proceso administrativo dr. ramos
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Proceso AdministrativoDr. Ricardo Ramos Martìnez
Coordinador de Enseñanza e Investigaciòn UMF/UMAA No.53
Es el conjunto de actividades que el empresario debe realizar para manejar y desarrollar su empresa.
La planeaciónLa organizaciónLa direcciónEl control
La planeación es el fundamento del proceso administrativo porque ella determina todas sus actividades
Org
aniz
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Con
trolPLANEACION
PLANEACION
Proceso
Administrativo
Es el conjunto de decisiones que tomo para realizar el futuro.
El Futuro Es Lo Que No Ha Sucedido Todavía
El fu
turo
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El fu
turo
pu
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La planeación es el arte de convertir el futuro deseable en probable!!
Mis deseos
Lo que igual puede o no suceder
Lo que es casi seguro que suceda
DIAGNOSTICOExacto y acertado
OBJETIVOSBien definidos
ESTRATEGIAS EFICACESPara lograr los objetivos
CRITERIOS DE EVALUACION
Para medir el logro de los objetivos
El buen Diagnostico debe ser siempre:•Realista: quiere decir que ve las cosas tal como son, sin falsas ilusiones.•Completo: quiere decir que toma en cuenta la realidad de la empresa y la realidad del medio que la rodea.
El diagnostico
es el conocimiento exacto de la realidad presente
¡Muy sencillo! Hacer un diagnostico quiere decir analizar a fondo la situación de las empresas para
reconocer sus problemas y oportunidades y establecer sus
necesidades prioritarias.
Son los resultados que me propongo a alcanzar
en la empresa en un plazo determinado
Los Objetivos pueden ser:
A LARGO PLAZO…Lo que me propongo realizar mas allá de los próximos dos años
A MEDIANO PLAZO…Lo que me propongo realizar en los próximos dos años
A CORTO PLAZO…Lo que me propongo realizar en los próximos seis meses
Es fácil establecer verdaderos objetivos!!Para ello contesto las siguientes
preguntas…Que voy a hacer?
Donde lo voy a hacer?
A quien encargaré de
hacerlo? Cuando y en cuanto tiempo lo
voy hacer?Como lo voy a hacer?
…Que me propongo realizar para lograr mis objetivos.
En la empresa también hay muchas formas de lograr un mismo objetivo!!POR EJEMPLO:
Puedo vender las cien camisas•En la calle, de puerta en puerta
•En un punto de venta mío•A los distribuidores!!
Hay muchos caminos que llevan a una misma meta!!
ANTES DE ELEGIR UNA ESTRATEGIA TENGO QUE ANALIZAR MUY BIEN LOS BENEFICIOS E INCONVENIENTES DE CADA UNA, PARA
ESCOGER MEJOR
…Por eso, cuando formulo un proyecto defino las estrategias para actuar en todas las áreas de la empresa.
Comprar mas maquinas o trabajar mas tiempo en las
maquinas que tengo
Conseguir dinero para comprar mas
materia prima
Contratar mas trabajadores o hacer
que los que tengo trabajen mas tiempo
Conseguir dos nuevos distribuidores
POR EJEMPLO:El proyecto de vender cien camisas mas en el
próximo mes requiere;
AREA DE PRODUCCION
AREA DE FINANZAS
AREA DE PERSONAL
AREA DE MERCADEO
Los Planes de cada área deben estar de acuerdo con los planes de la otras áreas para que haya armonía y lo planeado se pueda realizar!! POR EJEMPLO:
No puedo vender mas camisas de las que puedo producir, ni puedo producir mas de las
que puedo financiar.
Claro!
además!La planeación debe ser flexible para superar los problemas que pueden presentarse en el camino…
POR EJEMPLO:Si se daña una maquina y hay que disminuir el
ritmo de producción, compro menos materia prima y modifico mi plan de ventas.
LA PLANEACIÓN SE HACE Y SE REAJUSTA PERMANENTEMENTE DE ACUERDO CON LAS
CIRCUNSTANCIAS
…Los criterios que miden si cada uno de los planes se ha ido realizando.
¡Muy Fácil! Para fijar mis criterios de evaluación,
simplemente determino con precisión lo que espero lograr
en cada paso de lo que he planeado realizar.
POR EJEMPLO: si mis planes son: 1. Incrementar la producción en 25 camisas semanales. 2. Vender camisas semanales mas a través de los nuevos distribuidores. Mis criterios de evaluación son: 1. La producción semanal de camisas. 2. Las ventas semanales de cada uno de los nuevos distribuidores.
Es el ordenamiento de los recursos y funciones de la empresa para facilitar el logro de sus objetivos.
ESTA CLARO!!Organizar la empresa es ordenar:El espacio, tiempo, trabajo, las personas y el dinero
ZONA DEPRODUC.
