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1
PROCESSO ELETRÔNICO NACIONAL – PEN – UFOPA
MATERIAL DE APOIO PEDAGÓGICO
Facilitadores: Adm. Francisco Bannitz – Proad
Arq. Sérgio Fredrich – Proad/Arquivo Central
Arq. Giselle Castro – Proad/Arquivo Central
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2
Relatório dos Processos
Físicos na UFOPA
1
Transformando Processos
Físicos em Digitais
2
Criando Processos
Totalmente Digitais
3
Como Tramitar os
Processos Digitais – P1
4
Como Tramitar os
Processos Digitais – P2
5
Módulos:
Processo Digital via SIPAC
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3
Relatório dos Processos
Físicos na UFOPA
1
Processo Digital via SIPAC
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4
PG
Processo Digital via SIPAC
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5
PG
UP
UPUP
UPUP
UP
UP UPUP
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6
Processo Digital via SIPAC
PROTOCOLO GERAL
Enviar e Receber Correspondências Externas
Enviar e Receber Ofícios Externos
Enviar e Receber Processos Físicos ou Digitais Externos
Apoiar na Gestão dos Processos Digitais na
Instituição
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8
Assunto classificado no código CONARQ com Processo
Eletrônico ativo para 2019 (Campi).
Assunto classificado no código CONARQ com Processo
Eletrônico ativo para 2019 (Campi).
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9
Assunto classificado no código CONARQ com Processo
Eletrônico ativo para 2019 (UFOPA).
Processo Digital via SIPAC
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12
+35%+14%
+19%
-68%
Não Preenchido no cadastro do Processo.
Aumento significativo na demanda de processos na
Secretaria da PROAD. Média de 326 processos por mês.
Processo Digital via SIPAC
+6%
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13
Processo Digital via SIPAC
2019
177
8558
17%10%
6%
5%
4%
3%
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1414
Processo Digital via SIPAC
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Processo Digital via SIPAC
Transformando Processos
Físicos em Digitais
2
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16
Processo Eletrônico via SIPAC
Do Processo Físico para o Processo Digital
1Escanear o processo físico para PDF. (Observar a resolução no equipamento e escolher a mais razoável).
2Nomear o arquivo digital com o número do processo físico. Exemplo: 013769-2016-72 (No lugar da barra, usar hífen). 013769-2016-72
3Logar no SIPAC e entrar em Módulos ( ) , Protocolo, Processos, Adicionar Novos Documentos.
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17
Processo Eletrônico via SIPAC
Do Processo Físico para o Processo Digital
4Digitar o número do processo para consultá-lo. Obs: O processo deve estar na
posse do servidor ≠ encaminhado.
5 Após o Processo ser listado, clicar em “Selecionar Processo”.
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Processo Eletrônico via SIPAC
Do Processo Físico para o Processo Digital
6a) Informar no campo “Tipo do Documento”: CÓPIA DE PROCESSO; b) Natureza do Documento: OSTENSIVO; c) Assunto Detalhado: (Recomendação abaixo); d) Forma do Documento: Anexar Documento Digital.
Classificação como
Restrito???
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Processo Eletrônico via SIPAC
Do Processo Físico para o Processo Digital
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Processo Digital via SIPAC
Do Processo Físico para o Processo Digital
CONTROLE INTERNO (Art. 26, §3º, da Lei nº 10.180/2001)1º
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Processo Digital via SIPAC
Do Processo Físico para o Processo Digital
DOCUMENTO PREPARATÓRIO (Art. 7, §3º, da Lei nº 12.527/2011)2º
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Processo Digital via SIPAC
Do Processo Físico para o Processo Digital
INFORMAÇÃO PESSOAL (Art. 31, §3º, da Lei nº 12.527/2011)3º
INVESTIGAÇÃO DE RESPONSABILIDADE DE SERVIDOR(Art. 150, da Lei nº 8.112/1990)
4º
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Processo Digital via SIPAC
Do Processo Físico para o Processo Digital
SIGILO CONTÁBIL (Art. 1.190, da Lei nº 10.406/2002)5º
SIGILO EMPRESARIAL (Art. 169, da Lei nº 11.101/2005)6º
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Processo Digital via SIPAC
Do Processo Físico para o Processo Digital
SIGILO FISCAL (Art. 198, caput, da Lei nº 5.172/1966)7º
Será que esse Processo Digital ou este Documento
são Sigilosos ???
