project cost management

PROJECT COST MANAGEMENT

Rp

Rp

Cost EstimatingCost Budgeting

Cost Control

COST BUDGETINGRENCANA ANGGARAN BIAYAUntuk kegiatan pembelanjaan selama proses pelaksanaan proyek, perlu adanya suatu pedoman,

agar pelaksanaan pembiayaan proyek dapat dikendalikan dengan baik, dan efisien.

Maksud & Tujuan Mematok biaya untuk pelaksanaan atau memberikan batasan uang yang tersedia untuk keperluan

bahan, upah, alat, subkontraktor, dan lain lain dalam total biaya proyek.

Cost Budget (Anggaran Biaya) Dapat digunakan acuan/pedoman didalam membuat Rencana Anggaran Pelaksanaan (PEP)

Harus realistik

Harus disusun/dibuat, sebelum kegiatan pembelanjaan proyek dimulai.

Diperlukan untuk menetapkan biaya produksi (biaya pelaksanaan)

Diperlukan untuk keperluan perusahaan sendiri (intern)

Menggunaan format satu macam, sesuai yang ditetapkan oleh perusahaan, secara internal.

Dokumen ini biasanya merupakan suatu dokumen rahasia.

Sebagai tolok ukur /alat kendali biaya yang dipakai sebagai dasar dalam pembuatan program pengendalian biaya (cost control)

Cost estimate yang tidak akurat, akan menampilkan cost budget yang tidak realistik, yang akhirnya akan mengakibatkan tidak tercapainya sasaran cost control.

COST BUDGETING PROCESSINPUTS.1. Project Scope Statement.2. Work Breakdown Structure.3. WBS Dictionary.4. Activity Cost Estimates.5. Activity Cost Estimates Supporting Detail.6. Project Schedule.7. Resources Calendars.8. Contract.9. Cost Management Plan

TOOLS & TECHNIQUES.1. Cost Aggregation

.2. Reserve analysis

.3. Parametric Estimating

.4. Funding limit reconciliation

OUTPUTS.1. Cost Baseline

.2. Poject Funding Requirements

.3. Cost Management Plan (Updates)

.4. Requested Canges

.1. Project scope statement p.110

Project objectives

Product scope description

Project requirements

Project boundaries

Project deliverables

Product acceptance criteria

Project constraints

Project assumptions

Initial project organization

Initial defined risks

Schedule milestones

Fund limitation

Cost estimate

Project configuration management requirements

Project specifications

Approval Requirements

Menjelaskan secara detail project deliverables dan persyaratan pekerjaan yang dibutuhkan untuk menciptakan deliverables tersebut. Detail project scope statement termasuk :

COST BUDGETING inputs

.2. WBS (Work Breakdown Structure).2. WBS (Work Breakdown Structure)

GEDUNG KANTOR01.

UMUM & PENDUKUNG01.03

BANGUNAN01.01

MEKANIKAL &ELEKTRIKAL

01.02

FINISHING01.01.03

STRUKTURATAS

01.01.02

ELEKTRIKALARUS KUAT

01.02.01

MEKANIKALUMUM

01.02.03

ELEKTRIKALARUS LEMAH

01.02.02

SITE01.03.01

SAFETY01.03.02

SITECLEARING01.03.01.01

SITEFACILITIES01.03.01.02

EQUIP.01.03.01.03

SUBSTRUKTUR01.01.01

GALIAN &

DEWATERING

01.01.01.01

PONDASI01.01.01.02

URUGANKEMBALI

01.01.01.03

KOLOMLT.1-40

01.01.02.01

BLK & PLATLT.1-40

01.01.02.02

TANGGALT.1-40

01.01.02.03

DINDINGLT.1-40

01.01.03.01

PLAFONDLT.1-40

01.01.03.02

LANTAILT.1-40

01.01.03.03

EL.STDLT.1-40

01.02.01.01

EL.N0NSTDLT.1-40

01.02.01.02

EL.KUSUSLT.1-40

01.02.01.03

TLP.LT.1-4001.02.02.01

T.SUARALT.1-40

01.02.02.02

MATVCCTVLT.1-40

01.02.02.03

PLUMBINGLT.1-40

01.02.03.01

HVACLT.1-40

01.02.03.02

LIFT/ESCLT.1-40

01.02.03.03

ACC.ROAD01.03.02.01

GEDUNG01.03.02.02

DIAFR.WLL01.01.01.02.

