Universidad de La SalleCiencia UnisalleEspecialización en Sistemas de Información yGerencia de Documentos Facultad de Ciencias Económicas y Sociales

1-1-2006

Programa de gestión documental para colegiosprivados: estudio de caso Colegio Nuestra Señorade la SabiduríaIliana Guzmán Ramírez

Martha Liliana Pedraza Amaya

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Citación recomendadaGuzmán Ramírez, I., & Pedraza Amaya, M. L. (2006). Programa de gestión documental para colegios privados: estudio de casoColegio Nuestra Señora de la Sabiduría. Retrieved from https://ciencia.lasalle.edu.co/esp_sistemas_informacion/24

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL PARA COLEGIOS PRIVADOS: ESTUDIO DE CASO COLEGIO NUESTRA SEÑORA DE LA SABIDURIA

ILIANA GUZMÁN RAMÍREZ Cód. 88061206

MARTHA LILIA PEDRAZA AMAYA Cód. 88061209

UNIVERSIDAD DE LA SALLE ESPECIALIZACIÓN EN SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Y GERENCIA DE DOCUMENTOS BOGOTÁ, D. C.

2006

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL PARA COLEGIOS PRIVADOS: ESTUDIO DE CASO COLEGIO NUESTRA SEÑORA DE LA SABIDURIA

ILIANA GUZMÁN RAMÍREZ Cód. 88061206

MARTHA LILIA PEDRAZA AMAYA Cód. 88061209

Proyecto de Investigación II

DR. HÉCTOR ELÍAS PINZÓN TORRES DOCENTE

UNIVERSIDAD DE LA SALLE ESPECIALIZACIÓN EN SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Y GERENCIA DE DOCUMENTOS BOGOTÁ, D. C.

2006

Nota de aceptación

____________________________________________________________________________________________________________

_____________________________ Firma del Presidente del Jurado

_____________________________ Firma del Jurado

_____________________________ Firma del Jurado

Bogotá D.C., 25 de Noviembre de 2006

CONTENIDO

Pág.

RESUMEN ………………………………………………………………………….. 1 INTRODUCCION …………………………………………………………………..... 2 1. MARCOS DE REFERENCIA …………………………………………….….… 5

1.1 MARCO CONCEPTUAL ……………………………………………….…….. 5 1.1.1 Beneficios de la gestión documental …………………………………... 6 1.1.2 Fases de un programa de gestión documental ……………………..… 7 1.1.2.1Investigación preeliminar sobre la institución y sus fuentes documentales …………………………………………………………….…. 7 1.1.2.2Compilación de la información documental …………………………... 7 1.1.2.3Análisis e interpretación de la información compilada ……………... 7 1.1.3 Estructura de un programa de gestión documental …………………. 7 1.1.3.1Estructura básica del PGD ……………………………………………….. 7 1.1.3.2Planeamiento de la documentación …………………………………….. 8 1.1.3.3Conservación y utilización de los documentos ………………………. 8 1.1.3.4Evaluación y disposición ………………………………………………….. 8 1.2 MARCO LEGAL ……………………………………………………………… 8 2. IDENTIFICACIÓN DE PROBLEMAS DE ACUERDO AL PGD ………… 9 2.1 PRODUCCION ………………………………………………………………. 9 2.2 RECEPCION, DISTRIBUCIÓN Y TRÁMITE ……………………………… 9 2.3 ORGANIZACIÓN ……………………………………………………………... 9

2.4 CONSULTA ………………………………………………………………….. 10 2.5 CONSERVACIÓN …………………………………………………………… 11 2.6 DISPOSICIÓN FINAL ………………………………………………………. 12 3. DISEÑO DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ………... 13 3.1 ALCANCE DE UN PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL ……… 13 3.2 CONSIDERACIONES BÁSICAS PARA EL DESARROLLO DEL

PGD ………………………………………………………………………….… 21

CONCLUSIONES …………………………………………………………………… 23 GLOSARIO ………………………………………………………………..…………. 24 BIBLIOGRAFIA ……………………………………………………………………… 27

LISTA DE TABLAS

Pág.

Tabla 1………………………………………………………………………………… 14 Tabla 2………………………………………………………………………………… 15 Tabla 3………………………………………………………………………………… 16 Tabla 4………………………………………………………………………………… 17 Tabla 5………………………………………………………………………………… 17 Tabla 6………………………………………………………………………………… 18 Tabla 7………………………………………………………………………………… 19 Tabla 8………………………………………………………………………………… 20

LISTA DE ANEXOS

Pág.

Anexo A ……………………………………………………………………………… 28 Anexo B ……………………………………………………………………………… 49

RESUMEN El Colegio Nuestra Señora de la Sabiduría, es una establecimiento educativo, de carácter privado, fundado en 1949, por la Congregación Hijas de la Sabiduría, aprobado con Resolución No. 2985 del 24 de septiembre de 1999. El Colegio se encuentra ubicado en la localidad Rafael Uribe, calle 20 sur No. 11B-51 de Bogota. La Institución guarda sus archivos desde los años 1964 a 2006, en carpetas, AZ y cajas; a la fecha no se ha realizado ningún tipo de clasificación de la documentación que se tiene, ocasionando de esta manera pérdida de la información y demoras en la búsqueda. En el año 2003 por el gran cúmulo de documentos se eliminaron archivos sin haber realizado selección de los mismos. Desde su fundación a 1964 no se tienen archivos o registros de la documentación que se poseía en el Colegio. Debido a esta situación se recomienda la implementación de un Programa de Gestión Documental encaminado al buen manejo y organización de la documentación producida y recibida por la Institución, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su producción, trámite, utilización y conservación.

INTRODUCCION

Antecedentes. Si bien es cierto que a partir de la creación del Archivo General de la Nación 1 y del establecimiento del sistema Nacional de Archivos2, se han logrado significativos avances en el campo archivístico colombiano, es preocupante que en las instituciones educativas de índole privado no exista una verdadera organización de los archivos existentes y que el acceso a la información se dificulte. Es por esto que se hace necesario que se adopten políticas para su producción, recepción, trámite, organización, conservación, recuperación y difusión de la información como instrumento esencial para la toma de decisiones y la preservación de su patrimonio documental. Esta situación obedece entre otros factores a la falta de una cultura archivística, a la ausencia de pautas claras y precisas que permitan manejar con criterio sistémico la información documental y a múltiples y variados problemas que se desprenden de la carencia de personal idóneo al frente de los archivos, del desconocimiento de las normas legales y técnicas que regulan los aspectos propios de la gestión archivística, a la insuficiencia de recursos económicos y físicos que permitan adelantar programas específicos en este campo. Ante este panorama se hace ineludible el rescate, la organización y posicionamiento de los archivos de los distintos Colegios privados y en este caso particular el del Colegio Nuestra Señora de la Sabiduría donde se presentó una propuesta de un Programa de Gestión Documental. El Colegio es una Institución educativa de carácter privado, fundada en 1949, por la congregación Hijas de la Sabiduría, presentes en Colombia desde 1905, que ofrece el servicio público educativo en jornada única; funciona con aprobación de estudios según Resolución No. 2985 del 24 de septiembre de 1999, para todos los niveles y que atiende la educación formal en preescolar, básica primaria, básica secundaria y media, en el calendario A. La estructura organizacional del Colegio está conformada por la Rectora que es, a su vez, la representante legal, el Consejo Directivo, el Consejo Académico, la Administración, los Coordinadores y los Jefes de Sección. Descripción y delimitación. La Institución organiza los documentos en carpetas, sin establecer series documentales y sin tablas de retención. Sumado a esto, su 1 Archivo General de la Nación: creado mediante la Ley 80 de 1989, es un establecimiento público del Orden Nacional, adscrito al Ministerio de Cultura según decreto 1126 de junio 29 de 1999, 2 Sistema Nacional de Archivos: Conjunto de instituciones archivísticas articuladas entre sí, que posibilitan la homogeneización y normalización de los procesos archivísticos. Reglamentado con el Decreto 4124 de 2004.

