc. Fuente permite elegir un formato de fuente diferente para el conjunto de números y símbolos. Para insertar el texto automático correspondiente a un número de nivel anterior, seleccionamos una opción de la lista Incluir número de nivel desde.

Posición del número y Posición del texto permite configurar las sangrías y alineación del número. Al modificar las opciones vemos el resultado en el cuadro de vista previa:

• Alineación es la sangría de primera línea. • Sangría de texto es la sangría izquierda. • Alineación de los números es la colocación del número respecto a la sangría de primera línea.

De las opciones de la parte derecha que se muestran al pulsar el botón Mas », destacamos:

• Vincular nivel al estilo permite indicar qué estilo está relacionado con los títulos del nivel actual. Por ejemplo, para el nivel 1, podría ser el estilo Título 1, para el nivel 2 el estilo Título 2, etc.

• Iniciar en permite que la numeración comience desde un número/letra distinto al primero. • Número seguido de permite introducir un carácter especial detrás del número automático. Es igual

que si lo escribiéramos en el cuadro Formato del número, salvo porque en dicho cuadro no es posible escribir algunos caracteres, por ejemplo, un tabulador. Cuando se agrega una Marca de tabulación (un tabulador) tiene sentido configurar Agregar tabulación en, que ayuda a configurar la separación entre el número y el principio del texto del párrafo (primera línea).



• Reiniciar numeración tras indica cuándo hay que reiniciar la numeración del nivel. Por ejemplo, en este documento, cuando empieza un nuevo capítulo, los sub-capítulos comienzan de nuevo por uno, es decir, después de 2, viene 2.1. Esto se configura como que en el nivel 2, se reinicia la numeración tras el nivel 1, es decir, cuando se cambia de capítulo en el nivel 1, el nivel 2 empieza de nuevo a contar. Podríamos hacer que no se reiniciara la cuenta en el nivel 2; entonces ocurriría que los capítulos y sub-capítulos se numerarían por ejemplo, como 1, 1.1, 1.2, 1.3, 1.4, 2, 2.5, 2.6, 3, 3.7, 3.8, etc. y no como 1, 1.1, 1.2, 1.3, 1.4, 2, 2.1, 2.2, 3, 3.1, 3.2, etc.

2.6. Tablas Una tabla es un conjunto de celdas, organizado en filas y columnas regularmente repartidas, en cuyo

interior podemos escribir texto. Para añadir una nueva tabla utilizamos el control Tabla de la pestaña Insertar de la cinta de opciones, que despliega un menú en el que podemos elegir una tabla básica del número de filas y columnas que deseemos, haciendo clic en la matriz de cuadros; insertar una tabla con un estilo predeterminado, con la opción Tablas rápidas; o bien crear una tabla estableciendo todas sus propiedades mediante un cuadro de diálogo, gracias a la opción Insertar tabla. Las opciones del cuadro de diálogo (Figura 15) incluyen:

• Tamaño de la tabla: número de filas y columnas. • Autoajuste: indica si el ancho de las columnas es fijo (ajustado manualmente), se adapta

automáticamente al tamaño mínimo según el contenido de las celdas, o se reparte automáticamente todo el espacio entre los márgenes según el contenido de las celdas. Este formato puede modificarse más adelante.

• Recordar dimensiones para tablas nuevas: permite que la próxima vez que lleguemos a este cuadro de diálogo, muestre los mismos valores que ahora.

Figura 15. Cuadro de diálogo Insertar tabla

Una vez creada la tabla, al situar el cursor en su interior, se muestran dos nuevas pestaña en la cinta de opciones, Diseño y Presentación, con todas las opciones relacionadas con el manejo de tablas.

Haciendo clic en las celdas podemos escribir texto en ellas. Podemos utilizar las opciones de formato y escribir texto prácticamente con la misma libertad que en el resto del documento (excepto las opciones de formato de sección).

Si pulsamos el tabulador (Tab) en una celda, se selecciona el texto de la celda siguiente. Si pulsamos Mayús+Tab en una celda, se selecciona el texto de la celda anterior. Si pulsamos Tab en la última celda de una tabla se añade una nueva fila. Para escribir un tabulador dentro de una tabla usamos Ctrl+Tab.

Existen un conjunto de estilos de tabla que permiten dar formato a las tablas de forma rápida. Los encontramos en el grupo Estilos de tabla de la ficha Diseño. Al aplicar un estilo de tabla, podemos



considerar tratar como especial la primera o última fila o columna, o alternar colores en filas o columnas opciones, según se activen o no los controles del grupo Opciones de estilo de tabla.

El estilo de tabla se puede modificar manualmente en cada fila o columna con las opciones de Sombreado y Bordes del grupo Estilos de tabla de la pestaña Diseño. El sombreado hace referencia al color de fondo, y los bordes que tienen o no alrededor, de la celda o grupo de celdas que esté seleccionado. El grosor, tipo y color del borde se establecen mediante los controles del grupo Dibujar bordes de la pestaña Diseño.

Del desplegable Bodes destacamos la opción Ver cuadrículas. Con las opciones anteriores, las líneas de división pueden hacerse invisibles (sin línea). Para facilitar la edición del documento, activamos Ver cuadrículas, de manera que, aunque en realidad sean invisibles, Word las muestra en pantalla (excepto en el modo de Lectura a pantalla completa) en color atenuado.

Situando la flecha del ratón sobre los límites de las celdas, y arrastrando y soltando, podemos cambiar a mano su tamaño. Si, previamente seleccionamos una o más celdas, el cambio afectará a las celdas seleccionadas, de lo contrario, afectará a filas o columnas completas. Situando la flecha cerca del límite superior de la tabla y haciendo clic podemos seleccionar columnas completas; igualmente situando la flecha cerca del límite izquierdo de la tabla y haciendo clic podemos seleccionar filas completas. El cambio de la forma de la flecha del ratón nos ayudará a detectar los límites.

