Project Management

Skills

Project Management

SkillsFOR LIFESM

[Datum hier einsetzen][Name des Kursleiters]

PROJEKTE

MANAGEN

INITIIERUNG PLANUNG AUSFÜHRUNG STEUERUNG ABSCHLU

SS

ERFOLG!

Was istProjekt-

management?

Was istProjekt-

management?

Project Management

Skills

Project Management

Skills

FOR LIFESM

PROJEKTE

MANAGEN

INITIIERUNG PLANUNG AUSFÜHRUNG STEUERUNG ABSCHLU

SS

ERFOLG!

Was ist Projektmanagemen

t? Warum ist Projektmanagement

wichtig? Wie wirken sich nicht identifizierte

Risiken auf das Projektergebnis aus?

Identifizieren Sie, wer für Aufgaben verantwortlich sein soll

Bestimmen Sie, ob Projekte in Phasen aufgeteilt werden können

PROJEKTE

MANAGEN

Das magische Dreieck

PROJEKTE

MANAGEN

KlassenübungPROJEKT

E MANAGE

N

Was ist ein Projekt?

Was ist ein Projekt?

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Skills

Project Management

Skills

FOR LIFESM

PROJEKTE

MANAGEN

INITIIERUNG PLANUNG AUSFÜHRUNG STEUERUNG ABSCHLU

SS

ERFOLG!

Was ist ein Projekt? Es ist zeitlich begrenzt, mit einem

konkreten Anfangs- und Endzeitpunkt Es hat ein Endergebnis – einen Liefer-

gegenstand oder etwas, das abgeschlossen oder geschaffen werden muss

WAS SIND DIE SCHLÜSSEL-KOMPONENTEN EINES ERFOLGREICHEN PROJEKTS?

PROJEKTE

MANAGEN

Was ist ein Projekt?

DISKUSSION

PROJEKTE

MANAGEN

Klassenübung

PROJEKTE IDENTIFIZIEREN

PROJEKTE

MANAGEN

Was ist ein

Projekt- manager

?

Was ist ein

Projekt- manager

?

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Skills

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PROJEKTE

MANAGEN

INITIIERUNG PLANUNG AUSFÜHRUNG STEUERUNG ABSCHLU

SS

ERFOLG!

Verantwortlichkeiten

des Projektmanagers

DISKUSSION:WAS GEHÖRT ZU DEN

VERANTWORTLICHKEITEN EINES PROJEKTMANAGERS?

PROJEKTE

MANAGEN

Projektmanager Diskussion

WIE WIRD EIN PROJEKT-MANAGER GEWÄHLT

ODER ERNANNT?

PROJEKTE

MANAGEN

Was ist ein Stakeholder?Was ist ein

Stakeholder?

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Skills

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PROJEKTE

MANAGEN

INITIIERUNG PLANUNG AUSFÜHRUNG STEUERUNG ABSCHLU

SS

ERFOLG!

Wer sind die Stakeholder?

Jemand, der einen negativen oder positiven Einfluss auf Ihr Projekt, die Erwartungen und Liefergegenstände haben kann.

Besprechen Sie, wer die Stakeholder bei Ihrem nächsten Projekt sein werden.

Beispiele für Stakeholder – Kunden, Lieferanten, Anbieter, Endnutzer, Teammitglieder und Sponsor(en)

PROJEKTE

MANAGEN

Wer ist der

Sponsor?

Wer ist der

Sponsor?

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PROJEKTE

MANAGEN

INITIIERUNG PLANUNG AUSFÜHRUNG STEUERUNG ABSCHLU

SS

ERFOLG!

Was ist ein Sponsor?

Eine Person, die das Projekt unterstützt oder für dessen Finanzierung sorgt

Jemand, der ein maßgebliches Interesse am Projekt hat

Beispiele von Sponsoren Pastor oder Kirchenältester Vorstand oder

Vorstandsmitglied Stiller Partner

PROJEKTE

MANAGEN

Wer sind die Team-mitgliede

r?

Wer sind die Team-mitgliede

r?

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PROJEKTE

MANAGEN

INITIIERUNG PLANUNG AUSFÜHRUNG STEUERUNG ABSCHLU

SS

ERFOLG!