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disposición final se realiza en un depósito inadecuado para la conservación y organización de los mismos, dificultando y retrasando así la búsqueda de información. Igualmente, no posee un archivo central, ya que los archivos existentes son de gestión o de las oficinas productoras de los documentos, sin que hasta la fecha se haya realizado un análisis de dicha documentación. Cada año se abren nuevas carpetas y las ya existentes son enviadas al archivo inactivo, relacionadas en cajas. Se manejan diferentes tipos documentales como actas, nómina, cuentas por pagar, cuentas por cobrar, memorandos, circulares, certificados de estudios, notas académicas, constancias laborales etc., archivados en carpetas en orden cronológico; las ya existentes son alrededor de 2000, incluido el archivo inactivo. Por otra parte, no cuenta con el personal idóneo para la administración del archivo, siendo las secretarias quienes realizan esa labor de manera rudimentaria; se capacitó a un Auxiliar Contable para que ayude en dicho proceso. El domicilio del Colegio es la Ciudad de Bogotá, ubicado en la Avenida Calle 20 Sur No.11B-51; su razón social es “COLEGIO NUESTRA SEÑORA DE LA SABIDURÍA”, cuyo NIT. 860010524-0 y su representante legal, que es a la vez la rectora, es nombrada por la Hermana Provincial. La Pregunta de investigación que planteamos para el caso del Colegio Nuestra Señora de la Sabiduría fue: ¿Qué elementos del “programa de gestión documental” son aplicables al Colegio Nuestra Señora de la Sabiduría? Justificación. Con el presente trabajo de investigación se diseñó una propuesta de un Programa de Gestión Documental (PGD) encaminado al buen manejo y organización de la documentación producida y recibida por la Institución, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su producción, trámite, utilización y conservación. Un PDG permite tener una visión exacta y completa de las políticas, funciones, programas y servicios de una entidad, lo cual se ve reflejado en un Sistema Institucional de Archivos plenamente organizado y definido que garantiza el flujo y disposición de la información en forma ágil y oportuna. Dicho Programa de Gestión Documental permite tener una visión exacta y completa de las políticas, funciones, programas y servicios de una entidad, lo cual se ve reflejado en un Sistema Institucional de Archivos plenamente organizado y definido que garantiza el flujo y disposición de la información en forma ágil y oportuna.

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El Objetivo general fue diseñar una propuesta de un Programa de Gestión Documental para el Colegio Nuestra Señora de la Sabiduría, encaminado al mejoramiento y manejo integral de la documentación. Los Objetivos específicos nos permiten:

Realizar un diagnóstico de la situación archivística actual. Segmentar los problemas de acuerdo a los procesos del Programa de

Gestión Documental Formular posibles soluciones a los problemas identificados Dar a conocer a las Directivas de la Institución la situación encontrada y las

posibles soluciones a dichos problemas Diseño metodológico. La investigación que se realizó fue de tipo diagnóstico, ya que se identificaron los problemas existentes en la labor archivística de la documentación generada por las diferentes oficinas y se dio solución mediante el diseño de una propuesta de un programa de gestión documental (PGD) Las Fuentes utilizadas para el proyecto se fundamentaron en:

Bibliografía acerca del tema de Gestión Documental Entrevista a las directivas del Colegio Entrevista al personal Administrativo (secretarias y cuerpo administrativo) Visita al Archivo del Colegio

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1. MARCOS DE REFERENCIA

1.1 MARCO CONCEPTUAL La evolución del término Gestión de Documentos se puede dividir en tres fases: la primera fase la gestión de documentos se definió como la parte de la administración aplicada a la tramitación de los documentos administrativos. Posteriormente, se fueron agregando otros elementos a la definición, ejemplo, el Servicio del Archivo Nacional y Documentos de los Estados Unidos (NARA), incluyó dentro de la definición, actividades gerenciales como la planificación, el control, la dirección y la organización a la creación de documentos, su mantenimiento y uso así como su eliminación, ampliando la esfera de aplicación del término a todo el ciclo de vida del documento. Según James B. Rhoads 3 reconoce tres etapas en la gestión de documentos:

Creación del documentos Utilización y mantenimiento Eliminación del documento

Y considera como elementos indispensables para dicha gestión la automatización y la reprografía. De acuerdo con Robergé4 (1992), la gestión de documentos se debe entender como un sistema que tiene como objetivos principales la eficacia y la rentabilidad, la cual define como el conjunto de las operaciones y de las técnicas relativas a la concepción, el desarrollo, la implementación y la evaluación de los sistemas administrativos necesarios, desde la creación de los documentos hasta su transferencia al archivo permanente. El Programa de Gestión Documental (PGD) es un proceso archivístico sistemático encaminado al eficiente manejo y organización de la documentación producida y recibida por una entidad, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su producción, trámite, utilización y conservación. Igualmente un PGD debe propender por:

La racionalización y normalización de la documentación desde su producción hasta su destino final.

3 Rhoads, James B. La Función de la Gestión de Documentos y Archivos en los Sistemas Nacionales de Información. París : UNESCO, 1983 4 Robergé, M. La Gestión de la información Administrativa. Par

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El manejo integral de los documentos y de la información para la toma de decisiones y la preservación de la memoria institucional.

La integración de los estamentos institucionales en torno a objetivos

comunes y a una política informativa total.

La evaluación y valoración de la documentación para evitar la acumulación innecesaria de la información y la reducción de costos en la producción y conservación del acervo documental.

La simplificación de trámites en los procesos administrativos con miras al

flujo normal y eficaz de la información. Un PGD permite tener una visión exacta y completa de las políticas, funciones, programas y servicios de una entidad, lo cual se ve reflejado en un sistema institucional de archivos plenamente organizado y definido que garantiza el flujo y disposición de la información en forma ágil y oportuna. Por lo anterior, normaliza todas las fases de la gestión documental: producción o recepción, distribución, trámite, consulta, retención, almacenamiento, recuperación, preservación y disposición final (eliminación o conservación) de la información institucional como recurso indispensable para la toma de decisiones y la preservación del patrimonio documental de la entidad. 1.1.1 Beneficios de la gestión documental. Entre los principales beneficios

que una organización puede esperar una vez implementado un PGD son:

Reducción del volumen documental. Disminución de documentos que se producen en la organización, en particular aquellos documentos considerados innecesarios o que no aportan ningún valor informativo o de otra naturaleza.

Mejoras en la eficiencia administrativa. La revisión de los procesos organizacionales permite reducir procesos innecesarios y muy complejos.

Incremento de la productividad organizacional. Aumento de la productividad

de los empleados, gracias a la racionalización de los documentos donde las actividades se vuelven menos dependientes de la producción, consulta, validación, archivo, etc., de documentos y facilitan la dedicación a labores propias del negocio.

Aprovechamiento de las tecnologías de la información. La aplicación de los

conceptos de gestión documental permite un mayor aprovechamiento de las

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tecnologías de la información y el mejor uso de los sistemas de información, la ofimática, la automatización de oficina, etc.

La gestión documental permite mejorar los niveles de rentabilidad de la

organización, por cuanto reduce costos operativos y aumenta la disponibilidad de los recursos para ser invertidos en áreas claves del negocio, incluida la gestión de información.

1.1.2 Fases de un Programa de Gestión Documental. Para desarrollar un Programa de Gestión Documental se deben realizar las siguientes fases: 1.1.2.1 Investigación preeliminar sobre la Institución y sus fuentes documentales. Comprende la recolección de información sobre: la historia institucional, desde su creación hasta la actualidad; las disposiciones legales y actos administrativos que han regulado las funciones y los cambios estructurales de la entidad a través de sus existencia; la normatividad tanto interna como externa que afecta el desarrollo de las actividades propias de la Institución; los manuales de procedimiento que condicionan la aplicación de las funciones, la circulación interna y externa de los documentos durante su producción, trámite y servicios. 1.1.2.2 Compilación de la Información Documental. Esta fase consiste en el levantamiento de los inventarios de los archivos de oficina en su estado natural, tal como han sido formados por cada una de las unidades administrativas productoras de documentos. Esto nos permite conocer el estado real de la documentación para definir más adelante los criterios y procesos de clasificación, ordenación, descripción, trámite, producción consulta que se establecen para la información corriente y normalización. 1.1.2.3 Análisis e interpretación de la información compilada. Finalizada la etapa de recolección de la información, se procede a su evaluación, apoyándose para ello en un grupo de trabajo interdisciplinario (especialista en Jurídica, especialista en el área Administrativa y un Archivista) que pueda conceptuar sobre la importancia del documento y la información desde el punto de vista legal, fiscal, administrativo, técnico e histórico. 1.1.3 Estructura de un Programa de Gestiona Documental 1.1.3.1 Estructura básica del PGD. El Programa de Gestión de Documentos se recomienda estructurar en tres fases siguiendo las directrices de la UNESCO: Producción y Elaboración de documentos, Utilización y Conservación; Evaluación y Disposición. Antes se debe contar con un órgano coordinador de la gestión de documentos que garantice su adecuado desarrollo y a través del cual se definan