Procuradoria Jurídica
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Processo Digital via SIPAC
Do Processo Físico para o Processo Digital
Nível 1 (Ainda não Habilitado)
Nível 2 (Aguardando Nível 1)Quem classifica é a autoridade máxima, o qual pode delegar a um grupo. CPAD Comissão Permanente de
Avaliação Documental.
GSI Habilitador do Nível 1 (Gabinete de Segurança Institucional da Presidência da
República)
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Processo Digital via SIPAC
Do Processo Físico para o Processo Digital
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Processo Digital via SIPAC
Do Processo Físico para o Processo Digital
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Processo Digital via SIPAC
Do Processo Físico para o Processo Digital
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Processo Digital via SIPAC
Do Processo Físico para o Processo Digital
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Processo Digital via SIPAC
Do Processo Físico para o Processo Digital
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Processo Digital via SIPAC
Do Processo Físico para o Processo Digital
RESUMINDO
CASOS SUPOSTAMENTE SENSÍVEIS NA NOSSA UNIVERSIDADE:
❖ Risco a projetos de pesquisa e desenvolvimento científico ou tecnológico ou a sistema,bens, instalações ou áreas de interesse estratégico nacional;
❖ Documentos pessoais de alunos e servidores;
❖ Atestados e Laudos pessoais de saúde;
❖ Doenças Contagiosas;
❖ Processo Administrativo Disciplinar;
❖ Menu automático no cadastro de Documentos e Processos;
❖ Outros, na dúvida, consultar o Arquivo Central e/ou a Procuradoria Jurídica.
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Processo Digital via SIPAC
Do Processo Físico para o Processo Digital
PD: Processo DigitalPF: Processo Físico
7
a) Data do Documento: Colocar a data da conversão do PF para o PD; b) Identificador: Informado na 1ª página do PF (Não é a capa); c) Ano: Ano do PF; d) Unidade de Origem: Informar a unidade atual, na qual encontra-se o PF; f) Data do Recebimento: Colocar a data da conversão do PF para o PD; g) Responsável pelo Recebimento: Informar o nome do servidor que está fazendo a conversão; h) Tipo de Conferência: Cópia Autenticada Adm; e) Arquivo Digital: Carregar o PDF do PF escaneado;
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Processo Digital via SIPAC
Do Processo Físico para o Processo Digital
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34
Processo Digital via SIPAC
8Selecionar um Assinante Responsável pelo documento/cópia de processo que está sendo adicionado. Neste caso é “Minha Assinatura”.
Do Processo Físico para o Processo Digital
Caso selecione “Servidor da Unidade”.
Caso selecione “Servidor de outra Unidade”.
Caso selecione “Grupo de Assinantes”.
1º
2º3º
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35
9Após selecionar o nome, o servidor deverá assinar digitalmente o documento (Cópia do PF) anexado. Preencher “Função” e “Senha”. Clicar em “Inserir Documento”.
Do Processo Físico para o Processo Digital
Processo Digital via SIPAC
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36
10
“Finalizar”.
Processo Digital via SIPAC
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Processo Digital via SIPAC
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38
Do Processo Físico para o Processo Digital
Processo Digital via SIPAC
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Do Processo Físico para o Processo Digital
Processo Digital via SIPAC
Inserir Declaração Oficial de Documento Original informando que o processo foi
digitalizado e que seguirá no formato digital, daqui pra frente.