01

STRT01.01.01.02.

02

BALANC.01.01.01.02.

03

FW.BLK&PLLT.1-40

01.01.01.02.01

BS.BLK&PLLT.1-40

01.01.01.02.02

PR.BLK&PLLT.1-40

01.01.01.02.03

PL.ACUSLT.1-40

01.01.03.02.01

PL.GYPLT.1-40

01.01.03.02.02

PL.METLT.1-40

01.01.03.02.03

COND LT.1-40

01.02.01.01.01

KABELLT.1-40

01.02.01.01.02

ARMATURLT.1-40

01.02.01.01.03

CONDLT.1-40

01.02.02.01.01

KABELLT.1-40

01.02.02.01.02

PABX&UNITLT.1-40

01.02.02.01.03

AIR BERSIHLT.1-40

01.02.03.01.01

AIR KOTORLT.1-40

01.02.03.01.02

HYDRANLT.1-40

01.02.03.01.03

TC01.03.01.03.

01

LIFT ORG01.03.01.03.

02

SCHAFF01.03.01.03.

03

LEVEL 1

LEVEL 2

LEVEL 3

LEVEL 4

LEVEL 5

WBSSAMPLE


3. WBS Dictionary

Dokumen yang dihasilkan pada waktu proses menciptakan WBS disebut WBS dictionary termasuk :

Code of account identifier, a statement of work, responsible organization, list of schedule mailestones. Informasi lain adalah contract information, quality requirements, dan technical references untuk memberikan memfasilitasi kinerja pekerjaan.Informasi lain untuk maksud pengendalian account dengan menggunakan cost code.


4. Activity Cost Estimates

Penilaian secara kuantitative dari biaya seperti biaya sumberdaya yang diperlukan untuk menyelesaikan jadwal kegiatan. Type estimate ini bisa disajikan dalam bentuk ringkasan atau secara detail. Termasuk didalamnya Upah, Material, equipment, layanan, fasilitas, IT, dan spesial kategori seperti inflasi atau biaya cadangan.


CONTOH FORMULIR ESTIMASI ( gedung )

No. Item Pekerjaan Quantity Harga satuan

Jumlah harga

1.

2.

3.

4.

5.

6.

Preliminaries

………………

Pek. Substruktur

……………….

Pek. Struktur

…………….

Pek.M / E

…………….

Pek. Finishing

………….

Pek. Landscaping Jumlah

Ppn 10%

Jumlah akhirAsianto

Cost Group Template (Buildings)

1. Substructure

2. Superstructure

3. Internal Finishes

4. Fittings and Furnishings

5. Services :

o Plumbing & Sanitary Instalations

o Electrical Instalations

o HVAC Instalations

o Lift Instalations

o Fire Alarm & Fire Fighting Instalations

o Etc…

6. External works

7. Preliminary & Insurances

5. Activity Cost Estimates Supporting Detail

Jumlah dan jenis dari rincian tambahan didalam menunjang estimasi biaya kegiatan tergantung dari aplikasinya. Sehubungan dengan level dari detail, dokumen yang menunjangnya harus disediakan secara jelas, profesional, dan lengkap dengan gambar yang mana estimasi biaya diperoleh.

Termasuk :

Deskripsi scope of work

Dokumen sebagai dasar untuk estimating.

Dokumen berbagai asumsi yang digunakan

Dokumen berbagai batasan batasan

Indikasi range seperti US$ 10,000 (-10%/+15%) mengindikasikan item tersebut diperkirakan antara US$9,000 and US$ 11,500)


6. Project Schedule

Jadwal proyek termasuk perencanaan tanggal start dan finish untuk jadwal kegiatan proyek, Jadwal milstone, Paket pekerjaan, Perencanaan paket, dan control accounts. Informasi ini digunakan untuk mengumpulkan biaya biaya terhadap periode waktu kapan biaya direncanakan untuk digunakan.


