proje haz rehberi

1

T.C.

BAŞBAKANLIK DİYANET İŞLERİ BAŞKANLIĞI Strateji Geliştirme Daİre Başkanlığı

PROJE HAZIRLAMA ve YÖNETME REHBERİ

Hasan DEMİRBAĞ Daire Başkanı

Ekim–2008

Hizmet

Uygulama

Proje Planı

Proje Tanımlama Belgesi

3

İçindekiler İçindekiler ................................................................................................................................ 3

SUNUŞ ................................................................................................................................... 9

BİRİNCİ BÖLÜM ............................................................................................................... 11

Projenin Tanımı ve Özellikleri 1. Proje nedir? ....................................................................... 11

1. Proje nedir? ........................................................................................................................ 13

2. Projenin özellikleri ............................................................................................................. 13

2.1. Amaç tanımı ................................................................................................................ 13

2.2. Süre ve mekân sınırlılığı .............................................................................................. 13

2.3. Tek tanım .................................................................................................................... 13

2.4. Takım çalışması ........................................................................................................... 13

2.5. Benzersizlik ................................................................................................................ 13

2.6. Değişim ....................................................................................................................... 14

2.7. Siparişe göre olmak ..................................................................................................... 14

2.8. Teklikten çeşitliliğe ..................................................................................................... 14

2.9. Risk ve belirsizlikler .................................................................................................... 14

2.10. Tekrarlanmama ......................................................................................................... 14

2.11. Kaynağa bağlı olması ................................................................................................ 14

2.12. Karmaşıklık .............................................................................................................. 14

2.13. İç çelişkiler ................................................................................................................ 14

2.14. Kamu maliyesi açısından proje.................................................................................. 14

3.Projenin rutin işlerden farkları ........................................................................................... 14

4. Projenin kapsamının belirlenmesine etki yapan faktörler .................................................. 15

İKİNCİ BÖLÜM ................................................................................................................. 17

Proje Yönetiminin Oluşturulması, Görev ve Sorumlulukları ................................................. 17

1. Proje yönetimi nedir? ......................................................................................................... 19

2. Proje yönetiminin faydaları ............................................................................................... 19

3. Proje yöneticisi ve özellikleri.............................................................................................. 20

3.1. Proje yöneticisi ............................................................................................................ 20

3.2. Proje yöneticisinde bulunması gereken özellikler ........................................................ 20

4. Proje yöneticisinin görev ve sorumlulukları ....................................................................... 21

4

5. Proje yönetim ekibinin oluşturulması ................................................................................ 21

5.1. Proje ekibi nasıl oluşturulmalıdır? .............................................................................. 21

5.2. Proje yönetim ekibi oluştururken dikkat edilmesi gereken hususlar ........................... 21

5.3. Proje ekibine personel seçimi kriterleri ........................................................................ 22

5.3.1. Görev bakımından ................................................................................................ 22

5.3.2. Ekip uyumu bakımından ..................................................................................... 22

6. Proje yönetiminin başarısına etki yapan faktörler ............................................................. 23

6.1. Proje amaç ve hedefleri ................................................................................................ 23

6.2. Üst yönetimin desteği ................................................................................................. 23

6.3. Proje planlaması .......................................................................................................... 23

6.4. Müşterinin/kullanıcının sürece dâhil edilmesi ............................................................ 24

6.5. Personel ile ilgili konular ............................................................................................ 24

6.6. Teknik konular ............................................................................................................ 24

6.7. Proje kontrolü ............................................................................................................. 24

6.8. İletişim ........................................................................................................................ 24

6.9. Problem giderme .......................................................................................................... 24

7. Proje yönetiminde başarısızlık nedenleri ............................................................................ 24

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM ............................................................................................................. 27

Proje Yönetiminin Bileşenleri, Kısıtları, Aşamaları ve Süreçleri ........................................... 27

1. Proje yönetiminin bileşenleri .............................................................................................. 29

1.1. Bütünleştirme Yönetimi .............................................................................................. 29

1.2. Zaman Yönetimi ......................................................................................................... 29

1.3. Maliyet Yönetimi ........................................................................................................ 29

1.4. Kalite Yönetimi ........................................................................................................... 29

1.5. İnsan Kaynakları Yönetimi ........................................................................................ 29

1.6. İletişim Yönetimi ........................................................................................................ 29

1.7. Satın Alma Yönetimi .................................................................................................. 29

1.8. Risk Yönetimi ............................................................................................................. 29

1.8.1. Risk yönetimi neden gereklidir? ........................................................................... 29

1.8.3. Risk kategorileri ................................................................................................... 30

1.8.4. Risk Tahmini Örneği ............................................................................................ 30

2. Proje kısıtları ..................................................................................................................... 30

5

2.1. Belli başlı proje kısıtları .............................................................................................. 30

2.2. Kısıtlar arasındaki etkileşimler ................................................................................... 31

2.2.1. Zaman .................................................................................................................. 31

2.2.2. Projenin Maliyeti ................................................................................................. 31

2.2.3. Proje Kapsamı ...................................................................................................... 31

3. Proje yönetiminin ana aşamaları ve döngüsü .................................................................... 31

3.1. Proje fikrinin oluşumu ................................................................................................ 31

3. 2. İnceleme ..................................................................................................................... 31

3.3. Planlama (Tanımlama) ................................................................................................ 31

3.3.1. Proje tanımlama bileşenleri .................................................................................. 32

3.3.2. Planlamanın faydaları ......................................................................................... 32

3.3.3. Genel olarak proje programlama .......................................................................... 32

3.4. Finansman temini ve kaynak planlanması ................................................................. 33

3.4.1. Maliyet Planı ve faydaları ................................................................................... 33

3.4.2. Kaynak ve maliyet planlanırken hangi hususlar dikkate alınmalıdır? ................ 33

3.4.3. Proje bütçesi ......................................................................................................... 33

3.5. Uygulama, kontrol ve izleme ...................................................................................... 34

3.5.1. Kontrol Sistemi kurulması ................................................................................... 34

3.5.2. İzleme ................................................................................................................... 35

3.6. Değerlendirme ............................................................................................................. 36

3.6.1. Değerlendirme toplantıları ................................................................................... 37

3.6.2. Raporlama ............................................................................................................ 37

3.6.3. Projenin bitirilmesi ............................................................................................... 38

3.6.4. Proje nihaî değerlendirmesi .................................................................................. 38

4. Proje yönetimi süreçleri ...................................................................................................... 39

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM ....................................................................................................... 41

Projenin Mantıksal Çerçevesi ................................................................................................ 41

1. Mantıksal çerçeve nedir? ................................................................................................... 43

2. Projenin mantıksal çerçevesi nasıl kurulur? ...................................................................... 43

BEŞİNCİ BÖLÜM .............................................................................................................. 47

Proje Yönetimi Araç ve Teknikleri ......................................................................................... 47

1. Proje yönetiminin temel araçları ........................................................................................ 49

6

2. Proje Temel Çerçevesi (Term Of Reference–Tor) ................................................................ 49

2.1. TOR nasıl hazırlanır? ................................................................................................. 49

2.1.1. Arka plan (Background) ...................................................................................... 49

2.2. Örnek Proje Temel Çerçevesi (Tor Dökümanı) ............................................................. 51

3. TOR’a göre hazırlanan proje fikrinin kabul edilmesi ve Değerlendirme Formu ................ 52

3.1. Tor’a göre proje planının hazırlanması ....................................................................... 53

3.2. TOR proje planına göre yürütmenin gerçekleştirilmesi ............................................... 54

4. Proje İzleme Matrisi .......................................................................................................... 54

5. Proje Dosyası ..................................................................................................................... 56

6. Gantt Şeması ..................................................................................................................... 57

6.1. Gant şemasının faydaları ............................................................................................ 58

6.2. Gant şemasına işlenecek görev sürelerinin tahmin edilmesi ........................................ 58

7. Ara Hedef (Milestone) çizelgeleri ...................................................................................... 58

8. CPM (CRİTİCAL PATH METHOD-Kritik Yol Metodu-) ............................................. 59

8.1. CPM aşamaları ........................................................................................................... 59

8.1.1. Aktivitelerin belirlenmesi ..................................................................................... 59

8.2. CPM kullanmanın yararları ....................................................................................... 60

9. PERT ( Program Evaluation And Review Technique)...................................................... 60

9.1. Ağ Diyagramı .............................................................................................................. 60

9.2. PERT aşamaları ......................................................................................................... 61

9.2.1. Aktivitelerin belirlenmesi ..................................................................................... 61

9.2.2. Aktivite takip sıralarının belirlenmesi ................................................................. 61

9.2.3. Ağ Diyagramının çizilmesi ................................................................................... 61

9.2.4. Aktivite tamamlanma sürelerinin belirlenmesi .................................................... 61

9.2.5. Kritik Yolun belirlenmesi ..................................................................................... 61

9.2.6. Proje ilerleme sürecinde CPM diyagramının güncellenmesi ................................ 61

10. CPM ve PERT’in ortak ve farklı yanları ........................................................................ 62

11. CPM ve PERT’in önemi .................................................................................................. 62

12. Kritik Yol ......................................................................................................................... 62

ALTINCI BÖLÜM .............................................................................................................. 64

Proje Başvurusu, Formatları ve Ekleri .................................................................................. 64

1. Proje başvurusu .................................................................................................................. 65

7

2. Proje Teklif Formatı ve ekleri ............................................................................................ 65

Teklif Formatı Ekleri ............................................................................................................. 69

KAYNAKLAR ...................................................................................................................... 83

9

SUNUŞ Yönetim ve proje kavramları, çok eskidir. Ancak genelde “Yönetim Bilimi”, özelde de “Proje Yönetimi”, içinde bulunduğumuz bilgi çağında önemini gittikçe artırmış bulunmaktadır. Bu gelişmeye paralel olarak, maliyet, kontrol, programlama, kaynak yönetimi, zaman yönetimi ve risk yönetimi tekniklerinin birlikte uygulanabildiği “Modern Proje Yönetimi” kavramı ortaya çıkmıştır. Yönetim alanındaki bu bilimsel gelişme ışığında, hem dünyada hem de ülkemizde özel/resmî kurum ve kuruluşların, yönetim teknikleri ve çağdaş yönetim metot ve modelleri alanında kendilerini sürekli olarak geliştirme, yenileme ve güncelleme çabalarına yöneldikleri, memnuniyetle gözlenmektedir. Kurumsal çalışma ve gayretlerin planlanan hedefe ve başarıya ulaşmasının; sistematik, planlı, programlı ve proje bazlı çalışma anlayışının benimsenmesine ve uygulamaya konulmasına bağlı olduğu, şüphe götürmez. Başarılı bir projenin en temel özelliği ise; iyi bir planlama sürecinin ardından, zaman kaybetmeden, daha uygun maliyet karşılığında bir icra ve kontrolle herhangi bir işin sonuçlandırılmasıdır.

Birden çok kurum/kuruluş ve kişinin işbirliği yapmasını gerektiren işlerde,

Değişik ve birbiriyle ilişkili/etkileşim içinde olan işlerin paylaşımında,

İlk kez karşılaşılan işlerin planlama ve uygulanmasında,

Belirlenen sürede bitirilmesi zorunlu işlerde, proje yönetimi ve tekniklerine daha çok ihtiyaç duyulmaktadır. Bu bağlamda “Proje Yönetimi”, kritik bir konu olarak karşımıza çıkmaktadır. Günümüzde proje yönetimi, artık uzmanlık ve bu alanda ilmî birikim gerektiren bir disiplin olmuştur. Bu bakımdan projenin tanımı, içeriği, özellikleri, üretilmesi, hazırlanması, maliyetlendirilmesi, kaynağının temini, yönetilmesi ve raporlanması gibi konularda bilimsel tekniklerin öğrenilmesi ve öğretilmesi önem arz etmektedir. İşte bu nedenle, Başkanlığımız merkez, taşra ve yurtdışı birimlerinin istifade edebilmeleri amacıyla, Dairemizce “Proje Hazırlama ve Yönetme Rehberi” adıyla böyle bir çalışmanın yapılmasına ihtiyaç duyulmuştur. İlk sürümünü sunduğumuz bu Rehberde: projenin tanımı, kapsamı, çeşitleri, planlanması, hazırlanması, programlanması, yönetilmesi, temel çerçevesi, süreci, kontrolü, izlenmesi, değerlendirilmesi, raporlanması ve bu alandaki diğer teknik konular, en temel hatlarıyla ele alınmaya çalışılmıştır. Bu çalışmada bizden teknik desteğini esirgemeyen alanın uzmanları Zühtü KAYALI ve A. Nusret GÜÇLÜ’ye, imla ve tashihteki katkıları nedeni ile Dairemiz şube müdürleri ve uzmanlarına teşekkür ediyor; Rehberin Kurumumuz çalışanlarına yararlı olmasını, olumlu katkılar sağlamasını, Başkanlığımıza yeni ufuklar açacak ve vizyonumuza giden yolda yeni ve mükemmel projelerin doğmasına vesile olmasını diliyorum.

Hasan DEMİRBAĞ Strateji Geliştirme Daire Başkanı

11

BİRİNCİ BÖLÜM

Projenin Tanımı ve Özellikleri

13

1. Proje nedir? Proje kavramının çeşitli tanımları vardır. Bunlardan bir kaçı aşağıda sunulmuştur: Proje; Yeni bir ürün, yeni bir bina veya tesis, yeni bir sistem veya

spesifik bazı sonuçların elde edilmesi için ortaya konan geçici işler bütünü, gerçekleştirilmesi gereken toplam süreçtir.

Belirli bir ekip tarafından, belirli bir amacı gerçekleştirmek için, belirli bir başlangıç ve bitiş süresinde, belirlenmiş hedefler doğrultusunda, belirli kaynak kullanılarak, gerçekleştirilen faaliyetler bütünüdür.

Sonuçları ve çıktıları net olarak belirlenmiş tek seferlik faaliyetler dizisidir.

Karmaşık, rutin olmayan, bir defaya mahsus, belirli zaman, bütçe, kaynak ve performans ile sınırlı, belirli ihtiyaçları karşılamaya yönelik çabalardır.

2. Projenin özellikleri Büyük ya da küçük çaplı olsun, bütün projeler bazı ortak özelliklere sahiptirler. Her şeyden önce proje bir yaşam döngüsüdür. Bir projede belli başlı şu özelliklerin bulunması gerekir: 2.1. Amaç tanımı Proje bir iş talebinden doğar. Proje faaliyetlerinin, maliyet, kalite/performans ve süre cinsinden tanımlanabilir bir amacı/amaçları, sonu, çıktısı ya da ürünü vardır. Bir projeye başlamaktaki ana neden, bu amaca/amaçlara ulaşmaktır. Bu amaçlara ulaşıldığı zaman proje tamamlanır. 2.2. Süre ve mekân sınırlılığı Hiçbir proje, sonsuza kadar devam edemez. Planlama, başlama, uygulama, kontrol ve bitme süreçlerinden geçer. Bir fikrin doğması ile başlar, amaçlara ulaşmak için gerekli adımların tamamlanması ile ya da amaçlarına ulaşamayacağı kesin olarak belirlenip bırakıldığında sona erer. Aynı şekilde, proje genelde belirli bir mekân bütünlüğü içinde gerçekleştirilir.

2.3. Tek tanım Proje içeriğinin tek bir tanımı vardır. Genellikle bir proje yöneticisi yönetiminde yürütülür. Ancak projenin içinde çeşitlilik bulunur, çeşitli görev, faaliyet ya da olayları kapsar. 2.4. Takım çalışması Bir projenin yürütülmesi; genellikle içinde çok değişik disiplinlerden, organizasyonlardan vb. gelen kişilerden oluşan takım çalışması sayesinde olur, başka kuruluş ve kişilerle çalışmayı gerektirir. 2.5. Benzersizlik Her proje özgün bir ürün ve hizmet üretmek için oluşturulduğundan, hiçbir proje başka bir projeye tamamıyla benzemez. Bu nedenle, her projenin kendine has şekilde planlanması ve kontrol edilmesi gerekir.

