project 2016 - fnacmultimedia.fnac.com/multimedia/editorial/pdf/... · 2016-03-03 · issn :...

ISSN : 1630-0025 ISBN : 978-2-409-00006-5

17,90 €

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JECT

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Microsoft® PROJECT 2016Ce livre vous présente dans le détail l’ensemble des fonctionnalités de Microsoft® Project 2016. Après un rappel des principes fondamentaux sur la gestion de projets et ses contraintes logistiques et financières, vous apprendrez à développer une planification de projet : vous commencerez par définir les différentes tâches du projet, vous découvrirez les différents modes d’affichage (diagramme de Gantt, réseau de tâches, mode Calen-drier, barre chronologique….), vous apprendrez à affecter les ressources du projet, à gérer les tables et à définir les coûts.Vous découvrirez ensuite les outils qui permettront de présenter le plan de projet à l’écran ou sur papier. Vous apprendrez à suivre l’avancement du projet et de ses coûts afin de pouvoir évaluer ces données en temps réel et rechercher en permanence le meilleur équilibre du projet. Les derniers chapitres traitent de fonctionnalités avancées telles que le partage du projet, la personnalisation de la barre d’outils Accès rapide et du ruban, la gestion des comptes utilisateur, l’import et l’export de données.

Microsoft® PROJECT 2016

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Table des matières

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La gestion de projets

i GénéralitésDéfinir la gestion de projets. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11Exploiter les techniques de gestion de projets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11Planifier un projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12Lister les tâches et les jalons . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13Réfléchir aux liaisons entre les tâches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14Estimer la durée des tâches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15Construire le réseau . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16Équilibrer le réseau . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18Gérer le temps à travers les calendriers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

i Project 2016 : environnementLancer/quitter Project 2016 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23Utiliser la barre Affichage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25Utiliser/gérer le ruban . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25Utiliser la barre de recherche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27La barre d’état. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29Découvrir l’onglet Fichier. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30Annuler les dernières manipulations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31Rétablir des manipulations précédemment annulées . . . . . . . . . . . . . . . 31

Les projets

i Fichiers projetCréer un nouveau projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33Enregistrer un fichier Projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34Ouvrir un fichier Projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36Utiliser la liste des fichiers récemment utilisés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38Modifier l’affichage des fenêtres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40Fermer un projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41Limiter l'accès à un fichier Projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41Définir les préférences d'enregistrement de fichier . . . . . . . . . . . . . . . . 42Créer un modèle de projet personnalisé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44Copier des éléments d’un projet/modèle vers un autre projet/modèle. . . . 46Créer un fichier projet basé sur un modèle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48

Table des matières

2

Personnaliser les éléments d'un projet. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .53Envoyer le projet par e-mail à un correspondant . . . . . . . . . . . . . . . . . . .54Enregistrer des projets sur OneDrive . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .55Commenter un fichier projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .61

i Démarrer le projetPlanifier par la date de fin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .62Découvrir les calendriers de projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .63Créer et/ou modifier un calendrier de projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .65Affecter un nouveau calendrier au projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .71Créer un calendrier de base particulier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .72Imprimer le calendrier de projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .74Copier un calendrier d'un projet dans un autre projet . . . . . . . . . . . . . . .75

Les projets pilotés par les tâches

i Définition des tâchesSaisir les tâches d'un projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .77Importer des tâches de Microsoft Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .79Supprimer une tâche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .80Créer les jalons d'un projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .81Transformer une tâche en jalon sans modifier sa durée . . . . . . . . . . . . . .82Attribuer une durée aux tâches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .83Afficher la tâche récapitulative du projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .87Modifier l'unité de temps par défaut pour les durées . . . . . . . . . . . . . . . .88Travailler en temps écoulé et non en temps ouvré . . . . . . . . . . . . . . . . . .89Organiser les tâches en phases (mode plan) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .90Reporter une barre du Gantt sur une barre récapitulative . . . . . . . . . . . .96Établir des liaisons entre les tâches (planification automatique) . . . . . . . .96Définir des délais sur les liens (planification automatique) . . . . . . . . . . .100Établir des liaisons entre les tâches (planification manuelle). . . . . . . . . .103Définir des délais sur les liens (planification manuelle) . . . . . . . . . . . . . .105Modifier une durée en mode Planification manuelle . . . . . . . . . . . . . . . .106Désactiver/réactiver les tâches. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .108Gérer le calendrier de tâche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .109Découvrir les dates de début et de fin de tâche . . . . . . . . . . . . . . . . . .111Lier une tâche à un lien hypertexte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .112