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40
Do Processo Físico para o Processo Digital
Processo Digital via SIPAC
1 Clicar em “Adicionar Novos Documentos”, na finalização da ação anterior.
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41
Do Processo Físico para o Processo Digital
Processo Digital via SIPAC
4a) Informar no campo “Tipo do Documento”: DECLARAÇÃO DE DIGITALIZAÇÃO – PROCESSO DIGITAL; b) Natureza do Documento: Ostensivo; c) Assunto Detalhado (Recomendação abaixo); d) Forma do Documento: Escrever Documento.
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42
Do Processo Físico para o Processo Digital
Processo Digital via SIPAC
5
Editar Texto.
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43
Processo Digital via SIPAC
6Selecionar um Assinante Responsável pelo documento/cópia de processo que está sendo adicionado. Neste caso é “Minha Assinatura”.
Do Processo Físico para o Processo Digital
Caso selecione “Servidor da Unidade”.
Caso selecione “Servidor de outra Unidade”.
Caso selecione “Grupo de Assinantes”.
1º
2º3º
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44
7Após selecionar o nome, o servidor deverá assinar digitalmente o documento (Cópia do PF) anexado. Preencher “Função” e “Senha”. Clicar em “Inserir Documento”.
Do Processo Físico para o Processo Digital
Processo Digital via SIPAC
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45
Do Processo Físico para o Processo Digital
Processo Digital via SIPAC
8
“Finalizar”.
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46
Processo Digital via SIPAC
Criando Processos
Totalmente Digitais
3
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47
Processo Digital via SIPAC
Processo Digital desde o início
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48
Processo Digital via SIPAC
Inventário dos Processos Digitais - Atualmente
Local Protocolizador Assunto CONARQ Assunto Detalhado
Campi fora de Sede; Reitoria; Progep; Procuradoria; IEG;
051.23 - PLANO OPERATIVO. CRONOGRAMA DE DESEMBOLSO
Emissão de Empenho para Diárias e Passagens;Emissão de Empenho para Combustíveis;Emissão de Empenho para Auxílio Estudantil c/ Edital;Emissão de Empenho para Auxílio Estudantil Aula de Campo;
Sede 029.1 - HORÁRIO DE EXPEDIENTE (INCLUSIVE ESCALA DE PLANTÃO)
Solicitação de flexibilização da jornada de trabalho;
Campi fora de Sede; Reitoria; Progep; Procuradoria; IEG;
023.03 - REESTRUTURAÇÕES E ALTERAÇÕES SALARIAIS - ASCENSÃO E PROGRESSÃO FUNCIONAL AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO ENQUADRAMENTO EQUIPARAÇÃO, REAJUSTE E REPOSIÇÃO SALARIAL PROMOÇÕES
Progressão Docente;Aceleração da Promoção Docente;Retribuição por Titulação;Progressão por Mérito;Progressão por Capacitação;
Processo Digital desde o início
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49
Processo Digital via SIPAC
UNIDADE SUBUNIDADE DIREÇÃO
COORDENAÇÃO SEÇÃO SUBSEÇÃO
Dinâmica de Distribuição dos Promotores de PD
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Processo Digital via SIPAC
UNIDADEPROTOCOLIZADORA
Dinâmica de Distribuição dos Promotores de PD
PROMOTOR DE PROCESSO DIGITAL
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Processo Digital via SIPAC
3 Critérios Principais
Dinâmica de Distribuição dos Promotores de PD
1º - Gestão = Onde há gestão, haverá um Promotor;
2º - Quantitativo de Servidores = Gestão com até 5 servidores, máximo de 1 Promotor;
3º - Quantitativo de Demanda Processual;
Considerar sempre a indicação de Titular e Suplente.
