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Projekt Doppik , A. Kaus / B. Nawroth| Informationen Zur Einführung der Doppik, Informationsveranstaltungen im Oktober/November 2010
Informationsveranstaltung für Führungskräfte zur Einführung der Doppik
Oktober 2010
Präsentatoren: Dezernat 4 Dezernent Herr Michael Rothermel und Herr Burkhard Nawroth
Projektleitung Einführung der Doppik: Frau Andrea Kaus, Herr Burkhard Nawroth
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2Projekt Doppik , A. Kaus / B. Nawroth| Informationen Zur Einführung der Doppik, Informationsveranstaltungen im Oktober/November 2010
Agenda
1.Die Änderungen aus der Einführung der Doppik
2.Informations-/Kommunikationskonzept
3.Buchinventur
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3Projekt Doppik , A. Kaus / B. Nawroth| Informationen Zur Einführung der Doppik, Informationsveranstaltungen im Oktober/November 2010
1. Änderungen aus der Einführung der Doppik
1.1 Die Ablösung der bisherigen Ordnungsnummern durch die
Einführung von „Organisationsstellen“ und „Finanzstellen“
1.2 Der zukünftige Kontenplan der RUB
1.3 Das zukünftige finanztechnisches Reporting Mittels
der Betriebsabrechnungsbögen (BAB)
1.4 Budgetierung
1.5 Ablauforganisatorische Änderungen im Finanz- und
Rechnungswesen
1.6 Das neue Informationssystem, Ablösung HH-Info
Agenda
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4Projekt Doppik , A. Kaus / B. Nawroth| Informationen Zur Einführung der Doppik, Informationsveranstaltungen im Oktober/November 2010
1.1 Ordnungsnummer => Finanzstelle + Orga.stelle
bisher : eine Ordnungsnummer (6-stellig)
zukünftig : eine Organisationsstelle (7-stellig) und
eine Finanzstelle (10-stellig)
Ablösung der Ordnungsnummer
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5Projekt Doppik , A. Kaus / B. Nawroth| Informationen Zur Einführung der Doppik, Informationsveranstaltungen im Oktober/November 2010
1.1 Ordnungsnummer => Finanzstelle + Orga.stelle
Abbildung der Organisationsstruktur der RUB
bisher : von Fakultäten als „Finanzstelle“ verwendet
zukünftig: dient die „Organisationsstelle“ der Verwaltung für die Zuordnung von Finanz- und Kostenstellen, Adressen etc.
von Fakultäten nicht aktiv genutzt
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6Projekt Doppik , A. Kaus / B. Nawroth| Informationen Zur Einführung der Doppik, Informationsveranstaltungen im Oktober/November 2010
1.1 Ordnungsnummer => Finanzstelle + Orga.stelle
Die Abbildung der Mittelherkunft erfolgte
bisher : mit Hilfe von Kapitel und Titel
zukünftig: erfolgt die Einbindung mit Hilfe einer 3-stellige Ziffer, die den Finanzstellen vorangestellt werden.
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7Projekt Doppik , A. Kaus / B. Nawroth| Informationen Zur Einführung der Doppik, Informationsveranstaltungen im Oktober/November 2010
1.1 Ordnungsnummer => Finanzstelle + Orga.stelle
Kapitel Titelgruppe
Ordnungs- nummer
91351 80 501 001
Alte Struktur Neue Struktur
Mittelherkunft (MH)
Landeszuschuss für den laufenden Betrieb
Ziffer 4-6MH Fakultät 7.Stelle ON alt
210 501 0 001
Fakultät / Lehreinheit/Betriebseinrichtung
laufende Nummer
Beispiel: 2105010001Beispiel: 501001
Ziffer 1-3 Ziffer 4-6
Die Nummernsystematik für Fakultäten wird beibehalten -> Wiedererkennungswert für Fakultäten (Bsp. 501 = ev. Fakultät)
Überleitungsbeispiel
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8Projekt Doppik , A. Kaus / B. Nawroth| Informationen Zur Einführung der Doppik, Informationsveranstaltungen im Oktober/November 2010
1.1 Ordnungsnummer => Finanzstelle + Orga.stelle
• Die Vorabstimmung mit den am Projekt beteiligten Fakultäten“ ist erfolgt.
