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PROCESO ADMINISTRATIVO

Johanna Brenke

Proceso Administrativo

Serie de actividades independientes utilizadas por la administración de una organización para el desarrollo de las funciones de planificar, organizar, suministrar el personal y controlar.

Fases del Proceso Administrativo

Proceso Administrativo

PLANEACIÓN

1era ETAPA

Planeación

Planear es la función administrativa que determina anticipadamente cuáles son los objetivos deseados y lo que debe hacerse para alcanzarlo de manera adecuada.

Proceso mediante el cual se determinan los objetivos y cursos de acción que permitan el logro eficiente de los mismos.

Planeación Método por el cual el administrador

ve hacia el futuro y descubre los alternativos cursos de acción, a partir de los cuales establece objetivos. Joseph Massie.

Establece las bases para determinar el elemento riesgo y minimizarlo.

Planeación

SITUACIÓNACTUAL

SITUACIÓN DESEADA

(Objetivos)

Propósitos

Proporcionar un sentido de direcciónReduce los niveles de incertidumbrePromueve la eficiencia al eliminar la improvisación.Establece un sistema racional para la toma de decisiones.Canalizar el uso de los recursosOptimizar el uso de los recursosPermite evaluar logro de los objetivos

Planeación

La planeación decide: Cuándo Dónde Quién

Incluye elaborar: Pronósticos Establecer metas Seleccionar los

procedimientos para llevar a cabo las decisiones.

¿Qué Hay que hacer? (Fines)

¿Cómo debe Hacerse? (Medios)

Premisas

Presente

Dónde estamos ahora

SituaciónActual

Futuro

Planes

Planeación

Objetivos por alcanzar

Adónde Pretendemos

llegar

Principios de la Planeación

Factibilidad: debe ser realizable, adaptarse a la realidad.

Objetividad y cuantificación: basarse en datos reales, razonamientos precisos y exactos.

Flexibilidad: es conveniente establecer márgenes de holgura que permitan afrontar situaciones imprevistas.

Principios de la Planeación

Unidad: Todos los planes deben integrarse a un plan general y al logro de los propósitos y objetivos generales.

Del cambio de Estrategia: cuando un plan se extiende, será necesario rehacerlo completamente.

Pasos de la Planeación

1. Fijar objetivos

2. Hacer al diagnóstico administrativo

3. Elaborar planes y programas

Tipos de Planes

1. Estratégicos

2. Tácticos

3. Operativos

Tipos de Planes

1. Estratégicos: Conjunto de objetivos aplicables a toda la organización.

Tipos de Planes

2. Tácticos: Conjunto de objetivos que permiten orientar el trabajo de una división de la organización hacia el logro de los objetivos corporativos.

Tipos de Planes

3. Operativos: Conjunto de objetivos que indican de manera detallada el como deben lograrse los objetivos de orden superior.

Tipos de Planes

Planeación Contenido Período Amplitud

ESTRATÉGICO Genérico, sintético y global

Largo Plazo Aborda la empresa como totalidad

TÁCTICOMenos genérico y más detallada

Mediano Plazo

Aborda por separado cada unidad de la empresa

OPERACIONALDetallado, específico y analítico

Corto plazo Aborda sólo cada tarea u operación.

Herramientas de la Planeación

1. Presupuestos

2. Programas

3. Procedimientos

4. Reglas o reglamentos

5. Políticas


1. Presupuestos

Plan a desarrollar en términos económicos o materiales, determinando el origen y asignación de recursos para lograr los objetivos.


2. Programas: Esquema que establece una secuencia de actividades para realizar objetivos en determinado tiempo.

Planes extensos que reúnen un conjunto integrado de planes relacionados con asuntos diferentes entre sí.


3. Procedimientos: secuencias para efectuar las actividades en orden cronológico, incluyendo el método de cómo llevar a cabo las tareas o rutinas del trabajo.


4. Reglas o reglamentos: especifican cómo deben comportarse las personas en determinadas situaciones


5. Políticas: guías para orientar las acciones con criterios lógicos en la toma de decisiones

Métodos PROCEDIMIENTOS Métodos de trabajo

Dinero

Tiempo

Comportamiento

PRESUPUESTOS

PROGRAMAS

REGLAS

Ingreso/gasto en determinado

período

Correlación entre tiempo y actividades

Cómo deben comportarse las personas

Herramientas

Diagrama Gantt

OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE ENERO FEBRERO

ACTIVIDADES 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

Planificación Estratégica

Proceso mediante el cuál quienes toman decisiones en una organización obtienen, procesan y analizan información pertinente, interna y externa, con el fin de evaluar la situación presente, su competitividad, para anticipar y decidir sobre el futuro de la institución.

1. ¿ Dónde queremos ir ?

2. ¿ Dónde estamos hoy ?

3. ¿ A dónde debemos ir ?

4. ¿A dónde podemos ir ?

5. ¿ Adónde iremos ?

6. ¿ Cómo estamos llegando a nuestras metas ?


Componentes

1. Los Estrategas

2. El Direccionamiento

3. El Diagnóstico

4. Las Opciones

5. La Formulación Estratégica

6. La Auditoría Estratégica


1. Los Estrategas:

Aquellas personas o funcionarios ubicados en la alta dirección de la empresa a quienes corresponde la definición de los objetivos y políticas de la organización.


