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PROGRAMA PARA EL
FORTALECIMIENTO DE LAS
HABILIDADES DE PLANEACIÓN,
EJECUCIÓN Y CONTROL DE
GESTIÓN EN PEQUEÑAS Y
MEDIANAS EMPRESAS
Consultor
Ing. Jaime Lozada. MBA
Copyright ® 2009-2013. Presentación propiedad de la compañía ESTRATEK S.A. Prohibido su
reproducción total o parcial sin previo permiso de su autor
Programa para el Fortalecimiento de la Planeación, Ejecución y Control de Gestión en
Pequeñas y Medianas Empresas
Objetivo de este Programa
Desarrollar un Programa de Asistencia
Técnica con herramientas y metodologías
de gestión empresarial que permita
fortalecer las habilidades de Planeación,
Ejecución y Control de Gestión de los
Directivos y Jefaturas en Pymes, y con ello
lograr un mejoramiento en el desempeño
integral de la Organización
Programa para el Fortalecimiento de la Planeación, Ejecución y Control de Gestión en
Pequeñas y Medianas Empresas
Etapas del Programa
1. Desarrollo de un diagnostico situacional en cada una los principales departamentos de
la Organización, a fin de determinar las áreas criticas a ser atendidas.
2. Realización de una reunión de sensibilización del Equipo Directivo (Director y Jefes
Departamentales), para lograr su completa participación y contribución al programa.
3. Servicio de asistencia técnica in house, que ayude a la utilización de las nuevas
herramientas gerenciales, así como la planificación e implementación de proyectos que
garanticen el mejoramiento de las diferentes áreas.
4. Desarrollo de módulos de capacitación en modernas técnicas gerenciales, que permita
el fortalecimiento de las habilidades de gestión de los Gerentes, Jefes y Supervisores.
5. Recolección de datos y generación de reportes de gestión y avance de los objetivos
estratégicos y los planes de acción.
6. Desarrollo de una auditoria final, que evalué el impacto logrado por el programa, y el
establecimiento de nuevas líneas de acción a ser ejecutadas en el futuro.
Programa para el Fortalecimiento de la Planeación, Ejecución y Control de Gestión en
Pequeñas y Medianas Empresas
Fase 1: Diagnostico Situacional
El Programa para el Fortalecimiento de las habilidades de Planeación, Ejecución
y Control de Gestión inicia con un Diagnostico Situacional en el cual se analizan
los diferentes departamentos de la Organización, con el fin de determinar las
áreas criticas de atención. Este diagnostico permitirá estructurar un Plan de
Acción, el cual será implementado a lo largo del Programa.
Diagnostico
Organizacional
Finanzas
Mercadeo y
Ventas
Producción y
Calidad
Administración
y Control
Recursos
Humanos
Areas
prioritaria
s de
trabajo
Radar general
de la Organización
Diagrama de
Radar de las
áreas del sector
prioritario
Análisis sobre
los segmentos
de baja
puntuación
Análisis de áreas
de baja
puntuación
Identificaci
ón de las
áreas a
intervenir
Radar del área
de baja puntuación
Programa para el Fortalecimiento de la Planeación, Ejecución y Control de Gestión en
Pequeñas y Medianas Empresas
Fase 2: Reunión de Sensibilización
Luego del Diagnostico Situacional, se establecerá una Reunión de Sensibilización
con el Equipo Gerencial, donde se presentaran los resultados obtenidos, a la vez
que se explicaran las diferentes fases del programa y se garantizara la
participación activa de cada Miembro. También se presentará el Plan de Acción
recomendado y se establecerán las fechas para el desarrollo de las Reuniones
de Asistencia Técnica.
Task 1
Task 2
Task 3
Task n
• •
Tarea 1
Tarea 2
Tarea 3
Tarea n
Plan de Acción
• • • •
Reunión de Sensibilización
para presentar los Resultados
y garantizar el apoyo de todos
los Miembros.