Las herramientas Dibujar tabla y Borrador del grupo Dibujar bordes de la ficha Diseño permiten trazar y eliminar los bordes de las celdas a mano alzada, como si las dibujáramos con un lápiz.

Pasemos ahora a las herramientas de la pestaña Presentación de la cinta de opciones (mientras el cursor se haya dentro de una tabla):

• En el grupo Tabla encontramos

− De nuevo la opción Ver cuadrículas, de la que ya hemos hablado. − El menú Seleccionar, que nos ayuda a seleccionar filas y columnas completas, o toda una

tabla, o el contenido completo de la celda actual. − Propiedades, que abre un cuadro de diálogo con opciones avanzadas.

• El grupo Filas y columnas, con opciones para añadir filas y columnas, o para eliminarlas. • El grupo Combinar, con opciones para partir una celda en varias celdas, combinar varias celdas

contiguas en una sola, y dividir una tabla en dos tablas (horizontalmente). • El grupo Tamaño de celda, con opciones para forzar las dimensiones de una celda o conjunto de

celdas en horizontal y vertical, o dejar que el tamaño se autoajuste:

− Autoajustar al contenido: ajustar automáticamente el tamaño de la celda según su contenido, de manera que el ancho de la tabla sea el mínimo posible.

− Autoajustar a la ventana: hacer una tabla del ancho del papel, de manera que las celdas se reparten el tamaño según su contenido.

− Ancho de columna fijo: el tamaño de columna queda fijo y no se modifica automáticamente con el contenido.

• El grupo Alineación contiene controles para indicar cómo se coloca el texto dentro de cada celda. • El grupo Datos contiene controles para deversas funciones relacionadas con el contenido de las

celdas, como reptición automática de las filas de título, ordenar datos y realizar conversiones entre tablas y textos tabulados, que se explican a continuación.

Habitualmente la primera o primeras filas de una tabla contienen los títulos de las columnas. Cuando una tabla se parte en varias páginas se suelen repetir dichos títulos al principio de cada página. Para que esto se haga automáticamente (como es debido), seleccionamos las filas que contienen los títulos y hacemos clic Repetir filas de título, en el grupo Datos de la pestaña Presentación.



Otra acción habitual con las tablas es recoger en ellas listados ordenados alfabéticamente, por fechas, etc. Para realizar esta ordenación, Word nos facilita la opción Ordenar, en el grupo Datos de la pestaña Presentación.. Primero seleccionamos las filas que queremos ordenar y entonces hacemos clic en Ordenar. Un cuadro de diálogo nos permite configurar las opciones de ordenación:

• Ordenar por permite introducir el criterio de ordenación. En caso de que se produzca algún empate, podemos rellenar criterios secundarios en las sucesivas opciones Luego por. Un criterio está formado por:

− La columna que contiene el texto por el que se ordena. Puede estar definida como Columna 1, Columna 2, etc. o con el título de la misma si se ha activado la opción Repetición de filas de título.

− El Tipo indica si el contenido de las celdas debe interpretarse como texto, como números, como fechas, etc.

− El orden ascendente o descendente.

• Si Repetición de filas de título no está activado, la ordenación puede ser con o sin encabezado. Si se hace con encabezado, la primera fila de la tabla no se modifica.

Una vez establecidos los criterios pulsamos Aceptar y se reorganiza el contenido de la tabla según los criterios. La ordenación no es un texto automático, de manera que podemos modificar el contenido de la tabla sin problema, aunque, eso sí, el orden no se mantiene de forma automática, sino que habría que volver a realizar la ordenación.

La ordenación puede efectuarse también sobre párrafos normales fuera de una tabla, considerándose que cada párrafo es como una fila de la tabla.

Las tablas guardan una cierta similitud con las tabulaciones. Una tabla puede convertirse en un texto normal formateado con tabulaciones, y, un texto formateado con tabulaciones puede convertirse en una tabla. Cada tabulación equivale a una columna, mientras que cada párrafo equivale a una fila. Además, en vez de con caracteres de tabulación, la división en celdas puede realizarse en función de cualquier otro carácter.

Para convertir una tabla en texto tabulado hacemos clic en Convertir texto a, en el grupo Datos de la pestaña Presentación. La operacíón contrara la realizamos, una vez seleccionado el texto tabulado que queremos convertir en tabla, con la opción Convertir texto en tabla del control Tabla del grupo Tablas de la fihca Insertar de la cinta de opciones.

2.7. Inserción de figuras Word permite introducir imágenes (figuras) de todo tipo entre el texto. Las imágenes pueden obtenerse de

distintas fuentes: la galería que proporciona Word, un archivo de imagen almacenado en disco, una imagen copiada al portapapeles desde otra aplicación, o una imagen generada con alguno de los accesorios de dibujo que incorpora Word.

En el caso de utilizar el portapapeles para pegar una imagen, puede ser muy recomendable utilizar un pegado especial como Mapa de bits o Mapa de bits independiente del dispositivo (en el caso de fotografías) o como Imagen (en el caso de dibujos e imágenes vectoriales) para desvincular al máximo la imagen pegada de la aplicación desde la que se ha copiado.

En el caso de utilizar un archivo de imagen en disco, utilizaremos la opción Imagen del grupo Ilustraciones de la pestaña Insertar de la cinta de opciones, pasando a seleccionar el archivo en disco. En este mismo grupo también encontramos controles para insertar imágenes prediseñadas (galería de Word), formas geométricas, diagramas y gráficos de representación de datos.