7. Resources Calendars

Penanggalan sumberdaya gabungan untuk hari kerja dan hari libur/tidak kerja ditetapkan pada sumberdaya khusus. Meskipun tenaga kerja dan material bisa aktive atau idle. Pada umumnya digunakan untuk mengidentifikasi hari tidak kerja untuk sumberdaya khusus dalam waktu ketersediaan sumberdaya.

Kalender sumberdaya proyek mengidentifikasikan kuantitas dari setiap ketersediaan sumberdaya pada periode waktu yang diperlukan.


8. Contract

Kontrak - informasi yang berhubungan dengan pruduksi, jasa layanan, atau hasil yang telah dibeli – biayanya – semua digunakan untuk pengembangan penetapan anggaran

9. Cost Management Plan

Cost Management Plan adalah komponen dari Project Management Plan dan derivasi perencanaan lain disesuaikan sepanjang penetapan cost budgeting.


1. Cost Aggregation

Menjadwalkan perkiraan biaya kegiatan yang dikumpulkan pada paket pekerjaan sesuai dengan WBS.

Estimasi biaya paket pekerjaan kemudian dikumpulkan pada level komponen yang lebih tinggi dalam WBS. Seperti control accounts, dan pada akhirnya untuk seluruh proyek.

COST BUDGETING tools & techniques

2. Reserve Analysis

Banyak estimator mempertimbangkan adanya suatu biaya cadangan ( contingency allowances).

Pertimbangan dalam mengantisipasi, akan tetapi belum tentu terjadi. Kejadian ini disebut “ Known-unknowns” dan ini menjadi bagian dari ruang lingkup proyek dan garis acuan biaya (cost baseline)

Agar mendekati akurat, pilih yang bukan pessimestic


3. Parametric EstimatingParametric Modeling,

Melibatkan penggunaan parameter dari karakteristik proyek kedalam model matematik untuk memprediksi biaya proyek.

Penggunaan statistik antara Informasi secara historis dan variable lain (SqM, LM di konstruksi, Code pada software dan kebutuhan jam orang/hari orang) digunakan untuk mengembangkan model dalam mengestimasi biaya pada jadwal kegiatan sumberdaya.

Teknik ini bisa meningkatkan keakuratannya pada level yang lebih tinggi dan tergantung dari komplexitas atau tingkat kesulitan sepanjang jumlah dan data biaya termasuk dalam model.

Quantity X harga satuan historis = estimasi biaya.


4. Funding limit reconciliation

Banyak macam didalam periode penggunaan dana, biasanya dibawah pengaturan operasional. Namun didalam penggunaan dana proyek dikonsulidasikan dengan batasan pendanaan yang dibutuhkan pelanggan atau perusahaan.

Rescheduling bisa berdampak pada pengalokasian sumberdaya. Jika dana digunakan sebagai sumberdaya yang terbatas didalam proses penjadwalan proyek, maka harus melakukan peninjauan terhadap batasan waktu.

Produk final dari perencanaan berulang menjadi Cost baseline.


1. Cost Baseline

Cost Baseline adalah komponent dari Project management plan Sebagai acuan anggaran yang digunakan sebagai dasar pengukuran, monitor, dan kontrol seluruh kinerja biaya proyek.

Biasanya disajikan dalam bentuk S-curve

Com

mul

ativ

e V

alue

Time

100

50

Pro

gre

ss

0

COST BUDGETING outputs

CURVA “ S “

Bentuk curva “ S “ , berbeda tiap strategi insert mark up

Strategi merata

Strategi Front Loading

Rp.

Bln

Asianto

2. Project Funding RequirementsTotal & Periode didapat dari cost baseline dan bisa ditetapkan melebihi, biasanya menggunakan margin didalam menentukan early progress atau cost overruns. Funding terjadi biasanya pada kenaikan tertentu yang tidak sama jumlah maupun periodenya. Kebutuhan funding termasuk didalam cost baseline ditambah management contingency, tergantung kebijakan perusahaan.