• Die Ordnungsnummern - Inhaber werden schriftlich über die einzelne Überleitung (Ordnungsnummer -> Finanzstellen) zusammen mit der entsprechenden Rechtevergabe in Mach Web (Ablösung HH-Info) informiert. Die Rechtevergabe für die Finanzstellen erfolgt analog zum HH-Info.
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9Projekt Doppik , A. Kaus / B. Nawroth| Informationen Zur Einführung der Doppik, Informationsveranstaltungen im Oktober/November 2010
1.2 Kontenplan
Gegenüberstellung
Kameralistik Doppik
KEA (Kosten- u. Erlösarten) Fibu-Konten
Ausgaben und Einnahmen Aufwendungen und Erträge
./. Anlage- und Umlaufvermögen
./. Schulden und Verbindlichkeiten
3-stellige KEA Nummern 6-stellig Sachkontennummern
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10Projekt Doppik , A. Kaus / B. Nawroth| Informationen Zur Einführung der Doppik, Informationsveranstaltungen im Oktober/November 2010
1.2 Kontenplan
Kostenart Bezeichnung Konto Bezeichnung
198 Reisekosten 685000 Reisekosten
331 Print – out - Medien 681000 Zeitungen und Fachliteratur
511 DV-AusstattungHard- u. Software
086000 Hardware
511 DV-AusstattungHard- u. Software
025000 Erworbene Software
519 Sonstige Geschäftsausstattung 085010 Sonstige Betriebs- und Geschäftsausstattung
Ein Beispiel aus der Überleitung (auszugsweise)
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11Projekt Doppik , A. Kaus / B. Nawroth| Informationen Zur Einführung der Doppik, Informationsveranstaltungen im Oktober/November 2010
1.2 Kontenplan
• der Kontenplan für das bilanzielle Rechnungswesen und
ein Kontenplan für die dezentralen Bereiche
• eine Überleitungstabelle für Kontenklasse 6 (Sach- und Personalaufwand)
• Vorlage für Kontierstempel
• Buchungs- und Kontierungsleitfaden (ab 2011)
Auf der Homepage Dezernat 4 / Doppik Projekt : im Intranet werden zum Download bereitgestellt:
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12Projekt Doppik , A. Kaus / B. Nawroth| Informationen Zur Einführung der Doppik, Informationsveranstaltungen im Oktober/November 2010
1.3 finanzwirtschaftliches Reporting mittels Betriebsabrechnungsbogen (BAB)
Gegenüberstellung Kameralistik - Doppik
Einnahmenund
Ausgaben
Kameralistik Doppik
Einzahlungenund
Auszahlungen(Finanzrechnung)
Erträgeund
Aufwendungen(Ergebnisrechnung)
Investitionen(Investitionsrechnung)
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1.3 Aufbau BABBuchung
A. E R G E B N I S R E C H N U N GErträge1. Hochschultätigkeit 14.500,002. Erträge aus Drittmitteln 30.000,00= Summe der (ordentlichen) Erträge 44.500,00Aufwendungen1. Materialaufwand -7.562,002. Personalaufwand -15.000,003. sonstige betrieblichen Aufwendungena) Kommunikation, Reisen, Werbung -60,00b) Beiträge, Sonstiges, Wertkorrektur -7.000,00= Summe der (ordentlichen) Aufwendungen -29.622,00= Ergebnis der (ordentlichen) Geschäftstätigkeit 14.878,00
B. F I N A N Z R E C H N U N G (Geldströme)Einnahmen1. Einnahmen aus Hochschultätigkeit 13.200,002. Einnahmen aus Drittmitteln 25.000,00= Summe der (ordentlichen) Einnahmen 38.200,00Ausgaben1. Materialausgaben -3.562,002. Personalausgaben -15.000,003. sonstige betriebliche Ausgaben -7.060,00= Summe der (ordentlichen) Ausgaben -25.622,00= Saldo (ordentliche) Einnahmen/Ausgaben 12.578,00
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1.4 Budgetierung
I. Allgemeines
Kameralistik Doppik
Direkte Mittelzuweisung Planwerte
Mittelkontrolle auf Basis von Einnahmen und Ausgaben
Mittelkontrolle auf Basis von Erträgen und Aufwendungen
HH-Info Mach WEB
Mittelzuweisung./. Vorbindung./. Festlegung./. Ausgabe= verfügbare Mittel
Planwert./. Vorbindung./. Festlegung./. Aufwand= verfügbare Mittel
Hinweis: die Planung und Budgetierung von Studienbeiträgen mit Planwerten über Mach WEB wird derzeit in zwei Fakultäten im Echtbetrieb erprobt!