14

2.6. Değişim Bir proje, icra edildiği süre boyunca önemli/önemsiz çok sayıda değişime uğrar. 2.7. Siparişe göre olmak Bir proje, genellikle bir kişinin ya da kuruluşun talebine göre oluşur. Bu kişi ya da kuruluş projenin özellikleri hakkında belirli sınırlamalar getirebilir. 2.8. Teklikten çeşitliliğe Bir projenin içinde binlerce çeşitlilik bulunabilir. Bu çeşitliliğin içinde insan, kültür, makine, malzeme vb. sayılabilir. 2.9. Risk ve belirsizlikler Bütün projelerde belirsizlik ve risk bulunur. Önemli olan riskleri olabildiğince öngörüp baştan gerekli tedbirleri alabilmek veya kaçınılmaz riskler gerçekleşmesi durumlarında da gerekli davranışları sergileyebilmektir. 2.10. Tekrarlanmama Çoğunlukla bir proje bütün olarak tekrar edilemez. Yinelenen projeler bile ayırt edici farklılıklara ve özelliklere sahiptir. 2.11. Kaynağa bağlı olması Her proje; sınırlı kaynaklara bağımlıdır, kaynak temin edilmeden yürütülemez. Proje, belli girdileri/kaynakları tüketerek, mal veya hizmet şeklinde çıktılar üretir. Genelde aynı kaynak için farklı proje düşünceleri çarpışır. Bir proje alternatif projelerin kullanabileceği kaynakları tüketir. 2.12. Karmaşıklık Proje amaçlarına ulaşabilmek için birçok farklı faaliyetin tamamlanması gerekir. Bu faaliyetler arasındaki ilişkiler, özellikle de projede faaliyet sayısı fazla olduğunda karmaşık olabilir. 2.13. İç çelişkiler Proje içinde kalite, kapsam, zaman ve maliyet genelde birbiriyle çelişen kavramlardır ve iş ihtiyacına en uygun orta noktada birleştirilerek yönetilmeleri gerekir. Örneğin eğitimlerin düzenleneceği fiziksel ortamın rahatsızlık vermeyecek düzeyde temiz ve kullanışlı olması yeterlidir, ancak sunulacak dinî bilginin kalitesini garanti etmek amacıyla daha çok zaman kullanılabilir. Bu durumda kalite talebimiz arttıkça, daha kısa sürede çözme talebimizden fedakârlık etmemiz gerekecektir. Aynı şekilde, genelde projelerde farklı kullanıcılara bağlı olarak farklı ihtiyaçlar ve hatta çelişkili beklentiler olabilir. Zaten proje yönetimi aynı zamanda bu çelişkileri de yönetebilme sanatıdır. 2.14. Kamu maliyesi açısından proje Kamu maliyesi açısından bakıldığında, proje, temel olarak bir yatırım önerisidir. Proje, ekonomik ve teknik yapılabilirliğe sahip minimum yatırımdır; yatırıma yönelik her hangi bir tasarının analiz edilebilen ve değerlendirilebilen en küçük birimidir. Proje, başlıbaşına değerlendirilebilen her hangi bir yatırım unsurudur.

3.Projenin rutin işlerden farkları Organizasyonlarca gerçekleştirilen çalışmalar, rutin faaliyetleri ve projeleri birlikte kapsayabilmektedir. Bu faaliyetler ve projelerin birçok ortak yönleri bulunmaktadır. Meselâ; her ikisi de “planlama-gerçekleştirme-kontrol” aşamalarından meydana gelirler. Projeler,

15

bünyelerinde tekrarlanan rutin faaliyetler içerseler de, genel olarak rutin faaliyetlerden farklılık gösterirler. Projelerin rutin işlerden bazı farkları şunlardır: Projeler tekrarlanan olaylar olmadığından, problem ve çözümleri de rutin değildir. Projelerde örgütlenme biçimi klasik yapıdan farklıdır. Kurumların/kuruluşların işlerinden

farklı oldukları için yönetimleri ve yöntemleri de farklıdır. Hâlbuki rutin faaliyetler hep aynı kişi ve ekiplerce yürütülebilir.

Projeler rutin işlerden farklı olarak bilgi toplama, programlama, uygulama, izleme ve başka departmanlarla birlikte çalışmayı gerektirir.

Rutin işler süregelen ve tekrar eden işler iken, projeler geçici ve eşi olmayan işlerdir. Rutin işlerin planlanması, programlanması bir kaç gün veya bir hafta öncesinde

yapılabilirken, projede planlama ve organizasyon aylarca devam edebilir. Projenin amaçları, sınırları ve kapsamı vardır, rutinde sınır ve kapsam yoktur. Proje, bir ürün ya da hizmet üretir. Rutin, projenin dağıtımıdır. Mesela; bir Kur’ân kursu

yapımı proje, burada öğrenci okutulması rutindir. Çünkü Kur’ân kursu inşası, eşsiz bir proje olup, başlangıç şartları, ortamı, kapsamı ve nihaî hedefleri yalnızca ona göre belirlenmiştir.

Projeler; orijinaldir, kendine özgüdür, kuruma/kuruluşa farklılık, yeni vizyon, ufuk ve farklılık kazandırabilir, mevcut uygulamalarını, ürünlerini ya da hizmetlerini değiştirebilir. Rutin kuruma/kuruluşa artı değer kazandırır ama değişim ve farklılık meydana getirmez.

Projeler, dinamik süreçlerdir.

4. Projenin kapsamının belirlenmesine etki yapan faktörler Proje kapsamının belirlenmesinde; Daha önce benzer konularda gerçekleştirilmiş projelerin adedi, Proje hedefine ulaşmayı engelleyecek risklerin oransal değeri, Zamana bağlı olarak kaynak miktarlarındaki değişimler, Projeyi ortak yürüten kuruluş sayısı, Proje faaliyetleri arasındaki bağımlılık derecesi,

gibi faktörler rol oynayabilir.

17

İKİNCİ BÖLÜM

Proje Yönetiminin Oluşturulması, Görev ve Sorumlulukları

19

1. Proje yönetimi nedir? Proje yönetimi; projelerin hedeflerine ulaşması için proje faaliyetlerinin tanımlanması, planlanması, kategorize edilmesi, mali kaynak temini, programlanması, kontrol edilmesi, bitirilmesi ve değerlendirilmesi gibi projenin gerçekleşmesini sağlamaya yönelik çalışmalar bütünüdür. Bir başka ifadeyle, proje yönetimi, “tanımlanan işi, optimum sürede, optimum maliyetle, hedeflenen kalitede yapmak, planlamak, uygulamak ve kontrol etmek” demektir. Proje Yönetimi; en genel tanımıyla; bilgi, beceri, araç ve tekniklerin ihtiyacı karşılamak üzere proje aktivitelerine uygulanmasıdır. Proje aktiviteleri, bütünleşik bir süreci tanımlayan, Başlatma

Planlama

Uygulama

İzleme ve kontrol ile

Kapanış’tır.

Proje yönetimi; Modern bir iş yapma biçimi, yeni bir disiplindir. Hedef ve değişim merkezlidir. Proje sürecinin tümünde etkinlik sağlamak amacına yönelik bir yöntem ve kurallar

sistemidir. Uluslararası işlerde ortak bir dildir. Başarıya ulaşmak için çok yönlü becerileri bünyesinde toplar. Disiplinli bir şekilde uygulandığı zaman başarının garantisidir. Projede görev alan herkesin aktif katılımını gerekli kılan bir ekip işidir. Ekibin bilgi, yetenek ve tecrübelerini en iyi şekilde kullanmasını zorunlu kılan; insan,

bütçe ve zaman arasında uyum ve işbirliğini gerektiren bir organizasyon sanatıdır. İletişim ve en başta insan olmak üzere kaynak yönetim becerisidir. Çelişkili talepleri dengeleme ve amaca ulaşmak için ihtiyaçları yönetme sanatıdır.

2. Proje yönetiminin faydaları Proje yönetiminin oluşturulması; Amaç ve hedeflere ne zaman ve nasıl ulaşılacağını önceden belirler. Proje çerçevesinde yapılması gereken işlerin düzenli akışını, ahengini, kontrol sisteminin kurulmasını, sağlıklı takibini ve böylece öngörülen sürede sonuçlanmasını sağlar. Proje maliyetinin önceden belirlenmesini ve yapılmak istenenlerin bütçeye uygun olarak gerçekleştirilmesini sağlar. Projede görev alanların kendilerine güven duymalarını sağlar. Projenin başarısızlığa uğrayacağı duygusunu ve stresini azaltır. Projede görev alan ekip üyelerinin proje geliştirme, uygulama ve tahmin yeteneklerinin gelişmesini sağlar. Sürekli raporlama ihtiyacını minimize eder.

20

Etkin ve başarılı projeler gerçekleştirebilmek için geçmiş tecrübelerden iyi dersler çıkarabilmeyi sağlayacak uygun ortamı sunar, oluşan bilgi birikimi ile sonraki çalışmalarda daha doğru kararlar alınmasına katkı sağlar. Benzeri işler daha sonraları tekrar tekrar yapılmaz, böylece zaman ve maliyet tasarrufu sağlanmış olur. Riskleri asgariye ve yönetilebilir seviyeye indirir.

3. Proje yöneticisi ve özellikleri 3.1. Proje yöneticisi Proje yöneticisi, bir projeyi yönetmek üzere görevlendirilen ve projeyi mümkün olan en yüksek üretkenlik, en düşük belirsizlik ve risk ile yürütmekten sorumlu tutulan kişidir. 3.2. Proje yöneticisinde bulunması gereken özellikler Bir projenin başarısı, proje yöneticisi ve proje ekibindeki personelin yetenekleri ve gösterecekleri performansla doğru orantılıdır. Bu itibarla, proje yöneticisi bir projede hayatî öneme sahiptir. Çünkü projenin oluşmasından sonlandırılmasına kadar tüm aşamalarında en başta yer alan ve projeyi birebir yürüten kişidir, proje yöneticisi.

Proje yönetmek zor bir iştir. Bir proje yöneticisi, proje ile ilgili teknik alanlarda uzmanlaşmış olsa da, eğer gerekli yönetim ve liderlik fonksiyonlarına sahip değilse, yöneteceği proje başarısızlıkla sonuçlanabilir. Bu nedenle, proje yöneticisinin seçimine büyük önem verilmeli, onda belirli özellik ve yetenekler mutlaka aranmalıdır.

Konunun uzmanlarınca; özgün projeleri yönetecek kişilerde aranacak özel şartların yanında, bir proje yöneticisinde genel olarak şu özelliklerin ve yeteneklerin olması gerektiği ifade edilmektedir:

Liderlik ve yönetme özelliği, Planlama ve organize yeteneği, Birleştiricilik ve motivasyon özelliği, Müzakere, etkileme ve ikna yeteneği, Beşeri ilişki kurma ve sürdürme becerisi, İletişim becerisi, Koordinasyon becerisi, Disiplin ve problem çözme yeteneği, Karar verme yeteneği, Gerekli düzeyde detay planlama becerisi, Özellikle proje yönetim metodolojisi ile ilgili ayrıca tercihan faaliyet alanı konu uzmanlığı bazında teknik bilgi ve yetenek, Risk farkındalığı, Panik durum yönetme becerisi, Görev takibi ve hesap sorma kapasitesi, Temel malî beceriler, Yeniliklere açık olma özelliği.

21

4. Proje yöneticisinin görev ve sorumlulukları Proje yöneticisi; Proje faaliyetlerini planlamak, programlamak ve kontrol etmekten, Kapsam yönetmekten, Proje ekibini kurmak ve yönetmekten, liderlik etmekten, Projenin ihtiyaç duyacağı fizikî mekân, araba, bilgisayar, vb. diğer maddî kaynakları

belirlemek ve yönetmekten, Ekip personelinin görevlerini ve sorumluluklarını belirleyip bildirmekten, Ekibin gerekli kaynaklara ulaşmasını ve gerekli eğitimi almasını sağlamaktan, Ekibin koordineli çalışmasından ve proje ile ilgili görevlerini yerine getirmesini

sağlamaktan, Gerekli seviyede detay planlamadan, İşin planlanan zamanda tahsis edilen bütçe ile ve üzerinde anlaşılan kalite ve süre şartlarına göre teslim edilmesini sağlamaktan,

Projeyi yönetirken karşılaşılabilecek bazı sorunları ve riskleri öngörerek projenin başarısını etkileyecek olumsuzlukları önlemek için gerekli tedbirleri almaktan, olumsuzluklar gerçekleştiğinde gerekli müdahalelerde bulunmaktan,

Temel paydaşları düzenli bilgilendirmekten, İnsan ilişkilerin yönetiminden,

sorumlu ve görevlidir. Bu itibarla, proje yöneticisinin sorumluluğu oranında yetkisi de olmalıdır.

5. Proje yönetim ekibinin oluşturulması 5.1. Proje ekibi nasıl oluşturulmalıdır? Bir projeye başlanabilmesi ve başarıya ulaşılabilmesi için, öncelikle üst yönetim buna

gerek görmeli, önemsemeli, benimsemeli ve desteklemelidir. Ancak bu sağlandıktan sonra işgücü teminine gidilebilir, proje yönetim ekibi oluşturulabilir ve proje kaynak tahsisi gerçekleştirilebilir.

Proje yönetim ekibi; proje yöneticisi ile proje süresince tam gün kısmî zamanlı ve gerektiğinde zaman zaman projeye destek sağlamakla görevlendirilen kişilerden oluşturulur.

Proje yönetim ekibi oluşturmada en uygun metot, önce proje yöneticisinin görevlendirilmesi, müteakiben proje yöneticisinin proje planlamasını yapıp projenin ihtiyaçlarını tespit ettikten sonra, istenilen tecrübe ve bilgi birikimine sahip bireyler arasından ekibini seçmesidir. Ancak çoğu zaman üst yönetim kurulmuş olan bir takımı yönetmesi için bir proje yöneticisi görevlendirmektedir. Bu durum; proje yöneticisini zorlamakta, eldeki imkânlarla ve mevcut ekiple projeyi yürütebilmek ve sağlıklı sonuçlandırılabilmek, proje yöneticisinin kabiliyetine kalmaktadır.

5.2. Proje yönetim ekibi oluştururken dikkat edilmesi gereken hususlar Plânlama ve uygulama için ne kadar gelişmiş araçlar ve teknikler kullanılırsa kullanılsın, projeyi gerçekleştiren ve o araçları kullanan insanlardır. Onların uzmanlıkları ve iyi niyetleri olmazsa, proje yürüyemez veya argo tabirle kör topal yürür.

22

Eğer bir projede teknik problemler olursa, çözüm yolları bulunabilir. Ancak insan problemlerinin çözümü zordur. Bu nedenle, proje yönetim ekibi oluşturuluken, oldukça dikkatli ve titiz davranmak gerekmektedir. Bu konuda aşağıdaki hususların göz önünde bulundurulması önerilebilir:

Ekip oluşturma işlemine başlamadan önce, proje planı oluşturulmalı, projenin teknik içeriği ve nitelikleri belirlenmelidir. Projenin varsayımları, kısıtları, girdileri, çıktıları ve hedefleri açık bir şekilde tanımlanmalıdır. Proje gözden geçirme metotları ve projenin gerçekleştirilmesi aşamalarında kritik tarihler belirlendikten sonra görevler listelenmelidir. Listelenen her görev için gerekli nitelikler tespit edilip, bunlara uygun personel ve projeyle uzun süre ilgilenecek çekirdek takım elemanları belirlenmelidir. Proje ekibi elemanları ortak bir amacı hedefleyen, birbirlerinin beceri ve bilgilerini paylaşan ve yardımlaşan insanlardan seçilmelidir. Ekip üyelerinin sayısal durumu ve nitelikleri uygulamada gerek görülmesi halinde değiştirilmelidir. Ekip üyeleri gerekli yetenekleri haiz değillerse, yeteneklerinin geliştirilmesi için proje sürerken eğitimlerin verilmesi sağlanmalıdır. Ancak bu durum projenin uygulama safhasını etkileyecekse, yeniden görevlendirme yapılmalı, gerekirse organizasyon dışından da elemanlar seçilmelidir. Proje yöneticisi, takımı kurarken adaylar hakkında araştırma yapmalı, kendileriyle görüşmeli ve onların onayını mutlaka almalıdır.