Una vez insertada la imagen, podemos actuar sobre ella para modificar sus propiedades. Haciendo clic sobre la imagen, ésta quedará seleccionada, lo que se sabe porque alrededor de ésta aparecerá un borde y conjunto de tiradores en las esquinas y laterales, y uno en la parte superior, ligeramente separado. Además, aparece una nueva pestaña en la cinta de opciones, Formato (si no aparece, hacer doble clic sobre la imagen).

Arrastrando y soltando los tiradores modificamos el tamaño y giro de la imagen:

• Los de las esquinas modifican el tamaño conservando la relación de aspecto de la imagen • Los de los laterales deforman la imagen • El verde de la parte superior gira la imagen.

Si arrastramos y soltamos la imagen sin utilizar ningún tirador, desplazaremos la posición de la imagen, con mayor o menor libertad, dependiendo del tipo de colocación de la imagen.

La colocación de una imagen puede ser de dos tipos: flotante o en línea con el texto. En la colocación En línea con el texto la imagen se comporta como si fuera un carácter más, colocándose en un párrafo con las opciones de formato de párrafo habituales, mientras que una imagen flotante puede colocarse en cualquier parte de la página arrastrándola con el ratón libremente. Las imágenes flotantes pueden interactuar con el texto que tengan alrededor de varias formas:

• Cuadrado: el texto se ditribuye alrededor del rectángulo que delimita la imagen, aunque la imagen no sea rectangular.

• Estrecho: el texto se distribuye alrededor de la imagen adaptándose a la forma de ésta. • Detrás del texto: el texto se coloca en la página como si la imagen no estuviera. El texto tapa

parcialmente a la imagen. • Delante del texto: el texto se coloca en la página como si la imagen no estuviera. El texto queda

tapapo por la imagen. • Arriba y abajo: no se permite texto en la misma horizontal de la imagen. • Transparente: igual que Estrecho, pero el texto también puede ocupar los posible huecos entre la

parte izquierda y derecha de la imagen.

El control Ajuste del texto del grupo Organizar de la pestaña Formato, permite seleccionar la colocación de una imagen respecto al texto. Además, de los ajustes que acabamos de ver, opción Modificar puntos de ajuste permite trazar la forma de ajuste del texto a la imagen, y así permitir que el texto se ajuste con mayor precisión a la forma de la imagen (sólo en ajustes Estrecho y Transparente).

Las imágenes flotantes están ancladas a una posición entre el texto, correspondiente al punto en el que se encontraba el cursor en el momento de la inserción. La posición de anclaje es invisible a menos que seleccionemos la imagen y activemos la opción Mostrar todo (icono ¶ en el grupo Párrafo de la pestaña Inicio de la cinta de opciones). Un pequeño ancla muestra la posición de anclaje de la imagen seleccionada, normalmente al principio de un determinado párrafo. Excepto cuando se arrastra la imagen con el ratón, la imagen guarda siempre la misma distancia con su punto de anclaje. Si, al editar el texto anterior al punto de anclaje, éste se desplaza en la página, la imagen se desplazará de la misma forma.

La opción Más opciones de diseño del menú desplegable Ajuste del texto del grupo Organizar de la pestaña Formato cuando una imagen está seleccionada abre un cuadro de diálogo (Figura 16) con controles avanzados para manejar la colocación de la imagen.



Figura 16. Cuadro de diálogo Diseño avanzado

La pestaña Posición de la imagen contiene opciones para colocar la imagen en la página especificando la posición como distancias en centímetros, para hacer que el punto de anclaje de la imagen flotante (y por tanto, la propia imagen) no se desplace a la vez que el párrafo al que está vinculado, y para establecer el comportamiento de una imagen cuando intenta colocarse en la posición que ya ocupa otra. Por su parte, la pestaña Ajuste del texto proporciona, aparte de la formas de colocación de imágenes flotantes, opciones para establecer un margen personalizado de separación entre las imágenes y el texto que se distribuye alrededor.

El grupo Tamaño de la pestaña Formato permite recortar los bordes de una imagen para ocultar una parte. Además, al hacer clic en el icono de la flecha se abre el cuadro de diálogo Tamaño (Figura 17), que permite ajustar el tamaño, rotación y recorte de forma numérica.

Figura 17. Cuadro de diálogo Tamaño

El resto de grupos de la pestaña Formato dependen del tipo de imagen seleccionada:



• Con una fotografía, con el icono de la fecha en el grupo Estilos de imagen, o con la opción Formato de imagen al hacer clic derecho sobre la fotografía llegamos al cuadro de diálogo Formato de imagen (Figura 18), que contiene todas las opciones de formato para fotografías.

Además destacamos el control Comprimir imágenes del grupo Ajustar, que permite optimizar la calidad de las fotografías (disminuir la calidad de fotografías con calidad excesiva) para ahorrar memoria y evitar tener archivos demasiado grandes.

Figura 18. Cuadro de diálogo Formato de imagen

• Con un dibujo vectorial, con el icono de la fecha en el grupo Estilos de forma, o con la opción Formato de objeto al hacer clic derecho sobre la fotografía llegamos al cuadro de diálogo Formato de objeto (Figura 19), que contiene todas las opciones de formato para objetos gráficos vectoriales.

Figura 19. Cuadro de diálogo Formato de objeto



2.7.1. Numeración automática de figuras

Habitualmente cuando insertamos figuras en un texto titulamos cada figura con un número y una descripción (lo que conocemos como pié de foto) e introducimos entre el texto alguna referencia a la figura especificando su número (para identificarla y diferenciarla de las demás), como se hace por ejemplo este documento, donde cada figura está numerada.

