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REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD DEL ZULIA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES DIVISIÓN DE ESTUDIOS PARA GRADUADOS
DIRECCIÓN DE POSTGRADO E INVESTIGACIÓN PROGRAMA: ESPECIALIDAD EN CONTADURÍA, MENCIÓN AUDITORÍA
PROGRAMA DE AUDITORÍA OPERACIONAL PARA EL PROCESO DE PRODUCCIÓN EN CARBONES DE LA
GUAJIRA, S.A.
Trabajo Especial de Grado presentado como requisito para optar al Título de
Especialista en Contaduría, Mención Auditoría.
Autora: Lcda. Daniela de los Ángeles García Reyes
C.I. V – 19.838.828
Maracaibo, mayo de 2013
DEDICATORIA
Quiero dedicarle este trabajo A Dios que me ha dado la vida y fortaleza
para terminar este proyecto de investigación.
A mis Padres Ángela y Enrique por su inmenso amor, comprensión, apoyo y
por creer en mí, por estar ahí cuando más los necesité. A mi hermano todos los
juegos, conversaciones y momentos vividos.
Dedico esta tesis a toda mi familia en especial a mi abuela, centro de mi vida y
razón de mis deseos de superación, fuente inagotable de comprensión, Motivación
y ayuda.
A todos mis amigos que me han entregado su amor y apoyo siempre.
A todas las personas que han creído en mí.
Gracias a ellos, lo que un día fue un sueño hoy se convierte en realidad.
Daniela García
AGRADECIMIENTO
Definitivamente, Dios, mi Señor, mi Guía, mi Proveedor, mi Fin Ultimo; sabes lo
esencial que has sido en mi posición firme de alcanzar esta meta, esta alegría,
que si pudiera hacerla material, la hiciera para entregártela, pero a través de esta
meta, podré siempre de tu mano alcanzar otras que espero sean para tu Gloria.
Mi hermano, mis padres, por darme la estabilidad emocional y sentimental; para
poder llegar hasta este logro, que definitivamente no hubiese podido ser realidad
sin ustedes. Madre, serás siempre mi inspiración para alcanzar mis metas, por
enseñarme que todo se aprende y que todo esfuerzo es al final una recompensa.
A la Profesora y Tutora Adreana Morón por servir de guía durante toda la
especialización y ahora por seguir guiándome y enseñándome en el tiempo de
preparación del Trabajo Especial para Optar al Grado de Especialista.
A todos, Gracias.
Daniela García
ÍNDICE DEDICATORIA ................................................................................................................. II
AGRADECIMIENTO ........................................................................................................ III
ÍNDICE .......................................................................... ¡Error! Marcador no definido.IV
RESUMEN..................................................................................................................... VII
ABSTRACT .................................................................................................................. VIII
INTRODUCCIÓN .............................................................................................................. 1
CAPÍTULO I: El problema ................................................................................................. 4
1.- Planteamiento del Problema ........................................................................................ 4
2.- Formulación del Problema ........................................................................................... 8
3.- Sistematización del problema ...................................................................................... 8
4.- Objetivos de la investigación ....................................................................................... 9
4.1-Objetivo General .................................................................................................. 9
4.2-Objetivos Específicos ........................................................................................... 9
5.- Justificación de la Investigación .................................................................................. 9
6.- Delimitación ............................................................................................................... 11
CAPÍTULO II: Marco teórico ........................................................................................... 13
1.- Antecedentes de la investigación .............................................................................. 13
2.- Bases teóricas ........................................................................................................... 17
2.1.- Auditoría .......................................................................................................... 17
2.2.- Auditoría operacional ....................................................................................... 18
2.3.- Objetivos de la auditoría operacional ............................................................... 20
2.4.- Tipos de auditorías operacionales ................................................................... 20
2.5.- Proceso de la auditoria operacional ................................................................. 22
2.6.- Programa de auditoría ..................................................................................... 26
2.7.- Factores que miden el desempeño de las operaciones ................................... 26
2.7.1- Eficiencia ................................................................................................... 27
2.7.2- Efectividad ................................................................................................. 30
2.7.3- Economía .................................................................................................. 31
2.8.- Sistema de control interno ..................................¡Error! Marcador no definido.
2.8.1- Componentes del control interno: .............................................................. 35
2.9.- Riesgos ............................................................................................................ 38
2.9.1-Clasificación de los riesgos .......................38¡Error! Marcador no definido.
2.10.- Proceso de producción. ................................................................................. 39
2.10.1- Planeación y control del ciclo de producción¡Error! Marcador no definido. 50
3.- Descripción de la organización objeto de estudio ...................................................... 52
3.1- Reseña histórica ............................................................................................... 52
3.2- Misión ............................................................................................................... 52
3.3- Visión ................................................................................................................ 53
3.4- Estructura organizativa ..................................................................................... 53
3.5- Descripción del proceso de producción de la organización. ............................ 54
4.- Sistema de variables ................................................................................................. 58
4.1- Definición conceptual........................................................................................ 58
4.2- Definición operacional ...................................................................................... 58
5.- Bases Legales ........................................................................................................... 59
6.- Cuadro de Operacionalización de las Variables ........................................................ 65
7.-Definición de términos básicos ................................................................................... 66
CAPÍTULO III: Marco metodológico ................................................................................ 70
1.-Tipo de investigación .................................................................................................. 71
2.- Diseño de la investigación ......................................................................................... 72
3.- Población de la investigación .................................................................................... 73
4.- Técnicas e instrumentos para la recolección de datos .............................................. 75
5.- Validez ...................................................................................................................... 76
6.- Confiabilidad .............................................................................................................. 77
7.-Tratamiento Estadístico De Los Datos ....................................................................... 77
8.- Procedimiento de la investigación. ............................................................................ 78
CAPITULO IV: Análisis de los Resultados ...................................................................... 81
CONCLUSIONES. ........................................................................................................ 159
RECOMENDACIONES ................................................................................................. 161
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS. ............................................................................ 163
García, Daniela de los Ángeles, PROGRAMA DE AUDITORÍA OPERACIONAL
PARA EL PROCESO DE PRODUCCIÓN EN CARBONES DE LA GUAJIRA S.A., Universidad del Zulia, Facultad de Ciencias Económicas y Sociales, División de Estudios para Graduados, Programa: Auditoría, Nivel: Especialización, Maracaibo, Venezuela, 2013, 166p.
RESUMEN
La presente investigación tiene como objetivo principal diseñar un Programa de Auditoría
Operacional para el Proceso de Producción en Carbones de la Guajira S.A., la
investigación fue de tipo descriptiva, orientada a identificar los factores de medición del
desempeño para el proceso de producción en Carbones de la Guajira S.A., analizar los
componentes del control interno y determinar los factores de riegos asociados al proceso
de producción en Carbones de la Guajira S.A. Con la finalidad de comprobar la eficiencia,
economía y eficacia en la ejecución del proceso de producción. La población por ser finita,
se tuvo acceso a ella. Estuvo conformada por el Gerente General, el Jefe de Producción,
los Analistas de Costos y los Auditores de Carbones de la Guajira, S.A. Para la
recolección de datos se utilizó como instrumento la encuesta estructurada, basada en
autores como: Whittington y Pany (2005), Biglino y Durán (2008), Pinilla, J (1996),
Estupiñan (2006). Del estudio finalmente, se presenta como conclusión que Carbones de
la Guajira, S.A no revisa el desempeño de la etapa de producción, siendo sistemática,
rutinaria y poco observada en cuanto a la busca de un mejor desempeño de las funciones,
debiendo aplicar métodos de trabajo capaces de mejorar el desempeño de la actividad
operativa. Se recomienda que el auditor operacional debe formular un diagnostico
completo y objetivo de la forma como se está ejecutando el proceso operativo, en la
perspectiva de asesorar a la alta gerencia para superar los niveles de eficiencia de la
organización.
PALABRAS CLAVES:
Auditoría Operacional
Economía
Eficacia
Eficiencia
Programa
García, Daniela de los Angeles, OPERATIONAL AUDIT PROGRAM FOR THE PROCESS PRODUCTION AT CARBONES DE LA GUAJIRA SA, University of Zulia, Faculty of Economics and Social Sciences, Division of Graduate Studies, Program: Audit Level: Specialization, Maracaibo, Venezuela, 2013, 166p.
ABSTRACT
This research aims to design a program leading Operational Audit Process Production Carbones de la Guajira, SA. The research was descriptive, aimed at identifying the performance measurement factors for the production process at Carbones de la Guajira, SA. analyze the components of internal control and identify risks factors associated with the production process in Carbones de la Guajira SA In order to verify the efficiency, economy and effectiveness in the implementation of the production process . The population to be finite , we had access to it. Consisted of the manager general , the Head of Production, Cost Analysts and Auditors Carbones de la Guajira , SA For data collection instrument was used as a structured survey , from authors such as : Whittington and Pany (2005 ) , Biglino and Duran (2008 ) , Pinilla , J ( 1996 ) , Estupiñan (2006 ) . The study finally conclusion is presented as Carbones de la Guajira , SA does not review the performance of the production stage , being systematic, routine, rarely observed in terms of looking for a better performance of the functions and must work methods able to improve the performance of operational activity. It is recommended that operational auditor should formulate a comprehensive and objective diagnosis of the way they are running the operating process , with a view to advising senior management to overcome the efficiency levels of the organization.
KEYWORDS:
Operational Audit
Economy
Effectiveness
Efficiency
Program
INTRODUCCIÓN
El mundo avanza aceleradamente en conocimientos y desarrollo de aplicaciones
tecnológicas, sin embargo, el hombre aún no se convence que prestando atención a los
procesos, a cada uno de ellos en particular y analizarlos desde el punto de vista micro,
puede añadir numerosos beneficios a las organizaciones. (Sepúlveda S, 2002).
Por otra parte, las organizaciones a medida que van creciendo suelen establecer
procedimientos de trabajo, normalmente redactados por escrito, de tal manera que se
trata de estandarizar la manera de trabajar y conseguir que diferentes personas hagan
las cosas de una manera más o menos uniforme, conocida, y considerada ideal. Todo
esto es teóricamente correcto, pero no siempre el método establecido es la mejor
forma de actuar, de manera que hay que buscar siempre la mejora continua.
Sin tener que irse a una situación extrema, existen muchas organizaciones en la
actualidad que se han convertido en auténticos aparatos automáticos, repetitivos e
invariables; la realidad es que en muchos casos, debido a un excesiva división de las
tareas, al poco trabajo en equipo y a la escasa participación de todos los trabajadores,
los objetivos de eficacia, eficiencia y economía no son buscados en conjunto e incluso
son hasta olvidados.
Una herramienta que permite el análisis de los procesos es la auditoría operacional,
definida como el examen y evaluación profesional de todas o una parte de las
operaciones y actividades de una entidad cualquiera, para determinar su grado de
eficacia, economía y eficiencia y formular recomendaciones gerenciales para mejorarlo.
(Cuéllar, G 2002).
En este sentido, se cree conveniente la aplicación de una auditoría operacional a
Carbones de la Guajira, S.A, a través de la cual se evalúe desde un punto de vista
micro los procesos, específicamente el proceso de producción, con la finalidad de
rescatar lo referido anteriormente: la búsqueda de la eficiencia, eficacia y economía, en
la organización a estudiar.
2
Carbones de la Guajira S.A, ubicada geográficamente al noroeste del estado Zulia
tiene bajo su responsabilidad la obtención del carbón mineral, por medio de un proceso
de producción que cubre un amplio rango de situaciones que deben ser estudiadas
constantemente, para ir disminuyendo la cantidad de desperdicios de materia, tiempo y
dinero, mantenerlas en un adecuado funcionamiento e ir mejorándolas continuamente.
Por esta razón se propone el diseño de un programa de auditoría operacional para el
proceso de producción de Carbones de la Guajira S.A, una herramienta a ser planeada
y elaborada en el presente trabajo, que se caracteriza por prever los trabajos a realizar
por el auditor, estableciendo líneas de conducta a seguir, las etapas a cumplir y los
medios a emplear, que deben ser efectuados durante todo el transcurso de la auditoria.
Representando un enunciado lógicamente ordenado y clasificado, de los
procedimientos de auditoría que han de emplearse, la extensión que se les ha de dar y
la oportunidad en que se han de aplicar, que será una guía para la eficaz realización del
trabajo de verificación de los elementos de eficiencia, eficacia y economía, en el
entendido que en ningún caso se debe pretender limitar la creatividad del profesional
responsable de su ejecución.
Este anteproyecto, consta de tres capítulos:
CAPÍTULO I: Incluye todos los aspectos relacionados con el planteamiento del
problema, objetivos, justificación y delimitación de la investigación.
CAPÍTULO II: Hace referencia al marco teórico, que contiene los antecedentes
relacionados con la investigación, los fundamentos teóricos respectivos, la
operacionabilidad de la variable y la definición de términos básicos.
CAPÍTULO III: Comprende el marco metodológico, que incluye el tipo de estudio, el
diseño de la investigación, la población, asimismo se presenta el instrumento y las
técnicas aplicadas para la recolección e interpretación de los datos, en fin se detalla el
procedimiento general bajo el cual se desarrolla el trabajo de análisis.
3
CAPÍTULO I
EL PROBLEMA
4
CAPÍTULO I
El problema
1.- Planteamiento del Problema
La notable evolución tecnológica, el incremento del nivel de vida y el continuo
aumento de la población, han traído como consecuencia un continuo incremento del
consumo energético. En la actual civilización la energía se ha convertido en un
elemento indispensable para la sociedad. La energía es necesaria para todas las
actividades que día a día realiza el hombre. Cada vez cobra más importancia en
actividades domésticas, actividades industriales y transporte de personas.
La Agencia Internacional de la Energía en sus previsiones de la evolución del
consumo de los recursos energéticos, predice que para el año 2030 el consumo de
energía se podría duplicar con respecto al que había a principios de siglo y además de
toda esa energía se prevé el 86% será de combustibles fósiles. También indica, que a
principio del siglo XXI los recursos energéticos se centran fundamentalmente en un
80% en los conocidos como combustibles fósiles. (Fuentes F, 2010).
Los combustibles fósiles están compuestos por minerales como el carbón, el gas, el
petróleo, entre otros. Estos elementos se encuentran distribuidos geográficamente en el
país y para ser utilizados como producto final necesitan de un procesamiento luego de
ser extraídos.
Venezuela, siendo un país petrolero no deja a un lado la producción del carbón.
Carbones de la Guajira, S.A es una de las empresas venezolanas encargadas de la
extracción, producción y transporte del carbón que se encuentra distribuido
geográficamente en el corazón de la Guajira, siendo ésta una empresa mixta con
mayoría accionaría del estado venezolano, conformada por Carbozulia, filial de la
Corporación para el Desarrollo de la Región Zuliana (Corpozulia), con 51% del capital
accionario y Carbomar con el 49%.
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En cuanto a la misión, la empresa tiene como propósito producir y comercializar
carbón mineral, de manera racional, segura y eficiente, en armonía con el ambiente,
impulsando el desarrollo endógeno y el crecimiento sustentable de la industria
nacional, como fuerza de transformación social y económica. Y entorno a la visión, tiene
como propósito ser la empresa carbonífera modelo, orgullo de sus trabajadores,
contribuyendo al desarrollo sustentable de la industria nacional y la sub-región Guajira,
forjadora de una cultura donde prevalezcan los valores socialistas, a los fines de
alcanzar la soberanía productiva. (Coordinación de Tecnología de Información y
Comunicación. Carbones de la Guajira [en línea]. Venezuela, 2006).
Por otra parte, su estructura general está compuesta en primer lugar por la Asamblea
de accionistas y sucesivamente por la Junta directiva y la Presidencia. Luego de estas
unidades, continúa la comunicación y la vía jerárquica con la Coordinación de
planificación y presupuesto en correlación con la Oficina de atención al ciudadano; la
Coordinación de desarrollo organizacional con Asuntos legales; y la Coordinación de
proyectos especiales en reciprocidad con la Coordinación de prevención y control de
pérdidas, (ver figura 1). La Presidencia, tiene a su mando la Gerencia de operaciones y
la Gerencia de gestión administrativa.
Figura 1. Estructura organizativa de Carbones de la Guajira S.A.
6
La importancia de las gerencias radica, en que éstas deben estar atentas a todo lo
referente a los procesos que inciden en el desempeño de la organización, debiéndose
incluir el proceso de producción; proceso trascendental para la empresa carbonífera.
Toda organización, para lograr mejores resultados, debe contar con un manejo de
procesos óptimo, que conlleve a que se alcance lo planificado y se beneficie a la
organización en su participación competitiva en los actuales escenarios internacionales.
Las operaciones o procedimientos seguidos por las organizaciones pueden ser
evaluados y revisados de manera parcial o total por la auditoria operacional, teniendo
esta como propósito principal ayudar a la gerencia a eliminar las deficiencias por medio
de la recomendación de medidas correctivas.
La auditoria operacional es definida como el examen y evaluación profesional de
todas o una parte de las operaciones y las actividades de una entidad cualquiera, para
determinar su grado de eficacia, economía y eficiencia y formular recomendaciones
gerenciales para mejorarlo. Este tipo de auditoría deja en el pasado la imagen de un
auditor que solo se enfocaba en revisar cuentas y en determinar los responsables de
desfalcos, fraudes, malversaciones de fondos y otras irregularidades, convirtiéndose
ahora en un ser pensante, creativo, con gran imaginación y sentido común para ejercer
en mejor forma sus funciones, evaluar y valorizar los resultados obtenidos. (Maldonado,
M. 2007).
La auditoria operacional aplicada a un proceso de producción, inicialmente incluirá un
análisis de la planeación de dicha producción. El paso siguiente implicará que el auditor
revise el proceso de manera independiente, observando las actividades realizadas por
el departamento de producción en cada una de las etapas del proceso, controlando
recursos, eficiencia del personal, rendimientos, costos, etc. Centrándose en observar
los recursos disponibles (equipamientos y mano de obra) y la manera en que son
manejados, incluyendo el aprovechamiento de los recursos y el manejo de los costos
de producción.
7
Posteriormente, detectar cuales son los puntos débiles en el proceso de producción y
seguir métodos de cambio para las mejoras, logrando una mayor eficiencia y mejora en
la productividad.
Carbones de la Guajira, S. A., cuenta con un alto nivel de producción de carbón,
encontrándose, medido en Toneladas Métricas (TM), para el período enero-agosto
2010 la producción fue de 231.414 TM. Sin embargo, esto no quiere decir que la
carbonífera dentro de su línea de procesos (Perforación y Voladura, Remoción de
estéril-Escombreras, Extracción de carbón, Remanejo, Triturado y Embarque) no esté
expuesta a tener irregularidades. Ya que son amplios y complejos procedimientos
dentro un proceso general, y los mismos no cuentan con un monitoreo por parte de la
auditoría interna convencional.
La organización dentro de su estructura efectivamente cuenta con un departamento
de auditoría interna, ubicado jerárquicamente en comunicación con la Junta directiva y
la Presidencia, con un personal especializado conformado por tres auditores; uno de
ellos, el auditor encargado tiene como objetivo el control, seguimiento y análisis de los
procesos financieros y administrativos, cuya finalidad es prestar un servicio a la
Dirección. Sin embargo, no se han desarrollado auditorías especializadas referentes a
las áreas operativas, representando una debilidad para la organización, pudiéndose dar
consecuencias negativas tales como pérdidas de tiempo, de materiales y, a su vez,
pérdidas económicas.
Es por eso que la aplicación de una auditoria operacional al proceso de producción
es de vital importancia, ya que éste es el principal proceso para la empresa carbonífera,
y aplicarla, ayudará a conocer las deficiencias e irregularidades existentes que atentan
contra la eficiencia, economía y eficacia de este proceso medular. Además que,
permitiría acelerar el desarrollo de la entidad buscando siempre un perfeccionamiento
continuo de los planes de acción y procedimientos.
8
De acuerdo a lo expuesto en párrafos anteriores nace el objetivo de la presente
investigación, que busca la creación de un programa de auditoría operacional para ser
aplicado por el departamento de auditoría interna de Carbones de la Guajira S.A.
(CBG), al proceso de producción llevado a cabo en la Mina Norte, ubicada en el pleno
corazón de la Guajira, operando allí desde 1995. Siendo el programa una herramienta
viable, puesto que existe el departamento de auditoría interna, así como personal
capacitado para ejecutarlo.
2.- Formulación del Problema
¿Cómo debe ser un programa de auditoría para el proceso de producción de
Carbones de la Guajira S.A, basado en auditorias operacionales, a fin de coadyuvar en
el logro de los objetivos de eficacia, eficiencia y economía de la corporación?
3.- Sistematización del problema
Una vez expuestas todas las consideraciones relacionadas con el diseño de un
programa para la ejecución de auditorías operacionales, se plantea la sistematización
del problema mediante las siguientes interrogantes:
¿Cuáles son los factores de medición del desempeño para el proceso de producción
en Carbones de la Guajira S.A.?
¿Cómo funcionan los componentes del sistema de control interno asociados al
proceso de producción en Carbones de la Guajira S.A.?
¿Cuáles son los riesgos relacionados al proceso de producción en Carbones de la
Guajira S.A.?
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¿Cuál es la naturaleza, objetivo y alcance de las pruebas y procedimientos de una
auditoria operacional a aplicar al proceso de producción en Carbones de la Guajira
S.A.?
4.- Objetivos de la investigación
4.1-Objetivo General
Diseñar un programa de auditoría operacional para el proceso de producción en
Carbones de la Guajira S.A.
4.2-Objetivos Específicos
Identificar los factores de medición del desempeño para el proceso de producción en
Carbones de la Guajira S.A.
Analizar los componentes del control interno para el proceso de producción en
Carbones de la Guajira S.A.
Determinar los factores de riegos asociados al proceso de producción en Carbones
de la Guajira S.A.
Determinar la naturaleza, objetivo y alcance de las pruebas y procedimientos de una
auditoria operacional a ser aplicadas al proceso de producción en Carbones de la
Guajira S.A.
5.- Justificación de la Investigación
Una herramienta necesaria para la toma de decisiones concernientes a la mejora de
los procedimientos y prácticas de las organizaciones es la Auditoria Operacional, la
10
misma garantiza la mejora de procesos; así como también evaluar la eficacia de los
controles internos.
La investigación se argumenta desde el punto de vista práctico por ayudar en la
búsqueda de una optimización del desempeño en los procesos de producción de
Carbones de la Guajira, S.A, a través de un instrumento de Auditoria Operacional, que
contribuya en el control de los procesos, lo que a su vez se traduce en un adecuado
manejo del tiempo, de las maquinarias, del recurso humano y de los recursos
económicos.
De esta manera, se evidencia el impacto económico del presente estudio, al
contribuir con el desarrollo de una herramienta que puede ayudar a optimizar los
recursos económicos de la organización y de esta manera trascender. La auditoria
operacional se sustenta en que mediante ella se pueden conocer los problemas que
dificultan el desarrollo operativo y obstaculizan el crecimiento de las organizaciones.
Los resultados y conclusiones que se obtengan de esta investigación podrían
proporcionar aportes relevantes para el ámbito económico y financiero de la región, al
considerar las consecuencias que se tengan de la aplicación de la auditoría
operacional.
Por otra parte, el estudio se justifica metodológicamente ya que los datos de esta
investigación, el instrumento de recolección de información y en general el proceso
metodológico podrán ser utilizados en un futuro, como referencia por otros
investigadores que deseen realizar estudios semejantes, utilizando en el proceso un
instrumento elaborado especialmente para la recolección de información base para el
diseño del programa.
Desde el punto de vista técnico, este trabajo de investigación puede servir de
referencia a las administraciones, que cada vez se preocupan más por el desarrollo de
sus empresas. Así como para realizar estudios sobre los efectos y causas que
producen la ineficiencia administrativa, por no poseer un mecanismo de control que
11
sirva como fundamento, conocimiento y preparación para identificar, prevenir, y detectar
insuficiencias que afecten la eficiencia y eficacia de los procesos productivos.
En última instancia, y desde el punto de vista teórico, es una investigación orientada
a la producción de conocimiento sobre el desarrollo de una auditoria operacional
basada en información real del desempeño de la gestión en una importante empresa
del sector energético del Estado, pudiéndose constituir en un aporte significativo a las
organizaciones inteligentes, consideradas éstas, como aquellas capaces de aprender,
sustentándose en la profundización de los elementos teóricos que rodean las variables.
6.- Delimitación
La investigación está orientada a la creación de un programa de auditoría
operacional que evalué el proceso de producción de Carbones de la Guajira, S, A. Para
ello, será necesario obtener información específicamente en las oficinas de Carbones
de la Guajira, S.A y en la mina de mencionada empresa carbonífera, siendo las
unidades de información a quienes se les aplica el instrumento de medición, el personal
del departamento de auditoría interna y los departamentos encargados del área de
producción, específicamente los departamentos de coordinación técnica, coordinación
de producción y la coordinación de transporte y embarque.
Por otra parte, la investigación se basará en el estudio de la auditoria operacional
tomándose en cuenta autores como: Whittington Pany (2005), Rodríguez (2007) y
Franklin, E (2007).
Para cumplir con dichos objetivos, se recogerá y procesará la información necesaria
durante el período contable 2011.
12
CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO
13
CAPÍTULO II
Marco teórico
El presente marco teórico contiene la definición de los elementos conceptuales del
problema objeto de estudio, dicho capítulo tiene el propósito de sustentar teóricamente
la investigación con conocimientos previos; de esta manera se facilita al investigador el
conocimiento y manejo de premisas de análisis.
1.- Antecedentes de la investigación
Méndez (2009), realizó un estudio titulado Evaluación de la eficiencia y eficacia del
proceso de medición y lectura del servicio de agua potable en HIDROFALCON, C.A
(mediante la aplicación de una auditoría operacional), en la coordinación de medición
en la Gerencia Paraguaná de Hidromar, C.A., partiendo de un diagnóstico de la gestión
administrativa del departamento y de una evaluación del control interno.
El tipo de investigación fue descriptiva con un diseño de campo; como instrumento
de recolección de datos se aplicó una guía de entrevista aplicada a seis trabajadores
del departamento de lectura y medición, integrantes de las unidades informantes, los
cuales constaban de treinta en total; también fue necesario utilizar la observación
directa. El instrumento se validó mediante la opinión de expertos en el área de la
temática a evaluar, así como también del área metodológica. Los resultados se
procesaron con el uso de la estadística descriptiva.
Del análisis se deduce que el sistema de gestión administrativo del departamento
presenta ineficacia e ineficiencia en los procesos de medición y lectura. Por lo tanto, se
recomendó planes y controles para mejorar la micro medición de los clientes de la
hidrológica.
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Por su aporte metodológico, el estudio realizado por Méndez permite determinar de
qué manera puede ser evaluada un área de la empresa, en este caso en específico un
departamento, utilizando como herramienta la auditoria operacional para obtener
resultados que permitan determinar la eficiencia y la eficacia de un proceso
fundamental, como lo es la medición y lectura del servicio de agua potable para
HIDROFALCON, C.A, creando recomendaciones que mitiguen las incidencias
encontradas.
Del mismo modo Uribarrí (2007), realizó un estudio titulado Evaluación de la
eficiencia y eficacia del proceso productivo de Fábrica de bolsas plásticas, C.A.
(PLASTIPAN), con la finalidad de obtener el grado de especialista en contaduría,
mención auditoría, en la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado.