5.3. Proje ekibine personel seçimi kriterleri Proje ekibine alınacak adayların ekip çalışmasına yatkın olup olmaması, teknik bilgi birikimi, daha önceki tecrübeleri, yönetme kabiliyeti gibi bazı kriterler baz alınmalıdır. Bu konuda aşağıdakine benzer seçim kriterleri oluşturabilir. Ekibe alınması düşünülen personel;

5.3.1. Görev bakımından Teknik olarak yetenekli mi? Güncel bilgi ve beceriye sahip mi? Bilgi ve becerileri diğer takım elemanlarını tamamlıyor mu? Yeterli proje yönetimi bilgisine sahip mi?

5.3.2. Ekip uyumu bakımından Ekip elemanlarıyla uyumlu çalışabilecek mi? İyi bir iletişimci ve dinleyici mi? Hedeflere ulaşmak için fazladan çalışma arzusu var mı? Ekipte farklı görevlere uyum sağlayabilecek esnekliği var mı? Yeni fikirlere açık mı? Başkalarının fikrini kabul ediyor mu?

5.3.3. Birey bakımdan Hoşgörülü mü? Daha fazla başarı için istekli mi?

23

Tek başına yapamayacaklarının bilincinde mi? Dürüst mü? Güçlü ve zayıf yönlerini gerçekçi şekilde ortaya koyabiliyor mu?

6. Proje yönetiminin başarısına etki yapan faktörler Proje yönetiminin başarısı;

• İyi bir planlamaya, • Proje yönetim süreçlerinin titizlikle uygulanmasına, • Bu süreçleri uygulayacak beceriye sahip, uyumlu ve heyecanlı bir proje yöneticisi ve

ekibine, • Proje yönetimi yaklaşımına ve yeterli bir organizasyonel yapıya, • Proje paydaşlarının taahhüt edilen işbirliğine sadık kalmasına, • Projenin gerçek ihtiyaçlara cevap verip vermemesine, • Projenin kurum içinde üst düzey yönetim kademesinde sahibinin olup olmadığına,

doğrudan bağlıdır.

Konunun uzmanlarınca belirlenen ve projenin başarısına olumlu veya olumsuz en fazla etki yapan faktörler, dokuz başlık altında toplanmış olup, aşağıda sunulmuştur:

6.1. Proje amaç ve hedefleri Projenin amaç ve hedeflerinin iyi tanımlanmış olması, planlama ve uygulamanın temelini oluşturur.

Birçok projenin bitmemesinin veya bitirilememesinin ana sebebi, projeyi neyin sonlandıracağının açık olarak tanımlanmamış olmasıdır. Bu yüzden projenin başarıyla tamamlanabilmesi için, ulaşılmak istenen hedefler ve misyon projenin erken safhalarında iyi tanımlanmalı; bunlar proje yönetim ekibi üyelerine, uygulayıcılara ve diğer ilgili ve yetkililere iyi anlatılmalıdır.

Projenin başarı kriterleri taraflar arasında açık ve net bilinmeli, ölçülebilir olmalı ve yönetimsel değerlerle dile getirilmelidir.

6.2. Üst yönetimin desteği Üst yönetimin projeye katılımı, projenin amaç ve öneminin anlaşılmasına yardımcı olur. Bu farkındalık, eğer desteğe dönüştürülebilirse, çok yararlı ve değerli olabilir. Bu yüzden, proje yönetimi ve üst yönetim arasındaki devamlı ve sıkı iletişimin mevcudiyeti, projenin başarısı için şarttır. 6.3. Proje planlaması Projenin bütün yönlerini kapsayan ayrıntılı bir plan, projenin uygulanmasının temelidir. Planlamanın mükemmeliyeti ve yetersizliği, proje başarısını ve başarısızlığını doğrudan etkiler. Planlama; icra sürecinin başlamasıyla son bulmaz, değişen hedefleri ve performansı sonuçlarla ilişkilendiren dinamik ve devamlı bir süreçtir. Uygulama sırasında meydana gelebilecek sapmalar, yeniden planlamayı ve güncelleştirmeyi gerekli kılabilir. Bu nedenle,

24

proje planlaması proje icra edilirken de zaman zaman gözden geçirilmeli, ihtiyaca göre gerek duyulan değişiklikler yapılmalı ve güncellenmelidir. 6.4. Müşterinin/kullanıcının sürece dâhil edilmesi Projenin son kullanıcısı, o projenin başarısının gerçek yargıcıdır. Bu nedenle, daha projenin kavramsal planlamasının yapıldığı safhada, amacı belirlemek ve hedefleri tespit etmek için kullanıcının istekleri temel alınmalıdır. Daha sonraki safhalarda da muhatap kitleye danışmak, hatta doğrudan sürece dâhil etmek, proje sürecinde yapılacak hataları azaltmada önemli bir faktör olacaktır. 6.5. Personel ile ilgili konular İyi motive ve organize olmuş, projeyi gönülden özümsemiş ve benimsemiş ekip üyeleri ile müşteri ve kurumun/kuruluşun diğer çalışanları arasında iyi ve güçlü ilişkiler kurulması, proje başarısının anahtarlarındandır. Eğer bu ilişkiler sağlıklı ve güçlü değilse, projenin arzu edilen başarıya ulaşması zorlaşır. 6.6. Teknik konular Uygun olmayan teknolojiler, kaynak yetersizlikleri vb. teknik sorunlar, gerçekleşen performansı ve projenin genel gidişatını olumsuz etkileyebilir. 6.7. Proje kontrolü İyi işleyen proje kontrol ve denetim mekanizmasının teşkili, projenin seyrine olumlu etki yapar. Bu sayede, hedef ve programdaki sapmalar net olarak belirlenebilir, problemler önceden tespit edilebilir, düzeltici tedbirler ve eylemler ortaya konulabilir. 6.8. İletişim Projenin organizasyonel yapısı, iletişim kanallarını ve kimin kime bilgi aktarmakla yükümlü olduğunu iyi belirlemelidir. Ayrıca bu bilgilerin ne sıklıkla üretileceği ve aktarılacağı da gösterilmelidir. Sağlıklı işleyen iletişim kanallarının kurulması, projenin başarısına olumlu katkı yapar. 6.9. Problem giderme İyi bir risk yönetiminin oluşturulması, problemlerin çözümü için önceden hazırlanmış planların ve prosedürlerin bulunması, problemler ortaya çıktığında çözümü gerçekten kolaylaştırır. Kurumların, kuruluşların, proje yöneticilerinin başarıları, problemleri oluşmadan önleyebilme yetenekleri ile doğrudan ilişkilidir. Problemler, oluşmadan önce çok daha erken aşamalarda öngörülmeli ve önlem alınmalıdır.

7. Proje yönetiminde başarısızlık nedenleri Proje yönetiminde belli başlı başarısızlık nedenleri şunlardır:

• Standart süreçlere dayanan bir proje yönetim metodolojisinin uygulanmayışı, • Mevcut durumun yetersiz analizi, • Projenin hedef gruplarla ilgili olmaması ve bu nedenle benimsenmemesi, • Proje sahibi kurumun/kuruluşun konuya ilgisinin zayıflığı, • Üst yönetimin ilgi ve desteğinin olmaması, • Yöneticilerin ortaya konmuş hedefleri paylaşmaması, • Ortaya çıkacak ürün veya hizmetin gerçek anlamda müşterisinin olmaması, • Teknik yöneticilerin sistem için gerekli iş nedenlerini algılayamaması,

25

• Kısa vadeli bakış açısı, • Kötü tanımlanan veya net tanımlanmamış hedefler ve ihtiyaçlar, • Geçmiş deneyimlerin yeni projelerde dikkate alınmaması, • Müşteri/kullanıcı katılımındaki eksiklikler, • Yetersiz ve etkisiz planlama ve kontrol, • Risk yönetimi olmaması ya da eksikliği, • Yetersiz ya da eksik proje yönetimi/yöneticisi, proje ekip elemanlarının herbirinin

ayrıca yönetici olmaya çalışması, • Doğru kararların doğru zamanda verilmemesi, • Teknik bilgi eksikliği, • Uygunsuz teknoloji ve altyapı kullanımı, • Ekipte motivasyon ve disiplinin yeterli düzeyde olmayışı, • Doğrulanabilir olmayan proje çıktıları, • Yetersiz proje dokümanları.

27

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Proje Yönetiminin Bileşenleri, Kısıtları, Aşamaları ve Süreçleri

29

1. Proje yönetiminin bileşenleri Bir projenin başarı ile sonuçlandırılabilmesi için proje yönetiminin çeşitli yönetim sistem ve tekniklerini devreye sokması, önem arz etmektedir. Bu yönetim sistem ve teknikleri şunlardır: 1.1. Bütünleştirme Yönetimi Bu yöntemle, proje öğelerinin koordinasyonunu sağlayan süreçler tanımlanır. Proje planlama, planın yürütülmesi, izlenmesi, kontrolü ve değişim denetimi yöntemleri uygulanır. 1.2. Zaman Yönetimi Bu yöntemle, projenin zamanında bitirilmesini sağlayacak süreçler tanımlanır. İşlerin tanımı; süre tahminleri, gannt şeması vb. zaman çizelgelerinin geliştirilmesi ve denetiminden oluşur. 1.3. Maliyet Yönetimi Bu yöntemle, projenin onaylanma bütçesi ile bitirilmesini sağlayacak süreçler tanımlanır. Maliyet ve iş programı performanslarının planlandığı gibi yürüyüp yürümediği belirlenir. 1.4. Kalite Yönetimi Projenin ihtiyaçlarının karşılanmasını sağlayacak süreçler tanımlanır. Kalite planlama, kalite güvence ve kalite denetimi yöntemleri uygulanır. 1.5. İnsan Kaynakları Yönetimi Proje ile ilgili işgücünün daha etkin kullanımına yönelik süreçler tanımlanır. Örgütsel planlama, kadro kurma ve takım oluşturma yöntemleri uygulanır. 1.6. İletişim Yönetimi Bu yöntemle proje bilgilerinin zamanında ve uygun biçimde üretilmesi, derlenmesi, dağıtılması, saklanması ve düzenlenmesi süreçleri tanımlanır. İletişim, planlama, bilgi dağıtımı ve performans raporlama yöntemleri uygulanır. 1.7. Satın Alma Yönetimi Proje için gerekecek ürün ve hizmetlerin dışardan alınması süreçleri tanımlanır. Satın almanın planlanması; talep planlama, firma seçimi ve sözleşmenin imzalanmasından oluşur. 1.8. Risk Yönetimi Proje risklerini tanımlamak, analiz etmek ve önlem almak için uygulanan yöntemler bütünüdür. Olumlu olayların ortaya çıkma ihtimalini arttırmak ve olumsuz olayların ortaya çıkma ihtimalini azaltmak, risk yönetimi kapsamındadır. Rekabetçi ortamda ayakta kalabilmek ve lider olabilmek, yüksek risk almayı zorunlu kılar. Bu nedenle, risklerden kaçınılmamalı ama iyi yönetilmelidir.

1.8.1. Risk yönetimi neden gereklidir? • Problemlerin oluşmadan önlenmesi ile performans, maliyet ve iş programında belirlenen

hedeflere, • Büyük risklerin temel nedenlerinin belirlenerek, önleme çalışmaları ile atılım niteliğinde

kazançlara, ulaşmakİçin risk yönetimi gereklidir.

1.8.2. Riskler ortaya çıktığında neler yapılabilir? Riskler genellikle projelerin sınırlı kaynaklarla gerçekleştirilmeye çalışılmasında ortaya çıkarlar. Bu nedenle;

30

Riskler fark edildiğinde, projeyi ertelememesi için gerekli aktiviteler programa eklenebilir.

Riskli aktivitelerin zaman tahminleri artırılabilir. Bunun bir kuralı olmamakla beraber riskin olasılığına ve etki derecesine göre değişir.

Programa yüzdesel zaman çarpanı konarak, yeni teknolojinin beklenmeyen etkileri yansıtılmaya çalışılır ya da iyimser tahminler düzenlenebilir.

Proje yönetiminde en büyük problemlerden biri, risk kaynağı olarak yüksek miktarlarda belirsizliğin mevcut olmasıdır. Risk bütün projelerde mevcuttur. Fazla karamsarlığa da düşmeden yanlış gidebilecek her şeyin yanlış gideceğini varsaymak akıllıca olur.

1.8.3. Risk kategorileri Kestirilemeyen haricî riskler (Örnek: Yönetmelik değişmesi), Kestirilebilen haricî riskler (Örnek: Döviz kurlarının yükselmesi ile proje maliyetinin

yükselmesi), Teknik olmayan dâhilî riskler (Örnek: Yönetimin duyarsızlığı, beceriksizliği), Teknik dâhilî riskler (Örnek: Tasarım veya teknik şartname kaynaklı riskler), Yasal riskler (Sözleşme ve diğer yasal uygulamalardan kayanaklanan riskler).

1.8.4. Risk Tahmini Örneği

Süre Tahmini Belirlenen süre gerçekçi değilse İş, göründüğünden büyükse İstenen sonuç elde edilemiyorsa

Çizelgeleme Öncül-ardçıl ilişkiler doğru değilse Öncül gecikirse, ardçıl başlamazsa

Proje Organizasyonu Kilit personel ayrılırsa Proje sayısı artarsa Müşteri istenileni yapmazsa

Kaynaklar Kaynaklar sağlanmazsa Gecikirse, bulunamazsa

Proje Tanımı Proje tanımı yanlışsa Yöntemler yanlışsa Bütçe gerçekçi değilse

Dış Etkenler Ekonomik kriz olursa Savaş olursa

2. Proje kısıtları 2.1. Belli başlı proje kısıtları Belli başlı proje kısıtları şunlardır:

Zaman, Bütçe, Kalite, Kaynak kısıtları,

31

Teknolojik kısıtlar, Yönetim talimatları.

2.2. Kısıtlar arasındaki etkileşimler

2.2.1. Zaman Zaman, bir proje için birincil kısıtlamadır. Projelerde proje bütçesinin ya da kapsamının ne olduğu bilinmeyebilir. Ancak, bitiş tarihi mutlaka bilinmelidir. Bir ürün/hizmet üreten ya da olayla sonuçlanan birçok proje için zaman, yönetilmesi gereken en önemli kısıtlamadır. Zamanın iyi yönetilememesi, kesinlikle proje maliyetini etkiler.

2.2.2. Projenin Maliyeti Projeyi yürütmek için gereken tüm kaynaklardır. Maliyet; projede işi yapan insan ve donanım, onların kullandıkları malzemeler, para ya da herhangi birinin ilgisini gerektiren tüm olay ve öğeleri içerir. Projenin bütçesi azaltılırsa, zamana ihtiyaç duyulabilir. Zaman azaltılırsa, maliyet yükselebilir ve proje kapsamının daraltılması gerekebilir.

2.2.3. Proje Kapsamı Proje kapsamı, projeyi sürdürecek kişilerle, ürünün/hizmetlerin ortaya çıkış süreçleri ile ilgilenir, proje kapsamı “görevler” ve “evreler” ile ölçülür. Proje kapsamı artarsa, daha çok zamana ve maliyete ihtiyaç duyulur. Bu durumda kapsam sarkması yaşanır.

3. Proje yönetiminin ana aşamaları ve döngüsü Proje yönetimi, aşağıdaki şekilde belirtilen temel aşamalardan ve döngüden oluşmaktadır. 3.1. Proje fikrinin oluşumu Projeler ihtiyaçlardan kaynaklanır ve zihinsel değerlendirmelerle gelişir. Hedef ve kapsamların belirlenmesi, proje tekliflerinin değerlendirilmesi bu aşamada yapıldığından, projenin başarısı için hayatî öneme sahip olmaktadır. 3. 2. İnceleme Bu aşamada mevcut durum, paydaş, sorun, hedef ve strateji analizleri yapılır ve proje amaçları belirlenir. 3.3. Planlama (Tanımlama) Proje yönetiminde en çok üzerinde durulan konuların başında planlama aşaması gelmektedir. Bu aşamada;

• Proje örgütlenmesinin yapılması, • Proje planlama tekniklerinden faydalanılarak proje planının oluşturulması, • Girdilerin sağlanması, • Gerektiğinde uygulanacak alternatif plan değişiklerinin belirlenmesi,

32

Gerekmektedir. Planlama aşamasında projenin,

• Doğruluk, • Sadelik, • Uygunluk, • Gerçekleştirilebilirlik, • Ekonomiklik, • Tutarlılık, • Duyarlılık, • Katılımcılık, • Sahiplenme, • Sürdürülebilirlik,

Gibi kalite ölçütlerine uygun olmasına özen gösterilmelidir.