Word proporciona herramientas para numerar automáticamente las figuras, de manera que:

• No tenemos que llevar cuenta de cuál es el siguiente número para escribirlo. • Si insertamos una nueva figura delante de otras que ya estén numeradas, la numeración se actualiza

automáticamente (como en una lista numerada).

Además, podemos introducir referencias a las figuras sin preocuparnos de si cambia su numeración. Y por si fuera poco, podemos generar un índice automático de las figuras de nuestro documento.

Las herramientas para todas estas opciones las encontramos en el grupo Títulos de la pestaña Referencias de la cinta de opciones.

Numeración de figuras

Para titular una nueva figura, utilizamos la opción Insertar título (grupo Títulos de la pestaña Referencias de la cinta de opciones), que abre el cuadro de diálogo Título (Figura 20).

Figura 20. Cuadro de diálogo Título

En un documento podemos insertar diversos grupos de títulos, llamados rótulos. Por ejemplo, las imágenes las titulamos con el rótulo “Ilustración”, mientras que las tablas las titulamos como “Tabla”. En el desplegable Rótulo elegimos el rótulo que queremos insertar, o bien pulsando Nuevo rótulo podemos crear u rótulo personalizado (por ejemplo “Figura”). Posición elige si el título se añade por encima o por debajo de la figura (suponiendo que el cursor se encuentra actualmente en el párrafo de la figura). Por último Numeración permite cambiar la forma de numerar las figuras.

Al pulsar Aceptar se añade un párrafo, por encima o por debajo la figura, que comienza con el rótulo y el número de orden correspondiente. A continuación podemos escribir la descripción de la figura. Este párrafo se formatea normalmente en estilo Epígrafe.

Referencia a figuras

Una vez que tenemos alguna figura titulada con numeración automática, podemos incluir alguna referencia entre el texto, por ejemplo “…como vemos en la Ilustración 3…”. Pulsamos Referencia cruzada (grupo Títulos de la pestaña Referencias de la cinta de opciones) y abrimos el cuadro de diálogo Referencia cruzada.



Figura 21. Cuadro de diálogo Referencia cruzada

Tipo selecciona el tipo de rótulo al que nos queremos referir (por ejemplo “Ilustración”), mientras que Referencia a indica qué parte del párrafo (pie de foto) se incluye en la referencia:

• Todo el epígrafe: el rótulo (con su número) y la descripción. Por ejemplo “Ilustración 3. Modelo de cartel antiguo”

• Sólo el rótulo y el número: rótulo (con su número), sin la descripción. Por ejemplo “Ilustración 3”.

• Sólo texto del epígrafe: la descripción, sin el rótulo (ni su número). Por ejemplo “Modelo de cartel antiguo”.

• Número de página: el número de página (con el formato propio de la sección) en el que se encuentra la imagen. Por ejemplo “17”.

• Más adelante o más atrás: introduce el texto “más adelante” o “más atrás” en función de la posición en el texto de la fotografía respecto a la referencia que vamos a añadir.

Al pulsar Insertar se añade al texto un texto automático con la referencia. Como todo texto automático no debemos modificarlo, ya que se actualizará automáticamente antes de imprimir o al abrir de nuevo el documento, perdiéndose cualquier modificación.

Insertar como hipervínculo hace que además de añadirse el texto automático, éste actúe como hipervínculo, de manera que al hacer clic sobre él, se salte a la posición de la figura referenciada.

Como norma general de escritura, siempre que haya una figura debe aparecer en el texto alguna referencia a la misma.

Además figuras, con esta herramienta se pueden insertar referencias a otros elementos del documento, como por ejemplo los títulos del documento, formateados con estilos Título 1, Título 2, etc.

Índice de figuras

Para añadir un índice automático de figuras utilizamos la opción Insertar tabla de ilustraciones (grupo Títulos de la pestaña Referencias de la cinta de opciones), que abre el cuadro de diálogo Tabla de ilustraciones (Figura 22).



Figura 22. Cuadro de diálogo Tabla de ilustraciones

En Etiqueta de título seleccionamos el rótulo cuyo índice queremos generar. Con Modificar elegimos el estilo con el que queremos que se generen las líneas del índice. Y con Formatos establecemos el aspecto del índice. Al pulsar Aceptar se crea el índice, que se comporta de la misma forma que las tablas de contenido que ya hemos estudiado para generar automáticamente el índice de capítulos de un documento.

2.8. Notas al pie Las herramientas de nota a pie permiten introducir una nota al pie que siempre aparece en la misma

página que el lugar donde se inserta el símbolo de referencia correspondiente, que suele ser un número en superíndice. Las notas se numeran automáticamente y se mantiene el orden aunque se inserten nuevas notas delante de las ya existentes. Todas las herramientas están en el grupo Notas al pie de la pestaña Referencias de la cinta de opciones.

Para añadir una nota al pie entre el texto pulsamos Insertar nota al pie. El cursor salta a la parte inferior de la página actual, donde podemos editar el texto de la nota al pie. Para terminar, desplazamos el cursor de nuevo a la zona del texto. Para volver a modificar el texto de la nota, movemos el cursor hacia el texto o utilizamos las opciones del desplegable Siguiente nota al pie, que permiten buscar las distintas notas existente a lo largo de un documento.

También podemos insertar una nota al final del documento con Insertar nota al final.

Al pulsar el icono de la flecha del grupo Notas al pie de la pestaña Referencias de la cinta de opciones se abre el cuadro de diálogo Notas al pie y notas al final, que permite modificar los criterios de numeración automática de las notas.

