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Project Management para Tecnología

de la Información

Gestión de Proyectos

1° Cuatrimestre de 2013

Profesor Dr. Alberto Zimerman

Preparación del material: Lic. Verónica Cáceres

Metodología para el desarrollo de Sistemas de Información

Curso del Prof. Dr. Alberto Zimerman 2

Introducción

¿Por qué vemos Project Management?

Porque cualquier Proyecto requiere de las técnicas de Administración de Proyectos.

¿Qué veremos de Project Management?

El marco general de la gestión de proyectos

Áreas de conocimiento y Procesos de Gestión de Proyectos

¿Cuál es el alcance de los conceptos a tratar?

Obtener una visión integral y detallada de la gestión de proyectos

Generar la base de conocimientos para planear y administrar un proyecto


¿Cuáles son sus características?

¿Qué es un Proyecto?

TEMPORAL

Tiene un comienzo y un fin definido.

Termina cuando se construyó el producto.

Su producto puede durar indefinidamente.

ÚNICO No se hizo antes.

PROGRESIVO

Implica proceder por pasos lo cuales deben ser permanentemente coordinados.

El alcance es constante, la elaboración es progresiva, es decir, se producen entregables parciales orientados a un entregable final.

(*) El producto del proyecto podrá ser un bien o un servicio

“Un Proyecto es un emprendimiento temporario realizado para obtener un producto o servicio único”



Realizados por personas

Restringidos por recursos limitados

Planificados, ejecutados y controlados

Ventana de oportunidad

Equipo de proyecto transitorio

Otras Características:


Operaciones

Continuas

Es un esfuerzo permanente que produce

la misma salida cada vez que se ejecuta

Salidas predecibles con poco riesgo y

bajo costo

Alcanzado el objetivo busca nuevos

objetivos

Proyectos

Temporarios

Únicos

Menor grado de previsibilidad e

inversión significativa

Alcanzado el objetivo se

disuelve el equipo

¿Qué diferencia existe entre una Operación y un Proyecto?



Un proyecto se considera exitoso si logra los Objetivos en los Plazos Estipulados,

dentro de los Costos Previstos y con las Especificaciones y Expectativas

Requeridas

Plazos

Costos Triple limitación

Alcance

Costos Calidad

Plazos

Recursos

Recursos

Enfoque Tradicional Enfoque Moderno

Alcance



Compromiso de los Interesados

Equipo Idóneo con Altos estándares

Los objetivos y beneficios son alcanzables

Los riesgos son mitigados

Nivel de Esfuerzo y Agenda pueden predecirse

El alcance es realista y puede manejarse

¿Cuáles son las Claves del Éxito en un Proyecto?



Involucrados en los Proyectos

Los interesados en el Proyecto son individuos u Organizaciones que

están activamente involucrados en el proyecto o cuyos intereses

pueden ser afectados positiva o negativamente como resultado de la

ejecución o conclusión del proyecto


Ciclo de Vida de Proyectos Los Proyectos generalmente se dividen en Fases para:

Mejorar su Control

Establecer relaciones y vínculos con las operaciones de la Organización

El conjunto de Fases se conoce como “Ciclo de Vida del Proyecto”.

El Fin de una Fase está marcado por la revisión de Entregables clave y del

rendimiento del proyecto hasta la fecha para:

Determinar el inicio de la próxima Fase

Detectar y corregir errores en forma efectiva.


Entrega Inicio Diseño -Planificación - Desarrollo

Idea Equipo del Proyecto

Acta del Proyecto

Enunciado de Alcance

Plan

Línea de Base

Progreso

Aceptación

Aprobación

Cierre

Entradas

Fases

Salidas de la Gestión del Proyecto

Entregable del Proyecto

Producto

Típica secuencia de Fases en el Ciclo de Vida del Proyecto

Ciclo de Vida de Proyectos


Procesos

El trabajo en Proyectos se realiza a través de Procesos.

Un Proceso es una serie de acciones que producen un resultado.

