PROJE YNETM

Patronunuz bir sabah sizi arp yle diyor:Yeni rn pazarlama iinin bana getirildiniz. Bu, tam bir ekip almas olacak:tasarm, retim, reklam ve sat. Bu takm oluturma konusundaki hazrlk plannz gzden geirmek zere saat 13:30da ynetim kurulu salonunda toplanacaz. Bildiiniz gibi, bu projenin baars kariyeriniz iin ok nemli olabilir.

PROJE VE PROJE YNETMProje : nceden belirlenmi sonulara ulaabilmek iin organize edilmi faaliyetler zinciridir.Proje ynetimi: Kstl zaman, maliyet ve teknik durumlar dikkate alarak, projenin en etkin bir biimde gerekleebilmesi iin insan, ara-gere, materyal gibi kaynaklarn planlanmas, ynetilmesi ve kontrol edilmesi ilevidir.

BAARILI BR PROJEBaarl olarak ynetilen bir proje, mterinin istedii zamanda(veya daha nce) teslim edilen, taahht edilen fonksiyonlar yerine getiren ve planlanan bte dahilinde (veya daha az harcamayla) gerekleen projedir.

BAST BR PROJE N TEMEL AAMALARANALZ:Ne yaplacann belirlenmesi,TASARIM:Nasl yaplacann belirlenmesi,PLANLAMA: Ne zaman, kim tarafndan kaa yaplacann belirlenmesi,UYGULAMA: Hedefe ulamak iin planlarn hayata geirilmesi.

PROJE YNETMNN YARARInsan ara-gere, materyal, para ve bilginin etkili kullanm, Uygun maliyette, zamanda ve istenilen dzeydeki performans ve kalitede mteri tatminini salama,irket hedeflerine zamannda ulama,Deien sosyal, ekonomik, politik ve teknik snrlamalara kar iletmeyi koruma konusunda yardmc olur.

PROJE YNETMNE NE ZAMAN HTYA DUYULUR?I byk ve karmak olduunda, birden fazla faaliyetin koordinasyonunu gerektiriyorsa,Belirli zaman ve maliyet snrlamas sz konusu olduunda.

PROJE YNETM HANG KOULLARDA KULLANILMAZ?rn ya da hizmetin yksek standardizasyona sahip olduu ve retim ileminin srekli ayn olduu ya da ok az deiiklik gsterdii durumlarda,Giriim iersindeki stratejik ve nemli ilevsel kararlarn standart organizasyonel at altnda topland durumlarda, rn ya da hizmet teknolojisinin sabit olduu durumlarda,

PROJE YNETCSNN ROL VE SORUMLULUKLARIMteri ve proje arasndaki iletiimi salamak,Projeye balamadan nce szleme ve i isteini gzden geirmek ve istekler konusunda mteri ile fikir birliine varmak, Proje ile ilgilenecek geici organizasyonu oluturmak, organizasyonda grev alacaklarn grev, yetki ve sorumluluklarn belirlemek,Proje gereksinimleri ve faaliyet planlarn belirlemek,Projede alacak elemanlarn ve kullanlacak malzemelerin temini iin gerekli koordinasyonu salamak ve ynetimden sz almak,

PROJE YNETCSNN ROL VE SORUMLULUKLARITeknik ve idari faaliyetleri ynlendirmek ve entegrasyonunu salamak,Projenin geliimini ve sonularn srekli olarak izlemek ve deerlendirmek,Mteriye ve st ynetime projenin geliimi ve karlalan problemler hakknda bilgi vermek,Proje faaliyetlerinin szlemeye ve planlara uygunluunu gzlemlemek,Mterilerin sorunlarna verilen cevaplarn yeterliliini, doruluunu ve zamannda olduunu garanti etmek,gc, zaman ve malzeme ile ilgili deiiklikleri st ynetime ve etkilenen dier departmanlara zamannda rapor etmek,