Para cumplir con dicho objetivo, efectuó una investigación documental de naturaleza
exploratoria, debido a que se revisaron y analizaron bibliografías para vincular la
variable de auditoría con la variable de producción, transformándose en un estudio
descriptivo con diseño no experimental, llegando a sistematizar los procedimientos
generales de auditoría que debe seguir un auditor, tanto interno como externo, para
evaluar la eficiencia y eficacia en el proceso productivo de la fabricación de bolsas
plásticas.
En tal sentido, el autor concluyó que es necesario tomar en cuenta los
procedimientos de auditoría operacional para llegar a evaluar la eficiencia y eficacia de
cualquier sistema productivo, debido a que los mismos describen de una forma lógica y
secuencial los pasos a seguir por el auditor, y de esta manera mantener uniformidad y
criterio profesional en el área.
El aporte de la misma radica en destacar la importancia de la aplicación de la
auditoria operacional a los procesos de producción, intensión de la presente
investigación, que se fundamenta en promover la aplicación de una auditoria
operacional al proceso de producción de Carbones de la Guajira, S. A
15
De igual forma, Crespo (2007), realiza la investigación titulada Diseño de un
programa de auditoría operacional, para evaluar la eficiencia y economía de la mano de
obra en la Industria SOLDARGENT C.A., dicha investigación se orientó a hacer una
revisión de bibliografía especializada referida al objeto de estudio y de trabajos que
guardan relación con la investigación, a objeto de proponer en el capítulo V de su
investigación algunos programas destinados a revisar eficiencia y eficacia del control
interno general de la mano de obra, de los estándares de cantidad y tarifa de la mano
de obra directa en la empresa SOLDARGENT C.A.
Se llegó a la conclusión que es necesario revisar aspectos del sistema de control
interno en lo relacionado a la mano de obra directa utilizada por la empresa, con la
finalidad de mejorar el proceso productivo y, de este modo, disminuir los costos
proporcionando un incremento en la utilidad. Dicha investigación aporta una referencia
bibliográfica especializada referida al objeto de estudio y trabajos que guardan relación,
que sirven de referencia para el presente trabajo a realizar.
Así mismo, Contreras (2005), realizó un estudio para obtener el grado de especialista
en contaduría, mención auditoría en la Universidad Católica del Táchira, titulado
Evaluación de la eficiencia, eficacia y economía del departamento de ventas y
cobranzas. Esta investigación fue desarrollada en la empresa CARFLEX C.A., mediante
la aplicación de una auditoría operacional a fin de evaluar la eficiencia, eficacia y
economía de las operaciones efectuadas en el departamento de ventas y cobranzas. La
aplicación de este tipo de auditoría permitió analizar, basándose en los criterios de
economía, eficiencia y eficacia el conjunto de procedimientos y métodos operacionales
de este departamento.
La modalidad empleada fue de tipo explicativo, fundamentado en la verificación y
análisis de la información obtenida en los estudios de campo, con el uso de
cuestionarios y entrevistas a las personas a cargo y observaciones directas de los
procedimientos utilizados con la base documental existente. Para la realización de
dicho trabajo, se realizó una revisión bibliográfica y el análisis a los resultados
16
obtenidos de la aplicación de los instrumentos de recolección, mediante el diseño del
programa de auditoría y los papeles de trabajo.
Como resultado del análisis se procedió señalar una serie de recomendaciones
esenciales para asegurar el control de la organización y el mejoramiento de la gerencia
del departamento, entre las cuales se encuentra la definición clara y por escrito de:
misión, visión, objetivos, políticas, planes, metas, presupuestos, estructura organizativa,
funciones, procedimientos, planes de supervisión, selección, capacitación, motivación y
métodos de control.
La investigación realizada por Contreras, incluye una revisión bibliográfica completa
de los elementos que constituyen la auditoria operacional, aporte presentado y que es
necesario en la presente investigación para realizar un análisis de la variable a estudiar.
Por su parte, Arrieta (2004), para obtener el título de especialista en contaduría,
mención: auditoría en la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado realizó el
estudio titulado Diseño de un programa de auditoría operacional para determinar la
eficiencia y eficacia del departamento de ventas de la empresa FESTO, C.A. Sucursal
Barquisimeto. El objeto de estudio de este trabajo de grado, consistió en realizar una
investigación documental y un estudio descriptivo que permitió proponer un programa
de auditoría operacional para la Empresa FESTO C.A., sucursal Barquisimeto, con el fin
de lograr la formalidad de su estructura y así optimizar la comercialización de sus
productos y servicios.
En conclusión, se propone un programa de auditoría operacional en el departamento
de ventas, con el propósito de realizar un seguimiento y una detección oportuna de las
fallas en el ciclo de dicho departamento. Este antecedente da un aporte metodológico,
proporcionando lineamientos para la creación de un programa de auditoría operacional,
objeto final de la presente investigación.
17
2.- Bases teóricas
2.1.- Auditoría
Para autores como Madariaga J (2004), la auditoría, en general, es un examen
sistemático de los estados financieros, registros y operaciones con la finalidad de
determinar si están de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente
aceptados, con las políticas establecidas por la dirección y con cualquier otro tipo de
exigencias legales o voluntariamente adoptadas.
Cano y Lugo (2005), definen la auditoría como el examen objetivo, sistemático y
profesional de las operaciones financieras o administrativas, efectuado con
posterioridad a su ejecución, como servicio a la gerencia por personal de una unidad de
auditoría, completamente independiente de dichas operaciones, con la finalidad de
verificarlas, evaluarlas y elaborar un informe que contenga comentarios, conclusiones y
recomendaciones, soportados en evidencia convincentes.
Numerosas definiciones existen sobre la herramienta de auditoría, generalmente es
definida como una evaluación o examen de los estados financieros, transacciones y
operaciones de las empresas, llevada a cabo por una persona o firma independiente
de reconocida capacidad y competencia profesional, las cuales sean capaces de
ofrecer una opinión imparcial y experta sobre los resultados del trabajo de auditoría.
Dentro de la amplia gama de objetivos que persigue la auditoría, se tiene:
Evaluar el cumplimiento de disposiciones vigentes, políticas, metas, principios
de contabilidad generalmente aceptados, entre otros.
Determinar la confiabilidad de la información gerencial como base para la
toma de decisiones.
Salvaguardar recursos financieros, talentos humanos, y tecnológicos.
Examinar y evaluar el sistema de control interno y las estrategias que se
18
siguen para administrar riesgo y para el logro de la eficiencia, efectividad y
economía para alcanzar la productividad.
Recomendar mejoramiento en el sistema contable, sistema de control interno,
los sistemas administrativos y el sistema de información gerencial.
Descubrir y divulgar irregularidades y desviaciones. (Cano y Lugo, 2005).
En la actualidad, la auditoría además de dar fe sobre las operaciones pasadas,
incluye dentro de sus objetivos la mejora de operaciones futuras, a través de la
formulación de recomendaciones constructivas tendentes a aumentar la economía,
eficiencia y eficacia en el manejo de recursos de la organización, proporcionando el
surgimiento de nuevas doctrinas y técnicas gerenciales. Esto ha permitido a la auditoría
diversificarse en diferentes campos, para adaptarse a los cambios del entorno, con la
finalidad de satisfacer las necesidades requeridas por los entes públicos o privados.
Según el objetivo a evaluar, las auditorias se clasifican en:
Financiera (Razonabilidad de Cifras)
Operativa (Productividad en los Procesos)
De Control Interno y Cumplimiento (Evaluación de Normas y su cumplimiento)
Gestión (Medición de resultados en el manejo de recursos). (Cano y Lugo,
2005)
2.2.- Auditoría operacional
Para Thierauf, R (1984), la auditoría de operaciones evolucionó a partir de la
auditoría financiera, va más allá de las funciones contables y trata actividades no
financieras, que finalmente se manifiestan en los registros contables de la organización.
El propósito de una auditoria de operaciones es revisar, apreciar operaciones y
procedimientos.
19
Por su parte Vidales, L. (2003), define a la auditoría operacional como una revisión y
evaluación parcial o total de las operaciones y procedimientos adoptados en una
empresa, con la finalidad principal de auxiliar a la dirección a eliminar las deficiencias
por medio de la recomendación de medidas correctivas.
Mientras que, Whittington y Pany (2005), establecen que “el término auditoría
operacional se refiere al análisis integral de una unidad operativa o de una organización
completa para evaluar sus sistemas, controles y desempeño, según se miden en
función de los objetivos de la administración. En tanto que, una auditoría financiera se
centra en la medición de la posición financiera, de los resultados de las operaciones y
de los flujos de efectivo de la entidad, una auditoría operacional se centra en la eficacia,
la eficiencia y la economía de las operaciones”.
Las ideas expuestas cronológicamente por los anteriores autores proponen que la
auditoria operacional es un tipo de auditoría que se encarga de evaluar a nivel macro
una organización, o a nivel micro un proceso o un área determinada de la organización,
con la finalidad de determinar la eficiencia, eficacia y economía con que se han
empleado los recursos humanos, materiales y financieros; determinar si los resultados
de las operaciones han cumplido con las operaciones programadas y los objetivos
propuestos. Además de ser un instrumento que ayuda a la dirección a eliminar
deficiencias encontradas por medio del aporte de las recomendaciones de mejora.
De igual manera Cuéllar, G (2002), indica que la auditoría operacional o de
desempeño es el examen y evaluación profesional de todas o una parte de las
operaciones y actividades de una entidad cualquiera, para determinar su grado de
eficacia, economía y eficiencia y formular recomendaciones gerenciales para mejorarlo.
A partir de esta definición se puede establecer que existen factores que miden el
desempeño de las operaciones en relación a la eficacia, la eficiencia y la economía. La
auditoría operacional se centra en determinar el grado de satisfacción de éstos
objetivos dentro de las operaciones o actividades de la empresa.
20
2.3.- Objetivos de la auditoría operacional
Las auditorias operacionales con frecuencia son efectuadas por auditores internos
para sus organizaciones. Los usuarios principales de los informes de auditoría
operacional son los gerentes de distintos niveles, incluso el consejo de administración.
La administración de alto nivel requiere de opiniones en cuanto a que todos los
componentes de una organización están trabajando para lograr las metas de la misma.
La administración necesita, por ejemplo, lo siguiente:
1. Evaluaciones del desempeño de la unidad, con relación a los objetivos de la
administración u otros criterios convenientes.
2. Opinión en cuanto a que sus planes (según se enuncian en declaraciones de
objetivos, programas, presupuestos y lineamientos) son integrales, consistentes y
entendidos en niveles operativos.
3. Información objetiva con relación a qué tan bien se están llevando a cabo sus
planes y políticas en todas las áreas de operaciones y, acerca de oportunidades
para el mejoramiento en cuanto a eficiencia, eficacia y economía.
4. Información acerca de debilidades en los controles operativos, sobre todo
respecto a posibles fuentes de dispendio.
5. Opinión reiterada en cuanto o que es posible confiar en todos los informes de
operaciones como una base para la acción. (Whittington y Pany, 2005)
2.4.- Tipos de auditorías operacionales
Arens, Alvin A. y Loebbcke, James K (1996), indican que las auditorias operacionales
constan de tres grandes categorías; funcionales, organizacionales y los cometidos
especiales. En cada caso, la auditoria probablemente tenga que ver con la evaluación
de controles internos en busca de la eficiencia y efectividad. Por ende, para lograr un
desarrollo armónico dentro de la empresa conviene evaluar según las siguientes
categorías, teniendo en cuenta cual es la que se adecua más a las necesidades de la
organización:
21
a. Funcionales
Las funciones son un medio de categorización de las actividades de un negocio,
como la función de facturación o la de producción. Existen muchas formas diferentes de
categorizar y subdividir las funciones. Por ejemplo, existe una función de contabilidad,
como también una de desembolsos de efectivo, recibos de efectivo y pago de nóminas.
Como lo implica su nombre, una auditoria funcional trata con una o más funciones en
una organización, ésta puede dirigirse a la función de nómina de una división o de la
organización como un todo. Este tipo de auditoría tiene la ventaja de permitir la
especialización de los auditores, los cuales pueden desarrollar una especialización
considerable en un área como la ingeniería de producción, y aprovechar con mayor
eficiencia todo su tiempo desarrollando la auditoria en esa área.
b. Organizacionales
Una auditoria operacional de una empresa trata con toda la unidad organizacional,
como departamento, sucursal o subsidiaria. El énfasis en una auditoria organizacional
radica en la forma en que se interactúan las funciones con eficiencia y efectividad, su
plan de organización y los métodos empleados para coordinar las actividades cobran
importancia en este tipo de auditoría.
c. Cometidos Especiales
El origen de los cometidos especiales en la auditoria operacional surge de la solicitud
explícita por parte de la administración. Existe gran variedad de éste tipo de auditorías,
como por ejemplo; los que incluyen la determinación de la causa por la poca efectividad
de un sistema PED, de igual forma, la investigación de la posibilidad de comisión de
fraudes dentro de una división, y las recomendaciones para reducir el costo de un
producto fabricado.
22
De acuerdo a las categorías establecidas por Arens y Loebbcke, el enfoque que se
considera en la propuesta es el tipo funcional, dirigida hacia el proceso de producción
de Carbones de la Guajira, S. A. Permitiendo a los auditores dedicar su tiempo a
evaluar específicamente esta área para obtener, a su vez, resultados de mayor calidad.
2.5.- Proceso de la auditoria operacional
Según Whittington y Pany (2005), en muchos aspectos, el trabajo del auditor al
efectuar una auditoria operacional es similar al de una auditoria de estados financieros,
pero existen algunas diferencias significativas. Los pasos a seguir los enuncia en los
términos siguientes: 1) definición del propósito, 2) familiarización, 3) estudio preliminar,
desarrollo de un programa, 5) trabajo de campo, 6) formulación de un informe acerca de
los hallazgos, y 7) seguimiento.
Definición del propósito
El extenso y amplio enunciado de una auditoria operacional incluye, por lo regular, la
intención de valorar el desempeño de una organización, una función o un conjunto de
actividades en lo particular. Este extenso enunciado, no obstante, tiene que expandirse
para especificar de manera precisa el alcance de la auditoria y la naturaleza del
informe. Los auditores tienen que determinar qué políticas y procedimientos en lo
específico van a evaluarse y cómo se relacionan con los objetivos específicos la
organización.
Familiarización
Antes de iniciar una auditoria operacional, los auditores tienen que obtener un
conocimiento integral de los objetivos, de la estructura organizacional y de las
características operativas de la unidad que se está auditando. Este proceso de
familiarización puede empezar por un estudio de las actas constitutivas
organizacionales, de los enunciados de las funciones y responsabilidades asignadas,
23
de las políticas y lineamientos administrativos y de las políticas y procedimientos
operativos. En esta etapa, los auditores pueden leer algo del material publicado
disponible acerca del tema para familiarizarse en la mayor medida posible con las
funciones efectuadas.
Esta información acerca de los antecedentes, faculta al auditor para visitar las
instalaciones de la organización y entrevistar al personal de supervisión para determinar
sus objetivos específicos, las normas que se utilizan para medir el cumplimiento de
estos objetivos y los principales problemas que enfrenta para alcanzarlos. Durante
estas visitas, los auditores también observarán las operaciones e inspeccionarán los
registros e informes disponibles.
En resumen, los auditores intentan familiarizarse con el mayor detalle posible con la
función que se está desempeñando, en particular desde el punto de vista de la
responsabilidad y el control administrativo.
Estudios preliminares
Las conclusiones preliminares de los auditores acerca de los aspectos
trascendentales de las operaciones y áreas inciertas se resumen como el estudio
preliminar de los auditores. Este estudio sirve de guía para el desarrollo del programa
de auditoría.
Desarrollo del programa
El programa de auditoría operacional se hace a medida del compromiso particular.
Contiene todas las pruebas y los análisis que los auditores consideran son necesarios
para evaluar las operaciones de la organización. Con base en la naturaleza y el grado
de dificultad del trabajo de auditoría, se asignará el personal indicado al compromiso y
se programará el trabajo.
24
Trabajo de campo
La etapa de trabajo de campo implica ejecutar el programa de auditoría operacional.
Los auditores seleccionan los rubros que se van a revisar para determinar la suficiencia
de los procedimientos y qué tan bien se siguen. Al igual que en el caso de las auditorías
de los estados financieros, los auditores a menudo seleccionan, de los registros,
muestras representativas de las transacciones, y las analizan para determinar si han
seguido los procedimientos correctos y descubrir la naturaleza y medida de los
problemas encontrados. En otros casos, pueden recurrir a indagaciones o a las
observaciones directas para quedar conformes en cuanto a que los empleados
entienden sus instrucciones y están llevando a cabo su trabajo como se supone deben
hacerlo.
El análisis es otra parte importante del trabajo de campo. El desempeño real de la
organización se compara con diversos criterios como presupuestos, metas de
productividad o el desempeño de unidades similares. El análisis ofrece una base para
las recomendaciones que formulan los auditores con relación al mejoramiento de la
eficacia, eficiencia y la economía.
Conforme se termina cada etapa del trabajo de campo, los auditores resumen los
resultados y evalúan el material que recabaron. Las deficiencias que parecen ser
significativas se analizan con el supervisor implicado. Con frecuencia, es posible
emprender acciones correctivas en este momento, aunque el propósito de este análisis
en el lugar de los acontecimientos es asegurarse de que se han obtenido todos los
hechos relevantes.
A los largo del trabajo de campo, los auditores documentarán la planeación, las
evidencias recabadas, el análisis, la interpretación y los hallazgos en sus documentos
de trabajo. Los documentos de trabajo de auditoría deben sustentarse por sí solos y
respaldar el informe de los auditores.
25
Formulación de informes acerca de hallazgos
Al momento de la conclusión final del trabajo de auditoría, los auditores deben
resumir sus hallazgos relacionados con los propósitos fundamentales de la auditoria. El
informe incluirá mejoramientos sugeridos en las políticas y procedimientos
operacionales de la unidad, y una lista de las situaciones en las que el cumplimiento
con las políticas y procedimientos existentes no es el adecuado. Una vez que han
terminado de redactar el informe, deben hacer los arreglos necesarios para efectuar
una reunión final, con el objeto de revisar los hallazgos, junto con todas las personas
involucradas en las operaciones auditadas.
La reunión ofrece asimismo, una oportunidad para que la administración afectada
considere y emprenda una acción sobre el problema que se reveló.
Entonces, el informe formal va dirigido a la administración superior. Para cada
hallazgo, un informe describirá: 1) los criterios que se emplearon para evaluar la
actividad, 2) la condición o el problema que existe, 3) el motivo, 4) el impacto y la
recomendación para el mejoramiento.
Seguimiento
La etapa final en el trabajo de una auditoría operacional, es la acción de seguimiento
a fin de asegurar que cualesquiera deficiencias que se hayan revelado en el informe de
auditoría se manejen de manera satisfactoria. Esta responsabilidad de seguimiento
puede asignársele a una organización de línea o a un equipo, pero a menudo se
considera que es responsabilidad del equipo de auditoría. En algunas circunstancias,
los auditores encuentran deseable hacer un nuevo análisis breve después de un lapso
razonable con objeto de asegurar que se hayan instrumentado todas las
recomendaciones significativas.
26
2.6.- Programa de auditoria
Según Martin (2001), el programa de auditoría es un enunciado, lógicamente
ordenado y clasificado, de los procedimientos de auditoría que han de emplearse y en
qué oportunidad se aplicarán. Es planificar el trabajo general, además se debe hacer
una guía de las tareas del examen en forma precisa y orientadas a hechos o áreas
específicas, con explicación de lo que debe hacerse.
Para Whittington y Pany (2005), el programa de auditoría operacional se hace a
medida del compromiso particular. Contiene todas las pruebas y los análisis que los
auditores consideran son necesarios para evaluar las operaciones de la organización.
Con base en la naturaleza y el grado de dificultad del trabajo de auditoría, se asignará
el personal indicado al compromiso y se programará el trabajo.
A partir de lo indicado por estos autores se puede establecer que el programa de
auditoría operacional a desarrollar debe ser un plan detallado de lo que se quiere
ejecutar, donde se establece detalladamente los procedimientos de auditoría que han
de emplearse, estimando el tiempo necesario para que el personal proceda a analizar
con detenimiento cada una de las áreas establecidas.
2.7.- Factores que miden el desempeño de las operaciones
Según lo que establece Cuéllar, G (2002), la auditoría operacional o de desempeño
es el examen y evaluación profesional de todas o una parte de las operaciones y
actividades de una entidad cualquiera, para determinar su grado de eficacia, economía
y eficiencia y formular recomendaciones gerenciales para mejorarlo.
A partir de esta definición se puede establecer que existen factores que miden el
desempeño de las operaciones en relación a la eficacia, la eficiencia y la economía. La
auditoría operacional se centra en determinar el grado de satisfacción de éstos
objetivos dentro de las operaciones o actividades de la empresa.
27
2.7.1- Eficiencia
Biglino y Durán (2008), indican que existe eficiencia cuando se comprueba que los
medios se han utilizado de modo adecuado, o dicho con otras palabras, si resulta
satisfactoria la relación existente entre bienes y servicios producidos y los recursos
empleados para conseguirlos.
Para Pinilla, J (1996), existe una estrecha dependencia entre los conceptos de
productividad y de eficiencia debido a que la productividad aumenta por efectos de
eficiencia en el sentido, por ejemplo, de un mejor aprovechamiento de los insumos que
intervienen en los procesos productivos. Esto sucede cuando con los mismos insumos
se produce más o cuando o cuando con menores insumos se produce lo mismo.
Por otro lado, el nivel de eficiencia aumenta cuando se incrementa la productividad
frente a determinados estándares de medición o de desempeño.
No obstante, es necesario aclarar que se trata de dos términos lógicamente
relacionados pero muy distintos en su conceptualización técnica. Por un lado, la
productividad es un concepto económico-administrativo que resulta de establecer una
relación producto-insumo, en donde los insumos están dados por todos los elementos
que entran a un proceso productivo; el producto es el resultado del proceso productivo.
Mientras que la eficiencia se expresa como una relación entre productividad y
determinados estándares de medición multiplicada por ciento, pues se acostumbra a
calcular la eficiencia en porcentaje para establecer cuándo se encuentra en el ciento
por ciento, cuándo por encima y cuándo por debajo.
La eficiencia se orienta principalmente según Pinilla, J (1996) a la aplicación de
métodos de trabajo capaces de conducir al mejor desempeño de la actividad gerencial y
operativa, de acuerdo con los objetivos, los recursos y las limitaciones de las
organizaciones. Refleja la óptima combinación de los insumos que intervienen en los
procesos productivos con el objeto de alcanzar los niveles de rendimiento esperados y
de satisfacer, en la mejor forma posible, a la clientela interna y externa de las empresas,
28
en términos de lenguaje de planeación estratégica, prospectiva, análisis situacional,
control de calidad total y reingeniería.
De igual manera Pinilla, J (1996) considera que existen dos tipos de restricciones
cuando se estudia el concepto de eficiencia en las organizaciones. Ellos son:
a.- La cuantía de los insumos disponibles, y
b.- La capacidad de la organización para transformar adecuadamente esos
insumos en bienes y/o servicios.
Para asegurar un esperado grado de eficiencia administrativa, es imprescindible que
la gerencia identifique la capacidad con que cuenta realmente y el flujo de los insumos
disponibles, de acuerdo con las necesidades específicas del mercado.
La eficiencia favorece tanto a las empresas como a los trabajadores y a los clientes
de la siguiente manera:
a.- Empresa: Genera una mejor imagen; impulsa un mejor aprovechamiento de los
recursos; se obtienen mayores ingresos; se mejoran los índices de productividad y
se obtiene un mayor compromiso del personal en el alcance de los objetivos de la
organización.
b.- Trabajadores: Mejora la estabilidad laboral; crea condiciones favorables de
motivación; armoniza la distribución funcional; mejora el grado de satisfacción en
el ejercicio del trabajo; reduce el esfuerzo laboral y optimiza la energía laboral.
c.- Clientes: Se mejora el nivel de su atención; tienden a disminuirse los costos en
la producción o prestación de servicios; es mayor el grado de satisfacción y
disminuyen los requisitos, lo cual aminora el tiempo de trámites.
Un plan de eficiencia debe proponerse, por lo menos, lo siguiente:
29
a.- Optimizar la distribución física de todos los recursos de la organización,
b.- Asegurar la calidad de los productos y/o de los servicios prestados,
c.- Garantizar un régimen de trabajo en el que todas las personas puedan disfrutar
de un ambiente agradable y digno,
d.- Establecer una normatividad caracterizada por un buen nivel de funcionalidad
de tal manera que no haya lugar al entorpecimiento de los procesos,
e.- Disponer de un sistema de formularios diseñado a la medida y con una visión
de adecuada simplificación para evitar la circulación de información innecesaria,
f.- Promover la renovación tecnológica como un factor estratégico para asegurar
condiciones reales de competencia en los mercados nacionales e internacionales,
g.- Diseñar una política de recursos humanos, acorde con los modernos enfoques
y metodologías de orden administrativo sobre el particular, para efectos de
asegurar su optimización en beneficio de la eficiencia organizacional,
h.- Asegurar la oportunidad, cantidad y calidad de los insumos en los flujos
operativos de los procesos como factor de especial relevancia para el
mejoramiento de los niveles de eficiencia en las organizaciones,
i.- Diseñar un sistema de control de gestión a la medida de los requerimientos de
la entidad, sobre la base de mejorar los índices de economía, eficiencia,
efectividad y equidad en los procesos operativos y en el resultado de los mismos.
Por otra parte, Blanco L (1999), conceptualiza la eficiencia afirmando que “el grado
de eficiencia viene dado por la relación entre los bienes adquiridos o producidos o los
servicios prestados, por un lado y los recursos utilizados, por otro”. Igualmente agrega
que un desempeño eficiente es aquel que con determinados recursos obtiene un
resultado óptimo, o que con un mínimo de recursos mantiene la calidad y cantidad de
un servicio determinado. Para este autor, el estudio de la eficiencia comprende:
a.- El rendimiento del servicio prestado o del bien adquirido o vendido, en relación
con su costo.
b.- La comparación de dicho rendimiento con una norma previamente establecida.
30
c.- Las recomendaciones para mejorar los rendimientos evaluados.
En la presente investigación se desea conocer la satisfacción que existe entre el
mineral producido y los recursos empleados para conseguirlo, y reflejar la capacidad
que tenga Carbones de la Guajira, S.A, de combinar los insumos o elementos que
intervienen en el proceso productivo (mano de obra, materia prima, recursos
económicos) con los niveles de rendimiento esperados, la satisfacción dada a la
clientela externa y el control de calidad total. Así como, conocer la capacidad de la
organización para transformar adecuadamente la materia en producto terminado.
2.7.2- Efectividad
Autores como Biglino y Durán, (2008), dan el término de eficacia a la comprobación
de cómo se han llevado a cabo los objetivos propuestos y el nivel de los resultados
obtenidos en relación con los previstos.
Asimismo, autores como Pinilla, J (1996), establecen que el concepto de efectividad
es el que se refiere al cumplimiento satisfactorio de los objetivos preestablecidos por
parte de la administración.
Cuando el auditor operacional comprueba que los objetivos alcanzados por la
organización se aproximan o coinciden con los objetivos planeados, puede concluir que
la empresa está experimentando un buen nivel de efectividad.
El auditor operacional debe estar en capacidad de instrumentalizar adecuada y
armónicamente los parámetros de medición de la auditoria operacional: economía,
eficiencia, efectividad y equidad; con el fin de apoderarse a fondo de la realidad
administrativa auditada, y de formular un diagnóstico completo y objetivo de la forma
como se está ejecutando el proceso administrativo y operativo, en la perspectiva de
asesorar a la alta gerencia.
