PROIECT Tipologia sistemelor informatice în cadrul unei organizaţii naţionale Pensiunea “David House”- Rădăuţi

7

CUPRINS:

CAP.1. Introducere.....................................................................................pag.3CAP.2. Prezentarea SC SRL...................................pag.3CAP.3. Tipuri de sisteme informationale....................................................pag.5

3.1 Sisteme informationale de procesare a tranzactiilor.................pag.63.1.1 sisteme informatice de Front Office................................pag.6

3.2 Sisteme informationale de automatizare a muncii de birou......pag.73.3 Sisteme informationale pentru management............................pag.73.4 Sisteme informationale pentru fundamentarea deciziilor.........pag.73.5 Sisteme informationale pentru suportul

managementului superior.......................................................pag.8CAP.4. Concluzii.......................................................................................pag.9

7

Cap. 1 Introducere

A doua jumătate a secolului al XX-lea a fost marcată de pătrunderea tot mai pregnant şi activă a sistemelor informatice în activitatea şi conducerea firmelor de turism. Această tendinţă a fost justificată de posibilitatea extinderii sistemului informaţional prin intermediul sistemelor informatice. Este bine cunoscut că între sistemul informatics şi cel informaţional există un raport de la parte la întreg, sistemul informatic cuprinzând atât fazele manuale cât şi cele automatizate/ mecanizate ale:

-culegerii şi înregistrării informaţiilor; -vehiculării informaţiilor -prelucrarii informaţiilor 

În momentul actual se constată o creştere a ponderii şi rolului sistemului informatic în ansamblul sistemului informaţional. Deşi în marile organizaţii, mai ales din domeniul serviciilor şi cu precădere în sectorul turistic, sistemul informatic reuneşte peste 90 % din totalitatea elementelor informaţionale, trebuie să recunoaştem că întotdeauna vor exista elemente informaţionale – cele ce ţin strict de natura umană– cu un pronunţat caracter informal, ce nu vor face parte din sistemul informatic. Dovedindu-se deosebit de dinamic,domeniul a propus numeroase alte aplicaţii pentru hotelărie, restaurante şi nu în cele din urmă pentru animaţie şi agrement.

Cap.2 Prezentarea SC CONTRACTOR CCH SRL –Pensiunea “David House”

Denumirea Societăţii – SC CONTRACTOR CCH SRL RadautiAdresa – Radauti, str. Putnei nr. 178C, la 2 km distanta de centrul orasului Cod Fiscal –RO18864417Capital Social –200 lei, asociat unicProfilul şi obiect de activitate – Pensiune turistica , restaurant , bar , salon de masaj si intretinere corporala,Principalii competitori – se află în competiţie cu alte societăţi locale de profil, cele mai importante fiind : Hotel Maria, Hotel Amnar, Restaurant Antique, Restaurant ProvencalParteneri comerciali CASA CARTII, SC MARAVET SRL, agentiile AS TRAVEL, EURO MAGICPersoane fizice – cazare şi alimentaţie perntru turistii independenti cat si pentru grupuri organizate- Pensiunea “David House” are în patrimoniu :- 14 camere categoria 4 stele, sunt dotate cu plasma HDD TV si baie proprie.- Restaurant - 48 locuri- Bar – 7 locuri-Receptie

7

Productie culinara

bucatar (1)

Restaurant si roomservice(1)

Oranigrama societaţii este prezentată in continuare

Analiza sistemului existent Hardware-ul societăţii era format din 2 calculatoare cu o putere medie (configuraţie:CPU AMD 700 Mhz , SDRAM 512mb, HDD 82 Gb), 2 imprimante HP 901 color(rezolutie max. 9200pt, 17 foi/min) , scanner HP (rez. 9200 pt) , fax-modem telesyn (viteza 58 kb/s), Software-ul : sisteme de operare (Windows XP Professional), o aplicaţie de contabilitate financiară (Saga) şi aplicaţii fiscale (aplicaţii gratuite livrate de instituţiile statului pentru care se depun declaraţii privind situaţia societăţii), aplicaţii generale de birou (MS Office 2003) aplicaţii de comunicaţii (yahoo messenger, outlook ), acces la internet prin wireless in pensiuneBaza informaţională: fluxuri de date referitoare la trezorerie, mijloace fixe, manoperă şi fluxuri de personal, stocuri.Baza metodologică : algoritmi de calcul fiscal, balanţa de verificare, bilanţul contabil, metodele standard cost şi direct costingUtilizatorii : toţi utilizatorii implicaţi sunt instruiţi în operarea PC