Los procesos de la Gestión del Proyecto pueden ser organizados en cinco

grupos:

Procesos de Iniciación

Procesos de Planificación

Procesos de Ejecución

Procesos de Control

Procesos de Cierre



REPORTE FACILITADOR

RESUMEN SISTEMA

RESUMEN PROYECTO

TRASFONDO

OBJETIVOS DEL PROYECTO

RESUMEN DEL SISTEMA EN CURSO

NECESIDADES Y SUPOSICIONES DEL NUEVO SISTEMA

ALTERNATIVAS DEL NUEVO SISTEMA Resumen de alternativas

Descripción de cada alternativa

Mejoras esperadas ( para cada alternativa )

Mejoras en servicio

Impactos esperados ( para cada alternativa )

PROYECTO Empleados

Presupuesto

APÉNDICE Comparación Costo / Beneficio de las alternativas

Estimación de costos del proyecto y programa

Detalle de actividades, programa y presupuesto de la fase de Especificación de Requerimiento de los usuarios.

Documento Objetivo

Gestión de Proyectos

Áreas de Conocimiento

Administración de la Integración

Administración del Alcance

Administración de Calidad

Administración del Tiempos

Administración de Costos

Administración de la Comunicación

Administración de las Adquisiciones

Administración de los RRHH

Administración del Riegos

FASES y GRUPOS DE PROCESOS: Inicio, Planificación, Ejecución, Control y Cierre

Los Procesos de la Gestión de Proyectos se organizan en 9 Áreas de Conocimiento


Objetivo y Alcance

4. Integración Asegurar que todos los elementos del proyecto estén adecuadamente integrados

Desarrollar el plan del proyecto, ejecutarlo y realizar el control integral de cambios

5. Alcance

Garantizar que se incluyan todo el trabajo requerido, y sólo lo requerido, para completar el proyecto exitosamente

Planificar, definir, verificar y controlar los cambios del alcance. El alcance se gestiona durante todos los procesos del ciclo de vida de un proyecto

6. Tiempos Velar para que el proyecto se complete a tiempo

Definir las actividades, secuenciarlas, calcular su duración, y desarrollar y controlar el cronograma

7. Costos Garantizar que el proyecto se complete dentro del presupuesto aprobado

Planificar los recursos, estimar costos, y asignar y controlar el presupuesto

8. Calidad Asegurar que el proyecto satisfaga las necesidades objetivos definidos (producto y gestión)

Planificar la gestión de la calidad, y realizar su aseguramiento (revisar el proceso) y control

9. Recursos Humanos

Velar por el uso efectivo de las personas involucradas en el proyecto

Planificar la organización, adquirir y desarrollar las personas que conforman el equipo

10. Comunica_ ción

Asegurar la adecuada generación, recolección, distribución y almacenamiento de la información

Planificar las comunicaciones, recolectar y distribuir la información, y realizar su disposición final

11. Riesgos

Maximizar la probabilidad y consecuencia de eventos positivos y minimizar los eventos negativos

Planificar la gestión del riesgo, identificar, analizar cualitativa y cuantitativamente, elaborar un plan de respuesta, supervisarlo y controlarlo

12. Adquisición

Adquirir bienes y servicios por fuera de la organización ejecutante

Desarrollar el Plan de Adquisiciones, planificar la búsqueda de proveedores, administrar los contrato y hacer el cierre de los contratos

Áreas de Conocimiento


El Inicio

del Proyecto


Procesos de Iniciación

Planificación

Ejecución

Control

4.1 Desarrollo del Acta

de Proyecto

4.2 Desarrollo del

Enunciado del Alcance

del Proyecto

Acta de Constitución (Project Charter)

Enunciado del Alcance

Preliminar

Patrocinador del

Proyecto

• Enunciado del Trabajo

• Contrato

Factores

Ambientales

• Cultura

• Disponibilidad de

Recursos

• Sistema de Inf. de

Proyectos

Activo de los

Procesos

• Políticas y

Procedimientos

• Información Histórica

• Lecciones Aprendidas



Generalmente contiene:

Objetivos del proyecto y Producto

Requerimientos del producto o servicio

Requerimientos y entregables del proyecto

Criterios de Aceptación

Restricciones y Supuestos

Otros datos de Costos, Recursos, tiempos y riesgos de alto nivel

Los Objetivos deben tener las siguientes características:

Specific (específico y explicitados),

Measurable (verificables),

Achievable (alcanzables / realistas),

Result Oriented (orientado a resultados) y

Time Bound (limitados en el tiempo)

Desarrollar el Enunciado de Alcance

Los entregables son productos / servicios verificables cuyo cumplimiento determinarán la finalización del proyecto o de una fase.