31
Asimismo, existe un enfoque evaluativo denominado apreciación del desempeño, el
cual mide el grado de efectividad logrado en una empresa. Esta metodología evalúa el
rendimiento de las personas en todas las etapas del puesto, tomando en cuenta los
resultados obtenidos y las circunstancias que han cercado la actuación.
Para medir en forma integral la efectividad en las organizaciones, se requiere la
utilización coherente de los dos enfoques metodológicos conocidos y aceptados: la
evaluación del cumplimiento de los objetivos y la evaluación de las operaciones
mediante la apreciación del desempeño. (Pinilla, 1996).
Asimismo, Blanco L (1999), afirma que “existe eficacia cuando una determinada
actividad o servicio obtiene los resultados esperados, independientemente de los
recursos utilizados para obtener dichos resultados”.
De allí que los conceptos de efectividad y de eficacia confinan un mismo sentido. La
evaluación de la eficacia de una entidad no puede realizarse si no existe un plan,
presupuesto o programa, con objetivos claramente definidos y en forma mensurable.
Para cumplir en parte con uno de los objetivos específicos de la investigación se
debe determinar el nivel de efectividad. Al comparar los objetivos alcanzados por el
proceso de producción con los objetivos planeados previamente, se obtiene un
resultado que depende de la proximidad o coincidencia de los mismos. También, para
determinar el grado de efectividad se debe tomar en cuenta el rendimiento del personal
con respecto a los resultados y determinar los motivos que impiden el progreso en su
labor.
2.7.3- Economía
Según Ortíz, A (2005), economía se refiere a los términos y condiciones conforme a
los cuales se adquieren los recursos financieros, humanos y materiales. En una
operación económica, dichos recursos se adquieren con la calidad y en la cantidad
32
apropiadas y al menor costo posible.
Pinilla, J (1996), establece que el concepto de economía, dentro de los parámetros
de medición de la auditoria operacional, implica la formalización de criterios adecuados
para la obtención, control, disposición y utilización de los insumos que entran a los
procesos productivos de bienes y servicios, con la finalidad de ejecutar estos procesos
a los menores costos posibles.
La adquisición de los insumos necesarios (materia prima, mano de obra directa y
costos indirectos de fabricación) para los procesos productivos en el caso de empresas
industriales, deberá realizarse teniendo en cuenta los siguientes elementos:
a.- Cantidad adecuada, de acuerdo con los presupuestos elaborados a tal efecto.
b.- Buena calidad de los insumos.
c.- Oportunidad de la adquisición, con base en las necesidades de flujo de
producción, y
d.- Buenos precios, que no son necesariamente los más bajos.
Es necesario que los insumos adquiridos se encuentren debidamente controlados, en
cuanto a su protección física, seguridad, disponibilidad y uso, con el fin de evitar
pérdidas, obsolescencia y traumatismos que apunten a deseconomías en los procesos
productivos.
Esto quiere decir, que una buena gestión debe asegurarse del adecuado tratamiento
de todos los insumos que intervienen en los procesos de producción, con el objeto de
evitar desperdicios o erogaciones innecesarias que afecten sensiblemente el concepto
de economía.
Con la investigación se pretende determinar el manejo del factor economía dentro del
proceso de producción, en relación a la adquisición de maquinarias y recursos
materiales al menor costo, sin dejar a un lado la calidad; la utilización de criterios
33
adecuados para la selección del personal a trabajar dentro del proceso, con respecto a
cantidades a contratar y capacidades; y el manejo de desperdicios de carbón durante el
proceso de producción.
2.8.- Sistema de control interno
Santillana, J (2003), define el sistema de control interno como: “el conjunto ordenado,
concatenado e interactuante de los objetivos que persigue el control interno para el
logro de la misión y objetivos de la entidad”.
Gómez, R (2007), en una definición más amplia, establece que el sistema de control
interno es “el conjunto de medidas, políticas y procedimientos establecidos en las
empresas para proteger los activos minimizar las posibilidades de fraude, incrementar la
eficacia operativa y optimizar la calidad de la información económico-financiera.
Centrándose en el terreno administrativo, contable y financiero”.
Adicionalmente a estas definiciones, se puede indicar que el sistema de control
interno es un conjunto de elementos en donde lo principal son las personas, las
políticas, los procedimientos, los sistemas de información y la supervisión. Siendo un
sistema de vital importancia para las organizaciones, ya que tiene como finalidad
promover la eficiencia, asegurar la efectividad y prevenir que se violen las normas y los
principios contables de general aceptación.
La responsabilidad de contar con un sistema de control interno que cumpla con sus
finalidades, recae en la más alta autoridad de la organización. A esa autoridad, llámese
director general, gerente general, administrador; o bien, presidente de la república,
gobernador o presidente municipal; los accionistas (en el caso de los primeros) o el
pueblo (en el caso de los segundos), le confían recursos para que los administre en
aras de alcanzar los objetivos para los que se les entregan. Esos recursos deben ser
administrados al amparo de sistemas de control eficientes para que pueda responder
por ellos. (Santillana, J. 2003).
34
Dicho responsable, tiene que asumir la supervisión y control del sistema de control
interno, ya que, de éste va a depender en buena parte que la información y las
operaciones que se realizan en la empresa sean válidas y reales.
En torno al significado y los objetivos del control interno hay diferencias de opinión.
Para Whittington y Pany (2005), la designación control interno son los pasos que toma
una compañía para prevenir el fraude, tanto la malversación de activos como los
informes financieros fraudulentos.
Otros admiten su importancia en la prevención del fraude, pero que contribuye
además a garantizar el control de la manufactura y otros procesos.
Mientras que, Estupiñan (2006), lo define como: “las políticas, procedimientos,
prácticas y estructuras organizacionales diseñadas para proporcionar razonable
confianza en que los objetivos de los negocios serán alcanzados y que los eventos
indeseados serán prevenidos o detectados y corregidos”.
El control interno es un proceso, efectuado por el Consejo de Administración, la
Dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado para proporcionar una
razonable seguridad con miras a la realización de objetivos en las siguientes
categorías:
Efectividad y eficiencia de las operaciones.
Confiabilidad de la información financiera.
Acatamiento de las leyes y regulaciones aplicables. (Estupiñan, 2006)
La definición anterior resalta que el control interno es un proceso realizado por
individuos, que cuenta con prácticas destinadas a proporcionar una seguridad
razonable y no absoluta de que los objetivos corporativos serán alcanzados.
35
Por último, la definición es muy amplia pues abarca la consecución de los objetivos
en los informes financieros, las operaciones y el cumplimiento de leyes y reglamentos.
Este proceso varía mucho entre organizaciones, obedece a factores como el tamaño,
la naturaleza de las operaciones y los objetivos. No obstante, ciertos componentes son
esenciales para un buen control interno en las grandes empresas, como lo son: 1) el
ambiente de control, 2) el proceso de evaluación del riesgo, 3) el sistema de
información aplicable a los informes financieros y a la comunicación (en lo sucesivo,
sistema de información contable), 4) actividades de control y 5) el monitoreo de los
controles.
2.8.1- Componentes del control interno:
Ambiente de Control
Establece el tono de una organización, influenciando en la gente la conciencia o
conocimiento del sentido del control. Esta es la fundamentación para todos los otros
componentes del control interno, suministrando disciplina y estructura. El ambiente de
control incluye factores de integridad, valores éticos y competencia del personal de la
entidad.
Los elementos del ambiente de control, según Alvarado, C (2007) incluyen:
a) Comunicación y cumplimiento de la integridad y los valores éticos.
b) Compromiso con la competencia.
c) Participación de quienes están a cargo del gobierno.
d) Filosofía y estilo de operación de la administración.
e) Estructura organizacional.
f) Asignación de autoridad y responsabilidad.
36
g) Políticas y prácticas de Recursos Humanos.
Evaluación de Riesgos
Cada entidad afronta una variedad de riesgos de origen interno y externo que deben
ser valorados.
La precondición para la evaluación del riesgo es el establecimiento de objetivos,
articulados a diferentes niveles e internamente consistentes. La evaluación de riesgos
es la identificación y análisis de riesgos relevantes a la ejecución de los objetivos,
formando una base para determinar cómo deben ser manejados. Porque la economía,
la industria, las regulaciones y las condiciones de operación continuarán cambiando,
son necesarios mecanismos que identifiquen y se ocupen de los riesgos especiales
asociados con el cambio.
Actividades de Control
Son las políticas y procedimientos que ayudan a garantizar que se lleve a cabo la
administración. Ello contribuye a garantizar que las acciones necesarias sean tomadas
para direccionar el riesgo y ejecución de los objetivos de la entidad. Las actividades de
control ocurren por toda la organización, a todos los niveles y en todas las funciones.
Ello incluye un rango de actividades tan diversas como aprobaciones, autorizaciones,
verificaciones, reconciliaciones, revisiones de desempeño de operaciones, seguridad de
activos y segregación de funciones.
Información y Comunicación
La información pertinente debe ser identificada, capturada y comunicada en forma y
estructuras de tiempo que faciliten a la gente cumplir sus responsabilidades. Los
sistemas de información producen información operacional financiera y suplementaria
que hacen posible controlar y manejar los negocios.
37
Todo el personal debe recibir un claro mensaje de la alta dirección, en el sentido de
que las responsabilidades del control deben ser tomadas muy seriamente. Ellos deben
entender claramente el significativo comunicativo de la inmediatez de la información.
También es necesario tener una comunicación útil con el exterior como clientes,
proveedores, entidades gubernamentales y accionistas.
Supervisión
Un sistema de control interno necesita ser supervisado, o sea, implementar un
proceso de evaluación de la calidad del desempeño del sistema, simultáneo a su
actuación. Esto es, actividades de supervisión que se desarrollan adecuadamente con
evaluación separada o una combinación de las dos. Los aspectos de supervisión
ocurren en el transcurso de las operaciones. (Alvarado, 2007 p. 22-29)
En el estudio se indagará sobre estos componentes, con la finalidad de dar
respuestas al objetivo específico de la investigación, que propone el análisis de los
componentes del control interno para el proceso de producción en Carbones de la
Guajira S.A.
En aspectos generales, se indagará sobre: la definición de la estructura
organizacional, la existencia de una correcta asignación de autoridades y de
responsabilidades, la competencia del personal del proceso de producción y la
aplicación de valores éticos.
Se buscará determinar la existencia de políticas y procedimientos de control en la
organización, específicamente las dirigidas al proceso de producción, e indagar sobre
las revisiones que se practiquen al desempeño de las operaciones. Así como, la
existencia de mecanismos necesarios para la identificación, evaluación y ocupación de
riesgos.
38
Por otra parte, determinar si la información es oportuna y realizada por los medios
más idóneos que faciliten la comunicación.
Por último se indagará sobre la existencia de procesos que evalúen la calidad del
desempeño del sistema de producción, específicamente sobre la existencia de la
supervisión en el transcurso de las operaciones.
2.9.- Riesgos
Se produce el riesgo cuando hay probabilidad de que algo negativo ocurra o que algo
positivo deje de suceder, la ventaja de una empresa es que conozca los riesgos
oportunamente y tenga la capacidad para afrontarlos.
En consecuencia el riesgo es la probabilidad de que un evento ocurra y afecte
adversamente el cumplimiento de los objetivos, en los procesos, en el personal y en los
sistemas internos, generando pérdidas (Estupiñán R, 2006).
La percepción del riesgo debe ser integral, hacia toda organización, no sólo hacia su
entorno sino también sobre aquellos aspectos internos que deben funcionar como la
máquina de un reloj para que el negocio cumpla sus objetivos. Éstos según Estupiñán
R, (2006) se ven amenazados en su cumplimiento por diferentes tipos de riesgos
categorizados como: estratégicos, operativos, financieros, del recurso humano, o
cualquier categoría que el negocio considere.
2.9.1-Clasificación de los riesgos
Según Medrano, Gallegos y Chávez (2009) la auditoria se ha planeado basada en el
escepticismo profesional y considerando la evaluación de los diferentes tipos de
riesgos asociados con los procesos y el sistema de control interno de las grandes
empresas.
39
El riesgo de auditoría comprende tres componentes que son:
Riesgo Inherente:
Según Medrano, Gallegos y Chávez (2009), se refiere a que el saldo de una cuenta o
clase de transacciones de un proceso sea susceptible a una representación errónea
que pudiera ser de importancia relativa, en lo individual o el agregado con
representaciones erróneas en otros saldos o clases, suponiendo que no hubiera
controles internos relacionados.
Es la susceptibilidad de un saldo de cuenta o clase de transacciones a una
representación errónea que pudiera ser de importancia relativa, individualmente o, en el
agregado cuando se acumule con representaciones erróneas en otros saldos o clases,
suponiendo que no hubiera un control interno relacionado. (Federación Internacional de
Contabilidad, 2007).
En términos prácticos, el riesgo inherente es la susceptibilidad que por naturaleza
toda partida contable tiene de estar registrada, valuada, presentada o revelada en
forma errónea. Es generalmente aceptado que la administración de la entidad auditada
es la responsable de diseñar e implementar los mecanismos necesarios para reducir los
posibles efectos que sobre los estados financieros pueda traer este tipo de riesgo.
Riesgo de Control:
Para Medrano, Gallegos y Chávez (2009), el Riesgo de Control es el riesgo de una
representación errónea que pudiera ocurrir en un saldo de cuenta o clase de
transacciones de un proceso y que pudiera ser de importancia relativa, en forma
individual o en agregado con otras representaciones erróneas en otros saldos o clases,
no se prevenga o detecte y se corrija oportunamente por los sistemas de contabilidad y
de control interno.
40
Es el riesgo de que una representación errónea que pudiera ocurrir en una
aseveración y que pudiera ser de importancia relativa, ya sea en lo individual o cuando
se acumula con representaciones erróneas en otros saldos o clases, no se prevenga o
detecte y corrija oportunamente por el control interno de la entidad” (Federación
Internacional de Contabilidad, 2007).
En la práctica el riesgo de control es la probabilidad de que los sistemas de control
interno y control contable que han sido diseñados e implementados por la
administración de una entidad, sean incapaces de prevenir o en su defecto detectar y
corregir errores de importancia relativa en las cifras de sus estados financieros. Es así
como resulta de sumo interés para el auditor independiente el evaluar lo adecuado del
diseño y operación de los controles establecidos por una entidad, lo anterior a efecto
de poder valorar de forma precisa los niveles de riesgo de control a que debe hacer
frente durante el desarrollo de su auditoría. Como el diseño e implementación de los
sistemas de control interno y de control contable son responsabilidad de la
administración de toda entidad, por consiguiente la responsabilidad de minimizar los
efectos del riesgo de control recae sobre ésta última.
Riesgo de Detección
Según Medrano, Gallegos y Chávez (2009), el Riesgo de Detección es la posibilidad
de que los procedimientos sustantivos de un auditor no detecten una representación
errónea que exista en un saldo de cuenta o clase de transacciones de un proceso que
pudiera ser de importancia relativa, en lo individual o en agregado con representaciones
erróneas en otros saldos o clases.
El riesgo de detección es el riesgo de que un auditor no detecte una representación
errónea que exista en una aseveración y que pudiera ser de importancia relativa, ya sea
en lo individual o cuando se acumula con otras representaciones erróneas” (Federación
Internacional de Contabilidad, 2007, p.105).
41
Tal y como se desprende de la anterior definición, el riesgo de detección es
responsabilidad directa del auditor independiente y consiste fundamentalmente en la
posibilidad de que éste cometa errores a lo largo del desarrollo de la auditoría, los
cuales lo conduzcan a emitir una opinión equivocada.
De acuerdo con Medrano, Gallegos y Chávez (2009), en las grandes empresas se
presentan riesgos asociados que pueden ser derivados de amenazas externas y las
debilidades internas, se pueden clasificar en:
Riesgo de operaciones
Para De León (2007), son los riesgos de que las operaciones no sean eficaces ni
eficientes en la satisfacción de los clientes ni en el logro de los objetivos de calidad,
costos y tiempo de la compañía. Fallas que deben ser evaluadas y consideradas por la
empresa al ofrecer sus productos, administrando posteriormente los distintos riesgos a
los cuales está sometida en el mercado. El riesgo de que el proceso no sea suficiente
en la satisfacción de los requerimientos válidos de los clientes resultando en costos
elevados más que competitivos, por ejemplo: existen brechas significativas al comparar
el costo de actividades del proceso con los costos incurridos por los mejores de la
industria
Según Estupiñán R (2006), son factores que influyen en el riesgo de operación
(proveedores, calidad, liquidez, producción, maquinaria, especialización de la mano de
obra, convertibilidad, fraudes, etc.)
Riesgo ambiental
El riesgo ambiental expone a las compañías a asumir las consecuencias de los
daños que puedan ser causados en el ambiente. La exposición tiene dos fases:
42
Responsabilidad frente a terceras partes por daño personal o a la propiedad causados
por la contaminación; y, responsabilidad frente al gobierno o terceras partes por los
costos de eliminar los contaminantes más daños y perjuicios que sean severamente
sancionados.
Estas responsabilidades pueden surgir como consecuencia de no evaluar las
condiciones del ambiente donde se producen los bienes y servicios, no mantener en
orden el espacio donde funciona la empresa, acumulando deshechos del pasado o
actuales, ausencia de tanques de almacenamiento, inclusión de metales peligrosos en
edificios u otras estructuras, y sustancias contaminantes en el desarrollo de las
operaciones. (De León, 2007)
El Estándar Australiano-Neozelandés 4360 (1999) categoriza los riesgos ambientales
como: ruidos, contaminación polución, condiciones climatológicas, terremotos,
incendios, plagas, actividades volcánicas.
Riesgos Humanos
Es el riesgo de que las personas responsables de los procesos importantes de
negocio no estén eficazmente conducidas a realizar las cosas correctas.
La consecuencia de un liderazgo mediocre incluye: Falta de un sentido claro de
dirección o visión que motive a las personas clave a unirse y asumir riesgos para
aprender y mantenerse al ritmo de los cambios, evaluar capacidades y clasificar al
personal según las competencias, desarrollar nuevas habilidades y competencias,
adquirir nuevos conocimientos, buscar y encontrar oportunidades de nuevos mercados
y productos, agregar nuevo y diferente valor a los productos y servicios existentes, y
mejorar continuamente los procesos de negocio.
Es el riesgo de que las personas hagan cosas que se supone no deberían hacer o
que no hagan las cosas que deberían hacer, por ejemplo: En la definición de las
43
responsabilidades y autoridad de los empleados clave, la gerencia no aclara los
términos o fronteras de aquellas responsabilidades y autoridad. A los gerentes y
empleados se les da responsabilidades que son inconsistentes con los objetivos,
estrategias y las prácticas de administración estratégica y prudente del riesgo del
negocio de la compañía. (De León, 2007)
El Estándar Australiano-Neozelandés 4360 (1999): incluye también como riesgos
humanos: disturbios, huelgas, sabotajes, errores.
Gerentes y empleados, individualmente o en conjunto, cometen actos ilegales
poniendo a la compañía, a sus directores y ejecutivos en situaciones de riesgo como
consecuencia de sus acciones, por ejemplo, encarcelamiento, multas, sanciones,
suspensión del negocio, pérdida de beneficios, pérdida de clientes y daños a la
reputación
Responsabilidad Profesional:
Es el riesgo de que el personal responsable de administrar y controlar a una
organización o a un proceso de negocio no posea el conocimiento, las habilidades y la
experiencia necesarios para hacer propuestas adecuadas a sus perfil, asegurar que los
objetivos críticos de negocio sean alcanzados y que los riesgos de negocio
significativos sean reducidos a un nivel aceptable. (De León, 2007)
Responsabilidad profesional según el Estándar Australiano-Neozelandés 4360
(1999): corresponde a asesorías erradas, negligencia, errores de diseño.
Seguridad
Los riesgos de salud y seguridad de los trabajadores son importantes, si la empresa
no ofrece seguridad a cada uno de sus empleados se expone a potenciales
44
indemnizaciones a los empleados por montos importantes.
La normativa sobre indemnizaciones a empleados, que varían de un país a otro,
puede provocar pérdidas financieras importantes si las operaciones de la compañía no
cumplen estrictamente con las leyes. La publicidad negativa de los costos humanos
tangibles y otros costos asociados con problemas de salud y seguridad también
deterioran la reputación del empleador. Las empresas y sus gerentes pueden llegar a
ser legalmente responsables por falta de seguridad en el ambiente de trabajo de sus
empleados. Debiendo utilizar los distintos equipos de seguridad exigidos por ley para
cada proyecto que realicen, así como establecer todas las medidas de seguridad
necesarias para evitar riesgos. (De León, 2007)
Para Estupiñán R (2006) existe seguridad física y humana cuando se habla de:
contrataciones de personas sin investigación suficiente, problemas graves personales,
plan de contingencia inadecuado, etc.
Desventajas del producto
Es el riesgo de que los procesos de la compañía no satisfagan o no excedan
consistentemente las expectativas de los clientes debido a una falta de concentración
en los mismos. Las consecuencias de la insatisfacción de los clientes son graves, tales
como pérdidas permanentes en varios negocios, disminución de los ingresos y pérdida
de participación en el mercado. Sin un constante enfoque hacia la satisfacción del
cliente y la mejora continua, la compañía no entenderá ni aceptará las características
del producto o elementos del servicio necesarios para mantener la competitividad y no
logrará mejorar sus productos y procesos. Si una compañía no se centra en las causas
verdaderas de insatisfacción del cliente, es imposible el crecimiento a largo plazo y es
dudosa la supervivencia.
Riesgo de desarrollo de producto es el riesgo de que el proceso de desarrollo de
producto de la compañía cree productos que los clientes no quieran o no necesiten,
45
cuyos precios estén a un nivel que los clientes no deseen pagar, o que cubran una
necesidad pero que lleguen tan tarde al mercado que éste ha sido alcanzado antes por
otro. Para lo cual, la compañía debe evaluar los procesos que permiten la obtención del
producto.
Las operaciones de la compañía crean el riesgo de que los clientes reciban
productos defectuosos o servicios incompletos. Estos fallos generalmente se
manifiestan a través de quejas del cliente, reclamaciones por garantía, reparaciones,
devoluciones, reemplazos, descuentos especiales por defectos en los productos o
servicios, reclamos por responsabilidad del producto, y litigios. Lo correcto es que la
empresa evalué los productos que ofrece y cuente planes para reformular las
debilidades de los mismos antes de salir al mercado, evitando afectar significativamente
la reputación de la compañía, sus ventas futuras y su participación en el mercado. (De
León, 2007)
El Estándar Australiano-Neozelandés 4360 (1999) presenta las desventajas en el
producto como un riesgo producido por: errores de diseño, productos de baja calidad,
inadecuadas pruebas.
Riesgo de negocio
Riesgo financiero
Los riesgos de proceso en un contexto financiero surgen cuando las políticas y los
procedimientos no controlan adecuadamente la exposición a los mercados financieros.
Los riesgos pueden causar pérdidas directas o costos de oportunidad debido a que las
operaciones financieras no sustentan los objetivos de negocio en forma eficaz desde el
punto de vista del costo. La empresa debe calificar los posibles riesgos financieros que
pueden presentarse al momento de realizar una inversión y consideran los tipos de
gastos con los cuales debe cumplir la empresa. (De León, 2007).
46
Además, el Estándar Australiano-Neozelandés 4360 (1999) establece como riesgos
financieros riesgos contractuales, apropiación ilícita de fondos, fraudes, multas,
sanciones.
Daños a la propiedad
Los daños a la propiedad exponen a las compañías a asumir las consecuencias de
los daños que puedan ser causados en las instalaciones al momento de emprender
proyectos.
Estas responsabilidades pueden surgir como consecuencia de ubicarse en zonas de
alto riesgo para la misma y no mantener planes de seguridad para proteger sus
equipos del ambiente y del hombre. (De León, 2007)
Los Daños a la propiedad según el Estándar Australiano-Neozelandés 4360 (1999)
es provocado por: fuego, inundaciones, terremotos, contaminación, error humano.
Riesgo general
Riesgo de información
En los Riesgo de comunicaciones, la seguridad para evitar salida de información
importante, las comunicaciones verticales u horizontales dentro de la organización son
ineficaces y derivan en mensajes que son inconsistentes con las medidas de seguridad
establecidas o con las responsabilidades autorizadas. Como resultado, los gerentes y
empleados se enfrentan a lo siguiente: Están confundidos en cuanto a lo que es la
misión, los valores, los objetivos y las estrategias de la compañía. No trabajan
conjuntamente entre las distintas funciones para mejorar continuamente los procesos y
satisfacer las necesidades del cliente. La empresa no informa a los empleados de los
procesos que efectúa y los empleados no comunican hacia arriba lo que la alta gerencia
47
necesita saber para mantenerse en contacto con lo que realmente está sucediendo en
el negocio.
Gran parte de la toma de decisiones implica actuar sobre las medidas de desempeño
o los resultados de la industria, los procesos de negocio o el análisis financiero. Si las
medidas no han sido alineadas con las estrategias de negocio o no son realistas,
comprensibles o realizables, no centrarán a la gente en las cosas correctas y la
motivará a tomar decisiones que son inconsistentes con las estrategias. Si las
estrategias para hacer llegar la información en la toma de decisiones no son confiables
o relevantes, serán ignoradas o dirigirán al comportamiento equivocado. (De León,
2007).
Riesgo de información para Estupiñán R (2006), corresponde los elementos
(tecnológico, integridad de información, comunicación y disponibilidad de información).
Riesgos tecnológicos
Son los riesgos de que la tecnología de información utilizada en el negocio no apoye
eficaz y eficientemente las necesidades actuales y futuras del negocio, no esté
funcionando como se esperaba, esté comprometiendo la integridad y confiabilidad de
los datos e información, esté exponiendo a activos importantes a potenciales pérdidas o
a una mala utilización, la habilidad de la compañía para mantener la operación
tecnológica se basa en proporcionar entrenamientos al personal para el buen manejo
de los equipos, realizar mantenimiento frecuente a los equipos electrónicos de la
empresa y reemplazar los equipos tecnológicos que no reúnen las condiciones mínimas
de trabajo. (De León, 2007).
El Estándar Australiano-Neozelandés 4360 (1999) asume como Riesgos
Tecnológicos: la innovación, obsolescencia, explosiones y dependencia.
Se tomará en cuenta para el análisis, la clasificación especifica de riesgos
48
presentada en el Estándar Australiano-Neozelandés 4360 (1999), ya que los riesgos
contentivos en ella se relacionan fácilmente con el proceso de producción de Carbones
de la Guajira, S. A, área a ser estudiada en esta investigación.
2.10.- Proceso de producción.
El término producción, es aplicado a toda situación donde los materiales son
combinados o modificados de una manera significativa por el personal de una
organización a través del uso de diversas instalaciones y equipos. Este enfoque del
proceso productivo es aplicado también a los procesos de manufactura. El ciclo de
producción cubre un amplio rango de situaciones. Una organización que tiene un gran
número de productos y servicios diferentes, da una idea de la magnitud del problema y
la dificultad para poder generalizar sobre este tema. (Santillana, Juan 2001)
La importancia del proceso de producción varía de acuerdo con cada organización.