3.3.1. Proje tanımlama bileşenleri Proje tanımlama bileşenleri aşağıdaki şekilde gösterilmiştir.

Proje tanımlama bileşenleri

3.3.2. Planlamanın faydaları İyi bir planlama sayesinde; • Projenin bütünü hakkında açık fikir edinilebilir. • Kaynakların ne zaman ve nasıl harcanması gerektiği bilinir. • İşlerin birbirine bağlılığı, darboğazlar ve çözüm yollarının bulunması imkânı bulunur. • Planlananlar ile gerçekleştirilenler arasında karşılaştırma yapma ve düzeltme fırsatı

bulunur.

3.3.3. Genel olarak proje programlama Program aşamasında;

İç İlgililer

Dış İlgililer

Proje Ekibi

Müşteri Sponsor

Proje Tanımlama Aşaması

33

• Gantt şemaları, CPM (Critical Path Method) ve PERT (Program Evaluation and Review Technique) gibi proje yönetim teknikleri kullanılır. • Bu teknikler yardımı ile projeyi oluşturan faaliyetler arasındaki ilişkiler kurularak öncelik

sıraları belirlenir, faaliyet sürelerinin tahminleri yapılır, projenin başlangıç ve bitiş zamanları bulunur. • Son olarak programlanmış faaliyetler için ayrıntılı bir bütçe hazırlanır ve gerekli personelin

görevlendirmeleri gerçekleştirilir. • Sonuç olarak proje programı elde edilir, yönetim planı ortaya çıkar. Yönetim planına bağlı

olarak kaynak ihtiyaçlarının karşılanması sağlanır. 3.4. Finansman temini ve kaynak planlanması Hazırlanan projeleri yürütmek amacıyla, varlığı önceden bilinen kaynakların tahsis edilebilmesi için yapılan işlemlerdir. Projenin başlangıç aşamasında; kaynak ihtiyaçlarının belirlenerek, maliyetlerin tahminlenmesi ve ön bütçenin belirlenmesi büyük önem taşır.

3.4.1. Maliyet Planı ve faydaları Maliyet planı, kullanılan kaynakların maliyetleri yanında işler için yapılacak tüm harcamaları kapsar. Kaynak ve maliyetlerin önceden planlanması; • Proje planlamasının amaç odaklı olmasını sağlar. • Toplam proje kaynak ihtiyacı ve dağılımını ortaya çıkarır. • Sonuca dayalı bütçelemeyi ve maliyet etkinliğinin izlenmesini kolaylaştırır. • Kaynakların planlı olarak harekete geçirilmesi için temel teşkil eder. • Kaynakların dengelenmesi ve doğru dağılımını sağlar.

3.4.2. Kaynak ve maliyet planlanırken hangi hususlar dikkate alınmalıdır? Kaynak ve maliyet planlanırken, • Her bir iş için kimin ya da kimlerin ne kadar çalışacağı tespit edilir. • Alınması gereken malzemenin ve hizmetlerin bir listesi yapılır. • Bu malzemelerin tahmini bedelleri araştırılır ve sonra hepsi toplanır. • Ek kaynaklara ihtiyaç duyulup duyulmayacağı değerlendirilir. • Takibi kolaylaştırmak üzere maliyet hesap planları kullanılabilir.

3.4.3. Proje bütçesi Proje bütçesinin hazırlanması ile ilgili birkaç örnek aşağıda sunulmuştur.

34

Proje Tahmini Bütçesi

Bütçe Kalemleri Beklenen Dış Mali Destekler (TL.)

Proje Sunan Kurumun Katkısı (TL.)

Toplam (TL.)

1. Proje elemanaları 4,800 4,800

2. Danışman kişi ve kurumlar 2,000 2,000

3. Saha çalışmaları 2,850 2,850

4. Şehirlerarası seyahat 1,800 1,800

5. Eğitim malzemeleri 6,100 6,100

6. Eğitim ve toplantı 3,275 3,275

7. Ekipman 4,700 12,500 18,600

8. Ofis giderleri ,700 ,350 1,050

9 Proje tanıtımı ve kapasite geliştirme 1,500 1,500

10. Beklenmeyen giderler ,500 ,500

11. Toplam 28,225 12,850 41,075

3.5. Uygulama, kontrol ve izleme Bu aşamada önceden belirlenen performans kriterlerine göre projenin uygulaması ve kontrolü yapılacaktır. Hedef kitlenin, yalnızca planlama aşamasında değil, aynı zamanda uygulama aşamasında da söz sahibi olması ve aktif rol alması gerekir. Bu nedenle uygulama süresince ihtiyaç duyuldukça zaman zaman hedef kitle ile ilgili araştırma ve analizler yapılmalıdır. Proje hedeflerinden sapmalarla karşılaşıldığında, düzeltici faaliyetlerin planlanması gerekebilir.

3.5.1. Kontrol Sistemi kurulması Proje yönetiminde iyi bir proje kontrol sistemi kurulması, son derece önemlidir. Bunun gerçekleştirilmesi; • Performansı/ilerlemeyi objektif bir şekilde değerlendirir. • Planları ve geri bildirimi yapılandırarak gerektiği şekilde ayrıntılı analizler sağlar. • Eğilimleri erken teşhis ederek, düzeltici tedbirlerin alınmasını sağlar. • Performans göstergelerini kullanarak işin nihaî tamamlanmasındaki maliyetler ve

zaman cetvelleri konusunda tahminler yapar. • Verileri güvenilir, çabuk ve düzenli bir şekilde işler ve bu bilgilerin proje takımından

kullanıcılara çabuk ve sağlıklı bir şekilde geri bildirilmesini sağlar. • En alt seviyeden başlayarak, sistemin her yerinde sorumluluk duygusu oluşturur.

35

Örnek Bir Kontrol Döngüsü

3.5.2. İzleme • İzleme; proje yürütme sürecinde, hedeflenen sonuçlara ulaşılma derecesinin göstergelerle

değerlendirilmesi işlemidir. • Bu aşamada, projenin devam edip etmeyeceğine, nelerin gözden geçirileceğine veya ek

önlemler alınıp alınmayacağına karar verilir.

Faaliyetleri yap

Düzeltici tedbirleri al

Hedefleri koy, planları hazırla

Performansı izle

36

Örnek Proje İzleme Formu

Değerlendirme

1 2 3 4

1. Fayda Sağlayan Gruplar

• Fayda sağlayan grupların ihtiyaçlarına ne oranda cevap verildi?

• Proje amacı hangi düzeyde başarıldı?

2. Projeler Yürütme

• Proje zamanına uyum

• Sözleşme ve ödemelerde çabukluk

3. Sürdürülebilirlik

• Devlet politikasının uyumlu hale getirilmesi için alınan önlemler

• Kurumsal kapasitenin derecesi

• Çevre koruma

• Etik değerlere uygunluk

• Uygun teknolojilerin kullanımı

• Sosyokültürel faktörler-kadınların katılımı

4. Finansal Sürdürülebilirlik

• Fayda sağlayan gruplarla yapılan anlaşmalara uyum

• Fon kaynağı sağlayan kurum ve diğer yürütücü kurumlarla yapılan anlaşmalara uyum

• Mevcut finansal varsayımların geçerliliği

5. İzleme ve Değerlendirme

• İzleme ve değerlendirme planlarıyla uyum

• Proje çıktılarıyla ilgili göstergelerin kayıt edilmesi

6. Var olan problemler ve alınması gereken önlemler, çözümler

Proje Performansının Genel Değerlendirmesi

3.6. Değerlendirme Değerlendirme, yapılan plan çerçevesinde projenin fiziksel olarak hayata geçirilmesi, kalite, maliyet, süre ve amaçlar açısından çıktılarının değerlendirilmesi aşamasıdır. Değerlendirme, projenin belirli aşamalarında yapılır.

37

3.6.1. Değerlendirme toplantıları Proje seyrini gözden geçirmek ve proje hedeflerinin gözardı edilmemesini sağlayacak önlemler almak amacıyla değerlendirme toplantıları yapılır. Bu toplantılarda;

Proje ile ilgili tüm kilit personel bir araya gelir. Proje geniş bir bakış açısı ile ele alınır. Projede değişiklik yapılması ya da yaptırımlar uygulanması yönünde kararlar alınır. Toplantı özetleri, alınan kararlar, sorunlar, çözüm önerilerinin bulunduğu toplantı

tutanakları tanzim edilir. Bu tutanaklar, proje yönetiminde bir bakıma başvuru kaynağı olurlar.

3.6.2. Raporlama Projeyi değerlendirmek amacıyla kullanılan metotlardan biri de raporlamadır. Raporlama, proje sürecinin her aşamasını kayda geçirmek ve belgelendirmektir. Proje yönetimi/uygulayıcı organları; uygulamayı desteklemek için finansal kaynak sağlayan taraflara, projenin sorumlusu olan makamlara, gerektiğinde denetim/teftiş birimlerine verilmek üzere, fiziksel ve finansal ilerlemeyle ilgili raporlar vermelidirler.

Raporlarda öncelikle planlanmış olana karşılık gerçekleşmiş olan ilerleme değerlendirilmeli (performans) ve bilgiler az ve öz bir şekilde sunulmalıdır.

Raporlama; Temel bir yönetim aracı işlevi görür. Uygulamanın izlenmesine ve denetlenmesine yardımcı olur. Proje geliştirilirken önceden öngörülmesi mümkün olmayan şartların ortaya çıkıp

çıkmadığının belirlenmesini sağlar. Proje yönetiminde kullanılan raporlar aşağıda belirtilmiştir:

3.6.2.1. Başlangıç raporu İlk iş planını içeren bu rapor; aşağıda tanımlanacak olan “Proje Temel Çerçevesi” (TOR) dokümanı olup, projenin amaçlarını, kaynaklarını, kapsamını ve diğer analizleri içerir. Projenin tarafları, sahibi ve sınırları bu raporda yer alır.

3.6.2.2. Durum raporu Proje planına göre belirli bir aşamanın tamamlanmasından sonra hazırlanır. Projenin güncel durumu hakkında detaylı bilgi sağlar.

3.6.2.3. İlerleme raporları Bunlar; projenin gelişimine, karşılaştığı sorunlara ve çözümlerine yönelik ayrıntılı bilgilendirme raporlarıdır. Projenin yakından izlenmesini sağlarlar. Sık aralıklarla ve düzenli hazırlanırlar. İstenilen peryodlarda proje temel çizgilerine göre gelişmeleri, maliyetleri ve kritik yol analizlerini içerirler. Plana göre projenin ilerleyip ilerlemediğini gösterirler. İlerleme raporları, aşağıdaki başlıkları içerecek şekilde hazırlanabilir: • Proje uygulamalarına dair geçmişin özeti, • Değişen koşullar ve anahtar özelliğe sahip değerlerin açıklanması, • Hedeflerin gerçekleştirilmesine dair ilerlemeler, • Finansal gerçekleşmeler,

38

• Devam eden işler ve bunlara dair gereklilikler, • Sonraki aşamalarda işlerin istenilen kısıtları sağlamak üzere kullanılabilecek kısa

yollar ve diğer işlemler.

3.6.2.4. Özel amaçlı raporlar Belirli bir soruna ya da konuya dikkat çekmek için hazırlanırlar. Biçimi, raporun hazırlanışına göre değişir.

3.6.2.5. Sonuç/Kapanış raporları Projenin bitirilmesi ve kabulü sonunda hazırlanır. Projenin genel olarak, baştanbaşa gözden geçirilmesi, resmi bir değerlendirmeye tabi tutulması, muhtemel kaçırılmış fırsatların irdelenmesi, elde edilen avantajların sürdürülmesi, gerekli aydınlatıcı derslerin öğrenilmesi ve etkinliklerin yeniden yorumlanması açısından hazırlanır.

3.6.3. Projenin bitirilmesi Projeler;

• Amaçlarına ulaşıldığında ve başarılı olarak tamamlandığında, • Durdurulması gerektiğinde, • Amaçlarına ulaşılamadığı ve başarısız olunduğunda,

Sona erdirilir. Kullanıcı kabulünden sonraki adım, projenin resmen bitirilmesidir. Bu amaçla, Resmi bitirme belgesi olacak “Proje Bitirme Raporu”nun hazırlanması gerekir. Bu rapor, proje dosyasının son belgesidir. Taraflarca imzalanır ve onaylanır.

3.6.4. Proje nihaî değerlendirmesi Bu aşamada;

• Proje sonucunda elde edilen sonuçların değerlendirilmesi yapılır.

39

• Geriye dönülerek, yapılanlar gözden geçirilir ve bir sonraki proje için tecrübeler tespit edilir.

• Proje sonuçları ilgili birimlerle yorumlanır ve gerek duyulması halinde kamuoyuna açıklanır.

• Planlanan proje çıktılarının elde edilip edilemediği, elde edilememiş ise nedenleri ve sonuçları, yeni projelerin belirlenmesinde ve geliştirilmesinde bu projeden nasıl ders alınabileceği değerlendirilir.

• Proje çıktılarından en verimli biçimde yararlanmayı sağlayıcı ve müteakip projelerde ortaya çıkacak sorunlara ilişkin önlemler tespit edilir.

4. Proje yönetimi süreçleri Bir kurumda/kuruluşta projenin hazırlanması, yürütülmesi, izlenmesi ve kabulü için proje yönetimince aşağıdaki süreçler izlenebilir: • “Proje Temel Çerçevesi” (Term of Reference–ToR-) dokümanının hazırlanması, • Proje Temel Çerçevesine bağlı olarak proje fikrinin kabul edilmesi, • Proje tanımlandıktan sonra üst yönetimden onay alınması, • Proje yöneticisinin görevlendirilmesi, • Proje yönetim ekibinin oluşturulması, • TOR’a göre proje planının hazırlanması (Planlama sürecinde CPM, PERT, GANTT ve

Milestone çizelgeleri gibi araç ve teknikler kullanılır.),

• Proje planına göre yürütmenin gerçekleştirilmesi, • Yürütülen projenin plana göre kontrol edilmesi, izlenmesi, kararların alınması, gerekli

zaman, kaynak, kapsam düzeltmelerinin yapılması,

40

• Projenin raporlanması, hedeflediği ürün/hizmetin gerçekleştirilmesi, • Ürün/hizmetin ToR ve diğer kabul kriterlerine göre kabul edilmesi.

41

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Projenin Mantıksal Çerçevesi

43

1. Mantıksal çerçeve nedir? Mantıksal Çerçeve;

• 1960’ların sonunda ABD Uluslar Arası Kalkınma Ajansı’nın proje planlama ve değerlendirme sistemini desteklemek için geliştirilmiştir.

• Birçok çok taraflı veya ikili kalkınma ajansları tarafından proje planlama ve yönetme aracı olarak kullanılmaktadır.

• Avrupa Komisyonu, 1993’den beri bu yaklaşımı proje yönetim sisteminin bir parçası olarak kullanmaktadır.

• Mantıksal çerçeve yaklaşımı ilkelerinin bilinmesi, Avrupa Komisyonu fonlarından yararlanmada ve projelerin tasarlanmasında önemli bir paya sahiptir.

• Proje planlama ve yönetmede destek olmak üzere kullanılan analitik bir süreç ve araçlar dizisidir.

• Bilginin analiz edilmesi ve yapısal olarak düzenlenmesine imkân sağlar. • Farklı seviyeler arasında doğal ilişkileri belirler, bu hedeflere ulaşılıp ulaşılmadığını

test etmek için göstergeler verir ve projenin dış etkilerden etkilenip etkilenmeyeceğini tespit eder.

2. Projenin mantıksal çerçevesi nasıl kurulur? Bir projenin mantıksal çerçevesini kurmak demek, projenin;

• Amacını, • Uygulama adımlarını, • Kaynaklarını, • Risklerini, • Çıktılarını,

Birbiri ile ilişkilendirerek yapılabilir, izlenebilir, hedef kitlelerin yararlanabildiği ve bittikten sonra da sürdürülebilir bir proje önerisi hazırlamak demektir. Mantıksal çerçeve proje önerisi ile şekillenir.

