project management plan approval / signatures web viewmesin access control + kartu rfid. kebutuhan...
TRANSCRIPT
Format Penulisan untuk proposal :
Times New Roman, 12pt
Spasi single
Margin 3,3,3,3
Kertas A4
1
BAB I
Muatan Bisnis Case
1.1 Latar Belakang Masalah
Sistem Informasi Manajemen Pendidikan menjadi faktor penting untuk
meningkatkan pelayanan sekaligus penghematan bagi Pendidikan dan kini telah menjadi
salah satu standar mutu sebuah Pendidikan. Otomatisasi/komputerisasi sistem pelayanan dan
sistem informasi manajemen merupakan solusi yang tepat untuk memecahkan masalah ini.
Tujuan dari bisnis utama perusahaan adalah menjadi perguruan tinggi unggulan yang
menyelenggarakan pendidikan berkualitas tinggi dan berorientasi pada industry
Harapan yang bisa diberikan oleh proyek adalah dapat membangun aplikasi web
based untuk menunjang pendidikan berkualitas tinggi dan memberi efisiensi dan efektivitas
pada kegiatan akedemis. Sistem berbasis web memungkinkan pengguna untuk melakukan
integrasi data dengan sistem-sistem aplikasi yang ada di lingkungan
1.2.TUJUAN BISNIS
Tujuan strategis perusahaan dan dukungan hasil proyek pada tercapainya tujuan tersebut :
- Menyelenggarakan pendidikan untuk menghasilkan lulusan siap pakai yang
mempunyai kompetensi dan daya saing tinggi dibidang keilmuan masing-masing.
- Menyelenggarakan program-program penelitian dan pengembangan guna
menghasilkan konsep-konsep, teori dan hasil kajian yang secara fungsional dapat
mendukung pengembangan kehidupan bermasyarakat.
- Melaksanakan dan mengembangkan program-program pengabdian kepada
masyarakat melalui bidang ilmu pengetahuan, teknologi dan seni yang bermanfaat
bagi kemajuan masyarakat.
DUKUNGAN HASIL PROYEK
2
- Memiliki server yang menunjang, dan dengan disertai keamanan informasi yang
menunjang
- Kerja sama tim dan konsistensi kebutuhan user/ pengguna
- Suatu perangkat lunak yang terpadu, ditambah dengan tata aturan yang di terapkan
untuk mengelola sistem sehingga tujuan dari suatu sistem dapat tercapai.
TUJUAN PEMBANGUNAN SISTEM
1. Efisiensi media dan ruang yang digunakan untuk penyimpanan data/arsip
sekolah. Efisiensi ini meliputi pengurangan jumlah kertas yang digunakan untuk
pencatatan data-data sekolah, pengurangan ruangan untuk penyimpanan kertaskertas
tersebut, pengurangan tenaga perawat kertas dan ruang tersebut, dan
sebagainya. Selain itu, dengan sistem media elektronis ini, penulisan data secara
berulang kali untuk kepentingan berbeda maupun sama dapat dihindari yang
berarti menambah faktor efisiensi di atas.
2. Meningkatkan kemampuan pengelolaan data akademik. Pengelolaan yang
dimaksud meliputi kelengkapan data, kerincian data, keamanan data, kerahasiaan
data, cara-cara pemasukan dan pengambilan data, dan sebagainya.
3. Menjamin ketelitian, kebenaran, hubungan dan kesesuaian data.
4. Kemudahan pengelolaan dan pemanfaatan data. Dengan penerapan SI khusus
yang baik dan tepat, maka pengelolaan data-data akadmeik dapat menjadi sangat
mudah tanpa harus meninggalkan faktor keamanannya. Dengan cara ini, pihakpihak
yang berkepentingan dan berwenang terhadap data tinggal menghidupkan
komputernya, lalu menggunakan program SI yang ada untuk mengelola data-data
tersebut..
1.3.KEADAAN SEKARANG DAN PERMASALAHAN
3
KEADAAN SEKARANG :
- Universitas XYZ belum memiliki sistem informasi yang cukup mendukung tujuan dan
proses akedemis
Permasalahan
- Keinginan untuk mengimplementasi sistem informasi yang akan mendukung tujuan dan
proses akedemis
- Kurangnya efisiensi dan efektivitas alur data /informasi
1.4. ASUMSI DAN KENDALA
Asumsi :
- Tingginya keinginan management universitas untuk mengimplementasikan sistem
informasi yang mampu menunjang tujuan dan proses akedemis
- Adanya tim IT internal yang memadai
- Antusias user kepada pengadaan proyek ini
Kendala :
- Sistem operasi yang akan digunakan mudah dipahami oleh pengguna
- Murahnya biaya maintenance sistem operasi
1.5. ANALISIS ALTERNATIF DAN REKOMENDASI
- Pengadaan Trainning kepada pengguna
- Merekrut SDM khususnya divisi IT yang berkompeten
1.6. KEPERLUAN AWAL PROYEK
- Kejelasan/kesepakatan kontrak antara pihak pembangun sistem,
- Kebutuhan perangkat server dan keamanan server yang memadai
- Kebutuhan Kartu Mahasiswa menggunankan RFID Technology
- Pada Sistem Manajemen Akademik, menunjang Proses akademik berlangsung mulai
dari penerimaan siswa/mahasiswa baru hingga kelulusan mahasiswa. memiliki fitur :
Sistem Registrasi Ujian Masuk Online , Sistem Informasi Akademik ( back office,
front office )
4
- Pada Sistem Manajemen Pengetahuan , Sistem ini terdiri dari sejumlah modul
aplikasi yang berfungsi untuk mengelola aset pengetahuan (jurnal, buku,
perpustakaan, hasil penelitian) secara elektronik,, memiliki fitur :Sistem Informasi
Perpustakaan, Sistem Informasi , E-Learning , Digital Library
- Pada Sistem Manajemen Sumber Daya, memiliki fitur : Sistem Informasi
Kepegawaian, Sistem Informasi Keuangan dan Akuntansi, Sistem Informasi
Manajemen Aset
1.7. ESTIMASI ANGGARAN DAN ANALISIS KEUANGAN
Untuk Estimasi anggaran, jenis proyek yang akan di implementasi termasuk jenis proyek
menengah, dengan estimasi anggaran 200-500 juta rupiah
Berikut daftar biaya pengelompokan berdasarkan klarifikasi
Biaya tersebut diklasifikasikan untuk
A. Biaya persiapan operasi meliputi:
1. Biaya pembelian perangkat lunak sistem.
2. Biaya pembelian perangkat keras sistem.
3. Biaya instalasi peralatan
4. Biaya manajemen dan staff
B. Biaya Proyek meliputi:
1. Biaya dalam tahap analisis sistem.
a. Biaya untuk mengumpulkan data.
b. Biaya dokumentasi
c. Biaya rapat.
d. Biaya staff analis.
e. Biaya manajemen yang berhubungan dengan tahap analisis sistem.
2. Biaya dalam tahap disain sistem.
a. Biaya dokumentasi.
b. Biaya rapat.
5
c. Biaya staff analis.
d. Biaya staff programmer.
e. Biaya pembelian perangkat lunak aplikasi.
f. Biaya manajemen yang berhubungan dengan tahap disain sistem.
3. Biaya dalam tahap penerapan sistem.
a. Biaya pembuatan formulir baru.
b. Biaya konversi data.
c. Biaya latihan personel.
d. Biaya manajemen yang berhubungan dengan tahap penerapan
sistem.
C. Biaya operasi (on going cost) dan biaya perawatan (maintenance cost)
meliputi :
a. Biaya personil (operator, bagian administrasi,pustakawan data, pengawas
data).
b. Biaya overhead (pemakaian telpon, listrik, asuransi, keamanan, supplies).
c. Biaya perawatan perangkat keras (reparasi, service).
d. Biaya perawatan perangkat lunak (modifikasi program,penambahan modul
program).
e. Biaya perawatan peralatan dan fasilitas.
f. Biaya manajemen yang terlibat dalam operasi sistem.
g. Biaya kontrak untuk konsultan selama operasi sistem.
h. Biaya depresiasi (penyusutan).
1.8. ESTIMASI JADWAL
Bulan ke 1 = perencanaan proyek dan penentuan vendor
Bulan ke 2,3,4= mengerjakan projek yang sudah ada rancanganya
Bulan ke 5 = implementasi dan testing
6
1.9.RESIKO
- Kegagalan sistem dapat mengakibatkan ancaman dari pihak luar untuk menganggu
tujuan dan proses akedemis
- adanya ancaman dalam penyalahgunaan server
- ancaman pencurian data
- Bila dukungan management tidak konsisten, akan mengakibatkan kegagalan jalannya
proyek
- Kegagalan pada pihak internal development aplikasi
- Gagal dalam mencapai target yang diinginkan karena kesulitan dalam tahap
implementasi;
- Kebutuhan akan biaya implementasi yang jauh lebih besar daripada yang telah
dianggarkan dan dialokasikan sebelumnya;
- Waktu implementasi yang jauh lebih lama daripada yang direncanakan dan
diperkirakan;
- Kinerja sistem yang secara teknis jauh daripada yang diharapkan; dan
- Sistem yang tidak kompatibel dengan pilihan perangkat keras dan perangkat lunak
yang ada.
7
BAB II
PROJECT MANAGEMENT PROSES
II. 1 PROYEK INTEGRASI MANAJEMEN
1. Perencanaan Pengembangan Proyek
A. Masukan untuk Rencana Pengembangan Proyek
I. Output Perencenaan lain
Proyek pada Pengadaan Sistem Informasi Manajemen pada universtias XYZ
dengan aplikasi Web Based,akan dipecah menjadi beberapa lingkup berbeda
yang pertama adalah Sistem Manajemen Akademik, Sistem Manajemen
Pengetahuan,Sistem Manajemen Sumber Daya,
II. Sejarah Informasi
Proyek ini akan dibangun dengan Pertama Pengadaan Hardware,
Pengadaan Hardware tersebut meliputi Server,Kartu RFID dan
Card Readernya,Kebetulan Teknologi seperti ini belum pernah
Digunakan.
III. Kebijakan Organisasi
Kebijakan Organisasi meliputi :
End-users. Orang-orang pada posisi ini berada pada level operasional
dalam sebuah organisasi, sehingga mereka menggunakan sistem
untuk menjalankan operasional organisasi.
