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PROCESO DE EVALUACIÓN INSTITUCIONAL Fecha de Revisión 7 de junio de 2007

SUBPROCESO EVALUACION INDEPENDIENTE Fecha de Aprobación Res.159-25 junio 2007

INSTRUCTIVO GUÍA DILIGENCIAMIENTO ENCUESTA DE DIAGNÓSTICO DEL SISTEMA

DE CONTROL INTERNO CONFORME A LA ESTRUCTURA DE CONTROL MECI 1000:2005

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1.1 INSTRUCTIVO – GUÍA PARA EL DILIGENCIAMIENTO DE LA ENCUESTA DE DIAGNÓSTICO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONFORME A LA ESTRUCTURA DE CONTROL MECI 1000:2005

GUÍA Para facilitar el diligenciamiento de la encuesta de diagnóstico del Sistema de Control Interno conforme a la estructura de Control MECI 1000:2005, este diligenciamiento puede realizarse a través de página Web o en otro medio electrónico o manual. 1 DESCRIPCIÓN La autoevaluación del Sistema de Control Interno por parte de los funcionarios que componen la Procuraduría General de la Nación es una actividad que se puede realizar en forma anual o periódica lo que posibilita la mejora continua del Sistema y la implantación de los avances que el mismo exige. En esta autoevaluación se presentan informes sobre su aplicación, que incluyen la aplicación de encuestas del DAFP a nivel institucional, la tabulación de información, la presentación de resultados y la definición de planes de mejoramiento de las dependencias y procesos específicos. 2 OBJETIVOS Facilitar el proceso de evaluación del Sistema de Control Interno de la Procuraduría General de la Nación Conocer a través de los servidores de la percepción que se tiene sobre el funcionamiento del Sistema de Control Interno. COPI

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3 REQUISITOS Acogerse al Modelo Estándar de Control Interno y considerar la normatividad general e institucional. 4 OPERACIÓN

INFORMACIÓN DE INTERÉS ¿QUE INFORMACIÓN DEBEMOS DILIGENCIAR Y REMITIR?

Por favor devolver ÚNICAMENTE la encuesta debidamente diligenciada y el listado de funcionarios que participan en dicho diligenciamiento.

RECUERDE que si la encuesta es diligenciada en una página Web, no es necesario enviar la impresión.

¿QUIENES DEBEN PARTICIPAR EN EL DILIGENCIAMIENTO DE LA ENCUESTA? El Jefe de la dependencia y como mínimo el 50% de los funcionarios que la

conforman.

¿SI TENEMOS ALGUNA DUDA EN EL DILIGENCIAMIENTO DE LA ENCUESTA A DONDE PODEMOS RECURRIR? A la Oficina de Control Interno Teléfonos 3360011, 3520066 Extensiones 10904 – 10901. Correo electrónico: [email protected]

¿A DONDE DEBEMOS ENVIAR LA ENCUESTA DILIGENCIADA? En caso que no se realice en la página Web, es necesario enviar la encuesta diligenciada al correo electrónico: [email protected]. El medio impreso debe enviarlo a la Oficina de Control Interno de la

Procuraduría General de la Nación: Carrera 5 No. 15 – 80 Bogotá, D.C.

¿CUANDO DEBEMOS REMITIR LA ENCUESTA DILIGENCIADA? La Encuesta debidamente diligenciada tiene como fecha máxima de entrega el .

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¿POR CUAL MEDIO DEBEMOS ENVIAR LA ENCUESTA UNA VEZ HAYA SIDO DILIGENCIADA? La Encuesta debe ser enviada al correo electrónico [email protected]. Cabe anotar que si la información se remite en disquete, o por correo electrónico, se debe remitir el listado de los nombres, cargos y firmas de los funcionarios que participaron en el diligenciamiento de la encuesta. La encuesta debe ser descargada de la página WEB de la PGN, impresa, diligenciada y remitida con el listado firmado por los funcionarios que participaron. Cabe advertir, que los Jefes de cada dependencia son directamente responsables de su oportuno diligenciamiento.

INSTRUCCIONES DE DILIGENCIAMIENTO Para la Entidad es importante que su Dependencia participe activamente en el diligenciamiento de la encuesta, que permitirá determinar el estado del Sistema de Control Interno de la Procuraduría General de la Nación de acuerdo al Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005, adoptado por el Gobierno Nacional mediante le Decreto 1599 del 20 de mayo de 2005. Lea detenidamente el instructivo antes de responder la Encuesta de Diagnóstico. Sus respuestas son valiosas, por lo tanto solicitamos su cooperación para contestar cada una de las preguntas planteadas en la encuesta. La Gráfica corresponde a la nueva estructura del Sistema de Control Interno MECI 1000:2005, la cual, fue adoptada en la PGN, mediante la Resolución 228 del 28 de agosto de 2006. Tengan presente que la ENCUESTA que ustedes van a diligenciar se desarrolla de acuerdo a ésta estructura.

