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PROCESO DE COMUNICACIÓN
INFORME FINAL DE GESTIÓN
PRESENTADO POR : ANA MARGARITA ODIO
CASTILLO
CÉDULA104470047
1
08 DE ENERO 2016
I- PRESENTACIÓN E INFORME EJECUTIVO
La suscrita Ana Margarita Odio Castillo, cédula 104470047, Licenciada en Psicología
y Magister en Salud Púbica, brinda el Informe Final de Gestión después de concluir
mi relación laboral de más de 27 años de servicios brindados al Instituto Sobre
Alcoholismo y Farmacodependencia, de los cuales en los últimos 18 años los
desempeñé como Encargada del Proceso de Comunicación (Profesional Jefe 1 del
Servicio Civil), el cuál concluyo el día 10 de febrero del 2016, por motivo de acogerme
a la jubilación a partir del 11 de febrero del presente año. El presente informe final de
gestión se desarrolla de acuerdo a las disposiciones contenida en las “Directrices que
deben observar los funcionarios obligados a presentar el informe final de su gestión,
según lo dispuesto en el inciso E) del artículo 12 de la Ley General de Control Interno”,
publicada en el Diario Oficial La Gaceta N° 131 del 7 de julio del 2005.
Este informe se propone cumplir con los siguientes objetivos:
1.Brindar un informe de gestión retrospectivo sobre las acciones realizadas durante mi
gestión como jefatura.
2. Informar sobre el estado actual de la comunicación institucional (interna y externa)
3-Informar sobre el cumplimiento de metas y objetivos estratégicos definidos en el Plan
Estratégico Institucional vigente y en el Planes Operativos Anuales.
2- Describir sobre los alcances, resultados y limitaciones que se obtuvieron en dicha
gestión.
3- Informar sobre el estado actual de los proyectos en ejecución y perspectivas futuras.
4-Brindar recomendaciones para el mejoramiento continuo de la Comunicación
Institucional.
El presente documento consta de una serie de apartados con el fin de orientar y describir
la labor realizada. Según orden que permita contextualizar la lectura de este informe.
II. Antecedentes
Dentro de la retrospectiva histórica es importante señalar la naturaleza de los
antecedentes que tuvo el Proceso de Comunicación desde sus orígenes:
1- En primer lugar, como antecesores se encuentran la Oficina de Relaciones Pública y
de Prensa, Unidad de Divulgación, Oficina de Protocolo.
2- Dichas oficinas en aquel entonces realizaban funciones relacionadas a organización
de eventos (congresos, talleres), atención a visitantes internacionales, actividades de
relaciones públicas, desarrollo del protocolo institucional, así como producción de
material educativo.
3-Se contaba para esa época con una Bachiller en Relaciones Públicas, un Técnico en
Artes Gráficas, una oficinista.
4- En el Organigrama Institucional el Proceso de Comunicación, fue ubicado desde 1996
en el Área de Apoyo. De alguna forma esta ubicación ha marcado el lugar dentro de la
3
prevaleciente percepción que se tiene del accionar del componente de la comunicación
dentro de la organización.
5-Esta posición ha representado un esfuerzo mayor para lograr integrar el componente
de comunicación como eje transversal de los servicios y programas del IAFA
6- A partir de la segunda mitad de los 90 de forma gradual se ha incorporado personal
técnico y profesional calificado, el cual conforma un equipo interdisciplinario el (actual
equipo de colaboradores del Proceso de Comunicación) cuenta con profesionales de
diferentes disciplinas provenientes de las Ciencias Sociales: tres profesionales de
Ciencias de la Comunicación como lo son Publicidad y Mercadeo, Relaciones Públicas y
Prensa, profesionales de Trabajo Social(2), profesional en Psicología con una maestría
en Salud Pública.
7- La supervisión que se ejerce a la jefatura es de dos formas: implica que depende de
la Dirección General y en lo administrativo de la Coordinación del Área de Apoyo.
8-Evidentemente, el Proceso de Comunicación dentro de la organización actual ocupa
un lugar importante, siendo así que la función de Control de las comunicaciones recae
en el Proceso de Comunicación y es responsable de toda la administración de la
información, orientación estratégica y técnica para la comunicación interna y
externa, así como la proyección de la imagen corporativa.
9-El POI del Proceso de Comunicación se encuentra en el programa 1,este programa se
“Orienta a promover y desarrollar acciones de promoción de la salud y prevención del
consumo de drogas, apoyándose en la mercadotecnia de
Para contribuir al logro de los objetivos institucionales se plantean los siguientes
objetivos:
2.1 OBJETIVO GENERAL:
Contribuir al cumplimiento de los objetivos organizacionales, mediante un conjunto
articulado de estrategias que permitan instrumentalizar la comunicación a fin de favorecer
el impacto de los programas y la imagen institucional.
2.1.1 OBJETIVO ESPECÍFICO:
Desarrollar en forma permanente un conjunto de estrategias divulgativas, por medio de
la publicación y producción de material informativo, a fin de que se oriente a la opinión
pública, se posicione la imagen institucional para brindar una mejor capacidad de
respuesta de la Institución.
El POI del Proceso de Comunicación está conformado por siete metas correspondientes
al programa 1 y subprograma 1.2 las cuales a través de sus acciones se pretenden
alcanzar los objetivos de la institución.
Para efectos de este informe se describirá algunas de sus metas, sus productos y los
resultados esperados.
Meta 12.1.1 FORTALECIMIENTO DE LA IMAGEN ISNTITUCIONAL.
Esta meta responde a la necesidad de posicionar los programas y servicios
institucionales, fortalecer la presencia institucional en los diferentes medios de
comunicación, generar opinión pública en torno al fenómeno drogas.
En esta meta se concentran los esfuerzos para lograr mantener el liderazgo
institucional en temas de su competencia técnica. Para obtener la presencia
institucional, el componente de prensa y relaciones públicas es el responsable del
manejo de los medios de comunicación social y de mantener coordinaciones con
oficinas de prensa de gobierno. Ejerce capacidad de respuesta oportuna de la
institución ante posibles crisis o mal manejo de la información. Se cuenta con la
contratación anual de servicios de monitoreo de noticias que permite cumplir con
las siguientes funciones y tareas
III-Presencia institucional y posicionamiento:
Cuenta con una profesional en relaciones públicas que es la encargada de atender la
demanda de información institucional que hacen los medios de comunicación social. Vela
por la respuesta pronta de los voceros para responder a la demanda sobre los temas de
interés. Y actúa como enlace entre la organización y los medios de comunicación.
5
Como veremos más adelante, el IAFA ocupa un lugar predominante en la agenda de los
medios de comunicación como fuente experta de consulta permanente. La capacidad de
respuesta de la institución hacia los medios debe ser inmediata, porque la comunicación
tiene esa naturaleza, lo que es noticia en pocos segundos no lo es. De manera que una
de las fortalezas de una institución como la nuestra es tener esa disponibilidad de los
voceros de la institución para cubrir fuentes externas.
En este tema de vocería, el trabajo ha sido arduo debido a la dificultad de que este trabajo
con la prensa cuente con los profesionales expertos de la institución de forma oportuna.
Esta limitante, afecta la imagen del IAFA, afecta por ende el posicionamiento en temas
de interés nacional. Depende además, del involucramiento y compromiso de las
autoridades superiores (Dirección General, Junta Directiva, Coordinadores de Área)
como una debilidad que ha sido reiteradamente señalada en los diferentes informes de
labores de emitidos por el Proceso de Comunicación.
Para solventar esta carencias el Proceso de Comunicación se apoya en las
siguientes acciones:
Capacitación continua en el desarrollo de habilidades de vocería: Se han realizado
tres talleres de entrenamiento de los voceros institucionales de oficinas centrales y sedes
regionales. Con los siguientes contenidos: técnicas y estrategias para el manejo de la
voz, formas de expresión oral, manejo del cuerpo así como enfrentar el pánico escénico
ante diferentes medios, cómo y cuándo responder preguntas incómodas. entre otras
tendientes a garantizar la credibilidad que transmiten los voceros institucionales y
fortalecer el discurso institucional ante los medios.
Lo anterior, requiere de la identificación de habilidades y fortalezas susceptibles de ser
entrenables en los voceros(as) como: capacidad empática, conocimiento profundo del
público, manejo y dominio experto de temas institucionales.
Dentro de las herramientas en que se apoya para determinar la presencia institucional se
cuenta hasta la actualidad con la contratación permanente del Monitoreo de Noticias con
la Empresa Controles Video Técnicos esta contratación es anual de enero a diciembre y
documenta toda la información relacionada directamente con el IAFA y a fines. permite
evaluar contenidos y tendencias. Realiza dos reportes anuales sobre la presencia
institucional, lo que facilita la identificación de las necesidades de información de
diferentes públicos, permite además reorientar y fortalecer el discurso institucional en
temas de interés nacional. A continuación se adjunta un cuadro de segundo semestre del
2015 en donde se documenta la presencia institucional a través de menciones de los
voceros(as) institucionales (49) sobre otros de instituciones como Ministro de Salud,
Diputados , Presidente de la República.
Personaje Menciones
Luis Sandí 21
Marvin Atencio 15
Teresita Arrieta 10
Fernando Llorca 9
Luis Eduardo Sandí 8
Mario Redondo 6
Enrique Egloff 6
Paula Picado 6
Juan José Andrade 5
Luis Guillermo Solís 5
Nidia Amador 5
Frank Camacho Leiva 5
Guillermo Araya 5
Pedro Acuña 4
Gerardo Vargas 4
Rosibel Ramos 4
7
Marco Vinicio Redondo 4
Gustavo Mata 4
Lisbeth Quesada 3
Nils Ching 3
Eduardo Sandi 3
ROBERTO CASTRO 3
Francisco Llobet 3
Gerardo Sánchez 3
JORGE FIGUEROA 3
Celso Gamboa 3
José Ramírez 3
Carlos Arrea 3
La cobertura que realizan los medios, es el indicador que permite determinar esa
presencia institucional según tipo de noticia, temática, menciones, notas, publicaciones,
participaciones de voceros. Está relacionada con la disponibilidad de voceros
institucionales, del compromiso de la Dirección General para con dichos medios, la
credibilidad de las fuentes, naturaleza y fuerza del discurso que quiera transmitir y
posicionar el IAFA en la agenda pública.
Es relevante señalar las tendencias actuales en cuanto desarrollo de los medios digitales
versus los medios impresos, televisivos y radiofónicos. La cobertura realizada por los
medios digitales a las fuentes institucionales mostró, el crecimiento de este sector. De
forma que las decisiones futuras para pauta en medios debe ser considerada a luz de las
transformaciones en el ámbito de las comunicaciones.
Reporte de segundo semestre 2015 de Video Controles Video Técnicos
Otro aspecto favorable de contar con el monitoreo es en relación a la publicidad gratuita
(Publicity) en los medios, que se obtiene mediante la presencia institucional como se
aprecia en el cuadro de abajo. Producto de la capacidad de gestión de prensa que tiene
el Proceso de Comunicación.
9
Twitter:
Se pudo apreciar en el 2015 , el comportamiento de los usuarios con 38 menciones en
Twitter. Menciones se refiere a que otro usuario, conociendo nuestra cuenta en esta red,
nos menciona para que opinemos o nos refiramos al tema en cuestión. Cabe resaltar que
la participación de Huberth Blanco en un debate que se dio en febrero del 2015 sobre
Alcohol y patrocinio de eventos deportivos generó mucho de este movimiento. Otro tema
que se estuvo conversando y aún continúa es el de la marihuana y el Proyecto de Ley
sobre Cannabis para uso medicinal, que lidera el diputado Marvin Atencio.
