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Programa Doctoral
Becas COLCIENCIAS
Convocatoria 785 de 2017
• COLCIENCIAS le ha otorgado un apoyo a través de un crédito educativo condonable.
• Para que usted empiece a recibir el apoyo de este crédito educativo condonable, es importante que lleve a cabo los siguientes procesos:
1. Legalización
2. Cumplimiento de los requisitos de desembolso
1. Legalización
1. Legalización:
1.1 Registrarse en http://gbe.colfuturo.org
1.2 Diligenciar el formulario
1.3 Enviar solicitud estudio de crédito
1.4 Firmar el pagaré y la carta de instrucciones
1.5 Recibir y confirmar su presupuesto (rubros a
financiar)
Tenga en cuenta:
• Si fue seleccionado como beneficiario del programa crédito-beca de Colfuturo usted también debe seguir este proceso.
• Si tiene algún inconveniente en el proceso de registro, por favor envíe un email a: [email protected]
Es indispensable que responda
Recuerde que la fecha máxima para realizar su proceso de legalización es el 31 de Mayo de 2018 a las 4:00 p. m. hora de Colombia.
1.2. Diligenciar el formulario
Estado Académico (al momento de aplicar a la convocatoria)
Estado Académico Definición
Admitido
El candidato tiene la carta de admisión de la universidad en donde desea adelantar el doctorado, pero aún no ha iniciado estudios.
Estudiando
El candidato ya inició el programa de doctorado. Es decir, ya cursó o esta cursando mínimo el primer semestre de su programa académico.
• Adjuntar en el formulario:
• Una imagen digital de su cédula ampliada al 150%
• Carta de admisión incondicional al programa
• Formato diligenciado “Autorización de centrales de
riesgo”, que podrá descargar desde la aplicación
• Formato diligenciado “Carta aceptación reglamento”,
que también podrá descargar desde la aplicación
• Certificado de fecha de inicio y fin de programa
Tenga en cuenta:
• Los campos del formulario se habilitan dependiendo del
estado académico que usted seleccione
• Por favor escoja el estado académico que le corresponde
• Diligencie el formulario en su totalidad
• Sea cuidadoso con la información que registre
• Colfuturo no hace ninguna modificación sobre esta
información
• Asegúrese de adjuntar los documentos donde corresponde
1.3 Enviar solicitud estudio de crédito
Tenga en cuenta:
• Envíe la solicitud del estudio de crédito solo cuando haya revisado que la información registrada es la correcta
• Si su reporte crediticio no es favorable, deberá presentar un codeudor y demás documentos que se le soliciten
1.4 Firmar el pagaré y la carta de instrucciones
Con la entrega del pagaré y la carta de instrucciones debidamente diligenciadas, el candidato formaliza legalmente la aceptación del crédito educativo condonable.
Diligenciamiento Pagaré y Carta de Instrucciones
Pagaré Carta de Instrucciones
Este documento no debe autenticarse.Únicamente debe llevar firma y huella (No diligenciar ningún campo adicional)
El candidato y codeudor (cuando aplica) debe presentar este documentoante una notaría para que se autentique la firma, la huella y el contenido del documento.
Una vez el candidato adelante el trámite notarial deberá hacer llegar estos documentos, debidamente diligenciados, a Colfuturo:
Carrera 15 # 37 – 15 en Bogotá
NOTA: Si el crédito educativo condonable no es legalizado dentro del plazo límite o las garantías no están debidamente diligenciadas, se entenderá que el candidato ha renunciado y con ello pierde la posibilidad de acceder al apoyo de la convocatoria.
Plazo límite de legalización
31 de mayo de 2018,
4:00 p. m. hora Colombia
La cita de presupuesto es una reunión presencial o virtual (individual o grupal) en la cual COLFUTURO y el candidato determinan los rubros, montos y plazos en los que se ejecutarán los desembolsos del crédito educativo condonable.
El presupuesto se enviará después de entregar las garantías debidamente diligenciadas.
Para poder enviar el presupuesto, debe ingresar a la pestaña “Preparar cita de presupuesto” y adjuntar los siguientes documentos:
• Carta de admisión incondicional
• Certificado de costos del programa
• Certificado de fecha de inicio y fin del programa
Rubros a financiar
• Matrícula
• Sostenimiento: Hasta por $ 3 millones mensuales
• Pasantía en el Exterior: hasta por $ 6 millones, para la compra de pasajes y seguro de salud. Una sola vez.