Wer sind die Teammitglieder?

WICHTIGE MERKMALE EINES PROJEKTTEAMS SIND:

Ernannte, gewählte oder freiwillige Personen, die am Projekt zusammenarbeiten

Personen mit unterschiedlichen relevanten Kompetenzen und Begabungen, um Aufgaben abzuschließen, und die Expertise für Projektentscheidungen einbringen.

Sie fördern das Mentoring von Teammitgliedern während des Projekts

PROJEKTE

MANAGEN

Team-Organigramm

SponsorSponsor

Projekt-managerProjekt-manager

Stakeholder/ Kunden

Stakeholder/ Kunden

Team-mitglieder

Team-mitglieder

Arbeitet mit dem Team an der Entwicklung eines Terminplans und diskutiert potentielle Risiken; verantwortlich für termingerechten Projektabschluss im Rahmen des Budgets.

Ernannte, gewählte oder freiwillige Personen, die am Abschluss der Projektaufgaben oder der Liefergegenstände zusammenarbeiten.

Person, die das Projekt unterstützt oder für dessen Finanzierung sorgt. Jemand, der ein materielles Interesse an dem Projekt hat.

Ernannte, gewählte oder freiwillige Personen, die am Abschluss der Projektaufgaben oder der Liefergegenstände zusammenarbeiten.

PROJEKTE

MANAGEN

Klassenübung

DISKUSSION: TEAMVERZEICHNIS

(VORLAGE)

PROJEKTE

MANAGEN

KlassenübungTEAM-KONFLIKT & KUNDEN-KONFLIKT

Bilden Sie Teams oder besprechen Sie Lösungsmöglichkeiten in der Gruppe

TEAMKONFLIKTWarum schließen Teammitglieder ihre Aufgaben nicht ab?Warum liefern Teammitglieder ihre Aufgaben zu spät ab?Teammitglieder sind nicht motiviert, ihre Aufgaben abzuschließen.

KUNDENKONFLIKTAnforderungen seitens des Kunden sind unklarDer Kunde verschiebt wichtige Entscheidungen über maßgebliche Fragen Treffen Sie die Entscheidung, wer dem Kunden ggf. Unerfreuliches mitteilt

PROJEKTE

MANAGEN

Projektteam -Diskussion

BESPRECHUNG DER TEAMREGELN Wie oft trifft sich das Team (jede Woche, alle zwei Wochen,

einmal im Monat)? Wer erstellt die Tagesordnung und den Meeting-Termin? Wie entscheidet das Team über offene Fragen? Wer schreibt und verteilt das Sitzungsprotokoll? Wie geht das Team mit Änderungen um? Wie löst das Team Konflikte und wie stellt es sicher, dass

Aufgaben abgeschlossen werden? Wer spricht mit dem Kunden? Wer berichtet den Stakeholdern über den Projektstatus? Wann soll der Projektabschluss gefeiert werden?

PROJEKTE

MANAGEN

Klassenübung

DISKUSSION:LÖSUNGEN

TEAMKONFLIKTE

PROJEKTE

MANAGEN

Klassenübung

LÖSUNGEN KUNDENKONFLIKTE

PROJEKTE

MANAGEN

Projekt- management-

prozesse

Projekt- management-

prozesse

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PROJEKTE

MANAGEN

INITIIERUNG PLANUNG AUSFÜHRUNG STEUERUNG ABSCHLU

SS

ERFOLG!

1.Initiierungs-

Prozess

1.Initiierungs-

Prozess

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Skills

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INITIIERUNGS-

PROZESS

INITIIERUNG

Initiierungsprozess Bestimmen und entscheiden Sie, welches

Produkt oder welche Dienstleistung entwickelt wird

Arbeiten Sie zusammen und verdeutlichen Sie den Bedarf

Bestimmen oder ernennen Sie einen Projektmanager und Sponsor

Erheben Sie Informationen zum Verständnis der Projektanforderungen und beantworten Sie die Fragen Was, Wann, Wer, Warum, Wo und Wie

Entwicklung des Projektauftrags oder des Projektinhalts und -umfangs

INITIIERUNGS-

PROZESS

Klassenübung

VORBESPRECHUNG ÜBER DEN BEDARF AM PRODUKT ODER AN

DER DIENSTLEISTUNG

Was Wann Wer Warum Wo Wie

INITIIERUNGS-

PROZESS

2. Planungs-prozess

2. Planungs-prozess

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PLANUNGS-PROZESS

PLANUNG

PlanungsprozessBeim Planungsprozess werden die

Komponenten eines Projekts organisiert und identifiziert, um das Produkt oder die

Dienstleistung zu entwickeln.