IV-Mercadeo digital, redes social:
Un complemento necesario de la presencia institucional en los medios de comunicación
social se ha evidenciado en los últimos cinco años en los medios digitales. Ha sido
producto de una evolución permanente, gracias a en que permitieron detectar e
identificar aspectos como la accesibilidad y usabilidad de los usuarios del sitio web
institucional, las dificultades entre otros hallazgos. Hubo que tomar la decisión de separar
el sitio web del servidor institucional por las frecuentes caídas.
Tomaré el 2015 para documentar el trabajo que ha coordinado el Proceso de
Comunicación y destacar los siguientes alcances y logros:
Finalización del proyecto de rediseño web. En el 2014 se contrató una nueva empresa
para el análisis y rediseño de nuestro sitio web institucional. Producto de este análisis se
produjo un documento guía sobre la estructura nueva, que planteó los objetivos del nuevo
sitio, basándose en el Plan Institucional 2010-2015.
Lanzamiento del web “reponsivo” de IAFA: En enero del 2015 se realizó una revisión
de la nueva estructura y contenidos pendientes, según se venía planeando. Se trabajó
con la revisión de varias secciones cuyos contenidos estaban pendientes, como por
ejemplo el calendario de Grupos Terapeúticos y Talleres que se brindan a inicio de año.
Aún resulta un poco difícil recabar la información de Oficinas Regionales, con respecto a
la programación de grupos Terapéuticos y Talleres.
Cambio de servidor y DNS: La empresa contratada en el 2014 se hace cargo del
hospedaje del sitio www.iafa.go.cr desde el 1 de febrero del 2015. Se coordinó con el
anterior proveedor web para que el cambio se diera durante el fin de semana del 30 de
enero. Inicialmente hubo un problema con la visualización dentro de IAFA pero la
situación se corrigió internamente en coordinación con Servicios Informáticos y desde
entonces hemos tenido un servicio 100% on-line.
Entre las mejoras que se implementaron a partir del 1 de febrero 2015 señalamos
las siguientes:
Sitio web completamente diseñado plataforma de código abierto, lo cual le brinda
flexibilidad al sitio y la facilidad de cambiar de proveedor con mayor agilidad, si
fuera necesario.
Diseño para adaptarse a cualquier dispositivo desde donde se le accese
(smartphone, tablet, computadora, etc.) A esto se llama diseño responsivo. Anexo
#1, sección 2:
Iremos midiendo el comportamiento del público basándonos en los datos
obtenidos, para afinar así nuestra estrategia.
Contiene más de 20 formularios de contacto para que las personas escriban a los
responsables directos sobre nuestros servicios (Talleres, Grupos Terapéuticos,
Oficinas Regionales, CAIDs). Esto trae nuevos retos y responsabilidades, para
darle seguimiento y ha sido un proceso importante de vivir. Al respecto se puede
ver el uso que se les ha dado a estos formularios en el Anexo #1, sección 2: los
datos de uso de los formularios que se colocaron en el web son los que ese pueden
ver resaltados en color celeste.
Se visualiza ahora las oficinas regionales y los CAIDs de forma separada. Con
mapas de Google se busca que nuestras oficinas regionales sean fácilmente
ubicables.
Los números de teléfono, si son visualizados desde un Smartphone, pueden
marcarse con sólo darle clic al número con el que desea comunicarse.
Publicidad vía Google Adwords/Facebook digital
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El 2015 marcó el año en que IAFA invierte por primera vez en realizar pauta digital
mediante herramientas como Google Adwords y Facebook. Esto gracias al servicio
prestado por MiWeb y sus consultores capacitados en pauta en estos medios.
Como se trata de un inicio en este medio, se recomendó invertir en pauta de la
marca inicialmente, con el objetivo de promocionar la marca y atraer a las personas
a nuestros servicios.
Como muestra se adjunta un anuncio que se pautaba en mayo de este año en
Facebook, donde se observa un alcance de 16 592 personas.
Los datos que se obtienen de esta campañas son sumamente complejos y
minuciosos, así que para efectos de este informe de labores se hace referencia a
algunos ejemplos y se dan las principales conclusiones y recomendaciones al
respecto.
Publicidad vía Google Adwords/Facebook digital
El 2015 marcó el año en que IAFA invierte por primera vez en realizar pauta digital
mediante herramientas como Google Adwords y Facebook. Esto gracias al servicio
prestado por MiWeb y sus consultores capacitados en pauta en estos medios.
Como se trata de un inicio en este medio, se recomendó invertir en pauta de la
marca inicialmente, con el objetivo de promocionar la marca y atraer a las personas
a nuestros servicios.
Como muestra se adjunta un anuncio que se pautaba en mayo de este año en
Facebook, donde se observa un alcance de 16 592 personas.
Los datos que se obtienen de esta campañas son sumamente complejos y
minuciosos, así que para efectos de este informe de labores se hace referencia a
algunos ejemplos y se dan las principales conclusiones y recomendaciones al
respecto.
Se realizó una campaña de Mercadeo Social/digital de prevención del consumo de tabaco
y alcohol en menores de edad y jóvenes universitarios.
La campaña se sitúa en un contexto digital, donde se busca que conecte con los
intereses de los jóvenes y así lograr una relación cercana con ellos, de manera que el
mensaje fluya fácilmente entre ellos mismos.
La comunicación procura una aproximación adecuada en los espacios digitales donde
son recurrentes y en los cuales se sienten confortables, creando interés y estímulos
acordes a sus inquietudes, situando los mensajes en la concurrencia del propio receptor,
a través de elementos atractivos interactivos.
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Redes sociales:
La Campaña producida para televisión abierta, cable y cine, en el tema de tabaco, fue
también colocada en el canal de IAFA de YouTube. Esto permitió que mediante redes
sociales se realizaran anuncios invitando a las personas a ver los clips. Llama la atención
la gran cantidad de veces que ha sido visto el anuncio titulado “¿Cuánto le cuesta fumar?”
que recrea una situación de un padre con su hijo en un supermercado y reflexiona sobre
el costo económico y las repercusiones en la salud de los demás al fumar. En FB este
anuncio muestra más de 130.000 personas alcanzadas y el vídeo ha sido reproducido
casi 46 mil veces (en un período de apenas dos meses en línea). De aquí vale resaltar
el papel que la publicidad en línea o por Internet está jugando actualmente y el hecho e
que una campaña puede extenderse sin límite de tiempo, al ser este uno de los
principales canales de uso del país. Recordemos que en el 2013 el Estudio Red 506 (El
Financiero) marcó oficialmente el año en que el costarricense promedio le dedica más
tiempo a ver contenidos en Internet que en televisión.
Tabla 1: Mensajes privados atendidos a través del Facebook de IAFA.
Período Mensajes
atendidos,
enviados al
Facebook de IAFA
Total de
mensajes
atendidos.
2014 107 107 mensajes
1 Semestre 2015 127 278 mensajes
2 Semestre 2015 151
Tal y como ilustra la Tabla 1, 127 mensajes privados fueron enviados al inbox de IAFA
en Facebook entre enero y junio del 2015. En el segundo semestre (entre julio y
noviembre) se recibieron 151 mensajes. Durante el 2015 se contestaron 278 mensajes
privados desde nuestro perfil en Facebook. Hay un notorio aumento en este sentido
ya que en todo el año 2014, se reportaron 107 en todo el año.
Facebook cuenta con una herramienta que permite guardar mensajes o respuestas
frecuentes, de tal forma que no se tengan que digitar cada vez que se responde. Esto
permite que si el community manager detecta varios temas recurrentes, pueda elaborar
respuestas pertinentes y con información útil para contestar cuanto antes. Esta
herramienta se empezó a usar en el 2015, de tal forma que ha facilitado contestar el
volumen de mensajes que ha aumentado de forma significativa.
¿Quién nos sigue en Facebook?
De acuerdo con los gráficos del 2015, nuestro peso está en las mujeres que nos siguen.
Casi un 70% de los fans de IAFA son mujeres.
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APLICACIONES MÓVILES
Desde el año 2014 se ha trabajado en desarrollar una aplicación para identificar el
consumo de alcohol, la aplicación “Detectalcohol” es una herramienta digital que permite
a la persona realizar un test, dependiendo de su edad y sexo, que le dará un resultado
sobre su consumo de alcohol. El desarrollo de esta aplicación contó con la participación
del personal de Tratamiento de IAFA y el visto bueno en distintas partes del proceso, para
su desarrollo.
La necesidad de crear este micrositio como complemento a la APP se visualizó en el
2014 y se trabajó en los contenidos de los mismos en coordinación con el personal de
IAFA de Tratamiento que ha trabajdo el tema de Intervenciones Breves en Alcohol, que
es de donde se deriva teóricamente.
El micrositio complementa la APP permitiendo que la persona amplíe, si gusta, la
información que obtiene a partir de la APP.
La actualización de datos es crucial en las aplicaciones móviles, ya que el usuario debe
sentir que está interactuando con una herramienta que le aporta y por ende, debe estar
actualizada. Es por esta razón que este año también dio inicio otro proyecto en
coordinación con Investigación, que permitirá que nuestros datos, al ser actualizados
mediante la plataforma JUNAR, también puedan ser accesados por APPs, no sólo
propias de IAFA sino también que otras organizaciones puedan hacer uso de nuestros
datos, actualizados en tiempo real. Estos datos incluyen mapas de nuestros servicios,
información vital para nuestros usuarios.
También se ha desarrollado otra aplicación que estará disponible en el micrositio del
“Club de los Vencedores” en el 2016 para facilitarle a los participantes del Concurso “Deje
y gane 2016” y fumadores una aplicación para la cesación del fumado, con herramientas
y centros de referencia a través de la localización geográfica de las clínicas de cesación
disponibles en el país.
VI-COMUNICACIÓN INTERNA E IMAGEN CORPORATIVA
El Proceso tiene a cargo algunas funciones específicas e intransferibles como máximo
responsable de la ejecución de las políticas de comunicación del IAFA.
Es la unidad a cargo de la concepción, planificación, gestión y control de cualquier
actividad que afecte la identidad e imagen de la institución interna y externa, así como la
ejecución de las mismas a través de planes de acción específicos.
Esta instancia velará porque todos los activos de la imagen corporativa del IAFA cumplan
con cada una de las especificaciones técnicas, indicadas en el Manual de Identidad
Corporativa. Además, será responsable de dirigir, asesorar y formar al resto de
departamentos, ante cualquier tarea de comunicación interna o externa, por medio de la
difusión de la cultura corporativa.
Para aclarar la “Identidad corporativa o identidad visual (IVC) es la manifestación física
de la marca. Hace referencia a los aspectos visuales de la identidad de una organización.
Esta identidad corporativa está relacionada directamente con los siguientes atributos: -
Historia o trayectoria de la empresa, proyectos y cultura corporativa, es decir, cómo se
hacen las cosas. En general incluye un logotipo y elementos de soporte, generalmente
coordinados por un grupo de líneas maestras que se recogen en un documento de
tipo Manual Corporativo.
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Ante la ausencia de lineamientos para el uso de la marca en toda la organización y
garantizar el posicionamiento de los programas y servicios institucionales en el 2009 se
realiza una contratación con la finalidad de analizar el posicionamiento de la marca IAFA
a lo interno y externo de la organización . Que más adelante especificaremos para lograr
documentar los avances que se han alcanzado en casi dos décadas.