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Paso 1: Recuerde que primero deben diligenciar el formato RELACIÓN DE FUNCIONARIOS QUE PARTICIPARON EN EL DILIGENCIAMIENTO DE LA ENCUESTA DIAGNOSTICO MECI, el cual debe devolverse junto con la encuesta. Llene la información allí solicitada. Recuerde que cada participante debe firmar en la casilla correspondiente. Paso 2: Lea detenidamente los conceptos básicos que le ayudaran a interpretar las preguntas de la Encuesta. Estas facilitaran su valoración de la estructura del Sistema de Control Interno en cada uno de sus Subsistemas: Control Estratégico, Control de Gestión, Control de Evaluación y cada uno de los componentes y elementos que los conforman: (MECI 1000:2005). La encuesta consta de 119 preguntas, las cuales, se presentan de acuerdo a los Subsistemas, Componentes y Elementos que conforman la estructura del Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005, cada pregunta presenta cinco (5) alternativas de respuesta. Lea detenidamente COPI

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para que asigne la calificación de acuerdo a la manera como operan en la Entidad los temas concretos de cada sección.

Lea cada pegunta, analícela y acuerde su respuesta con el grupo. Por consenso general entre los asistentes, se determina el nivel de cumplimiento de lo expresado en la pregunta aplicado al interior de su dependencia o en la PGN. Al frente de cada pregunta, marque con una equis “X” la calificación el nivel de cumplimiento de cada pregunta dentro del rango de 1 a 5, teniendo en cuenta la siguiente escala:

ESCALA DE CALIFICACIÓN NO SE CUMPLE

1

SE CUMPLE INSATISFACTORIAMENTE

2

SE CUMPLE ACEPTABLEMENTE

3

SE CUMPLE EN ALTO GRADO

4

SE CUMPLE PLENAMENTE

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Corresponde al FORMATO REG-EV-EI-003 Relación de funcionarios que participaron en el diligenciamiento de la encuesta “Diagnóstico MECI”

Dependencia: Fecha: Jefe de la Dependencia: Total de Funcionarios de la Dependencia que participaron:

PARTICIPANTES

NOMBRES Y APELLIDOS CARGO FIRMA

Lugar de Archivo: Tiempo de Retención: Disposición Final:

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IMPORTANTE… TODA LA INFORMACIÓN RELACIONADA CON EL MECI 1000:2005, LA PUEDE CONSULTAR EN LA PÁGINA WEB DE LA ENTIDAD: http://www.procuraduria.gov.co/html/infoinstitucional/infoinst_controlinterno.htm http://www.procuraduria.gov.co/html/infoinstitucional/infoinst_planeación.htm

CONCEPTOS BÁSICOS

1. SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO

Es la estructuración de componentes de control que al interrelacionarse entre sí, permiten el Control al cumplimiento de la orientación estratégica y organizacional de la Entidad. Establece las bases necesarias para que el control sea una práctica cotidiana y corriente; permite controlar la planificación y su acción, hacia la consecución de objetivos en forma eficiente y eficaz, con un claro sentido de cumplimiento a la finalidad social del Estado.

1.1. COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL Es la base sobre la cual descansa el Sistema de Control Interno, al proporcionar las condiciones físicas, sociales o culturales requeridas para caracterizar la manera de asumir el Control Interno por parte de los servidores públicos. Es el establecimiento de un entorno que estimula e influye la actividad de los funcionarios respecto al control de sus actividades, representa las pautas de comportamiento y de operar en la entidad, por parte de los funcionarios y de la alta dirección que facilitan el logro de objetivos. Acuerdos, Compromisos o Protocolos Éticos (Principios y valores):

Es el elemento de Control que define el estándar de conducta en la Entidad. Establece las declaraciones explícitas que en relación con las conductas de los servidores públicos son necesarias para la consecución de los objetivos de la Entidad, manteniendo la coherencia de la gestión pública con los fines consagrados en la Constitución y la ley. Al complementarse los mandatos de ley con el sentimiento ético, se hace posible el surgimiento de los principios y valores como un referente eficaz para garantizar el cabal cumplimiento de los objetivos misionales de la Entidad y de las funciones de cada uno de los servidores de la Procuraduría General de la Nación.

Desarrollo del Talento Humano: Elemento de Control, que define el compromiso

de la PGN con el desarrollo de las competencias, habilidades, aptitudes e idoneidad del Servidor Público. Determina las políticas y prácticas de gestión humana a aplicar por la Entidad, las cuales deben incorporar los principios de justicia, equidad y transparencia al realizar los procesos de selección, inducción, formación, capacitación y evaluación del desempeño de los Servidores Públicos.

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http://www.procuraduria.gov.co/html/infoinstitucional/infoinst_controlinterno.htm

http://www.procuraduria.gov.co/html/infoinstitucional/infoinst_planeaci%C3%B3n.htm





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Estilo de Dirección (Compromiso y respaldo de la alta dirección):

Elemento de Control, que define la filosofía y el modo de administrar de la Alta Dirección, estilo que se debe distinguir por su competencia, integridad, transparencia y responsabilidad pública. Constituye la forma adoptada por el nivel directivo para guiar u orientar las acciones de la Entidad hacia el cumplimiento de su Misión, en el contexto de los fines sociales del Estado

1.2 COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Es la conformación organizacional de elementos de Control que al interrelacionarse, establecen el marco de referencia que orienta a la Entidad, hacia el cumplimiento de su misión, al alcance de su visión y la conduce al cumplimiento de sus objetivos globales.

