productividad personal para el trabajo
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organizacion, planificacion, prioridades, gestion del tiempo, productividad, productividad personal, time managementTRANSCRIPT
NOMBRE PROGRAMA / Nombre profesor www.eoi.es
Organiza-te para incrementar tu Productividad
Habilidades Directivas
Año de realización: 2014
PROFESOR/AJorge Palacios
CÓMO EMPLEAMOS NUESTRO TIEMPO
• Creencias y actitudes sobre el uso del tiempo
• ¿Quién es el enemigo?: los ladrones del tiempo
• Identifica tus problemas de tiempo
• Cómo controlar los ladrones del tiempo: claves para minimizarlos
• ¿En qué empleas tu tiempo?
PLANIFICACIÓN DEL TIEMPO
• La clave para el dominio del tiempo: Planificación
• Principio del equilibrio y proactividad
• Definir metas y objetivos. Cómo fijar y alcanzar metas
•Primero, lo primero
• Plan de Agenda semanal
• Elimina actividades que no añaden valor
Programa de contenidos
1. Gestiona tu tiempo
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1 “Gestión personal: comenzando con nuevos hábitos productivos”
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¿Qué es time management?
• Actitud proactiva-preventiva– Tomar iniciativa!!
• Establecer objetivos -planificar– estrategia personal, misión y visión personal
• Recordarlos!– Perseverancia, disciplina
• No postergarlos!– Superar miedos, desarrollar autoconfianza
• Revisión de actividades– Diferenciar actividades a favor,
en contra e irrelevantes• Incrementar eficiencia!
– CAMBIO DE HABITOS!!
Tenerobjetivos
Llevarlosa cabobien!
Encararlos!!!
Hacersecargo!!!
II
III
IV
I
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• Iniciar un cambio personal para eliminar actitudes y hábitos que producen derroche del tiempo!
• ¿Es importante hacer un buen Time Management?– Desde ya...!!!– La buena gestión del tiempo / prioridades es esencial para el logro
de los objetivos personales!!– Hace a la eficacia y eficiencia personal!– Para que esto tenga sentido lógicamente deben existir objetivos
personales..!!
Más allá de los ObjetivosMás allá de los Objetivos
Todos los contenidos y herramientas han sido desarrollados por Jorge Palacios
Tenemos que Dedicar tiempo al tiempo Invertir tiempo en dominar el tiempo Tener perspectiva sobre el tiempo que gastamos Fijar y alcanzar metas que nos lleven a la realización de nuestros objetivos Establecer planes de acción que permitan que esas metas se hagan realidad
“El problema no es la escasez, sino el uso que hacemos de ese recurso”
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Jorge Palacios
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Jorge Palacios
No gestionamos la sobrecarga de información
Organizar la información
=Gestionar las acciones
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La mente es mala memorizando, pero excelente creando Saca de tu cabeza TODODedica tu atención a la acción, no a recordar
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Contra la Procastinación:
No dejes de hacer las cosas (hábitos, tareas inacabadas) Compromiso con uno mismo: decide qué hacer y hazlo Ten regularidad
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Jorge Palacios
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5 pasos:
1.Decidir la tarea a realizar2.Poner el pomodoro (el reloj o cronómetro) a 25 minutos3.Trabajar en la tarea hasta que el reloj suene 4.Tomar un pausa breve (5 minutos)5.cada cuatro "pomodoros" tomar una pausa más larga (15-20 minutos)
El tiempo dentro de un pomodoro es el tiempo productivo en el que realmente haces las cosas, ya que lo defiendes con uñas y dientes de las posibles interrupciones. El tiempo fuera del pomodoro es el de las distracciones, interrupciones, llamadas, descansos, etc.
Pomodoro = CONCENTRACIÓN
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2 Gestión de Prioridades
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La lista de cosas que hacer: inventario de tareas
Descripción Prioridad TiempoImportante Urgente Estimado
Resolver la inundaciónde la oficina
� SÍ � SÍ Hacer Ya
Plan estratégiconuevos productos
� SÍ � NO Programar
... � NO � SÍ Delegar/Org.