2.9. Corrector ortográfico y gramatical Las herramientas de corrección ortográfica y gramatical permiten la detección y corrección de erratas y

otros errores de escritura que se pueden cometer durante la edición de un documento. El corrector ortográfico detecta erratas y faltas de ortografía, mientras que el corrector gramatical detecta incorrecciones en la construcción de oraciones. Para detectar estos errores, los correctores se basan en un conjunto de reglas que dependen del idioma en que se escribe el documento, de manera que, para un determinado idioma se requiere el



diccionario correspondiente a ese idioma. Además, un determinado fragmento de texto debe marcarse como que está en un determinado idioma, para que Word pueda saber qué diccionario utilizar en cada momento.

Las herramientas de corrección ortográfica y gramatical se encuentran en el grupo Revisión de la pestaña Revistar de la cinta de opciones.

El idioma de un fragmento es un formato de carácter, es decir, se aplica a nivel de palabras. Para establecer el idioma de un texto deberíamos definirlo como parte de las propiedades del estilo que se utilice en el texto. No obstante, para marcar que un fragmento se encuentra en un determinado idioma, seleccionamos el texto correspondiente y pulsamos el botón Definir idioma (icono de la bola del mundo con una marca roja). (aunque deberíamos establecer el idioma en la defninición de los estilos). Word muestra un cuadro de diálogo titulado Idioma con un listado de todos los idiomas. Para algunos de ellos se dispone de diccionario (los que muestra una cruz y las letras ABC), pero para otros no. Si elegimos un idioma sin diccionario, los correctores no revisan el texto. También podemos desactivar la corrección de determinados fragmentos con la opción No revisar la ortografía ni la gramática del cuadro de diálogo Idioma.

Figura 23. Cuadro de diálogo Idioma

El corrector ortográfico funciona mediante un diccionario consistente en una lista de palabras correctas y algunas reglas de composición de derivados (género, número, tiempos verbales regulares, etc.). Así, con este diccionario se puede decidir si una palabra existe o no en el idioma. Si la palabra existe en el diccionario, entonces es correcta; si no, no. Este funcionamiento es bastante limitado, porque:

• El diccionario no contiene todas las palabras del idioma. Por lo tanto, palabras poco habituales, nombres propios, tecnicismos, etc. pueden mostrarse como errores aunque no lo sean.

• Tampoco se contemplan todas las posibles reglas de composición (por ejemplo exmarido). • El corrector suele ignorar las palabras escritas sólo en mayúsculas o que contienen números (por

ejemplo: CPU, X11r3). • El diccionario no distingue el significado de las palabras. En el diccionario de español existen las

palabras vaca y baca. Ambas son correctas para el diccionario, pero en un contexto inadecuado son faltas de ortografía que pasarían inadvertidas (por ejemplo, las bacas pastan en el campo). Este problema también es frecuente con pronombres acentuados: (el/él, este/éste, etc.) o con palabras como sólo/solo.

Para solucionar la limitación del diccionario en cuanto a que no contiene todas las palabras, es posible que un usuario amplíe el diccionario con las palabras que utilice habitualmente, creando uno o más diccionarios personales que complementan al diccionario principal.

El diccionario gramatical consta de un conjunto de reglas de construcción de oraciones. Estas reglas dependen en muchas ocasiones de estilo del lenguaje que se emplee, por lo que a veces es necesario configurarlo



para que detecte o pase por alto determinados giros, que, si bien no son incorrectos, sí que pueden ser inadecuados en un momento dado.

El diccionario gramatical normalmente detecta incorrecciones como:

• Errores en el uso del género: Me ha picado un avispa.

• Errores en el uso del número: Me ha picado unas avispa.

• Algunas faltas de ortografía, como comenzar una oración con minúscula (me ha picado una avispa), uso incorrecto de por qué (¿Porqué no te callas?), uso incorrecto de signos de puntuación (Por qué no te callas?), etc.

Las herramientas de corrección de Word pueden funcionar de dos maneras: en segundo plano o de forma interactiva. El corrector en segundo plano va comprobando el texto a medida que éste se escribe o modifica, subrayando en rojo los errores ortográficos y en verde los gramaticales. Al hacer clic con el botón derecho sobre una palabra marcada como error, el menú contextual muestra una serie de sugerencias como posible corrección al error. Podemos aceptar alguna de las sugerencias o corregir manualmente el error, aunque también es posible que no se trate de un error, sino de una palabra o construcción correcta que no esté en el diccionario. En tal caso podemos ordenar a Word que ignore el error (omitir el error), que ignore el error y que lo ignore siempre que vuelva a aparecer, o agregar la palabra al diccionario personalizado para que deje de ser un error.

En modo interactivo, el corrector muestra un cuadro de diálogo en el que se va recorriendo todo el documento y mostrando cada error. Para cada error se hacen las sugerencias oportunas y se proporcionan botones para omitir la falta, omitirla en todo el documento, agregar al diccionario, aceptar una sugerencia y aceptar el cambio por la sugerencia siempre que aparezca el mismo error.

Cuando añadamos palabras al diccionario personalizado debemos tener en cuenta algunas cuestiones:

• No se deben añadir palabras que sean incorrectas. Imaginemos que estamos escribiendo un libro de ortografía y estamos demostrando alguna falta: El verbo acer debería haberse escrito con hache. Si añadimos acer al diccionario, la próxima vez que lo escribamos mal no se detectará el error.

• Al añadir una palabra sólo se añade esa forma de la misma, y no sus derivados por género, número, composiciones, etc.

• Cuidado con las mayúsculas y minúsculas. Si añadimos la palabra transceptor al diccionario, valdrá para validar como correctas a transceptor, Transceptor y TRANSCEPTOR, mientras que si añadimos Transceptor, valdrá para TRANSCEPTOR, pero no transceptor, que se marcará como error. El diccionario considera que si añadimos una palabra en mayúsculas, siempre debe ir en mayúsculas (por ejemplo porque es un nombre propio, o un acrónimo si es toda en mayúsculas).