44

Projenin Genel ve Özel Hedefleri ve Amaçları

PROJENİN YÜRÜTÜLMESİ(Uygulama Adımları)DEĞERLENDİRME

ARA VE SON RAPORLAR

PROJE HAZIRLAMA, İZLEME,DEĞERLENDİRME VE DENETİM

ONAY VE FİNANSMAN

PROJE ÖNERİSİNİHAZIRLAMA VE

BAŞVURU

MANTIKSAL ÇERÇEVE VE PROJE DÖNGÜSÜ

PAYDAŞLAR, PROJE ORTAKLARI

Proje Fikri, Ön Araştırmalar, Mevcut Durum Analizi

Göstergeler,Araçlar, kaynaklar,

varsayımlar

3

Mantıksal Çerçeve Matrisi

Planlanmış faaliyetlerin ulaşması gereken sonuçları üretebilmesi için gerekli olan dışsal etmenler

MALİYET/BÜTÇE

(Zorunlu değil)

ARAÇLAR/GİRDİLER: Faaliyetlerin gerçekleşmesi için gerekli olan teknik ve insan kaynağının nicelik ve zaman açısından tanımlanması (Zorunlu Değil)

FAALİYETLER: Projenin amacına ulaşmasını sağlayacak ölçülebilir sonuçları elde etmek için planlanmış tüm işler

Proje amacının genel hedefe katkıda bulunması için gerekli olan dışsal etmenler

Göstergeleri değerlendirme sırasında kullanılacak kaynaklar

Sonuçlara ulaşılmasını sağlayacak çıktıların nicelik, nitelik ve zamanlama açısından tanımlanması sağlayan ölçüler

SONUÇLAR/ÇIKTILAR: Proje amacının gerçekleşmesinde katkıda bulunacak ara hedeflerin elde edilmesi için faaliyetleri yürütülmesi

Proje amacının genel hedefe katkıda bulunması için gerekli olan dışsal etmenler


Proje amacının gerçekleşip gerçekleşmediğini ölçmek için kullanılan nicel ve nitel değerler

PROJE AMACI: Proje ile edinilen kazanç, proje alanı veya hedef grubu üzerindeki etki ya da değişiklik


Genel hedefin gerçekleşip gerçekleşmediği ölçmede kullanılan nicel değerler

GENEL HEDEF: Projenin çözümlenmesine katkıda bulunacağı uzun dönemli ana hedef

Dışsal Koşullar/ Varsayımlar

Doğrulama Kaynakları

Objektif Olarak Doğrulanabilir Göstergeler

Müdahale Mantığı‐ Projenin Kapsamı

ÖN KOŞULLAR

45

Örnek Mantıksal Çerçeve Tablosu

Müdahale Mantığı Objektif Şekilde Doğrulanabilir

Başarı Göstergeleri Doğrulama Kaynak ve Araçları Varsayımlar

Genel Amaçlar

- İstanbul Deprem Mastır Planı ve ZPP doğrultunda hazırlanan stratejilerin yerel halk ile paylaşılması,

- Ulusal düzeyde kendimize özgü uygulanabilir ve yaygınlaşabilir katılımcı bir yerel ağın yaratılması,

- Yerel bazlı örgütlenme anlayışı çerçevesinde, hedef gruplarının kendi gelirlerini ve bunun yanı sıra yerel düzeyde sosyal çevrelerinin gelirlerini arttırmalarını sağlayacak bir modelin yaratılması ve uygulanması,

- Hedef grupların becerilerinin artması,

- Yerel bazlı proje geliştirme kapasitesi,

- Yerel bazlı geliştirilen projelerde, yere halkın istihdam edilme oranı,

- Geliştirilen projelerde kamu, yerel halk, sivil örgüt ve özel sektör işbirliğinin gerçekleşme oranı,

- ZPP ve İstanbul Deprem Mastır Planı çerçevesinde yapılan öneriler,

- İstanbul Büyükşehir Belediyesinin Mahalle Yenileşme Stratejisi ve Yaklaşımları,

- Proje ortaklarının izleme ve değerlendirme kayıtları,

- Medya ve sivil örgütlerin projeye olan ilgilerinin artması,

- Belediler tarafından özellikle deprem riski nedeni ile mahalle yenileme projelerinin gündeme alınması,

- Mahalle Yenileşme kavramının gerek medyada gerekse kamu yöneticilerinin gündeminde öncelikli yer alması,

Özel Amaç - Z-MİB kurulması ve işletilmesi,

- Eğitim programlarının planlanması,

- Yerel bazlı proje ve program üretilmesi için veri tabanı hazırlanması,

- Proje ve önceliklerin tespiti için 13 mahallede MİB’larının kurulması,

- Z-MİB’una gelen ziyaretçi sayısı,

- Eğitilenlerin 13 adet MİB’unda istihdam edilme sayısı,

- MİB’larında yerel ölçekli proje geliştirme kapasitesi,

- Web üzerinden veri tabanına ulaşma yoğunluğu,

- Z-MİB’unda yapılan toplantılar ve sonuçlarının değerlendirilmesi,

- Proje çalışmalarının iç ve dış denetime açık olması,

- Proje dokümanları ve veri tabanının hazırlanması,

- MİB’larının kurulması ve üretilecek proje sayısı,

- Yerel ölçekte ilgisizlik, - Hedef grupların eğitim sonrası

yeterince proje üretememeleri, - Yeterince MİB kurulamaması, - Yerel halkın merkezlere olan

katılımının yeterince sağlanamaması,

- Hedef grupların üretecekleri projelerde çalışma isteklerinin olmaması ya da yeterli ilgiyi sağlayamamaları,

46

Beklenen Sonuçlar

- Bir adet Z-MİB kuruldu, - 5 ana konu üzerinde eğitim

verildi, - 60 hedef grup eğitildi, - Veri tabanı oluşturuldu, - Sempozyum düzenlendi,

- Z-MİB’una yerel halkın ilgisi, - 13 adet MİB’unun kurulması ve

eğitim alanların istihdam edilmeleri,

- MİB’larında geliştirilen projelerin uygulanma şansı,

- Projenin diğer belediyeler ve mahalleler için örnek gösterilmesi,

- Toplantı notları ve raporlar, - Eğitmenlerin raporları, - 13 adet MİB2u için öneriler, - Eğitim doğrultusunda

hazırlanan proje ve programlar, - Sempozyum Düzenlenmesi,

- Medyanın ilgisi, - Siyasetçilerin desteği ve ilgisi, - Üniversitelerin ve

araştırmacıların projeye ilgisinin sağlanması,

- Yabancı fonlara ulaşabilirlik için uluslararası tanıtım,

Faaliyet Bileşenleri

- Proje ekibinin kurulması ve çalışması,

- Z-MİB’unun kurulması ve çalışması,

- Eğitim kursları, - Web tasarımı ve dokümanların

hazırlanması,

Araçlar: - Z-MİB için bina, eğitim

malzemeleri, ofis donanımları, - Proje yönetim kadrosu ve yerli

yabancı eğitmenler, - Gönüllü uzmanlar, - Yerel halkla ilişkilerin iyi

kurulması için toplantı ve broşür dağıtılması,

- Mahallenin gereksinmelerine uygun projelerin geliştirilmesi,

- Sempozyum düzenlenmesi,

- Proje raporları, - Geliştirilen proje sayısı, - Yazılı ve görsel dokümanlar, - Veri tabanı, Maliyetler: Bkz: Faaliyet Bütçesi

- Projenin yerel halka anlatılması, - Ortaklar arasında işbirliği

protokolunun yapılması, - Yeterli hedef kitlenin bulunması, - Mahalle yenileşme projelerinin

kamuoyu gündemine gelmesi, - Yeterli talep, - Katılım ve proje geliştirme

bilincinin anlatılması,

47

BEŞİNCİ BÖLÜM

Proje Yönetimi Araç ve Teknikleri

49

1. Proje yönetiminin temel araçları Proje yönetiminde kullanılan temel araçlar şunlardır: • Proje Temel Çerçevesi (Term Of Reference–Tor), • Değerlendirme Formu • Proje İzleme Matrisi, • Proje Dosyası, • Gant Şeması, • Ara Hedef (Milestone) Çizelgeleri, • CPM, • PERT.

Bunların tanım ve mahiyetlerine aşağıda yeri geldikçe değinilecektir.

2. Proje Temel Çerçevesi (Term Of Reference–Tor) “Proje Temel Çerçevesi” (TOR), bir projenin dokümante edilmesi ve kontrolü için gerekli olan, projeye en iyi başlangıç aracıdır. İdeal kurallar çerçevesinde yazılı hale getirilmiş TOR, proje sürecinde hem planlayanlara hem de uygulayanlara önemli derecede yardımcı olabilir. Projenin uygulama bölümünde yaşanabilecek çatışmaları en aza indirebilmek, proje ekiplerinin projeye dair belirsizlikleri yönetebilmesini sağlayabilmek ve projeyi doğru hedeflere yönlendirebilmek için, projenin başlangıcında tüm tarafların mutabık kalabileceği TOR dokümanını hazırlamak, projenin başarısını olumlu yönde etkileyecektir.

TOR sayesinde; • Proje hedefleri, kısıtları, riskleri ve diğer hususlar tanımlanabilecektir. • Projenin sunulacağı ve kabul edileceği makamlar, TOR’a göre projeye resmiyet

kazandıracaklar, ilgili kaynakların yetki ve sorumluluklarını belirleyebilecekler ve tüm kuruma açıklayabileceklerdir.

2.1. TOR nasıl hazırlanır? TOR’da bulunması gereken bölümler ve bunları doldurmadaki genel usûl ve esaslar aşağıda özet olarak sunulmuştur:

2.1.1. Arka plan (Background) Bu bölümde projenin tarihçesi ile ilgili bilgiler yer alır. Projenin neden başlatıldığının açıklandığı ve başlamasına sebep olan faktörlerin tanıtıldığı bölümdür.

2.1.2. Amaçlar (Objectives) Projenin sonunda ulaşılmak istenen ürünlerin/hizmetlerin açık olarak belirtildiği bölümdür. Projenin başarısını daha iyi analiz edebilmek amacıyla, amaçlar ayrıntılandırılmak suretiyle ölçülebilir hedefler konmalıdır. Böylece projenin belirli aşamalarındaki maliyet, efor ve süre hedefleri belirlenerek projenin işleyişi kontrol altında tutulmaya çalışılabilir. Bir projede yalnızca yukarıdaki üç faktörün hedef olarak belirlenmesi yeterli olmayabilir. Bu nedenle, amaçların SMART prensibine uygun belirlenmesi tercih edilmelidir.

Smart, İngilizce 5 kelimenin baş harflerinden oluşan bir kısaltmadır. Bir projede bulunması gereken temel esasları ifade eden bu kelimeler şunlardır:

Spesific –Belirgin, Measurable –Ölçülebilir,

50

Achievible –Ulaşılabilir, Realistik –Gerçekçi, Time Bounded -Zaman Sınırlı.

2.1.3. Kapsam (Scope) Kapsam bölümünde, projenin sınırları belirlenmektedir. Böylece hangi aşamaların projeye dâhil edildiği ve hangi aşamaların projenin dışında kalmış olduğu belirlenmiş olur.

Kapsam başlığı altında projenin sınırları, bitiminde karşılaması gereken temel beklentilerin tanımlanması gerekmektedir.

2.1.4. Kısıtlar (Constraints) Bu bölümde, projenin tamamlanması sırasında zaman, bütçe, kaynak ve kapsam açısından ortaya çıkabilecek kısıtlar belirtilir.

2.1.5. Kabuller, varsayımlar (Assumptions) Kabuller, varsayımlar; bazı parametrelerin geleceğe yönelik ne tip değişikliklere uğrayacağını gösteren tahminlerdir. Rakip sayısı, hedef kitlenin beklentileri, teknolojik gelişmeler, makro ekonomik göstergeler, genel bütçedeki değişiklikler, yönetim değişiklikleri, altyapı değişiklikleri gibi hususlar birer parametre olarak görülebilir. Projelerin ileri bir aşamasında, belirli bir varsayımın yanlış çıkması veya unutulması yüzünden proje başarısızlıkla sonuçlanabilir. Bu nedenle, bu bölüm doldurulurken, bu husus dikkat nazarlarından uzak tutulmamalıdır.

2.1.6. Kaynaklar (Resources) Bu bölümde; projenin yürütülmesi sırasında ihtiyaç duyulan personel, nakit, departman, araç ve gereçlerin, tedarikçi kaynaklarının değerlendirilmesi gerekmektedir.

2.1.7. Riskler Projenin yürütülmesi sırasında ortaya çıkabilecek tehditler ve bunların etkilerinin tanımlanması gerekmektedir. [Risk = Tehdit x etki x Oluşma sıklığı]

2.1.8. Başarı göstergeleri Bu bölüme, tanımlanan kısıtlar ve varsayımlar altında projenin belirlenen hedeflere ulaşmadaki toleranslarının neler olacağına dair açıklamalar yazılmalıdır.

2.1.9. Raporlama Projenin kontrol sürecini tanımlamak için hazırlanması gereken bölümdür. Kontrol edilmek istenen kriterler belirlenmeli ve yapılacak kontrol sonucunda ortaya çıkacak verilerin kimlere, ne sıklıkla ve hangi formatlarda verileceği raporlarda tanımlanmalıdır. Ayrıca etki-tepki-kontrol aracı, bu bölümde tanımlanabilir.

Etki-Tepki-Kontrol Aracı, projedeki sapmaların miktarlarına göre, haberdar edilecek proje taraflarının tanımlanmasını içerir.

51

2.2. Örnek Proje Temel Çerçevesi (Tor Dökümanı) Projenin Sahibi / Birimi / Bölümü Projenin Sahibi

Projenin Kısa Adı Projenin Kısa Adı

Projenin Başlangıç Tarihi Salı, Ocak 01, 2008

Projenin Bitiş Tarihi Çarşamba, Aralık 31, 2008

Projenin Bütçesi 1,000.00 YTL

Projenin Yürütücüsü Muhammed İkbal DERİN

Projenin Tam Adı Diyanet İşleri Başkanlığı Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi

Projeyi Hazırlayanlar Projeyi hazırlayanların isimleri görevleri ve deparmanları bu bölüme yazılacaktır.

Proje Dayanağı Projenin hazırlanmasına esas oluşturan görev / kadro / yetki / iş tanımı

İlişkili Proje(ler) Devam eden veya önceden tamamlanmış projelerle ilişkisi varsa o projelerin adları ve durumları yazılacaktır.

Belgenin En Son Teslim Tarihi

Arka Plan Projeyle ortaya çıkarılmak istenen ürünü/ hizmeti tanıtınız. Projenin ortaya çıkış nedenlerini yazınız. Projenin ortaya çıkışında etkin rol oynayan kaynaklar kimlerdir/nelerdir? Tanımlayın.

Amaçlar Projenin öngörülen başlangıç ve bitiş tarihlerini belirleyiniz. Proje için öngörülen parasal kaynağı (bütçeyi) belirleyiniz. Bu projeyle ulaşmak istenen başka hedefler varsa tanımlayınız.

Projenin Ana Aşamaları/Projenin Kapsamı Proje hangi ana aşamalardan oluşmaktadır? Hangi aşamalar, hangi görevlerden oluşmaktadır? Görevler ve aşamalar hangi sıra ile yapılacaktır?

Kısıtlar Bütçe kısıtı, Proje süresi kısıtı, Aşamalara ait zaman kısıtı, Tedarikçi kısıtları, Üretim/hizmet kapasitesi kısıtları, Politik kısıtlar (devlet vs.).

52

Varsayımlar/Kabuller Proje süresinde gerçekleşmesi beklenen değişkenler ve bu değişkenlerin değerlerine ait varsayımları belirleyiniz.

Maliyet artış dönemlerine ve oranlarına ait tahminler, Teknolojik gelişmelere ait tahminler, Hedef kitleye ait tahminler, Makro ekonomik göstergelerin tahminleri.

Başarı kriterleri Hedef süreden sapma toleransı, Hedef bütçeden sapma toleransı, Diğer hedeflerden sapma toleransı, Ürünün/hizmetin işlevinde kabul edilir değişiklikler, Planların hedeflenen revizyon sayısı.