En algunos casos, como en el de las cadenas de tiendas departamentales, puede ser
completamente insignificante, pero en otros, como en el de la manufactura de un
automóvil o de un producto metálico, las operaciones son muy importantes en relación
con los costos incurridos y el número de personas involucradas. Paralelamente en su
gran mayoría, estas situaciones se complican debido al rango y tipo de actividades que
concurren ya que existen, por ejemplo, actividades enfocadas en la obtención y
procesamiento de materiales, otras en las instalaciones y equipo que será utilizado,
otras más al entrenamiento personal, etcétera.
Desde el punto de vista operacional se presentan movimientos de materiales, uso de
máquinas, supervisión de personal, coordinación de diversas subactividades, necesidad
de realizar inspecciones y, finalmente la transferencia de los productos elaborados.
Además, existen problemas de coordinación con otras importantes actividades de la
organización, como por ejemplo, compras, finanzas, personal, mercadotecnia, entre
otros, en función a que todas las actividades de una entidad deben ser integradas para
aspirar a la rentabilidad total.
49
En conclusión, el proceso de producción es vital para la administración como una
parte del problema directivo total de una organización. Se hace particularmente
interesante introducirse a esta área debido a la gran necesidad de contar con controles
eficaces sobre todas las operaciones de producción.
2.10.1- Planeación y control del ciclo de producción
La planeación y control de la producción se inicia con la planeación básica, y cubre
primero la citada planeación de la producción actual, tanto como sea necesario; luego,
la transmisión de instrucciones al personal de producción; y, por último, el monitoreo de
las actividades producidas. En total, es una actividad de facilitación que tiene como
objetivo incrementar los niveles de eficiencia y programar el flujo de trabajo a través de
las operaciones productiva, para hacer posible planificar las entregas de productos
terminados.
La forma en que se lleva a cabo esta función depende directamente de la clase de
productos que se van a fabricar y de la forma en que se organicen las actividades de
producción. En una situación se puede presentar una cierta clase de lotes de
producción y todas las actividades productivas se enfocan en ellos, mientras que en
otra se recurre a cierta clase de procesos continuos. En cualquier caso, el ciclo de las
operaciones puede ser corto o largo. (Santillana, Juan 2001).
En el caso específico de Carbones de la Guajira S. A, la forma en que se realiza la
producción es a través de un largo ciclo de operaciones continuas, llevadas a cabo de
tal manera, por la clase de producto que se extrae, que en este caso es el carbón,
pasando por los procesos de deforestación, perforación, voladura, remoción de estéril,
extracción de carbón, remanejo, triturado, transporte y embarque. En el presente
estudio se tomarán en cuenta para hacer el programa específicamente los procesos
que van desde la extracción del carbón hasta el embarque.
50
Por otra parte, el control aplicado en la empresa busca recolectar información sobre
el avance y situación actual de las actividades de producción, emitir instrucciones y
órdenes específicas a las partes interesadas sobre qué es lo que van a hacer en su
labor regular y en caso de presentarse situaciones irregulares dentro del proceso.
Planeación de la producción.
Se puede decir que la planeación de la producción empieza con la determinación del
programa, que puede ser diario, semanal, mensual o trimestral, según el tipo de
producto. La determinación de estos programas normalmente involucra la participación
de muchas divisiones de la organización, como por ejemplo marketing, compras,
almacenes, personal y finanzas. El personal de producción, por supuesto, está
fuertemente involucrado y, en la mayoría de los casos, su participación es a nivel de
alta administración, especialmente para resolver las presiones de los diferentes grupos
interesados.
Según Santillana, Juan (2001), para concretar esta determinación, a la cual se
agrega el grupo de planeación y control de la producción, es fundamental calcular
correctamente las cantidades y el tiempo de adquisición de los diferentes insumos que
se requieren, lo cual implica el uso de material disponible, las partidas a procurar, las
horas o cargas de producción a incurrir, la cuantificación de tiempos extra, nuevas
adquisiciones, y los servicios de soporte.
En algunos casos también una determinación se fija con base en la maquinaria
disponible y las necesidades de otro equipo; en este punto se deben considerar los
ahorros que genera la reducción de costos ocasionados por grandes volúmenes de
producción elaborados por una misma máquina. En resumen, el trabajo de planeación
de la producción consiste en identificar todas las necesidades de entrada y entenderlas
en todo lo posible con objeto de incrementar la eficiencia en términos de costo y tiempo.
51
Control de producción.
Para Santillana, Juan (2001), en esta fase es necesario que se emitan instrucciones
específicas a todas las partes interesadas para que sepan qué es lo que van a hacer, lo
cual se realiza por medio de diversos tipos de documentos y elementos de
comunicación o, cuando es posible, a través de sistemas computarizados. El grado de
detalle depende de la complejidad de la clase particular de producción y, obviamente,
del grado de descentralización. Sin embargo, siempre se deben proporcionar las bases
para los siguientes controles de las operaciones.
Ahora bien, este control se puede lograr por diversos medios, sin olvidar que su
objetivo es recolectar información sobre el avance y situación actual de las actividades
de producción, de tal manera que los clientes puedan ser asesorados, tanto como sea
necesario, y que las actividades operativas que muestren retrasos con respecto al
cronograma de producción puedan ser rápidamente detectadas y atendidas.
En algunos casos el control principal se puede ejercer a través de órdenes de trabajo
o instrucciones que acompañan al trabajo individual y en las áreas de supervisión.
Además, suele existir ciertos tipos sofisticados de control en una oficina central. El
conjunto de resultados alcanzados reflejará lo adecuado del diseño básico del sistema y
la acuciosidad y atención con que éste se mantenga. Asimismo, está relacionado con
los aspectos generales del control operativo que se ejerce sobre las actividades de
producción.
El interés, desde el puto de vista de control, radica en que el diseño de dicho sistema
esté razonablemente conformado de acuerdo con la situación productiva existente, y
que sea eficientemente operado. Con frecuencia se presentan tendencias a elevar el
nivel de complejidad de estos sistemas, lo cual genera un innecesario y excesivo
esfuerzo operacional. Los problemas de mantener los sistemas y solucionar errores
actuales por lo general son un buen inicio para detectar deficiencias de sistema.
52
3.- Descripción de la organización objeto de estudio
Carbones de la Guajira S. A. (CBG), es una empresa carbonífera sembrada en el
corazón de la Guajira, operando Mina Norte desde 1995. Sus actividades incluyen la
exploración, producción, transporte y comercialización del carbón.
3.1- Reseña histórica
CBG, es una empresa mixta, filial de Carbozulia, que nace para el año 1995. Inicia
sus operaciones en el mes de marzo del 1996, con la apertura de Mina Norte.
La empresa es un asociación estratégica entre Carbozulia, la cual tenía una
distribución del 36% de las acciones, y Carbomar (Interamerican Coal Holding) que
poseía el 64% de las acciones, esta alianza tiene bajo su responsabilidad las
operaciones de Mina Norte, centro de operaciones ubicado en el sector El Brillante del
Municipio Páez del Estado Zulia (noroeste de Venezuela).
En el año 2004 bajo el decreto presidencial 2816, PDVSA trasfirió a título gratuito la
totalidad del derecho de propiedad sobre las acciones de la empresa Carbozulia a la
Corporación de Desarrollo de la Región Zuliana (Corpozulia).
En la actualidad, Carbones de la Guajira es formalmente desde el 19 de Agosto de
2008 una empresa mixta con mayoría accionaría del estado venezolano, fecha donde
se acordó la venta de las acciones para la nueva distribución accionaría de la empresa,
con el 51% para Carbozulia y 49% para Carbomar.
3.2- Misión
Producir y comercializar carbón mineral, de manera racional, segura y eficiente, en
armonía con el ambiente, impulsando el desarrollo endógeno y el crecimiento
sustentable de la industria nacional, como fuerza de transformación social y económica.
53
(Coordinación de Tecnología de Información y Comunicación. Carbones de la Guajira
[en línea]. Venezuela, 2006).
3.3- Visión
Ser la empresa carbonífera modelo, orgullo de sus trabajadores, contribuyendo al
desarrollo sustentable de la industria nacional y la sub-región Guajira, forjadora de una
cultura donde prevalezcan los valores socialistas, a los fines de alcanzar la soberanía
productiva, con nuevas redes de asociación fundamentadas en la cogestión y la
inclusión social. (Coordinación de Tecnología de Información y Comunicación.
Carbones de la Guajira [en línea]. Venezuela, 2006).
3.4- Estructura organizativa
La estructura organizacional de Carbones de la Guajira, S.A, está conformada en
primer lugar por la autoridad formal, relación de línea o mando, en la que se encuentra
la Asamblea de accionistas y sucesivamente, la Junta directiva y la Presidencia.
Luego de estas unidades, continúa la comunicación y la vía jerárquica con la
Coordinación de planificación y presupuesto en correlación con la Oficina de atención al
ciudadano; la Coordinación de desarrollo organizacional con Asuntos legales; y la
Coordinación de proyectos especiales en reciprocidad con la Coordinación de
prevención y control de pérdidas.
La Presidencia, tiene a su mando la Gerencia de operaciones y la Gerencia de
gestión administrativa. (Ver Figura No.1).
Dentro de la estructura organizativa de Carbones de la Guajira S.A, la Gerencia de
operaciones continúa la línea jerárquica con la Coordinación de infraestructura en
correlación con la Coordinación de seguridad y salud laboral; y la Coordinación de
mantenimiento con la Coordinación de ambiente.
54
La Gerencia de operaciones, ejerce a su vez, mando sobre los departamentos más
directamente relacionados al sistema de producción como lo son: la Coordinación
técnica, la Coordinación de producción y la Coordinación de transporte y embarque.
Figura 1. Estructura organizativa de Carbones de la Guajira S.A.
3.5- Descripción del proceso de producción de la organización.
Carbones de la Guajira S.A, actualmente tiene bajo su responsabilidad el centro de
operaciones Mina Norte (fase de producción), constituida por tres concesiones de 500
hectáreas cada una, ubicada geográficamente al noroeste del estado Zulia, en el
municipio Páez.
El proceso productivo de Carbones de la Guajira, S.A, se lleva a cabo bajo las
siguientes etapas:
Deforestación y capa vegetal
Perforación y Voladura
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Remoción de estéril → Escombreras
Extracción de carbón
30 % Remanejo, 70 % Triturado
Carbón Triturado
Transporte
Embarque
El Proceso de producción debe cumplir especialmente con los valores de:
Excelencia
Responsabilidad Social
Responsabilidad Ambiental
Seguridad
Según las Normas de la Sociedad Norteamericana de Exámenes y Materiales ó
American Society for Testing and Materials (ASTM), el resultado de lo extraído en Mina
Norte, es carbón de alto rango, alcanzando la clasificación de bituminoso tipo “A y B”,
por ser alto en volátil (más de 31%) y en poder calorífico MAF (Mas de 14.000 BTU.
(Coordinación de Tecnología de Información y Comunicación. Carbones de la Guajira
[en línea]. Venezuela, 2006).
Este carbón está contenido dentro de una unidad estratigráfica denominada
formación Marcelina, que contiene 33 diferentes mantos de carbón, orientados en
sentido Norte-Sur, inclinadas hacia el este 12º.
Producto de alta calidad, determinado mediante la toma de muestras y realización de
análisis en mina y terminales de embarque, por laboratorios especializados, aplicando
normas estándares internacionales como ISO y ASTM. La calidad promedio del carbón
en Mina Norte es:
56
Poder Calorífico: +13.000 BTU
Contenido de azufre: 0.68 %
Contenido de ceniza: 6 %
Contenido de Volátil: +34 %
HGI: 45%
Las unidades que se encuentran estrechamente vinculadas con el proceso de
producción desde su inicio, hasta el final son: la coordinación técnica, la coordinación
de Producción y la coordinación de transporte y embarque. Las mismas, serán objeto
de estudio en la presente investigación y tienen como objetivos o actividades, las
siguientes:
Coordinación Técnica: Esta coordinación maneja todo el proceso de “Pre-
Producción” que engloba las áreas de exploración, remoción de capa vegetal,
perforación, voladura y control de calidad. Definiendo concretamente las áreas en las
que deben realizarse las operaciones, semanal, mensual, trimestral, semestral, anual y
quinquenalmente. De esta manera, se establecen los parámetros que debe seguir la
coordinación de producción para el correcto proceso de extracción mineral.
El proceso de producción nace de la coordinación técnica, ya que sin el trabajo de
ingeniería que ésta ejerce sobre las operaciones de Mina Norte, sería imposible
precisar con exactitud la cantidad y calidad de reservas minerales que se encuentran en
los tres yacimientos principales (Mf-2002, Mf-2003, BVS).
Coordinación de Producción: Llamada la médula de la empresa, esta coordinación es
la responsable directa de todas las operaciones en Mina Norte, se encarga de la
ejecución de los planes descritos por la coordinación técnica. Sus funciones están
perfectamente delimitadas bajo los siguientes parámetros:
Remoción de capa vegetal: En este proceso, como su nombre lo indica, se
57
remueve la totalidad de material estéril (Mineral no carbonífero) que cubre los
mantos de carbón que se desean extraer. Este material es depositado
temporalmente en las “escombreras”, hasta el momento en que se agoten las
reservas carboníferas en alguno de los yacimientos. En este punto el material
es reubicado nuevamente en su lugar original y se procede a la reforestación
de flora y fauna.
Perforación y Voladura: Toda vez el material estéril ha sido removido, se
procede a limpiar y perforar el manto de carbón que se desea extraer, para
esto se utilizan los equipos de soporte denominados “Tractores”. Y,
específicamente para la perforación, se utiliza la perforadora primaria, la cual
posee una potente broca que deja barrenos (perforaciones en el manto de
carbón) desde 3 hasta 7 metros de profundidad. Que luego son rellenados con
emulsión de trinitrotolueno para la posterior voladura.
Extracción y Trituración de Carbón: Luego de realizada la voladura, se
procede a la extracción del carbón, para esto se utilizan equipos
especializados, llamados Excavadoras o Palas, cuya capacidad oscila entre
los 18 y los 24 MCB*, este material luego es depositado en los patios de
remanejo y posteriormente trasladado hasta la máquina trituradora quien
literalmente granula los fragmentos de carbón para su posterior transporte
hacia los puertos de embarque.
Coordinación de Transporte y Embarque: Una vez el carbón es extraído y triturado se
procede a ser depositado en unidades especializadas para el transporte de carbón,
luego es pesado y posteriormente, transportado a uno de los 3 puertos de embarque
con la cual la empresa tiene convenio (TCV, CDG, Palmarejo-CBG).
Allí el carbón espera por el buque carbonero que se encargara de transportarlo hacia
su destino final en algún centro industrial de Asia o Europa.
58
4.- Sistema de variables
4.1- Definición conceptual
Para el propósito de esta investigación la variable auditoría operacional se define
como una revisión y evaluación parcial o total de las operaciones y procedimientos
adoptados en una empresa, con la finalidad principal de auxiliar a la dirección a eliminar
las deficiencias por medio de la recomendación de mediadas correctivas. (Vidales, L.
2003).
4.2- Definición operacional
Para efectos del presente estudio, la variable auditoría operacional será viable en la
práctica a través de: los factores de medición del desempeño, los factores de riegos y
los componentes del sistema de control interno.
Como se ha indicado anteriormente, la auditoría operacional básicamente es el
examen y evaluación profesional de todas o una parte de las operaciones de una
entidad cualquier. Para evaluar dichas operaciones o actividades existen factores que
miden el desempeño de las mismas, como lo son la eficiencia, la eficacia, y la
economía. La auditoría operacional se centra en determinar el grado de satisfacción de
éstos objetivos dentro de las operaciones y posteriormente formular recomendaciones
para mejorar las deficiencias encontradas.
Adicionalmente, la auditoria operacional permite ayudar a la dirección a entender,
controlar y administrar los factores de riesgos en las operaciones. Y evaluar el diseño y
funcionamiento del sistema de control interno establecido, con la finalidad de formular
las recomendaciones pertinentes para mejorarlo.
59
5.- Base Legales
Los fundamentos legales y normativos aplicables a la variable objeto de estudio, se
presentan a continuación.
El Artículo 287 de la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela expresa
que “La Contraloría General de la República es el órgano de control, vigilancia y
fiscalización de los ingresos, gastos, bienes públicos y bienes nacionales, así como de
las operaciones relativas de los mismos. Goza de autonomía funcional, administrativa y
organizativa y orienta su actuación a las funciones de inspección de los organismos y
entidades sujetas a su control”.
Además, en el Artículo 289 de la Constitución establece que una de las principales
atribuciones de la Contraloría General de la República es la de “Ejercer el control, la
vigilancia y fiscalización de los ingresos, gastos y bienes públicos, así como las
operaciones relativas a los mismos, sin perjuicio de las facultades que se atribuyan a
otros órganos, en el caso de los Estados y Municipios, de conformidad con la Ley”.
La Ley Orgánica de la Contraloría en su Capítulo II del Control Interno, establece en
los siguientes Artículos lo siguiente:
Artículo 35: “El Control Interno es un sistema que comprende el plan de organización,
las políticas, normas, así como los métodos y procedimientos adoptados dentro de un
ente u organismo sujeto a esta Ley, para salvaguardar sus recursos, verificar la
exactitud y veracidad de su información financiera y administrativa, promover la
eficiencia, economía y calidad de sus operaciones, estimular la observancia de las
políticas prescritas y lograr el cumplimiento de su misión, objetivos y metas”.
Artículo 36: “Corresponden a las máximas autoridades jerárquicas de cada ente la
responsabilidad de organizar, establecer, mantener y evaluar el sistema de control
interno, el cual debe ser adecuado a la naturaleza, estructura y fines del ente”.
60
Artículo 37: “Cada entidad del sector público elaborará, en el marco de las normas
básicas dictadas por la Contraloría General de la República, las normas, manuales y
demás instrumentos o métodos específicos para el funcionamiento del sistema de
control interno”.
A su vez la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público, en el
Titulo VI del Sistema de Control Interno, establece en sus artículos lo siguiente:
Artículo 131.- El sistema de control interno tiene por objeto asegurar el acatamiento
de las normas legales, salvaguardar los recursos y bienes que integran el patrimonio
público, asegurar la obtención de información administrativa, financiera y operativa útil,
confiable y oportuna para la toma de decisiones, promoverla eficiencia de las
operaciones y lograr el cumplimiento de los planes, programas y presupuestos, en
concordancia con las políticas prescritas y con los objetivos y metas propuestas, así
como garantizar razonablemente la rendición de cuentas.
Artículo 132.- El sistema de control interno de cada organismo será integral e
integrado, abarcará los aspectos presupuestarios económicos, financiero,
patrimoniales, normativos y de gestión, así como la evaluación de programas y
proyectos, y estará fundado en criterios de economía, eficiencia y eficacia.
Artículo 133: El sistema de control interno funcionará coordinadamente con el de
control externo a cargo de la Contraloría General de la República.
Artículo 134: Corresponde a la máxima autoridad de cada organismo o entidad la
responsabilidad de establecer y mantener un sistema de control interno adecuado a la
naturaleza, estructura y fines de la organización. Dicho sistema incluirá los elementos
de control previo y posterior incorporados en el plan de organización y en las normas y
manuales de procedimientos de cada ente u órgano, así como la auditoria interna.
61
Por otra su parte, el Manual de Normas de Control Interno sobre un Modelo Genérico
de la Administración Central y Descentralizada Funcionalmente publicada en Gaceta
Oficial Nº 38.282 y de fecha 28 de Septiembre de 2005, establece que:
El Sistema de Control Interno de la Administración Central y Descentralizada
funcionalmente comprende el plan de organización, las políticas, normas, así como los
métodos y procedimientos adoptados para la autorización, procesamiento, clasificación,
registro, verificación, evaluación, seguridad y protección física de los activos,
incorporado en los procesos administrativos y operativos para alcanzar los objetivos
generales del organismo o entidad. Este abarcará los aspectos presupuestarios,
económicos, financieros, patrimoniales, normativos, y de gestión así como, la
evaluación de programas y proyectos, y estará fundado en criterios de eficiencia,
eficacia y economía.
El Sistema de Control Interno de cada organismo o entidad tiene por objetivo
promover el acatamiento de la normativa legal, salvaguardar el patrimonio público,
verificar la exactitud, cabalidad, veracidad y oportunidad de la información financiera,
presupuestaria, administrativa y técnica a fin de promover la eficacia de las
operaciones, estimular y garantizar el acatamiento de las decisiones adoptadas y lograr
el cumplimiento de sus planes, programas y presupuestos, en concordancia con las
políticas preescritas y con los objetivos y metas propuestas.
La Norma Internacional de Auditoría Interna puede considerarse como requisito de
calidad que debe observarse para el desempeño del trabajo de auditoría profesional.
Por esta razón, durante muchos años ha constituido y constituye en la mayoría de
países el soporte obligado de las actividades que conducen Contadores Públicos.
La Norma Internacional de Auditoría Interna debe ser aplicada, en la auditoría de
estados financieros y deben aplicarse también, con la adaptación necesaria, a la
auditoría de otra información y de servicios relacionados.
62
La Norma Internacional de Auditoría Interna referente al programa de trabajo indica
que los auditores internos deben preparar y documentar programas que cumplan con
los objetivos del trabajo, incluyendo los procedimientos para identificar, analizar, evaluar
y documentar información durante la tarea. El programa de trabajo debe ser aprobado
con anterioridad a su implantación y cualquier ajuste ha de ser aprobado
oportunamente.
La actividad de auditoría interna según la Norma Internacional de Auditoría Interna
debe evaluar y hacer las recomendaciones apropiadas para mejorar el proceso de
gobierno en el cumplimiento de los siguientes objetivos: Promover la ética y los valores
apropiados dentro de la organización, asegurar la gestión y responsabilidad eficaces en
el desempeño de la organización, comunicar la información de riesgo y control a las
áreas adecuadas de la organización, y coordinar las actividades y la información de
comunicación entre el Consejo de Administración, los auditores internos y externos, y la
dirección.
Las Normas Generales de Auditoría de Estado (1997), en el Capítulo II Normas
Relativas a la Planificación, establece en sus artículos lo siguiente:
Artículo 13.- La función de auditoría estará sujeta a una planificación en la cual se
aplicarán criterios de economía, objetividad, oportunidad y relevancia material,
atendiendo a los planteamientos y solicitudes de la Contraloría General de la República
y demás organismos y entidades competentes.
Artículo 14.- Previa a la ejecución de la auditoría deberá efectuarse una adecuada
programación que incluya las actividades idóneas dirigidas a conocer la misión del
organismo, entidad o dependencia y la normativa legal, reglamentaria o estatutaria que
la regula. La programación procurará además, que el auditor obtenga un conocimiento
integral de los requerimientos en cuanto a enfoque, objetivos, alcance, técnicas,
métodos, procedimientos y oportunidad de los trabajos a desarrollar, para alcanzar los
propósitos fijados.
63
En el Capítulo III Normas Relativas a la Ejecución, establece en sus artículos lo
siguiente:
Artículo 17.- Según el alcance de la auditoría, se deberá evaluar el control interno del
organismo, entidad, dependencia o área objeto de la misma para determinar su grado
de confiabilidad e identificar los aspectos críticos que requieran examen exhaustivo, y
como consecuencia de ello, establecer la naturaleza, oportunidad, métodos,
procedimientos y técnicas aplicables en sus fases ulteriores.
Artículo 18.- El auditor deberá evaluar el cumplimiento de las leyes, reglamentos y
demás normativa aplicable a la entidad y a las operaciones objeto de la auditoría.
Artículo 19.- En la auditoría financiera, y en cualquier otro tipo de auditoría, cuando
proceda, el auditor verificará si se han cumplido las Normas Generales de Contabilidad
del Sector Público y los principios de contabilidad generalmente aceptados para la
presentación de los estados financieros. En este sentido, el análisis de las cuentas
deberá proporcionar una base razonable para poder expresar una opinión sobre ellas.
Artículo 20.- El auditor deberá obtener las evidencias suficientes, convincentes y
pertinentes, que le permitan tener la certeza razonable de que los hechos revelados se
encuentran satisfactoriamente comprobados.
Artículo 23.- El auditor deberá organizar un registro completo y detallado en forma de
papeles de trabajo, debidamente agrupados y referenciados, con las evidencias de la
auditoría practicada, los cuales, de acuerdo a sus características, formarán parte del
archivo permanente o transitorio, según corresponda.
En el Capítulo IV Normas Relativas al Informe de Auditoría, establece en sus
artículos lo siguiente:
64
Artículo 25.- Al término de la auditoría, se presentará en forma escrita el Informe de
Auditoría, el cual deberá contener las observaciones o hallazgos, identificando las
causas y efectos de los mismos, así como las conclusiones y recomendaciones
correspondientes, con señalamiento expreso de que el trabajo ha sido realizado
conforme a las Normas Generales de Auditoría de Estado.
El informe definitivo a que se refiere el presente artículo, deberá ser firmado por el
nivel directivo o gerencial competente para notificar los resultados.
Artículo 26.- El Informe deberá ser redactado de manera objetiva, persuasiva y
constructiva y en forma clara, precisa y concreta; así mismo, deberán insertarse los
detalles necesarios, que contribuyan a evitar equívocos y ambigüedades.
Artículo 27.- El Informe deberá ser presentado oportunamente, a objeto de que la
información en él contenida tenga actualidad, utilidad y valor para que las autoridades a
quienes corresponda, adopten las medidas inmediatas tendentes a corregir las
deficiencias señaladas
65
6.- Cuadro de Operacionalización de las Variables
Objetivo General: Diseñar un programa de auditoría operacional para el proceso de
producción en Carbones de la Guajira, S.A.
Fuente: Elaboración propia, 2011
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
VARIABLES DIMENSIÓN INDICADORES
Identificar los Factores de Medición del Desempeño para el Proceso de Producción en Carbones de la Guajira S.A.
Auditoria Operacional
Factores de Medición del Desempeño
-Eficiencia -Efectividad -Economía
Analizar los Componentes del Sistema de Control Interno para el Proceso de Producción en Carbones de la Guajira S.A.
Componentes del Sistema de Control Interno
-Ambiente de Control -Evaluación de Riesgos -Actividades de Control -Información y Comunicación -Supervisión
Determinar los Factores de Riegos asociados al Proceso de Producción en Carbones de la Guajira S.A.
Factores de Riegos
Riesgos de auditoría -Riesgo inherente. -Riesgo de control. -Riesgo de detección. Riesgos de operación -Riesgos ambientales. -Riesgos humanos. -Responsabilidad profesional. -Seguridad. -Desventajas en el producto. Riesgos de negocio. -Riesgos financieros -Daños a la propiedad. Riesgos Generales -Riesgo tecnológico. -Riesgo de información
Determinar la Naturaleza, Objetivo y Alcance de las Pruebas y Procedimientos de una Auditoria Operacional a aplicar al Proceso de Producción en Carbones de la Guajira S.A.
No Operacionalizable
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7.-Definición de términos básicos
Auditoría: Consiste en verificar que la información financiera, operacional y
administrativa que se presenta sea confiable, veraz y oportuna. Es revisar que los
hechos, fenómenos y operaciones se den en la forma como fueron planeados; que las
políticas y lineamientos establecidos han sido observados y respetados; que se
cumplen con obligaciones fiscales, jurídicas y reglamentarias en general. (Cardona, M.
2005).