Recomendação Inicial
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52
Processo Eletrônico via SIPAC
Análise da Demanda Histórica
UND ORIGEM Total
COORDENAÇÃO GERAL INSTITUCIONAL DO PARFOR 560
COORD. DE DESEMPENHO E DESENVOLVIMENTO 549
DIRETORIA DE ALMOXARIFADO E PATRIMÔNIO 438
DIRETORIA DE GESTÃO E DESENVOLVIMENTO DE PESSOAS 405
DIRETORIA DE SAÚDE E QUALIDADE DE VIDA 367
INSTITUTO DE BIODIVERSIDADE E FLORESTAS 358
DIRETORIA DE REGISTRO ACADÊMICO 348
INSTITUTO DE CIÊNCIAS E TECNOLOGIA DAS ÁGUAS 285
INSTITUTO DE CIÊNCIAS DA EDUCAÇÃO 285
COORDENAÇÃO DE PROTOCOLO 282
INSTITUTO DE CIÊNCIAS DA SOCIEDADE 224
COORDENAÇÃO DE ADMISSÃO DE PESSOAL 208
INSTITUTO DE ENGENHARIA E GEOCIÊNCIAS 206
GABINETE DA REITORIA 164
INSTITUTO DE SAÚDE COLETIVA 127
PRO-REITORIA DE GESTÃO DE PESSOAS 113
COMISSÃO PERMANENTE DE PESSOAL DOCENTE 101
PRÓ-REITORIA DA COMUNIDADE CULTURA E EXTENSÃO 89
DIRETORIA DE COMPRAS E SERVIÇOS 89
PRÓ-REITORIA DE PESQUISA PÓS-GRADUAÇÃO E INOVAÇÃO TECNOLOGICA 86
As 20 unidades que mais criaram processos em 2018:
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Processo Digital via SIPAC
PARFOR CDD DAP
Dinâmica de Distribuição dos Promotor de PD
560
560/12 = 47 (Mês)
47/20 = 2 (Dia)
2018
549
549/12 = 46 (Mês)
46/20 = 2 (Dia)
2018
438
438/12 = 36 (Mês)
36/20 = 2 (Dia)
2018
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Processo Digital via SIPAC
Dinâmica de Distribuição dos Promotor de PD
Havendo necessidade de mais promotores, o setor poderá solicitar mais perfis via GLPI.
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55
Entendimento e Atuação dos Atores Envolvidos Nesta Cadeia de Trabalho. Iremos exercitar o papel de:
Servidores que possuam processos físicos em sua unidade de trabalho.
Servidores que irão demandar algo, por meio do PD.
Servidores Promotores que irão receber a demanda e criar o PD.
Servidores destinatários, aqueles que irão receber a demanda e executar a solicitação.
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56
Processo Digital desde o início
Processo Digital via SIPAC
Promotor de PD* Perfil específico no SIPAC;
* Titular e Suplente;* Agrega valor às atribuições do
servidor;
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57
Processo Digital desde o início
Processo Digital via SIPAC
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Entendimento e Atuação dos Atores Envolvidos Nesta Cadeia de Trabalho. Iremos exercitar o papel de:
Servidores que possuam processos físicos em sua unidade de trabalho.
Servidores que irão demandar algo, por meio do PD.
Servidores Promotores que irão receber a demanda e criar o PD.
Servidores destinatários, aqueles que irão receber a demanda e executar a solicitação.
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59
Processo Digital via SIPAC
Processo Digital desde o início
051.23 - PLANO OPERATIVO. CRONOGRAMA DE DESEMBOLSO
➢ Emissão de Empenho para Diárias e Passagens
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60
Processo Digital via SIPAC
Processo Digital desde o início
1Após logar no sistema, clicar em “Protocolo”, “Menu” e na aba “Processos” clicar em “Cadastrar Processo”.
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61
Processo Digital via SIPAC
Processo Digital desde o início
2
Preencher os dados gerais do futuro PD.
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62
Processo Digital via SIPAC
Processo Digital desde o início
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63
Processo Digital via SIPAC
Processo Digital desde o início
3Selecionar o documento padrão para abertura processual – DUAP (Documento Único de Abertura Processual.