Der Projektmanager und das Team dokumentieren zusammen die Beschreibung des Inhalts und Umfangs der Arbeit, erstellen eine Checkliste, identifizieren Ressourcen, schätzen die Zeitdauer, um Aufgaben zu entwickeln und wichtige Liefergegenstände zu empfehlen.

PLANUNGS-PROZESS

Projektinhalt und -umfang

BESPRECHEN UND VERFASSEN SIE EINE BESCHREIBUNG DES

INHALTS UND UMFANGS INKLUSIVE:WAS – WANN – WER – WARUM – WIE

PLANUNGS-PROZESS

Beschreibung des Inhalts und Umfangs

Der Projektauftrag ist ein vom Sponsor mitgetragenes und genehmigtes Dokument. Es gibt dem Projektmanager die Befugnis das Projekt zu beginnen.

Die Beschreibung des Inhalts und Umfangs sollte im Projektauftrag enthalten sein.

PLANUNGS-PROZESS

Der ProjektauftragDISKUSSION: DIE ELEMENTE

DES PROJEKTAUFTRAGS

PLANUNGS-PROZESS

Klassenübung

ENTWICKELN SIE EINE BESCHREIBUNG DES INHALTS UND UMFANGS UND EINEN PROJEKTAUFTRAG

PLANUNGS-PROZESS

Projektcheckliste

Die Checkliste ist ein Dokument zum Festhalten dieser Aufgaben und das Team behandelt sie mit ablaufgemäßer Priorität .

SCHRITTE ZUR ENTWICKLUNG DER PROJEKTCHECKLISTE:

Identifizieren Sie Meilensteine

Behandeln Sie Aufgaben mit ablaufgemäßer Priorität

Identifizieren Sie Aufgaben oder Vorgänge

PLANUNGS-PROZESS

Klassenübung

ENTWICKLUNG EINER PROJEKTCHECKLISTE

PLANUNGS-PROZESS

Projektterminplan

Mit guter Planung kann der Projektmanager die Projektaufgaben und Ressourcen managen und steuern

Um den Terminplan fertig zu stellen, ermitteln Sie die erforderliche Zeit für jede Aufgabe und bestimmen Sie eine dafür verantwortliche Ressource

Das Team und der Projektmanager sollten die Teams unterteilen und die Zeitdauer zur Fertigstellung

dieser Aufgabe schätzen

PLANUNGS-PROZESS

Projekt-Terminplan

DISKUSSION: SCHÄTZUNG VON

AUFGABEN

PLANUNGS-PROZESS

Methode des kritischen Wegs (CPM)

Der kritische Weg zeigt die Aufgaben, die den längsten Weg haben.

Aufgaben werden parallel durchgeführt oder eine Aufgabe wird fertig gestellt, bevor die nächste beginnen kann.

Dieses Diagramm zeigt, warum eine nicht termingerecht abgeschlossene Aufgabe den Terminplan beeinträchtigen oder zu Verzögerungen führen kann. Das könnte ein ernstes Problem für das Projektergebnis bedeuten.

PLANUNGS-PROZESS

Methode des kritischen Wegs (CPM)

Anfang Ende

A

B

D

C

F

E

Wch1 Wch2 Wch3 Wch4 Wch5 Wch6 Wch7

A

B

C

D

E

F

Dieses Diagramm zeigt sechs Aufgaben im Projektterminplan. Aufgaben A, C und F sind auf dem kritischen Weg, d.h. dauert eine dieser Aufgaben länger als erwartet, wird der Projektabschlusstermin nicht eingehalten.