Auditoría operacional: Es una revisión y evaluación parcial o total de las operaciones
y procedimientos adoptados en una empresa, con la finalidad principal de auxiliar a la
dirección a eliminar las deficiencias por medio de la recomendación de mediadas
correctivas. (Vidales, L. 2003)
Ambiente de Control Interno: Se refiere al establecimiento de un entorno que
estimule e influencie las áreas de las personas con respecto al control de sus
actividades. Como el personal resulta ser la esencia de cualquier entidad, sus atributos
constituyen el motor que la conduce y la base sobre la que todo descansa. (Diccionario
de Administración y Finanzas)
Carbón: Materia sólida, ligera, negra y muy combustible, que resulta de la destilación
o de la combustión incompleta de la leña o de otros cuerpos orgánicos. (Diccionario de
la Lengua Española).
Control: Actitud de enfrentar una situación y manejarla con capacidad física y mental
para ejecutar procedimientos de acuerdo con los planes y políticas establecidos.
(Diccionario de Administración y Finanzas)
Control Interno: Comprende el plan de organización y el conjunto de métodos y
medidas adoptadas dentro de una entidad para salvaguardar sus recursos, verificar la
exactitud y veracidad de su información financiera y administrativa, promover la
67
eficiencia en las operaciones, estimular la observación de las políticas prescrita y lograr
el cumplimiento de las metas y objetivos programados. (Gómez. 2001)
Economía: Ciencia cuyo objeto de estudio es la organización social de la actividad
económica. En otras palabras, economía es la ciencia de cómo las sociedades
resuelven o podrían resolver sus problemas económicos. (Diccionario Contable)
Eficacia: La medida de la producción en relación a los recursos humanos y otro tipo
de recursos. Capacidad de producir el efecto esperado. (Diccionario Contable)
Eficiencia: Relación entre el producto actual y el producto potencial. (Diccionario
Contable)
Equidad: Conducta apegada a los cánones de la rectitud y, en consecuencia, no
podrá prestarse para violentar el patrimonio y los derechos de los trabajadores, los
empleadores, el Estado y comunidad en general. (Pinilla, J. 1996)
Manufactura: Obra hecha a mano o con auxilio de máquina. (Diccionario de la
Lengua Española).
Máquinas: Son todos los instrumentos formados por el hombre que se emplean en
hacer más eficaz y menos penosa la acción del trabajo económico. (Piernas, J. 2007)
Personal: Conjunto de las personas que trabajan en un mismo organismo,
dependencia, fábrica, taller, etc. (Diccionario de la Lengua Española).
Proceso: Son métodos sistemáticos para manejar las actividades. Es cualquier
interpretación previamente ordenada entre hombres, materia prima y equipos para la
transformación de los insumos. (Stoner y otros. 1996)
68
Producción: Proceso por medio del cual se crean los bienes y servicios económicos.
Es la actividad principal de cualquier sistema económico que está organizado
precisamente para producir, distribuir y consumir los bienes y servicios necesarios para
la satisfacción de las necesidades humanas. (Diccionario de Economía)
Producto: Se llama así, en general, a todo lo que es efecto o resultado; y en
economía, a aquellas cosas cuya utilidad ha recibido de la aplicación del trabajo
condiciones a propósito para satisfacer nuestras necesidades. (Piernas, J. 2007)
Riesgo: Probabilidad de la pérdida financiera, o más formalmente la variabilidad de
lo determinado. (Diccionario de Administración y Finanzas)
69
CAPÍTULO III
MARCO METODOLÓGICO
70
CAPÍTULO III
Marco metodológico
A fin de organizar y desarrollar el presente estudio de investigación titulado:
Diseño de un Programa de Auditoría Operacional para el Proceso de Producción
en Carbones de La Guajira, se describe la metodología utilizada en el mismo, en el
cual se incluye el modelo epistémico, que lo sustenta, asimismo se acentúa el tipo
y diseño de la investigación, la población objeto de estudio, para describir las
técnicas e instrumentos de recolección, como la validez y confiabilidad de los
mismos, finalmente se hace referencia, a las técnicas de análisis estadísticos y
procedimientos de la investigación.
Ahora bien, el abordar una investigación exige, por parte del investigador,
ubicarse dentro del contexto epistemológico, vale decir, seguir una metodología
determinada en aras de cubrir las expectativas del hecho científico. En tal sentido,
se ha seguido el enfoque positivista. Al respecto, González y Rodríguez (2008)
afirman que desde el punto de vista metodológico, se suele denominar cuantitativa
a la investigación que, predominantemente tiende a usar instrumentos de medición
y comparación que proporcionan datos cuyo estudio requiere el uso de modelos
matemáticos y de la estadística.
Este tipo de investigación, a criterio de Hurtado y Toro (2007) asume que la
realidad es estable y la aborda con un método confiable, mensurable,
comprobable. Se parte de un concepto establecido a priori. Utiliza una estrategia
deductiva. El objetivo es explicar los fenómenos mediante el establecimiento de
sus relaciones causales y lograr la verificación o comprobación de la teoría pre
establecida.
En ese sentido, Hurtado (2007, p. 60) declara, que los positivistas escudriñan los
hechos o principios de los fenómenos sociales, de manera objetiva, obviando, los
procesos internos de los individuos, es decir, no se involucran con el estado
71
subjetivo, porque, el único discernimiento aceptable, es el conocimiento científico,
que obedece a ciertos principios metodológicos ideales aceptando como único
conocimiento válido al conocimiento verificable, visible, no acepta la pertinencia de
otras perspectivas, de otros procedimientos metodológicos y otros tipos de
conocimientos de interpretación de la realidad; lo que importa es la medición de
una serie de repeticiones que llegan a constituirse en tendencias, a plantear
nuevas hipótesis y a construir teorías, todo fundamentado en el conocimiento
cuantitativo, a través de los métodos estadísticos.
1.-Tipo de investigación
El estudio efectuado adopta el tipo descriptivo, porque se describen los métodos
y procedimientos para realizar una auditoría operacional para el proceso de
producción en Carbones de la Guajira, S.A. Es así como Fernández (2006, p. 67),
afirma,”...que la investigación es descriptiva cuando miden o evalúan diversos
aspectos, dimensiones o componentes del fenómeno o fenómenos a investiga, y
se seleccionan una serie de cuestiones y se miden cada una de ellas
independientemente para así describir lo que se investiga”.
Por otra parte, el estudio se basó en el diseño de campo, porque se coloca como
característica fundamental al investigador en contacto con la realidad de los
hechos; a fin de verificar: El proceso productivo de la empresa a la cual se le
diseñó los procedimientos de auditoría; La tarifa en la producción; La cantidad de
material humano dedicado a la producción y Ciclo de control interno del proceso de
producción; por lo que la información fue obtenida directamente de Carbones de la
Guajira, S.A.
En tal sentido, la investigación se basó en un diseño no experimental, el cual
Sampieri (2008) lo define como cualquier investigación en la que resulta imposible
manipular variables o asignar aleatoriamente a los sujetos y a las condiciones, es
decir, se trata de investigaciones donde no se hace variar intencionalmente las
72
variables independientes, sino lo que se hace es observar fenómenos como tal y
como se dan en su contexto natural, para después analizarlos. La investigación se
podría clasificar como de tipo transaccional, en virtud de que se recolectan datos
en un solo momento en un tiempo único, tal como lo define Sampieri (2008).
La población está conformada por el personal que sería responsable de la
auditoría operacional y la muestra de esta población está representada por los
integrantes de este personal, teniendo como informantes al Gerente General; Jefe
de Producción y Analista de Costo de Carbones de la Guajira, S.A. para sustentar
sus bases teóricas, mediante el análisis de textos especializados y fuentes
documentales que hayan sido recolectadas o analizadas por otras investigaciones,
los cuales se extrajeron con el fin de la realización del programa de auditoría
operacional para el proceso de producción en Carbones de la Guajira, S.A, a fin de
coadyuvar al logro de los objetivos de eficacia, eficiencia y economía de la
corporación.
Asimismo, se abarcó el diseño de campo, porque posee como característica
fundamental la de colocar al investigador en contacto con la realidad de los
hechos, por lo que la información fue obtenida de la empresa Carbones de la
Guajira, S.A.
2.- Diseño de la investigación
En cuanto al diseño de la investigación, el presente trabajo se ubicó dentro de los
diseños de campo no experimental, con un diseño transeccional o transversal, en la
cual los datos se recolectaron en un solo momento, en un tiempo único con el propósito
de describir variables y analizar su incidencia e interrelación en un momento dado
(Hernández, Fernández y Baptista 2004). Además estos autores especifican que un
diseño de investigación no experimental, es un estudio que se realiza sin la
manipulación deliberada de las variables y en lo que solo se observan los fenómenos
en su ambiente natural, para luego analizarlos.
73
En este orden de ideas, Hernández, y Col. (2004, p. 184) mencionan: “lo que se
hace en la investigación no experimental es observar fenómenos tal como se dan en su
contexto natural, para después analizarlos”. Esto indica que no existe ningún tipo de
manipulación de variables por parte del investigador, solo las observa y describe.
Asimismo, este estudio se tipifica como transeccional, debido a que se miden las
variables en un momento dado, tal como se presenta al momento de recolectar la
información, que a juicio de Chávez (2007, p. 134) considera que en este tipo de
estudio sólo “se miden los criterios de uno o más grupos de unidades en un momento
dado, sin pretender evaluar la evolución de esas unidades”.
En tal sentido, y de acuerdo a lo anteriormente expresado, este estudio se enmarcó
en el tipo no experimental, transeccional, debido a que en ningún momento las
variables del estudio se manipularán de alguna manera, asimismo, en dicha
investigación sólo se medirán las variables en un momento único y determinado. De
acuerdo a la estrategia aplicada para recopilar los datos se tipifica como una
investigación de campo dado que se realizó en el mismo lugar en donde se manifiesta
la problemática de estudio, es decir en Carbones de la Guajira, S.A. Con la finalidad de
verificar las verdaderas condiciones en que se han conseguido los datos, haciendo
posible su revisión o modificación en el caso de que surjan dudas, respecto a su
calidad.
3.- Población de la investigación
En general, se entiende por población al conjunto total, finito o infinito de elementos o
unidades de observación que se considerarán en un estudio, o sea que es el universo
de la investigación, sobre la cual se pretenderá generalizar los estudios a que hubiere
lugar. En este orden de ideas, Arias (2004) señala que la población son todos los
sujetos vinculados directamente con el estudio.
74
En este mismo orden de ideas Hurtado y Garrido (2002), señalan que la población es
el total de los individuos o elementos a quienes se refiere la investigación, vale decir,
todos los elementos que se van a analizar tienen ciertas características similares y
sobre las cuales se desea hacer inferencia o unidad de análisis. En este mismo orden
de ideas Chávez (2004, p. 160) plantea que la población “es el universo de la
investigación sobre la cual se pretende generalizar los resultados”, y está constituida
por características o estratos que permiten distinguir los sujetos unos de otros.
Asimismo, Tamayo (2006) definen la población objeto de estudio como la totalidad
del fenómeno a estudiar donde las unidades de población poseen una característica en
común, la cual se estudia y da origen a los datos de la investigación, para este caso la
población estará conformada por el Gerente General, Jefe de Producción, Analistas de
Costos de la empresa y Auditores tal y como lo indica el cuadro a continuación:
CUADRO 1 POBLACIÓN SOMETIDA A ESTUDIO
CARBONES DE LA GUAJIRA, S.A
PERSONAL RESPONSABLE DE LA AUDITORÍA OPERACIONAL
TOTAL
INFORMANTES
Gerente General
1 1
Jefe de Producción
1 1
Analistas de Costos
4 4
Auditores
4 4
TOTAL
10 10
Fuente: García (2012).
75
4.- Técnicas e instrumentos para la recolección de datos
Las técnicas e instrumentos de recolección de datos según Chávez (2004, p. 173)
“son los medios que utiliza el investigador para decir el comportamiento o atributos de
las categorías”. La recolección de la información se realizó con base en la técnica de la
encuesta y se seleccionó como instrumentos un cuestionario. Para recolectar la
información se aplicara una encuesta que según Busot (2009) ”consiste en obtener la
información a través de preguntas a otras personas, sin establecer un diálogo con el
encuestado y el grado de interacción es menor”, con el fin de medir la posición de los
sujetos, con las categorías de estudio.
Para el desarrollo de la investigación, que tiene como objetivo general diseñar un
programa de auditoría operacional para el proceso de producción en Carbones de la
Guajira, S.A, a fin coadyuvar al logro de los objetivos de eficacia, eficiencia y economía
de la corporación, se precisó utilizar la técnica de la encuesta escrita la cual según Arias
(2004), “es aquella que se realiza mediante un cuestionario” y el instrumento a utilizar
fue el cuestionario que consiste en un conjunto de preguntas respecto a una o más
variables a medir, ahora bien para este fin se diseñaran como instrumentos
cuestionarios tanto de orden cerrado como de respuestas múltiples .Al respecto Arias
(2004, ´p. 72), formula que “es la modalidad de encuesta que se realiza de forma escrita
mediante un instrumento o formato en papel contentivo de una serie de preguntas. Se
le denomina cuestionario auto administrado porque debe ser llenado por el encuestado,
sin la intervención del encuestador”.
Los cuestionarios a ser aplicados serán construidos en primer orden para medir la
opinión de los sujetos de la investigación, es decir: Gerente General, Jefe de
Producción, Analistas de Costos de la empresa y Auditores, los cuales servirán para
construir las formas estadísticas de la variable Auditoria Operacional. La escala de
medición será tipo escala Likert para las dimensiones: Factores de Medición del
Desempeño, Componentes del Sistema de Control Interno y Factores de Riesgos,
ahora es de importancia señalar lo comentado por Ander-Egg (2008, p. 56) donde
76
define a la “escala como una serie de ítems o frases que han sido cuidadosamente
seleccionados, de forma que constituyan un criterio válido, fiable y preciso para medir
de alguna forma los fenómenos sociales”
En el presente caso, este fenómeno será una actitud cuya intensidad se desea
medir. Ahora bien, la escala Likert por ser de carácter aditiva Summers (2009) está
constituida por una serie de ítems ante los cuales se solicita la reacción del sujeto. El
interrogado señala su grado de acuerdo o desacuerdo con cada ítem Siempre (S), Casi
Siempre (CS), A Veces (AV), Casi Nunca (CN), Nunca (N). A cada respuesta se le dio
una puntuación favorable o desfavorable.
Po lo tanto la totalidad del sistema de ítems para evaluar a los sujetos de la
investigación, es decir: Gerente General, Jefe de Producción, Analistas de Costos de la
empresa y Auditores de Carbones de la Guajira, S.A en torno a las dimensiones consta
con sesenta (60) preguntas.
5.- Validez
Una vez diseñado el instrumento, el mismo es sometido a un estudio técnico para
determinar su validez. Según Hernández y Cols (2003), la validez se refiere al grado en
que un instrumento realmente mide la variable que se pretende medir. En este orden de
ideas, la validez del instrumento diseñado, se obtiene a través de un proceso de
validación de contenido, el cual consiste en la evaluación por parte de expertos,
quienes revisaron la pertinencia o no de los ítems, con los objetivos y variables.
Para dicho propósito se les presentara el formato de validación a expertos,
configurados por profesionales con conocimientos en materia de Auditoria Operacional,
estos expertos revisaron el instrumento e indicaron los cambios y observaciones
pertinentes para garantizar la validez del reactivo diseñados.
77
6.- Confiabilidad
Ahora bien, la confiabilidad de un instrumento según Hernández (2003, p. 346), “se
refiere al grado en que su aplicación es repetida al mismo sujeto u objeto, produce
resultado iguales”. Dado que el instrumento está compuesto por el escalamiento Likert
el método para calcular su confiabilidad será la prueba piloto, que es aplicar el
instrumento a una población distinta a la estudiada, pero con características que le
asemejan. Del mismo modo, la ecuación que se aplicara será el coeficiente Alfa de
Cronbach, que se muestra a continuación:
K: Número de ítems S 1
2 : Varianza de cada ítem S 2
T : Varianza total 1: Constante
Tomando en cuenta la fórmula expresada, se calculó el coeficiente para la
confiabilidad de instrumentos con ítems continuos los cuales fueron aplicados para los
sujetos de la investigación, midiendo las dimensiones factores de medición del
desempeño, componentes del sistema de control interno y factores de riesgos, tomando
en cuenta las formas estadísticas un resultado del análisis de fiabilidad de Alpha 0,96.
7.-Tratamiento Estadístico De Los Datos
Para el análisis de esta investigación, se cuantificaron los datos en función de las
frecuencias y porcentajes de los datos recolectados para posteriormente determinar la
Naturaleza, Objetivo y Alcance de las Pruebas y Procedimientos de una Auditoria
Operacional a aplicar al Proceso de Producción en Carbones de la Guajira, S.A. Es
decir, que el análisis de los datos en este estudio, se realizo aplicando la estadística
descriptiva mediante el análisis frecuencial y porcentual de las alternativas
seleccionadas por los sujetos de la investigación en el instrumento de recolección de
datos y posterior ubicación en baremo.
78
8.- Procedimiento de la investigación.
El desarrollo del estudio se efectúa de acuerdo a los objetivos propuestos
previamente abarcando la ejecución de acciones y procedimientos de acuerdo a tres
fases: planificación, ejecución y divulgación. Tales fases se explican a continuación.
8.1- Fase de planificación.
En esta fase se identificó la situación problemática en el contexto seleccionado, el
cual fue Carbones de la Guajira, S.A., la misma fue profundizada, por medio de
consultas bibliográficas de las teorías seleccionadas para su sustentación. A partir de
estos insumos se precisó por medio del análisis crítico, la importancia de conocer
cuáles son las competencias que debe tener el personal directivo.
De esta manera, se procedió a la elaboración de la misma, en un primer momento se
formularon algunas preguntas, en virtud de ciertas inquietudes y la necesidad de buscar
respuesta a dichas interrogantes, de esta forma se conformó un marco referencial del
problema a estudiar, como también la formulación de los objetivos, la justificación, y la
delimitación de la investigación.
Bajo estos parámetros y con una visión focalizada se comenzó a concretar los
criterios teóricos de los autores consultados y los antecedentes seleccionados, para
construir la matriz operacional, para la variable la cual conformó la investigación. De la
misma forma, se estableció el tipo de metodología utilizada en proporción con los
objetivos planteados, definiendo el paradigma de investigación, el tipo y diseño de la
misma, las técnicas e instrumento de recolección de datos, así como la metodología
estadística
79
8.2- Fase de ejecución.
Esta fase del estudio estuvo constituida por dos procedimientos en primer lugar la
validez de los instrumentos de recolección, aplicados a la muestra seleccionada, se
utilizó un instrumento para medir la variable Auditoria Operacional, la cual será
sometida a la validación a través del juicio de los expertos. El segundo procedimiento
de esta etapa fue la confiabilidad del instrumento, aplicando una prueba piloto, luego se
realizó la prueba a la población censal seleccionada y finalmente los resultados
arrojados por la misma fueron procesados, bajo los principios de análisis estadístico.
8.3- Fase de divulgación.
Esta etapa, estuvo destinada a examinar y organizar la presentación de la
investigación atendiendo el estilo de redacción de acuerdo a las normas establecidas
para tal fin, de manera que cumpliera con las exigencias propias de la evaluación y
defensa de una tesis de especialidad.
80
CAPITULO IV
RESULTADOS DE LA INVESTIGACION
81
CAPÍTULO IV
Análisis de los Resultados
Se describen los resultados en función de exponer las encuestas respectivas al
análisis de los datos obtenidos por medio de la aplicación de encuestas a través de la
cual se permitió realizar la recolección de datos de la población encuestada.
En tal sentido, entre los objetivos planeados, al inicio de la investigación se
encuentran; Identificar los factores de medición del desempeño para el proceso de
producción en Carbones de la Guajira S.A, Analizar los componentes del control interno
para el proceso de producción en Carbones de la Guajira S.A, Determinar los factores
de riegos asociados al proceso de producción en Carbones de la Guajira S.A,
Determinar la naturaleza, objetivo y alcance de las pruebas y procedimientos de una
auditoria operacional a aplicar al proceso de producción en Carbones de la Guajira S.A.
Siendo estos altamente positivos para el logro del análisis que se encuentre a la par
de las actividades de Carbones de la Guajira S.A, es importante mencionar la aplicación
de las encuestas al personal vinculado con la auditoria operacional, con la finalidad de
conocer el manejo que los Auditores, Analistas de Costos, Jefe de Producción y
Gerente General tienen con respecto a la variable del estudio.
A continuación, se indican cada una de las dimensiones con sus respectivos
indicadores, así como la presentación cualitativa y cuantificable realizada a través de
las tablas que contienen los resultados obtenidos.
82
OBJETIVO: Identificar los factores de medición del desempeño para el proceso de
producción en Carbones de la Guajira S.A.
VARIABLE: Auditoria Operacional.
INDICADOR: Eficiencia.
ÍTEM Nº 1
La empresa utiliza los medios de modo adecuado resultando satisfactoria la relación
existente entre los bienes y los recursos empleados para conseguirlos.
TABLA Nº 1
Fuente: García (2013)
RESULTADO
Ítem Nº 1
La población de Carbones de la Guajira, S.A encuestada responde en un 50% que
Siempre utiliza los medios de modo adecuado resultando satisfactoria la relación
existente entre los bienes y los recursos empleados, mientras que el otro 50% dijo que
utilizan los medios de modo adecuado Casi Siempre.
Es importante resaltar, que según Biglino y Durán (2008), existe eficiencia cuando se
comprueba que los medios se han utilizado de modo adecuado, o dicho con otras
Alternativa FA P
Siempre 5 50%
Casi Siempre 5 50%
A veces
Casi Nunca
Nunca
Total 10 100%
83
palabras, si resulta satisfactoria la relación existente entre bienes y servicios producidos
y los recursos empleados para conseguirlos.
La relación existente entre los bienes y los recursos empleados resulta satisfactoria
para la empresa, sin embargo se evidencia la necesidad de mejorar en cuanto al
aprovechamiento de la materia que interviene el en proceso productivo, es decir, con
menores insumos producir lo mismo para que se evidencie una completa eficacia dentro
del proceso de producción de Carbones de la Guajira, S.A.
OBJETIVO: Identificar los factores de medición del desempeño para el proceso de
producción en Carbones de la Guajira S.A.
VARIABLE: Auditoria Operacional.
INDICADOR: Eficiencia.
ÍTEM Nº 2
Se aplican en la empresa métodos de trabajo capaces de conducir a un mejor
desempeño de la actividad operativa.
TABLA Nº 2
Fuente: García (2013)
Alternativa FA P
Siempre
Casi Siempre 4 40%
A veces 5 50%
Casi Nunca 1 10%
Nunca
Total 10 100%
84
RESULTADO
Ítem Nº 2
La población de Carbones de la Guajira, S.A encuestada responde en un 40% que
Casi Siempre se aplican en la empresa métodos de trabajo capaces de conducir a un
mejor desempeño de la actividad operativa, mientras que un 50% dijo que A veces se
aplican dichos métodos para la mejora operativa y un 10% indica que Casi nunca son
aplicados.
La eficiencia se orienta principalmente según Pinilla, J (1996) a la aplicación de
métodos de trabajo capaces de conducir al mejor desempeño de la actividad gerencial y
operativa, de acuerdo con los objetivos, los recursos y las limitaciones de las
organizaciones.
Si bien es cierto Carbones de la Guajira, S.A, refleja una aceptable combinación de
los insumos que intervienen en los procesos productivos con el objeto de alcanzar los
niveles de rendimiento esperados y de satisfacer, en la mejor forma posible, a la
clientela tanto interna como externa. Sin embargo, la empresa debe aplicar
continuamente métodos de trabajos que acrecienten el nivel de eficacia existente dentro
del proceso de producción.
OBJETIVO: Identificar los factores de medición del desempeño para el proceso de
producción en Carbones de la Guajira S.A.
VARIABLE: Auditoria Operacional.
INDICADOR: Eficiencia.
ÍTEM Nº 3
La empresa asegura la oportunidad, cantidad y calidad de los insumos en las
operaciones del proceso de producción.
85
TABLA Nº 3
Fuente: García (2013)
RESULTADO
Ítem Nº 3
La población de Carbones de la Guajira, S.A encuestada responde en un 70% que la
empresa Siempre asegura la oportunidad, cantidad y calidad de los insumos en las
operaciones del proceso de producción, mientras que un 30% respondió que Casi
Siempre.
Según Pinilla, J (1996) un plan de eficiencia debe proponerse, entre otros, lo
siguiente: Asegurar la oportunidad, cantidad y calidad de los insumos en los flujos
operativos de los procesos.
Lo anteriormente expuesto debe seguirse tomando en cuenta como factor de
especial relevancia para el mejoramiento de los niveles de eficiencia en la organización.
OBJETIVO: Identificar los factores de medición del desempeño para el proceso de
producción en Carbones de la Guajira S.A.
VARIABLE: Auditoria Operacional.
INDICADOR: Efectividad.
Alternativa FA P
Siempre 7 70%
Casi Siempre 3 30%
A veces
Casi Nunca
Nunca
Total 10 100%
86
ÍTEM Nº 4
Los objetivos alcanzados por la organización se aproximan o coinciden con los
objetivos planeados.
TABLA Nº 4
Fuente: García (2013)
RESULTADO
Ítem Nº 4
La población de Carbones de la Guajira, S.A encuestada responde en un 60% que
Siempre los objetivos alcanzados por la organización se aproximan o coinciden con los
objetivos planeados, mientras que un 35% respondió que Casi Siempre se cumplen los
objetivos.
Pinilla, J (1996), establece que cuando el auditor operacional comprueba que los
objetivos alcanzados por la organización se aproximan o coinciden con los objetivos
planeados, puede concluir que la empresa está experimentando un buen nivel de
efectividad.
Sin embargo, se evidencia que la organización no siempre alcanza por completo los
objetivos establecidos por la administración lo cual se traduce a que el nivel de
resultados obtenidos no cumple por completo con el término de eficacia. Debiendo el
auditor operacional formular un diagnostico completo y objetivo de la forma como se
Alternativa FA P
Siempre 6 60%
Casi Siempre 4 40%
A veces
Casi Nunca
Nunca
Total 10 100%
87
está ejecutando el proceso operativo, en la perspectiva de asesorar a la alta gerencia
para superar los niveles de eficiencia de la organización.
OBJETIVO: Identificar los factores de medición del desempeño para el proceso de
producción en Carbones de la Guajira S.A.
VARIABLE: Auditoria Operacional.
INDICADOR: Efectividad.
ÍTEM Nº 5
En la empresa se utilizan métodos para evaluar las operaciones y el cumplimiento de
los objetivos.
TABLA Nº 5
Fuente: García (2013)
RESULTADO
Ítem Nº 5
La población de Carbones de la Guajira, S.A encuestada responde en un 60% que
Casi Siempre se utilizan métodos para evaluar las operaciones y el cumplimiento de los
objetivos, mientras que para el otro 40% esta evaluación se produce A veces.
Para medir en forma integral la efectividad en las organizaciones, se requiere la
Alternativa FA P
Siempre
Casi Siempre 6 60%
A veces 4 40%
Casi Nunca
Nunca
Total 10 100%
88
utilización coherente de los dos enfoques metodológicos conocidos y aceptados: la
evaluación del cumplimiento de los objetivos y la evaluación de las operaciones
mediante la apreciación del desempeño. (Pinilla, 1996).
Carbones de la Guajira, S.A, debe utilizar métodos constantes en el tiempo que
permitan evaluar las operaciones y el cumplimiento de los objetivos. El auditor
operacional debe instrumentalizar parámetros de medición de la auditoria operacional
con respecto a la efectividad. Asimismo aplicar un enfoque evaluativo denominado
apreciación del desempeño el cual mide el grado de efectividad logrado en la empresa.