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1.5 Ablauforganisation
I. Ausgangsrechnungen
II. Annahmeanordnung (ANA)
III. Auszahlungsanordnungen (AZA)
Veränderungen bisheriger ablauforganisatorischer Geschäftsprozesse
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1.5 Ablauforganisation
Eine der bedeutendsten Veränderungen im Rahmen der Umstellung auf
die Doppik ergibt sich aus der Umgestaltung des ablauforganisatorischen
Prozesse zur Be- und Verarbeitung von zu erwartenden
Zahlungseingängen:
• Durch die zentrale Erstellung und Buchung von Ausgangsrechnungen
bezüglich der Sollstellung von Forderungen.
• Die Überwachung von Zahlungseingängen in Verbindung mit dem
Ausgleich der vorher zum Soll gestellten Forderungen.
I. Ausgangsrechnungen
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1.5 Ablauforganisation
II. Annahmeanordnungen (ANA)
bisher zukünftig
• Erstellung einer ANA für erwartete Zahlungseingänge durch Drittmittelabteilung
• Weiterleitung an Uni-Kasse mit der Bitte um Zahlungseingangsüberwachung
• Bei Buchung des Zahlungseingang erfolgt -> Belegnummerierung durch Uni-Kasse
• Der Drittmittelbereich erhält eine Kopie der ANA, die nach deren Bearbeitung an den Haushalt zur Buchung geht.
• Erstellung eines Mittelabrufes durch Lehrstuhl• Dann Erstellung einer Ausgangsrechnung durch Debitorenbuchhaltung
• Erfassung der Ausgangsrechnung/Mittelabruf als Forderungen durch die Debitorenbuchhaltung
• Forderungsausgleich durch automatisches Einlesen der Kontoauszüge durch die Haupt- buchhaltung und Durchführen des OP-Ausgleichs.
• Info an Drittelabteilung nur wenn Abweichung zwischen Forderung und tatsächlichem Geldeingang / Klärung durch den Lehrstuhl
Die Bearbeitung der Ausgangsrechnung ersetzt die Annahmeanordnung!
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18Projekt Doppik , A. Kaus / B. Nawroth| Informationen Zur Einführung der Doppik, Informationsveranstaltungen im Oktober/November 2010
1.5 Ablauforganisation
III. Auszahlungsanordnungen (AZA)
bisher zukünftig
• Buchung der Eingangsrechnungen im Haushalt.• Erstellung einer AZA und Weiterleitung der AZA an die Uni-Kasse.• Überweisung der Rechnungsbeträge an die Lieferanten durch die Uni-Kasse.
Erstellung einer AZA für auszahlungs- pflichtige Vorgänge ohne Beleg oder Rechnung (z.B. Reisekostenvorschüsse).
• Buchung der Eingangsrechnungen durch die Kreditorenbuchhaltung.
• Überweisung der Rechnungsbeträge mittels Zahlungslauf durch die Hauptbuchhaltung.
Der genehmigte und sachl. /rechn. richtig gezeichnete Reisekostenantrag wird als Eingangsrechnung erfasst.
Die Bearbeitung der Eingangsrechnung ersetzt die Auszahlungsanordnung!
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1.6 Neues Finanz-Info-System: Mach WEB
I. Ablösung des Haushalt-Informations-System HH-Info
II. Neues Informations-System MACH-Web
III. Zugriffsberechtigungen
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1.6 Mach WEB
Die Gründe für die Notwendigkeit zur Ablösung des HH - Info:
1) Wegfall der Kapitel / Titel – Struktur
2) zusätzliche Darstellung der Ergebnisrechnung (Aufwand und Ertrag)
I. Ablösung des Haushalt-Informations-System HH-Info
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1.6 Einführung Mach WEB
• campusweites Informationssystem
• Darstellung von Finanz- und Ergebnisrechnung
• Abruf von aktuellen Kontoständen
• Auswahl unterschiedlicher Betriebsabrechnungsbögen (BAB)
möglich.