PROJE YNETCSNN ROL

Geri Besleme

ekil 2.1: Proje yneticisinin Rol

Proje plan ve programlamaGzden geirme ve yenilemeProje YneticisiPerformans RaporlarProje EkibiZaman maliyetler, problemler ve gecikmeler hakknda bilgiTepe YnetimKaynaklar

PROJE YNETCSNN ZELLKLERHedefleri ve bu hedeflere ulaabilmek iin gerekli planlar iyi belirleyebilmek,Kiileri, fikirleri ve kaynaklar etkin bir biimde koordine edebilmek,Projenin kapsamn ve firmann baarsndaki nemini kavrayabilmek ve bunu tm proje grubu elemanlarna aktarabilmek,Grup ii anlamazlklar ve kiisel ekimeleri ortadan kaldrabilmek,

PROJE YNETCSNN ZELLKLERTm ekibi projenin baarl bir biimde sonulandrabilmesi iin motive edebilmek,Yetki ve sorumluluklar uygun bir biimde databilmek,Srekli olarak mteriyi odak kabul etmek mteri tatmini iin uramak,Projenin planlar erevesinde geliimini izlemek gerektii takdirde dzeltici faaliyetlerde bulunmak.

PROJE PLANLAMAProje mterisinin tanmlanmasNihai rn ya da hizmetin belirlenmesi,Proje amalarnn saptanmas,Gerekli toplam kaynaklar ve zamann tahminlenmesi,Proje rgtnn yapsna karar verilmesi,Anahtar personel (proje yneticisi vb.) atamalarn yaplmas,Gerekli ana grevlerin tanmlanmas,Btenin hazrlanmas.

PROJE KONTROLGerek zaman, maliyet ve performans izle,Gerekleen rakamlarla plan rakamlarn karlatr,Dzeltici ilemin gerekli olup olmadna karar ver,Dzeltici eylem seeneklerini deerlendir,Uygun dzeltici eylemi se.

PROJE PROGRAMLAMAAyrntl i analizleri yapsn gelitir,Her ilem iin gerekli srenin tahminlenmesi,Grevleri yapl dzenine gre srala,Her grev iin balang/biti zaman belirle,Her grev iin ayrntl bte gelitir,Grevlere uygun kiileri ata.

PROJE ORGANZASYONUNUN OLUTURULMASIProje ekiplerinin oluturulmas, farkl bilgi ve tecrbeye sahip kiilerin, proje amalarna ulaabilmek amacyla bir araya getirilebilmesi ilemidir.Nasl bir rgtsel yapya gidilmeli?Bamsz proje ekibiBirbirine bal proje ekibiMatris modeli proje ekibi

BAIMSIZ PROJE EKBNN YARARLARIProje yneticisi proje almalarnda tam yetki sahibidir.Ekip yeleri tek kiiye (yneticiye) kar sorumludur.Ksa iletiim kanallar abuk karar verilmesini salar.Ekibin motivasyonu, projeye ball ve iten gurur duyma olduka yksektir.

BAIMSIZ PROJE EKBNN SAKINCALARIProje ara ve gereleri ortak kullanlmad iin kaynak israf vardr.Ekip yelerinin genel merkezden hem fiziksel hem de psikolojik olarak uzak olmalar durumunda rgtn ama ve politikalarnn gzard edilmesi olasl vardr.Ekip yeleri kendi birimlerinden ayr decekleri iin projeden sonra ne olacaz duygusuna kaplabilirler.

BRBRNE BALI PROJE EKB

BRBRNE BALI PROJE EKBNN YARARLARIEkip yeleri birden fazla projede grev alabilirlerProje yeleri daha sonra birim veya kurulutan ayrlsalar bile proje almasnn kazandrd teknik bilgi ve beceri birimde kalr.Proje biriminde ekip yeleri kendi birimlerindeki grevlerini srdrmeye devam eder.Proje yeleri teknik sorunlara etkin zmler getirebilirler.