Com

mul

ativ

e V

alue

Time

Expected Cash flow

Funding requirements

Cost Baseline

The difference between the maximum funding and the end of the cost baseline is Management Reserve

COST BUDGETING outputs

Contoh Formulir Master Cost Budget Kel. Sub.Kel PEMBEBANAN Rp. Keterangan

I BIAYA LANGSUNG PROYEK

1. BAHAN / MATERIAL

2. UPAH

3. ALAT

4. SUBKONTRAKTOR

5. PERSIAPAN / PENYELESAIAN

6. OVERHEAD LAPANGAN

SUB TOTAL

II KEWAJIBAN PAJAK

1. PPN ( 10% )

2. UANG MUKA PPH / PPH final

SUB TOTAL

III BIAYA TIDAK LANGSUNG

1. OVERHEAD PUSAT / CABANG/ PERW.

2. PENYUSUTAN AKTIVA TETAP

SUB TOTAL

CADANGAN

TOTAL ( NILAI KONTRAK )

Asianto

COST CONTROLMerupakan salah satu aspek dalam pengendalian proyek (Project Control)

Harapan Manajemen :

Tercapainya kualitas pekerjaan sesuai persyaratan yang ditetapkan,

Dapat diselesaikan dalam waktu yang telah ditetapkan,

Dalam batas anggaran yang disediakan (Budget), bahkan kalau bisa dibawah

budget yang ada.

Cost Control :

Sebaiknya berpedoman pada cost Budget yang realistis, artinya walaupun cost

estimatenya tidak akurat, cost budgetnya harus tetap realistik.

Hasilnya memberikan umpan balik (feed back) terhadap Cost Estimete

COST CONTROLMempunyai kaitan dengan : a). Faktor yang menciptakan perubahan pedoman biaya guna memastikan bahwa perubahan dapat disetujui,

b). Penetapan perubahan pedoman biaya yang terjadi, dan pengelolaan perubahan yang nyata ketika perubahan terjadi.

c). Jaminan bahwa cost overrun tidak melebihi pembiayaan yang diberi hak pada waktu tertentu dan di dalam total proyek.

d) Monitoring kinerja biaya untuk mendeteksi dan memahami perbedaan (cost variance) dari cost baseline.

e). Pencatatan semua perubahan secara teliti terhadap cost baseline.

f). Pencegahan kesalahan, ketidak sesuaian, atau perubahan yang tidak disetujui terhadap maksud laporan biaya atau pemakaian sumber daya.

g). Pemberitahuan kepada stakeholders terhadap perubahan yang disetujui.

h). Tindakan untuk membawa terjadinya cost overrun dalam batas yang bisa diterima.

COST CONTROL PROCESSINPUTS.1. Cost Baseline.2. Project Funding Requirements.3. Performance Reports.4. Work Performance Information.5. Approved Changes Requests.6. Project Management Plan

TOOLS & TECHNIQUES.1. Cost Change Control System

.2. Performance Measurement Analysis

.3. Forcasting

.4. Project Performance Reviews

.5. Project Management Software

OUTPUTS.1. Cost Estimate (updates)

.2. Cost Baseline (updates)

.3. Performance Measurements

.4. Forcasted Completion

.5. Requested Changes

.6. Recommended Corrective Actions

.7. Organizational Process Assets (updates)

.8. Project Management Plan (updates)

1. Cost Baseline

Cost Baseline adalah komponent dari Project management plan Sebagai acuan anggaran yang digunakan sebagai dasar pengukuran, monitor, dan kontrol seluruh kinerja biaya proyek.

Biasanya disajikan dalam bentuk S-curve

Com

mul

ativ

e V

alue

Time

100

50

Pro

gre

ss

0

COST CONTROL inputs

2. Project Funding RequirementsTotal & Periode didapat dari cost baseline dan bisa ditetapkan melebihi, biasanya menggunakan margin didalam menentukan early progress atau cost overruns. Funding terjadi biasanya pada kenaikan tertentu yang tidak sama jumlah maupun periodenya. Kebutuhan funding termasuk didalam cost baseline ditambah management contingency, tergantung kebijakan perusahaan.