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las políticas generales de la gestión documental en cada organización y un conjunto de directrices que faciliten el planteamiento de la documentación. 1.1.3.2 Planeamiento de la documentación. Comprende el conjunto de directrices administrativas (políticas, normatividad, procesos para garantizar una adecuada gestión de los documentos de los procesos de admisión y matrícula, nómina, contratos, etc. Producción y elaboración de documentos: directrices relativas a la producción y recepción del documento: gestión de correspondencia, gestión del correo, gestión de informes, etc. 1.1.3.3 Conservación y utilización de los documentos. directrices relativas a la adecuada conservación de los documentos, su forma de almacenamiento, condiciones de uso, privacidad de la información, etc. 1.1.3.4 Evaluación y disposición. Directrices sobre la valoración de los documentos con miras a su eliminación sistemática y periódica o su conservación definitiva con fines históricos y culturales.5

1.2 MARCO LEGAL Para el desarrollo de los proyectos archivísticos de cualquier índole es indispensable contar con el conocimiento de la normatividad aplicable a los mismos, y las que rigen la regulación de los Colegios como las normas aplicables a la documentación, ya que se constituye en su fundamento legal, bien sea para el sostenimiento y desarrollo de los archivos, así para el tratamiento que se debe dar a éstos como centros de información. La Ley 115 de 1994 – Ley General de Educación La Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivos, en su TITULO V, GESTION DE DOCUMENTOS y TITULO IX, ARCHIVOS PRIVADOS El Decreto 4124 de 2004 – CAPITULO II, ARCHIVOS PRIVADOS

5 ZAPATA, Carlos. Directrices para estructurar un programa de gestión de documentos en las

organizaciones. En : revista Códice. Bogotá. Vol. 2, No. 1 (ene. – jun. 2005); p. 97-111

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2. IDENTIFICACION DE PROBLEMAS DE ACUERDO AL PGD Con base en la información y los datos obtenidos en los archivos del Colegio Nuestra Señora de la Sabiduría se identificaron los problemas a solucionar según los procesos del PGD, de igual manera se verificaron las condiciones y volúmenes existentes. 2.1 PRODUCCIÓN La producción de documentos como formatos, formularios no estandarizados y duplicidad innecesaria de los mismos, evidencia el desconocimiento de normas que regulen la gestión de la documentación que se genera en la Institución en desarrollo de su misión, lo anterior si tenemos en cuenta que los documentos sirven como instrumento probatorio. 2.2 RECEPCIÓN, DISTRIBUCIÓN Y TRÁMITE Al no contarse con una oficina de Archivo y Correspondencia, la documentación no es controlada en todo su ciclo administrativo, ni se lleva un control de radicación de los documentos generados o recibidos ocasionando problemas en los trámites y en la toma de decisiones. Lo anterior, sumado a la carencia de tecnología de información que faciliten el registro y control de los documentos no permite evidenciar los documentos que son prestados o los que tiene la Institución en su ciclo de vida. Es de destacarse el uso de e-mail en la gestión administrativa donde se requiere de tecnología adecuada para almacenar la información recibida o enviada por este medio. 2.3 ORGANIZACIÓN a. Carencia de criterios archivísticos en la organización de los documentos.

La Institución no cuenta con métodos de selección, clasificación y descripción de los documentos lo cual afecta directamente a la organización documental. Sumado a esto, hay un desconocimiento de la norma ICONTEC 4095 (Norma general para la descripción archivística). (Ver fotografías 1 y 2)

Que tiene como consecuencia que no exista un sistema de descripción

archivístico normalizado.

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b. No hay una estructura de conformación de Series Documentales. Desconocimiento del procedimiento para guardar y ordenar las series documentales por la falta de personal idóneo. Aunque se está documentando la estructura organizacional y las funciones de cada departamento con el objetivo de mejorar el desempeño institucional. (Ver fotografía 3)

rafías 6 y 7)

c. Carencia de la taxonomía de información al no permitir la consulta y uso

de la información. Debido a la no estandarización de los tipos documentales utilizados en la entidad y a la falta de capacitación del personal.

d. Carencia de inventario de los archivos. No se cuenta con un registro

detallado de los expedientes que se conservan en el depósito de archivo “central”6 y en las oficinas (archivo de gestión).

e. Carencia de tablas de retención documental. No se cuenta con un

instrumento que permita regular el ciclo de vida de los documentos para la identificación de las series y tipos documentales en la entidad.

f. Falta de codificación y rotulación de los documentos. Desconocimiento de

la metadata necesaria para generar un ficha técnica o rótulo de documentos; esta información puede ser obtenida manualmente pero sería un proceso dispendioso y costoso de realizar. (Ver fotografías 4 y 5)

2.4 CONSULTA a. Dificultad en el acceso a la documentación. Por falta de una herramienta de

control y consulta adecuada debido a una previa organización, clasificación, identificación de series documentales y por ende la elaboración de las tablas de retención, se dificulta la ubicación exacta de los documentos y se incurre en la demora de las búsquedas de cualquier documento requerido. (Ver fotog

b. Carencia de tecnologías de información. Por la falta de un PGD es

completamente obsoleto implementar tecnologías de información, ya que estas herramientas por si solas no permiten la solución de los problemas documentales de la entidad.

6 El término “central”, hace referencia al lugar del archivo donde se almacenan los documentos que están semiactivos.

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2.5 CONSERVACIÓN a. No hay criterios de selección, conservación y eliminación de la

documentación. Por la carencia de las tablas de retención se están conservando documentos que no son esenciales ni utilizados en el funcionamiento de la entidad. (Ver fotografía 8)

b. Medios de almacenamiento inadecuados. Al no contar con un PGD no se

ha podido implementar medios de respaldo tales como microfilmación, conservación de documentos en medios electrónicos y preservación documental que aseguren la memoria institucional. (Ver fotografías 9, 10 y 11)

c. Instalaciones y condiciones físicas inadecuadas. El depósito con el que

cuenta la entidad no cumple con las condiciones mínimas para albergar adecuadamente el archivo existente, debido al desconocimiento del Acuerdo 049 de 2000, que establece las condiciones de edificios y locales destinados a archivos.

A continuación se presenta la siguiente tabla que describe las condiciones físicas y ambientales en que se encuentra el depósito de archivo de la Institución:

ASPECTO

CANTIDAD

TIPO

CONSERVACION

Espacio Físico

1

40 mts2

No se cuenta con un depósito adecuado para el traslado de la documentación (ver fotografía 12)

Estantería

10

Metálica y madera

Se cuenta con estantes de puertas corredizas, y archivadores de cajones. La distribución no es adecuada, no están sujetos a la pared o al techo y en caso de siniestro se podrían caer. (ver fotografías 13 y 14)

ASPECTO

CANTIDAD

TIPO

CONSERVACION

Infraestructura y condiciones ambiéntales

Pisos, muros, techos, puertas y ventanas

Hay una sola puerta de acceso. Al ser el techo de tejas de zinc permite filtraciones de agua, altas o bajas temperaturas, que pueden ocasionar deterioro o pérdida de los documentos. Los pisos son de de cerámica lo que

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facilita mantener el sitio limpio, los muros son de concreto lo que permite estabilidad al sitio. No hay control de la iluminación lo cual puede causar daños de decoloración y envejecimiento de los documentos. (ver fotografía 15)

Seguridad

Extintores

No se dispone de extintores ni de alarmas de incendio, que puedan prevenir estados de riesgo o pérdida total de la documentación que se tiene

Condiciones de almacenamiento

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Cajas

Los documentos son almacenados en cajas que no son las apropiadas para archivos, ocasionando daños en los documentos. De igual manera se guardan elementos que no corresponden al archivo. (ver fotografías 16 y 17)

Otros aspectos

Ubicación

El depósito de archivo está muy retirado de las oficinas, ocasionando pérdida de tiempo en la búsqueda de la información.