Table des matières


i Gestion des tâchesModifier la liste des tâches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114Trier la liste des tâches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117Poser une date de contrainte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119Découvrir les indicateurs de contrainte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122Définir une date d'échéance pour une tâche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123Utiliser l’Inspecteur de tâche. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124Saisir et mettre en forme une remarque sur une tâche . . . . . . . . . . . . 126Consulter la remarque d'une tâche à l'aide d'une fiche. . . . . . . . . . . . . . 128Filtrer les tâches commentées . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129Fractionner une tâche. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130Créer une tâche périodique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131Créer une tâche hamac . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134Filtrer les tâches sur un intervalle de temps. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135Regrouper les tâches ou les ressources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136

i Optimisation du réseauRechercher le meilleur équilibre d'un projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138Visualiser le chemin critique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138Définir le seuil de définition d'une tâche critique. . . . . . . . . . . . . . . . . . 139Afficher plusieurs chemins critiques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140Imprimer le chemin critique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141Vérifier l'intérêt des dates de contrainte posées . . . . . . . . . . . . . . . . . 141Optimiser les liaisons . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143Prendre conscience des marges existantes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150

Les affichages

i Diagramme de GanttAfficher le diagramme de Gantt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155Se déplacer sur le diagramme de Gantt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156Zoomer le diagramme de Gantt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157Imprimer le diagramme de Gantt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158Limiter l'affichage à la partie Table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159Modifier l'échelle de temps du planning du Gantt . . . . . . . . . . . . . . . . . 159Mettre en valeur la date du jour dans le planning du Gantt . . . . . . . . . . 162Modifier le format des dates du planning du Gantt. . . . . . . . . . . . . . . . 162

Table des matières

4

Modifier le quadrillage du diagramme de Gantt . . . . . . . . . . . . . . . . . . .163Modifier l'aspect des barres dans le planning du Gantt . . . . . . . . . . . . .164Modifier les caractères du planning du Gantt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .166Modifier d'autres éléments dans le planning du Gantt . . . . . . . . . . . . . .166Dessiner sur un diagramme de Gantt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .168Passer de la table Entrée à la table Prévisions . . . . . . . . . . . . . . . . . . .171

i Réseau de tâchesExploiter le réseau de tâches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .173Personnaliser le réseau de tâches. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .177Imprimer le réseau de tâches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .178

i Mode CalendrierPrésenter le projet sous forme de calendrier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .180Imprimer le calendrier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .183

i Barre ChronologieAfficher/masquer la barre Chronologie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .184Ajouter/supprimer une barre Chronologie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .185Définir les plages de dates d’une barre Chronologie . . . . . . . . . . . . . . .186Ajouter des tâches à la Chronologie. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .187Déplacer des tâches d’une barre Chronologie à une autre . . . . . . . . . . .189Gérer l’affichage dans la barre Chronologie. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .190Copier les barres Chronologie dans une autre application . . . . . . . . . . .192

i Affichage personnaliséIntervenir sur le format d'affichage des dates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .194Créer un nouvel affichage simple . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .195Créer un nouvel affichage combiné . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .197

Les ressources

i Définition des ressourcesDécouvrir les ressources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .199Créer la liste des ressources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .201Créer des ressources à partir d'une source extérieure . . . . . . . . . . . . .205Supprimer une ressource . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .208

Table des matières


Définir la capacité maximale d'une ressource Travail. . . . . . . . . . . . . . . 208Définir les disponibilités d'une ressource dans le temps . . . . . . . . . . . . 209Trier la liste des ressources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210Travailler sur les calendriers de plusieurs ressources Travail . . . . . . . . 211Travailler sur les calendriers d'une seule ressource . . . . . . . . . . . . . . . 213Saisir une remarque sur une ressource . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 214Consulter des remarques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 215Filtrer les ressources commentées . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 216Filtrer les ressources d'un groupe précis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 217Imprimer le tableau des ressources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 217Saisir l'adresse e-mail d'une ressource . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 218

i Affectation des ressourcesDécouvrir les prévisions pilotées par l'effort . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 219Activer/désactiver le pilotage par l'effort. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 219Découvrir la boîte de dialogue Affecter les ressources . . . . . . . . . . . . . 220Affecter des ressources à temps complet aux tâches . . . . . . . . . . . . . 223Affecter une ressource de type Consommable . . . . . . . . . . . . . . . . . . 226Affecter une ressource travail à temps partiel . . . . . . . . . . . . . . . . . . 227Affecter une ressource de type Coût . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 228Affecter une ressource budgétaire. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 229Afficher le graphe des disponibilités des ressources . . . . . . . . . . . . . . 231Retarder le travail d'une ressource sur une tâche . . . . . . . . . . . . . . . . 232Appliquer un profil de travail prédéfini . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 233Personnaliser un profil. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 235Afficher les initiales des ressources dans le planning . . . . . . . . . . . . . . 236

