PROJE SÜREÇLERİ YÖNETİM SİSTEMİ

0 Kullanıcı Bilgileri

0 Destek Başvurusu İşlemleri

0 Talep, Rapor ve Yayın İşlemleri

0 Harcama İşlemleri

0 Eski Projelere Yönelik İşlemler

İçerik

0 HÜ mensubu araştırmacıların temel bilgileri BİD Başkanlığı bünyesinde kullanılmakta

olan Personel Veritabanından günde bir kez otomatik olarak çekilmektedir.

0 Araştırmacıların sisteme giriş yapabilmeleri için aşağıdaki bilgilerinin tanımlı ve doğru

olması zorunludur.

0 TC Kimlik No, Sicil No, Unvan, Adı Soyadı, Birimi, Bölümü ve e-posta adresi

0 Şifresini bilmeyen araştırmacılar, ana sayfada bulunan Şifre Gönder butonunu

kullanarak şifrelerinin e-posta adreslerine gönderilmesini sağlayabilirler.

0 Sisteme giriş yapamayan araştırmacıların öncelikle personel veritabanındaki bilgilerinin

doğruluğunu ve tamlığını kontrol ettirmeleri gereklidir.

0 Personel veri tabanındaki bilgileri doğru ve tam olmasına rağmen sisteme giriş

yapamayan araştırmacıların BAP Birimi ile irtibata geçmeleri önerilir.

Kullanıcı Bilgileri

0 BAP Birimi Yönergesi ve Uygulama Esasları Dokümanının okunması önerilir.

0 BAP Web Sayfası Mevzuat Menüsünden erişilebilir.

0 APSİS, Yardım menüsünden erişilebilir.

0 Kurum personelinin APSİS sisteminde bulunan Özgeçmiş Düzenleme alanındaki

kişisel bilgilerini güncellemiş olmaları zorunludur.

0 Proje başvurularında ve diğer süreçlerde ihtiyaç duyulabilecek form ve belgeler iki

ayrı kaynaktan temin edilebilir:

0 BAP Web Sayfası Formlar/Belgeler Menüsünden erişilebilir.

0 APSİS, Gerekli Belgeler menüsünden erişilebilir.

Genel Uyarılar / Öneriler

0 Başvuru yapılacak destek programı için sağlanması gereken ön koşullar ve başvuru

için gerekli belgeler Uygulama Esasları Dokümanından okunmalıdır.

0 Projelerde görev alacak tüm kurum personelinin APSİS sisteminde bulunan Özgeçmiş

Düzenleme alanındaki kişisel bilgilerini güncellemiş olmaları zorunludur.

0 Araştırmacıların tüm yayınlarını sisteme eklemeleri zorunlu değildir.

0 Yalnızca başvurularda kullanılacak, ISI indekslerinde taranan dergilerdeki

yayınların «Özgeçmiş Düzenleme» alanında bulunan «Web Of Science Yayın

Arama» alanından sisteme eklenmiş olması zorunludur.

0 Projede yer alacak, kurum dışı tez öğrencilerinin ve diğer araştırmacıların iletişim

bilgilerinin ve pdf formatında hazırlanmış özgeçmiş dosyalarının başvuruda sisteme

yüklenmesi zorunludur.

Proje Başvurusu Yapacak Araştırmacılar İçin Öneriler

0 Başvuru Formu: Destek Programına uygun başvuru formu tüm alanları doldurulmuş

olarak sisteme yüklenmelidir.

0 Teknik Şartname Dosyası: Seyahat (yolluk ve yevmiye) dışındaki tüm harcama

kalemleri için şartname hazırlanması zorunludur. Şartnameler tek bir dosyada

toplanabilir veya birden çok dosya olarak düzenlenebilir.

0 Proforma Fatura: Seyahat (yolluk ve yevmiye) dışındaki tüm harcama kalemleri için

yaklaşık maliyeti ve her bir harcama kaleminin KDV oranını gösteren proforma

faturaların sisteme yüklenmesi zorunludur.