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Processo Digital via SIPAC
Processo Digital desde o início
1º
2º4
Carregar modelo do documento salvo no SIPAC.
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Processo Digital via SIPAC
Processo Digital desde o início
1º
2º3º
5
Assinar digitalmente o Documento.
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Processo Digital desde o início
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Processo Digital via SIPAC
Processo Digital desde o início
6a) Informar no campo “Tipo do Documento”: MAPA PARA EMISSÃO DE EMPENHO; b) Natureza do Documento: OSTENSIVO; c) Assunto Detalhado: (Recomendação abaixo); d) Forma do Documento: Anexar Documento Digital.
Até que haja um caso excepcional e
legal, de acordo com as
classificações de SIGILO, sempre
marcar OSTENSIVO!
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Processo Digital via SIPAC
Processo Digital desde o início 7
a) Data do Documento: Colocar a data da criação do documento; b) Identificador: Como o MEE não possui identificador próprio sugere-se: s/n; c) Ano: Ano do Documento; d) Data do Recebimento: Colocar a data da inclusão do PD; e) Responsável pelo Recebimento: Informar o nome do servidor que está anexando o documento; e) Tipo de Conferência: DOCUMENTO ORIGINAL; f) Arquivo Digital: Carregar o PDF do Documento;
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69
Processo Digital via SIPAC
Processo Digital desde o início
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Processo Digital via SIPAC
Processo Digital desde o início
O Documento entra no mesmo rol já assinado anteriormente:
8 Conferir a assinatura e os documentos inseridos no PD.
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71
Processo Digital via SIPAC
Processo Digital desde o início
Sem assinatura o Documento fica inútil no
sistema.
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72
Processo Digital via SIPAC
Processo Digital desde o início
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73
Processo Digital via SIPAC
Processo Digital desde o início9
Identificar Interessados.
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74
Processo Digital via SIPAC
Processo Digital desde o início
10
Direcionar a primeira
movimentação do PD.
NÃO Seguir Fluxo
NÃO Classificar Urgência
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75
Processo Digital via SIPAC
Processo Digital desde o início11 Confirmação dos Dados.
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76
Processo Digital via SIPAC
Processo Digital desde o início
12
Finalização.
Anotar o número dos processos!
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77
Processo Digital via SIPAC
Processo Digital desde o início
Como INTERESSADO!!!
Notificações Automáticas: Notificação Manual:
DEMANDANTE DESTINATÁRIO
RECOMENDAÇÃO IDEAL !!!
Exemplo de Notificação no e-mail do Interessado.
Exemplo de Notificação no SIPAC do setor destinatário.
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78
Processo Digital via SIPAC
Como funciona hoje!
Recursos utilizados:-Caderno de Protocolo;-Veículos;-Combustível;-Motorista;-Tempo;-Correios;-Mão de obra;-Energia Elétrica;-Papel;-Caneta;-Computador;
Processo Digital desde o início
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79
Processo Digital via SIPAC
Como funcionará amanhã!
Recursos utilizados:-Caderno de Protocolo;-Veículos;-Combustível;-Motorista;-Tempo;-Correios;-Mão de obra;-Energia Elétrica;-Papel;-Caneta;-Computador;-E-mail Institucional;
Processo Digital desde o início
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80
Processo Digital via SIPAC
23204.005148/2017-5423204.004524/2018-3523204.002357/2016-4223204.005678/2017-22
Fatores Críticos:-Indisponibilidade na rede;-Custo da ligação;-Esquecimento;-Perda da anotação;-Sem controle de data e hora;-Agilidade;
23204.005148/2017-5423204.004524/2018-3523204.002357/2016-4223204.005678/2017-22
Fatores Críticos:-Indisponibilidade do Sistema;-Falta de Energia;-Respaldo no sistema;-Histórico de solicitações;-Destaque na caixa de entrada;-Controle de data e hora do pedido;! Medida Alternativa !