OBJETIVO: Identificar los factores de medición del desempeño para el proceso de
producción en Carbones de la Guajira S.A.
VARIABLE: Auditoria Operacional.
INDICADOR: Efectividad.
ÍTEM Nº 6
La administración provee un plan, presupuesto o programa, con objetivos claramente
definidos y en forma mensurable.
TABLA Nº 6
Fuente: García (2013)
Alternativa FA P
Siempre 10 100%
Casi Siempre
A veces
Casi Nunca
Nunca
Total 10 100%
89
RESULTADO
Ítem Nº 6
La población de Carbones de la Guajira, S.A encuestada responde en un 100% que
la administración Siempre provee un plan, presupuesto o programa, con objetivos
claramente definidos y en forma mensurable.
Pinilla, (1996) indica que la evaluación de la eficacia de una entidad no puede
realizarse si no existe un plan, presupuesto o programa, con objetivos claramente
definidos y en forma mensurable.
Para poder evaluar el cumplimiento de la eficacia dentro del proceso de producción
de Carbones de la Guajira, S.A deben existir objetivos claramente definidos, por lo cual
se evidencia en la encuesta realizada que efectivamente existen dentro de la
organización. Por lo tanto, es posible trabajar en base a ellos y tomarlos como
parámetro para evaluar la eficacia del proceso de producción.
OBJETIVO: Identificar los factores de medición del desempeño para el proceso de
producción en Carbones de la Guajira S.A.
VARIABLE: Auditoria Operacional.
INDICADOR: Economía.
ÍTEM Nº 7
La empresa adquiere recursos con la calidad y en la cantidad apropiada y al menor
costo posible.
90
TABLA Nº 7
Fuente: García (2013)
RESULTADO
Ítem Nº 7
La población de Carbones de la Guajira, S.A encuestada responde en un 60% que la
empresa Siempre adquiere recursos con la calidad y en la cantidad apropiada y al
menor costo posible, mientras que un 40% respondió que Casi Siempre.
Según Ortíz, A (2005), economía se refiere a los términos y condiciones conforme a
los cuales se adquieren los recursos financieros, humanos y materiales. en una
operación económica, dichos recursos se adquieren con la calidad y en la cantidad
apropiadas y al menor costo posible.
La adquisición de los insumos necesarios (materia prima, mano de obra directa y
costos indirectos de fabricación) para el proceso productivo, deberá continuar
realizándose teniendo en cuenta la cantidad adecuada, la calidad de los insumos, la
oportunidad de la adquisición y los buenos precios.
OBJETIVO: Identificar los factores de medición del desempeño para el proceso de
producción en Carbones de la Guajira S.A.
VARIABLE: Auditoria Operacional.
Alternativa FA P
Siempre 6 60%
Casi Siempre 4 40%
A veces
Casi Nunca
Nunca
Total 10 100%
91
INDICADOR: Economía.
ÍTEM Nº 8
La empresa formaliza criterios para la obtención, control, disposición y utilización de
los insumos del proceso productivo.
TABLA Nº 8
Fuente: García (2013)
RESULTADO
Ítem Nº 8
La población de Carbones de la Guajira, S.A encuestada responde en un 90% que la
empresa Siempre formaliza criterios para la obtención, control, disposición y utilización
de los insumos del proceso productivo, mientras que un 10% respondió que Casi
Siempre.
Pinilla, J (1996), establece que el concepto de economía, dentro de los parámetros
de medición de la auditoria operacional, implica la formalización de criterios adecuados
para la obtención, control, disposición y utilización de los insumos que entran a los
procesos productivos de bienes, con la finalidad de ejecutar estos procesos a los
menores costos posibles.
Carbones de la Guajira, S.A, formaliza criterios para obtener, controlar y disponer de
los insumos situación que favorece el proceso productivo ya que, es necesario que los
Alternativa FA P
Siempre 9 90%
Casi Siempre 1 10%
A veces
Casi Nunca
Nunca
Total 10 100%
92
insumos una vez adquiridos se encuentren debidamente controlados, en cuanto a
protección física, seguridad, disponibilidad, con el fin de evitar pérdidas, obsolescencia
y traumatismos que apunten a deseconomías en los procesos productivos. Si bien es
cierto en el proceso productivo existen criterios para la utilización de los insumos, sin
embargo, dicho formalismo no propicia el mejoramiento del proceso de producción, lo
estandariza reprimiendo los cambios correctivos que favorezcan el factor económico.
OBJETIVO: Identificar los factores de medición del desempeño para el proceso de
producción en Carbones de la Guajira S.A.
VARIABLE: Auditoria Operacional.
INDICADOR: Economía.
ÍTEM Nº 9
La empresa se asegura del adecuado tratamiento de todos los insumos que
intervienen en el proceso de producción.
TABLA Nº 9
Fuente: García (2013)
RESULTADO
Alternativa FA P
Siempre 1 10%
Casi Siempre 2 20%
A veces 7 70%
Casi Nunca
Nunca
Total 10 100%
93
Ítem Nº 9
La población de Carbones de la Guajira, S.A encuestada responde en un 10% que la
empresa Siempre se asegura del adecuado tratamiento de todos los insumos que
intervienen en el proceso de producción, mientras que un 20% dijo que Casi Siempre se
asegura de un adecuado tratamiento de los insumos y el 70% dice que esto se cumple
A veces.
Para Pinilla, J (1996), una buena gestión debe asegurarse del adecuado tratamiento
de todos los insumos que intervienen en los procesos de producción, con el objeto de
evitar desperdicios o erogaciones innecesarias que afecten sensiblemente el concepto
de economía.
La organización no asegura un adecuado tratamiento de los insumos dentro del
proceso de producción, en concordancia con lo evidenciado en el ítem anterior, es un
proceso estandarizado en el que no se inquiere un adecuado tratamiento de todos los
insumos produciéndose pérdidas, desperdicios del mineral cuando es procesado y
erogaciones innecesarias que afectan el concepto de economía. Atendiendo a estas
consideraciones la organización debe de propiciar un mejoramiento constante de sus
procesos, las irregularidades que se presenten deben ser corregidas en lo posible como
lo es el manejo de los desperdicios para evitar pérdidas.
OBJETIVO: Analizar los componentes del control interno para el proceso de
producción en Carbones de la Guajira S.A.
VARIABLE: Auditoria Operacional.
INDICADOR: Ambiente de Control.
ÍTEM Nº 10
La organización Influencia en la gente la conciencia o conocimiento del sentido del
control.
94
TABLA Nº 10
Fuente: García (2013)
RESULTADO
Ítem Nº 10
La población de Carbones de la Guajira, S.A encuestada responde en un 50% que
Siempre la organización influencia en la gente la conciencia o conocimiento del sentido
del control y el otro 50% respondió que Casi Siempre.
Para Estupiñan (2006), el tono de una organización se establece influenciando en la
gente la conciencia o conocimiento del sentido del control. Esta es la fundamentación
para todos los otros componentes del control interno.
Carbones de la Guajira, S.A influencia en sus trabajadores la conciencia o
conocimiento del sentido del control, suministrando disciplina y estructura.
OBJETIVO: Analizar los componentes del control interno para el proceso de
producción en Carbones de la Guajira S.A.
VARIABLE: Auditoria Operacional.
INDICADOR: Ambiente de Control.
ÍTEM Nº 11
La empresa comunica y cumple los valores éticos.
Alternativa FA P
Siempre 5 50%
Casi Siempre 5 50%
A veces
Casi Nunca
Nunca
Total 10 100%
95
TABLA Nº 11
Fuente: García (2013)
RESULTADO
Ítem Nº 11
La población de Carbones de la Guajira, S.A encuestada responde en un 90% que la
empresa Siempre comunica y cumple los valores éticos, mientras que el otro 10%
respondió que Casi Siempre se comunican.
Para Alvarado, C (2007), el ambiente de control incluye los factores de integridad y
valores éticos de la entidad.
En la organización se comunica y se cumple con la integridad y los valores éticos.
OBJETIVO: Analizar los componentes del control interno para el proceso de
producción en Carbones de la Guajira S.A.
VARIABLE: Auditoria Operacional.
INDICADOR: Ambiente de Control.
ÍTEM Nº 12
Se asignan responsabilidades acordes a los cargos de cada empleado.
Alternativa FA P
Siempre 9 90%
Casi Siempre 1 10%
A veces
Casi Nunca
Nunca
Total 10 100%
96
TABLA Nº 12
Fuente: García (2013)
RESULTADO
Ítem Nº 12
La población de Carbones de la Guajira, S.A encuestada responde en un 100% que
Siempre se asignan responsabilidades acordes a los cargos de cada empleado.
Para Alvarado, C (2007), Los elementos del ambiente de control Incluye entre otros:
La asignación de autoridades y responsabilidades.
Se puede evidenciar que la organización asigna responsabilidades acordes a los
cargos de cada empleado.
OBJETIVO: Analizar los componentes del control interno para el proceso de
producción en Carbones de la Guajira S.A.
VARIABLE: Auditoria Operacional.
INDICADOR: Evaluación de riesgos.
ÍTEM Nº 13
La empresa valora los tipos de riesgos que amenazan a la misma.
Alternativa FA P
Siempre 10 100%
Casi Siempre
A veces
Casi Nunca
Nunca
Total 10 100%
97
TABLA Nº 13
Fuente: García (2013)
RESULTADO
Ítem Nº 13
La población de Carbones de la Guajira, S.A encuestada responde en un 60% que
Casi Siempre la empresa valora los tipos de riesgos que amenazan a la misma,
mientras que un 40% indica que A Veces la empresa valora los riesgos.
Según Estupiñan (2006), cada entidad afronta una variedad de riesgos de origen
interno y externo que deben ser valorados.
Los riesgos son entendidos como la probabilidad de que algo negativo ocurra, la
ventaja de una empresa es que conozca los riesgos oportunamente y tenga la
capacidad para afrontarlos. Los mismos deben ser identificados y valorados de acuerdo
a su magnitud y a su origen interno o externo. La consecuencia de que Carbones de la
guajira, S.A no conozca oportunamente y no valore el total de riesgos que debe afrontar
afecta adversamente los procesos, el personal y el cumplimiento de los objetivos,
pudiéndose generar pérdidas.
OBJETIVO: Analizar los componentes del control interno para el proceso de
producción en Carbones de la Guajira S.A.
Alternativa FA P
Siempre
Casi Siempre 6 60%
A veces 4 40%
Casi Nunca
Nunca
Total 10 100%
98
VARIABLE: Auditoria Operacional.
INDICADOR: Evaluación de riesgos.
ÍTEM Nº 14
La organización identifica y analiza los riesgos relevantes para la ejecución de los
objetivos.
TABLA Nº 14
Fuente: García (2013)
RESULTADO
Ítem Nº 14
La población de Carbones de la Guajira, S.A encuestada responde en un 10% que la
organización Siempre identifica y analiza los riesgos relevantes para la ejecución de los
objetivos, otro 50% indica que es Casi Siempre y 40% responde que A Veces se
identifican y se analizan dichos riesgos.
Según Estupiñan (2006), la evaluación de riesgos es la identificación y análisis de
riesgos relevantes a la ejecución de los objetivos, formando una base para determinar
cómo deben ser manejados.
Los riesgos son entendidos como la probabilidad de que algo negativo ocurra, los
mismos Siempre deben ser identificados y analizados más aun si de acuerdo a su
Alternativa FA P
Siempre 1 10%
Casi Siempre 5 50%
A veces 4 40%
Casi Nunca
Nunca
Total 10 100%
99
magnitud afectan la consecución de objetivos. La consecuencia de que Carbones de la
guajira, S.A no identifique y analice los riesgos afecta los procesos, el personal y el
cumplimiento de los objetivos, pudiéndose generar pérdidas.
OBJETIVO: Analizar los componentes del control interno para el proceso de
producción en Carbones de la Guajira S.A.
VARIABLE: Auditoria Operacional.
INDICADOR: Evaluación de riesgos.
ÍTEM Nº 15
La empresa diseña mecanismos que identifiquen y se ocupen de los riesgos
asociados al cambio en las operaciones.
TABLA Nº 15
Fuente: García (2013)
RESULTADO
Ítem Nº 15
La población de Carbones de la Guajira, S.A encuestada responde en un 10% que la
organización Siempre diseña mecanismos que identifiquen y se ocupen de los riesgos
asociados al cambio en las operaciones, otro 40% indica que es Casi Siempre y 50%
responde que A Veces se diseñan estos mecanismos.
Alternativa FA P
Siempre 1 10%
Casi Siempre 4 40%
A veces 5 50%
Casi Nunca
Nunca
Total 10 100%
100
Según Estupiñan (2006), son necesarios mecanismos que identifiquen y se ocupen
de los riesgos especiales asociados con el cambio.
Debido a que la economía, las organizaciones, las regulaciones y las condiciones de
operaciones continuarán cambiando es necesaria la elaboración de mecanismos que
sean utilizados constantemente dentro de carbones de la Guajira, S.A, específicamente
en el proceso que lleva a cabo la producción para que identifiquen y se ocupen de los
riesgos asociados a dichos cambios.
OBJETIVO: Analizar los componentes del control interno para el proceso de
producción en Carbones de la Guajira S.A.
VARIABLE: Auditoria Operacional.
INDICADOR: Actividades de Control.
ÍTEM Nº 16
La empresa hace uso de políticas y procedimientos que garanticen la toma de
acciones para direccionar el riesgo y la ejecución de los objetivos.
TABLA Nº 16
Fuente: García (2013)
Alternativa FA P
Siempre
Casi Siempre
A veces 3 30%
Casi Nunca 7 70%
Nunca
Total 10 100%
101
RESULTADO
Ítem Nº 16
La población de Carbones de la Guajira, S.A encuestada responde en un 30% que A
veces La empresa hace uso de políticas y procedimientos que garanticen la toma de
acciones para direccionar el riesgo y la ejecución de los objetivos, mientras que un 70%
dice que Casi Nunca.
Según Estupiñan (2006), son las políticas y procedimientos contribuyen a garantizar
que las acciones necesarias sean tomadas para direccionar el riesgo y ejecución de los
objetivos de la entidad.
Deben aplicarse en el proceso de producción de Carbones de la Guajira, S.A,
políticas y procedimientos que ayuden a direccionar el riesgo y la ejecución de los
objetivos de la entidad con la finalidad de que se garantice la administración.
OBJETIVO: Analizar los componentes del control interno para el proceso de
producción en Carbones de la Guajira S.A.
VARIABLE: Auditoria Operacional.
INDICADOR: Actividades de Control.
ÍTEM Nº 17
Las actividades de control ocurren por toda la organización, a todos los niveles y en
todas las funciones.
102
TABLA Nº 17
Fuente: García (2013)
RESULTADO
Ítem Nº 17
La población de Carbones de la Guajira, S.A encuestada responde en un 60% que
Siempre las actividades de control ocurren por toda la organización, a todos los niveles
y en todas las funciones, mientras que un 40% respondió que Casi Siempre.
Según Estupiñan (2006), las actividades de control ocurren por toda la organización,
a todos los niveles y en todas las funciones.
Las actividades de control ocurren por toda la organización, a todos los niveles y en
todas las funciones. Ello incluye un rango de actividades tan diversas como
aprobaciones, autorizaciones, verificaciones, reconciliaciones, seguridad de activos y
segregación de funciones.
OBJETIVO: Analizar los componentes del control interno para el proceso de
producción en Carbones de la Guajira S.A.
VARIABLE: Auditoria Operacional.
INDICADOR: Actividades de Control.
Alternativa FA P
Siempre 4 40%
Casi Siempre 6 60%
A veces
Casi Nunca
Nunca
Total 10 100%
103
ÍTEM Nº 18
La empresa aprueba, autoriza, verifica y revisa el desempeño de operaciones,
seguridad de activos y segregación de funciones.
TABLA Nº 18
Fuente: García (2013)
RESULTADO
Ítem Nº 18
La población de Carbones de la Guajira, S.A encuestada responde en un 30% que la
empresa Siempre aprueba, autoriza, verifica y revisa el desempeño de operaciones,
seguridad de activos y segregación de funciones, mientras que un 70% respondió que
Casi Siempre.
Según Estupiñan (2006), las actividades de control incluyen un rango de actividades
tan diversas como aprobaciones, autorizaciones, verificaciones, reconciliaciones,
revisiones de desempeño de operaciones, seguridad de activos y segregación de
funciones.
Efectivamente las actividades de control ocurren por toda la organización, a todos los
niveles y en todas las funciones incluyendo las actividades anteriormente mencionadas.
Alternativa FA P
Siempre 3 30%
Casi Siempre 7 70%
A veces
Casi Nunca
Nunca
Total 10 100%
104
OBJETIVO: Analizar los componentes del control interno para el proceso de
producción en Carbones de la Guajira S.A.
VARIABLE: Auditoria Operacional.
INDICADOR: Información y Comunicación.
ÍTEM Nº 19
La información es capturada y comunicada en forma oportuna dentro de la
organización.
TABLA Nº 19
Fuente: García (2013)
RESULTADO
Ítem Nº 19
La población de Carbones de la Guajira, S.A encuestada responde en un 80% que la
información Siempre es capturada y comunicada en forma oportuna dentro de la
organización, mientras que un 20% respondió que Casi Siempre.
Para Estupiñan (2006), la información pertinente debe ser identificada, capturada y
comunicada en forma y estructuras de tiempo. Los sistemas de información producen
información operacional financiera y suplementaria que hacen posible controlar y
manejar los negocios.
Alternativa FA P
Siempre 8 80%
Casi Siempre 2 20%
A veces
Casi Nunca
Nunca
Total 10 100%
105
Efectivamente la información es capturada y comunicada en forma oportuna dentro
de Carbones de la Guajira, S.A, facilitando a la gente cumplir con sus
responsabilidades.
OBJETIVO: Analizar los componentes del control interno para el proceso de
producción en Carbones de la Guajira S.A.
VARIABLE: Auditoria Operacional.
INDICADOR: Información y Comunicación.
ÍTEM Nº 20
La alta gerencia de la empresa envía mensajes claros sobre la importancia de las
responsabilidades del control.
TABLA Nº 20
Fuente: García (2013)
RESULTADO
Ítem Nº 20
La población de Carbones de la Guajira, S.A encuestada responde en un 30% que
Siempre la alta gerencia de la empresa envía mensajes claros sobre la importancia de
las responsabilidades del control, mientras que un 70% respondió que Casi Siempre.
Alternativa FA P
Siempre 3 30%
Casi Siempre 7 70%
A veces
Casi Nunca
Nunca
Total 10 100%
106
Para Estupiñan (2006), todo el personal debe recibir un claro mensaje de la alta
dirección, en el sentido de que las responsabilidades del control deben ser tomadas
muy seriamente.
No obstante se evidencia que el personal de la organización no siempre recibe
mensajes claros acerca de la importancia de las responsabilidades de control.
OBJETIVO: Analizar los componentes del control interno para el proceso de
producción en Carbones de la Guajira S.A.
VARIABLE: Auditoria Operacional.
INDICADOR: Información y Comunicación.
ÍTEM Nº 21
Se mantiene una comunicación fluida con los empleados de la empresa.
TABLA Nº 21
Fuente: García (2013)
RESULTADO
Ítem Nº 21
La población de Carbones de la Guajira, S.A encuestada responde en un 30% que
Siempre Se mantiene una comunicación fluida con los empleados de la empresa,
mientras que un 70% respondió que Casi Siempre.
Alternativa FA P
Siempre 3 30%
Casi Siempre 7 70%
A veces
Casi Nunca
Nunca
Total 10 100%
107
Para Estupiñan (2006), el personal debe entender claramente el significativo
comunicativo de la inmediatez de la información. También es necesario tener una
comunicación útil con el exterior como clientes, proveedores, entidades
gubernamentales y accionistas.
El personal de Carbones de la Guajira, S.A, específicamente la ubicada en el área de
producción no siempre recibe una comunicación fluida, no cumpliéndose con la
inmediatez que debe caracterizar la información que se maneja en todo tipo de
organización.
OBJETIVO: Analizar los componentes del control interno para el proceso de
producción en Carbones de la Guajira S.A.
VARIABLE: Auditoria Operacional.
INDICADOR: Supervisión.
ÍTEM Nº 22
Se realiza un proceso de supervisión del sistema de control interno de la empresa.
TABLA Nº 22
Fuente: García (2013)
Alternativa FA P
Siempre 3 30%
Casi Siempre 7 70%
A veces
Casi Nunca
Nunca
Total 10 100%
108
RESULTADO
Ítem Nº 22
La población de Carbones de la Guajira, S.A encuestada responde en un 30% que
Siempre se realiza un proceso de supervisión del sistema de control interno de la
empresa, mientras que un 70% respondió que Casi Siempre.
Para Alvarado, (2007) un sistema de control interno necesita ser supervisado.
La empresa debe realizar más consecuentemente la supervisión de su control interno
e implementar un proceso de evaluación de la calidad del desempeño del sistema.
OBJETIVO: Analizar los componentes del control interno para el proceso de
producción en Carbones de la Guajira S.A.
VARIABLE: Auditoria Operacional.
INDICADOR: Supervisión.
ÍTEM Nº 23
Se emplea un proceso de evaluación del desempeño del sistema, simultaneo a su
actuación.
TABLA Nº 23
Fuente: García (2013)
Alternativa FA P
Siempre
Casi Siempre 7 70%
A veces 3 30%
Casi Nunca
Nunca
Total 10 100%
109
RESULTADO
Ítem Nº 23
La población de Carbones de la Guajira, S.A encuestada responde en un 70% que
Casi Siempre se emplea un proceso de evaluación del desempeño del sistema,
simultaneo a su actuación, mientras que un 30% respondió que A veces.
Según Alvarado, (2007) se debe implementar un proceso de evaluación de la calidad
del desempeño del sistema.
Carbones de la Guajira, S.A, debe fortalecer la evaluación del desempeño del
sistema de control, y más efectivamente supervisarlo durante el transcurso de las
operaciones.
OBJETIVO: Analizar los componentes del control interno para el proceso de
producción en Carbones de la Guajira S.A.
VARIABLE: Auditoria Operacional.
INDICADOR: Supervisión.
ÍTEM Nº 24
La supervisión ocurre en el transcurso de las operaciones.
TABLA Nº24
Fuente: García (2013)
Alternativa FA P
Siempre 1 10%
Casi Siempre 3 30%
A veces 5 50%
Casi Nunca
Nunca
Total 10 100%
110
RESULTADO
Ítem Nº 24
La población de Carbones de la Guajira, S.A encuestada responde en un 10% que
Siempre la supervisión ocurre en el transcurso de las operaciones, mientras que un
30% respondió que Casi Siempre se produce en ese momento y el otro 50% responde
que A veces.
Los aspectos de supervisión ocurren en el transcurso de las operaciones. (Alvarado,
2007 p. 22-29)
Carbones de la Guajira, S.A, debe fortalecer la evaluación del desempeño del
sistema de control, y más efectivamente supervisarlo durante el transcurso de las
operaciones.
OBJETIVO: Determinar los factores de riegos asociados al proceso de producción
en Carbones de la Guajira S.A.
VARIABLE: Auditoria Operacional.
INDICADOR: Riesgos de Operación.
ÍTEM Nº 25
La empresa evalúa las fallas en sus procesos
TABLA Nº 25
Alternativa FA P
Siempre %
Casi Siempre 6 60%
A veces 4 40
Casi Nunca
Nunca
Total 10 100%
111
RESULTADO
Ítem Nº 25
La población de Carbones de la Guajira, S.A encuestada responde en un 60% que la
empresa Casi Siempre evalúa las fallas en sus procesos, mientras que un 40%
respondió que A veces.
Según Estupiñán R (2006), los Riesgo de operación hacen referencia a
(proveedores, calidad, liquidez, producción, maquinaria, especialización de la mano de
obra, convertibilidad, fraudes, etc.)
Carbones de la Guajira, S.A, debe utilizar métodos constantes en el tiempo que
permitan evaluar las operaciones. El auditor operacional debe instrumentalizar
parámetros de medición de la auditoria operacional con respecto a la efectividad.
Asimismo aplicar un enfoque evaluativo denominado apreciación del desempeño el cual
mide el grado de efectividad logrado en la empresa.
OBJETIVO: Determinar los factores de riegos asociados al proceso de producción
en Carbones de la Guajira S.A.
VARIABLE: Auditoria Operacional.
INDICADOR: Riesgos de Operación.
ÍTEM Nº 26
Se consideran los posibles riesgos de la empresa al ofrecer sus productos
112
TABLA Nº 26
Fuente: García (2013)
RESULTADO
Ítem Nº 36
La población de Carbones de la Guajira, S.A encuestada responde en un 40% que
Casi Siempre consideran los posibles riesgos de la empresa al ofrecer sus productos,
mientras que un 60% respondió que A veces.
Según Estupiñán R (2006), los Riesgo de operación hacen referencia a
(proveedores, calidad, liquidez, producción, maquinaria, especialización de la mano de
obra, convertibilidad, fraudes, etc.)
Respecto a este ítems la organización debe consideran los posibles riesgos de la
empresa al ofrecer sus productos, para evitar la probabilidad de que algo negativo
ocurra y afecte el desempeño, y la economía de Carbones de la Guajira, S.A.
OBJETIVO: Determinar los factores de riegos asociados al proceso de producción
en Carbones de la Guajira S.A.
VARIABLE: Auditoria Operacional.
INDICADOR: Riesgos de Operación.
Alternativa FA P
Siempre
Casi Siempre 4 40%
A veces 6 60%
Casi Nunca
Nunca
Total 10 100%
113
ÍTEM Nº 27
Se administran los distintos riesgos a los cuales está sometida la empresa en el
mercado
TABLA Nº 27
Fuente: García (2013)
RESULTADO
Ítem Nº 27
La población de Carbones de la Guajira, S.A encuestada responde en un 20% que
Casi Siempre se administran los distintos riesgos a los cuales está sometida la empresa
en el mercado, mientras que un 80% respondió que A veces.
Según Estupiñán R (2006), los Riesgo de operación hacen referencia a
(proveedores, calidad, liquidez, producción, maquinaria, especialización de la mano de
obra, convertibilidad, fraudes, etc.)
Respecto a este ítems la organización debe consideran y administrar los posibles
riesgos a los cuales está sometida la empresa en el mercado, para hacer de Carbones
de la Guajira, S.A una organización más competitiva tanto a nivel nacional como
internacional.
OBJETIVO: Determinar los factores de riegos asociados al proceso de producción
en Carbones de la Guajira S.A.
Alternativa FA P
Siempre
Casi Siempre 2 20%
A veces 8 80%
Casi Nunca
Nunca
Total 10 100%
114
VARIABLE: Auditoria Operacional.
INDICADOR: Riesgos ambientales.
ÍTEM Nº 28
La empresa evalúa las condiciones del ambiente donde produce sus bienes
TABLA Nº 28
Fuente: García (2013)
RESULTADO
Ítem Nº 28
La población de Carbones de la Guajira, S.A encuestada responde en un 70% que la
empresa Siempre evalúa las condiciones del ambiente donde produce sus bienes,
mientras que un 30% responde que Casi Siempre.
El Estándar Australiano-Neozelandés 4360(1999) establece una clasificación
específica de riesgos ambientales dentro de los que se encuentran: ruidos,
contaminación polución, condiciones climatológicas, terremotos, incendios, plagas,
actividades volcánicas.
