proceso de auditoría
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Resúmen elaborado sobre el diangóstico empresarial y la evaluación empresarial. Desde el enfoque de la auditoría.Presentación sobre el proceso de auditoría, en la materia de Diagnóstico y evaluación empresarialTRANSCRIPT
2.PROCESO DE AUDITORIA Equipo No. 2
Denice Rios RiosTania Cosió PimentelRicardo Guerra VergaraSamantha Martinez VazquezDiana Berenice Noriega BaltazarAníbal Alejandro Barajas Contreras
2.1.Factores a revisar en una auditoria y fuentes de información
2.2.Preparación de proyecto de auditoria
2.3.Diagnostico empresarial
2.4.Instrumentación
2.5.Tecnicas de obtención de información
2.6.Escalas de medición y papeles de trabajo
2.7.Evidencias
2.8. Supervisión
CONTENIDO
2.1. FACTORES A REVISAR EN UNA AUDITORIA Como primer paso es necesario determinar los factores que se consideran fundamentales para el estudio de la organización en función de dos vertientes:
Etapas del proceso
administrativoElementos
específicos que forman parte del funcionamiento.
PROCESO ADMINISTRATIVOEtapa Propósito Estratégico
1) Planeación• Visión• Misión• Objetivos• Metas• Estrategias/tácticas• Procesos• Políticas• Procedimientos• Programas• Enfoques• Niveles• Horizonte
Definir el marco de actualización de la organización
PROCESO ADMINISTRATIVOEtapa Propósito Estratégico
2) Organización• Estructura organizacional• División y distribución de
funciones• Cultura organizacional• Recursos humanos• Cambio organizacional• Estudios administrativos• Instrumentos técnicos de
apoyo
Diseñar e instrumentar la infraestructura para el funcionamiento de la organización
PROCESO ADMINISTRATIVOEtapa Propósito
Estratégico3) Dirección• Liderazgo• Comunicación• Motivación• Grupos y equipos de trabajo• Manejo del estrés, el conflicto
y la crisis• Tecnología de la información• Toma de decisiones• Creatividad e innovación
Tomar las decisiones pertinentes para regular la gestión de la organización
PROCESO ADMINISTRATIVOEtapa Propósito Estratégico
4) Control• Naturaleza• Sistemas• Niveles• Proceso• Áreas de aplicación• Herramientas• Calidad
Medición del progreso de las acciones en función del desempeño
Elementos específicos
Adquisiciones
Almacenes e inventarios
Asesoría externa
Asesoría interna
Coordinación
Distribución del espacio
Atributo fundamental
Abastecimiento de recursos
Resguardo y canalización de recursos
Soporte especializado con visión de negocio
Asistencia para mejorar el desempeño
Determina la unidad de acción
Disposición de instalaciones para el flujo de trabajo
Elementos específicos
Exportaciones
Globalización
Importaciones
Informática
Investigación y desarrollo
Marketing
Atributo fundamental
Alternativa de expansión
Apertura a un mercado mundial
Insumos de origen extranjero
Manejo alterno de información
Innovación de valor
Desplazamiento y ubicación de productos
Elementos específicos
Operaciones
Proveedores
Proyectos
Recursos financieros y contabilidad
Servicio a clientes
Servicios generales
Sistemas
Atributo fundamental
Generación de productos y/o servicios con un valor agregado
Suministro de insumos
Promueven la unidad de propósito
Manejo, registro y control de recursos
Capacidad de respuesta
Desarrollo de condiciones de operación
Definen la distribución interrelacionada de componentes
Internas
Órganos de
gobierno
Órganos de control
interno
SociosNiveles de
la organizació
n
Unidades estratégica
s de negocio
Órganos colegiados y equipos de trabajo
Sistemas de
información
Externas
Órganos normativos (oficiales y privados)
Competidores actuales y potenciales
Proveedores actuales y potencialesClientes o
usuarios actuales y potenciales
Grupos de interés
Organizaciones lideres en el mismo giro
industrial o en otro
Redes de información
en el mercado global
2. 2 PRESENTACIÓN DEL PROYECTO DE AUDITORÍA Con base en la información preliminar se debe proceder a preparar la información necesaria para instrumentar la auditoría. Dicha información incluye dos apartados:
la propuesta técnica y el programa de trabajo.
Naturaleza Tipo de auditoria que se pretende
realizar.
Antecedentes Recuento de auditorías
administrativas y estudios de
mejoramiento previos.
Estrategia Ruta fundamental para orientar el
curso de acción y asignación de
recursos.