Com

mul

ativ

e V

alue

Time

Expected Cash flow

Funding requirements

Cost Baseline

The difference between the maximum funding and the end of the cost baseline is Management Reserve

COST CONTROL inputs

3. Performance ReportsLaporan progres disusun secara ringkas dari hasil pengumpulan dari beberapa informasi lapangan. Hasilnya dianalisis dan dibandingkan dengan pengukuran kinerja baseline

Laporan harus meliputi Status dan informasi progres, detail persyaratan dari stakeholder, seperti yang telah didokumentasikan pada communication management plan.

Biasanya format terdiri dari bar-chart, S-curve, tabular report.

COST CONTROL inputs

CONTOH FORMULIR COST CONTROL

No.

URAIAN

Total

budget

Realisasi s/d tgl. Sisa budget

Perkira-an sisa biaya

Penyim-pangan

( + / - )Budget realisasi

Realisasi biaya

a b c d = a - c e f = d - e

1. Material

2. Upah

3. Alat

4. Subkon

5. Pekerjaan persiapan

6. Overhead lapangan

TOTAL

BCWP ACWP

4. Work Performance Information

Pengumpulan informasi dari status dan biaya proyek yang telah dilaksanakan.

Termasuk :

Pekerjaan yang ditetapkan sudah selesai atau belum ?

Biaya yang dianggarkan dan yang telah digunakan?

Estimasi biaya untuk menyelesaikan pekerjaan?

Berapa Percent telah selesai secara fisik?

COST CONTROL inputs

Project Project ID

Project Sponsor Client

Business Area Project Manager

Document Version Document No. Softcopy Name

Prepared by Approved by Page No. . of

WBS CODE

TASK DESCRIPTION

MAJOR DELIVERABLES

PLANED MILESTONE

CURRENT STATUS/

PROBLEM

PROPOSED SOLUTION

ACTION BY

RE-PLANNED MILESTONE

PROGRESS REPORT FORM (PRF)

PROJECT PROJCT ID

PROJECT SPONSOR CLIENT

BUSINESS AREA PROJECT MANAGER

DOCUMENT VERSION DOCUMENT NO.

SOFTCOPY NAME PAGE NO. . OF

CUT OF DATE PREPARED BY APPROVED BY

PROJECT COST ( Rp)

LAST PERIOD COMMITTED THIS PERIOD

ACTUAL COST VARIANCE

WORK COMPLETED THIS PERIOD

CURRENT ISSUES

PROPOSED SOLUTIONS

PLAN NEXT PERIOD

ATTACHMENT

PROGRESS REPORT SUMMARY FORM (PRSF)

5. Approved Changes Requests

Persetujuan pengajuan Perubahan dari proses pengendalian terintegrasi bisa termasuk modifikasi terminologi biaya dalam kontrak, lingkup, cost baseline, atau cost management plan.

COST CONTROL inputs

PROJECT PROJCT ID

PROJECT SPONSOR CLIENT

BUSINESS AREA PROJECT MANAGER

DOCUMENT VERSION DOCUMENT NO.

SOFTCOPY NAME PAGE NO. . OF

DESCRIPTION AND IMPACT(on benefits, costs, timescales, resource requirements, other projects, risk etc) of proposed scope change :(use attachments if necessary)

REASON FOR CHANGE (DESCRIBE BENEFITS) :

IMPLICATIONS OF NOT MAKING THIS CHANGE :

APPROVED BY : (1) DATE (2) DATE

STATUS : ( ) APPROVED ( ) REJECTED ( ) DEFERREDREASONS :

CHANGE REQUEST FORM (CRF)

6. Project Management Plan

Project management plan dan komponen Cost management plan dan perencanaan lain disesuaikan dan diintegrasikan ketika melaksanakan proses kontrol biaya.

COST CONTROL inputs

1. Cost Change Control System

Didokumentasikan pada cost management plan, menggambarkan prosedur yang mana cost baseline bisa dirubah.