Define la ruta organizacional que deberá seguir la Entidad para el logro de sus objetivos misionales; requiere de revisión periódica para ajustarla a los cambios del entorno, encauzando su operación bajo los parámetros de calidad, eficiencia y eficacia requeridos por los diferentes grupos de interés, así como los parámetros de Control y Evaluación a regir en la Entidad.

Planes y Programas:

Elemento de Control que permite modelar la proyección de la Entidad, a corto, mediano y largo plazo e impulsar y guiar sus actividades hacia las metas los resultados previstos, materializando las estrategias establecidas para dar cumplimiento a su misión, visión y objetivos institucionales esperados en un período de tiempo determinado, asegurando adicionalmente los recursos necesarios para el logro de los fines de la Entidad.

Modelo de Operación: Elemento de Control que permite conformar el estándar organizacional que soporta la operación de la Entidad, armonizando con visión sistémica la función, misión y visión institucional con los componentes corporativos que la conforman. El Modelo de Operación, facilita la definición de una estructura organizacional eficiente, que permita coordinar y mantener bajo control cada uno de los maprocesos y procesos, a fin de obtener de ellos resultados que satisfagan las expectativas de la ciudadanía y de los Grupos de interés.

Estructura Organizacional: COPI

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Elemento de Control que configura integral y articuladamente los cargos, las funciones, las relaciones y los niveles de responsabilidad y autoridad que permiten dirigir y ejecutar los procesos y actividades definidas por la Entidad, de conformidad con su función Constitucional y legal. Debe ser coherente con la misión tener la flexibilidad necesaria para que se adapte a las exigencias y necesidades particulares a las que se ve expuesta.

1.3 COMPONENTE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO Es la conformación de elementos de Control que al interrelacionarse permiten a la Entidad estudiar y evaluar aquellos eventos, que pueden afectar o impedir el cumplimiento de sus objetivos misionales y sociales, habilitándola para emprender las acciones necesarias de protección y aseguramiento contra los efectos ocasionados por la ocurrencia de estos eventos.

Contexto Estratégico: Elemento de Control que permite establecer el lineamiento estratégico que orienta las decisiones de la Entidad, frente a los riesgos que puedan afectar el cumplimiento de sus objetivos producto de la observación, distinción y análisis del conjunto de circunstancias que pueden generar eventos de riesgo. Definir el contexto estratégico controla el primer nivel de exposición al riesgo.

Identificación de Riesgos:

Elemento de Control que posibilita conocer los eventos potenciales que ponen en peligro el logro de su función constitucional y legal, el cumplimiento de su misión y objetivos, permitiendo establecer los agentes generadores, las causas y los efectos originados por su ocurrencia.

Análisis de Riesgos:

Permite establecer la probabilidad de ocurrencia de los riesgos y el impacto de sus consecuencias, calificándolos y evaluándolos, a fin de determinar la capacidad de la entidad para su aceptación o manejo.

Valoración del Riesgo:

Elemento de Control que permite determinar el nivel o grado de exposición de la Entidad a los impactos del riesgo, permitiendo estimar las prioridades para su tratamiento.

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Políticas de Administración de Riesgos:

Elemento de Control que permite estructurar los criterios orientadores en la toma de decisiones respecto al tratamiento de los riesgos, y sus efectos al interior de la Entidad. Establece las guías de acción necesarias para coordinar y administrar los eventos que pueden inhibir el logro de los objetivos de la Entidad, capacitándolos y habilitándolos para ello.

2. SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN

Es la estructuración de Componentes de Control que al interrelacionarse entre sí, bajo la acción de los niveles de autoridad y/o responsabilidad correspondientes, aseguran el control a la gestión de las operaciones de la Entidad, orientándola a la consecución de los resultados necesarios al cumplimiento de sus objetivos institucionales de conformidad con lo establecido por la Constitución, la ley, sus reglamentos y las reglas propias de autorregulación de la organización.

2.1 COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL

Constituye el conjunto de elementos que al articularse e interrelacionarse, garantizan el Control a la ejecución de la función, planes y programas de la entidad, haciendo efectivas las acciones necesarias al manejo de riesgos y orientando la operación hacia la consecución de sus resultados, metas y objetivos.

Las ACTIVIDADES DE CONTROL constituyen el Componente que permite ejercer control sobre toda la operación de la entidad, ocurre en todos los procesos, interviene todas las funciones y compromete todos los niveles de responsabilidad.

Políticas de Operación: Elemento de Control que establece las guías de acción que permiten la implementación de las estrategias, definiendo los límites y parámetros necesarios para ejecutar los procesos y actividades en cumplimiento de la función, los planes, los programas y proyectos previamente definidos. Las Políticas de Operación, establecen así mismo las acciones y mecanismos asociados a los procesos que permite prever los riesgos, que pueden inhibir el cumplimiento de las metas y sus resultados; definen los parámetros de medición del desempeño de los procesos y de los servidores que tienen bajo su responsabilidad la ejecución.

Procedimientos:

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Es el conjunto de especificaciones, relaciones y ordenamiento de las tareas requeridas para cumplir con las actividades de un proceso, controlando las acciones que requiere la operación de la entidad. Establece los métodos para realizar las tareas, la definición de los perfiles de los cargos necesarios a su realización, la asignación de responsabilidad y autoridad en la ejecución de las actividades.