LA PROPUESTA TÉCNICA
LA PROPUESTA TÉCNICA
Justificación Demostración de la
necesidad de instrumentarla.
Recursos Requerimientos
humanos, materiales y tecnológicos.
Resultados Beneficios que se espera lograr.
PROGRAMA DE TRABAJOIdentificación Nombre de la
auditoria.Responsable(s) Auditor a cargo
de su implementación.
Área(s) Universo
bajo estudio.Clave
Número progresivo de las actividades
estimadas.
Actividades Pasos específicos
para captar y examinar la información.
Fases Definición del
orden secuencial para realizar las
actividades.Calendario
Fechas asignadas para el inicio y
término de cada fase.
Representación gráfica
Descripción de las acciones en
cuadros e imágenes.
Formato Presentación y resguardo de avances.
Reportes de avance
Seguimiento de las
acciones.
Periodicidad Tiempo
dispuesto para informar avances.
Gerente
Directivo
EncargadoEquipo
Externo
ASIGNACIÓN DE LA RESPONSABILIDAD
Para iniciar formalmente la auditoría, siempre con base en la magnitud o grado de
complejidad, la organización debe designar al auditor o equipo de auditores que
estime conveniente.
CAPACITACIÓN
Una vez definida la responsabilidad, se debe capacitar a la persona o equipo designados, no sólo en lo que respecta al manejo del método y mecanismos que se emplearán para levantar la información, sino en todo el proceso para preparar la aplicación e implementación de la auditoria.
Objetivo que se persigue
Áreas involucradas
Calendarización
Registro de información
Mecanismos de supervisión
También es conveniente implementar una campaña de sensibilización en todos lo niveles de la organización para promover un clima de confianza y colaboración.
ACTITUD
La labor de investigación tiene que llevarse a cabo sin prejuicios u opiniones preconcebidas por parte del auditor.
Es de vital importancia que el equipo de auditores se abstenga de realizar comentarios que carezcan de
sustento o hacer promesas que no se puedan cumplir.
Es de destacar que la consistencia del proceso en su conjunto depende, en gran medida, del respeto que el personal responsable de la auditoría muestre hacia los miembros de la organización.
Conducta Amable Conducta Discreta
Directrices de Auditoría
Imagen Profesional
Trato Estrictamente Laboral
Diagnostico Empresarial
Herramienta sencilla y de gran utilidad
Con fines de conocer la situación
actual de una organización y los problemas
Que impiden su
crecimiento, sobrevivencia y desarrollo.
Diagnostico Integral
• Se caracterizan por la visualización de una amplia gama de variables o aspectos. La metodología utilizada se basa en un estudio de Fortalezas, Debilidades, Oportunidades y Amenazas.
Diagnostico Específico
• Se centra en los procesos productivos, financieros, de gestión, y otros en aspectos relativos al mercado y los consumidores.
Algunas ventajas del diagnóstico empresarial son:Brinda una visión amplia de la situación empresarial.
Detecta áreas de oportunidad de forma eficaz y oportuna.
Permite proporcionar soluciones que permiten a las organizaciones enfocar sus esfuerzos futuros en implementar las medidas más efectivas de mejora.
Evita el desperdicio de recursos en correcciones imprecisas.
Permite prever Problemas futuros, detectando las vulnerabilidades en la organización.
Ventajas
2.4 INSTRUMENTACIÓN
Una vez definidos los factores que se van a analizar y las fuentes de información viables se procede a la instrumentación de la auditoría.
Se tienen que seleccionar y aplicar las técnicas de recolección que se estimen más viables; de acuerdo con las circunstancias propias de la auditoría.
►Recopilación de información
Es conveniente aplicar un criterio teniendo siempre presente el
objetivo del estudio, y proceder continuamente a su revisión y
evaluación,
Esta tarea debe enfocarse al registro de todo tipo de hallazgos y evidencias que haga
posible su objetivo.
De otra manera se puede incurrir en errores de interpretación que causen retrasos.
o Técnicas de recolección
Para recabar la información requerida en forma ágil y ordenada, se puede emplear alguna, o una
combinación, de las siguientes técnicas. Investigaci
ón document
al
Observación directa
Acceso a
redes de
información
Entrevistas
cuestionarios
Cedulas
2.5. TÉCNICAS DE OBTENCIÓN DE INFORMACIÓN
1. Investigación documental
2. Observación
3. Indagación
4. Accesos a redes de información
5. Entrevista
6. Cuestionarios
2.6. ESCALAS DE MEDICIÓN Y PAPELES DE TRABAJO
ESCALAS DE MEDICIÓN
Es necesario que los hechos se puedan evaluar relacionándolos con una estrategia de acción, la cual a su vez se relaciona con la composición del proceso administrativo y
los elementos específicos, visualizando el propósito estratégico y atributos fundamentales que los asocian, así
como con los indicadores aplicables en cada caso.