Kaynaklar Projenin aşamalarında kullanılacak kaynaklar veya departmanlar için görevlendirme

matrisi var mı? Gerekli/mevcut/yedek tedarikçileri tanımlanmış mıdır?

Riskler Proje sürecinde karşılaşabilecek riskler nelerdir? Risklerin etkilenebileceği faaliyetler nedir? Riskleri önleme planları nedir?

Raporlar Hazırlanması gereken raporların, analizlerin, laboratuar sonuçlarının v.b. sıklığı ve

içeriği nedir ve kimlere iletilecektir? Projenin başlatılması veya devam ettirilmesi için gereken izinler ve onaylar nelerdir?

3. TOR’a göre hazırlanan proje fikrinin kabul edilmesi ve Değerlendirme Formu TOR dokümanına göre hazırlanan proje fikri, proje yönetimi kavramları ve kuralları çerçevesinde değerlendirilerek ve ilgili komisyonlar tarafından incelenerek üst yönetim tarafından onaylanır. Onaylanmaması durumunda, kabul edilmeme gerekçeleri, düzeltme, düzenleme, gözden geçirme istekleri taraflara bildirilir. Proje fikrinin kabul edilmesi için aşağıdaki forma benzer bir değerlendirme formu hazırlanabilir:

53

Değerlendirme Tablosu*

KABUL RED

1. ADIM: AÇILIŞ OTURUMU VE İDARİ DENETİM 2 0

1. TOR dokümanının tesliminde son teslim tarihine uyulmuştur. 1 0

2. TOR dokümanı gerekli, biçimsel koşulları sağlamaktadır. 1 0

İdarî teyidi gerçekleştire: ………………………….

Tarih:…../……./……..

2. ADIM: UYGUNLUK KONTROLÜ 8 0

1. Proje Başvuru Rehberinde istenen belgelere göre sunulmuştur. 3 0

a. Projenin bütçesi vardır. 1 0

b. Projenin ihtiyaç duyacağı kaynak listesi vardır. 1 0

c. Proje planı vardır. 1 0

2. Proje fikri 5 0

a. Proje kurallarına uygundur. 2 0

b. İçeriği uygundur. 1 0

c. Önceden yapılmış benzer bir proje ile örtüşmemektedir. 2 0

Uygunluk değerlendirmesini yapan kişi: ………………………

Tarih: …../…../………

KARAR

Komisyon, Proje Hazırlama Rehberi’nde belirtilen kriterlere göre uygunluğunun teyidini yaptıktan sonra projeyi seçmiştir.

10 0

*Proje kabul makamı tarafından kullanılacaktır.

3.1. Tor’a göre proje planının hazırlanması Projenin süresi, 12 ayı geçmemelidir. 12 aydan fazla sürmesi düşünülen projeler, bölünerek diğer yıllara dağıtılmalıdır. Proje planı; uygulamanın başlaması için kesin bir tarih öngörmemeli, belirli tarihlere veya aylara atıfta bulunmamalı, “1. ay”, “2. ay” vb. şeklinde basitçe gösterilmelidir. Her bir faaliyet ve toplam proje süresi için mümkün olan en kısa süreyi değil, uygulama takvimini etkileyebilecek bütün ilgili etkenler dikkate alınarak, en muhtemel sürenin temel alınması tavsiye edilmektedir. Proje planında belirtilen faaliyetler, bu bölümde ayrıntılı olarak anlatılan faaliyetlerle uyumlu olmalıdır. Uygulama birimi, başvuru sahibi veya yüklenici olabilir. Herhangi bir faaliyetin olmayacağı aylar veya ara dönemler de faaliyet planına eklenmeli ve projenin toplam tahmini süresinin hesaplanmasına dâhil edilmelidir.

Proje planı aşağıdaki format kullanılarak hazırlanmalıdır:

54

Faaliyet 1. Ay 2. Ay 3.Ay 4. Ay 5. Ay 6. Ay Uygulama Birimi

Örnek Örnek Örnek

Hazırlık Faaliyeti 1 (Başlık) Kaynak

Uygulama Faaliyeti 1 (Başlık) Kaynak

Hazırlık Faaliyeti 2 (Başlık) Kaynak

…

3.2. TOR proje planına göre yürütmenin gerçekleştirilmesi TOR çerçevesinde hazırlanan projenin kabul edilmesinden sonra, kesin Proje Planı, Ms Project, Gantt Project, Open Workbench, Primavera gibi proje yönetim araçlarının birisi ile ayrıntılı olarak hazırlanıp projeden sorumlu makama teslim edilmelidir. Proje, bu plana göre ve ilgili programlardan biri ile yürütülmelidir. İlgili programlardan Gant Project ve Open Workbench serbest dağıtımlı programlar olup, kuruma yönelik bir lisanslama zorunluluğu doğurmamaktadır.

Projenin gerçekleşmeleri, gelişim durumları, kritik yolu, zaman, kapsam ve bütçe kısıtları programa işlenmeli ve öngörülen raporlamalar, bu veriler ışığında hazırlanıp ilgili taraflara sunulmalıdır.

4. Proje İzleme Matrisi Birer yönetim fonksiyonu olarak izleme ve denetim, etkin ve etkili proje yönetimi için vazgeçilmezdir. İzleme sorun bulma, takip ise sonuçların değerlendirilmesi ve analizidir. İzleme ve takip aktivitelerinin yapılma sıklığı projenin bileşenlerine, istenen ayrıntı düzeyine ve gözden geçirme süreçlerinin değişkenliğine bağlıdır. Örnek bir “Proje İzleme Matris”i aşağıdadır. İzlenen bileşenler, istenen sıklık, kullanılabilecek otomatik araçlar, izleme notlarıdır. Matrisin doğru kullanımı net bir iletişim ve izleme sağlar.

55

Proje İzleme Matrisi İzlenecek Aktivite İstenen sıklık Otomatik

Araçlar Uyarılar

Güncellenmiş Proje Kilometre Taşı Programı

• Aylık • 3 aylık, kilometre taşı,

Aşama tamamlanma gözden geçirmeleri,

MS Project Timline FastTrack

• GANTT tablosu tercihtir • Önceki ayın tablosunun

kopyası saklanmalı (baseline) • Görev tamamlanma

tarihlerini kapsamalı Güncellenmiş ürün / hizmet tanımlanması


aşama tamamlanma gözden geçirmeleri

• Teslimat tarih değişiklikleri

Otomatik proje veri tabanı

Veri tabanı sorumlusu ilgili güncellemeleri yapmalı

Güncellenmiş bitimde beklenen

Durum raporları için istendiğinde programın ilerisine ya da gerisine doğru

MS Project Excel

• Liderler alt görevlerin maliyetlerini hesaplasın

• Bugüne kadar ki proje maliyetlerini içersin

Güncellenmiş ayrıntılı finansal durum

• En az 3 aylık • İstendiğinde

programın ilerisine ya da gerisine doğru

Otomatik proje veri tabanı Muhasebe kayıtları

Ücretler

Güncellenmiş planlanmış ve gerçekleşmiş tasarruf profili

• Durum raporları için haftalık

Excel Üst yönetim görüntüsü

Güncellenmiş Personel Profili



• Ürün teslimat tarih değişiklikleri

MS Project İstenmeyen pikler ve vadiler var mı?

Güncellenmiş kaynaklar • Aylık • 3 aylık, kilometre taşı,


• Teslimat tarih değişiklikleri

Excel Kaynak ihtiyaçları

Güncellenmiş risk tanımlama • İstendiğinde • Risk yönetiminin

parçası olarak en az3 aylık

MS Word Otomatik proje veri tabanı

• Risk matrisi güncelleme • Risk düşürme gerekiyor

mu? • Risk gerçeklendi mi?

Güncellenmiş iş paketleri • İstenirse iş paketi bittiğinde, değiştiğinde, yeniden programlandığında


• Gereksinimler değiştiğinde • Detaylar için değişim

kontrol listesi

Güncellenmiş proje gereksinimleri

• Gereksinimler değişim onayı aldığında istenebilir

MS Word Otomatik proje

• Sözleşme uyarlama • Ayrıntılar için değişim

kontrol listesi

56

veritabanı

Güncellenmiş genel kalemler • Durum raporları için haftalık

MS Word Otomatik proje veritabanı

İzleme ve takip sürecinde tanımlanacak

Güncellenmiş proje planı • İstendiğinde • 3 aylık, kilometre taşı,


MS Word MS Project

Temel planı kullan

Güncellenmiş iş kalemleri • İstendiğinde • Durum raporları için

haftalık

MS Word Otomatik proje veritabanı

• Çözülene kadar izle • Ayrıntılar için çözülme

listesi

Güncellenmiş düzeltici faaliyet kalemleri

• İstendiğinde • Durum raporları için

haftalık


Çözülene kadar izle

İzleme ve Değerlendirme Tanım Tablosu

İzleme & düzenli inceleme Değerlendirme Denetim

Kim? İç yönetim sorumluluğu – bütün seviyelerde

Dış girdileri genellikle dâhil eder (objektiflik) Dış girdileri dâhil eder

Ne zaman? Devam eden Periyodik – orta - vade, tamamlama

Sistemlerin incelemeleri:

Devam eden ve tamamlama üzerine

Neden? İlerlemeyi kontrol et, düzeltici eylemlerde bulun, planları güncelle

Diğer programlara/projelere uygulanabilir genel derslerin öğrenilmesi ve politika incelemelerine girdi olarak kullanılması

Güvenilirliğin sağlanması

Paydaşlara güvence ve güvenilirlik sağlama

Şimdiki ve gelecekteki projelerin iyileştirilmesi için tavsiyeler verir

Kurum hiyerarşisi ile olan bağlantısı

Girdiler, faaliyetler ve sonuçlar Sonuçlar, amaç, genel hedef Girdiler, faaliyetler ve

sonuçlar

5. Proje Dosyası Proje ile ilgili belgeleri düzenli tutmak için bir proje dosyası oluşturulur. Bu sayede, proje ili ilgili bilgilerin bütünlüğü sağlanır. Böyle bir dosyada; • Proje Başlatma Belgesi, • Sözleşme, • Proje planı, • Proje zamanlaması (gant/pert),

57

• Proje bütçesi • Risk yönetim planı, • Proje ekibinden ya da ilgili diğer kişilerden gelen riskler ile ilgili raporlar, • Yönetimden gelen ilgili raporlar, • Sistem tanımı, • Sistem ihtiyaç analizi aşamasında hazırlanan proje kapsamı, • Kullanıcı ihtiyaçları, • Önerilen sisteme ilişkin ön tasarım bilgileri ve işlem prosedürleri, • Geliştirilen sisteme ilişkin işlem ve veri tanımları, • Proje ile ilgili yapılan tüm yazışmalar, • Sınama ve kabul raporları, • Toplantı notları, • Fatura takibi, • Proje özeti, • Diğer planlar.

Bulundurulabilir.

6. Gantt Şeması Sık kullanılan proje programlama yaklaşımlarından biri gantt şemasıdır.

Gantt çizelgesi, Henry Gantt tarafından proje bilgilerini ve ilerleyişini gösterme aracı olarak, 1915 yılında geliştirilmiştir. Gantt Şeması, “sınıflanmış iş” listesindeki her işin başlangıcını, bitişini ve süresini gösterir.

Faaliyetler üstten alta, zamanlar ise soldan sağa doğru sıralanır. Gantt şemalarında zaman çizgisi boyunca her proje aktivitesi için yatay barlar çizilir.

Daha önceleri gantt şeması, işler arasındaki ilişkileri gösteremediği için, kritik yolu çıkartamıyordu. Bilgisayar kullanımı ile beraber, bu zorluk aşılmıştır.

Büyük projelerde WBS programı, gantt şemalarının oluşturulmasından önce tanımlanmakta ve yol gösterici olmaktadır. Daha küçük hacimli projelerde ise Gantt şeması kendisi proje planlamasında kullanılmakta, WBS kullanımına gerek kalmamaktadır.

Gantt Şeması Örneği

58

Örnekde de görüldüğü gibi, gantt şemalarının anlaşılması ve hazırlanması kolaydır. Bu şemalar herhangi bir zamanda hangi aktivitenin gerçekleştirilmesi gerektiğini, daha da önemlisi projenin ilerleyişini günlük olarak gösterebilir ve böylelikle gerektiğinde düzeltici önlemlerin alınabilmesini sağlar.

Gantt Şeması'nın avantajı çok çabuk hazırlanabilmesidir. Karmaşık olmayan projelerde bu tip programlama şemaları yalnız başlarına kullanılabilir.

6.1. Gant şemasının faydaları Gantt şemaları yöneticilere; • Bütün aktivitelerin planlanması, • Bunların performans sıralarının dikkate alınması, • Her bir aktivenin ilerlemesinin izlenmesi, • Aktivite zamanlarının tahmin edilip kaydedilmesi, • Bütün proje için gereken zamanın ortaya çıkarılması, • Problemli alanların açığa çıkarılması.

Gibi faydalar sağlar. 6.2. Gant şemasına işlenecek görev sürelerinin tahmin edilmesi İyi bir süre tahmini; taraflar arasındaki denge, muhakeme yeteneği ve takım moraline bağlıdır. Aktivite süreleri tahmin edildiğinde ekip üyeleri, kendilerini bekleyen şeyleri ve ne beklendiğini görebilirler.

Gannt şemasına işlenmek üzere görev süreleri tahmin edilirken şu hususlar göz önünde bulundurulmalıdır: • Görevin süresini tahmin etmede en önemli şey gerçekçiliktir. • Proje yöneticisi, verimleri, toplantıları, görüşmeleri, personel arasındaki iletişimi,

yönetimin karar boşluklarını hesaba katmalıdır. Hiç kimse %100 verimli değildir. %100 üzerinden yapılmış olan plan mutlaka sapacaktır.

• Aktivitenin süresini tahmin etmede iki soru sorulabilir; Aktivite ne kadar sürede tamamlanır? Aktiviteyi gerçekleştirmek için harcanacak efor nedir?

• Görev süresi tahmini için birçok teknik mevcuttur. En çok kullanılanı, geçmiş deneyimlerden çıkarılacak tahminlerdir. Bu bağlamda, saklanmış ve arşivlenmiş proje verileri, sonraki projelerin başarısında önemli rol oynarlar.

• Her faaliyet hakkında zaman tahminleri, faaliyetler tek tek ve birbirinden ayrı bir şekilde ele alınarak yapılmalı, diğerinin onun üzerinde etki edeceği düşünülmemelidir.

• Her faaliyetin zaman tahmini, normal ve uygulamada kullanılan miktarda eleman, makine ve malzeme kullanıldığı düşünülerek yapılmalıdır.

7. Ara Hedef (Milestone) çizelgeleri • Gannt’tan tek farkı bilginin gösterim şeklidir. • Ara hedefler proje içindeki özel noktaları ve aşılmış işleri gösteren işarettir. • Bu işaretler süre ve kaynak göstermez, ara hedeflerdir. • Bir gant şemasındaki, birkaç ara hedef tanımlanarak projenin izlenmesine yarar

sağlaması önerilir.

59

8. CPM (CRİTİCAL PATH METHOD-Kritik Yol Metodu-) CPM; J. E. Kelly ve M. R. Walker tarafından, 1957 yılında DuPont firmasının kimyasal madde üreten fabrikalarının bakıma girmesi ve bakım sonrası tekrar faaliyetlerine devam etmesi için gereken karmaşık süreçlerin planlanması amacıyla geliştirilmiştir bir proje tekniğidir. CPM, projedeki aktivitelerin bir ağ diyagramı şeklinde görüntülenmesini sağlar. Aktiviteler, ağ diyagramında düğüm noktaları şeklinde, aktivitelere ait başlangıç ve bitişler ise çizgi ya da ok şeklinde sembolize edilir. Örnek bir CPM diyagramı görünümü aşağıda verilmiştir.

Örnek Bir CPM Diyağramı

8.1. CPM aşamaları

8.1.1. Aktivitelerin belirlenmesi WBS ‘in sınıflandırılması kullanılarak, projeye ait olan alt aktiviteler belirlenir. Bu aşama, aktivitelerin ağ yapısının ve sürelerinin belirlenmesi aşamalarının temelidir.

8.1.2. Aktivite takip sıralarının belirlenmesi Bazı aktivitelerin başlaması, diğer aktivitelerin tamamlanmasına bağlıdır. CPM ağının oluşturulması öncesinde, her bir aktivitenin öncülünün ve ardılının oluşturulması gereklidir.