0 Proforma faturaların BAP Birimi veya araştırmacıya hitaben hazırlanmış, imzalanmış ve

kaşelenmiş olması gerekir.

0 Yurt dışından temin edilebilecek, yurt içinden proforma fatura alınması imkanı bulunmayan

harcama kalemleri için zorunlu hallerde internet sayfalarından temin edilecek ekran görüntüleri

de proforma fatura olarak kullanılabilir.

Proje Başvurusu Yapacak Araştırmacılar İçin Öneriler

0 Etik Kurul Onay Belgesi: Proje konusu gerektiriyor ise Etik Kurul Onay Belgesinin

sisteme yüklenmesi zorunludur. .

0 Kabul/Davet Yazısı: Araştırmanın belirli bir kısmının başka bir merkezde yürütüleceği projeler, araştırma işbirliği içeren projeler ve bilimsel etkinliklere katılım destekleri için kabul veya davet yazısının sisteme yüklenmesi zorunludur.

0 Proje Evrakları İle İlgili Detaylı Bilgi: Başvuru için yüklenmesi zorunlu olan belgeler ve kabul edilen destek talepleri için BAP Birimine teslim edilmesi gereken belgelere yönelik detaylı bilgi APSİS sisteminde Yardım menüsü altında ve BAP Birimi Web Sayfasında Yardımcı Bilgiler menüsü altında verilmiştir.

0 Rapor tarihi geçen veya süresi biten projeler sistem tarafından kontrol edilmekte ve zaman aşımı yaşanan projelerin tüm işlemleri ve yürütücüleri sistem tarafından otomatik olarak bloke edilmektedir.

0 Süre aşımı nedeniyle Bloke işlemi yalnızca proje yürütücüleri için uygulanmaktadır.

Proje Başvurusu Yapacak Araştırmacılar İçin Öneriler

Proje Başvurusu Değerlendirme Süreci

Proje Ofisi Koordinatör

Hakem

Koordinatör

Komisyon

Karar

1. Ön Başvuru

2. Başvuru

3. Değerlendirmedeki Proje

4. Kabul Edilen (Yürüyen) Proje

5. Ret Edilen Proje

Biçimsel İnceleme 1

1

2

5

3

Ret Kabul 4

Komisyon Üyesi

Alt Komisyon

Online Başvuru Uygulaması

0 Revizyon talepleri:

0 1. Ön Başvuru Aşamasında Proje Ofisinin Revizyon Talebi

0 2. Değerlendirme Aşamasında BAP Komisyonu Revizyon Talebi

0 Proje Ofisi Revizyon Talebi: Talep edilen eksiklik veya hata düzeltmeleri yapılıp başvuru

yeniden gerçekleştirilmelidir.

0 BAP Komisyonu Revizyon Talebi:

0 Talep Edilen Revizyonlar gerektiriyor ise Başvuru Dosyası, Şartname vb belgeler güncellenip yeniden

yüklenmelidir. Gerekli değilse yeni bir dosya yüklenmesi veya belgelerin yenilenmesi zorunlu değildir.

0 Revizyon Notları Formu yüklenmelidir (Gerekli Belgeler menüsünden erişilebilir).

0 Revizyon Talepleri e-posta ile iletilmekte ve sisteme girildiğinde de görülebilmektedir.

Başvuruda Revizyon Gerçekleştirilmesi

0 Gerekli Belgeler BAP Birimine teslim edilip, Birim tarafından onaylanmadan herhangi bir desteğin

kullanılması mümkün değildir !

0 Tüm harcama/alım işlemleri Birim tarafından yürütüldüğünden araştırmacıların bireysel olarak

yapacakları alımlar veya gerçekleştirecekleri seyahatlere yönelik herhangi ödeme yapılması

mümkün değildir.

0 Komisyon kararları sistem üzerinden araştırmacılara otomatik olarak iletilmektedir, gelen maillerdeki

açıklamalara uygun olarak davranılmalıdır.