VII-Resumen de Estudios y Encuestas de Comunicación
En este apartado se describen las diferentes estudios, encuestas, diagnósticos como
productos y resultados obtenidos a través de diferentes estudios que han permitido
fortalecer la estrategia maestra de comunicación.
Aplicar nuevas herramientas, innovar el uso de las tecnologías móviles en materia de
mercadeo social de la salud para responder a las necesidades de los diferentes
segmentos de la población.
Asimismo, brindar lineamientos para la comunicación corporativa y la comunicación
externa.
1-“Evaluación de la Campaña e Imagen del IAFA, realizado por la empresa B&S
OBJETIVOS GENERAL
Conocer la percepción del costarricense sobre el IAFA, sus programas y evaluar el nivel
de recordación de la campaña publicitaria de IAFA en los medios masivos de
comunicación.
ESPECÍFICOS
• Evaluar la recordación de la campaña publicitaria realizada por el IAFA en los
medios masivos de comunicación.
• Identificar los elementos que la población en general recuerda de la campaña
publicitaria.
• Identificar los medios de comunicación con los cuales es asociada la recordación
de la campaña publicitaria
• Evaluar la imagen percibida de la Institución
• Valorar el conocimiento y percepción de los programas desarrollados por IAFA
•
Percepción de la labor de IAFA, en los últimos 5 años
Dicho estudio (2011) permitió evaluar la percepción del IAFA con los siguientes
resultados:
Un 98,1% de los entrevistados consideraron a IAFA muy importante o importante.
Un 89% de los entrevistados definieron satisfactoriamente. al quehacer principal de IAFA.
Solo un 3% indicó no conocer cuál es la función principal de la organización. Esto indica
que la población en general tiene una buena idea de lo que hace la Institución.
Se solicitó también a los entrevistados calificar diversos programas que realiza IAFA. La
calificación promedio es 8,35. Es una calificación alta si consideramos el contexto
institucional a nivel nacional y los malos resultados para muchas otras organizaciones.
Una importante mayoría, considera que IAFA ha mejorado como organización en los 5
últimos años.
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2- CONSULTORIA O ASESORIA EN GESTION HUMANA Y CAMBIO
ORGANIZACIONAL, 2014
En el 2007 y 2014 se realizan dos estudios:” Estudio de visión interna y externa de la
institución” en del 2007 se realizó el estudio con el “Centro de Estudios Nueva
Perspectiva” se aplicó un cuestionario a 154 funcionarios de la sede Central y la Oficinas
Regionales. El objetivo de esta investigación era la determinar los elementos
considerados claves en el clima organizacional del IAFA, tanto en su Oficina Central como
en sus Organismos Regionales.
Esta asesoría se realiza siete años después , como un insumo para la estrategia maestra
de comunicación y ante la necesidad de estudiar al público interno que en los últimos,
se había integrado a nuevos servicios institucionales. De los resultados de esta
consultoría generaron varios productos como : talleres de relaciones laborales y manejo
de crisis, protocolo de comunicación, las campañas internas de comunicación, y el
estudio adicional “Ruta del usuario de los servicios institucionales.
OBJETIVO GENERAL
•Describir el estado actual de la identidad organizacional de la institución.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
•Alcances para la dimensión del clima organizacional.
•Tendencias de estilos en el comportamiento para la ideología corporativa.
•Interpretación de las posiciones culturales.
•Analizar las variables de recursos para la satisfacción laboral.
•Identificar los estilos de comunicación y puntos de contacto utilizados por los miembros del sistema.
•Estilos de participación en gestión de disputas para responder al conocimiento del sistema organizacional.
se realizó con la finalidad de estudiar el componente de la comunicación institucional, indagando en los siguientes aspectos
•Audiencias internas y externas, y sus interacciones.
•Tecnologías de las comunicaciones.
•Canales de comunicación formales de cada departamento institucional
•Métodos de comunicación: comunicación interactiva, comunicación tipo push, comunicación tipo pull.
•Flujos de comunicación.
•Tipos y tonos de mensaje.
•Los diferentes emisores.
•Mecanismos, códigos y lenguajes de comunicación.
3- Estudio de la marca corporativa y cambio de logotipo
Esta contratación que se hiciera en el 2009 tuvo los siguientes objetivos:
Definir el sentido de la cultura organizacional
Construir personalidad corporativa
Reforzar espíritu de pertenencia y liderazgo
Impulsar nuevos productos y servicios
Generar opinión pública favorable
Optimizar inversiones en comunicación
Los objetivos empresariales forman parte de los elementos que identifican una
empresa:
Conocemos a dónde quiere llegar nuestra empresa
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Permiten enfocar los esfuerzos en la misma dirección
Genera organización, coordinación y control
Permite implantar estrategias y evaluar resultados.
Deben ser medibles, claros, alcanzables y coherentes
La contratación de la empresa ARQUEN se concentró en un estudio de percepción de la
marca en dos públicos en interno( funcionarios de la institución) y el externo (usuarios y
destinatarios).
El estudio pretendía evaluar los atributos, cualidades valores de la marca, así como la
recordación de la marca asociada al IAFA. Para dotar de una marca más acorde con la
filosofía y razón social de la institución.
Consideraciones del estudio:
Se partió de un diagnóstico en el que se tomaron en cuenta todas las consultorías
anteriores sobre el clima organizacional y la percepción de marca del IAFA, tanto dentro
como fuera de la institución. Los resultados de este diagnóstico fueron presentados a
principios de año 2009 ante las jefaturas y se determinó que se debía trabajar en 3 puntos
fundamentales: el Manual de Marca de Identidad Corporativa, el Plan Estratégico de la
institución y en el mejoramiento del Clima Organizacional. A continuación se muestra el
cambio del logotipo actual
La implementación del Manual de Marca implicó un plan de señalizaicón institucional que
requirió de visitas a todas las áreas y sedes del IAFA con el objetivo de orientar en las
rotulaciones, tipografías, uso del color entre otros que están especificados en el Manual
de Marca. Comtemplo varias sesiones de capacitación con jefaturas y público interno
para el uso del manual. Asimismo se generó una campaña interna para promover la
transición a la nueva marca e ir trabajando en los aspectos sensoriales de la nueva
marca, los valores institucionales.
Productos derivados del Manual de Marca:
Señalización de todas las oficinas y sedes del IAFA.
Rotulación de instalaciones y vehículos.
Cambios en la tipografía y papelería institucional e inclusión del nuevo logo.
Renovación de valores institucionales asociados a la marca
Campañas internas y externas.
Cambio de imagen del boletín interno con una nueva marca “Así somos”
Usos de la marca en: textiles, uniformes, productos promocionales /comunicacionales.
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Protocolo de Comunicación
La institución ha estado desarrollando un programa de fortalecimiento de la imagen
institucional. En este marco se realizaron diagnósticos y planes de clima, cultura y
desarrollo organizacional para establecer la coherencia interna y externa.
En estas investigaciones, se identifica la necesidad de gestionar de una manera
sistemática la comunicación, con el fin de fortalecer la identidad corporativa; razón por la
cual se desarrollan a continuación protocolos de comunicación interna y externa.
OBJETIVO GENERAL
Gestionar la comunicación organizacional en todos los niveles.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1. Lograr una comunicación estandarizada y efectiva en toda la
organización.
2. Proyectar una identidad corporativa unificada.
3. Desarrollar herramientas para sistematizar el proceso
comunicacional.
4. Promover una cultura de comunicación con un cuerpo común al aplicar uniformemente
los mismos principios básicos y adaptarlos según la características de cada necesidad.
Este documento denominado Protocolo de Comunicación es la base y el marco de
referencia sobre el cual se genera y administran los procesos de comunicación que se
producen en una organización, hacia las distintas audiencias internas y externas. Para el
presente año se logró tener un documento que permita atender las necesidades internas
y externas de comunicación.
En la práctica se busca que dicho protocolo sea un panel de control que permite generar
y administrar los procesos de comunicación en la organización, de manera que en el
Protocolo de Comunicación permite a cada área o departamento conocer, producir y
controlar la parte de la comunicación que le corresponde, mientras el departamento de
comunicaciones y gestión humana tiene visibilidad y el control general de los procesos
comunicativos.
CONSIDERACIONES DE TOMAR EN CUENTA
– Que este un100% alineado con las políticas y planes estratégicos de la institución
– No se concibe un Protocolo de Comunicación que no esté alineado y que
responda a los objetivos estratégicos y al plan general de trabajo que defina
la Junta directiva y gerencia de la organización.
– Se debe entender el protocolo de comunicación como una herramienta que
le permita a la organización administrar los procesos de comunicación,
mediante instrumentos que faciliten la comunicación a todas las partes de
la organización, recibir retroalimentación y sobre todo hacer sentir a los
colaboradores como parte importante de la organización.
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– Le permite además a la organización crear identidad y un sentido de
pertenencia porque a través delos protocolos de comunicación se informa,
se comunica y se cambiar comportamientos de las personas que tienen que
ver directa o indirectamente con la organización. Pero además facilita el
proceso de saber que piensan esos públicos y con esa retroalimentación
modificar, adaptar y generar cambios para mejorar una de las áreas más
sensibles de cualquier organización,: sus procesos de comunicación.
– Los Protocolos de Comunicación se plasman materializan en una serie de
documentos:
• Protocolo de Comunicación como documento de consulta
• Es una lista detallada de los principales procesos que se identifican
en la organización, que incluyen entre otros:
• Comunicación interna
• Comunicaciones de Junta Directiva
• Comunicaciones de la Gerencia
• Comunicación del Plan Anual de trabajo
• Comunicaciones de los Departamentos
• Comunicaciones oficiales de Gestión Humana
• Memorandums
• Circulares
• Acciones de personal
• Formularios de atención a pacientes
• Presentaciones en Power Point
• Cartas machote
• Convocatorias a reuniones
• Convocatorias a actos oficiales
• Nuevos procedimientos
• Inducción
• Comunicaciones a audiencias externas:
• Comunicaciones interinstitucionales
• Comunicaciones con la prensa
• Comunicaciones con usuarios
• Comunicaciones con la comunidad
• Comunicaciones con el público en general
• Otras
• Procesos de retroalimentación
• Buzones de opinión
• Cuestionario de calidad de servicio
• Línea interna y confidencial de denuncias por relaciones
laborales y de calidad de servicio
• Campaña de cero rumores
• Evaluación anual y documentada de desempeño
• Protocolo de reuniones y reportes
• Reuniones de Junta Directiva
• Reuniones de Gerencia y Direcciones
• Reuniones de Departamentos
• Reuniones entre departamentos
• Reuniones con proveedores
• Reuniones con pacientes
• Reuniones de grupos
• Rumiones de proyectos específicos
• Reuniones de evaluación de desempeño
• Reuniones de retroalimentación con los supervisores
• Documentos y reportes
• Reportes de reunión
• Reportes de contacto
• Reportes de visitas
• Reportes de reuniones de evaluación
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• Cuestionarios a empleados
• Cuestionarios a pacientes
• Sesiones de retroalimentación
• Talleres de trabajo
• Documentación de procesos de retroalimentación
• Reportes de evaluación de desempeño
• Reportes de evaluación del servicio
• Reporte de evaluaciones de consulta primaria
• Política de Comunicación de la Institución
• En ella se determinan los principales procesos de comunicación y
quienes son los responsables de su definición y control, así como el
grado de responsabilidad de cada miembro de la organización y las
consecuencias de no seguir los lineamientos que se definan en ella.
Es de carácter general y debe ser compartido y comunicado a toda
la organización.