Business users. Orang-orang yang berada pada posisi ini ada
kemungkinan menggunkan sistem tapi juga ada kemungkinan untuk
tidak menggunakan sistem, mereka hanya membutuhkan hasil dari
sistem sebagai pendukung dalam pencapaian tujuan organisasi.
Business management. Bertanggung jawab terhadap fungsi bisnis dan
juga mengatur strategi penggunaan IT.
8
Business strategy management. Bertanggung jawab terhadap stretegi
organisasi secara keseluruhan dan memastikan bahwa sistem
informasi dapat mendukung strategi organisasi.
IV. Kendala
- Kinerja Proyek Tidak sesuai harapan user.
- Biaya yang dikeluarkan dengan estimasi anggaran yang telah ditetapkan
- Waktu Pengerjaan Proyek yang jauh lebih lama dari waktu yang telah
ditetapkan
V. Asumsi dan Kendala
Asumsi :
-Tingginya keinginan management universitas untuk
mengimplementasikan sistem informasi yang mampu menunjang
tujuan dan proses akedemis
-Adanya tim IT internal yang memadai
-Antusias user kepada pengadaan proyek ini
Kendala :
-Sistem operasi yang akan digunakan mudah dipahami oleh pengguna
-Murahnya biaya maintenance sistem operasi
9
B. Alat dan Teknik untuk rencana Pengembangan Proyek
I. Metodologi Perencanaan Proyek
Kebutuhan Hardware
• Komputer Server 1 Unit untukmenyimpan Webserver, database
danaplikasi yangdikembangkan
• PC Client
• Instalasi Server, Client danJaringan
• PeralatanJaringan (switch 24 port + kabel)
• Mesin access control + kartu RFID
Kebutuhan Software Server
• SistemOperasi Linux
• Apache Web Server
• Mysql database
• PHP Scripting
Kebutuhan Software Client
• SistemOperasi Windows atau Linux
• Browser (internet Exploter, Opera, Firefox dll).
II. Keterampilan dan Pengetahuan Stakeholder
Programmers tugasnya menulis kode program atau merealisasikan desain
sistem.
Systems analyststugasnya adalah untuk menemukan masalah dan
memberikan solusi, dan membuat desain sistem yang memenuhi
requirement. Bisa dikatakan orang yang berada pada posisi ini
menjembatani antara business analyst dan programmers.
Business analyst. Bertugas untuk mengerti proses bisnis organisasi dan
kebutuhannya dan bekerja sama dengan systems analysts. Proses bisnis
yang sudah dimengerti kemudian diberikan ke systems analysts agar dapat
dibuat desain sistem yang sesuai dengan requirement.
Project managers. Bertugas untuk mengatur budget dan jadwal,
melakukan risk analysis, dan memastikan proyek bisa selesai tepat waktu.
10
Senior IT management. Bertanggung jawab dan me-manage IT di dalam
organisasi.
Chief information officer (CIO). Juga dikenal dengan chief knowledge
officer, bertanggung jawab terhadap IT, IS (Information System), dan
strategi informasi dan menyelaraskannya dengan proses bisnis secara
keseluruhan.
III. Project management information system (PMIS).
Langkah 1:
- Persiapan Operasi meliputi:
a. Pembelian Perangkat Lunak Sistem
b. Pembelian Perangkat Keras Sistem
c. Instalasi Peralatan
d. Hire Manajemen dan staff
Langkah 2:
- Tahap Analisis Sistem meliputi:
a. Pengumpulan data
b. Dokumentasi
c. Rapat
- Tahap Design Sistem meliputi:
a. Pengumpulan dokumentasi
b. Rapat
c. Penentuan Design program yang diinginkan
- Tahap Penerapan Sistem
a. Pembuatan Formulir
b. Konversi data
c. Latihan/simulasi
Langkah 3:
- Tahap Sosialisasi
- Tahap Perawatan
11
Untuk Alat-alat dan Kebutuhan software dan hardware terlampir di metodologi perencanaan
proyek
C. Keluaran untuk Rencana Pengembangan Proyek
- Project Charter
Judul Proyek : Pembuatan Sistem Informasi Management
Awal Proyek : 4 Maret 2013 Akhir Proyek : 20 Agustus 2013
Informasi Perkiraan : : Dana , alat , dan sarana pendukukung yang di perlukan dalam
pembangunan sistem Informasi Management ini berkisar Rp.500.000.000.000 .
Manager Proyek : Giovani Henry
Sasaran Proyek : Menjadi perguruan tinggi unggulan yang menyelenggarakan pendidikan
berkualitas tinggi dan berorientasi pada industri
2. Pelaksanaan Rencana Proyek
Masukan
.Project Plan
Project ini dapat membuat sebuah dokumen yang konsisten untuk
membantu eksekusi proyek dan control proyek.
2.1.2.Support Detail
Menggunakan arsip proyek sebelumnya sehingga pembuatan proyek
yang di buat saat ini dapat lebih baik dari proyek sebelumnya.
2.1.3.Kebijakan Organisasi
Organisasi memiliki kebijakan terhadap kualitas kerja tim proyek yang
berkaitan dengan kelanjutan target perkembangan proyek bagaimana
cara kerja pihak employee,serta mengontrol pengeluaran keuangan
12
yang dilengkapi dengan laporan/reporting sehingga pembuatan proyek
tidak terhambat.
2.1.4.Tindakan Pencegahan
Tindakan pencegahan terjadinya kerusakan sistem Informasi
Manajemen agar kegiatan proses perkuliahan tidak terganggu
2.1.5.Tindakan Perbaikan
Tindakan memperbaiki masalah akan muncul pada saat aplikasi sudah
selesai di buat dan di dokumentasikan
Piranti dan Teknik
Keahlian Management Umum
Terdiri dari seorang pemimpin yang dapat berkomunikasi dengan
pihak client, sehingga dapat bernegosiasi lebih mudah serta
menjelaskan cara kerja sistem yang akan di buat.
2.2.2.Keahlian Management Produk
Sistem dan piranti yang di gunakan untuk sistem Informasi
Management sudah di kuasai sebelumnya oleh team development
sehingga pada saat pengeksekusian proyek. Proyek tidak mengalami
gangguan
.2.3. Sistem Otorisasi Bekerja
Untuk sistem otorisasi dalam bekerja, semua kegiatan yang dilakukan
tidak dapat di ubah dan telah ditentukan sesuai dengan rencana
kegiatan yang telah di rancang.
13
.2.4. Status Pertimbangan Meeting
Adanya kegiatan Meeting setiap bulan guna melakukan maintenance
pada sistem Informasi Management bertujuan untuk mencari
kelemahan sistem.
.2.5. Proyek Management Informasi System
Menggunakan akses Teamviewer 8
Meremote komputer Dalam jaringandalam waktu yang nyata.
Mengurangi batasan, mengurangi waktu untuk menyelesaikan masalah.
Penggunaan Laporan Email
Bertujuan untuk memberikan laporan ketika para staff atau pihak client
membutuhkan laporan mengenai perkembangan project sehingga menghemat
waktu.
1.2.4. Hasil Nilai Management
Hasil perubahan project awalnya akan di buat berupa sebuah laporan repot,
kemudian jika sudah selesai maka akan di tes kembali dengan penggunaan
aplikasi tesebut.
.2.6. Prosedur organisasi
Prosedur yang di terapkan adalah prosedur formal yang berarti
prosedur tersebut harus memiliki laporan dan form saat ada perubahan
proyek atau perbaikan proyek sehingga terdapat arsip sebagai
dokumentasi.
14
HASIL
2.3.1.Hasil Kerja
Setiap kegiatan yang selesai di kerjakan harus memberikan hasil
reporting sehingga pembuatan proyek dapat berjalan lancar.
2.3.2. Request terhadap Perubahan
Setiap perubahan yang di minta oleh pihak client akan membuat
terhadap anggaran ataupun jadwal kegiatan.
3. Pengawasan Terpadu terhadap Perubahan
Masukan:
3.1.INPUTS
3.1.1.Perencanaan Proyek
Perencanaan proyek di buat berdasarkan atas hasil persetujuan dengan
pihak client.
3.1.2.Laporan Kelangsungan Proyek
Tim management mengantisipasi adanya masalah yang muncul
sehingga setiap ada reporting tersebut keluar maka akan di lakukan
tindakan agar tidak ada penundaan proyek.
15
Piranti dan teknik
3.2.1. Change Control System
Perubahan sistem control akan mempengaruhi kegiatan yang memiliki
ketergantungan pada kegiatan sebelmnya dengan kata lain semua alur
kegiatan otomatis juga akan berubah.
3.2.2. Konfigurasi Management
-mengontrol perubahan yang telah ada
-merekam dan melaporkan perubahan pada saat implementasi
Tujuanya untuk memastikan bahwa aplikasi Sistem Informasi
Managmennt dapat berjalan dengan baik dan mengurangi kekurangan pada
sistem.
3.2.3. Pengukuran Kinerja
Semua tindakan yang dilakukan perlu dikoreksi ulang sebelum
diimplementasikan aplikasi tersebut. Sehingga tidak terjadi
3.2.4.Penambahan Rencana
Ditujukan untuk menganalisis resiko yang ada dalam proyek dengan
menyusun rencana tambahan.
3.2.5. Proyek Management Informasi System
Menggunakan akses Teamviewer 8
Meremote komputer Dalam jaringandalam waktu yang nyata.
Mengurangi batasan, mengurangi waktu untuk menyelesaikan masalah.
16
Penggunaan Laporan Email
Bertujuan untuk memberikan laporan ketika para staff atau pihak client
membutuhkan laporan mengenai perkembangan project sehingga menghemat
waktu.
Hasil
3.3.1.Project Plan Update
Meliputi modifikasi rencana proyek dan
3.3.2. Tindakan Koreksi
Tindakan memperbaiki masalah yang muncul pada saat aplikasi sudah
didokumentasikan.
3.3.3.Lesson Learned
Hal yang perlu dipelajari terhadap adanya perubahan dan tindakan
koreksi sehingga dapat didokumentasikan menjadi history untuk proyek
management perusahaan lainnya. Dengan demikian
17
II. 2. SCOPE MANAJEMEN PROYEKRuang Lingkup Proyek adalah acuan semua pekerjaan yang termasuk harus dikerjakan dalam rangka menghasilkan produk proyek, beserta proses-proses yang dilakukan untuk membuat produk yang dimaksud.
Ruang Lingkup/ Batasan Proyek mendefinisikan apa yang akan dikerjakan atau apa yang tidak akan dikerjakan dalam proyek .