Termasuk bentuk formulir, dokumen, cara penelusuran, dan persetujuan perubahan

Integrated dengan integrated change control process.

COST CONTROL tools & techniques

2. Performance Measurement Analysis

Dengan cara Earned Value analysis

mengukur kinerja dengan membandingkan besar pekerjaan yang direncanakan dengan actual pekerjaan yang selesai, untuk menentukan kinerja jadwal & biaya sesuai rencana.

Memungkinkan manager proyek mendetaksi penyimpangan dari rencana sedini mungkin dan mengambil tindakan korektif yang sesuai.


Basic Value in Earned value AnalysisProject

The planned Value (PV) or Budgeted Cost of Work Scheduled (BCWS) : The sum of approved cost estimates for activities scheduled to be performed.

The Earned Value (EV) or Budgeted Cost of Work Performed (BCWP) : The sum of the approved cost estimates for activities completed.

The Actual Cost (AC) or Actual Cost of QWork Performed (ACWP) : Total cost incurred in accomplishing work.

Konsep Earned Value

Gambar 1 : Grafik status kinerja biaya pelaksanaan proyek

8

50

0 2 5

Biaya

10

Waktu

50% Aktual biaya

Rencana Kerja

56%

56% Rencana kerja

Gambar 2 : Grafik Earned Value

8

50

0 2 5

Biaya

10

Waktu

50% Aktual biaya

Rencana Kerja

45% Aktual Fisik

Konsep Earned Value

Elemen Elemen Earned Value

BCWS (PV)

Gambar 3 : Elemen-elemen Earned Value

8

50

0 2 5

Biaya

10

Waktu

ACWP (AC)

BCWP (EV)

Basic Formulas in Earned ValueProject

Cost Varian (CV) = EV - AC

Schedule Variance (SV) = EV - PV

% Over/Under = (AC – EV) / EV * 100

Earned Value = % complete * BAC

Cost Performance Index (CPI) = EV / AC

Schedule Performance Index (SPI) = EV / PV

CV < 0 : ?, CV = 0 : ?, CV > 0 : ?, CPI < 1 : ?, CPI = 1 : ?, CPI > 1 : ?

SV < 0 : ?, SV = 0 : ?, SV > 0 : ?, SPI < 1 : ?, SPI = 1 ?, SPI > 1 : ?

Example :Project

Contract :

To build 10 houses in 12 months

Construction budget :

10 houses @ Rp 100 mio = Rp 1,000 mio

Construction period : 12 months

Condition After 5 Moths :

Planned Value ( PV) : Rp. 360 mio or 36 (from S-curve).

Actual Cost (AC) : Rp. 310 mio or 31 (from accounting dept).

Earned Value (EV) : Rp. 250 mio or 25 (from site actuals)

CurveProject

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

(MONTHS)

Time

36 PV

PV - CURVE

100

50

PR

OG

RE

SS

31 AC

25 EV

PV = 36 (Planned Value)

AC = 31 (Actual Cost)

EV = 25 (Earned Value)

Progress for EVProject

House No 1 = 40

House No 2 = 30

House No 3 = 50

House No 4 = 50

House No 5 = 10

House No 6 = 20

House No 7 = 20

House No 8 = 10

House No 9 = 10

House No 10 = 10

Average = 250 / 10 = 25

Variances & Indexes :Project

Cost Variance (CV) : EV-AC = 25 – 31 = - 6

Schedule Variance (SV) : EV – PV = 25 – 36 = - 11

Cost Performance Index (CPI) : (EV) / (AC) = 25 / 31 = .806

Schedule Performance Index (SPI) : (EV) / (PV) = 25 / 36 = .694

Estimate at Completion (EAC)Project

Alternative 1:EAC = Actual + Remining Budget

= 310 + (1000 – 250) = 1,060 mio

Alternative 2:EAC = Actual + New estimate for Remining Budget

= 310 + 800 (est) = 1,110 mio

Alternative 3:EAC = Actual + Remining Budget/CPI

= 310 + (750/0.806) = 1,240 mio

Alternative 4:EAC = Actual + Remining /CPI/SPI

= 310 + (750/0.806) : 0.694

= 310 + 1341 = 1,651mio

3. Forecasting

Forecasting termasuk membuat estimate atau memprediksi kondisi proyek yang akan datang berdasarkan informasi dan pengetahuan yang ada pada saat melakukan forecasting.

