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Trabajo Flexible Impacto Económico Xavier Hernanz Consulting Services Manager Productivity Day Madrid, 9 junio 2011

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Trabajo Flexible Impacto Económico

Xavier Hernanz Consulting Services Manager

Productivity Day Madrid, 9 junio 2011

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Productividad

Costes

Satisfacción

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Un Escenario Ejemplo

Total Empleados 1.000

Porcentaje de Empleados sujetos a una política de Trabajo Flexible % 75%

Coste de Explotación Unitario del espacio empleado en oficinas €/m2.año 300

Benchmarking realizado por IFMA

Superficie media ocupada por trabajador m2/trabajador 10

Superficie actual ocupada en oficinas m2 10.000

Carga Laboral

Semanas Netas Trabajadas por Año 44

Días Netos Trabajados por Año 220

Horas Netas Trabajadas por Año 1.760

Coste Laboral Promedio del Trabajador de la Información por Año 45.000 €

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Reducción & Acondicionamiento de

Espacios

Explotación del espacio utilizadoCostes asociados al uso y mantenimiento de los espacios destinados a oficinas y espacios auxiliares, incluyendo conceptos tales como:

. Alquiler (real o coste de oportunidad)

. Mantenimiento

. Suministros

. Limpieza

Nueva Tasa de ocupación del puesto de trabajo (1:x) x= 3

Suponemos que actualmente los espacios se han dimensionado para una tasa de ocupación de 1:1 (1 puesto de trabajo para cada trabajador)

Reducción en los costes de explotación de los espacios €/año 1.500.000

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Viajes & Desplazamientos

Desplazamientos a la oficinaDistancia media empleada por un trabajador en el desplazamiento diario al puesto de trabajo Km/dia 60

Ida y vuelta

Tiempo medio empleado por un trabajador en el desplazamiento diario al puesto de trabajo minutos/día 90

Ida y vuelta. Suponemos que las horas habituales de acceso al puesto de trabajo son horas de máximo tránsito

Coste medio por Kilómetro del Desplazamiento €/Km 0,25

En el cálculo se han tenido en cuenta valores producidos durante el ciclo de vida del vehículo:

. Kilometros realizados: 150.000 Km

. Compra del vehículo: 18.000 euros + 3.000 euros intereses financiación

. Seguros, revisiones e impuestos: 4.000 euros.

. Consumo de Carburante: 12.000 litros, a 1 euro el litro: 12.000 euros. (Suponemos un consumo medio de 8 litros / 100km.)

Coste medio de los desplazamientos al puesto de trabajo €/año 3.300

Porcentaje promedio del tiempo laborable anual en que un trabajado en regimen de Trabajo Flexible permanece en la oficina % 17%

Lo calculamos suponiendo un índice de ocupación mitad del estimado

Tiempo anual empleado en desplazamiento a la oficina h/año 330

Reducción estimada anual por trabajador del Kilometraje en desplazamientos a la oficina Km/trabajador.año 11.000

Reducción total estimada anual del Kilometraje en desplazamientos a la oficina Km/año 8.250.000

Incluyendo todos los trabajadores que participan en el TF

Ahorro anual estimado por trabajador en desplazamientos a la oficina €/trabajador.año 2.750

Tiempo anual ahorrado por trabajador en los desplazamientos a la oficina h/año 303

Suponemos que la flexibilidad horaria permite evitar las horas punta de tráfico rodado en los accesos al puesto de trabajo y reducir al menos en

un 50% el tiempo del trayecto

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Viajes & Desplazamientos

Reuniones y visitas

La introducción de las tecnologías de comunicación y colaboración necesarias para permitir el trabajo desde cualquier lugar y en cualquier

momento, permiten la interacción no presencial con colegas, clientes y proveedores de forma rica y ágil.

Supendremos que estas Tecnologías se introducirán a todo el colectivo de trabajadores, con independencia de si participan de condiciones de TF.

Numero estimado total de viajes Nacionales realizados anualmente viajes/año 1.660

Numero estimado total de viajes Internacionales realizados anualmente viajes/año 475

Coste total estimado en Tiempo empleado en viajes €/año 203.830

Coste total estimado de los Viajes €/año 1.864.340

Porcentaje de reuniones presenciales que requieren desplazamiento que pueden ser substituidas por no presenciales 20%

Ahorro Total estimado en tiempo €/año 30.574

Ahorro Total estimado en viajes €/año 372.868

Ahorro Total estimado €/año 403.442

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Costes de Telefonía

Costes de TelefoníaEntre las Tecnologías que pueden acompañar al proceso de cambio hacia el TF, se encuentra la telefonía IP, la cual, entre otras muchas ventajas

funcionales, introduce importantes reducciones de costes.

Un escenario destacable de reduccion de coste es el de las llamadas cursadas a sedes corporativas desde un softphone de un trabajador ubicado

en el extranjero

Número promedio de llamadas mensuales en roaming a la sede o sedes corporativas llamadas/mes 700

A razón de una 700 llamadas por cada 1000 trabajadores que viajen regularmente al extranjero

Duración media de dichas llamadas (minutos) min/llamada 9

Número promedio total de minutos anuales de roaming Minutos/año 63.000

Coste medio de una llamada en roaming €/llamada 7

Porcentaje de las llamadas que podrían realizarse desde un PC portátil conectado a internet % 25%

Ahorro potencial anual por uso de VoIP basada en SoftPhone en situación de itinerancia (roaming) €/año 11.751

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Comida

ComidaLos trabajadores habitualmente deben financiar total o parcialmente las comidas que se producen dentro de la jornada laboral.