Resultados
del Diagnostico
Situacional
Plan de Acción
recomendado
para su
implementación
Programa para el Fortalecimiento de la Planeación, Ejecución y Control de Gestión en
Pequeñas y Medianas Empresas
Fase 3: Asistencia Técnica A fin de ejecutas las actividades propias de las fases de Planeación, Ejecución y
Control, se establecerá un “Comité Corporativo” o “Grupo de Mejora” quienes
implementaran las nuevas técnicas y metodologías gerenciales, así como la
ejecución y control del Plan de Acción para la resolución de los problemas
Organizaciones.
El Comité Corporativo o Grupo de Mejora estará formado por el Gerente General,
los Jefes de Áreas, Coordinadores de Grupos y el Consultor Externo, quien
actuará como Facilitador en la utilización de las herramientas de mejora y técnicas
de gestión.
Estructura del
Comité de Empresa
(Entre 4 y 8 Miembros
Máximo)
Gerente
General
Comité
Corporativo
Consultor
Jefaturas Líderes
Programa para el Fortalecimiento de la Planeación, Ejecución y Control de Gestión en
Pequeñas y Medianas Empresas
Fase 3: Asistencia Técnica
Planeación
de Objetivos y
Diagnostico
de Problemas
Análisis de
Soluciones
Plan de Acción
y Ejecución de
Tareas
Reuniones
de Comité
Corporativo
Análisis y
Evaluación de
los Resultados
Las Reuniones del Comité Corporativo serán con frecuencia semanal o quincenal y
tendrán una duración de 2 a 4 horas. Adicionalmente, los miembros del Comité
Corporativo destinaran parte de su tiempo para la ejecución de los compromisos
adquiridos durante las sesiones de análisis y resolución de problemas.
En estas reuniones, el consultor entrenara a los participantes en el uso de Técnicas de
Gestión, así como en el Diagnostico, Análisis y Resolución de Problemas. Se
fortalecerá las habilidades para el manejo del tiempo en las reuniones gerenciales, así
como en el registro, ejecución y control de las decisiones tomadas por el Comité
Corporativo. Todos los formatos de trabajo estarán automatizados en excel, y serán
compartidos con los miembros del Comité.
Programa para el Fortalecimiento de la Planeación, Ejecución y Control de Gestión en
Pequeñas y Medianas Empresas
Fase 4: Capacitación en Técnicas Gerenciales
Complementariamente a la Asistencia Técnica, se realizaran módulos de
capacitación en modernas Técnicas Gerenciales para los miembros del Comité
Corporativo y sus principales Asistentes. Cada curso tiene duración entre 8 y 16
horas, y se desarrollaran en modalidad in house. El curso incluye el Facilitado, el
material de apoyo en medio físico y digital y los diplomas de asistencia.
MODULO 1: PLANIFICACION
ESTRATEGICA CON INDICADORES
DE GESTION Y EL BALANCED
SCORECARD
CURSO 2: GESTION POR PROCESOS
Y ELABORACION DE MANUALES
CURSO 3: GESTION PRODUCTIVA ,
LEAN MANUFACTORING Y LAS 5´S
CURSO 6: HERRAMIENTAS TQM
(TOTAL QUALITY MANAGEMENT) Y
MEJORAMIENTO CONTINUO
CURSO 4: GESTION FINANCIERA,
PRESUPUESTO Y ANALISIS DE
PUNTO DE EQUILIBRIO Y COSTOS
CURSO 5: GESTIÓN COMERCIAL Y
ESTRATEGIAS DE MARKETING Y
VENTAS
CURSO 8: INTRODUCCION AL
SISTEMA DE GESTION DE LA
CALIDAD ISO 9001:2008
CURSO 7: GESTION DEL CAPITAL
HUMANO Y EVALUACION POR
COMPETENCIAS
NOTA: Los temas, cantidad de módulos, cargas horarias y número de participantes pueden variar de acuerdo a las
necesidades específicas de la Empresa
Programa para el Fortalecimiento de la Planeación, Ejecución y Control de Gestión en
Pequeñas y Medianas Empresas
Fase 5: Generación de Reportes de Gestión
A fin de verificar el impacto de las Acciones de Mejora implementadas por el
Comité Corporativo, el consultor entrenara al personal de la empresa en la
recolección y tabulación de los datos de los indicadores críticos, de acuerdo a los
Objetivos del Plan Estratégico y los Planes de Acción. Esta información se
generara mensualmente en un “Reporte de Desempeño de la Organización”.