Controles:

Constituyen acciones o mecanismos definidos para prevenir o reducir el impacto de los eventos que ponen en riesgo, la adecuada ejecución de las actividades y tareas requeridas para el logro de objetivos de los procesos de una entidad pública. Los CONTROLES se establecen en las actividades, con el fin de involucrar las acciones conducentes a reducir los riesgos. Estos deben ser suficientes, comprensibles, eficaces, económicos y oportunos.

Indicadores:

Constituyen instrumentos de Control de orden gerencial, necesarios para la evaluación de gestión de la PGN. Reflejan el comportamiento de las variables que representan el estado actual o la tendencia de los procesos, proyectos, programas y planes; hacen parte de los sistemas de información y facilitan la toma de decisiones.

Manual de Procedimientos:

Se establece como el Elemento de Control materializado en una normativa que contiene y regula la forma de llevar a cabo las operaciones de la PGN, convirtiéndose en una guía de uso individual y colectivo que permite el conocimiento de la forma como se ejecuta o desarrolla su función administrativa, todo bajo un lenguaje común a los servidores públicos.

2.2. COMPONENTE DE INFORMACIÓN

Es el conjunto de datos que al ser ordenados y procesados adquiere significado para el grupo de interés de la entidad al que va dirigido; reduce la incertidumbre y aumenta el conocimiento con respecto a eventos internos y externos que se suceden en la PGN, constituyéndose en un Componente de Control necesario para su administración. Sustenta la toma de decisiones, vincula la entidad con su entorno y permite la ejecución de las operaciones internas; adicionalmente hace parte fundamental de la operación de la entidad, al convertirse en insumo para la ejecución de los procesos y a su vez en producto de los mismos.

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Información Primaria:

Es el conjunto de datos provenientes de fuentes externas que se procesan al interior de la PGN, circunscribiéndose a dos entornos diferentes, el entorno inmediato es decir las circunstancias con las que la organización está en permanente contacto: la comunidad, los proveedores, los contratistas, las entidades reguladoras, las fuentes de financiación y otras organizaciones del mismo carácter; y el entorno lejano, el cual se constituye por las variables que no están en relación directa ni constante con la entidad pero que afectan su desempeño, el ambiente político, las tendencias sociales, las variables económicas, el avance tecnológico.

Información Secundaria:

Conjunto de datos que se origina y procesa al interior de la entidad; proviene de la fijación de políticas, de la ejecución de los procesos y de sus actividades y se obtiene de los diferentes sistemas de información que soportan la gestión de la entidad pública. Debe garantizarse su registro oportuno, exacto y confiable para traducirla en reportes necesarios para su divulgación, en procura de la realización efectiva y eficiente de las operaciones, soportar la toma de decisiones y permitir su divulgación a los diferentes grupos de interés.

Sistemas de Información:

Conjunto de recursos humanos y tecnológicos utilizados para la producción de información, orientada a soportar la toma de decisiones en cada nivel de la entidad. Los SISTEMAS DE INFORMACIÓN se ocupan del tratamiento de la información en forma oportuna, eficaz y eficiente mediante el uso de los recursos necesarios para la captura, entrada, depuración, integración, procesamiento, comparación, análisis, almacenamiento y difusión de datos.

2.3 COMPONENTE COMUNICACIÓN PÚBLICA

Es el Componente del Control que apoya la construcción de visión compartida, y el perfeccionamiento del entramado de relaciones humanas de la PGN con sus grupos de interés internos y externos, es decir la interacción entre las personas y la realidad organizacional con el propósito de lograr que mensajes, datos, ideas y actitudes que apoyen el acercamiento de la entidad a los públicos que atiende y estos a su vez, faciliten el cumplimiento de sus objetivos institucionales y sociales.

Comunicación Organizacional:

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Es el elemento de Control que orienta la difusión de políticas y la información generada al interior de la PGN para una clara identificación de los objetivos, las estrategias, los planes, los programas y los proyectos hacia los cuales se enfoca el accionar de la entidad; debe convocar a los servidores públicos entorno a una imagen corporativa que comprenda una gestión ética, eficiente y eficaz que proyecte su compromiso con la rectitud y la transparencia, como gestores y ejecutores de lo público. Se constituye por el conjunto de instrumentos y mecanismos que cohesiona y confiere identidad a las entidades del Estado, buscando que los servidores públicos se integren a un proyecto político y administrativo, con clara conciencia de su pertenencia y compromiso con los propósitos misionales definidos por cada administración.

Comunicación Informativa:

Está constituida por la información amplia y transparente de la PGN hacia los diferentes grupos de interés externos, sobre los objetivos y los resultados comparativos de su gestión. Contribuye a la Rendición de Cuentas ante los diferentes grupos de interés, a la Rendición de la Cuenta a los órganos encargados de la vigilancia Fiscal en el uso de los recursos públicos y a generar el respeto colectivo por lo público y lo institucional. La Rendición de Cuentas, se refiere al derecho que tienen los diferentes grupos de interés a estar informados sobre la gestión de la entidad, y al deber de los servidores públicos de rendir cuentas.