ZONAADTIVA. FINANZA
S
BODEGA MAT. PRIM
ventas
contabilidad
“UN LUGAR PARA CADA COSA… Y CADA COSA EN SU LUGAR”…
Un tiempo para cada tarea, y cada tarea a su debido tiempo.
La organización del tiempo requiere:
Una agenda para apuntar los compromisos
Tener en cuenta las prioridades
Puntualidad para alcanzar a hacer todo lo programado
Dedicación exclusiva a cada tarea
ESTA CLARO!!Si trato de hacer dos cosas al mismo tiempo, no hago ninguna de las dos…
PRODUCCION
FINANZAS PERSONAL PRODUCCION
Organizar el trabajo es hacer la lista de todas las tareas que se realizan en la empresa, agrupándolas
por áreas para ordenarlas de la manera mas lógica y eficiente posible.•Comprar materias
primas•Hacer los inventarios•Cortar las prendas•Armar las prendas•Terminar las prendas•Empacar las prendas
•Registrar las cuentas•Pagar las cuentas•Cobrar a los clientes•Conseguir préstamos
•Conseguir operarios•Entrenar operarios•Dirigir al personal•Estimular al personal•Sancionar las faltas
•Contratar publicidad•Visitar clientes•Tomar pedidos•Buscar nuevos clientes
En las empresas pequeñas una misma persona puede realizar tareas de
diferentes áreas, siempre y cuando organice bien su tiempo para dedicar un
tiempo determinado a cada área.
ATENCION!!- La secuencia mas adecuada es la que permite que las cosas se hagan muy bien y en el menor
tiempo posible.
Un cargo para cada persona y cada persona en su cargo!!
UNIDAD DE MANDO quiere decir que cada persona recibe ordenes y le rinde cuentas a una
sola personaESTA CLARO!!
Para que haya una buena organización, debe haber una UNIDAD DE MANDO Y UNIDAD DE DIRECCION.
Unidad de mando!!
…Que a todas las tareas estén asignadas a un responsable permanente!!
¡CLARO! En la empresa representada por las abejas si existe una unidad de mando, en
cambio, con las hormigas, hoy HAY, porque nadie tiene la responsabilidad asignada…
Estas personas no tienen autoridad para
mandar a nadie ni tienen
responsabilidades concretas en el
funcionamiento de la empresa porque su
misión consiste únicamente en dar una
asesoría
¡Por ejemplo: los asesores de
programa!
Para analizar la organización de las
personas en mi empresa y
determinar si en ella hay unidad de mando y dirección, Hago un gráfico que se llama
ORGANIGRAMA
Es la distribución de los recursos de la empresa, para obtener de ellos el
mayor rendimiento posible!!
¡Para aprender a organizar el
dinero, estudiare con
mucho interés los temas de
contabilidad y costos!
La dirección consiste en guiar y coordinar a las personas para que realicen su trabajo con entusiasmo y responsabilidad.
El buen director es un LIDER!!Líder es la persona que despierta
en los demás el deseo de imitarla o de seguirla adelante porque:
*Es entusiasta* *Tiene ideas novedosas*
*Hace las cosas bien* *Esta siempre dispuesta a aprender*
*Trabaja en equipo con sus colaboradores*
LA DIRECCIÓN ES LA COORDINACIÓN DE ACTIVIDADES EJECUTADAS POR LOS TRABAJADORES PARA LOGRAR
LOS OBJETIVOS DE LA EMPRESA
HAY DIRECTORES QUE SE PREOCUPAN HAY DIRECTORES QUE SE PREOCUPAN ÚNICAMENTE POR LA PRODUCCIÓN ÚNICAMENTE POR LA PRODUCCIÓN SIN PRESTAR ATENCIÓN A LAS SIN PRESTAR ATENCIÓN A LAS NECESIDADES DE SUS NECESIDADES DE SUS TRABAJADORES!!TRABAJADORES!!CLARO!... Los jefes duros y autoritarios son malos
directores porque los subalternos no los
quieren y les trabajan de mala ganaY también hay algunos
que se preocupan tanto por las personas que descuidan las otras
áreas de la empresa. Sin embargo, para ser buen director hay que atender a las personas y a las demás áreas de la empresa con igual
esmero.
PERO LOS JEFES DEMASIADO
CONDESCENDIENTES TAMBIEN SON MALOS
POR NO SABER MANTENER LA
DISCIPLINA DENTRO DE LA EMPRESA
…Cuatro habilidades!!!
1. Habilidad para comunicarse
2. Habilidad para motivar a los demás 4. Habilidad para
tomar decisiones3. Habilidad para
ejercer la autoridad
LA COMUNICACIONEs la transmisión de
un mensaje de la persona que lo envía a la persona que lo
recibe a través de un medio de
comunicación.
