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SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y CONTROL INTERNO

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JUNIO 2012

EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO HOSPITAL SAN RAFAEL NIVEL II

PROGRAMA DE INDUCCIÓN, REINDUCCIÓN Y ENTRENAMIENTO


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Contenido

Presentación ……………………………………………………………………………………….. 3 Marco Legal ……………………………………………………………………………………….. 3 Objetivo ………………………………………………………………………………………. 3 Políticas ……………………………………………………………………………………… 4 PLAN DE INDUCCION ……………………………………………………………………………. 5 Objetivo General ……………………………………………………………………………. 5 Objetivos Específicos ……………………………………………………………………………. 5 Temas ………………………………………………………………………………………………. 6 Metodología …………………………………………………………………………………….. 7 Recursos ……………………………………………………………………………………... 7 Metas ……………………………………………………………………………………… 7 Programa de Inducción …………………………………………………………………… 8 Evaluación ……………………………………………………………………………………… 9 PLAN DE RE INDUCCIÓN …………………………………………………………………… 10 Objetivo ……………………………………………………………………………………… 10 Recursos ……………………………………………………………………………………… 10 Temas ……………………………………………………………………………………… 10 Modelo Oficio de Bienvenida …………………………………………………………………... 11 Modelo Oficio de Presentación Jefe Inmediato …………………………………………….. 12


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PRESENTACIÓN

“El proceso de inducción consiste en hacer conocer al nuevo personal los principales aspectos de la cultura de la organización, como son: la visión, la misión, los valores, y las políticas de eficiencia.”. La inducción en la ESE Hospital San Rafael se inicia desde el momento en que el nuevo miembro ingresa a la Entidad, Comprende la recepción de los colaboradores, la transmisión de conocimientos de carácter global sobre la Entidad, sobre lo público y la ambientación inicial al entorno organizacional. Este programa deberá implementarse inmediatamente se oficialice la vinculación (firma del contrato o acta de posesión en el cargo) o inmediatamente se inicia la relación laboral antes de tomar su lugar en el cargo para el cual se vinculó. Para el logro de los objetivos empresariales debe involucrarse a los nuevos miembros en la filosofía que define y caracteriza la dinámica interna de la organización, desde estos parámetros es donde se construye la identidad y cultura organizacional en la que los nuevos participantes promueven y desarrollan actitudes y aptitudes hacia el liderazgo, sentido de pertenencia y motivación así como las habilidades y disposición para las tareas asignadas. El proceso de la socialización es llevar procesos de comunicación continua sobre los cambios organizacionales hasta la adaptación permanente de los nuevos funcionarios, evitando así la conformación de subculturas que generen comportamientos laborales inadecuados generando una contra cultura que dificulta la integración empresarial. Se parte entonces de la importancia de crear un vínculo empático a través de la buena comunicación permanente con los nuevos participantes para el desarrollo de la organización.

MARCO LEGAL

Decreto 1567de 1998. Artículo 7: Los planes institucionales de cada entidad deben incluir obligatoriamente Programas de Inducción y Re inducción, los cuales se definen como procesos de formación y capacitación dirigidos a facilitar y a fortalecer la integración del empleado a la cultura organizacional, ha desarrollar en ellos habilidades gerenciales y de servicio público y a suministrarle información necesaria para el mejor conocimiento de la función pública y de la entidad, estimulando el aprendizaje y el desarrollo individual, en un contexto metodológico, flexible, integral y participativo. Tendrán las siguientes características:

OBJETIVO

Dar a conocer a todo el personal que ingresa a esta Organización, las generalidades dela institución así como los aspectos específicos de las actividades que van a desarrollar, de tal forma que se conceptualice a las personas dentro de la plataforma estratégica de la institución y su modelo de prestación de servicios.


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POLÍTICAS

- Identificar los temas y los responsables de cada uno, que garanticen el conocimiento de las

actividades para una eficiente prestación del servicio. - Para el personal que ingresa a la institución se debe establecer un cronograma de inducción

previa y concertada en todas las áreas del Hospital, sin excepción de ninguna, para la última semana del mes.

- Para realizar una buena inducción y entrenamiento de personal es necesario que las personas que deban participar en el procedimiento tengan la disponibilidad y disposición necesaria para brindar la información.


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Plan de Inducción

Es un proceso dirigido a iniciar al empleado en su integración a la cultura organizacional durante los cuatro meses siguientes a su vinculación. El aprovechamiento del programa por el empleado vinculado en periodo de prueba deberá ser tenido en cuenta en la evaluación de dicho periodo.

OBJETIVO GENERAL

Socializar la cultura organizacional de la ESE Hospital San Rafael al personal nuevo, para facilitar la adaptación de estos a los objetivos y metas de la Administración, conformando un equipo de trabajo integral.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Suministrar información completa respecto a la institución, misión, visión, objetivos, estructura orgánica, valores institucionales, así como reglamentaciones, deberes, beneficios, responsabilidades, derechos.