4- OTROS ESTUDIOS
En el 2015 se realizó una consultoría en relación al pasado, presente y futuro de los
festivales de prevención realizados desde el 2013 en las regiones que cubre el IAFA. Se
desarrolló la contratación para el desarrollo de la Imagen de los Festivales de Prevención
a nivel nacional.
El proceso contó con varias etapas como fue un diagnóstico mediante un sondeo que
señaló los aciertos de los festivales que se han realizado en las diez zonas regionales
durante las ediciones anteriores, así como los elementos que se pueden mejorar y que
deberán unificarse.
2- Se realizó y desarrolló la propuesta conceptual para el programa festivales que incluye
nombre, tipo de actividades sugeridas y propuesta de recursos técnicos y visuales a
utilizar en los festivales.
3- Se logró orientar la identidad visual del festival y sus aplicaciones: logotipo y elementos
visuales secundarios, aplicación base para afiche, volante, banner y manta, pieza de
prensa, stand, valla, rotulación, banderola, brochure, gafete, papelería, certificado de
participación, pieza para redes sociales, banner para web.
Se recomendó unificar la marca IAFA en todos los organismos regionales que se maneje
una misma percepción comunicacional y también asesorar y darle soporte al
departamento de comunicación región Central con respecto a todos los conceptos y
realización de feria, eventos, y también a producciones a nivel grafico se de los insumos
en promocionales y graficas a nivel masivo.
5-Con el objetivo de contar con mayores referentes para la planificación de
campañas institucionales, en el 2012 se contrata a la Empresa “Alma Creativa” con el
29
objetivo de explorar cualitativamente segmentos de la población con respecto a la
percepción del consumo de drogas legales e ilegales. En ausencia de estudios en el IAFA
que permitieran tener mayores elementos para la formulación de campañas
institucionales Se realiza un estudio cualitativo de mercado para definir perfiles
psicodemográficos y de perfil del consumidor con respecto a drogas legales e ilegales
.
OBJETIVO GENERAL:
Identificar y comprender los factores asociados al consumo de drogas legales e ilegales
desde la perspectiva de grupos de costarricenses.
En el cuadro siguiente se indica la metodología aplicada.
Los resultados del estudio cualitativo permiten orientar las estrategias de comunicación
precisando las características sociodemográficas de los diferentes segmentos.
6-En el 2014 se realiza una contratación sobre “Patrones y hábitos de consumo de tabaco
en Costa Rica” para planificar y producir las campañas con los recursos provenientes de
la ley 9028.
OBJETIVOS GENERALES:
1-Identificar los principales patrones y tendencias de consumo de tabaco en participantes
hombres y mujeres fumadores de diferentes regiones del país.
2-Destacar el nivel de conocimiento y la percepción sobre las estrategias comerciales y
de comunicación de la Industria del tabaco en Costa Rica.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS:
1. Identificar la percepción que tienen los participantes sobre la tendencia del
consumo de tabaco en Costa Rica.
2. Conocer los hábitos de consumo que tienen los participantes con respecto al
tabaco, e identificar elementos detonantes en la experiencia inicial del
consumo.
3. Destacar la imagen y posicionamiento de las marcas de cigarrillos, así como
gustos y preferencias.
4. Identificar el riesgo percibido sobre el consumo del tabaco y las intenciones de
dejar de fumar.
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5. Explorar en el conocimiento sobre las estrategias comerciales por parte de la
industria del tabaco.
6. Indagar el conocimiento y cumplimiento de la Ley 9028 o Ley Antitabaco.
7. Conocer la posición de los participantes en torno a las campañas para dejar
de fumar y los programas preventivos.
De este estudio se derivaron los siguientes lineamientos para ser
considerados en las campañas IAFA:
Producir campañas que promuevan el acercamiento de las poblaciones
al IAFA, no solamente las poblaciones directamente perjudicadas, sino todas
aquellas que les interese el conocimiento y la intervención directa o indirecta
con la labor que realiza el IAFA (descentralizar Campaña de proyección del
IAFA: Vinculado al punto anterior, implica proyectar al IAFA más dentro de las
comunidades y trabajar incluso programas de RRSS, desarrollar una
arquitectura que delimite la imagen de IAFA como marca y que defina su
posicionamiento institucional y su proyección social.
Campaña de educación interna (RRPP) mediante la cual se genere
identificación y esfuerzos comunes de la población interna hacia las
necesidades de las comunidades.
Tanto como se habla de segmentar a una población, debe repensarse el
construir una comunicación direccionada a las necesidades que devienen por
las características regionales y las culturas particulares; por lo tanto es
imperativo continuar los esfuerzos de investigación considerando las
diferencias y necesidades de cada región para orientar los esfuerzos de
comunicación en contenido, forma y medios de comunicación.
Con los resultados de la investigación se inicia el proceso para la conceptualización de
la creatividad y la producción dirigida de cinco segmentos de la población que más
adelante detallará en el apartado de campañas institucionales.
Se cuenta además con un marco de referencia para abordar los diferentes segmentos de
la población , elaborado por la empresa “El Domo” que fue el sustento para propuesta
creativa, la elaboración de guiones, entre otros.
7-ENCUESTA TELEFÓNICA 2015
“Evaluación del impacto que tiene en los destinatarios la información que reciben
sobre la marihuana de diferentes fuentes (líderes de opinión) así como de medios
de comunicación (medios digitales, redes sociales”
Se realiza esta encuesta debido al ambiente creciente a favor de los usos de la
mariguana, situación que ocupó y ocupa en la actualidad importancia en la agenda de los
medios de comunicación.
Se detectó que l IAFA carecía de una posición oficial sobre esta temática de manera que
fue necesario conocer que piensan, sienten los costarricenses, como se informan, donde
se informan, la calidad de la información que manejan, entre otros.
OBJETIVOS GENERAL: Identificar, conocer, determinar las actitudes que tiene la
población encuestada sobre el consumo, usos, beneficios y riesgos asociados a la
marihuana y, las fuentes de información en que se sustenta dichas actitudes.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1-Conocer e identificar las valoraciones que tienen los encuestados sobre los diferentes
usos de la marihuana.
1- Identificar la naturaleza de las actitudes que tienen los encuestados sobre la
legalización de la marihuana y sobre las implicaciones sobre el uso, consumo y
riesgos.
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Los resultados de la encuesta realizadas han tenido sus aplicaciones para fortalecer
el discurso institucional en la agenda de los medios y en la Asamblea Legislativa.
Fortalecer el trabajo de la Comisión Institucional de Mariguana, realizar además foros
internos de discusión, entre otros.
8-Diseño de la Experiencia de Usuario( 2015)
Se realiza el estudio para conocer la ruta que tiene el usuario de algunos servicios del
IAFA, con el objetivo de analizar los puntos críticos de contacto, conocer la experiencia y
percepción de los diferentes servicios objeto se este estudio y proponer una estrategia
de mejora en cada una de ellas.
OBJETIVO GENERAL
Describir la experiencia del usuario en los servicios de tratamiento del IAFA
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1. Perfilar demográficamente al usuario por área de tratamiento.
2. Delimitar los alcances del servicio por áreas, de manera que permita
sugerir posteriormente protocolos de tratamiento para estandarizar el
servicio.
3. Evaluar la experiencia del usuario en cada punto de contacto con la
marca en el proceso de toma de decisiones por área.
4. Describir el mundo vivencial de consumo del usuario.
5. Describir el proceso actual de cada área y proponer cambios y mejoras.
6. Describir las necesidades de comunicación del área de tratamiento.
El estudio abarco los servicios de : Línea de Orientación Telefónica, Centro de
Menores, Talleres del Proceso de Atención a Pacientes, CAID de Cartago y San
Ramón, Sitio Web Institucional, Central Telefónica.
La metodología que se utilizó fue: Encuesta a los usuarios(78), observación participante
y usuario incógnito.
Sugerencias del estudio a ser incorporadas
Mayor integración de los distintos esfuerzos de atención a pacientes: consulta, línea 800,
herramientas digitales.
• Concepto del Club de los Vencedores como hilo conductor de todos el servicio de
tratamiento anti tabaco.
• Creación de programas similares para tratamiento drogas/alcohol para jóvenes y/o
adultos.
• La línea 800 debe tener un mayor y mejor alcance en todos los sentidos: mejores
horarios, servicio ampliado, citas, controles y seguimientos, etc; ya que resulta ser en
gran parte el punto más importante de contacto primario con la institución.
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VIII- Campañas Internas de Comunicación
En el 2014 se produce segunda la campaña interna, en el marco de la celebración de los
sesenta años de creación de la institución.
Se realizó una producción digital con la Empresa “El Domo” con motivo de los sesenta
años, es un video que se puede localizar en el sitio web institucional y en la siguiente
dirección https://www.youtube.com/watch?v=Ox35dXYJji. Representa una restropectiva
histórica de los orígenes de la institución.
Se contrató además la producción de un documental basado en una segunda versión del
documental producido hace 40 años sobre la realidad del consumo de alcohol, el objetivo
de esta nueva versión es desmitificar que el alcoholismo es exclusivo de un tipo de
bebedor(a) sino que es un fenómeno que implica prácticas de consumo nocivo y
perjudicial para amplios sectores de la población nacional. A la fecha se tiene la primera
etapa de investigación documental con la inclusión de entrevistas a profundidad con
expertos institucionales.
De la consultoría realizada para el Estudio se realiza un esfuerzo para producir un mural
institucional con el objetivo de recuperar la memoria institucional sobre los hechos más
significativos que dieron origen a la institución, se produjeron materiales conmemorativos
que se entregaron en una actividad de celebración, y se realizó una ceremonia de
reconocimiento a todos los exfuncionarios que hicieron posible nuestra existencia actual.
El slogan de la campaña”Naveguemos Juntos” nace a la luz de los resultados de la
segmentación de los diferentes procesos que los mis colaboradores(as) definen como
islas. Esto surgió principalmente en el estudio cualitativo que se realizó mediante sesiones
de grupos. La articulación de los diferentes departamentos bajo una estructura
organizacional jerarquizada promueve prácticas comunicacionales segmentadas. Esto
incide en la cultura y clima organizacional de forma que se hacía necesaro abrir y renovar
procesos de comunicación que permitieran fortalecer la imagen corporativa.
Se hicieron además actividades de integración tendientes a unir a los(as) funcionarias, se
produjo además un video institucional con los personajes que han marcado historia en las
últimas décadas.
Se mantiene la campaña interna en el primer trimestre del 2015 con el lema “Naveguemos
Juntos” , que busca preparar el camino al proceso de cambio organizacional producto de
la reestructuración que inicio a mediados de ese año. Se busca que bajo esa
denominación todos(as) los(as) funcionarios(as) se percbieran como parte del cambio y
de la solución. Se plantean una serie de dinámicas participativas a tráves del correo
institucional desde el Proceso de Comunicación para invitar los funcionarios(as) a unirse
a este esfuerzo de integración.
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Boletín marzo 2015
Uno de los resultados se pueden destacar fue la masiva participación de los y las
funcionarios(as) , promoviendo el valor de la amistad y el reconocimiento mutuos.
Dentro de este apartado del aporte del Proceso de Comunicación en materia de la
comunicación interna, cabe destacar el trabajo de la Comisión de Rescate de Valores,
que se encuentra en una de la metas del POI. Cuyas funciones es la fortalecer la misión
y visión institucional, a través del fomento de actividades internas de integración en el
marco de las celebraciones nacionales y fechas asociada a valores universales de
convivencia.
Comunicación es responsable de implementar una serie de recursos para mejorar y
favorece la comunicación, entre ellos las pizarras y boletines institucionales. A través de
los cuales se estable un vínculo con el público interno nivel de toda la organización.