Forecasts dihasilkan, diupdate, dan di review atas dasar informasi progres.

Informasi progres terdiri dari hasil progres yang lalu dan dan informasi lain yang akan mempengaruhi proyek yang akan datang contohnya :

Estimate at completion dan Estimate to complete.


4. Project Performance Reviews

Review kinerja dengan membandingkan kinerja biaya melebihi waktu, Jadwal kegiatan atau melewati paket pekerjaan yang direncanakan dan tidak terpenuhinya anggaran (planed value).

Variance analysis

Trend analysis

Earned value techniques.


Progress Monitoring

Progress Progress Progress Progress

Aggregate Progress

ApproveCost budget Assessment

YesNo

Earned Value Analysis

JutaIDR%

2000 100

1800 90

1600 80

1400 70

1200 60

1000 50

800 40

600 30

400 20

200 10

0 0 3 6 12 25 35 52 75 85 95 98 99 100 %

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

Month

Planned Value (PV)(BCWS)

Actual Cost (AC)(ACWP)

C

ost

Data Date

Projected Budget Completed

Projected Time Completed

Schedule Overrun

Cost Overrun

Work Performed (EV)(BCWP)

5. Project Management SoftwareDapat menggunakan spreadsheet atau PM software seperti Artemis-7, P3, MSOP


6. Variance ManagementCost management plan menjelaskan bagaimana cost variance dikelola, contoh : adanya tanggapan yang berbeda terhadap masalah “major atau minor”.

Besarnya varian menuju ke penurunan seperti tambahan pekerjaan yang terpenuhi.

Variance lebih besar diijinkan pada awal proyek dan bisa menurun pada akhir proyek.


COST CONTROL outputs

OUTPUTS.1. Cost Estimate (updates)

.2. Cost Baseline (updates)

.3. Performance Measurements

.4. Forcasted Completion

.5. Requested Changes

.6. Recommended Corrective Actions

.7. Organizational Process Assets (updates)

.8. Project Management Plan (updates)

3. Performance Measurements

Hasil perhitungan CV, SV, CPI dan nilai SPI untuk komponen WBS, khususnya paket pekerjaan dan control accounts, didokumentasikan dan dikomunikasikan kepada stakeholders.

4. Forecasted Completion

Perhitungan nilai EAC atau laporan nilai EAC didokumentasikan dan nilai dikomunikasikan dengan stakehloders.

Perhitungan nilai ETC atau laporan nilai ETC yang disajikan perusahaan didokumentasikan dan nilai dikomunikasikan kepada stakeholders.


6. Recommended Corrective Actions

Tindakan koreksi dilaksanakan untuk membawa perkiraan kinerja proyek yang akan datang segaris dengan project management plan.

Tindakan koreksi didalam cost management sering melibatkan penyesuaian jadwal anggaran kegiatan.

Seperti tindakan khusus diambil untuk menyeimbangkan cost variances.


Contoh Evaluasi Akhir

Kel. Sub.Kel PEMBEBANAN BUDGET REALISASI

I. BIAYA LANGSUNG PROYEK

1. BAHAN / MATERIAL

2. UPAH

3. ALAT

4. SUBKONTRAKTOR

5. PERSIAPAN / PENYELESAIAN

6. OVERHEAD LAPANGAN

SUB TOTAL

II KEWAJIBAN PAJAK

1. PPN ( 10% )

2. UANG MUKA PPH / PPH final

SUB TOTAL

III BIAYA TIDAK LANGSUNG

1. OVERHEAD PUSAT / CABANG/ PERW.

2. PENYUSUTAN AKTIVA TETAP

SUB TOTAL

CADANGAN / LABA

TOTAL ( NILAI KONTRAK ) Asianto

CONTOH : CONSTRUCTION COST ACCOUNT

Variable Cost ( biaya tidak tetap ) , adalah biaya yang selalu berubah tiap bulannya sesuai dengan intansitas kegiatan proyek . Kelompok biaya ini terdiri dari :