60

8.1.3. Ağ diyagramının çizilmesi Aktiviteler ve takip sıraları belirlendikten sonra, CPM diyagramı çizilebilir.

8.1.4. Aktivite tamamlanma sürelerinin belirlenmesi Aktivite tamamlanma süreleri, yapılacak işin miktarı ve daha önceki tecrübelerden elde edilen ekip verimleri değerleri yardımı ile belirlenir.

8.1.5. Kritik Yolun belirlenmesi CPM hesabında kritik yol, ağdaki en uzun zamanda tamamlanan yoldur. Bu yol üzerinde olan aktivitelerin geciktirilmesi, planlanandan daha uzun bir sürede tamamlanmasına sebep olmaktadır. Bu nedenle süre yönetimi aşamasında doğru analizlerin yapılması gerekmektedir.

8.1.6. Proje ilerleme sürecinde CPM diyagramının güncellenmesi Projenin ilerlemesi ile birlikte, aktivitelerin gerçek süreleri de ortaya çıkar. Bu aşamada yeni kritik yollar oluşabilir ve proje gerekliliklerine bağlı olarak düzenlemeler yapılması gerekebilir. 8.2. CPM kullanmanın yararları CPM kullanmak; • Çalışmanın her aşamasında analitik bir sistemin kullanılması, • Çalışmanın süresi ve maliyetini etkileyecek tüm faaliyetlerin belirlenmesi, • Öngörülen faaliyetler için en ekonomik zaman tablosunun elde edilmesi, • İş akışının zamana bağlı olarak kontrol altına alınması, • Bir diyagramla faaliyetlerin kontrolünde kolaylık sağlanması, • Projenin en uygun değere bitirilme zamanının hesaplanması, • Proje süresince en uygun personel ve araç seçimlerinin yapılabilmesi, • Alternatif çözümlerin hızlı üretilebilmesi, • En basit faaliyetlerin proje üzerindeki etkilerinin gözlenebilmesi, • Çalışmalar sırasında terslik çıkarabilecek gelişmelerin mantıklı ve ölçülebilir değerlerle

hesaplanması imkânının sağlanması, • Maliyet ve finans değerlerinde rasyonellik sağlanması, • İş değişimlerinin süre ve maliyet hesaplarının yapılabilmesi.

Gibi faydalar sağlar.

9. PERT ( Program Evaluation And Review Technique) Karmaşık projeler, aynı anda başlayan, farklı bağlantı türleri ile birbirlerine bağlanan ve ağ yapısında birbirlerini takip eden birçok aktiviteden oluşur.

PERT, aktivitelerin tamamlanma süreleri için olasılık hesabı yapan bir ağ metodudur. 1950’lerin sonunda Amerikan Deniz Kuvvetleri’nin binlerce yüklenici içeren “Polaris Projesi” için geliştirilmiştir. Proje süresini ve maliyetlerini düşürme konusunda etkin bir yöntemdir.

9.1. Ağ Diyagramı PERT’de aktiviteler, ağ diyagramı içerisinde ok şeklinde gösterilmekte ve başlangıç ve bitişleri ise düğüm noktaları olarak kabul edilmektedir. Aşağıda basit bir PERT örneği verilmiştir.

61

Basit Bir Pert Örneği

Şekilde, aktiviteler, büyük harflerle adlandırılmış, süreleri ise T ile gösterilmiştir. 9.2. PERT aşamaları

9.2.1. Aktivitelerin belirlenmesi WBS ‘in sınıflandırılması kullanılarak, projeye ait olan alt aktiviteler belirlenir. Bu aşama, aktivitelerin ağ yapısının ve sürelerinin belirlenmesi aşamalarının temelidir.

9.2.2. Aktivite takip sıralarının belirlenmesi Bazı aktivitelerin başlaması, diğer aktivitelerin tamamlanmasına bağlıdır. PERT ağının oluşturulması öncesinde, her bir aktivitenin öncülünün ve ardılının oluşturulması gereklidir.

9.2.3. Ağ Diyagramının çizilmesi Aktiviteler ve takip sıraları belirlendikten sonra, PERT diyagramı çizilebilir.

9.2.4. Aktivite tamamlanma sürelerinin belirlenmesi Aktivite tamamlanma süreleri, yapılacak işin miktarı ve daha önceki tecrübelerden elde edilen ekip verimleri değerleri yardımı ile belirlenir. Her bir aktivite için 3 zaman tahmini yapılmaktadır.

• İyimser Süre: Genelde aktivitenin tamamlanabileceği en kısa süredir.

• En Olası Süre: En yüksek olasılıkla aktivitenin tamamlanma süresidir. Beklenen süreden farklıdır.

• Kötümser Süre: Aktivitenin tamamlanabileceği en uzun süredir.

9.2.5. Kritik Yolun belirlenmesi Kritik yol ağdaki en uzun zamanda tamamlanan yoldur.

Projenin tamamlanma süresinde oluşacak varyans, kritik yol üzerindeki aktivitelerin varyanslarının toplanması ile elde edilmektedir. Elde edilen varyans değerleri ile projenin bitiş süresini belirli bir olasılıkla tahmin etmek mümkün olmaktadır.

9.2.6. Proje ilerleme sürecinde CPM diyagramının güncellenmesi

62

Projenin ilerlemesi ile birlikte, aktivitelerin gerçek süreleri de ortaya çıkar. Bu aşamada yeni kritik yollar oluşabilir ve proje gerekliliklerine bağlı olarak düzenlemeler yapılması gerekebilir.

10. CPM ve PERT’in ortak ve farklı yanları CPM ve PERT’in amaçları ve analiz yöntemleri aynıdır. Aralarındaki belirgin fark şudur: PERT her faaliyet için üç ayrı zaman tahmini kullanır. CPM ise faaliyetlerin zamanlarının sabit ve hesaplanmış olduğu varsayımından yola çıkar. PERT ve CPM’nin altı ortak aşaması vardır. Bunlar;

Projenin ve tüm faaliyet ve işlemlerin tanımlanması, Faaliyetler ve işlemler arasındaki ilişkilerin belirlenmesi ve önceliklerin ortaya çıkarılması, Tüm faaliyetleri içeren proje ağının çizilmesi, Her bir aktivite için tamamlanma zamanının belirlenmesi, Başlangıçtan sonuca en uzun yolun belirlenmesi, bunun “kritik yol“ olarak adlandırılması.

11. CPM ve PERT’in önemi PERT ve CPM, binlerce aktiviteden oluşan projeler hakkında aşağıdaki gibi sorulara cevap verebilmesi açısından önemlidir: Tüm proje ne zaman sonuçlanacaktır? Projedeki kritik işlemler ve aktiviteler hangileridir? (Bu aktiviteler, geciktirilmesi

durumunda tüm bir projenin aksamasına neden olacak aktivitelerdir.) Geciktirillmesi halinde tüm projenin süresini etkilemeyecek olan, yani kritik olmayan

aktiviteler hangileridir? Projenin belirlenen tarihte bitme olasılığı nedir? Herhangi bir günde proje kontrol altında mıdır? Verilen bir tarihte, harcanan para bütçelenen miktardan daha az, daha fazla ya da

bütçelenen miktara eşit düzeyde midir? Projeyi zamanında bitirebilmek için yeterli kaynak var mıdır? Eğer proje daha kısa bir sürede tamamlanacaksa, bu amacı en düşük maliyetle başarmanın

en iyi yolu nedir?

12. Kritik Yol Kritik yol; işlerin olası en erken tamamlanmasını gösteren yoldur. Kritik yolun belirlenmesi, projenin kontrol edilebilmesi için yaşamsal önem taşır. Kritik yol üzerindeki aktiviteler, zamanında tamamlanamadığı takdirde, tüm bir projenin gecikmesine neden olabilirler. Proje yöneticileri, kritik yol üzerinde olmayan aktiviteleri kullanarak gerektiğinde kendilerine esneklik sağlayabilirler. Bu aktivitelerin zamanlarını proje takvimine göre ayarlayarak işgücü, malî kaynak, araç ve gereç kullanımını verimli hale getirirler. Faaliyetlerin bitiş süresinin erken veya geç olması, projenin bitiş süresini etkilemiyor ise, bu faaliyete "kritik olmayan faaliyet" adı verilir.

Projenin minimum bitiş süresini sağlayacak faaliyet ve süre değerlerinin dizildiği yörüngedeki faaliyetler ise, doğrudan proje bitiş süresini etkileyecekleri için "kritik yörünge" adını alırlar.

63

Proje çalışması sırasında ağırlık verilecek faaliyetlerin belirlenmesi açısından kritik yörünge belirlemesi önemlidir.

Ek kaynaklar kullanılarak proje içerisindeki bazı faaliyetlerin süreleri azaltılabilir. Bu kaynaklar; ek personel ve daha fazla donanım olabilir. Eğer bir projenin belirli bir süre içerisinde bitirilmesi gerekiyor ise, projeyi zamanında tamamlayabilmek için ek kaynaklar, artı maliyet yaratmasına rağmen kullanılabilir. Ayrıca bazı projelerde her gün için belirli bir sabit maliyet vardır. Dolayısıyla proje süresinin kısaltılması maliyeti belirli miktarda düşürebilir.

Faaliyet süreleri sıkıştırılırken; Kritik yörüngedeki faaliyetler listelenir. Erken ve geç bitiş tarihi aynı olan, yani sıkıştırılmayan faaliyetler listeden çıkarılır. Sıkıştırma maliyeti en küçük olan faaliyet seçilir. Sıkıştırmayı engelleyen bir ağ diyagram sınırlaması olup olmadığı, var ise nedeni bulunur. Sıkıştırma, yapılabildiği noktaya kadar yapılır. Sıkıştırma yapıldıktan sonra, proje hesaplamaları yeniden yapılır.

64

ALTINCI BÖLÜM

Proje Başvurusu, Formatları ve Ekleri

65

1. Proje başvurusu Proje hazırlama aşaması sona erdikten sonra, proje başvurusu için yürütülmesi gereken çalışmalar şunlardır: • Projeyle başvurulacak kurum, fon ve kriterler hakkında detaylı bilgi edinilir. • Başvuru prosedürü öğrenilir. (Son başvuru tarihleri, varsa değişik bir proje başvuru formatı, gönderilecek adres/kişi, gönderi türü, vb...) • Başvuru yapıldıktan sonra proje teklifinin ulaşıp ulaşmadığı takip edilir, seçim kriterleri ve seçim takvimi öğrenilir. • Başvuruya verilen cevap olumluysa bir sonraki aşamadaki prosedürü öğrenilir, olumsuzsa ve eğer ret mektubunda yazmıyorsa reddedilme sebebi ve kriterleri nazikçe talep edilir. Başvuru sonucunda; • Sağlam temeller üzerine oturmuş, • Doğru bir şekilde gerekçeleri konulmuş, • Formülasyonu doğru ve istenen formata uygun olarak hazırlanmış, Bir projeye kaynak bulunmaması, söz konusu olamaz.

2. Proje Teklif Formatı ve ekleri Proje yönetiminde uluslararası fon kuruluşlarının başvuruları değerlendirmek üzere istedikleri ortalama bir proje teklifi formatı aşağıdaki başlıklardan oluşmaktadır:

Proje Teklif Formatı

1. TANIM Bu bölümde projenin gerekçesi, hedefleri ve proje uygulamasında kullanılacak yöntemler belirtilecektir.

1.1. PROJENİN İSMİ Proje için, projenin amacını kısa yolla aktaran net ve öz bir proje ismi bulunmalıdır. Proje teklif metni hazırlandıktan sonra isme karar verilmesi önerilir.

1.2. PROJE ALANI Projenin hangi ülke/il/yerleşimde yürütüleceği burada belirtilir.

1.3. PROJE ÖZETİ Projenin amacı, sonuçlar, uygulama adımları, kullanılacak araçlar ve proje maliyeti yazılır. Projeyi hangi kurumun yürüteceği ve varsa ortakların da isimleri verilir.

1.4. PROJENİN AMACI VE HEDEFLERİ

Projenin ana amacı ve varsa amacın alt hedefleri aktarılır. Bu bölümde asıl odak noktası; projeyle ortaya çıkarılan hizmetlerin ne olduğu değil, bu hizmetlerden hedef kesimin sağlayacağı faydadır.

1.5. PROJE GEREKÇESİ Bu bölümde alt başlıkların yardımıyla bu projeye neden gerek duyulduğu sorusunun cevabı verilir.

1.5.1. MEVCUT DURUM, İHTİYAÇLAR VE PROBLEMLER

Proje tasarlanırken projenin bu alanda, konuda vb. yürütülen araştırma çalışmasında ortaya çıkan mevcut durum, hedef grupların ihtiyaçları ve bu grupların karşı karşıya bulunduğu sorunlar tanımlanır.

1.5.2. LİTERATÜR İlgili alanda yurtiçi ve uluslar ararsı literatür taranarak literatürlerin özeti ve önerilen projenin literatürdeki yeri belirtilir.

1.5.3. PROJEDEN DOĞRUDAN YA DA DOLAYLI YOLDAN FAYDA

Proje sonucunda ortaya çıkacak hizmet ya da ürünlerden faydalanacak grupların kimler olduğu belirtilir. (Kişiler, sivil kuruluşları, özel kurumlar, devlet kurumları, kadınlar, çocuklar,

66

SAĞLAYACAK GRUPLAR gençler ya da en az bir ortak yanı olan gruplar olabilir.) Proje doğrudan hedef gruplara hizmet götürmek için ortaya çıktığı için hedef grupların net bir şekilde tanımlanır.

1.5.3. FAYDA SAĞLAYAN GRUPLARIN NEDEN SEÇİLDİĞİ

Yukarıda sıralamış olduğunuz hedef grupların karşılaştığı sorunlar ve ihtiyaçları belirtilir.

1.6. PROJEDE UYGULAMA ADIMLARI

Bu bölüm, hazırlanmış olan mantıksal çerçeveden alınabilir. Uygulama adımları; proje çıktılarına ulaşmak için yürütülmesi gereken çalışmalardır. Bu adımlar maddeler halinde belirtilir.

1.7. METODOLOJİ Bu bölümde aşağıdaki alt-başlıklarla projede kullanılacak metodoloji belirtilir.

1.7.1. PROJEYİ YÜRÜTME METODU VE BU METODUN SEÇİLMESİNDEKİ SEBEP

Projenin hedeflerine ulaşmada izlenecek uygulama adımlarında kullanılacak metot aktarılır. Bu metodun neden seçildiği sebep sonuç ilişkisi içinde belirtilir.

1.7.2. PROJE İZLEME MEKANİZMASI

Bu bölümde izleme mekanizmasının nasıl işleyeceği ve bu işte hangi kurum, kuruluşların veya üniversite bölümlerinin rol alacağı konusunda proje önerenin önerileri belirtilir.

1.7.3. PROJEDE VARSA ORTAKLARIN VE DİĞER KURUMLARIN PROJEYE KATILIMI VE GÖREVLERİ

Proje uygulamasında başvuran kurum dışında başka kurumlar ya da gruplar da yer alıyorsa, bu grupların hangi rolleri üstleneceği belirtilir. Bu kurumlar muhakkak proje ortağı olmak ya da doğrudan bir sorumluluk üstlenmek zorunda değildir.

1.7.4. ORTAKLARIN SEÇİLME SEBEPLERİ

Bu bölümde proje ortağı olan kurumların neden tercih edildiği, bu kurumların güçlü tarafları, projeyi ilgilendiren faaliyet alanındaki tecrübeleri ve projeye doğrudan katkılarının ne olacağı belirtilir.

1.7.5. PROJE EKİBİ VE GÖREV TANIMLARI

Projenin yürütülmesinden doğrudan sorumlu olacak proje ekibinin hangi görev unvanlarından oluştuğu, tam-zamanlı, yarı-zamanlı, gönüllü, danışman, teknik personel, idari personel gibi ayrımlara gidilerek belirtilir. Proje teklifinin eki olan proje bütçesinde projede çalışacak kişilerin ücretleri gösterildiğinden, bütçede gösterilen ekiple bu bölümdeki ekip aynı olmalıdır. Projede çalışacak kişilerin isimlerini belirtmeye gerek yoktur. Projede çalışacak ekibin görev tanımları çalışılacak süre, genel/periyodik işler ve raporlama yöntemi olarak kısaca aktarılabilir. Her birinin projedeki işlevi, sorumluluğu ve çalışma ilişkileri tanımlanmalıdır. Ayrıca proje ekibinin özgeçmişleri ve varsa yayın listeleri ekte belirtilen özgeçmiş formatında hazırlanarak proje ekine konulur.

