programme prise en main de linterface créer un document ead voir et éditer les notices autres...
TRANSCRIPT
Programme
Prise en main de l’interfaceCréer un document EADVoir et éditer les notices Autres fonctionnalités de l’interface
(copier/couper, exporter, rechercher…)Enrichir : autorités IdRef, liens, bonnes
pratiques EADValider et publierLier/InclureL’interface publique
Rappel
Un parcours d’introduction aux formations Calames est disponible sur la plateforme de formations à distance de l’ABES, à l’adresse suivante :
http://tornade.abes.fr/moodle/course/view.php?id=9
Parcours complété par un questionnaire EAD (leçon 4).
abesagence bibliographique de l’enseignement supérieur
Prise en main de l’interface
Travail en ligne
Interface de catalogage dans le navigateur : www.calames.abes.fr/prod
XMetal + développements ABES
On peut travailler de partout, pour peu que l’on ait accès à Internet via le navigateur Internet Explorer (versions 6 et suivantes) et un poste correctement configuré
– Procédure plus ou moins directe selon l’environnement (selon mises à jour d’IE, Firewall…)
– Explications : http://www.calames.abes.fr/prod/CalamesLogin.aspx
Nécessaire d’installer les droits du plugin XMetal et de l’outil de catalogage en étant administrateur du poste
Activer l’ActiveX XMAX et la licence XMetal
http://documentation.abes.fr/aidecalames/manuel/premiere_connexion.html
Première connexion
Deux bases
Base de production (« Database Calames ») Données publiées sur www.calames.abes.fr
Base de formation (« Database Formation ») pour la formation ou les premiers pas dans le
travail courant les données publiées sont visibles et
interrogeables via une interface de consultation « secrète » : www.calames.abes.fr/pub/formation.aspx
Produisez et publiez dès que possible en base de production
Évite des migrations de données fastidieuses Facilite la génération des statistiques
Présentation de l’interface
A gauche, arborescence des fichiers EAD
A droite, plugin XMetal : zone d’édition (partie centrale) liste des attributs et éléments (tout à droite)
En haut de la zone d’édition : menu XMetal, boutons d’enregistrement et de liens aux autorités IdRef, lien vers l’aide au catalogage
Arborescence
Edition Listes
XMetal
Affichage avec ou sans balises(pas d’affichage du code source)
Par défaut, seulement mes docs
Redimensionner les trois volets
Arborescence (gauche) Cacher Agrandir/diminuer
Editeur (centre) Agrandir/diminuer
Listes des attributs et éléments (droite) Cacher
Déplier l’arborescence
Cliquer pour déplier A partir de <dsc>,
on déplie de
<c> en <c>
Menu contextuel (premier niveau) : la racine de l’arborescence
A partir d'un clic droit sur Documents EAD, un menu contextuel affiche les différentes fonctions accessibles.
Menu contextuel (second niveau) : la racine des documents EAD
A partir d'un clic droit sur la racine de chaque document, un menu contextuel affiche les différentes fonctions accessibles.
Menu contextuel (troisième niveau) : les nœuds EAD
Tous les autres niveaux sont des nœuds de documents EAD.
Il suffit d’effectuer un clic gauche sur chaque nœud pour afficher les nœuds inférieurs.
A partir du niveau <dsc>, on ne peut déplier que des composants <c> (si le signe + l’indique)
abesagence bibliographique de l’enseignement supérieur
Créer un nouveau document EAD
Quand créer un nouveau document EAD ?
Un fonds = une instance EAD
sauf dans certains contextes, et/ou lorsque le fonds n’atteint pas une taille significative
ne pas créer une instance spécifique pour un manuscrit isolé
Fichiers EAD à créer pour des raisons techniques et/ou intellectuelles
Nécessité d’information de haut niveau spécifiques (<author>, etc.)
Fichiers « maîtres », destinés à inclure d’autres fichiers
Fichiers EAD dépassant les 3 Mo : à scinder en plusieurs instances liées
Créer un nouveau document EAD
Clic-droit à la racine « Documents EAD »
Créer un nouveau document EAD
Créations ex nihilo (ou presque) Partir d’un document vide Partir d’un document-modèle (par import)
Charger un document EAD déjà complété Après une rétroconversion Doit être conforme aux règles Calames Attention aux id de <c> ! (cf. infra)
Créer un nouveau document EAD
Copier un fichier d’une base vers l’autre :
Clic droit sur le fichier en base de formation « Exporter » au format natif (EAD) Enregistrer le fichier (par ex. sur le bureau) Charger ce document en base de production
Attention : les propriétés de fichiers (numérotation, liaisons / inclusions…) sont propres à chacune des deux bases et ne sont pas exportables. Seul le contenu XML-EAD est exporté.