i Gestion des affectationsPourquoi modifier une affectation de ressource ?. . . . . . . . . . . . . . . . . 237Affecter une ressource travail supplémentaire à une tâche . . . . . . . . . 237Supprimer une affectation de ressource . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 240Remplacer une ressource . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 241Modifier le type de tâche. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 242Modifier le volume de travail avec une durée fixe . . . . . . . . . . . . . . . . . 246Modifier la durée d’une tâche de type Travail fixe . . . . . . . . . . . . . . . . . 249Regrouper des affectations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 251Utiliser le Planificateur d’équipe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 252

Table des matières

6

i Optimisation des affectationsVisualiser les affectations de ressources. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .257Analyser les répartitions de ressources dans le temps . . . . . . . . . . . . .258Modifier l'affichage "Utilisation des ressources". . . . . . . . . . . . . . . . . . .259Autoriser des heures supplémentaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .261Filtrer les tâches concernées par des heures supplémentaires . . . . . . .262Afficher la table Résumé des ressources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .262Examiner les ressources surutilisées. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .263Régler le problème des surutilisations par le nivellement . . . . . . . . . . . .267Demander le nivellement du projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .270Examiner le plan de projet avant et après le nivellement . . . . . . . . . . . .271Niveler le projet par l’Inspecteur de tâche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .272Définir les priorités des tâches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .273Niveler des ressources sélectionnées . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .274Niveler des tâches sélectionnées . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .275Annuler les résultats du nivellement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .276Régler manuellement les problèmes de surutilisation. . . . . . . . . . . . . . .276

Les tables

i Gestion des tablesDécouvrir les champs de Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .279Créer une table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .279Supprimer une table. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .284Modifier le contenu d'une table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .285Créer des champs personnalisés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .287Modifier la largeur des colonnes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .291Modifier le fractionnement des volets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .292Modifier l'aspect des tables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .293

i Gestion des cellulesRecopier un contenu d'une cellule vers les cellules adjacentes . . . . . . . .295Recopier un contenu de cellule vers d'autres cellules. . . . . . . . . . . . . . .295Utiliser le copié/collé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .296

Table des matières


i FiltresMettre en surbrillance les données filtrées . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 297Créer un filtre personnalisé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 299Utiliser les filtres automatiques. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 303Enregistrer un filtre automatique. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 307

Les coûts

i CoûtsDécouvrir les coûts d'un projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 309Modifier le format des coûts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 309Saisir un coût fixe pour une tâche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 310Saisir un coût fixe pour le projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 311Saisir les coûts liés aux ressources de type Travail . . . . . . . . . . . . . . . 312Saisir les coûts liés aux ressources de type Consommable. . . . . . . . . . 313Saisir les coûts liés aux ressources de type Coût . . . . . . . . . . . . . . . . 314Choisir la méthode d'allocation des coûts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 315Corriger les coûts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 318Affecter différents taux de coûts à des ressources. . . . . . . . . . . . . . . 318Exploiter plusieurs tables de coûts d'une ressource Travail. . . . . . . . . . 320Filtrer les tâches dont le coût excède une valeur précise . . . . . . . . . . . 321Pourquoi et comment analyser la valeur acquise ? . . . . . . . . . . . . . . . . 322Afficher les indicateurs de planification de la Valeur acquise . . . . . . . . . 325Afficher les indicateurs de coûts de la Valeur acquise . . . . . . . . . . . . . 326Afficher la table Valeur acquise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 327

L’impression et les rapports

i Options d’impressionPersonnaliser la mise en page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 329Modifier l'orientation/la mise à l’échelle d'un document . . . . . . . . . . . . . 333

i RapportsCréer un rapport . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 335Afficher un rapport créé (prédéfini ou personnalisé) . . . . . . . . . . . . . . . 339Modifier les données d’un rapport . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 340

Table des matières

8

Ajouter des éléments à un rapport . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .344Modifier l’apparence d’un rapport . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .344Modifier l’apparence des éléments d’un rapport . . . . . . . . . . . . . . . . . .346Gérer les éléments d’un rapport . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .349Imprimer un rapport. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .349Gérer les rapports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .351Créer un rapport visuel à partir d'un modèle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .353Créer un modèle de rapport visuel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .357