Perencanaan cakupan proyek
MEMULAI PROYEK I. LATAR BELAKANG
Sistem Informasi Manajemen Pendidikan menjadi faktor penting untuk
meningkatkan pelayanan sekaligus penghematan bagi Pendidikan dan kini telah
menjadi salah satu standar mutu sebuah Pendidikan. Otomatisasi/komputerisasi sistem
pelayanan dan sistem informasi manajemen merupakan solusi yang tepat untuk
memecahkan masalah ini.
Diharapkan dengan adanya teknologi ini, dapat memberikan solusi
meningkatkan standar mutu sebuah pendidikan terutama universitas.
II. TUJUAN
Tujuan dari Sistem Informasi Manajemen Pendidikan kami dibagi
menjadi beberapa poin sebagai berikut:
1. Menyelenggarakan pendidikan untuk menghasilkan lulusan siap pakai
yang mempunyai kompetensi dan daya saing tinggi dibidang keilmuan
masing-masing.
2. Menyelenggarakan program-program penelitian dan pengembangan
guna menghasilkan konsep-konsep, teori dan hasil kajian yang secara
fungsional dapat mendukung pengembangan kehidupan bermasyarakat.
3. Melaksanakan dan mengembangkan program-program pengabdian kepada
masyarakat melalui bidang ilmu pengetahuan, teknologi dan seni yang bermanfaat
bagi kemajuan masyarakat.
18
Project Charter
19
Asumsi- Laporan perencanaan cakupan dari proyek.
Kendala:- Kurangnnya laporan dari perencanaan cakupan proyek tersebut.
Perencanaan Cakupan Proyek
Cakupan Project (Project Scope) ini memuat hal-hal sebagai berikut:
1. Sasaran proyek (Project Objective) – Harus menjawab“apa, kapan, dan harga”
2. Deliverables – Output yang diharapkan dari umur hidup proyek 3. Milestone – Suatu peristiwa/event penting dalam proyek yang terjadi pada
satu waktu dan mudah dikenali. 4. Persyaratan teknis (technical requirements) – Kriteria yang wajib dipenuhi,
jika tidak maka output proyek tersebut menjadi tidak berguna. 5. Batasan dan pengecualian (limits and exclusions) – Batasan (limits)
mencakup layanan, perawatan, dan jaminan. Pengecualian (exclusions) menyatakan apa yang tidak termasuk dalam kontrak.
Pendefinisian Cakupan Proyek1. Sasaran Proyek
Pengadaan Sistem Informasi Manajemen pada universtias XYZ dengan aplikasi Web Based.
20
2. Deliverabel: Sistem Informasi Management Pendidikan Mesin Tapping RFID Kartu RFID Mahasiswa Server RFID
3. Milestone: 1. Survey Lapangan – 04 Maret 2013 2. Pembuatan kartu RFID – 05 April 20133. Pemasangan server dan system- 17 Mei 20134. Pengujian System-3 juni 20135. Penutupan proyek-10 juni 2013
4. Persyaratan Teknis: 1. Kelemahan sistem harus lebih sedikit di bandingkan sistem sebelumnya.2. Dapat membuat Sistem Informasi Management Pendidikan menjadi lebih praktis3. Proyek
5. Batasan dan Pengecualian: 1. Sistem akan di bangun sesuai permintaan Vendor 2. Manager Project bertanggung jawab terhadap pembangunan proyek 3. Project dapat selesai tepat waktu sesuai yang di janjikan.
Pendefinisian scope managementWork Breakdown Structure (WBS)
21
Keperluan Awal Proyek
22
Bill Of MaterialNo
.Keterangan
Harga Satuan
(Rp.)QTy
Harga Total
(Rp.)
1 Mesin rfid access 4.500.000 10 Unit 45.000.000
2 Smart Card IC(Contact): ISO 7816
15.000 3.000 pcs 45.000.000
3 a.ID Card Printer + IC(Contact)
Encoding
b.Ribbon YMCKO (1 roll=200print)
19.000.000
750.000
1 unit
15roll
19.000.000
11.250.000
4 Sistem Informasi Manajemen
-Sistem Manajemen Akademik
-Sistem Manajemen Pengetahuan
-Sistem Manajemen Sumber Daya
- Termasuk Instalasi dan Trainning
150.000.000 1 Lot 150.000.000
5 Server Workstation
Termasuk Operating System,PC
Server, Rack Server, Mikrotik
Router Board, Back Up UPS, Ac
1 PK dan kelengkapan lainnya
100.000.000 1Lot 100.000.0000
Total 370.250.000
PPn 37.025.000
Grand Total 407.275.000
Cakupan Perencanaan proyek1. Sasaran Proyek
Pengadaan Sistem Informasi Manajemen pada universtias XYZ dengan aplikasi Web Based yang lebih terintegrasi daripada Sistem Informasi Management sebelumnya yang sudah ada.
2. Deliverabel: Sistem Informasi Management Pendidikan Mesin Tapping RFID Kartu RFID Mahasiswa Server RFID
3. Milestone: 1. Survey Lapangan – 04 Maret 2013
23
2. Pembuatan kartu RFID – 05 April 20133. Pemasangan server dan system- 17 Mei 20134. Pengujian System-3 juni 20135. Penutupan proyek-10 juni 2013
4.Persyaratan Teknis: 1. Kelemahan sistem harus lebih sedikit di bandingkan sistem sebelumnya.2. Dapat membuat Sistem Informasi Management Pendidikan menjadi lebih praktis3. Proyek
5. Batasan dan Pengecualian: 1. Sistem akan di bangun sesuai permintaan Vendor 2. Manager Project bertanggung jawab terhadap pembangunan proyek 3. Project dapat selesai tepat waktu sesuai yang di janjikan.
Kebutuhan Hardware Kebutuhan Software
Rack Server Merek Nirax 20U SistemOperasi : Linux Server Fedora
UPS Khusus Server Ica RN1200c Flowchart rancangan sistem Mikrotik Router Board RB1200 Database : SQL Server 2005 ISP (Internet Service Provider) Script pemrograman PHP Mesin rfid access SistemOperasi : Linux Server
Ubuntu Smart Card IC(Contact): ISO 7816 Flowchart rancangan sistem
a.ID Card Printer + IC(Contact) Encoding
b.Ribbon YMCKO (1 roll=200print)
Estimasi Jadwal
24
25
Verifikasi Scope
Memdokumentasikan persetujuan lingkup proyek yang telah di susun oleh pihak user sebagai bukti pengikatan kontrak pembangunan proyek.
Form persetujuan ada pada file 4.6 Formal Acceptance Form Example.pdf ada di dalam Folder jika ingin melihat lebih jelas
Pengawasan terhadap perubahan proyek
Mengawasi perubahan yang terjadi pada perencanaan lingkup proyek, sebab jika perubahan tidak di lakukan tanpa planning terlebih dahulu maka jadwal pembangunan akan tertunda.
WBS, Estimasi jadwal dan biaya yang di setujui dan belum ada perubahan.
26
27
28
29
Bill Of MaterialNo
.Keterangan
Harga Satuan
(Rp.)QTy
Harga Total
(Rp.)
1 Mesin rfid access 4.500.000 10 Unit 45.000.000
2 Smart Card IC(Contact): ISO 7816
15.000 3.000 pcs 45.000.000
3 a.ID Card Printer + IC(Contact)
Encoding
b.Ribbon YMCKO (1 roll=200print)
19.000.000
750.000
1 unit
15roll
19.000.000
11.250.000
4 Sistem Informasi Manajemen
-Sistem Manajemen Akademik
-Sistem Manajemen Pengetahuan
-Sistem Manajemen Sumber Daya
- Termasuk Instalasi dan Trainning
150.000.000 1 Lot 150.000.000
5 Server Workstation
Termasuk Operating System,PC
Server, Rack Server, Mikrotik
Router Board, Back Up UPS, Ac
1 PK dan kelengkapan lainnya
100.000.000 1Lot 100.000.0000
Total 370.250.000
PPn 37.025.000
Grand Total 407.275.000
30
Apabila pihak vendor mendapatkan request untuk perubahan cakupan proyek maka pihak user harus mengisi formulir persetujuan.
Project Management Plan Approval / SignaturesProject Name:
Project Manager:
Saya telah meninjau informasi yang terkandung dalam Proyek ini Rencana Pengelolaan Resiko dan setuju:
Name Tittle Date
Signature Signature
Vendor User
Syarat pengubahan Cakupan Proyek1. Memberikan keterangan sebelum proyek yang ingin di ubah akan di jalankan.2. Tidak dapat mengubah cakupan proyek jika sudah di jalankan.3. Pihak user harus dapat menerima resiko jika melakukan pengubahan cakupan
31
II. 3. TIME MANAJEMEN PROYEK
1. Pendefinisian Kegiatan
1.1. Input
1.1.1 Pernyataan cakupan proyek
Cakupan Proyek Sistem Informasi Management hanya sampai pada tahap
Pengujian Sistem dan Training,Setelah itu jika ada permintaan perubahan yang
cukup besar maka tidak dapat dilakukan karena sesuai dengan perjanjian yang
telah disepakati.
1.1.2 Informasi History
Tim Management Proyek berusaha mengumpulkan informasi historis yang
dibutuhkan dalam pembuatan Proyek. Sehingga kegiatan proyek bisa
dilakukan dengan baik
1.1.3 Kendala
Jadwal Pengerjaan Proyek yang tidak sesuai dengan harapan dan Time
Schedule
1.1.4 Asumsi
1.1.4.1 Kerja sama yang baik dari tim proyek management
1.1.4.2 Tidak di perkenankan untuk menunda kegiatan
32
1.2. Piranti dan Tekhnik
1.2.1. Dekomposisi Masalah:dekomposisi yang membagi masalah menjadi sub
masalah
1. Preparasi data kartu RFID
Validasi RFID
Prosedur penginputan RFID
2. Preparasi sistem informasi
Prosedur Informasi
Prosedur pengtransferan Informasi
Fungsi laporan Informasi
3. Preparasi rancangan sistem Informasi Management
Pembuatan interface sistem
Prosedur pemecahan error pada sistem
Testing beta sistem
1.2.2. Template
33
1.3. Output
1.3.1. Daftar kegiatan
34
1.3.2. W.B.S Mutakhir
2. Pengurutan Kegiatan
2.1. Input
2.1.1. Deskripsi produk
Pengadaan Hardware :
Pengadaan Server,
kartu RFID mahasiswa + mesin reader
Pengadaan Software :
Sistem Manajemen Akademik
Sistem Manajemen Pengetahuan
Sistem Manajemen Sumber Daya
35
2.1.2. Ketergantungan inheren
Ketergantungan inheren untuk proyek ini adalah pembuatan rancangan
Sistem Informasi Management pada Universitas. Kemudian barulah penetapan
design kartu RFID Mahasiswa dan mesin Reader. Alasan mengapa Sistem
Informasi Managementmenjadi yang paling penting di karenakan inti dari proyek
ini adalah Suatu Sistem Informasi Management disuatu Universitas berbasis Web
Based. Sehingga sistem tersebut dapat di katakan menjadi penopang yang paling
penting dalam project ini.