2.6 DISPOSICIÓN FINAL Debido a la falta de criterios en la organización del archivo no se cuenta con procesos de disposición final (destrucción física, conservación, traslado a otro sistema de almacenamiento, transferencia a otra unidad) que brinden economía y eficiencia a la Institución

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3. DISEÑO DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA EL COLEGIO NUESTRA SEÑORA DE LA SABIDURÍA

Un programa de Gestión Documental está encaminado a conseguir la economía y la eficacia de las operaciones con vista a la creación, mantenimiento, utilización y por último la eliminación de los documentos o su conservación definitiva durante su ciclo de vida7. 3.1 ALCANCE DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Según el Consejo Internacional de Archivos, define “record management”, y por lo tanto “gestión de documentos”, como “el área de gestión administrativa general relativa a conseguir economía y eficacia en la creación, mantenimiento, uso y disposición de los documentos”8. Por ende un Programa de Gestión Documental está enfocado a normalizar todas las fases de la gestión documental: producción o recepción, distribución, trámite, consulta, retención, almacenamiento, recuperación, preservación y disposición final (eliminación o conservación) de la información institucional como recurso indispensable para la toma de decisiones y la preservación del patrimonio documental de la entidad. Está es una expresión gráfica del ciclo del PGD:

Disposición Final

Conservación

Consulta

Organización

Trámite

Distribución

Recepción

Producción

GESTIÓN DOCUMENTAL

7 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Gestión Documental: bases para la elaboración de un programa.-Bogotá: El Archivo, 1996. 8 LLANSO SANJUAN, Joaquim. Los modelos de gestión de documentos. La gestión de documentos como “record management”. En: Revista Códice. Bogotá. Vol.2, No.2 (jul. – dic. 2006); p. 41.

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Para la elaboración de un Programa de Gestión Documental se deben cumplir las siguientes etapas:

Investigación preliminar sobre la Institución y sus fuentes documentales Análisis e interpretación de la información compilada.

Analizada la información recolectada permitirá la elaboración del plan de trabajo archivístico para el diseño de un Programa de Gestión Documental, el cual comprende las siguientes fases:

Identificación de las series y subseries, que permitan estructurar un sistema de clasificación del archivo.

Las series documentales que se identifiquen se deben codificar de acuerdo

con las funciones específicas de la oficina productora, ya que pueden existir series semejantes en oficinas diferentes.

Las oficinas productoras que tengan un código preestablecido por acto

administrativo de la entidad se respetará.

Una vez identificadas las series y subseries se elabora un índice alfabético consolidado por códigos de series y subseries con el fin de identificar series semejantes, homónimas, sinónimas, etc., y normalizar terminología, códigos, escritura, etc.

Identificación de los tipos documentales, que conforman los expedientes.

A continuación se presentará los cuadros explicativos de los procesos y actividades del programa de gestión documental:

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Tabla No. 1 Proceso de producción de documentos: comprende la generación de documentos en cumplimiento de las funciones.

PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS

PROCEDIMIENTO

ACTIVIDADES Establecer medios y técnicas de producción de documentos. Determinar y seleccionar soportes documentales. Determinar dimensiones, calidad y tipos de soportes. Formular instrucciones para el diligenciamiento de los formularios. Determinar el uso y finalidad de los formularios.

1. Creación y diseño de documentos

Garantizar el adecuado uso de la reprografía. Identificar las dependencias productoras. Definir tipologías documentales, formatos y formularios según la Tabla de Retención Documental. Determinar formatos preimpresos y lantillas predeterminadas. p

Establecer directrices relacionados con el número de copias. Mantener un control de la producción de nuevos documentos.

2. Normalización de la producción documental

Determinar la periocidad de la producción documental.

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Tabla No. 2 Proceso de recepción de documentos: comprende operaciones de verificación y control que una Institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.

RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES Recibir documentos oficiales. Definir medios de recepción: mensajería, fax, correo electrónico, página Web. Verificar y confrontar los folios, copias, anexos, firmas. Dejar constancia de recibo (sello, reloj radicador)

1. Registro de documentos

Conformar el consecutivo de comunicaciones oficiales despachadas. Asignar un número consecutivo, fecha y hora. Imprimir rótulo de radicación. Relacionar los documentos recibidos y enviados. Registrar impreso de planillas de radicación y control.

2. Registro de documentos

Elaborar estadísticas.

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Tabla No. 3 Proceso de distribución de documentos: actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.

DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS

PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES Identificar dependencias y determinar su competencia. Clasificar comunicaciones oficiales y de apoyo. Organizar los documentos en buzones o casilleros. Enrutar los documentos a la dependencia competente. Reasignar documentos mal direccionados.

1.Distribución de documentos recibidos

Registrar la entrega de documentos recibidos. Identificar dependencias. Enrutar los documentos a la dependencia competente. 2.Distribución de documentos

internos Registrar la entrega de documentos internos. Definir los medios de distribución: personal, fax, correo electrónico, apartado aéreo, trámite en línea. Controlar el cumplimiento de requisitos del documento. Verificar la firma de guías y planillas de entrega. Mantener control de devoluciones. Organizar la mensajería externa.

3.Distribución de documentos enviados

Registrar el envío de documentos.

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Tabla No. 4 Proceso de trámite de documentos: comprende el curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa.

TRÁMITE DE DOCUMENTOS

PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES Confrontar y diligenciar planilla de control y ruta de trámite. Identificar el trámite. Determinar la competencia. 1. Recepción de solicitud o trámite

Definir los periodos de vigencia y tiempos de respuesta. Analizar los antecedentes y compilación de información. 2. Respuesta Preparar y proyectar trámite de respuestas.

Tabla No. 5 Proceso de organización de documentos: conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una Institución, como parte integral de los procesos archivísticos.

ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES

Determinar la necesidad y precisión de la consulta. Determinar la competencia de la consulta. Establecer las condiciones de acceso. Disponer de la información en términos de restricciones por reserva o por conservación.

1.Clasificación documental

Elaborar reglamento de consulta.

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ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES Mantener disponibilidad sobre los expedientes. Disponer de fuentes de información. Establecer herramientas de consulta.

2.Ordenación documental

Ubicar debidamente los documentos. Disponer de Infraestructura para los servicios de archivo. Diseñar sistemas de registro y control de préstamo. Implementar el uso de formatos para el control de la devolución.

3.Descripción documental

Implementar medios manuales o automáticos para la localización de información.

Tabla No. 6 Proceso de consulta de documentos: Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contiene.

CONSULTA DE DOCUMENTOS

PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES Determinar la necesidad y precisión de la consulta. Determinar la competencia de la consulta. Establecer las condiciones de acceso. Disponer de la información en términos de restricciones por reserva o por conservación.

1.Formulación de la consulta

Elaborar reglamento de consulta. Mantener disponibilidad sobre los expedientes. 2.Ordenación documental Disponer de fuentes de información.

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CONSULTA DE DOCUMENTOS

PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES Establecer herramientas de consulta. Ubicar debidamente los documentos. Disponer de Infraestructura para los servicios de archivo. Diseñar sistemas de registro y control de préstamo. Implementar el uso de formatos para el control de la devolución.

3.Descripción documental

Implementar medios manuales o automáticos para la localización de información.

Tabla No. 7 Proceso de conservación de documentos: Conjunto de medidas preventivas o correctivas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido.

CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS

PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES Sensibilizar y toma de conciencia. Reproducir, duplicar y migrar la información. Inspeccionar el mantenimiento de instalaciones. Controlar las condiciones ambientales. Mantener la limpieza de las instalaciones. Controlar las plagas. Almacenar, realmacenar y empastar. Elaborar un plan de prevención de desastres.

1.La implantación del sistema integrado de conservación

Diseñar planes de contingencia (copias de seguridad, protección en incendios, robos, inundaciones, catástrofes, naturales, atentados, guerra).

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Tabla No. 8 Proceso de disposición de documentos: Decisión resultante de la valoración en cualquier etapa del ciclo vital del documento, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a la conservación total, eliminación, selección y/o reproducción de la información.

DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS

PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES Recibir las transferencias secundarias. Organizar los documentos para disponerlos al servicio de los usuarios. 1.Conservación total

Conservar y preservar los documentos.Aplicar lo estipulado en la Tabla de Retención o Tabla de Valoración Documental. Avalar los procesos por el Comité de Archivo.

2.Eliminación de documentos

Elaborar actas y determinar losprocedimientos. Aplicar método elegido.

3.Selección documental Seleccionar documentos para conservación total y/o reproducción en otro medio.

Cumplidas las anteriores etapas para lograr su implementación, se deben asignar responsabilidades y roles para que las personas involucradas sean parte activa del proceso, asumiendo compromisos que permitan cumplir los objetivos trazados, asegurando que las operaciones y los programas de la organización sean eficientes y eficaces en su ejecución. Esta meta se consigue proporcionando liderazgo y orientación al personal de la organización. 3.2 CONSIDERACIONES BÁSICAS PARA EL DESARROLLO DEL PGD:

Aspectos administrativos: Contempla las situaciones administrativas de la gestión de documentos a partir de PHVA (planear, hacer, verificar y actuar) donde se debe partir de la identificación del problema, observación, análisis, plan de acción, acción, verificación, estandarización y conclusión. Adicionalmente se debe definir un equipo de trabajo responsable de liderar el

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PGD y la implementación de las acciones, para ello de debe asignar roles y responsabilidades.

Aspectos económicos: Hace relación al análisis de situaciones de tipo

económico donde implica precisar los recursos tecnológicos, presupuéstales y de personal que se requieren para el desarrollo del PGD. Para ello se requiere:

Planificación de recursos Estimación de costos Asignación de presupuesto Control de Costos

Aspectos archivísticos: Son considerados la base del programa, ya que es

indispensable conocer la normatividad archivística aplicables a la documentación, constituyendo el fundamento legal para el sostenimiento y desarrollo de los archivos. Por tal razón, se debe:

Diseñar procesos, directrices e instructivos para la ejecución del PGD. Establecer conceptos generales de la clasificación y organización de los

documentos. Adopción e implementación de las Tablas de Retención. Establecer indicadores de control.

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CONCLUSIONES

Es de vital importancia que en el Colegio Nuestra Señora de la Sabiduría se implemente un Programa de Gestión Documental, encaminado a la organización y preservación del acervo documental que la Institución tiene a la fecha como reflejo de la gestión administrativa. Por otra parte, el implementar un Programa de Gestión Documental que brinde las pautas para la organización de los archivos, respondiendo a las políticas, principios, normas y procedimientos archivísticos establecidos por el Archivo General de la Nación, de tal forma que los archivos se conviertan en centros de información, básicos para la gestión administrativa al servicio de una comunidad y para preservación de la memoria Institucional. Al desconocer las normas y especificaciones que regulan los archivos, depósitos (ubicación, estructura orgánica, estructura física), inmobiliario, etc. , el Colegio ha dispuesto un sitito que no cumple con las normas establecidas para el depósito de los documentos. Es necesario que la Institución adecue un espacio con los requerimientos básicos para transferir sus archivos. Se hace necesario contratar a una persona experta en archivo, que lidere, coordine y mantenga la implementación de acciones encaminadas a la conservación y buen manejo de los archivos de la Institución.

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GLOSARIO ADMINISTRACION DE ARCHIVOS: operaciones administrativas y técnicas relacionadas con la planeación, dirección, organización, control, evaluación, conservación, preservación y servicios de todos los archivos de una Institución. ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS: metodología destinada a planear, dirigir y controlar la producción, circulación, conservación, uso, selección y disposición final de los documentos de archivo con el propósito de lograr eficiencia en el manejo de los mismos a lo largo de su ciclo de vida. Posibilita el tratamiento de los fondos desde su creación hasta su depósito definitivo en el archivo histórico. ARCHIVO CENTRAL O INTERMEDIO: unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, una vez finalizado su trámite, que sigue siendo vigente y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general. ARCHIVO DE GESTIÓN: es aquel en el que se reúne la documentación en trámite en busca de solución a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que las soliciten. ARCHIVO: conjunto de documentos sea cual fuere su forma y soporte material producidos o recibidos por persona física o moral, organismo público o privado en el ejercicio de su actividad y que son conservados por sus creadores o por sus sucesores para sus propias necesidades, o bien transmitidos a una Institución de archivos competente en razón de su valor archivístico. CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: labor intelectual por la cual se identifican y establecen las series documentales que componen cada fondo. CONSERVACION DE DOCUMENTOS.: conjunto de medidas tomadas para garantizar el buen estado de los documentos. Puede ser preventiva o de intervención directa. CONSULTA DE DOCUMENTOS: derechos de los usuarios de la entidad productora de documentos y de los ciudadanos en general a consultar la información contenida en los documentos de archivo y a obtener copia de los mismos. COPIA: reproducción puntual de otro documento. CORREO ELECTRÓNICO: es el proceso de elaborar, enviar y distribuir las diversas comunicaciones a través de medios electrónicos. DEPURACION: operación por la cual se separan los documentos que tienen valor permanente de los que no lo tienen. DESCRIPCION DOCUMENTAL: es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, materializado en representaciones que permitan su identificación, localización y recuperación de su información para la gestión o la investigación. Dicho plan contiene las medidas técnicas, humanas y organizativas necesarias para garantizar la continuidad del negocio y las operaciones de una compañía.

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DISPOSICION FINAL DE DOCUMENTOS: selección de los documentos en cualquiera de sus tres edades, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación. DOCUMENTO: es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnéticos, películas, fotografías, etcétera) en lenguaje natural o convencional. Es el testimonio de una actividad del hombre fijado en un soporte. Elemento indivisible que puede estar constituido por un solo documento o por varios que forman un expediente o documento de archivo. ELIMINACION: es la destrucción de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histórico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología. EXPEDIENTE: conjunto de documentos relacionados con un asunto, que constituyen una unidad de conservación de archivo. GESTIÓN DOCUMENTAL: conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida o recibida por las entidades desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. INVENTARIO: describe un fondo, sección o colección a través de las series documentales que lo componen y además de contener los datos de la guía específica, se deberá consignar los nombres de las series, las fechas extremas (anotando, también, años predominantes o lagunas cronológicas) resumen del contenido de cada serie y ubicación topográfica de las mismas (número de caja, estante, expedientes, folios). ISAD (G)- NORMA INTERNACIONAL GENERAL DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA: norma que estandariza la descripción de los archivos con la finalidad de asegurar la creación de descripciones coherentes, apropiadas e inteligibles por sí mismas; facilitar la recuperación y el intercambio de información sobre documentos de archivo y posibilitar la integración de descripciones de diferentes archivos en un sistema unificado de información. En 1993 fue aprobada por el Consejo Internacional de Archivos en Estocolmo, Suecia. La normalización es un pacto plasmado en un documento técnico, mediante el cual fabricantes, consumidores, usuarios y administración acuerdan las características técnicas que deberán reunir un producto o servicio. METADATA: los metadatos (meta griego “después de que” y datos latinos “información”) son los datos que describen un solo sistema de datos. Los meta datos son de interés especial en varios campos de la informática, e. g. recuperación de datos y la tela semántica. Métodos utilizados para asegurar la durabilidad física de los documentos, por medio de controles efectivos incluyendo los atmosféricos.

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NORMALIZACIÓN: es la actividad que pretende establecer un proceso por el cual se unifican criterios respecto a determinadas materias y se posibilita la utilización de un lenguaje común en un campo de actividad concreto. ORDENACIÓN DOCUMENTAL: ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado. ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS: proceso archivístico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos de una entidad. PLAN DE CONTINGENCIA: es un instrumento de gestión para el buen gobierno de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en el dominio del soporte y el desempeño. PRODUCCION DOCUMENTAL: recepción o generación de documentos en una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones. REPROGRAFIA: conjunto de procedimientos destinados a la multiplicación fototécnica y la policopia de documentos, mediante técnicas como la fotografía, la fotocopia y el microfilm. SERIE DOCUMENTAL: conjunto de tipos documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específica. Ej. El conjunto de actas, resoluciones, contratos etc. SUBSERIE DOCUMENTAL: son todas aquellas subdivisiones que se desprenden de las series y que reúnen documentos de estructura y contenido homogéneos conformando los expedientes. TAXONOMIA: (del griego ταξις, taxis, "ordenamiento", y νομος, nomos, "norma" o "regla") es la ciencia y el arte de la clasificación. TIPO DOCUMENTAL: son todas aquellas piezas o unidades documentales que produce o recibe una unidad administrativa y que van a conformar los expedientes, éstos a su vez integran la respectiva serie documental. UNIDAD DOCUMENTAL: unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. La unidad documental puede ser simple cuando está constituida por un sólo documento o compleja cuando lo constituyen varios formando un expediente.