0 Birimin tüm harcamaları her yıl Sayıştay Denetçileri tarafından incelenmektedir.

0 Denetimler sonucunda hatalı veya yerinde görülmeyen harcamaların bedelleri araştırmacılardan

tazmin edilmektedir. Bu nedenle harcama işlemlerinin BAP Biriminin tarafından başlatılması ve

yürütülmesi son derece önemlidir.

Proje/Destek Önerisi Kabul Edilen Araştırmacıların İzleyeceği Adımlar

0 Birime Teslim Edilmesi Zorunlu Olan Belgeler

a) Başvuru Dosyası: Başvuru aşamasında sisteme yüklenen Başvuru Dosyası her sayfası

yürütücü ve araştırmacılar tarafından imzalanmış, son sayfası ise isimler yazılmış ve

imzalanmış olarak Birime teslim edilmelidir.

b) Sözleşme Dosyası: APSİS üzerinden indirilecek ve ilgili alanları doldurularak

imzalanacaktır.

c) Etik Kurul İzin Belgesi: Gerekli olan projeler için belgenin aslı ibraz edilmek üzere

kopyasının teslim edilmesi zorunludur.

e) Proforma Faturalar veya Teklif mektupları: Projenin başvuru aşamasında sisteme

yüklenen belgelerin asılları teslim edilmelidir. Belgelerin firma tarafından kaşelenmiş ve

imzalanmış olması gereklidir.

Proje/Destek Önerisi Kabul Edilen Araştırmacıların İzleyeceği Adımlar

0 f) Teknik Şartname Dosyası: Komisyon tarafından onaylanan teknik şartname

dosyasının yazıcı çıktısı her sayfası proje yürütücüsü tarafından imzalanmış ve son

sayfasında proje yürütücüsünün unvanı, adı soyadı ve tarih de belirtilmek suretiyle

birime teslim edilmelidir.

0 Araştırmacılar gerekli hallerde sistemde yüklü olan teknik şartnameleri BAP Koordinasyon

Biriminin bilgisi dahilinde güncelleyebilirler. Bu durumda, güncel teknik şartname dosyalarının

sisteme yüklenmesi ve yazıcı çıktısının imzalı olarak Birime teslim edilmesi zorunludur.

0 d) Satın Alma Talep Dilekçesi (zorunlu değildir): Eğer projenin başlangıcında harcama

talebinde bulunulacak ise, APSİS üzerinden oluşturulmalı ve yazıcı çıktısı imzalı olarak

teslim edilmelidir. Projenin çalışma takvimine uygun olarak muhtelif zamanlarda satın

alma talebinde bulunulması mümkündür.

Proje/Destek Önerisi Kabul Edilen Araştırmacıların İzleyeceği Adımlar

0 Proje Türlerine Özgü Belgeler:

0 Kapsamlı Araştırma Projeleri İçin: TÜBİTAK Panel Değerlendirme Raporu ve

Araştırmacının Cevap Yazısı

0 Ulusal Katılımlı Araştırma Projeleri İçin: Araştırmacılar ve işbirliği yapılan kurum yetkilileri arasında imzalanan işbirliği protokolünün aslı imzalanmış olarak Birime teslim edilmelidir.

0 Uluslararası Katılımlı Araştırma Projeleri İçin: Türkçe ve İngilizce olarak hazırlanan işbirliği protokolü imzalanmış olarak birime teslim edilmelidir.

0 Bilimsel Etkinliklere Sözlü Sunum Yapmak Üzere Katılım Desteği İçin Kabul Yazısı, Kabul Yazısının Türkçe Tercümesi, Bildiri Örneği ve Beyan Formu

0 Bilimsel Etkinliklere Davetli Konuşma Yapmak Üzere Katılım Desteği İçin Davet Yazısı, Davet Yazısının Türkçe Tercümesi, Konuşma Metni Örneği