BRBRNE BALI PROJE EKBNN SAKINCALARIEkip yelerinde motivasyon eksiklii olabilirProjenin birimi dorudan ilgilendirmeyen baz elerine gereken nem verilmeyebilir

MATRS MODEL PROJE RGTLENMESNN YARARLARIFonksiyonel birimler aras iletiim st dzeyde salanr.Teknik uzmanlar ayn anda birden fazla projede alabilirlerProje bitiminde herkes evine dner.Proje ile ilgili problemlere hzl cevap verilebilirGerekli kaynaklarn yeri geldike projeye katlmas nedeniyle insan, malzeme ve zamandan tasarruf salanabilir.

MATRS TP RGTLENMENN SAKINCALARIki amir sorunuProje yneticisinin ekip elemanlar zerinde yetkisi olmasna karn, personel kararlarnda sorumluluk ve kontrole sahip deildir.alanlarn ncelik verdikleri iler, ekip faaliyetlerinin izelgelenmesinde elikilere yol aabilir.

PROJE ELEMANLARININ SEMNDE DKKATE ALINACAK FAKTRLERProje hangi grup ve departmanlar etkiliyor?Proje hakknda en bilgili ve tecrbeli elemanlar kimler?Farkl elemanlarn proje ekibine katlmlar ne gibi getiriler /gtrler salayabilir?Hangi elemanlar gvenilirdir?Proje ekibine katlmn kiilere getirileri/gtrleri nelerdir?Farkl elemanlar proje ekip yapsnda etkin bir biimde faaliyet gsterebilir mi?

EKP KURULU AAMALARIRol ve Sorumluluklarn AklanmasFrtnaOrtaklkEtkinlik ve verim

EKBN BAARILI OLABLMES N TEMEL UNSURLAREkip Hedeflerinde AklkUygulama Planyi Tanmlanm Rol DalmAk letiimEkip yelerinin Fikirlerinden ve Deneyimlerinden Azami Oranda Yararlanmayi tanmlanm Karar Alma MekanizmalarDengeli Dalmalma Disiplininin YaratlmasProje Ynetim Tekniklerinin Kullanlmas.

EKP YELERNN SORUMLULUKLARISorun zm veya projeyle ilgili konularda kendilerine verilen grevleri gerekletirmekToplantlara dzenli katlmak geliimini izlemekEkibin stlendii grev sonularn aktarmakEkip dndaki alanlarla gr alveriini salamak

PROJE PLANLARININ HAZIRLANMASI Bir projenin baars; onu planlarken harcayacanz aba, gstereceiniz zen ve yetenekleriniz orannda gerekleecektir.

Bir projeye balamadan nce aadaki sorular cevaplandrmalsnz:.Kesin olarak hangi hedeflere ulamam beklenmektedir? Proje , grevinizin ne olduunu bilmeniz iin yeterince tanmlanm mdr? Hedefleri belirleyerek sonular daha iyi tanmlayabilirsiniz..Proje kimin iin hazrlanmaktadr? Sonular tanmlamann dier bir yolu da projeyi kimin, hangi ama iin kullanacan bilmektir..Ulalacak sonu ile hangi problemler zlecektir? Yeni bir yntem veya bilgiye ulalmas projenin sonucu olabilir; fakat sonucu deerli klabilmek iin proje almas ile ne tr problemlerin zleceini bilmek gerekmektedir.

PROJE TANITIM TOPLANTISIBir n tantm toplants nerisi u ekilde desteklenmelidir:Yeni bir projenin tantm bu ile ilgili herkesi ve amacn belirgin hale getirir. Eer byle bir toplant yaplmaz ise her kaynak kiiye bavurduunuzda bunu tekrar tekrar aklamak zorunda kalabilirsiniz.Toplant baary garantiler nk herkes ayn anda gerekli mesaj alr. Bu proje bir st dzey yetkili tarafndan gndeme getirildiinde projeyi ve ekibi ynetmeniz kolaylar.st ynetimin proje mdrne verdii destek, ekibin baarya ulamasna yardmc olur. Ayrca gerek ekip eleman gerekse kaynak kii olarak bu proje ile ilgili dier kiileri de karar mekanizmasnn iine sokmak ok nemlidir.

