Projekt: <indsæt projektnavn>Styregruppens afslutningsmøde

<indsæt dato for mødet>

Version 1.0

2

Denne præsentation er en del af en guiden ”God praksis for effektivt styregruppearbejde” udarbejdet af Digitaliseringsstyrelsen, www.digst.dk .

Formålet med denne præsentation • Denne præsentation kan anvendes som inspiration og

vejledning til styregruppemødet, hvor projektet afsluttes (går fra gennemførselsfasen til realiseringsfasen)

• Mødet har til formål at sikre at projektet lukkes kontrolleret ned, overdragelse til såvel teknisk som forretningsmæssig drift foretages succefuldt samt at validere ansvaret/opgaverne for de efterfølgende gevinstrealiseringsaktiviteter

Version 1.0

3

Dagsorden• Status på leverancer

• Udestående kontraktuelle forpligtigelser

• Projektstatus – risici, aktiviteter, ændringsanmodninger

• Overdragelse til drift og gevinstrealisering

• Godkendelse af projektets lukning

• Gennemgang af foretaget projektevaluering

• Andet

Version 1.0

4

Status på leverancer

Id. Leverancenavn Status Godkendt af

21 Designdokument Godkendt

22 Løsningsbeskrivelse Godkendt

23 Driftsmanual Afventer godkendelse fra driftsleverandør

31 IT sagsregistrering Godkendt

32 IT Borgeradgang Ej godkendt. 5 seriøse fejl ej rettet

41 …

Version 1.0

5

Udestående kontraktuelle forpligtigelser

Id. Forpligtigelse Årsag Handling

1 Manglende betaling af faktura 345

Der er faktureret for timer, der ikke er godkendt

Afklares på selvstændigt møde.

2 Brugervejledning til sagsafgørelsesmodulet mangler

Den er under review Fremsendes inden for en uge

3 Godkendelse af designspecifikation udestår

Version 1.0

6

Projektstatus - risici• Er der risici, der skal overføres til realiseringsfasen

• Er der handlingsplaner for alle kendte fejl

Id Risikobeskrivelse Konsekvens Handling Pris S K S*K

Version 1.0

7

Projektstatus - aktiviteter• Er der udestående aktiviteter i projektet eller hos

styregruppen?

Id Dato Aktion Deadline Status Ejer

34 21-03-12 Godkende faseovergangs-rapport for realiseringsfasen

01-04-12 Formand

35 19-03-12 Godkende ændringer til Business Case

01-04-12 Formand og Seniorbrugere

36 19-03-12 Godkende ændringer til gevinstrealiseringsplanen

01-04-12 Formand og Seniorbrugere

41 25-03-12 Informere interessenter om at projektet er afsluttet

01-04-12 FormandProjektleder

Version 1.0

8

Projektstatus - ændringsanmodninger• Er der udestående ændringsanmodninger i projektet

Id Beskrivelse Konsekvens ved accept Pris Konsekvens ved afvisning

Version 1.0

9

Overdragelse til drift og gevinstrealisering

ModtagerKriterier

Forretnings-områder

Driftsleverandør Leverandørvedligeholdelse

Driftsmanual N/A Ok Ok

Brugermanual Ok N/A Ikke godkendt

Systemspecifikation N/A Ok Ok

Kontakt underskrevet N/A OK Ok

Gevinstrealiseringsplan Ok N/A N/A

Uddannelsesmaterialer OK N/A N/A

…

Version 1.0

10

Godkendelse af projektets lukning• Er projektets målsætninger opnået?

• Er projektets godkendelseskriterier opfyldt?

• Kan de forventede gevinster opnås med leverancerne?

• Er al dokumentation arkiveret?

• Er der afholdt/planlagt evalueringsmøde?

• Har interessentanalysen identificeret de væsentligste interessenter i realiseringsfasen?

• Omfatter kommunikationsplanen interessenter i realiseringsfasen?

Version 1.0

11

Gennemgang af foretaget projektevaluering

Version 1.0

12

Andet

Version 1.0