II. Neues Informations-System Mach - WEB
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22Projekt Doppik , A. Kaus / B. Nawroth| Informationen Zur Einführung der Doppik, Informationsveranstaltungen im Oktober/November 2010
Login HH-Info bisher : Login MACH – Web :
1.6 Einführung Mach WEB
Für die Campus-Nutzer werden die Felder –Anmeldemodul- sowie –Datenbank- mit Werten vorbelegt sein, es ist keine manuelle Auswahl möglich /erforderlich !
II. Neues Informations-System Mach - WEB
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23Projekt Doppik , A. Kaus / B. Nawroth| Informationen Zur Einführung der Doppik, Informationsveranstaltungen im Oktober/November 2010
1.Die Bildschirmanzeige nach Login in HH-Info - Gesamtübersicht -
II. Neues Informations-System Mach - WEB
1.6 Einführung Mach WEB
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24Projekt Doppik , A. Kaus / B. Nawroth| Informationen Zur Einführung der Doppik, Informationsveranstaltungen im Oktober/November 2010
1. bestätigen
2. Anzeige
3. Finanzstelle auswählen (Ordnungsnummer) - anzeigen
1.6 Einführung Mach WEB
II. Neues Informations-System Mach - WEB
1. Bildschirmanzeige nach Login Mach-Web – Gesamtübersicht -
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2. Bildschirmanzeige HH-Info – Kontenübersicht -
Entfällt zukünftig !
1.6 Einführung Mach WEB
II. Neues Informations-System Mach - WEB
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26Projekt Doppik , A. Kaus / B. Nawroth| Informationen Zur Einführung der Doppik, Informationsveranstaltungen im Oktober/November 2010
2. Bildschirmanzeige Mach-Web – Kontenübersicht - Nach Auswahl : 3. Finanzstelle (Ordnungsnummer)
4. Auswahl FiBu-Konto (Kostenart) Zeilen Ertrag / Aufwand = Betrag erscheint umgehend nach Buchung der Rechnung ! (neu = kaufmännisch) Zeilen Einzahlungen / Auszahlungen = Wert erscheint erst nach Bezahlung der Rechnung ! (wie bisher = kameral)Bei Zahlung unter Abzug von Skonto, erscheint der Skontobetrag in der Zeile -Aufwand- als separate Buchung auf dem FiBu-Konto, in der Zeile –Auszahlungen- sieht man den Zahlbetrag ( = Rg.-Betrag abzgl. Skonto ) in einer Buchung!
Ausdruck BAB nur über Excel-Import möglich !
1.6 Einführung Mach WEB
II. Neues Informations-System Mach - WEB
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27Projekt Doppik , A. Kaus / B. Nawroth| Informationen Zur Einführung der Doppik, Informationsveranstaltungen im Oktober/November 2010
3. Bildschirmanzeige HH-Info – Kontoauszug -
An dieser Stelle ist ein Ausdruck der Bildschirmanzeige über Auswahl der Schaltfläche DRUCKEN möglich ! Durch Auswahl der Schaltfläche EXPORT kann ebenso eine Tabelle in Excel-Format erstellt / gedruckt / gespeichert werden!
1.6 Einführung Mach WEB
II. Neues Informations-System Mach - WEB
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28Projekt Doppik , A. Kaus / B. Nawroth| Informationen Zur Einführung der Doppik, Informationsveranstaltungen im Oktober/November 2010
3. Bildschirmanzeige Mach-Web - Kontoauszug -
4. Auswahl Beleg
Ein Ausdruck einer Übersicht über alle einzelnen Buchungen ist hier nur über den Excel-Export möglich. Details wie z.B. Partner / Postennummer werden nur in der Bildschirmanzeige ausgegeben.
Nach : 3. Auswahl Kostenart
Bis zur Ergänzung um das Feld „Partner“ und „Posten“ (= Rg Nr.) wird das Feld „Belegtext“ bei der Belegerfassung genutzt, um die Informationen Partners + Rechnungsnummer auszugeben !
Ein Ausdruck einer Übersicht über alle einzelnen Belege/Buchungen pro Konto (Kostenart) ist hier nur über den Excel-Export möglich !