PROJE PLANLAMASIProje plan, szel ve grafiksel olarak bir projenin amalarna nasl ulaacan tanmlayan dokmandr. Proje planlamasnda temel faktrler:Proje amacnn tanmlanmasProjenin beklenen sonularnn aklanmasGrevlerin tanmlanmasKilometre talar ve teslim tarihlerinin saptanmasngrler

Ekibin zmesi gereken problemleri listeleyinEkibin elde etmesi gereken zmleri belirtinEkibin ihtiyac olan bilgiyi aklaynBalang grevlerini nerinTm projeyi nceden planlaynPROJE HEDEFLERNN BELRLENMES ADIMLARI

NGRLEME

Y HAZIRLANMI BR PROJE PLANININ FAYDALARIKoordinasyona yardmc olmak,Proje grubu yeleri arasnda iletiimi kolaylatrmak,Proje geliimini izlemeyi kolaylatrmak,Beklentileri tanmlamak,Yetki ve sorumluluklarn paylamn kolaylatrmak,Problem zmlerine yardmc olmak,Gereksinim duyulan kaynaklar ortaya karmak,Projenin tamamlanma zamannn nceden grlmesini salamak,Hedeflenen sonular belirlemek,Gerekleen durumlarla karlatrma imkan saladndan kontrollerin yaplmasn kolaylatrmak,

PROJE YNETM TEKNKLERPERT (Project Evaluation and Review Technique) 1957 Du Pont , M.R. Walker Kimyevi madde reten fabrikalarn inaatlarn kontrolCPM (Critical Path Method) 1958 Amerikan Deniz Kuvvetleri ve Booz, Allen& Hamilton danmanlk kuruluu tarafndan Polaris fzelerinin tasarm ve imalat

PERT VE CPMN UYGULANABLMES N GEREKL KRTERLERProjeye ilikin tm faaliyetlerin tanmlanmas,Faaliyetler ve ilemler arasndaki ilikilerin belirlenmesi ve nceliklerin ortaya kartlmas,Tm faaliyetleri ieren proje ann izilmesi,Her bir faaliyet iin tamamlanma zamannn belirlenmesi,Proje iinde en uzun sreye sahip yolun bulunmas ki bu yolun ad kritik yol olarak adlandrlmaktadr.

PERT VE CPMN YARARIProje ne zaman tamamlanacak?Projedeki kritik faaliyetler ya da grevler hangileridir?Kritik olmayan ilemler nelerdir?Projenin belirli bir zamanda tamamlanma olasl nedir?Projenin maliyeti ne kadardr?Projenin zamannda bitirilebilmesi iin yeterli kaynak var mdr?Projeyi hzlandrmak mmkn m? Hzlandrma maliyeti ne kadardr?

PERT TEKNNN AVANTAJLARIPERT'in en byk avantaj, byk bir projenin nasl yaplaca konusunda hazrlanan kapsaml planlardr. CPM tek bana ele alndnda, faaliyetler arasndaki zaman ilikisini tanmlamakta yetersiz kalabilir. PERT'in ikinci bir avantaj ise, bir teslim tarihini yakalayabilme olaslna sahip olmasdr. PERT kullancs istatistiksel sre kontrol yntemlerini kullanarak projenin istenen tarihte bitirilebilme olasln hesaplayabilir.Ayrca PERT kark verilerin dzenli bir biime getirilmesi konusunda kolaylk salad iin yaplan almalarn ve alnan kararlarn mteriye sunulmasn kolaylatrr.

GANTT EMASI Bir muhasebe mdr, demeler departmanndaki yrrlkte olan ilemleri incelemek zere bir projeyi stlenir. Mdrn grevi, verimlilii artrmak iin gerekli deiiklii tanmlamak, ilemlerin maliyetini drmek ve gerekli dzeltmelerin yaplmas iin belirli ilemler nermektir. Proje ekibi muhasebe mdr, deme departmanndan bir deneti ve bilgi ilem departmanndan tecrbeli bir programcdan olumaktadr. Proje yneticisi ncelikle projeye ilikin faaliyetleri belirleyip daha sonra herbir faaliyete ilikin zaman ngrsn gerekletirmelidir.