Otro rubro
• Proyecto de investigación: Hasta $ 50 millones
Este recurso es administrado por Colciencias y el programa doctoral en el cual desarrollará sus estudios.
Notas:
• El monto de recursos semestrales, por los rubros de matrícula y sostenimiento, en ningún caso podrá exceder COP 24.875.000.
• Colfuturo no reembolsará pagos realizados directamente por el beneficiario.
• A los aspirantes en estado ESTUDIANDO, se les financiará la diferencia entre ocho semestres (el máximo financiado por COLCIENCIAS) y el número de semestres cursados a la fecha de legalización.
El tope máximo se determinará según el número de semestres a financiar de acuerdo la siguiente tabla:
1.5 Recibir y confirmar su Presupuesto
2. Cumplimiento de Requisitos
Debe ingresar aquí para cumplir con los requisitos de desembolso.
Aquí puede consultar el estado de cuenta de su crédito educativo condonable y el valor en COP de los desembolsos realizados a la fecha.
2. Cumplimiento de requisitos de desembolso – Plataforma seguimiento a beneficiarios
Ingrese a la pestaña de “Presupuestos y giros” y de clic en cada uno de los rubros que tiene programados.
Desde allí podrá verificar los requisitos de cada rubro y el estado de los mismos.
Requisitos para SOSTENIMIENTO
1. Actualización de datos
En la pestaña “Actualización de datos” debe verificar que TODOS los campos queden diligenciados
No olvide dar clic en “Actualizar” así no haya modificaciones en los campos.
2. Cuenta Bancaria Personal:
En la pestaña “Cuentas bancarias” verifique los datos de la cuenta bancaria registrada. Después de editar o confirmar los datos de su cuenta, dar clic en Guardar.
Notas:
• Cerciórese de tener correctamente registrados los datos de su
cuenta personal.
• El titular de la cuenta bancaria debe ser el beneficiario.
3. Seguro de salud:
En la pestaña de “Presupuestos y giros” haga clic en rubro y luego en “Cumplir".Posteriormente seleccione la vigencia y adjunte alguno de los siguientes documentos:
• Certificado de la empresa prestadora del servicio de salud donde se indique la vigencia de la cobertura
• Carné o póliza que lo acredite como asegurado (incluyendo la vigencia)
• Planilla de aporte de los 6 meses
Nota: el documento debe cubrir el semestre anterior al desembolso (e.j. para el desembolso de 2018-2 debe adjuntar el soporte de cobertura de 2018-1).
Notas:
• El beneficiario debe tener dedicación de tiempo completo y presencial al programa.
• Solo se permitirá el desarrollo de actividades laborales que hagan parte del programa y estén avaladas por el tutor, coordinador o director del programa, máximo por 4 horas semanales.
• Si tiene un contrato laboral deberá presentar la renuncia a más tardar el 30 de junio de 2018. El documento debe ser adjuntado en la plataforma como “Solicitud de autorización para vinculación académica laboral”.
Notas:
• A partir del 1 de julio de 2018 solo se permitirá la vinculación por 4 horas semanales, avaladas por el tutor.
• Debe formalizar la vinculación laboral frente a COLFUTURO adjuntando en la plataforma como “Solicitud de autorización para vinculación académica laboral” los siguientes documentos:
– Carta del tutor autorizando la vinculación por 4 horas semanales y certificando que las actividades hacen parte del programa.
– Certificación de la entidad confirmando las fechas de la vinculación y el número de horas de dedicación.
• Adjuntar documentos ( Opción 1)
Ingrese a la pestaña de “Presupuestos y giros”, de clic en “Cumplir” y luego en el “Requisito”
Establezca las vigencias, adjunte el documento y finalmente de clic en “Guardar”
• Adjuntar documentos ( Opción 2)
Ingrese a la pestaña de “Documentos” de clic en “Documentos relacionados con sus desembolsos” seleccione el tipo documental y de clic en “Adjuntar”
Establezca las vigencias, adjunte el documento y finalmente de clic en “Guardar”
4. Notas o reporte académico: (Para el primer
desembolso no aplica)
En la pestaña de “Presupuestos y giros” o “Documentos” hacer clic en "Adjuntar". Posteriormente seleccionar como tipo de documento "Notas o Reporte Académico" y adjuntar alguno de los siguientes documentos:
• Certificado de notas que expida la universidad (o se descargue de la página web) donde se incluyan todas las materias cursadas en el periodo académico inmediatamente anterior.