2.9.1. División con guiones

De entre las muchas reglas que contiene el diccionario ortográfico de un idioma se encuentran las reglas de división con guiones, que indican la forma de dividir una palabra entre dos líneas cuando no cabe entera al final de una línea. Aunque el diccionario tiene estas reglas, normalmente esta opción está desactivada, ya que el texto resulta menos estético. Se puede activar con las opciones del desplegable Guiones del grupo Configurar página de la pestaña Diseño de página de la cinta de opciones (se trata de un formato de documento, se activa o desactiva en todo el documento, aunque se puede desactivar en párrafos concretos, con las opciones de formato de párrafo). Puede resultar útil, por ejemplo, en un texto escrito en varias columnas muy estrechas, donde el paso completo de una palabra larga desequilibra la columna, incluso, es posible que una palabra muy larga no quepa entera en la columna.

Aparte de la división automática, podemos forzar la división de una palabra de forma individual a mano, simplemente escribiendo un guión en el sitio por donde hay que dividir, pero esta no es una práctica recomendable, porque si a continuación editamos el texto precedente en el párrafo, es posible que la palabra ya



no quede al final del renglón y pase entera a otro renglón, mostrando todavía el guión escrito. El guión es por lo tanto una cuestión de formato, no de texto, y como tal, no debe escribirse.

En lugar de un guión, escribiremos un carácter especial, un guión invisible, que es invisible a menos que haya que separar la palabra entre dos renglones. Para escribir este carácter pulsamos Ctrl+- (no vale el – del teclado numérico, sólo el que está a la derecha de la tecla del punto). Para ver si realmente hemos escrito el guión invisible, colocamos la palabra al final de la línea (para que se divida por el guión), o mostramos los caracteres invisibles con Mostrar todo (icono ¶ en el grupo Párrafo de la pestaña Inicio de la cinta de opciones).

2.10. Impresión y exportación del documento Normalmente la edición de un documento en Word tiene como objetivo la impresión en papel del mismo,

o su publicación electrónica en un formato distinto al de Word. No es habitual publicar un documento en propio formato de Word.

Cuando decidimos que el trabajo está completo, procederemos a la impresión o exportación. Las opciones para guardar, exportar e imprimir se encuentran en el menú principal de la aplicación, que se abre con el atajo Alt+A o haciendo clic en el icono de Office (esquina superior izquierda).

En la opción Guardar como encontraremos la forma de guardar el documento en otros formatos digitales diferentes de Word. El cuadro de diálogo Guardar como tiene en su parte inferior el cuadro combinado Guardar como tipo en el que elegimos el formato.

Antes de imprimir quizá deseemos revisar el aspecto final del documento. Podemos utilizar la opción Lectura de pantalla completa (opciones de la parte inferior derecha de la ventana principal) para ver el aspecto final del documento con el mayor realismo. Durante la vista preliminar no es posible hacer modificaciones, hay que volver a la edición normal del documento (aunque se puede configurar para que sí se pueda). También podemos utilizar Imprimir→Vista preliminar en el menú principal de la aplicación.

Para imprimir finalmente utilizaremos Imprimir→Imprimir, que abre el cuadro de diálogo Imprimir (Figura 24), donde podemos:

• Elegir la impresora. • Elegir las partes del documento que se imprimen y las que no. • Elegir el número de copias. • Elegir algunas opciones especiales de impresión.



Figura 24. Cuadro de diálogo Imprimir

Para elegir la impresora desplegamos el cuadro combinado Nombre, donde se muestran todas las impresoras disponibles. Algunas impresoras pueden ser virtuales, como por ejemplo la llamada CutePDF Printer, que, en lugar de generar una copia en papel, genera un archivo digital en formato PDF, o Microsoft Office Document Image Wirter, que genera un documento en formato de imagen (como una fotografía del documento). El botón Propiedades permite configurar algunas opciones de la impresora, que dependen exclusivamente del modelo de impresora.

Imprimir a archivo hace que Word envíe los datos de impresión a un archivo en disco en vez de a la impresora. Este archivo puede servir para imprimir más adelante en la misma impresora, pero no suele ser adecuado para distribuir el documento a otras personas.

Finalmente, opción Doble cara manual permite imprimir documentos a doble cara en impresoras que no permiten la impresión a doble cara. Lo que ocurre es que la impresora imprime primero todas las páginas impares, entonces hace una pausa para que coloquemos las páginas impresas de la manera adecuada en la bandeja de papel, y a continuación imprime las pares (cuidado con esta opción: todo el trabajo impreso puede estropearse si la impresora toma por error dos hojas pegadas, problema muy habitual sobretodo con papeles que ya han sido impresos por una cara).

Las opciones de Intervalo de impresión permiten que imprimamos todo el documento o solo una parte del mismo: la página en la que se encuentra el cursor, el fragmento seleccionado o un conjunto de páginas sueltas. Para especificar un conjunto de páginas se emplean las siguientes reglas:

• Páginas sueltas separadas por coma. Por ejemplo: 1,4,6,7,8.

• Rangos de páginas separas por guiones. Por ejemplo: 1,4,6-8 (la 1, la 4 y de la 6 a la 8, inclusive). • Cuando hay varias secciones, cada sección puede tener su propia numeración, lo que da lugar a que

pueda haber más de una página con el mismo número. En caso de duda se puede especificar el número de página y sección poniendo las letras p y s. Por ejemplo: p7s2-p3s5 (desde la página 7 de la sección 2 hasta la página 3 de la sección 5).

• Se puede usar cualquier orden, y se imprimirá en ese orden. Por ejemplo 1,4,2,8-5,20,10-13.