Créer un nouveau document EAD
Fonction « Importer »
Clic droit sur un fichier : « Gestion »« Importer »
Permet de remplacer le contenu EAD tout en conservant les propriétés du fichier (intitulé, identifiant système…)
Attention à l’encodage des caractères et à la compatibilité du fichier à importer
Noms des instances EAD
Identifiant de fichier… donné par le système (ordre de création) base pour les URL
http://www.calames.abes.fr/pub/ms/FileId-93
ne pas modifier cette clé système ! … suivi d’un « intitulé libre » donné par le catalogueur
toujours commencer par le RCR Calames
ex. : 751059808_076_Fonds_Tzara
751059803_ENS_CAPHES_Taton Chaque fichier fait partie d’un groupe de droits (=logins
autorisés à modifier ce fichier)
TP 1Créer un nouveau document
abesagence bibliographique de l’enseignement supérieur
Voir et éditer un document EAD
Voir/Éditer à différents niveaux
Afficher les fragments
Pour afficher un fragment : clic-droit + « voir »L’affichage par défaut ne présente pas les balisesLes boutons Enregistrer et Autorités sont cachés
Je peux voir mais pas modifier les fichiers des autres établissements
Le mode Édition
Pour modifier un fragment, il faut : faire un clic-droit + « éditer » effectuer les modifications dans XMetal enregistrer
Editer ≠ publier contrairement à WinIBW (Sudoc) par ex. instances et composants sont (beaucoup) plus
nombreux dans la base de production que dans l‘interface publique
Verrouillage des notices en édition
Un fragment en cours d’édition peut être affiché par les autres catalogueurs … … mais pas édité par eux
Pour déverrouiller le fragment qu’on éditait il suffit de cliquer ailleurs ! Message d’alerte pour éviter de perdre son
travail
Habillage des balises EAD
Éditer dans XMetal
Pour ajouter ou modifier un
attribut EAD Rédiger dans la liste des attributs ou
y sélectionner une valeur :
Pour ajouter un élément EAD Cliquer dans la liste des éléments :
Attention !!
Le système propose tous les éléments EAD officiels…
…même les éléments déconseillés ou interdits
Aides à la saisie
En l’absence de renseignement de leurs attributs, certains éléments sont soulignés :
les <persname>, <corpname> et <famname> sans attribut @role
les <unitid> sans attribut @type les <title> sans attribut @role (sujet ou titre) les <unitdate> sans @normal les <genreform> sans @type ou sans @normal
Eléments + attributs saisie des codes et libellés de langue et d’écriture dans
l'élément <language> lien aux autorités Sudoc (via IdRef)
Édition partielle
Le système propose une « édition partielle » si le fragment à modifier est très important sinon, risque d’erreur à l’enregistrement
» mais pas à l’affichage: lenteur uniquement» Question de réseau, de poste informatique…
Édition partielle d’un <c> on peut tout modifier sauf les sous-<c>
Édition partielle de tout autre nœud on ne voit pas les nœuds inférieurs on peut seulement modifier les attributs A éviter
TP 2Editer dans XMetal
abesagence bibliographique de l’enseignement supérieur
Les fonctionnalités de l’interface
Chaque <c> a un identifiant (ne pas confondre <c @id> avec <unitid>)
Cet id doit être unique à l’échelle de la base Calames
Cet id est la base de l’URL publique de chaque composant
Ex: http://www.calames.abes.fr/pub/ms/UNI170487 Cet ID doit être unique et stable : privilégier les
ID générés automatiquement par l’outil Calames Attention aux copier/coller effectués dans la
fenêtre d’édition XMetal !
Attributs ID des composants <c> : donnée
essentielle !
Copier/Couper/Coller dans XMetal
2 méthodes :
clic-droit + cut|copy|paste touches clavier (conseillé) :
» copier : Ctrl+C» couper : Ctrl+X» coller : Ctrl+V
Copier/Couper/Coller dans XMetal
Attention aux ID de <c> copier un <c> dans XMetal ne supprime pas les
IDSi je colle dans XMetal, à l’enregistrement, le
2nd <c> est renommé ( risque d’URL instable)Si je colle dans l’arbre, je crée un doublon
Pour déplacer, ne pas faire Copier + Supprimer. Utiliser Couper !