PLANUNGS-PROZESS

Methode des kritischen Wegs(CPM)Dieses Diagramm zeigt, wie Aufgabe A länger als erwartet

gedauert hat, das wiederum beeinflusste, wann die Aufgaben C & F begonnen werden konnten, so dass sich der ursprüngliche Terminplan um eineinhalb Wochen verlängerte.

Anfang Ende

A

B

D

C

F

E

Wch1 Wch2 Wch3 Wch4 Wch5 Wch6 Wch7

A

B

C

D

E

F

PLANUNGS-PROZESS

Klassenübung ENTWICKLUNG EINES

TERMINPLANS

PLANUNGS-PROZESS

Projektqualität

Stellen Sie sicher, dass die Erwartungen der Stakeholder erfüllt werden, indem Sie Prozesse definieren, mit denen eine erfolgreiche Fertigstellung des Produkts verifiziert und validiert werden kann.

Verständnis des gewünschten Ergebnisses hilft dem Team zusammen zu arbeiten, um Qualität in das Produkt einzubauen.

Überwachen Sie die Qualität über das ganze Projekt hinweg.

PLANUNGS-PROZESS

Projekt- kommunikatio

nEntwickeln Sie einen Plan, der folgende Fragen beantwortet: was, wann, wer, wo und wie. Was muss kommuniziert werden? Wann müssen die Informationen vermittelt

werden? Wer sollte die Informationen erhalten (alle

Stakeholder)? Wo sollten die Informationen vermittelt

werden? Wie und in welcher Form sollten die

Informationen geliefert werden?

PLANUNGS-PROZESS

Klassendiskussionen

PROJEKTSTATUSPROJEKTRISIKEN UND -PROBLEME

PLANUNGS-PROZESS

KommunikationDAS SENDER-EMPFÄNGER-MODELL

Der Sender schickt eine Nachricht ohne Störungen oder Unterbrechungen. Der Empfänger wählt den Ansatz, der für das Team akzeptabel und allen Mitgliedern zugänglich ist.

PROZESSSCHRITTE:Sender hat etwas zu kommunizierenSender wählt die Methode (Sprache, Gestik, Symbole, E-Mail, Telefon oder Meetings)Wird die Nachrichtenübermittlung durch Geräusche gestört oder behindert?Empfänger verarbeitet die vom Sender gesendeten Informationen Empfänger antwortet auf Nachricht mit geeigneter Methode

PLANUNGS-PROZESS

PLANUNGS-PROZESS Erfolgreiche

MeetingsTIPPS FÜR DIE DURCHFÜHRUNG VON ERFOLGREICHEN MEETINGS:

Legen Sie Ort und Zeit des Meetings fest Leiten Sie das Meeting mit einer

Tagesordnung Lassen Sie alle Mitglieder über den Status

ihrer Aufgaben berichten Identifizieren Sie neue Risiken oder Probleme Diskutieren Sie diesbezügliche Lösungen Fragen Sie die Mitglieder, ob sie ihren

Abschlusstermin einhalten können Beschließen Sie das Meeting pünktlich und

kündigen Sie das nächste Meeting an Senden Sie das Sitzungsprotokoll aus

Projektstatusbericht

Der Projektstatusbericht wird regelmäßig vom Projektmanager fertig gestellt.

PLANUNGS-PROZESS

Projektstatusbericht

KOMPONENTEN DES PROJEKTSTATUSBERICHTS:

Projektbezeichnung Projektmanager Berichtsdatum Aktueller Stand Während dieses Zeitraums abgeschlossene

Vorgänge Bis zum nächsten Meeting geplante

Vorgänge Probleme und Lösungen Änderungen am Projektinhalt und -umfang Probleme, Risiken oder Bedenken

PLANUNGS-PROZESS

ProjektrisikenDISKUSSION:

PROJEKTRISIKENIDENTIFIZIEREN, DOKUMENTIEREN

& UNTERSUCHEN

PLANUNGS-PROZESS

Projektbeschaffung

Erstellen Sie einen Plan zur Überwachung von Vertragsänderungen während des Projekts

Der Projektmanager muss die Vertragsanforderungen verstehen

Bei Projektabschluss werden alle Verträge beendigt

PLANUNGS-PROZESS

3. Ausführungs-

prozess

3. Ausführungs-

prozess

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AUSFÜHRUNGS-PROZESS

AUSFÜHRUNG

Ausführungsprozess

Die Planung ist jetzt abgeschlossen und das Team kann die Arbeit an den zugewiesenen Aufgaben beginnen.