Processo Digital desde o início
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81
Processo Digital via SIPAC
Processo Digital desde o início
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Processo Digital via SIPAC
Como Tramitar os
Processos Digitais – P1
4
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Entendimento e Atuação dos Atores Envolvidos Nesta Cadeia de Trabalho. Iremos exercitar o papel de:
Servidores que possuam processos físicos em sua unidade de trabalho.
Servidores que irão demandar algo, por meio do PD.
Servidores Promotores que irão receber a demanda e criar o PD.
Servidores destinatários, aqueles que irão receber a demanda e executar a solicitação.
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84
Processo Digital via SIPAC
Como tramitar os Processos Digitais?
Receber, Ler, Despachar Anexando Documentos e Enviar.
Receber o PD
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Servidores da Unidade Destinatária que irão receber a demanda e trabalhar no PD
Processo Digital via SIPAC
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86
Processo Digital via SIPAC
1 Iniciando o recebimento do Processo Digital; Clicar em “Registrar Recebimento”.
2 Preencher o número do processo e depois “buscar”; Clicar na caixa de seleção do processo e depois “Continuar”.
Processo Digital desde o início
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87
Processo Digital via SIPAC
Processo Digital desde o início
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Processo Digital via SIPAC
Como tramitar os Processos Digitais?
Receber, Ler, Despachar Anexando Documentos e Enviar.
Ler o PD
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1Iniciando a leitura do Processo Digital; Continuando a partir da tela anterior; Clicar na lupa ou no número do Processo.
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2
Na aba “Documentos”, ler os documentos que deram origem ao processo.
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Visualizar Dados do
Documento
Visualizar Documento
Visualizar Dados do
Documento
Visualizar Documento
Visualizar Dados do
Documento
Visualizar Documento
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3
Na aba “Movimentações”, ler o histórico de tramitações.
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Como Tramitar os
Processos Digitais – P2
5
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Como tramitar os Processos Digitais?
Receber, Ler, Despachar Anexando Documentos e Enviar.
Despachar o PD
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Iniciando pela Anexação do Documento.
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1 Na aba “Processos”, clicar em “Adicionar Novos Documentos”.
2
Localizar o processo e clicar em “Selecionar Processo”.
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3
Informar o tipo do Documento e demais informações:
Até que haja um caso excepcional e
legal, de acordo com as
classificações de SIGILO, sempre
marcar OSTENSIVO!
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a) Data do Documento: Colocar a data da criação do documento; b) Identificador: Nº da NE; c) Ano: Ano do Documento; d) Data do Recebimento: Colocar a data da inclusão do DOC no PD; e) Responsável: Servidor que está incluindo o DOC; f) Tipo de Conferência: DOCUMENTO ORIGINAL; g) Arquivo Digital: Carregar o PDF do Documento;
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4 Definir e identificar os assinantes do documento e finalizar.
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Finalizando com o cadastramento
do Despacho.
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2
Localizar Processo; Clicar em “Selecionar Processo”.
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1 Na aba “Processos”, clicar em “Adicionar Novos Documentos”.
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Documentos que compõem o Processo Digital:
Todos os assinados estão disponíveis para visualização.
Observar a ordem do documento para fazer referências nos despachos. Como se fosse a numeração das páginas dos processos físicos.
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3 Preencher os dados da adição de documento.
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1º
2º3º
5
Assinar digitalmente o Documento.
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Não utilizar a função de anexar arquivos como um despacho.
- Convencionamos esta restrição para evitar despadronização para o ato administrativo e a não numeração individual que cada despacho escrito (Digitado) recebe pelo sistema;- Todos os anexos organizados na tela inicial do processo propicia melhor organização e visualização do conteúdo juntado como um todo.- A numeração do despacho pode ser usada por algum sistema externo ou interno específico para controle. Ex: SIAFI.