Ne pas mélanger Copier/Couper/Coller au niveau de l’arbre et de XMetal
Copier/coller dans l’arbre
Clic droit au niveau de chaque nœud
Copier et coller dedans coller après coller avant
Tout copier-coller d'un <c> supprime les ID (au moment du coller, un nouvel id est ajouté au <c>)
Couper/coller dans l’arbre
Clic droit au niveau de chaque nœud
Couper et coller dedans coller après coller avant
Tout couper-coller laisse les ID en l'état.
Couper/coller plusieurs <c> à la fois(dans l’arbre)
Déplacer une série de <c> de même niveau Couper depuis, puis Couper jusque, puis Coller
– Avant– Après– Dedans
Les ID de <c> sont conservés
Créer un composant dans l’éditeur
Insérer un nouveau <c> via la liste des éléments disponibles à partir
de l’élément <dsc> ou d’un <c> parent
Copier-coller un <c> pré-existant Dans ce cas, attention : toujours supprimer
l’identifiant du <c> copié avant enregistrement
Créer un composant dans l’arbre
Créer un nouveau composant <c> avant après dedans
par clic droit dans l’arbre de gauche
Le seul élément qui puisse être créé au sein d’un <c> par le biais de l’arbre de gauche est un sous-<c>
Copier/Couper/Coller
Autres possibilités
Copier à partir d’une source extérieure
Attention aux ID de <c>
Attention à l’encodage des caractères dans la source extérieure
TP 3Couper, coller, créer
à partir de l’arbre
abesagence bibliographique de l’enseignement supérieur
Enrichir : les autorités d’Idref
Des autorités pour quoi faire ?
Permettre l'accès aux documents : retrouver toutes les oeuvres d’un auteur quelle que soit la
forme du nom présente dans le document, toutes les éditions d’une oeuvre quelle que soit
la forme du titre du document tous les documents sur un même sujet
Identifier l’entité décrite contextualiser lever les ambiguïtés (homonymes…) pour servir le catalogue sans pour autant rédiger une encyclopédie
Des autorités pour quoi faire ?
Recenser les différents noms et les différentes formes du nom Différents noms :
Pseudonymes Noms de mariage Noms en religion…
Différentes formes : Formes hétérogènes : prénoms abrégés, astéronymes… Formes étrangères
Contrôler les points d’accès = fixer la forme de la vedette Depuis sept. 2011 : les formes rejetées des autorités Sudoc
sont indexées dans Calames
Contenu des notices d’autorité
Les variantes de forme du nom Forme retenue Forme(s) rejetée(s) Voir Forme parallèle (forme “savante” / forme “courante”)
Forme associée : liens vers d’autres entités Voir aussi Les notes : attention au “tout ou rien” ! Les sources :
les sources justifient le contenu de la notice d’autorité de plus, la première justifie l’existence de la notice
d’autorité au sein du catalogue
Un pop-up pour votre application
Tout se passe dans le navigateur :1. On travaille dans Calames2. On bascule dans l’application Autorités
Sudoc pour interroger ou saisir des données
3. Après avoir sélectionné ou créé une autorité, on clique pour lier à un point d’accès Calames
4. A une balise d’indexation correspond un index IdRef particulier
5. On revient dans Calames avec les informations utiles
Balises EAD et index de recherche correspondants
<persname>
<corpname>
<famname>
<geogname>
<subject>
<title>
Mais PAS de correspondance entre <genreform> et les Autorités Sudoc.
Index Nom de personne
Index Nom de collectivité
Index Famille
Index Nom géographique
Index Nom commun
Index Titre
Lier aux autorités : comment ?
Surligner la chaîne de caractères à indexerSi l’on positionne le curseur d’édition au sein d’un
élément d’indexation EAD : le bon index de recherche IdRef sera automatiquement présélectionné
Cliquer sur l’icône verte « Autorités »Lancer la recherche et examiner les résultatsLier la bonne notice
Les balises correspondant à l’index sont ajoutées si les termes surlignés ne figurent pas déjà dans un élément d’indexation
Dans <controlaccess>, le nom balisé est remplacé par la forme normale
Lier aux autorités : résultats
Trois attributs EAD sont renseignés après avoir lié un point d’accès à une autorité IdRef :
@source = toujours « Sudoc » @authfilenumber = identifiant (ppn) de l’autorité @normal = forme normalisée du point d’accès Attention : les attributs n’apparaissent qu’après avoir quitté le
point d’accès (affichage non dynamique)
Pas de résultat : créer une nouvelle notice
Possibilité de créer une nouvelle notice : uniquement après authentification dans IdRefChoisir le type de notice à créerEnregistrer, puis lier la notice
Les liens dans Calames
Publication de liens :
usages de l’attribut HREF (<archref>, <bibref>, <extref>)
liens (hypertexte ou vignette) vers des reproductions numériques : éléments <dao> et <daogrp>
Les liens dans Calames : notices et images numérisées
Solutions “classiques” : liens inscrits dans les métadonnées des notices Mentions textuelles cliquables : balises <dao> (lien
unique), ou plusieurs <daoloc> de rôle « rebond » (plusieurs liens concernant un même composant <c>) (ex.)