Este boletín estaba bajo la responsabilidad de la Licda Lisa Hu (hoy día con permiso de
seis meses) y cuenta con el apoyo de los demás funcionarios(as) del Proceso de
Comunicación quienes realizan cobertura de las actividades interna y externas de la
organización, a través de fotografías de eventos diversos y producen información de
interés institucional
IX-Resumen de Antecedentes de Campañas Institucionales:
El Proceso de Comunicación es responsable de la formulación de estrategias de
comunicación tendientes a posicionar la marca institucional (imagen corporativa) en todos
los productos institucionales.
Le corresponde la planificación de campañas (informativas, educativas, de
sensibilización) así como el desarrollo de programa de comunicación en salud con el
objetivo de aumentar la percepción de riesgos y fomentar conductas saludables y
disminuir los factores de riesgo en grupos específicos de la población destinataria, más
adelante haré mención de la evolución de este componente.
Es importante destacar, que los primeros recursos destinados a la producción de
campañas se dieron a partir del 1986, a una asignación proveniente de FANAL, por un
monto de 12 millones, los cuales posteriormente se redujeron a 6 millones. Dichos
recursos debían destinar al desarrollo permanente de campañas dirigidas a la población
escolarizada.
Se puede además agregar que existían otros recursos provenientes de otras fuentes de
financiamiento como del Fondo de Desarrollo social (FODESAF) destinado una parte a
desarrollo de acciones dirigidas a poblaciones vulnerables en donde parte de los recursos
se orientaban a la producción de signos externos y productos promocionales.
Dentro de este contexto se generaban una serie de acciones pero con una evidente
ausencia de eje articulador que permitiera planificar mejor las acciones de comunicación
a fin de lograr medir el impacto en la población destinataria.se inicia uno de los procesos
más promisorios en el campo de la Comunicación. A partir de finales de los años noventa
en alianza estratégica con la OPS, el IAFA se une al esfuerzo mundial para hacerle frente
a los problemas de salud pública asociados al consumo de tabaco.
En los años 90 con los recursos de FANAL (seis millones) durante la Dirección del Dr.
Steven Kogel (1996) se firma un convenio con el Departamento de Comunicación de la
CCSS para la producción de y pauta tres spots dirigidos a la población adolescentes con
el slogan “Es tiempo de vivir , es mejor así sin drogas”. El objetivo era prevenir el consumo
de drogas en este segmento de la población principalmente colegiales. Para ese
entonces la conceptualización de esta campaña se basaba en un enfoque positivo
fomentado habilidades para la vida.
Posteriormente , se producen dos spots televisivos para prevenir el consumo de alcohol
en la población de conductores que conducían bajo los efectos del alcohol y educar sobre
cómo prevenir los accidentes de tránsito y otro spot para aumentar la percepción de
riesgo en los consumidores (hombres) de bebidas alcohólicas y educar sobre los riesgos
del consumo de alcohol.
El COSEVI ante problemática de la accidentabilidad vial, con la asesoría del Gobierno
Sueco, invita a los departamentos el INS, CCSS, IAFA a consolidar un plan de campañas
interinstitucionales para la prevención de los accidentes de tránsito pero no se logra
concretar la alianza, en parte por la falta de recursos del IAFA para invertir en una
campaña nacional.
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En el 2006 con el Departamento de Prensa del PANI y el Proceso de Comunicación del
IAFA, con el aval del Director Ejecutivo, Msc Mario Víquez, logra producir materiales
impresos con el objetivo de educar sensibilizar a los comerciantes de no vender bebidas
alcohólicas a menores de edad, de acuerdo a la ley de Expendido de Bebidas Alcohólicas
(1936) vigente en ese entonces. Debido al aumento en el consumo de bebidas
alcohólicas en la población menor de edad, contexto en donde ya se empezaba a
evidenciar el entonces la conceptualización de esta campaña se basaba en un enfoque
positivo fomentado habilidades para la vida.
A inicios de la década del 2000, se inicia un proceso largo y relativamente sostenible para
la producción de campañas en las siguientes temáticas: Prevención del consumo de
drogas, bajo el enfoque de “Habilidades para la Vida”, Campañas para dejar de fumar, y
campañas destinadas a la prevención del consumo nocivo de alcohol.
1-Campañas promocionales para las siete ediciones del concurso Deje y Gane.
El Instituto Sobre Alcoholismo y Farmacodependencia, a partir del 2000 ha realizado siete
ediciones del Concurso “Deje y Gane “ concretándose la octava en el 2016. Hasta la
fecha ha tenido recursos sostenibles de la Ley 7927 (Cargas tributarias a la bebidas
alcohólicas y Tabaco) hasta el 2012 y a partir del 2013 cuenta con los recursos de
la Ley 9028.
Cuenta con una campaña promocional y motivacional dirigida a personas fumadoras
mayor de 18 años, en cada una de sus ediciones esto permitió de forma sostenida
posicionar el concurso a nivel nacional. Se produjeron siete campañas promocionales,
con spots para la TV. Mupies, publitapias, cuñas de radio, signos promocionales ( banner,
vísceras, botellas de hidratación, camisetas) , material impreso: boletas, buzones,
posters, volantes. La campaña se complementó con ferias de salud, gestión en medios
gratuitos donde participaron voceros institucionales especialistas en tabaco. Se contó en
la primera edición con el patrocinio de la OPS, de las empresas farmacéuticas
Glaxo.Wellcome, SmithKlineBeechan, GlaxoSmithKine, Pitzer, Jhonson&Jhonson.
Para este 2016 se cuenta con la producción de creatividades y materiales para la puesta
en escena de la campaña de la octava edición del concurso “Deje y Gane 2016”, en
donde se espera mantener la tendencia creciente de participantes. Dado que la estrategia
ha favorecido a miles de personas fumadoras que han dejado de fumar, otras que han
disminuido el consumo y mantienen la motivación para la cesación.
En la actualidad se cuenta en el sitio web institucional con un micrositio “Club de los
Vencedores “ que se desarrolló en el 2014, que contaba para el 2015 con 6554
seguidores
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Antecedentes del Concurso Deje &Gane en Costa Rica
Ganadores del Concurso “Deje y Gane 2012”, actividad de premiación en la Plaza
de la Cultura
El concurso inicia en Costa Rica a través del ente organizador, Instituto de Salud Pública
de Finlandia quien promueve la iniciativa en 1998 e invita a 100 países a nivel mundial a
partir cada 1 de mayo a que 1.000.000 de fumadores deje de fumar durante un mes. Esta
iniciativa en conjunto con la promoción de clínicas de cesación de fumado, el Programa
Espacios Libres de Humo y la Ratificación del Convenio Marco de Tabaco, se constituye
en estrategia mundial para reducir la epidemia del consumo de tabaco a nivel mundial.
Las bases de la organización del concurso las establecía esa entidad hasta el 2004, que
incluía el reglamento, signos promocionales, las pruebas para comprobar la cesación.
Otorgaba los premios mundiales y regionales, a partir del hasta el 2004. A partir del 2006,
el IAFA ha seguido organizando el concurso Deje &Gane, siempre bajo la coordinación
del Proceso de Comunicación
En cada una de sus ediciones, se ha realizado un seguimiento mediante encuesta
telefónica, a los participantes del concurso para determinar la eficacia de la estrategia
motivacional. Se cuenta con el instrumento base que originalmente, diera el Instituto de
Salud Pública de Finlandia y que ha sufrido cambios para precisar mejor los perfiles de
los fumadores no solo sociodemográficamente sino en términos de las estrategias que
utilizaron para lograr la cesación, así como las dificultades para conseguir dejar de fumar.
Los hallazgos y resultados permiten precisar mejor los
segmentos que tienen mayores problemas para la
cesación y planificar y organizar la campaña del
concurso de la siguiente edición. Estimar además los
reucrsos económicos, disponibilidad de servicios de
atención a los participantes (Clínicas de Cesación,
Servicios de Línea de Orientación Telefónica), material
de apoyo como Estrategias para dejar de fumar entre
otros que son importantes de considerar.
Se puede destacar que se han producido además un
material interactivo llamado “Ciudad Salud”, material
que acompaño a la campaña del 2012.
Resaltar además que en producción de cada campaña se ha contado con la asesoría
técnica de empresas dedicadas a la producción audivisual educativa, lo que ha permitido
estar más cerca de las necesidades de los destinatarios.
La evolución de las campañas promocionales del Concurso Deje y Gane , cuentan con
video testimoniales de exfumadores, estrategia que se desarrolló enel 2014 y que se
encuentra en el micrositito “El Club de los Vencedores”
En la siguiente dirección https://www.youtube.com/watch?v=91HUOnscU5I se puede
localizar el video de la Campaña “Deje y gane 2012.
Es necesario aclarar que la planificación del concurso debe comtemplar para que sea
exitoso todos los aspectos que contribuyan al logro de la cesación (antes, durante y
después).
En su última edición, participaron más de seis mil fumadores mayores de 18 años, en la
encuesta aplicada al año de finalizado el concurso las estadísticas mostraron lo siguiente:
Necesidad de atender las áreas geográficas no cubiertas por el Concurso Deje y Gane y
debido a la poca accesibilidad a la nformación y a los servicios institucionales, en el Plan
Operativo 2015 y 2016 se solicitaron recursos ( Ley 9028) para fortalecer el concurso de
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la octava edición mediante una contratación de Promotores de Salud con la Escuela de
Salu Pública de la UCR que garantizara una mayor cobertura nacional. A continuacón se
especifica algunos aspectos de la “CONTRATACIÓN DE PROMOTORES DE LA SALUD
PARA DESARROLLO DEL CONCURSO “DEJE Y GANE”
1. DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO DE ASISTENCIA TÉCNICA
La contratación de la Escuela de Salud Pública se enmarca en la necesidad de fortalecer
el proceso de promoción del concurso Deje y Gane 2016 en el territorio nacional, desde
una línea de divulgación, identificación de población participante como de agentes
sociales que incidan en las acciones desarrolladas. En específico, esto responde a la
pretensión de favorecer la participación de los cantones más alejados.
En este sentido, el servicio constituye una estrategia de promoción compuesta por
acciones de tipo logística, además de operativas. Este proceso se llevará a cabo en dos
etapas; la primera que se desarrollará en los meses de octubre a diciembre del 2015 y la
segunda en los meses de febrero a mayo del 2016.
La primera etapa (motivo de esta contratación) consiste en el proceso de promoción en
organizaciones para que participen en el concurso, la identificación acciones comunales
que incentiven las prácticas saludables. Además, se espera gestionar un acercamiento
con los medios de comunicación tradicionales y no tradicionales que posean espacios
informativos en el marco del concurso “deje y gane”.
La segunda etapa que se impulsará en el los meses de Enero a Abril del 2016, será la
ejecución del concurso. Ambas etapas buscan la movilización de los diferentes actores
sociales de la comunidad, en aras de un objetivo común que es el mejoramiento de la
calidad de vida de la población mediante el apoyo del IAFA.
1.1 Área geográfica:
Se describen aquí, los Cantones en los que se desarrollará la estrategia de promoción
del concurso Deje y Gane, de acuerdo a la ubicación de las oficinas regionales del IAFA
(Zona), la siguiente tabla muestra la distribución:
Zona Cantones en los que se desarrollará la
estrategia de promoción del concurso
San Ramón San Ramón y alrededores
San Carlos Ciudad Quesada y alrededores
Guanacaste Santa Cruz y alrededores
Pérez Zeledón Pérez Zeledón y alrededores
Puntarenas Cantón central y alrededores
Limón Guápiles y alrededores
En la actualidad, a enero del 2016, la asignación de los recursos solicitados para iniciar
la segunda fase, no han sido aprobados por la Autoridad Presupuestaria, situación que
de no resolverse en el mes de febrero, afectaría sensiblemente, toda la planificación del
concurso.