2.1.3. Ketergantungan yang ditetapkan
Perancangan Sistem Informasi Management pada Universitas akan
dilakukan setelah ada kesepakatan antara Pimpinan Project dengan
Pemberi Project. Sehingga Perancangan Sistem dapat dibuat sesuai dengan
kesepakatan antara kedua belah pihak,sehingga tidak akan menghambat
pengerjaan Project
2.1.4. Ketergantungan Eksternal
-Pemasangan Perangkat Mesin Reader dan Konfigurasi
-Bandwitch Internet
-Pembangunan Tower Server
-Perangkat Wireless
2.1.5. Kendala
- Perancangan Proyek diluar Jadwal yang ditetapkan,sehingga perancangan
tidak selesai tepat waktu
2.1.6. Asumsi
- Perancangan Proyek Harus dikerjakan sesuai dengan waktu yang telah
ditetapkan sehingga tidak mengganggu dalam pembuatan sistem
36
2.2. Piranti dan Teknik dalam pengurutan kegiatan
2.2.1. METODE DIAGRAM KEJADIAN (PDM)
2.2.2. METODE DIAGRAM PANAH (ADM=ARROW DIAGRAMING
METHOD)
37
2.2.3. METODE DIAGRAM KONDISIONAL (CONDITIONAL
DIAGRAMMING METHOD)
38
2.3. Output
2.3.1. Diagram Jaringan Proyek
2.3.2. Diagram Jaringan Proyek Mutakhir
39
3. Estimasi Jadwal
3.1. Jadwal Kegiatan
40
3.1.2. Kendala
Jadwal pengerjaan proyek yang telah di tetapkan pada jadwal kegiatan
tidak sesuai dan tidak tepat waktu.
3.1.3. Asumsi
Pemantauan setiap kegiatan agar selesai tepat pada waktunya. Setiap
kegiatan berdurasi sesuai pada jadwal kegiatan yang sudah di tetapkan.
3.1.4. Informasi Historis
Tim managemen proyek mengumpulkan informasi histori yang di
butuhkan dalam pembuatan proyek tentang data perusahaan mengenai
pihak dan orang-orang yang berkepentingan dan terlibat. Sehingga
kegiatan proyek bisa di lakukan dengan baik.
3.2. Piranti dan Tekhnik
3.2.1. Kebijakan Ahli
Menggunakan Pendapat Eksternal dan Internal
- Konsultan Keuangan
- Konsultan IT
- Teknisi Mesin
41
3.2.2. Estimasi Analogi
Estimasi nalago menggunakan berikut ini:
Euclidian : Distance = square-root of ((target_parameter1 –
source_parameter1)2 + …. + (target _parametern –
source_parametern)2)
3.3. Hasil
3.3.1. Durasi Kegiatan
42
Total Waktu Pengerjaan adalah 122 hari.
3.3.2. Dasar Estimasi
Kebutuhan data historis : memerlukan informasi bagaimana proyek
yang telah diimplementasikan sebelumnya, terutama bahasa
pemrograman dan tool yang digunakan, standar yang dipakai dan
pengalaman staf.
Metrik pekerjaan: biasanya tidak mungkin menghitung langsung
harga aktual atau waktu yang diperlukan untuk merealisasikan proyek.
Waktu yang dipakai untuk menulis program bisa berbeda sesuai
kompetensidan pengalaman software developer. Secara praktis, untuk
mengukur volume pekerjaan didasarkan pada jumlah source lines of
code (SLOC) atau function points.
Kompleksitas : Telah banyak usaha yang dilakukan untuk mengukur
kompleksitas secara obyektif, namun seringkali akan tergantung
penilaian subyektif estimatornya.
43
3.3.3. Diagram Jaringan Proyek Mutakhir
4. Penyusunan Jadwal
4.1. Masukan
4.1.2. Diagram Jaringan Kegiatan Project
44
4.1.3. Estimasi Durasi Kegiatan
45
Total waktu pengerjaan 122 hari
4.1.4. Kebutuhan Sumber Daya
- Kebutuhan sumber daya manusia sangat tinggi, setiap divisi di wajibkan
minimal 5 orang untuk melakukan pekerjaan sehingga waktu pengerjaan
dapat lebih cepat.
- Kebutuhan alat atau piranti untuk melakukan pekerjaan harus memadai
dan mencukupi.
4.1.5. Deskripsi Tersedianya Sumber Daya
Sumber daya saat ini sudah mencukupi
46
4.1.6. Kalendar
4.1.7 Kendala
- waktu yang telah di sediakan kurang karena perbaikan permasalahan.
- pengerjaan terlalu cepat karena deadline yang di tentukan sehingga tidak
memaksimalkan hasil.
4.1.8 asumsi
- pengerjaan project seharusnya di kerjakan sesuai pada waktunya
- tiap divisi mengerjakan project nya masing-masing sesuai yang sudah di tetapkan
47
4.2. Piranti dan Tekhnik
4.2.1 Analisis Matematis
CPM (Critical Path Method): mengkalkulasikan langkah-langkah aktivitas
proyeksecara logis (deterministis) dalam suatu jaringan kerja. Melalui jalur kritis
dapatdiketahui melalui jalur yang mana proyek dapat dilaksanakan secara optimal;
GERT (Graphical Evaluation and Review Technique): mengevaluasi langkah
kerjasecara probabilistis dalam suatu jaringan kerja, dengan memperhitungkan
bagaimana suatu aktivitas harus dilaksanakan (total, sebagian atau tidak sama sekali)
sebelumsuatu aktivitas lanjutan dapat dijalankan;
4.2.2 Percepatan durasi
Durasi = (O + 4 M + P)/6
O = durasi optimis
M = durtasi yang kemungkinannya tertinggi
P = durasi pesimis
48
4.2.3Simulasi
Perhitungan percepatan durasi
Durasi = (O + 4 M + P)/6
O = durasi optimis
M = durtasi yang kemungkinannya tertinggi untuk menghitung jadwal kinerja proyek
P = durasi pesimis
4.2.4 Resource Levelling Heuristics
49
4.2.5 Management project software
Perangkat luak yang di gunakan adalah Ms project . MS project tersebut di gunakan
untuk perhitungan waktu dan jadwal kegiatan.
4.3. Hasil
4.3.1. Jadwal Project
50
4.3.2 Rincian pendukung
Jadwal kegiatan telah di buat dan di perhitungkan sesuai dengan arsip jadwal
kegiatan dari proyek lain yang pernah ada sehingga terjadinya kesalahan akan sangat kecil
4.3.3 Perubahan jadwal kegiatan
Perubahan jadwal kegiatan hanya boleh di lakukan pada awal project, atau terjadi
masalah pada saat pembuatan project, perubahan jadwal hanya boleh di lakukan sesuai
persetujuan kedua pihak yakni dari pihak pimpinan manajemen proyek dan user.
51
5. Pengendalian Jadwal
5.1. Input
5.1.1 Jadwal project
52
53
5.1.2 Laporan Kinerja
5.1.3 Permintaan perubahan
Untuk Permintaan Perubahan Program,apabila permintaan Perubahan
terlalu besar, maka permintaan tidak akan di lakukan.
5.1.4 Rencana Manajemen Jadwal
54
Perubahan jadwal dapat di lakukan secara tertulis maupun lisan. Akan tetapi hal ini harus
segera di konfirmasikan kepada pihak lain agar, mereka dapat menyetujui perubahan dan
perubahan jadwal harus menggunakan standar minimal yang artinya tidak boleh
menggunakan perubahan yang terlalu besar.
5.2. Piranti dan Tekhnik
5.2.1 Sistem pengendali perubahan jadwal
Prosedur untuk pengubahan jadwal yakni pengadaan rapat terhadap 2 belah pihak.
Dan pengubahan jadwal awalnya harus di rapatkan ketika sudah di setujui oleh kedua belah
pihak. Maka user di perbolehkan untuk mengisi formulir customize. Pengubahan project
55
tidak boleh terlalu jauh dari perencanaan awal .Wewenang yang memperbolehkan untuk
melakukan pengubahan adalah pemimpin project.
5.2.2 Pengukuran kinerja
Pengukuran di lakukan dengan membandingkan oleh jadwal kegiatan awal, dengan
perbandingan waktu maka akan di lihat. Jika pengubahan project dinilai terlalu banyak
memakan waktu dan menyimpang dari rencana awal maka akan di tolak karena untuk
menghindari terjadinya penghambat dalam penyelesaian project.
5.2.3 Perencanaan Tambahan
Perubahan jadwal di lakukan jika hanya ada permasalahan pada project, pengubahan interface
sudah di tetapkan sejak awal pembuatan rencana kegiatan.
5.2.4 Perangkat Lunak Manajemen Project
Pengubahan jadwal di lakukan menggunakan aplikasi MS project untuk penghitungan jadwal.
5.3. Hasil
5.3.1 Jadwal yang mutakhir
56
Berikut adalah Jadwal Kegiatan yang sudah Fix dengan menampilkan
Progress Kegiatan yang telah dilakukan sudah sampai sejauh apa.
5.3.2 Tindakan proyektif
Melakukan perubahan bila di rasa menghambat kinerja sistem. Baik pengubahan
dalam kecil sebab jika di rasa memang tidak sesuai dengan tujuan awal maka perubahan
dapat di ubah tetapi tidak bisa di ubah dalam skala yang lebih besar, karena akan
menyebabkan perubahan total dari perencanaan proyek.
57
II.4. Project Cost ManagementCost/Biaya adalah sumberdaya yang dikeluarkan untuk mencapai sasaran/tujuan
tertentu (HONGREN, FOSTER, & DATAR, 1994) .Termasuk di dalamnya adalah orang,
perlatan dan material. Manajemen Biaya Proyek meliputi proses-proses yang diperlukan
untuk memastikan agar anggaran biaya yang telah disetujui cukup unuk menyelesaikan
semua pekerjaan dalam lingkup proyek. Sifat dari biaya proyek adalah terbatas, sehingga
diperlukan sumberdaya yang direncanakan, estimasi/perkiraan biaya anggaran, penggunaan
anggaran, dana perlunya pengawasan dalam penggunaan anggaran.