1.7.6. PROJENİN KATMA DEĞERİ

Bu bölümde; projenin gerçekleştirilmesi sonucunda ulusal ekonomiye ve bilimsel birikime yapılabilecek katkılar ve sağlanabilecek yararlar belirtilir.

1.7.7. DEĞERLENDİRME MEKANİZMASI

Proje sona erdikten sonra uygulanacak değerlendirmenin nasıl, ne zaman ve kim tarafından yapılacağı belirtilir.

1.8. PROJE SÜRESİ VE ZAMAN PLANI

Projenin süresi ay cinsinden yazılarak bir tabloda projenin kaçıncı ayında hangi uygulama adımının yerine getirileceği ve bu aktivitenin hangi kurum ya da kişi tarafından yapılacağı satır bilgisi olarak verilmelidir. Zaman planı ve sorumluluk çizelgesi ayrı iki tabloda gösterilebilir.

67

2. BÜTÇE İlişikte bulunan formun son üç sayfası (Genel Bütçe) doldurulmalıdır. Satın alınacak sarf malzemesi ve hizmet türleri ile istenen seyahat ödenekleri de birer birer gösterilmelidir. Neden olduğu güçlükleri en aza indirebilmek amacıyla, yardımcı personel ödemelerinden olabildiğince kaçınılmalıdır. Zorunlu durumlarda, projede çalışacak kişilerden her birinin adı, eğitim düzeyi ve projede görev alacağı süre belirtilmelidir.

2.1. BÜTÇE GEREKÇESİ İstenen desteğin her bir kalemi için ayrıntılı gerekçe verilmelidir. İstenen teçhizatla ilgili teknik şartname ve proforma fatura ya da teklif mektubu eklenmelidir. Eğer varsa, öneren ve destekleyen kuruluş katkıları anlatılmalı; bu kuruluş yetkililerinin destek söz veren mektupları eklenmelidir.

3. PROJE ÇIKTILARI Proje sonuçlandıktan sonra ortaya çıkmış olan ürünler ve hizmetler ile bunların koşulları bu bölümde aşağıdaki alt-başlıkların yardımıyla aktarılacaktır.

3.1. HEDEF GRUP ÜZERİNDE BEKLENEN ETKİLER

Bu bölümde projeden fayda sağlayacak grupların durumunun nasıl geliştirileceği anlatılır.

3.1.1. ŞARTLAR Projenin hedef grubun içinde bulunduğu koşulları nasıl iyileştireceği anlatılır.

3.1.2. KAPASİTE GELİŞİMİ Proje hedef grup ya da proje ortaklarının yönetsel ve kurumsal kapasitelerini geliştirip geliştirmeyeceği, geliştirecek ise bunun nasıl gerçekleşeceği belirtilir.

3.2. YAYINLAR VE DİĞER ÇIKTILAR

Bu bölümde; proje çerçevesinde ortaya çıkacak kitap, rapor, web sayfası, CD-Rom gibi yayınlar ve varsa diğer somut proje çıktıları listelenir. Çıkacak yayınların adetleri ve eğer gerekli görülüyorsa özellikleri belirtilmelidir.

3.3. PROJENİN ÇOĞALTICI ETKİSİ

Proje kapsamında yer alan hedef gruplar ve proje alanı dışında projenin sonuçlarından olumlu etkilenecek gruplar ya da alanlar varsa bu bölümde belirtilmelidir.

3.4. SÜRDÜRÜLEBİLİRLİK Projenin planlanan çerçeve içinde bitmesi ve fon kaynağı sağlayan kurumun sunduğu finansman kaynağı ve teknik danışmanlığın da sona ermesiyle, proje hedeflenen gruplara yeterli bir süre içinde fayda sağlamaya devam etmelidir. Bu bölümde aşağıdaki alt başlıklarla bu sonuca nasıl ulaşılacağı açıklanmalıdır.

3.4.1. KURUMSAL SÜRDÜRÜLEBİLİRLİK

Proje sona erdiğinde proje amaçlarının sürdürülmesini sağlayacak, projeyi sahiplenecek yerel bir yapılanma olacak mı ya da projeyi yürütmekte olan yapı işlerliğini sürdürecek mi?

4. RİSKLER Önerilen projenin uygulama ve sürdürülebilirliği karşısındaki olası risklerin tanımlanır. Tanımlanan her bir riskin oluşmadan önce veya oluşması sırasında azaltılması veya ortadan kaldırılması için alınacak önlemler belirtilir.

4. PROJE ÖZET BİLGİ FORMU

Ekte verilen forma uygun “Proje Özet Bilgi Formu” hazırlanır.

5. KAYNAKÇA Proje hazırlanırken yararlanılan kaynaklar ekte belirtilen formata uygun olarak eklenir (Ek-3’e bakınız).

PROJE TEKLİFİNİN Kapak sayfa (Ek-1’e bakınız).

68

EKLERİ: İç sayfa (Ek-2’ye bakınız).

Proje Özet Bilgi Formu (Ek-4’e bakınız).

Proje ekibinin özgeçmişleri (Ek-5’e bakınız).

Bütçe özeti (Ek-6’ya bakınız).

Proje özeti Türkçe (Ek–7 ye bakınız).

Proje özeti-İngilizce (Ek-8’e bakınız).

Proje önerilen gerekli gördüğü ek bilgiler eklenebilir.

Projenin içeriği ve durumuna göre kurum tarafından istenecek ek bilgiler, belgeler eklenir.

69

Teklif Formatı Ekleri EK–1

KAPAK SAYFASI

T.C. BAŞBAKANLIK

DİYANET İŞLERİ BAŞKANLIĞI

DİYANET İŞLERİ BAŞKANLIĞI SÜREKLİ KURUMSAL GELİŞİM PROJESİ

70

EK–2

1. SAYFA

(ÖRNEK)

DİYANET İŞLERİ BAŞKANLIĞI

SÜREKLİ KURUMSAL GELİŞİM PROJESİ

PROJE NO: KURUM TARAFINDAN BELİRLENECEK

PROJE ÖNERENİN ADI ve SOYADI

Hasan DEMİRBAĞ

Mart 2005

ANKARA

71

EK–3

PROJE ÖZET BİLGİ FORMU

Proje Kodu: KURUM TARAFINDAN BELİRLENECEKTİR

Proje Başlığı:

Proje Yürütücüsü ve Yardımcı Araştırmacılar:

Projenin Yürütüldüğü Kuruluş ve Adresi:

Destekleyen Kuruluş(ların) Adı ve Adresi:

Projenin Başlangıç ve Bitiş Tarihleri:

Özet (en çok 200 kelime):

Anahtar Kelimeler:

Projeden Kaynaklanan Yayınlar, Yararlar vb...:

72

EK–4

ÖZGEÇMİŞ

(Tüm gelişmeleri bugünden başlayarak geriye doğru sıralayınız)

1. GENEL

DÜZENLEME TARİHİ SOYADI, ADI DOĞUM TARİHİ .….../..…../.…… YAZIŞMA ADRESİ TELEFON FAKS E-MAIL

2. EĞİTİM

ÖĞRENİM DÖNEMİ

DERECE (*)

ÜNİVERSİTE ÖĞRENİM ALANI

3. AKADEMİK DENEYİM (VARSA)

GÖREV DÖNEMİ

ÜNVAN BÖLÜM ÜNİVERSİTE

4. MESLEKİ DENEYİM (VARSA)

GÖREV DÖNEMİ

GÖREV TÜRÜ KURULUŞ

(*) Diploma Türü (Lisans, Y.Lisans, vs.)

73

5. YÖNETİM DENEYİMİ

GÖREV DÖNEMİ

YÖNETİM GÖREVİ KURULUŞ

6. DANIŞMANLIK DENEYİMİ

GÖREV DÖNEMİ

DANIŞMANLIK KONUSU KURULUŞ

7. UZMANLIK ALANLARI

UZMANLIK ALANI ANAHTAR SÖZCÜKLER

74

8. SEÇİLMİŞ YAYINLAR (Dilenirse, tam liste ayrıca eklenebilir)

YAZAR(LAR) MAKALENİN/BİLDİRİ BAŞLIĞI DERGİ/TOPLANTI ADI CİLT/SAYI/SAYFA TARİH

75

9. ÜYELİKLER(DERNEK, MESLEK KURULUŞU VB...)

ÜYELİK DÖNEMİ

ÜYELİK TÜRÜ KURULUŞ

10. ÖDÜLLER

ÖDÜLÜN ADI ALINDIĞI KURULUŞ YILI

11. DİĞER (Gerekli görülen bilgiler burada verilmelidir)

76

EK–5

PROJE ÖNERİSİ BÜTÇESİ

Proje Başlığı

Proje Yürütücüsü

Öneren Kuruluş

Destekleyen Diğer Kuruluş

Destekleyen Diğer Kuruluş

Bütçe (Milyon TL) Önerilen (Doldurunuz) Onaylanan(Boş bırakınız)

ÖZİ Katkısı

Öneren Kuruluş Katkısı

Destekleyen Diğer Kuruluş Katkısı


Toplam Bütçe

Proje Süresi

Başlama Tarihi

Proje Kodu

77

Öneren Kuruluş Onaylayan Yetkili (Üniversitelerde Dekan)

Adresi Konumu

Telefon Faks e-mail İmza Tarih

Destekleyen Diğer Kuruluş Onaylayan Yetkili

Adı

Adresi Konumu


Destekleyen Diğer Kuruluş Onaylayan Yetkili

Adı

Adresi Konumu


Yürütücü İmza Tarih

Adresi Telefon e-mail

Araştırıcı İmza Tarih






Proje Kodu

78

EK–6

PROJE ÖZETİ (TÜRKÇE)

Proje Başlığı

Proje Yürütücüsü

Telefon

Adresi Faks

e-mail

ÖZET

Anahtar Sözcükler

Project Code

79

EK–7

PROJE ÖZETİ (İNGİLİZCE)

Project Title

Principal Investigator

Telephone

Address Telefax

e-mail

ABSTRACT

Keywords

Proje Kodu

80

EK–8 GENEL BÜTÇE (Milyon TL)

Önerilen (Doldurunuz)

Katkı Kaynağı Makine Teçhizat

Sarf Malzemes

Hizmet Alımı

Yardımcı

Seyahat Telif Toplam

Kurum Katkısı

Öneren Kuruluş Katkısı



Toplam

Onaylanan (Boş Bırakınız)

Kurum Katkısı

Düzeltilmiş Toplam

KURUM BÜTÇESİ

Makine/Teçhizat - Her türlü kalıcı donanım, donanım bölümü, bilgisayar, bilgisayar aksamı, kitap vb ile proje dışında da kullanılabilecek yazılım paketleri bu bölüme yazılır ve kurumİ demirbaşına kaydedilir. Dışalımlarda FOB değeri (yalnızca yabancı para olarak) belirtilir. İç alımlarda KDV içeren değerler yazılır. Sarf Malzemesi - Deney gereçleri, hayvanlar, kimyasal maddeler, kırtasiye vb. gibi kullanılarak tüketilecek gereçler ile proje süresince kullanıldıktan sonra elden çıkacağı varsayılan küçük el araçları (pense, tornavida vb.) bu bölüme yazılır ve demirbaşa kaydedilmez. Proje dışında önem taşımayan küçük yazılım programları da (Grup onayı ile) buraya konulabilir. Hizmet Alımı - Danışmanlık, nakliye, teçhizat bakım ve onarımı, basım vb. gibi belli bir ücret karşılığında yaptırılacak olan iyi tanımlanmış ve fatura karşılığı satın alınabilecek işler bu bölüme yazılır. Seyahat - Veri toplama, yerinde inceleme, arazi çalışması vb. gibi araştırmayla doğrudan ilgili amaçlarla yapılması planlanan yurt içi yolculuklar bu bölüme yazılır. Bildiri sunmak üzere bilimsel toplantılara katılım desteği çeşitli koşullara bağlı olup, ender durumlarda verilebilir. Yardımcı Personel - Projede çalışacak, araştırıcı olmayan personele yapılacak ödemeler bu bölüme yazılır. Ancak, çeşitli güçlükleri nedeniyle, yardımcı personel istihdamından olabildiğince kaçınılmalıdır. Bunun yerine öğrenciler (doktora/yüksek lisans) için burs önerilebilir. Telif - Yürütücü ve araştırıcılara ödenecek telif ücreti Grup tarafından belirlenir.

Proje Kodu

81

EK–9

KURUM BÜTÇESİ ÖDEME PLANI (Milyon TL)

Önerilen (Doldurunuz)

Dönem Makine Teçhizat

Sarf Malzemes

Hizmet Alımı

Yardımcı Personel


Ocak-Haziran

Temmuz-Aralık

Ocak-Haziran

Temmuz-Aralık

Ocak-Haziran

Temmuz-Aralık

Toplam

Onaylanan (Boş Bırakınız)

Dönem Makine-Teçhizat

Sarf Malzemes

HizmetAlımı

Yardımcı Personel


Ocak-Haziran

Temmuz-Aralık

Ocak-Haziran

Temmuz-Aralık

Ocak-Haziran

Temmuz-Aralık

Toplam

82

Bütçe Kalemleri Önerilen (Doldurunuz) Onaylanan

(Boş Bırakınız) Her biri(*) Toplam

Makine / Teçhizat (Proforma fatura/teklif mektubu ekleyiniz) 1.

2. 3. 4. 5. Sarf Malzemesi 1.

2. 3. 4. 5. Hizmet Alımı (Önemli alımlar için teklif mektubu ekleyiniz) 1.

2. 3. 4. 5. Yardımcı Personel (Zorunlu değilse yazmayınız)

Ad/eğitim/çalışma süresi (ay) belirtiniz

1. 2.

3. Seyahat 1. 2. Telif (İstemiyorsanız belirtiniz) 1.

2. 3. GENEL TOPLAM

(*) Dışalımlar için yalnızca yabancı para olarak FOB değeri

83

KAYNAKLAR Adım Adım Ms Project 2002, 2003, Microsoft Press, Arkadaş Yayınevi.

CFCU (Merkezi Finas ve İhale Birimi), Proje Başvuru Formları Örneği.

EDİNSEL, Kerim, Başarılı AB Projelerinin Genel Mantıksal Çerçevesi, Türkiye Bologna Rehberi.

EREN, Hamdullah, Proje Yönetimi Kavramları, Eren Holding,

European Cammission, Europe Aid Project Cyck Manogement Guidelines.

How to Write a Project Document, UNDP, NewYork, June 1991.

KESKİNEL, Prof. Dr. Fikret, Şebeke Bazlı Proje yönetimi, Birsen Yayınevi.

KÖREZOĞLU, H.S., Avrupa Birliği Proje Yönetimi Yaklaşımı (Project Cycle Management) ve Mali İşbirliği Çerçevesinde Kullanılan Terimler ve Açıklamalar, Derleme.

KULOĞLU, Dr. Figen, Tübitak Kariyer Programı Proje yöneticisi Proje Yönetim Çalıştayı Sunumu.

ÖZKAN, Yavuz, Proje Yönetimi Tezi, Kocaeli Üniversitesi Mühendislik Fakültesi, Endüstri Mühendisliği.

TEKİR, Görkem, Proje Yönetimi, Metodoloji, Uygulamalar, Çağlayan Yayınevi.

Trevor 1. Young, Daha İyi Nasıl Proje Yönetimi, Timaş yayınları.

TÜBİTAK, Proje Hazırlama Esasları, www.tubitak.gov.tr/togtag/turkce/formlar.

Yapı İşletmesi İnşaat Yönetimi İnşaat Formu, www.yapiisletme.com adresli web sitesi.

YEŞİLADALI, B., Proje Hazırlama Kılavuzu, Tarih Vakfı.

YILMAZ, C., Akça, H.İ., Türkiye’de Proje Planlama ve Proje Döngüsü Yönetimi.

proje haz rehberi

Documents