GANTT EMASI TABLOSU

Kodu

Faaliyetler

ncel Faaliyet

Faaliyet Sresi(gn)

A

demeler departmanndaki elemann herbiri iin yrrlkte olan ilemleri yazya dkmek

_

4

B

Departman iin i ak emalar hazrlamak

_

3

C

Bilgi kabul, ileme ve gnderme ile ilgili ilemleri ve sistemi zetlemek.(deme zaman,onaylama, faturalama gibi

A

5

D

Problemli yerleri listelemek ve zm iin balang nerilerini tasarmlamak,

C

6

E

lem iin gelitirilmi prosedrleri tasarmlamak,

D

3

F

Kullanlan prosedrlerle yaplan rnek ilemleri izlemek,

E

5

G

rnek ilemlerin gelitirilen yeni metodlarla gereklemesini izlemek,

E

10

H

demeler departmanna yntemlerde meydana gelecek deiikler iin gerekli aklama ve bilginin sunulmas(Rapor)

F,G

2

GANTT EMASI RNE

Faaliyet

.Faaliyet kodu

Faaliyet zaman

A. Pazar aratrmas

B. Kaynak Aratrmas

C. Kapasite Planlamas

D. retime Hazrlk

E. Personel Alm

F. Personelin Eitimi

G. retim planlarnn hazrlanmas

H. retim Faaliyetleri

I. Reklam kampanyas almalar

J. retim kontrolu

K. Yeni rnn piyasaya gnderilmesi

-

-

A,B

C

C

E

C

D,F,G

D,F

H

I,J

3

5

2

6

5

3

4

3

4

2

2

PERT UYGULAMALARI N TEMEL LKELER1. Olay: Belirli bir zaman annda program plannda gerekleecek belirli bir ii gsterir. Bir olay herhangi bir faaliyetin balang ve biti noktasdr.Olaylar proje alarnda " O " sembolu ile gsterilir.2. Faaliyet: ki olayla snrlanm ve bir zaman periyodunda gerekleen abay temsil eder. Bir faliyet proje kapsamnda yerine getirilmesi gereken bir ilemi veya ilemler grubunu tanmlar.Faaliyetler " " sembol ile gsterilir.

PERT UYGULAMALARI N TEMEL LKELER3.Zaman ngrs: 3 zaman ngrs bulunmaktadr.x :yimser (optimistik) zaman : deal zamandr. Ancak 100 olayda bir gerekleir.y :Ktmser (pesimistik) zaman: Yangn ,sel vb. durumlarn dikkate alnd zamandr. 100 olayda bir gerekleir. m : Olasl zaman: Gerekleme olasl en yksek zamandr.

PERT UYGULAMALARI N TEMEL LKELER4.Beklendik Zaman: Bir faaliyetin gerekleme sresidir. te= x + 4m +y/ 6

5.Dalm: PERT'te kullanlan zaman deeri ile her faaliyet iin bir beklendik zaman bir de sapma hesaplamak iin kullanlr. PERT, faaliyet tamamlanma zamanlarnn bir beta dalm izlediini varsayar. = [(y x)/6]2

PERT UYGULAMALARI N TEMEL LKELER6.Proje A: Proje hedefine ulamak iin oluacak olaylar ve faaliyetlerin seri ve paralel srasn tanmlayacak ekilde gerekletirilen ebekelerdir.

Faaliyetnceki Faaliyet A - B - C A D B

PERT UYGULAMALARI N TEMEL LKELER7.Kritik Yol: Proje faaliyetleri iinde amaca ulamak iin en uzun srelere sahip faaliyetlerin oluturduu yoldur.Kritik yolun iki temel zellii vardr: Proje sresinde ksaltma yaplacaksa bu yol zerinde yaplr. Bu yol zerindeki faaliyetlerde kaynaklar daha dikkatli bir biimde datlmaldr. 8.Boluk Analizi: Boluk analizi (S), projenin tamamlanma zaman (TE )ile projenin aksamamas iin projenin en ge bitirilebilecei zaman(TL) arasndaki farktr. S= TL TE