La Planificación

del Proyecto


Desarrollar el Plan de Gestión del Proyecto

El desarrollo del Plan de Gestión implica juntar todas las piezas en un todo coordinado.

Incluye los baseline del Proyecto, los Planes de Gestión subsidiarios, Cómo se administrarán los cambios.

El Plan debe ser dinámico y flexible (adecuarse a los cambios), es la guía para la ejecución del Proyecto. Es actualizado y revisado mediante el proceso de Control de Cambios Integrados.

El Plan de Gestión del Proyecto: es un documento formal y aprobado que define cómo el proyecto será ejecutado, monitoreado y controlado.

Planificar el Alcance

Documenta:

Cómo se preparará el Enunciado de Alcance

Fija criterios para determinar la terminación de Proyectos y Subproyectos

Cómo se definirá y modificará la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT)

El Plan de Gestión del alcance del Proyecto: es un documento que describe cómo se definirá, verificará y controlará el Alcance del proyecto


Definir Actividades

Identificar y Documentar las actividades específicas para cumplir con los entregables del proyecto.

Secuenciar Actividades

Los diagramas de red:

Muestran como las actividades fluyen de principio a fin

Describen las relaciones de las tareas

Propósito del diagrama de red:

Calcular la duración del proyecto

Calcular la flexibilidad del cronograma para cada tarea, es decir su Flotación

Identificar tareas que se encuentran en el Camino Crítico

Optimizar el Cronograma del Proyecto y Visualizar el impacto de los cambios

Identificar y Documentar las dependencia entre las actividades del proyecto.


6.3 Estimar los Recursos de las Actividades

Determinar qué recursos físicos, qué cantidad se utilizará y cuándo deberá estar disponible ese recurso.

6.4 Estimar la Duración de las Actividades

Valorar la cantidad de períodos de tiempo necesarios para completar cada tarea.

6.5 Desarrollar el Cronograma

El Cronograma: Constituye la Línea de Base de Tiempos. Es una expresión de las actividades del proyecto y de sus fechas de inicio y fin.



Debe incluir datos adicionales tales como: Supuestos y restricciones, descripción de tareas y Reservas del Cronograma

Requiere la confirmación de los recursos

Existen distintos modelos de cronogramas. Su utilización responde a las necesidades del proyecto

Hitos: para dar una visión global de cumplimiento

Gant: para reportar avance de tareas

6.5-Desarrollar el Cronograma

7.1 Estimar Costos

Estimar el costo de los recursos necesarios para el cumplimiento de las actividades del proyecto, reflejándolos en la generación del Presupuesto.

7.2 Armar el Presupuesto de Costos

Sumar los costos estimados de las actividades, estableciendo una línea base, para el costo que sirva para medir su desempeño.


7.2 Armar el Presupuesto de Costos

Job 001P0178: el 1Jul04 se incluye Contado al Presupuesto

Id Proyecto Id Cta Objeto Desc Cta Objeto Moneda Presupuesto Incurrido Previsto

ITF 19292000 Capacitación - Implementación PES $ 2,000.00 0

ITF 19302000 Consultoría PES $ 83,784.00 $ 61,743.29 648

ITF 19312000 Servicios Contratados PES $ 12,060.00 $ 10,714.00 4932

ITF 19322000 Hardware PES $ 920.00 0

ITF 19392000 Viajes y Estadías PES $ 1,000.00 $ 1,336.48 2900

ITF 19402000 Otros PES $ 24.17ITF 19412000 Personal Interno - Proyecto PES $ 9,350.00 $ 16,463.00 4000

$ 109,114.00 $ 90,280.94 12480

El Presupuesto: Constituye la Línea de Base de Costos. Es una expresión de los costos estimados del proyecto. Debe ser formalmente aprobado. Se utiliza para medir y controlar los costos del proyecto.