• Biaya Bahan / Material Konstruksi• Biaya Upah Konstruksi• Biaya Alat Konstruksi• Biaya Subkontraktor ( Kontraktor )• Biaya Overhead Lapangan/ Proyek

Fix Cost ( biaya tetap ) , adalah biaya yang relatif tidak berubah tiap bulannya atau tidak terkait dengan intansitas kegiatan proyek . Kelompok biaya ini terdiri dari :

• Biaya Overhead Perusahaan• Biaya Pemasaran Perusahaan• Biaya Penyusutan aktiva tetap Perusahaan Asianto

COST CONTROL

• Yang mendorong peran cost control jadi penting di konstruksi , adalah :

– Harga jual bersifat konservatif ( relatif tetap)

– Biaya produksi bersifat fluktuatif ( sangat mudah berubah bila tidak dikendalikan )

• Untuk mengatasi kondisi yang delematis tsb diatas , maka diperlukan :

– Kemampuan tentang construction cost .

– Kemampuan dalam cost control

Asianto

ASPEK - ASPEK KONTROL

• Untuk dapat berhasil mengendalikan biaya proyek dengan baik , maka perlu dilakukan pengendalian terhadap aspek-aspek yang mempengaruhinya :

• Time Control• Quality Control• Safety Control• Cost Control

Asianto

ASPEK TIME CONTROL

• Kegiatan pekerjaan harus dikendalikan sesuai jadwal yang ada .

• Bila pekerjaan terlambat , dapat timbul resi-ko tambahan biaya akibat terkena pinalti maupun kenaikan harga

• Bila kegiatan harus dipercepat , karena berbagai alasan , cenderung akan menam-bah biaya .

Asianto

ASPEK QUALITY CONTROL

• Mutu pekerjaan harus dikendalikan agar selalu masuk dalam toleransi keberterimaan

• Mutu yang lebih rendah dari persyaratan , akan menambah cost untuk perbaikan .

• Mutu yang lebih tinggi dari persyaratan , juga akan menambah biaya ( material / proses ) .

• Inti dari manajemen mutu , adalah mengu-rangi terjadinya kegagalan mutu ( perbaik-an / penolakan pekerjaan )

Asianto

ASPEK SAFETY CONTROL

• Safety harus dikendalikan untuk menekan accident cost sekecil mungkin , dengan menyediakan biaya safety yang layak .

• Biaya safety yang terlalu rendah , dapat me-nyebabkan accident yang tidak diinginkan

• Biaya safety yang terlalu tinggi (oversafety), selain menambah biaya secara lngsung juga dapat menambah biaya secara tidak lang-sung ( turunnya produktivitas )

• Inti dari manajemen safety ( K3 ) adalah mengurangi terjadinya kecelakaan proyek .

Asianto

ANALISIS / PENGUKURAN KINERJA

• SV = EV – PV atau BCWP – BCWS• CV = EV – AC atau BCWP – ACWP• SV Ratio = BCWP : BCWS• CV Ratio = BCWP : ACWP• CS Ratio = SV Ratio X CV Ratio =

BCWP2 : (ACWP x BCWS)

• CPI (Cost Performance Index) = EV:AC > = 1

• SPI (Schedule Performance Index) = EV:PV > = 1

• Projected Time completed = Sisa waktu : SPI + Waktu Yang sudah selesai.

• Projected Budget Completed atau Estimate At Completion (EAC) =

Alternative 1 : Continuing the cost performance trend until project completion = AC + Remaining Budget : CPIAlternative 2 : Negative impact is limited to the first 5 months only =AC + Remaining Budget (Unchanged).Alternative 3 : Continuing the negative trend, but also have to catch up with the time delay = AC + Remaining Budget : CPI : SPI.Alternative 4 : Recalculate the remaining portion including all cost saving efforts. = AC + New estimate for remaining budget

Thank you

Rp

Rp

project cost management

Documents