Se pueden imprimir varias copias de una vez. En este caso existen dos opciones para ordenar las copias: imprimir seguidas varias copias de cada hoja, o repetir varias veces la impresión del documento en el orden correcto (intercalar).

Además existen otras opciones de impresión que pueden resultar útiles:



• Imprimir sólo las páginas pares o las impares, que puede ser útil para imprimir a dos caras con una impresora que no lo haga automáticamente.

• Imprimir varias páginas en pequeño en la misma hoja, para ahorrar papel. • Imprimir en orden inverso, útil en aquéllas impresoras que acumulan el papel impreso boca-arriba,

como la mayoría de impresoras de inyección.

La utilización de una u otra impresora de las disponibles puede ocasionar un problema de compatibilidad, debido a que las distintas resoluciones de las mismas pueden causar pequeños reajustes en las páginas que desemboquen en que una línea quepa al final de una página con una impresora, pero no con otra. Esto puede generar una reacción en cadena que haga que un documento se descuadre por completo. Lo mismo pasa si utilizamos alguna fuente que no sea True-Type sino de pantalla o impresora (las fuentes de impresora son proporcionadas por una impresora en concreto y al cambiar de impresora se sustituyen por otras parecidas). Para evitar o minimizar el problema de los descuadres hay que evitar hacer ajustes manuales con las líneas o párrafos de un documento. Como ya hemos visto es una mala práctica, terminantemente prohibida en esta asignatura. Hay que dejar que el documento fluya libremente y utilizar las opciones de formato para evitar líneas sueltas, títulos sueltos, etc.

Si seleccionamos en el cuadro de diálogo Imprimir la impresora adecuada y pulsamos Cerrar en lugar de Imprimir seguiremos editando el documento con los micro-ajustes de la impresora seleccionada, y sabremos exactamente cómo quedará el documento en esa impresora. Esta operación hay que repetirla cada vez que abramos Word a menos que sea la impresora predeterminada de Windows.

3. Resumen de contenidos Al final de la práctica el alumno debe conocer y manejar los siguientes conceptos:

1. Conceptos introductorios:

− Texto, texto plano y texto con formato. − Carácter, palabra, línea, párrafo, columna, página, columna, márgenes, sangrado, encabezado,

pie de página, nota al pie, tabla, celda, sección, etc. Esquema de un documento. − Editores WYSIWYG. Códigos de formato. Tipos de formato: carácter, párrafo, página, etc. − Microsoft Word, Microsoft Office. Archivo de texto, archivo de Word, otros formatos de

archivo (RTF, HTML, etc). − Plantillas de documentos. Archivos de plantilla. − Reglas de escritura: colocación de los signos de puntuación: punto, coma, punto y coma, dos

puntos, puntos suspensivos, paréntesis, corchetes, signos de interrogación, signos de exclamación, comillas, guiones, etc.

− Saltos de línea, párrafo, página, columna. Caracteres invisibles.

2. Entorno de trabajo de Microsoft Word:

− Barras de herramientas. Vistas: diseño de impresión, borrador, diseño web, esquema. Zoom. − Escritura: movimiento del cursor, selección, pegado especial, deshacer. − Texto automático, corrección automática, asistentes, etc.

3. Formato de carácter.

− Tipos de fuentes: True-Type, Impresora, pantalla, etc.; adornadas y sin adornar (serif/sans serif); paso fijo o proporcional.

− Estilo: negrita, cursiva, itálica, etc. − Tamaño: concepto de punto. − Subrayados, color, efectos especiales, espacio entre caracteres, animación. − Problemas con las fuentes y el intercambio de archivos.



4. Formato de párrafo.

− Alineación, sangría, espaciado, interlineado, líneas viudas y huérfanas, conservar líneas juntas, conservar con el siguiente, salto de página anterior, no dividir con guiones.

− Significado y uso de elementos en la regla. − Reglas de escritura: líneas en blanco, sangría de primera línea y ajuste de páginas.

5. Viñetas y números.

− Listas de viñetas. − Listas numeradas.

6. Tabulaciones.

− Concepto, tabulaciones preestablecidas. − Tipos: izquierda, derecha, centro, punto decimal. Carácter de relleno. − Edición en la regla y con el cuadro de diálogo. − Reglas de escritura: tabulaciones para rellenar.

7. Formatos de sección.

− Concepto de sección. Saltos de página y de sección. Información en la barra de estado. − Columnas: concepto, definición y relación con las secciones. Saltos de columna. − Formato de página: márgenes, encuadernación, páginas simétricas, encabezado y pie de página,

tamaño del papel, orientación, encabezados de páginas primeras, pares e impares.

8. Encabezados y pies de página.

− Edición de encabezados y pies en las vistas normal y diseño. − Vincular y desvincular entre secciones. − Autotexto.

9. Estilos.

− Concepto de estilo. Necesidad y ventajas en el uso de los estilos. − Tipos de estilos. Dependencias entre estilos. − Creación, aplicación y modificación de estilos. − Generación automática de tabla de contenido.

10. Tablas.

− Creación. Mostrar y ocultar líneas de división. Ajustar tamaño manualmente o con autoajuste. − Alineación de celdas. Bordes y relleno de celdas. Autoformato. Estilos de tabla. − Añadir y quitar celdas, combinar celdas, dividir celdas, utilización del lápiz y la goma. − Ordenación de tablas: campos, títulos, criterios y tipos de contenidos. Ordenar texto sin tabla. − Convertir tabla en texto y texto en tabla.

11. Inserción de imágenes y gráficos.

− Insertar imágenes de la galería y desde archivos. Pegar gráficos. Pegado especial de imágenes. − Ajustar tamaño. − Colocación de imágenes: tipos de colocaciones; ajustar posición; imágenes flotantes y no

flotantes; mostrar anclaje; ajuste del texto; delante y detrás del texto. − Numeración y referencias automáticas de figuras.