¡La habilidad para comunicar consiste en lograr que la otra persona comprenda el mensaje tal como quise comunicárselo!
*LA BUENA COMUNICACIÓN ES LA MEJOR MANERA DE EVITAR LOS CONFLICTOS*
Noticias e informaciones
Instrucciones, Ideas y sugerencias,
Solicitudes, Ordenes, Palabras de
estímulo, Llamadas de atención, etc!!
Noticias e informaciones
Ideas y sugerenciasSolicitudesReclamos
Etc!!Noticias e
informaciones Ideas y sugerencias, Indicaciones,
Solicitudes, etc.
El jefe comunica:
El trabajador comunica:
El trabajador comunica:
A sus compañeros:
A su jefe:
A sus trabajadores:
Es el deseo de realizar el trabajo con esmero y
buena voluntadEl buen director entusiasma a sus
colaboradores y logra que trabajen con gusto y responsabilidad!!El salario es un elemento muy
importante de la motivación, pero no es el único, porque el hombre tiene también otras necesidades que no se pueden satisfacer con dinero.
ESTOS ASPECTOS TAMBIEN SON IMPORTANTES DE LA
MOTIVACION:La estabilidad en el trabajo, el trato amable y respetuoso, la justicia en el manejo de los
conflictos, las oportunidades de capacitación y de progreso de la
empresa, el reconocimiento y estimulo, la oportunidad de tomar parte en la toma de decisiones y
en el manejo de la empresa.
Es la capacidad de dar ordenes y hacerlas
cumplir
Mi capacidad para ejercer la autoridad depende de:MIS CONOCIMIENTOS
Mis trabajadores atacarán mi autoridad si reconocen que estoy mejor preparado que ellos y confían en mi
capacidad de guiarlos por un camino acertado y seguro. Por eso tengo que hacer siempre el esfuerzo
de aprender para mejorar mi nivel educativo.MI BUEN EJEMPLO
Mis trabajadores reconocerán mi autoridad si encuentran en mi cualidades dignas de admirar. Por
eso tengo que tratar de corregir mis defectos y de cultivar en mi las virtudes humanas.
LA VERDADERA AUTORIDAD ES COMO UNA FUERZA QUE IMPULSA A LOS DEMAS A SEGUIR
MIS INDICACIONES O A OBEDECER MIS ORDENES
Consiste En Escoger Una Entre Varias Alternativas!!•DIRIGIR es asumir la
responsabilidad de tomar decisiones, para manejar la empresa para resolver los
problemas, y para aprovechar las oportunidades.
•Las decisiones son buenas cuando dan buenos resultados y
son malas cuando llevan al fracaso.
•Por eso, el arte de dirigir consiste precisamente en TOMAR BUENAS
DECISIONES..
NO SORTEE LAS DECISIONES QUE DEBE TOMAR…
…TODAS LAS DECISIONES TIENEN CONSECUENCIAS; POR ESO ES TAN
IMPORTANTE APRENDER A
TOMARLAS BIEN!
La información completa, exacta y actualizada sobre la empresa, sobre
el medio que la rodea y sobre la realidad del país es la clave del
éxito en la toma de decisiones…
Es la comparación de los planes con los resultados para verificar si se han cumplido y
para corregir las desviaciones en la realización de los proyectos.
El control consiste en realizar las siguientes actividades:
1. RETOMAR LAS METAS QUE SE HAN ESTABLECIDO
Las metas son los proyectos expresados de tal manera que su realización se pueda comparar con un punto de referencia concreto. POR EJEMPLO: La meta es reducir al 5% el desperdicio de la materia prima utilizada. El consumo de materia prima es el punto de referencia con el cual comparo el desperdicio para verificar si he logrado la meta.
2. RECOGER INFORMACION SOBRE LOS RESULTADOS
La información es el conjunto de datos necesarios para verificar el cumplimiento de las metas. POR EJEMPLO: Mantener el registro actualizado del desperdicio y del
consumo de materia prima.
3. COMPARAR LAS METAS CON LOS RESULTADOSEs la comparación permanente de las metas con las relaciones para verificar hasta que punto se están logrando.
POR EJEMPLO: Cada semana averiguo cuánta materia prima utilicé y cuanta desperdicié para comparar el porcentaje con la meta del 5%.
4. CORREGIR LAS DESVIACIONESEs el análisis de las causas por las cuales no se
cumplen las metas para corregirlas inmediatamente.POR EJEMPLO:
El nuevo cortador no sabe colocar bien los moldes; hay que entrenarlo para que aprenda a hacerlo
correctamente.
MA VALE PREVENIR QUE LAMENTAR….
EL MEJOR CONTROL ES EL QUE COMIENZA A APLICARSE
DESDE EL COMIENZO DEL PROCESO
...Proceso Administrativo