0 Ulusal Bilimsel Etkinliklere Katılım Desteği İçin Birim Uygunluk Formu

0 Detaylar APSİS Yardım menüsünde mevcuttur!

Proje/Destek Önerisi Kabul Edilen Araştırmacıların İzleyeceği Adımlar

0 Harcama İşlemleri

0 Talep İşlemleri

0 Rapor İşlemleri

0 Yayın İşlemleri

0 Tüm süreçler APSİS üzerinden gerçekleştirilmektedir !

Yürüyen Projeler Kapsamında Gerçekleştirilecek İşlemler

0 Harcama Talebinin Apsis Üzerinden Oluşturulması ve Başvuruya Dönüştürülmesi

0 APSİS üzerinden oluşturulan «Harcama Talebi Dilekçesinin» ıslak imzalı olarak birime

ulaştırılması

Açıklama

0 Harcama talebi oluşturulurken gerekli hallerde Şartnamenin güncel halinin sisteme

yüklenmesi mümkündür. Ancak bu işlemden önce BAP Biri ile telefonla görüşerek

mutabık kalınması gereklidir.

0 Şartname Güncellemesi gerçekleştirilmiş ise, «Harcama Talep Dilekçesi» ile birlikte yeni

şartname de sayfaları imzalanmış olarak teslim edilmelidir.

Harcama İşlemleri

0 Ek Süre

0 Ek Bütçe

0 Harcama Kaleminde Değişiklik

0 Proje Başlığında Değişiklik

0 Proje Ekibinde Değişiklik

0 Projenin Askıya Alınması

0 Projenin İptali

0 Diğer

0 Ek Bütçe ve Harcama kalemi değişikliklerinde Proforma Fatura ve Şartname

yüklenmesi zorunludur.

Talep İşlemleri

0 Ara Rapor (online veya rapor yükleyerek birime sunulabilir)

0 Sonuç Raporu veya Geri Bildirim Formu

0 Yayın İşlemleri

Rapor İşlemleri

Talep, Rapor ve Yayın Değerlendirme Süreci

Proje Ofisi

Hakem

Koordinatör

Komisyon

Karar

1. Ön Başvuru

2. Başvuru

3. Değerlendirmedeki Talep, Rapor, Yayın

4. Kabul Edilen Talep, Rapor, Yayın

5. Ret Edilen Talep, Rapor, Yayın

Biçimsel İnceleme 1

2

5

3

Ret Kabul 4

Komisyon Üyesi

Alt Komisyon

0 Önceden onaylanmış projelerin kayıtları sisteme entegre edilmiştir.

0 Eski projelerin Yürütücüsü, Onaylanan Bütçesi ve Gerçekleşen Harcama tutarları

sisteme aktarılmıştır.

0 Eski projeler için, Proje Yürütücülerinin bütçe tablosuna harcama kalemi eklemesine ve

projeye araştırmacı eklemelerine izin verilmiştir.

0 Yürütücüler, varsa proje ekibinde yer alan araştırmacıları sisteme eklemelidir.

0 Yürütücüler, Komisyon tarafından onaylanan harcama kalemlerinden henüz alımı

gerçekleşmemiş olanları sisteme eklemeli ve harcama taleplerini bu kalemler arasında

yapacakları seçimlerle gerçekleştirmelidirler.

0 Eski projelerin bundan sonraki tüm süreçleri APSİS sistemi üzerinden yürütülmelidir.

Eski Projelere Yönelik İşlemler

0 Bilimsel Etkinlik Katılım Desteklerinin, etkinlik tarihinden en az 30 gün önce yapılması

zorunludur.

0 Mevzuat gereğince, projeler için yapılabilecek harcamalar proje süresi ile sınırlıdır. Bu

nedenle başvuru esnasında proje/destek süresinin kısa seçilmemesi önerilir.

0 Sonuç raporu onaylanarak kapatılan projeler kapsamında herhangi bir harcama

yapılamamaktadır. Harcama süreci devam eden projeler için sonuç raporu

yüklemeyiniz.

0 Komisyon tarafından onaylanan harcama kalemlerinde değişiklik yapılabilmesi ancak

talebin Komisyon tarafından onaylanması durumunda mümkündür.

0 ÖYP Programı kapsamında üniversitemizde bulunan araştırmacılar için herhangi bir

destek sağlanması veya harcama yapılması mevzuat gereğince mümkün değildir.

Araştırmacılar İçin Önemli Hatırlatmalar