El trabajador flexible soporta un coste inferior al no presentar la necesidad de acudir a un establecimiento de restauración.

Comidas Financiadas por la Empresa

Importe de la subvención en vale-comida €/comida 7

Habitualmente con un tope de 9€ (techo para disfrutar de desgravación fiscal por este concepto)

Porcentaje promedio del tiempo laborable anual en que un trabajado en regimen de Trabajo Flexible se encuentra fuera de su casa % 30%

Porcentaje de los empleados que disfrutan de vales-comida pagados por la empresa % 40%

Ahorro promedio estimado por subvención de comida a los trabajadores €/año 246.400

Coste promedio de un menú diario €/menú 12

Coste soportado por el trabajador €/menú 5

Coste promedio de un menú doméstico €/menú 1

Ahorro promedio estimado por no existir la necesidad de comer fuera de casa €/trabajador.año 469

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Consumibles

ConsumiblesEl Teletrabajador dispondrá en su oficina doméstica de impresora y papel. Sin embargo, es muy probable que la propia forma de trabajo no le

induzca a imprimir tantos documentos como haría en la oficina. Podemos considerar despreciable el consumo que estos consumibles representen

para el teletrabajador, pero sí son significativos en las oficinas.

La práctica adquirida por los trabajadores en sus oficinas domésticas incluso provocará que prácticamente se elimine el consumo de papel en las

estancias en la oficina.

Consumo medio anual de papel por trabajador páginas/año 1.500

Coste promedio de una caja de hojas de papel €/caja 15

2500 páginas/caja

Ahorro anual estimado en papel €/año 6.750

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Vestuario

VestuarioBuena parte de los trabajadores utilizan un vestuario especial para acudir a la oficina (trajes, corbatas, …), prendas que no utilizan fuera de este

entorno.

El teletrabajador reduce los momentos en que la 'etiqueta' le exige un determinado atuendo, reduciendo la necesidad de reposición.

Presupuesto anual en vestuario expresamente destinado para acudir al trabajo €/trabajador.año 900

Reducción estimada del presupuesto en vestuario al bajar la frecuencia en acudir a la oficina % 75%

Ahorro estimado en vestuario por la práctica del Trabajo Flexible €/trabajador.año 675

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Rotación de Empleados

Rotación de empleadosLos trabajadores que experimentan conflictos entre su vida profesional y familiar, consideran abandonar sus trabajo con una probabilidad 3 veces

mayor que aquellos que no experimentan ese conflicto (Johnson, 1995)

Tasa de rotación de empleados actual en la empresa % anual 1,0%

Reducción de la tasa de rotación anual cuando se aplican políticas de trabajo flexible % anual 0,33%

Tasa aplicable al colectivo que practique el TF

Coste promedio de reposición de un empleado €/sustitución 67.500

El coste producido por la rotación de un empleado se situa en el 150% de su salario. Esta cifra incluye los costes directos asociados a la búsqueda,

la contratación y la instrucción del nuevo trabajador, así como los costes indirectos resultado de la pérdida de productividad e ineficiencias (que

contabilizan el 80-85% de la anterior cifra) (Kepner-Tregoe, 1999) (Phillips, 1990)

€/año 337.500

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Absentismo

AbsentismoSe registran niveles altos de absentismo por 'burnout', el cual a menudo se produce por la falta de apoyo, reconocimiento, percepción de poca

aportación devalor o sobretrabajo.

Nivel promedio de absentismo entre la población trabajadora en España % 5,30%

Promedio del periodo de absentismo días/año 5

Porcentaje del absentismo causado por afeccciones inducidas por mala conciliación o sobretrabajo % 50%

Ahorro estimado anual por mitigación del absentismo al introducir el Trabajo Flexible €/año 27.102

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Impacto Medioambiental

Impacto medio-ambientalMas arriba se muestra tan solo el enorme impacto que representa el evitar los desplazamientos al trabajo.

A estas cifras debieran sumarse las que se derivan de evitar viajes en avión o tren a más largas distancias

Reducción estimada de emisiones de CO2 por evitación de desplazamientos a la oficina toneladas CO2/año 1.650

Contingencias

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Reducción de Interrupciones

Reducción de interrupcionesEn la realidad cotidiana de un trabajador con un puesto de trabajo en una oficina es común el ser

interrumpido por compañeros, habitualmente para atender asuntos de poca trascendencia, que se

improvisan a la vista de la persona mientras se transita por la oficina.

Número estimado de interrupciones diarias por trabajador Interrupciones/dia 2

Estimación del tiempo perdido como consecuencia de la interrupción min/interrupción 15

Incluye el tiempo el recuperar el hilo de la acción anterior

Factor de Riesgo % 10%

Ahorro producido por la evitación de interrupciones €/año 210.938

Ahorro producido por la evitación de interrupciones €/trabajador.año 281

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Mejoras Productividad Personal

Tiempo

(h/año)

Coste

(€/año)

Mejor gestión del correo 16.267 398.935

Reuniones más efectivas 14.630 665.822 -

Menores costes de movilidad 6.988 649.659

Búsqueda más efectiva 9.009 215.831

Procesos colaborativos ágiles 4.895 120.627

TOTAL (h o €/año) 51.788 719.230

TOTAL (h o €/trabajador/año) 52 719

Estimación de la ganancia en productividad total anual €/año 719.230

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Resumen

Reducción de Espacios 1.5M

Otras Reducciones de

Costes

540K

Productividad 900K

+

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¡ Muchas gracias !