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BIBLIOGRAFIA COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Reglamento General de Archivos. Bogotá : Archivo General de la Nación, 1994. COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Gestión documental: Bases para la elaboración de un programa de gestión documental. Bogotá: Archivo General de la Nación, 1996. -. Compendio – Tesis y otros trabajos de grado. Bogotá : ICONTEC, 2004. HEREDIA HERRERA, Antonia. Archivística General Teoría y Práctica. 6 ed. Sevilla : 1993. 512 p. : il. IZA CASTRO, Jairo Guillermo; RENDON ACEVEDO, Jaime Albero. Guía para la formulación y presentación de proyectos de investigación. Bogotá : Universidad de la Salle, 2005. LLANSO SANJUAN, Joaquim. Sistema archivístico y modelos de gestión de documentos en el ámbito internacional (parte 1). En : revista Códice. Bogotá: Vol. 2, No. 1 (ene. – jun. 2006); p. 53-87 MEJIA, Myriam y otros. Guía para la implementación de un programa de gestión documental. Bogotá : 2005 RHOADS JAMES, B. La función de la gestión de documentos y archivos en los Sistemas Nacionales de Información. París : UNESCO, 1983. ROBERGE, M. La gestión de la información administrativa. París, 1992. ZAPATA, Carlos. Directrices para estructurar un programa de gestión de documentos en las organizaciones. En : revista Códice. Bogotá. Vol. 2, No. 1 (ene. – jun. 2005); p. 97-111

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ANEXOS

ANEXO A

PROPUESTA DE UN PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL PARA EL COLEGIO NUESTRA SEÑORA DE LA SABIDURÍA

ILIANA GUZMÁN RAMÍREZ

MARTHA LILIA PEDRAZA AMAYA

INFORME FINAL

HNA. LAURA MARTINEZ MARTINEZ Rectora

HNA. RUTH DARY PALACIOS

Administradora

BOGOTÁ, D.C. 2006

TABLA DE CONTENIDO

Pág. INTRODUCCION ....................…………………………………………… 1 1. OBJETIVOS ……………………………………............................ 2 1.1 OBJETIVO GENERAL ............................................................. 2 1.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS ..................................................... 2 2. ALCANCE ................................................................................. 3 3. DESCRIPCION METODOLOGICA ........................................... 4 4. DIAGNOSTICO DE LA SITUACION ARCHIVISTICA ………... 5 4.1 PRODUCCION .......................................................................... 5 4.2 RECEPCION, DISTRIBUCION Y TRAMITE ............................ 5 4.3 ORGANIZACIÓN ..................................................................... 6 4.4 CONSULTA ............................................................................. 7 4.6 DISPOSICION FINAL .............................................................. 9 5. DISEÑO DE UN PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL ... 10 5.1 ALCANCE DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL .. . 5.2 CONSIDERACIONES BASICASICAS PARA EL DESARROLLO DEL PGD ........................................................ 17 CONCLUSIONES ................................................................................ 18 RECOMENDACIONES ........................................................................ 19

INTRODUCCION De acuerdo a la necesidad generada por el Colegio para el mantenimiento y organización de sus archivos como memoria institucional de cualquier compañía, se realizó un estudio de la situación archivística para establecer las condiciones y manejo de los mismos. Por lo anterior se presenta a la hermana Laura Martínez Martínez, rectora y a la hermana Ruth Dary Palacios directora Administrativa una propuesta de un Programa de Gestión Documental, como una herramienta para contribuir al proceso de normalización de los archivos y para orientar las labores en la organización de estos, teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos

1. OBJETIVOS 1.1 OBJETIVO GENERAL La presente propuesta de un Programa de Gestión Documental tiene como objetivo general sugerir pautas que permitan la adecuada gestión de la documentación producida y recibida por la Administración en desarrollo de sus funciones para garantizar la conservación y uso del patrimonio documental de la Institución. 1.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS

Racionalizar y normalizar la documentación desde su producción hasta su destino final.

Sensibilizar a los funcionarios de las diferentes dependencias frente a la

responsabilidad que tienen en la organización, preservación y difusión de sus archivos.

Implementar medidas para la adecuada organización de los archivos de

gestión en las distintas dependencias de la administración.

Conformar el archivo central e histórico para garantizar la conservación y consulta del patrimonio documental.

2. ALCANCE Con un Programa de Gestión Documental se busca la normalización de:

Plantillas y formularios

Organización de archivos a través de la clasificación de series y subseries documentales

Elaboración de Tablas de Retención Documental

Depuración de la información

Reducción del volumen documental

Mejoras en la eficiencia administrativa

Reducción de tiempos en la búsqueda de la información

Conservación de la documentación

Reducción de costos administrativos

Para alcanzar estas metas se requiere:

Definición de actividades Cronograma de actividades Ejecución plan de trabajo

3. DESCRIPCION METODOLOGICA El Colegio Nuestra Señora de la Sabiduría tiene como objetivos institucionales el cumplimiento de planes, programas y proyectos; que se pueden ver afectados por la inadecuada gestión de los documentos. Por lo anterior se hace necesario contar con una herramienta para administrar los documentos dentro de la Institución como lo es un Programa de Gestión Documental – PGD- que permitirá; identificarlos, analizarlos, evaluarlos y definir el tratamiento que se les va a dar, implementando un plan de acciones específicas y su constante seguimiento. Para el desarrollo e implementación del PGD, es preciso que las directivas de la Institución, las personas involucradas y el responsable del PGD se comprometan y trabajen conjuntamente para asegurar las condiciones necesarias que favorezcan el éxito del PGD. Para lograrlo es necesario que exista claridad sobre las políticas definidas al interior de la Institución y la toma de conciencia sobre la importancia del tema para el logro de los objetivos; Así mismo, es importante conformar un equipo encargado de liderar el proceso dentro de la Institución donde exista un responsable de servir de canal directo de comunicación con las directivas. Definido el equipo o equipos de trabajo, debe capacitarse a sus integrantes en la metodología del PGD para lo cual se debe contar con el profesional encargado de la Gestión de Documentos. El proyecto se realizará teniendo en cuenta los siguientes pasos: 1. Levantamiento de la información a través del cual se realice el diagnóstico y

análisis de los procesos dentro de la Institución. 2. Elaboración del plan archivístico 3. Asignación de recursos (técnicos, económicos y humanos) 4. Ejecución del PGD, teniendo en cuenta el ciclo de vida del documento. 5. Entrega de productos 6. Capacitación al personal encargado de manejar el archivo, con el fin de de

dar a conocer el Programa de Gestión Documental y su implementación.

4. DIAGNOSTICO DE LA SITUACION ARCHIVISTICA

Con base en la información y los datos obtenidos en los archivos del Colegio Nuestra Señora de la Sabiduría se identificaron los problemas a solucionar según los procesos del PGD, de igual manera se verificaron las condiciones y volúmenes existentes. 4.1 PRODUCCIÓN La producción de documentos como formatos, formularios no estandarizados y duplicidad innecesaria de los mismos, evidencia el desconocimiento de normas que regulen la gestión de la documentación que se genera en la Institución en desarrollo de su misión, lo anterior si tenemos en cuenta que los documentos sirven como instrumento probatorio. 4.2 RECEPCIÓN, DISTRIBUCIÓN Y TRÁMITE Al no contarse con una oficina de Archivo y Correspondencia, la documentación no es controlada en todo su ciclo administrativo, no se lleva un control de radicación de los documentos generados o recibidos ocasionando problemas en los trámites y en la toma de decisiones. Lo anterior, sumado a la carencia de tecnología de información que facilite el registro y control de los documentos. Es de destacarse el uso de e-mail en la gestión administrativa donde se requiere de tecnología adecuada para almacenar la información recibida o enviada por este medio. 4.3 ORGANIZACIÓN a. Carencia de criterios archivísticos en la organización de los

documentos. La Institución no cuenta con métodos de selección, clasificación y descripción de los documentos lo cual afecta directamente a la organización documental. Sumado a esto, hay un desconocimiento de la norma ICONTEC 4095 (Norma general para la descripción

uencia que no exista un sistema de descripción archivístico normalizado.

b.

documentales por la falta de personal idóneo. Aunque se está

archivística). Que tiene como consec

No hay una estructura de conformación de Series Documentales. Desconocimiento del procedimiento para guardar y ordenar las series

documentando la estructura organizacional y las funciones de cada departamento con el objetivo de mejorar el desempeño institucional.