2. El Direccionamiento:Lo integran los principios corporativos, la visión y misión de la organización.


Misión Organizacional

Formulación explícita de los propósitos de la organización , así como la identificación de sus tareas y los actores principales en el logro de los objetivos de la organización.

Expresa la razón de ser de la organización.


Es una expresión del propósito de la Empresa, su alcance y el grado de excelencia requerido.

Debe ser una expresión general de la que se desea en relación a la Empresa


Características:

1. Debe definir lo que la organización es

2. Debe ser específica.

3. De carácter distintivo

4. Marco de evaluación para actividades presentes y futuras

5. Formulada en términos claros.


Componentes

1. Clientes2. Productos o servicios3. Mercados4. Tecnología5. Filosofía corporativa6. Autoconcepto7. Preocupación por la imagen pública8. Calidad inspiradora.

MISIÓN

¿Cuáles son los elementos diferenciales?

¿Quiénes son nuestros clientes?¿Cuáles son sus

principios?

¿Cuáles son los deberes y derechos de sus colaboradores?

¿Cuál es su negocio?

¿Para qué existe la

Organización?

¿Cuáles son sus productos en el mercado?

¿Cuáles son sus Objetivos?

¿Cuál es su responsabilidad como ciudadano corporativo?


Visión Organizacional

Conjunto de ideas generales que proveen el marco de referencia de lo que una organización espera ver en el futuro.

Define el tipo de Organización que se quiere en el futuro


Capacidad de imaginar uno o varios escenarios realistas que pueden ser cumplidos.

La Diferencia entre soñar y visionar reside en la dimensión de realismo que debe presentar la visión


Requisitos:1. Imaginable2. Flexible3. Deseable4. Viable5. Localizable6. Comunicable


Elementos:

1. Formulado por los líderes de la organización2. Tiene dimensión de tiempo3. Integradora4. Amplia y detallada5. Positiva y alentadora6. Realista y posible7. Consistente8. Debe ser difundida interna y externamente9. Compartida por el equipo de trabajo10. Debe determinar el destino

Filosofía de la Organización

Guía que orienta los proyectos, los procesos y las practicas de trabajo.

Filosofía de la Organización

Elementos:

1. Los Objetivos y las metas1. Deben ser claros2. Expresarse mediante verbos

infinitivos3. Ser compatibles4. Realistas5. Medibles6. Comprensibles

2. Los valores las creencias y los principios

3. El Diagnóstico Estratégico:

El análisis de oportunidades y amenazas ha de conducir a la matriz DOFA, lo cual permite a la organización definir estrategias para aprovechar sus fortalezas, revisar y prevenir el efecto de sus debilidades, anticiparse y prepararse para las oportunidades y cauteloso ante las amenazas.


Auditoría Externa: Proceso que busca determinar las Oportunidades y Amenazas que presenta el entorno a la organización.

OPORTUNIDADES: Eventos, hechos y tendencias en el entorno que podrían beneficiar en forma significativa a la organización.

AMENAZAS: Eventos del entorno potencialmente dañinos para la posición competitiva presente o futura de la organización.


Auditoría Interna:

Proceso que busca determinar las Fortalezas y Debilidades de la organización.

FORTALEZAS: Actividades y atributos internos de la organización que generan una ventaja competitiva.

DEBILIDADES: Actividades o atributos internos que limitan o inhiben el éxito general de la organización.


Matriz DOFA

Instrumento metodológico que sirve para identificar acciones viables mediante el cruce de variables.

Matriz DOFA

DebilidadesSon de carácter interno e involucran aquellos aspectos negativos e inconvenientes.

OportunidadesSon de carácter externo e involucran las proyecciones o posibilidades en el mejoramiento del entorno.

FortalezasSon de carácter interno e involucran los aspectos positivos y cualidades destacadas en la organización.

AmenazasSon de carácter externo e involucran los inconvenientes para cumplir los objetivos.

Matriz DOFA

Oportunidades Amenazas

Acceso a tecnología más avanzada

La competencia.

Fortalezas Debilidades

El personal cuenta con una cultura de alto nivel de

trabajo en equipo.

Falta de pertenencia y responsabilidad en la

compañía por parte del personal.

Matriz DOFA

Fortalezas (F)

Debilidades (D)

Oportunidades (O)

Amenazas (A)

Lista de Fortalezas

Lista de Debilidades

Lista de Oportunidades

Lista de Amenazas

Estrategias FO

Estrategias DO

Estrategias FA Estrategias DA

Uso de fortalezas para aprovechar las oportunidades

Vencer las debilidades aprovechando las oportunidades

Usar las fortalezas para evitar amenazas

Reducir a un mínimo las debilidades y evitar amenazas

EVALUACIÓN

MISIÓN Y VISIÓN

AUDITORÍA INTERNA

AUDITORÍA EXTERNA

FORTALEZAS

DEBILIDADES

OPORTUNIDADES

AMENAZAS

FORMULACIÓN

POLÍTICAS

ESTRATEGIAS

OBJETIVOS

METAS

ASIGNACIÓN RECURSOS

EV

AL

UA

CIÓ

N R

ES

ULTA

DO

S


Planificación Contemporánea

V

M

PE

PO

PT PT

PO PO PO PO PO PO

Visión

Plan Estratégico

Misión

Planes Tácticos

Planes Operativos

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