Carbones de la guajira, S.A., evalúa las condiciones del ambiente donde se procesa
el mineral. Tomando en cuenta quizás factores como los mencionados por el Estándar
mencionado, como los ruidos, las condiciones climatológicas, terremotos, incendios,
etc.
Alternativa FA P
Siempre 7 70%
Casi Siempre 3 30%
A veces
Casi Nunca
Nunca
Total 10 100%
115
OBJETIVO: Determinar los factores de riegos asociados al proceso de producción
en Carbones de la Guajira S.A.
VARIABLE: Auditoria Operacional.
INDICADOR: Riesgos ambientales.
ÍTEM Nº 29
Se emplean procedimientos para mantener el orden del espacio en el cual funciona
la empresa
TABLA Nº 29
Fuente: García (2013)
RESULTADO
Ítem Nº 29
La población de Carbones de la Guajira, S.A encuestada responde en un 90% que
Siempre se emplean procedimientos para mantener el orden del espacio en el cual
funciona la empresa, mientras que un 10% responde que Casi Siempre.
El Estándar Australiano-Neozelandés 4360(1999) establece una clasificación
específica de riesgos ambientales que perturban la consecución de los objetivos de las
empresas.
Con respecto a este ítem, la organización emplea procedimientos para mantener el
orden del espacio en el cual se lleva a cabo el proceso de producción, manteniendo
aéreas para cada etapa del procesamiento del carbón.
Alternativa FA P
Siempre 9 90%
Casi Siempre 1 10%
A veces
Casi Nunca
Nunca
Total 10 100%
116
OBJETIVO: Determinar los factores de riegos asociados al proceso de producción
en Carbones de la Guajira S.A.
VARIABLE: Auditoria Operacional.
INDICADOR: Riesgos ambientales.
ÍTEM Nº 30
La empresa asume las consecuencias de los daños que puedan ser causados en el
ambiente.
TABLA Nº 30
RESULTADO
Ítem Nº 30
La población de Carbones de la Guajira, S.A encuestada responde en un 100% que
Siempre la empresa asume las consecuencias de los daños que puedan ser causados
en el ambiente.
El Estándar Australiano-Neozelandés 4360 (1999) establece una clasificación
específica de riesgos ambientales que perturban la consecución de los objetivos de las
empresas.
Por otra parte, no solo existen los riesgos ambientales que afectan a la empresa sino
que también existen riesgos que pueden ser provocado por la misma empresa
Alternativa FA P
Siempre 10 100%
Casi Siempre
A veces
Casi Nunca
Nunca
Total 10 100%
117
causando daños económicos, ya que como se demuestra en la encuestas la empresa
asume las consecuencias de los daños que puedan ser causados al ambiente.
OBJETIVO: Determinar los factores de riegos asociados al proceso de producción
en Carbones de la Guajira S.A.
VARIABLE: Auditoria Operacional.
INDICADOR: Riesgos Humanos.
ÍTEM Nº 31
Se consideran todas las normas de seguridad antes de emprender un proyecto
TABLA Nº 31
Fuente: García (2013)
RESULTADO
Ítem Nº 31
La población de Carbones de la Guajira, S.A encuestada responde en un 100% que
la empresa Siempre considera todas las normas de seguridad antes de emprender un
proyecto.
El Estándar Australiano-Neozelandés 4360 (1999) establece una clasificación
variada de riesgos humanos como: enfermedades que afecten a los seres humanos,
disturbios, huelgas, sabotajes, errores, Indemnizaciones, incapacidades, etc.
Alternativa FA P
Siempre 10 100%
Casi Siempre
A veces
Casi Nunca
Nunca
Total 10 100%
118
Carbones de la Guajira, S.A, considera todas las normas de seguridad antes de
emprender un proyecto.
OBJETIVO: Determinar los factores de riegos asociados al proceso de producción
en Carbones de la Guajira S.A.
VARIABLE: Auditoria Operacional.
INDICADOR: Riesgos Humanos.
ÍTEM Nº 32
La empresa evalúa las capacidades de cada uno de los miembros de cada
departamento
TABLA Nº 32
Fuente: García (2013)
RESULTADO
Ítem Nº 32
La población de Carbones de la Guajira, S.A encuestada responde en un 80% que la
empresa Siempre evalúa las capacidades de cada uno de los miembros de cada
departamento, mientras que un 20% dijo que Casi Siempre.
El Estándar Australiano-Neozelandés 4360 (1999) establece una clasificación
variada de riesgos asociados a la responsabilidad profesional como: asesorías erradas,
negligencia, errores de diseño.
Alternativa FA P
Siempre 8 80%
Casi Siempre 2 20%
A veces
Casi Nunca
Nunca
Total 10 100%
119
Carbones de la Guajira, S.A, evalúa en gran medida las capacidades de cada uno de
los miembros de cada departamento, la evaluación debe realizarse especialmente al
personal de relevancia para determinar si son aptos con la finalidad evitar riesgos como
los mencionados por el Estándar Australiano-Neozelandés 4360.
OBJETIVO: Determinar los factores de riegos asociados al proceso de producción
en Carbones de la Guajira S.A.
VARIABLE: Auditoria Operacional.
INDICADOR: Riesgos Humanos.
ÍTEM Nº 33
La empresa clasifica a su personal según las competencias demostradas por cada
uno
TABLA Nº 33
Fuente: García (2013)
RESULTADO
Ítem Nº 33
La población de Carbones de la Guajira, S.A encuestada responde en un 80% que la
empresa Siempre clasifica a su personal según las competencias demostradas por
cada uno, mientras que un 20% dijo que Casi Siempre.
Alternativa FA P
Siempre 8 80%
Casi Siempre 2 20%
A veces
Casi Nunca
Nunca
Total 10 100%
120
El Estándar Australiano-Neozelandés 4360 (1999) establece una clasificación
variada de riesgos asociados a la responsabilidad profesional como: asesorías erradas,
negligencia, errores de diseño.
Carbones de la Guajira, S.A, en gran medida clasifica a su personal según las
competencias demostradas por cada uno.
OBJETIVO: Determinar los factores de riegos asociados al proceso de producción
en Carbones de la Guajira S.A.
VARIABLE: Auditoria Operacional.
INDICADOR: Responsabilidad Profesional.
ÍTEM Nº 34
Se clasifica al personal según sus especialidades
TABLA Nº 34
Fuente: García (2013)
Alternativa FA P
Siempre 8 80%
Casi Siempre 2 20%
A veces
Casi Nunca
Nunca
Total 10 100%
121
RESULTADO
Ítem Nº 34
La población de Carbones de la Guajira, S.A encuestada responde en un 80% que la
empresa Siempre clasifica al personal según sus especialidades, mientras que un 20%
dijo que Casi Siempre.
El Estándar Australiano-Neozelandés 4360 (1999) establece una clasificación
variada de riesgos asociados a la responsabilidad profesional como: asesorías erradas,
negligencia, errores de diseño.
La organización clasifica al personal según sus especialidades, con la finalidad de
evitar riesgos como los mencionados por el Estándar Australiano-Neozelandés 4360.
OBJETIVO: Determinar los factores de riegos asociados al proceso de producción
en Carbones de la Guajira S.A.
VARIABLE: Auditoria Operacional.
INDICADOR: Responsabilidad Profesional.
ÍTEM Nº 35
La empresa adecúa sus proyectos a los perfiles de los profesionales que laboran en
ella
TABLA Nº 35
Alternativa FA P
Siempre
Casi Siempre 50 50%
A veces 50 50%
Casi Nunca
Nunca
Total 10 100%
122
RESULTADO
Ítem Nº 35
La población de Carbones de la Guajira, S.A encuestada responde en un 50% que la
empresa Casi Siempre adecúa sus proyectos a los perfiles de los profesionales que
laboran en ella, mientras que un 50% dijo que A veces.
El Estándar Australiano-Neozelandés 4360 (1999) establece una clasificación
variada de riesgos asociados a la responsabilidad profesional como: asesorías erradas,
negligencia, errores de diseño.
La organización no siempre adecúa sus proyectos a los perfiles de los profesionales
que laboran en ella, sin embargo esto no representa problema ya que pueden
emprender proyectos y en caso de no contar con el personal capacitado para dicha
actividad, pueden reclutar personal o capacitar al personal que ya se encuentre
laborando en la empresa.
OBJETIVO: Determinar los factores de riegos asociados al proceso de producción
en Carbones de la Guajira S.A.
VARIABLE: Auditoria Operacional.
INDICADOR: Responsabilidad Profesional.
ÍTEM Nº 36
Los especialistas de la empresa hacen propuestas adecuadas a sus perfiles
académicos
123
TABLA Nº 36
Fuente: García (2013)
RESULTADO
Ítem Nº 36
La población de Carbones de la Guajira, S.A encuestada responde en un 10% que
los especialistas de la empresa Siempre hacen propuestas adecuadas a sus perfiles
académicos, mientras que un 90% dijo que Casi Siempre.
El Estándar Australiano-Neozelandés 4360 (1999) establece una clasificación
variada de riesgos asociados a la responsabilidad profesional como: asesorías erradas,
negligencia, errores de diseño.
Los especialistas de Carbones de la Guajira, S.A hacen propuestas adecuadas a sus
perfiles académicos y en caso de suscitarse los riesgos mencionados por el Estándar
Australiano-Neozelandés 4360 deben tomarse las medidas necesarias para evitarlos.
OBJETIVO: Determinar los factores de riegos asociados al proceso de producción
en Carbones de la Guajira S.A.
VARIABLE: Auditoria Operacional.
INDICADOR: Seguridad.
Alternativa FA P
Siempre 1 10%
Casi Siempre 9 90%
A veces
Casi Nunca
Nunca
Total 10 100%
124
ÍTEM Nº 37
La empresa asume todas las medidas de seguridad para evitar riesgos en la misma.
TABLA Nº 37
Fuente: García (2013)
RESULTADO
Ítem Nº 37
La población de Carbones de la Guajira, S.A encuestada responde en un 10% que
Siempre la empresa asume todas las medidas de seguridad para evitar riesgos en la
misma, mientras que un 40% dijo Casi Siempre y el restante 50% indica que A veces la
empresa asume estas medidas de seguridad.
El Estándar Australiano-Neozelandés 4360 (1999) establece una clasificación
variada de riesgos referentes a la seguridad: apropiación de efectivo, vandalismo, robo,
hurto de información, accesos ilegales, etc.
Debido a la existencia de estos riesgos es necesaria la elaboración de medidas de
seguridad que sean utilizadas constantemente dentro de carbones de la Guajira, S.A,
específicamente en el proceso que lleva a cabo la producción para evitar grandes
pérdidas.
Alternativa FA P
Siempre 1 10%
Casi Siempre 4 40%
A veces 5 50%
Casi Nunca
Nunca
Total 10 100%
125
OBJETIVO: Determinar los factores de riegos asociados al proceso de producción
en Carbones de la Guajira S.A.
VARIABLE: Auditoria Operacional.
INDICADOR: Seguridad.
ÍTEM Nº 38
Se utilizan distintos equipos de seguridad al momento de emprender los proyectos
TABLA Nº 38
Fuente: García (2013)
RESULTADO
Ítem Nº 38
La población de Carbones de la Guajira, S.A encuestada responde en un 30% que
Siempre se utilizan distintos equipos de seguridad al momento de emprender los
proyectos, mientras que un 70% dijo Casi Siempre.
El Estándar Australiano-Neozelandés 4360 (1999) establece una clasificación
variada de riesgos referentes a la seguridad: apropiación de efectivo, vandalismo, robo,
hurto de información, accesos ilegales, etc.
Adicional a la seguridad proporcionada a los equipos para evitar los riesgos
mencionados anteriormente en el Estándar, se debe proporcionar protección a los
trabajadores que se encuentran en el área de producción.
Alternativa FA P
Siempre 3 30%
Casi Siempre 7 70%
A veces
Casi Nunca
Nunca
Total 10 100%
126
OBJETIVO: Determinar los factores de riegos asociados al proceso de producción
en Carbones de la Guajira S.A.
VARIABLE: Auditoria Operacional.
INDICADOR: Seguridad.
ÍTEM Nº 39
La empresa ofrece seguridad a cada uno de sus empleados
TABLA Nº 39
Fuente: García (2013)
RESULTADO
Ítem Nº 39
La población de Carbones de la Guajira, S.A encuestada responde en un 100% que
la empresa Siempre ofrece seguridad a cada uno de sus empleados.
El Estándar Australiano-Neozelandés 4360 (1999) establece una clasificación
variada de riesgos referentes a la seguridad: apropiación de efectivo, vandalismo, robo,
hurto de información, accesos ilegales, etc.
Alternativa FA P
Siempre 10 100%
Casi Siempre
A veces
Casi Nunca
Nunca
Total 10 100%
127
Adicional a la seguridad proporcionada a los equipos para evitar los riesgos
mencionados anteriormente en el Estándar, se debe proporcionar protección a los
trabajadores que se encuentran en el área de producción. Por lo cual, Carbones de la
Guajira, S.A ofrece seguridad a cada uno de sus empleados referente a su Salud
Ocupacional y Seguridad.
OBJETIVO: Determinar los factores de riegos asociados al proceso de producción
en Carbones de la Guajira S.A.
VARIABLE: Auditoria Operacional.
INDICADOR: Desventajas en el Producto.
ÍTEM Nº 40
La empresa realiza un FODA de los productos que ofrece
TABLA Nº 40
RESULTADO
Ítem Nº 40
La población de Carbones de la Guajira, S.A encuestada responde en un 30% que la
empresa Siempre realiza un FODA de los productos que ofrece, mientras que un 70%
dijo que Casi Siempre.
El Estándar Australiano-Neozelandés 4360 (1999) establece una clasificación
variada de riesgos relativos a las desventajas en el producto como: errores de diseño,
productos de baja calidad, inadecuadas pruebas, etc.
Alternativa FA P
Siempre 3 30%
Casi Siempre 7 70%
A veces
Casi Nunca
Nunca
Total 10 100%
128
Carbones de la Guajira, S.A, debe realizar siempre un estudio de las Fortalezas,
Oportunidades, Desventajas y Amenazas del producto que ofrece para evitar riesgos
como los mencionados anteriormente por el Estándar Australiano-Neozelandés 4360.
OBJETIVO: Determinar los factores de riegos asociados al proceso de producción
en Carbones de la Guajira S.A.
VARIABLE: Auditoria Operacional.
INDICADOR: Desventajas en el Producto.
ÍTEM Nº 41
Se evalúan los procesos que permiten la obtención del producto
TABLA Nº 41
RESULTADO
Ítem Nº 41
La población de Carbones de la Guajira, S.A encuestada responde en un 40% que
en la empresa Siempre se evalúan los procesos que permiten la obtención del
producto, mientras que un 50% dijo que Casi Siempre y el otro 10% responde que Casi
nunca se evalúan.
Alternativa FA P
Siempre
Casi Siempre 4 40%
A veces 5 50%
Casi Nunca 1 10%
Nunca
Total 10 100%
129
El Estándar Australiano-Neozelandés 4360 (1999) establece una clasificación
variada de riesgos relativos a las desventajas en el producto como: errores de diseño,
productos de baja calidad, inadecuadas pruebas, etc.
Carbones de la Guajira, S.A, siempre debe evaluar los procesos que permiten la
obtención del producto para evitar los riesgos mencionados en el Estándar Australiano-
Neozelandés 4360 (1999), pérdidas, desperdicios del mineral cuando es procesado y
erogaciones innecesarias que afectan el concepto de economía
. Atendiendo a estas consideraciones la organización debe de propiciar evaluaciones
que propicien un mejoramiento constante del proceso que permiten la obtención del
producto, los riesgos y las irregularidades que se presenten deben ser corregidos en lo
posible.
OBJETIVO: Determinar los factores de riegos asociados al proceso de producción
en Carbones de la Guajira S.A.
VARIABLE: Auditoria Operacional.
INDICADOR: Desventajas en el Producto.
ÍTEM Nº 42
La empresa tiene planes para reformular las debilidades de los productos que ofrece
TABLA Nº 42
Fuente: García (2013)
Alternativa FA P
Siempre 1 10%
Casi Siempre 4 40%
A veces 6 50%
Casi Nunca
Nunca
Total 10 100%
130
RESULTADO
Ítem Nº 42
La población de Carbones de la Guajira, S.A encuestada responde en un 10% que la
empresa Siempre tiene planes para reformular las debilidades de los productos que
ofrece, mientras que un 40% dijo que Casi Siempre y el 50% restante respondió que A
veces.
El Estándar Australiano-Neozelandés 4360 (1999) establece una clasificación
variada de riesgos relativos a las desventajas en el producto como: errores de diseño,
productos de baja calidad, inadecuadas pruebas, etc.
El proceso de producción siempre debe contar con planes que permitan atacar las
debilidades que presentan los productos que ofrece.
OBJETIVO: Determinar los factores de riegos asociados al proceso de producción
en Carbones de la Guajira S.A.
VARIABLE: Auditoria Operacional.
INDICADOR: Riesgos Financieros.
ÍTEM Nº 43
Se consideran en la empresa los riesgos monetarios al momento de hacer
inversiones económicas
131
TABLA Nº 43
Fuente: García (2013)
RESULTADO
Ítem Nº 43
La población de Carbones de la Guajira, S.A encuestada responde en un 100% que
Siempre se consideran en la empresa los riesgos monetarios al momento de hacer
inversiones económicas
El Estándar Australiano-Neozelandés 4360 (1999) establece una clasificación
específica de riesgos económicos como: fluctuación de la moneda, tasas de interés,
participación en el mercado, riesgos contractuales, etc.
Carbones de la Guajira, S.A considera los riesgos monetarios al momento de hacer
inversiones económicas, tomando en consideración elementos como los establecidos
por el Estándar Australiano-Neozelandés.
OBJETIVO: Determinar los factores de riegos asociados al proceso de producción
en Carbones de la Guajira S.A.
VARIABLE: Auditoria Operacional.
INDICADOR: Riesgos Financieros.
Alternativa FA P
Siempre 10 100%
Casi Siempre
A veces
Casi Nunca
Nunca
Total 10 100%
132
ÍTEM Nº 44
La empresa clasifica los posibles riesgos financieros que pueden presentarse al
momento de realizar una inversión
TABLA Nº 44
Fuente: García (2013)
RESULTADO
Ítem Nº 44
La población de Carbones de la Guajira, S.A encuestada responde en un 100% que
Siempre la empresa clasifica los posibles riesgos financieros que pueden presentarse al
momento de realizar una inversión.
El Estándar Australiano-Neozelandés 4360 (1999) establece una clasificación
específica de riesgos económicos como: fluctuación de la moneda, tasas de interés,
participación en el mercado, riesgos contractuales, etc.
Carbones de la Guajira, S.A considera la empresa clasifica los posibles riesgos
financieros que pueden presentarse al momento de realizar una inversión, tomando en
consideración elementos como los establecidos por el Estándar Australiano-
Neozelandés.
Alternativa FA P
Siempre 10 100%
Casi Siempre
A veces
Casi Nunca
Nunca
Total 10 100%
133
OBJETIVO: Determinar los factores de riegos asociados al proceso de producción
en Carbones de la Guajira S.A.
VARIABLE: Auditoria Operacional.
INDICADOR: Riesgos Financieros.
ÍTEM Nº 45
Se consideran los tipos de gastos con los cuales debe cumplir la empresa.
TABLA Nº 45
Fuente: García (2013)
RESULTADO
Ítem Nº 45
La población de Carbones de la Guajira, S.A encuestada responde en un 100% que
la empresa Siempre considera los tipos de gastos con los cuales debe cumplir.
El Estándar Australiano-Neozelandés 4360 (1999) establece una clasificación
específica de riesgos económicos como: fluctuación de la moneda, tasas de interés,
participación en el mercado, riesgos contractuales, etc.
Carbones de la Guajira, S.A considera los tipos de gastos con los cuales debe
cumplir la empresa, tomando en consideración adicionalmente elementos como los
establecidos por el Estándar Australiano-Neozelandés (1999) que pueden convertirse
en riesgos financieros.
Alternativa FA P
Siempre 10 100%
Casi Siempre
A veces
Casi Nunca
Nunca
Total 10 100%
134
OBJETIVO: Determinar los factores de riegos asociados al proceso de producción
en Carbones de la Guajira S.A.
VARIABLE: Auditoria Operacional.
INDICADOR: Daños a la Propiedad.
ÍTEM Nº 46
La empresa evalúa los posibles daños que pueda causar en las instalaciones de la
empresa al momento de emprender un proyecto
TABLA Nº 46
Fuente: García (2013)
RESULTADO
Ítem Nº 46
La población de Carbones de la Guajira, S.A encuestada responde en un 70% que la
empresa Siempre evalúa los posibles daños que pueda causar en las instalaciones de
la empresa al momento de emprender un proyecto, mientras que un 30% dijo que Casi
Siempre.
El Estándar Australiano-Neozelandés 4360 (1999) establece una clasificación
variada de riesgos referentes a los daños a la propiedad como: fuego, inundaciones,
terremotos, contaminación, error humano, etc.
Alternativa FA P
Siempre 7 70%
Casi Siempre 3 30%
A veces
Casi Nunca
Nunca
Total 10 100%
135
Carbones de la Guajira, S.A, toma en cuenta los daños que pueda causar en el área
de producción de la empresa. Por las características de la actividad que en ella se
desarrolla, al momento de emprender proyectos es común que se produzcan daños,
específicamente en el suelo.
OBJETIVO: Determinar los factores de riegos asociados al proceso de producción
en Carbones de la Guajira S.A.
VARIABLE: Auditoria Operacional.
INDICADOR: Daños a la Propiedad.
ÍTEM Nº 47
La empresa al emprender sus proyectos se ubica en zonas de alto riesgo para la
misma
TABLA Nº 47
Fuente: García (2013)
RESULTADO
Ítem Nº 47
La población de Carbones de la Guajira, S.A encuestada responde en un 20% que A
Veces la empresa al emprender sus proyectos se ubica en zonas de alto riesgo para la
misma, mientras que un 80% dijo que Casi Nunca.
Alternativa FA P
Siempre
Casi Siempre
A veces 2 20%
Casi Nunca 8 80%
Nunca
Total 10 100%
136
El Estándar Australiano-Neozelandés 4360 (1999) establece una clasificación
variada de riesgos referentes a los daños a la propiedad como: fuego, inundaciones,
terremotos, contaminación, error humano, etc.
La empresa al emprender nuevos proyectos casi nunca se sitúa en áreas de alto
riesgos para la misma, las oficinas administrativas se encuentran en edificaciones aptas
ubicadas en la ciudad, mientras que el área de producción por mas rústico que sea el
aérea de producción la mismas es amplia y apta para la explotación del mineral.
OBJETIVO: Determinar los factores de riegos asociados al proceso de producción
en Carbones de la Guajira S.A.
VARIABLE: Auditoria Operacional.
INDICADOR: Daños a la Propiedad.
ÍTEM Nº 48
La empresa aplica planes de seguridad para proteger sus equipos
TABLA Nº 48
Fuente: García (2013)
RESULTADO
Ítem Nº 48
La población de Carbones de la Guajira, S.A encuestada responde en un 10% que la
empresa Siempre aplica planes de seguridad para proteger sus equipos, mientras que
un 40% respondió que Casi Siempre y el otro 50% responde que A Veces.
Alternativa FA P
Siempre 1 10%
Casi Siempre 4 40%
A veces 5 50%
Casi Nunca
Nunca
Total 10 100%
137
El Estándar Australiano-Neozelandés 4360 (1999) establece una clasificación
variada de riesgos referentes a los daños a la propiedad como: fuego, inundaciones,
terremotos, contaminación, error humano, etc.
En caso de producirse los riesgos mencionados anteriormente, la empresa aplica en
ocasiones medidas de seguridad para proteger sus equipos, en caso de que existan
equipos que requieran mayor cuidado la empresa debe suministrarlo con la finalidad de
evitar pérdidas innecesarias en la economía de la organización.
OBJETIVO: Determinar los factores de riegos asociados al proceso de producción
en Carbones de la Guajira S.A.
VARIABLE: Auditoria Operacional.
INDICADOR: Tecnológicos.
ÍTEM Nº 49
Se realizan entrenamientos del personal para el buen manejo de los equipos.
TABLA Nº 49
Fuente: García (2013)
Alternativa FA P
Siempre 2 20%
Casi Siempre 4 40%
A veces 4 40%
Casi Nunca
Nunca
Total 10 100%
138
RESULTADO
Ítem Nº 49
La población de Carbones de la Guajira, S.A encuestada responde en un 20% que
Siempre se realizan entrenamientos del personal para el buen manejo de los equipos,
mientras que un 40% dijo Casi Siempre y el 40% restante indica que estos se realizan A
veces.
El Estándar Australiano-Neozelandés 4360 (1999) establece una clasificación
variada de riesgos referentes a la tecnología: innovación, obsolescencia, explosiones y
dependencia.
El personal de producción y el personal encargado de las tecnologías de esa área
deben recibir entrenamientos para el buen manejo de los equipos con la finalidad de
prevenir riesgos como la obsolescencia, explosiones y dependencia.
OBJETIVO: Determinar los factores de riegos asociados al proceso de producción
en Carbones de la Guajira S.A.
VARIABLE: Auditoria Operacional.
INDICADOR: Tecnológicos.
ÍTEM Nº 50
Se realiza mantenimiento frecuente a los equipos electrónicos de la empresa
TABLA Nº 50
Alternativa FA P
Siempre 2 20%
Casi Siempre 8 80%
A veces
Casi Nunca
Nunca
Total 10 100%
139
RESULTADO
Ítem Nº 50
La población de Carbones de la Guajira, S.A encuestada responde en un 20% que
Siempre se realiza mantenimiento frecuente a los equipos electrónicos de la empresa,
mientras que un 80% dijo Casi Siempre.
El Estándar Australiano-Neozelandés 4360 (1999) establece una clasificación
variada de riesgos referentes a la tecnología: innovación, obsolescencia, explosiones y
dependencia.
El personal encargado de las tecnologías del área de producción debe realizar
mantenimiento frecuente a los equipos electrónicos de la empresa, con la finalidad de
prevenir riesgos como la obsolescencia, explosiones y dependencia.
OBJETIVO: Determinar los factores de riegos asociados al proceso de producción
en Carbones de la Guajira S.A.
VARIABLE: Auditoria Operacional.
INDICADOR: Tecnológicos.
ÍTEM Nº 51
La empresa reemplaza los equipos tecnológicos que no reúnen las condiciones
mínimas de trabajo
TABLA Nº 51
Alternativa FA P
Siempre 4 40%
Casi Siempre 6 60%
A veces
Casi Nunca
Nunca
Total 10 100%
140
RESULTADO
Ítem Nº 51
La población de Carbones de la Guajira, S.A encuestada responde en un 40% que
Siempre La empresa reemplaza los equipos tecnológicos que no reúnen las
condiciones mínimas de trabajo, mientras que un 60% dijo Casi Siempre.
El Estándar Australiano-Neozelandés 4360 (1999) establece una clasificación
variada de riesgos referentes a la tecnología: innovación, obsolescencia, explosiones y
dependencia.
Los equipos tecnológicos que no reúnan las condiciones necesarias para continuar
operando deben ser sustituidos en la medida que le sea posible a la organización.
OBJETIVO: Determinar los factores de riegos asociados al proceso de producción
en Carbones de la Guajira S.A.
VARIABLE: Auditoria Operacional.
INDICADOR: Riesgos de Información.