Le suivi

i Suivi du projetPourquoi suivre l'avancement d'un projet ? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .361Déplacer le projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .361Enregistrer une planification de référence . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .362Choisir la table du Suivi Gantt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .365Renseigner et afficher la Date d’état. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .366Renseigner la date d'avancement du projet. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .368Enregistrer une planification temporaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .370Effacer une planification (de référence ou temporaire) . . . . . . . . . . . . . .371Faire apparaître des courbes d'avancement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .371Consulter les statistiques globales d'un projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . .373

i Suivi des tâchesDécouvrir les outils de Suivi des tâches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .374Effectuer le suivi des tâches à l'aide des outils de suivi . . . . . . . . . . . . .374Mettre à jour l'avancement des tâches par un calcul automatique . . . . .375Mettre à jour manuellement l'avancement des tâches . . . . . . . . . . . . . .376Mettre à jour l'avancement des tâches dans les colonnes du Suivi Gantt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .378Commenter un suivi réalisé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .379Prévoir le glissement de tâches non achevées . . . . . . . . . . . . . . . . . . .380Constater les écarts entre réalisations et prévisions . . . . . . . . . . . . . .380Afficher la liste des tâches en cours . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .383Filtrer les tâches en glissement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .383Saisir les charges du travail réalisé sur les tâches . . . . . . . . . . . . . . . .383

Table des matières


i Suivi des ressourcesSuivre le travail de chaque ressource affectée à des tâches terminées . 385Suivre le travail de chaque ressource affectée à des tâches en cours . . 386Mettre à jour le travail sur une base quotidienne. . . . . . . . . . . . . . . . . 387Dissocier la mise à jour des tâches/des ressources. . . . . . . . . . . . . . . 388Afficher le pourcentage du travail achevé dans le Suivi Gantt . . . . . . . . 389

i Suivi coûts/travail globalDésactiver le calcul automatique des coûts réels de Project 2016 . . . . 390Renseigner les coûts réels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 390Utiliser les filtres liés au budget . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 390Suivre le travail global réalisé sur les tâches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 391

Le partage des projets

i Projets liés/consolidésTravailler sur un projet complexe (multi-projets) . . . . . . . . . . . . . . . . . 393Insérer un sous-projet dans le projet maître . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 393Afficher le nom des sous-projets dans le Gantt . . . . . . . . . . . . . . . . . . 396Afficher les statistiques d'un sous-projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 397Consolider plusieurs projets individuels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 397Consolider les plannings et les ressources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 397Créer des liens inter-projets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 399Enregistrer un projet consolidé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 403Modifier les liens entre un projet et un fichier source . . . . . . . . . . . . . 403

i Partage des ressourcesPartager les ressources entre projets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 405Ouvrir un projet emprunteur de ressources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 406Ouvrir un projet prêteur de ressources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 407Regrouper des tâches ou des ressources. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 408

Table des matières

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Les fonctions diverses

i Personnalisation de l’environnementDéplacer la barre d'outils Accès rapide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .409Personnaliser la barre d'outils Accès rapide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .409Personnaliser le ruban . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .411Exporter/importer un ruban personnalisé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .414Gérer les comptes utilisateur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .415

i Import/ExportImporter des données . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .422Exporter des données . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .427Enregistrer un fichier de projet au format PDF ou XPS . . . . . . . . . . . . .432Établir une liaison OLE avec Microsoft Excel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .434

AnnexesIndicateurs graphiques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .437Raccourcis-clavier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .439

Index. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .443

Définition des tâches


Défi n i t i on des tâch es

Project 2 01 6Saisir les tâches d'un projet

Les tâches représentent le travail à accomplir pour atteindre l'objectif du projet.Elles représentent, de ce fait, les éléments de base de tout projet. Une tâche, c'est-à-dire le travail du projet, est décrite en termes de séquence, de durée et deressources. Tout nouveau projet commence par la saisie de la liste des tâchesrecensées lors de la préparation.

i Vérifiez que le fichier de projet actif est bien celui dans lequel vous souhaitez créerdes tâches.

i Affichez si ce n'est déjà fait le Diagramme de Gantt (onglet Tâches - groupe Vue -liste du bouton Diagramme de Gantt - option Diagramme de Gantt) combiné avec latable Entrée (onglet Affichage - groupe Données - bouton Tables - option Entrée).

Pour le moment nous allons saisir le nom des tâches. Nous verrons ultérieurementcomment importer des tâches ou indiquer des jalons.

i Activez la première cellule de la colonne Nom de la tâche.

i Saisissez le nom de la tâche.

i Validez la saisie par la touche E ou par la touche b.

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i Procédez ainsi pour toutes les tâches à saisir.

m Si, suite à l'utilisation de la touche E, la cellule du dessous n'est pas activée, utilisezl'onglet Fichier - Options - catégorie Options avancées puis cochez l'option Déplacerla sélection après validation (zone Modification).