.

ad.

ioso y costoso de realizar.

.

.

c. Carencia de la taxonomía de información al no permitir la consulta y

uso de la información. Debido a la no estandarización de los tipos documentales utilizados en la entidad y a la falta de capacitación del personal

d. Carencia de inventario de los archivos. No se cuenta con un registro

detallado de los expedientes que se conservan en el depósito de archivo “central”1 y en las oficinas (archivo de gestión).

e. Carencia de tablas de retención documental. No se cuenta con un

instrumento que permita regular el ciclo de vida de los documentos para la identificación de las series y tipos documentales en la entid

f. Falta de codificación y rotulación de los documentos.

Desconocimiento de la metadata necesaria para generar un ficha técnica o rótulo de un documentos; esta información puede ser obtenida manualmente pero sería un proceso dispend

4.4 CONSULTA a. Dificultad en el acceso a documentación. Por falta de una herramienta

de control y consulta adecuada debido a una previa organización, clasificación, identificación de series documentales y por ende la elaboración de las tablas de retención, se dificulta la ubicación exacta de los documentos y se incurre en la demora de las búsquedas de cualquier documento requerido

b. Carencia de tecnologías de información. Por la falta de un PGD es

completamente obsoleto implementar tecnologías de información, ya que estas herramientas por si solas no permiten la solución de los problemas documentales de la entidad

4.5 CONSERVACIÓN a. No hay criterios de selección, conservación y eliminación de la

documentación. Por la carencia de las tablas de retención se están

1 El término “central”, hace referencia al lugar del archivo donde se almacenan los documentos que están semiactivos.

conservando documentos que no son esenciales ni utilizados en el funcionamiento de la entidad.

l.

rchivos.

b. Medios de almacenamiento inadecuados. Al no contar con un PGD no

se ha podido implementar medios de respaldo tales como microfilmación, conservación de documentos en medios electrónicos y preservación documental que aseguren la memoria instituciona

c. Instalaciones y condiciones físicas inadecuadas. El depósito con el

que cuenta la entidad no cumple con las condiciones mínimas para albergar adecuadamente el archivo existente, debido al desconocimiento del Acuerdo 049 de 2000, que establece las condiciones de edificios y locales destinados a a

A continuación se presenta la siguiente tabla que describe las condiciones físicas y ambientales en que se encuentra el depósito de archivo de la Institución:

ASPECTO

CANTIDAD

TIPO

CONSERVACION

Infraestructura Y condiciones ambiéntales

Pisos, muros, techos, puertas y ventanas

Hay una sola puerta de acceso. Al ser el techo de tejas de zinc permite filtraciones de agua, altas o bajas temperaturas, que pueden ocasionar deterioro o pérdida de los documentos. Los pisos son de de cerámica lo que permite mantener el sitio limpio, los muros son de concreto lo que permite estabilidad al sitio.

Seguridad

Extintores

No se dispone de extintores ni de alarmas de incendio, que puedan prevenir estados de riesgo o pérdida total de la documentación que se tiene

Condiciones de almacenamiento

20

Cajas

Los documentos son almacenados en cajas que no son las apropiadas para archivos, ocasionando daños en los documentos. De igual manera se guardan elementos que no corresponden al archivo.

Otros aspectos

Ubicación

El depósito de archivo está muy retirado de las oficinas, ocasionando pérdida de tiempo en la búsqueda de la información.

4.6 DISPOSICIÓN FINAL

Debido a la falta de criterios en la organización del archivo no se cuenta con procesos de disposición final (destrucción física, conservación, traslado a otro sistema de almacenamiento, transferencia a otra unidad) que brinden economía y eficiencia a la Institución.

5. DISEÑO DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA EL COLEGIO NUESTRA SEÑORA DE LA SABIDURÍA

Un programa de Gestión Documental está encaminado a conseguir la economía y la eficacia de las operaciones con vista a la creación, mantenimiento, utilización y por último la eliminación de los documentos o su conservación definitiva durante su ciclo de vida2. 5.1 ALCANCE DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Según el Consejo Internacional de Archivos, define “record management”, y por lo tanto “gestión de documentos”, como “el área de gestión administrativa general relativa a conseguir economía y eficacia en la creación, mantenimiento, uso y disposición de los documentos”3. Por ende un Programa de Gestión Documental está enfocado a normalizar todas las fases de la gestión documental: producción o recepción, distribución, trámite, consulta, retención, almacenamiento, recuperación, preservación y disposición final (eliminación o conservación) de la información institucional como recurso indispensable para la toma de decisiones y la preservación del patrimonio documental de la entidad.

2 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Gestión Documental: bases para la elaboración de un programa.-Bogotá: El Archivo, 1996. 3 LLANSO SANJUAN, Joaquín. Los modelos de gestión de documentos. La gestión de documentos como “record management”. En: Revista Códice. Bogotá. Vol.2, No.2 (jul. – dic. 2006); p. 41.

Está es una expresión gráfica del ciclo del PGD:

Disposición Final

Conservación

Consulta

Organización

Trámite

Distribución

Recepción

Producción

GESTIÓN DOCUMENTAL

Para la elaboración de un Programa de Gestión Documental se deben cumplir las siguientes etapas:

Investigación preliminar sobre la Institución y sus fuentes documentales Análisis e interpretación de la información compilada.

Analizada la información recolectada permitirá la elaboración del plan de trabajo archivístico para el diseño de un Programa de Gestión Documental, el cual comprende las siguientes fases:

Identificación de las series y subseries, que permitan estructurar un sistema de clasificación del archivo.

Las series documentales que se identifiquen se deben codificar de acuerdo

con las funciones específicas de la oficina productora, ya que pueden existir series semejantes en oficinas diferentes.

Las oficinas productoras que tengan un código preestablecido por acto

administrativo de la entidad se respetará.

Una vez identificadas las series y subseries se elabora un índice alfabético consolidado por códigos de series y subseries con el fin de identificar series

semejantes, homónimas, sinónimas, etc., y normalizar terminología, códigos, escritura, etc.

Identificación de los tipos documentales, que conforman los expedientes.

A continuación se presentará los cuadros explicativos de los procesos y actividades del programa de gestión documental: Tabla No. 1 Proceso de producción de documentos: comprende la generación de documentos en cumplimiento de las funciones.

PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS

PROCEDIMIENTO

ACTIVIDADES Establecer medios y técnicas de producción de documentos. Determinar y seleccionar soportes documentales. Determinar dimensiones, calidad y tipos de soportes. Formular instrucciones para el diligenciamiento de los formularios. Determinar el uso y finalidad de los formularios.

1. Creación y diseño de documentos

Garantizar el adecuado uso de la reprografía. Identificar las dependencias productoras. Definir tipologías documentales, formatos y formularios según la Tabla de Retención Documental. Determinar formatos preimpresos y lantillas predeterminadas. p

Establecer directrices relacionados con el número de copias. Mantener un control de la producción de nuevos documentos.

2. Normalización de la producción documental

Determinar la periodicidad de la producción documental.

Tabla No. 2 Proceso de recepción de documentos: comprende operaciones de verificación y control que una Institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.

RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES Recibir documentos oficiales. Definir medios de recepción: mensajería, fax, correo electrónico, página Web. Verificar y confrontar los folios, copias, anexos, firmas. Dejar constancia de recibo (sello, reloj radicador)

1. Registro de documentos

Conformar el consecutivo de comunicaciones oficiales despachadas. Asignar un número consecutivo, fecha y hora. Imprimir rótulo de radicación. Relacionar los documentos recibidos y enviados. Registrar impreso de planillas de radicación y control.

2. Registro de documentos

Elaborar estadísticas.

Tabla No. 3 Proceso de distribución de documentos: actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.

DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS

PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES Identificar dependencias y determinar su competencia. Clasificar comunicaciones oficiales y de apoyo. Organizar los documentos en buzones o casilleros. Enrutar los documentos a la dependencia competente. Reasignar documentos mal direccionados.

1.Distribución de documentos recibidos

Registrar la entrega de documentos recibidos. Identificar dependencias. Enrutar los documentos a la dependencia competente. 2.Distribución de documentos

internos Registrar la entrega de documentos internos. Definir los medios de distribución: personal, fax, correo electrónico, apartado aéreo, trámite en línea. Controlar el cumplimiento de requisitos del documento. Verificar la firma de guías y planillas de entrega. Mantener control de devoluciones. Organizar la mensajería externa.

3.Distribución de documentos enviados

Registrar el envío de documentos.

Tabla No. 4 Proceso de trámite de documentos: comprende el curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa.

TRÁMITE DE DOCUMENTOS

PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES Confrontar y diligenciar planilla de control y ruta de trámite. Identificar el trámite. Determinar la competencia. 1. Recepción de solicitud o trámite

Definir los periodos de vigencia y tiempos de respuesta. Analizar los antecedentes y compilación de información. 2. Respuesta Preparar y proyectar trámite de respuestas.

Tabla No. 5 Proceso de organización de documentos: conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una Institución, como parte integral de los procesos archivísticos.

ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES

Determinar la necesidad y precisión de la consulta. Determinar la competencia de la consulta. Establecer las condiciones de acceso. Disponer de la información en términos de restricciones por reserva o por conservación.

1.Clasificación documental

Elaborar reglamento de consulta.

ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES Mantener disponibilidad sobre los expedientes. Disponer de fuentes de información. Establecer herramientas de consulta.

2.Ordenación documental

Ubicar debidamente los documentos. Disponer de Infraestructura para los servicios de archivo. Diseñar sistemas de registro y control de préstamo. Implementar el uso de formatos para el control de la devolución.

3.Descripción documental

Implementar medios manuales o automáticos para la localización de información.

Tabla No. 6 Proceso de consulta de documentos: acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contiene.

CONSULTA DE DOCUMENTOS

PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES

Determinar la necesidad y precisión de la consulta. Determinar la competencia de la consulta. Establecer las condiciones de acceso. Disponer de la información en términos de restricciones por reserva o por conservación.

1.Formulación de la consulta

Elaborar reglamento de consulta. Mantener disponibilidad sobre los expedientes. 2.Ordenación documental Disponer de fuentes de información.

CONSULTA DE DOCUMENTOS

PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES Establecer herramientas de consulta. Ubicar debidamente los documentos. Disponer de Infraestructura para los servicios de archivo. Diseñar sistemas de registro y control de préstamo. Implementar el uso de formatos para el control de la devolución.

3.Descripción documental

Implementar medios manuales o automáticos para la localización de información.

Tabla No. 7 Proceso de conservación de documentos: conjunto de medidas preventivas o correctivas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido.

CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS

PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES Sensibilizar y toma de conciencia. Reproducir, duplicar y migrar la información. Inspeccionar el mantenimiento de instalaciones. Controlar las condiciones ambientales. Mantener la limpieza de las instalaciones. Controlar las plagas. Almacenar, realmacenar y empastar. Elaborar un plan de prevención de desastres.

1.La implantación del sistema integrado de conservación

Diseñar planes de contingencia (copias de seguridad, protección en incendios, robos, inundaciones, catástrofes, naturales, atentados, guerra).

Tabla No. 8 Proceso de disposición de documentos: decisión resultante de la valoración en cualquier etapa del ciclo vital del documento, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a la conservación total, eliminación, selección y/o reproducción de la información.

DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS

PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES Recibir las transferencias secundarias. Organizar los documentos para disponerlos al servicio de los usuarios. 1.Conservación total

Conservar y preservar los documentos.Aplicar lo estipulado en la Tabla de Retención o Tabla de Valoración Documental. Avalar los procesos por el Comité de Archivo.

2.Eliminación de documentos

Elaborar actas y determinar los procedimientos. Aplicar método elegido.

3.Selección documental Seleccionar documentos para conservación total y/o reproducción en otro medio.

Cumplidas las anteriores etapas para lograr su implementación, se deben asignar responsabilidades y roles para que las personas involucradas sean parte activa del proceso, asumiendo compromisos que permitan cumplir los objetivos trazados, asegurando que las operaciones y los programas de la organización sean eficientes y eficaces en su ejecución. Esta meta se consigue proporcionando liderazgo y orientación al personal de la organización. 5.2 CONSIDERACIONES BÁSICAS PARA EL DESARROLLO DEL PGD:

Aspectos administrativos: Contempla las situaciones administrativas de la gestión de documentos a partir de PHVA (planear, hacer, verificar y actuar) donde se debe partir de la identificación del problema, observación, análisis, plan de acción, acción, verificación, estandarización y conclusión. Adicionalmente se debe definir un equipo de trabajo responsable de liderar el

PGD y la implementación de las acciones, para ello de debe asignar roles y responsabilidades.

Aspectos económicos: Hace relación al análisis de situaciones de tipo

económico donde implica precisar los recursos tecnológicos, presupuéstales y de personal que se requieren para el desarrollo del PGD. Para ello se requiere:

Planificación de recursos Estimación de costos Asignación de presupuesto Control de Costos

Aspectos archivísticos: Son considerados la base del programa, ya que es

indispensable conocer la normatividad archivística aplicables a la documentación, constituyendo el fundamento legal para el sostenimiento y desarrollo de los archivos. Por tal razón, se debe:

Diseñar procesos, directrices e instructivos para la ejecución del PGD. Establecer conceptos generales de la clasificación y organización de los

documentos. Adopción e implementación de las Tablas de Retención. Establecer indicadores de control.

CONCLUSIONES

Se hace necesario optimizar el uso de la información utilizando normas y procedimientos documentales que permitan la organización y normalización de los archivos del Colegio.

La normalización de los procesos archivísticos disminuye el tiempo de

búsqueda de la información, generando de esta manera reducción de costos administrativos.

La adecuación de la infraestructura de los depósitos de archivo permite la

conservación, seguridad, facilidad de recuperación de la información y adecuadas condiciones ambientales.

La racionalización de la producción documental de la entidad facilita mejor

utilización del tiempo y los recursos administrativos (papel, tiempo, recursos humanos etc.).

La optimización de los procesos de recepción, distribución y trámite de la

documentación que ingresa o sale de la Institución reduce los tiempos y la gestión administrativa.

RECOMENDACIONES

De acuerdo con el diagnóstico realizado de la situación archivística actual es importante que la Institución: 1. Conforme de un Comité Archivístico. 2. Implemente políticas archivísticas de acuerdo con los programas

establecidos por el Archivo General de la Nación. 3. Adecue la infraestructura para la conservación de los archivos. 4. Cree una oficina de correspondencia. 5. Organice metodológica y sistemática la documentación que se tiene. 6. Automatice los archivos. 7. Regule la documentación desde su producción hasta su destino final. 8. Capacite al personal a cargo de los archivos de la entidad. 9. Revise y actualice el inventario del archivo inactivo. 12. Realice un proceso de descarte con base en las tablas de retención

documental debidamente aprobadas. 13. Asegure la sostenibilidad del Programa de Gestión Documental

ANEXO B

ESTADO ACTUAL DEL ARCHIVO Fotografía 1 Desorganización de los documentos

Fotografía 2 Desorganización de los documentos

Fotografía 3 Inexistencia de series documentales

Fotografía 4 Falta de codificación

Fotografía 5 Falta de codificación

Fotografía 6 Dificultad de acceso

Fotografía 7 Dificultad de acceso

Fotografía 8 Conservación de documentos no esenciales

Fotografía 9 Medios inadecuados de almacenamiento

Fotografía 10 Medios inadecuados de almacenamiento

Fotografía 11 Medios inadecuados de almacenamiento

Fotografía 12 Instalaciones Inadecuadas

Fotografía 13 Distribución inadecuada de la estantería

Fotografía 14 Distribución inadecuada de la estantería

Fotografía 15 Iluminación excesiva

Fotografía 16 Objetos externos al archivo

Fotografía 17 Objetos externos al archivo