4 hal yang dilakukan dalam Manajemen Biaya Proyek adalah :
1. Perencanaan sumber daya
2. Estimasi Biaya
3. Menyusun anggaran
4. Pengawasan penggunaan anggaran
7.1 Perencanaan Sumber Daya
Kegiatan yang di lakukan adalah menentukan dan menetapkan kebutuhan-kebutuhan
dari segi personil tim proyek, peralatan dan material.
Berikut hal-hal yang menjadi kebutuhan dasar dalam proyek ini :
Kartu RFID Mahasiswa dengan teknologi Smart Card jenis chip : Mifare 1k
Printer ID Card
Mesin RFID
Server
Sistem Informasi Manajemen, termasuk di dalamnya :
- Sistem Manajemen Akademik
- Sistem Manajemen Pengetahuan
- Sistem Manajemen Sumber Daya
Lihat Lampiran : User Requirement.doc
58
7.2 Estimasi Biaya
Hal yang dilakukan adalah membuat rancangan biaya perkiraan untuk
menyelesaikan aktivitas project.
Biaya Estimasi Pengeluaran Langsung
No. KeteranganHarga Satuan
(Rp.)QTy
Harga Total
(Rp.)
1 Mesin rfid access 4.500.000 10 Unit 45.000.000
2 Smart Card Mifare1k 15.000 3.000 pcs 45.000.000
3 a.ID Card Printer + IC(Contact)
Encoding
b.Ribbon YMCKO (1
roll=200print)
19.000.000
750.000
1 unit
15roll
19.000.000
11.250.000
4 Sistem Informasi Manajemen
-Sistem Manajemen Akademik
-Sistem Manajemen Pengetahuan
-Sistem Manajemen Sumber Daya
- Termasuk Instalasi dan
Trainning
150.000.000 1 Lot 150.000.000
5 Server Workstation
Termasuk Operating System,PC
Server, Rack Server, Mikrotik
Router Board, Back Up UPS, Ac
1 PK dan kelengkapan lainnya
100.000.000 1Lot 100.000.0000
Total 370.250.000
PPn 37.025.000
Grand Total 407.275.000
Tabel Pembelian peralatan dan Perlengkapan
59
No Keterangan PIC Lama
Kerja
Total
1 Project Manager 1 orang 6 Bulan 30.000.000
2 Project Team Member 3 Orang 6 Bulan 60.000.000
Tabel Bonus untuk Tim Project
7.3 Menyusun anggaran
No
.Keterangan
Harga Satuan
(Rp.)QTy
Harga Total
(Rp.)
1 Access Control Smart P1
- Function: Time Attendance & Access
Control
- User Capacity: 30.000 Template
- Transaction Storage : 100.000 Records
- Identification Mode: Proximity
Card,Password
- PC Communication : TCP/IP
- Included Installation
4.000.000 10 Unit 40.000.000
2 Smart Card Mifare1k 15.000 3.000 pcs 45.000.000
3 a.CIAAT CTC 940 ID Card Printer +
IC(Contact) Encoding
b.Ribbon YMCKO (1 roll=200print)
18.500.000
700.000
1 unit
15roll
18.500.000
10.500.000
4 Sistem Manajemen Akademik 50.000.000 1 Lot 50.000.000
5 Sistem Manajemen Pengetahuan 50.000.000 1Lot 50.000.000
6 Sistem Manajemen Sumber Daya 50.000.000 1 Lot 50.000.000
7 Server Workstation
Termasuk Operating System,PC Server,
Rack Server, Mikrotik Router Board,
Back Up UPS, Ac 1 PK dan
kelengkapan lainnya
100.000.000 1Lot 100.000.0000
Total 364.000.000
PPn 36.400.000
Grand Total 400.400.000
60
No Keterangan PIC Lama
Kerja
Total
1 Project Manager 1 orang 6 Bulan 30.000.000
2 Project Team Member 3 Orang 6 Bulan 60.000.000
Untuk Penyelesaian Project ini membutuhkan biaya Rp 490.400.000,-
#Terbilang : Empat Ratus Sembilan Puluh Juta Empat Ratus Ribu Rupiah
7.4 Pengawasan penggunaan anggaran
Hal yang dilakukan pada tahap ini adalah :
1. Memonitor kinerja biaya
2. Menjamin hanya perubahan yang sah yang diperhitungkan dalam perubahan biaya
dasar proyek (cost baseline)
3. Memberi info kepada stakeholder tentang perubahan yang sah yang berdampak pada
biaya
Sistem Termin Pembayaran:
Pembayaran pertama sebesar 30% setelah PO kami dikeluarkan.
Pembayaran kedua sebesar 50% setelah instalasi selesai.
Pembayaran ketiga sebesar 20% setelah training selesai.
5.3.3 Pengalaman
Alasan mengapa hanya boleh mengubah dalam skala kecil di karenakan jika terlalu
banyak mengubah sistem maka akan memakan waktu dan project tidak akan selesai tepat
waktu. Oleh karena itu di perlukan perhitungan dalam pengubahan sistem. Hal-hal yang
boleh di ubah adalah design interface dan design kartu. Serta cara pemasangan mesin. Karena
hal itu tidak akan mengganggu kegiatan jadwal.
61
V. Project Quality Management
Manajement Kualitas ProyekPerencanaan Kualitas Proyek (Quality Planning)
Mendefinisikan kualitas berdasarkan keselarasan terhadap kebutuhan dan kesesuaian
untuk digunakan. Keselarasan terhadap kebutuhan berarti proses-proses dan produk proyek
tersebut sesuai dengan spesifikasi tertulis. Sedangkan kesesuaian untuk digunakan berarti
produk dapat digunakan sebagiamana mestinya. Tujuan utama dari manajemen kualitas
proyek adalah memastikan bahwa proyek akan memuaskan kebutuhan. Kualitas hendaknya
dipandang sejajar dengan ruang lingkup, waktu dan biaya proyek. Jika para Stakeholder tidak
puas dengan kualitas manajemen proyek atau produk yang dihasilkan, tim proyek akan
melakukan penyesuaian pada ruang lingkup, waktu dan biaya untuk memuaskan kebutuhan
dan harapan Stakeholder. Untuk meraih kepuasan Stakeholder, tim proyek harus
mengembangkan hubungan kerja yang baik dengan seluruh Stakeholder dan memahami
kebutuhan mereka baik yang diungkapkan maupun tertulis.
Terdapat tiga aktivitas utama dari manajemen kualitas proyek:
1. Perencanaan kualitas, mengidentifikasikan standard kualitas yang sesuai dengan disain
proyek dan bagaimana memuaskannya.
2. Jaminan kualitas, evaluasi periodic terhadap keseluruhan performa proyek untuk
memastikan proyek akan memuaskan standard kualitas yang relevan.
3. Pengendalian kualitas, memonitor hasil proyek tertentu untuk memastikan hasil
tersebut sesuai dengan standard kualitas relevan serta mengidentifikasikan cara untuk
meningkatkan kualitas keseluruhan.
Proyek yang kami kerjakan adalah membuat aplikasi berbasis web pendidikan Untuk
universitas XYZ. Tujuan kami dalam membuat web ini adalah untuk mempermudah dalam
memperoleh informasi informasi tentang Mahasiswa maupun informasi terbatu Universitas
XYZ terutama membuat Universitas XYZ lebih dikenal oleh masyarakat.
Produk utama yang dihasilkan adalah aplikasi berbasis web Sistem Informasi
managemen Pendidikan . Maka didalam web ini akan berisi informasi tentang seluruh
Informasi Mengenai Universitas. Web ini harus menampilkan informasi yang mudah dibaca
62
dan dimengerti oleh pengunjung web ini dan juga web ini dibuat dengan tampilan yang
menarik sehingga nantinya dengan adanya web ini maka potensi Universitas XYZ akan
meningkat dan otomatis akan banyak Masyarakat yang ikut bergabung.
Untuk mewujudkan rencana manajemen kuliatas tersebut maka ada berbagai hal yang
perlu diperhatikan sebagai awal dari perencanaan kualitas, diantaranya :
Database
Database dalam web ini akan menggunakan database SQL SERVER 2008 (gratis).
Tampilan Web
Tampilan dibuat semenarik mungkin dengan mencantumkan informasi-informasi
tentang Mahasiswa maupun jadwal dan lain lain.
Akses
Web ini dapat diakses dengan berbagai browser-browser yang ada diantaranya
Internet Explorer, Opera, dan Mozilla Firefox, Google Chrome,dll.
Informatif
Semua informasi-informasi yang ada pada web ini dibuat sesuai dengan informasikan
yang telah direncanakan .
Gambar
Gambar-gambar yang dicantumkan pada web tidak lebih dari 500kb, sehingga tidak
memperlambat kinerja web.
Dan berbagai hal-hal sederhana yang terdapat dalam web ialah :
Setiap tabel dibuat border dengan ketebalan 1px, sehingga lebih jelas dalam
tampilannya.
Link dibuat dengan warna standard biru.
Teks dengan bentuk Verdana, dan secara umum berukuran 12.
Penjaminan Kualitas Proyek (Quality Assurance)
Semua kegiatan yang direncana dan disusun secara sistematis akan diterapkan dalam
sistem mutu untuk menyediakan keyakinan bahwa proyek ini memenuhi standar mutu yang
relevan. Dari pada itu, kami menjamin kualitas dari proyek kami ini memehuni berbagai
kriteria sebagai berikut :
Loading time
63
Waktu untuk menampilkan website secara keseluruhan ini sangat penting karena bisa
mempengaruhi “kepuasan” pengunjung. Jika website kita gagal ditampilkan dalam
beberapa detik, biasanya pengunjung baru enggan berlama-lama menunggu dan
memutuskan untuk meninggalkan website. Hal ini sering terjadi pada pengunjung
yang berasal dari hasil pencarian dimana mereka membutuhkan informasi yang tepat
dan singkat. Sebuah penelitian online menyebutkan bahwa 75 % pengunjung tidak
akan kembali lagi ke blog atau situs yang load time-nya lebih empat detik. Untuk ini
web ini dapat menampilkan website secara keseluruhan dalam waktu 3 detik dengan
minimal kecepatan transfer 144 kbps, karena element-element (css,javascript) yang
digunakan cukup sederhana.