Es wird regelmäßig über den Projektstatus berichtet. Auftretende Probleme werden mit dem Team, dem

Sponsor und eventuell dem Kunden besprochen. Einige Aufgaben werden ggf. neu zugewiesen, wenn

sie nicht termingerecht fertig gestellt werden oder zusätzliche Hilfe erforderlich ist.

Der Projektmanager muss die Aufgaben steuern, um den termingerechten Abschluss sicher zu stellen.

Kommunikation erfolgt fortlaufend während dieser Phase.

AUSFÜHRUNGS-PROZESS

AusführungsprozessEMPFEHLUNGEN

Verstehen Sie die Anforderungen an Produkt oder Dienstleistungen

Verwenden Sie einen prozessorientierten Ansatz beim Einholen von Angeboten

Handeln Sie Bedingungen mit Anbietern oder Lieferanten aus und lassen Sie Vertragsvereinbarungen von rechtskundiger Seite prüfen

Implementieren Sie einen Plan für Rechnungslegung und Zahlungsmodalitäten

Projektmanager und Team stellen sicher, dass Qualität und Anforderungen Kundenzustimmung haben

AUSFÜHRUNGS-PROZESS

4. Überwachungs- und Steuerungs-

prozess

4. Überwachungs- und Steuerungs-

prozess

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STEUERUNGS- UND

ÜBERWACHUNGS-PROZESS

STEUERUNG

Überwachungs- und

Steuerungsprozess

Um Änderungen gegenüber den Projektzielen zu überwachen und zu managen, prüfen Sie die Beschreibung des Inhalts und Umfangs periodisch während des Projekts

Wenn Sie viele Änderungen am Inhalt und Umfang vornehmen, ist eine Überprüfung der Ziele erforderlich

Halten Sie diese Änderungen in der Projektänderung/Problemprotokoll- Vorlage in Anhang A schriftlich fest

STEUERUNGS- UND

ÜBERWACHUNGS-PROZESS

Änderungsantrags-protokoll

WAS IST DAS ÄNDERUNGSANTRAGSPROTOKOLL?

STEUERUNGS- UND

ÜBERWACHUNGS-PROZESS

Laufende Vorgänge

Folgende, bereits beschriebene Vorgänge sind laufende Vorgänge, die über das ganze Projekthinweg fertig gestellt werden.

Terminmanagement Kommunikation Risikomanagement Steuerung des Terminplans Überwachung des Budgets

STEUERUNGS- UND

ÜBERWACHUNGS-PROZESS

5. Abschluss-

prozess

5. Abschluss-

prozess

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ABSCHLUSS-

PROZESS

ABSCHLUSS

Abschlussprozess

Dies ist das Ende des Projekts und die folgenden Vorgänge werden durchgeführt:

Gesammelte Erfahrungen Abschließende Arbeit Beendigung von Verträgen

ABSCHLUSS-

PROZESS

Gesammelte Erfahrungen

DISKUSSION:

WAS WAREN DIE ERFOLGE UND FEHLSCHLÄGE DES PROJEKTS?

WAS KÖNNTE VERBESSERT WERDEN?

ABSCHLUSS-

PROZESS

Abschließende Arbeit

Stellen Sie sämtliche projektbezogenen Unterlagen fertig

Ernennen Sie eine Person, die alle Unterlagen für künftige ähnliche Projektarbeiten aufbewahrt

Der Sponsor oder eine leitende Person in der Organisation sollte für die Pflege der Dateien verantwortlich sein

ABSCHLUSS-

PROZESS

Beendigung von Verträgen

Alle projektbezogenen Unterlagen und Verträge abschließen

Holen Sie die Genehmigung vom Kunden ein

ABSCHLUSS-

PROZESS

Feiern! Feiern! Feiern!