Beneficiile sistemului:O bună viteză de răspuns şi o bună calitate a informaţiilor procesate, cu implicaţii deosebite privind costurile produselor , a cărei neîndeplinire ar putea duce chiar la scoaterea de pe piaţă.O mare atractivitate pentru turisti prin accesul la internet nelimitatCreşterea intelegerii de către turistii straini a serviciilor oferite prin adaugarea prezentării produselor în doua limbi de circulatie internationala

Cap.3 Tipuri de sisteme informationale

Receptie (1) Curatenie (1)

Manager operatiuni(cazare si

alimentatie)-(1)

Economist (1)

Manager general

7

Pentru satisfacerea diferitelor nevoi ale nivelurilor organizaţionale există 5 tipuri principale de sisteme informaţionale (SI) pentru: procesarea tranzacţiilor, automatizarea muncii de birou, sistemul informaţional de management, sistemul de fundamentare a deciziilor şi sistemul suport al managementului superior. Aceste tipuri de sisteme, nivelul ierarhic la care fiecare acţionează, precum şi membrii firmei pe care îi deservesc sunt prezentate în figura 1:

Tipuri de sisteme informaţionalei Membrii firmei deserviţi

SI de suport almanagementului superior

Manageri de nivel superior

SI de fundamentare Manageri, profesioniştia deciziilor Manageri de nivel mediuSI de management supervizori, tehnicieniSI de automatizarea muncii de birou

SI de procesare a supervizori si Tranzacţiilor personal operativ

Fig.1. tipologia sistemelor informationale

3.1 Sisteme informationale de procesare a tranzactiilor

com

erci

al

prod

uctie

finan

te

Res

urse

um

ane

cont

abili

tate

7

Este un SI computerizat care execută şi înregistrează activităţile zilnice, de rutină, necesare conducerii unei firme. El este utilizat în situaţiile cu o structură complexă şi repetitivă, în care sarcinile şi normele impuse sunt foarte precise. Natura structurală a situaţiilor face posibilă elaborarea unor instrucţiuni detaliate, neechivoce, care permit computerului să manevreze şi săînregistreze în mod corespunzător tranzacţiile. Un sistem de procesare a tranzacţiilor oferă asistenţă directă nivelurilor operaţionale ale unei firme. Două aspecte ale sistemului de procesare a tranzacţiilor prezintă o importanţă deosebită. În primul rând, un sistem de procesare a tranzacţiilor poate fi de o importanţă vitală pentru extinderea firmei, pentru interacţiunea cu elementele mediului, deoarece sistemul în sine reprezintă o parte din interacţiunile firmei cu furnizorii şi clienţii. Prin intermediul schimbului electronic de date (SED) pot fi trimise direct din computerul unei firme către computerul altei firme documente standardizate, precum comenzi-tip, facturi etc În al doilea rând, sistemul de procesare a tranzacţiilor este principala sursă de date utilizată de alte sisteme informatice din firmă. Sistemele de prelucrare a tranzacţiilor operează cu un volum mare de date dedetaliu într-o perioadă scurtă de timp. Datele trebuie să fie corecte şi să se încadrezeîntr-o anumită perioadă de timp. Rezultatele prelucrării sunt reflectate în bazele de date în care se găsesc tranzacţiile efectuate şi care reprezintă punctul de pornire pentru sistemele informatice pentru management. De asemenea, ele sunt un punct de reper al sistemelor informatice de fundamentare a deciziilor.Aceste tipuri de sisteme sunt folosite în permanenţă, deoarece fluxul datelor este constant. Ele se canalizează atât pe stocarea datelor, cât şi pe viteza lor de procesare.

3.1.1. Sistemele informatice Front Office  Sunt sisteme de procesare a informaţiilor şi care oferă rapoarte în formă vizuală sau scrisă. Ele sunt utilizate cu precădere în managementul activităţilor de cazare turistică, de dimensiune medie şi mare (terestre – echipamente de cazare diverse: hoteluri, moteluri, pensiuni, etc. sau navale – vase de croazieră), dar şi în cadrul agenţiilor turistice.