Medios de Comunicación: Constituye el conjunto de mecanismos, métodos, recursos e instrumentos utilizados para garantizar la divulgación y circulación amplia y focalizada de la información y de su sentido, hacia los diferentes grupos de interés.

3. SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN Es la estructura de Componentes de Control que al interactuar entre sí, permiten valorar en forma permanente la efectividad del Control Interno; la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos y actividades de la PGN; el nivel de ejecución de los planes, programas, proyectos, procesos y actividades; evaluar los resultados, detectar desviaciones, establecer tendencias y generar recomendaciones para orientar las acciones de mejoramiento de la organización. Se constituye por los mecanismos de evaluación y verificación, necesarios para COPI

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determinar si el Sistema de Control Interno, es efectivo en la realización de su propósito de apoyar el cumplimiento de los objetivos de la PGN; si la operación se ejecuta en los términos de eficiencia, eficacia, economía y publicidad que se espera de la función pública de administrar el Estado, y si los objetivos de la entidad se cumplen en los términos establecidos en la Constitución, la ley y en su Planeación estratégica.

3.1 COMPONENTE AUTOEVALUACIÓN

Comprende las acciones coordinadas de la PGN que le permiten medir en primera instancia la efectividad del Control Interno, y en segundo lugar, los resultados de la gestión en tiempo real, con el fin de evaluar su capacidad para cumplir los objetivos previstos, y tomar las medidas correctivas que sean necesarias al cumplimiento de las metas y resultados de la Entidad.

Se constituye en un proceso estratégico mediante el cual la entidad evalúa y monitorea en forma integral, la existencia y la efectividad de los controles y el desempeño organizacional frente al cumplimiento de sus objetivos.

AUTOEVALUACIÓN DEL CONTROL: Conjunto de mecanismos de verificación y evaluación, que le permiten a la PGN auto diagnosticar su situación de Control, al proveer la información necesaria para establecer si este funciona efectivamente, o si existen desviaciones en su operación, que afecten el objetivo para el cual fue creado. Determina la calidad y efectividad de los controles internos y permite emprender las acciones de mejoramiento requeridas.

AUTOEVALUACIÓN DE GESTIÓN: Elemento de Control que basado en un conjunto de indicadores de gestión, diseñados en la Planeación Estratégica y en la Operación de la PGN, permite una visión clara e integral de su comportamiento, del cumplimiento de sus objetivos e identifica desviaciones sobre las cuales se deben tomar correctivos. Permite evaluar periódicamente el comportamiento de las variables cuantitativas o cualitativas establecidas en los Indicadores, con el fin de observar la situación y las tendencias de cambio generadas en la entidad con respecto al logro de los objetivos y metas previstos, evaluar el desempeño de los servidores públicos, los riesgos que afectan las operaciones, la gestión, el impacto y la eficacia de los resultados entregados, en razón a los propósitos y funciones asignadas. COPI

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3. 2 COMPONENTE EVALUACIÓN INDEPENDIENTE

Es el conjunto de Elementos de Control, que garantiza el examen autónomo y objetivo del Sistema de Control Interno, la gestión y resultados corporativos de la PGN, por parte de la Oficina de Control Interno. Presenta como características la independencia, la neutralidad y la objetividad de quien la realiza y debe corresponder a un plan y a un conjunto de programas que establecen objetivos específicos de evaluación al control, la gestión, los resultados y el seguimiento a los Planes de Mejoramiento de la Entidad.

La independencia en la Evaluación, consiste en el examen que sobre el Sistema de Control Interno y la gestión, realizan personas que no están directamente involucradas en la operación diaria y cotidiana de la entidad pública.

EVALUACIÓN INDEPENDIENTE DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO: Es el Proceso de evaluación cuyo objetivo es emitir juicios fundados a partir de evidencias, sobre el grado de efectividad del Control Interno en la operación y cumplimiento de los objetivos de la PGN. La EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO en forma independiente a la administración de la entidad toma como base el cumplimiento de los objetivos, principios y fundamentos del Sistema de Control Interno la existencia de los diferentes Subsistemas, Componentes y elementos comprobando la efectividad de cada uno de ellos y en su interacción para apoyar el cumplimiento de los objetivos de la entidad. La EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO genera recomendaciones al Nivel Directivo a fin de retroalimentar los procesos de AUTOEVALUACIÓN, de elaboración de PLANES DE MEJORAMIENTO y generar los insumos necesarios para llevar a cabo los procesos de AUDITORÍA INTERNA de la Entidad.

AUDITORÍA INTERNA: Constituye el mecanismo que permite llevar a cabo el examen sistemático, objetivo e independiente de los procesos, actividades, operaciones y resultados de la gestión de las diferentes dependencias de la PGN, practicada por áreas de la entidad independientes a su ejecución, a fin de determinar si los recursos se han utilizado con la debida consideración por su economía, eficiencia, eficacia y transparencia; si se han observado las normas internas y externas que les sean aplicables, permiten revelar los aspectos más importantes de la gestión y los resultados obtenidos, satisfaciendo a los diferentes grupos de interés. Su objetivo es emitir juicios fundados a partir de evidencias sobre el grado de cumplimiento de los objetivos, los planes, los programas y los proyectos, sugiriendo las acciones de mejoramiento correspondientes.