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E se a pessoa que cadastrou não for a mesma que deve
autenticar o despacho?
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Visualizar o Despacho cadastrado
Somente autenticar o Despacho cadastrado
Editar o Despacho cadastrado
Excluir o Despacho cadastrado
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ERREI O DESPACHO !!!
E AGORA ???
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1 Na aba “Documentos”, clicar em “Alterar Documentos”.
2 Localizar Processo; Clicar em “Alterar Documento”.
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Processo Digital via SIPAC
Como tramitar os Processos Digitais?
Receber, Ler, Despachar Anexando Documentos e Enviar.
Enviar o PD
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1 Na aba “Processos”, clicar em “Registrar Envio (Saída)”.
2
Localizar o Processo, marcar a caixa de seleção e continuar.
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3 Selecionar a Unidade de destino; Clicar em “Enviar”.
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Parabéns! Processo Digital enviado com sucesso.
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Como Visualizar o Processo Digital Inteiro em PDF?
Prestação de Contas, Auditoria, Poder Judiciário etc.
Exemplo: Visualizar o Processo 784/2019.
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Rol final dos documentos no Processo Administrativo Digital:
1-DUAP;2-TERMO DE REFERÊNCIA;
3-MAPA PARA EMISSÃO DE EMPENHO;
4-HOMOLOGAÇÃO DA LICITAÇÃO;5-DESPACHO;
6-NOTA DE EMPENHO;7-DESPACHO.
1º SETOR
2º SETOR
3º SETOR
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Obrigado!
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PROCEDIMENTOS PARA ASSINATURA DIGITAL
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ARQUIVOPROCCE
REITORIA
PROAD
DFC
DIVERSOS
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Processo Digital via SIPAC
1 Na aba “Documentos”, clicar em “Cadastrar Documentos”. 042.911 - REQUISIÇÃO
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2 Tipo de Documento: REQUISIÇÃO DE TRANSPORTE OFICIAL – CTRANS; Assunto CONARQ: 042.911 - REQUISIÇÃO
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3 Carregar modelo e preencher documento;
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4Selecionar um Assinante Responsável pelo documento/requisição de veículo. Neste caso é “Servidor da Unidade ou de outra Unidade”. Selecionar a colega ao lado para assinar digitalmente.
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5Se necessário, anexar um documento que sustente a solicitação do veículo oficial.
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6Identificar o(s) interessado(s) na solicitação do veículo oficial. Observar a opção de incluir setor e servidor, por exemplo.
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7 Definir a movimentação inicial.
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8Checar se todos os dados estão completos, observar a identificação dos interessados e arquivos anexados.
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COMPROVANTE FINAL
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NOTIFICAÇÃO DO ENVIO NA ABA “DOCUMENTOS”, OBSERVAR MUDANÇA DE LOTAÇÃO.
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RECEBIMENTO E VISUALIZAÇÃO FINAL DO DOCUMENTO.
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Processo Digital via SIPAC
ATENÇÃO TOTAL NA DE TODOS OS DOCUMENTOS PROCESSUAIS E AVULSOS!
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NOTIFICAÇÕES AUTOMÁTICAS PARA O(S) ASSINATE(S) SELECIONADO(S):
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FERRAMENTAS DISPONÍVEIS PARA O(S) ASSINATE(S) SELECIONADO(S):
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Obrigado!
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CRIANDO TIPOS E TEMPLATES DE DOCUMENTOS
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TIPO DE DOCUMENTO TEMPLATE DE DOCUMENTO
MODELOS DE DOCUMENTO
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TIPO DE DOCUMENTO
Criado para TODA a Ufopa!!!
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TEMPLATE DE DOCUMENTO
Criado para TODA a Ufopa!!!
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MODELOS DE DOCUMENTO 1º
Criado para SUA
Unidade!!!
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MODELOS DE DOCUMENTO
2º
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MODELOS DE DOCUMENTO
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Como Criar um TIPO de Documento do Zero?