Este reporte servirá de retroalimentación del Comité de Empresa a fin de Evaluar,
Cambiar, Replantear o Mantener sus actuales Procesos de Mejora.
Comité Corporativo
Las acciones
implementadas generan
mejoras en los
Objetivos Estratégicos
Generación de
Reporte de Gestión
(1 reporte al mes)
Programa para el Fortalecimiento de la Planeación, Ejecución y Control de Gestión en
Pequeñas y Medianas Empresas
Fase 5: Generación de Reportes de Gestión
Para la Administración de la Información del Desempeño, cada departamento contara con el
acceso al Software CORPORATER, para el desarrollo de los Cuadros de Mando e
indicadores, registro de las decisiones de seguimiento y consolidación de la información que
se reportara en las sesiones de Comité Corporativo.
Cuadro de Mando
(BSC) Consolidado
de la Organización
Cuadros de Mando
de cada
Departamento
• Análisis de
Benchmarking
• Reportes de
avance General
del proyecto
• Etc.
Programa para el Fortalecimiento de la Planeación, Ejecución y Control de Gestión en
Pequeñas y Medianas Empresas
Fase 5: Generación de Reportes de Gestión Scorecard consolidado
Despliegue de Objetivos
Estratégicos
Reportes de KPI´s
Drill-Down con el detalle de la
composición del valor
Programa para el Fortalecimiento de la Planeación, Ejecución y Control de Gestión en
Pequeñas y Medianas Empresas
Fase 5: Generación de Reportes de Gestión Generación de Estadísticas
Reportes Standard de cada
Perspectiva
Reporte customizado para alertas
de KPIs en estado Rojo
Programa para el Fortalecimiento de la Planeación, Ejecución y Control de Gestión en
Pequeñas y Medianas Empresas
Fase 6: Auditoria para la Evaluación del Impacto Finalmente, se realizará una Auditoria Final para evaluar el Impacto que el Programa
ha tenido en la Organización, con respecto a:
1. Cumplimiento de los objetivos estratégicos y planes de acción.
2. Resolución de los principales problemas organizaciones.
3. Conocimientos Gerenciales de los Jefes Departamentales.
4. Disponibilidad de Manuales de Procesos y Funciones.
5. Motivación y clima organizacional
6. Satisfacción de Clientes Externos
7. Mejora Financiera y de Costos.
8. Otros (definidos por la Organización)
Programa para el Fortalecimiento de la Planeación, Ejecución y Control de Gestión en
Pequeñas y Medianas Empresas
Detalle de los Productos a Obtener
Etapa Descripción Carga Horaria Productos a Obtener
Fase 1 Diagnostico
Situacional
A definir de
acuerdo a los
requerimientos
de la
Organización
Reporte de Situación de la Organización
Fase 2 Reunión de
Sensibilización
1. Sensibilización del equipo Gerencial
2. Plan de Acción para el mejoramiento
de las áreas criticas
Fase 3
Fase 4
Asistencia Técnica
Consultores
Asistencia Técnica
Consultor Master
Programa de
Capacitación
La fases 3 y 4 se complementan para
obtener los siguientes productos:
1. Diseño del Plan Estratégico y
programa de Comunicación
Organizacional
2. Matriz de Indicadores de Gestión
automatizada en el Software
CORPORATER
3. Mapas de Procesos y Manuales de
Funciones
4. Optimización del Layout de la Planta
e Implementación de las 5’S
Programa para el Fortalecimiento de la Planeación, Ejecución y Control de Gestión en
Pequeñas y Medianas Empresas
Detalle de los Productos a Obtener
Etapa Descripción Carga Horaria Productos a Obtener
Fase 3
Fase 4
Asistencia Técnica
Consultores
Asistencia Técnica
Consultor Master
Programa de
Capacitación
A definir de
acuerdo a los
requerimientos de
la Organización
5. Diseño del Programa de
Producción y mejora operativa
6. Plan de Marketing, Ventas y
Políticas Comerciales
7. Diseño del Presupuesto
financiero Anual
8. Análisis de Costos de
Producción y actualización de
lista de precios
9. Diseño del Planes de Acción
para la resolución de problemas
en las diferentes áreas.