12. Notas al pie. 13. Corrector ortográfico y gramatical.

− Concepto. Funcionamiento y limitaciones. Idiomas. diccionarios personales. − Corrector en segundo plano y corrector interactivo.



− División automática con guiones.

14. Imprimir.

− Opciones de impresión. − Implicaciones del cambio de impresora. − Impresión en formato PDF. − Exportación a otros formatos digitales.

4. Ejercicios a realizar Durante la práctica se desarrollarán las siguientes actividades que exigen el dominio de los conceptos

anteriormente relacionados.

• Recuperar el material disponible en la página web de la asignatura para esta práctica (paquete 1). Abrir las imágenes HDTV1.jpg y HDTV2.jpg, que contienen sendas fotografías de un texto. Escribir este texto utilizando el bloc de notas. Durante la clase de prácticas presencial en el aula, este ejercicio se desarrollará de manera que el texto de las imágenes se repartirá entre los alumnos presentes: cada uno escribirá su parte, y posteriormente obtendrán el texto completo uniendo los distintos fragmentos.

• Comparar los diferentes estilos de escritura utilizados por cada alumno: ajuste de líneas, formatos de títulos, separación de párrafos, espacios de relleno al principio de cada párrafo, etc.

• Corregir, utilizando el bloc de notas, los errores cometidos en la escritura del texto anterior, teniendo en cuenta que es texto sin formato: reglas de puntuación, líneas y espacios en blanco, guiones, ajustes de línea manuales, erratas, dobles espacios, etc.

• Importar el texto a Microsoft Word. Aplicarle formato siguiendo las especificaciones contenidas entre el material disponible en la página web de la asignatura (paquete 2), donde también se encontrarán los archivos adicionales que sean necesarios.

• Obtener el documento correctamente formateado como archivo PDF. (Conservar tanto el archivo Word como el PDF para su uso en las siguientes prácticas).

• Descargar de la web de la asignatura el paquete 3 de material para la práctica. Componer el documento Word siguiendo las especificaciones contenidas entre el material, y utilizando los archivos (texto plano y fotografías) también incluidos. Finalmente, obtener el documento correctamente formateado como archivo PDF. (Conservar tanto archivo Word como el PDF para su uso en las siguientes prácticas).

5. Bibliografía En este apartado se aporta un listado de libros disponibles en la biblioteca de la Facultad de

Biblioteconomía y Documentación que pueden resultar útiles en el estudio de este tema. Cada referencia viene acompañada de una fotografía del ejemplar, un breve comentario sobre el contenido y una cuantificación del ajuste de sus contenidos a los de este tema, indicado con un número de estrellas entre 1 (mínimo) y 5 (máximo).

Casas J., Encinas J., “Word 2000 (colección Manuales Imprescindibles)”, Anaya multimedia, 1999

Contiene un completo repaso a las características más importantes y básicas de la edición de texto con Word 2000, incluyendo todas las estudiadas en las prácticas de la asignatura, y un capítulo dedicado a estudiar el manejo general de archivos y carpetas.



Casas J., “Word 2000 (colección Manuales Avanzados)”, Anaya multimedia, 1999

Un manual avanzado que no trata temas básicos de edición con Word, sino cuestiones relacionadas con la personalización del entorno, control de versiones, autocorrección, formularios, macros, estilos, web, correo electrónico y fax. Sólo recomendado para ampliación de conocimientos.

Gutiérrez J.V., “Word 2002 (colección Manuales Fundamentales)”, Anaya Multimedia, 2001

Este libro comienza estudiando el entorno de trabajo de Word 2002 antes de tratar todo lo referente a la edición básica, formatos de texto, tablas, gestión de documentos, herramientas adicionales, imágenes, multimedia, Internet y otras funciones más avanzadas.

Jones E., Sutton D., “Office 97 professional (colección El Libro de)”, Anaya multimedia, 1997

Un libro que abarca todas las aplicaciones de Office, incluido Outlook. Aunque alcanza un nivel suficiente para tratar todas las funciones importantes de Office, está orientado a usuarios sin conocimientos previos de las aplicaciones, para quienes incluye un conjunto de anexos con lo más básico de los programas.

Martos A., “Word 2003 (manuales avanzados)”, Anaya Multimedia, 2004

Un libro de nivel avanzado con numerosos trucos, consejos, sugerencias y advertencias, para explotar al máximo la aplicación. Aunque en principio no parece adecuado para principiantes, abarca muchos temas básicos que no se tratan en otros manuales, como plantillas, estilos, herramientas de escritura, combinación de correspondencia, trabajo con documentos grandes, índices , multimedia, control de las versiones, programación, Internet y, especialmente, las aplicaciones gráficas de Office.

Microsoft Corporation, “Diccionario de Informática e Internet. Edición Rústica”, McGraw Hill, 2003

Se trata de un diccionario de más de 600 páginas y con más de 8000 términos definidos (tanto ingleses como españoles). Es una herramienta de consulta para preguntas muy específicas.

Trigo V., “Introducción a la Informática (edición 2003) (colección Para Torpes)”, Anaya multimedia, 2003

Libro ameno y distendido para aprender los primeros pasos en la informática. Comienza por un repaso al hardware principal del ordenador, seguido de un repaso general del software, desde un punto de vista muy práctico. El resto del libro introduce el uso de aplicaciones concretas: procesadores de texto, programas de tratamiento de imágenes, sonido, navegación por Internet, correo electrónico y hojas de cálculo. Termina con un pequeño diccionario de términos informáticos.

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