Content
Alasan orang mengunjungi website kita adalah karena isi dari website tersebut. Jadi
website yang baik adalah website yang memiliki isi dan informasi yang dibutuhkan
oleh pengunjung. Content dalam web ini dibuat dengan jelas dan dapat diakses
dengan mudah dan dimengerti.
Desain Visual
Memiliki desain yang menarik dan tersusun dari sehingga pengunjung web mudah
mendapatkan informasi yang dibutuhkan.
Fungsionalitas
Fitur dan semua fungsi dalam web ini disusun secara jelas dan terstruktur, sehingga
pengungjung dapat mengakses informasi dengan cepat dan baik.
User Friendly
Fitur dan tampilan pada tidak membingungkan pengunjung, sehingga secara umum
dapat web ini dapat dimengerti. Sehingga modul-modul yang ada pada web ini dapat
berkerja dengan efektif dan efisien.
Aksesabilitas
Webiste didukung oleh berbagai peralatan yang ada, misalnya browser dengan
berbagai plug-in nya (Internet Explorer, Netscape Navigator,Opera, dan Mozilla
Firefox, Google Chrome,Safari, Lynx, Avant, Maxthon.).
Security
Keamanan web merupakan bagian terpenting dari suatu web. Maka dari pada itu web
ini terbebas dari SQL Injection dan pengambilan data tanpa izin (hacker) dengan
menggunakan SSL ( Secure Socket Layer ) yang merupakan authentikasi akhir dan
64
privasi komunikasi di Internet sehingga transfer file lebih aman karena di telah
encrypt.
Pengendalian Kualitas Proyek (Quality Control)
Untuk diterima dipasar dan konsumen maka perusahaan harus menerapkan perbaikan
dan pengendalian kualitas dengan baik dan benar.
Mewujudkan web yang baik dan konsisten mana ada beberapa hal yang harus
diperhatikan dalam pengendalian kualitas proyek ini adalah :
Melakukan testing sebelum applikasi ini di implementasikan secara penuh, sehingga
dapat mengetahui apakah bentuk applikasi sesuai dengan perencanaan yang telah
disepakati.
Maintenance full dilakukan oleh pihak develop selama 1 tahun, lebih dari itu
dijalankan berdasarkan kesepakatan selanjutnya.
Percobaan applikasi dengan browser yang ada, untuk mengetahui apakah aplikasi
didukung oleh browser dengan berbagai plug-in nya (Internet Explorer, Netscape
Navigator, Opera, dan Mozilla Firefox, Google Chrome, Safari, Lynx, Avant,
Maxthon.).
VI. Project Human Resources ManagementOrganisasi yang proaktif berusaha memenuhi kebutuhan sumber daya manusia saat ini dan
mendatang, misalnya, meningkatkan bonus, mengatur ulang jumlah jam kerja dan insentif,
serta mencari pekerja untuk masa depan. Manajemen sumber daya manusia sebuah proyek
meliputi aktivitas-aktivitas yang dibutuhkan untuk meningkatkan efektivitas pekerja yang
terlibat dalam proyek. Manajemen sumber daya manusia meliputi seluruh Stakeholder proyek
: sponsor, pelanggan, anggota tim proyek, staf pendukung, pemasok(supplier) yang
mendukung proyek, dan sebagainya. Terdapat tiga aktivitas utama dalam manajemen sumber
daya manusia suatu proyek:
1. Perencanaan organisasi, pengidentifikasian, penugasan, dan pendokumentasian
peran,tanggung jawab, serta hubungan pelaporan suatu proyek.
2. Akusisi staf, mendapatkan personil yang akan ditempatkan dan bekerja dalam proyek.
65
3. Pengembangan tim, membangun keahlian individu maupun kelompokn untuk
memantapkan performa proyek.
Sebuah sumber utama dari ketidakefisienan dari tim proyek web adalah organisasi
yang buruk dari staf dan kurangnya kejelasan peran dan tanggung jawab. Biaya tim proyek
perangkat lunak yang tidak efektif umumnya besar. Organisasi IT serta bagian Hardware
yang kurang memadai juga menyebabkan suatu hambatan bagi proyek ini, adanya kerusakan
salah satu object system yang tidak terencana. Oleh karena itu sebuah struktur organisasi di
dalam perusahaan untuk menangani berbagai proyek sangatlah berperan penting pada
kemajuan dan perkembangan perusahaan tersebut.
Untuk itu dalam organisasi kami mempunyai berbagai staf diantaranya :
1. Project Manajer
Sebagai seorang project manager mempunyai tanggung jawab dan tugas yang
bermacam-macam, tidak hanya terfokus pada hal-hal yang teknis sifatnya. Bagaimana
layaknya seorang project manager harus mempunyai kemampuan membuat tim tetap
solid, mampu memonitor dan mengontrol budget serta mempunyai kemampuan
analisis resiko yang baik.
Tanggung Jawab seorang Project Manager terdiri dari:
Penyusunan Proyek
Proyek yang harus dikerjakan oleh seorang Projeck Manager harus bisa
diterima secara logis oleh para stackholder sehingga user-user juga mengerti
peran dari setiap fungsi-fungsi. Proyek harus selesai sesuai dengan budget,
sesuai dengan spesifikasi, dan waktu. .
Organisasi
Sebagai seorang Project Manager harus bertanggung jawab terhadap
organisasi tersebut. Proyek yang ditangani harus mempunyai return yang
nyata terhadap organisasi. Taat kepada setiap kebijakan yang di keluarkan
organisasi, harus mengambil keputusan dengan wewenang yang terbatas dari
organisasi, dan juga kadang-kadang seorang Project Manager juga harus
mengambil keputusan yang bukan yang terbaik bagi poyek tetapi terbaik buat
Organisasi.
Tim Kerja
66
Seorang Project Manager harus memberikan feedback dari hasil pekerjaan
proyek jika diperlukan, memberikan perhargaan terhadap anggota tim proyek
yang mempunyai prestasi yang baik, dan tantangan yang paling sulit adalah
menyeimbangkan antara kepentingan anggota tim, kepentingan tim, dan
kepentingan proyek.
2. Programmer
Orang yang bertugas untuk melaksanakan tugas-tugas proyek yang telah dirancang
oleh designer sesuai bagan-bagannya. Seorang programmer akan membuat program
dengan spesifikasi code yang rapi, bersih, rapi, mudah dipahami, dan bebas dari Bug.
Sehingga sebagai pengguna dapat dengan mudah melakukan kegiatannya.
Seorang programmer memiliki kemampuan matematis dan kemampuan menulis
bahasa pemrograman. Memiliki kemampuan komunikasi dengan anggota tim
merupakan nilai lebih yang dimiliki oleh seorang programmer. Dia juga mengontrol
kerja tim dan juga life cycle dari software process.
Berikut ini adalah beberapa kode etik yang disadur berdasarkan kode etik yang kini
digunakan oleh perkumpulan programmer internasional yang berlaku saat ini :
Seorang programmer tidak boleh membuat atau mendistribusikan Malware.
Seorang programmer tidak boleh menulis kode yang sulit diikuti dengan
sengaja.
Seorang programmer tidak boleh menulis dokumentasi yang dengan sengaja
untuk membingungkan atau tidak akurat.
Seorang programmer tidak boleh menggunakan ulang kode dengan hak cipta
kecuali telah membeli atau telah meminta izin.
Tidak boleh mencari keuntungan tambahan dari proyek yang didanai oleh
pihak kedua tanpa izin.
Etika profesi yang berlaku bagi programmer di indonesia. Tidak boleh
mencuri software khususnya development tools.
Tidak boleh menerima dana tambahan dari berbagai pihak eksternal dalam
suatu proyek secara bersamaan kecuali mendapatkan izin.
Tidak boleh menulis kode yang dengan sengaja menjatuhkan kode
programmer lain untuk mengambil keuntungan dalam menaikkan status.
Tidak boleh membeberkan data-data penting karyawan dalam perusahaan.
Tidak boleh memberitahu masalah keuangan pada pekerja dalam
pengembangan suatu proyek.
67
Tidak pernah mengambil keuntungan dari pekerjaan orang lain.
Tidak boleh mempermalukan profesinya.
Tidak boleh secara asal-asalan menyangkal adanya bug dalam aplikasi.
Tidak boleh mengenalkan bug yang ada di dalam software yang nantinya
programmer akan mendapatkan keuntungan dalam membetulkan bug.
Terus mengikuti perkembangan ilmu komputer.
3. Sofware Designer
Seseorang yang bekerja untuk menciptakan sebuah perangkat lunak pada level yang
cukup tinggi yang sesuai dengan kebutuhan pelanggan atau manajemen. Seorang
designer tidak melakukan proses coding sendiri, namun bertugas untuk memastikan
bahwa semua kebutuhan software telah ada dan diperhitungkan dengan baik sebelum
proses coding yang sebenarnya dimulai. Mereka mengambil tujuan akhir dari
pelanggan dan merencanakan berbagai tahap pengembangan dari konsep awal sampai
dengan system selesai dibuat. Mereka menggunakan IT dalam setiap aspek pekerjaan
mereka. Pemrograman dan perencanaan, keduanya dilakukan pada komputer, dan
sinkronisasi data yang diperlukan untuk rencana dan komunikasi yang efektif
membutuhkan penggunaan jaringan media yang modern.
Desainer software memegang peranan penting dalam segala hal yang berkaitan
dengan software, programming, matematika, logika, perencanaan, dan komunikasi.
Mereka yang menemukan diri mereka tertarik untuk bekerja dalam pembuatan
program atau game biasanya akan tertarik dalam mendesain perangkat lunak.
Biasanya software designer bekerja dengan erat dengan Quality Assurance Specialist.
Project Manager tim desain pengembangan perangkat lunak, dan segala yang
berhubungan dengan mendesain perangkat lunak.
STAFF ACQUISITION (AKUISISI PEGAWAI)
Akuisisi staff merupakan usaha untuk mendapatkan sumber daya manusia sesuai kebutuhan
untuk menyelesaikan proyek.
68
Dalam merekrut staff kami juga memperhatikan beberapa hal diantaranya:
1. Pengalaman
Pengalaman seorang dalam bekerja sangat penting untuk suatu bidang. Manajer
proyek harus memlih anggota tim proyek dengan mengetahui pengalaman dari orang
tersebut, apakah orang tersebut pernah melakukan pekerjaan serupa dan melakukan
pekerjaan tersebut dengan baik.