La pensiunea “David House ” avem : sisteme pentru înregistrarea turiştilor – sisteme prin care se preiau datele

personale ale turiştilor; sisteme pentru gestiunea camerelor – sisteme care oferă informaţii privind nivelul

de ocupare camerelor, statutul (liber/ ocupat, curăţenia ş.a), situaţia financiara ,preluarea mesajelor, precum şi diverse informaţii statistice;

sisteme pentru evidenţa încasărilor – care asigură procesarea tranzacţiilor şi oferă informaţii despre debitele şi creditele în relaţie cu clienţii casa de marcat DATECS MP 55

si GRAD CHEF - un sistem de gestiune si marcaj ce preia comenzile si le trimite catre sectiile existente (bucatarie,bar, etc), emite note de plata si bonuri fiscale si are o gama completa de rapoarte ce pot fi vizualizate in timp real.

Beneficii GrandChef-Usurinta utilizarii de catre angajati; -Previne gresile si pierderile; -Supravegheaza personalul, materiile prime si incasarile; -Creste profitabilitatea;

7

-Ofera un plus de imagine si eleganta afacerii.

Functii GrandChef- Preluare comenzi cu touchscreen sau palm -Carduri fidelitate si acces -Note de plata personalizate -Bonuri marcaj pentru bucatarie si bar -Gestiune stocuri in timp real -Rapoarte -Conectare automata cu casa de marcat -Legatura catre hotel, spa etc -Export date catre aplicatia de contabilitate

3.2 Sisteme pentru automatizarea muncii de birou

Acesta reprezintă un sistem informatic destinat facilitării comunicaţiei şi creşterii productivităţii managerilor şi personalului din birouri prin procesarea documentelor şi mesajelor. Printre primele, şi de altfel cel mai utilizat sistem de automatizare a muncii de birou, este sistemul de procesare a textelor (Word Processing System), care permite crearea, editarea şi imprimarea cu uşurinţă a textelor. În ultima vreme, a devenit tot mai popular sistemul de poştă electronică (Electronic Mail) care permite schimbul rapid de mesaje scrise prin intermediul procesării textelor şi reţelelor de comunicaţii. Un sistem pentru automatizarea muncii de birou poate include următoarele aplicaţii: mesagerie vocală - voice mail - (înregistrează mesajele telefonice şi le stochează în memoria secundară a unui computer, de unde pot fi apelate ulterior de către destinatari); calendar electronic (metodă de păstrarea a evidenţei programelor, întâlnirilor etc); teleconferinţa (mijloc de comunicare între localităţi diferite prin utilizarea facilităţilor electronice şi/sau de generare a imaginii); recuperarea documentelor (utilizarea unuia sau mai multor sisteme de stocare a documentelor pe microfilm sau pe alte suporturi, pentru localizarea şi copierea ulterioară a acestora); transmisie prin fax (mijloc de trasmitere telefonică a documentelor); groupware (software destinat facilitării întâlnirilor prin coordonarea simultană a mesajelor aparţinând membrilor unui grup); grafică (mijloc de realizare a graficelor şi diagramelor).Există două tipuri de opinii cu privire la sistemele SAM. Iniţial, aceste sisteme erau percepute ca mijloace de creştere a productivităţii funcţionarilor şi secretariatului. Mai nou, SAM sunt percepute ca mijloace suport, nu numai pentru funcţionari şi secretariat, cât şi pentru manageri şi tehnicieni.

3.3. Sisteme informationale de management

SIM-ul este un sistem informatic care produce rapoarte zilnice şi permite accesul direct la diferite informaţii, actuale şi mai vechi, de care au nevoie managerii de la nivelurile medii şi inferioare. SIM-urile au în vedere în principal obiective tactice şi operaţionale şi prezintă o importanţă deosebită pentru planificare, adoptarea deciziilor şi control. Ele centralizează informaţii din sistemul de procesare a tranzacţiilor pentru a realiza rapoartele de rutină şirapoartele complexe pentru manageri şi supervizori. În plus, ele produc rapoarte pentru managerii de nivel mediu şi inferior, referitoare la costuri, calitate şi activitatea furnizorilor.

7

3.4. Sisteme de fundamentare a deciziilor

Sistemele pentru fundamentarea deciziei reprezintă o categorie deosebit deimportantă a sisteme informatice pentru management. Acestea sunt sisteme bazate pe computer care oferă un sprijin informaţional interactiv managerilor în timpul procesului de luare a deciziei.Sistemele pentru fundamentarea deciziei utilizează: 1. Modele analitice

2. Baze de date specializate3. Modele interactive (bazate pe computer)

Aceste sisteme sunt create pentru a fi utilizate ad-hoc, oferind răspunsuri rapide sau imediate Un sistem pentru fundamentarea deciziei are următoarele componente:

- Elementele hardware- Elementele software- Date- Modelul de prelucrare- Resursele umane

Modelele reprezintă elemente extrem de importante ale sistemelor pentru fundamentarea deciziei. O definiţie a modelului explică faptul că modelul reprezintă o abstractizare simplificată a unei realităţi care ilustrează componente fundamentale şi relaţiile dintr-un sistem.Sistemele pentru fundamentarea deciziei sunt fundamentate nu numai pe modele, dar şi pe baze de date ca resurse vitale pentru sistem. Baza pentru sistemele pentru fundamentarea deciziei este compusă dintr-un ansamblu organizat de modele matematice.Acest tip de modele reprezintă:

- calcule simple şi rutine analitice;- modele matematice care exprimă relaţii complexe dintre numeroase variabile.

Pentru a transcrie modelele într-un limbaj agreat de computer este nevoie de software-uri. În acest context, se remarcă faptul că cele mai utilizate programe pentru sistemele de fundamentare a deciziilor sunt:

1. Programele de baze de date2. Programele de calcul tabelar

1. Programele de baze de date (managementul bazelor de date) reprezintă programe specializate care permit crearea, utilizarea şi întreţinerea bazelor de date integrate unui sistem de fundamentare a deciziilor. Aceste soft-uri fac posibilă definirea şi modificarea structurii bazei de date, a înregistrărilor şi relaţiilor stabilite între câmpuri, stocarea şi regăsirea datelor precum şi actualizarea şi controlul bazei de date.2. Programele de calcul tabelar reprezintă programe specializate, cu o importanţă la fel de mare ca soft-urile precedente. Acestea oferă cele mai multe facilităţi în elaborarea de modele analitice, interactive care utilizează numeroase variabile. Programele de calcul tabelar sunt utilizate atât pentru sistemele de fundamentare a deciziilor, cât şi pentru analiza business-ului. Mai mult, acestea pot fi utilizate şi pentru rezolvarea de probleme care necesită comparaţii, estimări, precum şi evaluarea alternativelor.Patru tipuri de modele analitice de bază sunt necesare pentru utilizarea unui sistem de fundamentare a deciziilor:

1. Analiza What-if2. Analiza senzitivităţii

7

3. Analiza Goal-seeking4. Optimizările

3.5. Sisteme support ale managementului superior

Acestea sunt sisteme informatice care participă la adoptarea deciziilor şi la funcţionarea eficientă a nivelurilor superioare ale unei firme. Spre deosebire de un SFD, sistemul SSMS presupune capacităţi de calcul mai generale, implică telecomunicaţiile şi operarea cu grafice şi tabele specifice fiecărui tip de problemă. SSMS tinde să utilizeze mai puţine modele analitice decât SFD, oferă informaţii la cerere dintr-o varietate de surse şi permite rezolvarea interactivă a problemelor. În esenţă, SSMS este un sistem informaţional astfel conceput încât să se adapteze necesităţilor managerilor în situaţii specifice.

Cap. 4 Concluzii

Dat fiind faptul ca activitatea societatii este in crestere si devine tot mai complexa, ca rezultat al activitatilor de marketing intreprinse, managerul societatii intentioneaza sa achizitioneze o aplicaţie integrată pentru care a ales în final varianta de realizare în regie proprie, atât din punct de vedere al preţului, dar mai ales al faptului ca preţul nu era plătit imediat.Cerinţele noului sistem:- Fiecare dintre persoanele care au legătură cu fluxul documentelor şi al resurselor să aibă acces la datele care îi erau necesare pe palierul său de activitate, şi să poată face modificări strict numai în datele pentru care are competenţa să o facă. Aceasta presupune o securizare a datelor şi asigurarea cu parolă a accesului la date;Avantaje:- Din sistem se vor putea obtine rapoarte complexe privind consumul si necesarul de aprovizionare, informatii pentru urmarirea si analiza bugetului, frecventa ocuparii spatiilor de cazare, un sistem care sa poata fi folosit la recompensarea clietilor fideli;- Elaborarea documentelor primare şi situaţiilor privitoare la gestiunea resurselor şi detalierea pe comandă a consumului de stocuri;- Introducerea o singura dată a datelor în sistem;- Posibilitatea de update şi integrare cu alte subsisteme;- Asigurarea proprietăţii de sistem deschis , sistemul va fi proiectat modular ceea ce permite dezvoltarea în continuare cu alte subsisteme privind personalul , mijloacele fixe etc. , până la integrarea totală a activităţilor din sistemul informaţional al întreprinderii.