8.1 Planificar la Calidad

(*) Si no existiera una a nivel empresa, el proyecto debiera establecer una para el proyecto.

La planificación de la Calidad implica identificar qué estándares son relevantes para el proyecto y cómo satisfacerlos.

Línea Base de Calidad: Es una expresión de los objetivos de Calidad del proyecto. Se utiliza para medir e informar la performance de Calidad del proyecto.


9.1 Planificar los Recursos Humanos

Determinar los roles del proyecto, las responsabilidades y el organigrama el proyecto en general.

10.1 Planificar las Comunicaciones

Es necesario comprender:

las audiencias (quién), el tipo de información y nivel de detalle (qué),

el formato y medio (cómo), la frecuencia y las fechas límites (cuándo),

quién debe comunicar (responsable)

Por ello es una actividad ligada a la planificación de RRHH.

Además será necesario entender dónde estará la información, cómo será actualizada, quién accede a la información del proyecto, cómo es el proceso de recolección y actualización, etc.

El propósito del plan es informar a todos los interesados cómo será gestionada la comunicación del proyecto.


Gestión de Riesgos

Determinar el enfoque para la gestión de riesgos

Determinar qué riesgos pueden afectar al proyecto y documentarlos

Evaluar impacto y probabilidades (Alto, Medio, Bajo) para determinar prioridades

Determinar los impactos monetarios que puede generar la ocurrencia de un riesgo.

Desarrollar opciones de acción y asignar responsables para el seguimiento.

Monitorear riesgos identificados, evaluar nuevos, asegurar la ejecución de las respuestas.


La Ejecución

del Proyecto


4.4 - Dirigir y Gestionar la Ejecución

Durante Ejecución:

Se ejecuta el plan, generando los Entregables del proyecto

Se utiliza la mayoría del presupuesto del proyecto

Se adquiren recursos

Se comunica, se distribuye información, se reporta avance

Se identifican y monitorean riesgos

Se construye el equipo

Se asegura la calidad

Se detectan y gestionan pedidos de cambios

Comprende el conjunto de actividades necesarias para cumplir con el trabajo establecido en el plan del proyecto, de modo de producir los entregables específicos y cumplir con los objetivos del proyecto



El Control

del Proyecto


En todos los casos:

Implica controlar los cambios del Proyecto.

Se utiliza un proceso de control de cambios.

Se compara con las líneas de base.

Se realiza análisis de variaciones o revisiones.

Se verifican Métricas y/o planes iniciales.

Para el control de costos se utiliza la técnica de Valor Ganado.

Las salidas suelen ser:

Aprobaciones.

Acciones correctivas y preventivas.

Actualizaciones a las líneas de base y documentos.

Pedidos de cambios.

Cualquier cambio que sea necesario debe ser aprobado por el proceso de Control de Cambios.

Controles de Resultados vs. Planeado

El Control del Alcance, Cronograma, Costos, Calidad, Riesgos implica la comparación de los resultados obtenidos en el proyecto respecto de lo planeado.

7.3- Controlar Costos

Influenciar sobre los factores que generan variaciones al costo y controlar los cambios en el presupuesto del proyecto


Los proyectos suelen experimentar diferencias en los tiempos y costos reales de realización del trabajo versus lo planificado (rendimiento)

Variación = Real – Planificado

La pregunta es :

¿El desvío es aceptable?


El Cierre

Del Proyecto

4.7- Cerrar el Proyecto

Durante el Cierre :

Se verifica el producto

Se recopilan datos y estadísticas finales

Se realizan reuniones de finalización / cierre

Se realiza el Informe final

Se revisa el proyecto o fase

Se completa la documentación del proyecto o fase

Se documentan las Lecciones Aprendidas

Se reasignan los recursos

Se realizan temas administrativos de cierre

Se solicita al Cliente complete Encuesta de Satisfacción

Implica realizar las actividades relacionadas con la finalización del proyecto. También establece los procedimientos de coordinar las actividades necesarias para verificar, documentar y formalizar la aceptación de los entregables por parte del cliente.


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