10. Otros (Definidos por la
Empresa)
Fase 5 Generación de
Reportes “Reportes de Desempeño”
Fase 6 Auditoria final Reporte del grado de implementación
y mejoras logradas por la Empresa
Programa para el Fortalecimiento de la Planeación, Ejecución y Control de Gestión en
Pequeñas y Medianas Empresas
Compromisos de la Empresa
1. Total apoyo e involucramiento del Gerente General, Jefes
Departamentales y Supervisores (Comité de Empresa) durante todo el
proceso.
2. Disponibilidad de formar grupos focos de: Clientes, Empleados,
Accionistas y Proveedores, así como realizar encuestas con dichos
grupos.
3. Acceso a información Financiera, Operativa o de Gestión sobre cada uno
de los Departamentos, Funciones, Procesos o Personal de la Empresa
4. Total Compromiso y disponibilidad de Presupuesto para el Desarrollo e
Implementación de todos los Productos del Programa (Plan Estratégico,
Procesos, Planes de Acción, etc).
5. Realización de mediciones para la determinación de los niveles bases de
los indicadores de gestión.
6. Disponibilidad de un área de trabajo para el desarrollo de las reuniones del
Comité de Empresa, el cual contendrá al menos un computador, sillas,
mesa de trabajo y un pizarrón de acrílico.
7. Cubrir los costos de refrigerios en caso de requerirse.
8. Disponibilidad de reproducir el material en fotocopiadora o impresora.
Programa para el Fortalecimiento de la Planeación, Ejecución y Control de Gestión en
Pequeñas y Medianas Empresas
Metodología de Trabajo La Metodología de trabajo desarrollada en el
Programa sigue los principios de la Estrategia
Empresarial, Calidad Total, Liderazgo y Trabajo
en Equipo propios de la filosofía del KAIZEN y
resumida en la Ruta de la Calidad (Planear,
Hacer, Verificar y Actuar), el cual se desagrega en
los siguientes pasos;
1. Seleccionar las oportunidades de
mejora
2. Cuantificar el problema
3. Analizar las causas raíces
4. Establecer metas
5. Diseñar y ejecutar soluciones
6. Verificar los resultados
7. Establecer acciones de garantía
De esta forma se garantiza el éxito en la
resolución de los principales problemas
organizacionales.
A P
c DHACER
ACTUAR
VERIFICAR
Programa para el Fortalecimiento de la Planeación, Ejecución y Control de Gestión en
Pequeñas y Medianas Empresas
Si uno sigue haciendo lo que
siempre ha hecho, seguirá
obteniendo lo que siempre ha
obtenido…
y eso puede ser menos de lo que
uno quiere o merece.
W. Bennis
Programa para el Fortalecimiento de la Planeación, Ejecución y Control de Gestión en
Pequeñas y Medianas Empresas
Si desea conocer más acerca de nuestras Soluciones de Gestión, o esta interesado en el desarrollo de este Programa en su Organización, por favor comuníquese con nosotros y
con gusto le diseñaremos una Propuesta ajustada a sus Necesidades y/o Presupuesto.
Ing. Jaime Lozada. MBA
09-84300303
(04)- 2384000