... � NO � NO No pasa nada
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Poner primero lo primero: La Perspectiva del día
L M X J V
9
10
11
12
13
14
...
METAS RECORDATORIOS
Las mil actividades que solemos anotar que tenemos que realizar en el día difícilmente se cumplen: este fracaso provoca la tentación de abandonar nuestra planificación del día.
Programamos en un día más tareas de las que podemos hacer, además de que nos olvidamos de las interrupciones e imprevistos diarios, que inevitablemente aparecen y consumen tiempo.
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Pasos a seguir
1. Preparar un programa antes de iniciar la jornada de trabajo por escrito
2. Centrarse en las áreas o actividades prioritarias
3. Programar las actividades en función de los objetivos a alcanzar
4. Agrupar los asuntos relacionados entre sí5. Los trabajos repetitivos y que exijan
poca concentración se realizarán en las “horas bajas”
Metas del Cuadrante II
Es t a b le c e r e l t ie m p o d e l c u a d r a n t e II c a d a s e m a n a : conectar con su brújula interior
Pla n d e t r a b a j o
To m a r n o t a d e l t ie m p o p a r a e v a lu a r : volver a considerar
“ A f ila r la s ie r r a ”
O r g a n iz a r s e , p r io r iz a r , . . .
“No planifico porque no tengo tiempo pero no tendré tiempo hasta que planifique mejor”
5 Reglas de la Planificación del Tiempo
1. 70 – 30:
70% tiempo: P lanificado20% tiempo: I mprevistos, interrupciones, ...10%: Tareas de vital importancia y concentración
2. Diferenciar lo importante de lo Urgente
3. P lanificación realista
4. R ealizar una lista diaria ordenada por prioridades
5. P ersigue objetivos
Usar un plan para organizarse: HÁBITOS
1) Preparar la lista de cosas que hacer.2) Delegue lo que corresponda.3) considere su tiempo controlable.4) Elabore un plan diario.
Según las prioridades y consolidar tiempo en fracciones suficientemente grandes.
5) Señalar las actividades terminadas6) Reprogramar las actividades no terminadas
Ladrones de Tiempo
3
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APRENDER A SER MÁS EFICACES CON SU TIEMPOInterrupciones e imprevistos
- Una de las razones por las que fallan con frecuencia las agendas es nuestra tendencia a ocuparnos de asuntos no programados. Aprende a controlar estos impulsos.
- Detenerse un momento: “¿es lo que voy a hacer más importante que lo programado?”
- Aprender a decir NO y ser asertivo- Evitarlas o reducir su número y limitar al mínimo el tiempo que
ocupan
Seguir el Plan acordado - Es un riesgo iniciar la jornada a la defensiva: resolviendo los
problemas que se vayan presentando.- Solución: iniciar el día con el programa, según agenda establecida la
víspera.- Programa primero lo más importante
Visitas inoportunas
- Establecer trincheras: que no entren en su despacho, que no se sienten, que se vayan lo antes posible.
- La sensación de estar disponible no beneficia: “tengo abierta la puerta del despacho a todo el mundo”
- Sé amable pero sincero: “NO me viene bien en este instante”: la decisión de recibir a alguien la tomo yo no el visitante.
Teléfono: recibidas y emitidas - ¿Atiendo la llamada o no?- Que me las filtren o buscar periodos preferentes- Ser conciso y céntrate en el tema y objetivo de la llamada: ve al grano- Organízate las llamadas que has decidido hacer: agrúpalas y elige el
momento- Móvil: Saber cuando debe apagarse y/o silenciarse
Realizar peticiones
• Llama a la persona por su nombre
• Expresa su petición claramente, en primera persona• Explica las razones• Invita a hacer comentarios y a sugerir soluciones
• Pregunta qué recursos se necesitan para poner en práctica la petición
• Llega a un acuerdo sobre la escala de tiempo
Decir NO
• Reconoce el derecho a la otra persona a realizar la petición• Di NO sin rodeos• Explica tus sentimientos y después expón tus razones
• Sugiere una alternativa: demuestra querer satisfacer las necesidades de la otra persona, además de las tuyas propias
Dar opiniones eficaces (Feedback)
Equilibrar tus necesidades con las de los demás.