Depuis la version 2010 de Project, la saisie dans les cellules devient plus souplepuisque vous n’êtes plus obligé de renseigner toutes les valeurs (date, durée…)comme auparavant. Imaginez que vous ne connaissez pas précisément la durée d’unetâche ou sa date précise de début… et bien vous pouvez désormais laisser certaineszones vides ou bien saisir une information textuelle quelconque (même s’il s’agitd’une colonne du type date). Cette fonctionnalité est liée à la planification ma-nuelle.Pour saisir des données dans un projet, vous pouvez aussi utiliser la méthode classiquedu copier/coller afin de récupérer des tâches saisies au préalable dans un autrelogiciel Office (ex. Excel…) (cf. Gestion des cellules - Utiliser le copier/coller).



Importer des tâches de Microsoft Outlook

Cette fonctionnalité permet d'importer dans le projet en cours des tâches créées aupréalable dans l'application Microsoft Outlook et enregistrées dans les dossiersTâches.

i Ouvrez le projet dans lequel vous souhaitez importer des tâches.

i Cliquez sur la flèche associée à l'outil Tâche de l'onglet Tâche (groupe Insérer) puiscliquez sur l'option Importer des tâches d'Outlook.

La liste des tâches d'Outlook apparaît dans Outlook 2013 :

Les tâches Outlook indiquées comme étant 100 % achevées n'apparaissent pas danscette boîte de dialogue.

i Pour sélectionner une ou plusieurs tâches, cochez leur case respective située à gauchedu nom de la tâche.

i Pour sélectionner une catégorie entière de tâches, cochez la case associée au nom dela catégorie concernée.

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i Pour sélectionner toutes les tâches, cliquez sur le bouton Sélectionner tout.

À l'inverse, le bouton Effacer tout désélectionne toutes les tâches.

i Cliquez sur le bouton OK pour importer les tâches dans le projet actif.

Les tâches sont ajoutées aux éventuelles tâches existantes du projet.

i Planifiez les tâches ainsi importées selon les besoins du projet.

Supprimer une tâche

i Sélectionnez la tâche à supprimer en cliquant sur son numéro.

i Faites un clic droit sur la sélection afin d’afficher le menu contextuel puis cliquez surl’option Supprimer la tâche.

Pour supprimer la tâche sélectionnée, vous pouvez aussi appuyer sur la touche Sdu clavier.

Notez que la tâche est supprimée directement sans aucun message d’avertissement.

m Dans le cas d’une tâche planifiée automatiquement, si vous avez sélectionné unique-ment le nom de la tâche (et non la ligne entière) puis appuyé sur la touche S, uneicône d’avertissement s’affiche vous permettant ainsi, à l’aide de ses options acces-sibles par la petite flèche, d’effacer uniquement le nom de la tâche ou bien desupprimer la tâche complète.

Toujours dans le cas d’une tâche planifiée automatiquement, si vous avez sélectionnéuniquement la Durée ou un champ de date (et non la ligne entière) puis appuyé surla touche S, Project 2016 remplace la valeur de ce champ par la valeur définie pardéfaut (Durée : 1 jour, date : date calculée par Project).



Créer les jalons d'un projet

Les jalons sont des tâches particulières dans le sens où elles représentent des événe-ments significatifs, mais pas un travail, elles ont donc une durée nulle.

i Activez la cellule dans laquelle vous souhaitez ajouter un jalon, puis dans l’onglet

Tâche, cliquez sur le bouton Jalon du groupe Insérer.

Dans le diagramme de Gantt, les jalons sont symbolisés par des losanges suivis de ladate de la tâche.

i Saisissez le nom de la tâche jalon comme une tâche ordinaire dans le champ Nom dela tâche.

m Pour transformer une tâche en tâche de type jalon, il suffit de saisir la valeur 0 dansle champ Durée.

Vous pouvez créer un rapport de jalon permettant de visualiser les jalons en retard,les jalons à échéance ainsi que ceux terminés en choisissant le rapport prédéfiniRapport de jalon (onglet Rapport - groupe Afficher les rapports - bouton En cours) ;pour plus de détails concernant la création d'un rapport, reportez-vous au titre Créerun rapport du chapitre Rapports.

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Transformer une tâche en jalon sans modifier sa durée

i Réalisez un double clic dans la tâche concernée.

Si sa durée est différente de zéro, Project ne la considère pas automatiquementcomme un jalon.

i Activez, si besoin est, l'onglet Avancées.

i Cochez l'option Marquer la tâche en tant que jalon.

i Cliquez sur le bouton OK.

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