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3.3. COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO

Son los Instrumentos que consolidan el conjunto de acciones requeridas para corregir las desviaciones encontradas en el Sistema de Control Interno, en el direccionamiento estratégico en la gestión y resultados de la gestión de la PGN.

Los PLANES DE MEJORAMIENTO consolidan las acciones de mejoramiento derivadas de la AUTOEVALUACIÓN, de las recomendaciones generadas por la EVALUACIÓN INDEPENDIENTE, AUDITORÍA INTERNA y de los hallazgos del Control Fiscal (Contraloría General de la República), como base para la realización de un programa de mejoramiento de la gestión administrativa de la entidad que permita el cumplimiento de los objetivos definidos, la aprobación por la autoridad competente, la asignación de los recursos necesarios para la realización de los planes, la definición del nivel responsable, el seguimiento a las acciones trazadas, la fijación de las fechas límites de implementación y la determinación de los indicadores de logro y seguimiento de las mejoras, con lo cual se establecen las especificaciones de satisfacción y confiabilidad.

PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL: Constituye el Plan de orden corporativo que integra las acciones de mejoramiento que la PGN en su conjunto, debe adelantar para fortalecer su desempeño institucional y cumplir con su función, misión y objetivos en los términos de la Constitución y la ley. El Plan de Mejoramiento Institucional tiene en cuenta los compromisos adquiridos con los Organismos de Control Fiscal, de Control Político y con los diferentes grupos de interés. Su contenido debe contemplar el análisis de las variaciones presentadas entre las metas esperadas y los resultados encontrados, analizando para cada caso las causas y consecuencias que de ello se derivan; la definición de su objetivo, alcance, acciones a implementar y metas de logro en un periodo de tiempo determinado; la asignación de los responsables y de los recursos requeridos y las acciones de seguimiento necesarias para verificar su cumplimiento.

PLAN DE MEJORAMIENTO POR PROCESOS: Constituyen los planes administrativos que contienen las acciones de mejoramiento a nivel de los PROCESOS y de las áreas responsables dentro de la organización, que han de adelantarse para fortalecer su desempeño y funcionamiento en procura de alcanzar los objetivos institucionales. En la PGN se viene adelantado a través del Proyecto de Modernización Institucional.

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PLANES DE MEJORAMIENTO INDIVIDUAL:

Definen las acciones de mejoramiento que dentro del Plan de Mejoramiento por Procesos, Institucional o en resultado de las recomendaciones de la auditoría interna, debe ejecutar cada uno de los servidores públicos en un marco de tiempo y espacio definidos, mejorando las actividades y/ o tareas bajo su responsabilidad y propiciando con ello el mejoramiento de los procesos, los macroprocesos y los resultados del área a la cual pertenecen. Su orientación específica es al mejoramiento del servicio público y su incidencia en el desempeño de los procesos y del área o dependencia a la cual se encuentran asignados, para lograr una mayor productividad de las actividades y/o tareas bajo su responsabilidad.

TÉRMINOS Y DEFINICIONES

Acciones de Mejoramiento: conjunto de acciones diseñadas para corregir las observaciones detectadas en la evaluación independiente o en la evaluación realizada por el órgano de control fiscal competente (Contraloría General de la República). Administración del riesgo: Es la capacidad que tiene la Entidad para emprender las acciones necesarias que le permitan el manejo de los eventos que puedan afectar negativamente el logro de los objetivos institucionales, protegerla de los efectos ocasionados por su ocurrencia. Alta Dirección: Persona o grupo de personas que dirigen y controlan al más alto nivel una entidad. Ambiente de trabajo: conjunto de condiciones bajo las cuales se realiza el trabajo. Amenaza: La fuente de daño potencial o una situación que potencialmente cause pérdidas. Análisis del riesgo: El uso sistemático de información disponible para determinar con qué frecuencia un determinado evento puede ocurrir y la magnitud de sus consecuencias. Área de Impacto: Es todo recurso, bien u oportunidad al cual se le ha de asignar un valor y su afectación podría comprometer el cumplimiento de sus objetivos y metas. Autocontrol: Es la capacidad que tiene cada servidor público, independientemente de su nivel jerárquico dentro de la Entidad, para evaluar su trabajo, detectar desviaciones, efectuar correctivos, mejorar y solicitar ayuda cuando lo considere necesario, de tal

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manera que la ejecución de los procesos, actividades y tareas bajo su responsabilidad garanticen el ejercicio de una función administrativa transparente y eficaz. Auditoría Interna: proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias que, al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la extensión en que se cumplen los criterios definidos para la auditoría interna. Cliente: Organización, entidad o persona que recibe un producto y/o servicio. Competencia: Habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes. Control: Son las políticas, procesos, dispositivos, prácticas u otras acciones que actúan para eliminar o minimizar los riesgos adversos o mejorar oportunidades positivas. Proveen una seguridad razonable relativa al logro de los objetivos. Control Preventivo: Son las acciones y mecanismos que se implementan para evitar las desviaciones del proceso. Control Detectivo: Son las acciones implementadas para Identificar desviaciones en la ejecución de un proceso. Control Correctivo: Son las acciones implementadas con el fin de corregir las desviaciones identificadas ya concluido el proceso. Efectividad: Medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles. Eficacia: Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados. Eficiencia: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados. Enfoque basado en los Procesos: Identificación y gestión sistemática de los procesos empleados en las entidades. En particular, las interacciones entre tales procesos se conocen como "enfoque basado en los procesos". Estructura de la Entidad: Disposición de responsabilidades, autoridades y relaciones entre el personal. Evaluación del riesgo: El proceso utilizado para determinar prioridades en la administración del riesgo por la comparación de niveles de riesgo frente a estándares determinados, límites de niveles del riesgo u otros criterios. Gestión: Actividades coordinadas para dirigir y controlar una entidad. COPI