Buchungsdatum Ertrag /Aufwand = Datum an dem die Rechnung gebucht wurde ! ( neu ) Buchungsdatum Einzahlung / Auszahlung = Datum an dem die Rechnung bezahlt wurde ! ( wie bisher )
1.6 Einführung Mach WEB
II. Neues Informations-System Mach - WEB
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29Projekt Doppik , A. Kaus / B. Nawroth| Informationen Zur Einführung der Doppik, Informationsveranstaltungen im Oktober/November 2010
4. Bildschirmanzeige HH-Info – Verwendungsnachweis -
1.6 Einführung Mach WEB
II. Neues Informations-System Mach - WEB
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4. Bildschirmanzeige Mach-Web – Verwendungsnachweis -
Wie Verwendungsnachweise zukünftig über Alternativ-BAB in MACH-Web abgebildet werden muss noch im einzelnen erörtert werden. Hierbei handelt es sich nur um eine Demonstration der Auswahl-Möglichkeiten verschiedener BAB-Zeilen !
1.6 Einführung Mach WEB
II. Neues Informations-System Mach - WEB
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1.6 Einführung Mach WEB
•Alle bisher im HH-Info berechtigten Personen erhalten einen
Mach WEB Zugang
•Die personellen Zugriffsberechtigung auf die einzelnen
Ordnungsnummern werden aus dem HH-Info übernommen
III. Zugriffsberechtigungen
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2. Informations- und Kommunikationskonzept
Road - Show
ca. 2 Stunden
November bis Dezember 2010(13 Termine)
Zielgruppe II
Lehrstühle, Werkstätten, Läger, zentrale Einrichtungen, Verwaltung
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2. Informations- und Kommunikationskonzept
Inhalte Road - Show
• Die neue Aufbauorganisation des Dezernates 4
• Von der Ordnungsnummer zur Finanzstelle
• Der Aufbau der Kontenpläne und der Hilfe zur Überleitung von
bisheriger KEA
• Der Aufbau der Betriebsabrechnungsbögen (BAB) in MACH
• Die wichtigsten Änderungen in der Ablauforganisation des Finanz-
und Rechnungswesen
• Präsentation und Erläuterung des Instrumentes Mach-Web
(schriftlicher Leitfaden)
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2. Informations- und Kommunikationskonzept
Homepage Dezernat 4: Download-Material
Material zum Download:
• Die heutige Präsentation
• Das Organigramm des Finanz- und Rechnungswesen sowie der
Ansprechpartner/innen
• Die Kontenpläne incl. der Überleitungshilfe
• Die Buchungs- und Kontierrichtlinie (ab 2011)
• Kontierstempel
• Die „Betriebsanleitung“ für das Tool Mach WEB
Zentrale E-Mail-Adresse
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2. Informations- und Kommunikationskonzept
weiteres zukünftiges Schulungsangebot
Über das interne Schulungsangebot sollen turnusmäßig die folgenden Schulungen angeboten werden:
• RUB - spezifische Grundlagenschulung Doppik
• In einer nächsten Ausbauphase: Budgetieren mit Mach WEB
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3. Buchinventur / Eröffnungsbilanz
Ausfüllen der Fragebögen zur EröffnungsbilanzOktober – Dezember 2009
Vollständigkeitsprüfung und ErinnerungsschreibenJanuar – September 2010
Auswertung der FragebögenOktober – Dezember 2010
Lehrstuhl- und Stichtagsbezogene Einzelanfragen Januar – Juni 2011
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Fazit: Vorteile für Fakultät und Lehrstuhl mit Einführung der Doppik
1. Ressourcenplanung von Fakultät und Lehrstuhl
a. Die doppischen Informationen bilden die Grundlage für einen umfassenden Überblick über den Ressourcenverbrauch sowie das zur Verfügung stehende Vermögen und die damit verbunden Verbindlichkeiten.
b. Diese Information unterstützen bei der strategischen Planung (z.B. Bestimmung des Zeitpunkts für die Ersatzbeschaffung) sowie bei der konkreten Jahresplanung .
c. Aufgrund der Darstellung des ganzheitlichen Ressourcenaufwandes ist ein zielgenauerer Einsatz der Finanzmittel möglich.
2. Unterstützung der Drittmittelprojekte
a. Im Rahmen der Doppik gelingt es langfristig, die Vorgaben aus dem Bereich der Trennungsrechnung effektiver umzusetzen.
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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!