2.6. ESCALAS DE MEDICIÓN Y PAPELES DE TRABAJO
PAPELES DE TRABAJO
Son los registros en donde describe las técnicas y procedimientos aplicados, las pruebas realizadas,
la información obtenida y las conclusiones alcanzadas.
o Identificación de la auditoría.o El proyecto de auditoria. o Índices, cuestionarios, cédulas y resúmenes del trabajo
realizado.o Indicaciones de las observaciones recibidas durante la
aplicación de la auditoría.o Observaciones acerca del desarrollo de su trabajo.o Ajustes realizados durante su ejecución.o Lineamientos recibidos por área o fase de la aplicación.o Reporte de posibles irregularidades.
2.7 EVIDENCIAS
La evidencia constituye un elemento relevante para fundamentar los juicios y conclusiones que formula el auditor.
Por tanto se debe prevenir el nivel de riesgo, incertidumbre y conflicto que puede traer consigo, así como el grado de confiabilidad, calidad y utilidad real que debe tener.
.
La evidencia se puede clasificar en los siguientes
rubros:Física:
Se obtiene mediante inspección u observación directa de las actividades, bienes o sucesos, y se presenta a través de notas, fotografías, gráficas, cuadros, mapas o muestras materiales.
Documental: Se logra por medio del análisis de documentos. Está contenida en cartas, contratos, registros, actas, minutas, facturas, recibos
y toda clase de comunicación relacionada con el trabajo
Testimonial: Se obtiene de toda persona que realiza
declaraciones durante la aplicación de la auditoría
Analítica: Comprende cálculos, comparaciones, razonamientos y
desagregación de la información por áreas, apartados y/o componentes.
Requisitos:Suficiente:
Debe ser necesaria para sustentar los hallazgos,
conclusiones y recomendaciones del auditor.
Competente: Debe
ser consistent
e, convincent
e, confiable y haber sido validada.
Relevante: Debe aportar elementos de
juicio para demostrar o refutar un hecho en forma
lógica y convincente.
Pertinente:
Debe existir congruencia entre las
observaciones,
conclusiones y
recomendaciones de la auditoría.
1. Problemas para obtener evidencia suficiente, producto de registros incorrectos, operaciones no registradas, archivos incompletos y documentación inadecuada o alterada.
2. Transacciones realizadas fuera del curso normal.
3. Limitaciones para acceder a los sistemas de información.
4. Registros incongruentes con las operaciones realizadas.
5. Condicionamiento de las áreas para suministrar evidencias.
Es fundamental que el auditor documente y reporte al responsable de la unidad de control interno, al titular de la organización y/o al líder del proyecto las siguientes situaciones:
La supervisión en las diferentes fases de la ejecución de la auditoría comprende:
Revisión del programa de trabajo.
Aclaración oportuna de dudas.
Revisión oportuna y minuciosa de los papeles de
trabajo.
Para llevar a cabo la supervisión en forma consistente y homogénea es conveniente
observar los siguientes criterios:
• Asegurarse de que existe coincidencia entre las líneas fundamentales de investigación en todo el equipo de auditores.
• Monitorear constantemente el trabajo de los auditores para atender cualquier duda o aclaración.
• Revisar el trabajo realizado y efectuar las observaciones y ajustes procedentes.
• Efectuar cambios en el equipo auditor cuando prevalezcan actitudes negativas o no se apliquen las líneas de investigación definidas.
• Celebrar reuniones periódicas para mantener actualizados a los auditores e instruirlos para mejorar su desempeño.
Asimismo, es de vital importancia que en la etapa de supervisión del trabajo se considere:
Que los reportes de hallazgos cuenten con un espacio para la
firma de revisión del
auditor responsable
.
• Que los documentos
que no cuenten con esta firmas« sometan a revisión y
nos® aprueben en tanto no lo autorice el
auditor responsable
• Que los papeles de
trabajo incluyan las anotaciones del auditor
líder del equipo, para garantizar el
contenido de las
conclusiones.
• Llevar una
bitácora que
describa el
comportamiento de los
auditores
• Preparar un informe
que consigne
los logros y obstáculos
que se encontraron a lo largo
de la auditoria
• Elaborar una
propuesta general en la
que se destaquen
las contribuciones esenciales detectadas y
el camino para
instrumentadas.