PERT UYGULAMALARI N TEMEL LKELER9.Baar Olasl: Tm projenin belirtilen farkl bir sre (TS) gibi bir zamanda bitirilebilme olasldr. Olaslk hesaplamalar sonularnn yorumlanmasnda normal dalm tablosundan yararlanlr. TS- TE Z= ky

4. PERT LE PROJE ZAMANI HESAPLAMALARI

PERT LE PROJE ZAMANI HESAPLAMALARI

Faaliyetler

kod

ncel faa.kodu

yimser zaman (x)

Olasl zaman (m)

Ktmser zaman (y)

Sistem paralarnn monte edilmesi

A

_

7

10

12

Personelin ie alnmas

B

_

16

18

20

Sistemin yerletiril- mesi almalar

C

_

7

8

9

Sistemin denenmesi ve kontrolu

D

A

9

12

17

Sistemi altracak mhendislerin eitimi

E

B

20

24

26

yeri dzeni almalar

F

C

14

18

20

Bakm szlemeleinin hazrlanmas

G

D,E

2

3

7

PROJE HIZLANDIRMA ALIMALARIProje hzlandrma karar verecek bir proje yneticisi ncelikle u sorulara cevap aramaldr:Hangi faaliyetler ksaltlabilir?Bu ksaltma eyleminin maliyeti ne olacaktr?Faaliyet srelerindeki ksaltma, projenin tamamlanma sresini ksaltacak m?

Proje Zamann Hzlandrma Admlar:1.Adm: Proje tamamlanma sresi ve kritik yol/yollar bulunur,2.Adm: Bu yol/yollara ilikin faaliyetlerin her biri iin maksimum hzlandrma sreleri ve hzlandrma maliyetleri hesaplanr,3.Adm: hzlandrma maliyetleri iinden en kk maliyetli faaliyet dikkate alnr, hzlandrma ilemi yaplrken hzlandrabilme sresi iin dier yollarn sreleri de gz nnde bulundurulmaldr.

PROJE HIZLANDIRMAMaksimum hzlandrma sresi(M)Tn = Normal faaliyet zamanTc = Hzlandrlm faaliyet zaman

Birim zaman bana hzlandrma maliyeti (Kc) Kc= Cc-Cn / M Cc = Hzlandrlm Maliyet Cn = Normal Maliyet

M = Tn-Tc

Proje Hzlandrma rnei

Faaliyetler

Normal Zaman (Tn)

Hzlandrlm Zaman (Tc)

Normal Maliyet (Cn)(bin$)

Hzlandrlm Maliyet(Cc) (bin$)

A

3

2

800

1400

B

2

1

1200

1900

C

5

3

2000

2800

D

5

3

1500

2300

E

6

4

1800

2800

F

2

1

600

1000

G

2

1

500

1000

PROJENN GZDEN GERLMESProjenin gzden geirilmesi ileminde problemle kar karya kalnabilir:Performans standartlarnn tanmlanmasStandartlarn uygulanmasnn bulunmasEer gerekiyorsa, hangi nlemleri alacanza karar vermek

PROJE GELMN RAPOR ETMEKEkip yelerine verilen raporst ynetime verilen raporRaporun kapsamnda;Projenin ksa aklamas ve bitim sresiProjenin u andaki durumu (program ve bte)Proje planlamasndan sapmalar(parasal ya da sre)

PROJEY DEELENDRMEK N KULLANILAN YNTEMLERYerinde GzlemlerYazl ve Szl RaporlarGzden Geirme ve Teknik nceleme ToplantlarGrafikler

PROJE SONULARININ DEERLENDRLMESKilometre talarna istenen tarihlerde ulald m?Proje beklenen proje tamamlanma sresinde gerekleti mi?Proje hedeflenen bte dahilinde sonuland m? Sunulan rn veya hizmet istenen kalite standartlarna uygun mu?Organizasyon proje sonularn uygulamaya kararl m?Proje amalarna tamamen ulald m?