Vignettes cliquables : <daogrp> contenant un <daoloc> de rôle « rebond » et au moins un <daoloc> de rôle « vignette » (ex.)
Solutions sans impacts sur les métadonnées : Solutions API (ex. : Liber Floridus) Solution d’appoint ABES : Calames Plus Images (
exemples)
TP 4Enrichir les notices de Calames
(autorités, liens)
abesagence bibliographique de l’enseignement supérieur
Exporter et rechercher
Exporter
Clic-droit au niveau de chaque document
Exporter un document EAD
Exporter en EAD : export natif
(*.xml) Exporter dans d’autres formats
formats Marc liste (.html ou .txt)
Extraire un contrôle qualité export visio_controle (.html)
Chercher dans la basebase
Chercher Full Text sur tous les fichiers publiés uniquement
Trouver Liste des résultats
Situer « Synchroniser » pour situerle résultat dans la hiérarchie deSon fichier
Chercher dans la pagepage
Chercher Contenu des éléments EAD
du fragment en cours d’affichage
ou d’édition
abesagence bibliographique de l’enseignement supérieur
Publier dans Calames
Validerou Contrôler la saisie a posteriori
En exportant un fichier Calames avec le modèle Visio_Controle vous obtenez un document .html qui vous propose des informations pour contrôler et valider votre travail.
L’utilisation de ce modèle d’exportation est vivement conseillée avant toute publication de fichier.
Validerou Contrôler la saisie a posteriori
Métadonnées
Analyse statistique
Validerou Contrôler la saisie a posteriori
Boîte à outils: problèmes identifiés
Structure du fichier
Publier
Clic-droit sur un document ou un composant <c>
Publier
= rendre les notices visibles et interrogeables sur le Web
publication immédiate ou différée complète ou partielle
Résultat de la publication
Lire les « traces »
Erreurs à la publication
Erreur si ID de <c> en doublon Clic droit « Gestion » « Détection
Doublons » Les traces indiquent la cote et l’ID des <c>
doublons
Erreur si le RCR n’est pas mentionné dans
/ead/archdesc/did/repository/corpname/@authfilenumber
1
3
2
SupprimerClic-droit au niveau de chaque document
Irréversible !
« Dépublier » avant de supprimer ! Sinon, le document reste interrogeable
et consultable dans l’interface publique
TP 5Publier
Lier/Inclure
Clic-droit au niveau de chaque document
Lier et inclure
Pourquoi ?
Donner à voir dans l’interface publique plusieurs fichiers EAD comme si il n’y avait qu’un fichier.
Attention : les fichiers doivent relever du même RCR (id de la bibliothèque)
Lier des documents EAD
Document B lié au document A=
Le dernier c01 de A apparaît juste avant le premier c01 de B
archdescc01
archdesc (non visible)
c01
Lier – exemple
Comment lier ?