Contribuir a la eficiencia para prevenir y evitar incurrir en faltas disciplinarias, el ausentismo, accidentes de trabajo, y en general la aparición de comportamientos discordantes con la cultura institucional existente y deseada.

Estimular el sentido de pertenencia y comenzar a fortalecer su formación ética, facilitando las condiciones para una actitud positiva hacia el trabajo y hacia las personas con las cuales se relaciona.

Mantener un proceso continuo de comunicación bilateral entre la ESE y los nuevos participantes, como medio de integración que genere comportamientos laborales adecuados.

Difundir al personal nuevo toda la información pertinente sobre la Administración Pública, con el fin de dar cumplimiento con las disposiciones legales e incrementar la cultura organizacional.

Familiarizarlo con el servicio público, con la organización y con las funciones generales del Estado.

Instruirlo acerca de la misión de la entidad y de las funciones de su dependencia, al igual que sus responsabilidades individuales, sus deberes y derechos.

Crear identidad y sentido de pertenencia respecto de la entidad.


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TEMAS

1. Generalidades de la ESE Hospital San Rafael Nivel II (Unidad Funcional de Recursos Humanos)

1.1. Presentación de los temas 1.1.1. Antecedentes Históricos 1.1.2. Estructura Orgánica 1.1.3. Mapa de Proceso 1.1.4. Mapa de Riesgo

1.2. Actividad de motivación: ¿Qué espera la empresa del nuevo empleado?

1.3. Vídeo Institucional 2. Planeación Estratégica (Oficina de Planeación)

2.1. Misión

2.2. Visión

2.3. Principios

2.4. Valores

2.5. Código de ética

2.6. Objetivos corporativos

2.7. Proyectos corporativos

2.8. Plan de Acción 3. Reglamento interno de trabajo (Unidad Funcional de Recursos Humanos) 4. Código Único Disciplinario (Oficina Jurídica) 5. Salud en el Trabajo y Seguridad Industrial (Comité Paritario) 6. Seguridad Social (Unidad Funcional de Recursos Humanos) 7. Gestión Humana (Comité de Capacitación, Bienestar Social y Estímulos)

7.1. Programa de capacitación

7.2. Programa de Bienestar Laboral y Estímulos 8. Control Interno (Oficina de Control Interno) 9. MECI (Oficina de Control Interno) 10. Entrega de material con la información de la Administración (Unidad Funcional de Recursos Humanos) 11. Evaluación (Unidad Funcional de Recursos Humanos)


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METODOLOGÍA

La metodología estará sujeta a las actividades a realizar (Talleres participativos, Conferencias, Capacitaciones, etc.), donde prime siempre un espacio de participación, para una mejor comunicación bilateral Administración-Empleado.

RECURSOS

Serán de acuerdo a las actividades a realizar, en las que la entidad facilitara los recursos necesarios para el desarrollo de las actividades.

- Facilitadores - Personal de la Unidad de Capacitación y Bienestar Laboral - Nuevo Servidor - Material didáctico - Computadores - Video Institucional - Proyector de Video - Auditorio - Fotocopias - Recursos Económicos - Una guía general de inducción para los empleados nuevos que contenga:

Misión, visión, objetivos, políticas, plan de acción, programas especiales, estructura orgánica. (Esta guía será estudiada por los participantes en el proceso de inducción y evaluada formalmente, de manera que ellos expresen su posición frente a los contenidos estudiados).

- Programa escrito de los temas y los horarios que se desarrollarán durante el tiempo que esté en inducción el servidor.

- Guía didáctica de valores asumidos por la entidad. - Video Institucional.

META

Se dará cobertura al 100% de los empleados nuevos de la ESE Hospital San Rafael, con el propósito de comunicar todo lo concerniente a la Organización. Indicador: N° de Personas vinculadas/N° de Personas entrenadas.


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PROGRAMACIÓN INDUCCIÓN LABORAL

1. BIENVENIDA Y RECIBIMIENTO DEL NUEVO SERVIDOR,

1.1. Comunicación escrita y personal al servidor recién vinculado.

1.2. Recibimiento en la Unidad Funcional de Recursos Humanos 2. UBICACIÓN EN RELACION CON LA ENTIDAD.

2.1. Presentación Video institucional

2.2. Entrega de estatutos y documentos institucionales

2.3. Entrega de las funciones, procesos y procedimientos en los que participa (mapa de procesos y Guías de manejo)

2.4. Charla sobre:

- Principales servicios que presta el Hospital - Normas que rigen la entidad. - Período de prueba - Normas de seguridad. - Planes y programas institucionales.

2.5. Charla por parte la División de Talento Humano

- Prestaciones y servicios al personal. - Política salarial y de compensación. - Vacaciones y días feriados. - Capacitación y desarrollo: normatividad, reglamentaciones, programas.