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Para este procedimento vamos adotar a seguinte nomenclatura para o TIPO DE
DOCUMENTO:
PORTARIA NOME DA UNIDADEPRIMEIRO NOME DO SERVIDOR
EX: PORTARIA PROAD FRANCISCO
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Controle de Restrições
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Como Criar um TEMPLATE de Documento do Zero?
Esta fase exige o TIPO DE
DOCUMENTO já constituído!
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Como Criar um MODELO de Documento do Zero?
Esta fase exige o TIPO DE
DOCUMENTO já constituído!
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Para este procedimento vamos adotar a seguinte nomenclatura para o MODELO
DE DOCUMENTO:
NOME DO TIPO DO DOCUMENTO + DESIGNAÇÃO DE FISCAL
EX: PORTARIA PROAD FRANCISCO DESIGNAÇÃO DE FISCAL
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1
2
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Obrigado!
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EFETUANDO JUNTADA, DESMEMBRAMENTO E DESENTRANHAMENTO NOS PROCESSOS DIGITAIS
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JUNTADA
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JUNTADA
A B
ANEXAÇÃO APENSAÇÃO
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ANEXAÇÃO
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APENSAÇÃO
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ANEXAÇÃO APENSAÇÃO
Caráter Permanente Caráter Temporário
Processo Principal é o mais antigo Processo Principal independe da idade
Mesmo Assunto e Interessado Independe de Assunto e Interessado
DESAPENSAÇÃO
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DESENTRANHAR DESMEMBRAR
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DESENTRANHAR
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DESMEMBRAR
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1Criar dois PDs, com mesmo assunto (Conarq) e interessado, anotar os números. (Empenho DP/Empenho Combustível) – Receber no Destinatário.
ANEXAÇÃO
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2 Na aba “Processos”, clicar em “Juntada de Processos”.
3 Escolher qual das Juntadas executar.
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4 Pesquisar e selecionar o PD mais antigo.
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5 Pesquisar e selecionar o PD acessório.
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6 Informar Despacho atendendo a solicitação de Anexação.
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7 Assinar o Termo na aba “Processos”, “Assinar Documentos”.
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APENSAÇÃO
1 Pegar 2 PDs criados nas aulas anteriores – Deverão estar na posse.
2 Na aba “Processos”, clicar em “Juntada de Processos”.
3 Escolher qual das Juntadas executar.
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4 Pesquisar e selecionar o PD Principal, independe da idade.
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5 Assinar o Termo na aba “Processos”, “Assinar Documentos”.
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DESAPENSAR
1 Na aba “Processos”, clicar em “Desapensação de Processos”.
2 Localizar e selecionar o PD Principal.
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DESENTRANHAR
1 Pegar 1 PDs criado nas aulas anteriores – Deve estar na posse.
2 Na aba “Processos”, clicar em “Desentranhamento”.
3
Localizar e selecionar o PD com o Documento a ser Desentranhado.
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1 Selecionar os Documentos a serem Desentranhados do PD.
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2 Informar despacho sobre a execução do ato administrativo.
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DESMEMBRAR
1 Pegar 1 PDs criado nas aulas anteriores – Deve estar na posse.
2 Na aba “Processos”, clicar em “Desmembramento”.
3
Localizar e selecionar o PD com o Documento a ser Desmembrado.
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4 Selecionar os Documentos a serem Desmembrados do PD.
![Page 207: PROCESSO ELETRÔNICO NACIONAL PEN UFOPA MATERIAL DE …€¦ · PROCESSO ELETRÔNICO NACIONAL –PEN –UFOPA MATERIAL DE APOIO PEDAGÓGICO Facilitadores: Adm. Francisco Bannitz](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022042812/5fac689fd5148e52124a9208/html5/thumbnails/207.jpg)
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5 Informar despacho sobre a execução do ato administrativo.
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Obrigado!