• Reporte Académico expedido por su tutor en papel oficial de la universidad.
5. Confirmación del Desembolso Anterior: (Si es su primer desembolso,
este requisito no aplica)
Debe verificar el momento en el que recibió sus diferentes desembolsos y confirmar la recepción de los mismos haciendo clic en “Confirmar”, el cual se encuentra en la pestaña “Presupuestos y Giros".
6. Comprobante registro de matrícula:
Debe ingresar a la pestaña de “Presupuestos y giros” o “Documentos” adjuntar (bajo el tipo documental “Comprobante registro de matrícula”) un certificado emitido por su universidad que indique que usted está matriculado para el periodo académico correspondiente.
Requisitos para MATRÍCULA
1. Actualización de datos: (ver Sostenimiento)
2. Seguro de salud: (ver Sostenimiento)
3. Notas o reporte académico: (ver
Sostenimiento)
4. Confirmación del Desembolso Anterior: (ver
Sostenimiento)
5. Cuenta Bancaria de Universidad:
En la pestaña “Cuentas Bancarias” registre los datos de la cuenta bancaria de su universidad. Después de editar o confirmar los datos de la cuenta, dar clic en Guardar.
El registrar la cuenta bancaria de la universidad es requisito indispensable para poder adjuntar la factura de matrícula.
6. Factura de matrícula:
Ingresar a la pestaña de “Presupuestos y giros” o “Documentos” y hacer clic en "Adjuntar". Posteriormente seleccionar como tipo de documento "Factura de Matrícula" y adjuntar el recibo de matrícula oficial expedido por la universidad para el periodo académico correspondiente.
Nota: Asegúrese de diligenciar todos los campos solicitados en la pantalla de la factura.
Requisitos para PASANTÍA
Para la formalización de la pasantía, es necesario que adjunte en la plataforma, en el tipo documental correspondiente y con mínimo (1) un mes de antelación, los siguientes documentos:
• Solicitud de Pasantía: carta por parte del beneficiario indicando la pasantía, universidad destino y fechas.
• Carta de Invitación pasantía en el exterior: carta de invitación de la universidad, instituto o laboratorio en el exterior. Debe indicar las fechas.
• Carta de aprobación pasantía universidad colombiana:documento formal de su universidad o tutor en Colombia donde se avale la pasantía en el exterior. Debe indicar las fechas y universidad o centro de investigación destino.
Este desembolso se aprueba en el periodo de la pasantía y se realiza en el mes que inicia la misma. Por lo que le sugerimos adelantar los trámites de tiquetes y del seguro internacional por su cuenta mientras lo realizamos.
Importante:
• Colfuturo no confirma por correo electrónico la aprobación del documento. Por lo anterior, usted debe entrar al portal y revisar si su documento fue aprobado o no.
• Si este es rechazado recibirá un correo electrónico explicando los motivos del rechazo.
• Si adjunta un documento dos veces bajo el mismo concepto, el sistema reemplazará el archivo anterior.
Importante:
• El proceso de aprobación de documentos, toma en algunos casos entre (5- 10) días hábiles.
• La aprobación de documentos no se hace por persona, sino por tipo documental. Esto explica el hecho de que no todos los requisitos queden aprobados al mismo tiempo.
Importante:
• Para estos requisitos el sistema requiere que digite la vigencia del documento, que para cada semestre es así:
Primer Semestre: 1 de enero al 30 de junioSegundo Semestre: 1 de julio al 31 de diciembre
Por favor sea muy cuidadoso en la selección de la vigencia ya que
si escoge un período diferente el requisito no quedará aprobado.
Importante:
Tenga presente que a pesar de que usted ya tenga cumplidos todos los requisitos para su desembolso, la aprobación del mismo solo se realizará días previos en el que el giro será efectivamente desembolsado.
Importante:
Si tiene dudas sobre el proceso de condonación puede contactar a Colciencias al correo:
Atención a Beneficiarios
• Durante el proceso de legalización:[email protected]
• En seguimiento:[email protected]
IMPORTANTE:
Recuerde siempre incluir en el asunto de su email:Número de cédula (,) y la abreviatura PDBCNal, COLDOC
Ejemplo:
123456789, PDBCNal, COLDOC Estudio de crédito
¡Muchas Gracias!