DISKUSSION:DEN ABSCHLUSS DES PROJEKTS FEIERN

ABSCHLUSS-

PROZESS

Zusammenfassung & Übersicht

Zusammenfassung & Übersicht

Project Management

Skills

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ZUSAMMENFA-SSUNG

UND ÜBERSICHT

INITIIERUNG PLANUNG AUSFÜHRUNG STEUERUNG ABSCHLU

SS

ERFOLG

Zusammenfassung & Übersicht Definition von Projektmanagement Identifizieren Sie die Komponenten eines Projekts Stellen Sie sicher, dass Sie die Rollen und

Verantwortlichkeiten eines Projektmanagers, Sponsors, der Stakeholder und Teammitglieder kennen und wie sie während eines Projekts interagieren

Verstehen Sie, warum eine Beschreibung des Inhalts und Umfangs und ein Projektauftrag bei der Projektplanung helfen

Lernen Sie, wie man Checkliste, Terminplan und Methode des kritischen Weges entwickelt

Stellen Sie Ihr Projektbewusstsein unter Beweis, indem Sie Qualität in Ihr Projekt einbauen

Identifizieren Sie Risiken, die mit dem Arbeitsaufwand einhergehen können und entwickeln Sie einen Plan zu deren Minderung

Ermitteln Sie Anforderungen an Beschaffung und/oder Budget

Schulen und beraten Sie Teammitglieder Kommunizieren Sie mit allen Stakeholdern über alle

Phasen des Projekts hinweg

ZUSAMMENFA-SSUNG

UND ÜBERSICHT

Zusammenfassung & Übersicht

1. Es muss zeitlich begrenzt sein (einen konkreten Anfangs- und Endzeitpunkt haben).

Sie wissen jetzt über die fünf Prozesse Bescheid, die beim Managen von Projekten die Regel sind:

InitiierungPlanungAusführungÜberwachung und Steuerung Abschluss

2. Es muss ein Endergebnis haben (einen Liefergegenstand) – etwas muss abgeschlossen oder hergestellt worden sein.

EIN PROJEKT MUSS ZWEI ANFORDERUNGEN ERFÜLLEN

ZUSAMMENFA-SSUNG

UND ÜBERSICHT

Zusammenfassung & Übersicht

FOLGENDE GRUNDLEGENDE FRAGEN SIND BEI BEGINN EINES PROJEKTS ZU

BEANTWORTEN :

Was beabsichtigen Sie zu liefern oder zu leisten? Wann wollen Sie die Liefergegenstände

generieren? Wer sind Ihre Stakeholder (Kunden, Sponsoren,

Endnutzer, Teammitglieder)? Warum ist die Arbeit erforderlich? Wo wird das Produkt eingesetzt und/oder

geliefert oder ggf. gebaut? Wie erfüllen und managen Sie die Zielsetzungen?

ZUSAMMENFA-SSUNG

UND ÜBERSICHT

Zusammenfassung & Übersicht

Es ist wichtig, die am Projekt beteiligten Personen zu schulen und zu mentorieren.

Über das ganze Projekt hinweg ist es äußerst wichtig, mit allen Stakeholdern zu kommunizieren und Informationen über den Status des Projekts zu dokumentieren und weiterzugeben.

Ohne Kommunikation können Sie nicht erfolgreich sein.

Vergewissern Sie sich, dass alle vertraglichen Vereinbarungen, die während des Projekts geltend waren, abgeschlossen sind und alle entsprechenden Rechnungen für die Abschlusszahlung ausgestellt werden, um erfolgreich zu sein.

ZUSAMMENFA-SSUNG

UND ÜBERSICHT

Zusammenfassung & Übersicht

Kunden und Projekt-Sponsoren sind gewöhnlich für den Abschluss aller vereinbarten Leistungen verantwortlich.

Andere Stakeholder wollen vielleicht auch in den Unterzeichnungsprozess eingebunden sein.

ZUSAMMENFA-SSUNG

UND ÜBERSICHT

Gibt es Fragen?Gibt es Fragen?

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INITIIERUNG PLANUNG AUSFÜHRUNG STEUERUNG ABSCHLU

SS

ERFOLG!

Bitte füllen Sie das Formular zur

Bewertung der Schulung aus und geben Sie es dem Kursleiter.

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INITIIERUNG PLANUNG AUSFÜHRUNG STEUERUNG ABSCHLU

SS

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