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Grupos de Interés: Son los entes o individuos que están o perciben que pueden ser afectados por una decisión o actividad que desarrolla la Entidad. Identificación del riesgo: Proceso que determina QUÉ puede suceder, POR QUÉ y CÓMO. Lineamientos estratégicos: Son aquellos que se establecen sin que se les asigne un periodo de validez determinado. Comprenden los fines, la misión y los valores. Normograma: Conjunto de normas asociadas con los objetivos del proceso/subproceso, sean éstas de carácter externo (Constitución, políticas, leyes, decretos, o de carácter interno políticas, normas administrativas, Etc.) que soportan legalmente y en relación con la función pública, la ejecución de los procedimientos.

Objetivo: Son los resultados específicos que la PGN aspira a lograr por medio de su misión en un plazo determinado. Están directamente relacionados con las funciones generales otorgadas a la Entidad.

Plan de contingencia: Parte del plan de manejo de riesgos que contiene las acciones a ejecutar en caso de la materialización del riesgo, con el fin de dar continuidad a los objetivos de la entidad. Plan de manejo de riesgos: Plan de acción propuesto por el grupo de trabajo, cuya evaluación de beneficio costo resulta positiva y es aprobado por la gerencia. Plan de mejoramiento: Parte del plan de manejo que contiene las técnicas de administración del riesgo orientadas a prevenir, evitar, reducir, dispersar, transferir o asumir riesgos. Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Los procesos de una entidad son, generalmente, planificados y puestos en práctica bajo condiciones controladas, para generar valor. - Procesos misionales: Incluyen todos los procesos que proporcionan el resultado previsto por la entidad en el cumplimiento de su objeto social o razón de ser. - Procesos de apoyo: Incluyen todos aquellos procesos para la provisión de los recursos que son necesarios en los procesos estratégicos, misionales y de medición, análisis y mejora. COPI

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- Procesos de evaluación: Incluyen aquellos procesos necesarios para medir y recopilar datos destinados a realizar el análisis del desempeño y la mejora de la eficacia y la eficiencia. Incluyen procesos de medición, seguimiento y auditoría interna, acciones correctivas y preventivas, y son una parte integral de los procesos estratégicos, de apoyo y los misionales.

Riesgo: Toda posibilidad de ocurrencia de aquella situación que pueda entorpecer el desarrollo normal de las funciones de la entidad y le impidan el logro de sus objetivos. Riesgo absoluto: Es la evaluación de la consecuencia y probabilidad que ignora los controles que están vigentes, excepto los controles inherentes, tales como el comportamiento racional, por parte de los funcionarios. Riesgo residual: Se refiere al margen o residuo de riesgo que puede darse a pesar de las medidas de tratamiento tomadas para la administración del riesgo. Sistema: Conjunto de elementos mutuamente relacionados que interactúan con el fin de lograr un propósito. Subsistema: Conjunto de elementos dentro de otros y que ayudan a cumplir la función del sistema. Subprocesos: Conjunto de actividades que operativizan los procesos. Verificación: confirmación, mediante la aportación de evidencia objetiva, de que se han cumplido los requisitos especificados.

CONCEPTOS ADAPTADOS DEL DECRETO 1599 DE 2005 -ANEXO TÉCNICO MECI 1000:2005 Y LA NTC GP 1000:2004.

Documento Encuesta para la realización del Diagnóstico MECI 1000:2005 /

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Documento relacionado Encuesta para la realización del Diagnóstico MECI 1000:2005

OFICINA DE CONTROL INTERNO

ACUERDOS, COMPROMISOS O PROTOCOLOS ÉTICOS:

1 1Existe un Código o Documento orientador de los Acuerdos, Compromisoso Protocolos Éticos?

2 2Los Servidores Públicos conocen los Acuerdos, Compromisos oProtocolos Éticos?

3 3

Los Acuerdos Éticos operan en las relaciones con los funcionarios y conlas diferentes partes interesadas internas y externas?

4 4La Entidad tiene habilidad para detectar violaciones a los AcuerdosÉticos?

DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO:5 1 Existen perfiles para cada uno de los cargos?

6 2

Existen políticas que permiten la ejecución de los procesos de selección,inducción, reinducción, capacitación y evaluación del desempeño?

7 3Se han identificado procesos de Selección, Inducción, reinducción ,capacitación y evaluación del desempeño?

8 4 Existen políticas de Bienestar Social?

9 5Las políticas y procedimientos de Desarrollo del Talento Humano sondifundidas y conocidas en todos los niveles de la Entidad?

ESTILO DE DIRECCIÓN:

10 1La alta dirección está comprometida con los objetivos, principios yfundamentos del Sistema de Control Interno?