2.6. Presentaciones.

- Líder del Proceso y procedimientos en el que participa - Grupo de trabajo - Personal de otras áreas - Capacitadores o entrenador

2.7. Visita a las instalaciones y presentación en las diferentes dependencias.

2.8. Ubicación con relación al puesto de trabajo.

- Capacitación por parte del jefe inmediato - Capacitación y entrenamiento en el puesto de trabajo, a cargo de un “tutor” para que guíe al nuevo servidor.

Cuando el nuevo servidor público pertenezca al área operativa o vaya a prestar sus servicios en el área misional de la institución se le debe capacitar en todos los protocolos de atención que se manejen en la ESE, entre estos se debe hacer énfasis en:

a) Atención Integral en Salud a Víctimas de Violencia Sexual. b) Prevención de la trasmisión vertical del VIH c) Protocolos SIVIGILA d) Protocolos Institucionales de Morbilidad (por especialidad) e) Protocolos de Atención de Interrupción Voluntaria del Embarazo (IVE) f) Estrategia Institución Amiga de la Mujer y la Infancia (IAMI) g) Protocolo de Atención a Víctimas del Conflicto Armado (Abordaje Psicosocial)


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EVALUACIÓN

Se realizará una evaluación de todos los temas tratados en el Plan de Inducción de manera que quede evidencia de todo el proceso.


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Plan de Reinducción El artículo 64 de la ley 190 de 1995 “Establece que todas las entidades públicas tendrán, además del programa de inducción para el personal que ingrese a la entidad, uno de actualización cada dos años.” Así mismo, el artículo 7 del Decreto Ley 1567 de 1998 establece que los planes institucionales de cada entidad deben incluir obligatoriamente, además de programas de inducción, programas de re inducción, los cuales deberán hacerse por lo menos cada dos años, o antes, en el momento en que se produzcan los cambios. En consecuencia los programas de re inducción deberán impartirse para todos los empleados, estar dirigidos a actualizar a los servidores en relación con las políticas económica, social y ambiental de cada nueva administración y a reorientar su integración a la cultura organizacional.

OBJETIVO Reorientar la integración del empleado a la cultura organizacional, en virtud a los cambios administrativos, metodológicos, formativos, misionales y políticos en materia de la administración de talento humano, mediante el desarrollo de programa de re inducción Institucional.

RECURSOS

� Video Proyector � Auditorio � Video Institucional � Cámara de Video � Cámara Fotográfica � Carpetas � Plegables � Fotocopias

TEMAS Identificación de debilidades Auto superación Motivación Actualización en los temas de interés de los procesos y procedimientos establecidos


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Modelo de oficio de bienvenida

San Juan del Cesar, .....

Señor(a)

XXXXXXXX

Profesional Universitario Área salud

Ciudad

Ref: Bienvenida

Reciba un cordial saludo:

Es para la ESE Hospital San Rafael motivo de especial complacencia integrarlo a usted a la

nómina de sus servidores, ya que tiene la certeza de que su permanencia en la entidad no

sólo le ha de significar a usted desarrollo personal, familiar y profesional, sino a la entidad

la posibilidad de prestar un mejor servicio público, dadas sus magníficas condiciones

humanas y profesionales.

En La ESE Hospital San Rafael encontrará personas dispuestas a colaborarle en su proceso

de inducción, el cual comienza hoy y tendrá una duración de un mes, con la seguridad de

que en la medida en que usted se integre activamente al proceso, podrá adquirir un

conocimiento adecuado del servicio público, de la entidad y de su cargo, así como

satisfacer mejor las expectativas que crea su vinculación.

No dude, en consecuencia, acudir a las personas que oportunamente le indicaremos, o a

cualquier compañero que usted considere le puede prestar ayuda, para resolver sus dudas e

inquietudes y ante quienes puede expresar con confianza tanto sus temores como sus

sugerencias. Ellos gustosos le colaborarán siempre que usted lo requiera.

Nuevamente, bienvenido.

Atentamente,

Jorge O...

Profesional Universitario

Unidad Funcional de Recursos Humanos


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Modelo de oficio de presentación al jefe inmediato

San Juan del Cesar, ...

Doctor:

(Jefe Inmediato)

Cordial saludo,

Tengo el gusto de presentarle al Señor (a) XXXXXX, nombrado en período de prueba en el

cargo Profesional Universitario 219, Grado 10 y quien a partir de la fecha comenzará a

participar en los procesos y procedimientos, desempeñando sus funciones, en el área que

usted coordina.

Agradezco a usted se sirva tener en cuenta que el Señor (a) XXXXX se encuentra en

proceso de inducción y que, en consecuencia, requiere de usted y de sus colaboradores,

todo el apoyo para que la inducción al cargo que él ha de desempeñar, se lleve a cabo en las

mejores condiciones posibles.

Oportunamente, le daré a conocer los días y horas previstos para el efecto.

Atentamente,

Jorge O…

Profesional Universitario

Unidad Funcional de Recursos Humanos

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