2-Campaña de posicionamiento “Aprendo a Valerme por Mí Mismo”
El plan piloto del programa AVPM nace en el 2003 desde ese momento el Proceso de
Comunicación utiliza variedad de estrategias y recursos que se pueden reflejar a lo largo
de los años. En diferentes piezas publicitarias: publicidad exterior: muppies, publitapias,
publicidad en unidades de transporte público, se produjeron además piezas televisiva que
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se pautaron en medios con programas dirigidos a la población destinataria. Se han
financiado con recursos de la Ley 7279, ICD principalmente.
En el 2013 en el marco de la celebración de los 10 años del programa se produce un
documental de 6:27” , que recopila los logros alcanzados en estos diez años. Con la
participación de los(as) niños(as) destinatarios(as), docentes desarrolladores,
funcionarios (as) del IAFA a cargo del programa a nivel de las regiones de todo el país.
Video 10 años de Prevención para los niños costarricenses: Aprendo a Valerme por Mi
Mismo. 2013.
https://www.youtube.com/watch?v=CHxcXeSBkLU
3-Campaña CERO ALCOHOL AL VOLANTE DIC-2010
Se produce esta campaña dentro del contexto de la reciente aprobación de la actual Ley
de Tránsito. Fue una campaña de fuerte exposición visual , de publicidad exterior con la
colaboración gratuita de figuras del deporte nacional (Andrey Amador, Ana Gabriels,
Marco Seguro y del Grupo Musical Costarricense Percance)
4-Campañas y documentales
Presentación del “Documental la Cultura del Gauaro, 40 años después, Sala
Eugenie O”Neil, productor nacional , periodista Ronald Díaz. (2014-2015)
El documental inicia en materia producción en el año 2014, bajo el patrocinio que diera
el IAFA, con la coordinación del Proceso de Comunicación. Contó con una etapa previa
de investigación documental con la colaboración de los expertos del IAFA (Director
General, Dr.Luis Edo Sandí, Jefe de Investigación Msc. Julio Bejarano , Msc. Hubert
Blanco ex encargado Oficina de Control de Publicidad y Propaganda de Bebidas
Alcohólicas, de esta servidora Encargada del Proceso de Comunicación , Magister Ana
Margarita Odio, quienes fueron entrevistados para orientar la consolidación del guion
literario así como el tratamiento y enfoque de este documental. En este proceso de
preproducción y producción se contó además con la colaboración de los personeros del
911, Carlos Freer productor del primer documental, Gaetano Pandolfo y del Director del
Hogar Salvando el Alcohólico de Goicoechea, y de personas que han sido víctimas
directas de conductores ebrios, que han sufrido las consecuencias del consumo de
alcohol. Además,
El objetivo de este segundo documental era la de reflejar la situación actual del consumo
nocivo de alcohol, con un rostro diferente, desmitificando que alcoholismo lo sufre quien
está en condición de calle. También mostrar, la disponibilidad de bebidas alcohólicas y
las prácticas culturales, actitudes, creencias y conductas en torno al consumo.
El proceso de producción fue largo porque cubrió aspectos de la cotidianidad del
consumo en diferentes escenarios: festejos en Palmares, topes, las prácticas de
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consumo durante Mundial de Fútbol 2014, abarcóen escenarios como bares, sitios
públicos. Se contó con material de accidentes de tránsito de Teletica Canal Siete,
llamadas de violencia doméstica ingresadas al 911, más los testimoniales de personajes.
Así como material retrospectivo del primer documental “Cultura del Guaro” realizado por
el productor nacional Carlos Freer. Se tomaron además, toda la publicidad de bebidas
alcohólicas que ha sido aprobado por el Ministerio de Salud, mostrando así la poca
regulación que realiza en la actualidad desde que se trasladara esa función.
Desde noviembre del 2015 el documental ha sido presentado en diferentes escenarios:
medios de comunicación, Colegio de Periodistas, Junta Directiva y personal del IAFA, así
como en Universidades Públicas. Ha contado con una gran cobertura. Se espera que
este documental incida en la formulación más robusta de la política de alcohol en Costa
Rica.
5-CAMPAÑAS ANTITABÁQUICAS 2015
Con los recursos de la Ley 9028 se inicia desde
el 2013 la formulación del proyecto de campañas
antitabáquicas, que han tenido algunos
inconvenientes derivados de apelaciones de los
carteles de contratación para su producción y
pauta.
Se logra materializar la producción y pauta con
los insumos obtenidos de los estudios sobre “Patrones y hábitos de consumo de Tabaco
en Costa Rica” , estudio mercadológico que permitió la segmentación de la población.
Antes de la puesta en escena de la creatividad se contó previamente con varias
reuniones con la finalidad de que los realizadores conocieran la temática a tratar en cada
uno de los spots, además también la propuesta de los siguientes guiones producidos por
el publicista y productor Lic. Miguel Herrera “Domo” , la Agencia Publicitaria “Producción
Creativa” se reunió con él para materializar los aspectos técnicos de la producción para
la televisión.
Se detallan los guiones destinados a cinco públicos metas.
1-¿Cuánto cuesta dejar de fumar?
Público meta: adultos fumadores entre 25 y 45 años, padres y madres de
familia, de zona urbana.
• Mensaje principal: al fumar se pierde más que dinero, se pierde la perspectiva
de las cosas que son realmente importantes y el consumo de cigarros limita el
control sobre las decisiones que se toman.
2. Siempre es tiempo para dejar de fumar
Público meta: fumadores hombres y mujeres adultos mayores de 65 años en
adelante y de zona rural.
• Mensaje principal: se puede dejar de fumar sin importar la edad o años de
hacerlo, dejarlo siempre trae muchos beneficios y permite disfrutar de los
pequeños placeres de la vida.
3. Cuando dejás el cigarro, ellos también lo dejan
Público meta: adultos fumadores entre 25 y 45 años, padres y madres de
familia donde sus hijos se convierten en fumadores pasivos.
• Mensaje principal: fumar afecta a las personas que me rodean, dejar el
cigarro trae importantes beneficios para las personas que lo dejan, para la
familia y amigos.
4. Lo que ganás al dejar de fumar
Público meta: jóvenes adultos y adultos jóvenes entre 20 y 35 años de edad,
de zona urbana, trabajadores.
• Mensaje principal: la vida tiene muchas cosas chivas sin el cigarro, no hace
falta para pasarla bien, hay oportunidades de divertirse y disfrutar que no se
relacionan con el cigarro y fumar limita a la gente para acceder a espacios
sociales públicos.
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5- El fumado a lo meme (producción animada) rural y urbana.
• Mensaje principal: Fumar es nocivo para la salud, va en detrimento del
aspecto físico. Afecta a las personas en el campo afectivo y hay mitos sobre
el tabaco que no son ciertos.
Generalidades de la campaña
Antes de la preproducción, durante y postproducción la publicista Lisa Hu (Encargada
de Publicidad y Mercadeo del IAFA) estuvo en todas las etapas para monitorear que se
logrará materializar y reflejar el mensaje de la institución.
La producción cinematográfica de esta campaña tiene un enfoque altamente emocional,
se busca a través de un lenguaje claro, coloquial y sencillo enmarcar situaciones
cotidianas en las que el público se pueda ver reflejado, son historias que deben generar
gran empatía con mensajes positivos que nos muestran una mejor vida, más sana y
agradable llena de beneficios gracias aún cambio trascendental.
Al tener 5 piezas audiovisuales segmentadas por públicos meta específicos no es posible
pensar en una línea de unidad de campaña audiovisualmente hablando ya que cada spot
tiene su personalidad y mensaje, aunque el fin es el mismo las texturas y atmósferas de
cada uno de los comerciales es propia de su idea; sin embargo el eje central siempre
será el beneficio de no fumar y nuestro personaje principal el IAFA, que por medio de
mensajes positivos logrará este gran universo de diversidades se canalice por medio de
un lenguaje optimista y solidario.
A diferencia de otros años la pauta de la campaña se logró mediante una estratega de
medios en : programas de televisión de alto ratting, cableras regionales y salas de cine.
El material se encuentra en you tube lo que ha permitido estimar el impacto en la
población destinataria. La producción cinematográfica de esta campaña tiene un enfoque
altamente emocional, se busca a través de un lenguaje claro, coloquial y sencillo
enmarcar situaciones cotidianas en las que el público se pueda ver reflejado, son historias
que deben generar gran empatía con mensajes positivos que nos muestran una mejor
vida, más sana y agradable llena de beneficios gracias aún cambio trascendental.
X-OTRAS ACTIVIDADES SUSTANTIVAS DEL PROCESO DE COMUNICACIÓN.
En las metas 1.2.1.1.3 ( Estrategia Regional de Comunicación) y 1.2.1.1.4
Actividades de movilización, proyección y divulgación institucional se integran una
serie de estrategias que a continuación detallaré:
Festivales de Prevención Regional: Desde finales del 2012 bajo la directriz que diera
la Junta Directiva empezaron a realizar actividades en las regiones. El Proceso de
Comunicación es el responsable de la coordinación técnica del diseño, producción de los
materiales promocionales para cada región, de brindar asesoría para la divulgación de la
actividad, de proponer una estrategia en los medios regionales.
Para posicionar los festivales a nivel regional se realiza una consultoría para diseñar una
marca y un slogan que permitiera proyectar el festival como estrategia de prevención del
IAFA en cada región. Unificando además la producción de los materiales promocionales
con la finalidad de que la marca IAFA fuera destinada a la población adolescente
reafirmando la identidad como ser único y irrepetible.
51
Festivales de juegos tradicionales
Desde el año 2013 hasta el 2015
con recursos del FODESAF el
Proceso de Comunicación
coordina, organiza, diseña la
estrategia en beneficio de escuela
urbano marginales. A través de
actividades lúdicas se busca que
los niños(as), docentes y
comunidades encuentren un
espacio para compartir y vivenciar las habilidades para la vida, eje de los programas de
prevención del IAFA:
Programa Canchas libres, alcohol, tabaco y drogas.
Nace en el 2000, como una iniciativa para promover el deporte ante la eminente influencia
de la publicidad de alcohol y tabaco. Con los recursos de la Ley 7972 de “Cargas
tributarias a las bebidas” Se realizaron tres torneos de futbol con las ligas menores en el
Estadio Saprissa (dos) con la cooperación del Gerente Deportivo Víctor Badilla, y en el
Estadio Cutty Monge con la cooperación del director técnico Luis Hernández Fuertes.
En sus inicios se brindó patrocinio a los equipos deportivos Santos de Guápiles y
Asociación Deportiva Carmelita.
Como parte de este programa se produjo material impreso relacionado con el alcohol,
tabaco y drogas en el deporte, que se ha utilizado para actividades tendientes a promover
la actividad física.
Torneo III, Canchas Libres de Alcohol, Tabaco y Drogas., Estadio Cuty Monge en
Desamparados, noviembre 2011
Se realizaron además talleres de prevención y promoción del consumo de drogas para
dirigentes deportivos, ligas menores , preparadores físicos de Clubes Deportivos,
funcionarios de UNAFUT. Con el objetivo de abrir un espacio para que conocieran las
consecuencias del consumo de drogas en el deporte y lograr evitar la penetración de la
publicidad y patrocinio de las empresas de alcohol y tabaco.