11 2Los directivos dan cumplimiento a las políticas y prácticas de Desarrollodel Talento Humano?

12 3Las Directivas acatan los Acuerdos, Compromisos y Protocolos Éticos dela Entidad?

13 4La alta dirección se compromete con la asignación y uso mesurado yracional de los recursos?

14 5La alta dirección cumple con los métodos, procedimientos, políticas yobjetivos propios del Control Interno?

15 6La alta dirección establece acciones a las recomendaciones provenientesde la Autoevaluación de la Gestión?PLANES Y PROGRAMAS:

16 1Elabora la entidad los Planes y Programas estratégicos y Operativos encumplimiento de la normatividad existente?

17 2

Existe compromiso de la alta dirección con la ejecución de los planes yprogramas requeridos para el cumplimiento de la función constitucional ylegal de la Entidad?

Los servidores públicos conocen y estan comprometidos con los Planes yProgramas pertinentes para el desarrollo de su función?

"ENCUESTA PARA LA REALIZACIÓN DEL DIAGNÓSTICO MECI 1000:2005"

CalificaciónSISTEMA DE CONTROL INTERNO

18 3

19 4Los Planes y Programas son divulgados a los diferentes públicos internosy externos que tienen relación con la Entidad?

Departamento Administrativo de la Función Pública

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Puntaje por elemento Interpretación Puntaje por

componente Interpretación Puntaje por subsistema Interpretación

ACUERDOS, COMPROMISOS Y PROTOCOLOS ÉTICOS #¡DIV/0! #¡DIV/0!DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO #¡DIV/0! #¡DIV/0!ESTILO DE DIRECCIÓN #¡DIV/0! #¡DIV/0!PLANES Y PROGRAMAS #¡DIV/0! #¡DIV/0!MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS #¡DIV/0! #¡DIV/0!ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL #¡DIV/0! #¡DIV/0!CONTEXTO ESTRATÉGICO #¡DIV/0! #¡DIV/0!IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO #¡DIV/0! #¡DIV/0!ANÁLISIS DEL RIESGO #¡DIV/0! #¡DIV/0!VALORACIÓN DEL RIESGO #¡DIV/0! #¡DIV/0!POLÍTICAS DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO #¡DIV/0! #¡DIV/0!POLÍTICAS DE OPERACIÓN #¡DIV/0! #¡DIV/0!PROCEDIMIENTOS #¡DIV/0! #¡DIV/0!CONTROLES #¡DIV/0! #¡DIV/0!INDICADORES #¡DIV/0! #¡DIV/0!MANUAL DE PROCEDIMIENTOS #¡DIV/0! #¡DIV/0!INFORMACIÓN PRIMARIA #¡DIV/0! #¡DIV/0!INFORMACIÓN SECUNDARIA #¡DIV/0! #¡DIV/0!SISTEMAS DE INFORMACIÓN #¡DIV/0! #¡DIV/0!COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL #¡DIV/0! #¡DIV/0!COMUNICACIÓN INFORMATIVA #¡DIV/0! #¡DIV/0!MEDIOS DE COMUNICACIÓN #¡DIV/0! #¡DIV/0!AUTOEVALUACIÓN DEL CONTROL #¡DIV/0! #¡DIV/0!AUTOEVALUACIÓN DE GESTIÓN #¡DIV/0! #¡DIV/0!EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO #¡DIV/0! #¡DIV/0!AUDITORÍA INTERNA #¡DIV/0! #¡DIV/0!PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL #¡DIV/0! #¡DIV/0!PLANES DE MEJORAMIENTO POR PROCESOS #¡DIV/0! #¡DIV/0!PLANES DE MEJORAMIENTO INDIVIDUAL #¡DIV/0! #¡DIV/0!

SUBSISTEMA CONTROL DE EVALUACIÓN

#¡DIV/0!PLANES DE MEJORAMIENTO

MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO

SUBSISTEMA DE CONTROL DE

GESTIÓN

#¡DIV/0!

#¡DIV/0!

#¡DIV/0!

#¡DIV/0!

#¡DIV/0!

#¡DIV/0!

ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO

ACTIVIDADES DE CONTROL

INFORMACIÓN

COMUNICACIÓN Pública #¡DIV/0!

#¡DIV/0!

#¡DIV/0!

SUBSISTEMA DE CONTROL

ESTRATÉGICO

#¡DIV/0!

RESULTADOS DEL DIAGÓSTICO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

#¡DIV/0!

#¡DIV/0!

#¡DIV/0!

#¡DIV/0!

#¡DIV/0!

#¡DIV/0!

#¡DIV/0!

AMBIENTE DE CONTROL

#¡DIV/0!

#¡DIV/0!

AUTOEVALUACIÓN

EVALUACIÓN INDEPENDIENTE

#¡DIV/0!

DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

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#¡DIV/0!

#¡DIV/0!

Departamento Administrativo de la Función Pública

Nota: Este formato puede ser actualizado en cualquier momento por el DAFP o por la PGN, y en todo caso no es un documento controlado ni se constituye en un formato de registro. Lugar de Archivo: Tiempo de Retención: Disposición Final:

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proceso de evaluaciÓn institucional subproceso evaluacion independiente fecha de ... · rango de 1...

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