• Expresar siempre opiniones positivas, breves y centradas
• Hazlo inmediatamente:evitar “¿Porqué no me lo has dicho antes?”
• Céntrate en puntos específicos, exponiendo hechos
• Describe el impacto del comportamiento
• Hazlo cuando la persona esté tranquila
• Expresa nuevas opiniones cuando veas mejoras
• Implica a la otra persona para encontrar causas y soluciones
• Pide opiniones de tu propio rendimiento como responsable del equipo
HABILIDADES DE LA ASERTIVIDAD
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• Aprenda a comunicarse eficazmente
– Establezca objetivos para sus contactos – Mejore su forma de expresarse– Mejore su imagen– Aprenda a adaptar su comunicación a las
otras personas!!– Utilice redundancia para eliminar malos
entendidos– NUNCA asuma...– Aprenda a preguntar– Aprenda a escuchar– No prejuzgue!– Verifique siempre sus comunicaciones!!
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• Aprenda a decir NO!!!– Aprenda a hacerlo sin agredir...– Sin ser desagradable...– “Te agradezco mucho la
invitación... lamentablemente no podré ir...”
– Gracias.... Pero NO....– Es increíble la cantidad de tiempo
que muchas personas pierden por hacer cosas a las cuales no se atrevieron a decir NO!!!!
– Sin mencionar los conflictos que esto suele generar.......
Aprecio mucho tu invitación
pero....
NO GRACIAS!
!!
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• Evite conflictos interpersonales..!!! Los conflictos son terribles devoradores de tiempo..!
– Contrólese...– No agreda a nadie...– Trate bien a todos...– No critique...– Sea amable...– Salude y agradezca efusivamente...
Siempre y en todo lugar– Evite cualquier tipo de contienda
legal...– Evalúe costo-beneficio antes de generar
un conflicto...!!!
Papeleo
- Organizarlo: procesar información documental- El escritorio es el lugar donde se procesa la información, no donde se
almacena- Debe reducirse al mínimo el flujo de documentos:
- no pidas lo que no necesitas- No guardes todo lo que te llega
- Borrar es para GANAR: usa la papelera- Recuerda que “lo que no ayuda, estorba”
Informes, emails, notas ...
- Lograr una comunicación escrita eficaz implica escribir con sencillez, con frases cortas, con palabras comprensibles
Correos diarios:-Menos de 50
- Entre 50 y 100- Entre 100 y 150
- Más de 150
-¿Tiempo incurrido en contestar correos electrónicos?
-¿ Son importantes todos los correos electrónicos?
GESTION DEL CORREO ELECTRONICO
• 33% de los trabajadores estresados por la cantidad de correos recibidos• 28% cree que el número de correos recibidos es una fuente de presión• Un 50% lo revisa una vez cada hora• Otro 35% cada cuarto de hora• Algunos trabajadores entre 40 y 50 veces por hora
REGLA DE LOS 2 MINUTOS: Si puedes procesar un correo en menos de 2 minutos hazlo. De lo contrario, PRIORIZALO.
Buenas Prácticas
• Empezar a leer los correos desde los más nuevos a los más antiguos
• ¿Necesitan estar en copia tantos mails?: ellos también gestionan muchos correos
• Revisa el correo antes de enviarlo
• Sé breve en tus correos: ten en cuenta que el destinatario no podrá dedicar mucho tiempo a leerlo
• Deja que el gestor de correo te ayude a organizarte
• No olvides el teléfono: también es tu amigo
• No escribas nada que no dirías cara a cara
• Relee lo que has escrito
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Jorge Palacios