Fotografía de la Licda Tania Palacios ,
coordinadora del “Proyecto Canchas libres
de alcohol, Tabaco y Drogas” jornada de
CAPACITACIÓN DEL IAFA - CANCHAS
LIBRES DE DROGAS. el miércoles 22 de
agosto del 2012, el Comité de Deportes,
llevó a cabo una capacitación en las
Instalaciones del Comite en el Polideportivo
de Belén, con la facilitadora Licda. Tania
Palacios Alfaro, del Proceso de
Comunicación del IAFA.
53
Programa “Entornos Libres de Humo de Tabaco” anteriormente “Espacios libres
de Humo”
El rector de la UNED recibe la certificación por parte de la representante del IAFA
Este programa nace como una iniciativa tendiente a crear conciencia sobre el impacto
que tiene la exposición al humo de tabaco de segunda mano. Con el apoyo de la OPS,
particularmente del Dr. Fernando Rucavado se construye una alianza estratégica entre
el IAFA y esa entidad.
Relevancia de contar con este programa tomaré referencia textual de la funcionaria:
“En muchos centros de trabajo se presentan, a raíz del tabaco, situaciones de bajo
rendimiento laboral, ausentismo y algunos casos de daños a la infraestructura por
incendios provocados por el cigarro. Hemos constatado que los entornos libres
garantizan trabajadores saludables, con mayor rendimiento y menor ausentismo”,
puntualizó Arrieta Araya.
Estudios recientes, acotó, indican que los lugares 100% libres del humo del cigarrillo
reducen el consumo entre fumadores en alrededor de 30% y protegen la salud del no
fumador. Razón por la cual se espera lograr un efecto multiplicador que saque del hábito
a los dependientes al tabaco.
Este programa ha contribuido a incidir a la adopción de políticas tendientes a liberarse
del consumo de trabajo, a crear conciencia, a facilitarles a los fumadores la oportunidad
de dejar de fumar. A crear condiciones que favorezcan el desarrollo de Clínicas de
Cesación en grandes empresas, a contar con las empresas como aliados para la lucha
antitabáquica.
Se han producido materiales diversos sobre temas sobre el daño ambiental de la
producción de tabaco, la exposición del humo de segunda mano, sobre el impacto en la
mujer embarazada, y el e efecto en la salud del fumado pasivo en los hijos(hijas) y de
personas expuestas. Se ha motivado a las empresas y organizaciones a recibir el curso
taller “Un futuro libre de Tabaco” impartido por el IAFA.
El programa ha funcionado y seguirá dando frutos a las nuevas generaciones.
PRODUCCIÓN DE MATERIALES IMPRESOS EDUCATIVOS
El Proceso de Comunicación ha producido una gran cantidad de materiales en
apoyo a los programas y servicios institucionales.
Se realizó una recopilación del programa Aprendo a Valerme Por Mi Mismo, en una
memoria producida con las creatividades seleccionada por cada una de las ORGS del
IAFA en conmemoración a los 10 años de la creación del programa.
En el 2015 la suscrita redacto los contenidos para diferentes folletos, plegables y
carpetas sobre los siguientes temas: Embarazo y Tabaco, Embarazo y Consumo de
Alcohol, Publicidad en el Deporte, Deterioro Cognitivo y consumo de alcohol en
adolescentes, Alcoholismo femenino, Conducción y Alcohol, Conducción consumo de
medicamentos, Consumo de alcohol en la tercera edad, Violencia social y consumo de
55
alcohol, Enfermedades crónicas y consumo de alcohol, Consumo de drogas en el medio
laboral, entre otros temas para atender la demanda de esta información que debía ser
actualizada para apoyar talleres, seminarios, capacitaciones, distribuir al público general,
ONGS y entidades públicas y privadas.
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS:
El Proceso de Comunicación ha tenido bajo su cargo proyectar a través de varias
actividades el quehacer institucional bajo diferente modalidades, brindan apoyo logístico
como manejo de protocolo, coordinaciones con oficinas de prensa, cobertura de prensa,
entre otras. Se organizaron 3 talleres de Políticas de Alcohol (2009,2014, 2015), foros
internos y externos sobre temas de ley de tránsito y uso medicinal de la cannabis,
Celebraciones del Día Mundial sin Tabaco, Semana de Prevención del Alcoholismo
actividades para la presentación de Estudios y Encuestas de Investigación del IAFA.
Marchas antitabaco.
ACTIVIDADES DE LOBBING LEGISLATIVO:
Reunión de países comprometidos con Convenio para Control del Tabaco –
TicoVisión. Licda Teresita Arrieta, funcionaria del Proceso de Comunicación,
Coordinadora del Red Nacional Antitabaco, Coordinadora programa “Entornos Libres
de Humo de Tabaco”
Es necesario destacar la capacidad y compromiso de esta funcionaria durante más de
década y media como defensora y cabildera en diferentes escenarios nacionales e
internacionales, que hace que hoy día se mantenga en Costa Rica coordinado desde el
Proceso de Comunicación el Monitoreo de las estrategias de la Industria Tabacalera.
De mi parte participé activamente en el Proyecto de Ley Cargas Tributarias al Alcohol y
Tabaco, durante seis meses, colaborando activamente en dicha comisión a solicitud del
diputado Luis Fishman y con sus asesores brindando criterios técnicos en materia de la
competencia institucional, que culminó con su aprobación que beneficiaría a la Institución
con recursos para tratamiento y prevención, Ley de Creación de ICODER que generó
una gran respuesta del IAFA debía a que se abría portillo para la publicidad y patrocinio
de bebidas alcohólicas y de tabaco al deporte, se contó con el apoyo del diputado Otón
solís para introducir mociones que frenaron esa apertura de dicha ley. De igual manera
durante casi dos periodos legislativos a través del Proceso de Comunicación se emitieron
comunicados de prensa y movilizaciones a las barras para la Ley de Tránsito, Ley de
patentes. Esta última le quitaba al IAFA la Oficina de Regulación y Control de la
Publicidad de Bebidas Alcohólicas, Ratificación del Convenio Marco de Lucha
Antitabáquica. De la misma forma la ratificación y la aprobación del anititabaco ha
requerido de acciones permanentes ante la Asamblea Legislativo, debido a las presiones
que la Industria Tabacalera .para introducir cambios para reducir impuestos y evitar que
se prohibiera la publicidad de tabaco.
Ley para el uso medicinal de la mariguana también ha promovido actividad institucional
para justificar la posición institucional sobre este proyecto.
COMISIONES INSTITUCIONALES: En las siguientes comisiones he participado como
miembro activo aportando criterios técnicos para el desarrollo de estrategias en
comunicación, informes para a la Dirección General así como el fomento de alianzas con
sectores afines al quehacer institucional.
Se destaca que la consolidación de dos Comisiones Alcohol y Mariguana ha favorecido
un discurso institucional más robusto y permanente sobre temas como: modificaciones
en el nivel de alcohol en sangre en la actual ley de tránsito, formulación de una estrategia
interinstitucional para la reducción del consumo nocivo de alcohol. En materia de
legalización del uso medicinal de la cannabis también la cobertura a esta temática ha
57
generado la búsqueda de fuentes institucionales permitiendo generar mayor
conocimiento y opinión pública.
ESTADO DE LOS PROYECTOS DE LA LEY 9028
En año 2015 se contó con la asesoría del ICAP para evaluar cuáles proyectos tenían
viabilidad económica, política y social Luego de realizar cinco talleres para definir los
proyectos que conforman la “Estrategia Maestra de Comunicación para la
Reducción de la Prevalencia del Consumo de Tabaco”:
1- Diseño de campañas de mercadeo social de la salud, que contempla los siguientes
subproductos; Campañas tradicionales de mercadeo, Mercadeo digital, Redes Sociales,
Sitio Web: 4 micrositios : Deje y gane, Detecta Alcohol, Observatorio y Club de Los
Vencedores y diseño de Apps.
2. Fortalecimiento del Concurso Deje y Gane
3. Elaboración del Plan de Trabajo de Festivales de prevención antitabaco
4. Diseño y preparación de Actividades de promoción: talleres socioeducativos
5. Estrategia para monitoreo de la industria tabacalera
6. Fortalecimiento del Programa Espacios libres de humo.
El proyecto se ubicará en Oficinas Centrales del IAFA bajo la tutela del Proceso de
Comunicación, los proveedores de prestación de servicios se concentran principalmente
en GAM. Así como los medios de comunicación social es un proyecto dirigido a varios
segmentos de la población ubicados en diferentes áreas geográficas, por utilizar además
medios digitales su viabilidad requiere de poder controlar y monitorear las acciones desde
un centro operativo donde la mayoría de las decisiones están concentradas en el Proceso
de Comunicación, bajo la responsabilidad de los funcionarios designados para
seguimiento a cada componente.
Las Campañas Antitabáquicas estarán dirigidas a los siguientes segmentos de la
población urbana y rural:
- Adolescentes 10-13 años, adolescencia media 14 a 16 años, adolescencia
tardía17-20 años.
- Adulto joven 21-35 años
- Adulto maduro: 35-59 años.
- Adulto mayor: 60 años.
El Concurso Deje y Gane 2016 estará dirigido a fumadores(as) activos(as) mayores de
edad, a nivel nacional (urbana y rural) para un total de 6000 a inscribir.
En cuanto a la Estrategia de Promoción de Estilos de Vida Saludables, los beneficiados
directos serán jóvenes pertenecientes a los colegios públicos del Colegio Rincón Grande
de Pavas (Pavas), Liceo Los Lagos (Heredia) y Liceo Mauro Fernández Acuña (San Juan
de Tibás) de zonas vulnerables. El proyecto está dirigido al total de la población y
prioritariamente a los consumidores de tabaco y fumadores pasivos.
A continuación se detalla la oferta proyectada para cada uno de los componentes que
comprende el proyecto:
- Concurso Deje y Gane: tendrá una cobertura nacional focalizada en la población
mayor de edad que mantienen un consumo activo de tabaco. Este es un público
primario representado por los fumadores(as) 475000, de los que se espera se
inscriban hasta 6000. Un público secundario del concurso que serían todos los que
de una u otra forma se relacionan y apoyan los esfuerzos de cesación de los
participantes.
- Campañas Antitabáquicas estarán dirigidas a los siguientes segmentos de la
población urbana y rural:
Adolescentes 10-13 años, adolescencia media 14 a 16 años,
adolescencia tardía17-20 años.
Adulto joven 21-35 años
Adulto maduro: 35-59 años.
Adulto mayor: 60 años
59
- Aplicaciones móviles de cesación se calcula en base a los últimos estudios
sobre el uso actual de redes sociales y dispositivos móviles, siendo un aproximado
de
- Estrategia de Promoción de Estilos de Vida Saludables, dirigida a los colegios
públicos del Colegio Rincón Grande de Pavas (Pavas), Liceo Los Lagos (Heredia)
y Liceo Mauro Fernández Acuña (San Juan de Tibás) de zonas vulnerables,
pretende brindar la siguiente oferta:
Primer año: 180 estudiantes
Segundo año: 360 estudiantes
Tercer año: 540 estudiantes
Cuarto año: 720 estudiantes
Quinto año: 720 estudiantes
Total: 2520 estudiantes.
- Monitoreo de la Industria Tabacalera: dirigida a la población nacional, a grupos
de fachada, municipalidades y legisladores.
Fuente de No Conformidad Descripción de la No
Conformidad Análisis de Causas
Código Medida de
Control
AMC-23
Políticas de
gestión de
recurso humano
Parcialmente se
conoce, pero el
procedimiento y la
idoneidad no.