2. Karakteristik
Manajer proyek juga harus mengetahui karakteristik orang tersebut, apakah ia dapat
bekerja sama dengan anggota tim proyek lainnya.
3. Pengetahuan
Manajer proyek harus memilih staff yang memiliki kemampuan yang baik dalam
bidangnya, karena dalam proyek ini adalah membuat aplikasi berbasis web
Universitas XYZ maka manajer proyek harus memilih staff yang sudah ahli dalam
bidang tersebut.
TEMA DEVELOPMENT (TEAM PENGEMBANG)
Team development (team pengembang) pada kami telah memenuhi beberapa kriteria yang
telah ditentukan antara lain :
1. Logika dan Imajinasi.
Programmer kami memiliki kemampuan untuk memecahkan suatu masalah tidak saja
dengan satu jawaban tapi bisa lebih dari satu. Di sini pentingnya logika dan imajinasi
untuk mencari cara penyelesaian berbeda namun mendapat hasil yang baik. Untuk ini
kita harus memiliki dasar menghitung atau matematika yang kuat.
2. Penasaran dan Tidak Gampang Menyerah.
Pada dasarnya programmer kami selalu dihadapkan pada persoalan yang kompleks
ntuk menyelesaikan bahasa pemrogramman untuk menghasilkan output maksimal.
Demikian kompleksnya persoalan yang harus dipecahkan menuntut konsistensi kita
untuk tidak putusasa dan selalu ingin tahu.
3. Rajin, Tekun dan Ulet.
Belajar bahasa pemrograman tidaklah mudah karena begitu banyak macam bahasa
pemrograman yang perlu dikuasai belum lagi dihadapkan pada kasus kasus tertentu
69
yang mengharuskan seorang programmer memeras otak menciptakan suatu aplikasi
terbaru dan lain daripada yang lain. Untuk itu programmer kami telah menguasai
berbagai bahasa pemrograman antara lain HTML, PHP, Java, C++,C#.
VII. Project Communications Management
COMMUNICATION MANAGEMENT
Para ahli setuju bahwa ancaman kesuksesan proyek, terutama pada proyek teknologi
informasi, adalah kegagalan komunikasi. Faktor-faktor seperti keterlibatan pelanggan,
dukungan manajemen eksekutif, dan pernyataan kebutuhan yang jelas, sangat tergantung
pada keahlian komunikasi terutama dengan personil pada bidang selain teknologi informasi.
Tujuan manajemen komunikasi sebuah proyek sebenarnya adalah untuk memastikan
ketepatan waktu dan kelayakan dalam melakukan pembuatan, koleksi, penyebaran,
penyimpanan, dan penyusunan informasi proyek.
Aktivitas-aktivitas dalam manajemen komunikasi sebagai berikut :
1. Perencanaan komunikasi, memperkirakan kebutuhan informasi dan komunikasi
Stakeholder : siapa membutuhkan informasi apa, kapan mereka membutuhkannya, dan
bagaimana informasi diberikan.
2. Distribusi informasi, menyediakan informasi yang dibutuhkan bagi Stakeholder proyek
pada waktu tertentu.
3. Pelaporan performa, mengumpulkan dan menyebarkan informasi performa, termasuk
laporan status, pengukuran kemajuan dan peramalan.
4. Penutupan administrative, yaitu membuat, menyatukan, dan menyebarkan informasi
untuk menyusun fase atau kelengkapan proyek.
Dengan adanya penngelolaan komunikasi yang meliputi penjaminan penggenerasian,
pengumpulan, penyimpanan, dan akhirnya pembagian dan penyebaran dari infomasi projek.
Langkah ini menyediakan hubungan yang kritikal antara staff, ide dan juga informasi yang
dibutuhkan untuk mencapai sukses.
70
I. Input for Communication Planning
1. Kebutuhan Komunikasi
A. Detail Komunikasi
Dalam projek ini untuk melakukan komunikasi akan dilakukan melalui
pertukaran email dan juga laporan perkembangan yang aka diberikan setiap
minggunya.
Anggota – anggota yang terlibat adalah Staff yang telah dipilih dari bagian
marketing, keuangan, IT, distribusi dan pergudangan, serta staff dari provider.
B. Teknologi/Metode Komunikasi
Dalam melakukan komunikasi untuk projek yang dilangsungkan, digunakan
dengan cara Rapat terjadwal yang dapat dilihat/diakses secara online serta
penyampain laporan tertulis dan email untuk memperlancar penyampaian
informasi dan status perkembangan projek.
C. Constraits
Halangan/Penahan dalam melaukan komunikasi yang lancar dalam projek ini
adalah jarak antar cabang yang satu dengan yang lainnya serta sulitnya akses
internat yang memadai didaerah – daerah tertentu di Indonesia.
2. Technology for comunication planning
Penggunaan form prosedur, laporan hasil rapat, dan e-Mail.
3. Outputs from communication planning
A. Metode yang digunakan untuk mendapatkan informasi tentang projek
dilakukan dengan cara melakukan rapat dan juga pemberian laporan status
perkembangan projek secara mingguan yang nantinya akan disimpan dalam
database yang nantinya akan diupload agar dapat diakses oleh cabang –
cabang lainnya di Indonesia.
B. Struktur Distribusi yang dipergunakan berupa penyampaian laporan status
perkembangan projek untuk para anggota projek setiap minggunya dalam
bentuk softcopy/hardcopy yang nantinya akan didistribusikan dalam bentuk
71
rapat serta data dalam database yang nantinya dapat diakses oleh para anggota
projek.
II. Information Distribution
Informasi yang didistribusikan berupa hasil pekerjaan(status perkembangan projek),
rencana komunikasi projek, serta rencana projek yang telah dibahas.
1. Tools and Techniques for Information Distribution
Yang ada digunakan untuk dimensi internal secara formal dan juga vertical dan
horizontal.
A. Information retrieval systems
Sistem yang digunakan untuk pengambilan informasi berupa database dan juga
laporan dokumentasi.
B. Information distribution methods
Metode yang digunakan untuk pendistribusian informasi menggunakan shared-
access ke network database dan juga hard-copy dokumentasi yang didistribusikan
untuk daerah – daerah tertentu.
2. Outputs from Information Distribution
A. Record Projek yang berupa memo – memo, koresponden,dokumen –
dokumen yang menjelaskan tentang projek.
B. Projek Report yang berisi tentang status perkembangan projek.
C. Presentasi Projek yang memberikan informasi baik secara formal maupun
informal informasi tentang projekkepada StakeHolders yang ada.
III. Performance Reporting
Terdiri dari Status Reporting, Progress Reporting dan Forecasting.
72
Yang ditujukan untuk stakeholders dalam menyampaikan informasi bagaimana
sumber daya digunakan untuk mencapai tujuan projek.
A. Input to Performance reporting berupa Projek plan, Work results dan juga Projek
records.
B. Tools and techniques for Performance reporting berupa Performance Reviews,
Variance analysis, Trend analysis dan Information tools and techniques.
C. Outputs from Performance reporting adalah Performance reports dan juga Change
request.
IV. Administrative Closure
Penutupan projek baik jika projek berhasil mencapai tujuannya ataupun projek
dihentikan ditengah jalan.
1. Input to Administrative Closure berupa Performance measurement
documentation,Product documentation, product documentation dan juga projek
records.
2. Tools and techniques for Administrative closure menggunakan Performing
reporting tools and techniques, Projek reports dan Presentasi projek.
3. Outputs for Administrative closure adalah Arsip projek, Pengalaman dan juga
Berita acara penutupan projek.
VIII. Project Risk ManagementManajemen resiko proyek adalah seni dan ilmu dalam melakukan identifikasi,
analisis, dan penanganan terhadap resiko melalui Proses proyek dengan tujuan utama
memenuhi tujuan proyek. Manajemen resiko berdampak positif pada pemilihan proyek,
menetapkan ruang lingkup proyek, dan mengembangkan jadwal realistis serta
memperkirakan biaya yang akan dikeluarkan. Selain itu juga membantu Stakeholder proyek
memahami sifat proyek, membantu anggota tim dalam mengungkapkan kelemahan dan
kekuatan yang ada, serta membantu mengintegrasikan knowledge area lain pada manajemen
proyek.
Resiko menurut definisi kamus berarti kemungkinan mengalami kekalahan atau
kerugian. Definisi ini menggaris bawahi sisi negatif yang sering kali dikaitkan dengan resiko.
Resiko proyek sendiri merupakan pemahaman permasalahan potensial yang mungkin terjadi
pada proyek dan bagaimana permasalahan tersebut menghalangi kesuksesan proyek. Sasaran
73
manajemen resiko proyek dapat dipandang sebagai tindakan meminimalkan resiko-resiko
yang potensial selagi memaksimalkan kesempatan-kesempatan yang mungkin bias diraih.
Aktivitas-aktivitas utama yang ada pada manajemen resiko adalah:
a. Perencanaan manajemen resiko, memilih pendekatan dan rencana aktivitas-
aktivitas manajemen resiko bagi proyek.
b. Identifikasi resiko, memutuskan resiko mana yang akan mempengaruhi proyek
dan mendokumentasikan karakteristik setiap resiko.
c. Analisis resiko secara kualitatif, melakukan karakteristik dan menganalisis resiko
serta memprioritaskan dampak mereka terhadap tujuan proyek.
d. Analisis resiko secara kuantitatif, mengukur kemungkinan dan konsekuensi resiko
serta memperkirakan dampaknya terhadap tujuan proyek.
e. Perencanaan penanganan resiko, pengambilan langkah untuk menambah peluang
dan mengurangi ancaman untuk memenuhi tujuan proyek.
f. Pemantauan dan pengendalian resiko, yaitu memantau resiko yang diketahui,
mengidentifikasi resiko baru, mengurangi resiko, dan mengevaluasi efektifitas
pengurangan resiko pada keseluruhan hidup proyek.
a. Risk management planning (Perencanaan manajemen resiko)
Berikut hal-hal yang menjadi kebutuhan dasar dalam proyek ini :
a. Kartu RFID Mahasiswa + Printer ID Card +Mesin RFID
b. Server
c. Sistem Informasi Manajemen, termasuk di dalamnya :
- Sistem Manajemen Akademik
- Sistem Manajemen Pengetahuan
Sistem Manajemen Sumber Daya
a.1 Organization’s risk management policies
1. Bila Mahasiswa lupa membawa kartu/belum mendapatkan kartu/ gangguan pada
mesin rfid, dan datang tidak melewati batas waktu yang telah ditentukan maka absensi
mahasiswa dapat dilakukan secara manual atas kehendak dosen kelas yang
bersangkutan
2. Apabila terjadi gangguan pada sistem, absensi mahasiswa dijalankan dengan cara
manual dan atas sepengetahuan dosen
74
a.2 Defined roles and Responsibilities
1. Dosen bertanggung jawab dalam absensi kehadiran mahasiswa. Minimal sebelum 30
menit jam pelajaran selesai, dosen wajib “submit” kehadiran absensi.