Il faut déclarer la liaison (dans les propriétés du fichier) puis publier à nouveau
Inclure un document dans un autre
Document B inclus dans le document A (qui a trois c01), en position 4=
Le <archdesc> de B apparaît juste après le dernier c01 de A (comme si c’était un quatrième c01)
archdesc
c01 archdesc
c01
Inclure un document dans un autre
Inclure deux fichiers A et B dans un document maître vide M
ex : Sorbonne
archdesc
c01
archdesc
c01
archdesc
Inclure
Lier et inclure
On peut combiner la liaison et l’inclusion
ex : Institut dans Calames
archdesc
c01
archdesc
c01
archdesc
TP 6Lier, inclure
abesagence bibliographique de l’enseignement supérieur
Calames: l’interface publique
Principes essentiels
Publication et liaison
Héritage…
… et infanticide
Feuilletage des index
Nouveautés Calames
Liaison, Inclusion
Si un établissement a plusieurs fichiers EAD, il faut qu’ils soient organisés par liaison et/ou inclusion en une seule et unique arborescence
Sinon, où mène l’accès direct ? seulement au dernier fichier publié
Héritage
Les points d’accès sont hérités des parents vers les enfants
c sujet = pomme c sujet = poire, pomme
c sujet = kiwi, poire, pomme
Héritage
Les dates et les langues sont héritées des parents vers les enfants
c date = 1900-1930 c date = 1915
c date = 1915
On ne cumule ni les dates, ni les langues Si un c a une date, le système s’en contente Sinon, il cherche la première au-dessus
Infanticide
Si une requête renvoie un composant et ses enfants, la liste des résultats n’indique que le parent
Évite le bruit– Notamment le bruit généré par l’héritage
Feuilletage des index
Ecrire à l’établissement responsable
Exemple d’un fil de commentaires
Exemple d’un compte « établissement »
Profil
Gestion d’images
Commentaires
Calames PlusAnnoter les notices (2012)
90
Prévisualisation (vignettes)
Visionneuse : navigation (bandes de défilement), zoom…
(AuthentificationCalames)
Visualiser des images liées aux notices Calames (2011)
Calames v.3 (2013…)
Indexation des types de documents (1er type de <genreform>) Indexation héritée facettes dans les résultats, filtres en recherche avancée affichage sous formes d’icônes (cf. Sudoc)
Index « techniques » et « genres, formes et fonctions » en recherche avancée
Filtre « documents numérisés »Autres adaptations (graphisme, outil de catalogage…)
abesagence bibliographique de l’enseignement supérieur
Bonnes pratiques
Les signets du catalogueur Calames
Manuel de catalogage du réseau Calames : http://documentation.abes.fr/aidecalames/ManuelDeCatalogage.pdf
Dictionnaire Calames des balises EAD : http://documentation.abes.fr/aidecalames/DictionnaireEADCalames.pdf
Aide et manuel de l’outil de catalogage : http://documentation.abes.fr/aidecalames/accueil/index.html
Guichet d’assistance de l’ABES (rubrique Calames pro) : https://stp.abes.fr/node/3?origine=calamesPro
Liste de diffusion du réseau Calames : [email protected] Alias de l’équipe Calames : [email protected]
Bonnes pratiques EAD et travail en réseau
Manuel de catalogage du réseau Calames (depuis 2009) … complété par un « Dictionnaire Calames des
balises EAD » Recommandations spécifiques : <genreform>,
reproductions numériques, description des non-manuscrits…
Mise en ligne du Guide national des bonnes pratiques EAD en bibliothèques : fin 2012
Tout EAD n’est pas implémentéà dessein
Certains éléments ne sont ni affichés ni indexés
Exemple : <abstract>, <table>, …
Certains attributs ne sont pas pris en compte
Exemple : audience="internal" (utiliser les commentaires XML le cas échéant)
Bonnes pratiques EAD : quelques points de vigilance
Elément <repository> de haut niveau
Description physique <physdesc> (sous-éléments / texte libre) et normalisation typographique
Usages de l’élément d’indexation <genreform> et description des « non-manuscrits »
Bouton « contacter la bibliothèque »
Travail en réseau
Les règles de « bon usage » sont produites collectivement
Discussions et entraide sur la liste [email protected]
L’indexation et l’affichage des éléments/attributs EAD sont définis collectivement
» Tout n’est pas affiché ni indexé par défaut !!» Tout ce qui est tu est déconseillé !!
abesagence bibliographique de l’enseignement supérieur
Alertes et astuces...
Astuce : annuler des modifications
Dans l’éditeur XMetal, on peut annuler les dernières modifications : CTRL + Z
sauf si on a enregistré
Astuce : Rafraîchir l’arborescence
Clic Droit + « Déplier (rafraîchir la liste) »
Pour réactualiser la hiérarchie de l’arbre
à tout niveau
contre certains bugs d’affichage / édition
Si une erreur intervient au moment de l’enregistrement (nœud trop gros, coupure réseau…), vous pouvez récupérer le nœud en question dans les fichiers temporaires de votre ordinateur :
C:\Documents and Settings\{votre nom d’utilisateur}\Local Settings\Temp\fragment.txt
(sous Windows 7 : C:\Utilisateurs\{votre nom d’utilisateur}\AppData\Local\Temp\fragment.txt)
Astuce : une sauvegarde en cas de problème en cours d’édition
Alerte : instabilité de la fonction « Couper/Coller plusieurs à la fois »
Cas particulier à éviter :Exemple : c id=1
c id=11
c id=12
c id=2
c id=3
Ne pas faire :
. couper l’ensemble {c2 + c3}
. le coller après c11 (ou c12)
car dans ce cas c2 et c3 seront collés dans un ordre inverse à celui d’origine.