ÍTEM Nº 52
La empresa mantiene medidas de seguridad para evitar salida de información
importante
TABLA Nº 52
Alternativa FA P
Siempre 10 100%
Casi Siempre
A veces
Casi Nunca
Nunca
Total 10 100%
141
RESULTADO
Ítem Nº 52
La población de Carbones de la Guajira, S.A encuestada responde en un 40% que la
empresa mantiene Siempre medidas de seguridad para evitar salida de información
importante.
El Estándar Australiano-Neozelandés 4360 (1999) establece una clasificación
variada de riesgos referentes a la información (tecnológico, integridad de información,
comunicación y disponibilidad de información).
Se evidencia que la organización mantiene medidas de seguridad para evitar salida
de información importante
OBJETIVO: Determinar los factores de riegos asociados al proceso de producción
en Carbones de la Guajira S.A.
VARIABLE: Auditoria Operacional.
INDICADOR: Riesgos de Información.
ÍTEM Nº 53
Se emplean en la empresa estrategias para hacer llegar la información de manera
adecuada.
TABLA Nº 53
Fuente: García (2013)
Alternativa FA P
Siempre 8 80%
Casi Siempre 2 20%
A veces
Casi Nunca
Nunca
Total 10 100%
142
RESULTADO
Ítem Nº 53
La población de Carbones de la Guajira, S.A encuestada responde en un 80% que
Siempre se emplean en la empresa estrategias para hacer llegar la información de
manera adecuada, mientras que un 20% dijo Casi Siempre.
El Estándar Australiano-Neozelandés (1999) establece una clasificación variada de
riesgos referentes a la información (tecnológico, integridad de información,
comunicación y disponibilidad de información).
En general, se emplean en la empresa estrategias para hacer llegar la información
de manera adecuada.
OBJETIVO: Determinar los factores de riegos asociados al proceso de producción
en Carbones de la Guajira S.A.
VARIABLE: Auditoria Operacional.
INDICADOR: Riesgos de Información.
ÍTEM Nº 54
La empresa informa a los empleados de los procesos que efectúa
TABLA Nº 54
Alternativa FA P
Siempre 10 100%
Casi Siempre
A veces
Casi Nunca
Nunca
Total 10 100%
143
RESULTADO
Ítem Nº 54
La población de Carbones de la Guajira, S.A encuestada responde en un 100% que
Siempre La empresa informa a los empleados de los procesos que efectúa.
El Estándar Australiano-Neozelandés 4360 (1999) establece una clasificación
variada de riesgos referentes a la información (tecnológico, integridad de información,
comunicación y disponibilidad de información).
Efectivamente la empresa informa a los empleados de los procesos que lleva a cabo.
144
PLAN DE AUDITORÍA OPERACIONAL
EMPRESA Carbones de la Guajira, S.A
DIRECCIÓN
Dirección área operativa: Centro de Operaciones Mina Norte. Sector El Brillante, municipio Guajira, estado Zulia./Dirección fiscal: Av. 2 El Milagro,
Casa Mene Grande. Nro. 55-185, sector el Milagro, municipio Maracaibo, estado Zulia.
INTRODUCCIÓN
El presente plan de auditoría operacional del área de producción de la corporación Carbones de la Guajira, S.A, incluye los aspectos más importantes a considerar en la evaluación del proceso de producción; considera la evaluación de los elementos del
proceso operativo con el objeto de medir el grado de eficiencia, eficacia y economía en los mismos, así como identificar las debilidades que afecten a los mismos, con el objeto
de presentar recomendaciones necesarias para subsanarlas, logrando para ello la optimización de los recursos humanos, financieros, tiempo y tecnológicos disponibles.
OBJETIVO GENERAL
Evaluar, analizar y presentar el diagnostico de la situación del proceso operativo en el área de producción al 31de diciembre de 2012, trabajo que se ejecutará durante el
período comprendido del uno de diciembre de 2012 al 28 de febrero de 2013; para ello y adjunto al diagnóstico, se presentará a la Gerencia y Junta Directiva todo hallazgo que
pueda entorpecer el proceso a evaluar, y a su vez las recomendaciones pertinentes para subsanarlos, logrando con ello mantener el nivel de eficiencia y eficacia.
OBJETIVO ESPECÍFICO
1.Identificar y verificar el cumplimiento de los factores de medición del desempeño en el proceso de producción en Carbones de la Guajira S.A.
2.Analizar los componentes del control interno en el proceso de producción en Carbones de la Guajira S.A.
3.Determinar los factores de riegos asociados al proceso de producción en Carbones de la Guajira S.A.
ALCANCE
La auditoria operacional en el área de producción se realizara sobre la base de las políticas, programas y objetivos operacionales que la administración de la corporación
Carbones de la Guajira, S.A tiene definidos, la misión es elaborar una evaluación operacional al área de producción y emitir un diagnóstico de su situación actual.
EQUIPO AUDITOR
Líder del equipo auditor Asistente de auditoría (1) Asistente de auditoría (2) Asistente de auditoría (3) Asistente de auditoría (4)
Auditor en formación
FECHA DE AUDITORIA 01 de diciembre 2012
LUGAR Instalaciones de la empresa
DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA
1. Organigrama funcional de toda la empresa 2. Organigrama detallado de las aéreas a evaluar
a. deforestación, b. perforación,
c. voladura, d. remoción de estéril,
e. extracción de carbón, f. remanejo, g. triturado,
3. transporte y embarque 4. Misión y Visión de la empresa
5. Plan estratégico 6. Políticas o directrices relacionadas al proceso de producción
7. Cronograma de actividades 8. Manuales de Operación de las áreas a evaluar, incluye flujogramas
9. Manuales de Registro de los sistemas de información, incluye flujogramas 10. Perfiles de puestos del personal involucrado en el proceso de producción
11. Políticas sobre la organización y administración de la tecnología de información 12. Leyes, decretos y demás normas que tengan incidencias en la unidad de producción.
145
DISTRIBUCIÓN DE TIEMPO A INVERTIR (EN HH)
Actividad Líd
er
de
l E
qu
ipo
Au
dit
or
As
iste
nte
de
Au
dit
orí
a (
1)
As
iste
nte
de
Au
dit
orí
a (
2)
As
iste
nte
de
Au
dit
orí
a (
3)
As
iste
nte
de
Au
dit
orí
a (
4)
Au
dit
or
en
fo
rma
ció
n
To
tal
Ho
ras
Contacto con la Gerencia 4 4 8
Visitas preliminares 16 16 16 16 16 16 96
Conocimiento General 4 16 16 16 16 16 84
Planeación y Programación 16 16 16 16 16 16 96
Total Contacto, Conocimiento y Planeación 40 52 48 48 48 48 284
Ejecución del Trabajo
Identificación y compresión de los elementos del proceso administrativo relacionados al área de producción. 24 40 40 40 40 16 200
Familiarización 16 24 24 24 24 8 120
Investigación y Análisis 32 80 80 80 80 24 376
Diagnóstico 24 40 40 40 40 24 208
Revisión y conclusión de Papeles de Trabajo 16 8 8 8 8 8 56
Revisión de informe 24 24 48
Discusión y entrega de informe 16 8 24
Total Ejecución del trabajo 152 224 192 192 192 80 1032
TOTAL 192 276 240 240 240 128 1316
146
PROGRAMA DE AUDITORÍA OPERACIONAL
Nombre del Organismo o Unidad: Ref.:
Tiempo Total Previsto: Fecha de Inicio:
N° Descripción Índice
OBJETIVOS Y PROCEDIMIENTOS BÁSICOS
FASE I: PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA.
Objetivo: Recopilar, clasificar y referenciar información
sobre la unidad de producción.
PROCEDIMIENTOS
1.-Preparar calendario para las entrevistas con la
autoridad de la entidad (procedimiento que se cumple en
la reunión inicial, de presentación del equipo de auditoría)
y con los supervisores de áreas, con el fin de explicarles
el objetivo de la auditoría e identificar y solicitar
información para elaborar el resumen del plan general de
la auditoría.
2.- Recopile información escrita sobre:
a) Antecedentes:
*Por qué y para qué se creó la unidad
*Cambios en los objetivos iniciales
*Informes financieros y técnicos recientes
b) Marco Legal
*Estatutos
*Reglamentos
*Pacto o Convenio Laboral
*Leyes, decretos y demás normas de carácter
legal externo que tengan incidencias en las
operaciones de la unidad de producción.
Revisado
Auditores Responsables Fecha:
147
PROGRAMA DE AUDITORÍA OPERACIONAL
Nombre del Organismo o Unidad: Ref.:
Tiempo Total Previsto: Fecha de Inicio:
N° Descripción Índice
c) Organización:
*Organigrama
*Manual de Funciones
*Administración de Personal
d) Dirección:
*Asignación de Responsabilidades
*Representación de autoridad o grado de autonomía
*Reglamento interno o manual general administrativo
e) Operaciones, Proyectos y Programas
*Operaciones o actividades de importancia
*Manuales de procedimientos
f) Financiamiento
*Fuentes de financiamiento
*Presupuesto
f)Control
* Manual de auditoría interna
*Manuales específicos de control
g) Información adicional
Toda información de carácter interno o externo,
que tenga relación con el proceso de producción y
que se considere de importancia o utilidad para la
auditoría operacional.
3.-Obtenga información verbal sobre los aspectos que
no existiere información escrita.
4.-Elabore un calendario de entrevistas y tramítelo con
el Jefe de Producción.
Revisado
Auditores Responsables Fecha:
148
PROGRAMA DE AUDITORÍA OPERACIONAL
Nombre del Organismo o Unidad: Ref.:
Tiempo Total Previsto: Fecha de Inicio:
N° Descripción Índice
5.-Visita las instalaciones de la entidad y ubique la unidad de
producción, establezca con claridad el lugar y anote la
respectiva dirección del yacimiento. Identifique al personal
responsable de la dependencia y explíqueles brevemente el
enfoque constructivo de esta auditoría. Deje constancia por
escrito de esta visita.
6.-Clasifique la información recopilada por cada uno de los
siete aspectos ya mencionados. Para cada aspecto referencie
cada uno de los documentos de la información con una
relación sumaria del respectivo aspecto y arme los siete
legajos correspondientes.
Observaciones:
*Especialmente como se trata de una primera auditoría
operacional, es necesario que los miembros de la entidad,
tomen pleno conocimiento de la naturaleza, objetivo, alcance
y metodología de la auditoría que se realizará, así como de la
composición del equipo profesional.
*Se debe recopilar en esta fase la máxima información útil en
el tiempo más corto posible.
*Si en la ejecución de esta fase se observan indicios de áreas
críticas, no se deben examinar, solamente se dejará
constancia en los papeles de trabajo para ser tenidos en
cuenta posteriormente.
Revisado
Auditores Responsables Fecha:
149
PROGRAMA DE AUDITORÍA OPERACIONAL
Nombre del Organismo o Unidad: Ref.:
Tiempo Total Previsto: Fecha de Inicio:
N° Descripción Índice
FASE II: EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA
El objetivo de esta fase es que el equipo responsable de la
auditoría comprenda la misión, objetivos y operación de
importancia de la unidad auditada.
Igualmente, que el equipo tenga claridad sobre la
organización, procedimientos generales, y demás aspectos
de importancia relativos al ente. Esta fase se basa en los
resultados de la Fase I de Estudio Preliminar o Planificación.
PROCEDIMIENTOS
1.-Analice la información sobre antecedentes recopilada en
la fase anterior y determine con claridad:
a) Por qué y para qué se creó la entidad y la unidad
auditada
b) Si los objetivos iniciales han sido modificados
desde su creación hasta la fecha de inicio de la
auditoría
2.-Analice los antecedentes, marco legal y planificación
estratégica de la unidad auditada y establezca con claridad
la visión y misión primordial actual y los objetivos principales
que debe desarrollar para cumplir su misión principal.
3.- Analice la información sobre marco legal de la entidad
auditada y establezca con precisión las disposiciones legales
vigentes que regulan las operaciones de producción,
indicando los aspectos que regulan o reglamentan.
Revisado
Auditores Responsables Fecha:
150
PROGRAMA DE AUDITORÍA OPERACIONAL
Nombre del Organismo o Unidad: Ref.:
Tiempo Total Previsto: Fecha de Inicio:
N° Descripción Índice
4.-Analice la información sobre organización de la unidad
auditada y establezca con claridad la organización formal y
real, las principales delegaciones de autoridad y asignación de
responsabilidades a las diversas unidades que integran la
organización.
5.-Analice la información sobre las operaciones de la unidad
auditada y determine con claridad las operaciones típicas de
importancia que debe ejecutar para lograr los objetivos
principales y las actividades que debe cumplir para desarrollar
las operaciones de importancia. Deben incluirse los proyectos y
sus operaciones principales, que se hayan terminado o estén
en ejecución en el año actual. Indique los procedimientos
generales para la ejecución del proceso de producción.
6.-Analice la información sobre financiamiento de las
operaciones de la unidad auditada y establezca con claridad las
principales fuentes de recursos para el año actual y previsto
para el año siguiente, especificando ingresos presupuestarios
corrientes, ingresos derivados de crédito externo, ingresos por
donaciones y fuentes de recursos propios.
7.-Establezca las generalidades del sistema de control interno y
externo. Deje constancia de la existencia de una unidad de
auditoría interna y de su composición. Si además de esta
unidad, existen otras unidades o dependencias que ejercen
controles internos de cualquier clase, indique claramente en los
papeles de trabajo cuáles son esas unidades y la clase de
control que ejercen. En cuanto al
Revisado
Auditores Responsables Fecha:
151
PROGRAMA DE AUDITORÍA OPERACIONAL
Nombre del Organismo o Unidad: Ref:
Tiempo Total Previsto: Fecha de Inicio:
N° Descripción Índice
control externo indique si además del control que corresponde
a la Contraloría General de la República, la unidad contrató con
una firma privada de contadores públicos, en el año anterior y
en el año actual, servicios de auditoría externa para el proceso
de producción y si tiene previsto contratar estos servicios en el
año próximo.
8. - Analice la información adicional que haya recopilado y liste
o indique los aspectos principales a que se refiere.
9.- Elabore el árbol de la misión principal, objetivos principales,
operaciones y actividades de importancia. De ser necesario
elabore varios árboles que faciliten la comprensión gráfica de
los objetivos, operaciones y actividades de la entidad o unidad.
10. -Correlacione el árbol de misión, objetivos y operaciones
principales con la estructura orgánica de la entidad o unidad.
Observaciones:
*Para llevar a cabo esta clase de auditoría es necesario reducir
la cantidad de operaciones o actividades a evaluar, para que
pueda ser medido en términos de eficacia, economicidad y
eficiencia en un tiempo prudencial o razonable.
*Por principio de auditoría operacional, los esfuerzos deben
orientarse hacia las áreas débiles o críticas y dentro de estas
seleccionar las más significativas o importantes para dirigir
hacia ellas prioritariamente la aplicación de la auditoría.
*La evaluación del sistema de control interno, como medio de
identificación de áreas críticas, reduce la subjetividad y
garantiza la independencia de la acción de auditoría.
Revisado
Auditores Responsables Fecha:
152
PROGRAMA DE AUDITORÍA OPERACIONAL
Nombre del Organismo o Unidad: Ref.:
Tiempo Fecha de Inicio:
N° Descripción Índice
FASE III: EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA
El propósito de esta fase es el de identificar las áreas
débiles o críticas de la unidad de producción, mediante la
evaluación del control interno operacional o gerencial,
obteniendo evidencias sobre su efectividad, y seleccionar
las más importantes para orientar hacia ellas los esfuerzos
de auditoría. Las limitaciones de tiempo y de recursos
pueden limitar el alcance de la auditoría operacional a una
sola área, en cuyo caso se seleccionarán las operaciones
o actividades más importantes que de acuerdo a la
disponibilidad de recursos puedan ser examinadas a
profundidad.
PROCEDIMIENTOS
1. -Identifique los ciclos de transacciones de la unidad,
elabore los flujogramas respectivos y efectúe pruebas de
recorrido
2. - Analice el diseño de los sistemas de administración
financiera, Identifique los controles claves y deficiencias y
formule conclusiones al respecto
3. - Compruebe el funcionamiento de los sistemas
4.- Evalúe el control interno operacional o gerencial
5. - Elabore un informe sobre la efectividad y cumplimiento
de los sistemas de administración y la efectividad del
Revisado
Auditores
Responsables
Fecha:
153
PROGRAMA DE AUDITORÍA OPERACIONAL
Nombre del Organismo o Unidad: Ref.:
Tiempo Total Previsto: Fecha de Inicio:
N° Descripción Índice
control operacional o gerencial, formulando las recomendaciones
pertinentes para mejorar
6. - Identifique las áreas débiles o críticas, con base en los
resultados de la evaluación del control interno.
7. - Seleccione según su importancia el área débil o crítica hacia
la cual se orientarán los esfuerzos de auditoría y dentro de ésta
las operaciones que se examinarán en detalle.
Observaciones:
*Al finalizar la evaluación del control interno, con base en los
resultados se establecerá las áreas débiles o críticas, y dentro
de ellas las de más importancia relativa y que tengan las
condiciones necesarias para orientar hacia ellas los esfuerzos de
auditoría.
*El alcance del examen detallado estará relacionado con los
recursos disponibles para efectuar el examen y la disponibilidad
de criterios de medición y de información sobre los resultados
obtenidos en la ejecución de las operaciones o actividades a
examinar.
*Para poder identificar las áreas débiles o críticas, el auditor
debe elaborar una matriz que le permita ver de una manera
objetiva el impacto de las desviaciones o deficiencias de los
controles internos tienen en los sistemas administrativos y en las
áreas tanto de administración como sustantivas.
Revisado
Auditores Responsables Fecha:
154
PROGRAMA DE AUDITORÍA OPERACIONAL
Nombre del Organismo o Unidad: Ref.:
Tiempo Fecha de Inicio:
N° Descripción Índice
FASE IV: CONCLUSIÓN DE LA AUDITORÍA
Objetivo: Evaluar los posibles hallazgos que puedan existir
en el área o áreas críticas seleccionadas, para determinar el
grado de efectividad, economía y eficiencia de las
operaciones y para formular las conclusiones y
recomendaciones para mejorar dicho grado.
PROCEDIMIENTOS
1.- Revise detenidamente la información recopilada
en las Fases anteriores en relación con el área crítica.
2.-Recopile información adicional sobre el área por medio de
entrevistas, inspecciones físicas, observación directa de las
operaciones y por otros medios.
3.- Determine la precisión, confiabilidad y utilidad de la
información para uso de la gerencia o dirección
4.-Clasifique lo los posibles criterios de medición que se
podrán utilizar (Leyes, decretos, resoluciones, normas,
políticas, objetivos y metas establecidas en el presupuesto
programático o en el Programa Anual de Operaciones.
(Estándares e indicadores).
5.-Determine la necesidad de obtener asesoría técnica de un
especialista que no esté involucrado en las operaciones
examinadas.6.- Seleccionar la operación u operaciones
que se consideren más importantes o significativas para
ser examinadas a profundidad.
7.- Identifique y desarrolle las características de los
posibles Hallazgos de Auditoría Operacional
Revisado
Responsable Fecha:
155
PROGRAMA DE AUDITORÍA OPERACIONAL
Nombre del Organismo o Unidad: Ref:
Tiempo Total Previsto: Fecha de Inicio:
N° Descripción Índice
8.- Establezca sí las operaciones del proceso de producción
están logrando los objetivos y metas establecidas, dentro de los
objetivos generales de la unidad y de la entidad.
9.- Establezca la economía y eficiencia de las operaciones.
10.- Identifique las recomendaciones para mejorar la eficacia o
efectividad, economía y eficiencia de las operaciones
involucradas en los Hallazgos de Auditoría Operacional.
11.- Al término de la auditoría, se presentará en forma escrita el
Informe de Auditoría, el cual deberá contener las observaciones
o hallazgos, identificando las causas y efectos de los mismos,
así como las conclusiones y recomendaciones correspondientes,
con señalamiento expreso de que el trabajo ha sido realizado
conforme a las Normas Generales de Auditoría de Estado.
12.-El informe definitivo deberá ser firmado por el nivel directivo
o gerencial competente para notificar los resultados.
13.-El Informe deberá ser redactado de manera objetiva,
persuasiva y constructiva y en forma clara, precisa y concreta;
así mismo, deberán insertarse los detalles necesarios, que
contribuyan a evitar equívocos y ambigüedades.
14.-El Informe deberá ser presentado oportunamente, a objeto
de que la información en él contenida tenga actualidad, utilidad y
valor para que las autoridades a quienes corresponda, adopten
las medidas inmediatas tendentes a corregir las deficiencias
señaladas
Revisado
Auditores Responsables Fecha:
156
PROGRAMA DE AUDITORÍA OPERACIONAL
Nombre del Organismo o Unidad:
Nombre del papel de trabajo: PLANEACIÓN
Fecha Final: Ref.:
N° Descripción Índice
1 Objetivos AAA
2 Políticas AAB
3 Estrategias AAC
4 Procedimientos AAD
5 Presupuestos AAE
Elaboró: Revisó: Aprobó:
Fecha:
157
PROGRAMA DE AUDITORÍA OPERACIONAL
Nombre del Organismo o Unidad:
Nombre del papel de trabajo: PLANEACIÓN
Fecha Final: Ref.:
N°
DESCRIPCIÓN
ANALISIS DE
AUDITORÍA
HALLAZGOS
REFERECIA
A
P/T
1
AAA1
2 AAA2
3 AAA3
4 AAA4
5 AAA5
Elaboró: Revisó: Aprobó:
Fecha:
158
PROGRAMA DE AUDITORÍA OPERACIONAL
Nombre del Organismo o Unidad: Nombre del papel de trabajo: EVALUACIÓN DE OBJETIVOS Fecha Final:
Ref: AAA1
Atributos del
Hallazgo Descripción
Clase Naturaleza
Costo/ Beneficio
Conclusiones Recomen daciones.
Comentarios de los Empleados
P N EFIC EFEC ECON
Elaboró: Revisó: Aprobó:
Fecha:
P: Positivo N: Negativo
ECO: Economía EFIC: Eficiencia EFEC: Efectividad
159
CONCLUSIONES.
La presente investigación estuvo dirigida al Diseño de un programa de auditoría
operacional para el proceso de producción en Carbones de la Guajira S.A., por lo cual
se realizó un estudio de la situación inherente a la variable de estudio, de tal manera de
que esta se enmarca en datos reales para ir en busca del mejoramiento de las
debilidades.
En base a lo expuesto anteriormente, y a los resultados obtenidos mediante el
instrumento de recolección de datos aplicado a distintos departamentos de Carbones
de la Guajira, S.A, se determinó la situación actual de la auditoria operacional y el
cumplimiento de los factores de medición del desempeño, lo cual permitió de manera
responsable llegar a las siguientes conclusiones:
Se identificó los factores de medición del desempeño para el proceso de producción
en Carbones de la Guajira S.A., evidenciando que existen elementos claves para
determinar si la organización está experimentando altos niveles de desempeño o por el
contrario es necesaria la aplicación de medidas correctivas como es el caso. Si bien es
cierto resulta satisfactoria la relación existente entre los bienes y los recursos
empleados para obtenerlos, Carbones de la Guajira, S.A debe aplicar métodos de
trabajo capaces de mejorar el desempeño de la actividad operativa y el consecutivo
cumplimiento de los objetivos, asegurando un adecuado tratamiento de todos los
insumos que intervienen a través de todo el proceso de producción, evitando
desperdicios de materia prima dejados al pasar de una etapa de procesamiento a otra y
el control del mineral en la etapa final de embarque, remediando así mermas
económicas.
Se analizó los componentes del control interno para el proceso de producción en
Carbones de la Guajira S.A., corroborando que la organización propicia un adecuado
ambiente de control, influenciando a la gente el sentido de control, comunicando valores
éticos y asignando responsabilidades acordes a los cargos de cada empleado;
160
mantiene una adecuada comunicación e información; sin embargo, la empresa no hace
el uso más eficiente de políticas y procedimientos que permitan valorar los diferentes
tipos de riesgos que amenazan la misma y consecuentemente tampoco garantizan la
toma de acciones para discrecional el riesgo. Se puede concluir que la organización no
revisa el desempeño de la etapa de producción, siendo sistemática, rutinaria y poco
observada en cuanto a la busca de un mejor desempeño de las funciones.
Se determinaron los distintos factores de riegos asociados al proceso de producción
en Carbones de la Guajira S.A., corroborando que el personal que labora en ella tiene
conocimiento de los riesgos que pueden afectar negativamente el desempeño de la
producción. Sin embargo las fallas se presentan en la falta de evaluación de los
procesos que permiten la obtención del producto, la reformulación de las debilidades en
el producto que ofrece, para lo cual debe como se ha mencionado anteriormente
verificar y revisar el desempeño de las operaciones, realizar constantemente estudios
sobre los gustos de los clientes, tanto internos como externos, y F.O.D.A sobre los
productos que ofrece.
Como se mencionaba anteriormente, la existencia de la auditoría operacional en
Carbones de la Guajira, S.A, es de suma importancia, ya que para el proceso de
producción, el propósito de realizar un seguimiento y una detección oportuna de las
fallas en este ciclo son fundamentales para determinar la eficiencia, eficacia y economía
con que se han empleado los recursos humanos, materiales y financieros; determinar si
los resultados de las operaciones han cumplido con las operaciones programadas y los
objetivos propuestos. Además de ser un instrumento que ayuda a la dirección a eliminar
deficiencias encontradas por medio del aporte de las recomendaciones de mejora.
Por lo antes expuesto se puede concluir que existen bases para elaborar un
programa de auditoría operacional para el proceso de producción en Carbones de la
Guajira S.A.
161
RECOMENDACIONES
De acuerdo a las conclusiones obtenidas en esta investigación, se formulan las
siguientes recomendaciones:
Carbones de la Guajira, S.A, debe hacer inversión en el cumplimiento del programa
de auditoría operacional con el objeto de eliminar las deficiencias producidas en
proceso de producción de la estructura organizacional.
El auditor operacional debe formular un diagnostico completo y objetivo de la forma
como se está ejecutando el proceso operativo, en la perspectiva de asesorar a la alta
gerencia para superar los niveles de eficiencia de la organización.
La organización debe de propiciar evaluaciones para un mejoramiento constante de
los procesos, las irregularidades que se presenten como lo es el manejo de los
desperdicios deben ser corregidas en lo posible para evitar pérdidas.
Los riesgos en el producto y los riesgos en la operación deben ser identificados y
valorados de acuerdo a su magnitud y a su origen interno o externo. La ventaja de una
empresa es que conozca los riesgos oportunamente y tenga la capacidad para
afrontarlos.
Deben aplicarse en el proceso de producción de Carbones de la Guajira, S.A,
políticas y procedimientos que ayuden a direccionar el riesgo y la ejecución de los
objetivos de la entidad con la finalidad de que se garantice la administración.
Carbones de la Guajira, S.A, debe utilizar métodos constantes en el tiempo que
permitan evaluar las operaciones. Los auditores deben instrumentalizar parámetros de
medición de la auditoria operacional con respecto a la efectividad. Asimismo aplicar un
enfoque evaluativo denominado apreciación del desempeño el cual mide el grado de
efectividad logrado en la empresa.
162
Debe mantenerse el monitoreo y supervisión sobre los procedimientos de control
establecidos de tal manera que el personal encargado pueda detectar las
anormalidades que se suceden y así establecer correctivos necesarios.
163
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mención auditoría.
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