2. Dosen membantu mahasiswa yang lupa/belum mendapatkan kartu, dengan disertai
surat keterangan dari layanan akedmik
3. Bila absensi dilakukan secara manual, petugas layanan akedemik wajib menginput
kemabali kehadiran mahasiswa dan dosen ke sistem akedmik
a.3 Stakeholder risk tolerances
1. Apabila terjadi kerusakan pada sistem akedmik, batas waktu toleransi yang diberikan
adalah 3 x 24 jam.
2. Apabila terjadi kerusakan pada hardware mesin RFID, batas waktu toleransi yang
diberikan adalah 1 x 24 jam.
b. RISK IDENTIFICATION
75
Design Kartu Mahasiswa
Pembuatan Kartu
Mahasiswa
Penerimaan Mahasiswa
Pengumpulan data dan Foto
Mahasiswa
Pencetakan Kartu
Pendaftaram serial ID kartu ke mesin RFID
setiap kelas
Tapping Kartu RFID Server
Perhitungan kalkulasi
kehadiran mahasiswa
Pada proses ini dapat terjadi peluang / timbulnya resiko yang dapat
menyebabkan tertundanya / kegagalan project :
1. Design Kartu Mahasiswa - Pembuatan Kartu = Adanya perbedaan hasil
design yang tidak dapat di toleransi oleh pihak stakeholder. Dapat terjadi
keterlambatan vendor dalam memproduksi kartu.
2. Pengumpulan data foto dan mahasiswa – Pencetakan kartu – Pendaftaran
ke mesin RFID setiap kelas = Adanya human error pada penginputan dan
pendataan mahasiswa . Dapat terjadi kesalahan dalam pencetakan kartu
dan pengisian data ke kartu.
3. Penarikan data transaction log server- perhitungan kalkulasi kehadiran
mahasiswa = Perlunya perhatian khusus mengenai infrastuktur system
manajemen akedmik agar tidak ada redunansi penjadwalan kelas
mahasiswa / dosen. Dapat terjadi peluang kerusakan kartu rfid yang tidak
berfungsi. Putusnya komunikasi jalur data dari mesin ke server.
c. Qualitative risk analysis
Qualitative risk analysus adalah Resiko yang tidak dapat diukur atau tidak dapat di
perkirakan kapan terjadinya dan dimana.
Seperti sakit, bencana alam, kecelakaan dan sebagainya.
d. Quantitative risk analysis
Quantitative risk analysis adalah resiko yang dapat di prediksi atau dapat di ukur
seperti contohnya: apabila mahasiwa/i tidak hadir dalam perkuliahan sebanyak lebi
dari 4 kali maka secara by sistem mahasiswa/i tersebut dinyatakan tidak dapat
mengikutin ujian akhir.
e. Risk response planning
76
Mengukurkemungkinandankonsekuensiresikosertamemperkirakandampaknyaterhada
ptujuanproyek.
Avoidance.
Menghindaririsikoyaknidengantidakmelakukanaktivitas yang
beresikodanmemilihmelakukankegiatan yang tidakmemilikirisiko.
Transference
TranferRisikoyaknidenganmengalihkanrisikokepihaklainmisalnyadenganmem
beliasuransi.
Mitigation.
Mitigasi/ Reduksi/
Mengurangirisikoyaknidenganmelakukantindakanuntukmengurangipeluangter
jadinyaperistiwa yang tidakdiharap. Misalnyadenganmemilih orang-orang
yang kompetenuntukdipekerjakan di proyek.
Acceptance
Menerimarisikoyaknitetapmelakukanpekerjaan yang
mengandungrisikodengantidakmelakukanperubahanapapunnamunmenyiapkan
rencanakontingensijikarisikoterjadi.
f. RISK MONITORING AND CONTROL
Memantauresiko yang diketahui, mengidentifikasiresikobaru, mengurangiresiko,
danmengevaluasiefektifitaspenguranganresikopadakeseluruhanhidupproyek.
IX. Project Procurement ManagementPengadaan adalah usaha mendapatkan barang-barang dan/atau jasa dari sumber luar. Istilah pengadaan lebih sering digunakan pada pemerintahan; kebanyakan perusahaan swasta menggunakan istilah pembelian atau purchasing; dan para profesional teknologi informasi menyebutnya Outsourcing. Kesuksesan proyek teknologi informasi yang menggunakan sumber daya dari luar biasanya dikarenakan manajemen pengadaan yang baik pada sebuah proyek. Manajemen pengadaan proyek meliputi aktivitas-aktivitas yang dibutuhkan untuk mendapatkan barang dan jasa bagi proyek dari luar organisasi terkait.
Aktivitas-aktivitas utama pada manajemen pengadaan tersebut adalah :
77
a. Perencanaan pengadaan, memutuskan apa yang akan diadakan dan kapan
b. Perencanaan permohonan, mendokumentasikan kebutuhan-kebutuhan produk dan mengidentifikasikan sumber daya yang potensial.
c. Permohonan, memilih pemasok-pemasok potensial yang ada
d. Administrasi kontrak, mengatur hubungan dengan pemasok
e. Pengakhiran kontrak, penyempurnaan dan penyelesaian kontrak.
Perencanaan pengadaan
• Kartu RFID Mahasiswa
• Printer ID Card
• Mesin RFID
• Server
• Sistem Informasi Manajemen, termasuk di dalamnya :
- Sistem Manajemen Akademik
- Sistem Manajemen Pengetahuan
- Sistem Manajemen Sumber Daya
78
79
1 unit Printer ID CardRibbon YMCKO untuk cetak 3.000pcs
Kartu Mahasiswa ,Mifare 1k, qty 3.000pcs
10 Unit Reader
80
81
Sistem Manajemen Akademik
Sistem Registrasi Ujian Masuk OnlineSistem RegistrasiSistem Informasi Akademik (Back Office & Front Office)
Sistem Manajemen
Pengetahuan
Sistem Informasi Perpustakaan Sistem Informasi PenelitianE-LearningDigital Library
Sistem Manajemen Sumber Daya
Sistem Informasi KepegawaianSistem Informasi Keuangan dan AkuntansiSistem Informasi Manajemen Aset
SELEKSI
User Requirment PT. A PT.B
Harga 407.275.000 410.000.000 405.000.000
Scope-Waktu Printer & Tinta = Ready Stock
Pembuatan kartu =30 hari
Mesin reader = 10 hari
Server = 12 hari
SIM = 70 hari
Printer & Tinta=Ready Stock
Pembuatan kartu =28 hari
Mesin reader = 15 hari
Server = 10 hari
SIM = 90 hari
Printer &Tinta=Indent
20 hari
Pembuatan kartu =30
hari
Mesin reader = 12 hari
Server = 15 hari
SIM = 95 hari
Service / Garansi
(SW & HW)
Garansi SW 1 tahun
Garansi HW 2 tahun
Garansi SW 1 tahun
Garansi HW 2 tahun
Garansi SW 1 tahun
Garansi HW 2 tahun
Experience Membuat website rumah sakit,
hotel, universitas
Membuat website
rumah sakit, universitas
Hasil Negosiasi
User Requirment Awal Hasil Negosiasi
Harga 407.275.000 410.000.000 400.400.000
Scope-Waktu Printer & Tinta = Ready Stock
Pembuatan kartu =30 hari
Mesin reader = 10 hari
Server = 12 hari
SIM = 70 hari
Printer & Tinta=Ready Stock
Pembuatan kartu =28 hari
Mesin reader = 15 hari
Server = 10 hari
SIM = 90 hari
Printer & Tinta=Ready
Stock
Pembuatan kartu =25
hari
Mesin reader = 10 hari
Server = 10 hari
SIM = 75 hari
Service / Garansi
(SW & HW)
Garansi SW 1 tahun
Garansi HW 2 tahun
Garansi SW 1 tahun
Garansi HW 2 tahun
Garansi SW 1 tahun
Garansi HW 2 tahun
82
Administrasi kontrak
Sistem Termin Pembayaran:
Pembayaran pertama sebesar 20/30% setelah PO kami keluarkan.
Pembayaran kedua sebesar 40/50% setelah instalasi selesai.
Pembayaran ketiga sebesar 40%/20% setelah training selesai.
PENGAKHIRAN KONTRAK
BERITA ACARA SERAH TERIMA PEKERJAANPengadaan Sistem Informasi Manajemen
XYZ Universitas
Pada hari ini Rabu, tanggal Dua Puluh Agustus Dua Ribu Tiga Belas (20-08-2013), yang bertandatangan di bawah ini:1. Nama : XXX
Jabatan : Assistant Project ManagerAlamat : Jl Raya Jembatan III No. 34 Blok 35C
Jakarta 14440yang bertindak untuk dan atas nama PT. A yang selanjutnya disebut sebagai PIHAK PERTAMA.
2. Nama : Johanes F. A.Jabatan : Direktur
yang bertindak untuk dan atas nama XYZ Universitas yang selanjutnya disebut sebagai PIHAK KEDUA.
sesuai dengan Purchase Order No. 4501434107 tanggal 04 Maret 2013 mengenai Pengadaan Sistem Informasi Akedemik , dengan ini PIHAK PERTAMA dan PIHAK KEDUA telah bersama-sama mengadakan pemeriksaan atas pelaksanaan pekerjaan tersebut, yang telah dilaksanakan oleh PIHAK PERTAMA dan terbukti sudah mencapai fisik seratus (100) persen selesai dengan hasil baik dan dapat diterima.
PIHAK PERTAMA menyerahkan hasil pekerjaannya kepada PIHAK KEDUA dan PIHAK KEDUA menerimanya dalam keadaan baik.
Demikian Berita Acara Serah Terima pekerjaan ini dibuat dalam rangkap rangkap dua (2) untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.
PIHAK KEDUA PIHAK PERTAMA
XYZ Universitas PT. A
83
Johanes F. A. A XXX X Direktur Assistant Project Manager
Project Manager
Giovani Henry
84