Falta de coordinación
entre Gestión Humana y
demás unidades adminis
trativas.
AMC-32 Base
organizativa
Escasa o nula
participación en
acciones de
reorganización y
restructuración justas y
representativas.
Intereses establecidas de
algunas instancias
institucionales para
mantener el statu quo
AC-05 Manuales
oficializados
Loa Manuales no son
oficializados
No son oficializados por
las instancias
responsables
AC-06 Manuales
divulgados Escasa divulgación
Relacionado con el
código anterior.
VR-04 Planificación
institucional
Equidad en la
participación en PEI
Solo una vez poco
integración solo en la
formulación inicial
VR-08 Evaluación
institucional
Los(as) participan pero
aisladamente sin una
herramienta de trabajo.
Falta de una cultura de
planificación y evaluación
permanentes.
VR-16 SEVRI
Ausencia de criterios de
seguimiento de
acciones más allá del
informe respectivo.
No hay retroalimentación
y asignación de
responsabilidades y
consecuencias.
CSi-15
Políticas y
estrategias de
comunicación.
No sean oficializado
Ausencia de un protocolo
de Comunicación
Institucional
CSI-19 Comunicación Falta de conectividad
interna
Falta de planificación de
cara al desarrollo
institucional
CSI-26
Tecnologías de
Información y
Comunicación
Ausencia de plan de
desarrollo institucional
en Tecnologías
Descoordinación y falta
de consensuar
necesidades y dispersión
en la asignación de
recursos de ley 9028
CS-11 SCI Ausencia de
retroalimentación
Ausencia de seguimiento
a acciones correctivas.
61
Demanda proyectada
La totalidad de la demanda se proyecta sobre el porcentaje de prevalencia del consumo
de tabaco, que de acuerdo al último dato del año 2010, el total es 15,1%, es decir:
TOTAL HOMBRES MUJERES
Población al 2015 4.832.234 2.439.333 2.392.901
La cartera de proyectos del Proceso de Comunicación llegaron hasta la fase de ejecución
en el 2015, otros ya cuentan con recursos como es el caso del “Concurso Deje y Gane
2016”, deberán esperar la aprobación de recursos las Campañas Antiabáquicas, los
Talleres Socioeducativos. La asignación de los recursos debe ser oportuno, sobre todo
por las implicaciones que tendrían en los destinatarios.
Sistema de Autoevaluación de Control Interno y Sistema Específico de Riesgos
Institucionales.
Tras varios años de aplicación y seguimiento de las recomendaciones sustantivas del
Sistema de Control Interno, el Proceso de Comunicación ha señalado durante varios años
lo riesgos que han afectado el trabajo dentro y fuera del Proceso, con las medidas
correctivas se ha logrado superar algunas de ellas. Para este apartado tomo como
referencia el informe del 2015 . En los cuadros de abajo se puede ver en detalle la
identificación de una serie de situaciones que se deben atender, mejorar y cambiar. En
el caso Comunicación como se ha explicado a lo largo de este informe de Gestión, se
han hecho esfuerzos para mejor el componente de Comunicación. La principal limitación
y riesgo han sido el carecer de un Plan Institucional de Desarrollo Informático integral de
cara el desarrollo de la comunicación como una herramienta necesaria en cual acción
que demanda el uso de tecnologías de información.
IDENTIFICACION DE NO CONFORMIDADES (N.C.)
PLAN DE ACCIONES A TOMAR
Código
N. C.
Descripción
de la
Acción
CORRECTIVA
Implementación
Presupuesto
para la acción Responsables Fecha
Inicio
Fecha
Final
AMC-
23/AMC
-32
Plan de Gestión
Humana de
cara a la
reorganización
institucional:
desarrollo de
perfiles de
puestos por
competencias,
desarrollo de
procesos de
inducción y re
inducción del
recurso
humano
GH/DI 01/07/2
015
01/10/
2015 Ninguno
AC-05,
AC-06
Actualización
de manuales de
puestos a la luz
del estudio
integral de
puestos
GH/DI 01/07/2
015
01/12/
2015
% de los
80.000.000 del
ICAP
CSI-
22/CSI-
30
Monitoreo de
constante para
evaluar las
necesidades
SI/DI 01/07/2
15
01/10/
2015
% de los
80.000.000
63
informáticas
institucionales
Diagnóstico de
necesidades de
incorporación
de Tecnologías
de Información
y sistema de
monitoreo
permanente.
Formular el plan
estratégico
informático
alineado a los
demás ejes
Diagnóstico de
necesidades de
incorporación
de Tecnologías
de Información
y sistema de
monitoreo
permanente
Código
N. C.
Descripción de la
Acción PREVENTIVA
Implementación Presupue
sto para
la acción
Respons
ables
Fecha
Inicio
Fecha
Final
AMC-
23/AMC
Derivados del estudio de la
reorganización y de la
reformulación del Plan
DG/DI/G
H/SI/Área
s
01/07/20
15
01/12/20
15
80.000.00
0
destinados
32/AC-
05,AC-
06/CSI-
22/CSI30
Estratégico se debe lograr:
Establecer mecanismos
internos de gestión de
información para la toma
de decisiones.
Formulación e integración
de planes y estrategias
intraprocesos e
interprocesos Formulación
de necesidades de
desarrollo tecnológico
mediante plan estratégico
e indicadores de monitoreo
Ejecutora
s
al estudio
de la
reorganiza
ción del
Convenio
IAFA/ICAP
Código
N. C.
Descripción de la
Acción PREVENTIVA
Implementación Presupue
sto para
la acción
Respons
ables
Fecha
Inicio
Fecha
Final
AMC-
23/AMC
32/AC-
05,AC-
06/CSI-
22/CSI30
Derivados del estudio de la
reorganización y de la
reformulación del Plan
Estratégico se debe lograr:
Establecer mecanismos
internos de gestión de
información para la toma
de decisiones.
Formulación e integración
de planes y estrategias
intraprocesos e
interprocesos Formulación
de necesidades de
DG/DI/G
H/SI/Área
s
Ejecutora
s
01/07/20
15
01/12/20
15
80.000.00
0
destinados
al estudio
de la
reorganiza
ción del
Convenio
IAFA/ICAP
65
desarrollo tecnológico
mediante plan estratégico
e indicadores de
monitoreo
SEGUIMIENTO DEL PLAN DE ACCIONES 2014/2015
Código N. C. Acciones
Ejecutada Fue
Eficaz
Cierra
Acción
Si No En
Proceso Si No Si No
AMC-
23/AMC32/AC-
05,AC-06/CSI-
22/CSI30
Se finalizó el Protocolo
de Comunicación
Institucional, En el
Estudio de la Ruta del
Usuario, y se dio
continuidad a la
campaña interna de
“Naveguemos Juntos”,
se realizaron dos
reuniones con GH para
la implementación del
Plan de Acción para del
Mejoramiento de la
Comunicación
Organizacional.
Se realizó la migración a
un hospedaje del sitio
web en febrero del 2015,
cambio en el lenguaje
de programación a
código abierto, se
X
trabaja desde marzo en
el posicionamiento de
marca y de servicios de
acuerdo a las
estadísticas a través
google analitys.
– En el Protocolo de Comunicación se definen los controles y la forma de
corrección que sea necesaria
– Se desarrolla e implementan los Protocolos de Comunicación que incluyen
como parte esencial los controles que permiten por un lado una fácil y
eficiente implementación, pero por otro un constante proceso de revisión y
mejora. No basta en ninguno de los casos, que se han expuesto con
comunicar o implementar los procesos de comunicación sino se ejercen
controles de calidad y que los documentos y proyectos puestos en la
práctica, no son realmente utilizados y controlados para que los usuarios
los utilicen y sientan que valen la pena y son útiles, pero sobre todo que los
objetivos de comunicación que han sido planteados se cumplan en la
práctica y la cotidianidad normal del que hacer de la organización.
RECOMENDACIONES FINALES:
Es necesario e importante crear procesos y mantener canales abiertos que nos permitan
recibir información y valoraciones de públicos que nos interesa conocer, al tener la
institución una naturaleza y vocación de servicio, no solo a lo externo sino además de
nuestros colaboradores. Mediante el conocimiento y recepción de opiniones,
sentimientos y sugerencias que nos permitan no solo mejorar la comunicación, sino
mejorar los procesos y servicios que ofrece la organización, que son la razón de ser y
conocer si se cumple la misión de la organización para la cual ha sido creada. Estos
procesos de retroalimentación son definidos y controlados con la mayor rigurosidad del
caso y se logra mediante formularios, encuestas, evaluaciones de calidad, buzones de
opinión y recepción de opiniones en línea y otros tipos de canales virtuales y digitales,
que deben ser comunicados y rigurosamente administrados en el tiempo y con calidad.
67
Legitimar la Política de Comunicación de la Institución
En ella se determinan los principales procesos de comunicación y quienes son los
responsables de su definición y control, así como el grado de responsabilidad de cada
miembro de la organización y las consecuencias de no seguir los lineamientos que se
definan en ella. Es de carácter general y debe ser compartido y comunicado a toda la
organización.
El papel que debe asumir el IAFA desde el ÁREA DE DESARROLLO INSTITUCIONAL
es de suma importancia para un cultura organizacional tendiente al desarrollo
permanente. Existe ausencia de acompañamiento técnico lo que se ha evidenciado a los
largo de los años, así como falta de lineamientos claros que permitan establecer y
priorizar estrategias y sobre todo la dificultad de alinear cada uno de los procesos y
componentes de la institución.
Faltan competencias blandas y estrategias para la gestión de liderazgo en algunas de las
jefaturas existentes, mayor involucramiento, y más importante aún integrar más el trabajo
colectivo que las individualidades de cada área o proceso.
5. Entrega formal de activos
Por último, se hizo la Entrega formal de activos a mediante el documento Custodia de
Activos N°065-2016, 073-2016 y 074-2016. Estos activos estuvieron bajo responsabilidad
de la suscrita y se trasladaron formalmente el día tres de febrero del 2016.
Se debe indicar que estos activos han sido adquiridos a lo largo de los años atendiendo
las necesidades propias del Proceso de Comunicación, se requiere de herramientas de
trabajo como tecnología de punta, herramientas para gestión de prensa, así como
espacio físico que permita desarrollar las actividades en ambientes adecuados. A lo largo
de tres años se ha solicitado la remodelación del espacio físico sin que a la fecha el
subproceso de Servicios Generales haya considerado las solicitudes remitidas.
Es importante finalizar este “Informe Final de Gestión” agradeciendo y reconociendo
la labor del equipo de trabajo del Proceso de Comunicación quien me ha acompañado
durante los años. Grupo con iniciativa, respeto, entusiasmo y dedicación, sin ellos(as) no
hubiera sido posible enfrentar los retos que implican ser los responsables de poner en
alto el nombre de Instituto Sobre Alcoholismo y Farmacodependencia. A mi colaboradora
incondicional y comprometida en las tareas administrativas Karen Mora, a Belkis Orozco,
diligente en su trabajo de prensa y dispuesta a dar lo mejor de sí misma, a Teresita Arrieta
una funcionaria comprometida y fiel con la institución, a Tania Palacios una excelente
persona funcionaria con gran espíritu y fortaleza, emprendedora y talentosa. A Lisa Hu
que puedo decir sino gracias por tu dedicación y capacidad de trabajo, a Miguel Ruiz,
Guillermo López por su entusiasmo en las tareas que realizan, a Viviana Monge por su
visión de futuro. Gracias a todas(os) por ser un grupo humano con grandes habilidades
y talentos.
Magister Ana Margarita Odio Castillo